醫院檔案資源有效管理與開發利用

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摘要：婦幼保健院作為具有顯著獨特功能的醫院，承擔著全縣婦女兒童健康保障及基本醫療的重要責任。在婦幼保健院的管理中，做好檔案管理是非常重要的工作。管理人員需要對此加強研究，不斷探究科學、合理的工作方法。本文立足婦幼保健院，對檔案資源的來源和價值做出分析，分別針對檔案資源管理措施和開發利用路徑展開探討，希望能夠給業界同人帶來一些參考和啟發。

關鍵詞：婦幼保健院；檔案資源；價值；管理措施；開發利用

檔案資源是一類記錄性文檔，面向不同對象，可以形成不同的檔案資源。比如，醫院內部針對醫務人員所形成的人事檔案，在醫療過程中針對病患所形成的病例檔案、以及各類儀器設備的管理、檢修檔案等，可以說在醫院工作中產生了多種多樣的檔案資源。信息化時代，檔案資源所具備的信息價值逐漸顯現出來，檔案管理工作開始從單純的管理轉向為更高層次的檔案開發利用，要將檔案本身所包含的信息價值挖掘出來，運用到相關的工作當中，才能為醫院的發展提供有效的支撐作用。

一、婦幼保健院的檔案來源和價值分析

1.檔案來源婦幼保健院作為醫療體系中的構成一環，和普通的綜合性醫院存在一定區別。我院始建于1953年，是一家以保健為中心，以全生命周期信息管理為主線，集保健、醫療、預防、科研、教學、康復為一體的二級甲等婦幼保健機構，為全縣最具規模的兒童康復院區。現有職工309人，其中衛生專業技術人員253人，高級職稱21人。設置床位220張，實際開放106張。醫院以大部制建設為主軸，設立孕產保健、婦女保健、兒童保健、醫技保障四大學科部，設有產科、婦科、兒科、新生兒科、中醫科、內科、口腔科等20余個臨床科室和6個輔助科室，大專科、小綜合的運行模式正在形成。同時，我院是山東省婦幼保健院、市人民醫院、市婦幼保健院、市康復醫院醫聯體單位，山東第一醫科大學大學生社會實踐基地。現有兒童保健和婦女保健兩個市級臨床重點專科。結合我院的實際情況，檔案的來源非常豐富，主要包含了九個大類，分別為醫療檔案、病案檔案、聲像照片檔案、儀器設備檔案、基本建設檔案、教學科研檔案、黨政群工作檔案、財務會計檔案以及人事檔案，包含了多方面的檔案類型，讓檔案管理工作具有較高的復雜性和管理難度。因為檔案類型不同，其產生過程、搜集整理、管理利用等方面都會體現出一定差別，給檔案管理人員帶來了更大的工作困難。2.檔案價值信息化時代，信息資源所具備的價值越來越高，尤其是得益于一些信息技術的發展，讓各種檔案信息資源開始逐漸體現出很高的價值。因此，婦幼保健院需要充分把握檔案資源的價值形成。一是醫療價值。在婦幼保健院會產生很多醫療檔案、病案檔案等檔案資料，其中病患案例非常具有參考借鑒價值，在后續遇到類似的病患時，可以參考之前的醫療檔案，能夠提高醫療工作的效果，給患者帶來更加高效、高質量的醫療服務。二是教學價值。我院是山東第一醫科大學的大學生社會實踐基地，每年都會有相關專業的醫學生到我院實習。積累下來的各種醫療檔案、病案檔案、聲像照片檔案等都可以作為教學材料，對前來實習的大學生進行教學。不僅如此，在我院的內部教育培訓中，也可以對這些檔案資源予以利用，做好內部教育培訓工作，提高衛生人員的專業素質。三是科研價值。對于婦幼保健院，專業技術人員除了做好基本的工作之外，還需要進行學術研究和科學探索，積累下來的各類醫療相關檔案，便是開展科研的重要基礎。比如，通過對過往一段時間內產婦的分娩醫療檔案分析，可以對本地區剖宮產率的變化進行研究。此外，也可以從其他疾病資料、婦女兩癌篩查等方面開展科學研究。四是管理價值。提供醫療保健是保健院的核心工作，但保健院并非只有這些工作，還會涉及醫院管理、人事管理、財務管理等方面的管理性工作。在這些工作方面，人事檔案、財務檔案、黨政群檔案就可以發揮出相應的管理價值。比如，通過對人事檔案的分析，結合相關人員的實際工作表現，進行合理的崗位調整，讓每個人到更加適合的崗位上工作。

二、婦幼保健院做好檔案管理的有效策略

通過上述分析可以看出，婦幼保健院的檔案來源較多，存在多方面的積極價值，需要婦幼保健院的檔案管理工作人員形成清楚認識。在此基礎上，就要通過合理的措施手段，進一步做好檔案管理的相關工作。1.做好檔案的收集整理和歸檔在婦幼保健院的檔案管理中，做好檔案的收集整理和歸檔，是最為基本的工作，也是檔案管理的前置性工作。第一，對于病案檔案的管理，在患者出院之后，病歷要交由科室整理、質控，然后在規定時間交送到病案室，并填寫收取登記本，病案室工作人員做好簽收記錄，確認已經收到病案，避免病歷丟失。第二，如果因為某些原因導致醫師沒能及時將檢查報告單送交到病案室，那么管理人員需要對未能及時收取的資料做好登記，以免后期遺忘。第三，主管醫師需要對檢查報告單注意收取，尤其是存在滯后的更要加強關注。收取之后，要及時送交到病案室，確保病歷資料的完整。第四，對于患者出院后病歷未能及時交回病案室的科室，病案室與職能部門要對其進行追蹤、分析、改進管理，保障歸檔率。歸檔回收的病案需要包括出院病歷、借閱歸還、復印等病案。第五，病案歸檔要保持細致認真，病案號碼要準確一致，病案室對交回的出院病歷予以核對，確認無誤后，才能入庫。2.加強檔案信息安全管理對于婦幼保健院的檔案管理，保證信息安全是當前時代背景下需要特別關注的事項。2021年11月1日，《個人信息保護法》正式實施，從法律層面強調了對個人信息的保護。婦幼保健院檔案中涉及很多個人信息，如果出現信息安全問題，那么就會產生法律風險。因此，作為檔案管理人員，就要從多角度做好檔案信息安全管理。一是要從物理層面做好安全管理。所謂物理層面，是指對檔案信息載體的安全做好管理。比如，對于病案室或者檔案庫要安裝好防盜設施，避免出現檔案失竊問題。還要做好防水、防火、防蟲蛀、防鼠、防霉等安全保護措施，確保檔案信息載體的安全。對于數字類的檔案媒介，需要對相關的儲存硬件做好防護，避免出現損壞。二是要從檔案信息層面做好安全管理。在檔案信息層面，安全管理需要從多個方面落實：（1）對于病案資料的瀏覽查閱，除了醫療人員、質檢人員和患者之外，其他任何機構或個人在未經授權的情況下不得擅自查閱病案資料。（2）對于醫療糾紛或案件，在沒有做出鑒定之前，任何個人不得擅自轉借、轉抄或復印病案資料。（3）醫務人員借閱病案資料時，需要按照流程辦理相應的借閱手續，并且要對病案資料妥善保管，不得涂改、轉借、拆散、復印和遺失。（4）住院病歷因醫療活動或復印打印而需要帶離病區時，需要由專門的醫護人員負責攜帶和保管。（5）一般情況下不允許外借病案資料，如果公安機關、司法機關因為執法需求而需要借閱、復印病案資料時，需要公安或司法機關出具相應的法定證明以及有效身份證件，之后才能提供相應的檔案資料借閱或復印服務。需要注意，遇到這種情況時，公安及司法機關所提供的材料和證明，需由院辦和醫務科審核，檔案管理人員不得擅自做主。（6）病案資料復印件，在申請人核對無誤之后，要有病案室蓋章生效。3.做好檔案庫房的管理檔案在完成搜集整理和歸檔之后，需要將其上架入庫，集中到檔案庫房統一保存。由于檔案庫房是檔案資料的集中保管場所，因此需要對檔案庫房做好管理。第一，需要安排專職的檔案管理人員，對檔案庫房進行專門管理，非管理人員不得擅自進入。第二，需要在檔案庫房內安裝環境監測傳感器，如溫度傳感器、濕度傳感器等，對檔案庫房的環境溫度、濕度等做好監測，并根據溫濕度的變化，采取合理措施對檔案庫房的內部環境予以調節，確保處于良好的狀態，避免對檔案資料造成損壞。嚴禁將易燃易爆物品帶入檔案庫房內部，也禁止在檔案庫房內吸煙、飲食、喝水等。避免引發火災，或者是污損檔案資料。要對檔案庫房的安全措施定期展開檢查。比如，對于滅火器要每月檢查一次，確認滅火器的效用是否正常。再如，對于監控系統也要定期檢查，確認監控畫面是否正對目標，聲音是否正常等。4.加強病歷檔案質量管理第一，對于臨床科室及醫務人員，要按規定格式和內容書寫門(急)診病歷和住院病歷。安排專人(質控醫師、質控護士)負責本科病歷質量，包括基礎、環節和終末質量的檢查把關。上級醫師要指導和檢查下級醫師病歷的書寫，及時修改、補充和簽名。收到病歷修改通知后，需要24小時內完成。第二，病案室要負責病歷首頁醫療信息的核查，做好疾病和手術名稱編碼的錄入，保證準確性。要組織出院病案質量檢查，做好結果分析，總結問題，并通知相關科室醫師在允許的時間內修改病歷。第三，醫務科要加強對住院病歷的環節質量控制，要制定并組織落實病歷管理的規章制度和檢查評價標準，要對臨床醫師、新進人員、進修醫師做好病歷書寫培訓，還要定期進行質量檢查。第四，門診部要負責門(急)診病歷的管理與檢查，護理部要負責病歷中護理內容質量管理，信息科要負責提供電子信息技術支持。質控辦負責對住院病歷開展終末質量監管，匯總檢查結果并反饋給臨床科室。5.全面推動數字化檔案建設在婦幼保健院的檔案管理中，還需要注意全面推動數字化檔案建設，要從傳統紙質檔案的形式脫離出來，以數字化形式構建檔案，不僅可以大量節約紙張的使用，還可以提高檔案資料的收集、整理和歸檔效率，優化保存保管的質量。因此，一方面婦幼保健院要全面推動數字化檔案系統建設，并且與當前醫院的電子診療系統、醫院信息化管理系統相結合，打通數據接口，讓數字化檔案系統可以直接從電子診療系統、信息化管理系統中獲取相應的檔案資料，實現自動化的檔案收集和整理。另一方面要對過往的紙質檔案資料進行數字化構建，通過數字化掃描、人工錄入等方式，將以往的紙質檔案轉化為數字化檔案。通過數字化檔案建設，推動檔案管理進入數字化時代，大大提升檔案管理的效率和質量。

三、婦幼保健院實現檔案資源開發利用的途徑

除了對檔案資源做好管理之外，還需要加強對檔案資源的開發利用，要將檔案資源的價值發揮出來，不能使其沉睡在檔案庫，要讓各類檔案資源為婦幼保健院的工作開展和經營發展形成積極的推動作用。1.利用醫療檔案促進醫療科技創新婦幼保健院需要不斷提高自身的醫療水平，加強醫療科技的創新，給醫院發展提供更強有力的技術支持。首先，就需要從醫院層面出發，構建起專門的醫療科研工作小組，依據醫院積累的檔案資源，確定具體的科研主題，然后從豐富的檔案資源中，篩選出和科研主題相關的檔案資料。其次，醫療科研小組人員通過對這些醫療檔案資料的分析研究，對患病規律、診療方法、設備使用等針對性展開醫療創新研究，提出全新的醫療科技。這樣基于醫療檔案展開醫療科研，可以幫助婦幼保健院不斷提高自身的醫療專業水平。同時，科研的推進還可以實現科研成果轉化，為醫院帶來相應的經濟效益。2.利用醫療檔案保護醫患雙方權益在當前社會背景下，醫院還需要加強對醫患糾紛的防范。醫患糾紛的出現不但會影響到醫院正常經營，還可能會導致醫院的名譽受損。在出現醫患糾紛的時候，醫療檔案、病案檔案、聲像照片檔案以及醫院內部監控等，都會是用于解決糾紛的重要證據。因此，對于醫院來說，在發生醫患糾紛的時候，一定要對這些方面的檔案資源進行利用，從中找出相應的關聯證據，盡快解決糾紛，保護醫患雙方的合法權益。例如，某地一產婦，到婦幼保健院分娩，在入院診斷時就發現已經出現重度胎盤早剝、子癇前期等癥狀，主治醫師告知產婦有胎窘，會危及產婦生命，但產婦拒絕住院并簽字，最終發生胎死情況，并且產婦也發生重大風險，經過救治保住生命。后來產婦認為是醫院醫療過失導致胎死，要求醫院賠償。但醫院認為已經盡到了義務，不存在任何責任，雙方發生糾紛。在這個案例中，醫院最終通過查體、超聲波影像資料、產婦簽字等檔案資料，充分證明醫院盡到了相關義務，風險的產生原因在于產婦本身，保護了院方的合法權益不受侵犯。3.利用財務檔案優化醫院經營管理除了對醫療檔案進行運用外，婦幼保健院的檔案管理還需要注重對財務檔案的運用。目前，婦幼保健院已經進入了高速發展階段，迫使其需要做好財務方面的工作，降低成本，提升收入，只有取得合理的收入，才能為醫院的持續運轉和發展提供資金支持。為了優化經營管理，就要對財務檔案做好利用。首先，可以通過對財務檔案的分析，了解醫院的整體收支情況，確定當前經營狀態處在什么水平。其次，要對醫院的經營成本加強分析，通過梳理財務檔案中的支出項目，確定經營成本的主要構成。最后，針對各項經營成本支出，提出優化方案，通過合理的措施降低經營成本。4.利用人事檔案優化醫院人事管理婦幼保健院檔案的開發利用，還需要注意到人事管理方面的工作。人力資源作為醫院的重要資源，如何發揮出人力資源的最大價值，是值得考慮的問題。因此，可以對人事檔案予以利用，優化醫院的人力資源管理工作。比如，可以通過對人事檔案的分析，了解到每個醫務人員的其他專業才能，為其安排一些新的工作事務，或者可以基于人事檔案分析，組建起醫院人才儲備隊伍，基于人事檔案選擇具有一定專業水平和潛力的人員，作為儲備人才隊伍，支撐醫院的長遠發展。

四、結語

做好檔案資源管理，對于婦幼保健院的發展具有重大作用。作為檔案管理人員需要從檔案的管理和開發利用兩個層面切入，通過合理措施，優化相關工作的開展，將檔案資源的價值作用充分發揮出來。

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作者：丁兆君 單位：費縣婦幼保健院