畢業生的檔案存放范文

導語：如何才能寫好一篇畢業生的檔案存放，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公文云整理的十篇范文，供你借鑒。

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民辦高職院校畢業生在離校之前沒有落實就業單位的學生，需要將檔案返回生源地由院校就業指導中心派人送至即人才交流中心進行登記編號，畢業生擇業期一年內可以進行免費存放。

二、民辦院校就業檔案服務程序

1.開具證明。擇業期內未落實就業單位并且檔案還存放在市人才交流服務中心的畢業生可以享受一下服務：憑就業報到證開具存放檔案證明、開具未就業證明其他與檔案相關的證明。

2.檔案提取。擇業期（2年）內就業手續辦理完的畢業生，可以憑就業報到證、加蓋公章的就業協議書，到各級人社局進行檔案提取。擇業期內沒有就業畢業生不能進行檔案的提取。

3.對于自謀職業、出國留學、擇業期未滿的畢業生檔案和派遣期內自謀職業或自費出國留學以及擇業期滿后仍未就業的畢業生，可在各地市人才交流服務中心辦理人事檔案保管。

三、民辦高職院校學生“學籍檔案”與“人事檔案”的主要區別

民辦高校畢業生學籍檔案是指學生通過參加全國統一高考并被錄取的學生檔案，它以文字資料形式記錄學生在校期間的學習成績、家庭狀況、高考成績、在校期間表現、在校期間的獎懲情況等。民辦高職院校畢業生的人事檔案是由學籍檔案轉換的，畢業生畢業后將其學籍檔案中放入該畢業生的報到證當中，然后由學校將檔案轉交畢業生就業單位或人才交流機構。學籍檔案也就正式成為畢業生的人事檔案，它需要通過畢業生與用人單位或人才交流機構簽訂就業協議，取得報到證后才能得以實現。

四、民辦高職院校畢業生檔案存在問題及解決辦法

一是畢業生進入國家機關、事業單位、國有企業，這些用人單位本身具有人事管理權，他們可以直接接收畢業生檔案。二是各類非公企事業單位與民營機構他們沒有檔案管理權。畢業生畢業后一定將檔案交由各級人才交流服務機構進行統一管理。檔案存放在人才交流中心，方便又安全。三是畢業生在檔案的轉遞過程中需要注意一下幾點：

1.在不能完全搞清楚用人單位是否具備人事管理權之前，不能把檔案轉入該用人單位，應將檔案轉交給該用人單位所在地的人才交流中心進行管理。

2.個別沒有檔案管理權的單位違規接收檔案，導致檔案丟失。為了避免上述情況發生，畢業生應首先詢問用人單位的性質，在確定對方是否具有人事檔案管理權限后再決定將檔案投向哪里。

3.檔案的歸屬是有相關規程的，學生在離開學校之前要制定好檔案調離時間，不要將檔案來回調離，最好做到一步到位。

4.畢業生畢業后在異地找到工作單位，戶口不落回本地的畢業生、考研的畢業生以及無法確定是否在用人單位長期就職的畢業生，這部分學生可以將自己檔案交由人才交流服務中心進行托管。

五、民辦高職院校畢業生工作后檔案提取及補辦辦法

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【關鍵詞】高職院校；畢業生檔案管理；強化方法；意義

高職院校的畢業生檔案是個人身份、學歷、資歷等方面的個人證據，是人在社會上生存的軌跡，和社會勞動保障、薪酬待遇、組織關系等有著非常緊密的關系。高職院校畢業生的人事檔案是記錄高校畢業生信息的重要載體，具有無可替代的作用，所以加強高職院校畢業生的檔案管理工作不僅是順應時代的發展，深化教學改革，還是提高高職院校的管理水平和教學質量的重要手段，對社會主義建設具有重大的意義。

一、高職院校檔案管理工作面臨的主要的問題分析

1.意識不強，檔案存放存在缺陷

由于我國市場不斷變化，企業在用人的分配和接受上都發生了轉變，又加上一些高職院校的畢業生對人事檔案認識上還不足，使得組織和檔案人員對檔案的重視力度下降，對檔案的存放也就不那么關心，造成了檔案的存放出現了很多的情況，如有的人檔案在就業單位，有的在教育部門，有的在人才市場，有的在家，甚至有的已經遺失了。

2.檔案后續材料充實不足

由于目前的一些企業不重視人事檔案，僅關注的是人員的學歷和能力，加上一些高校的畢業生不重視人事檔案，雖然有了長達幾年甚至十幾年的工作經驗，但都沒有進入到檔案中，檔案中也就沒有這幾年或十幾年的人生經歷，造成了檔案人員人生經歷缺失。

3.棄檔和死檔逐漸增多

由于目前的社會中很多企業不看重人事檔案，僅注重的是人員的能力和身份，對員工的約束也僅依賴合同或協議，出現了重文憑輕檔案的現象，很多的人才服務機構中的檔案長期無人問津，死檔和棄檔日益增多。

二、強化高職院校畢業生檔案管理工作的幾點方案

1.加強高職院校畢業生檔案管理的意識

高職院校的畢業生檔案管理是學校日常管理工作中的一部分，學校領導和管理人員的重視程度直接的決定了檔案管理工作的效率和規范程度，這也能體現出學校的管理水平和教學質量，由于高職院校畢業生的人事檔案對于學生來說尤為重要，所以高職院校的檔案管理質量對畢業生的影響很大，所以進一步的加強學校領導和檔案管理人員的管理意識就特別的重要，他們應該進一步的學習《檔案法》和相關的法律法規，要明確檔案管理的重要性。

2.加強高職院校檔案管理人員的素質

對于高職院校的畢業生檔案管理來說，要提高管理水平，那么就應該要保證管理科學合理化、穩定化和最優化。學校還應該給檔案管理人員提供一個發展和提高業務水平的平臺，要針對檔案管理工作的特點開展業務培訓或學生交流活動，盡最大的努力提高檔案管理人員的業務能力、管理水平和現代化信息技術運用能力，與此同時，還要加強檔案管理人員的思想政治覺悟，讓檔案管理人員充分的認識到檔案管理對于學生的重要性，認識檔案管理不僅服務學生還服務社會。通過加強檔案管理人員的素質提高管理的質量和效率。

3.建立完善的管理制度

在高職院校中，每一個職能部門應該有部門間的規章制度，對于檔案管理部門，應該建立一個完善的學生信息收集整理、保管保密、檢查核對、轉遞送交等規章制度，部門領導做好監督的工作，務必將每項規章制度落實，做到有據可依、有章可循，確保管理工作有序的進行。

4.加強學生檔案管理工作的宣傳力度

高職院校畢業生的檔案管理工作中，檔案的收集、整理、歸檔是主要的工作內容，在對學生提供服務的同時要使檔案的價值體現出來，這需要檔案人員的積極配合才能達到最好的效果，所以加強檔案知識的宣傳力度就顯得尤為重要，讓學生能夠了解和認識到檔案的基礎知識和重要性，讓學生及時的反饋各項信息用以綜合性的研究和分析，提高檔案的利用率。

高職院校畢業生的檔案管理工作從最初的建檔、整理、歸檔、保存到轉遞，中間的步驟多，經歷的時間長，轉手的部門多，這就需要高職院校的相關領導給予高度的重視和檔案管理人員的認真負責，在規范的規章制度和先進的信息管理技術下做到真正的檔案服務于學生，服務于社會。

參考文獻：

[1]金光明.高校畢業生檔案管理及流向問題研究[J].現代交際，2012

[2]趙連喜.自主擇業就業制度畢業生檔案管理問題[J].中國信息化，2013（6）

[3]樊麗君，韓艷平.高校畢業生檔案管理的思考[J].辦公室業務，2012（11）

作者簡介：

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關鍵詞： 管理現狀；困境；理性選擇

中圖分類號：G647 文獻標識碼：A 文章編號：1006-4311（2012）19-0269-02

0 引言

隨著1999年我國高校開始擴大招生規模，高校畢業生數量迅速增加，高等教育正實現著跨越式大發展。新疆高校也在從外延發展向內涵發展的轉變過程中積極探索新型管理模式，而有效提升學生檔案管理工作的效能已逐漸成為提高高校管理質量的重要增長點，高校學生檔案管理工作涉及面較廣，關系到每一位學生的切實利益，關系到高等教育發展和學校穩定。本文立足于新疆高校學生檔案管理的實際狀況，對新疆大學、新疆師范大學、石河子大學、新疆農業大學、新疆財經大學和新疆警官高等專科學校進行了詳實而全面的調研，闡析了新疆高校學生檔案管理現狀和存在的問題，并對如何解決這些問題做出理性的選擇。

1 高校學生檔案管理的價值分析

學生檔案是高校檔案群中的一個分支，也是學生個人成長過程中人事檔案的重要組成部分。它以獨特的形式和內容，在學生隊伍的建設中發揮著無可替代的作用，越來越引起人們的關注。高校學生在學生管理中的主體地位，決定了抓好學生隊伍建設，是辦好一所大學的關鍵。而學生管理又與高校學生檔案管理密切相聯。高校學生檔案真實地記載了一個學生從高中到大學整個學習期間德、智、體、美、勞等各方面的情況，反映了每一位學生學習成績優劣、水平高低、能力大小，既方便又實用，不論在質方面還是量方面都有較強的可比性，為學生入黨、畢業就業等方面都提供了具有科學性和準確性的依據，避免了憑印象、聽反映、靠關系等日常管理中的弊端。高校學生檔案的建立，對充分調動學生的積極性，提高學生隊伍的整體素質。培養學生的競爭意識，激勵學生奮發向上，不斷進取，以豐碩的成果來書寫自己的歷史，充實了自己學生時代的檔案，起到積極的促進作用。

2 新疆高校學生檔案管理的現狀透視

2.1 學生檔案的基本特點

2.1.1 過渡性 高校學生檔案材料反映的是學生在校學習的過程，以及伴隨這一過程而產生的品德表現和身體健康狀況等，如因考試作弊而受到處分；因身體健康狀況的休學、復學等，這些變化都是今后形成完整檔案的基礎。與此同時，隨著學生的畢業就業，最終其學生檔案將移交就業單位等部門。因此，學生檔案具有過渡性。

2.1.2 周期性 高校學生檔案隨學生畢業就業而去，在學校僅存放3或4年，最長不超過6年。學制越長，學生在校時間也越長，學生檔案流動的周期就長，相反，學制越短，學生在校時間就越短，學生檔案就流動得較快，周期就短。可見，學制決定了學生檔案的周期性。

2.1.3 私密性 每份檔案都記載了學生的很多個人情況，如家庭情況、成績記載、獎懲情況等，這些都屬于個人隱私，必須要按照國家有關規定嚴格管理，在一定的范圍內需要保密。所以，學生檔案具有私密性。

2.1.4 頻繁性 在實際工作中，學生檔案的使用非常頻繁，學生報考研究生、參加就業、出國留學、參軍入警、報考公務員等，均需利用在校期間的檔案。因而，學生檔案的運用非常頻繁，使用率較高。

2.1.5 多樣性 就生源而言，主要來源于以下幾類學生：即普通高校招生、自主招生、保送生、小語種招生、單招、高水平運動員、體育特長生、藝術特長生等。學生的來源豐富，同時生源地區的多樣性和差異性決定了高校學生檔案的多樣性。

2.2 檔案管理的基本模式 新疆各高校的學生檔案管理機制不同，主要有以下幾種模式：①校院兩級共同管理模式。學生檔案管理工作由學生處宏觀管理和調控，負責學生各類歸檔材料的最終審核工作，各學院（系部）對學生檔案進行集中管理。這種模式有效地將學生檔案管理工作系統化、責任化。石河子大學自2008年起開始采取這種管理模式。②職能部門聯合管理模式。學生檔案由學生處和招生就業處共同管理。其中，在校生檔案的材料歸檔工作主要由學生處負責管理，畢業生檔案的發送及留存畢業生檔案的調取和服務工作由招生就業處負責管理。新疆農業大學就采取了這種管理模式。③學管部門集中管理模式。由學生處負責在校生和畢業生檔案的全程管理工作，學生各類檔案材料的歸檔、整理、調閱等工作都由學生處的學生檔案管理工作人員責任。如：新疆師范大學、新疆財經學院、昌吉學院的管理模式都屬于此類。

2.3 畢業檔案的發送保存 新疆各高校畢業生檔案的發送和保存方式各不相同。各高校對應屆畢業生的檔案管理原則上是按照就業方案發送，在此基礎上，對畢業生檔案的轉遞和存留方式不盡相同，主要為：

①統一發檔與院校留存相結合。畢業生歸檔材料入檔完畢后，按照就業方案發送畢業生檔案，尚未就業的畢業生檔案留存學校。如新疆農業大學和昌吉學院。②統一發檔與檔案轉存相結合。在畢業前夕，畢業生自愿將檔案存放在人才交流中心的，學生處將這部分學生檔案抽出轉往人才交流中心，并代收檔案保管費。剩余的已就業畢業生檔案按照就業方案發送，尚未就業畢業生檔案留存院校。新疆大學近年一直采取這種方式。③統一發檔與個人提取相結合。畢業生在畢業離校前憑報到證或單位調檔函在調檔期集中調取個人檔案。調檔期結束后，不再允許個人調檔，統一按照就業方案發送，未就業的畢業生檔案留存學校。此后，定期將超期保存的歷屆畢業生檔案發往生源地。這種方式可大大減輕歷屆畢業生檔案的留存壓力。如新疆財經大學、石河子大學在2008年以前采取這種方式。

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( 一) 學生檔案歸檔內容簡單化、程式化。學生檔案中記載的許多內容已經失去應有的價值，同時許多符合時代需要的新內容卻未被記載。如涉及高校招生錄取材料、大學生入學登記表、學籍成績總表、入黨入團材料、畢業生登記表、學位授予通知書、報到證存根、體檢表等比較多，而用人單位希望了解的個人素質、成績、能力、特點、誠信等方面的材料比較少，學生鑒定材料空洞、政治術語多，呈公式化、口號化，沒有全面真實體現學生在校期間的全貌和個性發展特征，檔案材料不完整，信息量不足，檔案材料歸檔跟不上形勢的變化。因此，高校學生檔案應有的作用無法得到發揮。

( 二) 管理效率低下，手段落后。當前學生檔案管理模式上存在的問題必然導致學生檔案的管理落后于形勢的發展，同時也限制了學生檔案工作的標準化、科學化、現代化的進程。大多數高校的學生檔案管理還是原始手工操作管理模式，沒有一套完整的學生檔案計算機管理軟件。隨著學生數量的增加，流動數量加快，就業方式多元化，檔案投遞單位復雜化等，導致原來的學生檔案管理手段越來越不能適應發展需要。由于沒有建立相應的學生檔案數據庫，導致學生檔案的核實、轉遞、查詢等工作的效率十分低下。

( 三) 檔案管理不能聯系實際。學生檔案有兩個重要作用。一是學生檔案是推薦就業的重要憑證，是用人單位了解學生狀況，決定錄用與否的重要決策依據。尤其是對一些報考國家公務員、政府機關、事業單位的畢業生來說，檔案政審更是筆試、面試之后必不可少的一個重要步驟。現行高校的學生檔案管理嚴重脫離學生學習生活與就業。有很多學生直到畢業都不知道檔案在哪里，更不知道如何利用和發揮檔案的作用和價值，畢業走上工作崗位多年還不知道檔案的去向。同時，學生檔案是在校期間進行學生管理工作的重要依據。學生檔案記錄了學生入學前以及在校期間思想政治、學生生活、知識技能、行為和規范、家庭經濟狀況等方面的息，是學校領導、教師、輔導員對學生進行針對性考察的重要依據。因此，在新形勢下迫切要求對學生檔案工作進行創新，做到以人為本，注重實效，使學生檔案管理落實到實處，真正做到為學生、為管理學生工作服務。

二、加強高校學生檔案管理創新的途徑

( 一) 強化學生檔案管理的基礎性工作，做到學生檔案管理的“三化”。即規范化、精細化、動態化。規范化就是以統一的辦法和標準對學生檔案進行管理; 精細化就是在規范化的前提下精益求精和創新，完善檔案管理; 動態化就是對學生檔案進行及時更新，隨時能夠體現學生現實的表現情況。具體措施如下: 設置專門存放學生檔案的檔案室。建立學生檔案柜標簽，按年級、專業、班級順序存放學生檔案，便于識別及統一管理。建立學生檔案管理臺帳。按照檔案袋的目錄內容，以班級為單位學號為順序制作每一個班級的檔案臺帳。臺帳最初是在新生入學時同新生檔案一起建立。檔案袋中含有的所有材料，在臺帳中顯示備注出來并標注分數。建立學生檔案借閱登記表，在校期間若需查閱、復印、摘抄和拍攝學生檔案，必須履行登記手續和批準手續。未經系部負責人簽字批準不得私自查閱、借閱檔案。學生檔案一般不外借。如因用人單位政審、應征入伍等情況必須借出使用時，應在 “檔案借閱登記表”上說明理由，并經借閱單位負責人批準，嚴格履行登記手續后借出，并按期歸還 ( 借閱期限不超過一周) 。借閱期間不得私自轉借他人或由他人歸還，不得擅自處理檔案材料，如有丟失由借閱單位負責。建立畢業生檔案轉遞交接表，使檔案保管責任人明確，確保學生檔案的安全。

( 二) 強化服務功能，創新檔案管理模式。面對當前的就業形勢，高校的檔案管理工作必須具有超前性，考慮到檔案材料在大學生就業中所起的特殊作用，我們要改變過去畢業生離校后再集中整理歸檔的管理方法，從學生進校起就做好建檔工作，杜絕因臨時突擊行為，造成錯裝、漏裝和檔案轉遞不及時、不準確的情況發生。其次，規范檔案流轉的整個程序，建立一套完善的學生檔案管理體系，保持學生檔案材料的系統性和完整性。在檔案材料的收集整理過程中，各高校從事學生檔案管理的工作人員，要經常主動地與形成學生檔案材料的部門和各院 ( 系) 主管學生檔案的負責人聯系、協商、溝通，及時收集各部門形成的檔案材料。遇有學生入黨、獎懲等涉及學生的信息，要及時歸檔，努力使學生檔案全面、準確、科學、合理，并保持檔案完整和最新狀態，推進高校檔案管理工作的規范化。

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【關鍵詞】“三化”理念；學生檔案；過程管理

高校學生檔案是向用人單位全面推薦和介紹畢業生情況。目前學生檔案材料包含的內容主要有：畢業生登記表、入團入黨材料、體檢表、學生成績表、各種獎勵材料、處分材料、綜合測評表等。它是以紙張作為檔案的載體，具有實體性、原始性和唯一性等特點，是一種寶貴的信息資源，有利于用人單位對學生進行客觀、真實而全面的了解。檔案是人事檔案部門對當事人進行轉正、定級、職稱評定、計算工齡等問題時的重要依據。每個人在職業生涯中會遇到職稱評定、工齡計算、工作更換等情況，由于近幾年畢業生工作流動性較大，人事檔案部門只能依據檔案的記載情況進行相關核算，另外，在辦理養老保險、出國深造手續和考研、考公務員時，也要用到檔案。

一、高校學生檔案管理的創新思路

檔案管理看似一個程式化刻板的工作，其管理卻應該是一個不斷動態更新的過程。本人的創新思路便是將刻板的工作動態化，全過程、分階段的對檔案進行超前的、過程的、追蹤的管理。具體分以下三個階段：

（一）檔案超前管理階段。以“三化”理念為指導，強化學生檔案管理基礎性工作。面對當前的就業形勢，高校的檔案管理工作必須具有超前性，考慮到檔案材料在大學生就業中所起的特殊作用，改變過去畢業生離校后再集中整理歸檔的管理方法，從學生進校起就做好建檔工作，杜絕因臨時突擊行為，造成錯裝、漏裝和檔案轉遞不及時、不準確的情況發生。

（二）檔案過程管理階段。強化服務功能，通過設計完善誠信檔案、臺帳、建立檔案借閱登記表、專遞交接表等方式，創新學生檔案管理模式。

（三）檔案追蹤管理階段。發揮檔案管理功能，設計2010屆、2011屆《宿遷學院五系畢業生信息反饋調查問卷》及《宿遷學院五系畢業生就業市場反饋調查問卷》，作調查、統計、分析，構建畢業生信息反饋檔案系統。

二、創新舉措——以宿遷學院五系學生檔案管理為例

（一）提出并運用檔案“三化管理”、“超前管理”、“過程管理”、“追蹤管理”理念，加強學生檔案管理，充分發揮學生檔案在就業服務中的作用。學生檔案管理的“三化”，即規范化、精細化、動態化。規范化是以統一的辦法和標準對學生檔案進行管理；精細化是在規范化的前提下精益求精和創新，完善檔案管理；動態化是對學生檔案進行及時更新，隨時能夠體現學生現實的表現情況。

（二）制定實施《宿遷學院五系學生檔案管理辦法》、建立《五系學生檔案管理臺帳》、建立《學生檔案借閱登記表》、建立《五系畢業生檔案轉遞交接表》。具體的做法為：按照宿遷學院學生檔案管理的要求，結合五系一直以來學生檔案管理的做法，經系部例會討論，制定《宿遷學院五系學生檔案管理辦法》。本辦法共五章，二十五條，從總則、系部檔案管理職責、歸檔材料、檔案管理要求、學生檔案查（借）閱五個大的方面作了規定。建立學生檔案柜標簽，按年級、專業、班級順序存放學生檔案，便于識別及統一管理。從2005級開始建立全系學生檔案管理臺帳。按照檔案袋的目錄內容，以班級為單位學號為順序制作全系每一個班級的檔案臺帳。臺帳最初是在新生入學時同新生檔案一起建立。檔案袋中含有的所有材料，在臺帳中顯示備注出來并標注分數。建立學生檔案借閱登記表。因用人單位政審、應征入伍等情況需使用時，在“檔案借閱登記表”上說明理由，并經借閱單位負責人批準，嚴格履行登記手續后借出，并按期歸還。建立五系畢業生檔案轉遞交接表。使檔案保管轉遞責任到人，確保學生檔案的安全。實行對學生檔案的動態管理。臺帳及檔案的更新通常在在每次評獎評優以后、學生受處分后、以及畢業班畢業前幾個時段。

（三）設計《五系學生誠信檔案》，并動態記錄，最終歸檔。誠信檔案包含學生親筆簽名的誠信承諾書，個人基本情況（專業班級、政治面貌、貧困生認定信息、助學貸款信息等），誠信記錄（四學年的學風考風情況、拖欠費用情況、償還貸款情況、日常行為情況、其他表現情況及誠信情況總記錄）。

（四）設計2010屆、2011屆《宿遷學院五系畢業生信息反饋調查問卷》及《宿遷學院五系畢業生就業市場反饋調查問卷》，并作調查、統計、分析，給系部學生檔案管理、教學及就業指導工作作參考，為進一步完善各項工作提供依據。

三、創新效果—以宿遷學院五系學生檔案管理為例

（一）自系部檔案考核以來，五系學生檔案2008屆—2011屆畢業生檔案考核出錯率為0。

（二）五系在2008—200年、2009—2010學年獲學生檔案管理條塊工作先進。

（三）目前，已完整保存五系2005級—2008級四屆全體畢業生檔案臺帳，正更新完善2009級—2012級四屆在校學生檔案臺帳。建立2010屆、2011屆畢業生信息反饋電子檔案系統。

（四）根據本人幾年學生檔案管理工作實際，2012年5月《淺談高校學生檔案管理創新》。

四、高校學生檔案過程管理的推廣價值

對學生而言，高校學生檔案是國家人事檔案的組成部分，是大學生在校期間的生活、學習及各種社會活動中的真實歷史記錄，它真實而具體地體現學生在校期間的品德作風、學識水平、綜合能力及健康狀況等，是大學生就業及其今后各級組織選拔、任用、考核的主要依據。本著真實、誠信為本的建檔原則，以方便就業、服務用戶為導向，加強高校學生檔案管理，零出錯率保證了檔案的真實準確性，給學生人事檔案的完整性和學生的切身利益提供了保障。在現今嚴峻的就業形勢下給學生順利就業提供一些便利。充分發揮了學生檔案在就業服務中的作用。

對就業市場而言，動態化管理保證了學生檔案的及時更新，體現學生入學以來的現實表現情況，為用人單位政審、了解情況及畢業生檔案的完備轉遞提供保障。根據《畢業生就業市場反饋調查問卷》反饋，適時的加入單位共需了解的誠信檔案等信息，使檔案管理與時俱進，符合當今用人單位的需求。

對輔導員而言，《學生檔案管理辦法》的制定實施，使檔案管理規范，有章可循。在基礎工作做好后，檔案常規管理會輕松、有條理。專門檔案室及檔案柜的設置，使學生檔案存放安全可靠。檔案借閱登記制度的建立，使檔案管理安全規范、以學生為本。臺帳的建立，能夠對全系學生的檔案信息一目了然，可以準確迅速的查詢全系每個專業、每個班級、每位學生的檔案信息，無需翻閱檔案袋就可以了解每一位學生目前檔案袋內容的完備程度。便于統一管理、查找、調閱等，這種優勢在畢業班學生政審時體現的尤為明顯。即使在學生畢業后，也可以作為檔案查詢的依據，是一份極有意義的存檔。

對學院、系部而言，完備的畢業生檔案在就業市場可以提升學院的形象，反應學院扎實的基礎性工作。畢業生信息反饋檔案系統的構建，及時反饋畢業生信息，根據所反饋的畢業生工作后的知識結構、思想道德、專業技能、心理素質等的具體信息。了解用人單位對人才的標準和需求，及時調整招生計劃、專業設置、教學計劃、教學內容、教學方法和手段，主動適應人才市場，培養學生基本技能和綜合素質。

參考文獻：

[1]肖連勤.高校學生檔案管理工作創新[J].黑龍江教育，2010（3）.

[2]徐向玲.增強創新意識 做好高校學生檔案管理[J].中國成人教育，2007（3）.

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關鍵詞：畢業生；檔案；轉遞；高校

中圖分類號：F20 文獻標志碼：A 文章編號：1673-291X（2013）33-0215-02

收稿日期：2013-09-25

作者簡介：趙湘渝（1963-），男，河南林州人，副研究館員，從事檔案規范化管理與方便利用模式探討研究。

目前高校畢業生就業模式是畢業生本人與用人單位直接面議、雙向選擇、多次比較后簽訂三方協議書、報學校就業指導中心確定分配派遣方案，經省教育廳批準后執行的分配就業方案。這種分配就業模式給用人單位和畢業生雙方都提供了更廣、更多的選擇機會，人才資源市場化配置的結果是人才流動更加頻繁，單位退檔、畢業生跳槽、毀約改派、鼓勵畢業生到中西部欠發達地區、外企、民企、私企等中小企業就業，允許畢業生在畢業后兩年之內有一次改派機會等促進就業政策措施，特別是高校的擴招和民辦高職院校雨后春筍般的興起，致使每年有更多的畢業生涌入人才市場，高校畢業生檔案轉遞去向由過去的清一色“單位人”，變為今天的就業單位無人事管理權而委托人才交流服務中心管理的“社會人”，這給高校畢業生檔案“安全、及時、準確、完整”轉遞到用人單位或人才交流服務中心提出了更高要求。筆者認為只有抓住了“檔隨人走”的人——即個人人事檔案的當事人要主動關注自己的個人檔案去向與動態（檔案的當事人要及時查詢并確認自己檔案是否轉遞到指定的位置），與此同時，學校方面要切實做好以下幾方面的規范工作，才能確保高校畢業生檔案轉遞任務的順利完成。

一、開展學生檔案知識講座，讓畢業生了解個人人事檔案相關知識和歸檔轉遞流程要求；學校有關部門要高度重視并精心組織相關人員通力協作，切實做好畢業生歸檔和轉遞工作

（1）讓畢業生了解個人人事檔案的相關政策法規，知悉畢業生歸檔材料的清冊內容，畢業生歸檔材料包括哪些材料，提高畢業生對個人人事檔案重要性的認識，更多地了解畢業生歸檔材料要求、檔案歸檔與轉遞流程、畢業生派遣工作程序、畢業生立卷歸檔（個人檔案）要求等的相關信息。如《報到證》應是畢業生與用人單位建立人事關系并到用人單位報到的憑證，報到證管戶口和檔案的轉移去向，即除北京和上海市外的任何一個城市上戶口落檔案。《學籍卡》是學籍認證、考學、考職、評聘職稱評定、轉正定級等的重要依據。個人檔案內相關材料的缺失會導致本人以該檔案材料為依據的個人證明等無法辦理，這會直接影響到個人合法利益的維護和正常社會經濟活動的參與。（2）讓畢業生了解機要文件轉遞檔案是怎么一回事，機要文件轉遞有哪些前提條件、要求和須知：機要局規定縣團級以上的國家機關、企事業單位必須與機要局建立了機要投遞關系后，方可為該單位投遞機要文件，否則不給投遞機要。如沒有機要投遞關系的中學就只能將機要文件投遞到他的上級機關教育局；如外企、民企、私企沒有國家人事部門規定的人事管事權，就只能將員工的人事檔案委托給當地的人才中心進行管理。機要文件查詢規定在一年內憑機要文件編號協助查詢，超過一年期限后機要局就不再協助查詢了。（3）個人檔案是組織建立，并由組織保管和使用的個人人事材料，具有查閱和憑證作用。本人及親屬不能接觸到本人的個人人事檔案。個人人事檔案在轉遞過程中，本人應當及時查詢檔案的轉遞動態，并及時到檔案轉入機構查詢和確認個人檔案是否已經準確轉入到檔案管理單位。（4）畢業生派遣工作規定兩年之內變換用人單位必須經過改派，每位畢業生兩年之內只有一次改派機會。改派必須有原單位的解約函（證明信）、交回第一個報到證、提供第二個用人單位的調檔函或勞資協議書。改派在學校就業指導中心辦理，報省教育廳批準后執行。改派后持報到證到戶口遷出地公安機關改變戶口遷入地并加蓋公章。改派后持報到證的附件通知書到個人檔案所在單位轉遞個人檔案，將通知書交給個人檔案所在單位，請求將過時的通知書取出銷毀，將新通知書裝入個人檔案并按照通知書上的轉入單位轉遞個人檔案。（5）“檔隨人走”是檔案轉遞的原則，包括人檔不能分離，畢業生上戶口時要求見該畢業生的個人檔案后，才能上戶口。深圳市人才中心要求畢業生檔案與戶口同步管理。

二、通過機要方式轉遞畢業生檔案校院分工及注意事項

（1）檔案館專職檔案員負責找好“時點”拷貝學生處就業指導中心的《畢業生派遣數據》，打印“機要轉遞四聯單”，裁切“機要轉遞四聯單”，在“機要轉遞四聯單”上加蓋公章。負責聯系省機要局上傳下達機要文件轉遞要求，了解機要接收單位的要求，確定學校畢業生檔案送到省機要局時間，訂專業車輛、定人員和搬運工人。（2）檔案館安排布置本校各二級學院歸檔、整理、移交時間、召開培訓會、下達文件、確定聯系人員建立聯系（專職人員指導監督、兼職人員）確定各二級學院的裝檔時間。（3）畢業生檔案以個人為歸檔單位，該生的所有歸檔材料都應夾在該生的《畢業生登記表》中，包括學年鑒定、思想品德鑒定表、學籍卡、體檢表、黨團材料、獎懲材料、報到證等。（4）學院分班為裝檔單元，按要求規范整理畢業生材料，并在專職檔案員的檢查和指導下完成裝檔封袋工作。（5）學院分班提取畢業生的高中檔案，檢查、清點、確認畢業班各班學生的高中檔案準確無誤后簽字驗收；然后按學號排序（小號在上，大號在下）檢查是否有誤，檢查無誤后方可與大學期間產生的檔案材料合并裝檔。（6）學院提前安排專人到檔案館粘貼機要文件信封，并負責將《機要轉遞通知單》和《機要轉遞回執單》裝入機要信封。專職檔案員負責檢查機要轉遞信息是否準確無誤！接收機要文件單位是否建立了機要文件投遞關系，機要文件信封的書寫是否符合機要文件投遞要求。（7）學院分班匯總畢業生在校期間產生的檔案材料，特別是存放在黨支部書記處的黨員材料，應當歸入畢業生的個人人事檔案袋內，學院應當安排專人負責將學院帶來的大學期間檔案材料與入學前的高中檔案合并后裝入本人的機要信封，同時對照《畢業生歸檔材料清單》檢查每一位畢業生材料歸檔情況，確認每個畢業生已經裝檔的材料名稱和份數。專兼職檔案員共同確認全部個人檔案材料裝完后，再進行檢查，經過抽查無誤后封袋轉遞。（8）學院負責將異常情況在《畢業生歸檔材料清單》的備注欄內特別注明，確認是專升本、本校保研、考上本校或外校研究生、存檔或緩期轉遞、留降級、待補考延遲畢業等情況。（9）學院根據以上情況分門別類處置畢業生檔案，按《本校專升本、本校保研和考上本校研究生清單》、《存檔或緩期轉遞清單》、《留降級、待補考延遲畢業清單》要求，分別打綑向檔案館移交以上學生檔案。（10）對正常畢業生和考上外單位研究生的檔案，按照每一張《機要轉遞清單》上的順序排列和打綑畢業生檔案等待轉遞，在等待轉遞過程中《機要轉遞清單》上的檔案發生變化，如毀約改派、要求存檔或緩期轉遞的，必須在《機要轉遞清單》上特別注明情況，處置人必須簽名。（11）檔案館負責“安全、及時、準確、完整”地將畢業生檔案材料轉遞到用人單位或檔案托管機構（畢業生檔案材料齊全，機要文件袋嚴密包封）。

三、畢業生因特殊原因需申請辦理檔案暫緩轉遞規范

畢業生延緩轉遞個人檔案程序：本人寫出書面延緩轉遞個人檔案申請書，說明為什么要辦理個人檔案暫緩轉遞理由，經學院考證、審批同意并明確給出處理意見（須審批人簽名加蓋學院公章），然后申請人持批準后的申請書到檔案館學生檔案室簽訂《畢業生檔案暫緩轉遞協議書》，最后由專職檔案員在整理歸檔完成后，在轉出該生檔案之前抽出該生檔案留下即是。

常見的延緩轉遞申請理由有：（1）用人單位要求有工作試用期3～6個月不等；（2）用人單位確認錄用該畢業生，但是進人編制指標待審批落實；（3）西部志愿者、村官等政策允許留存的個人檔案；（4）用人單位是總公司簽約給出的待遇條件較高，而實際用人單位是下屬子公司，學生報道上崗時才發現總公司簽約給出的待遇條件不能兌現而毀約改派；（5）畢業生盲目簽約或有多家用人單位表示愿意錄用后，該生毀約后改派正在辦理中，不能轉遞個人檔案；（6）畢業生報道后，用人單位體檢或試用期不合格，將畢業生和檔案退回學校；（7）畢業生簽約單位在外地離家較遠，學生父母親不愿意子女遠行致使畢業生未報道而重新派遣；（8）考生父母屬于支邊或“三線”建設工作多年，學生在校學習期間學生家長已經調往內地工作，畢業生畢業時派遣回原生源所在地而學生本人要求改派；（9）博士入學考試時間安排較晚，錄取和發出調檔函時間就更晚，這部分畢業生主動要求個人檔案暫緩轉遞；（10）學生考上博士后調檔的須在進站開題后，才能辦理檔案轉遞事宜；（11）外地生源分配到北京市或上海市工作，報道時間為1～30天，但是這兩個城市要求必須有入城指標才能上戶口落檔案，工作單位為了避免退檔和方便上戶口主動要求學校辦理檔案暫緩轉遞，以便用人單位落實進城反指標。

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一井水：我認為，丟失檔案已經違反了《中華人民共和國檔案法》第二十四條第（八）項檔案人員造成檔案損失的，應該依法進行查處。一個班的學生檔案莫名丟失，學校應該好好找找原因，漏洞出在哪個環節，并以此為契機加強檔案管理。

廖穎（上海理工大學檔案館館員）：“丟失的檔案主要是本科的三張表格，‘錄取大表、畢業生登記表和成績單’。”這說法說明學生本人并不了解其個人檔案的構成。首先，錄取大表不入個人檔案，而是歸入綜合檔案。學生個人檔案中應包含高考報名登記表。在缺少高考報名登記表的情況下，可用錄取大表替代。當然，這是下策。其次，以上三張表格只是校方在其力所能及的范圍內能最快補辦的材料。尤其是錄取大表和成績單，可以直接到綜合檔案室辦理，而畢業生登記表只能重新填寫，但無法恢復原樣。最后，以上三張表格僅僅是能反映學生個人在本科期間學籍方面的最基本材料，除此之外還可能包含更多的內容，包括高中檔案、黨團組織材料、獎懲材料和其他材料。檔案丟失，對學生造成的影響也許不會很直接，但其后遺癥將是非常明顯的，尤其是對那些將來要進入政府機關和事業單位工作的學生來說更為嚴重。校方應承擔全部責任，僅僅為每位學生補辦以上三個表格是遠遠不夠的。其他高校也應以此為戒，對學生檔案工作給予足夠重視，最大限度避免此類事件發生。 王鳳珍（河南省臺前縣檔案局業務指導股股長）：大學生檔案可以說是用人單位選賢任能的重要依據，安徽大學竟然把24名學生的檔案同時丟失，這可以說是新聞中的新聞，但從大學生檔案的管理現狀來看，出現這情況也不足為奇。首先，目前多數高校歸檔工作不及時，都是把學生檔案放在人事處或是分散存放在各個院系，平時學生在校期間產生的檔案材料有的甚至存放于個人手中，在學生畢業離校時才突擊集中整理歸檔，這無疑為檔案丟失留下了隱患。其次，近幾年高等院校擴大招生，學生不斷增多，給檔案的收集、整理、審查、移交等帶來一定的難度。特別是每年畢業生檔案材料歸檔時，僅僅依靠檔案管理人員的力量是遠遠不夠的，因此，各院（系）收集整理檔案材料時都安排部分學生協助參與這項工作。然而學生保密意識差，容易泄露檔案內容、修改信息，有的學生甚至抽調同學的處分材料，檔案保管存在安全隱患。最后，造假現象也時有發生。聽一個同事說，他在大學期間有一門課程考試不及格，以后也沒有通知他補考，竟然順利畢業。可見目前學生檔案信息水分較大，個別高校為博取“高就業率”的社會聲譽促進自己的畢業生順利就業，不惜造假，將一些失真的信息材料填充到檔案材料中，致使檔案材料的真實性大打折扣，不僅干擾了畢業生就業市場的公平競爭，傷害了誠實優秀人才的感情和利益，而且給社會組織選才用人制造了麻煩。 郭東升（山東省臨清市檔案局原副局長）：安徽大學丟失畢業生檔案，實在是不應該，而且一下丟了這么多的檔案。我想，丟了檔案首先應該要找，而不是說補。檔案不可能不翼而飛，怎么丟的怎么找回來。有人會說，丟了就找不回來了。那也不一定。那年，我們臨清市檔案館一卷檔案借出，我讓人催還。回答，她找不著。我說找不著不行，必須找著，抓緊歸還。對方干脆回答找不著了！我一聽，大怒！“通知她，檔案局擬對她的問題立案調查，一定給她處分、處罰，并向上一級檔案局報告。”我頭一天發警告，第二天，她就把檔案送回館來了。所以說，丟了檔案仍然一盆糨糊，找不出直接責任人，領導者息事寧人，敷衍塞責地面對媒體言不由衷地胡亂應付個自我批評是不行的。檔案的不安全問題解決不了，隱患也許會越來越大，無法彌補的損失如何補哇！誠然，學生檔案流動性強，數量特多，是容易出丟失問題的地方。因此更應該由上而下地成系統地加強其規范化、制度化建設。教育系統應該向能源系統、金融系統學習。大雅之地的學府怎么不及商界的眼光了呢？

孫大東（中國人民大學檔案學專業在讀博士）：根據我的經驗，第一，檔案移交按照規定會有移交清單，檔案館和移交單位各一份。移交清單是要放入全宗卷的。學生檔案各方查找不到，安徽大學檔案館應該調閱移交清單，如果移交清單里面沒有，那么，就有兩種情況：一是檔案根本就沒有移交檔案館;二是檔案移交了，但移交手續不嚴格，這就不單單是管理存在漏洞的問題，而是工作人員職責的問題。第二，對于研究生而言，本科時的錄取大表、畢業生登記表和成績單在讀研期間是可能會用到的，如報考教師職業資格考試、參加體育比賽等活動，都需要學生提供相關證明。因此，需要調看查借閱檔案的記錄看是否有被利用過。或許這些檔案被查借閱之后，沒有及時放回原處，或者沒有歸還。第三，一般而言，檔案館對檔案的管理是非常嚴格的，我工作過的單位庫房只有我們兩個保管利用室的人才能進入，檔案的移交、查借閱都有嚴格的手續，每年末還要進行一次全面的點庫工作。如此大規模的丟失檔案根本不可能發生。因此我比較贊同郭老師的意見，安徽大學的自我批評確實夠輕描淡寫的。第四，其實工作中驚險事件偶爾出現是正常的。我就遇見過幾次，在原本的位置上找不到，以為檔案丟失了，翻箱倒柜地找，最后都能找到，基本上都是提供利用后還卷時沒看仔細放錯位置而造成的。因此，我覺得安徽大學的這種情況，是否也有這種可能性。第五，對于這三張表格的補辦，畢業生登記表只有一份，如果補辦只能是重新填一張，屬于沒有辦法的“造假”。錄取大表和成績單原本科院校的檔案館會有保存，去復印蓋章即可。 王茂躍（安徽師范大學文學院教授）：24名研究生檔案失蹤，是一件令人感到不可思議的事情。按照報道的說法，移交檔案的班長是有責任的，因為他沒有索要移交單。學生助理接收的檔案，沒有提醒對方拿走移交單，也是有責任的，對方沒有檔案意識，在檔案館工作的學生助理也沒有檔案意識？檔案館負責指導學生助理工作的人員也沒有檔案意識？移交單是移交與接收雙方交接活動的真實記錄，也是實實在在的檔案。現在，正因為誰也提供不出移交單作憑證，所以，24名研究生檔案的遺失就成了一筆糊涂賬。盡管是否真的移交了，我們無法給出結論，但檔案館的人一口咬定檔案沒有移交也不能說沒有道理。假如有移交單的話，造成遺失的責任在誰，自然就一清二楚了。正因為沒有移交單，就很難說在哪個環節出的問題，就無法追究責任者的責任，這樣誰都沒有責任了。可見，真正具有檔案意識和檔案保管意識是多么的重要。

王富忠（河南省濮陽縣檔案局副局長）：安徽大學學生檔案的丟失，客觀地反映出了高校檔案管理中存在的漏洞。首先，從校、院領導到分管領導對檔案工作沒有足夠的重視，從“檔案入校時學校輔導員整理過”到學生去辦畢業手續時，才發現有24個學生檔案丟失了，中間整整三年的時間，什么時候丟失的恐怕未必清楚，怎么丟失的就更不好說了，三年中，難道就沒有產生新的學生檔案嗎？產生了新的學生檔案資料是否及時放進學生的個人檔案里了呢？這些問題都值得推敲。學校檔案室平時對學生檔案是怎樣管理的呢？檔案室不可能沒有管理制度，有制度又是如何執行的？“班長送到學校檔案室”一事如果屬實，就應該有交接憑證，按照交接憑證上的顯示，責任不難分清。就目前來說，尋找檔案、如何補救檔案才是最重要的，順著線索去找，應該有所收獲。另外，檔案的唯一性，在某種程度上決定著補辦后的檔案資料替代不了檔案原件。檔案的丟失，不同程度地影響學生就業是肯定的，至于責任誰來負，又如何負，我不便多言。但聯想到從2013年開始，學生從小學一年級一直到大學甚至到研究生就是一個學籍號，如果再丟失，后果是不可想象的。因此，安徽大學應該以此為戒，從領導階層到檔案管理人員，對檔案工作要高度重視，經常過問或檢查檔案工作，完善相關制度并使其落到實處，避免類似事情再次發生。

田潤（河南省濮陽市檔案局保管利用科副科長）：我在從事檔案利用工作中，有兩次遇到補辦檔案的情況。一次是某廠檔案室常年失修，部分職工檔案被大雨沖走。該單位負責人事工作的人員在檔案館查到該廠僅有的一張花名冊，上面有部分工人的姓名，其他一無所獲。用這位利用者的話來講：也只能靠這些名單和年份定工齡和職務了。另一次是一位30年前停薪留職的女同志在準備辦理退休時，發現自己的檔案已經不知去向，來檔案館里查該單位財會檔案，所幸里面有這位女士停薪留職前的工資名單。至少能證明她在這里工作過，但如查檔者所言：至于哪年上的班還有像大學學籍檔案和曾獲得的一些榮譽什么的就沒法找到了。從以上兩例來看，補全個人人事檔案是不可能的。關鍵是有的檔案很重要，沒有它就辦不成事，該如何辦呢？我認為應該出臺一個如何補救檔案的文件，最大限度確保讓丟失的檔案“魂歸故里”。

篇8

高校管理要以人為本，不斷的改進發展模式，做到科學化管理學生，而大學生檔案是個人信息的重要載體，記錄著每一位在校學生從入學后到畢業前的學習軌跡和在校活動軌跡，它上面顯示了每一位在校學生的學習成績、思想品德、個性特點等信息，會反映出每一位大學生的綜合素質的一個重要依據、會是大學生就業及今后選拔的重要標準。管理好大學生檔案是高校管理的重要一環，這項工作做得效果會影響大學生的切身利益，影響大學生檔案功能的有效發揮。

2 新形勢下加強大學生檔案管理的意義

2.1 利于大學生的教育管理

加強大學生檔案管理，為的是讓他們在平時的學習和生活中，依照標準檢查和矯正自己的問題。而大學生檔案是學生在政治、學習、道德、日常生活中的詳細記錄，它對學生的評價、工作有重要的影響。大學生都非常關注自己的檔案記錄，他們希望自己的檔案記錄都是對自己優秀的評價。所以大部分的大學生都能夠以嚴標準要求自己讓自己的檔案添光增彩。

2.2 利于全面評價大學生的表現

每一位學生的檔案記錄都能反映出每個學生的綜合表現，具有客觀真實的特點，從個人檔案可以看出一個學生的綜合素質和具體的表現，可以讓所有人通過檔案記錄對每位學生做出真實客觀的評價。

2.3 利于用人單位擇優選聘人才

目前，招聘單位高校畢業生主要看學歷、個人簡介、能力等方面，對畢業大學生的素質要求遠遠不夠。而學生檔案的各種材料可以作為基本要素為用人單位判斷畢業生是否是用人單位所需要的人才，規范的檔案會有可信度，并且還有利于用人單位選拔出優質人才。

3 目前大學生檔案管理存在的主要問題

3.1 體制不完善，管理不規范

目前，大學生到學校后就會按要求吧自己的檔案都交到學校，隨后檔案就會被分散到各系保管，到了快畢業時，班主任或者相關人員就會把學生在校情況的檔案內容收集起來然后歸檔，再由相關人員寄到用人單位或存放到人才市場。可是學生這樣日常管理不規范的檔案很難真實反映出學生的真實情況，大部分都是很固定的評語，這樣就會降低學生在就業市場的競爭力。

3.2 內容不全，不能全面反映學生的素質和水平

每個大學生的檔案都應該有學校對他們在校期間的所有材料，同時也包括了學生素質的內容，同時也要有當代大學生的青春洋溢的風貌。但是當前的大學生檔案大部分都是傳統的老樣子。而需要反映出一個學生能力、水平、綜合素質，能吸引用人單位的內容卻未能進入歸檔的范圍。如大學生英語四、六級證書，社會實踐活動材料等。

3.3 管理落后，缺乏現代化管理手段

大學生檔案大部分還是以紙質檔案為主，利用現代化信息技術建設還沒有得到推廣，管理手段很落后。比如內容更新不及時等情況。現在大學生的檔案數量越來越多、質量要求越來越高等特點，原有的檔案建設與管理手段已經越來越跟不上時展，所以要盡快推進大學生檔案建設與管理的現代化。

3.4 管理薄弱，管理人員的素質不高

目前，大部分的高校都沒有配備專業的大學生檔案管理人員，大部分都為班主任等兼任。而他們對檔案管理的知識相對欠缺，又沒有時間和精力投身到檔案管理工作中，所以檔案管理中所出現的一些狀況，很大程度上與管理人員的總體素質不高有關。

4 加強大學生檔案管理對策

4.1 宣傳加大，共同提升師生意識

大學生的檔案是關乎他們一生的重要東西，所以學校作為檔案管理的負責人，需要通過媒介來宣傳它的重要性，比如每天定時的通過電臺廣播、學校的報紙、還有宣傳欄的公告都可以宣傳。平時校長開會的時候也應向老師傳達這個事情的重要性，也可以通過演講比賽和舉辦各種競猜類活動宣傳檔案管理，目標就是讓大學的所有老師和各級領導干部充分意識到加強大學生檔案管理的重要性，是關系到學校向社會輸送人才的責任；充分認識到自覺把檔案管理作為人才培養質量的抓手，積極把學生的檔案作為教師的教學效果、同時也能看到學校教書育人業績的成果，也要認真做好學生的檔案管理工作。還要針對性地向學校的廣大學生宣傳人事檔案的知識，讓每一位在校大學生在校期間都可以認真的了解到檔案的有關知識，畢業后走向社會也不會吃虧，會為自己維權。

4.2 完善體制，規范檔案

高校要建立完善的學生檔案管理，要建立完善的規章制度。比如說新學生入學后，管理人員要很認真的登記整理其學生檔案，要仔細核查檔案是否有遺漏的材料。畢業后，每位學生的檔案將會放入他們所需要的人才市場或者單位，這時就應建立嚴格的轉遞手續，做好記錄，以免丟失。學校的相關人員要制定學生的檔案管理制度，要有專人管理、分開存放、便于查找或者補充。要嚴格按照制度進行，防止假檔案出現。

4.3 擴大收集范圍，增強檔案內容

當前，高校的大學生檔案管理內容已經不能完全的反映出現在的學生素質了，已經很難作為用人單位選人的標準了。所以，學校要對學生負責，擴大檔案材料的收集范圍。比如說各種英語、計算機、會計、普通話的考級證書，參與社會實踐報告等等。還要創建大學生誠信檔案，對用人單位有很重要的意義。

4.4 加強隊伍建設，提高業務水平

高校應加強一批高水平的學生檔案管理隊伍，是提高檔案管理水平的重要條件。這些專門選出來的人員要符合熱愛檔案工作人來勝任。并且要加強學生檔案管理專職人員專業培訓，要不定期的組織他們學習，互相切磋，提高業務水平。

4.5 推進現代化，提高利用率

現在，隨著大學生檔案數量的增多和互聯網上越來越多的招聘信息，已經成為了學校對學生檔案的客觀要求。如果繼續用傳統的模式管理，不僅浪費時間也浪費人力，所以，我們必須發展互聯網為核心的檔案管理建設，開發出適合大學生檔案管理的數字化系統，以互聯網代替手工，可以讓檔案內容及時得到使檔案內容及時得到更新，并且方便查找。

篇9

【關鍵詞】學生；學籍檔案；檔案管理

學籍檔案記載了每個學生在校學習的基本情況，客觀地反映了每個學生在學校期間德、智、體、美等方面發展狀況，也是一個人接受某種教育程度的經歷和他所達到學識水平的信用憑證。學籍檔案主要包括：（1）學生學籍記錄表；（2）新生入學登記表及各年級學生花名冊；（3）學生在籍注冊表；（4）學生學習成績表；（5）學生轉學、轉專業、休學、復學、留級、退學、出國等學籍變動情況登記表；（6）對學生的獎懲文件及登記表；（7）修訂學籍管理條例的各種文件；（8）實結、畢業生論文；（9）學位申報審批表、畢業證書、學位證書及結業證書；（10）畢業生學員鑒定登記表、畢業生調配表、檔案轉遞單、畢業生報到證存根及領取證書的印刷編號及畢業、結業情況等。

學籍檔案從發生、發展、形成到保管利用主要包括檔案的收集整理、立卷歸檔、檔案轉遞及保管利用等幾個階段。但由于學籍檔案種類繁多，形式多樣，在實際管理工作中往往容易出現問題，甚至造成嚴重的后果。因此，重視高校學籍檔案質量，切實抓好和不斷提高高校學籍檔案質量顯得十分必要。

一、學籍檔案管理中存在的問題

1．收集整理是建立檔案起始，真實性是這一階段管理的核心內容。在具體工作中，首先應做到內容詳實可信，不能夸大；其次應保證字體工整、清晰，便于永久保存；最后要注意一些細節問題，如，姓名使用同音字代替，出生日期農歷、公歷混淆，與戶口產生沖突等。

2．立卷歸檔是將上一步驟收集整理的檔案材料分類匯總，工作重點是確保檔案材料的完整性。存在的問題主要有檔案管理人員檔案意識淡薄，未按要求及時歸檔，或者材料未及時補充完善，甚至歸錯檔；此外，檔案管理方法陳舊，設備和設施老化也是造成立卷歸檔完整性差的客觀因素之一。

3．檔案轉遞的特點環節多、人員雜，容易丟失造成錯投、誤投及“死檔”等情況。學籍檔案在轉遞的過程中，經過的中間環節較多，從學生本人--學校立卷各院系--就業指導辦（教務處）--機要郵寄部門--地市級教育局（人事局）--縣級教育局（人事局）--就業單位人事部門等，無論中間某環節出現差錯，都會影響學籍檔案的順利轉遞，從而影響畢業生的正常工作和學習。

4．檔案的保管利用。檔案的最終目的是保管利用，因此，檔案的日常維護尤為重要，而該環節常常與檔案的利用結合在一起。完整的學籍檔案不能散存于個人手中，應由專門的檔案管理部門來保管，并要求檔案管理部門要有一套完整的保管利用借閱制度。常常出現有借無還、涂抹、篡改等現象，造成檔案材料遺失或者信息二次失真，內容失實等。

二、完善學籍檔案工作的管理建議

1．增強檔案意識。加強《檔案法》宣傳，增強各職能部門及學生本人對學籍檔案工作的檔案意識，克服人們對檔案管理工作的偏見和錯誤的認識，激發人們自覺收集檔案、保管檔案、利用檔案，真正使大家認識到檔案工作是普通高校教育工作的一個重要組成部分。領導應重視檔案管理，把檔案建設納入教學計劃，納入管理制度，要給檔案管理人員培訓的機會，并在經費、設備、庫房等方面給予支持，改善工作條件，充分發揮管理人員的積極性、主動性和創造性。

2．建立健全收集與補充制度。明確工作職責范圍，崗位職責要制度化、規范化。要制定每項任務的工作程序，必要時做出工作流程圖，要有完善的管理制度。努力做到檔案材料歸案率、準確率符合標準，檔案按存放分類清晰，案卷擺放系統有序。學籍管理制度統一標準，克服各行其是的局面。要建立健全收集整理、檢查核對、保管保密、轉交與管理職責等各項規章制度。在日常工作中，用制度去規范管理工作，使學籍管理工作逐步走向規范化。

3．加強隊伍建設，提高專、兼職檔案員的素質。檔案管理工作是一門管理科學，隨著科技的發展，大大加收了檔案管理工作的現代化，這就要求專職檔案員不僅要學習檔案專業知識、學習檔案法規標準，還要懂得計算機管理檔案的技術和外語知識。檔案工作的職業決定了檔案員不僅要有一定的檔案專業知識和熱情服務的工作態度，還要具有嚴謹細致的工作作風，否則，會給學校造成不可挽回的損失。所以要不斷強化高校專職檔案員的職業道德。

4．大力開發利用學籍檔案信息資源，主動提供服務。學籍檔案信息資源的開發和利用是學籍檔案管理工作的最終目的，也是學籍檔案管理部門的職責。有條件的高校可建立學籍檔案數據庫，如新生錄取登記卡、學生注冊表、學生成績、畢業證書編號、學位證書編號及檔案轉遞情況等，以方便師生們通過計算機網絡檢索，獲得自己需要的學籍檔案材料。如學歷、學位認證、出國留學等提供有效信息。

總之，學籍檔案與個人的利益息息相關，以后就業、提拔干部、晉級、考評、轉正和晉升工資等都離不開學籍檔案。建立健全一整套高校學生學籍檔案管理體系，管理好學籍檔案至關重要。

【參考文獻】

[1]底紅艷．對高校教學檔案管理的幾點認識[J]．晉圖學刊，2002，（3）．

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【關鍵詞】高職院校 學生檔案 檔案管理工作

2014年6月，全國職業教育工作會議的召開，對現代職業教育體系建設作出了頂層設計，成為助推職業教育再認識、再改革、再發展的強勁動力。作為學校管理不可缺失的學生檔案管理，如何盡快適應這一新情況尤為關鍵，這就要求我們要緊跟發展需要，科學分析問題，樹立以人為本的育人理念，用改革的辦法和創新的思維，大力推進高校學生檔案工作同步發展。

高職院校學生檔案管理工作基本情況

1.機制和隊伍狀況

目前，高職院校學生檔案管理最普遍的形式是劃歸學生處集中管理，由專人主管，各分院配合做好學生在校期間綜合表現、獎懲情況、參加社會實踐等檔案材料的提供以及學生檔案的移交、發放工作。有些學校劃歸教務處或招就處分管，其形式和前者基本形同。只有極個別學院將其納入學院檔案管理范疇，建有專門的檔案館，配備先進的設施和專業管理隊伍。

2.歸檔內容和管理手段

高校學生檔案包含兩部分，一是高中以前的原始檔案，由中學負責建檔并封裝。二是在高校期間的綜合表現和評價。以楊凌職業技術學院為例，主要包括學生二三學年的綜合素質測評表、學生成績登記冊、畢業生登記表、畢業生分配就業報到證存根、體檢表、學生獎勵評優表、違紀處分表以及黨團組織材料等。目前大多數院校的建檔手段依然以人工為主，分為平時建檔和新生入學、學生畢業前集中建檔。畢業生檔案由分院下發學生自行攜帶或由分院統一郵寄轉交，遺留檔案交回學生檔案管理部門，造冊登記，封存保管。

高職院校學生檔案管理存在的問題

1.各級人員的思想認識不到位

一是學校層面普遍對檔案工作的認識和定位不高，沒有足夠重視;二是大多數畢業生對檔案持無所謂的態度;三是一些用人單位沒有正規的檔案流轉和管理機制，對學生檔案托管制度不夠完善。

2.學生檔案管理機制不順暢

高校學生檔案管理至今尚未形成統一規范的管理機制和考核標準，許多學校只顧擴大規模，無暇顧及學生檔案管理，既沒有專門的庫房、存儲設施、基本的人員配備，更沒有具體的管理制度和機制，導致學生檔案歸存無規律，內容不完整，流轉程序不規范。

3.精細化程度不夠

目前大多數高校學生檔案依舊以紙質檔案為主，管理手段僅限于手工操作，管理模式、技術手段都滯后于信息時代。管理人員的工作量很大，效率不高，特別是每年畢業生離校前，檔案的集中轉遞時間緊，歸檔環節多，工作繁重繁瑣，很難確保精準化、精細化的效果。

4.積壓和丟失現象嚴重

隨著人才流動、學生就業等條件和環境的不斷寬松以及一些單位對人事政審工作的不重視，致使部分學生對自己的檔案不聞不問、轉入轉出不及時，甚至個人保管時間過長，私自打開和丟失現象日趨嚴重，有好多學生直到需要政審、調資、職稱晉升等時，才來學校查找補辦，給學校檔案管理工作和學生個人都帶來了極大不便。

加強學生檔案管理的對策

1.提高認識，更新管理理念

學生檔案是學生在不同階段在校期間的學習、生活、思想政治表現所形成的原始記錄，具有法律憑證作用。我們必須通過學習和宣傳檔案制度，提高廣大師生的思想認識，確立學生檔案在學校工作的重要地位;要堅持以人為本，服務學生的管理理念，增強工作人員的責任心和事業心;要以市場為導向，加強檔案管理方法和措施創新。

2.建立健全管理制度，規范和完善檔案管理程序

依據《檔案法》、《高等學校檔案管理辦法》等有關檔案管理的制度法規，修訂完善檔案收繳、移交、查閱、補辦以及積壓檔案管理制度和細則;根據學生檔案歸檔程序、歸檔內容、標準、渠道和時間，編制簡明扼要的工作流程;加強對檔案分類、著錄、編目和標引分門別類、規范存放方面的日常管理，將學生檔案管理納入學校檔案統一管理，按照檔案理念和標準實行規范管理。

3.重視隊伍建設，加強對學生檔案精細化管理

要建立一支政治素質硬、業務能力強、熱愛檔案事業，熱心為學生服務的專、兼職管理隊伍;要定期開展業務培訓、專題講座、專題研討會等活動，加強人員業務能力培養;要鼓勵檔案管理人員踴躍探索研究檔案管理方法，總結經驗，凝練成果;要關心工作人員成長，同步提高工作待遇，鼓勵其不斷晉升技術職稱。

4.適應發展需求，加快檔案信息化建設

要主動適應檔案信息的數字化和檔案利用的網絡化的發展趨勢，按照發展需要和檔案建設標準，加強軟硬件基本條件建設;加強檔案管理人員信息化收集、歸檔、轉送、借閱等管理水平和能力的培養;改進服務方式，引進或購置檔案管理工作官方軟件，加強開發和利用，加強與學校其他數字平臺的對接，實現共享資源。

現代職業教育改革與發展對高職學生檔案管理提出的新要求