檔案管理范本范文

導語：如何才能寫好一篇檔案管理范本，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公文云整理的十篇范文，供你借鑒。

篇1

員工人事檔案是關于員工個人及有關方面歷史情況的材料。其內容主要包括：

1.記載和敘述員工本人經歷、基本情況、成長歷史及思想發展變化進程的履歷，自傳材料;

2.員工以往工作或學習單位對員工本人優缺點進行的鑒別和評價，對其學歷、專長、業務及有關能力的評定和考核材料;

3.對員工的有關歷史問題進行審查、甄別與復查的人事材料;

4.記錄關于員工在所工作或學習單位內加入黨派組織的材料;

5.記載員工違反組織紀律或觸犯國家法律而受到處分及受到各級各類表彰、獎勵的人事材料。

第二條人事檔案保密規定。

公司人事部對接收員工原單位轉遞而來的人事檔案材料內容，一概不得加以刪除或銷毀，并且必須嚴格保密，不得擅自向外擴散。

第三條員工個人情況變更規定。

1.員工進入公司后，由員工本人填寫《員工登記表》，其內容包括員工姓名、性別、出生年月、民族、籍貫、政治面目、文化程度、婚姻狀況、家庭住址、聯系電話、家庭情況、個人興趣愛好、學歷、工作經歷、特長及專業技能、獎懲記錄等項目。

2.項目內容如有變化，員工應以書面方式及時準確地向人事部報告，以便使員工個人檔案內有關記錄得以相應更正，確保人事部掌握正確無誤的資料。

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xx年5月18日國家事業單位登記管理局印發了《事業單位登記管理檔案管理辦法》,對登記檔案管理工作進行了具體規范。筆者認為，做好事業單位登記檔案管理工作，需要從以下方面著手：

一是增強專業性培訓。檔案管理人員的專業知識和綜合素質的高低，在一定程度上決定著檔案管理工作的水平。要把檔案管理列入相對穩定的工作崗位，由專人負責登記檔案管理工作的同時，需要積極支持檔案員參加檔案現代化管理的理論知識和操作技能業務培訓，不斷提高檔案工作人員素質。

目前，我市事業單位登記管理局配備了3名事登干部，具體負責311個事業單位的年檢登記、網上辦公、事業單位登記管理監督和檔案管理工作，其工作量大，業務繁重，規范和提高事登檔案管理水平，筆者認為自上而下組織專門培訓，增強其專業性和穩定性很有必要。

二是注重基礎性工作。登記檔案資料的完整性和真實性是體現檔案利用價值的關鍵所在。檔案歸檔的基礎性工作在于各個事業單位，我們登記管理部門需要從基礎抓起。

就要提高登記檔案管理人員隊伍的整體素質，通過舉辦登記檔案管理知識培訓班、下發事業單位登記檔案標準和范本等形式，提高登記檔案員的檔案歸檔業務知識，這樣就從源頭規范了檔案，提高了檔案標準，便于后期年審、網上辦公、集中進行歸檔等各項工作。

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公司工作年限證明范本【1】茲有我單位______同志，至______年底已累計從事______專業工作共______年。

起止年月在何單位從事何種專業工作

______年______月-______年______月

______年______月-______年______月

______年______月-______年______月

在我單位工作期間，該同志遵守國家和地方的法律、法規，無任何違反職業道德的行為。我單位對證明的真實性負責。

特此證明。

單位（公章）：

經辦人（簽名）：____________

公司工作年限證明范本【2】公證處：

茲證明__________，本單位___________同志，男/女，于_________年____月____日出生。

自________年____月____至________年_____月，在____________________________中學（技校、中專）學習。

自________年____月____至________年_____月，在____________________________大學學習。

自________年____月____至________年_____月，在____________________________單位從事_____________工作。

自________年____月____至________年_____月，在____________________________單位從事_____________工作。

自________年____月____至________年_____月，在____________________________單位從事_____________工作。

自________年____月____至________年_____月，在____________________________單位從事_____________工作。

于________年____月____日，由____________________單位評定為__________專業的____________________技術職稱。

單位蓋章：

填表人簽名：__________

填表日期：__________

注：此表交當事人所在工作單位（或人事檔案保管部門），由組織、人事部門根據當事人檔案記載填寫，并蓋組織、人事部門（或人事檔案保管部門）印章。

公司工作年限證明范本【3】茲有我單位職工_________同志，從事_____________（專業）相關工作_____年，其主要工作經歷如下：

起止年月

在何崗位

從事何專業工作

獲何專業

技術資格

______年______月——______年______月

______年______月——______年______月

______年______月——______年______月

______年______月——______年______月

______年______月——______年______月

經查，該同志在工作期間，能遵紀守法，無違反職業操守的行為。我單位對本證明真實性負責。

特此證明

單位（蓋章）人事檔案管理部門（蓋章）

經辦人簽字：______

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一、水產養殖檔案管理工作的重要意義

信息文明是以現代信息技術為手段，以信息經濟為基礎，以信息資源的有效開發和在此基礎上對物質資源的充分利用為核心，以實現人類社會各領域、各方面的協調發展和人類社會的整體進步為目的，以實現人類社會可持續發展和人類最高社會理想為終極目標的新時代。水產養殖檔案是一定時期水產養殖情況的真實反映和記錄，記錄著水產養殖的過去和現在,承載著未來的發展方向。完善水產檔案管理工作,對于推進水產養殖規范化管理，全面提升水產養殖水平，為保障水產品質量安全打下堅實的基礎。

二、傳統水產養殖檔案管理方式的缺點

檔案管理系統是一個水產養殖單位不可缺少的部分,它的內容對于單位來說至關重要,所以檔案管理應該提供充足的信息和及時的查詢手段。傳統的人工管理檔案方式存在著一些缺點：

（一）效率低下

傳統人工的方式管理文件檔案，使檔案的檢索極為煩瑣，嚴重影響著檔案管理的工作效率。而且在大數據時代，信息呈爆炸式涌來，過往的人工管理方式往往會讓檔案工作者應接不暇。

（二）保密性差

傳統人工的方式管理文件檔案，檔案所接觸的主體較多，給檔案的保密工作帶來了很大的威脅。沒有良好的分級保密制度，只會讓檔案的保密性一降再降。

（三）檔案查找、更新和維護困難

在傳統檔案管理模式下，若檔案積累的時間一長，大量的文件和數據將幾乎呈指數倍增長，這對于檔案的查找、更新和維護都帶來了不少的困難。

三、水產養殖檔案管理信息化的優點

（一）檔案管理不再費時費力

1.數據一次性錄入即可多次利用。數據無論從文書管理錄入還是從檔案管理錄入只需錄入一次，即可在檔案管理內部進行數據共享，提高了工作效率。

2.各種報表可以自動打印。數據錄入后不論是文書管理還是檔案管理，可以方便打印出相關的收發文單據、匯總表，可以方便打印出檔案的背脊、封面、案卷目錄、文件目錄等。

3.自動統計檔案信息。檔案庫中的信息需要統計，并形成報表,此工作由計算機處理，可以極大地提高管理人員的效率。

（二）檔案查詢更為方便

1.提供多種查詢手段。檔案管理人員可以從模糊查詢、組合查詢、分類查詢中選取最佳的查詢方式，在檔案庫中檢索出需要的檔案信息。

2.提供網上查詢手段。單位內部員工可以根據檔案管理權限從網上自行查詢檔案信息,極大地減輕了員工的負擔。

（三）可以解決檔案損壞丟失的問題

依靠手工方式來收集檔案,隨著時間的久遠，有時候會造成個別檔案的丟失和損失，檔案管理實行信息化后可以避免檔案的損壞及丟失。

四、實現水產養殖檔案管理信息化的路徑

為適應當前社會經濟發展的需要，水產養殖應建立起現代化的檔案管理系統，走檔案管理信息化之路。檔案管理工作從實體管理上升到知識管理等方面都需要引進大數據技術。作者認為實現水產養殖檔案管理信息化應從通過途徑實行：

（一）提高檔案標準化、規范化水平

檔案管理實現信息化，首要的是檔案業務要規范，檔案標準要建立健全和真正實施。檔案標準和規范本身也是一個系統工程，要推進檔案管理信息化建設，就必須把握好兩者相輔相成、互相促進的辯證關系。

（二）抓好水產養殖檔案數據庫的建設

目前，檔案信息自動化系統從總體上看仍處于由文件處理向信息管理系統的過渡階段，完成這一步的關鍵在于數據庫建設。數據庫的含義是依托先進的信息技術對資料進行科學的管理和方便的使用。目前，檔案館知識服務的技術核心為技術引擎。新型知識服務引擎包括資源及學術搜索引擎、資源及服務推薦引擎、知識服務社區實體（包括用戶及資源）行為智能分析引擎、用戶知識需求預測引擎和多維度信息資源獲取、組織、分析及決策引擎等，利用大數據技術可以構建檔案館的新型知識服務引擎。

（三）檔案工作者必備良好的素質

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檔案是歷史的見證，是人類智慧的結晶，是黨和國家寶貴的文化財富。學校檔案不僅具備一般檔案的特點，同時也有一些其它檔案不具備的特性——專業性、周期性和分散性。而信息化技術恰以其方便、快捷、開放，為學校的檔案管理開啟了新的窗口。

一、當前中小學檔案工作普遍存在的問題

1.檔案意識淡薄、檔案材料不全。一方面，由于學校教學工作任務繁重，導致各部門不能及時地提交各類檔案材料，從而導致檔案的收集不全，可能使重要材料流失，歸檔材料質量不高，缺乏完整性；另一方面，在學校本文由收集整理教學過程中，有很多教師對檔案重視程度不夠，檔案歸案意識不強，檔案信息資源開發不足，造成檔案利用率不高。

2.檔案管理手段落后、硬件設施不達標。目前，大多數學校，尤其是中小學校檔案管理多是進行基本的材料收集、整理與保管，沒有形成主動對檔案資料進行分析、編研，以便有效地提供利用服務的意識，操作上也都是傳統的、低效率的手工方式，極少運用計算機及網絡技術進行管理，還處于一種被動的、消極的狀態，這些都不能充分發揮檔案的作用及利用價值。

二、檔案信息化的內涵

所謂檔案管理信息化狹義理解是使有現實開發價值的檔案內容數字化、傳遞網絡化，不僅要發揮檔案的憑證作用，更要注重發揮檔案信息的功能。依據《全國檔案信息化建設實施綱要》提出的全國檔案信息化建設的目標和主要任務，在學校信息化改革中要本著統籌規劃，統一標準，分級建設，安全保密的原則，加強檔案信息化基礎設施，加強電子文件歸檔和電子檔案的規范化管理，推動檔案管理的數字和數據庫建設。檔案信息化建設具有廣泛的內容，它包括了檔案信息資源的有序整理、檔案信息數據庫的建設、檔案信息網絡的建設、檔案信息資源的開發利用、檔案信息化人才隊伍的建設以及促進檔案信息資源開發利用的政策。因此，不能簡單地把各類檔案的數字化、檔案信息網絡的建設等同于檔案信息化建設，而應從多方面入手促進信息化建設。

三、中小學校檔案管理信息化的意義

1.教育發展表明，中小學檔案管理信息化對于促進教育現代化、學校管理規范化、提高教育資源利用率、實現資源共享、優勢互補越來越發揮著紙質檔案無可替代的重要作用。

2.中小學檔案管理信息化是學校其它各項工作的規范化、標準化基礎。因此，中小學檔案管理信息化系統的建設和完善必將有力地促進中小學校各項工作的改進和提高，促進教育管理水平和辦學水平的提高。

3.中小學檔案管理信息化系統是重要的教育資源，它不僅能夠方便快捷地實現對學校所有師生員工檔案的日常管理，積累管理經驗，而且可以逐步實現與名校名師建立合作聯系，發現、改進、創新自身工作，不斷提高管理工作效率和學校管理水平。

四、中小學校檔案管理信息化的路徑和方法

為適應當前社會經濟發展的需要，學校應盡快建立起現代化的檔案管理系統，走檔案管理信息化之路。本文筆者認為實現學校檔案管理信息化應從以下途徑進行：

1.著力提高檔案標準化、規范化水平。目前，檔案信息自動化系統的現狀是檔案標準化、規范化滯后和應用軟件多亂，這些都嚴重影響了系統整體水平的提高。筆者認為對這一問題取得共識是系統建設思想上的一次飛躍，它使我們的觀察視野從計算機系統擴大到整個檔案信息管理。這一認識上的轉變給我們的啟示是：檔案信息自動化的內涵包括檔案工作的各個方面和各個環節，其中首要的是檔案業務要規范，檔案標準要建立健全和真正實施。檔案標準和規范本身也是一個系統工程，要推進檔案自動化建設，必須抓好檔案標準化、規范化，掌握好兩者相輔相成、互相促進的辯證關系。

2.抓好學校檔案數據庫的建設。目前檔案信息自動化系統從總體上看仍處于由文件處理向信息管理系統的過渡階段，完成這一步的關鍵在于數據庫建設。數據庫的含義是依托先進的信息技術對資料進行科學的管理和方便的使用。

3.強化管理，不斷提高檔案管理工作水平。隨著教育標準化建設的全面展開，檔案管理工作也應更新觀念，加快發展。如何實現檔案管理工作的規范化、現代化。首先，觀念要現代化，即要樹立中小學校檔案是重要的教育資源這一觀念。其次，在管理上要與時俱進，要確立加快發展中小學校檔案管理的理念，制訂一整套與現代化管理相適應的管理體系和運行機制。第三，要有計劃地逐步在檔案管理中實現管理科學化、技術現代化。四是中小學校要在“農遠工程”的基礎上，加強計算機檔案管理軟件的開發應用，建立校園網或學校網站，與周邊學校或名校建立長期的網絡合作關系，逐步實現資源共享。

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一、檔案資料數字化建設的必要性

（一）檔案資料數字化，可改善檔案管理工作

只有實現檔案數字化，才能沖破檔案利用的種種局限使檔案管理部門從封閉走向開放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務職能轉變，實現檔案信息資源的合理配置、科學管理、為社會提供高效、優質的服務。

（二）檔案資料數字化是形勢發展的需求

當前，各部門把數字化建設擺在了十分突出的位置，無疑是十分及時和正確的。如我檔案館就是區委、區政府保管和提供利用檔案信息的職能部門。館藏是東安區最有實用價值的信息資源庫，這樣一大批珍貴的檔案信息資源應很好地為各級領導和廣大公眾利用，充分實現信息共享，所以要建設數字化工作，首先要建設數字檔案館。近年來，檔案載體逐漸并迅速地被磁盤、磁帶、光盤所取代或更替，電子檔案的出現給檔案館提出了一個亟待解決的課題，那就是電子檔案的收集、保管、保護和利用手段，而解決這個問題的途徑只有一個，那就是檔案館的數字化。目前，檔案館的檔案保管、利用與形勢的發展要求不相應，仍然停留在紙質檔案的管理及較原始的檢索利用水平上，使得絕大部分電子檔案無法采集、收集和提供利用，甚至絕大部分電子檔案已經被清洗、丟失，這是一個極其重大的損失和無法挽回的錯誤。

（三）檔案資料數字化是社會的強烈需求

當今，人們的時間意識越來越強，領導做出重大決策需要迅速、準確；各職能部門工作查考要求快速及時；社會廣大公眾對檔案信息需要量不斷增加，如婚姻檔案，有一些農村，尤其是較偏遠的農村的利用者要查閱婚姻檔案，非常不便，他們迫切要求信息共享。還有一些投資者，他們想了解我區的整體情況，才敢于投資，那么要了解我區的詳細內容恰恰只有區檔案館才是最全、最新、最直接、最方便的一個場所，這就迫使區檔案館這個信息保管和提供利用的部門必須盡快改變傳統的原始管理、檢索和提供利用的手段，以現代化、多功能的服務措施，使檔案館館藏的信息能及時、方便地提供給各方面的需求者。

二、檔案資料數字化建設的內容

（一）推進檔案資料數字化，必須提高檔案標準化、規范化水平

目前，檔案信息數字化的現狀是檔案標準化、規范化滯后和應用軟件多亂，這些都嚴重影響了系統整體水平的提高。檔案信息自動化的內涵包括檔案工作的各個方面和各個環節，其中首要的是檔案業務要規范，檔案標準要建立健全和真正實施。檔案標準和規范本身也是一個系統工程，要推進檔案數字化建設，必須抓好檔案標準化、規范化，掌握好兩者相輔相成、互相促進的辯證關系。

（二）有重點地抓好數據庫建設

目前，我們檔案數字化系統從總體上看仍處于由文件處理向數字管理系統的過渡階段，完成這一步的關鍵在于數據庫的建設。開發和建設數據庫系統是國家檔案信息工程的核心和基礎，是工程的主體。數據庫的含義是依托先進的信息技術對檔案進行科學的管理和方面的使用。建立數據庫系統是一項長期的任務，要經過由低到高、由單個到群體的循序漸進的過程。在此過程中，必須領導重視，統一認識，突出重點，面向應用，由單一庫向系統庫發展。

三、對檔案資料數字化建設的思考

檔案數字化建設要運用辯證思維，既不能盲目從新，脫離實際，也不能墨守成規、固步不前；既要看數量，更要講質量；既要著眼于本身，也要關注相關事物。檔案數字化建設是一項復雜的系統工程，需要慎重選擇，在具體實施的定位中應該多做調查、分析、研究。

（一）加強領導，提高認識

加快檔案數字化建設，要更新各級領導的知識領域，檔案管理的現代化，首先是檔案管理者的現代化，否則檔案管理現代化、信息化就是一句空話。同時，應聘請專門的檔案管理人才組織相關的業務培訓，改變現有檔案干部的知識結構，以適應現代化管理的需要。努力把檔案信息化建設作為政務建設的一個重要內容，提高工作水平和工作效率、提高服務質量。

（二）加大投入，配備管理軟件

將紙質檔案信息轉化為數字化信息，就是為了讓檔案信息變成流動的、有生命力的資源，要實現這一點，必須依靠網絡，構建檔案館內部局域網，并接入外部網或者互聯網，是信息化建設得以進行的必要基礎。如果有足夠的資金購買充足的設備，就能按照自身要求構建網絡實體。有了網絡沒有相應的檔案管理軟件，硬件就會像一盤散沙，無法運作。現在市場上專業化的檔案管理軟件種類很多，但是從經濟實用角度出發，適合檔案部門的不多。如將紙質檔案進行數字化掃描必須購置相應的掃描設備、計算機等硬件設備。平板掃描儀掃描價格便宜，但速度慢，不適合檔案部門短期內完成數字化轉化的要求。快速掃描儀適應檔案數字化建設，但價格高。同時，相應等級的檔案管理軟件也價格不菲。因此，檔案部門應根據自己的實際情況，按照經濟實用、功能齊全、安全保密、操作方便等原則來確定。

（三）改變工作方式，健全工作規范

檔案信息化建設的第一個成果就是館藏檔案的數字化，館藏檔案大部分以數字形態存在，以往適用于傳統紙質載體檔案的管理方式已經不適用管理數字化檔案了，必須改變工作方式，建設工作規范。大力開發檔案信息資源，實現檔案信息資源的社會共享是檔案信息化建設的根本目標，區級檔案館應不斷加大檔案信息資源的開發利用的力度，促進檔案信息資源的社會共享。檔案館信息化建設必須充分發揮主觀能動性，在深入了解一定時期本地區的重要實踐活動，本地區發生的重大事件，社會發展的基本情況的基礎上走創新之路。以進一步加快區檔案館館藏存量檔案數字化，努力構建檔案信息資源共享體系。

（四）提高人員素質，培養現代化管理人才

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一、新建本科院校教學評估檔案管理存在的主要問題

雖然教學檔案對于新建本科院校有著重要的作用，但是卻仍然存在以下問題：

（一）新建本科院校辦本科時間不長，教學檔案總體建設缺乏規范

新建本科院校的教學檔案建設工作隨著升本籌備工作的開展和深入，逐步走向規范，但是離《普通高校檔案管理工作辦法》的要求差距還很大。新建本科院校大多由兩個或者兩個以上規模相當，類型相近學校組建升格而成，由于原各校建立的時間或早或晚，各校辦學指導思想、辦學宗旨、辦學層次以及千差萬別 ，新組建本科院校后存在原各校檔案體制管理不統一問題，有的新建本科院校實行統一管理，有的新建本科院構實行分散管理。另外，由于辦學經費匱乏等原因，某些高校領導對教學檔案的管理與建設缺乏足夠的認識，在重視教學工作以及其它管理工作的同時，忽視了檔案工作的存在， 在“迎評”過程使得教學檔案建設與管理存在管理不規范等一系列問題也暴露無遺，主要表現在教學檔案的總體建設進展緩慢 ，存在著檔案材料不完備 、檔案數據不全面、重新排序以及管理體制重新理順等問題。這些問題嚴重阻礙了新建本科院校教學管理規范化和現代化的步伐。

（二）教學檔案管理手段滯后，制度不健全，缺乏規范化的管理

新建本科院校由于大多數辦學時間不長，硬件設施跟不上。組建合并前的原各學校，有的學校已配備專用的計算機，實行教學檔案機檢，有的學校特別是原來中等職業學校教學檔案管理手段落后，還停留在紙質檔案、檔案柜保管的狀態，有的甚至缺乏存放教學檔案的場所，且大多數檔案還依靠“半手工式”手段進行操作處理，工作效率低，嚴重影響了評估檔案的有效利用。教學檔案的管理是一項復雜的工作，它需要嚴格的制度規范和科學的管理。近幾年由于不斷擴招，學校各院系教學評估檔案缺乏規范化的管理，檔案規章制度不健全，管理方法欠缺不到位 ，學校、各二級學院、教研室三級建檔和存檔部門沒有嚴格落實崗位責任制 ，沒有切實明確權責，建檔歸檔機制也不夠完善，從而導致了本科教學工作合格評估檔案存在材料重復歸檔和建檔，教學檔案材料整理不規范，甚至出現不歸檔或者漏檔的現象。

（三）教學檔案管理人員業務水平整體素質較低

1999年至2007年，教育部先后批準建立了208所普通本科院校，占全國740所本科院校的28%。這些新建本科院校院校雖然學校級別提升了，但是檔案工作并沒有隨之提升，人員的配置僅能應付基礎檔案收集、整理、歸檔和利用，處于低層次的開發利用狀態。另外，在新建本科院校的發展過程中 ，對學校辦學定位、辦學模式、人才培養等宏觀問題的認識和做法會發生變化 ，教學管理機構也多次進行整合變動 ，教學管理隊伍流動性大，導致造成教學檔案資料的不連續性和不完整性。有少數新建本科院校教學檔案管理還沒有配備專職的檔案管理人員，基本采取兼職管理辦法，教學檔案基本上由教務處人員和各院（部）教學秘書、教務員兼任，它們受過檔案專業知識 、專業技能培訓的機會較少，業務水平整體素質較低。由于教學管理人員檔案意識淡薄，往往造成學校評估結束后，出現教學評估檔案支撐材料交接不清，被當事人拿走（當作私人財產），而未能將重要的或起關鍵作用的支撐材料復印件存檔 ，造成教學工作合格評估檔案不完整而導致以后的評估復查的困難和利用不便。

二、實現高校教學評估檔案科學管理的措施

（一）以評估為契機，完善教學檔案建設，構建評估檔案管理的制度和體系

首先，高校教學工作合格評估工作既是對新建本科院校教學質量水平的檢查 ，也是對高校檔案管理水平的一次重要檢驗。要高度重視各部門教學檔案管理工作，學校成立評建工作領導小組，將教學評估檔案建設列入學校的工作計劃，投入專項經費，配備相應檔案用房，不斷改善學校檔案室館舍和二級學院（部）檔案用房條件 ，適當添置專用電腦、復印機、掃描儀、光盤刻錄機等現代技術設備 ，符合本科教學工作合格評估對學校檔案館舍和二級學院（部）檔案用房硬件方面的要求。

其次，《高等學校檔案工作規范》與《高等學校檔案實體分類法》是新建本科院校檔案業務建設的重要基礎和依據。沒有規矩難以成方圓，任何一項工作如果沒有相應的制度管理， 勢必難以有效地開展。為了切實發揮評估檔案管理的作用，促進高校教學評估檔案管理的規范化，必須根據國家有關檔案法規和本科教學工作合格評估指標體系，切實建立健全高校教學評估檔案管理的工作規章制度，完善教學評估檔案管理的體系，如教學檔案工作規范 、部門歸檔立卷制度、教學檔案實體分類辦法、電子檔案的歸檔管理辦法等 ，使評估檔案材料管理的各個環節有章可循，使高校檔案管理的建設納入規范化、科學化、制度化的管理軌道。

（二）規范教學評估檔案的整理，確保教學評估系統性與完整性

本科教學工作合格評估對于檔案工作是一次全面的考驗和檢閱。“迎評”學校要順利通過本科教學工作 合格評估 ，首先要認真學習《普通高等學校本科教學工作水平評估方案 （ 試行） 》，領會普通高等學校本科教學工作合格評估指標體系內涵，，圍繞“指標體系”做好支撐材料的整理歸檔工作。

一是要做好常規教學檔案與評估檔案的無縫銜接。檔案在教學評估中的作用非常重要，但同時對教學檔案管理工作也帶來不利影響。因為常規的教學檔案管理是按《高校檔案管理規范》進行收集、分類、整理、歸檔的，而在本科教學工作合格評估中形成的評估檔案是按評估指標體系歸檔 ，由于要求不同、分類不同形成差異 。所以，我們抓住迎評階段的有利契機 ，抓好兩者之間的無縫銜接，在整理常規教學檔案的時候要有意識地關注評估指標體系中所需要的材料 ，需要復印的就復印。在迎接評估過程中整理的評估檔案同樣也須關注常規教學檔案的需要，對那些原先在教學檔案中沒有的材料 ，特別是有保存價值的材料應補充到常規教學檔案中去，使得常規教學檔案內容更加全面、豐富。

二是教學評估檔案應評估指標體系進行模塊管理。教學評估檔案管理應進行分級模塊管理――校級評估檔案室和二級學院（部）評估檔案室管理 。在本科教學工作合格評估過程中很多指標體所需檔案不在校級歸檔的范圍內，所以我們應按照評估的實際需要，加強和完善二級歸檔的內容，建立二級學院（部）為主的二級檔案保管單位。評估檔案建設與日常教學檔案建設要求也存在差異，評估檔案建設具體回 應《普通高等學校本科教學工作水平評估方案 （ 試行） 》中提出的每一個問題 ，客觀地反映近3年來新建本科院校本科辦學的工作狀態教學檔案，是以日常教務職能活動的寫真記錄為主要內容，比如試卷、畢業論文（設計）等。我們對于評估檔案類別號應按評估指標 “一級指標 、二級指標 、觀測點”的順序進行編號分類與編號設置，按照原始性、真實性、針對性、時效性的原則對佐證材料進行收集、篩選、凝煉、整合加工、審定、立卷等環節進行模塊管理 ，模塊管理必須符合唯一性 、穩定性的要求 ，即同一立檔單位的檔案不得重號 ，并方便插卷但不能隨意變動。

（三）加強教學檔案管理人員計算機應用能力培訓

檔案工作水平的高低，取決由于檔案工作人員素質的高低，由于檔案工作專業性較強，教學管理信息復雜多樣，檔案管理人員需要較強的業務能力和管理技術。所以新建本科院校應該結合自身特點對教學管理人員，特別是教學秘書、教務員進行不定期計算機應用技術方面的培訓 ，提高他們的檔案業務素質 、管理技術和現代化服務水平 ，使其更好地為廣大師生員工提供檔案信息服務。

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[關鍵詞]高校檔案管理 信息化 建設

[中圖分類號]G271；G647 [文獻標識碼]A [文章編號]1009-5349（2013）06-0067-02

高校檔案既是國家檔案系統中的一個要素，同時也在社會信息系統中占有重要地位。隨著信息化的不斷推進和數字化校園的建設，高校信息化管理系統在校園的各個方面廣泛開展。積極推進高校檔案信息化建設是檔案管理現代化的客觀要求，是高校檔案工作適應社會信息化的必然趨勢，同時也是高校檔案工作改革與發展的必由之路，只有這樣才能充分實現高校辦學最大效益，滿足教育發展和社會主義經濟建設的迫切需要。

一、信息化環境下高校檔案管理的重要性

高校檔案管理信息化建設是與時俱進踐行科學發展觀的要求，實際上也是檔案自身發展的一種必然趨勢，更是順應高等教育改革和社會市場經濟發展的必然結果。

（一）高校檔案管理信息化更利于檔案自身的保管、開發及使用

電子信息化未出現前，傳統的檔案管理方式全部為手工操作。隨著社會的發展，檔案的信息量逐漸增多，這種檔案管理方式的局限性也日益突顯。檢索效率較低，查閱繁瑣甚至困難，尤其是電子類型的檔案，傳統的管理方式很難對其進行采集、整理、歸檔及供閱，這就容易造成檔案的丟失。所以，信息化道路是高校檔案管理必走之路。信息化建設使得檔案信息的采集、保存、歸檔及查閱變得省時省力。高校檔案管理的信息化建設可以使得高校日常教學及科研活動更加有序地開展。因為信息化建設可以對各個部門檔案信息資源的整理與共享并為其提供相關信息的查閱服務，促進部門間的溝通，提高部門的工作效率，提升學校的教學、科研水平。

建立檔案的直接目的是向有需要的使用者提供服務。信息化建設可以更好地為教職員工、在校學生及畢業學生提供服務。如果說高校檔案僅僅以記錄各類信息為目的，而不是為了向需求者提供服務，那么檔案也就失去了其存在的意義。所以，在進行檔案的信息化建設時，要考慮檔案的信息能否為檔案的需求者提供有價值的參考。高校檔案的信息化建設要不斷地適應高校及社會的發展，科學地采集記錄檔案信息，規范化管理，從而更好地為學校的教學科研工作及社會發展提供檔案服務。

（二）高校檔案管理信息化體現了高校改革發展的必然性

檔案建立的基礎是學校教學科研工作中出現的有價值的信息資源。隨著社會發展經濟進步，高校的管理已經步入了數字化、信息化及自動化時代，因此創建檔案管理的信息化勢在必行。檔案管理的信息化建設不但不會讓檔案的根本價值發生變化，而且會極大地推動其價值的實現。檔案只有提供給需求者使用，才能實現其價值，而且利用程度越高越能體現其價值。在信息化時代已經到來的今天，高校正在進行數字化校園的建設工作，作為數字化校園建設工作的一部分，高校檔案管理必須進行信息化建設。而且檔案的信息化建設也應列為國家信息化建設工作中。在檔案管理信息化的過程中，基礎的準備工作應當是完善檔案網絡建設，工作核心在于檔案信息資源建設，最終目的在于檔案信息化資源開發利用。只有這樣才能加快信息服務網絡化和管理標準化的建設，最終促進檔案資源的數字化。

（三）高校檔案管理信息化可以促進社會資源與高校資源的互動性

科學技術是第一生產力。當今社會處在信息化高速發展的時代，文化和科技無時無刻不體現著其重要的社會發展的推動價值，而高校是科技、文化資源的匯聚地甚至是發源地，高校檔案又承載著文化科技資源采集與傳播責任，加強這些資源的傳播與利用，可以更好地促進社會的發展。

二、高校檔案管理信息化建設存在的問題

為了順應形勢的發展，各個高等院校采取了諸多積極措施來推進高校檔案管理的信息化進程。盡管這一建設已經取得了很大的進步，但是高校檔案管理信息化建設總體還處在初級發展階段，依然存在很多的問題。

（一）傳統的檔案管理理念滿足不了信息化的發展需求

雖然檔案的信息化建設已經逐步發展，但傳統的“重藏輕用”的檔案管理理念依然“根深蒂固”。信息化是社會發展的主流，信息化建設是知識經濟發展的必然要求。檔案是最初的信息源，將檔案信息資源更快更準確地傳播出去并轉化為社會生產力，更高效地服務于社會的發展是信息時代的要求。摒棄“重藏輕用”的管理理念，更新檔案的管理理念，用活用好檔案的信息資源，才能為檔案管理工作注入新的力量，適應并推動社會發展。

（二）基礎設施落后，建設管理費用不足

雖然檔案管理信息化建設迫在眉睫，有關部門也意識到建設的必要性，但是建設管理費用目前還沒有得到有效的解決。當前檔案管理的基礎設施較為簡陋落后，不能滿足信息化的要求，需要資金進行升級建設。為了實現檔案管理的信息化，同樣需要資金進行相關設備的配置及維護。費用不足是現階段束縛高校檔案的信息化建設的最大瓶頸。

（三）檔案管理人員的整體素質有待提高

檔案管理雖有著重要的社會意義，但是由于檔案信息管理人才培養機制不夠健全，導致檔案信息化管理的人才比較短缺，精通信息化的檔案人員更是稀少。現階段，從事檔案管理的工作人員幾乎沒有檔案專業的，甚至有很多的工作人員是高校為了引進人才安排其家屬，更不用說是否懂得現代化系統化的檔案管理理論知識，對他們的培訓不但少而且還不科學。部分檔案管理工作的領導，思想守舊，缺乏對檔案信息化建設重要性的認識。就目前高校的情況看，檔案管理人員的素質有待提高。

（四）檔案管理信息化標準缺乏統一

檔案館藏數字化標準、檔案信息網站的系統設計及應用標準、高校的檔案數據庫與地方的檔案數據庫互聯的標準等亟需規范。保證電子文件的真實性、完整性及原始性問題，電子簽名的真實性、認證性問題等不但需要嚴謹的技術保證，還需要有標準的支持及法規法律的保障。

（五）檔案信息化資源不夠集中且安全保障體系不完善

隨著信息化的日益膨脹不斷更新，大量有價值的電子信息需要被及時存儲，但由于檔案管理體系與高校整體自動化系統脫軌，導致各部門產生的不斷堆積的電子文件資源相對分散，進而使信息化檔案接收的任務變得繁重。再則數字化技術飛速發展極大方便了文檔的數字化，從而方便了其信息化管理。同時，由于檔案管理信息化安全保障體系不夠完善，因此這也加大了泄密的危害程度、增多了泄密的渠道、增加了保密手段的困難等，增加了安全隱患。

三、現階段加強高校檔案管理信息化建設的有效對策

（一）通過資金投入加強基礎設施建設

想要建立完備的檔案管理信息化系統至少要擁有一系列現代化軟硬件設備。這樣需要高校加大資金投入，滿足基礎的設備需求，在此基礎上，高校檔案館要建成檔案局域網式的自動化集成管理，使得館內工作人員可以進行檔案的整理、編目等主要業務工作，使全館業務管理在自動化的基礎上形成一個整體，并向來館的利用者提供檢索和查詢等聯機服務；再則，鏈接數字化校園網向檔案局域網覆蓋范圍內和權限范圍的各個部門以及個人提供服務。

（二）強化檔案信息化意識，不斷加強高校檔案管理信息化人才隊伍的建設

高校各級領導首先要從思想意識上改變傳統檔案工作觀，樹立現代化檔案管理的意識，重視檔案工作的重要性，制定符合現代檔案管理規律的規章制度，將其納入數字化校園建設中。這就要求我們要樹立信息化觀念，變革傳統，在檔案管理模式中采用現代化信息技術的一些新觀念、新設備以及新方法。因此，這就要求高校檔案工作者不斷自我更新，順應信息化要求，具備一定的信息化專業技能；同時，高校管理者也應當高度重視檔案工作人員的培訓和繼續教育工作，將培養符合信息化建設要求的檔案人員也納入高校師資隊伍的建設中，從人才培養上保證高校檔案管理信息化的建設。

（三）建設功能齊全的檔案信息數據庫

我們一般將檔案信息數據庫看做有組織、系統化的數字大集合。對于高校而言，要建設功能齊全的檔案信息數據庫，那么，其信息首先在于檔案館自身現存的館藏檔案，我們可以通過一些利用數字化技術手段將其他形式存儲的所有館藏檔案數據信息轉化為數字記錄方式，完成現有館藏檔案信息向數字化的轉化。此外，可以通過資金投入購買一定數量的數據庫，填補自身數據庫的不足，擴大數據庫的規模。最后通過校園網連接互聯網，擴大檔案管理信息化區域，實現全球高校檔案資源共享。

（四）規范檔案信息化建設的標準和制度

規范標準化建設，是檔案管理信息化建設的重要環節，因為數據標準不統一就會給檔案的收集、保存、利用和日后的資源共享帶來不便。為順應檔案管理信息化進程，國家出臺了《CGD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理規范》《電子文件歸檔與管理規范》等相關標準，以規范標準制度。所以高校檔案館應該從自身實際出發，逐步按照計算機軟硬件系統的標準、網絡傳輸的標準、機讀格式標準、著錄規則的標準、文獻標注的標準等來規范本校檔案信息化建設。

（五）加強相應的信息化安全措施建設

盡管檔案管理信息化可以提供快捷、優質、高效的服務，同時也存在諸多安全隱患。因此，信息化自身建設方面有必要采取一定技術手段構建各類安全防護體系，諸如建構計算機系統安全防范體系、網絡安全防范體系等，而且要對系統進行定期維護更新以消除不必要風險。此外，完善安全管理制度建設，設定安全登錄權限，防止非法操作，從每一個環節解決信息失真的隱患。

四、結論

隨著信息時代的到來，高校檔案管理信息化建設勢在必行。這一舉措不僅有利于高校自身建設的發展，為日常教學和科研等工作的順利進行提供保障，而且對整個社會的資源共享、文化交流、文明進步有著重要的推動作用。因此我們要正視目前檔案信息化建設過程中存在的困難和問題，增強信心，采取積極有效的措施，從基礎設施入手穩步推進信息化建設，使高校檔案信息化工作步入正軌。

【參考文獻】

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篇9

【關鍵詞】檔案意識 培養 檔案工作效益

【中圖分類號】G271 【文獻標識碼】A 【文章編號】1674－4810（2012）07－0023－03

檔案是國家機構、社會組織或個人在社會活動中直接形成的有價值的各種形式的歷史記錄。檔案作為一種社會財富，一種重要的信息資源，近年來隨著檔案部門管理水平和宣傳力度的不斷加強，正日益為廣大民眾所認知，并在社會傳播過程中受到越來越多的關注和使用。大眾對檔案的認知水平有所提高，但對檔案價值的認識和利用還遠遠不夠，據調查，當需要探究某個未知對象時，83.6%的人選擇使用網絡，67.7%的人會選擇去圖書館或資料室，而只有14.2%的人會想到或可能會去檔案館。除了對象屬性、使用效率等客觀因素的影響外，檔案作為一種有原始記錄特性的資源，其利用率顯然大大低于前兩者，與檔案本身巨大的歷史和參考價值相比明顯不成比例。這雖然與檔案工作的硬件建設有關，但更與大眾的檔案意識直接關聯。

一 檔案意識淡薄是高職院校當前普遍存在的問題

檔案意識是人們對檔案及檔案管理工作在社會各個領域實踐活動中所處的地位、所起的作用、所具有的性質的一種認識，這種認識的正確與否和強弱程度，直接關系著檔案效益的發揮。社會上各行各業、擔負著不同工作的人們，對檔案和檔案工作的認識水平，共同構成了社會的檔案意識，它反映著整個社會對檔案和檔案工作的認識和態度，表現出社會對檔案和檔案工作的重視程度，也是反映社會文明程度的一個重要方面。從上述的調查數據中可見，當前社會的檔案意識尚未普及，如何提高人們對檔案和檔案工作的認識水平仍然是我們增強檔案社會職能、提升檔案工作效益的關鍵環節。筆者通過對高職院校檔案工作的了解和研究發現，高職院校師生也不同程度地存在檔案意識淡薄、檔案管理工作質量不高的現象，而且檔案意識淡薄是我國高職院校當前普遍存在的問題，在一定程度上制約著高職院校的整體發展，需要進一步從教育發展、人才培養的高度去看待檔案意識的培養問題，并采取切實措施，為增強檔案意識、提高檔案工作效益做出積極努力。

二 當前高職院校檔案意識淡薄的主要表現和原因

作為社會檔案意識反映的一個縮影，高職院校檔案意識淡薄有其歷史原因和現實的客觀原因，主要表現在以下方面：

第一，歷史的原因造成了許多檔案館（室）工作與公眾的距離，讓人們有一種敬而遠之的心理，不關心檔案的作用和價值，也不會產生利用檔案的念頭。各院校“養在深閨人未識”的檔案館（室），儼然是一個保密機關，較為封閉，檔案和檔案工作被蒙上了一層神秘的面紗，因此不少人根本不知道檔案到底為何物。在高職院校，一般職工覺得檔案館（室）是保密重地，與自己沒有關系，除非因工作需要必須查閱存檔的文件，否則不會輕易地踏進檔案部門的大門；學生更認為學校檔案工作與己無關。這種狀況，正是直接導致學校師生的檔案意識淡薄的主因。

第二，學校各級領導對檔案工作重視不夠。檔案工作是高職院校一項政策性、業務性都很強的重要工作，由于受傳統觀念、工作方法和思維習慣等主客觀因素的影響，不少高職院校領導并沒有從根本上認識到檔案工作的重要性，在潛意識中存在重建設、輕檔案的思想。如在檔案工作人員的配備上，許多高職院校的絕大多數檔案管理人員沒有按檔案工作要求去配備；不少院校沒有落實必要的檔案專用經費，不太重視檔案的保管條件，不能實現“兩室”“三室”分開；院校領導對檔案工作疏于過問，不把檔案工作納入議事日程等。領導對檔案工作的認知觀念無形中影響著干部職工對檔案工作的態度；同時，領導忽視往往給檔案部門帶來人員缺少、經費不足、設備陳舊的尷尬局面，在很大程度上制約了高職院校檔案工作的有效發展和師生對檔案工作的認識水平。

第三，檔案工作人員職業意識不強，對檔案的作用和意義認識不足。檔案是人類社會活動的原始記錄，具有很高的憑證價值，隱藏著許多信息，在政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、教育等方面都可發揮其特有的重要作用。當前，我國有相當一部分高職院校是合并組建院校，檔案分散，檔案管理人員變動大，加之合并重建檔案的難度大，部分檔案工作者對檔案工作的重要性認識不到位，導致很多高職院校檔案工作效率較低，還主要依靠手工處理，檔案人員還存在“坐堂等客”的工作方法，沒有從被動的保管員轉為主動的服務者，未能從封閉走向開放、主動融入社會，為社會和學校的發展服務。

第四，高職院校許多基層部門沒有充分認識到檔案管理工作在整個教學、科研和管理中的重要作用，歸檔意識不強，不能很好地配合學校檔案館（室）做好檔案的歸檔、管理工作。有的基層部門兼職檔案管理人員歸檔拖拉，對應歸檔的檔案材料不能按時按規定移交。有的工作人員只圖自己在工作中使用方便，沒有把文件、資料保留存檔的習慣，造成了工作中各個環節的文件材料不全，或歸檔材料不規范、不完整，在很大程度上影響了正常的教學、管理工作秩序，同時也影響了檔案材料的真實性。這些問題的發生，歸根到底還是因為檔案意識不強，檔案工作不到位，致使高職院校檔案工作無法進行有效的統一管理而產生的。

第五，高職院校大學生檔案意識極為缺失，對自身檔案內容不了解，對學校和社會的檔案管理制度及轉檔程序知之甚少，甚至還存在大學畢業生“棄檔”現象。很多大學生畢業后，不清楚自己在校學習期間所形成的學生檔案會在自己畢業后成為干部人事檔案或工人檔案，不清楚自己的檔案會隨著自己的畢業離校而發生轉遞的情況；有些畢業生雖然知道，但對此事不關注。這兩種情況都使大學生畢業后沒能及時關注自己人事檔案的下落。如果學生有檔案意識，畢業后能及時了解自己的人事檔案的下落，發生檔案丟失的情況就會大大減少。

三 大力加強檔案意識培養工作，切實提高高職院校檔案工作效益

筆者認為解決當前我國高職院校師生檔案意識缺失，提高高職院校的檔案利用率和檔案工作效益，應從以下方面入手：

1．強化高職院校各層次領導的檔案意識

“工作好不好，關鍵看領導”，只有領導充分認識到檔案工作對學校教學、管理等工作的重要性，才會將檔案管理工作列入議事日程，認真開展檔案工作的研究、規劃、布置、考核和檢查指導，幫助解決學校檔案工作中存在的問題和困難，才能對教職工增強檔案意識起到積極的推動和影響作用。同時，檔案工作者也要抓住有利時機，把黨和國家有關檔案工作的法規、方針政策和工作要求等多向領導匯報，使領導更加了解和認識檔案工作。同時在工作中要勤于向領導請示匯報，善于利用檔案工作中正反兩方面的經驗教訓，加強領導對檔案工作的感性認識，幫助解決工作中的實際問題。

2．不斷提高檔案管理人員的業務素質和檔案意識，尤其要強化檔案服務意識

檔案人員的思想政治素質及業務能力充分反映在檔案管理的質量和水平上，而且與檔案人員的檔案意識息息相關，因此，建設一支高素質檔案工作人員隊伍，是做好檔案工作的基礎。

第一，注重檔案管理人員的培養，不斷提高他們對檔案工作重要意義的認識，加強工作責任感和事業心。要從政治、工作、學習、生活等方面關心檔案管理人員，使他們安心工作，在工作崗位上更好地發揮作用。

第二，幫助檔案管理人員在工作中解放思想，不斷學習調整知識結構和能力結構，定期組織他們參加有關培訓或外出參觀學習，更新業務知識和技術水平。

第三，要強化檔案服務意識，提高檔案的利用效率。檔案管理人員必須牢固樹立“服務第一”的思想，全心全意為教學、科研、管理等各項工作服務。要深入基層及時了解學校師生對檔案信息的需求，開發好檔案信息資源，更好地發揮檔案工作在學校發展建設中的作用，以自身的工作實效改變人們對檔案的消極看法，不斷提高人們對檔案的重視程度。

第四，要重視和加強兼職檔案人員隊伍建設。兼職檔案隊伍對貫徹檔案法律法規和落實學校檔案工作起到重要的支柱作用，但往往由于部門不夠重視，兼職檔案員檔案意識薄弱，加之兼職檔案管理人員流動性大，工作責任不明確，許多兼職檔案人員存在應付思想，導致檔案材料收集難、保管難、歸檔難。因此，對兼職檔案人員的教育和培養不容忽視，高職院校應進一步穩定兼職檔案人員隊伍，強化其責任心，提高業務能力，使兼職檔案員能夠真正成為高職院校基層檔案工作的骨干力量。

3．積極開展多種形式的學習宣傳活動

開展檔案法規和檔案知識的學習、宣傳，是增強廣大師生檔案意識的重要手段，高職院校應對此項工作常抓不懈。要結合實際組織學習和廣泛宣傳，使學校師生能增強檔案意識，形成人人重視檔案，支持檔案工作的良好氛圍。由于長期受檔案神秘傳統意識的影響，人們對檔案材料的開發利用不同程度地存在顧慮，重存、重保、輕用，許多富有價值的檔案材料都沒有被學校師生有效利用，從而制約了學校檔案服務功能的有效發揮。學校在這方面一定要解放思想，充分認識新形勢對檔案工作的新要求，積極探索檔案開發利用的新思路、新方法，為廣大師生員工服務，為社會各界服務。高職院校可采取多種多樣的學習宣傳形式，如：通過校報、黑板報、櫥窗、書籍、智能辦公系統和校園網等，宣傳國家檔案法規及相關管理制度，讓廣大師生學習檔案基本知識，分清文書、教學、科研檔案及人事檔案等的區別，學會利用檔案的基本方法，充分認識檔案資料的價值和作用，增強檔案意識，從而更加重視和支持檔案工作。

4．建立健全檔案管理制度，使檔案工作制度化、規范化、科學化

增強檔案意識，要有相應的約束機制，其重要的一條就是要用規章制度管人管事，懂規矩，才能明事理而強意識。事實證明，一些部門檔案工作規章制度落實不好，工作人員的檔案意識就差；反之，制度堅持好，檔案基礎工作做得好的，工作人員的檔案意識也較強。所以，制度是基礎，落實是關鍵。高職院校應根據實際情況，建立科學規范的檔案管理制度，在實際工作中做到有法可依，有章可循。同時，檔案工作制度的落實也必須敢于“動真格”，把檔案管理工作納入各部門和各級管理人員的崗位責任，作為考核工作職責和管理水平的內容之一，與各個部門、各級管理人員的考核、晉職、獎懲、績效掛鉤。同時，要抓好檢查指導，監督和推動檔案工作的開展。通過建立制度，抓好落實，使檔案工作由抽象到具體，由“幕后”到“臺前”，真正融入到教學、科研、管理的各個環節，形成各級領導重視、全體教職工自覺配合的良好局面，使檔案工作向制度化、規范化、科學化的方向發展。

5．重視和加強在校大學生的檔案意識培養工作

高職院校大學生是一支未來的國家建設的生力軍，是一個正在集中接受教育的龐大群體和后備力量，是檔案知識宣傳教育的薄弱環節，但同時也蘊藏著較好的檔案意識培養時機。抓好大學生的檔案意識培養，對社會檔案意識、家庭檔案意識提升均有積極的意義。高職院校可從以下幾方面著手培養在校生的檔案意識：

第一，利用新生入學教育的機會培養學生檔案意識，在新生入學教育中增加檔案基礎知識與檔案信息運用技能的內容，特別是與學生有密切關系的內容。如印發有關“學生檔案”的資料，讓學生了解自己的檔案應包括哪些內容，在學習階段形成的檔案哪些會裝入學籍檔案，今后社會和工作單位會如何利用自己的檔案等。還可利用新生填寫學籍表、學年鑒定表、團員登記表、入團、入黨申請書、志愿書等機會培養學生的檔案意識。老師在指導新生填寫這些材料時，應因勢利導地告知學生作為檔案保存的這些材料有什么要求，填寫不規范會有什么樣的影響等。

第二，加強對大學畢業生檔案使用的宣傳教育。畢業生就業指導課、就業講座可加入檔案意識培養內容，介紹檔案對求職及個人發展的重要作用，說明檔案轉遞的基本程序和要求，教育畢業生重視自己的檔案、關注畢業生檔案轉遞去向、利用新的工作單位的檔案材料加快適應新工作崗位等檔案知識。

第三，在平時的課程學習中教會學生利用檔案。例如，在《應用文寫作》及選修《檔案管理學》教學中，除了讓學生掌握基本的檔案理論知識外，更重要的是要培養學生的動手能力，學會利用檔案。可以拿出一些檔案復印件或重份的檔案，如公文范本檔案，讓學生親手接觸檔案，使教學更直觀，對學生檔案意識的培養起到潛移默化的作用。

6．加強高職院校檔案管理的信息化建設，提高檔案管理工作效益

檔案管理人員要不斷提升檔案信息開發利用能力，提高檔案的現代化管理水平，創新檔案管理方法，實施檔案信息化，充分利用網絡信息管理優勢，建立健全檔案工作網絡體系，實現學校檔案信息的資源共享和檔案利用價值的最大化，充分發揮檔案的功能和作用，提高檔案服務質量，隨時主動為學校的中心工作和建設大局提供優質服務，讓師生員工真切感受到檔案工作在學校發展建設中的重要作用，深入體會到檔案的價值，進而促進廣大師生檔案意識的提高。

綜上所述，高職院校檔案工作是一項重要的管理工作，也是對師生進行教育的一項重要內容，只有重視檔案意識的培養，加強管理制度的建立健全和檢查落實，加強信息化建設，提高檔案利用率和服務水平，才能喚起師生的認同和重視，形成各部門、各級管理人員支持配合、師生共同做好檔案工作的良好局面，從而切實提高高職院校檔案工作的效益。

參考文獻

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篇10

關鍵字： 醫院 基建 檔案資料

【分類號】：R197.322

隨著近年來醫院基礎建設項目增加、規模擴大，并且因為其還具有建設周期長、資金投入大、協調環節多的特點，所以醫院基建檔案資料的整理歸檔就顯得十分重要，其不但體現了工程質量的實際狀況，反應工程的真實面貌，而且也是整個醫院檔案的重要組成部分，可以為醫院的建設、維修、管理、改擴建服務。

1 基建檔案在醫院管理中的作用

醫院的基建檔案資料主要是基建項目從立項到竣工交付使用后的各種手續、證件、批復、合同協議、變更等各種類的資料。檔案資料是一種不可再生的寶貴信息資源，參與建設的每位人員都有義務和職責做好收集、保護、歸檔工作。

醫院工程基建檔案資料體現了參建單位按照建設法律法規、規范標準、強制性條文的執行建設過程中的全面控制情況，并且是為工程質量責任提供真實有效的法律依據，還為城市基礎建設及現有工程新建、擴建、改建、維修、管理提供現實數據，同時通過對檔案資料的數據統計分析發現和處理質量、安全、管理等各方面的問題。

2 醫院基建工程檔案的管理

醫院基建工程檔案資料的管理是一個全過程控制工作，工程檔案資料應保持真實可靠性，不可隨意涂改，并按照工程進度同步進行收集、整理、移交。工程檔案資料一般應使用原件并且具有字跡清楚、圖樣清晰、圖標整潔，當使用復印件的時候要具有可追溯性；需要多方簽認的資料文件應由責任單位負責，并且簽字蓋章齊全，內容完整真實，并且逐步進行信息化管理，適于長久保存。

對于作為建設單位的醫院主體來說必須對資料的管理負總責，并建立資料管理規章制度，并和監理一同督促和規范施工單位資料文檔的管理制度，將資料管理納入到工程建設的各個環節和各個人員的職責范圍，醫院建設單位應該負責過程中勘察、設計、監理、施工等單位組卷歸檔的工程資料；特別是對列入城建檔案管接收范圍的工程，建設單位應在組織竣工驗收前提請城建檔案館對竣工資料進行預驗收。

3 醫院基建檔案文件的形成

從醫院項目立項建設開始到竣工驗收資料提交過程中，期間要針對各個階段形成各種檔案資料文件，一般如下：

1 項目申請階段主要進行《項目建議書》的編制及主管部門對項目建議書的批復。

2 在項目立項階段主要是進行《可行性研究報告》和《規劃意見書》的編制及主管部門批復。

3 對列入年度建設計劃的醫院項目進行年度計劃項目申報及上級部門下發年度計劃項目表。

4 在征地階段主要進行《規劃意見書》、《建設項目用地預審意見》、《建設用地規劃許可證》、《建設用地批準書》、《國有土地使用證》、《地形測量報告》等文件的辦理形成。

5 在勘察階段進行勘察招投標工作，形成《建設工程勘察合同》、《工程地質勘察報告》、《水文地質勘察報告》等。

6 設計階段進行設計招投標工作，形成《建設工程設計合同》、《建設工程設計概算》、《初步設計及設計說明》等；報審階段形成《設計方案審查意見》、《建設工程規劃許可證》

7 施工圖編制階段形成《施工圖及設計說明》、《設計計算書》；報審階段形成《施工圖設計文件審查通知書》、《施工圖審查報告》、《建設工程消防設計審核意見》等。

8 監理招投標階段形成《監理中標通知書》、《建設工程委托監理合同》。

9 施工招投標階段形成《施工中標通知書》、《建設工程施工合同》。

10 辦理開工手續形成《建設工程質量、安全監督手續》、《建設工程施工許可證》、《施工現場移交單》

11 在施工階段要注意《工程變更及簽證》、《專項驗收文件》。

12 在預驗收前形成《建設工程竣工檔案預驗收意見》、《單位工程竣工預驗收報驗表》、《單位工程質量控制核查報告》、《單位工程安全和功能檢驗資料核查及主要功能抽查記錄》、《單位工程觀感質量檢查記錄》、《工程竣工報告》、由勘察、設計、監理單位出具的《工程質量檢查報告》。

13 驗收階段形成《工程竣工報告》、《單位工程質量竣工驗收記錄》

14 工程移交階段形成《竣工移交證書》、《房屋建筑質量保修書》

15 移交后辦理《建筑工程竣工驗收備案表》并向城市檔案館移交工程資料。

上述資料應該按照類別按照形成的時間先后進行歸檔整理編號，必須包括立項文件，建設用地、征地、拆遷文件，勘察、測繪、設計文件，工程招投標及合同文件，工程開工竣工過程資料文件，工程影音文件等。

3 醫院基建檔案資料管理需要注意的問題

醫院基建檔案管理工作的關鍵是全員重視，而工程的管理、設計、技術人員和施工人員全程參與工程項目，大量的檔案產生于此，必須發揮全體參戰人員的檔案意識，及時歸檔，認真整理，確保檔案資料的完整、準確、真實性。同時應該把醫院基建檔案管理工作要納入醫院計劃管理中，從制度上提升檔案管理的重要性，真正解決檔案不被重視管理的問題。 伴隨著醫院的發展，要做好基建檔案利用、再開發工作，基建檔案資料所能提供信息逐步放大，積極開發利用檔案信息，提高檔案工作的效率，實現檔案管理現代化，滿足不同的利用要求，從而達到檔案價值的真正目的。

4 結束語

醫院基建工程是關系到社會民生的百年大計，而基建檔案資料的科學管理、有效利用則是保障醫院建筑建設、維護、使用的基礎，因此必須把醫院基建檔案資料做到規范化、標準化、信息化，積極開發醫院檔案信息資源，為醫院發展提供完整、正確、真實的基建資料，充分發揮基建檔案在醫院管理決策工作中的重要作用。

參考文獻：