企業檔案管理規章制度范文

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企業檔案管理規章制度

篇1

[關鍵詞]檔案管理;數字化;創新策略;規章制度;檔案信息安全

引言

新時期,隨著檔案管理水平和服務質量的提升,再加上信息技術的應用,創新管理方式,推動檔案管理數字化是十分必要的。這樣不僅順應時展趨勢,還能有效提升檔案管理水平,為人們獲取檔案信息資源創造便利。但不能忽視的是,目前檔案數字化管理工作中仍然存在不足,需要革新思想觀念,完善管理規章制度,促進檔案管理水平和服務質量提高。

1新時期檔案數字化管理及其創新的意義

在信息技術被應用到檔案管理工作之中的背景下,檔案管理數字化趨勢越來越明顯,其重要作用表現在以下幾點。

1.1順應時展趨勢

當前,信息技術、掃描儀等先進設備逐漸被廣泛應用到檔案管理活動當中,有力的推動檔案管理的創新發展,也為檔案管理創新發展提供了便利,有利于提升檔案管理水平。因此,在這樣的背景下,創新管理方式,健全完善管理規章制度,實現檔案管理數字化,這是順應時展趨勢的必然要求,對推動檔案管理各項活動順利進行具有重要作用。

1.2提高檔案管理水平

當前,在信息技術和掃描技術得到有效利用的背景下,再加上檔案管理人員綜合技能的提升,檔案管理數字化是一種必然趨勢。事實上,實現管理數字化,不僅方便檔案信息資源的整理和歸檔,還能方便查詢,可以有效滿足使用者的需要,促進檔案管理服務質量提升。數字化管理還可以減少檔案資料的占地面積,提高檔案資料的防火、防水能力,進而促進檔案管理水平提高,有效滿足人們使用檔案信息資源的需要。

1.3提升檔案工作服務質量

在檔案管理數字化的趨勢下,通過創新管理方式,構建檔案信息資源數據庫,對檔案資料進行數字化處理,然后編號并存儲,構建完善的檔案信息資料庫。當使用者需要使用檔案資料時,只需要輸入目錄和編號就可以快速查詢到所需要的檔案資料,滿足使用者獲取并使用檔案信息資源的需要。并且這對提升檔案信息服務質量,有效滿足人們日常生活需要的重要意義是不言而喻的。

2新時期檔案數字化管理及其創新的策略

當前,在檔案管理過程中,由于一些管理人員素質偏低,相關制度沒有嚴格落實,制約檔案管理水平提升,影響檔案管理的創新與發展。為彌補這些不足,順應檔案管理數字化趨勢,促進檔案管理水平提升,有效滿足人們使用檔案信息資源的需要,需要從以下幾個方面采取創新策略。

2.1做好宣傳工作,重視檔案數字化管理

新時期,要充分認識檔案管理數字化的重要意義,創新思維,革新管理理念,順應時展趨勢,推動檔案管理工作水平提升。并在制度、資金、檔案管理人才等方面加大支持力度,健全完善檔案管理制度措施,加大相應的資金投入,注重提高檔案管理人員的綜合素質,進而推動檔案管理數字化的各項活動順利進行。檔案管理人員要增強責任感和使命感,順應時展趨勢,把握檔案管理數字化的要求,加強自身學習,掌握檔案管理專業知識和技能,不斷豐富檔案管理工作經驗,努力適應新形勢和新需要,進而推動檔案管理工作順利進行,有效提升檔案管理水平。

2.2健全完善檔案數字化管理的規章制度

根據檔案管理數字化需要,健全完善管理規章制度,并嚴格執行和落實,為各項活動順利開展提供制度保障,推動檔案管理規范化和制度化。要明確檔案管理人員職責,建立并落實責任制,讓他們自覺遵守制度要求,履行好自己的職責。健全完善檔案管理制度,加強整理、歸檔、存儲、使用等各環節的管理,從而提高管理工作的規范化水平。建立獎懲激勵機制,對管理工作到位,服務質量高的部門和個人實施獎勵。從而激發他們的主動性,更好順應檔案管理數字化趨勢,努力提升檔案管理和服務質量。

2.3重視數據庫建設,提高數字化管理水平

構建檔案管理數據庫,對檔案信息資源進行統一管理。做好檔案資料掃描、圖像處理、業務管理、目錄管理、信息查詢、數據分析等工作,充實和完善檔案管理信息系統。同時還要采集檔案信息資源,構建檔案信息數據庫。利用掃描儀、數據壓縮等技術,將紙質檔案轉化為電子檔案,并保證檔案信息資料完整,從而方便數據信息查閱和使用,促進檔案管理水平提升。

2.4構建安全保障體系,確保檔案信息安全可靠

加強安全管理,構建安全保障體系也是不可忽視的內容。應該重視檔案管理安全保障技術應用,綜合采用密鑰技術、訪問控制技術、加密存儲和傳輸技術等有效措施,提高數據庫信息的安全,防止檔案信息泄露,避免檔案資料丟失,進而有效確保檔案信息資料的安全。對于紙質檔案,也要及時整理和歸檔,保證室內環境良好,注重防水、防火和防鼠害等工作,避免檔案信息資料丟失。綜合采用上述安全保障措施,進而實現對檔案信息的有效管理,確保檔案資料完整,為人們有效使用檔案信息資料創造便利。

2.5提高檔案管理工作人員綜合素質

加強檔案管理工作隊伍建設,注重引進基礎扎實,檔案管理技能強的工作人員,建立素質高的工作隊伍。在此基礎上,還要做好管理人員的培訓工作,讓他們熟練掌握信息技術和檔案管理技巧,有效開展各項工作,順應數字化管理趨勢,努力提升檔案管理水平。

3結語

新時期,隨著信息技術在檔案管理工作的應用,檔案數字化管理趨勢越來越明顯。在這樣的背景下,應該注重現代信息技術應用,創新思想觀念,健全完善管理規章制度。從而有效約束和規范檔案管理的各項工作,促進檔案管理水平和服務質量提升。

主要參考文獻

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[4]徐梅,韓吉紅.淺談檔案數字化管理的應用[J].辦公室業務,2016(3):132-133.

篇2

關鍵詞: 高職學生檔案管理 困境 出路

學生檔案管理是學生工作的重要組成部分,是系部中心工作之一,是考核系部學生工作管理水平的標準之一,是進行學生工作改革、學生工作研究、學生工作發展的基礎條件。只有借助于各種學生檔案資料,各項學生工作才能少走彎路,才能得到更快更好地發展和提高。

一、高職院校學生檔案管理中存在的困境

1.對學生檔案重視度不夠。

從新生入學到學成畢業,學生檔案材料至關重要,然而由于平時對學生檔案的需求不是很大,因此在學生在校期間很少被利用,也就很少有人關注學生檔案的重要性,只有在畢業生擇業時才被用人單位調閱,大部分時候這些豐富的檔案資源均被閑置,沒能發揮更多的作用。在當今社會大發展的背景下,高職院校學生的就業觀、擇業觀出現了務實的趨向,就業領域日益擴展到社會的方方面面,進入私人企業、民營企業、外資企業等公司的越來越多,但此類企業往往重使用、輕培養,對學生的檔案、人事關系重視不夠,意識不強。這就客觀上造成畢業生檔案流失的現象,形成了檔案可有可無的觀念。

2.檔案管理制度不完善。

我國相關部門頒布有《檔案法》,一些省市也有相關的檔案管理條例。但是,在高職院校學生檔案管理方面,沒有統一的、詳細的、符合實情的、可以遵循的管理規章制度,而一般都是沿用以往的老辦法,沒有一個統一的標準,這樣收集的檔案材料也就不可能齊全;在整理學生檔案的環節上也沒有科學的管理規章制度,造成鑒別核對、歸檔整理、保管保密和信息使用等方面的管理不規范。由于管理制度不完善,在方法上隨意性較大,致使學生檔案材料雜亂。另外,在組卷裝訂上也不規范,沒有嚴格的規定,雖然短時間內沒有太大的影響,但隨著時間的推移,越來越多的案卷沒有規范的裝訂,也沒有統一的查尋標準,形式上既不美觀,查詢時又影響工作效率。

3.學生檔案材料不全面。

多數高校學生檔案管理沒有明確的學生檔案材料的歸檔范圍與要求,使得能夠充分反映學生綜合素質的各種材料得不到及時歸檔,不利于高校對學生進行全面考察了解。同時學生檔案中的主觀評價材料內容過多,而客觀評價的資料不夠,高職院校畢業生的檔案中最多的是上學階段老師、學校的操行評語,缺少深刻、全面反映學生素質的客觀材料。

4.學生檔案信息資源的利用與開發不夠。

收集學生檔案的目的不僅僅在于保存,更重要的在于利用。而許多高職院校對學生檔案管理重視程度不夠,在需要使用時卻發現沒有的或者資料不全的事情時有發生,因此未能發揮學生檔案的應有作用。學生檔案是學院檔案的重要組成部分,它產生于學院學生工作的各個環節,又服務于學院的學生工作。學生檔案的開發利用工作的開展情況,直接影響其作用的發揮。尤其在當今高等教育大發展、教育教學改革不斷深入、國家教育部對高等院校教學水平評估的階段,學生檔案的作用就更加突出。

二、高職院校學生檔案管理的出路

1.學生檔案管理要規范化、制度化。

高職院校應當設立專門的學生檔案管理部門,制定學生檔案管理的相關規章制度和崗位職責。不僅學院學生檔案管理部門要有相關的管理制度,系(部)更應有學生檔案管理的相應規章制度和崗位職責規定。各系部都應至少有一個檔案室并配備專門人員負責學生檔案的收集整理,而且要有相應的監督措施,以保障學生檔案的完整性。

2.提高兼職檔案管理人員的素質。

提高檔案人員的素質可以從以下三個方面入手:一是加強檔案管理人員的職業道德教育;二是創造條件,不斷提高檔案管理人員的業務素質,通過系統進修、培訓、講座等多種形式為兼職檔案管理者提供繼續教育的機會,將兼職檔案管理者的培訓進修納入學院師資培訓整體計劃;三是建立科學的檔案管理者素質評價體系,檔案管理人員素質評價體系主要包括基本素質評價、職責評價與績效評價,通過建立科學的檔案管理人員素質評價體系,有效地激發檔案管理人員的榮譽感和成就感,自覺提高素質,從而提高教學檔案管理隊伍的整體素質。

3.注重學生檔案的利用與開發。

學生檔案的作用是通過其開發與利用工作來實現的,否則只是把它鎖在檔案柜里,成為“死檔案”,就失去它的使用價值。因此學生檔案工作人員要大力開發學生檔案資源,關注學生工作的進展,對學生檔案提出的新要求,制定相應的學生檔案管理和開發措施,及時對學生檔案進行二、三次加工,將靜態的檔案轉化為動態的信息。通過檔案人員對檔案信息進行分析、研究、篩選、加工、編纂,把原始的、分散的、零碎的、靜態的學生檔案加工成為系統的、整體的檔案信息,為學生工作提供有力的資料。

參考文獻:

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【關鍵詞】信息化環境 事業單位 檔案管理 存在問題 創新研究措施

在我國信息技術不斷發展的大時代背景下,事業單位的檔案管理建設是指事業單位內部統一規劃與管理檔案信息,全面的使用新時期的信息技術加強檔信息的管理與歸納,從而保證事業單位的檔案管理工作與現代化社會相融合。我國科學技術的發展推動了信息技術的進步,在這種時代背景下事業單位的檔案管理工作中存在缺陷,因此及時加強檔案管理的創新是十分有必要的。在信息化大環境下,加強檔案管理的信息化發展,顧名思義就是將以往紙質的檔案全面向新型的電子檔案進行轉變,科學合理的利用信息技術記錄、分析與處理相應的檔案信息。該項工作的具體展開并不是的一次性能夠完成的,需要事業單位內部進行長期的錄入與處理。在事業單位的檔案管理信息化工作中仍然存在很多的問題,對整個檔案管理進行與發展產生了不利的影響,事業單位應當找準具有針對性的措施進行檔案管理工作的創新,保證事業單位能夠穩定運行。

一、我國事業單位的檔案管理工作展開的原則

(一)將靈活與嚴謹相統一的原則。事業單位的檔案管理工作必須及時結合國家制定的相應標準來展開,并合理科學的制定切實可行的制度,制度必須具有高度的規范性與嚴謹性。但是因為我國的事業單位在實際工作中展現的特點以及規模具有極大的不同,使得在檔案管理工作的制度規范與管理方式具有一定的差異性,不能統一進行管理與要求,不同事業單位之間必須結合自身運行與發展的實際情況,制定合適的檔案管理制度,需要事業單位的檔案管理工作將靈活性與嚴謹性進行高度統一。

(二)制度的制定與執行并重的原則。在我國的事業單位檔案管理工作中,結合自身的實際情況制定具有針對性的、完備科學的檔案光臨制度,在此基礎上事業單位內部必須將已制定的檔案管理制度進行全面的落實,在具體的實踐工作中積極的檢驗制度的合理性與有效性,保證制度在工作中具有高度的人性化與規范化,一方面能夠調動事業單位檔案管理工作人員的工作積極性,另一方面對事業單位的良好運行與發展起到了積極的推動作用。

二、事業單位的檔案管理存在的具體問題分析

(一)沒有充分重視事業單位的檔案管理工作。目前在我國事業單位的檔案管理工作中,很多的工作人員對具體工作的展開沒有進行深入的了解與認識,對檔案管理工作在經濟建設以及社會發展中的積極作用沒有充分的認識,在很大程度上相關工作人員在實際工作中對檔案管理工作的展開與進行產生了極大的忽視,在工作中沒有完備的制度機制,且相應的管理措施也不能得到全面的落實與掌握,使得事業單位內部的檔案管理工作產生了混亂。

(二)檔案管理工作人員的綜合素質不高。在事業單位內部沒有對檔案管理工作的展開給予高度的重視,使得檔案管理人員在工作中容易發生人員的調動。通常在事業單位的檔案管理工作中工作人員是年紀偏大者,對工作中的新技術與新知識接受與理解過程較為緩慢,對新時期的信息技術與信息化手段的應用沒有全面的了解與掌握,使得事業單位中檔案管理工作人員的綜合素質普遍不高。

三、加強事業單位檔案管理創新的措施

(一)建立健全相應的檔案管理制度。在事業單位的檔案管理工作中應當結合實際的發展需求以及自身運行的特點,建立健全具有高度科學性與合理性的檔案管理規章制度,并且在具體工作中必須有一定的操作性,簡單易行并且方便實用,在這樣的基礎上才能將檔案管理規章制度具備的引導與規范作用進行充分的發揮。檔案管理規章制度的進行必須對領導與員工進行同步約束,保證規章制度運行的平等性才能推動制度的順利進行并發揮良好的作用。

(二)全面提高檔案管理工作人員的綜合素質。在很多的事業單位檔案管理工作中,沒有進行專業化素質較高的工作人員進行人事安排,而是簡單的從單位內部抽取一部分員工進行工作的兼職管理,這樣的工作人事安排使得檔案管理工作的質量無法得到保證,甚至還會給檔案管理工作的展開帶來不利影響。因此事業單位在信息環境下的檔案管理工作創新上,應當在人事安排上選擇綜合素質較高的人員,在具體的工作展開中進行專職工作,全面的保證事業單位檔案管理工作取得較高的效率。并且事業單位應當積極為員工做定期專業培訓,推動工作人員對檔案管理工作展開的重要意義進行深入了解與掌握,全面把握信息技術在具體工作中的應用,從而加強事業單位檔案管理工作的質量。

結語:綜上所述,在我國的事業單位的具體工作過程中,展開檔案管理工作對推動事業單位的進一步發展起到了至關重要的作用。本文圍繞著我國事業單位的檔案管理工作展開的原則、事業單位的檔案管理存在的具體問題以及加強事業單位檔案管理創新的措施三個重要方面展開了論述,希望能全面推動我國事業單位內部的檔案管理供工作創新,加強事業單位各項工作的順利展開。

參考文獻:

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篇4

關鍵詞:事業單位;檔案管理;信息化;問題;對策

中圖分類號:G271 文獻標識碼:A 文章編號:1672-3791(2016)04(c)-0000-00

當前形勢下,社會得到高速發展,信息化程度越來越高,我國不斷改革和完善事業單位的檔案管理工作。雖然在事業單位檔案管理工作中,信息化技術和管理手段得以運用,并且獲得一定成效。但是,隨著管理方式的不斷創新,導致事業單位檔案管理工作出現了一定問題。下面就分析事業單位檔案管理現狀和問題,提出相應的解決問題的對策。

一、事業單位檔案管理工作現狀及存在問題

(一)檔案管理信息化水平低

伴隨著當前科學技術的高速發展,各個事業單位和政府部門均采用先進的科學技術和設備,運用信息化系統,這從本質上提升了事業單位和政府部門自身的工作效率。縱觀事業單位檔案管理工作,我們不難發現,很多事業單位的檔案管理工作正在向信息化轉化。但是,一些事業單位僅僅運用檔案管理軟件進行檢索、排序以及錄入,沒有真正實現資源共享。這從本質上降低了事業單位檔案資料利用率,很多檔案管理工作的效能無法發揮出來。

(二)檔案管理制度存在缺陷

規矩是一切企業良好運行管理的基礎,任何職工做任何工作都需要遵循規章制度和道德規范,事業單位檔案管理工作更是如此。然而,很多事業單位并沒有健全的檔案管理制度,這從本質上降低了檔案管理工作的質量和水平。如案卷標題信息模糊,檔案序號繁亂,檔案卷內目錄不全等,甚至有些事業單位沒有借閱檔案、檔案保密、檔案保護、檔案收集、檔案整理等制度。有些事業單位雖然存在檔案管理制度,但是管理人員并沒有根據規章制度開展工作,導致檔案管理規章制度成為一種擺設,喪失了檔案管理規章制度的效能。

(三)檔案管理缺少經費

事業單位自身的檔案管理工作屬于涉及多個部門、十分復雜的工作,想要做好檔案管理工作,必須要對多方面要求進行滿足。首先,事業單位檔案管理工作必須要具有十分健全和完善的基礎設施和設備,并且經費充足。但是,當前形勢下,很多事業單位根本無法滿足這些要求。近些年來,辦公系統越來越完善,紙質檔案材料和電子檔案共同存在。但是,有些事業單位領導不重視,資金欠缺,很多事業單位并沒有完善的檔案基礎設施,沒有建設規范的檔案材料庫房,檔案管理的條件很差,沒有控制濕度和溫度,導致一些紙質檔案發生霉變。

二、解決事業單位檔案管理問題的對策

(一)運用信息化方法

伴隨著當前科學技術的高速發展,人們工作和生活的各個領域中均大量運用計算機信息技術,檔案管理工作也要走向信息化。相關實踐表明,現代化的檔案管理方式,能夠從根本上提升事業單位檔案管理工作的水平、質量以及效率,更可以準確、及時反饋檔案信息,人們通過信息技術可以準確、快速查找檔案,并且借閱檔案。正因如此,事業單位的領導層必須要充分重視檔案管理工作,實現檔案管理信息化,加強運用互聯網技術和計算機技術,組織職工開展信息化管理學習和培訓,學習十分先進的檔案管理技術,如聲像技術、縮微技術、光盤技術等。除此之外,還要學習、參考和借鑒國外先進的檔案管理技術。由于當前事業單位的檔案管理工作正在面臨著新的挑戰和新的機遇,因此,事業單位加強自身檔案管理的信息化和現代化進程,能夠促進檔案管理最大程度發揮自身的職能。此外,還可以對信息社會發展需求進行滿足和適應,更可以從本質上為社會提供服務,為事業單位開展各項工作提供服務。

(二)提升檔案管理工作者素質

由于檔案管理工作自身具有綜合性特征、專業性特征以及復雜性特征,檔案管理工作的這些特征要求工作者必須要具備很高的能力和素質,檔案管理人員不僅要具備專業技能和知識,還要有很高的責任心和政治素養,可以說,檔案管理工作者自身素質直接影響到檔案管理工作的質量和水平。因此,事業單位必須要注重提升檔案管理工作者的素質。事業單位要盡可能避免檔案管理工作者頻繁變動,使檔案管理隊伍具有很強的穩定性。此外,事業單位要加強檔案管理工作者的培訓和教育,促使工作者具備良好的綜合素質。由于檔案管理工作需要堅持與時俱進,所以,事業單位對工作者進行培訓和考核,促使工作者對原有知識進行不斷總結和更新,注重提升工作者的職業道德,提升工作者的職業道德觀念以及榮譽感,這些均能夠從本質上提升事業單位檔案管理工作的水平和質量。

(三)健全和完善相關制度

管理制度是開展檔案管理工作的前提和基礎,所以,檔案管理部門必須要有完善和健全的規章制度,促使檔案管理人員有章可循和有法可依。因此,事業單位不僅要加強宣傳檔案管理工作的意義,促使事業單位職工和干部配合整理和搜集檔案材料,還要高度完善檔案設施,嚴格考核和督查檔案管理工作,將事業單位檔案管理設施納入到事業單位資金預算之中,實施年底考核。此外,檔案管理工作者還要對事業單位項目建設、生產經營、人事勞動、行政管理等過程中所產生和搜集的文件材料進行移交,建全獎懲制度和移交制度,保證各個門類的檔案能夠搜集全面,包括實物、圖片、文字、聲像等。

(四)加大檔案管理資金投入

想要提升檔案管理工作的水平和質量,不僅要在思想上和觀念上高度重視檔案管理工作,還要在物質上對檔案管理工作進行支持。因此,事業單位必須要加大資金投入,促使檔案管理工作的基礎設施得以逐步完善,更加有序、安全以及科學的存放檔案資料。首先,要求事業單位的領導層要高度重視檔案管理工作,對檔案管理工作的作用、重要性以及地位進行高度重視,為檔案管理部門撥放充足的資金,逐漸完善檔案室基礎設施。促使檔案管理部門建設檔案庫房,做到防火防潮,還要購買檔案柜。這樣可以對檔案進行妥善的保存,杜絕發生檔案材料損壞等情況。其次,要求檔案管理工作者必須要對檔案室基礎設施進行及時的檢查,包括檔案柜、空調、滅火設施等,一旦設施出現損壞,必須要及時上報,申請維修。

結語:

縱觀當今時代的發展趨勢,事業單位的檔案管理工作仍然存在著一定的問題。正因如此,要求事業單位領導必須要充分重視檔案管理工作,檔案管理人員還要主動、積極投身于工作中。并且及時發現問題、分析問題、解決問題和總結問題,杜絕問題再次出現,不斷豐富自身的工作經驗,通過采取各種具有很強針對性的措施和方案,逐個擊破和解決問題。此外,檔案管理人員還要不斷提升自身的綜合素養,堅持不懈的學習,真正實現事業單位檔案管理工作規范化和科學化。

參考文獻:

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篇5

科技檔案管理工作和其他的檔案管理工作不相同,在工作的過程中是需要一定的技術和專業知識作為支撐的。科技檔案就是科研單位和科技人員從事科研活動所記錄的信息資料,它的價值是一種無形資產,是未來研究的基石,為科技創新提供寶貴的經驗。具有極其重要的社會意義。

2科技檔案管理模式創新的重要性與必要性分析

科技檔案管理工作能給以后的科研生產活動提供準確、及時和完整的信息資源,是無形資產,有著很大的發展潛力和重大的社會意義。所以科技檔案管理應該得到各級領導的關注,不僅要把科技檔案管理工作看成是科技檔案部門的事情,還應該將工作列為單位的議事日程,認真落實到位。

3目前科技檔案管理模式中的問題

將科技檔案管理更加集中化,就可以更加集中的處理問題。科技檔案管理的問題易出現造假問題等,使分散化的問題能夠集中進行處理和解決。這樣不僅節省了不必要的浪費,還可以提高辦事的效率,創造更多的經濟利益。現代科研管理模式主要存在以下幾個問題:

(一)對科技檔案管理認識不足

科研信息作為當前企業的重要信息資源,對于科研開發提供了眾多的信息資源,但是當前的管理人員對于科技檔案的管理認識不足,并沒有充分認識到檔案管理的缺陷和不足,科研信息檔案管理模式不完善,且單位的科研信息管理的意識不強,雖然設置了相關的科研信息的管理部門但是沒有發揮應有的責任和作用,僅僅只是停留在表面上。

(二)關于科技檔案管理體系不完善的相關內容

現今的科技檔案管理工作,并沒有建立完善的管理體系。隨著社會的不斷發展,科技檔案信息在逐漸的增多,但是相應的科技檔案信息的管理體系卻并不夠健全,這給檔案管理的現實工作帶來了諸多的挑戰。當前的科研信息的檔案管理工作存在著諸多的問題,一方面是規章制度的不夠完備,另一方面就是工作人員沒有按照規章制度進行工作。

(三)科研檔案信息管理人員的素質有待提升

管理人員的素質是一項管理工作順利開展的重要前提。科研檔案管理人員不僅要掌握相應的科研信息管理工作,還要學習檔案管理知識和內容。隨著單位檔案管理信息的不斷增多,對檔案管理人員提出了更高的要求。但是現有的工作人員素質和知識并不能滿足科技檔案管理工作的現實需要,使檔案管理工作的效率和質量受到了較為嚴重的影響。

4新形勢下科技檔案管理模式的創新

(一)強化科技檔案管理的意識科技檔案管理是科研生產活動的產物,也為單位的科研活動提供了方向明確、及時準確的可靠信息。因此,在現實工作過程中,要將科技檔案管理工作同單位管理相結合,互相推動和相互促進,從上到下,得到每一個工作人員和領導的重視和關注,并且各部門之間需要相互的積極配合和協助完成。所以就科技檔案管理工作來講,應該全面加強各部門人員的保護意識,能夠讓其在一個良好的環境下進行完善和發展。

(二)建立完善的檔案管理規章制度要全力完善相關的檔案管理法律法規,讓管理合法化和規范化。檔案管理工作的開展要以《檔案法》為相應的法律法規依據,結合檔案管理發展的現狀,創建更加合適發展的管理制度。領導部門要加強科技檔案的管理工作,執行集中化管理模式,加強網絡運營對科技檔案管理工作的支撐作用,更加方便快捷的參與工作。同時,企業還要制定具體的人員管理制度、借閱制度和科技檔案管理制度,規定借閱人在相應的時間節約和歸還,并且將其和年底的獎金掛鉤,將科技檔案和管理和獎罰制度相結合,更能夠帶動大家的積極性和主動性。

(三)靈活運用單位科技檔案

將科技檔案的開發利用工作做好是檔案館應當給檔案利用提供條件,可以將手續簡化,提供更多的便利條件。單位里的科研部門要根據每年的資料,將可利用的資源和工作量以文件的形式進行發放。同時,科研課題管理部門的工作人員應該與檔案管理部門進行及時有效的溝通,在進行課題的研究和結題的過程,進行監督和督促,加強催檔的管理工作,最先做到了解、掌握和研究本單位的科技檔案,包括相關的時間、數額、類型、載體、機密級別和排目排架情況,還要相關的信息內容和完整性等。對于材料掌握越完整越有利于以后工作的開展,特別是對于重要的、有價值的部門,其次要對客戶進行全面的研究。因為只有做到對客戶的詳細研究,才能夠針對性的進行科技檔案信息的開發和利用。

(四)推進科技檔案的信息化管理

隨著社會的不斷發展進步,信息化管理成為發展的趨勢。首先,檔案管理可以節省時間和人力。因為檔案管理人員可以進行手工收集、整理、提供給單位利用,不僅工作量大,效率還低下,造成了工作過程中的費時費力。如果以后的檔案管理均是采用網絡化進行實施和開展,數據只需要進行錄入一次便可提供給多人使用,極大的提高了使用率和工作效率。其次,數據的信息化可以使得檢索更加方便。傳統的檢索方式,檔案管理人員要一本一本的進行翻閱進行查找,給他們的工作造成了極大的麻煩,信息化管理下的檢索方式,只要有網絡和電腦,工作人員就能進行查詢和檢索,減不必要的工作程序,給檢索人的工作帶來了方便。

(五)增加培訓力度,提高檔案管理人員的素質

檔案管理工作的開展是一項長期的工作,牽扯的范圍較廣,科技含量也十分的高。因此對檔案管理人員提出了更高的要求。首先,檔案管理人員要根據社會發展的需要不斷地進行學習完善自己,比如學習科學知識、管理知識和信息化知識等;其次,企業要加大培訓力度,組織相關的人員進行集中的培訓學習,提高工作人員的專業素養,比如通過講座、小組討論等形式;還要制定相應的考核方式,對學習人員進行每月和每季度的考核等。

(六)強化科技檔案管理的安全工作

首先要完善科技檔案工作,加強對科技檔案資源的管理和保密工作,將眼光放遠,但也不要忽視眼前的利益。一方面不讓檔案損壞,要熟知掌握檔案損壞的緣由,通過具體的技術方法,最大的去除可能造成檔案損壞的不良條件,以便將檔案的自然損壞降到最低;另一方面,最大限度的維護檔案的安全。要創建嚴謹的安全措施,保證因為保護不到位造成的檔案缺失,在進行檔案借閱的時候,要遵守保護協議和登記手續,安照規定進行詳細的處理。

5結語

當今社會的發展迅速,在這樣大趨勢下,科技檔案管理模式也面臨著新的挑戰,因此我們采取完善的應對措施,旨在推動科技檔案管理在新形勢下的發展。

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[3]孟麗君.新形勢下科技檔案管理模式創新研究[J].黑龍江史志,2015,(13):180.[2017-09-20].

篇6

【關鍵詞】化工儀表;自動化控制;自動化管理;問題;建議

總體來說,化工生產行業具有高溫、高壓、易燃、易爆、大量存在腐蝕性介質、易出現中毒、機械致傷等生產事故方面的特點,國家相關部門及企業自身都將安全生產列入重中之重的地位,一旦出現了生產事故,不僅會對企業自身造成嚴重的損失,破壞周邊環境,也會對周邊群眾的生產生活造成較大的影響。隨著上世紀90年代后我國不斷引進國外成熟的化工生產工藝,化工企業自動化生產水平得到顯著提高,各類性能先進的自動化儀器儀表的廣泛應用也凸顯出化工企業儀表的自動化管理水平的重要性。但是當前,既擁有豐富理論知識,又具備實踐操作技能的化工儀表自動化高素質人才在國內比較緊缺。不但如此,在化工企業實際生產階段,依然存在化工企業對儀表專業不夠重視,進而造成化工儀表缺乏有效維護,對已產生的故障也很難得到及時維修的問題,這些都影響了自動化儀表的應用效果,一定程度上降低了企業生產效率,影響企業的綜合效益。所以,化工企業有必須提升對自動化儀表的重視程度,采取有效的對策解決好當前企業儀表自動化存在的問題,為企業的長遠發展奠定基礎。

1.當前化工儀表自動化管理存在的問題

1.1化工企業缺乏高素質儀表自動化專業人才

①化工企業儀表自動化相關人才缺乏足夠的自我發展空間。

由于國內化工企業大都采用落后工藝,管理水平仍停留在人工生產階段,化工工藝專業人員在企業中占絕對主導地位,自動化儀表專業未能在生產中體現出直接的經濟效益,正是這樣導致在化工企業工作的自動化專業人才沒有足夠的自我發展空間。這也導致此類人才不能得到進一步的發展及自我突破,時間一久,肯定會影響人才工作的心態及積極性,最終妨礙了化工企業自動化水平的進一步提升。

②自動化專業人才缺乏有效的技術培訓。

新形勢之下,大部分化工企業對于專業人才技術能力及專業素質方面都已經越來越重視。但是從某種程度上講,化工企業儀表自動化專業人才的培訓存在著較多問題,如培訓選擇的內容與實踐操作相差甚遠,沒有現實意義;過于關注儀表自動化專業理論方面的培訓,忽略實踐操作方面的培訓等等。以上問題將培訓的成效大打折扣。不但這樣,由于連續性是化工企業生產的一個重要特點,導致培訓化工企業儀表專業人員的時候,很多時候都會表現出坐而論道的現象。特別是對某些工作年限較長的工作人員來講,很多時候這部分工作人員都擁有非常豐富的實踐操作經驗,缺乏理論素質,正是這樣,他們對于自身實踐不可以開展準確、有效的書寫及描述,也就在某種程度上削弱了培訓的成效,不利于提高工作人員培訓興趣。

③缺乏充足的培訓經費。

化工企業開展儀表自動化工作人員各個方面的培訓必須要有大批資金作為其基礎。并且由于化工企業儀表方面一般具有較高的科技含量,針對其進行的人才培訓更需要足夠的資金作為支持。考慮到技術的保密需求,企業往往對這方面采取較為嚴密的監管。除非有某種必須的情況,才會考慮給予技術方面材料,且所給予的技術材料也會非常有限。而且這種涉及到企業核心技術的培訓往往會要求參加培訓的人員繳納一定的費用才可以參加。這對于提高參加培訓人員的積極性就有非常不利的影響。而且某些效益不是很好的化工單位,本身在經營生產方面就具有比較大的難度,企業的大部分流動資金往往都會投入到生產設備更新等方面。因此,可以為儀表自動化人才提供繼續學習的機會少之又少,這在某種程度上也影響了培養儀表自動化人才方面的工作。

1.2化工企業缺乏有效的儀表技術檔案管理

①化工企業管理儀表相關檔案時各個環節聯系不夠密切。

所謂的儀表專業技術檔案指的是各類儀表的使用說明書、儀表相關設計圖紙等方面。現今,化工企業儀表相關的專業技術檔案因為缺乏完善的管理體制、管理規章制度沒有嚴格執行等方面的因素,導致相關技術檔案在最初形成、資料保存、材料整理與歸檔等環節存在缺失,導致某些重要的技術資料出現了某些遺漏與管理脫節。尤其是因為某些技術工作人員離職的時候,為了提升自身再就業的砝碼,利用管理工作的便利,將某些關鍵技術材料帶走,加劇了化工企業專業技術材料真空的晨讀,不利于后續儀表自動化專業工作人員的培訓。

②化工企業儀表專業技術檔案管理工作員工的素質不能達到相關要求。

現今形勢之下,化工企業儀表專業技術材料,大多數是脫離于化工企業檔案管理相關機構的。尤其是某些技術含量較高的專業技術材料,例如新引進儀表的設計圖紙及使用說明說,只有少部分技術人員可以掌握,這點在一定程度上導致專業技術檔案管理缺失的情況,導致化工企業儀表專業技術材料管理相關環節表現出斷層的情況,使得工作人員在實踐操作過程中很難獲得材料方面的借鑒,不利于提高儀表自動化管理水平。

2.提高化工企業儀表自動化管理水平的有效對策

2.1化工企業增強對儀表自動化管理方面的意識

增強儀表自動化管理的意識,在相關人才培訓方面要增強領導層面的指導作用,從領導層面增強認識,并將專業人才培訓各項工作都積極主動做好。第一步,就是要突破傳統理念的束縛,架構相關制度,讓儀表自動化管理工作從制度的層面得以加強。第二步,就是架構與健全化工企業儀表自動化相關技術工作人員的培養體制,為這部分技術工作人員提供更有利的自我發展空間。

2.2要在化工企業逐漸營造關注儀表自動化相關人才的工作氣氛

化工企業中的領導層面,尤其是相關設備、化工生產技術管理的領導與相關機構,必須將這部分人才使用與管理視為整個企業建設及管理的關鍵性構成部分,做好這部分人才的管理與培養,讓他們可以為企業做出更多的貢獻。化工企業人事管理機構,需要主動將相關政策擬定出來,針對某些在實踐操作過程中累積了較多實際經驗的自動化人才,要應用合理化的綜合考評、認證等措施,將評定首席自動化技術人員等方面的工作要認真做好,讓人才能做得放心、順心,并對自己在企業的發展方向有清楚的了解,進而提高人才工作的積極性。

2.3完善化工企業儀表技術檔案管理相關規章制度

規章制度的健全、完善工作是做好化工企業相關技術檔案管理的基礎,要進一步完善管理規章制度,需要做好的工作有下面幾個方面:第一,要根據我們國家相關法律法規進行儀表技術檔案的管理工作,增強專業技術檔案管理的意識。企業每個機構與各個部門的相關領導都必須根據相關法律法規進行檔案的管理,并將這項管理工作真正納入日常管理項目中,做好必要的管理宣傳工作。第二,要根據企業自身的實際情況,擬定儀表技術檔案管理的相關細則,并做好部門間的溝通協調工作。由于這些技術檔案牽涉到企業檔案管理、設備管理、設備研發、日常生產等機構,必須將企業中各個機構協調工作處理好。所以,需要架構出企業自身的儀表技術檔案管理相關細則,讓管理過程中各個環節都做到有根有據。第三,加強儀表技術檔案的管理力度,處理好管理過程中各類問題。化工企業儀表技術檔案管理人員需要走入到企業中產生這類檔案的部門,認真調研,把握好管理中各類情況,并為采集相關材料做好準備工作。 2.4化工企業中各個部門共同努力,做好儀表自動化管理的各項工作,并一起做好相關技術人才的培訓及培養工作

無論是在哪個行業的企業,人才的培訓及培養工作都是一個整體性及系統性的工作,化工企業中人事管理機構要將這項工作視為提升企業人員整體素質的一個大事來抓,并從制度層面上增強這部分人才的檢查、監督、引導工作。必須與企業其他相關機構主動合作,與他們一起推動人才培養相關工作的順利開展。

3.結束語

總之,化工企業儀表自動化管理的過程中仍舊有很多的問題及難點,假設得不到及時的解決會影響到整個企業前進的速度。因此,我們要重視這項工作,并應用積極、有效的措施提升這項管理工作的質量。

【參考文獻】

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關鍵詞:省級電網企業;檔案工作;優秀檔案館

作者簡介:王艷玫(1970-),女,山東濟南人,山東電力科學研究院供電服務中心綜合部經理,館員。(山東 濟南 250001)

中圖分類號:F272.92 文獻標識碼:A 文章編號:1007-0079(2013)08-0142-02

隨著我國電力事業的發展,特別是電網企業的快速發展,檔案管理工作已成為企業管理中的重要組成部分,檔案涉及的企業管理領域越來越廣泛,企業領導和職工對檔案的關注度越來越高,其重要性越來越明顯。如何適應新形勢,進一步加強電網企業的檔案管理,成為擺在檔案管理工作者面前的一個十分重要的課題。

一、企業的發展對檔案工作提出了更高要求

當前,國家電網公司正處于重要的戰略機遇期、管理轉型期和改革攻堅期,改革發展任務十分繁重。多年來,電網、重點基地投資持續加大;省市層面內部電力體制改革不斷推進;依法治企工作進一步深入開展,對檔案管理工作都提出了新的更高的要求。主要表現在以下兩個方面:

1.宏觀環境方面

一是“三集五大”建設給檔案管理工作提出了新要求。“三集五大”建設是公司管理體制和機制的一次重大變革,涉及公司所有業務。“五大”體系建成后,各專業檔案整理、保管和利用等各環節工作機制都將發生重大變化,亟需深入研究適應“三集五大”管理方式的檔案管理新機制,確保“三集五大”體系下檔案管理業務規范、流程順暢、運作高效。二是堅強智能電網建設給檔案工作提出了新挑戰。隨著一系列新技術、新設備在電網建設中的廣泛應用,以及風光儲輸、抽水蓄能等新能源、新產業的發展,需進一步對項目檔案的分類標準、業務規范進行調整,以滿足電網創新發展的需要。三是信息技術的快速發展給檔案工作提出了新任務。科學技術特別是信息技術的突飛猛進,對檔案基本形態、管理方式、利用途徑、保護條件等方面產生了深刻影響,如何適應電子文件管理要求,加快數字化檔案建設,形成符合國家標準的電子檔案管理系統,實現檔案管理的存儲數字化、管理現代化、利用網絡化,成為擺在檔案管理工作者面前的一個重要課題。

2.內部管理方面

一是檔案管理基礎工作需要加強,檔案收集不及時,存在歸檔不規范、不完善現象,重要檔案存在遺漏隱患。二是檔案隊伍建設需要加強,特別是在“三集五大”體系建設中檔案管理人員變動后,人員素質需要進一步提高。三是檔案信息化建設相對滯后,信息系統多套多軌同時運行,系統應用水平有待提升,多年前歷史數據的導入工作尚未開展;紙質檔案數字化處理任務艱巨,數量巨大,給工作帶來了被動。四是工程類科技檔案管理需要加強,該類型檔案歸口管理部門尚不明確,屬于省公司層面管理的工程檔案均存放在生產運營、電網建設等單位。同一項目在設計、施工、運行、檢修等過程中產生的工程檔案分散保存在各單位,未進行匯總整合和統一管理。

面對檔案工作的新形勢和新任務,檔案工作者務必要充分認識到檔案管理工作的艱巨性,進一步理清思路,找準短板,深入研究和解決當前檔案工作中面臨的困難和存在的問題,按照專業化、集約化、標準化管理要求,健全覆蓋各管理層面、貫穿各業務流程的管理標準體系和工作體系,全面加強檔案制度化、信息化、規范化建設,不斷提升公司檔案工作水平。

筆者認為省公司當前檔案工作的著力點應是:認真貫徹落實國家電網公司辦公廳和省檔案局工作要求,準確把握檔案工作規律,堅持“強基固本、做實做優”的工作原則,以開展“創建優秀檔案館(室)”創建活動為主線,以國家電網公司檔案工作考評中達到“示范級”為目標,加強標準化建設、加強信息化建設、加強隊伍建設,夯實工作基礎,提升工作價值。

二、著力做好五個方面的工作

1.加強標準化建設,建立檔案管理工作新體系

認真落實公司“三集五大”體系建設和標準化建設要求,積極做好檔案管理工作適應性調整,明確各類檔案管理的業務界面、職責分工、工作權限和工作要求,加快建設“統一歸口、分級管理、橫向協同、縱向貫通”的檔案管理機制。省、市、縣供電企業檔案管理部門要按照國家電網公司統一部署,對照國家電網公司考核評價標準和要求,結合本單位實際,認真組織開展檔案工作標準化建設,全面完善制度體系、管理體系和工作體系。要嚴格落實《企業檔案工作規范》、《中央企業檔案工作評價辦法》,盡快建立和完善檔案基礎管理、動態管控和應急管理等方面的規章制度,形成規范嚴謹、協調統一、特色鮮明、閉環高效的檔案工作體系。

近年來,山東公司對檔案管理制度和標準化建設進行了深入系統地研究、梳理和修訂,取得了初步成果。在標準化建設方面,對原來的《檔案管理標準》作了較大修改,重新規范了管理職責、管理界面、工作流程。在制度建設方面,廣泛篩選,充分論證,形成了較為完備的《檔案管理規章制度匯編》,內容涵蓋法律法規、行業標準、專業規范等各個方面。其中,《管理標準》是制度體系建設的核心內容,《規章制度匯編》是制度體系建設的解釋和補充。《管理標準》中的內容基本涵蓋了《規章制度匯編》的主要內容,兩者相輔相成,互相關聯。這兩個成果各部門、各單位要認真組織學習,切實抓好貫徹落實。

2.加強隊伍建設,增強檔案工作新動力

建立一支政治素質強、專業素質優的檔案管理隊伍,是實現檔案管理提升的關鍵。廣大檔案工作者要主動學習、提升能力,高標準開展檔案工作。要切實加強培訓組織,緊密結合實際,本著缺什么補什么的原則,充分利用各種培訓資源,通過“請進來走出去”等多種形式,著力提高培訓質量。

要學習借鑒國家電網公司檔案協作組的做法,緊緊圍繞工程建設檔案管理、信息化管理、檔案館(室)建設、檔案基礎管理、檔案資源開發利用等重點方面,結合工作實際成立協作組織,科學制定活動方案,深入開展業務研討,鍛煉和培養一批專家型檔案工作隊伍。要加強組織領導,積極開展課題研究或管理創新活動,集思廣益,匯集眾智,力爭推出一批具有較高水平的研究或管理創新成果,為公司檔案工作上水平、上臺階提供理論支持。各單位檔案管理部門要本著提升能力、提升管理的要求,積極參與協作組活動,引導和幫助檔案工作者學好法律法規、業務知識和專業技能,緊跟檔案工作最前沿、最需要、最管用的知識,為公司檔案事業的發展貢獻智慧和力量。

3.加強信息化建設,打造檔案管理新優勢

信息化建設是檔案工作的首要任務,數字化管理是信息化建設的首要內容,在國家電網公司考核評價辦法中有明確要求。要啟動數字化建設項目,加快紙質檔案數字化加工進度,完成紙質檔案向電子化檔案的轉換,建立庫藏檔案資料的目錄數據庫和檔案全文索引數據庫。力爭利用兩年時間完成數字化建設任務,建立統一、通暢、高效的信息化管理系統,更好地為公司決策和專業工作提供檔案信息服務。要認真做好信息統計、分析、整理等各項前期基礎工作,學習借鑒兄弟單位的經驗和做法,為數字化項目高效推進奠定良好基礎。在數字化、信息化建設項目啟動之前,不要委托第三方開展數字化、信息化開發業務,確保企業秘密安全。

4.加強基礎管理,拓展檔案管理新空間

要樹立“大檔案”工作理念,各單位的辦公室作為本單位檔案管理職能部門,要充分發揮好管理職能,切實加強監督檢查。在主多分開改革過程中,要對企業負責、對歷史負責,確保各類檔案無遺漏、無遺失,積極穩妥地做好各類文件材料的收集整理和歸檔保管工作。要從源頭抓起,切實加強工程檔案管理,確保工程檔案順利通過驗收。要將檔案安全管理納入企業安全管理全過程,建立和完善檔案應急管理制度,制訂和完善應急預案,簽訂安全責任書,做到有章可循、有據可查;要高度重視檔案館室、庫房等安全設施建設,嚴格執行“十防”安全標準和各項安全管理制度,增強安全管控的“硬能力”。檔案管理人員要嚴格執行公司檔案借閱制度,恪守安全保密相關規定,加強對檔案資源特別是檔案借用流程、信息流向、知悉范圍的控制,提升安全管理的“軟能力”,確保檔案實體和檔案信息資源的絕對安全。

篇8

[關鍵詞] 企業 會計檔案 管理

企業會計檔案是企業檔案全宗中的重要組成部分,是記錄和反映企業全部經濟業務和資金活動情況的重要史料。因而按照《會計法》和《檔案法》的有關規定,科學管理和有效利用會計檔案,對于企業正確地總結過去,指導現在,規劃未來,加強監督管理,發揮經濟效益,優化資產配置,提高企業綜合效益具有非常重要的意義。

一、企業會計檔案的特點

1.整體性。企業一個會計年度產生的會計憑證、會計賬冊、會計報表等,他們之間相互聯系,有了憑證,才有賬冊;有了賬冊,才有報表,這是一個不可分割的整體,保持會計檔案的整體性,是管理好會計檔案的基礎。過去往往把決算報表歸到文書檔案管理,分割了會計檔案的內在聯系和它的整體性,是不正確的。

2.穩定性。企業會計檔案雖然內容與種類繁多,形成的量大,但是它的基本成分只有三個方面:會計憑證、會計賬簿和會計報表。這種成分的穩定性,是區別于其他檔案的重要標志。

3.規律性。一個會計年度中所形成的會計憑證、會計賬簿、會計報表等,在反映某一項經濟活動時,從業務發生到結束上報,能連續不斷地記錄,便于進行正確的計算和綜合分析,經濟業務活動之間相互制約、緊密聯系、環環相扣,這種內在的規律性,遠遠超過了其他檔案。

4.特殊性。企業會計檔案是以數字為主要內容,是記錄反應經濟活動的歷史資料。會計憑證、會計賬簿和會計報表都有特定的格式和項目,與一般文件資料不同,因此會計檔案的裝訂、保管也有一定的特殊性。

二、企業會計檔案的管理

1.收集要完整。檔案的收集工作是檔案工作的起點和基礎,只有收集及時、完整、系統,才能為檔案科學管理和提供利用奠定良好的基礎。

財政部、國家檔案局1998年頒布的《會計檔案管理辦法》明確規定了會計檔案收集、歸檔的范圍。指出“會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和財務報告等會計核算專業材料,它是記錄和反映單位經濟業務的重要史料和證據”。根據這一規定,對本單位產生的會計檔案范圍加以具體化,列出應當歸檔的會計文件名稱,加以規范,使之無一遺漏,保證歸檔的完整性。其內容和范圍包括:

(1)會計憑證:原始憑證、記賬憑證、記賬憑證匯總表、及其他會計憑證。

(2)會計賬簿:總賬、明細賬、日記賬、固定資產卡片、輔助賬及其他會計賬簿。

(3)財務報告類:月報、季報、年度決算報表,會計報表的編制說明和附錄的補充材料等。

(4)其他類:銀行對賬單、各類收據存根、工資變動通知、會計檔案移交清冊、會計檔案銷毀清冊等等。

(5)電算化會計檔案:存儲會計憑證、會計賬簿和會計報告等的介質,包括磁盤、磁帶、光盤、微縮膠片等。

2.立卷要準確。根據《會計檔案管理辦法》規定:各單位每年形成的會計檔案應由會計機構按照歸檔要求,負責整理立卷,裝訂成冊,編制會計檔案保管清冊。這是因為,會計機構熟悉本部門、本單位的業務,熟悉檔案形成的全過程及會計檔案的形成規律,堅持實行業務部門立卷的原則,由會計部門進行歸檔前的立卷和整理工作,能更好地保證會計檔案的收集完整和保持檔案之間的聯系,做到準確立卷。

3.分類要科學。會計檔案是一門專業檔案,涉及會計、檔案管理等多方面的專業知識,而在實際工作中因缺少會計檔案管理的專門人才,加之對會計檔案管理的不重視等原因,會計檔案保管在會計部門,他們往往只是把賬簿、憑證等簡單的寫上年代、名稱,這樣做極不規范。如何對會計檔案實體進行系統管理,科學分類,是檔案工作的保管、鑒定和利用的基礎。分類的目的在于科學管理和方便利用。在分類中要符合會計檔案形成的客觀規律和固有的特點,保持它們的密切聯系,使會計檔案成為一個嚴密的科學體系。根據高校會計檔案形成的獨特特點分類一般應按照“年度-類別”法,編號則以形成時間為序。

4.檢索工具要簡便。一個會計年度產生的憑證、賬冊、報表等,他們之間相互聯系,環環相扣,有了憑證,才有賬冊;有了賬冊,才有報表,因此會計檔案利用的檢索工具,應當簡便明了,根據實際工作需要編寫。一般來講應當盡可能與分類一致,計有:流水登記目錄、案卷目錄、專題目錄。目錄的內容包括時間、順序號、柜(箱)號、卷號等。流水賬目錄,是按不同會計文件名稱編制,不分年度,在收進時登記的目錄;案卷目錄是按照會計檔案分類編制建立的目錄;專題目錄,是根據日常的工作需要編制的目錄。

5.管理工作要強化。檔案管理人員要盡職盡責、遵守制度、依法辦事、規范管理。一是要求單位的檔案不得外借,遇有特殊情況,經負責人批準可以提供查閱或者復制原件。二是要求檔案室、柜內不允許存放其他物品,檔案室內要放置吸潮物,檔案柜內要放置防蟲藥品,有條件的還應安裝報警器,并堅持經常查看、打掃,發現隱患及時清除,做到防火、防塵、防盜、防潮、防霉、防蟲蛀鼠咬,使成教檔案管理達到安全化、制度化、科學化、標準化和經常化。三是對磁性介質檔案管理注意做好防磁、防熱、防污染、防有害生物等工作,重要的檔案應雙備份,要定期進行檢查,定期進行復制,分別存放。四是積極運用現代技術設備和手段管理檔案,改變傳統以手工為主的管理方式,提高檔案的管理水平和利用率。

三、加強企業會計檔案管理的幾點思考

1.強化企業領導對會計檔案的管理。企業領導要充分認識到會計檔案對企業發展和科技進步的重要意義。使他們把一定的精力放到這方面來,檔案工作者要多向他們宣傳檔案工作的重要性,用工作成績影響他們。使領導關注檔案工作,從硬件設施、軟件管理各方面提供便利的條件,并形成從上至下重視檔案管理的良好風氣,促使檔案管理水平提高。

2.提高企業會計檔案管理人員的業務素質。企業會計檔案管理人員多為兼職,缺少檔案管理應有的專業知識,計算機應用知識,造成檔案管理工作整體水平不高,制約著企業檔案管理工作的順利發展。因此應對檔案管理人員進行有關檔案法規、檔案專業知識、電算化知識等方面的培訓學習,并組織相關的交流研討活動,培養復合型人才。

3.建立健全企業會計檔案管理規章制度。長期以來企業沒有一套嚴格得檔案管理制度,或者制度執行力度不夠。為確保檔案的齊全、完整、規范管理,應依據國家的法律法規和檔案管理的有關規定,制定出會計檔案管理規章制度,如:《會計檔案管理辦法》、《會計檔案收集與歸檔辦法》、《會計檔案保管制度》、《借閱制度》等,這樣工作起來便有章可循,有法可依,保障企業會計檔案管理向規范化、科學化、制度化邁進。

4.加快企業會計檔案管理現代化步伐。《檔案法》中規定:“采用先進技術,實現檔案管理現代化”。在企業會計檔案管理中應積極推廣應用現代化科學技術,代替傳統的以手工為主的檔案管理方式,使檔案的收集、整理、保存和查詢電子化、網絡化,實現企業會計檔案管理的信息化與資源共享。現代的管理手段,使之不但能準確、系統地查找到所需要的有關檔案資料,而且能提高工作效率,更好地為企業的發展服務。

5.做好企業會計檔案利用工作。企業會計檔案管理的最終目的是為了提供利用。傳統的服務方式處于一種被動地位,這種服務方式制約了檔案的利用,無法適應企業會計檔案的改革發展。因此,要求檔案工作者要有創新意識、服務意識、奉獻意識、宣傳意識,作為窗口部門的工作者,必須樹立全心全意為人民服務的精神,必須有一顆平常心腳踏實地,同時發揮其積極導向作用,變被動服務為主動服務,便被動利用為主動力利用,充分開發檔案信息資源,不斷拓展業務范圍與服務領域,積極探索行之有效的檔案管理途徑,為企業的改革發展提供更好地服務。

參考文獻:

[1]《中華人民共和國檔案法》

[2]《會計檔案管理辦法》

篇9

關鍵詞:會計檔案;檔案管理;醫療保險

引言

財務會計檔案能夠記錄和反映事業單位的經濟業務,財務檔案的真實性,準確性完整性,直接關系到事業單位的發展。社會主義市場經濟時代背景下,會計檔案會出現一定的新問題。需要在社會主義市場經濟條件下進一步發展。積極的采取相對應的措施進行完善和改進。特別是醫療保險等檔案管理工作,更需要進行逐步的完善和加強管理。

一、我國財務會計檔案管理的特點

財務會計答案是日常經濟活動的記錄和完善。其記錄數據具有一定的使用價值和利用價值。并且相關數據內容具有重要性。我國財務會計檔案管理,存在著一定的專業性、普遍性和嚴密性,檔案管理的信息內容具有一定的真實性。在工作過程中,檔案的裝訂和保管有著自己獨特性。針對單位的檔案管理具有普遍性。數據的形成過程中要具有一定的嚴密性。這樣的財務會計檔案管理特點,才能幫助經營者進行準確的計算和綜合分析。

二、探析財務會計檔案管理存在的問題

(一)檔案管理的觀念意識淡薄

會計財務檔案是最基礎的信息資料,很多領導難以對其進行充分的認識相關事業單位負責人會計檔案意識淡薄。主觀認識上存在一定的偏差。認為財務檔案管理工作僅僅是收集歸檔和日常管理。缺乏對其經濟效益和運行機制的全面認識。只注重內部財務項目的管理,認識上的不到位就會導致誠信危機。

(二)財務會計檔案管理缺乏完善的管理制度

會計檔案管理制度不健全,信息時代的沖擊下,單位的經營機制需要不斷的轉變。很多相關的配套措施難以有效地建立起來。例如缺乏相應的監管機制和監管辦法。檔案管理制度不規范,存在著制度缺陷。例如針對醫療保險的檔案管理,沒有形成監督機制,管理手段較為落后。很多管理機制與操作規范不符合實際。責任落實難以明確。

(三)財務會計檔案缺乏完整性保管模式保護

很多財務會計答案,由于存在這種上管理不規范的現象。導致缺乏完整性保管。很多信息存在著數據丟失的現象。完整性難以準確地落實,針對檔案的管理及憑證的裝訂,往往缺乏完整性保管。很多檔案規范和使用執行過程中存在著一定的零散性。檔案資料裝訂松散,標準不統一現象普遍存在。

(四)針對財務檔案管理缺乏認識—忽視醫療保險檔案

財務檔案管理過程中信息的真實性有一定的重要意義,缺乏對檔案管理的認識,就會導致檔案的缺失。例如醫療保險檔案的管理工作沒有認識到位,檔案的數據處理沒有及時完整系統地進行管理。保險業務檔案是個人信息數據的真實體現,檔案管理的好壞,直接關系到參保人員的醫療保障水平。關系保險制度改革的內容。管理過程中忽視醫療保險檔案的建設,使得相關數據內容得不到有效的保護,因此會造成一定的影響。

三、財務會計檔案管理應對措施

(一)提高會計檔案管理意識

財務會計檔案管理要全面的開展,需要增強領導干部和檔案管理人員的管理意識。從思想上提高認識,加強專業人員的檔案法制建設。全面加強專業業務培訓,加強管理意識。增強責任心,加強檔案管理。特別在思想認識上進行全面的提高,通過落實責任的方式增強其責任心。建立檢查報告制度,防范違法現象的發生。特別是醫保檔案的管理工作,要在認識上,將其制度化,規范化和標準化管理。

(二)完善會計檔案管理規章制度

多元化時代背景下,要建立一套完善的財務檔案管理制度。綜合企業發展的實際,健全企業財務檔案管理監督機制。新時代背景下,要完善財務檔案制度,運用新技術手段,建立完善的規章制度。例如針對醫療保險檔案管理要加強信息數據的監督,建立責任落實制。進一步明確會計基礎工作規范內容。嚴格按照規范標準執行,遵守相應的原則,才能保證會計檔案的質量。

(三)運用現代化技術手段,服務醫療保險建設

加強現代化技術手段的運用,特別是針對醫療保險制度建設,要進行全面的數據維護,制定詳細的檔案數據信息,運用新技術手段進行加密處理,才能防范信息數據的錯誤,對檔案進行信息化和現代化處理,才能確保醫療保險數據的真實性。信息建設上實施信息儲存設備、服務器、檔案數字化轉換設備、信息安全加密設備的運用,保證醫療保險檔案的安全性、真實性與完整性。

(四)與時俱進,提高信息化認識

運用現代化技術手段,加強網絡建設,提高信息化認識。統一規劃,合理布局信息內容,優化網絡信息資源,加強醫療檔案服務網絡的能力。健全的醫療保險檔案信息資源管理制度,可以充分的運用現代化的計算數據庫內容,進行科技的管理,尤其是在數據的整理和存檔的管理,要迅速的建立準確的數據庫內容,進一步完善電子檔案,實現公開化建設,順應民意,將檔案信息實行網上公開,發揮檔案的社會效益。

四、結束語

總之,探析財務會計檔案管理過程中的問題,采取積極的防范措施,能夠幫助事業單位進行全面的優化建設,保證信息資源的開發和利用,積極探索相關內容的發展,關乎到人們的切身利益,幫助社會和諧發展,只有這樣才能保障人民的基本利益,推動社會更健康的全面發展。

參考文獻

[1]田海艷.行政事業單位財務會計檔案管理問題及對策[J].網友世界云教育,2014(15).

篇10

[關鍵詞]檔案管理;電力企業;新思維;

中圖分類號:F740 文獻標識碼:A 文章編號:1009-914X(2016)28-0086-01

引言

最近幾年來, 在電力企業各級領導以及檔案工作者的共同關心和努力下,嚴格以電力發展和經濟建設這一中心為主題開展檔案管理工作, 在一定程度上獲得了成績,但隨之也出現了部分新的問題。

一、電力企業檔案管理中的一些新問題

1.1 電力企業檔案管理意識淡薄

最近幾年來, 即使我們努力宣傳并帶領部分人員積極學習《檔案法》與《檔案法實施辦法》, 但由于各種原因, 整個電力行業的檔案管理意識還比較淡薄, 忽視檔案工作的重要性,主要有以下幾個方面的表現:(1)沒有把檔案管理工作納入到企業的工作計劃當中;(2)沒有把檔案管理工作納入主要領導的相關議事日程;(3)沒有把檔案管理工作納入職工的經濟、崗位責任制考核制度。比如,部分領導與職工沒有檔案管理意識, 應該歸檔的資料不能做到及時分類歸檔,時間久了,就會造成檔案資料的散失、丟失等情況發生,嚴重影響了企業的健康發展。

1.2 編制與研究開發企業檔案的力度不夠

企業檔案管理的工作人員隊伍不穩定、素質高低不齊、工作任務繁重, 所以他們只注重對檔案的收集、整理、歸檔和保管, 然而卻不夠重視檔案的編研、信息開發利用工作, 更有甚者忽略了檔案的編研和信息開發利用工作,從而在企業的發展中未能充分發揮出檔案的作用。

1.3 檔案管理工作人員的素質不高

因為大部分的企業在聘用與配備相關管理人員的時候, 第一個考慮到的就是企業生產經營管理工作的需求, 其次才考慮到檔案的管理工作, 所以很大一部分的檔案管理人員身兼數職, 每一天的工作量都很大,根本就沒有時間來學習與檔案管理工作相關的業務知識;導致很多基層單位的檔案管理人員業務素質高低不一,從而不能滿足新時代企業制度下檔案管理工作發展的需求。

1.4 檔案沒有起到為企業服務的作用

檔案工作主要就是為企業服務的,推動企業創造社會效益。但是由于很多管理層人士以及檔案管理人員的忽視,使得檔案沒有起到為企業服務的作用。檔案管理工作做得不到位,如何才能實現其在企業中的服務功能,如何才能樹立效益和效率同樣重要的觀念,因此要充分利用、合理地整合檔案資源,讓它能夠更好地服務于企業,服務于社會。

二、新形勢下電力企業檔案管理工作的創新方法

2.1 摒棄傳統的電力企業檔案管理理念,增強檔案管理意識

在新形勢下要想做好電力企業的檔案管理工作,就一定要轉變原有的傳統觀念,要高度重視電力企業檔案管理工作:第一,必須從實際行動上突破電力企業的傳統觀念。包括電力企業的領導、電力企業的員工從上到下全部都要轉變固有的觀念,讓整個電力企業的全部工作人員都意識到電力企業檔案管理工作的必要性。第二,要增強對電力企業檔案管理工作的嚴格管理,給予電力企業檔案管理部門一定的職權。第三,在電力企業管理部門可以通過制定一定的相關獎罰措施,來調動并提升電力企業檔案管理工作人員的工作積極性和主動性。另外,在思想教育方面,電力企業還應該定期的對電力企業檔案管理工作人員進行培訓教育,讓員工能每時每刻都持有良好的工作態度。

2.2 積極編制研發并采用先進的科學技術進行電力企業檔案管理

從如今的社會發展現狀來看,要想做好電力企業檔案的管理工作,就一定要注重對科學技術以及先進設備的使用,從而便于管理電力企業檔案。改善傳統的管理方法,大量的使用電腦,保證不同的檔案信息都能明確而清晰的記錄下來,同時要對其檔案信息進行加密處理,防止檔案信息的泄露。除此之外,相關的軟件開發人員也應該編制研究開發相應的軟件系統,從而應用于電力企業檔案管理工作,進而科學合理的管理電力企業檔案管理工作,以保證電力企業的健康可持續發展。

2.3 努力提升電力企業檔案管理工作人員的業務素質

面對電力企業檔案管理工作人員素質不高的問題,要想真正的提高電力企業檔案管理工作人員的業務素質,就必須做好以下幾個方面的工作:第一,電力企業一定要從根源上解決該問題,企業在招聘新人的時候,就必須要制定十分嚴格的相關招聘規章制度,同時要求招聘的工作人員一定要按照招聘的規章制度進行招聘,從根源處提升電力企業檔案管理工作人員的基本業務素質,防止在招聘時有賄賂以及任人唯親現象的出現。第二,對于新招聘的電力企業檔案管理工作人員,必須對其進行崗前相關業務知識的培訓,讓他們并了解自己的工作內容,從而提升他們的業務技能和水平。除此之外,還應該采用各種的教育方式,提高效率。要想使電力企業檔案管理工作有所創新,就一定要改善固有的落后的教育方式。要把單調的檔案管理工作變為多樣化的,同時還要運用新技術和新設備對其進行科學化的合理管理。另外,因為每一位電力企業檔案管理工作人員的知識水平、社會背景、認識問題的程度和理解問題的程度有所不同,所以要有針對性的對電力企業檔案管理人員進行相關教育,從而整體提升電力企業檔案管理工作的效率,推動企業的健康快速發展。

2.4 加強各部門兼職檔案人員的培訓和管理

加部門兼職檔案人員的培訓和管理,可以定期或者對其進行相關業務知識以及職業道德相關方面的培訓,并且進行工作考核,檢查培訓結果;另外,還可以進行不定期的抽查,檢查培訓結果,對于表現好的以及表現不好的進行相關的獎懲。還可以進行行業內的標準化建設,將檔案工作的意識深入到電力企業的每一個人。

2.5 將檔案調考或比賽形成機制,全面推行以賽促學人才激勵機制

全面喚醒沉睡的制度,比如定期比賽,以考促學,以考促培的方式, 激勵并鞭策檔案管理人員對崗位知識及相關管理規章制度進行揣摩鉆研,激發他們的學習熱忱和學習力,提高整個檔案人員素質。

加強檔案管理工作信息化運用現代化的科學技術手段能使檔案工作從傳統的手工操作向信息化、現代化的管理轉變,可以通過一次輸入、多次輸出來檢索,另外,對于影像、圖像、文本等重要、易損、利用頻率高的檔案要運用掃描輸入、網絡傳輸、 數碼照相等一些手段,進行掃描、處理并著錄,把檔案的全文內容轉化成為數字信息,實現數字化,加快檔案數據開發,確保檔案的檢索速度以及準確率,這樣更能全面利用好檔案,更好地為企業提供優質、快捷的服務。

結語

在新時期新形勢下,電力檔案管理工作只有具備科學、規范以及與時俱進的特性才能滿足新形勢的需求。未來是一個充滿機遇與挑戰的時代,我們要抓住機遇,避免消極因素所帶來的不利影響,充分發揮電力企業檔案管理優勢,讓電力企業檔案管理工作更加法制化、規范化以及科學化。

參考文獻