電子檔案管理方式范文

導語：如何才能寫好一篇電子檔案管理方式，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公文云整理的十篇范文，供你借鑒。

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【關鍵詞】房地產 檔案 信息技術 現代化管理

目前，在房地產管理部門中，由于房屋產權產籍檔案的管理方式相對滯后，因而積壓了大量歷史信息需要錄入。要將這些信息在第一時間內全部錄入管理系統并且不能產生誤差，需要大量的時間和大量的人力、物力、財力來完成。如何利用現代化手段， 加強房地產檔案數字化建設，實現房地產檔案管理的新突破，已成為當前房地產檔案管理工作的重要課題。利用計算機對房地產檔案信息進行管理，具有檢索迅速、查找方便、可靠性高、儲存量大、保密性好、壽命長、成本低等優點。這些優點能夠極大地提高房地產檔案管理的效率，也是房地產管理科學化、標準化、規范化的一個重要條件。

一、確定適用標準

信息技術標準化是實現信息交換和資源共享的根本保證。在數字化建設中，必須建立好相應的技術標準、管理標準和工作標準， 最終建立起一個標準化的數字化利用平臺，實現檔案數字化管理。隨著我國房地產市場的迅速發展，房地產交易量日漸增長，交易事項日漸增多，交易手續日漸周密，交易管理日漸規范。進而，檔案工作任務更加繁重，工作要求更加具體。而且這項工作不僅涉及到單位的自身管理問題，更關系到國家和人民群眾的財產安全與切身利益。這就要求房地產交易管理部門從多方面對房地產檔案進行科學的、多元化的管理。、嚴格日常工作管理。如建立嚴格的庫房管理制度，每天記錄檔案室溫濕度，定期進行安全檢查，尤其是逢節假日更加重視檢查，并做好安全檢查記錄。庫房管理科學，庫內有檔案資料存放示意圖，檔案柜架排放規范，庫內清潔衛生，無火災、水淹事故，無霉變、褪色、污損、蟲蛀、鼠咬現象。建立規范的全宗卷、詳細的檔案移交接收、借閱登記、鑒定銷毀記錄，做到檔案進館詳細無誤，借有憑還有據。利用現代化設備資源，實現各種音像、圖片、資料電子化管理。

二、建設高質量的檔案信息數據庫

房地產檔案管理主要包括兩個方面內容： 檔案原件及檔案數據的管理。所謂檔案信息電子化，就是以館藏檔案資料紙質或機讀形式的為主要物質對象，用微機對檔案文獻進行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉化成為微機軟件形式的二次文獻信息供人們利用的過程。檔案軟件沒有信息管理功能，缺乏通用性。檔案部門使用的計算機型號不一，規格各異，各自開發的軟件不能互用，并且沒有一個既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計算機管理軟件系統，由于不能互調，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果，這制約了檔案信息電子化的進程。加強電子文檔資料的歸檔工作，利用計算機、掃描儀把紙質檔案數字化，建立全文數據庫，以便于查找利用。實現業務管理新突破。房產檔案雖不是商品，但卻是珍貴的信息資源，房地產檔案保存了大量基礎資料，并擔負著采集、管理與提供房產信息的責任。可是從業務上看，房地產信息管理具有量大、復雜、更新快、用途廣的特點，適應這一特點，就必須注意強化業務手段，努力實現業務管理新突破，進一步完善產權產籍信息化建設。完善“數字房產”框架，構建和完善權屬登記發證系統、產籍檔案管理系統、抵押登記管理系統、房屋產權平面數字控制系統，徹底改變傳統的產權產籍管理模式，不斷創新管理手段。檔案原件作為房地產檔案的原始資料有著不可替代的功能， 它是檔案數據的來源。房地產檔案管理要實行全方位、多元化的服務模式， 房地產檔案網站作為一種紐帶和橋梁， 是實現這一多元化服務的有效手段。我們應充分利用這一點， 為利用者提供一個交流平臺。一方面我們可將房產檔案中的建筑面積、房屋坐落以及平面圖等無條件公布在網上， 對于有條件利用資料的各級用戶可根據自身的用戶級別查詢相關的房產檔案。另一方面，利用者可將自身的相關新問題留在網頁上， 房地產檔案管理人員可以及時了解適用者的需求，解答新問題，搞好服務， 方便群眾。加強檔案目錄數據庫建設。

我國至今還沒有建立一個達到數據交換的機讀目錄檔案系統，檔案信息系統和網絡建設形式各行其是，層次不一，規范性、開發性、服務性、共享性較差，不能適應檔案信息資源共享的要求，需要加強檔案目錄數據庫建設，開發標準化的檔案管理系統，加強檔案目錄的輸入保存，檔案的電子化。

三、重視人員素質的提高

檔案人員是連接檔案和利用者的橋梁和紐帶， 檔案人員的素質直接影響到檔案的利用在社會公眾心目中的形象。應著手檔案信息化人才的培養從目前看，許多檔案部門缺乏現代高技術人才，其中檔案、信息處理復合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現代技術水平偏低，甚至有現代文盲現象。盡管引進了現代化設備，仍不能充分發揮功能，就談不上檔案信息化了，因此，信息化建設人才需要深厚的檔案學基礎理論，熟悉檔案工作的規律，從而創新更科學、更先進的管理方法，因此必須通過各種途徑加強檔案業務人員培訓工作。提高檔案業務人員的管理水平。

四、要突出服務理念

就現代管理科學而言， 房地產市場管理同時也是一種服務， 是一種由我們管理部門提供給社會層面的服務。當前， 社會層面越來越需要更為全面、便捷、自主的房地產市場信息服務， 也越來越渴望通過房地產市場管理信息系統來獲取房地產咨詢服務和房地產政策指導， 因此， 我們只有及時、主動、積極地向新型管理服務職能轉變， 才能夠順應社會的呼喚、滿足公眾的需求。房地產市場的信息化建設同樣需要。強化服務規范：一是明確服務方向，努力為城市建設和管理服務，為保障房地產權人合法權益服務。對利用工作中出現的新情況、新特點不斷改進利用方式、服務手段，以適應新形勢的需求。二是了解客觀需要，化被動為主動，取得利用者滿意的效果。三是利用產權檔案的特點和規律，對整個所有權登記情況進行統計分析，改進各項業務工作，促進產權檔案管理水平的提高。四是處理好利用和保密的關系，發揮產權檔案的作用。在做好提供利用的同時，廣泛接受社會各界監督，使產權檔案的記載更加準確。四、強化責任意識。在全面落實社會服務承諾制的基礎上，規范服務程序考核、職業道德教育；進一步完善工作制度、辦事程序，及時調整和改進服務方式，全面、系統的規范服務工作程序要求，抓好工作檢查和督查。

五、要著力強化系統的協作效能

在房地產市場的信息化建設中， 需要從全社會的角度去熟悉和把握市場信息。一是要制定統一的技術規范，包括業務分類、數據分項、數據定義等技術規范和格式，為各相關業務部門、各相關業務系統今后進一步實現信息資源共享奠定技術基礎；二是要在系統中盡量延伸和拓寬市場數據的采集面， 并規劃和設計出必要的數字化實現途徑；盡可能多地實現各關聯機構、協作部門業務數據的采集、轉換，促使更多的業務內容轉換成房地產市場所需要和必備的業務信息流；三是要實現系統間的數據交互，新的系統必須支持系統間、部門間數據資源交互和傳遞， 實現同類業務信息的一致和共享。四、實現數字化管理。數字化使檔案的編排效率、檢索速度和準確程度有明顯的提高。隨著社會經濟的發展，對檔案原件的損壞問題越來越突出。把房產檔案資料掃描錄入計算機，不僅可以解決利用與保護的矛盾，還提高了檔案的完整性和安全性。數字化有利于規范房屋產權產籍管理，提高辦事效率。電子檔案中的查封，抵押等限制性信息加強了對房產交易和登記發證等工作的控制功能，有效降低了房產發證工作的失誤率。同時，電子檔案與產權管理系統的網絡連接，大大減少房產辦證的時間。數字化方便了人民群眾，有利于和諧社會的發展。房產檔案實行數字化后，可以把公示性信息放在互聯網上，方便群眾查閱。同時，合理化的建設和要求可以及時反饋回來，有利于房產檔案管理水平和服務水平的提高。

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1 電子檔案管理與傳統檔案管理的區別

電子檔案管理，就是通過計算機等手段來記錄文件內容并且保存管理。記錄過程簡單易操作，不會用到筆墨等辦公用品，并通過網絡進行永久保存。與傳統的檔案管理方式相比，電子檔案管理有如下特點：

1.1 在時間上

電子檔案管理和紙質檔案管理存在著一定的差異，體現在采用電子檔案管理的方式可以做到在記錄的同時歸檔，或者在一定的時間和范圍內，在滿足檔案管理部門要求的情況下，可以通過網絡把文件發送給管理的機構并進行歸檔，這一點，可以節省送檔案，打印檔案等不必要的時間，為人們的工作生活提供了很多便利。傳統的紙質檔案管理方式略顯麻煩，它需要提前設定計劃或者安排時間，以便相關部門把文件資料集中歸檔，并且需要特定部門進行回收和處理。這一過程既浪費時間，又浪費人力物力。

1.2 在方式上

二者的歸檔方式具有一些差異。電子檔案的管理，需要掌握一定的信息技術操作的能力，并且會操作相關的軟件。操作過程為：工作人員通過相關的管理軟件，在各個檔案上粘貼標簽，每一份檔案都有單獨的編號，以便歸檔。這樣的過程操作起來比較繁瑣。而紙質檔案管理比較簡單，開證明就可以辦理。

1.3 在存儲方面

電子存儲方式和紙質的管理方式也存在差異。電子檔案是在計算機或者網絡上存儲，但計算機或者網絡易出現故障，或者電子數據會出現紕漏，不利于檔案的保存。因此，現在的電子檔案管理有所改進，一般情況下要進行備份，還要對文件的具體格式進行轉換，操作完成后才進行統一的保存。而傳統的紙質檔案管理只需要保存好紙質的資料，使之不受損壞即可，但是對環境的要求會比較高，需要干燥安全的環境，因此更加困難。

1.4 在管理的方法方面

電子檔案管理的方式比較復雜，需要對待管理的檔案進行分類，并需要對資料進行編目，在接受文件的第一時間，工作人員需要給每一份檔案一個唯一的編號，同時還有給出相應的類別號、檔案號、文件號，以便在使用時能夠方便查找。這樣，在查找使用時，就可以通過專業的檢索工具進行電腦檢索。

1.5 在查詢使用方面

電子檔案管理和傳統的檔案管理也存在一定的差異。電子檔案管理可以在計算機上操作，無需固定地點和時間，但需要注冊用戶的個人信息，在使用時通過個人帳號和密碼才能夠登陸查詢或使用所需檔案文件。而傳統的檔案管理則需要向相關部門進行申請，并且有工作人員幫忙查找才能使用檔案，這個過程效率比較低，浪費時間。

2 電子檔案管理的優點和缺點

2.1 電子檔案管理的優點

用計算機或網絡進行電子檔案管理這種方式，最大的優點就是可以大大提高工作效率，無論是在保存方式上，還是在查詢使用方面，都節省了寶貴的時間，尤其是在傳輸方面，電子檔案管理通過網絡進行傳輸，省去了打印，發送等步驟，節省了時間，同時省去了不必要的花費，現如今隨著專業管理軟件的開發和不斷完善，使電子檔案的管理變得更加方便和規范。

采取計算機信息技術這種形式進行檔案管理，不僅提高效率，也對環境保護作出了一些貢獻。首先就是采用網絡的形式進行檔案管理，節省了紙張，這一點不僅節省了資金，同時也減少了對樹木的砍伐，保護了樹木和環境，其次是這種方式可以減少筆墨和辦公用品的使用，再一次節省開支，避免了不必要的浪費。

2.2 電子檔案管理的缺點

使用這種方式進行檔案管理，除了以上我們例舉的幾個優點之外，還存在著一些不足，主要有以下幾點：

1.立法不夠完善，雖然我國法律部門已經制定了一些關于檔案管理方面的法律章程，但不健全的法律實施環境也給電子檔案管理帶來了許多挑戰，受法律保護范圍不夠明確，法律實施困難，破壞性大等問題仍然存在，這需要我們在此領域進行進一步的研究和完善。

2.計算機等電子信息技術的不安全性也給電子檔案管理帶來了不安全性，這體現在計算機易出現漏洞或中毒的情況，一旦計算機發生硬盤損壞現象則不利于檔案的保存。因此，這需要我們在技術上進一步的完善，我們需要加強電子備份，運用云技術等新興技術手段進行保存，并且還要通過加設密碼，定期清理消毒，安裝殺毒軟件等方式進行維護。

3.用于管理電子檔案的存儲設備容易發生過期、老化或亟待更新等問題，長時間保存或許會出現無法讀取等嚴重后果。這就需要相關的工作人員定期維修更新，并且備份保存。

4.對于工作人員的技能要求較高，因為電子檔案管理需要工作人員具有熟練的操作技能，這就需要工作人員有專業的技術儲備以及長期的工作經驗。因此需要長期鍛煉或進行技術培訓。

3 可采取的措施

（1）根據電子檔案的存儲特點和方式，進行科學的計劃安排，確定傳輸時間，并在年內進行信息匯總處理，及時增加新的信息。

（2）由于電子檔案的信息處理都是通過計算機等設備完成的，所以應招募合格的信息操作人員，并及時進行培訓。

（3）保管時應注意環境條件，電子檔案的保存需要適度的環境，保存檔案的設備需要防塵，防磁，防劃。工作人員也應對存儲設備維修更新技術有一定的了解，以便能夠及時處理設備的突發狀況，保證檔案的安全。

（4）健全電子檔案查詢使用的相關制度，設立實名制，并進行權限限制，確保使用者通過身份進行實名登陸，以確保檔案的安全。

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關鍵字：醫院檔案管理； 創新； 發展

一、傳統醫院檔案管理模式概述

1.1、傳統醫院檔案管理的方式

傳統醫院檔案管理主要是紙質檔案，醫院專門設置檔案室進行存放。醫院每天的人流量是超大的，而且要求每個就診的患者都要登記個人信息，特別是重癥患者。從最初的檢查到后期的治療，整個過程當中使用的信息表格就更多。檔案管理人員通常按照一定的規則將檔案分類。這時還要求有干燥的專門的檔案室來存放檔案，這就要求定期的打掃和管理。總而言之，傳統的檔案管理是紙質檔案的人力管理方式。

1.2、傳統檔案管理中存在的問題

傳統檔案管理的管理難度較大，無法保證檔案私人信息的安全性，主要是因為他存在一下的不足之處：（1）紙質檔案保存難度高。和現在興起的電子檔案不同，紙質檔案在長久的空氣和潮濕環境下，會出現字跡模糊不清和紙張腐爛的情況，這會導致很多重要檔案損壞。（2）人力管理的不確定性大。檔案管理人員的個人疏忽或者是未預料到的情況常常會使檔案丟失或者患者私人信息泄漏。（3）成本高。傳統檔案不僅需要專門的干燥的空間用來儲存檔案，還要在適當的時期銷毀已經發到信息保留期限的檔案。從前期的檔案表格設計到后期的管理和銷毀。整個過程都會消耗很多人力、物力以及財力。高成本的管理工作帶給醫院的壓力也比較多。

二、檔案管理的創新發展

2.1、檔案管理方式的轉變

傳統的檔案管理方式已經不符合現代社會的發展要求，因而只有快速轉變管理方式，才能在社會競爭中繼續前行。現代醫院檔案管理主要是電子化的檔案管理模式。隨著計算機的逐漸普及和發展，電子化管理已經成為一種趨勢，醫院只有轉變管理方式，迎合時代需求，才能走的更遠。電子化管理模式是現代醫院檔案管理的創新和發展。

2.2、電子化管理的特點

電子化的檔案管理具有以下特點：（1）信息保存的持久性。和傳統的電子檔案管理方式不同，電子檔案管理是將所有的患者信息錄入電腦，用電子格式存檔。這樣的存檔方式不再像傳統的貯存方式一樣會受到周圍環境的影響。因而更具有持久性。（2）信息保存的安全性。傳統檔案管理是人力的管理方式，一般醫院為了節省支出，所以對于檔案管理工作的人員配置也不是很多。這就導致在日常的工作中很多檔案會丟失或者是被人蓄意偷竊。這樣的弊端在很大程度上威脅著患者的隱私安全，也影響著醫院的可信度。電子化的管理模式可以在計算機上設定訪問權限，這樣就可以保證權利范圍以外的人是沒有辦法獲得信息的，從而保證了信息的安全性。（3）信息保存成本低。電子化管理一般只需要一至兩位專門的信息登記員就可以了，不需要專門的檔案存放室，也不需要更多的管理維護人員以及不必要的其他支出，節省了醫院的成本支出。（4）電子化管理的高效率。電子化管理模式無論是從信息的錄入、管理還是從信息的查找和審查都是十分方便的。這在一定在程度上節省了時間，提高了工作的效率。

2.3、醫院電子化檔案管理的意義

電子化管理是現代醫院檔案管理的新型模式，從根本上提高了管理水平，也是對其他行業的管理理念的一個引導。檔案電子化管理從根本上解決了傳統檔案管理當中存在的很多的問題，改善了醫院檔案管理中的弊端問題，為醫院的改革做出了重大的貢獻。同時，作為檔案管理中的創新發展，也取得了巨大的成果。總而言之，電子化管理是一種從落后到先進的蛻變，是一種生產管理的發展。

2.4、電子化檔案管理存在的問題及處理方法

盡管電子化檔案管理對于現代醫院檔案管理工作來說是一次巨大的飛躍，但是因為現代技術發展的不完善，常常會出現以下的問題：（1）系統崩盤問題。電腦有時候會出現系統崩盤的情況，在這種情況下，保存在電腦當中的數據就會消失，這是一個很讓人頭疼的問題。因而，為了解決這樣的麻煩，在記錄數據的同時要做好數據備份的工作，以防止這類問題的出現。另外，還要做定期的電腦檢查，及時修正電腦存在的問題。（2）黑客入侵問題。很多醫院的網絡都會受到黑客入侵，從而使得越來越多的客戶信息流向大眾。黑客入侵是屬于電腦程序設置問題，因而要定期請專業的技術維修人員維護網絡健全。

三、醫院檔案管理創新與發展的展望

從傳統的人力管理到現在的電子化管理，醫院檔案管理實現了巨大的飛躍。可見，創新發展對于一個企業機構的巨大影響。電子管理的技術還在不斷地探索發展當中，很多存在的問題也正在被一一解決，未來的電子化管理將呈現更加完善的管理模式。同時從根本上變革現代的管理模式，推進市場的發展。

參考文獻：

[1] 楊洋. 醫院檔案管理的改革與創新[J]. 中國新技術新產品. 2011（08）

[2] 徐斌. 淺析醫院檔案管理工作的現狀與對策[J]. 經營管理者. 2011（01）

[3] 馬欣. 淺談醫院檔案科學化管理[J]. 現代經濟信息. 2010（24）

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關鍵詞：檔案管理；數字化；信息化；方式

引言

檔案是一種客觀的歷史記錄，隨著社會科學的不斷發展，檔案管理的方式與技術也隨之不斷進步，建立規范化、標準化檔案管理現代模式已經成為各個單位檔案管理的重要內容。檔案數字化管理相比傳統管理而言，是一個新生事物，檔案信息化建設促使檔案管理模式發生了轉變，將原本以保管、利用為主的檔案轉向為數字化儲存與服務為重心，從而使檔案管理更具有規范化、標準化、社會化。

1檔案數字化管理的重要意義

檔案數字化管理是信息時代的產物，其促進了現代管理技術的應用，提高了工作效率，對管理者知識結構與隊伍結構具有優化作用，同時對原有的紙質檔案進行了有效保護，改變了檔案利用的方式。數字化管理是對計算機的利用來整理檔案，一是利用計算機模擬人工立卷時可以智能排序，二是避免了人工立卷中的文件遺漏三是可以降低人工立卷歸檔時的工作量，提高了工作效率。其次，檔案數字化管理要求檔案管理人員具有更加專業的知識，掌握計算機信息管理技能，培養一批既懂檔案管理，又能熟練操作計算機網絡技術的專門人才，從整體上促進了管理者的綜合素質的提高。此外，通過檔案數字化管理方式可以對許多歷史悠久的檔案進行妥善保管，如采用計算機掃描將歷史文獻上傳，進行數字化處理，將原本保留，副本利用，以此避免長期翻閱造成檔案破損。

2檔案數字化管理方式的利弊

檔案數字化管理方式具有信息管理數字化、資源管理虛擬化、信息資源管理職能化，以及用戶使用更為方便等優點。但是，實現數字化檔案管理也有一定的局限性，例如電子檔案如果沒有“原稿”會難以確定法律地位；在數據傳輸過程中容易泄露；對計算機硬件與軟件系統的依賴性較大；電子檔案缺少個人字跡特征，一旦篡改，無法識別；電子檔案的記錄缺乏長期穩定性等。對此，可以看出不能過于依賴檔案數字化管理方式，必須根據各個單位的實際情況采用檔案數字化管理，才能真正發揮檔案數字化管理的作用。

3檔案數字化管理的方式

3．1加強對電子檔案的鑒定：為了對檔案的價值進行鑒別，在對檔案進行歸檔前，首先要鑒定電子文件，以確定對這些電子文件的保管期限，從而也可以對一些沒有保存價值的電子文件刪除，予以銷毀。電子文件自動鑒定的方法主要是通過制定電子文件保管期限表來實施，在電子檔案管理系統的設計階段，就應該開始對保管期限表進行制定，能否有效的實現自動鑒定最主要就是取決于電子文件保管期限表的制作質量，通過系統自動運用保管期限表可以避免審閱全部文件的低效率工作。因此，提高電子文件保管期限表的應用效率是非常重要的，根據本單位的實際情況，將生成的文件與保管期限表條款相對照，讓文件可以進入正常的處理流程。此外，電子文件保管期限表應做的詳細、具體，以便補充新的電子文件。

3．2完善電子文件著錄：為了可以形成完整的電子文件著錄工作，可以分為歸檔前文件級著錄、案卷級著錄與歸檔后案卷級以上著錄等。對此，就必須在文件形成前考慮到著錄的信息與收集。自檔案數字化管理系統設計初期，設計人員就必須要完成檔案部門所設計的著錄單，之后才能進行下一步設計。此外，為了可以使檔案數字化管理更加標準化，檔案管理人員應根據單位需要將著錄項目統一編制表格軟件，確保檔案管理工作與系統設計工作可以相互合作。

3．3加強對電子檔案的維護：由于檔案數字化管理是信息時代的新產物，數字化形態使日常維護的難度加大，檔案數字化對于計算機系統的依賴性很高，不僅要使電子文件的載體得以保存，還要確保可以保存完整的讀取環境。因此，必須要加強對電子文件的維護，控制好環境的溫度、濕度及防塵工作，確保載體無恙。其次，還應加強對電子文件信息的保護與保管，重要的數據與程序應做好備份，一套封存，一套供查閱。對于加密的電子文件應解密后進行拷貝。制定嚴格的檔案管理制度，明確管理責任。

3．4提高電子檔案安全管理：除了要加強對電子檔案的維護工作，最主要的是確保檔案數據庫的安全，加強系統管理，實行身份認證來保護電子檔案的安全。在電子檔案的使用中進行授權管理，注意防毒查殺，樹立“預防為主，防治結合”的觀念，以提高電子檔案的可靠性，為實現單位各部門資源共享奠定數字信息基礎。

結束語：

綜合上述，檔案是否能實現現代化管理，直接關系到各個單位的生產、經營與發展的命脈，必須要改變傳統的檔案管理模式，跟上時代的步伐，加快檔案信息化建設，才能發揮檔案管理在各個單位管理中的作用。對此，在檔案信息化、數字化建設中，必須要充分加強數字化管理方式，加大檔案信息化建設的投入，提高電子檔案信息化管理與安全管理，并根據本單位的需要給予檔案數字化管理正確的定位，從而真正發揮檔案數字化管理的作用。

參考文獻

［1］林華．信息時代如何做好檔案管理工作［J］．科技信息．2010（21）

［2］林衛華．信息時代的檔案管理及安全性考慮［J］．科技資訊．2009（35）

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[關鍵詞]信息時代;科技檔案;現代化管理

科技檔案是保存備查的直接記錄和反映科技、生產活動的科技文件，是科學技術檔案的簡稱。科技檔案是人類在科學技術活動中形成的，在國家建設中起著重要的作用，是國家生產力發展水平的重要代表。而隨著時代進步和信息技術的發展，傳統檔案管理方式已經逐漸不適用載體和形式越來越多樣化的科技檔案，科技檔案管理的現代化已經迫在眉睫。

一、傳統科技檔案管理存在的問題及其原因

傳統科技檔案管理存在著各種誤區和缺陷，而這些現象又是由于多種原因所引起的。如：人們在科技檔案管理方面存在觀念誤區，檔案工作者自身技能方面的短缺，檔案工作人員素質方面的不足，管理方式方法的問題。多媒體計算發展為科技檔案的管理提供了很大的便利，但是同時也造成了科技檔案載體的多樣化。以上種種主觀客觀的原因都阻礙了知識的傳播和科技檔案的利用，而為了解決這一問題，我們必須實現科技檔案的現代化管理。

二、實現傳統科技檔案管理現代化的途徑

在實現科技檔案管理現代化之前，我們應該知道什么是檔案管理現代化。檔案管理現代化是運用現代管理學原理，采用現代先進管理技術和設施，通過檔案管理手段現代化、科學化、標準化，實現檔案基礎工作、儲藏保護、提供利用等，進而提高工作質量和工作效率，更好地為國家建設服務。而如何實現檔案管理現代化則應該從多方面進行。

首先，改變觀念。這里改變觀念的受體不只是檔案工作人員，還包括公司領導以及整個社會成員的檔案意識。領導是公司的決策者，只有領導有了檔案管理現代化的觀念，公司才能在經濟上對檔案管理工作進行投入，才能讓檔案工作人員參與業務培訓并最終提高檔案工作的素質;才能引進先進的檔案管理工具和管理理念，適用于現代復雜檔案的管理;才能提高檔案工作人員的待遇，提高其工作的積極性，終促進檔案管理的現代化。檔案工作不受重視現在已經是一種社會現象，而造成這種現象的根源在于社會成員沒有良好的檔案意識。提高社會成員的檔案意識也是實現檔案管理現代化不可或缺的一部分。只有在得到了社會的支持和關注之后，科技檔案管理現代化才能真正得到社會的支持和幫助，同時也能更好為社會建設服務。使全社會充分認識到科技檔案的作用，為科技檔案管理現代化解決某些問題。改變檔案工作人員的觀念就是要提升他們對檔案管理現代化的認同，讓他們充分了解檔案管理現代化的優勢，了解檔案管理現代化的理念，并且在自己工作過程中堅持這些理念，中而不是日復一日抄錄登記保管入庫。

其次，培養現代化檔案管理人才。科技檔案檔案管理人員綜合素質的提高，是現代化管理中不容忽視的問題。檔案人才是知識管理人才，信息的知識性及檔案工作的專業性決定了檔案工作者的勞動是知識性勞動。檔案管理人員的素質包括知識素質和業務素質，知識素質主要是指檔案工作人員的學歷、知識的深度和廣度等，業務素質主要包括現代社會中應具備的職業技能，如計算機水平、組織協調能力等。科技檔案工作人員要樹立“終身教育”的觀念，不斷深化專業知識。同時還要不斷學習與檔案事業相關的學科知識，建立起合理的知識結構。當前，檔案現代化管理的主要內容和核心就是計算機技術的運用，即檔案計算機管理。為了保證電子時代人類活動的真實歷史記錄得以長期保存和利用，檔案管理者必須學會利用現代化檔案管理手段――檔案計算機管理及電子文件的歸檔與管理的知識與技能，這就要求每一個檔案管理者都必須及早適應電子信息技術革命給檔案工作帶來的影響和變革，否則難以勝任計算機時代的檔案管理工作。檔案工作人員必須掌握現代化信息技術，熟練運用電子計算機以及各類現代化辦公設備來進行電子文件的制作、使用和維護。我們只有通過不斷地學習、培訓，不斷地加強自身的科學文化教育，努力提高自己的綜合素質特別是科技素質，才能滿足現代化檔案管理工作的需要，使檔案管理工作能夠順利進行，科學地管理好現代檔案。

再次，采用現代的科技檔案管理方式和方法。隨著計算機的普及，越來越多的社會活動和科技生產活動的記錄將產生于電子工作環境中，電子文件的形成，使檔案載體形態發生很大變化，出現了電子材料、磁性材料、光電材料、光學材料等載體。無論是以感光材料為載體的檔案，還是以電磁材料為載體的檔案，它們都與紙質檔案有著顯著不同，傳統的檔案管理手段已不能適應對新型載體的管理。電子文件具有易修改性和拷貝性，使用傳統管理方法已經不能保證科技檔案的真實性和完整性;現代化檔案管理中，由于許多文件都需要通過網絡傳輸，網絡安全問題、在傳輸的過程中及存檔后的保密問題也是傳統管理方式無法解決的問題;紙質科技檔案數量大、種類繁多，利用傳統手工方式輸入數據庫困難;新載體科技檔案又缺乏國家統一標準，傳統管理方式在這里是一片空白。這一切都要求文件材料的形成、收集、整理、編目、鑒定、保管、檢索等環節都需要用新的管理方法，即現代化的檔案管理方法。

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一、電子檔案的兩種管理手段

電子檔案的管理手段目前主要有兩種：其一是在OA系統中包含檔案管理的功能，將所有的檔案全部統一在OA系統中；其二是采用專業的檔案管理系統，并將兩者做無縫的鏈接，已達到文檔一體化和規范的檔案管理水平。

在國內，第一種情況基本上已經處于淘汰的地步，主要因為：

第一，在OA中包含的檔案管理功能實用性比較差，而且不能根據檔案業務管理的發展進行持續的升級；第二，OA中包含的檔案管理對一般的文書檔案管理尚能滿足，但若包含企業所產生的其他檔案(如圖紙、聲像等)，OA中的檔案管理系統將不能勝任；第三，OA平臺一般都采用將文件存儲于數據庫中的方式，這樣便于文件流轉的控制，但是帶來的負面效果是數據庫因此而變得很大，隨著檔案數量的日積月累很快數據庫就會出現不能支持系統的情況；第四，由于OA專業軟件公司的主要開發文件的流轉過程，對于科技檔案不熟，如果要做的話，OA專業軟件公司就必須花很大的精力去了解各種需求，通常情況下，OA專業軟件公司不會花這么大的力氣去做這樣的功能。類似的情況也同樣出現在PDM軟件供應商，PDM的軟件供應商只做圖紙的檔案管理。

由于上述原因，目前電子文件的主流管理方式都是采用OA系統和檔案管理系統二者相結合的方式。

二、檔案管理系統與OA系統的實施順序

但是企業在信息化建設過程中應該先上檔案管理系統還是先上OA系統呢?或者是兩者同時上呢?筆者認為，檔案管理系統應該提前于OA系統建成。

首先，對于大多數企業而言，兩個系統完全可以分開實施，待OA系統運行穩定之后在進行兩個系統之間的接口工作。大多數企業的檔案類型都多種多樣――既有固定的文書檔案，也有會計類、科技類檔案資料，對于規模稍大的企業來講，每年的實物檔案(榮譽檔案)也是非常重要的檔案資料之一，都需要進行系統的管理。而OA系統中產生的檔案僅僅只限于文書檔案，如果檔案管理一定要等到OA系統建成之后再進行考慮的話，就等于是所有其他類型的檔案的電子化進程都要等著文書檔案的前期電子化進程完成之后再進行，無意中浪費了時間成本。

其次，文書檔案的管理在各種檔案類型的管理中是比較簡單的檔案類型，從傳統紙質檔案管理轉化為電子檔案管理時相對容易，尤其是國家檔案局頒布文書檔案管理新規則后，用軟件對文書檔案進行管理更加簡單易行。但是其他類型檔案的數字化過程就不是這么容易的事情了，眾多的檔案類型中，歸檔與收集管理最復雜的當數科技檔案，科技檔案與企業的生產與經營息息相關(貿易型企業除外)，通常包含企業的核心技術，是企業中最受重視的檔案類型。科技檔案的信息化收集來源廣泛，主要來源于企業的PDM系統和ERP系統，在具體整理時，還將細分為基建檔案、設備檔案、產品檔案等。鑒于其廣泛的來源和諸多的類型，在一個大企業的內部(如各個分廠之間)傳統的紙質科技檔案的管理方式都有可能不同，如果將其全部統一規范起來進行數字化的管理將更是一個比較漫長的過程。

所以，一套靈活的電子檔案管理系統可以幫助我們在規范與整理上進行統一的要求，企業檔案數字化管理的重中之重在于全套檔案管理方式與規范盡量與數字化檔案管理系統相結合或接近。只有檔案管理系統建成之后，結合系統逐步進行各種檔案數據格式的統一、檔案分類整理的統一、檔案移交的統一，才能真正做到檔案信息化的網絡應用。

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關鍵詞：科技檔案管理；規范化；

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1674-3520（2015）-01-00-01

就目前而言，檔案管理工作還存在很多改進的方面，例如：服務對象少，服務內容單一等，因此，想要在檔案管理的工作中解決這些問題，就必須緊跟時代的步伐，不斷尋求創新的管理方式，只有通過不斷創新，才能夠使得檔案管理工作的效率得到提升。

一、檔案管理工作創新的重要意義

創新是事物發展的根本動力，沒有創新就沒有進步，因此無論在任何領域，創新都是保持事物與時俱進，興旺發達的根本方法。在檔案管理的工作中，創新的重要意義更是不言而喻。在當前，社會迅速發展，信息資源更加豐富，這些外在的條件都為檔案管理工作帶來了新的挑戰，因此，檔案管理工作者應當認識到當前創新檔案管理工作的重要意義，在管理工作中不斷尋求創新的工作方式，只有這樣才能夠保持檔案管理工作的高效性，體現檔案管理工作的服務性，并且與時俱進，保持檔案管理工作的活力，體現檔案管理工作的價值和意義所在。

二、檔案管理創新的方式

（一）在管理方式上進行創新

當前檔案的管理方式已經不能很好地滿足社會的需要，產生了一定的問題，需要及時進行創新并加以改進，就目前的檔案管理狀況來說，大部分的檔案館雖然能夠對各種方面的資料進行收藏，但當前社會的需求和查閱者的需求越來越多樣化，在這樣的情況下我們還是能夠看到檔案館收藏資料的豐富程度，以及管理方式方面還存在一些不足。因此，針對這一問題，檔案管理者不僅需要對檔案館的收藏內容進行不斷的豐富和擴充，提升檔案館資源的持有量，同時還應當針對不同群體的不同需要，有重點，有針對性的收集一些使用的資料。除此之外，檔案管理的工作上還應當不斷進行管理方式的創新，不斷優化檔案管理的組織性以及規范化，從而方便用戶的查閱，也方便檔案管理工作的進行。除此之外，在當前，隨著經濟的發展，電子信息技術也得到了巨大的進步，電子信息技術應用在檔案管理方面能夠十分有效的提升檔案管理的工作效率，也能夠方便用戶的查閱，在傳統的檔案管理工作中，檔案管理工作主要是依托紙質檔案以及人力管理來進行的，而電子信息管理系統能夠順應社會信息化的發展趨勢，可以儲存電子檔案以及聲像檔案，為用戶帶來方便的同時也大大減輕了檔案管理工作人員的工作量，提高了工作效率，保證了服務的質量。因此，在檔案管理工作的創新方面，應當積極引進先進的電子信息管理技術，建立檔案的電子信息管理系統，并且要對檔案管理人員加強這種新技術的使用方法的培訓，讓相關的管理人員都能夠熟練地掌握和使用電子信息管理系統，從而保證服務質量的提升。

（二）管理觀念上的創新

思想意識對人的行為有著指導的作用，因此在思想意識和觀念方面進行改進，就能夠幫助和促成行為的轉變。而在檔案館管理的創新方面，首先應當做好的就是創新思想認識的建立。在進行檔案管理創新的過程中，創新觀念始終能夠起到指導作用，并且能夠在不斷的創新實踐過程中產生新的創新思想，從而進一步促進檔案管理工作與創新工作的發展。在當前，檔案管理工作者應當順應社會的發展趨勢以及用戶的個性化需求來進行管理方式上的創新和改進，將檔案管理的信息化，知識化，服務化作為當前檔案管理工作創新的重點所在。要不斷對過去傳統的管理觀念進行改進，將重收藏輕使用，輕服務的管理理念進行改變。在當前的檔案管理工作中，應當時刻注重提升管理的效率，改變傳統的檔案管理思想，從而更好地將檔案管理工作做好，幫助檔案管理工作更好的適應社會的發展要求，更好地發揮檔案管理的價值。

（三）不斷提高檔案管理人員的素質

檔案管理工作的創新從某種程度上來說也是一種圍繞著管理人員進行的創新，管理人員在檔案管理創新工作中扮演著極為重要的角色，與此同時，檔案管理工作的創新也能夠幫助管理人員自身得到更好的發展。作為檔案管理工作人員，首先應當對檔案管理工作有著正確的認識，應當明確檔案管理工作的重要意義以及工作的性質和目標。檔案管理工作人員應當認識到檔案管理工作是一項為社會服務的重要工作，也是為社會提供服務的一種方式，因此在工作的過程中應當做到愛崗敬業，盡職盡責，樹立良好的服務意識。除此之外，為了更好地進行檔案管理工作，應當對檔案管理工作人員進行專業的培訓，提高管理人員的專業素質，幫助檔案管理工作人員熟練地掌握電子信息管理技術，并且掌握各種創新的工作方式。作為檔案管理工作人員，較好的專業素質和職業素養是當前檔案管理工作發展對檔案管理工作人員提出的新要求，在過去的檔案管理工作中，往往由于管理者的不夠重視，而導致檔案管理人員的專業技能以及文化素養較低，并且也在工作中無法提高工作效率，因此，想要對這樣的管理狀況進行創新，就需要從工作人員的專業知識以及職業道德培訓做起。

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關鍵詞：水利檔案；管理方式；轉變

1 利檔案管理方式轉變的必要性研究

一般以紙質為主要載體的水利檔案在現代信息化的社會中有許多局限性，紙質的檔案信息容量較小，查閱費時費力，這不僅使得水利工作效率低下，更給檔案管理工作帶來諸多不便。所以，實現水利檔案管理從傳統向現代方式的轉變具有很大的必要性，這是發展水利事業的時代化要求。

1.1 檔案管理方式的轉變為水利事業現代化提供重要保障

水利檔案是對水利事業起步與發展、出現的問題及解決方案的記載，幾乎記錄了一切關于水利事業的活動，其數據量大、涉及方面廣，參考性強，實踐性強等特點無不體現著對水利發展的重要作用。當水利工程遇到問題時，可以查閱檔案的解決方案再結合現實情況來解決。也為水利事業的發展提供經驗與教訓。

現代化的先進技術使得水利檔案的載體形式發生了變化，趨于多元化。現在越來越要求水利檔案公開化，現代化的管理方式使滿足這種需求成為可能。同時也豐富了水利檔案信息公開的方式，除了書報等傳統的方式外，還能用電視、手機、網絡等現代技術來傳播。

在現代信息化的社會中，水利檔案管理量越來越大，空間存放限制性很大，因此需要轉變傳統的管理方式，促進水利事業的現代化進程。將紙質的檔案管理方式向電子檔案管理方向發展，這樣可以保證保存質量，提高工作效率，提高檢索速度，為水利事業的現代化發展提供方便。

1.2 檔案管理方式的轉變符合水利檔案工作發展的需要

就水利檔案資源來說，記錄和保存數據也應是很重要的事業。對檔案的管理對水利事業的發展有很重要的影響。例如近幾年內陸地區實現對水利資源有效利用的成功案例說明了水利事業新的發展。正是這樣，檔案資源管理也需有新的轉變。如在檢索方面，若一頁一頁翻資料則會費時費力，對水利工程造成影響。無論怎么講，水利檔案管理方式轉變為現代化的方式，是其自身發展的需要，符合水利檔案工作的發展要求。

因此，促進水利檔案管理向現代化方式轉變成為重中之重同時也是非常緊要的工作。計算機等先進的技術應用于水利建設檔案管理方面會更好地促進水利事業的發展。這種技術也為轉變水利檔案管理方式奠定堅實的基礎，為促進自身的發展提供了行之有效的辦法。

2 水利檔案管理方式轉變的基礎條件及限制因素研究

2.1 水利檔案管理從傳統向現代方式轉變的基礎條件

首先是法律的保證。我國是法制國家，對水利檔案管理方式從傳統向現代轉變的方面要進行法律的保護，針對現代化的管理方法進行立法，因為傳統方式所依賴的法律不能適應現代的管理方式。所以要健全法律法規，對水利檔案管理工作給予法律保護。

其次，要有技術措施。在轉變管理方式，實現現代化管理方面，不僅要改變外部環境，更需要加強技術措施工作。過硬的技術基礎才能更好地運用現代化的管理方式，并且積極地促進水利事業的發展。

2.2水利檔案管理從傳統向現代方式轉變的限制因素

計算機網絡技術不斷發展，水利檔案管理引用該技術并得到較好發展。然而，在水利檔案管理方式向現代化轉變的過程中存在著一些限制性的因素。

首先，一些水利檔案從業人員沒能正確認識到檔案管理的重要性，認為檔案管理對水利建設的發展沒有太大作用，不會造成很多影響。因此在轉變水利檔案管理方式上重視程度不夠。

其次，水利檔案內容復雜，而施工時間長等因素又使得具體信息轉換為檔案的過程漫長而復雜。這對管理方式的改革也具有限制性。

另外，一些基層水利檔案從業者習慣用傳統的管理方式，不習慣用計算機來整合。而且在電子存檔技術方面存有缺陷，使得原始數據存有質疑，這也制約了管理方式的轉變。

3 水利檔案管理向現代方式轉變的途徑

3.1 建立堅實的理論基礎

隨著經濟政治體制的改革，水利檔案管理工作也隨著有了相應的改變。對于我國的水利檔案管理，應該積極探索相關的理論知識，建立一套完整全面的水利檔案管理理論體系，為管理工作奠定堅實的理論基礎。總結之前的工作經驗，吸取教訓，以便于有效而正確地開展新時期的檔案工作。把以往的工作經驗提升到理性的認識中來，并進行系統化的處理。從而實現對實踐的指導作用。

水利檔案管理學是國家檔案的重要組成部分之一，分屬于檔案學的一個分支。所以，積極探索水利檔案管理的理論，是轉變管理方式的重要措施，同時也是促進我國檔案工作研究的重要方面。堅實的理論是促進水利檔案管理從傳統向現代方式的基礎，是促進管理工作有效開展的保證。

3.2 制定標準化的管理

標準化的管理是從國家部門的角度來設置的，是對某項重復的工作進行概念化的規定，以統一的操作標準，這樣有利于是活動開展更有秩序。在水利檔案工作的標準化當中，篩選出管理時用到的技術手段和管理提綱，對實踐操作和實施的規范與標準進行修改和完善，使之成為一整套標準化的方法，以此來改善檔案管理工作，提高工作水平和效率。制定標準化的管理是促進水利檔案管理從傳統向現代化轉變的客觀要求。

實現管理的標準化是水利檔案工作的有效手段，水利檔案管理采用現代化方式則需用最新的科技和標準化的管理來進行，以此來提高效率、完善經驗、加強管理。相反，若沒有一套行之有效的標準化管理體系，從業人員各做各的，那么必將會造成水利檔案管理混亂的局面，現代化的管理進程也不會得到發展。

3.3 共享水利檔案資源

從現在的實際情況中可以知道，水利檔案資源被部分部門壟斷，每個地區都完全壟斷自身資料，很少與它地進行交流。而這樣的情況造成各個地區水利發展不平衡，更阻礙了我國整體水利事業的發展進程。

水利檔案資源的共享與管理方式的轉變是相輔相成的。共享資源、加強交流、積累經驗促進了現代化管理方式的發展。另一方面，現代化的水利檔案管理方式，利用信息化手段使得資源共享成為現實。這樣不僅促進各地的交流，又有效地解決了水利事業現代化發展過程中的一些問題，提高了檔案管理的效率和質量。這樣，任何人可以通過網絡技術在任何時間都可以檢索到所需要的水利信息，是現代化水利檔案管理的重要體現。

4 結束語

水利檔案管理工作是水利事業的一個重要方面，實現水利檔案管理從傳統向現代方式的轉變具有非常重要的意義，也是現代化的水利事業發展的需要。近些年，我國在檔案管理工作方面取得了較大成果，但并未完全實現檔案管理方式向現代化管理的過渡。若要完成這一過渡則需要與本地區的實際情況相結合，這樣才能更加科學而有效地向現代化的管理方式轉變，避免棘手問題的出現。總之，實現水利檔案管理從傳統向現代方式的轉變勢在必行。

參考文獻

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【關鍵詞】辦公自動化 檔案管理 應用

隨著我國信息化的不斷加強，檔案管理已從過去管理的文書檔案不斷發展為當前的綜合檔案，計算機及信息數字技術推動了辦公自動化的普及，辦公自動化給檔案管理帶來巨大的便利，我們可以隨時進行調用的重要資源。因此，解決目前檔案管理方面的問題，實現合理、有效的辦公自動化管理，已成為當前檔案工作的重要部分。

1 傳統的檔案管理存在的問題

傳統的檔案管理的保存工作不容易做好，造成檔案資料容易出現不同程度的遺失、由于多數文件檔案需要長期保存，為了改善文件存儲的環境，避免可能造成檔案紙張受潮、蟲蝕或火災等災害，相關單位每年都需要投入大量的文檔保管費用。此外，由于認為翻閱而產生資料和信息的遺失現象也市場發生，這會給相關單位帶來不同程度的損失。此外，由于檔案需要反復查閱，有需要時還有帶出查閱場所，這樣就存在元件受損或者遺失的可能性，影響了檔案保管與利用管理工作的順利進行。傳統的檔案管理方式存儲檔案的數量極其有限，而當今社會由于科技和文化的迅速發展，檔案的種類和數量也在不斷增加，涉及的方面也很廣，當信息大量、頻繁的產生時，則會使歸檔工作難度加大，是管理工作的效率極大地降低。根據傳統檔案管理存在的上述問題，我們可以清楚的看到傳統的檔案管理方式已不適合當今的情況，我們需要對傳統的管理方式進行改革，實行檔案管理的辦公自動化，這樣才能更好的做好檔案管理工作。

2 辦公自動化對檔案管理的影響

2.1 對檔案工作的規范化標準化要求更高

辦公自動化的應用要求檔案工作必須做到規范化及標準化，只有規范的檔案信息才能用電腦處理，才能在公共網絡上實現交流與共享。所以，檔案管理的各項基礎工作必須實行標準化。

2.2 有助于實現文件與檔案管理一體化

辦公自動化中文件處理和檔案管理直觀地表現為一個連續的過程。例如，在電視臺所有的公文都需辦公室處理，當辦公室接到貢文化，除了要在電腦上對其特征進行著錄，利用數據庫編制檢索工具還要對文件內容和主體進行分類確定其內容特征標識，完成標引過程。這就是文檔一體、隨辦隨歸的檔案綜合管理。這種管理模式極大地降低了檔案管理工作者的勞動強度，簡化了工作程序，提高了工作效率和質量。

2.3 對檔案保管條件要求更高

辦公自動化對檔案管理和保管環境有很高的要求。機讀檔案對保管環境的溫度要求在20士2℃，對相對濕度的要求在50士5%；此外，歸檔的磁盤需要寫保護措施，磁盤按編號順序豎放到專門的載體上，使用時，不能用手直接觸摸磁盤的處，也不能彎折磁盤、用硬筆在保護套上劃寫，以防止機械損傷。

2.4 對管理人員的素質要求更高

辦公自動化要求檔案管理人員不斷提高自身素質及科學文化水平才能勝任本職工作。檔案管理人員憑借原有的管理和保護知識是管理不好新型載體檔案的，只要及時更新自己的知識體系，學習新知識、掌握新技術，了解和熟悉新設備的工作原理、特點、功能使用芳芳，提供自身的管理水平與業務能力，才能適應現代管理工作和科學技術發展的需求。

3 辦公自動化往檔案管理中的應用

3.1 電子檔案的收集工作

在辦公自動化中，電子檔案管理過程的前端必須延伸到系統設計階段，這就要求相關檔案部門積極參與檔案管理的辦公自動化的開發中，以功能合理的文件管理管好電子文件。

3.2 電子檔案的整理工作

電子文件的整理是指根據有關原則和方法，把收集積累的電子文件進行分類處理。具體到某一單位，首先，此單位各部門的文書人員根據紙質檔案的歸檔范圍將需要歸檔的電子文件進行分類、劃分保管期限；然后，定期歸入檔案庫及檔案數據庫的文件，檔案人員可以隨時檢查文書人員所做的分類和保管期限是否正確，并及時作出更正，并在年終進行計算機輔助組卷，之后系統會自動生成各種檢索目錄，這樣不僅完成了電子檔案的整理工作，也形成了各種檢索目錄。

3.3 電子檔案的保管工作

電子文件的特征不同于紙質文件，任何做好保護和維護工作，使其安全可靠并長期處于可準確提供利用的狀態，是檔案工作者急需解決的問題。

3.3.1 要保證電子檔案載體物理上的安全

通常情況下，電子檔案以脫機的方式存儲到一定介質中，此時需要創設一個適宜其保護的環境，比如溫濕度的控制；并保證避光、防變形的需求；遠離有害氣體等。

3.3.2 要保證電子檔案內容邏輯上的準確

電子檔案的存儲必須依賴一定的計算機硬件平臺，將其以人們能夠直接閱讀的格式展現在讀者面前，所以，在運用電子檔案時，不僅要保護好電子檔案，更重要的是對電子檔案所依賴的技術、數據系統及相關定義參數進行保存。

3.3.3 要對電子檔案載體進行有效的檢測與維護

對于電子檔案的檢測與維護，一定要綜合考慮技術、人員、環境、設備與電子檔案自身的特性，根據它們的綜合因素來確定技術方案和管理模式，以確保電子檔案能更安全、更可靠地進行保存與管理，能夠長期處于可準確提供利用的狀態。

3.4 電子檔案的利用工作

相比于紙質檔案，電子檔案存在更便捷的特性。但此特性是建立在電子檔案所依賴的技術上的，只有采取一定的管理手段才能實現。電子檔案提供利用的方法有：提供拷貝、通信傳輸、直接利用等。

總之，隨著科技的進步，計算機技術的廣泛使用，檔案管理的辦公自動化逐步變為一種發展趨勢，我們也能清楚的得知辦公自動化具有更多的優勢，其能極大地改善傳統檔案管理的許多缺陷，查閱者能夠更快速、更便捷的獲取他們所需的資料，從而提高了查閱速度和工作效率。因此，在不久的將來，檔案管理的自動化勢必會被更多的單位所利用，受到更多工作者的青睞。

參考文獻

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關鍵詞：人事檔案管理 現狀 趨勢

人事檔案是掌握人才信息的重要途徑，是選賢舉能、管理人才的重要手段。現代社會是一個向管理要效益的社會，企業人力資源管理水平的高低，直接決定了企業未來的發展。同時，高效率的人事檔案管理既是檔案管理人員實現自身價值的重要體現，也是企業管理水平提升的重要標志。為此，我們必須要對企業人事檔案管理的現狀有一個宏觀的把握，才能夠保證人事檔案的管理水平有所提升。

一、人事檔案管理的現狀

（一）人才對檔案的重視程度日趨弱化

隨著改革開放的不斷深入，企業的經營模式正在朝著多元化的方向發展，在這樣一個社會背景下，傳統的人力資源分配制度逐漸被淘汰。現代企業的人才引進，多數采用聘用制，用人單位更加重視人才的能力，而非資歷。同時，目前的轉檔手續周期長、程序繁復，這直接導致人才在工作變動過程中放棄轉檔。特別是沿海地區，由于這一地區的人員工作變動更為頻繁，加之很多人認為檔案在求職就業過程中發揮的作用并不大，尤其是一些非黨員、年輕人更是如此。據相關資料顯示，在我國各級人才市場中，保存的人事檔案有將近60萬份無法于主人取得聯系，而且這一數字還在持續增長。

（二）檔案管理水平有待加強

由于社會對檔案管理工作的不重視，企業對于檔案管理人才選拔的標準也在降低。目前，在崗的檔案管理人員，多數為非專業人士，檔案知識相對匱乏。比如認識不到檔案管理工作的重要性；對檔案材料的整理、歸檔、建檔、裝訂等業務不熟練；許多企業中的檔案管理人員身兼數職，或者檔案管理干脆就是其他部門的在職員工；對檔案管理工作沒有熱情。這些因素嚴重制約了企業檔案管理水平的提升。從檔案管理設備配備方面看，多數企業幾乎沒有一個標準的檔案室，而是集辦公、倉庫、閱檔為一體，沒有鐵窗、鐵門等保護措施，防潮、防火、防鼠、防盜的技術仍然十分落后。許多檔案由于反復使用，加之陽光照射，已經出現了紙張發黃、字跡褪色等情況，檔案的安全性與完整性得不到保障。

（三）檔案的信息化程度較低

隨著網絡技術的飛速發展，計算機已經滲透到社會生活諸多領域。目前，檔案信息管理系統已經建立，并且逐步得到推廣。但是多數企業的檔案管理信息化還停留在對將個人信息輸入電腦中的階段，很多技術并沒有應用于檔案管理中去，部分企業的資料檢索、檔案查閱仍然采用手工方式，實現無紙化閱檔、信息化管理還有很長的路要走。

（四）非公企業忽視檔案管理

社會對檔案管理的不重視，除了表現為個人放棄檔案之外，還有就是非公企業忽視檔案管理。現代企業越來越重視人才的能力，用人機制也日益靈活，企業管理者認為考察檔案不如考察人才的工作表現更為直接。這直接導致員工的職業道德、性格特點、個人資歷等信息無法讓下一個企業了解，而且斷檔也有可能給員工的工作、學習、生活帶來一些困擾。

二、人事檔案管理的發展趨勢

（一）檔案管理電子化程度不斷加強

伴隨著網絡技術的快速發展，信息化、電子化已經成為社會發展的必然趨勢，在這種形勢下，傳統的人事檔案管理模式已經出現種種弊端，而無法適應市場經濟的客觀需要。轉變檔案管理模式，推進信息化、電子化進程，已經成為企業人事檔案管理的當務之急。其中，檔案資料的電子化，是實現檔案管理信息化的基礎，也就是說只有正確的將紙質檔案信息錄入到計算機中，使紙質檔案轉化為電子檔案，才能夠正確的使用檔案，提高檔案的使用效率。然后再以電子化為基礎，逐步加快人事信息的數據庫建設，引進現代辦公自動化系統，使其他部門能夠快捷、迅速的查找、使用檔案，同時實現電子化檔案與原始檔案的協同配合，極大提高檔案的使用效率。而且檔案管理實現電子化之后，能夠提高檔案的科技含量，同時還能夠有效防止對原始檔案的磨損與破壞，降低檔案管理的成本風險。

（二）檔案管理朝著網絡化方向發展

檔案管理的網絡化是建立在電子化基礎上的，而檔案管理網絡化的前提則是遵循國家的相關保密規定。檔案信息網絡化是充分利用當前的網絡優勢，從而實現檔案信息資源的共享。企業在推進檔案信息網絡化進程時，必須要與檔案信息保密建設同步進行，要對檔案資源使用的部門設置一定權限，沒有權限的部門或者個人，將無法查閱相關檔案資料。與此同時，我們還需要加強檔案管理人員的素質建設，提高檔案管理工者的職業道德水平與業務技能水平，使他們在做好保密工作的同時，能夠對檔案管理業務以及各種管理軟件熟練掌握，能夠在管理理念、管理方式不斷創新，從而依托現代的科技手段，實現企業檔案管理的標準化、高效化。

（三）檔案管理方式日益多元化

目前，人事已經成為人力資源管理的新方式，這是市場經濟發展的客觀需求，也是人才產業化發展的重要保障。從微觀層面上講，人事制度就是將“單位人”轉化為“社會人”，這種管理方式實際上就是將人事關系管理與人才使用管理相分離，簡單說就是企業只負責用人，而人事負責檔案管理。諸如工齡的計算、職稱的評定、各種保險的繳納等等，均由人事來負責。隨著社會經濟的發展，人事的服務方式也在逐步得到拓展，比如“人才租賃”制度，已經在部分地區開始實行。這種方式主要是由人才市場作為人員的雇主而存在，全面負責員工的人事管理，而用人企業與人才市場簽訂的是租賃合同。這種制度不但提高了人力資源配置的效率，同時也減輕了企業檔案管理的負擔。

綜上所述，隨著我國社會經濟的快速發展，檔案管理工作面臨著新的管理環境。檔案管理者必須要把握時展的趨勢，以及企業發展的客觀需要，從檔案管理的現狀入手，不斷探尋管理的新技術、新方法來解決檔案管理過程中遇到的新問題，積極推進檔案管理的信息化、電子化以及網絡化發展，從而為企業的平穩、健康發展提供有力保障。

參考文獻：