律師檔案管理范文

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篇1

【關(guān)鍵詞】檔案；電子化管理；利用；學(xué)校

檔案的保管和利用是檔案的兩大基本職能。隨著以計(jì)算機(jī)技術(shù)為代表的現(xiàn)代科技技術(shù)的普及與發(fā)展，學(xué)校利用計(jì)算機(jī)技術(shù)輔助管理各類信息資料成為必然。因此，檔案管理也被納入到學(xué)校電子網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)。電子網(wǎng)絡(luò)管理產(chǎn)生了各式各樣的電子文件，面對(duì)繁多的電子文件，如何更好地進(jìn)行整理、歸檔、保護(hù)并加以利用，是眾多檔案管理工作者面臨的新課題。

一、正視困難，客觀分析學(xué)校檔案管理的現(xiàn)狀

當(dāng)前學(xué)校檔案管理領(lǐng)域，信息技術(shù)僅僅應(yīng)用在收集和整理等淺層次的方面，不利于信息的及時(shí)共享，制約了檔案資料進(jìn)一步拓展、應(yīng)用空間和深度，有效利用率不高。

1.學(xué)校檔案電子化管理存在的問(wèn)題

（1）檔案電子化管理適用范圍較淺。按照檔案管理要求，我們把學(xué)校教育教學(xué)所涉及的資料歸集存檔，一般以年度為時(shí)間單位，按保存期限的長(zhǎng)短分長(zhǎng)期檔案、短期檔案、臨時(shí)檔案進(jìn)行分類保存。計(jì)算機(jī)主要被用來(lái)將檔案資料的電子版歸類放入相應(yīng)的文件夾，以及編制目錄、打印卷脊等，也就是說(shuō)主要應(yīng)用于收集整理，并不能在檔案的共享、利用上發(fā)揮作用。

（2）檔案電子化管理收集歸檔繁瑣雜亂。學(xué)校的教育教學(xué)資料繁多，而且不同工作歸屬不同部門分管，相關(guān)資料由所屬部門分類保存。

（3）檔案電子化管理查找不方便，利用率低。在實(shí)際工作中，文書檔案不對(duì)外，進(jìn)館查閱的人很有限。除了少數(shù)教師在晉職、評(píng)優(yōu)時(shí)用到，學(xué)校檔案的主要用途就是應(yīng)對(duì)上級(jí)檢查、考核。真正使用時(shí)，由于檔案歸類不是按照事務(wù)而是按時(shí)間和時(shí)限，所以檢索和查找并不方便，更不方便利用。

2.學(xué)校檔案電子化管理存在問(wèn)題的原因

（1）思想認(rèn)識(shí)沒(méi)有達(dá)到應(yīng)有的高度。一直以來(lái)，檔案管理者沒(méi)有認(rèn)識(shí)到檔案的價(jià)值所在，將自己的工作定位于整理和保管檔案上。雖然在從紙質(zhì)檔案到電子檔案改進(jìn)的過(guò)程中轉(zhuǎn)變了一些觀念，但也是認(rèn)為只要把檔案收集整理好，用時(shí)能拿出來(lái)，檢查時(shí)能通過(guò)，就是做好了檔案管理工作。

（2）電子化管理沒(méi)有達(dá)到應(yīng)有的深度。一是學(xué)校硬件和軟件支持不到位，電子設(shè)備落后。二是檔案管理者還是沿用以前的工作習(xí)慣，實(shí)行管理人員建檔，電子保存保管，紙質(zhì)信息流轉(zhuǎn)。三是對(duì)檔案管理沒(méi)有進(jìn)行完整的探索研究，導(dǎo)致信息化在檔案管理上應(yīng)用不廣不深。

二、科學(xué)創(chuàng)新，積極探索學(xué)校檔案電子化管理的新方法

學(xué)校教育教學(xué)方式的變革，也影響到學(xué)校檔案管理的變革。學(xué)校改革和發(fā)展留下了大量的圖片、視頻等資料，僅憑紙張和磁盤不足以保存，所以檔案管理電子化勢(shì)在必行。而且，只有在管理創(chuàng)新上下功夫，才能在發(fā)展中求得生機(jī)與活力，建立一種全新的檔案電子化管理模式。

1.科學(xué)思考，探索學(xué)校檔案電子化管理的思路

（1）加強(qiáng)對(duì)檔案電子化管理的研究。檔案管理者要將檔案電子化管理當(dāng)成工作中的一個(gè)重要課題來(lái)研究，要深入學(xué)習(xí)關(guān)于檔案管理的專業(yè)知識(shí)，全面認(rèn)識(shí)檔案管理的范圍、幅度、深度和信息的傳遞方式、安全性，區(qū)分信息的有效性。對(duì)檔案的管理不能僅停留在一個(gè)收集、整理的階段，而要通過(guò)研究思考，對(duì)工作進(jìn)行梳理細(xì)化，總結(jié)出對(duì)學(xué)校真正有用的檔案類別，拓展檔案的應(yīng)用深度。

（2）加強(qiáng)檔案電子化管理的規(guī)范建設(shè)。做好學(xué)校檔案電子化管理，首先應(yīng)該確立一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)，厘清分類方法，明確各部門責(zé)任，統(tǒng)一檔案工作各個(gè)環(huán)節(jié)的管理和技術(shù)操作，簡(jiǎn)化檔案工作步驟。檔案管理工作與日常工作結(jié)合起來(lái)，無(wú)論是圖片還是文字材料，都可以以電子文檔的形式整理歸類后通過(guò)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)移交學(xué)校檔案室，縮短交接時(shí)間，簡(jiǎn)化交接方式，提高工作效率。

2.勇于實(shí)踐，創(chuàng)新學(xué)校檔案電子化管理方法

遵循“強(qiáng)化收集、簡(jiǎn)化整理、細(xì)化檢索、深化利用”的檔案工作原則，建立起符合學(xué)校特點(diǎn)的電子檔案管理運(yùn)作機(jī)制，實(shí)現(xiàn)學(xué)校檔案的電子化管理。

（1）確立歸檔標(biāo)準(zhǔn)。大的方面沿用長(zhǎng)期以來(lái)的學(xué)校檔案管理中約定俗成的時(shí)間期限要求，以時(shí)間為單位分類；每年度的長(zhǎng)期、短期和臨時(shí)檔案中，再按部門分類，分成文書、財(cái)務(wù)、德育、教學(xué)等類別；在每個(gè)小類別下，再按事件進(jìn)行分類，將學(xué)校內(nèi)的各類教育教學(xué)事件條理清晰地歸類存檔。

（2）設(shè)定范圍密級(jí)。 檔案的收集范圍是按上級(jí)統(tǒng)一規(guī)定進(jìn)行的，一般包括反映學(xué)校各項(xiàng)工作的文件通知、計(jì)劃方案、過(guò)程記錄、成果展示等；表現(xiàn)形式為文字、聲像、圖片、合同文件、行政收發(fā)文等。檔案密級(jí)的確定由學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)，確定后通知檔案管理人員照章管理。的檔案在局域網(wǎng)上不能查閱，除密級(jí)檔案外，其它檔案對(duì)學(xué)校內(nèi)教職員工開放。

（3）確定歸檔方式。以各部門為單位，在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)，按照規(guī)范檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，將學(xué)校相關(guān)的檔案材料歸檔上交至學(xué)校檔案室。因?yàn)闄n案管理人員不可能完全了解各部門的工作具體包含哪些內(nèi)容，只有部門具體負(fù)責(zé)人才有可能做的更完善。

（4）拓展收集方法。通過(guò)采用數(shù)據(jù)遷移技術(shù)，實(shí)現(xiàn)了檔案管理系統(tǒng)與學(xué)校網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的鏈接，檔案管理員可以直接從校園網(wǎng)、校園FTP等平臺(tái)中調(diào)取資料并形成電子檔案。對(duì)沒(méi)有電子文件的重要的紙質(zhì)檔案，則掃描成圖片形式存檔。

（5）深層次利用檔案。各部門負(fù)責(zé)人和工作人員按不同權(quán)限，可在網(wǎng)絡(luò)上直接查閱檔案，實(shí)現(xiàn)了各部門信息共享，滿足了不同層次領(lǐng)導(dǎo)和教師的需求。

三、有效利用，努力提升學(xué)校檔案的利用率

學(xué)校檔案電子化管理，不但提高了工作效率，克服了原有檔案管理完全依靠手工管理、檢索定位困難、收集歸檔繁瑣、利用不高的弊端，為實(shí)現(xiàn)信息增值利用提供了便利。而要提高學(xué)校檔案的利用，還需要檔案工作者做好以下幾個(gè)方面。

1.強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)

檔案管理員要提高思想認(rèn)識(shí)，熟記檔案管理的規(guī)范制度，熟知檔案的歸檔時(shí)間和類別，熟悉電子檔案的操作流程，為檔案利用者提供熱情、周到的星級(jí)服務(wù)，千方百計(jì)地滿足利用者的需求，為其找到理想、滿意的檔案。

2.加強(qiáng)宣傳力度

檔案管理員要通過(guò)自身的努力，提高人們的檔案意識(shí)，引導(dǎo)人們利用檔案，擴(kuò)大檔案信息的利用范圍。

3.提升自身素質(zhì)

加強(qiáng)政治學(xué)習(xí)與理念學(xué)習(xí)，掌握相關(guān)檔案管理知識(shí)，充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的必要性與重要性，樹立正確的事業(yè)觀，做到思想到位、職責(zé)到位、措施到位。在工作中磨練技藝，提高收集、整理、歸類、檢索檔案的能力，堅(jiān)持原則，愛(ài)崗敬業(yè)，認(rèn)真履行崗位職責(zé)。針對(duì)工作中出現(xiàn)的新問(wèn)題，結(jié)合工作實(shí)際，積極探索，主動(dòng)思考，盡職盡責(zé)做好工作。

隨著電子網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，學(xué)校檔案電子化管理必將產(chǎn)生新的問(wèn)題，尋求新的思路。因此，作為檔案管理者，要不斷加強(qiáng)自身業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，與時(shí)俱進(jìn)，在應(yīng)用中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，在思考中解決問(wèn)題，將學(xué)校檔案電子化管理推向新的高度。

參考文獻(xiàn)：

[1]以創(chuàng)新推進(jìn)檔案管理電子化[J]，殷華麗，中國(guó)船檢，2009年07期，100-102

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篇2

【關(guān)鍵詞】辦公室；檔案管理；效率；方法

一、辦公室檔案管理原則及要求

檔案管理工作必須遵循服從、嚴(yán)謹(jǐn)、高效以及合作的相關(guān)原則，才能夠準(zhǔn)確客觀和及時(shí)地完成相關(guān)工作，更好地發(fā)揮檔案管理工作職能，為辦公室的其他業(yè)務(wù)及管理打好基礎(chǔ)。

（一）準(zhǔn)確，客觀地記錄辦公室相關(guān)內(nèi)容。檔案管理工作是辦公室經(jīng)營(yíng)管理作業(yè)鏈中的紐帶，檔案管理如果不能夠準(zhǔn)確地收集、整理辦公室關(guān)鍵信息，也就無(wú)法為單位領(lǐng)導(dǎo)等提供決策幫助，則檔案管理工作就不能很好地發(fā)揮紐帶作用。做到檔案管理工作的基本要求，則檔案管理必須具備全局觀念，具備責(zé)任心并正確地理解辦公室的經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略與發(fā)展策略，不偏不倚地對(duì)資料進(jìn)行整理、對(duì)會(huì)議內(nèi)容等進(jìn)行記錄，確保信息真實(shí)有效，才能夠合理地協(xié)調(diào)下級(jí)部門及人員工作，進(jìn)而促進(jìn)辦公室管理的更好實(shí)現(xiàn)。

（二）嚴(yán)謹(jǐn)，一絲不茍精準(zhǔn)服務(wù)?，F(xiàn)代辦公室管理強(qiáng)調(diào)效率，檔案管理工作需要對(duì)多元化的信息進(jìn)行記錄、傳達(dá)，并協(xié)調(diào)相關(guān)部門及人員完成相關(guān)工作。在這個(gè)過(guò)程中，檔案管理工作必須嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真，遵循嚴(yán)謹(jǐn)性原則，一絲不茍地完成相關(guān)工作，才能夠更好地服務(wù)辦公室管理。要想做到檔案管理工作的嚴(yán)謹(jǐn)性原則，就必須關(guān)注細(xì)節(jié)。辦公室管理關(guān)注精細(xì)化或精準(zhǔn)化管理，檔案管理工作同樣如此。合格的檔案管理，必須關(guān)注細(xì)節(jié)，并且及時(shí)準(zhǔn)確地根據(jù)管理層要求對(duì)相關(guān)工作進(jìn)行輔助、協(xié)調(diào)，以確保檔案管理工作職能得到合理發(fā)揮。現(xiàn)代辦公室檔案管理在工作中必須保持警惕，對(duì)工作中的細(xì)節(jié)進(jìn)行充分地記錄與分析，見(jiàn)微知著，并在動(dòng)態(tài)環(huán)境中尋找規(guī)律，才能夠不斷提升檔案管理的勝任力。此外，辦公室檔案管理工作人員必須堅(jiān)持嚴(yán)謹(jǐn)?shù)脑瓌t，對(duì)辦公室的內(nèi)部信息及資料等進(jìn)行妥善保管，對(duì)文件進(jìn)行保密管理，不對(duì)任何人泄露文件信息，并在本職工作范圍內(nèi)嚴(yán)格地按照檔案管理工作原則與辦公室要求從事相關(guān)工作，不可以越權(quán)行事，也不可以利用職務(wù)便利謀求不正當(dāng)利益。

（三）利用信息手段提升檔案管理效率。在辦公室檔案管理追求信息化與高效率的背景下，檔案管理工作必須做到高效率，才能夠滿足辦公室檔案管理者與其他業(yè)務(wù)的需求。由此可見(jiàn)，高效原則是檔案管理工作的重要原則之一。要想做到檔案管理工作的高效原則，檔案管理需要較好地掌握現(xiàn)代檔案管理工作的基本技巧，靈活運(yùn)用現(xiàn)代化信息技術(shù)及其他管理工具，進(jìn)而提升檔案管理工作的效率，更好地促進(jìn)其職能的發(fā)揮。這就需要檔案管理工作人員持續(xù)保持學(xué)習(xí)意識(shí)，對(duì)檔案管理工作相關(guān)的知識(shí)與技能進(jìn)行不斷地積累與運(yùn)用。全面了解辦公室檔案管理工作的特性與具體要求，并正確恰當(dāng)?shù)剡\(yùn)用相關(guān)技術(shù)，更高效的完成檔案管理崗位工作。

（四）合作，正確傳遞合理協(xié)調(diào)。檔案管理不是被動(dòng)地接受文檔并保存，而是需要與其它科室進(jìn)行溝通、文件收集并最終完成歸檔。在這個(gè)過(guò)程中，辦公室檔案管理人員必須與其它科室的人員進(jìn)行溝通與合作，確保檔案管理能夠了解內(nèi)外部信息，并協(xié)調(diào)相關(guān)工作順利地進(jìn)行。要做到檔案管理工作的合作原則要求，檔案管理人員必須保持合作意識(shí)，并加強(qiáng)人際交往與溝通能力，以客觀的立場(chǎng)和態(tài)度，對(duì)檔案管理相關(guān)工作進(jìn)行處理。

二、辦公室檔案管理存在的共性問(wèn)題

（一）歸檔不及時(shí)。辦公室檔案歸檔不及時(shí)，與辦公室及其他科室的相關(guān)業(yè)務(wù)進(jìn)度等脫節(jié)比較嚴(yán)重。甚至在部分業(yè)務(wù)完全結(jié)束后，辦公室（檔案室）才會(huì)收錄全部的醫(yī)療服務(wù)信息，而沒(méi)有在進(jìn)行中不斷地更新檔案。特別是一些急救檔案存在信息缺損或不完全等情況，后續(xù)也很難補(bǔ)齊，則出現(xiàn)醫(yī)療糾紛等很難提供完整、準(zhǔn)確的有效文檔。在這個(gè)階段已經(jīng)無(wú)法找到完整的文檔資料，這不僅影響檔案管理的效率，還會(huì)影響信息的完整性。建立在檔案管理基礎(chǔ)上的一些辦公室研究、分析等也就會(huì)因此出現(xiàn)一定問(wèn)題。

（二）檔案管理不規(guī)范。辦公室檔案管理質(zhì)量不高，包括資料不全、資料內(nèi)容混亂。甚至，非常多的辦公室檔案管理中，檔案管理人員由辦公室人員兼任，他們往往只是簡(jiǎn)單地對(duì)文檔進(jìn)行整理、編號(hào)后保存，而不具備對(duì)資料進(jìn)行分類的檔案管理能力。例如，在某辦公室的檔案管理中，檔案室并不上鎖，單位其他科室工作人員等都可以自由進(jìn)入。這就使得檔案混亂不堪，并且經(jīng)常出現(xiàn)編號(hào)錯(cuò)亂、丟失等情況，嚴(yán)重影響檔案管理效果。

（三）權(quán)責(zé)不明。辦公室檔案管理中，權(quán)責(zé)不明確。辦公室工作人員或者其他科室人員都可以隨意借調(diào)辦公室相關(guān)文檔，其后的歸還等也并不及時(shí)，這就影響了辦公室檔案完整性，同時(shí)也可能造成文檔信息外泄，這也是非常嚴(yán)重的問(wèn)題。甚至出現(xiàn)檔案中機(jī)密信息泄露的情況，然而部分醫(yī)療機(jī)構(gòu)內(nèi)部并不具備調(diào)用檔案的醫(yī)護(hù)人員，患者等可以拍攝或者影印檔案，這是嚴(yán)重違反檔案管理保密性原則的。而由于檔案管理責(zé)任不明確，責(zé)任的追究與處罰就會(huì)出現(xiàn)新的問(wèn)題。

三、改善辦公室檔案管理效率的方法建議

（一）改善檔案管理組織設(shè)置。辦公室檔案管理應(yīng)該設(shè)置專門的辦公室檔案管理部門與崗位，分別由不同的人員進(jìn)行檔案信息的收集、歸檔、錄入、核對(duì)、更新、修改等工作，提升檔案管理的及時(shí)性。同時(shí)，還需要對(duì)檔案管理制度進(jìn)行完善，對(duì)于借調(diào)檔案資料等具體情況，進(jìn)行授權(quán)約束，避免檔案管理中的機(jī)密信息外流等。督促建立一個(gè)上下貫通、左右銜接的檔案收集工作網(wǎng)絡(luò)體系，明確主管領(lǐng)導(dǎo)、檔案人員的職責(zé)范圍，保證檔案收集工作層層有人管。明確將檔案收集工作納人辦公室責(zé)任人崗位職責(zé)、工作計(jì)劃和工作程序中，讓負(fù)責(zé)人支持和理解工程檔案的收集工作。明確專人負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔工作，保證檔案齊全、完整、準(zhǔn)時(shí)地移交檔案部門。

（二）不斷提高檔案管理者業(yè)務(wù)素養(yǎng)。檔案管理者可以通過(guò)職業(yè)培訓(xùn)班參加專業(yè)技能培訓(xùn)，提升對(duì)檔案管理工作原則性與靈活性認(rèn)知的同時(shí)，為更好地做到兩者統(tǒng)一創(chuàng)造內(nèi)在條件。檔案管理者需要不斷提升個(gè)人素質(zhì)和職業(yè)勝任力，更靈活地完成檔案管理工作。這就要求檔案管理者真正做到正確認(rèn)識(shí)崗位工作及職業(yè)要求，針對(duì)自身素質(zhì)存在的不足進(jìn)行及時(shí)的改進(jìn)，確保檔案管理者能夠在較好的勝任力基礎(chǔ)上從事本職工作。同時(shí)，檔案管理者需要因時(shí)而動(dòng)，靈活應(yīng)變，在動(dòng)態(tài)環(huán)境下，更好地尊重職業(yè)道德，運(yùn)用工作技巧，恰當(dāng)?shù)靥幚硐嚓P(guān)工作，發(fā)揮崗位職能。檔案管理者工作勝任力的培養(yǎng)，還應(yīng)該兼顧檔案管理職業(yè)道德與檔案管理業(yè)務(wù)處理、人際關(guān)系、協(xié)調(diào)能力等綜合素質(zhì)建設(shè)。

（三）增加現(xiàn)代化技術(shù)手段的運(yùn)用。針對(duì)當(dāng)前辦公室建設(shè)的檔案管理效率差并且有效性不突出的問(wèn)題，本文認(rèn)為符合辦公室立體化、動(dòng)態(tài)化的特點(diǎn)，辦公室檔案管理中也需要借助信息技術(shù)手段進(jìn)行改進(jìn)。在一般單位的檔案管理中，可以在原始檔案基礎(chǔ)上，進(jìn)一步建立數(shù)字檔案編號(hào)制度，將檔案關(guān)鍵信息或者關(guān)鍵詞錄入其中，方便后續(xù)管理。在檔案歸檔中，如果發(fā)現(xiàn)手工記錄的檔案信息不完整、字跡不清等，則需要及時(shí)核查，在檔案庫(kù)中對(duì)信息進(jìn)行補(bǔ)充登記，確保信息完整。

【參考文獻(xiàn)】

[1]劉淑仙.關(guān)于如何提高辦公室檔案管理工作效率的思考[J].人力資源開發(fā)，2015（12）.

[2]張紹華.提高辦公室檔案管理工作效率的有效途徑分析[J].科技資訊，2015（6）.

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關(guān)鍵詞：檔案管理 專業(yè)素養(yǎng) 積極性 計(jì)算機(jī)技術(shù) 效率

檔案對(duì)于處于紛繁社會(huì)關(guān)系中的我們來(lái)說(shuō)是十分重要的，因此作為檔案管理人員的我們要充分運(yùn)用專業(yè)技能來(lái)管理好檔案，將這項(xiàng)工作做好。檔案的管理工作并不只是將檔案進(jìn)行簡(jiǎn)單的分類、存檔，而是一項(xiàng)復(fù)雜而且繁重的工作，要想真正做好這項(xiàng)工作并不是一件簡(jiǎn)單的事。這要求檔案工作人員不僅要有專業(yè)技能，而且還要不斷地積累經(jīng)驗(yàn)，采取更加有效的手段來(lái)提高檔案管理效率。如何有效提高檔案管理效率是一項(xiàng)長(zhǎng)期的課題，所以，我們應(yīng)該對(duì)此問(wèn)題加以重視。

一、切實(shí)加強(qiáng)自己的專業(yè)素養(yǎng)

作為檔案管理人員，我們要想做好自己的檔案管理工作，一定要有良好的素質(zhì)和專業(yè)素養(yǎng)。良好的政治素質(zhì)是一個(gè)人從事任何工作所必須具有的思想前提。檔案管理工作由于其特有的政治性以及服務(wù)大眾的性質(zhì)，更加決定了檔案專業(yè)人員必須具有良好的政治素質(zhì)。對(duì)于一名檔案專業(yè)人員來(lái)說(shuō)，無(wú)論是在企業(yè)還是在政府單位，良好的政治素質(zhì)都是必不可少的。每一名檔案管理工作者在工作中一定要恪守職責(zé)，遵守相關(guān)的法律法規(guī)，同時(shí)也必須充分認(rèn)識(shí)到檔案工作的重要性，為成為一名優(yōu)秀檔案工作者而努力奮斗。檔案管理工作對(duì)專業(yè)的知識(shí)素養(yǎng)也有一定的要求，檔案工作絕不是普通人所認(rèn)知的簡(jiǎn)單的存、放、取工作，而是一項(xiàng)涵蓋數(shù)種專業(yè)（如數(shù)學(xué)、統(tǒng)計(jì)學(xué)、圖書管理學(xué)等）的基礎(chǔ)工作。如果沒(méi)有相關(guān)的檔案專業(yè)知識(shí)儲(chǔ)備，想要?jiǎng)偃芜@樣看似簡(jiǎn)單的工作也絕非易事，檔案專業(yè)人員必須具備檔案專業(yè)知識(shí)、科學(xué)文化知識(shí)和良好的政治素質(zhì)。檔案專業(yè)人員必須系統(tǒng)地、嚴(yán)格地學(xué)習(xí)檔案知識(shí)，并且在理論基礎(chǔ)上培養(yǎng)全面的實(shí)踐技能。檔案管理的實(shí)踐技能需要在不斷的實(shí)際工作中逐漸培養(yǎng)，而在實(shí)際工作中又不免穿插著檔案學(xué)理論知識(shí)，如對(duì)檔案資料進(jìn)行收集、整理、研究、保存的過(guò)程需要檔案專業(yè)理論知識(shí)的指導(dǎo)。因此，檔案專業(yè)人員只有在深厚的理論知識(shí)作前提的條件下，才能在實(shí)際的工作中有所發(fā)現(xiàn)，并能提供合理的解決方案。對(duì)于文史知識(shí)，檔案工作要做記錄，因此對(duì)于檔案工作者的文學(xué)知識(shí)有一定要求，語(yǔ)言表達(dá)能力的強(qiáng)弱直接關(guān)系到檔案內(nèi)容的清晰與否，只有了解歷史，對(duì)于歷史知識(shí)有相關(guān)見(jiàn)解，才能對(duì)檔案的歷史背景、內(nèi)容有理解；對(duì)于學(xué)科知識(shí)，科技的進(jìn)步直接影響著文化的發(fā)展，現(xiàn)代化管理學(xué)理念滲入各行各業(yè)，作為檔案管理者，對(duì)于管理學(xué)、圖書管理學(xué)也應(yīng)該有所涉獵；對(duì)現(xiàn)代化管理技術(shù)，現(xiàn)代化技術(shù)為檔案管理工作提供了便利，如電子計(jì)算機(jī)以及聲音音像存儲(chǔ)設(shè)備的應(yīng)用，檔案管理者一定要能熟練掌握這些技術(shù)；對(duì)于外語(yǔ)知識(shí)，隨著全球化與國(guó)際化的潮流，檔案專業(yè)人員具備一些外語(yǔ)知識(shí)對(duì)保證外語(yǔ)文獻(xiàn)資料的管理保存與應(yīng)用能夠便利進(jìn)行具有相當(dāng)重要的意義。

檔案是一種重要的資源，它必然要與網(wǎng)絡(luò)化時(shí)代的高科技相結(jié)合，這要求著檔案工作者必須孜孜不倦地學(xué)習(xí)相關(guān)的知識(shí)，來(lái)提高自己的能力，進(jìn)而提高檔案管理工作水平。檔案管理人員的專業(yè)知識(shí)素質(zhì)決定著當(dāng)前以及未來(lái)檔案管理事業(yè)的總體發(fā)展水平。因此，只有檔案管理人員具備一定的專業(yè)素養(yǎng)，才能為提高檔案管理工作效率打下基礎(chǔ)。

二、對(duì)自己的工作投入熱情

檔案管理工作是比較枯燥的。檔案管理工作者整天面對(duì)的是大量的檔案文字，更多地是將時(shí)間用在檔案的分類、整理、存儲(chǔ)上，難免有時(shí)候會(huì)感到枯燥。如何克服這種枯燥感呢？檔案管理工作者應(yīng)該在工作中進(jìn)行自我鼓勵(lì)，自發(fā)調(diào)動(dòng)自己的積極性，充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，要時(shí)刻提醒自己：每個(gè)人的檔案都至關(guān)重要，保管好大家的檔案是一件非常有意義的事情，大家將檔案交予我們來(lái)進(jìn)行管理，這不僅是一種社會(huì)規(guī)定的要求，同時(shí)也包含著信任的成分在里面。大家信任我們，將檔案交付我們進(jìn)行管理，我們不應(yīng)該辜負(fù)大家的信任，應(yīng)采取積極有效的方法來(lái)將大家的檔案管理好。

領(lǐng)導(dǎo)也應(yīng)該盡可能地采取積極措施來(lái)激發(fā)檔案管理工作者的積極性。因?yàn)闄n案管理工作是枯燥乏味的，傳統(tǒng)的工作方式更是如此，倘若領(lǐng)導(dǎo)者不能夠及時(shí)調(diào)動(dòng)其積極性，就會(huì)使工作效率難有保證。一些檔案管理工作者很多時(shí)候都不知道自己工作的意義所在，這就是一種純粹為了工作而工作的狀態(tài)，針對(duì)這一現(xiàn)象，領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該加強(qiáng)這方面的宣傳和教育，讓他們對(duì)于工作有積極的認(rèn)識(shí)，對(duì)自己的工作重新定位。領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該在工作中引入競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，以調(diào)動(dòng)大家工作的積極性：對(duì)表現(xiàn)優(yōu)秀的人員進(jìn)行一定的獎(jiǎng)勵(lì)政策，對(duì)于表現(xiàn)較差的人員也應(yīng)該采取相應(yīng)的懲罰措施，以最大限度地發(fā)揮個(gè)人的工作潛力，從而進(jìn)一步為提升工作效率提供保障。

三、檔案管理手段應(yīng)該更新

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【關(guān)鍵詞】呂梁市;城建;檔案管理;信息化;人才

近年來(lái)，呂梁市隨著太中銀鐵路全線通車以及新城區(qū)建設(shè)、呂梁大武機(jī)場(chǎng)、209國(guó)道、太佳高速等一批重大項(xiàng)目相繼建成，城市建設(shè)正面臨著前所未有的發(fā)展。呂梁因特殊的地理、人文環(huán)境，形成了人口流動(dòng)規(guī)模大，人員結(jié)構(gòu)年輕化的人口現(xiàn)狀，所以，每個(gè)階段形成的城市發(fā)展的檔案記錄都有其重要意義。而科學(xué)的檔案管理方法對(duì)于呂梁市城市規(guī)劃管理和城市經(jīng)濟(jì)發(fā)展極其重要。在信息化技術(shù)高速發(fā)展的今天，對(duì)于城建檔案的管理也開始實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化，為進(jìn)一步滿足社會(huì)對(duì)城市建設(shè)信息的需要，在呂梁市城建檔案管理工作中，相關(guān)部門應(yīng)該從以下幾方面著手建設(shè)。

一、硬件設(shè)施建設(shè)

硬件設(shè)施建設(shè)即檔案信息數(shù)字化的基礎(chǔ)設(shè)備建設(shè)。特別是在信息資源收集、整理、傳輸以及共享階段，更是占據(jù)舉足輕重的地位。

在傳統(tǒng)的檔案管理理論的指導(dǎo)下，嚴(yán)格遵循收集、整理、保管、檢索、利用等管理模式，其中大部分的工作需要手工完成，不僅耗費(fèi)大量的人力物力，效率低下，而且有時(shí)達(dá)不到應(yīng)有的效果和作用。

很顯然，電子計(jì)算機(jī)是硬件設(shè)施建設(shè)的首選，其具有邏輯性強(qiáng)以及信息存儲(chǔ)量大的優(yōu)點(diǎn)，在文件管理上，應(yīng)以計(jì)算機(jī)技術(shù)為基礎(chǔ)，以便更為精準(zhǔn)地找到相關(guān)文件，同時(shí)在文件借閱、歸還等方面也會(huì)更加方便，并可以在短時(shí)間內(nèi)找出需要銷毀的文件，尤其是文件歸檔工作也將進(jìn)行的更加順利。為了讓各項(xiàng)工作都能在網(wǎng)絡(luò)化的模式下更好地傳輸、共享，還要逐步建立健全局域網(wǎng)。

二、人才隊(duì)伍及思想建設(shè)

對(duì)于檔案管理這一重大課題的建設(shè)，專業(yè)人才建設(shè)是核心，技術(shù)是關(guān)鍵。計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的應(yīng)用，提高了檔案管理水平，但在實(shí)際工作中發(fā)現(xiàn)，檔案管理思想還較為落后，與現(xiàn)代信息化要求不相符，因此應(yīng)重視檔案管理信息化建設(shè)，并創(chuàng)新檔案管理方式，以便滿足社會(huì)發(fā)展需要。

創(chuàng)新的管理思想需要專業(yè)的檔案管理人才來(lái)實(shí)踐，城建檔案管理工作專業(yè)性很強(qiáng)，對(duì)工作人員的專業(yè)素養(yǎng)要求較高。從目前的發(fā)展現(xiàn)狀分析來(lái)看，檔案管理存在機(jī)構(gòu)不全、人員兼職過(guò)多、業(yè)務(wù)不熟、檔案意識(shí)缺乏，概念模糊等問(wèn)題。所以，要注意人才培養(yǎng)，形成合理的專業(yè)人才篩選機(jī)制，定期專業(yè)化培訓(xùn)，著重培養(yǎng)一支理論、實(shí)踐、技術(shù)兼?zhèn)涞母咚刭|(zhì)人才隊(duì)伍。

三、檔案管理系統(tǒng)建設(shè)

檔案管理系統(tǒng)是本文重點(diǎn)論述部分，其主要內(nèi)容包括檔案信息的收集、歸檔、管理、利用等方面，是一個(gè)完整、高效、安全的系統(tǒng)平臺(tái)?，F(xiàn)階段，無(wú)論是城建部門還是其他政府部門都采用較強(qiáng)獨(dú)立性的檔案管理系統(tǒng)，很少會(huì)與其他管理系統(tǒng)相聯(lián)系，嚴(yán)重影響信息資源的使用與共享。對(duì)于檔案管理工作來(lái)說(shuō)，工作量很大，也十分復(fù)雜，所涉及部門也很多，這就需要各個(gè)部門能夠相互配合，并嚴(yán)格按照相關(guān)流程開展工作，但現(xiàn)代檔案管理還很難實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，因此需要根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)一步完善。

在此我簡(jiǎn)單介紹一種基于地理信息的管理系統(tǒng)。GIS背景下的城市建設(shè)檔案管理系統(tǒng)是一個(gè)集MIS、GIS、OA和INTERNET為一體的綜合性系統(tǒng)。

GIS桌面軟件工具主要負(fù)責(zé)城建檔案的檔案空間數(shù)據(jù)和基礎(chǔ)地理數(shù)據(jù)的采集以及城建檔案圖形數(shù)據(jù)與屬性數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)建立、圖形數(shù)據(jù)格式轉(zhuǎn)換等工作。

GIS技術(shù)屬于綜合性技術(shù)，并被廣泛應(yīng)用于現(xiàn)代社會(huì)各個(gè)重要領(lǐng)域，因此，為GIS技術(shù)構(gòu)建城建檔案也就顯得十分重要，GIS技術(shù)建成以后不僅可使城市規(guī)劃更顯系統(tǒng)化，建設(shè)與管理也更將自動(dòng)化，對(duì)于城建檔案管理工作的質(zhì)量與工作效率也會(huì)有顯著提升，進(jìn)而是檔案管理更加安全、可靠，真正發(fā)揮檔案應(yīng)有作用，推動(dòng)城市化建設(shè)與發(fā)展。城建檔案依托于地理信息系統(tǒng)GIS，結(jié)合檔案管理自身分類分級(jí)的管理模式，因此，基于GIS城建檔案管理系統(tǒng)在未來(lái)的發(fā)展中極具潛力。

四、檔案管理規(guī)范化建設(shè)

檔案管理工作要想實(shí)現(xiàn)信息化，更好地服務(wù)于城市建設(shè)，就必須制定完善的工作規(guī)范。目前各檔案部門具有的通病是所采用的計(jì)算機(jī)的規(guī)格、型號(hào)不統(tǒng)一，管理系統(tǒng)不兼容、經(jīng)濟(jì)技術(shù)投入不足等。通過(guò)制定相應(yīng)規(guī)范準(zhǔn)則來(lái)對(duì)電子文件歸檔，傳統(tǒng)介質(zhì)檔案數(shù)字化，如此數(shù)字化檔案的利用、傳遞和保管等工作才能更加規(guī)范化、秩序化和標(biāo)準(zhǔn)化，以減少重復(fù)建設(shè)、互不兼容等不良現(xiàn)象的發(fā)生。

【參考文獻(xiàn)】

[1]許勝偉，宮輝力，石若明.基于GIS的城建檔案管理系統(tǒng)的研究與設(shè)計(jì)[J].2005.

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關(guān)鍵詞：高校檔案館；綠色化；環(huán)境管理體系；構(gòu)建對(duì)策

高校檔案館是負(fù)責(zé)保管和提供利用本校歷史文獻(xiàn)、人物檔案、資料和科研成果等重要資料的服務(wù)性機(jī)構(gòu)，也是學(xué)校工作的重要組成部分，在構(gòu)建環(huán)境優(yōu)化型高校中扮演著舉足輕重的角色。隨著我國(guó)檔案館建設(shè)規(guī)模和力度的不斷擴(kuò)大， 低碳節(jié)能、綠色環(huán)保是一個(gè)越來(lái)越受關(guān)注和重視的話題。如何更好的建設(shè)高校檔案館，如何更好的優(yōu)化高校檔案館環(huán)境質(zhì)量，就迫切需要從綠色環(huán)境管理體系上來(lái)進(jìn)行規(guī)范和完善。

1 國(guó)內(nèi)外高校檔案館環(huán)境管理現(xiàn)狀

以綠色環(huán)境管理體系來(lái)完善高校檔案館的建設(shè)是保障史實(shí)、資料、書籍、科研成果安全、可靠的重要條件，也是構(gòu)建綠色校園的內(nèi)在要求。國(guó)外在綠色環(huán)境管理高校檔案館管理實(shí)踐中也取得了較大成果。如美國(guó)華盛頓大學(xué)與環(huán)境保護(hù)局締結(jié)合約，推進(jìn)綠色大學(xué)示范性工程建設(shè)；英國(guó)生態(tài)學(xué)校規(guī)劃將環(huán)境生態(tài)學(xué)作為學(xué)校管理的重要內(nèi)容，并從環(huán)境信托基金等方面給予學(xué)校綠色化經(jīng)費(fèi)投入，如“整潔的英國(guó)集團(tuán)”（Tidy Britain Group）將立足于改善居住和生活環(huán)境作為提升環(huán)境質(zhì)量水平的基本目標(biāo)。加拿大“種子計(jì)劃”也將綠色校園列入規(guī)劃，推進(jìn)整個(gè)校園環(huán)境的改善。2012年倫敦經(jīng)濟(jì)和政治學(xué)校通過(guò)ISO14001環(huán)境質(zhì)量管理體系認(rèn)證，成為高等教育系統(tǒng)生態(tài)校園的典范。從綠色環(huán)境管理體系建設(shè)來(lái)優(yōu)化高校校園環(huán)境，我國(guó)的清華大學(xué)也將綠色作為校園文化、科研、環(huán)境的重要方針，旨在創(chuàng)辦世界一流高校的辦學(xué)環(huán)境。如“十景”、“一河”、“一區(qū)”等建設(shè)工程的實(shí)施，從節(jié)能、節(jié)水、節(jié)電、節(jié)氣以及相應(yīng)規(guī)章制度的建設(shè)來(lái)推進(jìn)環(huán)境友好型校園景觀的構(gòu)建。同樣，在綠色環(huán)境管理體系下來(lái)構(gòu)建高校檔案館，需要從檔案館建設(shè)全過(guò)程，細(xì)化選址、布局、綠化設(shè)計(jì)與建設(shè)，能夠從建筑風(fēng)格、檔案館照明系統(tǒng)、智能化控制系統(tǒng)等方面來(lái)完善檔案館綠色化管理目標(biāo)，保護(hù)好檔案，最大化的實(shí)現(xiàn)檔案保存與檔案開發(fā)、利用的價(jià)值[1]。

2 綠色環(huán)境管理體系下高校檔案館設(shè)計(jì)與建設(shè)內(nèi)容

高校檔案館在貫徹綠色環(huán)境管理體系過(guò)程中，需要從以下幾個(gè)方面來(lái)構(gòu)建。

2.1 布局上要融入環(huán)境管理體系。根據(jù)檔案館類別的不同，其建筑空間所具備的功能也存在差異。但總體上應(yīng)該具備檔案館、道路系統(tǒng)、停車場(chǎng)、綠化系統(tǒng)，且不同功能區(qū)之間應(yīng)該合理性設(shè)置[2]。如在主體建筑功能上有接待大廳、檔案編目整理中心、檔案保管中心、檔案數(shù)字化中心、檔案館工作人員工作區(qū)域、以及檔案館配套用房等。接待大廳多為主要出入口，要能夠與停車場(chǎng)、道路系統(tǒng)進(jìn)行有效銜接，便于檔案的接收、存放、管理等。檔案存放區(qū)域應(yīng)該設(shè)置過(guò)渡間，具備專門的檔案運(yùn)輸線路，且具有相對(duì)獨(dú)立性，在空間布局上要考慮到通風(fēng)、朝向的優(yōu)化，保障相應(yīng)的日照條件。如庫(kù)房區(qū)域北向布置，辦公區(qū)域南向布置，既有效規(guī)避了強(qiáng)光對(duì)檔案紙張的照射，又能夠兼顧辦公區(qū)域充足的采光條件。

2.2 綠化設(shè)計(jì)要統(tǒng)合到檔案館建筑環(huán)境中。綠色環(huán)境管理體系下高校檔案館建設(shè)要達(dá)到30%以上的綠化率，特別是周圍綠植設(shè)計(jì)，要能夠有效吸收甲醛、二氧化硫、二氧化氮等氣體，如側(cè)柏、臭椿等樹種具有較高的抗菌、抑菌效果；同時(shí)，在綠植規(guī)劃上，要突出鄉(xiāng)土樹種特色，以常綠喬木為主、輔以黃槐、臭椿等落葉喬木，灌木以桂花、黃榕等為主，地被植物以藤類為主，保障周圍四季綠意盎然，打破過(guò)去單一、陳舊、沉悶的檔案館印象。

2.3 以綠色、環(huán)保建筑材料來(lái)改善建筑特性。新建檔案館要加強(qiáng)對(duì)新型復(fù)合材料的運(yùn)用，特別是復(fù)合墻體材料、外墻裝飾面、防水砂漿層、多孔磚、柔性防水層、阻燃級(jí)聚乙烯板，以及內(nèi)墻涂料，來(lái)改善檔案館室內(nèi)溫濕度變化問(wèn)題。如在防水砂漿處理上，添加氯丁膠乳，能夠充分發(fā)揮高分子膠體材料的吸附力和穩(wěn)定性，提升傳統(tǒng)水泥砂漿的防滲性能和抗潮性；多孔磚作為新型節(jié)能、環(huán)保材料，利用磚體內(nèi)的孔隙來(lái)降低生產(chǎn)能耗，增強(qiáng)隔熱效果。據(jù)統(tǒng)計(jì)，采用新型墻體材料的檔案館在夏季空調(diào)不開啟條件下，檔案庫(kù)房溫度變化≤2℃，濕度變化也很小，降低了空調(diào)、抽濕機(jī)的運(yùn)行成本，體現(xiàn)了綠色、低碳、環(huán)保、節(jié)能宗旨。

2.4 檔案館防火、防盜、防震、防蟲等設(shè)計(jì)。防范水災(zāi)、火災(zāi)、蟲害等災(zāi)害是檔案館日常管理的重要內(nèi)容。為了提升檔案館建筑的防火性能，一方面融入現(xiàn)代化自動(dòng)火災(zāi)預(yù)警系統(tǒng)、滅火系統(tǒng)，另一方面從建筑材料的防火性、耐火性等方面進(jìn)行改善。如在檔案館防火分區(qū)布局上，同一防火分區(qū)建筑墻體耐火極限不得小于3小時(shí)，不同分區(qū)建筑墻體耐火極限不得小于4小時(shí)，庫(kù)房緩沖區(qū)及庫(kù)房的房門應(yīng)該選用常開式防火門，庫(kù)房墻面、頂面采用不燃材料進(jìn)行裝修，密集柜采用不燃性材料制作。在防盜設(shè)計(jì)上，以24小時(shí)電子監(jiān)控設(shè)施來(lái)布置監(jiān)控系統(tǒng)，如對(duì)保密區(qū)域、庫(kù)房區(qū)域、辦公區(qū)域進(jìn)行布防，安裝報(bào)警器并與保衛(wèi)處報(bào)警電話相連接，能夠?qū)崿F(xiàn)自動(dòng)報(bào)警。在防澇設(shè)計(jì)上，根據(jù)不同地區(qū)檔案館建設(shè)所在地自然氣候特征的差異，格外注重檔案庫(kù)房防澇設(shè)計(jì)，減少因水浸而誘發(fā)檔案紙張霉變、字跡褪色等損失。如在建筑頂部、建筑周圍設(shè)置順暢的排水管網(wǎng)，減少雨水的滯留時(shí)間。在防蟲設(shè)計(jì)上，多采用真空充氮消毒法，能夠有效殺滅各類幼蟲、蟲卵，還能夠降低檔案庫(kù)房的濕度，減少因放置藥片而帶來(lái)對(duì)室內(nèi)環(huán)境的不良影響。

2.5 綠色照明系統(tǒng)的設(shè)計(jì)。照明系統(tǒng)是檔案館能源消耗的重點(diǎn)，而構(gòu)建綠色照明系統(tǒng)，不僅能夠有效降低光污染，還能夠改善檔案保存環(huán)境。通常在高校檔案館照明系統(tǒng)設(shè)計(jì)上包括三方面：一是對(duì)自然采光區(qū)域進(jìn)行自動(dòng)調(diào)節(jié)，來(lái)彌補(bǔ)因日光不足而帶來(lái)的影響；二是在不同功能區(qū)設(shè)置自動(dòng)調(diào)節(jié)光照程序，實(shí)現(xiàn)分區(qū)化照明；三是引入先進(jìn)照明設(shè)備，改善傳統(tǒng)燈管照明的不足。如對(duì)于書畫類文物，因光照敏感性通常不能超過(guò)50lux（勒克斯），可以通過(guò)自動(dòng)化控制照明系統(tǒng)，利用紅外線探測(cè)設(shè)備來(lái)調(diào)節(jié)燈光的亮度、減少光能消耗。另外，在檔案館自然采光設(shè)計(jì)上，要充分利用反射、折射原理來(lái)補(bǔ)充電源照明。如在窗戶設(shè)計(jì)上引入透光性玻璃；在自然采光中消除紫外線輻射。

3 綠色環(huán)境管理體系下高校檔案館的構(gòu)建思路與對(duì)策

3.1 選址要符合高校規(guī)劃與可持續(xù)發(fā)展需要。高校檔案館的選址要慎重，要從高校發(fā)展規(guī)劃及擬建地址功能區(qū)域劃分上，綜合多方因素來(lái)合理選址。如區(qū)位選址要具有代表性，以高校出入口附近為主，保持與校園整體規(guī)劃相協(xié)調(diào)，要能夠從人文景觀、建筑風(fēng)貌、校園環(huán)境一致性上更好地滿足校內(nèi)外師生的需要。同時(shí)，選址所占地的水文地質(zhì)條件要滿足建筑負(fù)荷及承載要求，要遠(yuǎn)離易燃、易爆區(qū)域，地勢(shì)相對(duì)較高，具備完善的排水設(shè)施。

3.2 注重檔案館風(fēng)險(xiǎn)防范措施建設(shè)。從檔案館可能存在的風(fēng)險(xiǎn)管理上，重點(diǎn)做好防火、防蟲、防潮管理。一方面做好檔案館消防器材的管理，定期組織消防演練，并對(duì)各類消防器材進(jìn)行巡查。另一方面注重對(duì)檔案館安全隱患的排查與消除，如夏季高溫防火安全檢查，夜間防盜、防火檢查，安全出口、通道的暢通檢查，火災(zāi)報(bào)警裝置的可靠性檢查等。對(duì)于檔案館蟲災(zāi)、鼠災(zāi)的防范，重點(diǎn)采取防范措施，如對(duì)檔案實(shí)施真空充氮消毒管理，控制檔案庫(kù)房溫濕度；在物理滅鼠防范上，選擇成本低、易清理的夾具；在化學(xué)滅鼠防范上，要做好餌劑管理，并及時(shí)清理老鼠腐尸；與此同時(shí)，還要做好門、地縫、下水道、地漏等水封措施，徹底防治鼠害。

篇6

一、檔案資料和登記簿關(guān)系

伴隨著檔案管理數(shù)字設(shè)備使用率的增加，檔案管理水平大幅提升，房屋登記部門大都采用電子登記簿，很多房屋登記從業(yè)人員都未見(jiàn)過(guò)實(shí)質(zhì)的房屋登記簿，部分人員甚至簡(jiǎn)單認(rèn)為，登記簿就是房產(chǎn)檔案資料。

2007年《物權(quán)法》開始實(shí)施，這是我國(guó)首次從法律層面提到不動(dòng)產(chǎn)登記簿的概念，該法第16、17條規(guī)定，不動(dòng)產(chǎn)登記簿是物權(quán)歸屬和內(nèi)容的根據(jù)。不動(dòng)產(chǎn)登記簿由登記機(jī)構(gòu)管理。不動(dòng)產(chǎn)權(quán)屬證書是權(quán)利人享有該不動(dòng)產(chǎn)物權(quán)的證明。不動(dòng)產(chǎn)權(quán)屬證書記載的事項(xiàng)，應(yīng)當(dāng)與不動(dòng)產(chǎn)登記簿一致；記載不一致的，除有證據(jù)證明不動(dòng)產(chǎn)登記簿確有錯(cuò)誤外，以不動(dòng)產(chǎn)登記簿為準(zhǔn)。明確了不動(dòng)產(chǎn)登記簿要高于權(quán)屬證書的證明效力，改變了以前的房屋產(chǎn)權(quán)證書是房屋權(quán)屬證明最高效力的做法，將登記簿的地位和意義進(jìn)行了明確規(guī)定。

房屋登記簿是房屋權(quán)利歸屬和內(nèi)容的依據(jù)。房屋登記檔案是權(quán)利人在申請(qǐng)房屋登記時(shí)向登記機(jī)構(gòu)提交的反映其產(chǎn)權(quán)來(lái)源的原始憑證以及登記過(guò)程中形成的相關(guān)材料。因此，登記檔案是登記過(guò)程中的原始材料，是判斷登記是否存在錯(cuò)誤的最基礎(chǔ)的證據(jù)材料。房屋登記簿與房屋登記檔案有以下區(qū)別：

1.兩者內(nèi)容不同

房屋登記簿是登記機(jī)構(gòu)制作的記載房屋權(quán)利狀況、自然狀況和其他狀況的法定簿冊(cè)。房屋登記檔案主要是指登記案卷。登記案卷內(nèi)除了當(dāng)事人向登記機(jī)構(gòu)提出的登記申請(qǐng)外，還有當(dāng)事人提供的各種登記文件資料，以及登記機(jī)構(gòu)在核準(zhǔn)該項(xiàng)登記時(shí)審核過(guò)程的記錄。

2.兩者公開程度不同

登記檔案中有一些涉及當(dāng)事人個(gè)人隱私的內(nèi)容，如婚姻、收養(yǎng)、遺囑、訴訟等，不宜向公眾公開查閱。而設(shè)置登記簿的目的是為了公示，應(yīng)當(dāng)允許公開查閱，提供身份信息后，任何人都可以對(duì)房屋的自然狀況和權(quán)利狀況以及房屋是否設(shè)定抵押和地役等情況進(jìn)行查閱。因此，建立房屋登記簿后，房屋交易人欲知悉房屋權(quán)利狀況，通過(guò)查詢登記簿即可，而無(wú)須查詢房屋登記檔案。

可以看出，房屋登記簿是檔案資料內(nèi)容的集中體現(xiàn)，源于檔案資料，但又不是簡(jiǎn)單的檔案資料的復(fù)制版，而是經(jīng)過(guò)登記機(jī)構(gòu)審核制作后，旨在體現(xiàn)房屋的權(quán)屬和權(quán)利狀況，并且對(duì)個(gè)人隱私內(nèi)容進(jìn)行了屏蔽。而房屋檔案資料是全部的房屋登記信息。兩者在查詢方面也有明顯區(qū)別：檔案資料的查詢要比房屋登記簿嚴(yán)格很多，要嚴(yán)格按照《城市房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理辦法》的要求，查詢者必須是所有權(quán)人或者利害關(guān)系人，或者是上述辦法明確規(guī)定的相關(guān)部門。

二、房產(chǎn)檔案立卷只能按丘建檔

《城市房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理辦法》第14條規(guī)定，房地產(chǎn)權(quán)屬檔案應(yīng)當(dāng)以丘為單元建檔。許多房地產(chǎn)檔案管理部門嚴(yán)格按照此規(guī)定，以丘為單元進(jìn)行建檔，丘號(hào)的編定按照國(guó)家《房產(chǎn)測(cè)量規(guī)范》標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。丘是指地表上一塊有界空間的地塊，只屬一個(gè)產(chǎn)權(quán)單元時(shí)稱獨(dú)立丘，屬多個(gè)產(chǎn)權(quán)單元時(shí)稱組合丘。

伴隨著城市化進(jìn)程不斷加快，舊城改造、棚戶區(qū)改造、城市功能區(qū)變化，都使城市房屋狀況經(jīng)常發(fā)生變化，房屋的變動(dòng)具有不可預(yù)見(jiàn)性?！冻鞘蟹康禺a(chǎn)權(quán)屬檔案管理辦法》第15條規(guī)定，房地產(chǎn)權(quán)屬檔案應(yīng)當(dāng)以房地產(chǎn)權(quán)利人（即權(quán)屬單元）為宗立卷。卷內(nèi)文件排列，應(yīng)當(dāng)按照房地產(chǎn)權(quán)屬變化、產(chǎn)權(quán)文件形成時(shí)間及權(quán)屬文件主次關(guān)系為序。因此，如果按照《城市房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理辦法》用丘建檔，我們必須給每一丘預(yù)留一定的空間，防止房屋變動(dòng)后，新形成的資料無(wú)空間存放。但由于城市變化的不可預(yù)見(jiàn)性，所留空間有可能幾年不用，也可能變動(dòng)頻繁，經(jīng)常不夠用，因此會(huì)產(chǎn)生檔案管理人員最頭疼的檔案倒架問(wèn)題。

在1990年以前，規(guī)范的房屋登記部門權(quán)屬檔案以丘為單元建檔，以房地產(chǎn)權(quán)利人為全宗立卷，將權(quán)利人的所有權(quán)登記檔案、所有權(quán)轉(zhuǎn)移登記檔案、他項(xiàng)權(quán)登記檔案、他項(xiàng)權(quán)注銷登記檔案都集中在一起，合并組成一卷。這樣的管理模式對(duì)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)以及檔案管理的規(guī)范起到了很大促進(jìn)作用。但上世紀(jì)90年代后房地產(chǎn)業(yè)的飛速發(fā)展，房產(chǎn)檔案管理現(xiàn)代化水平的不斷提升，檔案管理已經(jīng)逐步形成以電子管理為主的模式，目錄索引和檔案號(hào)的形成大都采用微機(jī)管理。如果按丘建檔和對(duì)房屋檔案的變化進(jìn)行并卷，很多城市每年十幾萬(wàn)卷新增檔案，倒架和預(yù)留空間都變得不現(xiàn)實(shí)，因此在實(shí)務(wù)中很多地方采用了流水號(hào)進(jìn)行管理。

《房屋登記技術(shù)規(guī)程》5.3.3規(guī)定，紙質(zhì)檔案宜采用每辦理1件登記所形成的材料立1個(gè)卷；合并辦理的登記材料宜合并立卷。5.3.5 紙質(zhì)檔案可采用按歸檔流水號(hào)制定編號(hào)規(guī)則。5.4.2 電子檔案應(yīng)以1次登記為1件，按件建立電子檔案目錄。從中可以看出，技術(shù)規(guī)程制定后，已經(jīng)不再要求按丘建檔，而是采用更方便檔案管理的流水號(hào)管理。根據(jù)《立法法》中關(guān)于“同一部門制定的法律沖突，新法大于舊法”的規(guī)定，雖然住建部未修改《城市房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理辦法》，但已經(jīng)不再?gòu)?qiáng)制要求按丘，并采取了開放的態(tài)度，以適應(yīng)新技術(shù)和新形式的發(fā)展和變化。

三、律師在房產(chǎn)檔案查詢時(shí)不受限制

當(dāng)前，登記部門的很多人員對(duì)律師可以查詢房產(chǎn)的范圍不是很清楚，感覺(jué)律師是從事司法工作的人員，可以和公檢法等部門工作人員一樣，提供相關(guān)證明后就可以和公檢法部門一樣對(duì)房產(chǎn)檔案進(jìn)行查詢復(fù)制。

《檔案法》第20條規(guī)定，中國(guó)公民和組織持有合法證明，可以按照有關(guān)規(guī)定，利用檔案館未開放的檔案以及有關(guān)機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織保存的檔案?！斗课輽?quán)屬登記信息查詢暫行辦法》第7條規(guī)定，房屋權(quán)屬登記機(jī)關(guān)對(duì)房屋權(quán)利的記載信息，單位和個(gè)人可以公開查詢?！斗课莸怯洸竟芾碓囆修k法》第14條規(guī)定，個(gè)人和單位提供身份證明材料，可以查詢登記簿中房屋的基本狀況及查封、抵押等權(quán)利限制狀況；權(quán)利人提供身份證明材料、利害關(guān)系人提供身份證明材料和證明其屬于利害關(guān)系人的材料等，可以查詢、復(fù)制該房屋登記簿上的相關(guān)信息。有關(guān)查詢的程序和辦法，按《房屋登記信息查詢暫行辦法》的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行?？梢钥闯鲋灰暾?qǐng)人提供自己的身份證明，就可以查詢登記簿中的部分內(nèi)容?！冻鞘蟹康禺a(chǎn)權(quán)屬檔案管理辦法》第24條規(guī)定，房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)充分利用現(xiàn)有的房地產(chǎn)權(quán)屬檔案，及時(shí)為房地產(chǎn)權(quán)屬登記、房地產(chǎn)交易、房地產(chǎn)糾紛仲裁、物業(yè)管理、房屋拆遷、住房制度改革、城市規(guī)劃、城市建設(shè)等各項(xiàng)工作提供服務(wù)?！堵蓭煼ā返?5條規(guī)定，根據(jù)案情的需要律師自行調(diào)查取證的，憑律師執(zhí)業(yè)證書和律師事務(wù)所證明，可以向有關(guān)單位或者個(gè)人調(diào)查與承辦法律事務(wù)有關(guān)的情況?？梢钥闯?，只要律師提供律師事務(wù)所證明、本人執(zhí)業(yè)證書和當(dāng)事人的委托書，委托書只要與被查詢內(nèi)容有利害關(guān)系，就可以查詢登記簿的相關(guān)內(nèi)容。立案證明不應(yīng)是律師查詢需要提供的必要證件。

篇7

關(guān)鍵詞：信息公開；知情權(quán)；隱私權(quán)

一、提出問(wèn)題

（一）知情權(quán)與隱私權(quán)的概述

1.知情權(quán)

知情權(quán)（the right to know）又稱了解權(quán)、得知權(quán)等，，關(guān)于該權(quán)利，雖然表達(dá)不同，不過(guò)基本涵義一致，是自然人、法人、及其他社會(huì)組織依法享有的知悉、獲取、了解與法律賦予該主體權(quán)利相關(guān)的各種信息的自由和權(quán)利。知情權(quán)有廣義與狹義之分。廣義知情權(quán)是指知悉、獲取信息的自由與權(quán)利，包括從官方或非官方知悉、獲取相關(guān)信息。狹義知情權(quán)僅指知悉、獲取官方信息的自由與權(quán)利。本文涉及的知情權(quán)，是公法領(lǐng)域的知情權(quán)，屬狹義知情權(quán)，限于行政相對(duì)人依法從行政主體處知悉、獲取信息的權(quán)利和自由。

知情權(quán)作為一個(gè)公權(quán)力，首要的價(jià)值是保障公民權(quán)利，公民的權(quán)利包括人身、財(cái)產(chǎn)、政治權(quán)利等，知情權(quán)使民眾有機(jī)會(huì)充分獲取對(duì)個(gè)人而言至關(guān)重要的信息，使個(gè)人發(fā)展自身人格及實(shí)現(xiàn)自身價(jià)值成為可能，在一定程度上說(shuō)，它是公民實(shí)現(xiàn)其他權(quán)利的基礎(chǔ)。其次，知情權(quán)有利于參與政府管理，監(jiān)督政府。

2.隱私權(quán)

隱私權(quán)屬于人格權(quán)的一部分，在最初的階段，隱私權(quán)一直被作為普通法中侵權(quán)行為法上的權(quán)利，意味著個(gè)人私生活有關(guān)的信息不受公開以及屬于私事的領(lǐng)域不受干涉的自由，是一種要求他人放任自己獨(dú)處而不受打擾的權(quán)利。隨著社會(huì)的發(fā)展以及政府權(quán)力的擴(kuò)張，隱私權(quán)進(jìn)入公法領(lǐng)域。

關(guān)于隱私權(quán)的性質(zhì)，本文涉及的隱私權(quán)，屬憲法性權(quán)利，主要是防止來(lái)自國(guó)家機(jī)關(guān)和國(guó)家權(quán)力在政府信息公開中對(duì)個(gè)人隱私的侵犯。隱私權(quán)要讓位于公共利益。隱私本身并不足以成為憲法隱私權(quán)的目的，“個(gè)人自治”并非憲法隱私權(quán)追求的唯一目標(biāo)，憲法隱私權(quán)必須兼顧人格發(fā)展、人際交往、公共利益、社會(huì)秩序等價(jià)值，因此它是一種具有多元目的，且廣受限制的開放性權(quán)利。因此，筆者認(rèn)為，隱私并不是都值得保護(hù)，只有在公共利益范圍內(nèi)，隱私才受到保護(hù)。

同時(shí)筆者認(rèn)為，處理知情權(quán)和隱私權(quán)之間的矛盾當(dāng)務(wù)之急是尋找出兩者的平衡點(diǎn)。也就是說(shuō)尋找出解決知情權(quán)和隱私權(quán)沖突應(yīng)當(dāng)遵循的基本原則。至于其原則究竟是什么，本文通過(guò)一個(gè)案例加以說(shuō)明。

（二）案情介紹

王某因朋友租賃糾紛作為人參加一民事訴訟，并向法庭提交了一份某工貿(mào)公司出具的出庫(kù)單，這份出庫(kù)單被一審法院采納作出判決。敗訴的家居公司不服提起上訴。二審開庭時(shí)，家居公司的律師突然亮出了一份王先生的婚姻情況查詢記錄，證明王某與提供出庫(kù)單的工貿(mào)公司法定代表人曾經(jīng)是夫妻，以質(zhì)疑出庫(kù)單的合法性。王某以“北京市昌平區(qū)民政局竟然接受了對(duì)方律師的申請(qǐng)，查詢了他的婚姻狀況，并出具了‘查檔證明’，侵犯了他的隱私權(quán)”為理由，昌平區(qū)民政局，要求法院確認(rèn)出具“查檔證明”的昌平區(qū)民政局的行政行為違法。昌平區(qū)民政局則辯稱，婚姻登記處向律師出具“查檔證明”符合法律規(guī)定。依《婚姻登記檔案管理辦法》第 15 條規(guī)定，“律師及其他訴訟人在訴訟過(guò)程中，持受理案件法院出具的證明材料及本人有效證件，可以查閱與訴訟有關(guān)的婚姻登記檔案?！泵裾秩朔Q，律師將所查閱情況在法庭上作為證據(jù)使用，不是在其他場(chǎng)合使用，不存在侵犯隱私權(quán)問(wèn)題。

根據(jù) 2008 年5月1日生效的《中華人民共和國(guó)政府信息公開條例》（以下簡(jiǎn)稱《條例》）第33條第2款規(guī)定的“公民、法人或者其他組織認(rèn)為行政機(jī)關(guān)在政府信息公開工作中的具體行政行為侵犯其合法權(quán)益的，可以依法申請(qǐng)行政復(fù)議或者提起行政訴訟”，法院受理了該案。最終，昌平區(qū)法院認(rèn)可了民政局的答辯意見(jiàn)，認(rèn)定家居公司律師調(diào)查王某的婚姻狀況與民事訴訟中的證據(jù)有一定關(guān)聯(lián)性，符合律師在訴訟過(guò)程中查閱與訴訟有關(guān)的婚姻登記檔案的要求。

二、本案爭(zhēng)議焦點(diǎn)分析

本案原被告之間的爭(zhēng)議是，民政局同意律師查詢王某婚姻登記信息的行為，是否侵犯王某隱私權(quán)。王某認(rèn)為，婚姻登記信息是其個(gè)人隱私，根據(jù)《條例》，個(gè)人隱私是公開的免除范圍，沒(méi)有征得本人同意不得公開，民政局同意律師查詢，屬于公開其個(gè)人隱私，因此主張民政局公開行為侵犯隱私權(quán)。民政局認(rèn)為，他們是依據(jù)《婚姻登記檔案管理辦法》的規(guī)定同意查詢的，律師將所查閱情況在法庭上作為證據(jù)使用，不是在其他場(chǎng)合使用，不存在侵犯隱私權(quán)問(wèn)題。

筆者認(rèn)為，要分析出本案的爭(zhēng)議焦點(diǎn)，必須首先解決如下幾個(gè)問(wèn)題，一是婚姻登記作為政府所保存的個(gè)人信息材料，是否屬于受保護(hù)的隱私；二是民政局向律師披露婚姻登記信息的行為是否屬于信息公開；三是本案的法律適用，《婚姻登記檔案管理辦法》、《條例》以及《律師法》等相關(guān)法律的關(guān)系。

（一）婚姻登記材料是否屬于受保護(hù)的隱私

婚姻登記屬于個(gè)人信息是無(wú)疑的，但能否構(gòu)成隱私，受到法律保護(hù)，還要滿足隱私的構(gòu)成條件。隱私是指公民的私人生活安寧不受他人非法干擾，私人信息不受他人非法搜集、刺探和公開等。個(gè)人隱私是個(gè)人不愿意公開或不愿意讓他人知悉的個(gè)人秘密，是個(gè)人對(duì)自身人格的尊重和對(duì)自身利益及生活狀態(tài)實(shí)施保護(hù)的一種權(quán)利，對(duì)維護(hù)公民的人格權(quán)有著重要意義。并非所有的隱私都受到憲法隱私權(quán)的保護(hù)，有權(quán)對(duì)抗公共權(quán)力的侵?jǐn)_。只有那些關(guān)系到人格發(fā)展、人際交往、公共利益、社會(huì)秩序等重要價(jià)值的隱私才受到憲法、行政法的保護(hù)。有些隱私只涉及個(gè)人，而有些則關(guān)系到家庭，由于家庭包含了人際交往和人格發(fā)展的可能，其安寧和安全對(duì)自我認(rèn)同和發(fā)展有著舉足輕重的影響，因此在隱私權(quán)的公法保護(hù)中，“家庭隱私權(quán)”優(yōu)先于“個(gè)人隱私權(quán)”。本案所涉的婚姻登記情況對(duì)公民家庭生活非常重要，屬于家庭隱私，是當(dāng)事人不愿意對(duì)外公開的，一旦公開可能破壞婚姻家庭安寧的信息。因此，筆者認(rèn)為，本案所涉的王某某的婚姻登記信息，屬于公法保護(hù)的個(gè)人隱私。

（二）民政局向律師披露婚姻登記信息的行為是否屬于信息公開

政府信息公開，是行政機(jī)關(guān)依照法定程序，以法定形式公開與社會(huì)成員利益相關(guān)的信息，允許社會(huì)成員通過(guò)查詢、閱覽、復(fù)制、摘錄、下載等方式予以充分利用。公開信息有兩種方式，一是行政機(jī)關(guān)主動(dòng)向社會(huì)公開，《條例》對(duì)主動(dòng)公開的范圍作了原則規(guī)定和列舉，根據(jù)《條例》第 9、10、11 條的規(guī)定，婚姻登記信息顯然不屬于主動(dòng)公開范圍；二是行政機(jī)關(guān)依公民、法人或者其他組織的申請(qǐng)公開相關(guān)政府信息。民政局作為行政機(jī)關(guān)，沒(méi)有主動(dòng)公開婚姻登記信息，而是依律師要求，以查詢的方式公開信息，因此，民政局的行為為依申請(qǐng)公開政府信息，受《條例》調(diào)整。根據(jù)《條例》第 33 條“公民、法人或者其他組織認(rèn)為行政機(jī)關(guān)在政府信息公開中的具體行政行為侵犯其合法權(quán)益的，可以依法申請(qǐng)行政復(fù)議或者提訟”。同時(shí)，這里所說(shuō)的具體行政行為，根據(jù)《最高人民法院關(guān)于審理政府信息公開行政案件若干問(wèn)題的規(guī)定》第一條第三款的規(guī)定，人民法院應(yīng)當(dāng)受理。

（三）本案的法律適用

民政局依據(jù)《婚姻登記檔案管理辦法》，作出公開信息的行為，《婚姻登記檔案管理辦法》屬于部門規(guī)章，生效時(shí)間早于《條例》，其中關(guān)于公開婚姻登記檔案的規(guī)定，是信息公開的特別規(guī)定。從《婚姻登記檔案管理辦法》規(guī)定看，在個(gè)人隱私信息公開上，是遵守對(duì)本人公開、禁止向社會(huì)公開的原則的，基本內(nèi)容上沒(méi)有與《條例》抵觸，按照上位法優(yōu)于下位法、特別法優(yōu)于一般法的原則，《婚姻登記檔案管理辦法》沒(méi)有與《條例》抵觸的規(guī)定可以適用，與《條例》相抵觸的規(guī)定，則為無(wú)效。律師持法院證明材料查詢，屬于律師作為特殊的法律服務(wù)工作者的調(diào)查取證權(quán)。《律師法》和有關(guān)訴訟法都規(guī)定了律師的調(diào)查取證權(quán)?！堵蓭煼ā返?35 條規(guī)定：“受委托的律師根據(jù)案情的需要，可以申請(qǐng)人民檢察院、人民法院收集、調(diào)取證據(jù)或者申請(qǐng)人民法院通知證人出庭作證。律師自行調(diào)查取證的，憑律師執(zhí)業(yè)證書和律師事務(wù)所證明，可以向有關(guān)單位或者個(gè)人調(diào)查與承辦法律事務(wù)有關(guān)的情況。”《中華人民共和國(guó)民事訴訟法》第 61 條規(guī)定：“訴訟的律師和其他訴訟人有權(quán)調(diào)查收集證據(jù)，可以查閱本案有關(guān)材料。查閱本案有關(guān)材料的范圍和辦法由最高人民法院規(guī)定。”《條例》的規(guī)定是為行政機(jī)關(guān)規(guī)定義務(wù)，與律師法和訴訟法是從不同角度出發(fā)，兩者并沒(méi)有互相沖突。律師法和訴訟法的調(diào)查取證權(quán)的規(guī)定，行政機(jī)關(guān)并不是無(wú)條件滿足，行政機(jī)關(guān)還要權(quán)衡調(diào)查取證的知情權(quán)與調(diào)查取證材料涉及的隱私權(quán)，作出合理決定。

通過(guò)上述問(wèn)題的回答，本案的焦點(diǎn)實(shí)質(zhì)是，政府機(jī)關(guān)對(duì)含個(gè)人隱私政府信息經(jīng)第三人申請(qǐng)公開而公開的行為是否合法。政府如何平衡隱私權(quán)保護(hù)與信息公開。

三、解決知情權(quán)和隱私權(quán)沖突應(yīng)遵循的基本原則

由前文對(duì)王某王某訴昌平區(qū)民政局侵犯隱私案爭(zhēng)議焦點(diǎn)之分析以及知情權(quán)和隱私權(quán)的概念闡述，筆者認(rèn)為解決知情權(quán)和隱私權(quán)應(yīng)當(dāng)遵循如下基本原則：

一是社會(huì)政治與公共利益原則

當(dāng)個(gè)人利益與公共利益比較時(shí)，公共利益大于個(gè)人利益。個(gè)人利益應(yīng)當(dāng)服從社會(huì)公共利益，以公共利益為最高利益標(biāo)準(zhǔn)。在現(xiàn)代社會(huì)，知情權(quán)的政治權(quán)利屬性日益明顯，它要求提升行政透明度，賦予人們更多了解和參與管理國(guó)家事務(wù)的機(jī)會(huì)，具有一定公共利益性。因此，知情權(quán)與隱私權(quán)發(fā)生沖突時(shí)，要考量如何處理是符合社會(huì)民主政治和公共利益的。在考量過(guò)程中，不僅從案件當(dāng)事人角度考慮，還要從公開或保密維護(hù)的社會(huì)整體效果看。

本案中，民政局向律師公開隱私，雖然在一定程度侵害了個(gè)人隱私，但是范圍小，主觀上沒(méi)有故意，從案例中也沒(méi)反映王某實(shí)際權(quán)利、利益、資格、品德方面的明顯地?fù)p失。反過(guò)來(lái)，如果不同意律師查詢，律師調(diào)查取證權(quán)受到侵害，案件事實(shí)不容易查清，將損害訴訟公證。加之訴訟公正乃是公共利益之一。因此，根據(jù)社會(huì)政治與公共利益原則保護(hù)公共利益。

二是損失最小化原則

當(dāng)權(quán)利沖突時(shí)，雙方可以選擇犧牲最小利益，當(dāng)必須犧牲隱私權(quán)來(lái)行使知情權(quán)時(shí)，應(yīng)當(dāng)將隱私權(quán)損害減小到最低限度，即縮小披露、公開范圍，爭(zhēng)取用最小的成本獲得利益的最大化。

本案中，王某的婚姻信息，民政局根據(jù)《婚姻登記檔案管理辦法》，是作了一定的保護(hù)的，尤其是公開對(duì)象上是嚴(yán)格限制的。本案在查詢階段，只有律師獲知隱私，而律師是負(fù)有法定的保密義務(wù)的，而且并沒(méi)有證據(jù)表明公開行為實(shí)際上造成王某某具體的損失。

三是人格尊嚴(yán)原則

政府信息公開中，信息的公開應(yīng)以尊重人格為底線，當(dāng)隱私涉及到人格尊嚴(yán)時(shí)，知情權(quán)要讓位于隱私權(quán)，否則，將損害當(dāng)事人終身的利益。

本案中，民政局向律師公開王某的婚姻狀況的行為既沒(méi)有直接地造成王某的人格尊嚴(yán)受損，也沒(méi)有直接地導(dǎo)致王某的社會(huì)評(píng)價(jià)降低。所以民政局的行為符合人格尊嚴(yán)原則。

四是權(quán)利協(xié)調(diào)原則

在政府信息工作中，對(duì)知情權(quán)、隱私權(quán)予以同等重視，盡量滿足各自需要。如，盡管被申請(qǐng)的政府信息包含有不予公開的內(nèi)容，但如果能夠?qū)⒉挥韫_的內(nèi)容與可以公開的內(nèi)容區(qū)別開，行政機(jī)關(guān)應(yīng)向申請(qǐng)人提供可以公開部分的政府信息。

雖然本案中沒(méi)有涉及到此原則，但是考慮到此原則的重要性，筆者將他也列入到了解決知情權(quán)和隱私權(quán)沖突應(yīng)遵循的基本原則中。

四、結(jié)語(yǔ)

讓我們把目光再次回到本案中。過(guò)于本案的爭(zhēng)議焦點(diǎn)，一是政府機(jī)關(guān)對(duì)含個(gè)人隱私政府信息經(jīng)第三人申請(qǐng)公開而公開的行為是否合法。根據(jù)前文所總結(jié)的知情權(quán)與隱私權(quán)沖突時(shí)的平衡協(xié)調(diào)原則，我們可以看出在本案中政府機(jī)關(guān)對(duì)政府信息（含個(gè)人隱私）經(jīng)第三人申請(qǐng)公開而公開的行為是合法的。首先，對(duì)于民政部門來(lái)說(shuō)公開王某的婚姻情況的目的是為了維護(hù)當(dāng)事人的合法權(quán)益乃至司法的客觀公正，是符合民主法治價(jià)值和重大公共利益的。其次，就王某而言，民政局在公開其婚姻信息時(shí)是作了一定的保護(hù)的，尤其是公開對(duì)象上是嚴(yán)格限制的。本案在查詢階段，只有律師獲知隱私，而律師是負(fù)有法定的保密義務(wù)的，而且并沒(méi)有證據(jù)表明公開行為實(shí)際上造成王某某具體的損失。最后，本案在利益衡量方面，公開利大于弊。本案，民政局向律師公開隱私，雖然在一定程度侵害了個(gè)人隱私，但是范圍小，主觀上沒(méi)有故意，從案例中也沒(méi)反映王某某實(shí)際權(quán)利、利益、資格、品德方面的明顯地?fù)p失。反過(guò)來(lái)，如果不同意律師查詢，律師調(diào)查取證權(quán)受到侵害，案件事實(shí)不容易查清，將損害訴訟公證。

二是政府如何平衡隱私權(quán)保護(hù)與信息公開。也就是說(shuō)政府如何在隱私保護(hù)與知情權(quán)方面找到平衡點(diǎn)。筆者認(rèn)為，一方面應(yīng)該確定知情權(quán)與隱私權(quán)沖突時(shí)的平衡協(xié)調(diào)原則，另一方面應(yīng)該加快制定《個(gè)人隱私保護(hù)法》或《隱私權(quán)法》。

參考文獻(xiàn)：

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【3】曹康泰主編、張穹副主編：《中華人民共和國(guó)政府信息公開條例讀（修訂版）》，北京：人民出版社，2009 年版

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篇8

關(guān)鍵詞:未開放檔案 檔案利用 法規(guī)制度建設(shè)

案情簡(jiǎn)介

2009年11月某日，某律師事務(wù)所一律師持律師執(zhí)業(yè)證、原告人的授權(quán)委托書及某法院的受理案件通知書來(lái)到某檔案館，要求查閱其的經(jīng)濟(jì)糾紛案件中的被告當(dāng)事人的婚姻登記檔案。因涉及第三人隱私，未提供該法院開具的有明確調(diào)查內(nèi)容的協(xié)助調(diào)查函或調(diào)查令，接待人員拒絕了其查檔要求。該律師對(duì)相關(guān)解釋不認(rèn)同，堅(jiān)持認(rèn)為受理案件通知書就是《婚姻登記檔案管理辦法》第十五條第四項(xiàng)規(guī)定的律師及其他訴訟人在訴訟過(guò)程中，持受理案件的法院出具的證明材料及本人有效證件可以查閱與訴訟有關(guān)的婚姻登記檔案中所稱的“證明材料”。次日，遂向區(qū)政府法制辦提起行政復(fù)議，后由于其他原因該申請(qǐng)人以“民事訴訟案情發(fā)展需要為由”主動(dòng)撤回申請(qǐng)，該案件因此而終止，是北京市首個(gè)提起檔案行政復(fù)議的案件。

點(diǎn)評(píng)分析

該檔案館認(rèn)為，該案件中檔案館未允許申請(qǐng)人查閱未開放檔案依據(jù)充分?！吨腥A人民共和國(guó)檔案法》(以下簡(jiǎn)稱《檔案法》)第八條規(guī)定，地方各級(jí)各類檔案館，是集中管理檔案的文化事業(yè)機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)接收、收集、整理、保管和提供利用各分管范圍內(nèi)的檔案。《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》(以下簡(jiǎn)稱《實(shí)施辦法》)第二十二條第四款、《北京市實(shí)施〈中華人民共和國(guó)檔案法〉辦法》(以下簡(jiǎn)稱《北京市實(shí)施〈檔案法〉辦法》)第二十七條第一款規(guī)定，機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織以及中國(guó)公民利用檔案館保存的未開放的檔案，須經(jīng)保存該檔案的檔案館同意，必要時(shí)還須經(jīng)有關(guān)的檔案行政管理部門審查同意。該案件中，申請(qǐng)人要求查閱其所的經(jīng)濟(jì)糾紛案件中對(duì)方當(dāng)事人與第三方的婚姻登記檔案，涉及公民個(gè)人隱私，依據(jù)《實(shí)施辦法》第二十條第一款第二項(xiàng)和《各級(jí)國(guó)家檔案館館藏檔案解密和劃分控制使用范圍的暫行規(guī)定》第七條第十六項(xiàng)的規(guī)定，形成未滿30年(便形成滿30年)，因涉及個(gè)人隱私，屬于未開放檔案。依據(jù)《最高人民法院關(guān)于民事訴訟證據(jù)的若干規(guī)定》第十七條第二項(xiàng)中，涉及個(gè)人隱私的材料，當(dāng)事人及其訴訟人可以申請(qǐng)人民法院調(diào)查收集證據(jù)的規(guī)定，以及《婚姻登記檔案管理辦法》第十五條第四項(xiàng)的規(guī)定，檔案館只向持單位介紹信的人民法院工作人員，或持法院的協(xié)助調(diào)查函、調(diào)查令的委托人、訴訟人提供所要查閱的婚姻登記檔案信息。因此，檔案館未允許申請(qǐng)人查閱婚姻登記檔案依據(jù)充分。

該區(qū)政府法制辦在該行政復(fù)議案件立案過(guò)程中認(rèn)為:接待人員在辦理查閱未開放檔案的利用過(guò)程中，應(yīng)留取或復(fù)印相關(guān)證件、證明等證據(jù)材料;對(duì)法規(guī)規(guī)章條款內(nèi)涵不清楚的，不應(yīng)以本機(jī)關(guān)的理解做出規(guī)定，應(yīng)提請(qǐng)制發(fā)機(jī)關(guān)做出書面解釋，在執(zhí)行時(shí)依據(jù)更為充分。該檔案館已經(jīng)就律師爭(zhēng)議的“證明材料”的內(nèi)涵，提請(qǐng)《婚姻登記檔案管理辦法》的制發(fā)機(jī)關(guān)民政部做出解釋。

案件啟示與對(duì)策

該行政復(fù)議案件對(duì)檔案部門今后如何依法行政、依法利用檔案具有導(dǎo)向和警示作用。通過(guò)辦理該案件，筆者認(rèn)為應(yīng)該用依法行政的要求來(lái)審視區(qū)縣級(jí)檔案館未開放檔案的利用工作。2006年以來(lái)，北京市各級(jí)檔案行政管理部門以法律為履行職責(zé)的依據(jù)，梳理、確認(rèn)和公示了行政執(zhí)法職權(quán)，在其他檔案行政執(zhí)法職權(quán)中確定了“利用檔案館未開放檔案”的審批類項(xiàng)目。同時(shí)，“檔案館未開放檔案的利用服務(wù)”作為檔案館服務(wù)項(xiàng)目，以受理、審查、審定、告知等為辦理程序，同時(shí)公布。但檔案館在實(shí)際提供利用中，對(duì)利用未開放檔案的，僅要求利用者填寫查檔登記表，詢問(wèn)要查閱的檔案內(nèi)容;對(duì)涉及個(gè)人隱私檔案的，只要身份證件、證明材料符合要求的就準(zhǔn)予查閱。對(duì)不符合要求的，口頭答復(fù)予以拒絕，未按照程序辦理。當(dāng)今，我國(guó)處于黃金發(fā)展期，各種矛盾日益凸顯，利益格局日趨多元化，弱勢(shì)群體的利益訴求量大面廣。①檔案館館藏檔案在為弱勢(shì)群體解決落實(shí)政策、經(jīng)濟(jì)糾紛、維護(hù)權(quán)益、遺產(chǎn)繼承等關(guān)系切身利益的問(wèn)題中發(fā)揮著重要作用。面對(duì)來(lái)檔案館查檔人員因檔案當(dāng)事人身體原因、外出(出境)、故亡等原因委托他人代查、繼承人查閱的情況越來(lái)越多;面對(duì)查檔人員收入水平、受教育程度不同、人員素質(zhì)差異大等情況，如何進(jìn)一步提高檔案利用服務(wù)水平還不完全適應(yīng);隨著法治建設(shè)的不斷深入，依法行政的要求不斷提高，制訂和執(zhí)行便民、高效的檔案利用規(guī)章制度還相對(duì)滯后;未開放檔案、特別是專門檔案利用的某些條款規(guī)定原則性多、不詳細(xì)，有的單位要求出具檔案證明的內(nèi)容多樣，法院等單位開具的介紹信、證明格式內(nèi)容不一。具體利用過(guò)程中對(duì)相關(guān)條款內(nèi)涵理解不一、相關(guān)解釋又不及時(shí)，導(dǎo)致執(zhí)行不一等等。為確保檔案部門依法行政、依法利用檔案，正確作出未開放檔案利用的審查批準(zhǔn)決定，不致成為行政復(fù)議或行政訴訟的“輸家”，提出如下對(duì)策:

對(duì)策一:依法區(qū)分檔案行政審批職能

近幾年，北京市各區(qū)縣檔案館利用人次逐年攀升，有的檔案館年接待利用者近萬(wàn)人次，其中90%以上是公眾個(gè)人且?guī)缀醵际抢梦撮_放檔案。如果全部履行審批手續(xù)，工作繁瑣且不利于利用。檔案行政管理機(jī)關(guān)應(yīng)該對(duì) “利用檔案館未開放檔案”審批項(xiàng)目、檔案館服務(wù)項(xiàng)目“檔案館未開放檔案的利用服務(wù)”中的未開放檔案的內(nèi)容以及利用者身份條件等加以區(qū)分，確定哪些實(shí)行行政審批固定程序?qū)彶橥鉁?zhǔn)予利用;哪些由檔案館實(shí)行簡(jiǎn)易程序，對(duì)符合條件的準(zhǔn)予利用。如可考慮對(duì)公眾查閱涉及證明本人學(xué)籍學(xué)歷、工齡、婚姻狀況、財(cái)產(chǎn)(和本人繼承財(cái)產(chǎn))等類未開放檔案的利用，實(shí)行簡(jiǎn)化利用程序:填寫相關(guān)登記表格，接待人員審核，科長(zhǎng)(或帶班人)批準(zhǔn)。而對(duì)檔案當(dāng)事人身份為外籍華人的、且查閱利用又涉及個(gè)人財(cái)產(chǎn)的;查閱《各級(jí)國(guó)家檔案館館藏檔案解密和劃分控制使用范圍的暫行規(guī)定》第七條規(guī)定的控制使用范圍以外的特定范圍的未開放檔案信息的，嚴(yán)格履行申請(qǐng)受理、審查、合法性審查、審核、審定和告知的審批程序。上述程序可以在經(jīng)辦和審批環(huán)節(jié)的分工上加以區(qū)分。如利用接待部門接待人員經(jīng)辦，科長(zhǎng)(在人員編制許可的情況下由法規(guī)部門)審核，主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。建立網(wǎng)上和實(shí)體的“辦事指南、表格下載、填表說(shuō)明、示范文本”使利用者一目了然，對(duì)低學(xué)歷、年齡大、殘障人員等實(shí)行“全程”、“一站式”服務(wù)，方便利用者。

對(duì)策二:加強(qiáng)利用環(huán)節(jié)法規(guī)制度建設(shè)

依法開展檔案利用工作，其結(jié)果是要靠過(guò)程來(lái)保證的。應(yīng)當(dāng)由國(guó)家或省市檔案行政管理部門制訂利用者身份審查工作規(guī)則、出具檔案證明規(guī)則、無(wú)檔證明辦理規(guī)則，作為法規(guī)規(guī)章或行業(yè)規(guī)則予以貫徹執(zhí)行。由檔案館或同級(jí)檔案行政管理機(jī)關(guān)制訂查閱未開放檔案的規(guī)定、查檔接待人員行為規(guī)范、應(yīng)對(duì)查檔利用突況應(yīng)急預(yù)案等。將上述制度的制訂依據(jù)、辦理程序和結(jié)果對(duì)外公布。上述法規(guī)制度都應(yīng)與上位法的規(guī)定一致，條款細(xì)致，內(nèi)容詳盡，操作性強(qiáng)，確保檔案利用始終依法規(guī)范運(yùn)行。具體如下:

1.利用者身份審查工作規(guī)則。參照中國(guó)公證協(xié)會(huì)制訂《審查自然人身份的指導(dǎo)意見(jiàn)》的做法，制訂檔案行業(yè)《利用者身份審查規(guī)則》②。規(guī)定利用者提交的證件種類，證件必須是有接待人員可視讀的照片、且由戶籍管理公安機(jī)關(guān)或全國(guó)性行業(yè)核發(fā)的居民身份證、工作證、護(hù)照、律師證等;建立審查證件的程序，核查利用者提交的身份證件是否真實(shí)、有效，與其提交的身份證件是否同一;建立審查證件的工作記錄，如接談筆錄，復(fù)印或留存的相關(guān)證據(jù)材料等;無(wú)法提交居民身份證時(shí)的替代證件種類，如派出所證明、戶籍簿，證明格式;委托他人代查代辦的委托書規(guī)定格式、內(nèi)容，是否需要留存原件等，特殊情況下的救濟(jì)措施等。

2.出具檔案證明規(guī)則?！秾?shí)施辦法》第二十一條和《北京市實(shí)施〈檔案法〉辦法》第二十七條都規(guī)定，檔案縮微品和其他復(fù)制形式的檔案載有檔案收藏單位法定代表人的簽名或者印章標(biāo)記的，具有與檔案原件同等的效力。某檔案館就曾有過(guò)一單位在司法訴訟過(guò)程中提出要檔案館在其提交法院的材料上蓋檔案館證明專用章當(dāng)證據(jù)的荒唐事，后被拒絕。這就要求對(duì)檔案證明作出行業(yè)規(guī)范，避免證明被濫用。要規(guī)定對(duì)涉及工齡、婚姻、房產(chǎn)、學(xué)歷學(xué)籍等身份的各類證明的格式，證明經(jīng)辦人、批準(zhǔn)人等人員的權(quán)限;證明結(jié)果登記內(nèi)容和方法;檔案復(fù)制件上應(yīng)標(biāo)注的內(nèi)容:如檔號(hào)、使用范圍，出具證明的時(shí)間，檔案證明專用章加蓋位置，頁(yè)數(shù)，效力等等。

3.無(wú)檔證明辦理規(guī)則。近幾年來(lái)，有關(guān)部門在辦理婚姻、工齡確認(rèn)等身份證明事項(xiàng)過(guò)程中，要求檔案館為無(wú)檔者出具婚姻檔案無(wú)檔證明、或某人已查某某類檔案證明的情況不斷增多。檔案行政管理部門應(yīng)該制定檔案行業(yè)無(wú)檔證明的辦理規(guī)則，就哪類檔案經(jīng)檔案保管單位查找后確無(wú)檔案內(nèi)容記載的，可以出具無(wú)檔案的證明，并對(duì)該證明的格式、效力等做出規(guī)定。

4.利用未開放檔案的規(guī)定。制定檔案館利用未開放檔案的規(guī)定，可結(jié)合館藏檔案內(nèi)容的實(shí)際情況由檔案館制訂。應(yīng)包括如下內(nèi)容:未開放檔案的定義、檔案所屬內(nèi)容，利用者適應(yīng)對(duì)象、檔案的范圍，查閱利用檔案所持證件的種類，查閱特定檔案的批準(zhǔn)人和批準(zhǔn)權(quán)限，對(duì)被委托人的證明要求，準(zhǔn)許查閱內(nèi)容，摘抄、復(fù)印等復(fù)制的批準(zhǔn)與對(duì)外公布的限制，外借對(duì)象與范圍;對(duì)專業(yè)專門檔案的利用規(guī)定;對(duì)婚姻、房地產(chǎn)、會(huì)計(jì)、工商登記、人口普查等檔案的管理規(guī)定，如《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》、《城市房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理辦法》、《婚姻登記檔案管理辦法》等專業(yè)檔案法規(guī)，檔案行政管理部門要及時(shí)搜集執(zhí)行中遇到的規(guī)定不細(xì)致、理解執(zhí)行易產(chǎn)生歧義等有關(guān)問(wèn)題，及時(shí)協(xié)調(diào)有關(guān)部門加以解釋，以便于檔案利用部門操作。

5.查檔接待人員行為規(guī)范。檔案利用接待是一項(xiàng)實(shí)踐性、操作性很強(qiáng)的工作。曾有一利用者與律師攜錄音筆前來(lái)檔案館查閱檔案，接待過(guò)程中接待人員噤若寒蟬，不敢多說(shuō)一句話，生怕會(huì)給單位帶來(lái)不良后果。接待利用人員僅靠政治素質(zhì)高、業(yè)務(wù)熟練、熟悉館藏，已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能適應(yīng)未開放檔案利用接待工作要求。應(yīng)制定查檔接待人員行為規(guī)范，對(duì)文明用語(yǔ)、服務(wù)忌語(yǔ)做出規(guī)定。制訂接待回答用語(yǔ)規(guī)范，并根據(jù)情況變化及時(shí)補(bǔ)充修訂，提高接待人員應(yīng)答技巧;接待人員必須具備合理的能力結(jié)構(gòu)，包括語(yǔ)言表達(dá)能力、公眾交往能力、隨機(jī)應(yīng)變能力、適宜的心理素質(zhì)。檔案館宜挑選開放型、穩(wěn)重型、興奮型性格的人員從事接待工作。

6.應(yīng)對(duì)查檔利用突況應(yīng)急預(yù)案。近幾年，醉酒查檔鬧事后撥打110報(bào)警者有之、因不合查檔要求被拒絕后吵鬧者有之，為避免不良后果的發(fā)生，制訂應(yīng)對(duì)查檔利用過(guò)程中突發(fā)事件的處置預(yù)案，應(yīng)引起我們的高度重視。要就應(yīng)急處置流程、應(yīng)急工作原則、危險(xiǎn)性分析、組織機(jī)構(gòu)及職責(zé)、指揮機(jī)構(gòu)及職責(zé)、現(xiàn)場(chǎng)處置、培訓(xùn)與演練、應(yīng)急搶救組織紀(jì)律和獎(jiǎng)懲、事后的總結(jié)與評(píng)估等內(nèi)容做出規(guī)定。

對(duì)策三:梳理特殊檔案查閱限制規(guī)定

《檔案法》第二十一條規(guī)定，向檔案館移交、捐贈(zèng)、寄存檔案的單位和個(gè)人，對(duì)其檔案享有優(yōu)先利用權(quán)，并可對(duì)檔案中不宜向社會(huì)開放的部分提出限制利用的意見(jiàn)，檔案館應(yīng)當(dāng)維護(hù)他們的合法權(quán)益。據(jù)此，檔案館在辦理單位和個(gè)人移交、捐贈(zèng)、寄存檔案時(shí)，應(yīng)要求其出具書面限制利用意見(jiàn)，形成《檔案館移交、捐贈(zèng)、寄存檔案單位和個(gè)人限制利用意見(jiàn)匯集》，并將上述意見(jiàn)匯集在利用場(chǎng)所公示，供利用接待人員掌握，利用者周知，切實(shí)維護(hù)檔案移交、捐贈(zèng)、寄存單位和個(gè)人的合法權(quán)益。

對(duì)策四:強(qiáng)化查檔身份審查追溯管理

檔案館在辦理檔案證明時(shí)，它不僅涉及利用者人身財(cái)產(chǎn)權(quán)益的保護(hù)，也關(guān)系到利用者身份審查過(guò)錯(cuò)責(zé)任的認(rèn)定問(wèn)題，更面臨對(duì)身份確認(rèn)有誤可能引發(fā)的訴訟，以及相關(guān)的財(cái)產(chǎn)經(jīng)濟(jì)損失賠償?shù)蕊L(fēng)險(xiǎn)，且風(fēng)險(xiǎn)系數(shù)越來(lái)越大。在科技水平日新月異，造假花樣翻新、真假難辨的情況下，肉眼識(shí)別、“表面審查”已經(jīng)過(guò)時(shí)。③在檔案接待利用的實(shí)踐中，應(yīng)通過(guò)制度設(shè)計(jì)、科技手段保障等措施，提高利用接待人員對(duì)利用者身份的識(shí)假能力，為社會(huì)公眾提供更加規(guī)范的服務(wù)。一是定期對(duì)接待人員進(jìn)行身份識(shí)別培訓(xùn)。對(duì)檔案利用接待人員就居民身份證、護(hù)照等證件的特點(diǎn)，機(jī)讀視讀防偽標(biāo)識(shí)的內(nèi)容、方法等進(jìn)行定期培訓(xùn)，提高接待人員核查居民身份證和護(hù)照等證件的方法和技能。二是采取技術(shù)手段進(jìn)行身份識(shí)別。如協(xié)調(diào)有關(guān)部門采取安裝識(shí)別身份證專業(yè)儀器，登陸相關(guān)網(wǎng)站核實(shí)國(guó)家有關(guān)部門頒發(fā)的律師、記者等人員證件，提高識(shí)別身份準(zhǔn)確性。三是建立利用者查檔追溯檔案。目前銀行、通訊等單位在辦理有關(guān)業(yè)務(wù)時(shí)，要求客戶提供身份證件原件并留存復(fù)印件，已經(jīng)十分常見(jiàn)。檔案館在利用過(guò)程中應(yīng)在審查身份證件的基礎(chǔ)上，留存復(fù)印件，與利用登記檔案一起歸檔短期保存，以作為審查證據(jù)。應(yīng)要求當(dāng)事人在復(fù)印件上簽注“本身份證件僅限于×年×月×日查檔之用”，防止復(fù)印件被別有用心之人濫用，引出新的麻煩。只要檔案館依法定程序，采取合理的方式、審慎地履行審查義務(wù)且無(wú)過(guò)失，才有可能在訴訟中免除或減輕檔案館的相應(yīng)責(zé)任。

注釋:

①蔡達(dá)峰常委代表民進(jìn)中央:“矛盾凸顯期”呼喚通暢的訴求渠道.中國(guó)政協(xié)，2009(6):13.

篇9

archivaloffice/presentsituation/prospect

自1992年9月成立了浙江省的第一批地方性檔案事務(wù)所以來(lái)，全國(guó)到目前已有一百多家檔案中介機(jī)構(gòu)。從目前有關(guān)資料來(lái)看，浙江和上海的檔案中介機(jī)構(gòu)起步較早，規(guī)模和數(shù)量都較大。除浙江、上海以外，全國(guó)各地相繼成立了檔案中介機(jī)構(gòu)，如北京碧海蘭臺(tái)咨詢有限公司、安徽曉榮檔案信息技術(shù)服務(wù)中心。但是需要指出的是，本文所要闡述的應(yīng)該是真正意義上的檔案事務(wù)所，限于所掌握的資料，我們將從比較成熟而一般又置身于檔案行政管理部門之下的檔案寄存中心入手來(lái)分析檔案事務(wù)所的現(xiàn)狀。

（一）檔案事務(wù)所的性質(zhì)與目前存在的與檔案有關(guān)的社會(huì)服務(wù)組織的性質(zhì)區(qū)別

檔案事務(wù)所應(yīng)為面向社會(huì)服務(wù)的中介機(jī)構(gòu)。它的性質(zhì)和服務(wù)方式應(yīng)與現(xiàn)在的比較完備的律師事務(wù)所相對(duì)一致。眾所周知，律師事務(wù)所在改革開放后建立起來(lái)，隸屬于司法部門，后來(lái)脫離行政隸屬關(guān)系，獨(dú)立成為法人單位走入市場(chǎng)。在管理方面，目前已有律師行業(yè)協(xié)會(huì)和相關(guān)執(zhí)業(yè)資格考試和注冊(cè)管理制度。

而我國(guó)檔案事務(wù)所發(fā)展太晚，目前也僅在上海、浙江一些地方出現(xiàn)了以咨詢?yōu)橹鞯臋n案事務(wù)所，并且還未形成規(guī)模，各項(xiàng)制度都未完善。與此同時(shí)，我國(guó)又出現(xiàn)了一些與檔案相關(guān)的社會(huì)服務(wù)組織，如檔案寄存中心。這是目前在檔案界較引人注目的一種新型服務(wù)方式，需要說(shuō)明的是目前存在的寄存中心與我們所要論述的檔案事務(wù)所有很大差異。

1998年8月9日，深圳市檔案寄存中心是全國(guó)首家檔案寄存中心，其服務(wù)職能主要是將不具備充分保管條件及配備檔案保管主體成本過(guò)高的國(guó)有與非國(guó)有及破產(chǎn)企業(yè)、社會(huì)團(tuán)體、個(gè)人在工作、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)等各項(xiàng)活動(dòng)中形成的檔案，寄存在市檔案館中。在這里我們要特別（轉(zhuǎn)載自中國(guó)教育文摘，請(qǐng)保留此標(biāo)記。）提到兩點(diǎn)：①深圳市檔案寄存中心隸屬于深圳市檔案局領(lǐng)導(dǎo)，并內(nèi)設(shè)于市檔案館內(nèi)。②深圳市檔案寄存中心的經(jīng)費(fèi)和資金運(yùn)轉(zhuǎn)基本上是靠市財(cái)政支出，并且有償服務(wù)收入全部上繳市財(cái)政局。我們完全可以看出深圳市檔案寄存中心不存在獨(dú)立性，不是獨(dú)自承擔(dān)風(fēng)險(xiǎn)和資金運(yùn)轉(zhuǎn)的機(jī)構(gòu)，它完全不屬于社會(huì)服務(wù)中介機(jī)構(gòu)，也只能說(shuō)是檔案局（館）對(duì)社會(huì)服務(wù)的新形式。

上海出現(xiàn)的檔案事務(wù)所，對(duì)一些企業(yè)的重要項(xiàng)目檔案負(fù)責(zé)整理、編目、上架，從零散檔案到系統(tǒng)正規(guī)整理完畢，收取適當(dāng)費(fèi)用。這類檔案事務(wù)所其實(shí)是真正意義上的檔案事務(wù)所的雛形，未能真正成為成熟的社會(huì)服務(wù)中介機(jī)構(gòu)，必須在今后有更大的發(fā)展。

（二）檔案事務(wù)所產(chǎn)生的背景條件

1.政治體制改革和政府職能轉(zhuǎn)換是檔案事務(wù)所產(chǎn)生的先決條件。

我國(guó)政府在20世紀(jì)90年代的大改革中將政府一部分權(quán)力放開，將一部分領(lǐng)域推向社會(huì)公眾管理，這是大量社會(huì)中介機(jī)構(gòu)產(chǎn)生的先決條件，這其中不僅有比較完備、影響較大的律師事務(wù)所，也有在經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域日漸成熟的會(huì)計(jì)師事務(wù)所。不可否認(rèn)的是，這些事務(wù)所都進(jìn)行了相應(yīng)的改制，律師事務(wù)所從最初的司法部門中獨(dú)立出來(lái)，會(huì)計(jì)師事務(wù)所從政府財(cái)政部門中獨(dú)立出來(lái)。如果沒(méi)有這個(gè)大前提，檔案事務(wù)所，包括檔案寄存中心這一過(guò)渡型的機(jī)構(gòu)恐怕還是很難實(shí)現(xiàn)的。

2.經(jīng)濟(jì)體制改革與發(fā)展是檔案事務(wù)所的催生劑。

篇10

思想意識(shí)的轉(zhuǎn)變

港航檔案管理工作要適應(yīng)新的經(jīng)濟(jì)體制的要求，就要從舊的保守的思想意識(shí)中解脫出來(lái)，解放思想，更新觀念，由落后保守型向現(xiàn)代開放型轉(zhuǎn)變。社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)是競(jìng)爭(zhēng)的經(jīng)濟(jì)，一是靠科技，二是靠信息。而港航管理的檔案作為港航工作及航道、船舶、船員的基礎(chǔ)資料，其地位、作用、法律價(jià)值將日益突出。檔案工作人員要從現(xiàn)代化建設(shè)的高度出發(fā)，進(jìn)一步增強(qiáng)做好檔案管理工作的自信心和自豪感。

就港航檔案的性質(zhì)來(lái)說(shuō)，港航檔案來(lái)源于社會(huì)，服務(wù)社會(huì)，與人們的生活有著密切的聯(lián)系。就其內(nèi)容來(lái)說(shuō)，港航檔案主要包括有：綜合檔案、海事檔案、運(yùn)政檔案、工程技術(shù)檔案等等。由于這些檔案的存在，無(wú)論是港航工作人員，還是航運(yùn)企業(yè)、船員以及有關(guān)社會(huì)單位都有利用這些檔案的需求，特別是港航機(jī)關(guān)工作人員在日常業(yè)務(wù)工作中，是離不開港航檔案的，無(wú)論是發(fā)放各類證書，還是船舶安全檢查，都要利用到檔案。因此，在這種情況下，檔案人員要主動(dòng)適應(yīng)改革和變革，調(diào)整工作思路，一改倉(cāng)庫(kù)保管員的形象，從根本上轉(zhuǎn)變觀念，形成與市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)相適應(yīng)的思想觀念，把工作重點(diǎn)轉(zhuǎn)移到為建設(shè)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)服務(wù)上來(lái)，為知識(shí)經(jīng)濟(jì)服務(wù)上來(lái)，以思想觀念上的跨越求得工作上的突破。

服務(wù)意識(shí)的轉(zhuǎn)變

檔案是社會(huì)活動(dòng)的真實(shí)記錄，服務(wù)于知識(shí)經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展，而服務(wù)意識(shí)的強(qiáng)弱、服務(wù)效率的高低，直接關(guān)系到檔案事業(yè)的發(fā)展。作為一個(gè)檔案管理工作人員，要敢于掙脫枷鎖，消除偏見(jiàn)，徹底拋棄檔案工作無(wú)人重視的思想，把檔案工作有聲有色的開展起來(lái)。港航檔案工作本著為水上交通安全服務(wù)、為水運(yùn)企業(yè)服務(wù)、為社會(huì)服務(wù)的宗旨，改變過(guò)去那種庭院式管理檔案的方式，站在時(shí)代的高度以新思想、新觀點(diǎn)、新做法、突破傳統(tǒng)的檔案工作服務(wù)模式，找準(zhǔn)自己的位置，貼近時(shí)代，服務(wù)時(shí)代，用于突破原有不適應(yīng)知識(shí)經(jīng)濟(jì)的服務(wù)體系，在創(chuàng)新中提高服務(wù)意識(shí)。

在目前經(jīng)濟(jì)開放，船舶買賣活躍的狀況下，船舶經(jīng)濟(jì)案件甚至刑事案件也隨之增多，特別是在辦理船舶買賣、抵押、租賃的時(shí)候，經(jīng)常會(huì)引起一些糾紛，詳細(xì)完備的港航檔案就可為警方破案提供線索，為法院判決提供依據(jù)，為銀行貸款提供憑據(jù)，為律師辯護(hù)提供原始材料，充分發(fā)揮港航檔案的服務(wù)功能。

工作方法的轉(zhuǎn)變

工作要由被動(dòng)型向主動(dòng)型轉(zhuǎn)變。要以檔案的開發(fā)利用為工作中心，擺正位置，主動(dòng)參與，創(chuàng)造性的開展工作。從保護(hù)檔案角度出發(fā)，檔案人員責(zé)任重大。檔案工作人員要具備較高的思想與業(yè)務(wù)素質(zhì)，要有強(qiáng)烈的時(shí)代精神，不僅需要有愛(ài)崗敬業(yè)、服務(wù)奉獻(xiàn)、甘為人梯的思想境界，而且還要成為一專多能的復(fù)合型人才，應(yīng)具備厚實(shí)的基礎(chǔ)知識(shí)，有正確認(rèn)識(shí)和科學(xué)思考、解決問(wèn)題的能力，有扎實(shí)的專業(yè)基礎(chǔ)知識(shí)和與之相關(guān)的邊緣學(xué)科知識(shí)，掌握現(xiàn)代化管理技術(shù)，具有人力資源及信息資源管理和開發(fā)的能力，從而成為檔案專業(yè)的“行家里手”。

要真正的走出去，改變過(guò)去那種封閉、半封閉的工作狀態(tài)。充分利用《檔案法》賦予的權(quán)力，發(fā)揮監(jiān)督指導(dǎo)的功能。要在正確思想的指引下，不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，探索新規(guī)律，創(chuàng)造出豐富多彩、靈活多樣的工作方法。對(duì)于港航部門來(lái)講，就是在做好本職工作的同時(shí)，加強(qiáng)對(duì)各種存檔資料的檢查力度，采取有效的制約機(jī)制，增強(qiáng)檔案管理人員的責(zé)任感，從而做好港航檔案管理工作。

科學(xué)技術(shù)應(yīng)用的轉(zhuǎn)變

目前港航部門的檔案管理工作絕大部分仍然處在原始的保管狀況下，采用的仍然是手工分類、裝訂、人工檢索的方式，工作量大，查詢速度慢，利用效率低，不能適應(yīng)現(xiàn)代化工作的要求。隨著科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，舊有的檔案管理工作方式、方法已跟不上現(xiàn)代社會(huì)高節(jié)奏、快速度的步伐。