干部檔案管理的重要性范文

導語：如何才能寫好一篇干部檔案管理的重要性，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公文云整理的十篇范文，供你借鑒。

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關鍵詞：干部檔案；信息化；創新

一、信息化視角下干部檔案管理的重要性

隨著我國干部管理水平不斷提升，干部檔案管理的重要性也日趨凸顯，干部檔案的科學管理和規范決策，對于企業管理起著重要作用。

1.1干部檔案信息化有利于提升檔案工作服務質量

干部檔案工作的服務質量主要體現在能夠從以往的被動服務當中轉化為主動服務意識的提升，建立檔案的主要目的是利用檔案服務于管理，進而滿足企業管理的具體需求，這也是檔案管理的靈魂所在。在信息化的背景下進行檔案管理，能夠提升檔案搜查的速度、改進查閱的方式，有利于提升工作服務質量的同時進行嚴格保密。

1.2干部檔案信息化有利于提升干部信息整合水平

信息化的干部檔案主要依賴于電子計算機和網絡進行分析處理數據，能夠最大程度的實現檔案信息的批量化科學化處理整合，這一方面能夠令檔案管理人員提升工作效率，另一方面也能夠提升工作信息整合的準確性。整合水平的提升主要體現在干部個人信息的準確性和運轉速度的提升上。Ⅲ

1.3干部檔案信息化有利于提升檔案保存價值

信息化的管理有利于完整進行檔案信息的開發和研究，進行檔案保存價值的挖掘和分析，同時也能夠通過建立信息庫的方式進行及時更新和存儲維護，真正令干部檔案信息成為一種具有保存價值的資源。通過電子計算機的方式進行信息處理，有利于提升干部檔案信息的保存價值、完善其保存體系，提升工作的準確性和時效性，推動企業管理質量的提升。

二、信息化視角下干部檔案管理創新機制探討

由于我國信息技術領域不斷取得進步，干部檔案信息化的程度也在不斷加深，這就引起了信息化視角下干部檔案管理創新機制的探討，創新也是當前干部檔案管理中不容忽視的重點問題之一，規章制度的完善是進一步提升干部檔案管理水平的基礎，經費、人員等軟硬件的提升也是檔案管理的重要前提，要推動信息化視角下干部檔案管理機制的創新，首先就要從以下幾個渠道人手，推動干部檔案信息的建設和發展。

2.1組織領導管理創新機制

通常，企業管理中干部檔案信息化過程中會存在工作內容繁雜、工作難度偏高，這就需要組織領導管理的創新，這樣才能夠保障信息化視角下干部檔案管理的創新發展。確立起科學的干部管理信息化流程，成立完整的權責分明的信息化工作小組，對于工作中發現的問題進行及時溝通和止損，保障領導機制的完整性和科學性，防止問題的發生。從多個角度進行資金的補充和籌措，保障干部檔案建設和系統經費來源的穩定。

2.2標準規范創新機制

對于干部檔案管理而言，建設的標準規范的科學程度、數據庫穩定性、協議的安全性，都直接影響到干部檔案管理的質量，尤其在當前，發展干部人事檔案系統當中，應當堅持以下幾個原則，建立完整準確的電子檔案規范要求，明確檔案的項目、質量和規格大小：其次應當建立完善的數據保護協議，建立科學的照片存儲技術標準；再次應當進行編程協議管理；最后要制定統一合理的的網絡傳輸協議。

2.3系統日常管理和維護創新機制

在進行干部檔案日常管理和維護的過程中，應當根據方便實用的原則進行維護，盡量發揮出電子信息系統的優勢，對于干部任免表格、調動表格以及工資年限考核表格進行加密處理，重視人動對于系統的重要意義，認識到年度考核以及退休年齡可能導致的數據變動。保障干部實現常態化和精確化更新，保障資料能夠得到日常管理和維護創新。

2.4系統安全管理創新機制

對于系統的關注點，首先應當放在安全問題上，與此相對應的是，干部檔案的信息共享是進行檔案建設的一個重要目標。在進行信息化處理的過程當中，發生檔案信息泄露的問題風險也在不斷提升，相關的技術主要包括虛擬網絡技術等，其中任何一個環節都可能成為系統安全管理的臨界點，為干部檔案管理帶來安全威脅。

同時，由于信息化和互聯網本身兩者相互依存，信息和載體兩者能夠保持分離狀態，泄密的文件本身具有一定隱蔽性，檔案的相關信息傳播的渠道很可能是網絡，這就導致一旦干部檔案泄密后補救措施很難推行。可以采取第三方監控攔截的方式進行源文件的保護，進行對于進入源文件的主體進行身份識別，保障其訪問目的后才能夠進入調取信息。

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關鍵詞：機關事業單位；干部人事檔案管理；現狀分析

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

收錄日期：2015年8月28日

一、機關事業單位干部人事檔案管理現狀

山東省機關事業單位目前仍沿用傳統的干部人事檔案管理辦法，按照干部管理權限，由主管的組織或人事部門進行統一管理，多數單位是由負責人事或政工工作的人員兼職管理檔案，未配備專業的檔案管理人員。干部人事檔案的保存仍然是紙質檔案為主，檔案的整理仍局限于傳統的手工模式層面，尚未大規模采用現代化的電子技術手段建立電子檔案數據庫，導致檔案管理成本較高，管理效率較低，重復勞動現象嚴重。在檔案審核和干部基本信息認定方面，很多地方和單位仍沿用舊時的標準，未能及時更新檔案管理人員的知識技能，導致某些干部的基本情況和個人經歷等信息不準確，甚至不真實。

2014年底，省委組織部下發了《全省干部人事檔案專項審核工作實施方案》，全面部署了針對山東省公務員、參照公務員法管理人員、國有企事業單位人員的檔案專項審核工作，重點審核干部的出生時間、參加工作時間、入黨時間、學歷學位、工作經歷、干部身份、家庭主要成員及社會關系等重要信息，尤其注重審核檔案材料是否涂改造假，干部基本信息是否真實準確，對干部人事檔案的管理提出了更新、更高的要求。

二、機關事業單位干部人事檔案管理中存在的問題

（一）有關方面對人事檔案重要性的認識程度不夠。一方面檔案管理部門及工作人員對檔案的重要性認識不充分。檔案管理工作常常被認為僅僅是紙質材料的裱糊裝訂整理工作，只要材料不泄露不丟失，做好日常保管工作就算完成任務。導致檔案工作常常處于被動應付狀態，用哪本查哪本，調哪本整哪本，大大降低了檔案的信息利用率和人事部門的工作效率；另一方面干部本人對檔案不夠重視。有些干部認為自己沒有晉升空間，檔案對自己的作用不大，有的干部不知道哪些材料會入檔，因此填寫時態度較隨意，經常有誤填漏填現象。殊不知檔案信息與個人的工資獎金、福利待遇、勞動保障、組織關系等密切相關，更關系到干部的晉升、調動、退休等重要環節，具有法律效用。

（二）干部人事檔案管理力量薄弱，管理水平較低。人事檔案管理工作是一項專業性、保密性、政治性很高的工作，看似不起眼，實則對從業人員素質要求很高。既要具備較高的政治覺悟和責任心，又要有檔案工作和人事工作的經驗背景，還需要優秀的判斷力和甄別能力。目前，很多單位的檔案管理人員都是兼任甚至是臨時工作人員，也沒有按照檔案管理要求配備專業的庫房和硬件設備，檔案隨意堆放在倉庫，或鎖在人事干部抽屜里。從業人員年齡兩極分化嚴重，大多沒有檔案管理的專業知識，上崗后也未受過系統的檔案管理培訓，管理檔案僅限于整理裝訂編目等基礎性工作，對干部信息的甄別、審核、認定等重要環節的工作力不從心。

（三）檔案材料的完整性、準確性、真實性有待提高

1、檔案材料填寫不規范，內容不一致。干部人事檔案中最重要的內容包括“三齡、二歷、一身份”，即干部的年齡（出生年月）、工齡（參加工作時間）、黨齡（入黨時間），學歷學位、工作經歷以及干部身份。在《干部履歷表》等需個人填寫的檔案材料中，經常出現以上基本信息不按要求填寫、不同材料填寫的信息不一致的情況。例如：出生年月的填寫，有的材料填寫陽歷生日，有的材料填寫陰歷生日，還要通過萬年歷查詢確定是否能夠換算，給檔案審核和信息認定工作增加了不必要的麻煩。

2、檔案中基本信息有涂改造假現象。隨著近些年干部人事檔案造假現象屢屢曝光，干部檔案的真實性問題成為關注焦點。有些干部早年因為入團、參軍或招工年齡不夠將年齡改大，工作后又將年齡改小；有些干部為了達到爭取提拔機會、延長任期等目的借助職務之便將年齡改小、學歷改高，甚至將偽造的“三齡二歷一身份”材料存入檔案；有些人為了取得干部身份，采取“曲線救國”頻繁調動，從企業到事業單位再到機關，一步步解決編制問題。檔案造假現象之所以層出不窮，一是因為違規成本低，發現造假一般僅是黨紀處理，甚至只是政治前途暫時受阻；二是因為缺乏糾錯機制，一旦發現問題，怎樣啟動調查程序、由誰調查、怎樣調查，整個過程執行起來隨意性較大，缺乏制度化、標準化的流程。

3、檔案材料收集不完整、不齊全，與干部本人實際情況有出入。檔案材料內容完整齊全，是干部人事檔案管理的基本要求之一，只有不斷充實完善檔案內容，才能客觀地全面反映干部的真實情況。檔案的常規材料有干部履歷表、每年度的考核材料、工資材料、獎勵材料等，非常規材料有干部在職上學取得的學歷學位材料，職務職稱調整、調動形成的材料，加入黨派的材料等。這些材料在制作、審批、收集、歸檔等任何一個環節出現問題，都會影響檔案材料的完整性。例如，學歷材料一般要有入學、上學、畢業三個環節的系列材料才算完備，有的干部檔案中學歷材料只有畢業生登記表或者畢業證書復印件，材料不完備導致學歷認定工作較為困難。

4、檔案轉遞及材料收集過程中審核、把關不嚴格。干部人事檔案管理中會出現材料不完備、不真實的情況，大多由于檔案材料入口沒有嚴把關。一方面雖然管檔單位都會制定人事檔案管理制度，但是實際操作中往往執行力度不夠，有些單位或部門在查閱借閱、轉入轉出干部檔案時，不出具介紹信，不辦理查借閱手續，不按要求填寫檔案轉遞單，不及時回復回執單等，形成檔案管理漏洞，導致涂改、圈劃干部信息，抽取、撤換檔案材料的現象時有發生；另一方面由于檔案管理人員業務不夠精通、經驗不夠豐富，在遇到干部提供入檔材料不完備、不準確、不真實的情況時，或沒有能力判斷甄別，或當時發現卻沒有及時處理，導致不合格的材料收入檔案，久之形成歷史遺留問題，給后續的檔案管理工作帶來一系列麻煩。

（四）檔案管理信息化程度不高，信息滯后，利用水平較低。傳統的干部人事檔案以紙張形式存在，由工作人員手工整理、裝訂、保管，在查閱信息、使用信息等方面存在很大弊端，人事檔案的信息服務也處于被動、滯后的服務狀態。有些單位甚至沒有專業化的檔案庫房，更談不上配備信息化高技術人才、建立先進的電子檔案信息庫。有些單位和部門分別開發了不同類別的信息庫，如黨員信息庫、工資信息庫、公務員信息庫、編制信息庫等，但是這些庫與庫之間資源無法共享，甚至由于數據更新維護不及時，經常出現各個庫的信息互相矛盾的現象。因此，當前干部人事檔案信息開發利用最大的難點在于能否開發一款可以整合信息、實現資源共享，方便更新維護、可操作性強的信息管理系統軟件。

三、解決干部人事檔案管理問題的對策建議

（一）提高檔案管理人員專業素養和業務水平，確保干部人事檔案的完整性、準確性、真實性

1、成立檔案管理中心，設置檔案管理專職崗位。由于干部人事檔案管理工作的高度專業性和保密性，建議機關事業單位以局為單位，設立檔案管理中心，將全局檔案統一收集保管，配備專業的檔案庫房、整檔工具以及實現電子檔案信息化所需的硬件軟件設施。設置管理檔案專職崗位，每千本檔案配備兩名專職人員，從事檔案的日常管理、更新維護、信息錄入等工作。在人員選擇標準上，必須滿足政治覺悟高、責任心強、工作作風踏實嚴謹條件，且最好具有人事工作或檔案工作背景。聘請專家對檔案管理人員進行檔案和計算機方面的上崗培訓，建立一支專業的檔案管理隊伍。

2、嚴把檔案材料入口關，確保檔案材料及時收集、歸檔。在機關事業單位人員入口管理中，對新增的人事檔案及散材料要進行嚴格審核把關，按照干部人事檔案管理規范，把需要完備、需要補充的檔案材料及時通知到單位或個人，限期補充完整，否則不予歸檔。對于入檔材料的填寫規范和要求，應當制定詳細的填寫說明和模板，讓填表人員作為參考，同時應強調入檔材料的重要性、與個人利益的密切聯系，引起足夠重視。審查合格的檔案材料要及時歸入個人檔案，防止散材料積壓過多造成材料遺失或誤放。與此同時，應做好信息錄入工作，為組織和人事部門管理使用干部提供真實、準確的個人信息。

3、建立良好的溝通渠道，確保人事檔案及檔案材料的轉遞順暢。檔案管理部門在與干部個人溝通時，經常會出現干部不愿配合查找原始資料或補充欠缺材料的現象，有的是怕麻煩，有的是認為檔案不重要，缺材料也沒關系。這就需要檔案管理部門建立良好的溝通渠道，做好檔案重要性的宣傳工作，做好檔案保密工作，采取有效的溝通方式避免干部的抵觸情緒，說服其配合組織及時補充收集檔案材料。此外，還應當加強檔案管理部門與紀檢部門、政法部門、教育部門等形成干部人事檔案材料的眾多部門的溝通協調，加強本單位內部各工作機構在干部人事檔案材料的形成和收集過程中的溝通協調，確保人事檔案及檔案材料轉遞順暢、收集齊全、歸檔及時。

（二）提高檔案管理信息化程度，建立電子檔案信息系統

1、做好檔案管理信息化前期準備，即做好紙質檔案的完善工作，這是建立電子檔案數據庫的依據和基礎。目前，山東省對干部人事檔案管理的要求是對檔案進行二級分類，即將推行的電子檔案數據庫也將在檔案二級分類的基礎上進行。

2、著手建設干部人事檔案數據庫。目前，軟件市場有很多新型信息管理軟件，應該按照機關事業單位干部管理的實際需求，引進合適的軟件系統，并對檔案管理人員進行相關的計算機技術培訓，使之熟練掌握數據庫的操作、使用和維護。

3、加強人事檔案信息動態管理，提高數據庫使用價值。檔案管理部門應制定規范的工作流程，及時做好新增材料的分類、掃描、錄入，做好干部基本信息的更新，實現信息整合、資源共享，提高檔案管理工作效率。對于上級部門要求報送的信息和數據，加快統計上報時效性。

4、嚴格安全保密制度，迎接網絡環境挑戰。檔案管理人員應嚴格遵守人事檔案管理的相關政策，對檔案資料的保密級別進行細分界定，運用計算機的加密功能對不同保密級別的信息進行加密，做好防病毒工作，做好電子檔案材料和干部信息的備份與維護工作，確保檔案資料的安全和完整。

主要參考文獻：

[1]林曉云.淺析人事檔案的管理與利用[J].北京檔案，2010.8.

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【關鍵詞】人事檔案 管理

中圖分類號：R197.323 文獻標識碼：B 文章編號：1005-0515（2011）1-279-01

加強干部人事檔案管理，提高檔案的自身價值，人事檔案管理工作是一項政策性、機密性、專業性較強的工作，醫院人事檔案管理工作已成為醫院行政管理的重要組成部分。人事檔案是“人的管理”主要依據的基本信息。它既存儲了組織人力資源信息，又是管理的核心“人”的歷史和現狀的一個真實反映[1]。

1 醫院人事檔案管理的重要性

醫院人事檔案管理工作已成為醫院行政管理的重要組成部分。探討新時期醫院人事檔案管理的好方法，醫院領導要將干部人事檔案工作納入議事議程，為醫院領導決策等提供檔案信息服務。當前醫療體制改革在不斷深化，作為改革核心內容的人事制度改革也在不斷深人進行，醫院人事檔案管理是醫院人事管理的一個重要組成部分，它為醫院建設提供各類人才信息和用人依據，是醫院人才開發的重要資源，是醫院人員任用的重要憑證，是人事部門做好人事工作的重要依據，更好地為醫院選拔和使用人才提供更加真實可靠的材料，就顯得更為重要。把干部人事檔案工作與醫院各項工作聯系起來，確保醫院在人才培養、職稱晉升、干部聘用等方面的合理性和公正性，真正做到人盡其才，才盡其用，在主動服務和開發利用上下功夫。

2 建立醫院人事檔案管理制度

醫院人事檔案工作是人事工作的重要組成部分，是人事管理中一項必不可少的基礎工作。建立健全檔案管理的各項規章制度。加強人事檔案管理，促進檔案規范化，發揮好人力資源的管理作用，使人事檔案整理工作有章可循。但就整體而言，進一步建立和完善干部人事檔案審核制度和管理責任制度，加大對人事檔案工作的監督檢查力，維護人事檔案的真實性、嚴肅性，更好地發揮干部人事檔案的作用。我院按照上級《干部檔案工作條例》的規定及要求，制定了我院《干部人事檔案管理人員職責》、《檔案查(借)閱制度》等制度。使檔案管理工作有章可循，行之有效，保證人事檔案工作的正常進行。

3 加強檔案管理人員的綜合素質

檔案管理人員要對檔案工作細致入微，建立接收檔案材料登記薄、借閱檔案登記薄，確保歸檔材料真實完整。做好檔案的管理工作，開發檔案信息資源和加速管理現代化的步伐，對于提高本單位管理水平，加快工作效率，利用檔案來為醫院建設服務，都具有積極的促進作用。提高檔案管理人員的素質、加強檔案人員的事業心、責任感，加強學習，提高業務素質，提高鑒別能力，對收集的材料要認真核實，做到認真、及時、齊全、完整，分類明確，排列有序、隨收隨放、定期檢查，把好質量關，保證檔案的真實性、可靠性、完整性。

4 加快人事檔案管理的現代化

在人事檔案管理領域，須按照國家標準和行業標準來實現人事檔案管理現代化，也是人事檔案服務于人事工作和人事制度改革和發展的需要，是我國整個社會主義現代化事業的一個具體組成部分，人事檔案工作的科學化、現代化包括管理手段和管理理念的科學化、現代化。充分借助計算機技術這一現代化手段，應用于人事檔案管理，以達到提高工作效率和延長人事檔案壽命的目的，在人事檔案管理工作中，將人事檔案做成信息數據庫，提高檔案管理的準確性和檢索效率，使人力資源管理部門可迅速在數據庫中查找到符合某種特定需要的人才，并針對員工的不同個性制定培訓、激勵計劃等，提升人力資源管理水平[2]。

人事檔案管理是一項專業性、政治性、機密性很強的工作。醫院人事檔案管理數據庫、人事信息系統的建設是一項長期的任務，人事檔案管理作為人事管理的一部分，需要專人管理、單獨存放。甄別檔案的虛假等，建立起一整套比較完善的管理體制，推動醫院人事檔案管理，加強檔案管理的現代化手段，為醫院的可持續發展奠定堅實的基礎，從而提升醫院的整體管理水平，增加醫院的經濟效益和社會效益。

參考文獻

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隨著社會的發展，現代醫院已步入規范化、標準化、科學化、數字化的管理軌道。檔案工作作為醫院整體工作中的一個重要組成部分，醫院的醫療、教育、管理等工作不斷向高層次跨越，檔案從歷史的角度來看，是歷史的記錄，通過檔案可以了解過去;從現實的角度來看，是現實的寫照，通過檔案可以了解現在;從形式上看，檔案是各種文獻資料的匯集;從內容上看，檔案不僅反映過去和現在，而且也影響著未來。如何搞好檔案管理，為醫院發展提供迅速、準確的信息服務都有重要的現實意義。

一、現行醫院檔案管理中存在的問題

一是檔案管理意識不強。絕大多數醫院都制定了較為健全的醫院管理制度和各級各類人員工作職責，而涉及檔案管理的制度、職責、考核標準卻較少，沒有統一規范的醫院檔案管理模式，大多數檔案人員都是從行政、護理、醫技等部門轉崗過來的，對檔案工作精力投入不足，認為檔案工作可有可無，認識不到檔案工作在醫院管理中的重要性和必要性。因此會嚴重影響了檔案管理水平。

二是檔案管理人員業務水平不高。 在醫院管理中，只重視醫療技術人員素質的提高和繼續教育，尚未將提高檔案管理人員的素質納入計劃和要求，大部分檔案管理人員專業出身較少，知識面較窄、學歷偏低，有的是兼職人員。甚至于有些檔案管理人員是從其他的崗位轉調過來的，且平時檔案管理人員進修學習的機會不多，缺乏系統的檔案知識培訓，致使許多檔案管理人員的綜合素質和管理水平跟不上形勢的發展，缺乏創新和活力。

三是管理制度不健全，檔案收集效率不高，缺乏信息資源整體性。目前絕大多數醫院都制定了較為健全的醫院管理制度和各級各類人員工作職責，而涉及檔案管理的制度、職責、考核標準卻較少，沒有統一規范的醫院檔案管理模式。由于管理制度不完善，有價值的文件材料得不到足夠的重視和統一收集，造成檔案收集效率不高，信息管理與檔案管理嚴重脫節，失去了檔案工作的完整性，醫院信息資源缺乏整合性，跟不上新時期發展的需要，不利于科學管理。

四是檔案工作硬件投入不足，檔案現代化管理水平不高。有些醫院由于醫療用房緊張，致使檔案用房狹小，雖然近年來隨著科學技術的進步，計算機及網絡技術在醫院管理被廣泛運用，而運用計算機及網絡技術管理檔案的較少，基本還停留在手工收集、檢索，信息量小，不利于檔案的收集利用和開發，造成檔案保管不符合標準，檔案管理設備陳舊，管理技術落后。

二、加強鄉鎮醫院檔案管理的對策

一是加強領導、宣傳，增強檔案意識。領導重視是做好檔案管理工作的重要保證，是檔案實現科學管理的前提。醫院領導要把檔案管理納入醫院發展和管理的重要內容來抓，與醫院業務建設同步規劃、同步發展；要大力宣傳醫院檔案管理的意義，加強檔案法律法規學習，使全院干部職工充分認識檔案的重要性，認識檔民醫院日常工作的密切關系，更好地支持檔案管理工作。

二是領導重視是檔案目標管理的關鍵。領導重視是做好檔案管理工作的重要保證，是檔案實現科學管理的前提。院領導要把檔案管理納入醫院發展和管理的重要內容來抓，與醫院業務建設同步規劃、同步發展; 要大力宣傳醫院檔案管理的意義，加強檔案法律法規學習，使全院干部職工充分認識檔案的重要性，認識檔案與醫院日常工作的密切關系，更好地支持檔案管理工作。

三是健全檔案管理制度，規范檔案管理行為。檔案管理工作是一項嚴素的、條理性很強的工作。建立完善的規章制度，可以減少檔案管理的隨意性，保證檔案管理工作的健康、持續發展。醫院要根據《檔案法》、《醫院衛生檔案管理辦法》等有關法律法規，結合本單位檔案工作實際，逐步完善檔案管理的歸檔、保管、借閱、移交、保密、銷毀及庫房管理等各項規章制度，使檔案工作的每個環節的運行都有章可循，都有明確的要求和制度的約束。并將醫院各個門類、不同載體的檔案統一管理，統一考核，使檔案管理與醫療業務同步考核評價，同步發展。

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（一）檔案管理的現代化意識淡薄。黨校工作的重要組成部分之一就是黨校檔案管理工作，并且重要性日益提升，其對黨校的重要性主要表現在兩個方面，其一就是作為重要的可靠原始依據而存在，其二就是作為重要的科學決策參考依據。隨著時間的發展，檔案意識淡薄問題作為普遍的問題而存在。在黨校系統檔案管理工作中一般存在著重宣傳、輕落實，重硬件、輕軟件，重檔案歸檔、輕開發利用。

（二）檔案管理的制度空缺嚴重。諸多黨校重紙質檔案，輕電子檔案。對于電子文檔的收集、整理、歸檔尚無明確的要求。對電子文檔規章制度的建設比較慢，或者基本處于空缺狀態。電子和計算機的普及日益對電子檔案的整理提出了更高的要求。要在記錄格式、載體形式、處理方法、管理內容等方面做出明確的規定和處理。做到紙質檔案和電子檔案的收集、整理、歸檔都有章可循。

（三）專業人員素質參差不齊。素質參差不齊成為目前黨校系統從事檔案工作人員普遍存在的問題。正規持有檔案學專業的學歷的人員少之又少，大多都是非檔案學專業的人員在從事這項工作，而且經過正規檔案學繼續教學培訓的工作人也不多。新時期，即是檔案專業畢業、了解檔案工作、能獨立從事檔案研究的工作人員相當的匱乏。

（四）檔案管理的經費投入不足。由于黨校檔案管理現代化的意識比較單薄，檔案管理的作用沒有被領導者所意識到。與此同時，黨校工作的經費存在緊張問題，因此，在有限的經費當中，領導不愿意花更多的錢在檔案工作上。時展與檔案工作的脫節在諸多黨校普遍存在。

（五）開發利用不夠。看家守攤、你查我找、建檔管檔成為目前黨校系統檔案管理工作的現狀。檔案的內部管理成為檔案工作的重中之重，并且內部管理工作也存在被動管理的狀態。檔案工作的對外服務功能基本被抹殺，諸多有價值的檔案資源被常年擱置，無人翻動，使其不能真正發揮檔案的應用性功效。

二、黨校檔案管理困境的突破之道

（一）加強檔案角色宣傳力度，強化資料存檔意識。在黨校層面來說，就要在學校內部和網絡上加強宣傳。對內，通過學校職工大會、例會等多種大會形式強調檔案存檔和管理對于每個人切身利益和學校制度化、規范化管理的重要性，讓學校的職工在意識上烙上檔案的存在性烙印，明確檔案存檔對于個人發展和學校管理的角色定位。在學校的對外宣傳方面，主要是利用網絡、多媒體、報刊、展板等多種形式對黨校的檔案管理現狀和方法加以宣傳。例如，黨校作為黨政干部的培訓基地，黨校可以說是一個中轉站，要將我們黨校的管理特色加以宣傳。這樣不僅有利于調動黨校教師職工、行政工作人員的積極性，對于黨校在組織建設上的發展來說，也有積極的宣傳效果。

（二）建立健全檔案管理制度，細化檔案管理規范操作。檔案規范化管理，建立健全檔案管理制度是基礎。檔案經歷收集資料、資料整理、資料分析、資料核實、開檔立案、資料保管、資料保密、資料存檔、資料移交等諸多環節。對于黨校來說，不同教研室、不同部門的檔案整理和歸檔要建立首問責任制，從頭到尾進行檔案管理的信息追蹤和反饋，直到檔案進入檔案庫陳列環節。為了保證工作質量，可以將檔案管理工作與績效管理考核掛鉤，從黨校的管理上納入年度績效考核指標計劃，將檔案管理設為一個專項的考核指標，從績效管理方面推進檔案管理的工作。

（三）健全檔案管理基礎設施，全面服務黨校信息支撐。由于基層黨校軟件硬件等基礎設施的局限性配置，更多情況下各部門各部室的檔案資料都是各自以檔案柜的形式保管，這樣不利于形成檔案的整體性規范，讓“人治”在檔案管理中發揮了過重的作用。這種情況下，一旦發生人員調動，該部室的資料就會存在移交和持續性保管的風險。所以要盡快建立健全學校層面的檔案管理部門，劃撥專屬的辦公場所，設置專職的檔案管理崗位，專門從事檔案資料的管理。同時在檔案建設中要不斷豐富館藏檔案的種類，擴展館藏內容的專業領域范圍，與黨校發展的各部室、各教研室的專業分類和專業擴展相匹配，提高為黨校基礎部門提供信息資源保障的內容和水平。

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1.檔案規范性指導不強

對于檔案管理工作想要更加的規范合理，必須從管理層抓起，對于相關領導一定要進行相關的專業性的培訓，不斷地提高領導層的業務水平。就領導層而言缺乏對于員工的關注度，對于員工進行檔案管理工作的時候要進行很好的指導。在我們高層領導對于此項工作的認識不夠深刻，很多的情況會出現忽視，此項工作的重要性，這樣在人員配備上得不到很好的補充。在真正從事工作的人員來說，一般的情況沒有進行嚴格的專業培訓，在工作的過程中不夠正確的面對工作，這樣大大的降低了工作的效率，很多的情況下導致工作停滯不前。

2.檔案工作實際操作性不強

目前，檔案工作面臨的是內容空洞、材料不全、信息不準等問題。主要反映在檔案內容缺少對干部的品德作風、人才特點、素質培養等方面的情況，主要側重于思想政治工作表現方面。還集中空話、套話、完全不能反映一個人的綜合素質；檔案材料搜集不全，有的干部任免審批表、考核材料、工資審批表，未能及時補充更新，還有的一直在本人手中；有的干部履歷表中本人簽字、組織印章都不全，以致檔案工作未能及時開展，更難以按規范的要求做好工作。

二、對人事檔案管理革新的幾點建議

針對以上人事檔案管理工作中的問題，對檔案管理的改革勢在必行。

1.加強檔案管理更新速度

檔案管理的信息要做到及時更新，檔案管理的信息是隨著個人的履歷不斷變化而更新完善的。這就需要，一方面加強檔案管理部門對于個人檔案信息的獲取，這是比較費時、費力的工作。需要檔案管理人員在做好職能工作的同時，不斷創新檔案管理信息獲

取渠道的創新。另一方面加大宣傳力度，讓檔案的當事人認識到，及時反映檔案更新信息對于個人的重要性。做到個人及時反映自己的檔案更新內容，而提高檔案管理速度。

2.轉變管理理念提高人事檔案管理人員的綜合素質

人才是事業的基礎，檔案管理工作的有效執行，需要檔案管理組織擁有綜合素質高、業務水平過硬的隊伍。要想獲得強大的人事檔案管理人員隊伍，一方面必須吸納那些擁有專業檔案管理專業的人才，從而不斷優化檔案管理隊伍。另一方面還要不斷進行檔案管理隊伍的培訓、技能的不斷更新等等。改變檔案管理人員的理念，案管理并不是無關緊要的職位，并不是輕松的閑職。要有較高的政治素質和較強的服務觀念，人事檔案工作是一項機密性較強的工作，沒有較強的政治素質是不能勝任的。

3.創新體制提升效率

制度是做好工作的前提和保障。因此，健全管理制度，提高人事檔案管理的制度化建設水平。作為檔案管理組織，除了遵守國家的檔案管理法律，條例等還要根據檔案管理對象的不同，“因行而異”制定本行業本部門的檔案管理制度。

三、結束語

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信息化是當前檔案管理工作的重要發展趨勢，同時也是提升檔案管理水平的一項必然舉措。現階段干部人事檔案管理工作開展的過程中，整體信息化管理工作的開展依然具有很大的提升空間，信息化的價值與優勢需要通過不斷地探索和改進才能得到最大限度地體現。本文就圍繞推動從人事管理創新的目標，當前人事檔案信息化管理工作開展的相關問題進行了分析和探討。

關鍵詞：

干部人事檔案；信息化建設；人事管理創新

0引言

在當前信息化時代，各行各業都呈現了重要的信息化發展趨勢，檔案領域的工作更是如此。針對于干部人事檔案管理工作來說，信息化也已經是其中非常重要的一個環節和工作路徑[1]。為了對于人事管理工作進行合理的創新，我們必須要從干部人事檔案管理工作入手，將信息化的價值與優勢進行更好地發揮，更好地將檔案管理工作的作用進行體現，為人事管理工作提供更加高效、可靠、高質量的檔案資源支持，更好地推進和促進人事管理工作的全面創新。

1干部人事檔案信息化管理對于人事管理創新的意義

對于人事管理工作來說，檔案工作的重要性是毋庸置疑的。要想實現對人事管理工作的創新，我們就必須從一個更加科學、客觀的角度對于信息化建設工作進行接受和認同，正確地認識到信息化建設工作所帶來的優勢和改變，客觀地對待和接納信息化建設工作的開展。在以往干部人事檔案管理工作中，過于傳統的管理方式導致了工作陳舊、效率很低，這從另一方面也影響了檔案管理工作人員自身的創新能力和創新意識，讓其在工作中止步于當前現有的成績。在日常工作中，傳統的管理思路下，僅僅關注與年度、月度的立卷歸檔案卷數量，查詢服務提供的數量，而對于具體人事管理工作卻沒有提供可靠的檔案信息的支持，對于檔案管理工作的價值沒有進行充分的發揮和改進。在信息化管理的影響下，干部人事檔案管理工作的效率得到了大幅度的提升，并且整體檔案管理工作的主動性也得到了更好地強化。檔案管理人員在日常工作中得以從枯燥、重復的勞動中解脫，他們可以投入更多的精力在自身工作的創新當中。只有這樣，人事干部檔案管理工作的效能才能得到進一步的提升，同時也可以更加主動地思考如何從自身的角度入手，為人事管理創新活動提供有效地檔案信息資源，不斷地將超前的意識進行融入，提升自身的服務意識和服務能力。

2干部人事檔案信息化管理工作的開展思路

第一，加強基礎設施投入。對于檔案管理工作來說，信息化管理的基礎就是各類齊備的基礎設施。干部人事檔案資料本身在信息化管理發展的過程中，整體信息資源的數量和種類逐漸增加，如何與時俱進地對基礎設施進行改善，從硬件層面上滿足衛生計生事業單位的發展需求是非常關鍵的[2]。在當前信息化管理驅使下，我們要做好配套設施的保障，檔案管理人員要結合自身檔案管理工作的需求，合理地采購電腦、打印機、復印機、掃描機、存儲器、檔案資料等相關設備，并且做好管理和控制，做到電子件與紙質資料件的內容完全一致。第二，加強人才培養。對于檔案管理工作來說，信息化的開展需要一批優秀的專業人才來進行實現，針對于人才方面的需求，我們予以重視，并且加強對優秀人才的引進，不斷提升人才隊伍的綜合素質和水平。結合當前人才隊伍構成情況，積極引入合理的培訓模式，系統化地展開對于在崗人員信息化管理水平的培養，讓其自身的操作能力和實戰水平得到更好地提升。目前，一部分鄉鎮衛生院的檔案管理人員本身沒有經過專業的檔案方面知識的學習，雖然他們工作經驗上十分豐富，并且可以確保接收、審查、歸檔以及各類傳統檔案業務工作中發揮了重要的職能作用，但是當前信息化檔案管理環境下，我們必須要認識到保持強大學習能力的重要性。結合隊伍構成情況，構建一支復合型、高素質人才隊伍，這是當前檔案管理工作開展中所應該關注的一個內容。檔案管理工作中，也要融入績效考核，從更多的角度來實現對在崗人員的有效激勵，檔案管理人員自身也要提升認知、與時俱進地提高自己，打造優秀的服務意識和業務能力。對于當前知識經濟時代，很多管理理論和方法都需要我們進行深入的學習和研究，檔案管理者要接受新環境所帶來的挑戰，勇敢地進行創新，打破以往檔案管理工組中的問題，為檔案管理信息化工作的構建一條平坦的路徑。專職人員要對檔案信息化管理業務工作進行充分認識，滿足干部人事檔案管理工作的新需求。第三，對工作模式進行合理地創新。在科學技術發展影響下，我們要清晰地認識到，檔案管理工作信息化已經成為一個必然趨勢和方向，面對新的發展挑戰，我們要勇敢地對信息化管理工作進行調整，創新工作模式，完善當前信息化管理策略，盡最大可能將信息化管理的效能進行更好地發揮。工作模式創新的過程中，我們要化繁就簡，對于現階段一些不必要的過于繁瑣的流程進行縮減，提升流程的整體效率。現階段，雖然信息化管理平臺已經得到了大幅度的應用，但是其應用深度還十分有限，大多數僅僅集中于對單項目錄的檢索、錄入、輸出等方面。在實際工作中，我們要認識到檔案管理工作的開展，信息化管理工作是全方位的，而不是僅僅體現在這幾個工作環節和內容當中[3-4]。例如，在檔案管理上，可以融入互聯網的管理思路，采取條形碼來對于檔案號進行替代啊，這樣可以提升歸檔和查閱的效率，同時管理上也更加安全可靠。信息化管理模式下，我們需要進行不斷地探索和了解，對于具體工作中出現的各類問題進行更好地解決，這樣才能得到提升的效率和保障效果的目標。

3結論

總的來說，對于當前干部管理工作的創新來說，干部人事檔案信息化發揮著重要的作用，針對當前人事管理工作的創新需求，我們要勇于應對挑戰，切實地在其位、謀其事，銳意進取、不斷探索，真正地將干部人事檔案信息化的價值進行發揮和體現。

參考文獻

[1]韓寶豐.加強干部人事檔案信息化管理全面促進人事管理創新[J].辦公室業務.2016（23）.

[2]張潔.醫院人事檔案信息化管理及其創新[J].企業改革與管理.2016（14）.

[3]凌玉華.淺談信息化對高校人事檔案管理人員素質的新要求[J].科學咨詢（科技•管理）.2012（10）.

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關鍵詞：高校，保衛檔案工作，建設

 

一、高校保衛檔案工作現狀

高校保衛部門是學校的行政職能部門，擔負著學校公共秩序、安全防范、消防和交通安全的管理工作。隨著社會治安形勢的日益嚴峻，高校保衛部門的任務也相繼加重；保衛干部編制少，任務重，平時加班加點超負荷運轉在高校保衛部門普遍存在；保衛部門領導在重視落實各項安全保衛工作的同時，往往忽視了對保衛檔案工作的管理。因此，從保衛檔案工作的現狀來看，還存在許多問題。檔案意識淡薄。保衛部門的領導對檔案工作重視不夠，把檔案工作作為一項簡單的服務性輔助工作，對檔案的日常管理工作過問太少，平時組織學習時也很少涉及檔案方面的內容。因此，許多保衛干部的檔案意識非常淡薄，檔案材料不會主動上交，時間長了往往造成檔案材料遺失等現象。

1、檔案管理人員缺乏檔案基本知識。為了適應高校保衛工作的新形勢，上級公安等部門經常組織保衛干部開展治安、消防管理方面的理論培訓，而從未開展過保衛檔案管理方面的理論培訓。因此，保衛檔案的管理人員普遍缺乏檔案管理的理論知識，為保衛檔案管理的實際操作帶來了困難，不利于保衛檔案的規范化管理。

2、檔案材料不規范。對檔案材料的收集不及時、不全面，許多檔案往往都置留在各科室或保衛干部手中；對保衛檔案的整理不科學，沒有嚴格按照《保衛組織文件材料立卷歸檔管理辦法》操作；對檔案的存與毀不能做出正確的鑒定，給檔案的存放和保管帶來了許多問題。

3、管理設施不全，管理手段落后。高校保衛部門普遍沒有檔案庫房，大多是辦公室兼庫房。同時，存放保衛檔案的檔案柜也不多，造成檔案材料的堆積，不利于檔案的利用和保管。科技論文。科技論文。保衛檔案的管理技術手段也相當落后，缺乏計算機、網絡等現代化管理手段。

4、管理制度不健全。高校保衛部門普遍沒有制訂檔案管理制度，對歸檔范圍、歸檔時間、歸檔要求以及檔案的借閱等主要環節都沒有明確的管理規定，檔案管理缺乏有效的措施。

二、加強高校保衛檔案建設的途徑

1、領導重視是加強保衛檔案建設的關鍵。保衛部門領導一定要意識到保衛檔案工作的重要性，加強對保衛檔案的建設，重視檔案的收集、整理、歸檔、鑒定、保管、利用等各個環節的工作，組織協調好檔案管理員與各科室之間的關系，經常督促、檢查各科室檔案的歸檔情況，保證保衛檔案及時、完整地歸檔。

2、建立健全保衛檔案工作的各項規章制度。加強保衛檔案規范化、制度化建設，保衛部門應制定出檔案管理工作的各項規章制度。如在歸檔方面，制定出歸檔制度，規定歸檔范圍、歸檔時間、歸檔要求等，避免檔案的遺失。保衛檔案兼有公安檔案的性質，政治性、保密性強，因此，在檔案的保管和利用方面，必須制定出檔案保管和借閱的規定，規定借閱不同級別的檔案需要辦理不同的審批或借閱手續，以確保檔案及時歸還和利用的保密性。

3、加強對檔案管理員的培訓。科技論文。檔案管理員是指直接從事檔案具體管理工作的人員，其基本職責是負責檔案的收集、整理、保管、提供利用、文獻編撰、統計等工作。根據《檔案法》的規定“檔案工作人員應當忠于職守、遵守紀律、具備專業知識。”因此，保衛檔案的管理員，不僅要具備良好的思想素質，而且要有一定的檔案專業知識。加強保衛檔案的管理和建設，必須加強對檔案管理員有關檔案專業知識的培訓，提高檔案管理員的理論水平。保衛部門可以通過各種途徑，如由省高校保衛工作研究學會牽頭，邀請檔案管理的專業人員，開展知識講座，組織檔案管理員實地參觀學習等，努力提高檔案管理員的業務能力。

4、加強對保衛檔案法律、法規的宣傳教育，增強全體保衛干部的檔案意識。保衛部門領導、檔案管理員應加強對《檔案法》、《保衛組織文件材料立卷歸檔管理辦法》等法律、法規的宣傳教育。通過宣傳教育，一方面使廣大保衛干部了解檔案管理的基本知識，懂得保衛檔案收集、整理、立卷歸檔等的基本方法，在實際工作中加以應用；另一方面使廣大保衛干部充分認識到檔案管理的重要性，增強檔案管理意識，形成人人參與管理的思想，從而對促進檔案建設起到積極的作用。

5、加強對保衛檔案現代化管理設施的投入。隨著現代化管理手段的不斷更新，計算機、網絡等現代化管理手段在高校保衛工作中的使用已成現實，如何將現代化管理手段運用到保衛檔案管理中，是當今高校保衛部門的一個新課題。保衛部門領導一方面要加強對保衛檔案建設的經費和現代化設施的投入，增加管理人員編制，更新管理設備，建立必要的庫房；另一方面要組織人員到兄弟檔案部門參觀學習，引進和推廣各種現代化管理技術，使保衛檔案管理逐步趨于現代化。

參考文獻:

[1]汪小琴.加強高校檔案管理規范建設的思考[J].

安徽大學學報(哲學社會科學版).2004,(6):150-153.

[2]姚樂野.校園網與高校檔案管理發展的新趨勢

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【關鍵詞】檔案；干部隊伍；問題；建議

一、加強檔案干部隊伍建設的重要性

（1）加強檔案干部隊伍建設，是提高檔案管理工作的基礎。在信息時代，檔案自動化系統的建設，是實現檔案工作現代化，提高檔案系統整體功能的物質技術基礎和重要手段。要加強檔案管理隊伍建設，造就檔案管理的骨干隊伍，才能發展與進步；這就要求增強檔案管理隊伍對信息技術的認識程度，提高辨別能力和處理能力，滿足日益增長的檔案信息資源的需求；要提高檔案管理隊伍采用現代化手段開展檔案工作的能力。（2）加強檔案干部隊伍建設，是促進檔案管理水平不斷提高的關鍵。在當今網絡技術日益普遍、市場競爭日益激烈的挑戰下，檔案管理工作面臨著許多新情況、新特點、新問題，因此要不斷地提高檔案隊伍的管理水平、業務能力、理論、技能等方面的素質以及職業修養、作風修養，提高檔案管理人員的綜合素質，才能適應不斷發展的檔案事業。（3）加強檔案干部隊伍建設，是檔案管理工作更加科學化、制度化、程序化、規范化的保障。檔案干部隊伍建設要適應新形勢的發展，提高檔案管理隊伍的綜合素質，完善檔案工作的各項管理制度，嚴明崗位職責和紀律，加大監督指導力度；要使檔案管理隊伍樹立良好的職業道德，一絲不茍工作的責任心和敬業精神；要充分發揮檔案管理隊伍的作用，使檔案管理隊伍建設與時代步伐相一致。

二、現階段檔案干部隊伍中存在的問題及原因

（1）從事檔案工作的干部年齡老化。縣直各機關、企事業單位的專兼職檔案干部大多數年齡較大，有的是利用臨近退休甚至返聘退休的干部從事檔案工作。（2）檔案專業人員貧乏。幾年來，檔案專業人員隊伍和文化水平雖普遍有所增加和提高，但檔案專業人員卻極其貧乏，畢業于檔案專業學校的寥寥無幾。（3）基層檔案干部隊伍不完善，兼職過多。我縣有部分單位專兼職檔案干部存在不穩定性，經常變動。這些，都在一定程度上影響了本單位檔案工作的正常開展。（4）檔案干部業務知識水平普遍較差，電腦知識普遍缺乏。由于檔案干部年齡偏大且變動頻繁，再加上經費原因，培訓工作沒有及時跟上，多數基層檔案人員對業務不是很熟悉，對電腦軟件系統操作也不熟練，不能很好地適應新時期。這些問題形成的原因主要是由于部分領導干部的檔案意識不強，不夠重視檔案工作，認為檔案工作不能直接產生經濟效益，不能直接完成某項經濟指標，可有可無，在確定人員時有較大的隨意性，沒有考慮檔案工作的特殊性和對工作人員的特殊要求，導致選配檔案人員時出現主觀隨意性。再就是因為機構改革，導致有些單位一人多崗的現象的出現，致使檔案人員兼職過多，從而失去了檔案工作的意義。

三、加強檔案干部隊伍建設的幾點建議

（1）科學選用檔案干部，提高檔案干部的凝聚力。要將有能力、有作為、有擔當的人員充實到檔案事業干部隊伍中來，增強干部隊伍向心力。對各級檔案領導干部的選用，既大力選拔優秀年輕干部，又合理使用各年齡段干部，力求結構科學，形成合力，讓組織放心、群眾滿意、社會認可。注重選拔那些政治思想素質好、檔案服務意識強、檔案業務熟練的優秀干部。積極擴大民主，提高民主推薦、民主測評的科學性和真實性，堅持把民主推薦結果與年度考核、日常考核、任職考核結合起來，重視檔案干部一貫表現，既尊重民意又不簡單以票取人，提升干部選拔任用工作民主化、規范化水平。（2）規范管理檔案干部，提高檔案干部的服務能力。建立權責明晰、運轉協調的檔案干部管理運行機制，以完善的制度和機制來規范檔案干部的行為準則、管理考核和獎懲激勵。認真貫徹落實各項干部管理規定制度，加強對檔案干部的監督引導。注重把制度管理的剛性作用與人性化管理的柔性作用有機結合，不斷激發檔案干部隊伍的活力。（3）合理培養檔案干部，提高檔案干部的業務水平。堅持以科學發展觀統領經濟社會發展全局，大力加強檔案干部的政治意識、大局意識、責任意識、服務意識和廉潔意識。制定多層次的培訓規劃，從根本上解決檔案干部職工能力素質參差不齊的問題。加大檔案教育的投入，提高檔案干部職工的素質。培養懂業務會電腦勇創新“一專多能”的復合型人才。創新檔案干部培訓方式，多手段全方面增強檔案干部隊伍綜合素質。（4）創新考評檔案干部，提升檔案干部整體活力。要堅持德才兼備的原則，從德、能、勤、績、廉五個方面進行考核；要實行領導評價和群眾意見、平時考察和定期考核相結合的方法；注重了解干部平時履職實績，并聯系工作實際。對各類干部的考核，要各有側重。要做到獎罰分明，有升有降。

參 考 文 獻

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[關鍵詞]人事檔案、檔案管理

中圖分類號：G275.9 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2017）07-0337-01

人事檔案是各級組織考察、了解和使用人員的重要依據，是黨政組織和企事業單位了解選拔人才的重要信息源。在現代勞動用工管理中，人事檔案的作用涵蓋了很多方面，與個人待遇、社會保障、組織關系、入團入黨、職稱評審等緊密掛鉤，是記載人生軌跡的重要依據，具有重要的憑證價值、參考價值以及法律效用。因此需要正確認識人事檔案的重要性，提高對人事檔案工作的重視程度。

一、人事檔案的重要性

人事檔案是各級組織考察、了解和使用人員的重要依據，是黨政組織和企事業單位了解選拔人才的重要信息源。在現代勞動用工管理中，人事檔案的作用涵蓋了很多方面，與個人待遇、社會保障、組織關系、入團入黨、職稱評審等緊密掛鉤，是記載人生軌跡的重要依據，具有重要的憑證價值、參考價值以及法律效用。因此需要正確認識人事檔案的重要性，提高對人事檔案工作的重視程度。

二、人事檔案管理的新形勢和新要求

1、人力資源流動帶來的無頭檔案日益增加

隨著人才資源配置市場化，人才流動日益頻繁，員工出國、考學、創業等與企業解除勞動合同的情況不斷出現，由于個人以及一些私營企業對于檔案不夠重視，人檔分離、棄檔不用的情況越來越多。尤其是在人員頻繁流動后，極易出現無頭檔案的情況，將影響到個人退休、身份認定、社保待遇等方面。

2、干部管理新形勢對人事檔案管理提出的新要求

黨的十以來，中央進一步強化干部管理，多次強調干部檔案資料的重要性。最新出臺的《黨政領導干部選拔任用工作條例》提出“不準涂改干部檔案，或者在干部身份、年齡、工齡、黨齡、學歷、經歷等方面弄虛作假。”《關于加強干部選拔任用工作監督的意見》中也明確指出“要嚴格干部檔案審查，對人選干部身份、年齡、工齡、黨齡、學歷、經歷等檔案信息要仔細核查，不得放過任何疑點。”這些要求對人事檔案管理、檔案質量提出了更嚴格的要求。

3、信息系統對檔案資料收集帶來新挑戰

隨著信息化建設的快速推進，原來紙質的檔案材料正逐步被電子媒介所取代，如檔案管理中要求1993年以后的工資表歸入個人檔案，但目前工資變動完全通過信息系統進行操作，沒有紙質的工資審批表。信息系統改變了傳統檔案材料的形成方式，對檔案的管理方式也提出了新要求。

4、信息系統對檔案資料收集帶來新挑戰

隨著信息化建設的快速推進，原來紙質的檔案材料正逐步被電子媒介所取代，如檔案管理中要求1993年以后的工資表歸入個人檔案，但目前工資變動完全通過信息系統進行操作，沒有紙質的工資審批表。信息系統改變了傳統檔案材料的形成方式，對檔案的管理方式也提出了新要求。

三、當前人事檔案管理存在的不足

1、重視程度不夠。部分單位缺少必要的硬件設施，辦公室與檔案室合并，檔案室條件簡陋，沒有做到“三室分開”，安全性和保密性差。有的單位對檔案管理人員不夠重視，缺少必要的業務培訓和職業規劃。檔案管理人員變動頻繁，影響了工作人員的工作積極性，造成業務水平難以提升，管理思路難以延續。

2、管理方式落后。檔案資料還處于被動接受，“你送我收、不送不要”，檔案資料收集不全，使得實際情況與檔案信息不符。為了收集而收集，沒有將紙質檔案材料的信息與人員花名冊、干部管理信息系統等進行聯動，信息更新不及時，影響了干部工作效率和質量。

3、材料鑒別不準確。對檔案材料審核把關不嚴，一些不應歸檔、手續不完備或者存在問題的材料歸入了干部檔案中，損害了檔案的真實性。對敏感信息沒有與歷史資料進行比對，造成前后信息填寫不一致，影響了重要信息的認定。

4、材料鑒別不準確。對檔案材料審核把關不嚴，一些不應歸檔、手續不完備或者存在問題的材料歸入了干部檔案中，損害了檔案的真實性。對敏感信息沒有與歷史資料進行比對，造成前后信息填寫不一致，影響了重要信息的認定。

5、制度執行不到位。檔案材料的轉入、轉出及查（借）閱等手續不按規定履行，材料轉遞延遲，缺少流轉手續。零散材料擺放散亂，沒有及時進行歸檔整理，完全依靠每年新進員工進行突擊式整理，使得檔案分類不準確，整理質量不高。

四、如何做好新形勢下人事檔案管理

做好人事檔案管理是為了充分利用檔案資料，為人事管理工作服好務。高質量做好人事檔案管理，需要采取科學有效的方法，夯實檔案管理基礎，打牢基本功，提高管理效率，實現管理的規范化和信息化。

1、加大軟硬件投入。配置基本的檔案整理工具以及必要的防火、防盜、防潮設施，保證檔案存放環境。加大檔案管理人員培養，注重選拔政治素質高、學習能力強、責任心強、耐得住寂寞的人員從事管理工作。加強業務培訓，既要注重檔案業務知識學習，也要注重干部管理制度的學習，以便于從干部選拔任用的角度思考檔案管理工作。

2、規范檔案資料管理。完善檔案管理基礎資料，建立人事檔案人員名冊以及相應的檔案目錄、職務變動登記表等電子資料，并定期開展檔案清點。規范檔案資料的存放，分區分類進行人員劃分，分開存放，提高檔案使用效率。建立統一科學的編碼規則，提高檔案查閱效率。全面梳理人事檔案中涉及“單項否決條款”的人員，建立歷史遺留問題清冊，對歷史問題進行定界處理，逐步消除歷史遺留的問題。

3、建立檔案資料收集網絡。人事檔案是人事管理活動中形成的寶貴歷史材料，記錄個人不同時期、不同階段的發展歷程。檔案資料來源于公司管理的各個部門，為提高檔案資料的完整性，需要建立一個檔案資料收集網絡，由檔案材料主要產生部門組成，明確各部門需要移交的檔案資料種類及有關要求，定期對產生的人事檔案資料進行登記移交。

4、推進人事檔案管理信息化。利用計算機、網絡等信息化手段，引進檔案數字化管理軟件，通過數字檔案建設，實現人事檔案資料的信息化查閱。利用電子名冊、干部管理信息系統、ERP等工具，以紙質檔案資料為數據源，建立紙質檔案資料和電子檔案資料兩套“系統”，提高檔案信息的利用效率。

5、加強檔案管理制度的執行。進一步規范檔案查借閱管理制度，加強對流動人員和服刑人T的檔案管理，按照“檔案隨人走”的原則，根據人員管理權限，在人員勞動關系發生變動后即使進行檔案資料的轉移，防范后期法律風險。對于未確定勞動關系的人員，人事檔案退回原單位或學校，防止隨著時間推移形成無頭檔案。切實履行人事檔案簽字確認移交手續，加強檔案資料的鑒別，遵循“去偽存真”的原則，對手續不完備的，要完善手續后歸入檔案。對存在涂改痕跡或者填寫不規范的材料，要進行整改或者出具情況說明，保證材料的權威性。

參考文獻

[1] 《干部人事檔案工作文件選編》-黨建讀物出版社