財務(wù)檔案管理細(xì)則范文

導(dǎo)語：如何才能寫好一篇財務(wù)檔案管理細(xì)則，這就需要搜集整理更多的資料和文獻(xiàn)，歡迎閱讀由公文云整理的十篇范文，供你借鑒。

篇1

辦公室

辦公室是宿管會中組織協(xié)調(diào)其他各部的關(guān)鍵部門，以配合主席團(tuán)、協(xié)調(diào)各部門工作為主要職責(zé)。其職能可分為日常工作、財務(wù)管理、檔案管理三大塊。為將辦公室建設(shè)成為一個有特色﹑高效率的部門，更好地修訂與落實(shí)各項(xiàng)規(guī)定，抓緊、抓實(shí)地開展各項(xiàng)工作。現(xiàn)將各塊工作安排如下：

一、日常工作版塊

保證日常工作的有序開展和各項(xiàng)職能的扎實(shí)落實(shí)，是辦公室工作的基點(diǎn)，也是辦公室工作的主要責(zé)任。

1、起草下學(xué)期即將成立的宿管會的計劃、總結(jié)和各項(xiàng)規(guī)范。

2、負(fù)責(zé)主席團(tuán)例會和全體會議例會的點(diǎn)到及會議進(jìn)程記錄工作；作好各種會議的通知工作。

3、負(fù)責(zé)學(xué)工辦二報刊的收發(fā)及增訂工作；整理布置學(xué)辦，購置辦公用品，發(fā)送比賽請柬，制作席簽等日常事務(wù)。

4、負(fù)責(zé)學(xué)工辦二的值班安排以及抽查工作，并監(jiān)督各部做好學(xué)工辦二的財物保管及保潔工作，為大家營造一個良好的工作環(huán)境。

二、檔案管理版塊

由于檔案管理具有長期性，且各部活動較多較雜，有些活動檔案往往很難收齊。因此，辦公室將及時明確各部門專門負(fù)責(zé)檔案管理的人員，每次活動后，及時聯(lián)系相關(guān)人員，收齊相關(guān)檔案，做到一個活動有一個檔案，并及時進(jìn)行歸檔、存檔。對各類檔案的管理，實(shí)行具體問題具體分析，對特殊檔案實(shí)行特殊歸檔法。

1、保留三年內(nèi)具有使用價值的舊檔案，其余作廢。

2、將當(dāng)前各部所有活動的方案、總結(jié)自成一檔，檔案統(tǒng)一用a4紙打印，一式四份，分別由學(xué)工辦﹑主席團(tuán)﹑辦公室﹑本部各保留一份。

3、為了使各部的各項(xiàng)活動及各種評比結(jié)果能夠有檔可查，確保檔案管理不流于形式。辦公室將及時做好對各部的學(xué)期工作計劃、工作總結(jié)以及學(xué)期末干事考核結(jié)果的歸檔工作。

4、特殊檔案管理，在繼續(xù)沿用原檔案管理細(xì)則的基礎(chǔ)上作了適當(dāng)調(diào)整，尤其是對基礎(chǔ)部各項(xiàng)檢查評比結(jié)果的歸檔上作了如下規(guī)定，以確保檔案管理的嚴(yán)肅性：

①各項(xiàng)檢查評比結(jié)果在下月初10號前匯總后交辦公室歸檔。

②歸檔前如發(fā)現(xiàn)檢查結(jié)果有誤，基礎(chǔ)部可自行更正，并注明理由及負(fù)責(zé)人簽名，歸檔后原則上一律不得修改。

③歸檔后如確需修改，到學(xué)工辦辦理申請手續(xù)后方可改動。

三、財務(wù)管理版塊

為了規(guī)范即將成立的宿管會的財務(wù)收支狀況，使各部在經(jīng)費(fèi)使用上擁有自和支配權(quán)，同時使財務(wù)管理更具規(guī)范性，將制定新的《人文學(xué)院宿管會財務(wù)細(xì)則》和《人文學(xué)院學(xué)生活動經(jīng)費(fèi)報銷手續(xù)》。此措施的出臺將使各部經(jīng)費(fèi)的使用更具目的性和規(guī)范性。根據(jù)各部的工作計劃，做好財務(wù)預(yù)算工作。平時，對宿管會財務(wù)進(jìn)行宏觀調(diào)控，統(tǒng)一管理，由專人負(fù)責(zé)，規(guī)范活動經(jīng)費(fèi)的申請手續(xù)及經(jīng)費(fèi)的報銷手續(xù)，對拉贊助所得收入也及時進(jìn)行保管和記錄工作，既保證各部使用經(jīng)費(fèi)的自主性，又確保經(jīng)費(fèi)使用有的放矢，避免浪費(fèi)。在學(xué)期末，及時清算帳目，做好財務(wù)總結(jié)工作。具體程序如下：

1、 活動經(jīng)費(fèi)申請：

①申請部門領(lǐng)取活動經(jīng)費(fèi)申請表，并按要求填寫。

②院領(lǐng)導(dǎo)﹑主席團(tuán)﹑辦公室財務(wù)負(fù)責(zé)人簽字后領(lǐng)取資金。

③活動結(jié)束后上交活動清單和發(fā)票，由辦公室記錄，申請報銷。

④每月30日歸還所申請的經(jīng)費(fèi)。

2、 贊助收入：

宿管會由外宣部負(fù)責(zé)拉贊助，各部也可自行去拉，贊助收入交辦公室保管并記錄，各部需活動經(jīng)費(fèi)則向辦公室申請，發(fā)揮辦公室“財務(wù)管理中樞”的作用。

3、經(jīng)費(fèi)報銷：

申請者備好收據(jù)﹑財務(wù)章﹑必備簽字，統(tǒng)一轉(zhuǎn)帳。（詳見《人文學(xué)院學(xué)生活動經(jīng)費(fèi)報銷手續(xù)》）

總之，辦公室的工作是瑣碎的繁雜的，但卻是不可或缺的。在今后的工作中，我們將強(qiáng)化辦公室的職能，有序開展各項(xiàng)工作，不斷完善自身建設(shè)，積極開拓創(chuàng)新，努力協(xié)助宿管會做好各項(xiàng)工作。

基礎(chǔ)組

基礎(chǔ)組是為同學(xué)們服務(wù)的部門,工作都屬常規(guī)工作，既瑣碎又繁雜。大致分為三個方面：即寢室內(nèi)務(wù)、查夜以及小家電維修。上學(xué)期，我們迎來了基礎(chǔ)組有史以來的最大的改組和職能轉(zhuǎn)換擴(kuò)充，我們已成立“學(xué)生宿舍管理委員會”。管理寢室方面的各項(xiàng)事務(wù)。

篇2

農(nóng)村信用社會計檔案是農(nóng)村信用社歷年各項(xiàng)業(yè)務(wù)和財務(wù)活動的完整記錄及核算依據(jù)，是農(nóng)村信用社成長發(fā)展歷史和農(nóng)村經(jīng)濟(jì)部門資金活動的重要資料，在一定時期內(nèi)起著會計檢查和事后查考的重要作用。但是目前農(nóng)村信用社會計檔案管理中存在著立檔與保管不規(guī)范等一系列問題，嚴(yán)重制約了農(nóng)村信用社會計管理水平和資源利用，因而建立科學(xué)的會計檔案管理方法，夯實(shí)會計檔案管理基礎(chǔ)工作顯得尤為必要。

一、當(dāng)前農(nóng)村信用社會計檔案管理中存在的主要問題：

1、重視會計檔案的日常歸檔管理，輕視會計檔案的管理制度建設(shè)。目前，農(nóng)村信用社的會計檔案管理制度主要執(zhí)行財政部財會字[1998]32號《會計檔案管理辦法》和中國人民銀行銀發(fā)[20xx]374號《銀行會計檔案管理辦法》，并沒有建立一套適合各單位自身的會計檔案管理制度的實(shí)施細(xì)則，沒有統(tǒng)一管理會計檔案的標(biāo)準(zhǔn)。許多農(nóng)村信用社機(jī)構(gòu)現(xiàn)存會計檔案都已分類造冊，但部分會計賬簿、會計憑證之類檔案仍無法編制全宗號、目錄號、案卷號，只有按年度分的檔案流水號，而且沒有統(tǒng)一規(guī)定的裝訂要求，外觀上很不整齊。同時，實(shí)施會計電算化后產(chǎn)生的大量以電子文檔、程序文件、備份文件等新的會計檔案信息載體，目前還沒有及時制定相應(yīng)的管理辦法，多數(shù)應(yīng)歸檔的會計數(shù)據(jù)文件散落于不同的經(jīng)辦人手中，造成了會計檔案歸檔資料不完整。

2、重視有形會計資料歸檔，輕視無形會計檔案管理。近年來，農(nóng)村信用社電子化建設(shè)日新月異，會計電算化逐步融入農(nóng)村信用社各個業(yè)務(wù)領(lǐng)域，并逐漸取代了傳統(tǒng)的手工操作。雖然實(shí)行會計電算化后，由計算機(jī)生成的會計資料仍然按規(guī)定定期形成了較為系統(tǒng)、完整的書面資料，并納入了會計檔案管理之中，但是對會計軟件及其生成的電子數(shù)據(jù)并未納入或未全部納入會計檔案的管理范疇，由此造成此類會計檔案的缺項(xiàng)，其后果是在很大程度上影響了會計檔案的正常使用及科學(xué)利用的效率，從而使會計電算化僅僅停留在代替手工記賬、代替手工編制會計報表等簡單而單一的功能階段，未能發(fā)揮其更為強(qiáng)大的其他功能。以農(nóng)村信用社儲蓄業(yè)務(wù)為例，每個網(wǎng)點(diǎn)每年跟儲蓄有關(guān)的業(yè)務(wù)憑證、賬簿，少則上百本多則幾千本，一旦需查詢相關(guān)數(shù)據(jù)，其過程和耗費(fèi)的精力可想而知，而如果將相關(guān)電子數(shù)據(jù)一并歸檔，當(dāng)然其中包括其適用的程序、軟件，查詢起來定然會非常迅速、方便，但就目前現(xiàn)狀來看，這方面的工作確實(shí)做得不夠。同時，由于農(nóng)村信用社點(diǎn)多面廣，尤其是多級法人結(jié)構(gòu)的特殊性，使得農(nóng)村信用社電子化建設(shè)缺乏統(tǒng)一的規(guī)劃，開發(fā)利用的會計軟件五花八門，數(shù)據(jù)間的不兼容性使得各級機(jī)構(gòu)對淘汰或更新了的應(yīng)用程序和軟件疏于管理，如不能及時將備份數(shù)據(jù)歸檔和保留形成會計文件數(shù)據(jù)的背景信息，勢必導(dǎo)致舊系統(tǒng)中形成文件在新系統(tǒng)中不能讀取，將造成大量數(shù)據(jù)資源的浪費(fèi)，給今后的會計核算工作造成一定的損失。

3、重視本單位會計檔案管理，輕視下屬機(jī)構(gòu)會計檔案管理。按《會計檔案管理辦法》規(guī)定：當(dāng)年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可暫由會計機(jī)構(gòu)保管一年，期滿之后，應(yīng)當(dāng)由會計機(jī)構(gòu)編制移交清冊，移交本單位檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管。但在實(shí)際工作中，由于大多數(shù)農(nóng)村信用社機(jī)構(gòu)會計檔案是由會計部門兼管，部分會計機(jī)構(gòu)管理人員對會計檔案及時、按期歸檔的重要性認(rèn)識不足，至使下屬機(jī)構(gòu)會計檔案不能及時催收、歸檔到位，即使下級機(jī)構(gòu)上交會計檔案，所移交的會計檔案也未得到與本單位會計檔案的“同等待遇”，往往維持原狀“束之高閣”，這顯然不利于單位對所有會計檔案進(jìn)行科學(xué)有效管理。

4、重視會計數(shù)據(jù)的交接,忽視會計檔案的移交。會計檔案的移交本應(yīng)是會計人員工作調(diào)動和網(wǎng)點(diǎn)合并等業(yè)務(wù)交接的一項(xiàng)重要內(nèi)容，但在實(shí)際工作中卻并未引起重視。一方面，部分網(wǎng)點(diǎn)會計人員辦理業(yè)務(wù)交接時，往往只辦業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的交接，而對會計檔案要么未辦交接，要么象征性的以會計檔案保管登記簿移交清單簽字了事；另一方面，部分單位會計人員對網(wǎng)點(diǎn)合并的會計檔案移交手續(xù)不清、責(zé)任不明，造成所移交的會計檔案管理混亂，不僅查找起來非常困難，甚至有些單位還有會計檔案遺失而無從追責(zé)。

5、重視對會計檔案的收集、存放管理，忽視對會計檔案進(jìn)行科學(xué)的鑒定、及時的銷毀工作。會計檔案管理既包括全面、完整的收集，科學(xué)的整理保管階段，也包括后期的科學(xué)鑒定與及時銷毀階段。不同類型的會計檔案有其不同的保管期限，必然需要對已經(jīng)超過保管期限且無保管必要的會計檔案進(jìn)行定期鑒定與銷毀。由于金融行業(yè)的特殊性，農(nóng)村信用社經(jīng)濟(jì)活動十分頻繁，會計檔案形成數(shù)量之多是其他門類的檔案所不可比擬的，但在實(shí)際工作中，農(nóng)村信用社會計檔案的鑒定與銷毀工作未得到相關(guān)各方的充分重視，從而造成檔案保管空間與檔案管理人力等資源的浪費(fèi)。

二、規(guī)范農(nóng)村信用社會計檔案管理的幾點(diǎn)建議

1、加快制訂科學(xué)規(guī)范的會計檔案管理辦法并組織實(shí)施，確保會計檔案管理有 章可依、職責(zé)分明。農(nóng)村信用社財務(wù)部門要結(jié)合農(nóng)村信用社的特點(diǎn)和實(shí)際情況，按照財政部《會計檔案管理辦法》和人民銀行《銀行會計檔案管理辦法》制定切實(shí)可行的會計檔案管理制度實(shí)施細(xì)則，進(jìn)一步細(xì)化會計檔案的分類、組卷、排列、編頁、案卷目錄、裝訂、移交等操作規(guī)程，統(tǒng)一會計檔案管理要求。會計檔案操作規(guī)程除了立卷、歸檔、安全、保密等管理制度外，還應(yīng)結(jié)合實(shí)際，制訂出會計檔案的歸檔范圍、歸檔時間、分類大綱、保管期限表、移交時間等，并將會計電子化系統(tǒng)開發(fā)、修改和使用的數(shù)據(jù)、程序資料通過磁介質(zhì)收錄保管，每年翻錄一次，實(shí)行雙備份異地分別保管，確保會計檔案收集的齊全完整。

2、加強(qiáng)會計檔案后續(xù)管理的檢查、考核力度，確保會計檔案歸檔及時、保管完整、銷毀有序。首先，對原有會計檔案各級財務(wù)部門要集中組織人員進(jìn)行全面清理，通過搜集補(bǔ)救一批、規(guī)范整改一批、集中銷毀一批，保證現(xiàn)有會計檔案完整、規(guī)范，使新增會計檔案有科學(xué)管理的起點(diǎn)。其次，財務(wù)部門要抓好會計人員調(diào)動和網(wǎng)點(diǎn)撤并時會計檔案的移交工作，會計檔案交接要編制移交清冊，交接雙方負(fù)責(zé)清點(diǎn)核對，會計檔案交接不清的會計人員不得離開工作崗位，對清理過程中發(fā)現(xiàn)的因原移交人員移交不清的會計檔案，必須責(zé)令當(dāng)事人回原單位查明原因，避免責(zé)任不清，人浮于事，造成會計檔案的遺失。再次，要嚴(yán)格遵守會計檔案調(diào)（查）閱登記制度，防止會計檔案丟失和泄密，并定期檢查會計檔案，及時對破損、變質(zhì)會計檔案進(jìn)行復(fù)制、修復(fù)或其它技術(shù)處理，對超過保管期限且無保管必要的會計檔案及時組織銷毀。

3、加強(qiáng)會計人員崗位培訓(xùn)，提高會計檔案的案卷質(zhì)量。無論多么好的制度、多么先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備，都要靠人來執(zhí)行和操作，檔案管理工作的好壞，其工作人員的素質(zhì)、能力發(fā)揮著巨大的作用。會計人員是會計檔案整理的第一責(zé)任人，會計人員對會計檔案規(guī)范化整理的熟知、熟練程度，決定了會計檔案案卷質(zhì)量的高低。因此，必須將會計檔案管理及操作技能的培訓(xùn)，納入會計人員上崗前的培訓(xùn)，從會計檔案整理的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)學(xué)起，使其熟練掌握會計檔案管理的基本知識與操作技能，進(jìn)而從源頭上做好會計檔案的整理規(guī)范工作。

4、加大會計檔案管理硬件投入，提高會計檔案利用效率。存放會計檔案的場所應(yīng)具有防塵、防磁、防潮等必備的硬件條件，各級財務(wù)部門要及時為會計檔案保管提供有利條件。同時，財務(wù)部門應(yīng)充分利用現(xiàn)代化科技設(shè)備和手段，特別是運(yùn)用會計電子化建設(shè)生成的數(shù)據(jù)，建立會計檔案網(wǎng)絡(luò)信息，方便職工隨時對會計檔案目錄、數(shù)據(jù)進(jìn)行查詢，實(shí)現(xiàn)資源共享，只有這樣，會計檔案利用工作才會躍上一個新的臺階。

篇3

【關(guān)鍵詞】財務(wù)；檔案管理；工作分析；有效性

文章編號：ISSN1006―656X（2013）12-0176-02

進(jìn)入21世紀(jì)以來，尤其是我國加入WTO組織以后，各單位之間的競爭日漸激烈。財務(wù)管理水平作為衡量一個單位綜合管理能力的重要指標(biāo)，更是受到了社會各界的廣泛關(guān)注。財務(wù)檔案能夠準(zhǔn)確反映單位資金的利用情況，是領(lǐng)導(dǎo)決策的主要依據(jù)，也是企、事業(yè)單位檔案管理工作的重點(diǎn)。雖然，近年來我國各單位都在加強(qiáng)對財務(wù)檔案的管理工作，但是由于傳統(tǒng)觀念的束縛以及管理人員水平素質(zhì)的限制，都使得我國單位的財務(wù)管理工作仍處于落后階段，其中存在的問題也逐步暴露了出來，在很大程度上阻礙了正確決策，不利于單位的未來發(fā)展。針對這樣的現(xiàn)象，本文就簡單闡述一下我國財務(wù)檔案管理工作的含義，提出其所存在的主要問題，并分析行之有效的管理對策加以完善，從而保證財務(wù)管理工作的有效實(shí)施，幫助企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者更好的了解資金情況，并增強(qiáng)其競爭力。

一、財務(wù)檔案的內(nèi)涵

想要做好財務(wù)檔案管理工作，并促進(jìn)單位的進(jìn)一步發(fā)展，首先就要明確其主要含義。顧名思義，財務(wù)檔案就是指單位內(nèi)部有關(guān)財務(wù)情況的資料檔案，是機(jī)關(guān)、企業(yè)單位、事業(yè)單位等在經(jīng)營過程中，對自身的財務(wù)活動和資金利用狀況進(jìn)行的記載。而財務(wù)檔案管理工作則是對這些資料進(jìn)行科學(xué)管理和分析的對策。財務(wù)檔案能夠準(zhǔn)確反映單位近幾年的資金使用情況和債務(wù)盈虧，是反映單位經(jīng)濟(jì)活動的第一手資料，也是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者制定戰(zhàn)略計劃的主要依據(jù)。財務(wù)檔案的有效管理，能夠確保單位資料的完整健全，實(shí)現(xiàn)資金的合理利用，并保證決策的正確性。但是，由于財務(wù)檔案管理工作介于財務(wù)工作和檔案管理工作之間，所以很多單位都忽略了其重要意義，使其成為了單位工作的難點(diǎn)。

二、財務(wù)檔案管理工作存在的主要問題

第一，財務(wù)檔案管理意識相對薄弱。據(jù)調(diào)查了解到，目前很多單位的財務(wù)人員都沒有重視起財務(wù)檔案管理工作，認(rèn)為會計工作就是財務(wù)檔案管理工作，對兩者的界定相對模糊，沒有認(rèn)識到財務(wù)檔案管理工作的重要意義，忽略了財務(wù)檔案內(nèi)容是企業(yè)的基本資料，是單位進(jìn)行決策的重要依據(jù)。這樣一來，就會導(dǎo)致單位內(nèi)部的財務(wù)資料不健全，經(jīng)常出現(xiàn)內(nèi)容丟失的現(xiàn)象，在決策過程中經(jīng)常出現(xiàn)失誤，進(jìn)而影響單位的正常運(yùn)行，造成不可估量的經(jīng)濟(jì)損失。

第二，管理制度不健全。財務(wù)檔案管理制度是保證工作能夠順利進(jìn)行的前提，是科學(xué)的管理方法。但是，目前大多數(shù)單位都沒有健全有關(guān)財務(wù)檔案管理工作的規(guī)章體系，其中不僅沒有工作的具體流程和細(xì)節(jié)，甚至有關(guān)財務(wù)檔案管理的大框也相對缺乏，致使財務(wù)資料的分類不規(guī)范，工作流程混亂，造成出現(xiàn)問題互相推諉的現(xiàn)象，阻礙了企業(yè)資金的合理利用，不利于單位經(jīng)濟(jì)效益的提升。

第三，財務(wù)歸檔工作不規(guī)范，相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施不完善。現(xiàn)如今，很多單位的財務(wù)歸檔工作缺乏規(guī)范性，歸檔內(nèi)容只限于憑證的收集和帳表的制作，有關(guān)單位合同、登記憑證、票據(jù)領(lǐng)用、資產(chǎn)評估、檢驗(yàn)報告等資料的管理都相對匱乏，難以實(shí)現(xiàn)全面歸檔和全面管理。與此同時，單位內(nèi)部也沒有結(jié)合實(shí)際情況對其進(jìn)行嚴(yán)加管理，資料錯亂的現(xiàn)象時有發(fā)生。

另外，有關(guān)財務(wù)檔案管理的設(shè)施也相對落后，沒有根據(jù)相關(guān)要求建立專門的儲存室，也沒有專人進(jìn)行管理。即便有些單位設(shè)立了專門的儲存地點(diǎn)，但是卻沒有定期對其進(jìn)行檢查，內(nèi)部的空氣環(huán)境惡劣，安全保護(hù)措施差，導(dǎo)致檔案資料受潮、發(fā)霉，甚至出現(xiàn)被他人惡意篡改和丟失的現(xiàn)象，嚴(yán)重阻礙了工作的順利進(jìn)行。

第四，相關(guān)管理人員的工作能力和素質(zhì)水平有待進(jìn)一步加強(qiáng)。財務(wù)檔案管理者是保證資料完善保管的關(guān)鍵，是單位財務(wù)工作者中的重要人員，他們的能力水平和道德素質(zhì)對單位的未來發(fā)展具有舉足輕重的影響。但是目前很多單位聘請的工作者大多缺乏管理經(jīng)驗(yàn)，沒有扎實(shí)的業(yè)務(wù)功底作基礎(chǔ)，道德素質(zhì)也相對滯后，沒有明確自身工作的重要意義，對國家有關(guān)財務(wù)檔案管理的制度法規(guī)不了解，有些單位甚至就沒有派專人進(jìn)行管理。這樣一來，經(jīng)常導(dǎo)致財務(wù)檔案資料的丟失，管理部門之間交叉錯亂，信息不健全，甚至出現(xiàn)，改動資料的現(xiàn)象，使企業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展受到了阻礙。

三、做好財務(wù)檔案管理工作的主要對策

從上述內(nèi)容中，我們已經(jīng)清晰直觀的看到了單位在財務(wù)檔案管理過程中存在的主要問題，并明確了其內(nèi)涵。為了保證單位財務(wù)檔案管理的有序性，促進(jìn)企業(yè)良好發(fā)展，就一定要對其加以完善，明確相關(guān)的制度規(guī)章，從而保證工作有序進(jìn)行。

（一）增強(qiáng)單位人員的財務(wù)檔案管理意識

意識水平的提升，是保證財務(wù)檔案管理工作有效性的關(guān)鍵，是確保工作順利進(jìn)行的基礎(chǔ)。因此，各單位要加大宣傳力度，使企業(yè)全體人員都認(rèn)識到財務(wù)檔案管理工作的重要意義。首先，單位領(lǐng)導(dǎo)者要明確財務(wù)檔案管理有序性對企業(yè)正確決策的重大影響，并通過完善自我來起到帶頭作用，從而保證上行下效。其次，財務(wù)檔案管理人員也要意識到自身工作與企業(yè)發(fā)展的密切聯(lián)系，在工作過程中能夠完善自己的行為，樹立為企業(yè)服務(wù)的意識，從而確保工作的有效性。最后，單位內(nèi)部的所有員工也要加強(qiáng)對財務(wù)檔案管理工作的了解，在平時的工作中，發(fā)揮自己的監(jiān)督作用，加大監(jiān)管力度，從而為企業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展貢獻(xiàn)自己的一份力量。

（二）健全完善財務(wù)檔案管理的制度體系

俗話說“沒有規(guī)矩不能成方圓”，想要做好任何事情都要有健全完善的規(guī)章體系作基礎(chǔ)，單位的財務(wù)檔案管理工作亦是如此，沒有規(guī)范嚴(yán)格的規(guī)章就好比無本之木，無法保證工作的有效性。眾所周知，單位的財務(wù)檔案涉及的內(nèi)容和資料繁雜，管理工作受到的阻力較多。為了更好的實(shí)施工作，保證管理效力，各單位要根據(jù)自身的實(shí)際情況健全完善財檔檔案管理制度。明確管理人員的具體工作，落實(shí)責(zé)任制，并細(xì)化內(nèi)部的工作細(xì)則和具體流程，避免出現(xiàn)問題互相推諉的現(xiàn)象，根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定進(jìn)一步細(xì)化內(nèi)部規(guī)章，從而更好的規(guī)范檔案的收集、整理、移交、歸檔、保存等工作，實(shí)現(xiàn)資料的科學(xué)管理。

（三）注重財務(wù)檔案的分類工作以及基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)

單位內(nèi)部涉及到的資料數(shù)據(jù)眾多，為了確保財務(wù)檔案的規(guī)范性，就一定要做好檔案的分類工作。建立財務(wù)檔案數(shù)據(jù)庫，使用電子文檔對其進(jìn)行歸檔，并細(xì)化具體的分類內(nèi)容。例如可以將會計賬簿、會計憑證、合同管理、票據(jù)管理、財務(wù)報告等進(jìn)行嚴(yán)格分類，細(xì)化具體的電子信息歸檔內(nèi)容，使其走上電子化道路，從而提高工作效率。

另外，單位還要完善財務(wù)檔案管理工作的設(shè)備設(shè)施，逐步改進(jìn)以往管理中設(shè)施的落后性，逐漸增加資金的投入力度，將信息化技術(shù)引入其中，并設(shè)立專門的檔案管理庫，做好內(nèi)部通風(fēng)、用電等工作。與此同時，單位的財務(wù)檔案管理人員還要定期對設(shè)備設(shè)施進(jìn)行檢測和維修，經(jīng)常對其進(jìn)行打掃，保證檔案儲存室的清潔衛(wèi)生，避免出現(xiàn)資料遺失和篡改的現(xiàn)象，確保檔案不會丟失和損壞。另外 ，單位內(nèi)部的財務(wù)檔案管理人員還要健全滅火器、溫度計、干燥劑等基礎(chǔ)設(shè)備，當(dāng)儲存室出現(xiàn)危險現(xiàn)象的時候，要能夠及時進(jìn)行處理。

（四）提高財務(wù)檔案管理者的能力素養(yǎng)

財務(wù)檔案管理者的專業(yè)管理水平和素質(zhì)修養(yǎng)是工作能夠順利進(jìn)行的重要前提，是檔案有效管理的關(guān)鍵。因此，各單位一定要派專人對財務(wù)檔案進(jìn)行管理，并逐步提高他們的業(yè)務(wù)能力，加強(qiáng)監(jiān)管力度。

首先，單位要做好財務(wù)檔案管理人員的選拔工作，挑選管理能力強(qiáng)，素質(zhì)過硬的人員進(jìn)行上崗，并對其進(jìn)行崗前培訓(xùn)，進(jìn)一步完善他們的專業(yè)能力。在此基礎(chǔ)上，還要對他們進(jìn)行法律知識和規(guī)章的教育，使其明確了解國家有關(guān)財務(wù)檔案管理的制度規(guī)范，避免在工作中出現(xiàn)違法亂紀(jì)現(xiàn)象，能夠規(guī)范自己的行為。

其次，單位要定期組織培訓(xùn)，結(jié)合社會實(shí)際和單位情況提高財務(wù)檔案管理者的能力素養(yǎng)，通過開展大型講座等方式來對單位財務(wù)檔案管理者進(jìn)行教育和培訓(xùn)，從而適時的規(guī)范工作思路，培養(yǎng)他們的科學(xué)思想。

再次，單位還可以實(shí)施“引進(jìn)來與走出去”并存的發(fā)展戰(zhàn)略，即堅(jiān)持不斷引進(jìn)有能力的人員到單位來進(jìn)行工作，并派遣內(nèi)部專業(yè)能力和道德素養(yǎng)都過硬的潛力股對外進(jìn)行交流學(xué)習(xí)。加強(qiáng)與兄弟單位之間的聯(lián)系，實(shí)現(xiàn)工作者的交流溝通，使他們從對方身上看到自己的不足，并能夠切實(shí)予以完善。

最后，財務(wù)檔案管理者自身也要明確工作的重要性，并利用業(yè)余時間進(jìn)行學(xué)習(xí)，加強(qiáng)專業(yè)技能，學(xué)會新技術(shù)的運(yùn)用。具體來說，單位財務(wù)檔案管理者要真正了解自身工作的重要意義，多讀書，多學(xué)習(xí)，不僅要提高自身的管理水平，還要完善綜合素質(zhì)，并通過積極參加課后培訓(xùn)班等方式來提升自我。只有這樣，才能真正提高自己的水平，實(shí)現(xiàn)自我完善，在激烈的競爭中不被社會所淘汰，為企業(yè)更好的服務(wù)。

四、結(jié)束語

總而言之，隨著社會經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展、單位企業(yè)的不斷進(jìn)步以及財務(wù)工作的進(jìn)一步完善，財務(wù)檔案管理已經(jīng)成為了企業(yè)不容忽視的重要工作。為了有效避免財務(wù)檔案管理問題的出現(xiàn)，實(shí)現(xiàn)資金的合理利用，并保證決策的科學(xué)性，增強(qiáng)企業(yè)競爭力。單位內(nèi)部一定要完善與財務(wù)檔案管理相關(guān)的制度規(guī)章，提高管理者的能力素養(yǎng)，細(xì)化內(nèi)部的管理內(nèi)容，并堅(jiān)持先進(jìn)設(shè)備的創(chuàng)新運(yùn)用，做好檔案的歸檔工作。只有這樣。才能保證資料的健全完善，促進(jìn)單位順利發(fā)展，提高經(jīng)濟(jì)效益。

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篇4

[關(guān)鍵詞]電力企業(yè)；會計檔案；會計檔案利用

[作者簡介]錢菊，廣西送變電建設(shè)公司檔案管理員，館員，廣西南寧530031

[中圖分類號]G275.9　[文獻(xiàn)標(biāo)識碼]A　[文章編號]1672－2728(2007)06－0072－04

電力工業(yè)是關(guān)系國計民生的重要基礎(chǔ)產(chǎn)業(yè)和公用事業(yè)，電力企業(yè)作為公用事業(yè)，其建設(shè)資金絕大多數(shù)來源于國家財政，實(shí)行的是微利原則，有利潤也是應(yīng)用于公用事業(yè)。2004年，全國凈增發(fā)電裝機(jī)容量4929萬千瓦，發(fā)電設(shè)備總?cè)萘窟_(dá)到44070萬千瓦，比上年增長12.6％。另外，全國共投產(chǎn)220千伏及以上輸電線路22912公里、變電容量10625萬千伏安。區(qū)域電網(wǎng)和省級電網(wǎng)網(wǎng)架得到加強(qiáng)，全國聯(lián)網(wǎng)格局基本形成。2005年，新增發(fā)電裝機(jī)容量約7000千瓦。電網(wǎng)建設(shè)投產(chǎn)220千伏及以上輸電線路25000公里左右，變電容量約14000萬千伏安。電網(wǎng)建設(shè)將對電網(wǎng)保護(hù)與控制設(shè)備、輸變電設(shè)備、電力計量設(shè)備等行業(yè)內(nèi)企業(yè)產(chǎn)生直接影響。新增發(fā)電裝機(jī)容量創(chuàng)下峰值年，電網(wǎng)建設(shè)滯后于電源建設(shè)的局面將有所改變。

2005年是電力裝備制造業(yè)供貨任務(wù)最繁重的一年，特別是國家投資336.2億元對縣城電網(wǎng)建設(shè)與改造工程全面啟動，輸變電設(shè)備的需求缺口加大，輸變電設(shè)備生產(chǎn)雖然受到原材料上漲的沖擊，仍然有一定的利潤空間，但是以目前電網(wǎng)企業(yè)的贏利能力，還達(dá)不到能夠正常發(fā)展的水平。要解決這一問題，電力企業(yè)除了努力消化成本增支挖潛降耗外，還應(yīng)加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部管理，利用現(xiàn)有資源――文書檔案，尋求新的閃光點(diǎn)。本文提到的文書檔案側(cè)重于會計檔案。

一、會計檔案的定義

作為文書檔案的一種，會計檔案指會計憑證、會計賬簿和財務(wù)報告等會計核算專業(yè)材料，是記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。會計檔案主要來自立檔單位的財會部門或財務(wù)會計人員。會計工作是由會計核算、會計分析和會計檢查三個部分所組成，而會計核算是會計的基本環(huán)節(jié)，會計檔案則是這個環(huán)節(jié)的集中反映和副產(chǎn)品。會計憑證是記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)、明確經(jīng)濟(jì)責(zé)任的書面證明，是登記賬簿的重要依據(jù)。會計憑證分為原始憑證和記賬憑證兩種。會計賬簿是以會計憑證為依據(jù)，全面地、連續(xù)地、科學(xué)地記錄和反映各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的簿籍。會計報表是用統(tǒng)一的貨幣計量單位，總括地反映企業(yè)、事業(yè)、機(jī)關(guān)單位在一定時期內(nèi)的經(jīng)濟(jì)活動和財務(wù)收支情況的報告文件。會計報表分為月報、季報和年報。會計檔案應(yīng)由財會部門按照歸檔的要求，負(fù)責(zé)裝訂成冊或整理立卷，按要求移交歸檔。

二、會計檔案的特點(diǎn)和功能

(一)會計檔案的特點(diǎn)

1、專業(yè)性。會計檔案是經(jīng)濟(jì)活動和財務(wù)收支過程中的產(chǎn)物，與會計工作活動密切相關(guān)。

2、廣泛性。從形成會計檔案的部門與單位來看，凡是具備單獨(dú)會計核算的單位，都會形成會計檔案。

3、嚴(yán)密性。會計檔案形成過程具有嚴(yán)密性，一環(huán)扣一環(huán)，聯(lián)系緊密，在反映經(jīng)濟(jì)活動與財務(wù)收支方面缺一不可。

(二)會計檔案的功能

1、為國家經(jīng)濟(jì)建設(shè)進(jìn)行決策及對宏觀經(jīng)濟(jì)進(jìn)行監(jiān)督管理，提供真實(shí)可靠的信息。

2、小范圍能為加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部微觀經(jīng)濟(jì)管理提供豐富的原始數(shù)據(jù)，大范圍能為保護(hù)國家財產(chǎn)和打擊經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域不法行為提供有力證據(jù)。

3、為研究財政經(jīng)濟(jì)、歷史和發(fā)展提供可靠史料。

三、電力企業(yè)會計檔案利用的現(xiàn)狀

隨著市場經(jīng)濟(jì)的逐步發(fā)展，電力企業(yè)逐步成為自主開發(fā)、自我發(fā)展的經(jīng)濟(jì)實(shí)體，電力企業(yè)面臨著新時期電力市場競爭日趨激烈的形勢。首先，國家宏觀調(diào)控政策影響逐步顯現(xiàn)，經(jīng)濟(jì)增長速度放緩，用電市場開拓難度加大。其次，受第二輪煤電聯(lián)動電價調(diào)整政策以及枯水期電價上浮影響，高能耗企業(yè)的用電需求將進(jìn)一步萎縮，市場形勢更加嚴(yán)峻，并且極有可能導(dǎo)致政策性欠費(fèi)及電費(fèi)壞賬的大幅發(fā)生。此外，枯水期需購入計劃外電量填補(bǔ)缺口，將增加購電成本2億元。

會計檔案是企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要資料，充分利用好會計檔案將為企業(yè)發(fā)展帶來巨大的利益。可惜的是，電力企業(yè)在企業(yè)經(jīng)營管理中起重要作用的會計檔案并沒有運(yùn)用在增效上。受傳統(tǒng)計劃經(jīng)濟(jì)體制的影響，多數(shù)企業(yè)只重視對事業(yè)收入、經(jīng)費(fèi)支出、資金的管理利用，而對會計檔案資源利用卻沒有引起足夠重視，很少利用會計檔案來分析經(jīng)濟(jì)管理過程中的各項(xiàng)活動，在一定程度造成了會計檔案資源的浪費(fèi)。同時，由于電力企業(yè)會計檔案管理制度中或多或少地存在過分強(qiáng)調(diào)保密的問題，對利用會計檔案人員的身份和利用目的作了嚴(yán)格的限制，導(dǎo)致一批現(xiàn)實(shí)的會計檔案用戶被拒之門外，潛在的會計檔案用戶得不到轉(zhuǎn)化，會計檔案的史料和參考作用難以最大限度地發(fā)揮。

四、電力企業(yè)會計檔案利用的意義

從各類權(quán)威電力投資信息分析材料得知，隨著國民經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，我國電力市場進(jìn)人了新一輪景氣循環(huán)，城市化和重工業(yè)化的高速發(fā)展帶動了電力需求的強(qiáng)勁增長。2005～2007年，我國將新增電力1.80億千瓦，到2010年我國電力裝機(jī)容量將達(dá)6億千瓦，2020年將達(dá)到10億千瓦。從2004年到2020年，我國電力將翻一番。我國特高壓電網(wǎng)工程的建設(shè)給輸變電行業(yè)帶來新商機(jī)。據(jù)預(yù)計到2020年，全國特高壓及跨區(qū)電網(wǎng)的輸送容量約為2.1億千瓦，其中800千伏直流約為5600萬千瓦，另外約1.5億千瓦由交流構(gòu)成。從投資角度看，2020年，特高壓交流加直流的市場約為4060億元，其中交流2560億元，直流1500億元。

在輸配電設(shè)備行業(yè)，雖然行業(yè)資質(zhì)與產(chǎn)品研發(fā)量核心要素至關(guān)重要，但企業(yè)營銷策略也正在逐步成為制勝的重要手段。電力企業(yè)檔案記載企業(yè)的歷史，信息連著企業(yè)的未來。充分利用會計檔案，可以對市場范圍廣、投資戰(zhàn)線大的電力企業(yè)提供工程的投標(biāo)、預(yù)算，自身可支配資金的動態(tài)，整體資金狀態(tài)的參考分析，以及其他資金狀況的分析和預(yù)測、戰(zhàn)略決策支持，以便更好地把握企業(yè)的發(fā)展方向。

我們知道，所謂預(yù)算管理，就是用貨幣來計量，將決策目標(biāo)所涉及的經(jīng)濟(jì)資源配置，以計劃的形式具體地、系統(tǒng)地反映出來。簡言之，就是決策目標(biāo)的具體化。“預(yù)則立，不預(yù)則廢。”這句古語早已確切地道出了預(yù)算的重要性，因此做好電力企業(yè)全面預(yù)算管理是非常重要的，這又正是會計檔案所能提供的。會計檔案所記錄的是投入價值中的歷史成本，而歷史成本的可靠性是不言而喻的。

我們知道，資產(chǎn)的定義是預(yù)期能夠流入企業(yè)未來經(jīng)濟(jì)利益的資源。我們可以看出會計檔案資源和物資資源都符合此定義，即兩者都有為企業(yè)帶來經(jīng)濟(jì)效益的能力。會計信息的需求者最關(guān)心的是

檔案數(shù)據(jù)為企業(yè)創(chuàng)造的價值大小，期望會計檔案信息能幫助他們預(yù)測企業(yè)未來的現(xiàn)金流量，對檔案價值的需求相對而言要小些。也就是說，利益關(guān)系人并不太在乎企業(yè)檔案本身的價值大小，他們更關(guān)注企業(yè)取得和利用會計檔案的成本和檔案信息給企業(yè)帶來的效益。總的來說，充分利用會計檔案，可以實(shí)現(xiàn)以下管理效果：

(一)掌握整個企業(yè)的整體資金狀況

企業(yè)管理者隨時都能方便地對會計檔案目錄、數(shù)據(jù)進(jìn)行查詢，實(shí)時、動態(tài)、完整地掌握整個企業(yè)范圍內(nèi)的整體資金狀況，包括賬戶基本情況、交易記錄、余額信息，提高分析和駕馭市場的能力。從而針對各地區(qū)用電結(jié)構(gòu)差異和不同時期用電特點(diǎn)，研究制定出多種營銷策略組合。

(二)監(jiān)控資金動態(tài)。防范風(fēng)險、堵塞漏洞

利用會計檔案可方便地隨時監(jiān)測異動，加強(qiáng)對投資、融資、擔(dān)保和匯率等方面的風(fēng)險管理，為企業(yè)減少風(fēng)險；同時，可方便隨時摸“家底”，查問題，找原因；對癥下藥，堵塞漏洞，完善各項(xiàng)管理制度和內(nèi)控制度，提高管理水平，為企業(yè)的改革和發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

(三)提高資金的使用效益

利用會計檔案，實(shí)時掌握企業(yè)可支配的資金總量，可以向商業(yè)銀行爭取較高的協(xié)議存款利率，可以在公司內(nèi)部調(diào)劑余缺，可以盡量利用自有資金、減少財務(wù)費(fèi)用，向資金要效益，提升企業(yè)價值。

(四)對資金狀況進(jìn)行各種分析和預(yù)測，提供決策支持

根據(jù)資金需求和存量，作出資金預(yù)測；通過對資金支付信息的分析，安排對企業(yè)最有利的資金付款計劃；通過對企業(yè)范圍內(nèi)的現(xiàn)金流量的完整分析，作出全面的資金規(guī)劃；通過對不同銀行間存款余額、協(xié)議存款利率、實(shí)際貸款利率的綜合比較分析，對融資結(jié)構(gòu)和存款結(jié)構(gòu)進(jìn)行最優(yōu)規(guī)劃。

(五)深化預(yù)算資金管理

利用會計檔案，繼續(xù)擴(kuò)大企業(yè)賬戶規(guī)模，加強(qiáng)運(yùn)作。貫徹國家電價調(diào)整政策，確保執(zhí)行到位。繼續(xù)做好西電東送輸電價格兩部制及豐枯電價機(jī)制研究。建立統(tǒng)一高效的保險管理模式，加強(qiáng)稅務(wù)籌劃，爭取稅收優(yōu)惠政策。

(六)為搞清單位債權(quán)債務(wù)、理順和明晰產(chǎn)權(quán)關(guān)系發(fā)揮作用

某些企業(yè)的會計人員崗位變動大，情況復(fù)雜，但一些歷史遺留問題，可以通過會計檔案，明確單位與單位之間、單位與內(nèi)部成員之間的債權(quán)債務(wù)關(guān)系，劃分經(jīng)濟(jì)責(zé)任，理順和明晰產(chǎn)權(quán)關(guān)系。

(七)為努力消化成本、挖潛降耗提供數(shù)據(jù)分析

利用會計檔案，建設(shè)節(jié)約型企業(yè)，堅(jiān)持開源與節(jié)約并重的原則，把節(jié)約放在首位。通過各種數(shù)據(jù)分析對比節(jié)約成本，整改降耗，同時開展節(jié)鋼、節(jié)水、節(jié)電、節(jié)油為重點(diǎn)的節(jié)約工作，牢固樹立電力企業(yè)節(jié)約意識，使資源高效循環(huán)利用，促進(jìn)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

五、電力企業(yè)利用會計檔案管理取得的成果

迄今為止，南方電網(wǎng)公司創(chuàng)造性地運(yùn)用會計檔案的相關(guān)數(shù)據(jù)，取得了不俗的成績o，

(一)利用檔案資源，多方面為企業(yè)提供有力證據(jù)。有效地挽回了經(jīng)濟(jì)損失

從2006年初開始，陸續(xù)開展預(yù)算執(zhí)行檢查，逐個單位跟蹤，逐個指標(biāo)落實(shí)，確保完成全年資產(chǎn)經(jīng)營任務(wù)。有計劃地安排已完工項(xiàng)目貸款提前還貸，壓減利息支出3000萬元，緩解了融資成本上升的壓力。

2003年，廣西送變電建設(shè)公司經(jīng)審理的案件在2004年已全部結(jié)案并進(jìn)入執(zhí)行階段，公司訴玉林市某工行分理處存單糾紛一案為公司挽回經(jīng)濟(jì)損失85.6萬元；公司訴玉林某農(nóng)村信用社存單糾紛一案為公司挽回經(jīng)濟(jì)損失85萬元；公司訴中國農(nóng)業(yè)銀行南寧某分理處存單糾紛一案為公司挽回經(jīng)濟(jì)損失50萬元；公司鐵塔廠在與甘肅省天水市鍛壓機(jī)床廠改造合同糾紛一案中運(yùn)用調(diào)解手段維權(quán)，與對方達(dá)成和解協(xié)議，妥善解決了糾紛。

(二)經(jīng)營管理水平不斷提高，效益穩(wěn)步增長

南方電網(wǎng)公司電價工作取得了新的突破，改善了經(jīng)營環(huán)境。全面預(yù)算管理繼續(xù)深化，經(jīng)濟(jì)活動分析質(zhì)量得到不斷提高，加強(qiáng)了對基建成本、購電成本和可控供電成本的管理。因購電結(jié)構(gòu)優(yōu)化，公司平均購電單價下降了15.33元／千千瓦時，可控供電單位成本比預(yù)算下降了2.67元／千千瓦時。出臺了《“十一五”節(jié)能降損綱要》，繼續(xù)強(qiáng)化線損管理，全網(wǎng)綜合線損率為7.16％，比年度計劃指標(biāo)低0.2個百分點(diǎn)。2006年上半年，公司實(shí)現(xiàn)售電量1788.7億千瓦時，同比增長13.2％，應(yīng)收電費(fèi)余額比上年同期減少9.9億元。公司在全球500強(qiáng)企業(yè)中排名上升了50位，列第266位。

(三)南方電網(wǎng)公司配合廣西壯族自治區(qū)經(jīng)委、物價局出臺了豐水期低谷時段優(yōu)惠電價政策。開拓低谷用電市場

有60萬～80萬千瓦的停機(jī)負(fù)荷重新開機(jī)生產(chǎn)，拉動低谷平均負(fù)荷增加30萬千瓦。重點(diǎn)跟蹤的273家企業(yè)開機(jī)負(fù)荷達(dá)到253萬千瓦，開機(jī)率達(dá)74.2％。恢復(fù)了業(yè)擴(kuò)緊急金，從第一期資金的使用情況看，對開拓居民、商業(yè)、非普等優(yōu)質(zhì)用戶市場，解決局部配網(wǎng)卡脖子問題發(fā)揮了較好的作用。公司抓住國家實(shí)施第二輪煤電價格聯(lián)動政策的機(jī)遇，配合物價部門制訂了廣西煤電價格聯(lián)動方案，疏導(dǎo)電網(wǎng)輸配電價矛盾。從2006年7月1日起，銷售電價平均提高3.33分／千瓦時，較好地解決了電網(wǎng)建設(shè)還本付息、來賓BOT電廠新增電費(fèi)和國家出臺優(yōu)惠電價造成的電費(fèi)缺口。重新修訂內(nèi)部經(jīng)營責(zé)任制，實(shí)施新的量價結(jié)合，更注重市場差異的內(nèi)部經(jīng)營責(zé)任制考核，調(diào)動供電局開拓市場、提高效益的積極性。開展市場調(diào)研，分析電價調(diào)整帶來的影響，為下半年?duì)I銷工作做好準(zhǔn)備。

六、加強(qiáng)電力企業(yè)會計檔案管理工作的措施

(一)進(jìn)一步完善企業(yè)會計檔案管理制度實(shí)施細(xì)則

電力企業(yè)財務(wù)部門要結(jié)合本單位會計電算化的特點(diǎn)和實(shí)際情況，按照財政部《會計檔案管理辦法》制定適合本單位的會計檔案管理制度實(shí)施細(xì)則。對會計檔案的收集、整理、鑒定、編目、銷毀和有效利用等形成一整套的實(shí)施細(xì)則規(guī)章制度。定期對會計電算化系統(tǒng)產(chǎn)生的會計憑證、會計賬簿、會計報表、收費(fèi)報表、系統(tǒng)日志等數(shù)據(jù)用統(tǒng)一紙質(zhì)打印裝訂成冊并進(jìn)行存檔，這種管理方法與傳統(tǒng)的會計檔案管理方式相一致。計算機(jī)打印的會計賬簿應(yīng)填制賬簿啟用表和科目目錄，賬簿封面要填寫賬簿名稱和單位名稱，對賬簿、報表還要打印頁碼，認(rèn)真做好會計檔案立卷工作，并根據(jù)會計檔案管理辦法要求，填寫案卷目錄和卷內(nèi)文件目錄。還應(yīng)設(shè)置專職會計檔案管理崗位，由專人負(fù)責(zé)向公司檔案室移交會計檔案，在交接時要認(rèn)真清點(diǎn)，保證歸檔數(shù)量準(zhǔn)確，確保會計檔案安全完整。應(yīng)對計算機(jī)環(huán)境中形成的會計檔案實(shí)行多備份：一是采用在專用計算機(jī)上進(jìn)行電子檔案備份；二是在磁盤、光盤上進(jìn)行電子檔案備份；三是對電子會計檔案進(jìn)行異地備份，以防發(fā)生事故時使會計檔案盡失。同時還應(yīng)將制定的管理制度，特別是要形成電子會計檔案的管理制度，推行電子檔案與多套保管制度，對所有

備份的電子會計檔案數(shù)據(jù)以最優(yōu)質(zhì)的光盤刻錄備份，從而保證數(shù)據(jù)的實(shí)體和信息安全。

(二)加強(qiáng)會計檔案管理的硬件投入

電力企業(yè)存放電子會計檔案的場所，應(yīng)具有防塵、防磁、防潮等必備的硬件條件，接收入庫的會計電算化檔案要裝入特制的軟件盒中，軟件盒須放在特制的防磁檔案柜內(nèi)，對電子信息的歸檔、立卷、查詢等建立明確的程序和授權(quán)批準(zhǔn)制度。為保證電子會計檔案信息的安全，要制定防范計算機(jī)病毒的措施，防止計算機(jī)病毒造成電算化信息的重大損失。由于目前會計核算系統(tǒng)多采用局域網(wǎng)形成，病毒容易從外來軟盤或光盤的渠道帶來。因此，企業(yè)要加強(qiáng)計算機(jī)系統(tǒng)管理，對一般操作人員的計算機(jī)一律去掉軟驅(qū)和光驅(qū)，所有需安裝的軟件都必須由系統(tǒng)管理員執(zhí)行，從根本上解決病毒的威脅。

(三)加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)。提高會計檔案管理水平

領(lǐng)導(dǎo)重視是搞好會計檔案管理工作的重要前提和關(guān)鍵，只有建立和落實(shí)各級會計檔案管理工作責(zé)任制，明確各人職責(zé)，才能使會計檔案收集、歸檔、保管等工作得到落實(shí)。企業(yè)在會計檔案管理人員聘用上，要從整體利益出發(fā)，不拘一格，擇優(yōu)選聘，把好會計檔案管理人員人口關(guān)。要將那些有責(zé)任心、有耐心、有經(jīng)驗(yàn)、有專長、業(yè)務(wù)能力強(qiáng)的會計人員選聘到會計檔案管理崗位。通過他們良好的職業(yè)道德和敬業(yè)精神，提高會計檔案管理水平。對會計檔案管理人員設(shè)立獎懲措施，獎勤罰懶，使物質(zhì)獎勵、精神獎勵與相應(yīng)處罰同步，鼓勵會計檔案管理人員積極參與相關(guān)業(yè)務(wù)知識的學(xué)習(xí)，堅(jiān)持崗前培訓(xùn)，合格上崗。通過競爭激勵機(jī)制的引入，使會計檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平、綜合素質(zhì)始終處于動態(tài)的發(fā)展過程，促使會計檔案管理人員安于并樂于從事會計檔案管理工作。同時，檔案部門和財務(wù)部門要聯(lián)合起來，組織會計人員學(xué)習(xí)《會計檔案管理辦法》和本企業(yè)的會計檔案管理制度，使每位會計人員認(rèn)識到會計檔案和會計檔案管理的重要性，保證會計檔案歸檔前各項(xiàng)工作的完成質(zhì)量。對會計檔案的使用要嚴(yán)格借閱手續(xù)制度和使用權(quán)限制度。電子會計檔案信息未經(jīng)單位負(fù)責(zé)人同意，嚴(yán)禁拷貝給其他單位或個人，會計數(shù)據(jù)盤片不得帶出檔案室。另外，對存儲會計檔案信息的盤片應(yīng)定期檢查，防止出現(xiàn)人為或自然損壞等問題，以免造成電子會計檔案信息的丟失。

(四)加強(qiáng)會計檔案利用工作

篇5

關(guān)鍵詞：核算；預(yù)算；資金管理

1 財會機(jī)構(gòu)搭建

1.1 組織架構(gòu)建設(shè)

財會部的組織架構(gòu)建設(shè)應(yīng)與部門職能相適應(yīng)，財務(wù)會計部主要工作職能包括會計核算、預(yù)算管理、資金管理、稅務(wù)管理、票據(jù)及檔案管理等。在人員配備上，考慮企業(yè)內(nèi)部控制，防范風(fēng)險要求，要注意不相容崗位分離原則。比如：出納人員與核算、檔案管理人員不得兼崗；印鑒保管、支票保管相分離；會計人員與審計人員分崗等原則。

1.2 人員配備

財會部門從業(yè)人員應(yīng)取得會計從業(yè)資格證，有相應(yīng)的上崗資格。對于財務(wù)負(fù)責(zé)人的任職資格進(jìn)行能力、品質(zhì)雙方面的詳細(xì)要求，子、分公司或辦事處的財務(wù)負(fù)責(zé)人往往實(shí)行上級機(jī)構(gòu)委派，由上級機(jī)構(gòu)進(jìn)行垂直領(lǐng)導(dǎo)，對工作績效進(jìn)行評價并與薪酬掛鉤。

1.3 人員專業(yè)培訓(xùn)

財會人員到崗后，應(yīng)結(jié)合公司實(shí)際工作組織專業(yè)培訓(xùn)。并對工作實(shí)務(wù)細(xì)則進(jìn)行詳細(xì)講解，強(qiáng)調(diào)財經(jīng)紀(jì)律，明確崗位職責(zé)與分工。隨著工作的有序展開，財會人員的培訓(xùn)工作應(yīng)該常態(tài)化，定期化，可以采用自我學(xué)習(xí)與集中培訓(xùn)相結(jié)合的方式，引導(dǎo)財會人員不斷更新專業(yè)知識，提升專業(yè)技能。

1.4 軟硬件安裝調(diào)試

財會部應(yīng)配備符合要求的檔案保管場所、帶鎖文件柜及保險柜、驗(yàn)鈔機(jī)、裝訂機(jī)等常用設(shè)施，其中檔案室與保險柜還應(yīng)該考慮防盜安全等因素。檔案室建立管理制度，不允許隨意出入，調(diào)閱檔案需要辦理登記審批手續(xù)，并作紙質(zhì)書面記載。財會人員按人配備專用電腦，并安裝調(diào)試財務(wù)核算系統(tǒng)相關(guān)軟件，同時安裝防火墻與殺毒軟件。

2 核算制度的建立

2.1 企業(yè)會計制度的草擬

國家出臺了統(tǒng)一的會計制度，但在會計估計、計量與核算方法上很多需要企業(yè)自主選擇與確定。并且為保證核算口徑的一致性，這些標(biāo)準(zhǔn)一旦確定往往不能隨意變更，所以需要企業(yè)財會部門在籌備期就深入思考，仔細(xì)研究企業(yè)的經(jīng)營特點(diǎn)，秉承謹(jǐn)慎原則，合理地計量收入與成本。建立符合企業(yè)自身特點(diǎn)的會計制度與財務(wù)管理制度。

2.2 相關(guān)核算科目的建立

企業(yè)會計制度明確后，按具體細(xì)則，企業(yè)需要在國家統(tǒng)一的核算科目中選擇適用的會計科目進(jìn)行建賬。一級會計科目即總賬科目必須符合會計制度統(tǒng)一要求，進(jìn)行選擇啟用，明細(xì)科目可以按企業(yè)需求自行設(shè)計，并按不同要求進(jìn)行層級的細(xì)分，同時選用適用的編碼規(guī)則對各層級科目進(jìn)行編碼，確保編碼總體設(shè)計統(tǒng)一性，與單個科目編碼的唯一性，便于后序進(jìn)行系統(tǒng)設(shè)置。

2.3 系統(tǒng)設(shè)置

包括操作員權(quán)限設(shè)置，密碼安全設(shè)置，系統(tǒng)內(nèi)核算部門、總賬、明細(xì)賬設(shè)置等等。需要強(qiáng)調(diào)的是對系統(tǒng)安全的重視，對操作員密碼的安全維護(hù)，這是確保企業(yè)信息不外泄的重要手段。同時，軟件核算系統(tǒng)里的部門設(shè)置不需要與行政部門設(shè)置一致，這里的設(shè)置往往是考慮企業(yè)管理需求。比如，成本管理中心與利潤管理中心。過細(xì)的設(shè)置會增加不必要的工作量與人力成本，過粗的設(shè)計往往不能完成企業(yè)管理的目的，平衡兩者，合理規(guī)范，往往是優(yōu)秀設(shè)計方案的基本思路。

2.4 報表模型的建立

籌備期需要建立的報表模型不僅僅包括國家財政部規(guī)定的會計報表，更多的是要考慮經(jīng)營期實(shí)現(xiàn)企業(yè)管理目標(biāo)需要上報的數(shù)據(jù)與信息所采用的內(nèi)部管理報表。在建立報表模型時，有二個問題需要考慮，一是報表模型的適用性與目的性；另一點(diǎn)是如何利用軟件系統(tǒng)功能，實(shí)現(xiàn)賬務(wù)系統(tǒng)與報表系統(tǒng)的關(guān)聯(lián)，自動抽取報表中的數(shù)據(jù)，既能提高效率，也能減少差錯問題的產(chǎn)生。各類報表在正式報送前要進(jìn)行必要的檢查、核對，保證數(shù)據(jù)真實(shí)、準(zhǔn)確，報表間的鉤稽關(guān)系正確。同時必須確保報表的報送時間，確保數(shù)據(jù)及時性、有用性。

3 預(yù)算管理

3.1 預(yù)算額度管理

為節(jié)約開支，提高投入產(chǎn)出，新籌單位的所有費(fèi)用開支（包括籌建期費(fèi)用）應(yīng)納入預(yù)算管理。籌建期初始，財務(wù)會計部需要按各單位實(shí)際需求計算匯總擬定預(yù)算草案，上報企業(yè)管理層。經(jīng)管理層討論通過后，財會人員按批示內(nèi)容對預(yù)算進(jìn)行分解，并將分解后的預(yù)算指標(biāo)下發(fā)各預(yù)算執(zhí)行單位參照執(zhí)行。

財務(wù)會計部需要做好預(yù)算的執(zhí)行與控制事項(xiàng)，及時動態(tài)地監(jiān)測預(yù)算執(zhí)行情況，分析預(yù)算執(zhí)行偏差及原因，定期以報表形式上報管理當(dāng)局，以供決策參考。

自籌建初期，財會部就應(yīng)該宣導(dǎo)預(yù)算的嚴(yán)肅性，嚴(yán)格控制成本費(fèi)用開支，不得超預(yù)算；如有特殊情況需預(yù)算外開支，必須報經(jīng)企業(yè)管理當(dāng)局審批。

3.2 費(fèi)用開支控制

要將預(yù)算管控落到實(shí)處，很重要的是嚴(yán)格審核關(guān)。對于每一筆費(fèi)用開支，必須完成有效的審批流程，經(jīng)過相關(guān)授權(quán)簽批人簽字同意。費(fèi)用開支前，必須確認(rèn)該筆開支是否在預(yù)算內(nèi)，如無預(yù)算必須履行超預(yù)算簽批程序。如在預(yù)算內(nèi)，經(jīng)辦人必須取得真實(shí)反映開支內(nèi)容的正規(guī)發(fā)票或相關(guān)票據(jù)，并填制報銷單，履行相關(guān)審批程序。其中大額開支需按有效授權(quán)單獨(dú)審批。實(shí)行預(yù)算歸口管理的開支項(xiàng)目，還必須經(jīng)歸口管理部門簽署意見。

4 資金管理

4.1 賬戶開立

企業(yè)籌建期可以先開設(shè)一個臨時銀行賬戶。賬戶開設(shè)后，應(yīng)及時購買支票等銀行票據(jù)，保證資金使用的需要。銀行票據(jù)使用時需做好記錄，詳細(xì)登記每次購買的起訖號碼，票據(jù)領(lǐng)用人、付款單位名稱、付款金額、出票日期等要素，作廢的銀行票據(jù)需剪號登記。

4.2 資金管理制度建設(shè)

為完善內(nèi)控，降低風(fēng)險，企業(yè)應(yīng)明確現(xiàn)金、銀行存款由專人管理，日清月結(jié)，并建立定期稽查、現(xiàn)金盤庫制度。應(yīng)結(jié)合國家有關(guān)規(guī)定制定細(xì)則明確現(xiàn)金支付范圍，禁止坐支，嚴(yán)禁違紀(jì)挪用的現(xiàn)象。資金量大的企業(yè)建議實(shí)行收支兩條線管理方式，按日上報資金報表。

財會部要根據(jù)企業(yè)運(yùn)營情況，匯總編制資金計劃。并根據(jù)資金實(shí)際占用情況和資金使用動態(tài)，及時辦理資金籌措、調(diào)度和清償工作，并考核資金使用效果。負(fù)責(zé)匯總、分析、編制公司資金來源運(yùn)用表和差異分析報告，并定期上報，確保企業(yè)資金的正常運(yùn)行。

企業(yè)正式營業(yè)后要注意及時刻制印簽章，包括部門章、財務(wù)專用章、發(fā)票專用章、現(xiàn)金銀行收付訖日期章。印簽章的領(lǐng)用要有領(lǐng)用記錄，并由專人放入保險箱保管。銀行預(yù)留印鑒更要實(shí)行分人保管，以便降低風(fēng)險。

需要使用網(wǎng)銀的企業(yè)，還須注意付款和復(fù)核分人管理。按金額大小設(shè)置不同層級的授權(quán)。要求網(wǎng)銀使用者妥善保管網(wǎng)銀盾，定期更換密碼。對使用網(wǎng)銀的電腦安裝防火墻及殺毒系統(tǒng)。

5 稅務(wù)管理

5.1 稅務(wù)登記

新設(shè)機(jī)構(gòu)財務(wù)會計部應(yīng)在新設(shè)機(jī)構(gòu)取得營業(yè)執(zhí)照后積極辦理稅務(wù)登記。

企業(yè)應(yīng)按屬地原則去相應(yīng)的稅務(wù)機(jī)關(guān)辦理開戶登記事宜，并請稅務(wù)經(jīng)辦人員進(jìn)行稅種核定，以便及時申報繳納。

5.2 發(fā)票管理

辦稅財會人員應(yīng)按稅務(wù)管理辦法及時申購發(fā)票，并按份清點(diǎn)，在開票系統(tǒng)內(nèi)進(jìn)行發(fā)票分發(fā)。并嚴(yán)格發(fā)票的管理制度，尤其是增值稅專用發(fā)票，視同現(xiàn)金進(jìn)行管理。對發(fā)票的開具、作廢、繳銷均按有關(guān)規(guī)定辦理，并登記明細(xì)臺賬。嚴(yán)禁虛開等違規(guī)事項(xiàng)的產(chǎn)生。

6 檔案管理

籌建期會計檔案與其他會計檔案一樣，均須按國家財政部及檔案局的《會計檔案管理辦法》進(jìn)行裝訂存檔，做好財務(wù)資料、文件、記錄的整理、保管和定期歸檔工作。按規(guī)定的年限進(jìn)行保存。調(diào)閱、外借均須按規(guī)定辦理相應(yīng)的審批手續(xù)。為確保檔案的使用價值，財會檔案必須真實(shí)、完整、規(guī)范。

在這一環(huán)節(jié)中，非常容易忽視的是電子檔案的建立。隨著各單位電算化核算的普及，傳統(tǒng)的手工檔案保管往往已不能滿足需要。現(xiàn)代財會部門必須著眼現(xiàn)實(shí)與未來，及時地建立相應(yīng)的電子檔案，既是對數(shù)據(jù)安全的備份保證，也能確保未來大數(shù)據(jù)分析的需求。

篇6

關(guān)鍵詞：老年大學(xué)示范校檔案管理

檔案是指在社會實(shí)踐中，由組織或個人所形成的有價值的、真實(shí)的、記錄完整的、形式多樣化的歷史性信息資源。其最基本的內(nèi)涵就是真實(shí)再現(xiàn)歷史。學(xué)校檔案管理是學(xué)校發(fā)展的重要寶庫，檔案管理的科學(xué)規(guī)范性、標(biāo)準(zhǔn)合理性可以有效提高學(xué)校的工作效率，完善學(xué)校的教學(xué)改革，促進(jìn)學(xué)校的整體發(fā)展進(jìn)步。老年大學(xué)的檔案管理工作也是幫助學(xué)校實(shí)現(xiàn)規(guī)范性管理的重要衡量標(biāo)準(zhǔn)。做好檔案管理工作，可以使領(lǐng)導(dǎo)決策更具科學(xué)性，學(xué)校教學(xué)更鮮明具體，具有一定的現(xiàn)實(shí)意義和將長久的深淵價值。因此，對老年大學(xué)的檔案管理進(jìn)行探討研究很有必要。

一、正確認(rèn)識老年大學(xué)檔案管理

在對老年大學(xué)檔案的管理工作中，首先我們要對檔案工作有個明確的認(rèn)識，檔案工作與啟迪決策、留檔存史、有效進(jìn)行管理休戚相關(guān)，是科學(xué)管理老年大學(xué)的重要方面之一。大學(xué)檔案是隨著大學(xué)創(chuàng)辦的過程而產(chǎn)生的，不僅記錄了個人的大學(xué)成長經(jīng)歷，也是對學(xué)校的教學(xué)活動、人動以及社會活動的真實(shí)再現(xiàn)，能保證真實(shí)性。大學(xué)檔案是對歷史活動的記錄，在作為有效憑證的同時，還保存有各種錄音、音像文件，部分重要的手稿、重要文件和印章等，這些重要文件的留檔具有一定的憑證作用，且可靠真實(shí)。而且，契約、合同的本身就是做憑證使用，大學(xué)檔案讓其作用更加突出。檔案，是學(xué)校從中總結(jié)教學(xué)規(guī)律，整理經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，為學(xué)校當(dāng)前和未來更好的發(fā)展提供經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，促進(jìn)學(xué)校實(shí)現(xiàn)更好的發(fā)展。由此可見，在學(xué)校工作中，檔案管理是其重要的工作內(nèi)容，需要得到一定的關(guān)注，因此要重視檔案室的軟硬件設(shè)備建設(shè)，要求檔案記錄管理員遵循實(shí)事求是的工作原則，對學(xué)校檔案做好整理和保管工作，履行好自己的工作職責(zé)，讓歷史以最真實(shí)的樣子展現(xiàn)給大家和后人。要培養(yǎng)檔案管理者和學(xué)校教職工的檔案意識，充分發(fā)揮檔案在大學(xué)建設(shè)中的積極作用。

二、大學(xué)檔案管理的注意事項(xiàng)

（一）資料收集積累要常態(tài)化

老年大學(xué)檔案文件歸檔的創(chuàng)辦，第一步驟要求有完善的資料收集系統(tǒng)。針對資料收集要進(jìn)行一定時間的積累。針對學(xué)校教學(xué)的資料進(jìn)行完整的資料整理。針對老年大學(xué)中的課程教學(xué)，教學(xué)視頻，課件。在教學(xué)實(shí)踐中的活動資料，進(jìn)行按計劃的歸納整理與總結(jié)。對活動中較小的細(xì)節(jié)與未來得及整理的在事后進(jìn)行歸納總結(jié)。爭取做到老年大學(xué)中的大小事務(wù)都要有明確記錄。并且保證資料的完整性與安全性。老年大學(xué)的資料主要要遵循下列四個方面進(jìn)行收集與整理。一是主要針對辦學(xué)設(shè)施、辦學(xué)內(nèi)容進(jìn)行統(tǒng)計整理，學(xué)校資產(chǎn)，設(shè)備數(shù)量，師資力量，資產(chǎn)總額。學(xué)校面向方向等。二是針對校內(nèi)的管理措施進(jìn)行系統(tǒng)統(tǒng)計，班級，課程，人員，校院領(lǐng)導(dǎo)，崗位職責(zé)等進(jìn)行統(tǒng)計。針對各種文檔與文件，進(jìn)行安全的歸納與整理。對日常的學(xué)校簡報等進(jìn)行梳理記錄，針對學(xué)校財務(wù)支出要進(jìn)行專人專管，針對學(xué)生檔案，教學(xué)課堂的教學(xué)視頻進(jìn)行錄制整理。對校園文化的保護(hù)，教師資料的整理。學(xué)校特色課程的歸納等三是針對辦學(xué)成果進(jìn)行整理。針對各類事件進(jìn)行總結(jié)，展示，獲獎獎品，獲獎感言等。針對課外學(xué)習(xí)的部分要認(rèn)真收集整理，針對發(fā)生的突出表現(xiàn)，如好人好事，見義勇為等，進(jìn)行詳細(xì)記錄。針對師資力量的展示。基層辦學(xué)等項(xiàng)目進(jìn)行歸納總結(jié)。四是針對示范指導(dǎo)的，校外拓展的事跡要進(jìn)行跟蹤記錄。如宣傳學(xué)校政策，辦理教學(xué)觀摩會。

（二）資料分類歸檔要標(biāo)準(zhǔn)化

檔案分類管理可以為后續(xù)的檔案管理工作提供很大的方便，具體的分類有：文字檔案、圖表檔案、照片影像檔案、電子檔案等基本的分類。檔案進(jìn)行歸檔前，要對所收集的各項(xiàng)資料進(jìn)行基本的價值判定，這個鑒定有利于檔案的保存質(zhì)量，對于今后工作中的檔案查詢等有著積極作用。檔案的價值鑒定能夠決定每一份檔案文件的去留，從立案文書到后期管理，始終灌輸在整個的檔案管理的過程當(dāng)中。檔案工作管理人員，應(yīng)當(dāng)有著自覺、明確的檔案管理意識，加強(qiáng)專業(yè)鑒賞能力，提高專業(yè)技能，掌握鑒定方法，更好地保證檔案的質(zhì)量。在進(jìn)行檔案分檔管理的過程中，一定要有明確的工作目標(biāo)，有計劃、有層次、有主次順序的開展檔案整理工作。在學(xué)年末，要將前期的檔案材料，嚴(yán)格按照國家或當(dāng)?shù)乩夏甏髮W(xué)協(xié)會的“評估細(xì)則”和“指標(biāo)要求”進(jìn)行分類歸檔、裝訂、保存，建立有價值的檔案管理資源庫，從而更好的實(shí)現(xiàn)檔案管理的價值和積極意義。

（三）資料編目管理要規(guī)范化

老年大學(xué)的檔案要規(guī)范化，整理的便捷化，要讓檔案方便查閱。便捷調(diào)出其中的卷宗。要對整理的檔案分期或不分期進(jìn)行審查，對整理的檔案進(jìn)行編號整理，對不同類型的文件進(jìn)行歸類，針對上級下發(fā)的重要文件等，進(jìn)行一定的特殊存放。對整理好的卷宗進(jìn)行標(biāo)示，如，講檔案表皮進(jìn)行檔案整理。針對卷內(nèi)目錄進(jìn)行明確標(biāo)示，做出內(nèi)容相符的卷內(nèi)目錄。針對不同內(nèi)容的文章進(jìn)行裝訂。標(biāo)明明確的日期，文件的大致內(nèi)容等，對印刷進(jìn)行一定格式的排版。對查閱人有一定的友好性。在檔案管理上也要進(jìn)行一定的安全責(zé)任制度，針對檔案存放要做到專人專管，對檔案室進(jìn)行系統(tǒng)的，科學(xué)的存放布置。存放地點(diǎn)要注意防水，防潮，防盜，防蟲等多項(xiàng)保護(hù)措施。對于有條件的，進(jìn)行一定的電子排擋，進(jìn)行電子目錄存放。更加便于查閱者進(jìn)行翻閱查找。

三、結(jié)語

在老年大學(xué)中，各項(xiàng)管理工作雖然瑣碎卻十分重要，特別是老年檔案管理，在學(xué)校工作中占據(jù)著十分重要的地位。想要進(jìn)一步提高老年大學(xué)的工作效率和管理成效，需要全校師生共同樹立檔案管理意識，重視檔案管理工作，不斷完善各項(xiàng)管理制度，并將現(xiàn)代信息化技術(shù)融入檔案管理中，借助現(xiàn)代科技更好的實(shí)現(xiàn)檔案管理，使其呈現(xiàn)更好的發(fā)展。總而言之，檔案管理作為老年大學(xué)不可或缺的重要組成部分，只有不斷的改進(jìn)管理制度，提高管理人員的專業(yè)性和積極性，不斷加強(qiáng)更新檔案管理的方式，才能更好的提高檔案的管理水平，更好的服務(wù)于老年大學(xué)發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

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會計委派制是由政府部門和產(chǎn)權(quán)管理部門以所有者身份，委派會計代表政府和產(chǎn)權(quán)管理部門監(jiān)督國有單位或集體企業(yè)資產(chǎn)經(jīng)營和財務(wù)管理的一種制度。實(shí)行會計委派制度是我國會計管理工作中的新生事物，是對傳統(tǒng)會計管理體制的重大改革。行政事業(yè)單位會計委派制有兩種形式，一種叫“會計委派直接管理”，另一種叫“財務(wù)集中制”。

1． “會計委派直接管理”形式。即以地方政府的名義向所屬的行政事業(yè)單位直接委派會計人員。在這種形式下，委派對象大多是單位的財會負(fù)責(zé)人、主管會計，管理方式大多采用直接管理，即對會計人員的人事檔案、職務(wù)晉升、工作調(diào)動等實(shí)行集中統(tǒng)一管理，會計人員獨(dú)立，并實(shí)行在單位之間定期輪崗制度。

2． “財務(wù)集中制”形式。即在基層成立行政事業(yè)單位財務(wù)會計核算中心，在保持各單位資金所有權(quán)、使用權(quán)，財務(wù)自主權(quán)、審批權(quán)不變的前提下，各單位不再設(shè)置會計機(jī)構(gòu)，不配備會計人員，只設(shè)報賬員，將招考來的會計的行政關(guān)系等轉(zhuǎn)到核算中心，割斷了會計人員與其服務(wù)單位的人事隸屬關(guān)系和經(jīng)濟(jì)利益關(guān)系，將會計核算權(quán)從單位行政管理權(quán)分離出來，取消各單位銀行賬戶，統(tǒng)一進(jìn)行會計核算、報送財務(wù)報告，保管會計檔案等財務(wù)活動，實(shí)行“集中管理，分戶核算”，融會計服務(wù)與監(jiān)督管理為一體。委托單位資金的所有權(quán)、審批權(quán)、使用權(quán)不變，委托單位有權(quán)向會計核算中心查詢本單位的財務(wù)狀況、資金結(jié)余等情況。核算中心是在雙方簽訂的委托書所授權(quán)的范圍內(nèi)對單位資金享有財務(wù)核算權(quán)和資金使用的監(jiān)督權(quán)，無支配和使用權(quán)。

目前，會計委派制下會計檔案管理的現(xiàn)狀大致是：一、委派會計受財政部門委派，直接到行政事業(yè)單位進(jìn)行會計工作，所形成的會計檔案由委派會計整理立卷，會計檔案實(shí)體仍在原單位保存，即保持了原單位全宗的完整性。但這種模式到了基層，特別是鄉(xiāng)村一級，會計檔案管理方式卻發(fā)生了變化。各村的財務(wù)全部由鄉(xiāng)鎮(zhèn)的委派會計統(tǒng)一核算、報賬，各村形成的會計檔案也集中在鄉(xiāng)鎮(zhèn)統(tǒng)一管理，不再向各村返回會計檔案。二、會計集中核算地區(qū)或部門，在會計核算中心形成的會計檔案由核算中心進(jìn)行整理、歸檔、保管、提供利用。這其中，有的核算中心將委派單位的會計檔案暫保管一年后向委托單位返回；有的則不按《會計檔案管理辦法規(guī)定》及時向委托單位返回，而是自行保管。由于會計核算中心是新成立的機(jī)構(gòu)，大多是租用或騰出幾間房當(dāng)做辦公的地方，辦公用房十分緊張，報銷、辦公擠在一起，沒有專門的會計檔案庫房和專門的檔案員，加之各單位的報賬人員頻繁往來，環(huán)境嘈雜，十分不利于檔案的安全保管，其形成的會計檔案也基本沒有規(guī)范整理，混亂堆放在柜子里。

綜上所述，不難看出會計委派制下的會計檔案管理仍存在一些問題，其主要表現(xiàn)為：

1． 有的會計核算中心沒有或不及時向委托單位移交會計檔案。這不符合《檔案法》特別是《會計檔案管理辦法》的規(guī)定。《會計檔案管理辦法》第六條明確指出：“當(dāng)年形成的會計檔案，在會計年度終結(jié)后，可暫由會計機(jī)構(gòu)保管一年，期滿之后，應(yīng)當(dāng)由會計機(jī)構(gòu)編制移交清冊，移交本單位檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管”。會計核算中心成立后形成的會計檔案是委托單位委托被委托單位進(jìn)行會計核算而形成的，盡管會計檔案的實(shí)體由于保管單位的變更而變更，但他的所有權(quán)仍是委托單位，屬于委托單位全宗的一個門類，應(yīng)當(dāng)保持一個單位全宗的完整性和連續(xù)性。

2． 紙質(zhì)會計檔案與存儲會計數(shù)據(jù)的磁介質(zhì)檔案沒有同步歸檔。會計工作由傳統(tǒng)的手工記賬形式到運(yùn)用電子計算機(jī)形式記賬，會計核算形式發(fā)生了變化，財政部頒發(fā)的《會計電算化工作規(guī)范》第四章第七條明確指出：“電算化會計檔案，包括存儲在計算機(jī)硬盤中的會計數(shù)據(jù)、其他磁性介質(zhì)或光盤存儲的會計數(shù)據(jù)和計算機(jī)打印出來書面形式的會計數(shù)據(jù)。”《會計基礎(chǔ)工作規(guī)范》第四十五條規(guī)定：“實(shí)行會計電算化的單位，有關(guān)電子數(shù)據(jù)、會計軟件資料等應(yīng)當(dāng)作為會計檔案進(jìn)行管理。”然而實(shí)際工作中，會計委派制核算的地區(qū)或部門，基本都實(shí)行了電算化會計，形成大量的磁介質(zhì)會計檔案都保存在會計核算中心，即便是定期向委托單位移交會計檔案的核算中心，也只移交紙質(zhì)會計檔案。轉(zhuǎn)貼于

3． 會計工作與會計檔案管理相脫節(jié)。會計檔案是會計核算的產(chǎn)物，它產(chǎn)生于會計業(yè)務(wù)工作中，是會計工作的延伸，也是會計工作的終結(jié)。但在實(shí)際工作中，會計委派制管理下的會計人員對會計業(yè)務(wù)非常熟練，經(jīng)常參加會計業(yè)務(wù)的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，但對檔案知識，特別是對會計檔案規(guī)范化整理標(biāo)準(zhǔn)知之甚少，也沒有參加過會計檔案管理的培訓(xùn)與學(xué)習(xí)。各單位普遍重會計業(yè)務(wù)，輕會計檔案管理。在各單位制定的會計制度中突出強(qiáng)調(diào)了會計業(yè)務(wù)，卻忽視制訂詳細(xì)的具有可操作性的會計檔案管理制度，沒有把會計檔案的規(guī)范化管理納入會計人員崗位職責(zé)中。在會計人員上崗前，沒有邀請檔案專業(yè)人員講授會計檔案管理的基本知識與操作技能，造成會計檔案整理質(zhì)量不高，封面內(nèi)容填寫不全，裝訂不整齊，有的分類、排列不規(guī)范，無目錄等現(xiàn)象，使整理出的會計檔案沒有達(dá)到規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)，更談不上科學(xué)管理。

4． 財政部門與檔案行政管理部門缺乏必要的溝通與合作。由于會計委派制是近些年來新型的管理模式，其業(yè)務(wù)主要接受同級財政部門的監(jiān)管。然而從其成立至今，無論財政部門還是檔案部門都沒有對新管理模式下會計檔案的管理作出具體的要求和規(guī)定，檔案部門也沒有主動地介入其中進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)與監(jiān)督。財政部門只管會計業(yè)務(wù)規(guī)范與否，而對會計檔案規(guī)范與否少有問津，使會計委派制下的會計檔案基本屬于“失控”狀態(tài)。

5． 會計檔案管理制度亟待完善。制度不健全勢必造成管理無章可循。不少會計核算中心并沒有制定較為完善的會計檔案立卷、歸檔、保管等制度，對會計檔案的歸檔范圍、歸檔時間，整理標(biāo)準(zhǔn)，移交等問題沒有作出具體的可操作性強(qiáng)的規(guī)定。只突出強(qiáng)調(diào)了會計業(yè)務(wù)工作，忽視了會計檔案管理，沒有把會計檔案規(guī)范化管理納入會計人員崗位責(zé)任制中，也沒有配備專人管理會計檔案。

針對會計管理體制的改革給會計檔案管理帶來的上述問題，筆者認(rèn)為，應(yīng)做好以下幾個方面的工作：

1． 加強(qiáng)會計檔案管理，理順會計檔案管理體制。實(shí)行委派制管理的會計檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照《檔案法》、《會計法》、《會計檔案管理辦法》等有關(guān)規(guī)定，明確會計檔案的所有權(quán)是委托單位，將委托單位的會計檔案整理規(guī)范，在核算中心暫保管一年，期滿后編制會計檔案的案卷目錄，連同打印出的紙質(zhì)會計檔案和存儲會計數(shù)據(jù)的磁介質(zhì)會計檔案，向委托單位的檔案機(jī)構(gòu)移交。

2． 加強(qiáng)會計人員崗位培訓(xùn)，提高會計檔案的案卷質(zhì)量。會計人員是會計檔案整理的第一責(zé)任人。會計人員對會計檔案規(guī)范化整理的熟知、熟練程度，決定了會計檔案案卷質(zhì)量的高低。因此，必須將會計檔案管理及操作技能的培訓(xùn)，納入會計人員上崗前的培訓(xùn)，從會計檔案整理的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)學(xué)起，使其熟練掌握會計檔案管理的基本知識與操作技能，進(jìn)而從源頭上做好會計檔案的整理規(guī)范工作。

3． 財政部門與檔案部門聯(lián)手，共同加大對新的會計管理體制下形成的會計檔案的監(jiān)管。結(jié)合實(shí)際，聯(lián)合制發(fā)包含新的會計體制下會計檔案工作內(nèi)容的《會計檔案管理實(shí)施細(xì)則》，進(jìn)一步細(xì)化會計檔案的分類、組卷、排列、編頁、案卷目錄、裝訂、移交等操作規(guī)程。在各項(xiàng)會計業(yè)務(wù)工作檢查中，將會計檔案的規(guī)范化管理納入其中，加大對會計工作的整體性和連續(xù)性的檢查與監(jiān)督。

篇8

（一）管理意識薄弱目前，醫(yī)院在電子檔案管理上普遍存在著管理不到位，管理意識薄弱等問題，醫(yī)院各管理部門之間沒能形成一個整體的電子檔案管理體系，管理比較混亂。一般來說，醫(yī)院只把各種紅頭文件和具體的實(shí)體載體文件作為檔案加以保存，而對于那些在工作中產(chǎn)生的具有較高保存價值的文件，保管就相對較差。隨著醫(yī)院加強(qiáng)了對各種管理軟件的使用，醫(yī)院內(nèi)會形成大量的病例、財務(wù)數(shù)據(jù)、醫(yī)療設(shè)備等資料，如果不能對這些資料加以妥善保存，醫(yī)院將面臨醫(yī)療檔案不全的局面。

（二）檔案損壞嚴(yán)重在大部分醫(yī)院的電子檔案管理中，各個科室內(nèi)產(chǎn)生的檔案資料一般都是由自己負(fù)責(zé)保管，沒有形成統(tǒng)一規(guī)范的電子檔案管理，尤其是因?yàn)殡娮訖n案必須在電腦中加以保存，而各個科室在電腦的網(wǎng)絡(luò)安全管理、資料管理、病毒預(yù)防等方面難免不出現(xiàn)疏漏，在加上管理人員對電子檔案的收集、整理工作做得不到位，所以往往造成了檔案的缺失和損壞，問題十分嚴(yán)重。

（三）資金投入較少醫(yī)院的電子檔案管理工作需要有長期投入。但是通常情況下，醫(yī)院為了加強(qiáng)醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量而大量購入醫(yī)療儀器和醫(yī)療設(shè)備，卻忽視了對電子檔案管理方面的投入，很少去改善和提高電子檔案管理的軟硬件環(huán)境，比如在更換電腦、刻錄機(jī)、大容量存儲硬盤、專業(yè)檔案軟件配置、防磁柜等方面，投入就明顯不足。（四）管理制度不全雖然一部分醫(yī)院建立了統(tǒng)一規(guī)范的檔案管理體系，但是在實(shí)際運(yùn)用中，效果就很不理想。一是因?yàn)椴簧俟芾砣藛T的檔案管理意識薄弱，隨意將檔案材料存在電腦中，不去及時歸檔，導(dǎo)致了大量檔案材料的缺失；二是因?yàn)獒t(yī)院經(jīng)常組織醫(yī)務(wù)人員學(xué)習(xí)專業(yè)技術(shù)知識，但對于組織檔案管理方面的學(xué)習(xí)就很少，宣傳力度也不夠；三是醫(yī)院對于電子檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范不能明確，因此在醫(yī)院內(nèi)出現(xiàn)了電子檔案管理制度不健全，跟不上電子檔案管理的需求。

二、醫(yī)院可采取的對策

（一）建立健全的檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)醫(yī)院要在各檔案室、各科室之間建立起完善的檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，同時明確電子檔案管理的權(quán)限以及責(zé)任，確保形成統(tǒng)一的管理機(jī)構(gòu)和檔案保管實(shí)施細(xì)則，這樣就能使各部門的職責(zé)更加明確，從而讓電子檔案管理工作更加安全可靠、系統(tǒng)規(guī)范。同時，還可以利用健全的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，讓電子檔案管理的過程中，最大限度實(shí)現(xiàn)電子資源共享，對醫(yī)院內(nèi)的大量病例、財務(wù)數(shù)據(jù)、醫(yī)療設(shè)備等資料實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一的管理，并且通過對醫(yī)院電子檔案管理工作的全面監(jiān)督檢查，保證醫(yī)院電子檔案的管理更加到位。

（二）制定科學(xué)的電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)醫(yī)院要結(jié)合自身實(shí)際情況，制定合理的電子文件管理方法。一要讓電子檔案的分類、排列、保存的方式更加規(guī)范，讓電子檔案得到科學(xué)有序的管理；二要制定并完善檔案資料的價值評估標(biāo)準(zhǔn)、檔案資料的保密措施以及相關(guān)的責(zé)任制度等；三是要完善檔案資料的收集管理工作，檔案管理人員要行使好檔案的監(jiān)督指導(dǎo)職責(zé)，要從電子文件的源頭上進(jìn)行管理，把電子文件進(jìn)行鑒定，然后將有保存價值的文件進(jìn)行歸檔保存；四要在檔案資料的保存中，使用信息集成系統(tǒng)，并要熟悉該系統(tǒng)的運(yùn)行方法，要學(xué)會使用專門的檔案管理系統(tǒng)來接受文件信息，這樣才能有效保證和維護(hù)檔案信息資源的有效性、可靠性和時效性。

（三）加大資金投入醫(yī)院要加大對電子檔案管理的資金投入，不斷引進(jìn)先進(jìn)的現(xiàn)代化技術(shù)和設(shè)備。醫(yī)院資金的投入，首先要對陳舊的電腦進(jìn)行更新?lián)Q代，并購置性能優(yōu)越的刻錄機(jī)、防磁柜和大容量存儲硬盤等；其次，醫(yī)院要配置性能較強(qiáng)的網(wǎng)絡(luò)安全軟件，比如防火墻和先進(jìn)的數(shù)據(jù)加密技術(shù)等；最后，要保證檔案室內(nèi)的安全，配置滅火器、空調(diào)等設(shè)施，確保整個電子檔案的安全有效運(yùn)行。另外，醫(yī)院也要引進(jìn)高效的電腦管理系統(tǒng)，使醫(yī)院的各項(xiàng)業(yè)務(wù)資料、各種行政電子檔案的收集整理工作更加便捷。

（四）提高檔案管理人員素質(zhì)醫(yī)院檔案管理人員的素質(zhì)高低，決定了醫(yī)院檔案管理水平的高低。一般情況下，醫(yī)院電子檔案管理中存在的許多問題，基本都是由于檔案管理工作上的紕漏而造成，而這些紕漏又是因?yàn)楣芾砣藛T的專業(yè)管理技能和職業(yè)素質(zhì)不高所造成，所以，提高醫(yī)院檔案管理人員的素質(zhì)和職業(yè)技能大有必要。因此，醫(yī)院要定期組織對于檔案管理人員的培訓(xùn)工作，通過有針對性的培訓(xùn)課程，不斷提高檔案管理人員的專業(yè)技能。在培訓(xùn)過程中，檔案管理人員還可以就工作中存在的問題進(jìn)行討論，找出解決辦法，讓醫(yī)院的電子檔案管理工作再上新臺階。

三、結(jié)論

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【關(guān)鍵詞】基本建設(shè)項(xiàng)目檔案；工程建設(shè)；竣工驗(yàn)收

一、項(xiàng)目前期準(zhǔn)備階段預(yù)先謀劃

（1）從工程立項(xiàng)開始，建設(shè)單位就將檔案工作作為工程建設(shè)的重要組成部分列入議事日程，著手開展文件材料的收集、積累和整理工作。（2）建立檔案工作組織機(jī)構(gòu)，明確分管領(lǐng)導(dǎo)和檔案人員，做到在人員上的落實(shí)。（3）在建設(shè)單位在編制招標(biāo)文件時明確文件形成、歸檔和管理要求，將竣工文件編制工作水平作為選擇施工、監(jiān)理單位的依據(jù)之一。（4）在簽定勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理和設(shè)備采購合同時，對工程檔案的質(zhì)量、份數(shù)和移交工作提出明確要求.

二、建立完善的檔案管理制度

制度建設(shè)是根本，沒有一套切實(shí)可行的檔案管理制度作保證，檔案管理工作將無所適從。檔案工作建設(shè)項(xiàng)目由于規(guī)模大、工期長、形成材料多，特別是由于其所涉及的單位和環(huán)節(jié)眾多。因此，參照《國家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔與檔案整理規(guī)范》（DA/T28－2002）、《電力工業(yè)企業(yè)檔案分類規(guī)則》等電力檔案管理相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求，制定《基建工程檔案管理實(shí)施細(xì)則》、《項(xiàng)目檔案保管期限表》、《聲像、實(shí)物檔案管理制度》、《項(xiàng)目檔案利用制度》等制度作為各參建單位編制、整理竣工檔案的指南。

三、加強(qiáng)檔案管理人員業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)

各施工單位檔案管理人員往往是技術(shù)人員兼職的，個別單位還有臨時聘用的，他們對檔案專業(yè)知識知之甚少，對國家和行業(yè)檔案管理法律法規(guī)及標(biāo)準(zhǔn)也是一知半解。因此，明確各參建單位兼職檔案人員，建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)，建設(shè)單位必須在工程建設(shè)之初就要組織參建單位檔案管理人員進(jìn)行集中培訓(xùn)，迅速提高他們的檔案管理專業(yè)知識。項(xiàng)目建設(shè)單位對建設(shè)項(xiàng)目檔案工作實(shí)行統(tǒng)一管理，對本單位各部門和設(shè)計、施工、監(jiān)理等參建單位進(jìn)行有效的監(jiān)督、指導(dǎo)工作。

四、定期召開檔案工作協(xié)調(diào)會

定期召集有關(guān)參建單位檔案管理人員參加項(xiàng)目檔案工作協(xié)調(diào)會議，相互通報各單位負(fù)責(zé)的單項(xiàng)工程項(xiàng)目進(jìn)度和該項(xiàng)目檔案工作進(jìn)度，對工作中存在問題并及時解決。

五、做好各單位控制工作

（1）建設(shè)單位在檢查工程質(zhì)量、進(jìn)度時，同步檢查檔案資料的形成、管理情況。在進(jìn)行單項(xiàng)工程驗(yàn)收，同時驗(yàn)收應(yīng)歸檔文件材料的完整程度與整理質(zhì)量。竣工檔案正式移交前嚴(yán)格通過竣工文件的編制方、監(jiān)理部門、質(zhì)監(jiān)檢部門對文件的完整、準(zhǔn)確情況和案卷質(zhì)量進(jìn)行逐卷逐冊會審；對存在問題的部分一一提出整改內(nèi)容并限期整改，整改完畢經(jīng)建設(shè)單位確認(rèn)并辦理交接手續(xù)。（2）施工方根據(jù)法律、規(guī)范的規(guī)定及建設(shè)單位簽訂的有關(guān)建設(shè)工程合同的規(guī)定接受工程監(jiān)理方對其建設(shè)行為進(jìn)行的監(jiān)督管理，接受并配合監(jiān)理其履行合同。業(yè)務(wù)上極積主動與建設(shè)單位、監(jiān)理單位檔案員溝通好，明確對施工方所要移交的工程檔案有什么樣的具體要求，這樣在施工過程中也可控制形成材料的質(zhì)量。（3）監(jiān)理單位除對自身形成的文件進(jìn)行積累、整理、歸檔外，須重視對施工資料的監(jiān)理，按照監(jiān)理合同中約定的監(jiān)理范圍，負(fù)責(zé)監(jiān)督檢查施工文件的形成管理情況，在審核施工資料的基礎(chǔ)上，對工程實(shí)體進(jìn)行檢查，以驗(yàn)證施工資料的真實(shí)性。（4）設(shè)備檔案的收集和管理方面，檔案人員參加設(shè)備開箱工作，及時收集相關(guān)資料，并根據(jù)工程管理負(fù)責(zé)人確定的分發(fā)單位及數(shù)量分發(fā)，并做好相關(guān)記錄。在設(shè)備檔案的收集過程中，建設(shè)單位對設(shè)備廠家文件材料不齊全及不規(guī)范問題，不是被動地等設(shè)備廠家最后付款時才后補(bǔ)有關(guān)材料，而是根據(jù)設(shè)備合同，列出每臺設(shè)備所缺的詳細(xì)資料內(nèi)容、數(shù)量與質(zhì)量要求，通過及時出具“設(shè)備資料欠缺單”交計劃部及物資部或財務(wù)部從廠家剩余的合同款扣款等方式來有效控制資料的追交。

總之、工程項(xiàng)目檔案作為工程項(xiàng)目建設(shè)的最終結(jié)果，它的形成、積累、歸檔及管理貫穿工程項(xiàng)目的整個過程，涉及到工程計劃、設(shè)計、管理、施工、監(jiān)理等多個環(huán)節(jié)。因此要做好工程項(xiàng)目檔案管理，除了搞好檔案業(yè)務(wù)建設(shè)工作外，需要各級領(lǐng)導(dǎo)和部門支持。工程項(xiàng)目檔案是一項(xiàng)嚴(yán)肅、認(rèn)真、繁瑣的工作，確保它的質(zhì)量。

參考文獻(xiàn)

篇10

    一是有的會計核算中心沒有或未及時向委托單位移交會計檔案,不符合《會計檔案管理辦法》的規(guī)定。《會計檔案管理辦法》第6條明確指出,“當(dāng)年形成的會計檔案,在會計年度終結(jié)后,可暫由會計機(jī)構(gòu)保管一年,期滿之后,應(yīng)當(dāng)由會計機(jī)構(gòu)編制移交清冊,移交本單位檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管”。會計核算中心成立后形成的會計檔案是委托單位委托被委托單位進(jìn)行會計核算而形成的,盡管會計檔案的實(shí)體由于保管單位的變更而變更,但其所有權(quán)仍是委托單位,屬于委托單位全宗的一個門類,應(yīng)當(dāng)保持一個單位全宗的完整性和連續(xù)性。

    二是紙質(zhì)會計檔案與存儲會計數(shù)據(jù)的磁介質(zhì)檔案沒有同步歸檔。會計工作由傳統(tǒng)的手工記賬形式到運(yùn)用電子計算機(jī)形式記賬,會計核算形式發(fā)生了變化,財政部頒發(fā)的《會計電算化工作規(guī)范》第四章第7條明確指出:“電算化會計檔案,包括存儲在計算機(jī)硬盤中的會計數(shù)據(jù)、其他磁性介質(zhì)或光盤存儲的會計數(shù)據(jù)和計算機(jī)打印出來書面形式的會計數(shù)據(jù)。”《會計基礎(chǔ)工作規(guī)范》第45條規(guī)定,“實(shí)行會計電算化的單位,有關(guān)電子數(shù)據(jù)、會計軟件資料等應(yīng)當(dāng)作為會計檔案進(jìn)行管理”。然而實(shí)際工作中,會計委派制核算的地區(qū)或部門,基本都實(shí)行了電算化會計,形成的大量磁介質(zhì)會計檔案都保存在會計核算中心,即便是定期向委托單位移交會計檔案的核算中心,也只移交紙質(zhì)會計檔案。

    三是會計工作與會計檔案管理脫節(jié)。會計檔案是會計核算的產(chǎn)物,它產(chǎn)生于會計業(yè)務(wù)工作之中,是會計工作的延伸,也是會計工作的終結(jié)。但在實(shí)際工作中,會計委派制管理下的會計人員對會計業(yè)務(wù)非常熟練,經(jīng)常參加會計業(yè)務(wù)的培訓(xùn)和學(xué)習(xí),但對檔案知識,特別是會計檔案規(guī)范化整理標(biāo)準(zhǔn)知之甚少,也沒有參加過會計檔案管理的培訓(xùn)與學(xué)習(xí)。各單位普遍重會計業(yè)務(wù),輕會計檔案管理。在各單位制定的會計制度中突出強(qiáng)調(diào)了會計業(yè)務(wù),卻忽視了制定詳細(xì)的具有可操作性的會計檔案管理制度,沒有把會計檔案的規(guī)范化管理納入會計人員崗位職責(zé)中。在會計人員上崗前,沒有邀請檔案專業(yè)人員講授會計檔案管理的基本知識與操作技能,造成會計檔案整理質(zhì)量不高,封面內(nèi)容填寫不全,裝訂不整齊,有的分類、排列不規(guī)范,無目錄等現(xiàn)象,使整理出的會計檔案沒有達(dá)到規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn),更談不上科學(xué)管理。

    四是財政部門與檔案行政管理部門缺乏必要的溝通與合作。由于會計委派制是近些年來新型的管理模式,其業(yè)務(wù)主要接受同級財政部門的監(jiān)管。然而從其成立至今,無論財政部門還是檔案部門都沒有對新管理模式下會計檔案的管理作出具體的要求和規(guī)定,檔案部門也沒有主動地介入其中進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)與監(jiān)督。財政部門只強(qiáng)調(diào)會計業(yè)務(wù)規(guī)范與否,而對會計檔案規(guī)范與否少有問津,使會計委派制下的會計檔案基本屬于“失控”狀態(tài)。

    五是會計檔案管理制度不完善。制度不健全勢必造成管理無章可循。不少會計核算中心并沒有制定較為完善的會計檔案立卷、歸檔、保管等制度,對會計檔案的歸檔范圍、歸檔時間,整理標(biāo)準(zhǔn),移交等問題沒有作出具體的可操作性強(qiáng)的規(guī)定。只突出強(qiáng)調(diào)了會計業(yè)務(wù)工作,忽視了會計檔案管理,沒有把會計檔案規(guī)范化管理納入會計人員崗位責(zé)任制中,也沒有配備專人管理會計檔案。

    針對會計管理體制改革給會計檔案管理帶來的問題,筆者認(rèn)為應(yīng)強(qiáng)化以下方面工作:

    一要加強(qiáng)會計檔案管理,理順會計檔案管理體制。實(shí)行委派制管理的會計檔案,應(yīng)嚴(yán)格按照《檔案法》、《會計法》、《會計檔案管理辦法》等有關(guān)規(guī)定,明確會計檔案的所有權(quán)是委托單位,將委托單位的會計檔案整理規(guī)范,在核算中心暫保管一年,期滿后編制會計檔案的案卷目錄,連同打印出的紙質(zhì)會計檔案和存儲會計數(shù)據(jù)的磁介質(zhì)會計檔案,向委托單位的檔案機(jī)構(gòu)移交。

    二要加強(qiáng)會計人員崗位培訓(xùn),提高會計檔案的案卷質(zhì)量。會計人員是會計檔案整理的第一責(zé)任人。會計人員對會計檔案規(guī)范化整理的熟知、熟練程度,決定了會計檔案案卷質(zhì)量的高低。因此,必須將會計檔案管理及操作技能的培訓(xùn),納入會計人員崗前培訓(xùn),從會計檔案整理的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)學(xué)起,使其熟練掌握會計檔案管理的基本知識與操作技能,進(jìn)而從源頭上做好會計檔案的整理規(guī)范工作。