項目檔案管理范文

導語：如何才能寫好一篇項目檔案管理，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公文云整理的十篇范文，供你借鑒。

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一、現狀及問題

近幾年建甌林業技術推廣中心先后承擔了大量的林業科技研究和推廣項目。總的來說在項目推廣和研究方面取得了很大成績，項目運行正常、科技項目檔案相對正常，科技項目示范作用彰顯。但有些還存在項目檔案建設滯后的問題。歸納起來主要存在以下問題：

（一）重業務輕檔案，檔案意識薄弱。

有些林業科技人員對不夠重視檔案工作，林業科技部門多少都存在著重業務輕檔案記錄的現象，沒有把林業科技檔案工作看作是林業項目建設中不可缺少的基礎性工作，沒有把收集林業科技檔案作為自己的重要職責，而看作可有可無，說起來重要，忙起來不要。沒有意識到林業科技檔案是項目驗收的重要組成部分，是項目管理的重要內容，是項目驗收、項目監測、效益評價的重要依據，常常是到了要檢查驗收時臨時報佛腳，加班加點東拼西湊閉門造車，使檔案的真實性準確性完整性大打折扣。

（二）保障不足。

有的無人分管或只分工不真管，沒有領導保障；有的不給足夠的設備經費、業務經費，沒有經費保障；有的不按規定設機構、給編制、定職能、配人員，沒有行政保障等等。林業科技項目檔案管理員大多是兼職的、沒有專職管理員、單位沒有給予培訓學習的經費和機會，檔案員沒有更新知識的機會，直接影響到科技檔案的收集、歸檔從而影響到林業科技項目檔案的形成的質量。

（三）檔案收管用不到位。

檔案的收集模式、管理手段、服務機制還是老一套，沒有適應新情況新變化而加以創新，因而還不到位，不能有效地把檔案收全、管好、用活，有些科技人員覺得自己做的項目就是自己的不愿意將檔案材料交給檔案人員，給檔案人員收集材料造成難度，從而使檔案材料不齊全（四）人員素質不高。主要是現在檔案內容大大豐富了，載體形態和管理、利用手段大大改變了，檔案工作覆蓋的領域和檔案工作發揮作用的領域大大延伸了，但檔案人員的思想觀念、知識結構、技術手段、管理辦法都沒有相應的改變，人員素質沒有得到相應的提高，因而影響檔案工作的有效開展和有效服務。

二、探討與建議

（一）廣泛宣傳檔案法，提高檔案意識。

認真學習貫徹《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國檔案法實施辦法》、林業部頒發《林業科技學術檔案管理辦法(試行)》《福建省中央財政林業科技推廣示范資金項目檔案管理辦法（試行）》等相關的法律法規，加大宣傳力度，檔案員要不斷地給林業科技人員指導林業科技項目檔案的收集等工作，經常上些培訓班，進行林業科技項目檔案業務指導，增強林業科技人員對項目檔案的重要性的認識。

（二）完善歸檔制度。

完善歸檔制度，做到應歸盡歸，應收盡收。建立健全文件材料歸檔制度，及時制定或修訂本單位各類文件材料的歸檔范圍和保管期限表，報同級檔案行政管理部門審核后實施。凡是應歸檔的文件材料，要向本單位檔案室移交，任何部門和個人不得據為己有或拒絕歸檔，檔案員要根據這一條，理直氣壯地向任何部門和個人收集應歸檔的各類文件材料。

（三）責任落實到人、穩定管理隊伍。

要加強檔案管理工作的領導，配備有一定專業知識的檔案管理人員，保持檔案管理人員的相對穩定，現在檔案內容大大豐富了，載體形態和管理、利用手段大大改變了，要配備些經費給檔案管理員加強繼續教育，更新知識，適應新時期的要求。明確責任，責任到人，將林業科技項目檔案管理工作納入崗位責任制進行年終考核。

（四）建設與建檔同步，確保檔案完整。

要將林業科技項目檔案的收集工作貫穿于項目的整個實施過程，落實到各個步驟各個環節、同步實施、同步收集，以確保檔案材料的準確性、完整性和真實性。

（五）健全檔案內容、提高案卷質量。

歸檔的文件資料，包括審批文件、申報書、委托書、實施方案、協議書、項目合同；調查、分析、測試、觀測和各種載體的重要原始記錄和數據；論文清單、推廣使用證明材料、驗收證書、專利證書、獎勵、經費收支結算等。項目檔案必須是原件和定稿，其載體與記錄材料具有耐久性，字跡工整、圖樣清晰，簽署手續完備，不得用鉛筆、圓珠筆書寫或復寫紙復寫。組卷遵循科技文件材料的形成規律進行組卷，保持案卷內科技文件材料之間的有機聯系，便于保管和利用，排列順序按課題準備立項階段、研究實驗階段、總結鑒定階段、成果申報獎勵和推廣應用等階段排列。

（六）加強檔案利用工作。

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【關鍵詞】科研項目；檔案管理；紙質檔案；電子檔案；整合利用

改革開放以來，隨著中國的迅速發展，科研項目中的檔案整理工作也越來越多。科研項目，即開展科學技術研究的一系列獨特的、復雜的并相互關聯的活動，這些活動有著一個明確的目標或目的，必須在特定的時間、預算、資源限定內，依據規范完成。在現實生活中，紙質檔案已經不能完全滿足時代的需求，電子檔案在科研項目檔案管理中已經占據重要地位，電子檔案具有簡便、省時、易攜帶等特點，已經逐漸取代紙質檔案而存在。但是，任何事物都有兩面性，我們要客觀地對待每一件事以及每一個事物，客觀面對紙質檔案和電子檔案的優缺點，并適當對其加以利用。

一、電子檔案與紙質檔案的優缺點

（一）電子檔案的優缺點。隨著當代科學技術的飛速發展，許多行業隨之進入了全新的時代。當代的各行各業以及生活中處處離不開科學技術的滲入。檔案管理工作也有了全新的發展。在信息發展迅猛的今天，無論是在人們的日常生活中、事業中，還是在社會交流與國際聯系中，互聯網都發揮著巨大的作用。在科研項目管理中，電子檔案緊緊依賴于計算機而存在，因此電子檔案的優勢顯而易見，且其記憶速度和運算速度高達數億次每秒。能夠大大縮短查閱資料上浪費的時間，優化了資源檢索過程。電子檔案具有存儲時間長、存儲容量大、儲存困難等特點。在科研項目中，電子檔案可對檔案資料進行長時間的儲存，科研檔案在科研管理活動中具有重大意義，它不僅能夠有效地記錄過去的科研成果以及過程，而且對于今后的科研計劃、科研政策的制定具有重要的參考價值。因此，電子檔案長時間的儲存功能顯得格外重要且必不可少。此外，電子檔案還能利用計算機的特殊功能對科研項目中的文字、圖形、表格等各種形式的載體進行原件保存。但是，電子檔案儲存難度大，因其對計算機的依賴性強，一旦計算機受到病毒等的侵害，就會造成不可恢復性的損失，這不僅會對科研項目中的檔案管理工作造成危害，還會間接影響到科研項目的成果。總而言之，電子檔案的便利性，給人類的生活帶來了巨大的收益，電子檔案的存儲地址一般在電腦上，不占空間，甚至僅需要一張光盤就可以儲存所需信息，存儲量大且運算和記憶速度已經達到數億次每秒，與人共享方便，可通過筆記本U盤等隨身攜帶，可節約大量時間，最大程度地發揮其共享他人資源的優勢。除此之外，電子檔案可以長時間保存相關信息，不會隨時間的延長造成資源的磨損或毀壞，人們可以快速查閱期望得到的信息。在這個信息全球化的社會，只有充分發揮高科技的作用，才能高效地與世界接軌，獲得全球最新信息，完成信息全球化交流，促進自身產業的發展。電子檔案管理利弊并存，均不可忽視，電子檔案需要注意的事項主要表現在構建、儲存、保護、防丟失等方面。其一，在電子檔案構建的同時，相關工作人員要建立妥善的資料格式，以達到資料的完整與完備性。其二，電子檔案的儲存是關鍵步驟，相關工作人員要牢記資料的儲存路徑及位置，不可因自身原因造成丟失等嚴重后果。電子檔案的最大缺點即存儲信息的安全性受到嚴重威脅，當今社會科技發展迅速，電腦黑客的手段也是越來越高明，許多機密性文件可能因為黑客的侵入而造成嚴重的更改或是毀滅。因此。想要保證電子檔案的安全以及不被侵入，就要嚴格做好防盜措施，設立嚴密的防盜網絡，保護電子檔案完整不被侵害。

（二）紙質檔案的優缺點。科研項目中的檔案管理仍然離不開紙質檔案的幫助，科研準備階段中科研課題申請書、審批文件、任務書、項目計劃書、委托書、開題報告、調研報告、方案論證和協議等材料都離不開紙質檔案的使用。大量的紙質檔案在人工查閱時可以加入電子檔案元素，利用電子檔案的便利性對紙質檔案進行編碼和記錄，通過檢索號就可快速獲得科研項目檔案管理中的紙質檔案。除此之外，在書寫上，紙質檔案能夠直觀、簡明地表現出其簡單性，以及在閱讀方面的便利性。與電子檔案相比，紙質檔案保存安全，不易丟失，可蓋印章、按手印、簽字，具備一定的法律效力，而沒有當事人的電子檔案不具備法律效力。但其缺點也不可避免，紙質檔案占據空間，查閱不便，整理麻煩，而且容易磨損和損壞。因此，對于紙質檔案的廣泛使用，需要對其紙質進行篩選，并且妥善保存、管理。

二、電子檔案與紙質檔案的整合與利用

（一）兩者相融相合的必要性。電子檔案的發展促進了紙質檔案的進一步發展，同時，由于電子檔案的產生也進一步代替紙質檔案而存在，電子檔案不僅可以減少人力物力的消耗，還可以減少金錢的浪費，不僅能夠簡化紙質檔案管理，還能夠高效地實現電子檔案和紙質檔案的轉化，使得科研項目的完成更加高效。在電子檔案和紙質檔案的相互轉化關系中，相關工作人員要充分發揮電子檔案和紙質檔案各自的優勢，對于紙質檔案應加以妥善保存，同時建立電子檔案與紙質檔案的聯系，使得只要輸入有效關鍵字就可以準確無誤地對紙質檔案進行搜索。就科研項目的長遠發展來看，電子檔案永遠無法完全取代紙質檔案的位置。因此，在科研項目檔案管理工作中，電子檔案與紙質檔案必將共同發展，只有將電子檔案和紙質檔案進行合理的整合利用，并建立雙向聯系，電子檔案為紙質檔案梳理位置及信息，紙質檔案為電子檔案提供有效庫存和檔案內容。兩者相輔相成，共同發展，不僅可以發揮各自的最大優勢，還能有效地提高工作效率，進一步加強和改進科研項目檔案管理工作，更好地為科研單位的持續健康發展服務。

（二）電子檔案與紙質檔案的整合利用。科研項目材料檔案是探索科研規律的實踐活動的直接記錄。主要包括：科研準備階段中科研課題申請書、審批文件、任務書、項目計劃書、委托書、開題報告、調研報告、方案論證和協議等材料；研究實驗階段中的各種載體的重要原始記錄、實驗報告、項目進展報告、計算材料、專利申請的有關文件材料；總結鑒定驗收階段中的工作總結、科研報告、論文、專著、參加人員名單、技術鑒定材料、科研投資情況、成果和獎勵申報中的成果和獎勵申報材料及審批材料，這部分檔案是科研檔案存檔的主體。只有綜合利用電子與紙質檔案的優缺點才能有效完成科研項目的檔案管理工作。電子檔案、紙質檔案兩者的優缺點特征明顯，因此在科研項目檔案管理工作中應盡量結合兩者優缺點整合利用過程，相關人員要盡最大努力對檔案的優點加以最大程度地利用，而對于其缺點，要盡量避免，實現兩方面優勢互補，為科研項目檔案管理工作提供有利保障條件。兩者之間要揚長避短，共同作用才能發揮更大的優勢。例如電子檔案在檔案管理工作中不僅具有高效性，還具有科學性，其在科技方面的優勢不容忽視，因此要加以重視，而紙質檔案在簽約、簽字、印章等方面具有相當的法律效力，此方面不可替代的優勢要加以保留。將兩者的優勢結合起來，必然能夠使檔案管理工作的效率進一步得到優化。

三、結束語

在高速發展的信息時代，電子檔案管理已經是檔案管理工作的發展趨勢，但每一項文化遺產必然有它不可取代的優勢，因此電子檔案和紙質檔案都是檔案管理的重要組成部分，兩者的整合利用與共同發展構成了完整的檔案管理系統，檔案管理人員只有結合科研單位實際，積極探索檔案管理的新模式，有效地整合各類電子檔案和紙質檔案，促進檔案管理工作進一步科學化、規范化，才能全面提升科研項目檔案管理工作水平。

【參考文獻】

[1]李捷，陳鳳蘭，李秋風等.高校學報檔案管理"雙套制"芻議[J].城市建設與商業網點，2009(29)：12-13.

[2]董建萍.產業轉移和信息化條件下會計檔案的安全管理措施[J].中國鄉鎮企業會計，2015(4)：220-221.

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【關鍵詞】煤礦；項目建設；前期；檔案管理

淮北礦業集團有限責任公司坐落在安徽省淮北市，踞蘇魯豫皖四省接連之要沖，臥黃淮海之腹地，北接齊魯，南連江淮，橫跨淮北、宿州、亳州三市，是以煤炭和煤化工產品生產為主，多種經營、綜合發展的特大型企業集團。近年來，隨著淮北礦業集團“大投入、大開發、大建設”步伐的不斷推進，項目建設得到日臻健全和完善，項目檔案得到足夠重視，各項目建設單位也積累了不少工程檔案管理的先進經驗，但對于項目前期檔案管理還存在一定的問題，沒有得到應有的重視。

項目前期檔案也叫工程準備階段文件，是指工程開工以前在立項、審批、招投標、勘察、設計以及工程準備過程中形成的文件材料。前期檔案是工程項目檔案的重要組成部分，是工程建設的憑證性和基礎性文件材料，是一個主體單位永久保存的法律原始性憑證。只有規范項目前期檔案管理，明確歸檔范圍，保證前期檔案的齊全、完整，才能為主體工程檔案管理打下良好的基礎，才能保證企業資產的完整。筆者在淮北礦業集團公司長期從事檔案管理工作，現結合實際，談談項目前期檔案管理存在的問題以及對策。

1 項目前期檔案管理存在的問題

1.1 收集滯后

項目前期建設具有周期長、階段多、涉及部門廣等特點，使項目前期檔案具有多樣性、復雜性、成套性等特點，由于經濟利益或趕工期等原因，各部門只重視工程本身，輕視工程檔案，項目前期檔案的收集、整理與歸檔工作與項目建設不能協調開展，造成了項目前期檔案工作滯后，反而影響了工程各方面對前期項目檔案資料的利用工作，工程項目管理和技術文件資料處在分散、損壞、丟失等情況下，嚴重制約了單位經濟和檔案管理工作的持續發展。

1.2 檔案管理意識不強

對項目前期檔案管理重要性的認識，是做好項目前期檔案工作的前提和保證。目前，各項目單位領導和檔案人員對項目前期檔案重要性的思想認識不夠，對項目前期檔案工作的學習宣傳力度不強，且項目前期建設隊伍流動性大，人員不穩定，各部門缺乏相互溝通交流，缺少專職檔案人員，檔案管理職責沒有落實到具體人員，使檔案管理工作嚴重脫節，檔案資料流向不清。

筆者所在集團公司一家下屬機構，在項目建設中期才配備檔案人員，且這名工作人員還同時身兼秘書、文書、業務招待員，根本沒有時間和精力投入到檔案工作中去，項目前期文件分散、流失嚴重，項目驗收前多次到集團公司檔案館及其它業務處室查閱、收集文件資料，經過多部門合力協作，項目檔案方才順利通過驗收考核。

由于項目建設與檔案管理工作的專業性都很強，工程人員和檔案管理人員互相不了解專業和技術知識、工作程序，缺乏對檔案管理的實踐能力，也是導致項目前期檔案收集、整理和歸檔不及時、規范的主要原因。

1.3 檔案管理體制不完善

由于項目建設初期機構和人員配置不健全。許多單位沒有設立檔案管理機構及專職檔案人員，沒有專門的檔案工作場所，檔案質量、安全得不到保障。檔案管理設施設備不能滿足檔案管理工作的需要，如沒有專門的庫房，檔案保管達不到“八防”要求，檔案管理極不完善，檔案管理現代化程度不能適應項目建設和工程建設快速發展的需要，影響了檔案管理的工作效率和經濟效益。

2 正確認識項目前期檔案工作的重要性

根據國家檔案局、國家發展和改革委員會聯合下發的《關于印發〈重大建設項目檔案驗收辦法〉的通知》（檔發[2006]2號）文件規定，項目檔案驗收是項目竣工驗收的重要組成部分，未經項目檔案驗收或項目檔案驗收不合格的項目，不得進行或通過整個項目的竣工驗收。同時還規定，檢查項目檔案，采用質詢、現場查驗、抽查案卷的方式。抽查檔案的數量應不少于100卷，抽點為項目前期管理性文件、隱蔽工程文件、竣工文件、質檢文件、重要合同、協議等。項目檔案驗收不合格的項目，由項目檔案驗收組提出整改意見，要求項目建設單位（法人）于項目竣工驗收前對存在的問題限期整改，并進行復查。復查后仍不合格的，不得進行竣工驗收，并由項目檔案驗收組提請有關部門對項目建設單位（法人）通報批評。造成檔案損失的，應依法追究有關單位及人員的責任。

由此可以看出，項目檔案驗收對整個工程項目的竣工驗收具有一票否決權，充分體現了項目檔案在項目竣工驗收中的重要性。此外，項目檔案對項目日后的管理、使用、維護、改建、擴建、技改有著十分重要的作用，項目檔案收集不齊全、整理不規范、保管不安全都會直接影響項目發揮最大效益。

3 如何做好項目前期檔案管理工作

3.1 各級領導要高度重視工程項目前期檔案工作

工程建設是百年大計，項目前期檔案同樣是百年大計，有了工程沒有檔案將后患無窮。工程項目從立項開始，主管領導就要指定專人負責文件、圖紙、計算數據、聲像記錄等資料的收集、管理工作，制定明確的崗位責任，進行考核并與獎懲掛鉤。

3.2 加強對項目前期檔案工作的組織領導

成立檔案工作領導小組，建立檔案工作人員網絡體系，明確每人的工作職責，加強考核，建立健全項目檔案工作各項規章制度，建立切合實際的項目檔案工作管理體制和工作程序。

3.3 定期召開檔案工作會議

項目建設單位對檔案工作實行統一管理，對本單位各部門和設計、施工、監理等參建單位進行有效的監督、指導，確保項目檔案工作與項目建設同步進行。定期召集有關參建單位及檔案管理人員參加項目檔案工作會議，匯報項目檔案工作進度，安排部署下一步工作。

3.4 加強檔案管理制度建設

俗話說“沒有規矩，難成方圓”。工程項目建設由于規模大、工期長、形成材料多，特別是由于其所涉及的單位和環節眾多，所以要想在檔案管理中做到規范化、標準化，僅靠檔案管理部門或少數幾個人的力量是根本辦不到的。因此，加強和完善有關的制度建設，就成為做好檔案管理工作的根本保障。

3.5 納入合同管理

堅持將項目檔案工作納入合同管理，嚴格各單位歸檔責任，項目建設單位在與各參建單位簽訂設計、監理、施工等合同或協議中，一律明確檔案工作內容，提出項目檔案收集、整理、歸檔的具體要求，理順歸檔渠道和管理職責，從源頭上保證項目前期檔案的完整、準確、系統。

3.6 建立責任處罰制度

實行檔案管理風險抵押，把責任分解到監理、建設等各個層面，形成“責任追查處罰鏈”，推動各項工作的落實。各參建方在簽訂合同后即交付給建設方一定數額的檔案滯納金，如各方不按合同及時履行檔案移交、歸檔制度，建設方有權扣除其檔案滯納金，從而保障檔案工作規范有序開展。

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關鍵詞：項目 檔案 管理

河南煤化集團新疆公司自2008年進疆以來，發展迅速，在伊犁、準東、吐哈、庫拜已形成四大產業基地，目前正有序的向克州和塔城地區拓展。產業涉及煤炭開采及洗選、煤化工產品開發、電力、物流貿易等。筆者在參與的130萬噸/年焦化項目、20萬噸/年焦爐煤氣制甲醇項目、40億立方米/年煤制天然氣項目及2×1000MW煤電一體化等十余個大項目的建設工程中，逐漸領悟到，加強項目檔案管理，對于促進項目的健康發展的是非常必要的。

1、加強項目檔案管理的意義

項目檔案記錄了項目建設的全過程，是項目建設的歷史見證，是維護建設單位和各參建單位合法權益的重要憑證，同時項目檔案也是項目建設后生產、管理、維修、維護、改建、擴建的重要參考文件；這不僅僅是建設單位單方面的工作，它從形成、收集、整理、審核到移交，需要建設、設計、施工、監理、設備供應與安裝等參建單位共同來完成，具有不可再生，很難辦理，經手人員多，人員變化大等特點。因此，加強項目檔案管理，確保項目檔案的齊全、完整、準確具有非常重要的意義。

2、項目檔案管理的現狀

計算機的出現，不僅給生活帶來的翻天覆地的變化，同時也給項目檔案管理帶來了極大的方便，運用計算機進行檔案的現代化管理具有占用空間小、儲存信息量大、應用能力強、傳輸速度快等特點，能及時、大量地提供檔案信息，提高了工作效率，計算機的引入，是檔案管理史上的一大飛躍。總體形勢讓人樂觀，但是項目檔案管理仍存在著不少問題，急需進行改進。

2.1 項目文件管理的職責混亂

各參建單位之間文件材料的收集整理分工不明確，對范圍內應收集、歸檔的文件材料不清楚，沒有正確地執行文件形成部門整理文件的規定。

2.2 項目檔案管理人員流動性大

特別是項目建設處于初期階段時，人員框架還未組建完善，專業技術人員調動頻繁，資料管理沒有統一的流程，一般由臨時指定的兼職檔案管理人員保管各種會議文件及初期的審核或批復公文。待項目走上正軌時，項目檔案已幾經移手，難免有重要文件出現缺失遺漏。

2.3 項目文檔資料收集不齊

建設項目前期文件缺失較多。如：項目委托書、重要的會議紀要等；建設項目設計文件不全，如：方案、設計等文件的優化方案；建設項目施工文件不全，如：質量監督檢查報告、竣工報告及竣工簽證書、設計變更通知單、竣工圖紙等；建設項目監理文件不全，如：工程進度計劃報審表、設計變更報審表、特殊工種資質報審表等；設備文件不完整，如：無設備開箱記錄、無檢驗報告等。

2.4 存檔文件不規范

文件格式不規范，文件材料沒留裝訂線；簽認手續不完整、不真實；使用不耐久字跡材料記錄文件；文件材料的內容自相矛盾（竣工圖與設計變更不符）；部分重要文件存在代簽等現象。

2.5 文件材料整理編目不規范

文件的組卷不合理，如：施工文件中的安裝記錄文件與相關文件（工程質量報驗單）等分別組卷；案卷標題擬寫不規范（名稱、內容、文種）；案卷題名沒有提示卷內文件的全部信息等。

2.6 建設項目文件整理歸檔不及時

平時對文件資料不注意收集，工程收尾臨近工程達標投產驗收時才突擊整理，很難保證項目檔案的齊全、完整與準確。

3、如何加強項目檔案管理

隨著河南煤化新疆公司項目發展的不斷深入和壯大，在工作中形成的檔案材料越來越多，對檔案管理的要求越來越高，所以加強檔案管理工作，使項目檔案更好的服務于項目發展顯得尤為重要。

3.1 健全檔案管理制度，提高檔案管理意識

要從思想上認識到項目檔案管理的重要性，切實增強檔案管理的責任感，樹立認真負責的工作態度。制定適合項目實際的制度，使檔案資料的收集、整理、編制工作有切實可行的依據，在項目實施過程中明確項目各參與單位在檔案管理工作中的所負的責任，使檔案管理自始至終貫穿整個項目實施過程中，把檔案管理作為項目管理工作的重點。

3.2 加強檔案知識學習，提高檔案管理人員的素質

項目檔案管理是一項專業性較強的工作，要求檔案管理人員人員，既要有扎扎實實的業務功底，又要有較強的管理能力和服務意識。隨著當今社會和經濟生活的快速發展，對檔案業務的管理、服務等各項工作也提出了新的要求和挑戰，如果檔案人員知識過于老化單一，面對新情況、新問題就很難提出解決的辦法，因此檔案人員要適應新形勢，把學習作為工作生活中的第一需要，做到努力學習，不斷提高自身綜合技能，不僅要掌握各門類檔案、各種載體檔案的管理方法，還要熟悉所屬項目工藝流程，實現由單一專業型向多樣復合型的轉變。

3.3 及時收集檔案資料，合理分類歸檔

在項目建設與管理過程中及時收集、整理每個階段形成的材料，嚴格把關，認真進行核查驗證，剔除不真實不規范的材料，根據檔案建設的要求及時督促有關建設單位在規定的時間內形成完整、規范的材料，杜絕后記、補記、偽造等現象的發生。在檔案的整理過程中，要明確立卷歸檔材料的重點，區分不同類型，并按短期、長期、永久三大保管期限準確把握立卷歸檔的時效性，及時做好資料的收集、審核、完善、整理、歸檔、移交等方面的工作。

3.4 檔案工作現代化

計算機具有運算速度快，精確度高，存貯信息和邏輯判斷能力強以及自動進行運算等特點，在檔案管理上，運用計算機進行檔案的收集、整理、編制檢索工具、內容介紹和編制內目錄。用于特殊的檔案工作項目，如編制大型索引、為檔案的編研工作提供服務以及檔案統計等工作。運用計算機管理檔案工作，須加速實現檔案工作人員素質現代化，檔案工作人員素質現代化的主要內容是管理思想的現代化。如果檔案人員沒有現代化意識，就會影響檔案管理現代化的進程。檔案工作的性質決定了檔案工作者既是專業型人才，又是管理型人才，只有擁有一批具有高素質的新型檔案人才隊伍，檔案事業才能不斷興旺發達。

檔案工作者肩負著歷史的職責，有義務將接收的所有檔案運用計算機管理，豐富科技信息資源，推動科研事業的發展。實踐證明計算機管理檔案既提高了科技檔案的管理水平，也促進了管理工作進一步向科學化、系統化和規范化方向發展。

參考文獻：

[1]李巧存.淺論如何提高圖書管理人員素質[J].科技創新，2013，02.

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關鍵詞：棚戶區；改造；檔案；管理

伴隨著我國經濟的進一步發展，社會主義現代化建設也步入到快速發展階段，尤其是十三五規劃以來，國家更是給予了社會建設工程更高的重視，切實從民眾角度出發，真正實現民生改善的目的。目前，群眾最為關注的內容就是居住條件，而棚戶區改造工程則是切實改善民生的重要舉措。在開展棚戶區改造項目時，需要真實的將相關資料和信息予以記錄，同時以檔案的形式保存下來。因此檔案管理工作當屬棚戶區改造工程項目管理中的重要內容。

1項目檔案管理的內容

目前在實施棚戶區改造工程項目的時候，無論是前期、中期還是后期階段，都需高度重視整個工程項目的建設。同時，在記載工程任務相關內容的時候，務必要保障準確、完整，且最終應該以檔案的方式保存下來。近年來，隨著城鎮化建設步伐的逐步統一，棚戶區改造工程項目的數量也迅速增加，因此也對工程項目的檔案管理工作提出了更高的要求。在棚戶區改造工程項目建設的前期、中期和后期階段的所有內容都納入到檔案之中，確保檔案的完整性[1]。對于棚戶區改造工程項目來說，關于檔案管理的工作內容主要如下：①棚戶區項目開始改造之前，關于棚戶區的音像、照片資料，棚戶區改造項目招投標階段、立項審批階段、產權產籍和勘察設計方面所產生的文件資料等；②棚戶區改造項目施工過程中，拆遷回遷和工程項目管理等方面的資料等；③棚戶區改造工程項目在竣工驗收環節中，所產生的一系列的圖表、文字和電子形式載體等方面的資料。由于棚戶區改造項目涉及的內容較為廣泛，因此檔案管理工作的難度也相對較大，更需要檔案管理部門強化管理工作，提升管理水平。

2工作中面臨的主要問題

2.1檔案管理工作水平較低

一般來說，對于棚戶區項目進行改造的時候，源自于多種因素的影響，導致檔案管理工作水平整體偏低。例如，通常在進行棚戶區改造的時候，即便成立了相應的領導小組辦公室，但是僅為一個宏觀的管理單位，并沒有實體。領導小組雖然管理、監督和協調棚戶區改造工程的項目施工以及竣工驗收等工作，然而卻未能對招投標、項目立項等相關內容進行涉及，使得工程項目的檔案管理工作明顯存在缺項，不能形成一個完整的棚戶區改造項目檔案管理流程，進而導致整個檔案管理水平偏低[2]。

2.2檔案管理工作不夠規范

棚戶區改造工程項目作為一項直接關系到民生的工程項目，受到國家的高度關注。因此具體到工程項目實踐中，檔案管理人員影響分類整理照片、音像以及文件資料，最終做好歸檔處理。然而現實情況下，由于沒有一個規范化的檔案管理工作流程，使得音像檔案的管理較為混亂和分散。由于音像檔案資料的形成可以來自多個部門，諸如新聞部、棚戶區改造領導辦公室或者開發商等，不同部門所形成的音像檔案是單獨管理的，進而導致整體檔案管理工作較為混亂。

2.3沒有統一的檔案管理部門

現階段，棚戶區改造工程項目是基于市場化條件下運作的。同時在開發和建設棚戶區改造項目時，通常不是由一個開發商完成的，可能涉及多個開發商。雖然工程項目建設過程中相關的檔案資料以及城市規劃等資料最終可以存放在城建檔案管理部門，然而涉及到的拆遷回遷、產權產籍方面的檔案資料卻留在開發商手中。正是由于缺乏一個統一的檔案管理部門，導致棚戶區改造工程項目的檔案管理工作成效不佳。

3有效管理的措施

3.1構建完善的檔案管理體系

完善的檔案管理體系有：①構建招標承包責任制。開始建設棚戶區改造項目前，首先做好招投標工作。建設單位應在招投標的合同條款中，明確規定檔案管理的相關要求，促使能更加規范的進行招投標階段的檔案管理工作；②構建項目法人負責制。因棚戶區改造工程項目的施工周期較長，涉及的內容也較多，因此需要基于項目法人負責制的基礎上，強化施工各個階段的管理工作，確保整個工程項目全過程中的檔案收集整理工作得以有序開展，確保了檔案的真實性和完整性；③健全檔案管理相關制度[3]。從檔案的收集、歸檔時間、歸檔方法等方面予以嚴格要求，確保檔案管理工作得以規范開展。

3.2強化對檔案管理人員的培訓工作

為了全面提升棚戶區改造工程項目檔案管理工作水平，需要不斷強化檔案管理人員的綜合素質和業務技能。不僅需要強化檔案管理人員的檔案管理方法、要領、基本操作步驟、相關檔案管理規范等內容，還應該不斷從檔案管理人員的職業道德、責任心、工作態度等方面著手，做好相關培訓工作，進而全面提升棚戶區改造項目檔案管理工作的質量和效率。

3.3嚴格落實檔案管理工作職責

棚戶區改造項目建設時存在多種檔案資料，需要對其進行分類歸檔，并及時保存。在具體檔案管理工作過程中，需要全面落實相關人員的檔案管理職責。與此同時，工程項目的設計、勘察以及監理等相關單位，也應該針對工程項目建設期間所產生的各種文件資料等進行及時的收集，加強施工各個環節中的檔案管理工作，從而實現更為規范和完善的檔案管理目的。

4結束語

總之，棚戶區改造項目利國利民，需要給予高度重視。在棚戶區改造工程項目建設中，檔案管理工作的重要性不言而喻。在棚戶區改造工程項目中，通過構建完善的檔案管理體系，強化檔案管理人員的綜合素質，落實檔案管理人員的管理職責，進而為棚戶區改造項目的順利開展及工程竣工后的交付使用奠定堅實的基礎。

作者:孫彩霞 單位:濱州市城市建設檔案館

參考文獻：

[1]史春光.伊春市林業棚戶區改造工程項目施工管理[D].吉林大學,2015.

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關鍵詞：固定資產；檔案管理；問題；措施

固定資產投資項目檔案管理是完成固定資產投資項目的關鍵環節，做好項目檔案管理有利于企業更好地了解投資狀況，是企業作出投資決策的參考依據之一。固定資產投資項目檔案包含了整個投資項目的全過程，其是從項目立項到項目驗收程序的材料保存。通過建立檔案可以讓投資人清晰地了解投資過程，同時也為項目建設后的維護工作提供參考，因此企業做好固定資產投資項目檔案管理是十分必要的。

一、固定資產投資項目檔案的特征

（一）涉及部門和單位較多

檔案的建立必定會涉及到公司的各參與部門，一般固定資產投資項目檔案管理涉及的部門可以概括為內部和外部。內部主要是企業自身運營該項固定資產所涉及到的部門，常見的有財務部、物資管理部、技術部門、檔案部門等，這些部門從一開始的項目立項就參與其中，需要詳細記錄各個部門的參與狀況及其在該項固定資產投資所扮演的角色，以便于服務于后續固定資產項目驗收工作。外部主要是各個內部部門在履行職責時所對外涉及的部門，主要包括施工單位、供貨部門、儀器管理部門等。由于涉及部門廣，因此其所涉及的人員也較為廣泛。

（二）檔案記錄內容復雜

固定資產檔案管理工作和其他檔案工作最為顯著的特征就是記錄的內容多樣，并且其記錄的數量也較為龐大，因而增加了檔案管理工作的難度。目前，大部分企業的固定資產投資項目檔案內容可以分為基礎建設檔案、設備檔案、綜合管理檔案等，并且每一種檔案都有許多記錄載體，因此檔案記錄繁瑣復雜。

二、固定資產投資項目檔案管理的常見問題

（一）企業忽視項目檔案資料的管理

企業忽視檔案管理工作、缺乏檔案意識是固定資產投資項目檔案管理工作開展過程中的常見問題之一，也影響著檔案管理工作的正常進行。缺乏檔案收集意識主要體現在建設單位中，建設單位以完成工期為唯一目標，從而導致其在施工過程中只關心項目進度而忽略對檔案資料的收集整理，導致收集的檔案資料不齊全，甚至有些單位后期為了完成企業所需的檔案資料而進行后續補充檔案，這就使得檔案質量受到影響，影響檔案后續使用。此外，如果企業進行大規模的項目建設，當項目結束后需要進行歸檔時資產項目檔案材料不齊全，就無法達到制作檔案的要求，影響公司項目驗收，為企業帶來損失。

（二）檔案缺乏系統性和完整性

固定資產投資項目檔案建立是一個動態變化的過程，其記錄了項目的設立、建設以及驗收，整個過程會隨著施工的進行而動態變化，因此檔案的記錄一直在進行，即使項目驗收后檔案的記錄也不能停止，因為項目的一些設備還需要進行定期維護，這個過程都需要進入檔案中，以便后續查找利用。但是部分施工隊伍由于缺乏系統性知識，加之不夠重視檔案資料的收集，從而無法進行系統的資料收集，導致檔案的完整性不高，影響檔案收集的質量，為檔案整理工作帶來許多麻煩。

三、加強企業固定資產投資項目檔案管理的有效措施

（一）提高企業人員的檔案意識

提高企業全體員工的檔案意識，有利于檔案資料收集工作的開展。當企業管理層人員擁有足夠的檔案管理意識時，那么檔案管理人員的工作激情就能很好地被調動起來，這有利于促使檔案管理工作的開展更加高效。此外，不僅要提高企業管理人員的檔案意識，還需要提高企業基層員工的檔案意識。基層員工會直接參與到項目檔案的收集中，其檔案意識的強弱直接關系到收集資料的全面與否。如果其具備檔案意識，那么就能保證檔案資料及時地歸檔，也有助于檔案管理工作順利地開展下去。

（二）加強對項目檔案的收集

由于固定資產投資項目檔案的動態變化特點，通過檔案記錄整個項目變化過程，這為后續項目的維護提供有力的憑據，因此要加強對項目檔案的收集，確保項目檔案的完整性。項目檔案的收集首先要有一定的收集流程，而且檔案收集計劃需要在項目正式開工前設定好，包括檔案部門需要對建設部門進行檔案收集指導，以提高檔案收集效率。企業要實現檔案工作同項目建設工作的同步化，及時準備收集項目檔案資料，同時還要協調檔案收集工作，保證各個部門能夠相互協調，使檔案收集符合歸檔要求，保證檔案的質量。除此之外，當企業的項目完成之后，施工單位需要移交檔案，移交的檔案要符合檔案部門要求，同時需要整理清楚，確保移交材料的完整性。當然檔案部門要加強同各個部門的聯系，一起做好檔案收集工作。

（三）強化過程管理工作

固定資產投資項目檔案管理工作需要檔案管理人員全程參與項目建設，及時收集所產生的檔案資料。企業要加強對檔案收集過程的管理，要將項目檔案整理劃入合同范圍，以合同的形式確保檔案資料的質量，讓最終形成的檔案具有價值。同時，企業在同各個單位簽訂合同時，要將檔案工作與合同條款掛鉤，以更好地保證項目完成后的質量，也可以讓工程管理人員及時進行檔案收集，增強其責任意識。企業還應要求項目設計單位提供同實際情況相符合的施工圖和竣工文件，這些材料要進行審核后才能夠歸檔入庫，從而讓整個檔案管理工作有序合理地開展下去。

（四）提高檔案管理人員專業素養

企業應當根據部門需求來配備檔案管理人員，并定期對其進行培訓，讓其專業素養得到提升。由于檔案管理人員的工資待遇和有些崗位人員差距較大，這就使得員工不愿意留在這個崗位，從而造成人才的缺乏。因此企業需要充分調動檔案管理人員的工作積極性，多組織培訓工作，讓其實現自身價值。系統化的培訓可以讓檔案管理人員的工作效率得到大大提升，也能促進企業固定資產投資項目檔案管理水平得到相應的提高。固定資產投資項目檔案管理工作是企業管理工作的一部分，也會影響企業項目的進度，需要引起重視。固定資產投資項目檔案具有范圍廣泛、內容復雜的特征，這也為檔案的收集整理工作帶來了挑戰。忽視項目檔案資料的收集管理以及收集檔案不夠全面是當前項目檔案管理所面臨的重要問題，企業需要通過加強員工檔案管理意識以及加強檔案管理的監督來更好地實現檔案管理，并且企業還要注重檔案管理人才隊伍的建設，定期組織培訓，提升其專業素養。并不斷加強對企業固定資產投資項目檔案管理的研究，推動企業持續、健康發展。

參考文獻

[1]王建軍.基于全系統數字檔案館體系下的固定資產投資項目檔案管理的探索與實踐[J].機電兵船檔案，2016 （01 ）:16-19.

篇7

【關鍵詞】技改項目檔案；實時化；管理

引言

在企業檔案管理工作中，如何開發利用檔案，提高檔案的利用效果，圍繞企業的中心工作，為企業的生產技術部門、經營管理部門提供優質服務，一直困擾著企業檔案管理工作人員。從傳統的檔案管理工作來看，檔案管理部門往往是處于滯后狀態，檔案的開發利用，很大程度只停留在借閱狀態。盡管檔案管理有“三納入”、“四參加”制度，但是仍由于各方面的原因導致檔案部門信息不靈，做不到及時根據企業生產經營的實際情況，進行庫藏檔案的替換更新.特別是與企業生產工作息息相關的核心檔案――工程竣工檔案。如何解決生產技術人員迫切需要的“實現工程竣工圖紙‘實時化’管理”的問題，使檔案室的工程竣工圖紙快速跟蹤生產現場的實際變化，進行同步的、實時的管理，真正為企業生產技術、經濟建設服務，已是刻不容緩。實現技改項目檔案 “實時化”管理，這是很值得我們檔案管理人員進行深入探討和研究的。

具體地說，實現工程竣工檔案的“實時化”管理，應從以下幾方面著手，形成一個閉環的運行機制，使其步入良性循環的軌道。

1 抓住項目竣工檔案源頭管理這一重要環節

企業科技檔案中大量工程竣工檔案、圖紙的來源，除了由基建單位或安裝調試單位提供，在工程竣工后移交到生產單位外，生產過程中的竣工檔案是由生產部門在設備技術改造、大小修、小型基建等工作中形成而移交到檔案部門的。源頭移交檔案的質量好壞，即工程項目竣工檔案的質量好壞，將直接影響工程竣工檔案的“實時化”管理；直接影響檔案的進一步開發利用；直接影響企業生產和經營管理。要抓好檢修、科技、技改項目工程竣工檔案的管理，必須從以下四方面出發，將工作做實做細，為工程竣工檔案的“實時化”管理打下基礎。

（1）生產單位要建立檢修、科技、技改項目工程檔案管理的組織機構，由專業技術人員和檔案人員組成，使檔案人員和技術人員與項目負責單位的檔案人員和技術人員對口聯系，共同參與到項目工程建設的全過程管理中。

（2）隨著檢修、科技、技改工程建設的進展，對所形成的竣工檔案從技術文字資料、工程圖紙的完整性、準確性、是否符合檔案要求等幾方面進行檢查、審核，嚴格控制檔案質量，對各個工程項目的設計、設備的安裝、施工、調試等各個環節形成的工程竣工檔案及變更情況進行檢查和跟蹤管理，確保工程竣工檔案確實與現場實際相符。

（3）在檢修、科技、技改工程項目終結，竣工檔案的文字材料、工程圖紙收集完成，已整理分類完畢進行立卷前，由各相關單位的檔案人員和技術人員組織進行全面審核、檢查，進一步對工程竣工檔案的完整性、準確性和檔案方面的規范性進行檢查，即對竣工檔案的文字材料、工程圖紙的內容（是否齊全、是否符合生產實際要求等）和組卷質量（是否符合檔案法規的有關要求等）進行嚴格審核、檢查，并提出整改意見。檢修、科技、技改項目執行單位經過整改后立卷，并請專業技術人員和檔案人員組織進行復查，經過復查、再一次整改、審核，直到符合要求具備移交接收的條件后，再召開竣工檔案的驗收移交會議進行移交。

（4）接收檔案入庫后，檔案部門根據規定及各部門、各專業的需要，一次性蓋章、發放標準版本的檢修、科技、技改工程竣工檔案，提供檔案使用。同時在檔案部門歸檔一套標準版本的工程竣工檔案，上架提供借閱利用。并及時開展逐步掃描輸入計算機工作，將竣工圖紙上網，以快速達到共享資源。

2 建立工程竣工檔案補充、修改、變更的管理標準

由于電力企業的特殊性，電力設備在移交生產投運后，為了，設備的安全性、可靠性、經濟性、可調性和滿足環境要求，并增加生產能力、提高設備性能或延長使用年限，會對現有的設備和設施，以及相應配套的輔生產設施進行完善、配套和改造等。而這些工作都將帶來大量工程竣工檔案的補充、修改、變更或重新產生。這就要求企業制定完善的工程圖紙的補充、修改、變更管理標準，重點是竣工圖紙。嚴格控制工程圖紙的修改、變更的權限和程序，為實施工程圖紙的“實時化”管理做準備。這方面應做到以下幾點：

（1）明確規定保證竣工檔案與實物相符是各級工程技術人員及項目負責人的職責，生產設備管理部門應督促有關專業及時根據“設備變更單”修正、補充、變更檔案部門保存的圖紙、文字資料，以保持檔案的完整、準確。

（2）在電力設備技改、大修后，各生產設備管理部門要負責核對、修改各管轄范圍內的設備圖紙，以保證圖紙的正確性。在設備技改、大修備品訂貨等工作中因設備部件尺寸、材質有變更應及時填寫圖紙修改單，經有關部門、專業審核后修改圖紙，并送檔案管理部門進行描圖修改輸入計算機。

（3）各部門在填寫設備變更申請和設備變更執行報告時，必須將原件移交綜合檔案管理部門，檔案管理部門根據設備變動報告內容，對相關科技檔案的修改情況進行督促檢查，實施修改插圖、歸檔、替換等工作，并建立專用登記臺賬，以備查考。

（4）圖紙修改替換規定。由于生產實際需要進行設備變動或技術改造等原因，專業技術人員要對工程竣工圖紙進行修改時，必須修改在標準版本的竣工圖上，并經審核批準后，將該圖紙送綜合檔案管理部門進行存檔，檔案管理人員利用計算機及時上傳到計算機網絡，達到資源共享。

3 制定執行標準版工程竣工圖的流轉管理程序

檔案人員負責收集及返回生產技術部門及其他相關部門需要修改的各類圖紙。負責企業各類圖紙的掃描、分發、替換、整理、歸檔、上網工作，并負責企業各類檔案的掃描、入庫、制作電子檔案、備份、歸檔工作。

圖紙的“繪制上載審核審批歸檔發放”的程序為：

（1） 繪圖員上載已繪制的圖紙至圖紙管理系統，等待審核；

（2）審核員對所繪制的圖紙進行審核，根據檢查結果執行審核通過或審核不通過操作；

（3）審批員選擇待審批圖紙項目，在WEB頁中檢查項目樹及圖紙，根據檢查結果執行審批通過或審批不通過操作；

（4）歸檔員選擇待歸檔圖紙項目，根據檢查結果執行歸檔不通過或項目歸檔操作。歸檔時選擇歸檔目錄，系統自動產生項目的版本號，當天第二次歸檔同一項目時須修改版本號，方便用戶進行歷史數據追溯；

（5）發放：根據原圖紙流傳、登記的領用部門及份數，分別發放新的標準竣工圖，替換舊版本的竣工圖，收回原發放的蓋有竣工章的舊標準圖，檔案管理部門再根據檔案管理程序進行銷毀。

通過這些程序的執行后，可確保生產技術人員及檔案管理部門歸檔保存的檔案資料始終保持同步一致，并且始終是“實時的”、“最新版本的”標準竣工圖，消滅不同版本圖紙在工作人員中流轉而帶來的危害性。

4 配置必要的竣工檔案修改軟件、硬件設備及人員力量

工程竣工圖紙的描繪制作一般都采用AUTOCAD制圖軟件，產生的是較好的矢量圖，再次修改非常方便，缺點是描繪圖紙速度慢、效率低。而由于電力企業工程圖紙的數量極大，要達到工程圖紙管理與生產同步的“實時化”管理，就必須快速、準確地實現流程，即：既提高出圖的工作效率，又能減少專業技術人員審核圖紙的工作量。

目前，最有效的辦法是將竣工檔案中的文字材料和竣工圖紙掃描進入計算機，計算機配置基于AUTOCAD的光柵、矢量混合編輯軟件，再根據需要對圖紙進行局部修改，以達到滿意的效果。這樣就可以在徹底解放勞動力的同時，又確保了速度；還可以大大提高勞動生產率、工作效率，又降低人員的勞動強度，為工程圖紙的“實時化”管理提供了條件和保障。

5 利用現代化管理手段、計算機網絡技術，實現檔案信息資源共享

目前，大部分企業一般都有企業級的計算機管理網絡系統（MIS）。檔案管理也同樣需要利用計算機管理網絡系統，實現檔案信息的資源共享。工程竣工檔案可以以電子檔案庫上網，也可以會同其他門類的檔案庫，如文書檔案庫、聲像照片檔案庫等，專門配置檔案管理服務器，與企業級計算機網絡連接。各有關部門及工作人員，根據不同層次的需要，結合檔案管理的密級，設置不同的訪問權限，使得利用檔案者各得其所，工程技術人員及生產經營管理者，能方便、快速、準確無誤地在自己的PC終端上瀏覽、打印、利用工程圖紙或其他相關的檔案材料，最大限度地利用。這是實現工程竣工檔案“實時化”管理的必要手段。也是使檔案管理工作上升到更新、更高一個層次的需要。

6 生產技術、檔案及各有關部門嚴格按規定操作執行

企業工程竣工檔案的“實時化”管理，有了檔案源頭管理的基礎；有了補充、修改、變更管理標準；有了實施的條件和工作程序；有了計算機網絡的現代化管理手段。但是，若不能嚴格按規定操作執行，人為地破壞程序流轉，則仍然不可能達到真正的“實時化”管理。從某種意義上講，實施和執行環節是最重要的環節。只有生產技術部門及檔案部門密切配合、通力合作，嚴格按規定實施并執行，各級人員嚴格按規定辦事，同時引入考核機制，并加強各個環節的考核力度，特別是執行程序上的時間和速度的有效控制等，才能實現企業工程竣工檔案真正意義上的“實時化”管理，使檔案的開發利用工作為企業的生產、經營管理、為企業的經濟建設提供高效的、優質的服務，從而使企業檔案管理規范化、標準化、制度化、現代化，并逐步步人良性循環的軌道，進而使企業的檔案管理工作達到一個新的水平、邁上一個新的臺階。

綜上所述，通過一系列的控制手段、方法，做好企業工程竣工檔案的“實時化”管理，是企業綜合檔案管理工作中，盤活檔案，充分提高開發利用效果的有效途徑；是發揮檔案信息資源優勢，為企業生產經營活動提供優質服務的有力手段；也是提高企業檔案整體的現代化管理水平的根本保證。

篇8

關鍵詞：工程企業檔案管理

Abstract: with the rapid growth of file resources of the modern society and how often use file, data files management more and more important, file management penetration in the whole process of construction, special status. This paper management and monitoring the insufficiency, puts forward the countermeasures.

Keywords: engineering enterprise file management

中圖分類號：C29 文獻標識碼：A文章編號：

資料檔案在整個企業檔案中有著非常重要的地位,對檔案資料進行管理與監督,雖然對工程建設沒有直接影響,但是卻貫穿于整個建設過程中的方方面面。將基建檔案管理好,能夠為企業之后工程擴建、設備檢修、技術改造等提供齊全并且真實的資料。因此,對基建中檔案的管理以及監控加以重視十分必要,想要提高檔案的真實性與可靠性,應當與基建進度保持同步對項目中涉及到的環節采取高效監控,確保檔案資料的管理以及監控緊跟工程建設的步伐。

一、檔案管理基礎工作存在的主要問題

總體來講目前企業資料館大多是館藏內容龐雜，案卷數量繁多，時間跨度長，由于多年來一直處于封閉式管理之中。檔案管理僅以保管為目的以案卷不丟失為原則，再加之每個工程階段時期檔案的整理質量要求不同、整理的規格不統一等情況，形成了檔案基礎普遍較差的局面。

主要問題集中反映在以下幾個方面：

1、檔號不規范沒有目錄號一卷多冊現象較多。

2、案卷標題不規范有標題但不能反映主題內容或標題缺少基本要素甚至沒有案卷標題等現象較為普遍。

3、大部分案卷缺少卷內目錄以至于部分未被案卷標題涵蓋的內容永遠無法檢索而難以利用。

4、許多案卷未標頁碼如果使用中掉頁很難發現。

5、案卷厚薄不一有的一、二頁紙一文一卷有的五六百頁紙一類一卷。總之檔案館時間越長檔案存放量越大的存在的類似問題就越嚴重。

二、檔案資料監控以和檔案管理中的不足

1、資料收集不夠全面 。例如,某些工程上的設計有變動,在編制資料的時候,只將變更通知書進行記錄,卻未對相應的施工進行記錄;某些待用材料尤其是以大代小的那些材料并沒有核定審批意見;部分交接驗收記錄沒有簽認手續等。對基建工程中檔案進行管理是有序管理以及動態控制高度結合的工作,必須以實事求是、科學嚴謹的態度嚴格執行。

2、資料不夠準確。資料上的隨意性比較嚴重:對相同工序檢查出的數據,按照其相似的數據填到了另外的同類工序中而缺少必要的檢查;部分監測數據在所允許的誤差范圍內,害怕數據受到質疑,便填了一些留有余地的數據;引起不必要的麻煩;有的人以為只要檢查得出的數據在相應的誤差范圍內即可,便隨意填了一些看起來很合理的數據。準確性的檔案體現出自身價值的關鍵所在,必須本著嚴謹、負責任的態度來認真落實。

3、收集與整理不夠及時。對工程對應的檔案資料進行管理應當從合同簽訂完成后準備開工時就著手,如圖紙會審紀要以及開工報告等,對于施工過程,根據規定對其及時予以規范記錄,努力做到開工有報告、進場有合同、變更有手續、驗收有根據、施工有記錄、對照有標準,每一個環節都應當及時、到位。實際工作中,卻離上述要求有較大距離,記錄往往延遲,之后補“回憶錄”的現象較為普遍。

三、工程檔案管理是建設工程質量控制的關鍵環節建設工程檔案是一個靜態的概念，而建設工程檔案管理則是一個動態的過程。一般來說，這一過程的目的和結果都是建立真實、完整、系統的建設工程檔案。但對這一過程進行深入、清晰的研究，我們會發現，工程檔案管理實際上不是一個單獨的、孤立的行為，而是工程項目管理的一部分。更進一步，我們從工程質量控制的角度出發，工程檔案管理占有關鍵的一席之地。建設工程項目管理中的質量控制主要表現為施工組織和施工現場的質量控制，控制的內容包括工藝質量控制和產品質量控制。影響質量控制的因素主要有“人、材料、機械、方法和環境”等五大方面。從“人”的因素來看，建設工程資料員是工程建設中不可缺少的技術人員。要經過專門培訓后持證上崗，而且要保證資料員的穩定。從“材料”的因素來看，所有建筑材料的檢測報告、出廠合格證、使用說明等是建設工程質量保證資料的主體從“機械”的因素來看，機械設備的使用和現場調度是施工組織設計的重要內容：從“方法”的因素來看，對施工方法和工藝流程的記錄就是施工日志；從“環境”的因素來看，我們往往要對開工前、施工中和竣工后的環境進行拍照和錄像，反映場地環境的變化；上述幾個方面的資料都在建設工程檔案的收集編制范圍內，所以工程質量控制的五大因素都離不開工程檔案管理。

早期的建設工程項目管理的確對工程檔案管理有所忽略，建設工程項目管理人員培訓(俗稱“五大員”培訓)一般是指：施工員、監理員、材料員、安全員、造價員，一直沒有包括資料員。而建設工程資料員培訓由各市城建檔案館自行組織，沒有納入建設職業培訓I范疇，也沒有發國家認可的證書。近幾年，隨著建設工程檔案管理對建設工程質量控制重要性的認識日益提高，有的城市實現了建設工程資料員經常性培訓I，還將《資料員合格證》上網，便于查詢和核對，并要求每個建設工程項目必須有持《資料員合格證》的專職人員從事工程資料編制工作，才能在工程竣工后向市城建檔案館移交竣工檔案：有的城市，如上海、重慶等已經將資料員納入了“五大員”培訓，懷化市20D8年也正式將資料員培訓納入建設職業培訓。建設工程檔案管理作為建設工程質量控制的關鍵環節已得到越來越多的認可和重視。

四、建設工程檔案編制質量要求

（一）歸檔文件的質量要求

（1）歸檔的工程文件一般應為原件，基建科自己存檔的可為復印件或抄件, 應在復印件或抄件上加蓋公章并注明原件保存處。。

（2）工程文件的內容及其深度必須符合國家有關工程勘察、設計、施工、監理等方面的技術規范、標準和規程。

（3）工程文件的內容必須真實、準確，與工程實際相符合。

（4）工程文件應采用耐久性強的書寫材料，如碳素墨水、藍黑墨水，不得使用易退色的書寫材料，如：紅色墨水、純藍黑墨水、圓珠筆、復寫紙、鉛筆等。

（5）工程文件應字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，簽字蓋章手續完備。

（6）工程文件中文字材料幅面尺寸規格宜為A4幅面（297mm×210mm）。圖紙宜采用國家標準圖幅。

（7）工程文件的紙張應采用能夠長期保存的韌力大、耐久性強的紙張。圖紙采用計算機出圖，出圖必須清晰，不得使用計算機所出圖紙的復印件。

（8）所有竣圖均應加蓋竣工圖章。

（9）利用施工圖改繪竣工圖，必須標明變更修改依據；凡施工圖結構、工藝、平面布置等有重大改變，或變更部分超過圖面1/3的，應當重新繪制竣工圖。

（10）不同幅面的工程圖紙應統一折疊成A4幅面，圖標欄露在外面。

（11）工程檔案資料的照片（含底片）及聲像檔案，要求圖像清晰，聲音清楚，文字說明或內容準確。

五、工程檔案管理是促進建設工程質量的重要手段工程檔案管理在行政上體現一種強制性，這種強制性往往與建設行政職能高度融合，既可以作為行政許可的前置條件，也可以作為工程項目竣工審查程序的一個部分，還可以作為行政執法檢查的一個內容。這一系列的行政行為，以加強工程檔案管理為手段，卻能取得提高工程質量的效果。參考文獻:

[1] 田冬梅. 淺談地質檔案資料現代化管理的現狀與對策[J]. 吉林地質, 2009;01

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關鍵詞：建筑企業；檔案管理；項目檔案

Abstract: the construction project archives record the history of the development of enterprises. At the same time can also reflect the operation status of construction industry. This article from a project archives management talk about building construction enterprises in the project archives management of the requirements and methods, for reference.

Keywords: construction enterprise; archives management; project archives

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A文章編號：

1、提供檔案材料是施工企業的責任和義務

根據我國《建筑法》和《合同法》的相關規定，建設單位與施工企業簽署的施工承包合同中，均有要求施工單位移交施工檔案的條款，而施工企業也往往將編制施工檔案所需要的費用納入了工程報價中。因此建筑工程發包、承包雙方從法律的角度形成了一種權利和義務關系，即在一定的期限內，承包單位不但要向業主提供合格的產品――建筑物，而且還必須提供‘產品生產說明書’――施工檔案。顯然施工企業沒有提供施工檔案或者施工檔案質量低劣，即屬違約行為，業主可以追究經濟責任，包括扣除保證金、工程款等。因此，施工企業加強施工檔案工作，向建設單位(業主)提供準確、完整、系統的檔案材料，是一種責任和義務。

2、項目施工檔案對建設單位和施工企業具有重要的意義

項目施工檔案無論是對建設單位或是施工企業都具有很重要的意義。對于建設單位而言，一個工程項目施工完成，經驗收后，由建設單位接受。在建設單位或其托管單位履行管理職責時，工程竣工檔案對于該項目建設成果的申報、建設項目財務總決算、工程日后的維修護理、出現質量事故時的責任分析等都是必不可少的。而對于施工企業，施工檔案的信息資源價值顯得更為突出。一個項目的施工檔案往往對其他項目的施工組織設計、施工方案的編制、成本控制、質量控制、施工管理等過程起到依據、參考、借鑒甚至套用作用，如我所在的單位在1998年承接了某高層建筑大廈工程，施工過程中累積了大量的比較完善的施工檔案，從中得到了很多寶貴的經驗，成為以后超高層建筑的依據和參考。因此從施工檔案本身價值來講，無論對于建設單位還是施工單位都具有重要的意義。

3、施工檔案在施工過程中進行控制的要求

施工檔案不能在工程收尾階段才去做，施工檔案主要形成在施工過程中，它是對施工過程中的文件材料的收集、整理和歸檔，因此要將施工檔案工作納入施工過程的控制中，還要重點做好以下幾方面的工作：

3.1盡早聯系，統一標準

由于許多施工單位，特別是大型施工企業實施跨地區、跨行業甚至跨國界經營，盡管就施工企業本身而言，都有著較完備的檔案立卷歸檔制度和檔案管理制度，但在建筑項目施工檔案編制過程中，歸檔內容、標準和歸檔要求往往是以建設單位或建設地域的多元化，結果必然是對項目施工檔案要求各不相同。歸檔內容、各種表格式樣、案卷外觀要求、移交檔案套數各不相同，施工單位顯得很被動。因此，現在的施工企業在進行施工檔案編制過程中普遍有一種感覺，那就是標準不統一，工作被動。鑒于此，標準的統一顯得尤為重要。而在現在的條件下，比較可行的措施是，施工單位進場后，應盡早與建設單位檔案部門或建設當地城建檔案管理部門聯系，確定該項目的施工檔案歸檔范圍和歸檔要求，以便在施工過程中有針對性地開展工作，同時避免日后返工或重復勞動。施工項目部總工程師應督促此項工作的落實。

3.2落實人員，完善制度

在建筑企業中，公司和分公司都有相對固定的組織機構和工作生活場所，一般都設有檔案機構，配備了專職檔案人員，而項目部由于隊伍的流動性和工作的單一性，往往不設檔案機構和檔案人員。這樣一來，就出現了作為施工企業檔案主體的施工檔案生產地無人管理

檔案，施工檔案的編制多由工程技術人員或其他臨時人員完成，質量必然得不到保證。因此落實人員，完善檔案管理制度就顯得尤為重要，為了搞好項目部的檔案工作，在項目部人員構成中，項目經理應明確指定專門人員負責項目施工過程中文件材料的收集、整理、歸檔工作，其工作直接接受項目技術負責人指導。項目部要根據工程竣工驗收要求和與建設單位確認的原則，建立文件材料歸檔制度，明確項目部各有關部門在文件材料歸檔工作中的職責，提出歸檔材料的質量要求。項目部可以采取經濟手段督促檔案工作的開展。做到獎罰分明，層層把關。

3.3循序漸進，確保質量

篇10

一、通過合同簽訂會審程序，嚴把合同簽署關

西氣東輸工程檔案管理部門在開展工作之初，就遇到因合同中未包含有關工程資料要求的條款，在要求乙方單位提交相關資料時發生扯皮現象的情況。檔案部門及時協調合同管理部門，向他們說明問題，提出在合同簽訂時加入檔案有關要求條款的想法，努力取得他們的支持。開始一個階段，是合同管理部門在審核合同時，代檔案部門審核是否包括檔案有關要求條款，但受專業所限，合同管理人員不了解檔案有關要求，每次都要與檔案部門溝通后才能確定檔案有關條款，于是，在合同管理部門修訂合同會審程序時，就加入了檔案部門會審環節，由檔案部門自己審核，確保了合同中都加入明確檔案有關要求的條款，相關條款主要是以下兩個方面：

1.有關項目檔案要求的條款。各部門簽訂的合同中，必須要結合合同內容，編寫具體條款，明確合同執行完畢時合同乙方應向甲方提交的項目檔案的范圍、內容、版本、套數、時間以及對所提交的項目檔案的整理、歸檔責任。這項條款使合同乙方單位在簽署合同時，就對檔案要求有了概念，也明確了檔案的有關要求，避免了合同結束時，就合同執行中產生的資料的歸檔問題發生扯皮現象。

2.有關檔案保證金的條款。在合同中設立有關檔案保證金的條款，預留項目檔案質量保證金。這筆預留款的多少，由制定合同的各有關部門來確定。施工合同中，檔案保證金可與工程質量保證金捆綁在一起，通常在合同價款的10％左右。這項條款加入了經濟制約手段，把項目檔案的編制和提交作為工程實施的一項內容，不完成就無法拿到完整的工程款，強制合同乙方單位及時認真完成。

通過合同會審流程中加入檔案審核的環節，強化了各部門的檔案管理意識，在全公司范圍內建立了通過合同簽訂環節控制檔案管理的概念，避免了合同資料歸檔時的扯皮現象，促進了工程檔案歸檔工作。隨著公司員工檔案意識的不斷加強，經協商，檔案部門、合同管理部門在修訂合同管理程序時，直接將檔案有關要求條款寫入公司通用合同范本的專用條款中。也就是說，按照公司合同范本，公司簽訂的每一份合同，都有關于資料要求的不可省略的專用條款，省去了檔案部門的審核過程，在簡化合同會審流程的同時，達到了通過合同簽訂環節強化檔案管理的目的。

二、強化合同執行過程中的檔案管理

工程開展過程中，對工程資料進行及時收集、整理和編制對于保證工程檔案的真實性、準確性至關重要，西氣東輸檔案部門注重合同執行中的過程管理，強化過程培訓、指導、檢查工作，及時了解工程資料產生、收集、編制情況，督促參建單位竣工資料編制工作。

1.加強項目檔案編制管理培訓工作。根據實際需要，檔案部門在工程整體開工前、分段開工前、工程進展中可組織開展靈活多樣的各類檔案培訓。培訓中明確項目檔案編制要求及各方責任，下發項目檔案編制手冊、表格模板等，指導項目檔案表格的填寫方法等。做到項目開工之初，各參建單位就清楚項目檔案的編制要求和方法。

2.不定期開展項目檔案編制現場指導、檢查工作。參建單位因為工期忙、人員緊張等多方原因，項目檔案管理工作容易滯后，必須要有外力推動參建單位實現項目檔案編制工作與工程建設同步的目標。檔案部門積極主動開展工作，將檔案指導、檢查、督促工作延伸到工程一線。在西氣東輸工程開展過程中，檔案部門開展了大量的沿線竣工資料編制檢查、指導工作，通過現場檢查、指導，不僅能隨時了解各單位檔案收集、編制工作的進展情況，發現存在問題使之得到及時糾正和整改，還可提高項目經理對檔案管理的重視程度，配備足夠人力、物力進行項目檔案編制工作，保證項目檔案編制進度。

3.通過竣工資料監理周報制度，強化工程檔案過程控制。西氣東輸工程橫跨新疆至上海十一個省、市、自治區，工程檔案過程監控難度大，檔案部門充分發揮監理職能，建立“竣工資料監理周報制度”，要求監理對所轄區段參建單位竣工資料工作定期檢查、巡回指導和監督，每周匯總區段參建單位竣工資料編制情況，形成竣工資料監理周報，上報到工程和檔案管理部門。通過監理單位對參建單位竣工資料日常管理、時時監督，加強參建單位對檔案、竣工資料的管理力度，從而實現了檔案部門對西氣東輸全線竣工資料的過程控制。

在合同執行過程的跟蹤管理中，檔案部門會及時發現檔案編制工作嚴重滯后或忽視項目檔案管理的情況，通過協商工程管理部門，采取延遲支付合同進度款措施，強制項目檔案管理薄弱的參建單位重視項目檔案編制工作，確保工程資料收集及時、編制整理規范，建立了全線竣工資料編制管理工作與工程建設同步的良好局面。

三、通過財務付款程序，嚴把合同付款關

西氣東輸檔案部門在早期的工程檔案管理中發現，部分屬歸檔范圍的工程資料沒能及時歸檔，在檔案部門催辦下，有的文件資料能夠催要來但卻不能完全滿足歸檔要求，有的文件資料索要困難，由于合同款項已結清，乙方單位歸檔或不歸檔完全由他們決定，給歸檔工作帶來困難。因此，檔案部門想到了要在合同付款時加以控制。檔案部門積極與財務部門協商，向他們說明了這一情況，并提出在合同付款流程中加入檔案部門審核的要求，得到了財務部門的大力支持，財務部門在制定財務付款程序時，考慮了檔案部門的這方面需求，在付款流程中加入檔案部門審批流程，在“合同付款審批單”上加入檔案部門審核欄目，落實了檔案部門在合同付款中的一票否決權。財務付款程序中要求：每一份合同執行完畢支付最后一筆結算款或工程質量保證金時，要經過檔案部門會簽。每一份合同執行付款程序時，要將合同付款審批單交由檔案部門審核，檔案部門首先核實相關資料是否已歸檔，再簽署付款的意見，對于未歸檔的情況，檔案部門即通知合同履行部門督促合同乙方及時歸檔，直到相關資料歸檔后，再在“合同付款審批單”上簽字。