個(gè)人檔案與人事檔案范文

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篇1

關(guān)鍵詞：人事檔案；檔案管理；制度改革

中圖分類號(hào): D630文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：1672-3791(2011)03(a)-0000-00

1要加大宣傳工作的力度

要結(jié)合普法教育、結(jié)合人才資源開發(fā)工作、結(jié)合本地區(qū)、本單位人事檔案管理的實(shí)際，充分利用報(bào)刊、廣播電視和網(wǎng)絡(luò)等多種輿論工具，廣泛宣傳人事檔案管理在人才資源開發(fā)中的重要地位和作用。通過宣傳教育，使大家都認(rèn)識(shí)到，在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，無論是企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)，還是一個(gè)地區(qū)經(jīng)濟(jì)實(shí)力的競(jìng)爭(zhēng)，最終就是人才的競(jìng)爭(zhēng)。一個(gè)不重視人事檔案管理的部門和單位，一個(gè)對(duì)人事檔案所蘊(yùn)藏的豐富的人才信息資源沒有充分認(rèn)識(shí)的領(lǐng)導(dǎo)，就不可能更多地發(fā)現(xiàn)人才、更好地使用人才，更不可能在激烈的競(jìng)爭(zhēng)中立于不敗之地。要使干部職工自覺增強(qiáng)檔案意識(shí)，牢固樹立價(jià)值觀念、信息觀念、法制觀念和服務(wù)觀念，真正把人事檔案管理工作列入議事日程，擺上重要位置，切實(shí)抓好。

2要加大體制創(chuàng)新的力度

人事檔案應(yīng)逐步從“單位檔案”向“社會(huì)檔案”轉(zhuǎn)變。實(shí)行人事檔案的社會(huì)化管理。長(zhǎng)期以來，由于受計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制的長(zhǎng)期禁錮，“人是國(guó)家的、地區(qū)的、部門的、單位的”的傳統(tǒng)觀念根深蒂固，從上學(xué)直至畢業(yè)分配，個(gè)人選擇的余地相當(dāng)小，人事檔案也隨之成為地區(qū)所有、單位所有，人事檔案變成“單位檔案”。隨著計(jì)劃經(jīng)濟(jì)向市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的轉(zhuǎn)變，人的屬性己經(jīng)發(fā)生了根本性變化:人是屬于全社會(huì)而不僅僅屬于某個(gè)地區(qū)、部門或者單位。只是在某個(gè)時(shí)段區(qū)間里，人與單位訂有勞動(dòng)合同，存在勞動(dòng)關(guān)系，而一旦勞動(dòng)關(guān)系解除，人自然而然又回歸社會(huì)。人的屬性己經(jīng)從“單位人”轉(zhuǎn)變成為“社會(huì)人”，人才‘流動(dòng)已經(jīng)成為個(gè)人與社會(huì)發(fā)展的必然。所以，人事檔案管理也應(yīng)順應(yīng)這一變革，實(shí)行社會(huì)化管理，變“單位檔案”為“社會(huì)檔案”。只有這樣，才能與人的社會(huì)化屬性相一致，也只有這樣，才能適應(yīng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展規(guī)律。我們可以看到，人事檔案制度的人本化必然以承諾個(gè)人的自由與流動(dòng)、發(fā)展的權(quán)利為前提，只有實(shí)現(xiàn)檔案關(guān)系與勞動(dòng)關(guān)系的分離，實(shí)現(xiàn)人事檔案的社會(huì)化管理，才能實(shí)現(xiàn)人力資源的最優(yōu)組合。至于社會(huì)化管理的具體模式，可以借鑒美國(guó)、加拿大等國(guó)的經(jīng)驗(yàn)，先建立地區(qū)性的人事檔案管理中心，由政府賦予專門的職能，集中管理一個(gè)地區(qū)的人事檔案，在條件相對(duì)成熟后，再建立全國(guó)性的管理機(jī)構(gòu)。這樣，既可解決目前人事檔案多頭管理的問題，也可以擺脫“死檔”、“棄檔”現(xiàn)象大量存在的困境。

3要加大政策創(chuàng)新的力度

社會(huì)化是人事檔案管理的方向，但它的實(shí)施涉及改革的深層次矛盾和高層次決策問題，而且需要其他社會(huì)改革配套進(jìn)行，不可能一墩而就，因此，在大力推進(jìn)人事檔案管理社會(huì)化進(jìn)程的同時(shí)，必須抓緊進(jìn)行政策創(chuàng)新。就當(dāng)前來說，當(dāng)務(wù)之急就是各地方黨委組織和政府人事等有關(guān)部門要負(fù)責(zé)牽頭相關(guān)組織對(duì)各級(jí)各單位是否具有人事檔案管理權(quán)限進(jìn)行資格認(rèn)定，并實(shí)行年審制度，符合條件的發(fā)給資格證書，年審不合格的，限期整改合格，否則取消其檔案管理資格。其次是要規(guī)范人事檔案的內(nèi)容，盡量減少陳舊、不合時(shí)宜的信息。第三是要貫徹公開、公平、公正原則，揭開多年來籠罩在人事檔案頭上的神秘面紗，尊重和維護(hù)公民個(gè)人的知情權(quán)，將人事檔案作為社會(huì)信息源之一，有條件地向社會(huì)開放，特別向本人開放，讓公民有依法維護(hù)個(gè)人檔案的權(quán)利，對(duì)違反有關(guān)規(guī)定的行為，要有責(zé)任追究制度。只有令人事檔案成為一個(gè)透明、適度開放的個(gè)人社會(huì)公信平臺(tái)，才能充分保障人事檔案當(dāng)事人的合法權(quán)利得到保障，也才能使現(xiàn)有制度的既得利益者在公共平臺(tái)上實(shí)現(xiàn)共贏。第四是要把人事檔案管理納入行政執(zhí)法責(zé)任制考核的內(nèi)容，加大考核力度，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題、處理問題，確保各項(xiàng)政策法規(guī)的落實(shí)。對(duì)違反有關(guān)規(guī)定的行為，嚴(yán)格責(zé)任追究制度。

4要加大個(gè)性化管理的力度

真實(shí)性是人事檔案的本質(zhì)要求。人事檔案的真實(shí)性有兩個(gè)層面。第一個(gè)層面是人事檔案的客觀性、完整性、合法性，這是真實(shí)性的基礎(chǔ)層面，維護(hù)人事檔案的真實(shí)有效，來滿足對(duì)人事檔案主體的管理和一般了解；第二個(gè)層面是人事檔案的個(gè)性，是人事檔案的縱深面，體現(xiàn)人事檔案的價(jià)值，來滿足對(duì)人事檔案主體的篩選和使用。真實(shí)性的第一個(gè)層面是前提和基礎(chǔ)，而第二個(gè)層面則是對(duì)前者的補(bǔ)充和深化。人事檔案失去第一層面的真實(shí)，人事檔案就失去了存在的基礎(chǔ)，失去基礎(chǔ)則個(gè)性和權(quán)威都無從談起；而人事檔案失去真實(shí)的個(gè)性，則意味著失去了重要的內(nèi)容特質(zhì)和價(jià)值要素。兩個(gè)層面相互依存，有機(jī)結(jié)合，共同作用于人事檔案主體，彰顯人事檔案鮮活的生命力。但在現(xiàn)實(shí)生活中，人們對(duì)人事檔案真實(shí)性的認(rèn)識(shí)大多停留在第一個(gè)層面上。不可否認(rèn)，第一層面確系首要的，也是必須的，但對(duì)真實(shí)性的理解如果僅僅停留在第一個(gè)層面上，也顯而易見是不妥的，人事檔案的個(gè)性化同樣不容忽視。缺乏個(gè)性的人事檔案盡管客觀真實(shí)，但因它缺乏實(shí)用的信息，其價(jià)值、作用便大打折扣。真實(shí)的人事檔案需要由個(gè)性的內(nèi)容來支持，個(gè)性鮮明的人事檔案才是完整意義上的真實(shí)。人事檔案?jìng)€(gè)性化管理正是要求人事檔案形成部門和形成者需要兼?zhèn)湔哂^念、責(zé)任觀念和創(chuàng)新觀念，在客觀公正、實(shí)事求是的基礎(chǔ)上，，去體現(xiàn)出不同人事檔案主體的特點(diǎn)和個(gè)性，檔案內(nèi)容要與主體多元化、社會(huì)職能多樣化相適應(yīng)，根據(jù)不同類型人員，可采用不同的歸檔標(biāo)準(zhǔn)、內(nèi)容，尤其是需要增加反映個(gè)人綜合能力、專業(yè)素質(zhì)、科研水平等實(shí)際材料；處于社會(huì)轉(zhuǎn)型期，人事檔案內(nèi)容更應(yīng)與建立市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下的個(gè)人信用體系相聯(lián)系，增添諸如個(gè)人身份證明、履約情況、銀行信用記錄、涉案情況等信用記錄材料。更通俗而言，也就是對(duì)不同類型的人才提供不同的檔案服務(wù)。檔案信息數(shù)字化是一種新型的檔案信息形態(tài)，是信息時(shí)代檔案管理領(lǐng)域的一場(chǎng)革命，它能夠把分散于不同地區(qū)、不同單位、不同載體的人事檔案資源，以數(shù)字化的形式貯存起來，以網(wǎng)絡(luò)化的形式互相聯(lián)接起來，是提高檔案利用率，實(shí)現(xiàn)人事檔案資源社會(huì)共享的最有效途徑。

結(jié)語(yǔ)

人事檔案管理制度作為一項(xiàng)公共政策，在社會(huì)轉(zhuǎn)型的大背景下，面對(duì)傳統(tǒng)人事檔案政策老化失效這一現(xiàn)實(shí)情況，必須做出積極回應(yīng):探索良性的政策替代方案，選擇科學(xué)的最佳路徑，本著“以人為本”和“以民為本”的基本理念進(jìn)行合理而有效的改革與創(chuàng)新。可以想見，人事檔案管理制度只有走更科學(xué)、更富實(shí)效的創(chuàng)新改革之路，才能最大限度地發(fā)揮人力資源的積極性、主動(dòng)性和創(chuàng)造性，使我國(guó)人口資源的潛在優(yōu)勢(shì)轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實(shí)的人才優(yōu)勢(shì)，促進(jìn)人力資源的有效、優(yōu)化配置。

參考文獻(xiàn)

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篇2

1 人事檔案管理的作用

1.1 為選用干部人才提供參考 人事檔案管理是企業(yè)人事管理活動(dòng)的重要內(nèi)容和對(duì)象，其較為全面的記錄了每個(gè)企業(yè)干部員工的工作和學(xué)習(xí)經(jīng)歷、政治思想、工作能力和業(yè)績(jī)以及興趣愛好等詳細(xì)情況。人事檔案管理是一項(xiàng)具有動(dòng)態(tài)性、機(jī)密性、真實(shí)性、系統(tǒng)性等特征的文件材料，具有較強(qiáng)的使用和保存價(jià)值。人事檔案管理是企業(yè)考察任用干部時(shí)重要的參考資料，對(duì)企業(yè)干部人才的正確選用有著直接的影響，從而與企業(yè)的發(fā)展有著密切的關(guān)系。

1.2 為規(guī)劃人力資源戰(zhàn)略提供支持 企業(yè)制定科學(xué)的人力資源整合規(guī)劃，是企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的重要途徑之一。人事檔案的主要管理內(nèi)容是真實(shí)反映企業(yè)全體人員的全方位信息，包括以往與現(xiàn)階段。人事檔案科學(xué)化的管理，能夠?yàn)槠髽I(yè)科學(xué)合理的預(yù)測(cè)人才的需求數(shù)量級(jí)類型，為人力資源戰(zhàn)略規(guī)劃提供支持，促進(jìn)人力資源開發(fā)。

2 當(dāng)前人事檔案管理存在的問題分析

2.1 人事檔案管理意識(shí)薄弱 第一，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)不夠重視人事檔案管理。目前部分企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)忽視檔案管理，認(rèn)為檔案管理是企業(yè)內(nèi)部的小工作，對(duì)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)發(fā)展沒有太大的意義，因此在精力以及資金方面投入甚少，造成人事檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施以及模式、方法得不到有效的更新；第二，檔案管理部門的責(zé)任意識(shí)差。由于上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的不重視直接導(dǎo)致了檔案管理部門對(duì)自身所肩負(fù)的責(zé)任認(rèn)識(shí)不夠明確，使工作觀念產(chǎn)生了偏離，不認(rèn)真對(duì)待檔案管理工作，造成工作上的失誤。另外企業(yè)沒有專業(yè)的檔案管理人員，有的是其他部門的人員進(jìn)行兼任，極大地降低了檔案的權(quán)威性。

2.2 缺乏專業(yè)的檔案管理員 人事檔案管理人員需具備較強(qiáng)的專業(yè)知識(shí)和技能，才能夠勝任人事檔案管理這項(xiàng)復(fù)雜、繁瑣以及連續(xù)性較強(qiáng)的工作，否則就會(huì)對(duì)檔案管理的質(zhì)量和管理水平的提高產(chǎn)生影響。有的企業(yè)分配的檔案管理人員較少且有的是兼任，不僅要進(jìn)行檔案資料的日常維護(hù)及管理工作，譬如收集、整理、編目、分類、電腦輸入、排架、編研等，同時(shí)還需要擔(dān)負(fù)多方面的工作，例如企業(yè)文書的編寫、科研管理、基建等，這就使得檔案管理人員處于超負(fù)荷工作狀態(tài)，精力無法過多的投入到檔案管理工作上，從而降低了檔案管理工作的有效開展。

2.3 人事檔案管理的科學(xué)信息化水平低 人事檔案管理工作內(nèi)容多、要求高、任務(wù)重，僅就檔案信息管理信息化建設(shè)而言，諸如標(biāo)引著錄、數(shù)據(jù)錄入、重要檔案的全文存儲(chǔ)等工作相當(dāng)艱巨。雖然目前有人事檔案管理系統(tǒng)，但在實(shí)際的檔案管理工作操作中還沒有充分挖掘和發(fā)揮其應(yīng)有的作用，人事檔案管理缺乏信息化、智能化、數(shù)據(jù)化以及科學(xué)化的廣泛應(yīng)用，部分企業(yè)的人事檔案管理在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的應(yīng)用上只是簡(jiǎn)單地將個(gè)人信息、檔案目錄進(jìn)行錄入，而資料檢索、調(diào)閱則進(jìn)行手工操作，導(dǎo)致人事檔案材料歸檔整理不及時(shí)，存在檔案資料不完整的情況，而且耗費(fèi)時(shí)間長(zhǎng)，耗費(fèi)人力多，降低了檔案管理工作的效率。

3 改革人事檔案管理的建議

3.1 強(qiáng)化人事檔案管理意識(shí) 企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要充分認(rèn)識(shí)到人事檔案管理的意義，其是企業(yè)的一項(xiàng)隱形財(cái)富。各企業(yè)在人事檔案管理工作中要安排充足的專職檔案管理工作人員，并確保檔案管理隊(duì)伍的相對(duì)穩(wěn)定，提高管理人員的責(zé)任意識(shí)，通過定期對(duì)人事檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)、政治教育、專業(yè)知識(shí)與技能的學(xué)習(xí)以及完善定期交流與培訓(xùn)進(jìn)修等制度，來提高人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平。人事檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任要明確，在管理工作過程中，做好監(jiān)督與管控工作，加強(qiáng)定期、不定期的深入管檔工作進(jìn)行督查，同時(shí)強(qiáng)化業(yè)務(wù)指導(dǎo)，對(duì)存在的問題及時(shí)提出改革建議或解決措施，并責(zé)令迅速整改到位。

3.2 規(guī)范、完善制度和程序 要進(jìn)一步系統(tǒng)檔案的搜集、整理歸檔、更新等一系列程序。檔案信息搜集要全面、嚴(yán)謹(jǐn)、規(guī)范地利用多種方式確保信息的準(zhǔn)確性、完整性以及及時(shí)性；檔案信息整理歸檔根據(jù)材料的內(nèi)容、時(shí)間以及屬性等條目，優(yōu)化檔案的整理歸檔工作，避免錄入的電子檔案和紙質(zhì)檔案存在出入，不便于日后的查檢閱工作；檔案信息更新要嚴(yán)格落實(shí)制定的更新計(jì)劃，檔案管理工作要根據(jù)企業(yè)人員的流動(dòng)實(shí)況制定相關(guān)的每周、每月或者季度更新方案。

3.3 信息化管理 時(shí)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展要求企業(yè)人事檔案管理工作變革滯后的管理模式，利用現(xiàn)代化的技術(shù)以及結(jié)合企業(yè)的實(shí)況改變管理方法，來提高人事檔案管理的科學(xué)化水平和工作效率，以促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展與時(shí)代接軌。充分利用和完善人事檔案管理數(shù)據(jù)系統(tǒng)，例如運(yùn)用人事檔案日常管理軟件進(jìn)行檔案編目、檢索及日常查借閱等工作，提高人事檔案信息的真實(shí)性、時(shí)效性。此外應(yīng)積極利用現(xiàn)代化的設(shè)備，如計(jì)算機(jī)、掃描儀等，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案向數(shù)據(jù)檔案的轉(zhuǎn)變，推動(dòng)以及加快人事檔案管理信息化的建設(shè)，使企業(yè)人力資源得到合理、靈活的開發(fā)與利用，從而促進(jìn)企業(yè)更好的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)以及服務(wù)社會(huì)。

篇3

【關(guān)鍵詞】信息時(shí)代；深化改革；企業(yè)檔案；管理工作

企業(yè)改制后人事檔案由集團(tuán)公司檔案中心統(tǒng)一接管，無論民營(yíng)化、股份制、集團(tuán)控股企業(yè)或集團(tuán)公司人事檔案，仍由集團(tuán)公司統(tǒng)一管理，這樣保證了職工的合法權(quán)益，解決了職工檔案后顧之憂。

在企業(yè)改制中利用人事檔案是維護(hù)企業(yè)職工的合法權(quán)益的重要憑證：一是企業(yè)改制領(lǐng)取安置補(bǔ)償金的重要依據(jù)；二是職工辦理社會(huì)保險(xiǎn)的重要依據(jù)；三是職工退休辦理的重要依據(jù)；四是職工享受增量補(bǔ)貼、特殊津貼的重要依據(jù)。

企業(yè)改制后人事檔案，打破了傳統(tǒng)的干部和職工檔案的區(qū)分，集團(tuán)統(tǒng)一實(shí)行改制后職工檔案分類方法，人事檔案采取按姓氏筆畫統(tǒng)一排列，劃分為四部分：在職職工、離退休職工、辭職職工、死亡職工檔案。檔案在使用的過程中隨著職工本身角色的變換，隨時(shí)調(diào)整。

1.改制后存在的問題及原因

1.1人事檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不夠

長(zhǎng)期以來，相當(dāng)一部分領(lǐng)導(dǎo)對(duì)人事檔案管理工作的認(rèn)識(shí)都存在著一些誤區(qū)，認(rèn)為人事檔案工作就是保管的事務(wù)性工作，不是單位的主要工作，只要不丟失，不泄密，能應(yīng)付外調(diào)、查檔就行了。甚至有些領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為檔案工作只是檔案部門的事，對(duì)檔案工作不聞不問，不想管也不愿管。

1.2人事檔案存在嚴(yán)重的斷檔和人檔分離現(xiàn)象

在改制利用人事檔案的過程中，存在部分職工檔案有斷檔或缺檔現(xiàn)象。有以下幾類：

（1）隨著人才流動(dòng)性的增大，很大部分人的檔案并沒有隨之流動(dòng)，檔案存于原工作單位，由于人才的流出，檔案管理人員不再對(duì)此人的檔案進(jìn)行更新，流出后的工作經(jīng)歷一片空白。本人在整理人事檔案的時(shí)候，就發(fā)現(xiàn)某些同志的檔案不存在連續(xù)性，畢業(yè)分配后，有單位接收，但是接收后到來我單位之間這段時(shí)間檔案就是空白，究其原因，就是在原單位辭職后，去了其他企業(yè)，應(yīng)聘我單位后去原來單位把檔案調(diào)出，就存在了斷檔現(xiàn)象。

（2）　企業(yè)將人才引進(jìn)后，很少去查看求職者的檔案，用人單位也基本是以個(gè)人在實(shí)際工作中的業(yè)績(jī)來考評(píng)員工。人事檔案掛在人才市場(chǎng)，沒有及時(shí)提交單位而仍放在人才市場(chǎng)，但是檔案沒有更新，這也是造成斷檔的原因之一。

（3）　隨著社會(huì)的發(fā)展，特別是隨著人才資源配置市場(chǎng)化，人才流動(dòng)日益頻繁，越來越多的“單位人”變?yōu)椤吧鐣?huì)人”，人才的流動(dòng)造成人檔分離，棄檔不用的人員越來越多。并且由于許多公司、單位對(duì)檔案沒什么要求，導(dǎo)致了這種人檔分離的情況愈加嚴(yán)重。

1.3人員配備不足

由于目前檔案管理人員單位僅配備12人，負(fù)責(zé)集團(tuán)公司文書、科研、基建、會(huì)計(jì)、人事等門類的檔案管理工作，即要維持大量借閱、查詢、日常維護(hù)工作，又要做好檔案資料的收集、整理、分類、編目、排架、電腦輸入、編研工作，導(dǎo)致了檔案人員工作量過大；又因?yàn)榇蠖鄶?shù)檔案人員身兼數(shù)職，對(duì)檔案工作精力投入不足，因此會(huì)嚴(yán)重影響了檔案管理水平。

1.4人事檔案管理的信息化程度不高

科學(xué)技術(shù)手段的不斷更新，人事檔案信息管理系統(tǒng)已得到普遍采用，計(jì)算機(jī)信息的水平也在不斷提高，但有些先進(jìn)的技術(shù)手段還沒有充分挖掘和發(fā)揮，計(jì)算機(jī)技術(shù)還沒有在人事檔案管理中廣泛運(yùn)用，這些不利于人事管理效率的提高，并且造成一定的資源浪費(fèi)。

2.關(guān)于解決問題的對(duì)象

2.1人事檔案的收集

為了便人事檔案能夠真實(shí)地全面反映個(gè)人全貌，人事檔案管理要經(jīng)常通過人事部門收集職工的工作調(diào)配、干部任免、職稱職務(wù)評(píng)聘、考察、考核、培訓(xùn)、獎(jiǎng)懲、工資待遇等工作中形成的反映個(gè)人德、能、勤、績(jī)的文件材料，充實(shí)檔案內(nèi)容。收集的人事檔案材料，必須經(jīng)過認(rèn)真的鑒別，屬于歸檔的材料應(yīng)真實(shí)準(zhǔn)確。完整齊全，文字清楚，對(duì)象明確，手續(xù)完備、具有保存價(jià)值。不屬于歸檔范圍的材料，不擅自歸檔，經(jīng)過鑒別，可據(jù)情況予以處理。

2.2人事檔案的整理

人事檔案管理人員對(duì)收集的人事檔案材料按規(guī)定進(jìn)行整理，并按在職職工檔案、離退休人員、辭職人員及死亡檔案進(jìn)行整理、分類、編號(hào)、入柜。對(duì)人事檔案應(yīng)建立登記和統(tǒng)計(jì)制度，建立各類檔案名冊(cè)。每半年檢查核對(duì)一次檔案，做到檔號(hào)與檔案名冊(cè)編號(hào)一致，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決。嚴(yán)：格執(zhí)行保密制度，確保檔案的絕對(duì)安全和準(zhǔn)確無誤。。在整理裝訂人事檔案材料時(shí)，凡不歸檔需處理的材料必須填寫《處理人事檔案材料清單》，并報(bào)請(qǐng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審查批準(zhǔn)，由專人負(fù)責(zé)監(jiān)毀。

2.3檔案的轉(zhuǎn)遞

隨著用人機(jī)制的改革，企業(yè)人員流動(dòng)大，人事檔案的轉(zhuǎn)遞量日益增大，檔案，中心應(yīng)在收到

2.4人事檔案的鑒定與銷毀

集團(tuán)公司規(guī)模大、檔案資料多，庫(kù)房有限。大量檔案資料充實(shí)著檔案庫(kù)房，給檔案管理帶來不便。特對(duì)檔案材料的鑒定銷毀做如下規(guī)定：凡是沒有保存價(jià)值和屬銷毀處理的材料按規(guī)定需要銷毀檔案材料時(shí)，必須經(jīng)單位主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。死亡、失蹤人員的檔案由檔案中心保管15年后，可報(bào)集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)審核同意后予以銷毀。企業(yè)對(duì)國(guó)家、省和市級(jí)模范人物及有特殊貢獻(xiàn)的人員死亡后，其檔案仍有檔案中心保管。若檔案鑒定和銷毀工作不及時(shí)，會(huì)影響了企業(yè)職工檔案的管理工作，使工作人員造成繁重的工作量，也阻礙了檔案工作現(xiàn)代化管理。

篇4

一、認(rèn)證檢查簡(jiǎn)介

目前，邵陽(yáng)市直一、二級(jí)機(jī)構(gòu)有近200個(gè)單位檔案工作規(guī)范化管理未達(dá)到省二級(jí)以上標(biāo)準(zhǔn)，為促進(jìn)這些單位檔案工作發(fā)展，我局決定2012年開展市級(jí)標(biāo)準(zhǔn)認(rèn)證工作，納入全年工作計(jì)劃，并經(jīng)市委常委會(huì)議研究同意，納入“檔案工作規(guī)范化管理年”活動(dòng)一項(xiàng)重要內(nèi)容。年初，在印發(fā)的《邵陽(yáng)市檔案工作規(guī)范化管理年》（邵檔發(fā)[2012]2號(hào)）中推出市級(jí)認(rèn)證標(biāo)準(zhǔn)，文件中確定“8月為評(píng)估合格認(rèn)證月”。6月，我局印發(fā)了《關(guān)于開展首批檔案工作規(guī)范化管理合格認(rèn)證檢查的通知》（邵檔業(yè)[2012]4號(hào)）文件，首批確定134個(gè)單位為合格認(rèn)證檢查對(duì)象。8月份，全局領(lǐng)導(dǎo)、干部分成6組開展合格認(rèn)證檢查。截止目前，一共檢查了99個(gè)單位，達(dá)到市級(jí)合格標(biāo)準(zhǔn)有50個(gè)，限期改正有49個(gè)，其中書面限期改正28個(gè)，口頭限期改正21個(gè)，較好地促進(jìn)了基層單位檔案工作的發(fā)展。

二、認(rèn)證檢查的特點(diǎn)

1.追究性特點(diǎn)。根據(jù)《檔案法》第六條規(guī)定“國(guó)家檔案行政管理部門主管全國(guó)檔案事業(yè)，對(duì)全國(guó)的檔案事業(yè)實(shí)行統(tǒng)籌規(guī)劃，組織協(xié)調(diào)，統(tǒng)一制度，監(jiān)督和指導(dǎo)”，《檔案執(zhí)法監(jiān)督檢查工作暫行規(guī)定》第八條規(guī)定“縣級(jí)以上檔案行政管理部門對(duì)各自管轄范圍內(nèi)檔案法規(guī)的貫徹實(shí)施情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。檔案執(zhí)法監(jiān)督檢查應(yīng)與檔案業(yè)務(wù)工作密切結(jié)合，檢查的內(nèi)容和重點(diǎn)應(yīng)根據(jù)檔案法規(guī)實(shí)施的情況具體確定”。為此，我們按“檢查的內(nèi)容和重點(diǎn)”結(jié)合本地的實(shí)際情況，加大對(duì)基層單位檔案工作薄弱環(huán)節(jié)的監(jiān)督指導(dǎo)，以認(rèn)證的形式，重點(diǎn)檢查薄弱環(huán)節(jié)，促進(jìn)工作發(fā)展。這樣，依法檢查，合格底線，不容打折。凡是認(rèn)證不合格的單位，依法追究，限期改正。認(rèn)證檢查與其他檢查有明顯的不同，非淺嘗輒止，而是追究到底，直到合格。追究性特點(diǎn)，提示我們“開弓沒有回頭箭”。

2.必檢性特點(diǎn)。凡未達(dá)到檔案工作規(guī)范化管理省二級(jí)標(biāo)準(zhǔn)以上的單位，都在合格檢查認(rèn)證之列，一改過去對(duì)那些檔案工作管理差的單位沒有一個(gè)較硬的措施來監(jiān)督的局面，“江邊洗蘿卜，一個(gè)個(gè)來”。同時(shí)也強(qiáng)化了檔案行政管理部門的職責(zé)，就是不能容許檔案工作不合格的存在，沒認(rèn)證的必須檢查認(rèn)證，不合格的必須抓緊改正。合格認(rèn)證評(píng)估借鑒《湖南省檔案工作規(guī)范化管理標(biāo)準(zhǔn)》的評(píng)估模式，按照《邵陽(yáng)市檔案工作合格標(biāo)準(zhǔn)評(píng)分細(xì)則》的內(nèi)容全面檢查評(píng)估，集檢查、監(jiān)督、指導(dǎo)為一體，采用100分制，其中組織管理20分，保管保護(hù)25分，基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作35分，開發(fā)利用20分。通過聽、看、評(píng)、議等程序，將認(rèn)證檢查情況向被檢查單位反饋。必檢性特點(diǎn)，告訴我們檔案行政管理部門贏得了“發(fā)球權(quán)”。

3.強(qiáng)制性特點(diǎn)。認(rèn)證合格除評(píng)估總分要求在60分以上，還強(qiáng)調(diào)必須具備3個(gè)條件：一是必須健立健全檔案管理各項(xiàng)工作制度。如檔案工作人員崗位職責(zé)、保密、庫(kù)房管理、安全保衛(wèi)、查閱利用、立卷歸檔、電子文件歸檔管理等制度，缺一項(xiàng)扣0.5分，缺3項(xiàng)制度（含3項(xiàng)）的為不合格標(biāo)準(zhǔn)。二是必須不存在安全隱患。三是必須各門類檔案整理達(dá)到80%的記分比例。如文書檔案、業(yè)務(wù)或?qū)I(yè)檔案、會(huì)計(jì)檔案、基建檔案、特殊載體檔案等門類檔案整理規(guī)范（10分），每門類檔案整理計(jì)2分。這3條是檔案執(zhí)法監(jiān)督下達(dá)整改通知前提條件，10項(xiàng)行為所涵蓋的內(nèi)容，我們從中選擇這3條，是基層單位普通存在的薄弱環(huán)節(jié)，把它作為合格認(rèn)證檢查的重點(diǎn)，也是單位必須做好檔案工作的底線。同時(shí)，也是我們開展認(rèn)證工作的底氣，具有較強(qiáng)的強(qiáng)制性。強(qiáng)制性特點(diǎn)揭示認(rèn)證檢查的底線和底氣所在。

三、認(rèn)證檢查的意義

1.加大依法行政力度，形成長(zhǎng)效機(jī)制。合格認(rèn)證檢查的推出，檢查對(duì)象廣，按《檔案法》規(guī)定屬地管理的原則，任何單位無一例外，對(duì)檔案工作規(guī)范化管理未達(dá)到省二級(jí)以上標(biāo)準(zhǔn)的單位都有了約束機(jī)制。檔案工作搞得差的，限期改正，搞得好的，鼓勵(lì)爭(zhēng)創(chuàng)省二級(jí)以上標(biāo)準(zhǔn)，使檔案工作監(jiān)督指導(dǎo)得以全面展開，具有追究性、必檢性、強(qiáng)制性三大特點(diǎn)，加大了依法行政的力度，并且合格證不搞終身制，3-4年復(fù)查一次。由此，激活整個(gè)認(rèn)證體系，形成了對(duì)基層單位檔案管理長(zhǎng)效的監(jiān)督機(jī)制。

2.促進(jìn)平衡發(fā)展，消除死角隱患。我市共有省特級(jí)檔案室 28個(gè)，市直單位省一級(jí)檔案室65個(gè)，而還有為數(shù)不少的單位沒有達(dá)到省二級(jí)標(biāo)準(zhǔn)，檔案工作缺乏爭(zhēng)先創(chuàng)優(yōu)、上等達(dá)標(biāo)意識(shí)，發(fā)展不平衡。開展檔案合格認(rèn)證檢查，不管你愿不愿意，回避不回避，都要進(jìn)行認(rèn)證，這樣對(duì)后進(jìn)單位有較大的促進(jìn)作用。確保合格的底線，單位再無理由借口，推諉不動(dòng)，停滯不前，促使全市檔案工作全面、平衡發(fā)展。特別是消除了基層單位檔案工作存在的安全隱患，以及《檔案法》難以輻射到的死角。

3.完善認(rèn)證體系，打造高低呼應(yīng)的格局。檔案工作認(rèn)證管理，是國(guó)家檔案局在《加強(qiáng)對(duì)基層單位檔案工作的監(jiān)督指導(dǎo)的意見》文件中，給予充分肯定的一種監(jiān)督指導(dǎo)方式。但僅有的《湖南省檔案規(guī)范化管理標(biāo)準(zhǔn)》的自愿申報(bào)認(rèn)證模式，尚不足以推動(dòng)工作全面開展，新建立的市級(jí)標(biāo)準(zhǔn)合格認(rèn)證檢查模式，能彌補(bǔ)省級(jí)上等達(dá)標(biāo)輻射面的不足。省、市標(biāo)準(zhǔn)一高一低，一柔一剛，這樣就自然形成高低呼應(yīng)、剛?cè)嵯酀?jì)的認(rèn)證格局，使認(rèn)證管理體系更逐完善。

四、認(rèn)證檢查的不足

1.出臺(tái)模式還不夠規(guī)范。合格認(rèn)證工作在今年全市檔案工作會(huì)議上進(jìn)行了部署安排，合格認(rèn)證標(biāo)準(zhǔn)在《邵陽(yáng)市檔案工作規(guī)范化管理年》文件中推出，而沒有單獨(dú)行文，相應(yīng)的認(rèn)證管理辦法，由于種種原因沒有及時(shí)跟進(jìn)，合格認(rèn)證管理辦法正式出臺(tái)，要爭(zhēng)取市委、市政府兩辦的名義，甚至以市政府的名義印發(fā)，這樣文件出臺(tái)規(guī)格高，執(zhí)行力度大。

2.宣傳、行動(dòng)還不夠深入。合格認(rèn)證工作是我市檔案工作的一項(xiàng)新生事物，市直動(dòng)了，縣區(qū)沒動(dòng)，這項(xiàng)工作要進(jìn)一步宣傳貫徹落實(shí)，統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一行動(dòng)，要努力形成合格認(rèn)證大勢(shì)所趨的氛圍。同時(shí)對(duì)基層單位要掌握認(rèn)證的主動(dòng)權(quán)，分期分批督促他們達(dá)到合格標(biāo)準(zhǔn)。對(duì)基層單位也要相應(yīng)開展以合格標(biāo)準(zhǔn)為內(nèi)容的專門培訓(xùn)、指導(dǎo)，如我局9月份組織了未合格單位開展檔案整理“三集中”立卷活動(dòng)。

3.評(píng)估條款還有待完善。目前認(rèn)證還處于試行階段，通過試行檢驗(yàn)，評(píng)估條款有的需要調(diào)整。如評(píng)估條款中涉及當(dāng)前檔案中心工作的，可隨時(shí)調(diào)整，如圍繞貫徹國(guó)家檔案局8號(hào)令，編制檔案保管期限表，圍繞民生檔案工作，開展家庭建檔工作，這些工作有的只是一時(shí)的。所以，今后修改時(shí)以“檔案中心工作或當(dāng)前檔案工作”靈活設(shè)置考評(píng)欄目為宜。

篇5

關(guān)鍵詞：大學(xué)畢業(yè)生 人事檔案 科學(xué)分析

高校畢業(yè)生的檔案問題，原本不是一個(gè)很難破解的難題。探究問題出現(xiàn)的原因，多由大學(xué)生主觀因素而造成，從而導(dǎo)至畢業(yè)生個(gè)人工作生活上的被動(dòng)局面。大學(xué)生不能正確地對(duì)待檔案問題，歸由于對(duì)檔案的重要性認(rèn)識(shí)不夠，認(rèn)為只要有了畢業(yè)證、學(xué)位證，就可以相對(duì)輕松地上崗就業(yè)。于是長(zhǎng)期對(duì)自己的檔案置之一邊，不管不顧，將記錄自己重要人生履歷的歷史信息主要載體放諸腦后。等到真需要檔案的時(shí)候，又一時(shí)取不到手，錯(cuò)失人生中有限的幾次絕佳機(jī)會(huì)。

1、大學(xué)生畢業(yè)后的檔案留存現(xiàn)狀

經(jīng)在工作中調(diào)查，大學(xué)生畢業(yè)后的檔案多放于高校與人才中心（人才市場(chǎng)）。

1.1 仍將檔案放置于高校

當(dāng)前，高校畢業(yè)生多為自主擇業(yè)，有的畢業(yè)生畢業(yè)一兩年甚至畢業(yè)幾年時(shí)間仍沒有找到合適的工作，因沒有工作單位，就沒有辦理檔案移交手續(xù)，檔案仍存于高校中。有的畢業(yè)生已找到了工作，由于所找的工作單位對(duì)檔案要求不嚴(yán)格，對(duì)畢業(yè)生的檔案沒有強(qiáng)制性的轉(zhuǎn)移要求，學(xué)生本人也就將檔案問題放置一邊，甚至忘記個(gè)人檔案一事。有的畢業(yè)生即使找到了工作，也不愿將檔案轉(zhuǎn)入相應(yīng)的人才市場(chǎng)，因?yàn)楦鞯氐娜瞬攀袌?chǎng)每年數(shù)百元的存檔費(fèi)對(duì)剛畢業(yè)的大學(xué)生們來說是一筆不菲的開支，不如放在高校之中，即無存檔費(fèi)一說，又有安全性系數(shù)可言。

1.2 檔案放在各地人才市場(chǎng)

各省市的人才檔案管理中心一般經(jīng)常對(duì)失去聯(lián)系超過5年的流動(dòng)人員的人事檔案進(jìn)行網(wǎng)上公示，以促使相關(guān)人員回人才交流中心交納檔案保管費(fèi)。從各地公示的檔案中，公示的檔案份數(shù)規(guī)模堪稱龐大。有的省市的人才中心在公示期滿后仍沒有前來辦理相關(guān)手續(xù)的畢業(yè)生，進(jìn)行解除原檔案的托管關(guān)系。 部分人才市場(chǎng)，即使多次公示，許多檔案的相關(guān)人員一直也不露面，所存的檔案也成了“死檔”，有的檔案一二十年了，都無人前來過問，更何談交納檔案保管費(fèi)了。

2、“棄檔”原因分析

當(dāng)前的就業(yè)形勢(shì)十分嚴(yán)峻，大學(xué)生找工作難已成一個(gè)普遍的社會(huì)問題。由于人才流動(dòng)的加快，幾十年前的那種受制于檔案、戶口的就業(yè)模式已早不適應(yīng)于當(dāng)今大學(xué)生就業(yè)的選擇。這一方面說明了社會(huì)的進(jìn)步，另一方面，也引發(fā)了不重視檔案問題的趨勢(shì)，這種人才擇業(yè)模式，導(dǎo)致了整個(gè)社會(huì)漠視檔案的現(xiàn)象。由此也發(fā)生了大量“棄檔”現(xiàn)象的發(fā)生。

2.1 就業(yè)單位不重視檔案

在人事制度改革不斷深化的前提下，人事檔案的重要性有所減弱，它不再是就業(yè)單位考察、選拔人才的惟一標(biāo)準(zhǔn)。 大學(xué)生的擇業(yè)觀和思想上追求自由的個(gè)性，人才流動(dòng)也處于頻繁的狀態(tài)，完整的人事檔案不再成為就業(yè)與人才進(jìn)步的重要根據(jù)。由于畢業(yè)生工作單位的不確定性、不穩(wěn)定性，致使有的大學(xué)生寧愿將個(gè)人檔案放在高校內(nèi)，也不愿意轉(zhuǎn)到人才市場(chǎng)，除非找到了相對(duì)來講比較正式的工作單位，才想到去找自己的檔案。有的由于工作變動(dòng)過于頻繁，最后主動(dòng)放棄了個(gè)人的檔案。 部分事業(yè)單位在選拔人才時(shí)，不再以檔案為準(zhǔn)，人力資源部門將本單位的人員分為事業(yè)編制、長(zhǎng)期合同編制、短期合同編制、非固定工等三六九等的用人機(jī)制，也導(dǎo)致對(duì)檔案的要求不再那么嚴(yán)格。重視專業(yè)和技能，已成為最大的用人標(biāo)準(zhǔn)，檔案則放置一邊了。

2.2 對(duì)檔案的用途知之甚少

盡管人事檔案的作用正在進(jìn)一步弱化，從而減少了檔案中客觀記錄的科學(xué)性。在當(dāng)前的社會(huì)轉(zhuǎn)型期，人事檔案的作用仍不能由其他方面來代替。大學(xué)畢業(yè)生不重視自身檔案問題，很大程度上是由于對(duì)檔案的認(rèn)識(shí)上有欠缺，對(duì)檔案的重要性認(rèn)識(shí)不足。

3、長(zhǎng)期不重視檔案易發(fā)生的問題

盡管檔案的作用在部分大學(xué)畢業(yè)生中沒有引起足夠的重視，但當(dāng)他們?cè)谶x擇就業(yè)時(shí)，尤其在報(bào)考國(guó)家公務(wù)員或事業(yè)單位崗位時(shí)，檔案是必須要過的一關(guān)。檔案中有不良記錄，勢(shì)必影響到大學(xué)生的就業(yè)選擇。重視并妥善安置自己的檔案，作為一個(gè)忽視的問題，擺在了大學(xué)生的工作日程上。

3.1 檔案放高校工齡難計(jì)算

沒有完整的人事檔案，用人單位將不能為其計(jì)算工齡。畢業(yè)生到人才交流服務(wù)中心辦理了人事后，人才中心將為其辦理轉(zhuǎn)正定級(jí)、年度考核、檔案工資審批等手續(xù)，計(jì)算成本工齡。畢業(yè)生檔案放在高校中，畢業(yè)生與學(xué)校之間無人事隸屬關(guān)系，學(xué)校沒有資格為畢業(yè)生出具涉及人事關(guān)系的證明。檔案留在學(xué)校，不但不能計(jì)算工齡，還會(huì)影響到今后的轉(zhuǎn)正定級(jí)及職稱評(píng)定事宜。

3.2 檔案保存不善沒有資格報(bào)考公務(wù)員

有的高校由于與畢業(yè)生的聯(lián)系不暢，把畢業(yè)生的人事檔案轉(zhuǎn)回原生源地的人事部門，而畢業(yè)生本人不想在自己的原籍就業(yè)。致使他沒有資格在目前居住的城市報(bào)考國(guó)家公務(wù)員，嚴(yán)重影響了個(gè)人的發(fā)展。

3.3 戶口難以落戶

有的畢業(yè)生不重視檔案問題，在畢業(yè)后的戶口落戶時(shí)，遇到了很大的麻煩。按照國(guó)家的戶籍管理規(guī)定，大學(xué)生的戶口落戶，需要相關(guān)的檔案、干部介紹信、落戶證明等手續(xù)，由于檔案管理不善，或不知個(gè)人檔案在何處，即使找到了工作，在相關(guān)城市落戶時(shí)也是一件麻煩事。戶口落不下，就辦不了新的身份證。不但如此，在畢業(yè)生的工齡計(jì)算、研究生考試、公務(wù)員考試、職稱評(píng)定、醫(yī)療養(yǎng)老保險(xiǎn)的上交、出國(guó)手續(xù)辦理、結(jié)婚生育審批上等都離不開個(gè)人的檔案。

篇6

【關(guān)鍵詞】高校學(xué)生檔案 檔案管理 新思路 探討

【中圖分類號(hào)】G47 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A 【文章編號(hào)】1006-5962（2013）02（a）-0017-01

高校學(xué)生檔案是學(xué)生在校期間形成的，反映學(xué)生德、智、體及家庭政治、經(jīng)濟(jì)狀況的個(gè)人信息材料；是學(xué)生在校學(xué)習(xí)、生活、成長(zhǎng)的真實(shí)記錄，是學(xué)校考察、錄選、培養(yǎng)、教育學(xué)生過程中的第一手資料；也是大學(xué)生就業(yè)及今后各級(jí)組織和用人單位選撥、錄用、考核人才的重要依據(jù)。高校學(xué)生檔案管理是國(guó)家人事檔案的組成部分，也是學(xué)校常規(guī)管理的重要組成部分。如何做好高校學(xué)生檔案管理工作，既是一個(gè)老生常談的問題，又是一個(gè)值得研究的課題。筆者通過調(diào)查和文獻(xiàn)查閱，對(duì)高校學(xué)生檔案管理工作的新思路進(jìn)行分析和探討，提出自己的觀點(diǎn)，以期和大家共享交流，為全面做好這項(xiàng)工作盡一份力量。

1、高校學(xué)生檔案的重要性

目前，在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，隨著人事制度改革的深化，工作崗位與人事檔案之間的依附關(guān)系逐漸減弱，因此大部分的高校畢業(yè)生認(rèn)為，在商業(yè)社會(huì)中，用人單位不會(huì)太重視個(gè)人檔案，而是更重視當(dāng)前個(gè)人的表現(xiàn)，只要能順利完成工作，用人單位不會(huì)關(guān)注檔案的。殊不知，忽視個(gè)人檔案會(huì)產(chǎn)生許多消極影響。

第一，影響個(gè)人利益。

有了檔案，就可以享受相關(guān)的勞動(dòng)、人事、社會(huì)等的保障服務(wù)。不管是在原來單位供職的人員，還是辭職后另找工作崗位者，在領(lǐng)取失業(yè)金、辦理社會(huì)保險(xiǎn)時(shí)，個(gè)人檔案記錄的職務(wù)、待遇、工齡、工資、社會(huì)保障年限等這些都是重要的依據(jù)。

第二，影響畢業(yè)生轉(zhuǎn)正定級(jí)和工齡計(jì)算。

許多畢業(yè)生找到工作后仍然是學(xué)生身份，從而影響了自己的轉(zhuǎn)正定級(jí)，也影響到工齡和退休金的計(jì)算。

第三，耽誤職稱評(píng)定和工作調(diào)轉(zhuǎn)。

有些畢業(yè)生的檔案既沒有提交單位，也并沒有存在政府指定的人才服務(wù)中心，職稱評(píng)定就會(huì)因手續(xù)的不全而受影響；有些人雖然在畢業(yè)后，把檔案存到了人才服務(wù)機(jī)構(gòu)，但又沒有及時(shí)辦理就業(yè)手續(xù)，等到過了幾年調(diào)動(dòng)工作的時(shí)候，才發(fā)現(xiàn)需要辦理參加工作后的所有手續(xù)，并要在轉(zhuǎn)正定級(jí)后才能正式調(diào)動(dòng)。

第四，導(dǎo)致留學(xué)人員保險(xiǎn)斷檔。

現(xiàn)在自費(fèi)出國(guó)留學(xué)人數(shù)不斷在增加，但是，當(dāng)眾多學(xué)子海外深造歸來、大展宏圖之時(shí)，卻發(fā)現(xiàn)由于人事檔案存放不當(dāng)，自己無意間居然做了幾年的“無業(yè)人員”，給之后的工作帶來了諸多不便。

2、高校畢業(yè)生學(xué)生檔案管理中存在許多問題

2.1 畢業(yè)生對(duì)自己的檔案重視程度不夠

大部分的畢業(yè)生認(rèn)為人事檔案“沒什么用了”，對(duì)人事檔案重要性的欠缺認(rèn)識(shí)，不僅阻礙畢業(yè)生未來的職業(yè)發(fā)展，更影響人事檔案在人才資源開發(fā)利用中所起的作用。

2.2 檔案管理不規(guī)范

檔案管理部門沒有形成自己的實(shí)施細(xì)則和制度，另外，管理檔案人員在管理上流于形式，僅充當(dāng)檔案保管員的角色，對(duì)學(xué)生檔案進(jìn)行不規(guī)范的操作導(dǎo)致檔案內(nèi)容不全、管理混亂等問題，影響了人事檔案管理的嚴(yán)肅性，降低了人事檔案工作效率。

2.3 檔案管理人員素質(zhì)有待提高

目前檔案管理人員缺乏創(chuàng)新意識(shí)，不會(huì)或者不懂得使用新方法（比如利用現(xiàn)代化信息技術(shù)和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等知識(shí)）、新思路管理檔案。

3、創(chuàng)新高校畢業(yè)生檔案管理的新思路

3.1 從思想上高度重視

采取多種途徑，增強(qiáng)檔案管理意識(shí)，要充分認(rèn)識(shí)檔案的重要性，提高檔案工作的地位和作用，認(rèn)識(shí)檔案工作給社會(huì)、給學(xué)校帶來的效益，從而使各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、師生員工提高對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，使大家知道檔案工作不是可做可不做的，而是應(yīng)該認(rèn)認(rèn)真真、扎扎實(shí)實(shí)、規(guī)范完整的做精、做好。

3.2 從檔案管理的基礎(chǔ)工作做起，保證檔案的完整性

第一，重視學(xué)生人事檔案的建檔質(zhì)量，加強(qiáng)畢業(yè)生人事檔案管理，嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定及時(shí)將畢業(yè)生檔案送達(dá)學(xué)生就業(yè)單位或相關(guān)人才服務(wù)機(jī)構(gòu)。第二，創(chuàng)新管理模式，配備高素質(zhì)的管理人員，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的檔案管理。隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，檔案的載體也多元化，諸如光盤、音像帶、錄音帶、圖片等等都需要在很好的環(huán)境條件下保管。因此要加大對(duì)檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的投入，建設(shè)多元化、高標(biāo)準(zhǔn)的檔案館和資料室。同時(shí)要配備必需的計(jì)算機(jī)、照相機(jī)、打印機(jī)、裝訂機(jī)等辦公設(shè)施、真正做到日常辦公有場(chǎng)所、收集整理有工具，存放檔案有庫(kù)房、查閱利用有保證。面對(duì)快速發(fā)展的科技創(chuàng)新時(shí)代，新的技術(shù)不斷涌現(xiàn)，要求檔案管理工作人員，除了有很好的政治素質(zhì)外，還必須掌握多學(xué)科多領(lǐng)域的知識(shí)與技能，精通檔案專業(yè)知識(shí)并能掌握現(xiàn)代高科技知識(shí)，辦事效率高，能靈活運(yùn)用電子計(jì)算機(jī)和光盤刻錄技術(shù)。因此學(xué)校要把那些政治強(qiáng)、作風(fēng)好、業(yè)務(wù)精的同志選調(diào)到檔案管理崗位上，發(fā)揮其才智，管理好人事檔案。

3.3 建立畢業(yè)生信息反饋檔案

此措施可以為在校畢業(yè)生提供就業(yè)的相關(guān)信息，一個(gè)是間接的反映當(dāng)前社會(huì)對(duì)大學(xué)生在知識(shí)、品德、專業(yè)技能以及心理等方面的具體要求，是高校學(xué)生能夠根據(jù)這些信息對(duì)自己進(jìn)行有意識(shí)的設(shè)計(jì)，使自己適應(yīng)社會(huì)的需要。二是諸如用人單位的用人條件等直接信息。學(xué)校可以根據(jù)這些信息調(diào)整自己的教學(xué)計(jì)劃，使培養(yǎng)出來的學(xué)生更加適應(yīng)市場(chǎng)的需求。

3.4 加大學(xué)生檔案的信息化建設(shè)

當(dāng)前，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的日益發(fā)展，招生、培養(yǎng)和就業(yè)的一體化網(wǎng)絡(luò)管理機(jī)制已經(jīng)成熟。因此學(xué)生檔案的管理要進(jìn)一步信息化，這不僅可以提高工作效率，而且可以使檔案管理更加科學(xué)、有序，可以采取紙質(zhì)和電子檔案相結(jié)合的形式來管理學(xué)生檔案。

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說起來重要，排起來次要，用起來需要，忙起來忘掉。據(jù)了解，“人事檔案無用論”正在社會(huì)上逐漸流行。隨著越來越多“單位人”變成“社會(huì)人”，導(dǎo)致“棄檔”現(xiàn)象越來越嚴(yán)重，尤其是大中專院校的畢業(yè)生，放棄人事檔案呈逐年上升的趨勢(shì)。

導(dǎo)致“人事檔案無用論”主要有以下幾方面原因造成：一是人事關(guān)系存檔費(fèi)高，導(dǎo)致不少人紛紛“棄檔”；二是用人單位與人事檔案之間的依附關(guān)系不大，加之轉(zhuǎn)檔的手續(xù)繁瑣，或有些人合同末滿就想跳槽，為了逃避交納違約金，很多人在流動(dòng)或工作轉(zhuǎn)換中放棄檔案；三是大中專學(xué)生畢業(yè)后自謀職業(yè)成普遍趨勢(shì)，暫末找到工作的畢業(yè)生將檔案放在人才市場(chǎng)后置之不理。通常情況下，不少檔案就會(huì)長(zhǎng)期掛靠無人過問，從而產(chǎn)生了人們俗稱的“死檔”、“棄檔”。

為什么人事檔案由昔日的“香餑餑”變成為今天的“雞肋”？更進(jìn)一步剖析，不難發(fā)現(xiàn)：在計(jì)劃經(jīng)濟(jì)向上市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)轉(zhuǎn)軌過程中，人事檔案的作用在淡化，檔案與就業(yè)、工資、分房等息息相關(guān)的現(xiàn)象已漸漸走進(jìn)歷史，檔案不再是眾多企事業(yè)單位考察個(gè)人能力的標(biāo)準(zhǔn)。其二，戶籍制度改革的深化和戶籍觀念的淡化，連戶口都不如的檔案多了一個(gè)被遺棄的理由。其三，一些不合時(shí)宜的規(guī)章制度成了人才自由流動(dòng)的絆腳石，過高的檔案管理費(fèi)和煩瑣的檔案調(diào)動(dòng)手續(xù)，成了“棄檔”的借口。其四，各地人事檔案管理單位對(duì)檔案僅限于保管這一低層次服務(wù)，無法給當(dāng)事人帶來就業(yè)或成長(zhǎng)的指導(dǎo)和幫助，是導(dǎo)致檔案日益貶值的重要原因。

筆者認(rèn)為：人事檔案是一個(gè)人的人生履歷，非常重要。檔案如果長(zhǎng)期“沉睡”或丟棄，會(huì)給檔案所有者的人生道路帶來始料不及的麻煩，以至影響一生，主要有以下四個(gè)方面。

1.影響?zhàn)B老金的領(lǐng)取。辦理養(yǎng)老金領(lǐng)取的時(shí)候，要經(jīng)過檔案的審核，工齡、工資、待遇、職務(wù)、社保受保時(shí)間等都是以個(gè)人檔案的記錄為依據(jù)的。除了養(yǎng)老金外，其他社會(huì)保險(xiǎn)，也與個(gè)人檔案相關(guān)。

2.影響轉(zhuǎn)正定級(jí)和計(jì)算工齡。有很多畢業(yè)生找到工作后，沒有及時(shí)辦理參加工作的有關(guān)手續(xù)，幾年以后仍是學(xué)生身份，從而影響轉(zhuǎn)正定級(jí)和工齡及退休金的計(jì)算。

3.影響職稱評(píng)定和工作調(diào)動(dòng)。大學(xué)畢業(yè)后，學(xué)生檔案需要經(jīng)過轉(zhuǎn)正定級(jí)后，才能成為干部檔案，才能正常調(diào)動(dòng)。而某些畢業(yè)生檔案在畢業(yè)后沒有提交單位，也沒有存在政府指定的人才服務(wù)中心，職稱評(píng)定就會(huì)因手續(xù)不全而受到影響。

4.影響考研、出國(guó)等手續(xù)辦理。考研、考公務(wù)員、出國(guó)升學(xué)、結(jié)婚、生育等，這些事情都需要政府所屬人才市場(chǎng)開具相關(guān)證明，缺少檔案將無法辦理這些證明。

因此，做為檔案管理工作者，要充分重視此項(xiàng)工作，采用科學(xué)管理的工作方法，才能順應(yīng)新時(shí)期文書檔案管理發(fā)展的需要，繼而利用檔案材料和檔案信息在日常工作的有效價(jià)值，指導(dǎo)和服務(wù)于管理工作，實(shí)現(xiàn)其工作的特有職能。

（1）提高對(duì)人事檔案重要性的認(rèn)識(shí)。一是做好咨詢服務(wù)工作，要讓廣大畢業(yè)生充分認(rèn)識(shí)到，畢業(yè)生人事檔案并不是可有可無的，它對(duì)畢業(yè)生今后的就業(yè)、生活方面都有著極其重要的影響。人事檔案是反映畢業(yè)生綜合素質(zhì)的一個(gè)重要方面，是用人單位選賢舉能的重要依據(jù)，是對(duì)畢業(yè)生本人進(jìn)行定位的重要參考，即使不設(shè)人事檔案的企業(yè)、公司也是十分重視人事檔案所提供的人才信息；二是加強(qiáng)自身學(xué)習(xí)，提高管檔人員素質(zhì)。管檔人員要充分認(rèn)識(shí)到畢業(yè)生人事檔案管理工作在人才資源開發(fā)中的重要性，不斷改進(jìn)工作方法，提高工作效率，開發(fā)、管理和利用好畢業(yè)生人事檔案這一信息資源。

（2）加強(qiáng)對(duì)畢業(yè)生人事檔案的規(guī)范化管理，做到檔案的收集、整理、鑒定和保管等各個(gè)環(huán)節(jié)科學(xué)規(guī)范。一是全面普查案卷，對(duì)接收到的畢業(yè)生檔案應(yīng)重新整理，并編寫頁(yè)碼、目錄、標(biāo)題，一一對(duì)應(yīng)，裝訂成冊(cè)；二是加強(qiáng)收集工作，完善檔案內(nèi)容。結(jié)合本地實(shí)際注意收集那些能體現(xiàn)畢業(yè)生實(shí)踐能力、思想品德、政治素質(zhì)等方面的材料，準(zhǔn)確、客觀地反映畢業(yè)生的綜合素質(zhì)與現(xiàn)實(shí)表現(xiàn)，提高檔案的利用價(jià)值；三是實(shí)行專門統(tǒng)一管理。將所有畢業(yè)生的人事檔案統(tǒng)一整理，分門別類，按照人員年齡、學(xué)歷、專業(yè)、姓名等統(tǒng)一編號(hào)，并建立多種檢索方式，便于查找與利用。建立專門的畢業(yè)生人事檔案庫(kù)，實(shí)行科學(xué)、規(guī)范的管理。

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第一，人事機(jī)構(gòu)的服務(wù)質(zhì)量有待提高。人事機(jī)構(gòu)的定位是社會(huì)服務(wù)，但在開展醫(yī)院人事檔案的管理運(yùn)行中卻不能從行政管理型向社會(huì)服務(wù)型進(jìn)行有效的職能轉(zhuǎn)變，十足的優(yōu)越感導(dǎo)致服務(wù)態(tài)度惡劣。人事機(jī)構(gòu)服務(wù)態(tài)度的不到位，一方面使人事人員在辦理相關(guān)業(yè)務(wù)時(shí)感覺自尊心頗受打擊，另一方面使醫(yī)院人事檔案管理人員沒有卸掉繁瑣的人事管理事業(yè)，導(dǎo)致醫(yī)院的人事檔案管理成本有增無減。第二，醫(yī)院人事管理特點(diǎn)使人檔分離度制度的優(yōu)勢(shì)蕩然無存。人事檔案制度的一大優(yōu)點(diǎn)就是通過“人檔分離”來將技術(shù)性和事務(wù)性的人事管理事宜交給專業(yè)的人事機(jī)構(gòu)，優(yōu)化單位的人力資源配置并降低人事管理成本。但由于醫(yī)院人事管理的特點(diǎn)使得其對(duì)人事檔案的依存度較高，人員在醫(yī)院工作期間涉及到工資調(diào)整、晉升及年度考核等都要形成相應(yīng)的人事材料并需要查詢相關(guān)檔案信息，如果每一次檔案信息的查詢都要到人事機(jī)構(gòu)進(jìn)行，那么會(huì)無形中增加很多檔案查閱的時(shí)間及各類繁瑣的手續(xù)。第三，人事機(jī)構(gòu)的人事檔案內(nèi)容不能及時(shí)更新。由于“人檔分離”，人事機(jī)構(gòu)所管理的人事檔案只是人員最初的檔案資料，人員在醫(yī)院工作期間因工資調(diào)整、崗位調(diào)換、晉升及年度考核等形成的人事材料無法第一時(shí)間在檔案中進(jìn)行補(bǔ)充（材料交接具有一個(gè)時(shí)間差），從而導(dǎo)致人事機(jī)構(gòu)的人事檔案內(nèi)容相對(duì)滯后。

二、醫(yī)院人事檔案制度的優(yōu)化建議

1.規(guī)范檔案管理操作流程，明確醫(yī)院和人事機(jī)構(gòu)的工作職責(zé)

實(shí)行人事制度后，醫(yī)院人事檔案工作開展需要醫(yī)院和人事機(jī)構(gòu)雙方的共同協(xié)作才能完成，這就要求雙方在良好溝通和協(xié)作的基礎(chǔ)上，制定出規(guī)范的檔案管理操作流程，對(duì)雙方的職責(zé)范圍、工作程序等進(jìn)行明確的劃分（避免因權(quán)責(zé)不清而造成工作中的扯皮現(xiàn)象），對(duì)人事檔案工作開展中的關(guān)系不順、職責(zé)不清、信息反饋不及時(shí)和程序不規(guī)范等問題進(jìn)行重點(diǎn)解決，從而構(gòu)建一整套包括材料收集、人事檔案保管與保護(hù)、人事檔案真?zhèn)蔚蔫b別、查詢、傳遞、與人員和醫(yī)院定期聯(lián)系等方面的規(guī)章制度，確保醫(yī)院人事檔案工作的開展都有章可循。

2.構(gòu)建醫(yī)院人事檔案制度的監(jiān)察機(jī)制

制度監(jiān)察機(jī)制對(duì)于醫(yī)院人事檔案制度的落實(shí)有著非常重要的影響，它可以監(jiān)察人事人員的各項(xiàng)權(quán)益是否得到保障、人事機(jī)構(gòu)的服務(wù)是否落到實(shí)處等，為此要構(gòu)建由政府職能部門組織或組建的監(jiān)察機(jī)構(gòu)，對(duì)涉及醫(yī)院人事檔案工作的醫(yī)院人事檔案管理部門和人事機(jī)構(gòu)的工作情況進(jìn)行跟蹤檢查，對(duì)于違規(guī)行為要給予嚴(yán)厲的處罰（尤其是對(duì)醫(yī)院主管人事檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)和人事機(jī)構(gòu)的負(fù)責(zé)人實(shí)行責(zé)任追究制），然后對(duì)制度執(zhí)行中出現(xiàn)的偏差和失誤進(jìn)行分析，從而針對(duì)性地采取調(diào)控措施。

3.加快醫(yī)院人事檔案的網(wǎng)絡(luò)數(shù)字化建設(shè)

第一，構(gòu)建人事檔案基本信息數(shù)據(jù)庫(kù)。在原有醫(yī)院人事檔案基本信息的基礎(chǔ)上構(gòu)建基本信息數(shù)據(jù)庫(kù)，將性別、年齡、姓名、黨團(tuán)時(shí)間、籍貫、工作年限、職稱、學(xué)歷、工資、考核標(biāo)準(zhǔn)、獎(jiǎng)懲情況、職務(wù)及合同等基本信息都包含在其中，并且健全與人事檔案密切相關(guān)的五險(xiǎn)一金等人事信息功能。第二，推廣人事檔案管理信息軟件。醫(yī)院人事檔案管理部門和人事機(jī)構(gòu)都要積極研發(fā)和使用人事檔案管理信息軟件，對(duì)檔案信息進(jìn)行及時(shí)更新和動(dòng)態(tài)管理，確保檔案內(nèi)容的完整性、時(shí)效性和準(zhǔn)確性。在遵守檔案保密制度的前提下，醫(yī)院人事檔案管理部門和人事機(jī)構(gòu)要利用計(jì)算機(jī)和現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，使人事檔案管理工作實(shí)現(xiàn)信息化，推廣人事檔案信息的網(wǎng)上查詢服務(wù)（查詢時(shí)要對(duì)用戶的身份進(jìn)行驗(yàn)證，避免檔案被不法分子竊取）。此外要不斷拓寬檔案利用渠道，利用現(xiàn)代技術(shù)來便于檔案的檢索、信息統(tǒng)計(jì)分析、預(yù)測(cè)等工作的開展，切實(shí)提高人事檔案管理工作的效率。

4.轉(zhuǎn)變觀念，提高人事機(jī)構(gòu)的服務(wù)水平

一方面，人員因身份穩(wěn)定性較差、待遇不公平等原因，在心理和言語(yǔ)上都比較抵觸人事檔案制度，這對(duì)于醫(yī)院人事檔案制度的順利實(shí)施和人員的日后發(fā)展都是很不利的。為此，人員要轉(zhuǎn)變理念，積極配合人事機(jī)構(gòu)，主動(dòng)移交具有參考價(jià)值和保持價(jià)值的個(gè)人材料，以便在確保個(gè)人檔案完整性和及時(shí)性的同時(shí)，為相關(guān)部門考察選用人才提供檔案依據(jù)。另一方面，人事機(jī)構(gòu)在管理檔案時(shí)涉及的內(nèi)容較多且政策性較強(qiáng)，它需要檔案管理人員具有較高的責(zé)任心、豐富的人事知識(shí)、良好的主動(dòng)服務(wù)意識(shí)和現(xiàn)代化的人事檔案管理技術(shù)。為此人事機(jī)構(gòu)要加強(qiáng)檔案管理人員的專業(yè)技能培養(yǎng)，確保檔案管理人員具備相關(guān)的專業(yè)知識(shí)和業(yè)務(wù)技能，轉(zhuǎn)變工作作風(fēng)并增加服務(wù)意識(shí)，由目前的被動(dòng)式服務(wù)向主動(dòng)式服務(wù)轉(zhuǎn)變，并且在工作中不斷拓寬服務(wù)領(lǐng)域，通過與人員和醫(yī)院的溝通來搭建人事檔案工作開展的良好平臺(tái)。

三、小結(jié)

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（一）醫(yī)院人事檔案的概念

醫(yī)院人事檔案是醫(yī)院檔案工作的重要組成部分，是醫(yī)院人事部門在培養(yǎng)、選拔干部等工作中，將個(gè)人閱歷、業(yè)務(wù)能力以及工作表現(xiàn)等內(nèi)容進(jìn)行記錄的文件材料，是對(duì)醫(yī)院相關(guān)人員進(jìn)行了解的必要參考。

（二）醫(yī)院人事檔案的構(gòu)成要素

醫(yī)院人事檔案針對(duì)人員的個(gè)人經(jīng)歷、政治面貌以及獎(jiǎng)罰標(biāo)準(zhǔn)提出了更為系統(tǒng)詳細(xì)的要求〔1〕，人事檔案與人力資源和經(jīng)營(yíng)管理工作的聯(lián)系密切相聯(lián)。醫(yī)院人事檔案主要包括個(gè)人的基本信息、政治信息以及個(gè)人的獎(jiǎng)懲情況等。個(gè)人基本信息主要是指學(xué)歷證明和技術(shù)職稱等；獎(jiǎng)罰情況是指在以往學(xué)校或者工作單位是否受到過獎(jiǎng)勵(lì)或者懲罰，還要考慮相關(guān)的工資福利待遇情況等方面。因此在進(jìn)行人事檔案管理時(shí)，要完善個(gè)人檔案資料，將其交到人事管理部門進(jìn)行相應(yīng)的考察、審核，妥善保管好。醫(yī)院人事檔案是醫(yī)院工作人員真實(shí)情況的客觀反映，使用價(jià)值性非常高，可以為醫(yī)院人事檔案的決策工作提供切實(shí)可行的參考依據(jù)。

二、醫(yī)院人事檔案在人力資源和經(jīng)營(yíng)管理中的作用闡述

醫(yī)院人事檔案在醫(yī)院人力資源和經(jīng)營(yíng)管理中發(fā)揮著不可忽視的作用，醫(yī)院人事檔案要結(jié)合醫(yī)院的實(shí)際情況進(jìn)行人員的選拔、任用，從而為醫(yī)院的發(fā)展建設(shè)提供高素質(zhì)的人才隊(duì)伍建設(shè)，為醫(yī)院注入嶄新的生機(jī)與活力。

（一）有利于促進(jìn)醫(yī)院人事管理的發(fā)展

通過真實(shí)、有效地醫(yī)院人事檔案，可以充分了解和掌握醫(yī)務(wù)人員的實(shí)際情況，為醫(yī)院的人才培養(yǎng)建設(shè)提供必要的參考。基于此，可以不斷促進(jìn)醫(yī)院人事管理的發(fā)展，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院人才培養(yǎng)的建設(shè)目標(biāo)。

（二）有利于提升醫(yī)務(wù)人員的專業(yè)水平與技能素質(zhì)

醫(yī)療事業(yè)對(duì)新入職的醫(yī)務(wù)人員的要求越來越嚴(yán)格，醫(yī)務(wù)人員要具有高度的綜合素質(zhì)。醫(yī)院在進(jìn)行人事檔案管理中，會(huì)定期安排相關(guān)資格考試與職業(yè)證書考試，考核力度也得到了進(jìn)一步的強(qiáng)化，對(duì)于考核資料也提出了更加全面的要求。如果處理不慎，就會(huì)嚴(yán)重阻礙到醫(yī)院人事檔案工作的正常進(jìn)展。因此，要不斷完善醫(yī)院人事檔案，禁止由于醫(yī)務(wù)人員管理工作的失誤而對(duì)人事檔案造成不利的影響，確從而保醫(yī)院考核的質(zhì)量和水平。

（三）有利于建立健全醫(yī)院薪酬與激勵(lì)機(jī)制

由于受到醫(yī)療改革的影響，一定程度上推動(dòng)了醫(yī)院的薪酬機(jī)制和激勵(lì)機(jī)制。針對(duì)于員工的薪酬來說，醫(yī)院要注重結(jié)合義務(wù)人員的社會(huì)閱歷、職業(yè)生涯以及貢獻(xiàn)程度來進(jìn)行分析。不斷完善人事檔案的工作內(nèi)容，提供必要的保障性依據(jù)，進(jìn)而形成系統(tǒng)全面的醫(yī)院薪酬與激勵(lì)機(jī)制。此外，在以往醫(yī)院的工資核算中，往往就是根據(jù)以往財(cái)務(wù)報(bào)表方面的信息進(jìn)行總結(jié)，因而具有一定的誤差性。但是，醫(yī)院人事檔案的實(shí)施，主要通過每個(gè)人檔案信息的錄入、修改以及核實(shí)等方面進(jìn)行系統(tǒng)嚴(yán)密的匯總，進(jìn)而成為了廣大醫(yī)院進(jìn)行工資結(jié)算的重要參照指標(biāo)。因此，工資待遇的不斷優(yōu)化，大大提升了員工的工作熱情，不斷挖掘個(gè)人潛能。

（四）有利于不斷完善醫(yī)院人力資源和經(jīng)營(yíng)管理的信息服務(wù)體系

醫(yī)院人力資源的使用需求在不斷地?cái)U(kuò)展中，對(duì)人事檔案管理工作的要求也更為嚴(yán)格。人事檔案管理工作的順利開展，對(duì)于醫(yī)院的穩(wěn)定發(fā)展具有極大地推動(dòng)作用，可以不斷滿足于醫(yī)院人力資源的使用需求。醫(yī)院要想在激烈的行業(yè)競(jìng)爭(zhēng)中占有一席之地，就必須要綜合分析和考慮醫(yī)院的人事檔案管理，創(chuàng)新高素質(zhì)、高質(zhì)量的醫(yī)務(wù)團(tuán)隊(duì)。并且要?jiǎng)?chuàng)新醫(yī)院人事檔案的管理方法，進(jìn)而促進(jìn)醫(yī)院人力資源和經(jīng)營(yíng)管理的信息服務(wù)體系的形成。

三、醫(yī)院人事檔案管理工作中所存在的不足之處

良好的人才團(tuán)隊(duì)是人事檔案工作的重要推動(dòng)力和支撐點(diǎn)，人事檔案的直接負(fù)責(zé)人是相關(guān)人事管理部門的領(lǐng)導(dǎo)，并且與醫(yī)院的管理改革的聯(lián)系較為緊密，逐漸成為了衛(wèi)生人事制度改革的工作重心。但是，目前醫(yī)院人事檔案管理工作并不盡人意，在管理模式、流程、制度方面仍然存在著較多的缺陷，急需進(jìn)一步的應(yīng)對(duì)和處理。

（一）人事管理缺乏一定的不合理性、不規(guī)范性

醫(yī)療事業(yè)正在不斷完善人事制度、促進(jìn)人才規(guī)模上的合理流動(dòng)。在人事檔案中的人才選拔和使用手段等方面進(jìn)行了一定程度地優(yōu)化，但是也尚未能及時(shí)調(diào)整原有的人事檔案制度，進(jìn)而造成了人才的靜止和凝固，很難實(shí)現(xiàn)高效的流動(dòng)性〔2〕。例如：流動(dòng)人員人事檔案的重視程度嚴(yán)重不足，對(duì)于已經(jīng)辭退或者取消勞動(dòng)合同等員工的人事檔案資料，并不能及時(shí)地進(jìn)行移交和保管，進(jìn)而造成人事檔案的缺失和漏洞。出現(xiàn)此類現(xiàn)象的原因主要是由于人事檔案管理工作的不規(guī)范性引起的。此外，人事檔案資料的手續(xù)也欠缺著一定的流程性和秩序性，會(huì)使醫(yī)院很難就新聘請(qǐng)的醫(yī)務(wù)人員展開詳細(xì)的人事審批工作，已經(jīng)嚴(yán)重超出了人事檔案的管理范圍。

（二）尚未形成完善的人事服務(wù)體系

對(duì)于醫(yī)院人事檔案管理中的人事機(jī)構(gòu)來說，具體的服務(wù)內(nèi)容比較單一、淺顯、片面，很難進(jìn)行人事檔案資料的開展工作，逐漸形成了單一的保存模式，進(jìn)而無法充分發(fā)揮出人事檔案的實(shí)質(zhì)性作用。同時(shí)，醫(yī)院在人才培養(yǎng)和實(shí)際需求中的矛盾越來越突出，很難實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一性。例如：在聘請(qǐng)專業(yè)人員時(shí)，過于注重考試面試，而且人事檔案的轉(zhuǎn)檔手續(xù)比較復(fù)雜繁瑣，“棄檔”現(xiàn)象非常嚴(yán)重〔3〕，使人事檔案管理工作變得越來越混亂、無序。

（三）人事信息更新速度比較緩慢

一些工作人員并沒有及時(shí)更新和調(diào)整醫(yī)院人事資料，很難掌握員工工作信息，導(dǎo)致資料收集工作的嚴(yán)重不合理性，一定程度上使醫(yī)院相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、管理者無法就人事檔案信息而開展員工的選拔與晉升活動(dòng)，因此，崗位分配不合理的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，嚴(yán)重影響著醫(yī)療工作事業(yè)的正常進(jìn)行。此外，醫(yī)院人事檔案工作人員缺乏較強(qiáng)的業(yè)務(wù)能力，人事檔案管理工作人員由于受到專業(yè)水平和工作能力等條件的限制，經(jīng)常在醫(yī)院人事檔案資料的保存、整理以及收集等工作中出現(xiàn)問題，對(duì)于工作流程的掌握程度也存在著很大的漏洞。人事檔案管理人員還缺少嚴(yán)謹(jǐn)?shù)谋Ｃ苡^念，人事檔案資料流失、泄漏的現(xiàn)象經(jīng)常發(fā)生。由此可見，醫(yī)院人事檔案管理人員自身職能的缺失也是人事信息更新速度較滯后的重要因素。

（四）管理方法方式缺乏著可操作性和可執(zhí)行性

目前，對(duì)于醫(yī)院人事檔案的管理工作而言，缺少專人掌管，檔案管理隊(duì)伍和業(yè)務(wù)培訓(xùn)機(jī)制較不完善。人員流動(dòng)性比較大，缺乏系統(tǒng)完善的培訓(xùn)計(jì)劃，使剛?cè)肼毜娜藛T很難及時(shí)掌握檔案管理的業(yè)務(wù)流程。與此同時(shí)，醫(yī)院的人員編制也存在著較大的不合理性，有時(shí)還會(huì)出現(xiàn)一些非正式員工來負(fù)責(zé)人事檔案的管理工作。此外，一些醫(yī)院也尚未安排專門的辦公室專用房，只是在普普通通的辦公室進(jìn)行存檔工作，進(jìn)而無法充分體現(xiàn)出人事檔案管理的嚴(yán)密性，大大阻礙了醫(yī)院人力資源部門的發(fā)展。

四、醫(yī)院人事檔案在人力資源和經(jīng)營(yíng)管理中的開發(fā)建議、策略

（一）不斷完善人事檔案管理工作

對(duì)于醫(yī)院的人事部分來說，要高度重視人事檔案管理工作，建立健全人事檔案管理制度。人事檔案工作要加強(qiáng)人力資源信息的管理，將檔案資源作為開發(fā)利用的重要推動(dòng)力，提升人事檔案工作的應(yīng)用價(jià)值。此外，還要不斷強(qiáng)化人力資源信息的收集工作，使資源得以優(yōu)化配置，實(shí)現(xiàn)資源信息的共享性需求。要通過一定的渠道和來源來獲取人才信息，并及時(shí)傳遞到相關(guān)的科室，不斷提升醫(yī)療事業(yè)的服務(wù)水平與服務(wù)質(zhì)量。

（二）不斷完善人力資源規(guī)劃方案

促進(jìn)醫(yī)院人事檔案資源配置的合理性于規(guī)劃性，可以進(jìn)一步地掌握醫(yī)院管理和發(fā)展方向。人事專員要提升醫(yī)院人事檔案管理的重視程度和認(rèn)知程度，制定更加科學(xué)完善的人力資源規(guī)劃方案。加強(qiáng)對(duì)各類人才資料的深入分析，特別對(duì)于人才的社會(huì)經(jīng)歷、工作經(jīng)驗(yàn)以及潛能發(fā)揮等。同時(shí)，還要不斷優(yōu)化人事檔案管理結(jié)構(gòu)，以便于醫(yī)院能夠充分掌握人力資源的實(shí)際情況。而且要不斷更新各類人事檔案資料，增強(qiáng)資料的完整性、細(xì)致性以及長(zhǎng)效性，從而為人力資源管理制度的確立奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，也是建立科學(xué)高效的醫(yī)院經(jīng)營(yíng)管理機(jī)制的重要前提條件。

（三）借助于現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，建立現(xiàn)代化人事檔案信息管理

1.要進(jìn)一步提高醫(yī)院檔案管理部門對(duì)現(xiàn)代化管理的重視程度與認(rèn)知程度，充分發(fā)揮出現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的先進(jìn)性于優(yōu)越性等優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)精細(xì)化的管理目標(biāo)。要制定醫(yī)院信息管理系統(tǒng)方案，實(shí)現(xiàn)人力資源信息的優(yōu)化利用與實(shí)時(shí)共享。還可以構(gòu)建計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)分系統(tǒng)，充分發(fā)揮人力資源信息的完整性于全面性特征。因此，要加強(qiáng)行政管理系統(tǒng)與人事信息系統(tǒng)的緊密聯(lián)系與契合程度，要達(dá)到一定的額協(xié)調(diào)與統(tǒng)一，進(jìn)而為醫(yī)院醫(yī)務(wù)科和臨床教學(xué)科提供好有利的參考依據(jù)。2.強(qiáng)化人力資源信息檔案管理系統(tǒng)建設(shè)，要借助互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)不斷進(jìn)行人力資源資料的收集工作，促進(jìn)資源多元化共享目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。在醫(yī)院信息化工作進(jìn)行中，要將人事、財(cái)務(wù)以及科研等信息的檔案規(guī)劃工作，對(duì)人力資源信息實(shí)施集中化、統(tǒng)一化的管理。與此同時(shí)，要盡快建立人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，根據(jù)信息資源的特點(diǎn)來不斷規(guī)劃和處理數(shù)據(jù)庫(kù)，要在醫(yī)院人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中充分體現(xiàn)醫(yī)院的管理、技術(shù)、專業(yè)等重大領(lǐng)域方面。為了確保現(xiàn)代化人事檔案信息管理的實(shí)施效果，還可以建立起個(gè)人電子檔案系統(tǒng)，借助于互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)將紙質(zhì)人事檔案資料轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案數(shù)據(jù)，從而為長(zhǎng)期的統(tǒng)計(jì)利用與歸檔工作提供強(qiáng)而有力的便捷性。

（四）強(qiáng)化醫(yī)院檔案管理工作的綜合素養(yǎng)，拓寬培訓(xùn)渠道

要不定期地對(duì)醫(yī)院檔案管理人員進(jìn)行思想政治教育，加大醫(yī)院檔案管理人員的學(xué)習(xí)與培訓(xùn)力度，從而增強(qiáng)檔案管理人員的知識(shí)水平和技能素養(yǎng)。與此同時(shí)，要積極鼓勵(lì)技術(shù)創(chuàng)新，規(guī)范醫(yī)院人事檔案管理的秩序，在保證檔案管理人員綜合素質(zhì)的前提下，充分發(fā)揮醫(yī)院人事檔案開發(fā)與利用的價(jià)值與優(yōu)勢(shì)。此外，醫(yī)院方面還要不斷建立健全激勵(lì)與約束機(jī)制，對(duì)于態(tài)度認(rèn)真、業(yè)績(jī)良好的管理人員要給予一定的物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)與精神獎(jiǎng)勵(lì)，從而創(chuàng)造出更大的貢獻(xiàn)價(jià)值；反之，對(duì)于態(tài)度不良好、表現(xiàn)不出色的管理人員來說，要予以一定的懲戒，以警世人。通過激勵(lì)與約束機(jī)制的制定來看，旨在不斷激發(fā)醫(yī)院人事檔案的積極性、主動(dòng)性以及創(chuàng)造性，從而為醫(yī)院人事檔案管理工作注入嶄新的生命力。

（五）發(fā)揮薪酬和人才選拔的促進(jìn)作用，樹立以人為本的人事檔案管理思想

1.人事檔案可以真實(shí)反映出人才的政治表現(xiàn)、工作經(jīng)驗(yàn)以及技術(shù)水準(zhǔn)等，已經(jīng)作為醫(yī)院考察人才的重要參考依據(jù)，可以促進(jìn)人員培訓(xùn)和素質(zhì)團(tuán)隊(duì)的科學(xué)性、合理性。與此同時(shí)，在醫(yī)院的發(fā)展過程中，要廣泛吸納社會(huì)各界高素質(zhì)人才，激發(fā)醫(yī)務(wù)人員的積極性、主動(dòng)性以及創(chuàng)造性，不斷建立健全醫(yī)院人力資源的薪酬管理制度。在薪酬改革中，人事檔案可以較為詳細(xì)地反映出醫(yī)院人事的方方面面，提供出更具有價(jià)值性資料信息，是醫(yī)院進(jìn)行人力資源管理決策過程的重要參照。2.加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案管理工作，可以進(jìn)一步提升醫(yī)院的服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，促進(jìn)科學(xué)化與規(guī)范化管理模式的形成，使之在醫(yī)院的人力資源和經(jīng)營(yíng)管理發(fā)揮出應(yīng)有的價(jià)值。因此，要加強(qiáng)人事檔案的科學(xué)化與高效化，要堅(jiān)持一切從實(shí)際出發(fā)的管理原則，實(shí)事求是，不斷與時(shí)俱進(jìn)，延伸人事檔案信息的來源與渠道，為醫(yī)院的發(fā)展建設(shè)提供新的團(tuán)隊(duì)力量。

（六）建立專門的人才庫(kù)〔4〕，提升檔案管理人員的信息編研能力

1.要建立專門的人才庫(kù)，科學(xué)分析醫(yī)院各科室的人員分類。通俗地理解，醫(yī)院人事檔案是對(duì)醫(yī)院人員進(jìn)行詳細(xì)系統(tǒng)的記錄，確保高質(zhì)量的醫(yī)院人事管理信息。因此，要積極培育專業(yè)的醫(yī)務(wù)人才，不斷貫徹落實(shí)于醫(yī)院工作的方方面面，構(gòu)建科學(xué)完善的人力資源管理體系，發(fā)揮醫(yī)務(wù)人員的主觀能動(dòng)性，進(jìn)而不斷形成醫(yī)院人事檔案管理的專項(xiàng)人才庫(kù)。2.醫(yī)院人事檔案管理人員要提高自身人事檔案信息加工的能力要對(duì)人力資源信息進(jìn)行深度的加工和分析工作。檔案管理人員還要具有良好的人事檔案信息互動(dòng)能力，在編研人事檔案時(shí)，要保證自身較強(qiáng)的文字?jǐn)⑹瞿芰Γ梢耘c醫(yī)院局域辦公網(wǎng)和醫(yī)務(wù)工作者開啟良好的互動(dòng)模式。

（七）實(shí)施分類的人力資源培養(yǎng)模式

對(duì)人事檔案信息加以利用，明確不同人才優(yōu)勢(shì)，重點(diǎn)培養(yǎng)醫(yī)院的骨干力量，發(fā)揮學(xué)術(shù)帶頭作用，醫(yī)院人力資源要認(rèn)識(shí)到不同人才的能力和價(jià)值有著本質(zhì)性的區(qū)別。因此，醫(yī)院人事檔案要對(duì)醫(yī)院人才管理進(jìn)行規(guī)劃和統(tǒng)籌，做到知人善任、任人唯賢，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院人才利用效益的最大化。人事檔案管理可以對(duì)醫(yī)務(wù)人員在工作中的表現(xiàn)做出詳細(xì)完備的記錄，在實(shí)施分類的人力資源培養(yǎng)模式中，要充分挖掘人才的長(zhǎng)處，對(duì)于人才存在的不足之處，要加以正確的改正和引導(dǎo)，從而增強(qiáng)醫(yī)院人力資源管理部門的影響力、凝聚力。

五、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，醫(yī)院人事檔案在人力資源開發(fā)與經(jīng)營(yíng)管理中的作用與開發(fā)勢(shì)在必行，具有巨大的推動(dòng)和促進(jìn)作用，提供高素質(zhì)的人才，確保醫(yī)院人事部門的正常運(yùn)作。醫(yī)院人事檔案在人力資源開發(fā)與經(jīng)營(yíng)管理的建設(shè)任重而道遠(yuǎn)，并不是一時(shí)之間就能取得良好成效的，相對(duì)來說是一個(gè)較為漫長(zhǎng)且循序漸進(jìn)的過程。要適度改變以往傳統(tǒng)的人事檔案管理模式，做到不斷與時(shí)俱進(jìn)、開拓創(chuàng)新，形成更加科學(xué)完備的檔案管理制度，從而為醫(yī)療事業(yè)開拓更為廣闊的發(fā)展空間。

作者:周燕松 單位:廣東省湛江中心人民醫(yī)院

〔參考文獻(xiàn)〕

〔1〕王英.對(duì)新時(shí)期醫(yī)院人事檔案管理工作重點(diǎn)的探討〔J〕.辦公室業(yè)務(wù)，2016，（10）：173.

〔2〕張濤.芻議醫(yī)院人事檔案信息在人力資源管理中的作用〔J〕.辦公室業(yè)務(wù)，2015，（19）：94.

篇10

一、醫(yī)院人事檔案管理工作存在的問題

（一）缺乏先進(jìn)的檔案管理方法。目前，很多醫(yī)院人事檔案管理方法十分落后，僅是利用紙質(zhì)檔案管理，缺乏先進(jìn)的檔案管理設(shè)備、人事檔案管理軟件等設(shè)施。大部分是手工錄入紙質(zhì)檔案，不及時(shí)對(duì)檔案進(jìn)行分類與裝訂，都是個(gè)人檔案直接放進(jìn)該職工的檔案袋，這樣不僅加大人力，還會(huì)影響工作效率。并且紙質(zhì)的檔案袋保管不當(dāng)，檔案容易受潮、霉變和蟲蛀，會(huì)出現(xiàn)損壞和遺失，影響人事檔案的完整性與安全性。

（二）檔案管理人才素質(zhì)有待提高。部分醫(yī)院的檔案管理人員不是檔案管理專業(yè)出身，檔案管理、計(jì)算機(jī)與保密等知識(shí)欠缺，缺乏專業(yè)的檔案管理方法。或者是由人事專員兼管檔案管理工作，人事工作本身就繁雜，難以兼任更多的工作，容易造成對(duì)檔案工作的疏忽。也可能由于一些醫(yī)院對(duì)人事檔案工作的不重視，對(duì)人事檔案管理人員待遇不公，沒有開展人事檔案人員的專業(yè)培訓(xùn)，導(dǎo)致人事檔案管理人員工作積極性不高，工作方法落后，這樣不利于醫(yī)院人事檔案管理工作的開展。

（三）人事檔案真實(shí)性與完整性不足。一些偏遠(yuǎn)地區(qū)的醫(yī)院與效益不好的醫(yī)院，人員流動(dòng)性大，職工的人事檔案難以保證完整與真實(shí)。可能會(huì)出現(xiàn)在人才調(diào)動(dòng)中，相關(guān)檔案沒有做好轉(zhuǎn)移手續(xù)，也可能職工之前的企業(yè)不重視人事檔案工作，都會(huì)造成人事檔案的不完整。加上過去很多單位企業(yè)對(duì)人事檔案工作的不重視，與過去工作環(huán)境、條件與政策的原因，人事檔案工作沒有做到位，很多過往的信息沒有記載，或者會(huì)有一些檔案涂擦、書寫不規(guī)范等問題，其真實(shí)性與準(zhǔn)確性就無從考證，導(dǎo)致人事檔案的真實(shí)性與可靠性降低。

二、完善人事檔案管理工作的建議

（一）加強(qiáng)人事檔案管理信息化、現(xiàn)代化。傳統(tǒng)的人事檔案管理方法早已不適應(yīng)現(xiàn)代醫(yī)院的發(fā)展與需求，醫(yī)院應(yīng)提高認(rèn)識(shí)檔案管理工作的重視力度，加大資金的投入，為人事檔案管理部門配備高科技的電子計(jì)算機(jī)設(shè)備，如人事檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)與自動(dòng)化檔案設(shè)備。將人事檔案管理手段信息化、現(xiàn)代化與無紙化，實(shí)行電子化辦公，對(duì)能通過系統(tǒng)錄入、分類與生成的檔案信息，要利用計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)，通過計(jì)算機(jī)系統(tǒng)對(duì)人事檔案信息進(jìn)行審查，及時(shí)找出出生年月、工作時(shí)間與入黨時(shí)間等前后記載不一致的問題，對(duì)不齊全的檔案提出信息提醒。可以結(jié)合醫(yī)院人力資源部門的人員信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)，進(jìn)行人事檔案的維護(hù)，也可以定期組織職工采集個(gè)人基本信息，以此來與人事檔案進(jìn)行核對(duì)，并不斷更新人事檔案。這樣不僅能提高人事檔案管理人員的工作效率，減少手工紙質(zhì)檔案出現(xiàn)的筆誤等，方便檔案的保管，還能為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)作決策提供方便。