管理會計的案例范文

導語：如何才能寫好一篇管理會計的案例，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公文云整理的十篇范文，供你借鑒。

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企業在進行戰略管理中，為了能夠提高其競爭優勢，必須要對自己的戰略態勢進行分析，將確保成功的重要因素找出來，這就離不開案例分析的幫助了，而管理會計的案例是其重要的組成部分。管理會計的案例可以很好的將企業價值管理的情況、存在的各種矛盾或沖突、涉及到的各種數據、編寫案例的人員的理念等很好的反映出來。在管理會計案例的選擇中要注意適用對象的廣泛性，兼顧適應國情、現實新穎、應用實際、典型示范等特點。案例研究主要包括一下方面：（一）研究企業的競爭戰略。企業競爭戰略的研究主要包括在公司發展的不同階段是怎樣進行籌資、投資、分配激勵等各種戰略的選擇的，以及企業內外部的環境又會對這些戰略的選擇產生什么影響，企業應該采取什么策略來提高其核心競爭力，并且應該選擇哪些手段來適應這些戰略，來保證其競爭優勢。（二）研究企業的低成本擴張。在對企業的低成本擴張進行研究的過程中，國內的企業應該重點以兼并作為典范，而管理會計方面的兼并主要是戰略性價值管理的研究。例如，選擇取得兼并成功的某企業作為案例，就需要對該企業的兼并策略、競標成功的原因、信息整個過程中作用、兼并后如何處理財務及會計實務如何發展等進行分析研究。此外，對于企業的合并、破產、分立等進行類似研究。（三）研究管理會計的某一領域。研究企業的價值鏈管理、組織結構變遷等對管理會計實務產生的影響，信息技術環境下價格的轉移，以及競爭價值工程、競爭成本管理等。（四）研究企業的流程再造。隨著技術的不斷進步，信息技術及網絡已經成為進行企業管理必不可少的工具，傳統的管理會計范式已經不能夠滿足實際需要。對于“企業再造”理論，分析和研究企業的流程再造的典型案例，對現代管理會計的創新與應用新的方法有促進作用。目前，現代管理會計相對熱門的案例研究主要有：一，管理規劃的研究核心是預算控制；二，主要約束和激勵機制研究，其中主要是為了增加經營者的作用；三，現代管理會計與企業資本經營相結合的問題研究；四，管理會計的核心競爭力研究；五，在信息時代的創新性研究；六，管理會計在跨國經營方面研究等。但是，在案例研究過程中，要選擇的企業具有代表性，要選擇那些具有失敗經驗或成功的企業作為案例研究，隨著全球經濟的迅速發展，國有企業在市場競爭中的波動很大，因此，研究其中典型的企業，對于管理會計在企業中發揮的作用，十分重要，同樣會促進企業的良性發展。

二、管理會計案例的編寫

（一）設計案例標題。在設計案例標題時，沒有統一的標準，因此，研究人員可以合理選擇應用，比如，可以用企業的名字或者加上某些關鍵詞作為標題，同樣也可以把案例的相關方面作為標題，或者以案例內容和企業名稱相結合作為案例的標題。不管使用哪種方法，必須要體現研究案例的本質。（二）內容布局。相比于其他案例，管理會計案例更側重于使用性，在書寫正文部分時，同樣比較靈活，可以是三段式，也可以是五段式等，但是，在書寫的內容上要求比較高，應該體現其簡單、通俗易懂的特點，且具有參考性和指導性的作用。（三）基本介紹。這是現代管理會計案例的核心內容，主要有以下幾種表述方法：一，按照事物的類型安排；二，按照一定的時間先后順序安排；三，按照混合方式安排。（四）評價。分析和概括現代企業管理會計的核心理論，使其與實際聯系起來，從中學習對自己有用的經驗教訓。（五）附錄。主要是說明一些沒有列入正文且和管理會計案例有關的資料，雖然這些資料不是案例的核心內容，但是對案例的討論、理解都有很大的幫助。附錄起著對正文補充說明的作用。對于管理會計案例的編寫要求是，首先具有高質量、值得推廣、有效的案例，這些案例通常是在廣泛調查研究相關部門或者企業的基礎上編寫出來的，也可是根據雜志、報刊等資料改變而來。學習國外的管理會計成功案例，然后通過實踐運用到我國的企業當中，通過對其中內容等加以修改，編寫出適合自己的案例，這種方法十分重要。

三、管理案例研究中需要注意的問題

（一）避免用過去的案例作為研究樣本。管理會計的隨著時間不斷發展的，每個時期的案例都有其時代特征，并且它們之間也沒有可比性，這就要求我們必須要用動態的眼觀來看待事物，杜絕用之前的案例來進行統計推斷。（二）研究的結論要有思考性。管理會計的案例研究主要包括實務解釋與理論驗證，進而使人們進一步深層次的理解案例所處的會計環境及其所反映出的問題。（三）對管理會計研究的主體范圍以及時空界限進行明確。管理會計是一個非常復雜的領域，這就要求進行案例研究時要有側重點，也就是為了方便編寫案例，應該對研究主體的主體及時空范圍進行界定。（四）避免案例研究中的偏見。主觀性和偏見是有區別的，管理會計實務要由研究人員進行解釋，不一樣的研究背景下，研究人員可能會有不同觀點的案例報告，這就要求管理會計相關的研究人員盡量去避免偏見產生。（五）保證研究者與被研究者關系的道德標準。管理會計研究必須要保證研究者與被研究人員之間關系的道德標準，將機密信息獲得的必要性與利用該信息的可能性間的關系處理好。（六）到企業進行深入調研。管理會計的研究不能單靠理論來支撐，這就要求研究人員進入到企業內部展開深入調研，來保障研究的有效性，此外，還應該加強實務界與學術界的合作，主要經過研究人員通過企業管理會計資料的收集整理，寫出詳細的案例報告，還可以以此為指導管理會計的教學工作，目前管理會計案例在我國大學教學當中已經得到普遍的應用，學生可以以此為基礎，深入學習現代管理會計的相關知識，促進我國現代管理會計的發展。

四、總結

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關鍵詞：信息時代；管理會計；會計信息；人才培養

一、我國互聯網使用情況

根據中國互聯網絡信息中心2016年1月22日的第37次全國互聯網發展統計報告：截止2015年12月，中國網民規模達6.88億（手機網民6.20億），互聯網普及率為50.3%。查閱以往統計報告可得如下數據：2015年6月，互聯網普及率為48.8%；2014年12月為47.9%；2014年6月為46.9%；2013年12月為45.8%：2013年6月為44.1%。

可以看出，在互聯網日益發展的今天，網民規模的持續上升反映出人們對網絡的依賴和需求逐步增加。信息化對企業帶來了機遇和挑戰，如何合理運用網絡實現高效率的信息處理和分析，使企業的管理會計得到快速發展，是我們面對的―個難題。

二、我國管理會計概況

管理會計的起源可追溯到19世紀早期企業管理層對內部計量的運用，它將管理學應用于會計學，以現代管理理論為基礎，運用一系列方法和技術，對財務資料及其相關資料進行確認、計量、整理、對比和分析，對整個組織當前和未來的經濟活動進行預測、決策、規劃、控制和評價考核，為管理者如何實現資源的合理配置和使用做出最優決策而服務。我國管理會計的理論結構和研究范圍相比西方國家更待完善和充實，還存在較大的發展余地。

三、管理會計的政策發展

2014年10月，財政部全面啟動我國管理會計體系建設與應用，制定《關于全面推進管理會計體系建設的指導意見》；2015年12月，財政部《關于征求意見的函》，針對管理會計體系中的4大方面7個問題面向公眾征求意見，推進管理會計體系建設；2016年年初，制定《管理會計基本指引（征求意見稿）》，加強管理會計指引體系建設。三年來，管理會計正從國家頂層向地方推進'從理論指導向企業實踐推進。

四、信息化時代下管理會計存在的問題

（1）尚未形成一套較為完整的管理會計理論體系

對于管理會計的研究，無論是中國還是西方，都稍微偏重于方法而忽略理論結構。但是理論體系作為任何學科的基礎，它的全面與系統是其存在并推廣應用的關鍵。長期以來，西方國家對于管理會計的理論研究并不注重體系的研究，而我國管理會計仍處于對西方理論的翻譯和介紹階段，并且和企業管理實踐相脫離。

（2）理論方法在實務中的運用具有較大的局限性

由于傳統管理會計的理論是依據特定的經濟環境而建立起來的，所確定的模型和假設在變化著的現實經濟生活中有許多并不能成立，導致很難運用這些理論和模型來解決實際問題。并且，西方國家的理論運用于中國也有一定的使用條件差別，致使理論在管理會計實務工作中的實踐性不強。

（3）管理會計人才不足及其考核制度不完善

信息化時代下，信息量巨大且種類豐富，它必須通過專業人才的深度挖掘與分析，才能提煉出有助于企業經營管理的有價值的信息。目前，我國會計市場面臨人才供需失衡的困境，對會計人才的需求越來越偏向于管理會計類型，需要更多為企業提供建設性意見的管理人才。美國注冊管理會計師CMA是全球頂級的管理會計權威認證，已經成為衡量財務人員管理會計及財務管理水平的黃金標準，深受各大央企和跨國企業的青睞，而我國缺少對管理會計人才獨特的考核辦法和體制。

五、解決方案

理論層面：

（1）進一步完善管理會計施行的理論體系和相關法規

如前所述，過去三年來，與管理會計有關的一系列政策正從國家頂層向地方推進，從理論指導向企業實踐推進。我們更需要在進一步學習國外理論經驗的同時，制定適合于我國企業實務的具體實踐方法，完善理論體系并細化到各方面，使理論思想更好地運用于實踐中。

（2）制定適合國情的會計人才考核制度

我國的會計準則正與國際趨同，但在趨同過程中也保留了一些傳統的會計處理方式，使我國會計具有了獨特性。國際上有較為成熟的CMA測評體系，我們也應該借鑒其中優秀的考核方法，運用到企業管理會計人員測評或有志從事于管理會計行業的在校學生，增加實際案例的模擬與分析，使管理會計的思想盡早融入學生的思維。

實踐層面：

（1）以作業成本法和目標成本法為應用主流

目前，我國許多企業都是采取多品種、小批量方式生產，我們可以這些企業為試點單位，以作業成本法或標準成本法為企業主要成本核算方法，分別借鑒許繼電氣和寶鋼集團的成功實踐案例，提高企業自動化程度和會計管理人員成本管理的觀念水平，在市場上不斷完善及大范圍推廣運用，形成全國范圍的成本計算和管理方法。

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關鍵詞：會計檔案 電子會計檔案 銷毀 保管期限

一、會計檔案和會計檔案管理

會計檔案是會計工作勞動成果的載體，是既往的經濟活動和經濟事實的記錄和反映。通常，會計檔案包括記賬憑證（含原始憑證）、會計賬簿、財務會計報告以及其他資料等會計核算資料。規范和強化會計檔案的管理，可以發揮如下作用：

（一）再現經濟活動

會計檔案是經濟活動的載體，經濟業務通過原始憑證、記賬憑證、會計賬簿、財務報表的順序記錄和流轉，使得經濟活動在會計檔案中得以展現。通過查閱會計檔案，有經驗的專業人士能夠清楚了解經濟業務的來龍去脈。

（二）檢查守法情況

任何一項經濟業務都應當在《會計法》、相應會計準則和會計制度的框架內完成處理，會計檔案就是會計主體處理過去業務的載體。通過查閱會計檔案，能夠發現會計主體是否遵紀守法、是否弄虛作假。

（三）提供經濟參考

財務保告和會計賬簿等會計檔案含有大量的歷史財務信息，通過查閱會計檔案，不僅可以評價過去經濟活動的效率和效果，更可以為下年度乃至未來的經濟預測和財務決策提供翔實的數字依據和參考。

二、會計檔案管理辦法

1984年，《會計檔案管理辦法》頒布。1998年，第一次修訂（下文簡稱舊辦法）。2014年，第二次修訂。最終2015年12月11日頒布了最新修訂稿（下文簡稱新辦法），并自2016年1月1日起正式施行。新辦法有以下亮點：

（一）增加電子檔案，擴大會計檔案的范圍

新辦法第三條重新定義了會計檔案，寬泛的界定會計檔案的范圍，在會計檔案的范圍中加入了電子會計檔案，通過電子設備形成、傳輸和存儲的檔案都可以成為會計檔案。這次的范圍不僅包括原有的紙版會計檔案，還新增了電子會計檔案。新辦法規定可以利用電腦、網絡等現代信息手段去管理會計檔案，也對加強會計檔案的管理做出明確要求。明確電子會計檔案的管理是新辦法的重點內容，是為更好服務企業、服務日益蓬勃的互聯網創新經濟提供的政策支持。與舊辦法相比，新辦法對會計檔案的定義更為寬泛。

（二）簡化銷毀程序，弱化會計檔案的出境管理

新辦法第十八條規定：經鑒定可以銷毀的會計檔案應當按照程序銷毀。保管期限屆滿的會計檔案在銷毀時，需要相關部門共同負責，除了單位負責人在銷毀清冊上簽字外，會計管理機構負責人和經辦人、檔案管理機構負責人和經辦人也需要在銷毀清冊上簽字。此外，新辦法中還刪除財政部門和審計部門派員監銷的程序。

會計檔案的銷毀是會計檔案管理的重要環節，而監銷又是其中重要的制度安排。新辦法不再將銷毀的責任集中于單位負責人，規定經鑒定可以銷毀的會計檔案經相關人員簽署意見后可以銷毀。此外，新辦法明確會計檔案銷毀屬于單位內部事務，只需單位內部檔案管理、會計部門以及信息部門監銷即可，無需外部機構參與。

（三）統一保管期限，充分發揮使用價值

新辦法第十四條規定，會計檔案仍舊包括永久和定期兩類保管期限，但是將其中的定期保管期限從原來的3年、5年、10年、15年和25年五種統一調整為10年和30年兩種，同時臨時保管期限也從一年變更為三年。

在此之前，國家檔案局已經將企業的管理類檔案和機關的文書類檔案的定期保管期限調整為10年和30年。一般民事訴訟的最長時效為20年，作為重要證據的會計檔案如果保管期限短于10年或20年，就會失去意義。因此，為充分發揮會計檔案的使用價值，同時方便企業管理會計檔案，新辦法調整會計檔案的保管期限為10年和30年。

三、應對會計檔案管理新規的思路

會計檔案不僅反映既往的經濟業務，更能為企業未來的經營提供預測和決策參考。但很多企業負責人認為會計檔案只是過去會計工作的結果，從而忽略、輕視會計檔案的重要作用，制度完善、管理規范以及人員配備等方面認識不足、投入不足，導致會計檔案管理處于非常尷尬的地位。2016年，新的會計檔案管理辦法正式實施，第一次明確電子會計檔案的合法地位，這給企業的會計檔案管理帶來更高的要求。

為應對會計檔案的管理新規，提高會計檔案的使用效果，發揮會計檔案的積極作用，企業可以從以下方面入手：

（一）提高認識，領導重視

首先企業負責人、財務部門和檔案管理部門負責人要統一思想，充分認識會計檔案，尤其是電子會計檔案的重要性，只有做到這一點，后續的政策支持、人員配備、日常管理等才有完善的可能和進步的空間。其次，選調具備職業素養和專業能力、熱愛檔案保管工作的會計檔案保管人員，定期整理會計檔案，為會計檔案的保管和使用提供技術保障。

（二）各方出面，共同培訓

新辦法界定了電子會計檔案的地位，這不僅增加了會計檔案的范圍，更為電子會計檔案的存在提供法規保障，為電子會計檔案的迅猛發展提供廣闊空間。財會部門、檔案管理部門、信息部門及其他相關部門要共同參與，學習《會計檔案管理辦法》，深刻體會電子會計檔案的重要地位和作用；其次，信息部門可以給財會部門、檔案管理部門經常內訓，培訓經辦人員處理、保存、管理電子會計檔案的規范性和嚴格性，以確保電子會計檔案的安全管理。

（三）定期更新，維護安全

電子會計檔案不僅包括以光盤、磁盤以及其他形式存在的會計檔案備份文件，還包括通過計算機等電子設備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案，比如財務軟件的備份文件等。這對計算機的硬件存儲空間、財務軟件的維護升級、網絡環境的安全等提出更高的要求，企業應該優先保障電子會計檔案管理的需求，配備專業技術人員，定期檢查、維護系統和網絡安全。

參考文獻：

[1]《中華人民共和國檔案法》1996年

[2]《會計檔案管理辦法》1998年、2016年

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關鍵詞：會計檔案；管理

會計檔案是記錄和反應經濟業務的專業材料，是重要的歷史材料和證據。具體的會計檔案是指機關、企業、事業單位或其他經濟組織的財會部門或會計人員在經濟活動中直接形成會計憑證、會計賬簿、會計報表等會計核算材料，還包括實行會計電算化后的存儲軟件、會計數據磁盤、磁帶、光盤和計算機打印出來的記賬憑證、會計賬簿、會計報表等。《會計法》和《會計基礎工作規范》以及《會計檔案管理辦法》等相關政策、法規都對會計檔案的界定、裝訂整理、保管使用、移交銷毀等內容進行了明確的規定。但是由于各種原因，會計檔案在管理中還存在著問題，這些問題一直影響會計檔案管理水平的進一步提高。

1 對于會計檔案管理中存在的問題分析

1.對會計檔案管理工作的重要性認識不夠，缺乏充分的認識，意識淡薄，導致檔案管理職能缺失。許多單位只重會計業務，輕會計檔案管理，沒有專職的財務檔案管理人員，普遍存在一人多崗現象，對于財務檔案管理職能，則由專職會計人員擔任。這樣，在人員精力、主要工作職能與檔案管理發生沖突時，往往會以弱化檔案管理職能、降低檔案管理質量為代價。這種現象，必然使得檔案質量下降，不能嚴格按照會計檔案管理規定收集，保管、使用。

2.會計檔案管理人員綜合素質有待提高，特別是對原始憑證的審核與監督不夠。原始憑證是記錄經濟業務發生情況的重要資料和證據，它的真偽決定著會計信息資料的正確性和準確性，由于社會上存在大量的制假票據現象，真假很難區分；其次對于發票收據的使用范圍沒有嚴格的界定，只要有稅務監制章或財政監制章，不論記載的內容是否屬于票據的適用范圍，一律按合法的處理；再次會計從業人員素質參差不齊，責任心等地差異，最終都導致不合法原始憑證在會計信息資料中普遍存在。有些單位存在一些財會檔案人員缺乏應有的職業道德，不堅持原則，不按規定去做，甚至違法亂紀、偽造、篡改、變換記錄憑證；開假發票、建假賬、建賬外賬、虛列成本。造成會計核算工作的不規范，導致會計信息失真。

3.會計憑證填制、檔案裝訂、整理不規范。有的財務部門領導認為規范要求沒有太大的實際意義，導致會計憑證填制不規范，檔案資料裝訂松散，檔案標準不統一普遍存在，嚴重影響了會計檔案的齊全性和完整性。

4.電子檔案管理不到位。隨著會計電算化的廣泛實施，電子檔案已經成為會計檔案的重要組成部分。軟件的安裝的光盤、升級程序、定期備份的數據、電子報表等。由于財務工作人員不是專業的計算機管理人員，對于軟件及計算機的維護、數據的保護等工作的重要性認識不夠，認為都在電腦上存放著，不會出問題，不會丟失，但是一旦機器由于人為及自然災害受損，丟失的數據將無法彌補，造成會計電算化檔案無法調閱。

2 提升會計檔案管理工作的有效對策

1.統一思想，加強領導，提高檔案管理的重要性的認識，規范管理。《檔案法實施辦法》第五條指出：“機關、團體、企業事業單位和其他組織應當加強對本單位檔案工作的領導，保障檔案工作依法開展。”《會計檔案管理辦法》第四條則更加明確地規定：“各單位必須加強對會計檔案管理工作的領導，保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴防毀損、散失和泄密。”由此可見，是否重視對會計檔案的管理，是一種嚴肅的法制行為。各單位的領導一定要提高依法加強會計檔案管理的意識，從法律的高度來依法加強管理，切實把會計檔案管理列入領導工作的議事日程，使會計檔案管理走上法制化的軌道。制定詳細的會計檔案管理崗位職責，在職責中明確崗位責任，制定崗位標準，提出崗位要求，以便真正把檔案用活用細用充分。

2.加強會計檔案工作人員的全面培訓，提高管理人員的綜合素質。會計檔案管理人員的綜合素質包括思想素質、業務素質和職業道德。提高會計檔案的案卷質量，會計人員是會計檔案整理的第一責任人。會計人員對會計檔案規范化整理的熟知、熟練程度，決定了會計檔案案卷質量的高低。因此，各單位應該依法加強對會計檔案工作人員的全面培訓，把增強會計檔案管理知識和操作技能，作為會計人員崗前培訓的重要內容，除要搞好關于會計和檔案的崗位培訓外，還要搞好后續教育和培訓，才能針對經濟活動中出現的新食物新問題找出不同情況情況下地業務處理規范。只有不斷組織學習和培訓，才能讓會計人員及時掌握業務的新形式和特點，針對性的提高業務水平和處理問題的能力。在會計檔案管理的過程中，如果能夠統一思想，堅持科學管理和責任心，則可以有效地防范檔案管理工作中諸多問題，使得檔案相關信息在質量上得到提高，對企事業增強活力、競爭力，適應社會主義市場經濟的發展起到重要的作用。

3.規范會計檔案裝訂、立卷、歸檔和銷毀工作。規范會計檔案管理工作，需要做好以下三個方面：第一，訂會計憑證必須使用會計憑證裝訂封皮，粘封裝訂線，并在粘封處加蓋會計人員印章。封皮表面的有關內容必須逐項填寫齊全。裝訂完畢必須按月份的先后順序放入會計檔案（憑證）盒中，必須認真逐項填寫檔案盒面上的內容。第二，綜合檔案室的單位，財會部門應按綜合檔案室的要求辦理相關手續，將會計檔案移交綜合檔案室保管。未建立綜合檔案室的單位，會計檔案暫由財會部門妥善保管，要明確專人負責保管工作。要配置專用箱柜及防盜、防火、防霉、防蛀設施。第三，各單位的會計檔案的保管期限要嚴格按照《會計檔案管理辦法》的規定執行。會計檔案保管期滿，需要銷毀時，由本單位會計檔案管理部門提出銷毀意見，會同財務會計部門共同鑒定，嚴格審查后，編造會計檔案銷毀清冊。機關和事業單位報本單位領導批準后銷毀；企業單位經企業領導審查，報經上級主管部門批準后銷毀。對于其中未了結的債權債務的原始憑證，應單獨抽出，另行立卷，并在銷毀清冊的備注欄內及保管清冊的相關欄內注明，直到由會計檔案保管部門保管到結清債權債務時為止。

4.結合會計電算化工作特點，制定電子檔案管理辦法。將軟件交檔案室保存；會計數據定期備份至少兩份，分別存放，存放時應注意磁性儲存介質應該放置在遠離磁場的地方，并注意防高溫、防霉、防塵保護；在保存好電子數據的同時，將與之配套的文檔數據及時打印歸檔；安排軟件維護人員，定期對軟件進行維護、升級；安排專業計算機人員定期對計算機運行狀況進行檢測、查殺病毒；做好計算機硬件的配備工作，建立局域網絡，不要將安裝了財務軟件的計算機與互聯網直接相連。在近幾年財務會計檔案查詢中，常常出現打不開檔案管理系統的事件。這種情況的出現，通常由于計算機現在的會計電算化系統和保存資料的系統版本不一致。只需將系統恢復到舊的版本即可解決，但該問題的出現嚴重影響工作效率，所以，在進行管理系統升級時，需要同步升級舊的資料文件。

總之，在新的歷史條件下會計檔案工作必須要緊緊聯系時展要求，要從觀念上更新采取有效措施，積極探索檔案現代管理模式，提高會計人員責任心和使命感，會計檔案管理工作就會取得不斷進步。

參考文獻

[1]馬秀英.談會計檔案管理的規范[J].天津財會，2012（4）.

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【關鍵詞】會計信息化檔案 安全性 維護性

會計檔案是重要的經濟檔案，隨著會計電算化技術的廣泛應用，會計檔案的產生與保管也隨之發生了根本性變化，原來手工記賬中的紙質憑證和檔案也被電子憑證和數字檔案所取代，由傳統意思上的檔案變為了信息化檔案。

1 會計信息化檔案的特點

1.1 會計信息化檔案的載體多樣性

傳統的會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和會計報表等會計核算紙質材料， 它是記錄和反映經濟業務的重要資料和證據。實行會計電算化后形成的會計檔案， 既保留了傳統意義上書面紙質的會計檔案， 又包括存儲在計算機硬盤、光盤等存儲介質中的會計數據和相應電算化環境下的財務軟件系統等

1.2 表現形式的特殊性

傳統的會計檔案直觀性強，主要以書面紙質形式保存，可以不借助任何技術手段而直接查看會計信息，但記錄信息量低，占用空間大，數據查找不便且不容易保管。信息化會計檔案，必須在特定的計算機硬件和軟件環境下才能使用，對計算機系統的依賴性很強，但記錄信息量大，占用空間小，數據查詢簡單方便且容易保管。

1.3 信息處理的便易性

信息化會計檔案因其會計信息的數字化， 大大提高了會計檔案的利用效率， 便于會計檔案信息的資源共享， 但同時也加大了會計檔案被篡改、破壞及泄密的風險。

1.4 保管條件較高

信息化會計檔案存儲介質十分精密，電子數據容易因溫度、濕度和其他意外情況而丟失，對使用存放環境要求較高。

2 會計信息化檔案管理中的問題及對策

2.1 安全性

會計信息化條件下，會計檔案的調閱將不再完全依賴于手工的查賬，會計信息資料可以直接由軟件查詢，或通過拷貝光盤等存儲介質直接獲取相關資料，從而在會計信息檔案的管理中保證檔案的安全是首要問題。確保信息化檔案安全首先要完善管理制度，根據相關法律法規和信息化檔案的特點，制定和完善符合新環境下的會計檔案管理制度，特別是要建立權限分級制度，實行崗位專人專職制度，對不同崗位賦予不同權限，在會計電子檔案管理中負有不同職責，采取不相容職責相分離措施，嚴格崗位責任制，加強相互監督和約束。健全檔案歸檔、檔案查閱、檔案目錄登記和鑒定銷毀管理制度，嚴防會計電子檔案毀損、丟失和泄密。其次對信息化檔案采取必要的物理保護措施。根據其檔案載體的物理特性，在形成這些檔案時應采用“AB備份法”進行數據的備份，對于每一備份要注明形成檔案的時間與操作員姓名，最好做異地存放，存放地點還應遠離磁場，注意防塵防潮防靜電防高溫。對這些采用磁性介質保存的文檔，還要定期進行檢查，定期進行復制，以便在再利用或發生意外時能及時恢復數據，保證數據的完整性。第三對傳輸、存檔的會計信息化檔案要提供保密功能，最好使用相關的檔案管理軟件能對產生的會計數據提供相應的加密措施，即使數據丟失，沒有特定軟件解密仍不能讀取數據，保證其不會泄密。第四對保存有信息化檔案數據的計算機應采取物理上的隔絕，只接入財務系統內部局域網，與Internet互聯網物理斷開，同時還要嚴格禁止在相關的計算機上直接使用移動存儲介質，必須用最新殺毒軟件查殺完畢后才可使用，防止計算機病毒感染，造成數據被破壞。

2.2 維護性

在會計信息化檔案管理中除了上述的安全性問題外，還有一個問題也是極其復雜和困難的，那就是會計信息化檔案的維護工作，它要求其操作人員不僅要熟悉計算機軟件的相關使用與維護知識，還應具備一定的財務管理方面的專業技能與計算機硬件知識。培養高素質的維護人員是作好會計信息化檔案維護難題的前提，一方面，要對在職的會計檔案管理人員進行繼續教育培訓，以分層次、分階段和根據業務需要進行培訓為原則，著重加強財務檔案管理人員的信息化技術培訓及應用新技術、新設備、新方法的培訓，提高他們掌握和運用信息技術和信息手段的意識和技能;另一方面，有意識地引進具備會計學、計算機、檔案學和管理學等多方面知識的電算化會計檔案管理符合型人才，逐步改變業務人員隊伍專業結構單一的現狀，滿足信息化檔案管理工作的需要。其次是信息化檔案存儲介質的選擇。會計信息化檔案主要是電子檔案，對電子檔案的保存需要使用一定的存儲介質。在保證存儲數據穩定安全的前提下，盡可能降低存儲成本，并選擇使用更加方便的介質。現在數據的存儲一般應以光盤存儲為主，因為光盤作為一種光存儲介質，其存儲容量大，DVD光盤甚至可達4GB到8GB，而且有造價低廉、存儲時間長、保存方便、對環境要求低等特點。第三是不同版本財務軟件的存儲。由于會計準則、會計制度的變化以及其它經濟法規的出臺，也會導致財務軟件版本的不斷變化，對于不同版本的財務軟件，在存儲其會計檔案時，一定要將其對應的財務軟件一并存儲，以防止因為在不同的財務軟件版本下會計數據結構的不同而帶來的會計檔案不能被借閱或者產生某些意料外的錯誤，影響會計信息系統檔案的再利用。第四是財務軟件的選擇。在財務軟件的選擇上，不僅要看軟件的功能，還要看軟件的開發公司是否具有開發財務軟件的資格和能力。此外，還應注意財務軟件的兼容性，在軟件更新換代后能不能兼容以前版本的財務數據，能否查詢瀏覽以前版本的會計信息化檔案。第五在利用現有軟件調用會計信息系統檔案時，要注意操作時間與會計期間的不同，即在查賬和用賬進行系統注冊時，需以系統時間進行注冊;當調用歷史檔案時，再修改會計期間的會計年份和會計月份，以查詢相應的歷史資料庫。只有這樣，才能保證操作日志中的跟蹤是有意義的。第六是信息化檔案管理中的硬件設備。隨著計算機軟件和硬件的不斷發展與升級，許多配置落后的計算機將無法運行新的軟件，面臨淘汰，但新的計算機又不能運行老的軟件，無法查詢過去的會計信息化檔案，給查詢工作造成麻煩。因此，應在計算機軟硬件更換的時候做好記錄，并將淘汰替換下的硬件和相關說明文檔一并存檔，以便在需要調閱前期檔案的時候更加方便。

參考文獻

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關鍵詞：缺陷與不足 應對措施 會計檔案 規范化管理

會計檔案是各單位檔案實現規范化管理的重要組成部分，也是單位會計基礎工作的總結和歸宿。可是，會計工作的連續性，導致會計檔案工作的重要性易被弱化，會計檔案規范化管理工作的質量、水平也就難以得到保證。

一、會計檔案管理中

普遍存在不足與缺陷

1.對會計檔案工作實施規范化管理的認識不到位，導致會計檔案管理與單位檔案規范化管理出現嚴重偏離現象。檔案工作主管領導以為只要夯實了會計基礎工作，檔案工作自然就做好了，最多用上合乎要求的會計裝具，一切便迎刃而解。這種只重視會計前期業務的行為，必然導致放松會計檔案的管理工作，將檔案管理僅僅當成會計業務的一種簡單延續。思想決定行動，有這種觀念的單位，會計管理工作人員往往會缺乏會計檔案的管理意識，也缺乏會計檔案基本理論知識，沒有經過系統的會計檔案理論學習與操作訓練，造成對現代化的會計電算化檔案信息理解不清，最后只能是會計檔案的保管員而不是管理員。

2.會計業務檔案材料和文書檔案材料收集不全。很多單位對會計業務工作材料會注意留存，而對上級機關及單位收發文沒有足夠重視，造成上級文件及單位形成的文書文件遺漏或者不全，導致歸檔會計文件材料與會計業務檔案材料相脫離，影響會計檔案的收集率及歸檔的完整性，進而影響單位整體的檔案規范化管理。

3.導向錯誤。會計工作重業務輕檔案管理的現象，必將導致會計人員檔案管理能力弱化。長期以來，一些單位會計檔案人員沒有得到相應的待遇，對檔案工作失去興趣，業務上不求上進，不能安心本職工作，對待會計檔案的管理工作從內心層面就出現了松懈現象：對于不符合會計檔案規定，不合要求的會計檔案材料任其合法化地歸檔而不清除。這不僅會造成會計檔案工作的不規范，而且直接導致會計信息不真實，對單位、對國家造成嚴重的后果。

4。會計檔案規范化管理程度低。由于對會計檔案重要性認識不足，有的單位連基本的檔案管理機構也沒有，更談不上規范化管理。有的單位雖然有會計檔案崗位，但軟、硬件設備不足，很難正常開展工作。有的單位雖然有會計檔案管理崗位，但領導經常會臨時指定某會計人員兼任，這樣做的結果就是單位的會計憑證、會計賬簿等會計檔案無法規范化整理，更談不上會計檔案的鑒定及過期會計檔案的銷毀工作，這無疑為后續的檔案整理帶來極大困難，直接導致會計檔案開發利用的效率低，甚至無法開展利用工作。

5.電算化會計技術的使用，電子檔案的形成增加了會計檔案管理的難度。如果不能及時對電算化會計檔案進行有效收集、整理和保存，同樣會導致單位會計信息檔案管理的松懈，容易造成會計檔案信息資源的丟失。缺乏對會計電算化檔案存取的研究，或拖延的時間過長，則會使會計檔案信息因為軟件的更新換代影響導致無法讀取，直接影響會計檔案信息的有效利用。

6.會計檔案信息化管理程度不高。不少單位的會計檔案數字化工作尚未開始，信息化只停留在概念范圍內，并沒有付諸實施。外部環境不成熟，內部準備不充足是影響會計檔案信息化、數字化發展的內在因素。

二、規范會計檔案管理的應對措施

1.加強組織領導。近幾年來，由上級業務主管部門對各單位檔案規范化管理進行年度檢查，極大地促進了單位領導對本單位檔案工作的重視。各單位普遍增加了對檔案事業經費的投入，檔案管理的軟硬件都得到比較大的提高。從這個方面說，上級業務主管部門的重視和加大檢查力度，能有效地促進單位領導重視會計檔案工作，并投入足夠的人力、物力、財力以保證單位會計檔案工作常態化、制度化。

2.建立完善的會計檔案材料收集制度。會計檔案的基礎是會計工作材料完整的收集過程，各單位應根據相關檔案法規和辦法，結合《會計檔案管理辦法》制定出適合本單位會計檔案管理細則，嚴格按照會計檔案管理規范化要求，組織力量夯實檔案規范化工作基礎，對會計檔案形成過程各個環節進行嚴密監控和檢查，以保證會計檔案工作的各個環節有序進行，實現會計檔案走上規范化管理的道路。

3.要把會計檔案管理工作提高到和會計日常工作同等重要地位。會計檔案管理是會計基礎工作的生命延續，不論在認識上還是實踐上，都必須把整個會計基礎工作包括會計檔案管理工作緊密聯系起來，按照同樣重要的原則安排好工作。會計檔案管理人員必須按照會計檔案規范化要求，不折不扣地做好本單位的會計檔案管理工作，在工作實踐中提高會計檔案管理員的作用至關重要。單位要為會計檔案管理人員參加繼續教育開綠燈，加大培訓的力度，徹底改革會計檔案人員的知識結構，讓每一個會計檔案管理人員都能掌握會計檔案工作的基本技能和基礎知識。

4、會計檔案規范化管理常抓不懈。為了保證單位會計檔案一如既往地做到常規化、科學化、規范化，制訂并出臺規范化的管理制度是落實的關鍵。會計檔案規范化管理制度的制定必須有明確的工作目標，各負其責。如《單位會計檔案人員崗位職責》、《單位會計檔案規范化管理制度》等。制度的制定一定要與單位的實際相結合，可操作性強，會計檔案管理才能有法可依、有章可循。

5.確保會計電算化生成的大量電子會計檔案的安全、穩定、可用。會計電算化工作中形成的大量電子文件檔案具有載體多樣化，更新常態化，保管要求特殊化的特點。應購置專門的存貯設備，并注意備份保存并設專人進行管理，對外一律不開放。應確保歸檔的會計電子檔案能直接導入單位檔案規范化管理軟件，同時設置立卷部門才能調閱的會計檔案查閱授權，防止會計檔案數據泄密。歸檔的會計電子檔案材料可開展適當的編研工作，如基礎數據匯編和財會法規方面的文件匯編等，便于工作查詢，為領導決策提供便利。

6.努力實現會計檔案管理信息化。信息化是檔案發展的必然趨勢，會計檔案信息也應隨著科學技術的發展而不斷優化。會計信息化程度是在不斷更新中深化的，一定要注意會計檔案信息材料的正常延續和過渡。如果不能恢復原來的管理系統，那么原存會計檔案形同虛設，因此在實現會計檔案信息化貯存時，必須留存相應的開啟利用系統。所以，在進行管理系統升級時，需要同步升級舊的會計檔案載體。電子文件檔案的有效、安全管理必須有相應的保管條件，如購置防磁柜等專門貯存電子檔案的設備。在實際操作時必須做到磁性儲存介質應該放置在遠離磁場的地方，并嚴格按照防高溫、防霉、防塵等“八防”措施進行保護。因此，必須固化會計檔案信息安全措施，嚴防發生泄密事件，確保會計檔案的安全與穩定。

參考文獻：

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[2]張媛.淺析會計檔案管理中存在的問題及對策[J].現代商業，2012（21）.

[3]常霞，張亮.試論會計檔案管理中存在的問題及對策[J].科技視界，2011（26）.

[4]趙巍.試論會計檔案管理工作的現狀與發展[J].黑龍江史志，2012（10）.

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關鍵詞：校會計檔案 信息化 創新

隨著國家社會主義市場經濟體制的不斷完善，國家的綜合國力不斷增強。國家對教育的改革越來越深入，特別是全球信息化時代的來臨，不僅對高校各方面的工作產生很大的影響，也給高校的會計檔案工作帶來了深遠的影響。隨著網絡化、信息化在高校財務系統中的普及，加上高校的會計電算化工作得到了迅速的發展，如金蝶等會計軟件的應用。基本上改變了高校傳統的會計檔案工作內容。

主要表現為：（1）會計檔案的記載方式多樣化。從傳統手工制作的會計信息載體發展為現代的硬盤、軟盤、光盤等在內的多種形式的電子會計檔案。（2）會計檔案保管高標準化。由于會計電算化存儲下的檔案具有易遭破壞易受電子干擾等特點，因此會計檔案存儲條件的要求將比傳統的存儲條件更加嚴格。（3）會計檔案信息查詢與使用更加規范且更加的保密化。會計電算化的實施與應用，除了以電算化代替傳統的手工制作、查閱，還能實現會計工作規范、保密化外。不僅保證了傳統會計檔案的安全，還對磁性載體的存儲、復制等工作提出更高的要求。因此高校必須對會計檔案工作進行改革，盡快推動高校會計檔案工作的信息化、網絡化進程，促進高校會計檔案工作的信息、網絡化建設順應經濟發展形式，適應信息化時展的新任務和新要求，為高校檔案的改革與發展做出巨大的貢獻。因此，對促進新時代霞時代高校會計檔案工作的開展，提出以下幾點建議。

一、要改變會計檔案工作人員的傳統思想

高校會計檔案工作人員要改變傳統的模式思維，及時適應新時代對會計檔案的新要求，一切從實際出發，以創新的思維。在科學發展觀和以人為本思想的指導下，研究和解決高校檔案工作中可能出現的新問題，努力實現高校會計檔案工作觀念的轉變。目前，我國許多高校的會計檔案工作仍然停留在人力的水平上，整理、裝訂，是一個很費時、費力氣的工作，很難產生很好的經濟效益。因此應認真研究查詢檔案者的心理，力爭使審批程序做到簡單、嚴謹、且高效率地滿足不同檔案查詢者的需求，實現會計檔案管理工作的現代化。高校會計檔案工作的創新不僅要求會計檔案管理人員具備良好的專業、創新意識與創新能力，當然還必須懂得會計檔案管理的專業知識，熟悉會計電算化的操作流程等基礎知識，具備信息化條件下計算機的實際應用知識。各高校除要為檔案管理人員營造創新的氛圍外，還要制定目標激勵考核機制，加強對會計電算化檔案管理人員的培訓，不斷提高且更新會計檔案管理人員的知識結構和層次，以適應新時代下高校會計檔案管理工作不斷發展的迫切需要。

二、要在會計檔案管理工作的信息化上有所創新

隨著高校信息化和網絡化的快速發展，高校會計電算化得到了普遍的應用，給高校會計檔案工作內容帶來了很多新的變化，同時也出現了許多新的要求。傳統的會計檔案工作已不能滿足我國高校高等教育改革發展的需要，創新已是新時期會計檔案工作的迫切要求。首先要在收集內容上有所創新。不僅要收集相關會計的原始憑證、會計報表等重要資料，還要將會計電算化系統的所有會計分析資料、財務報告等文件全部納入學校會計檔案工作范圍內，以滿足不同人員研究分析問題，作出與學校發展的重大決策。其次也要在整理會計檔案上有所創新。高校會計檔案整理要根據每個高校自身發展的不同形式，在做到會計檔案管理辦法規范、保密的前提下，力求簡化工作程序，提高辦事效率。再次要在會計檔案管理上有所創新。要求我們不僅要做到信息化管理，還要做到規范化管理。會計檔案從初始手機錄入、清理整理到最后入檔、存入電腦，其分類、編號及檔案目錄都要符合學校嚴格的標規定，做到清晰、明確、完整、避免遺失。最后要求我們在制度上要有所創新。應該建立完整的符合學校發展實際會計檔案保管制度。在保管形式上，應既包括傳統的紙質會計信息的記錄，也應包括信息化條件下的硬盤、軟盤、等存有會計信息的磁性電子載體，還應將各種會計系統的文件、數據構成文件及檔案各類編碼編號等系統開發檔案資料納入會計電算化系統檔案的保管范圍內，做到會計電算化檔案保管的完整性與規范性。在保管方式上，對紙質會計檔案記錄應加強日常的監督管理，并且要對磁性電子載體必須要采取以只讀文件的形式予以保存，且要做到實行雙重備份，防止丟失。還要做到異地保管，最大程度上實現其保密性。同時建立完善的會計檔案日常檢查監督考核制度。除了定期檢查會計檔案是否受潮、受磁、霉爛等自然損壞及人為損壞外，高校的財務同時也要安排專門的預算，對保管會計檔案的軟硬件進行定期的維護升級。還要定期地對電算化會計檔案進行實地檢查，加大監督力度，不斷促進高校電算化會計檔案管理水平的提高。建立完善的會計檔案查閱與使用權限制度。各高校應建立嚴格的會計檔案查閱的審批程序和規章制度，嚴禁會計檔隨意亂放，隨意復制，隨意查閱，加強會計檔案的安全性和保密性。

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【關鍵詞】 高校;會計電算化;檔案管理

會計檔案是重要的經濟檔案和歷史資料,具有不可再生的特點,它是檢查以前年度發生的經濟工作責任和進行績效評價的重要依據。高校領導在了解學校狀況、預測經費開支、制定事業發展規劃和科學決策時都必須借助會計檔案記載的各種信息,會計檔案是高校必不可少的經濟信息資源,具有極為重要的經濟意義的法律意義。會計電算化在為我們提供快捷、高效服務的同時,不同程度地存在著某些問題。怎樣做好會計電算化檔案管理,是擺在我們面前的一個新課題,需要不斷深入地研究和總結。

一、高校會計電算化檔案管理存在的問題

(一)會計電算化檔案管理內容不夠完整

目前大部分高校雖已經實現了會計電算化,但由于對會計電算化檔案的組成內容不甚了解,缺乏管理會計檔案的經驗,因此大多數高校定期向檔案部門移交的只是打印出來的紙質會計檔案,而沒有移交存儲會計數據的磁性介質會計檔案和開發使用的全套電算化會計的應用軟件程序、系統軟件及文檔資料等。有的高校為了管理需要進行了會計軟件的升級,而原有的會計軟件及資料卻未能及時進行整理歸檔,隨著時間的推移,不同版本下的會計數據不能被調用,會計檔案的完整性、安全性就得不到保證。會計電算化檔案管理的最終目的是為了提供利用,但這種服務方式已經制約了會計電算化檔案的利用,更無法適應會計電算化檔案的改革發展。

(二)會計電算化檔案自身存在的問題

1.機制記賬憑證內容不完整。盡管機制記賬憑證上面已經打印了制單、出納、記賬、審核和會計主管等,但是卻缺少上述相關人員的印章或者簽字。作為會計憑證,內容不完整,責任不明確。

2.備份打印輸出不及時。有些高校不及時對會計電算化形成的賬、表定期打印輸出,過于依賴計算機存儲,沒有做到將電算化數據定期備份。一旦因意外或人為錯誤造成系統數據的丟失、破壞,就不能在最短時間、最小損失下恢復原有的會計資料,從而影響電算化系統的正常工作。

3.硬件設施未跟上。由于某些高校受條件限制,沒有配備激光打印機或噴墨打印機,致使打印輸出的紙介質會計檔案達不到規定的保存期限;沒有按照國家檔案局規定的庫房管理制度標準,建立專門的會計電算化檔案保護措施;沒有選擇質量優良的磁盤介質進行會計檔案數據備份,沒有實行備用盤與存儲盤分離存放,導致電子數據因此損壞或丟失。

(三)會計電算化檔案管理缺乏專門人員

會計電算化檔案管理要求管理人員既要懂會計專業知識,又要懂檔案業務知識和計算機知識。目前許多高校比較重視教學和科研的人才引進,對檔案的管理不夠重視, 有的高校甚至讓非專業人員管理檔案,遇有上級主管部門檢查時忙于應付, 檔案意識滯后。個別高校的檔案室多采用打開柜門,讓財務部門的同志自己查閱會計檔案,有的甚至沒辦任何手續就隨意借出檔案查閱,既不符合會計檔案管理的要求,也無法滿足高校對會計檔案的信息需求。

(四)會計電算化檔案管理制度有待完善

目前,國家關于會計電算化檔案管理的討論,大多是圍繞《會計電算化工作規范》、《會計電算化管理辦法》、《會計檔案管理辦法》、《會計基礎工作規范》等幾個文件,僅對會計電算化檔案的基本要求而談,未提及會計電算化檔案管理存在的問題及其防范。隨著會計電算化的普及,會計檔案的內容增多了,對環境的要求提高了,而很多高校沒有認識到這些變化,認為會計電算化僅僅是數據處理工具的變化,沒有及時修訂學校的會計檔案管理制度,沒有及時制定相應的會計電算化檔案保管人員的崗位職責,也沒有及時采取相應的保障措施來改善會計電算化檔案的保管環境等,會計檔案的人為破壞和自然損壞現象在所難免。會計電算化檔案管理中存在的問題越來越突出,原有的管理方式陳舊,不能適應會計電算化檔案管理的要求。

二、加強高校會計電算化檔案管理的對策

(一)強化領導會計檔案的管理意識

各類檔案設備的購建,專職檔案管理員崗位的設置以及檔案

管理制度的出臺,都離不開單位領導的積極支持。因此,會計人員一方面要大力宣傳國家的財經法規和管理規章,增強大家的會計電算化檔案管理意識;另一方面,積極主動地爭取領導的重視、關心和支持,強化領導的會計檔案管理意識,將會計電算化檔案管理工作納入學校整體工作的范圍加以考慮和安排,加大經費投入,完善硬件環境,不斷升級軟件,確保會計檔案管理工作順利進行。

(二)提高會計檔案管理人員的業務素質

會計檔案管理是一項專業性、技術性、政策性很強的工作,計算機技術的普及又對會計檔案管理工作者提出新的更高的要求,會計檔案管理人員業務素質和能力是管好用好會計檔案的關鍵,針對目前高等學校檔案管理機構中,缺乏既懂檔案管理知識又精通財會知識和計算機應用的復合型人才,不能適應新形勢下會計檔案管理工作需要的情況,高校領導應重視會計檔案管理人才培養,進一步加強會計檔案管理人員隊伍建設,不斷提高他們的政治素質和業務素質,使他們盡快掌握現代化的管理方法和技術,不斷提高會計檔案管理水平。

(三)建立和健全會計電算化檔案管理的制度體系

國家制定系統的、細化的會計電算化檔案管理辦法,以法規制度的形式加以強制,在方法上指導各單位的會計電算化檔案管理工作,是做好會計電算化檔案管理的保障。財政部、國家檔案局的《會計檔案管理辦法》第四條規定“各單位必須加強對會計檔案管理工作的領導,建立會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度,保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便檢查,防止毀損、散失和泄密”;第七條規定“各單位應當建立健全會計檔案查閱、復制登記制度”。筆者認為,目前高校可根據財政部的《會計基礎工作規范》、《會計電算化工作規范》、《會計電算化管理辦法》、《會計檔案管理辦法》等管理規章,建立和健全一系列具體的、可操作性的會計電算化檔案的管理制度體系,保證會計電算化檔案的安全和完整,更好地為決策服務。具體可以制訂以下制度:

1.建立會計電算化檔案管理的定期備份制度。會計電算化檔案應定期備份到磁性介質。一般準備三套軟盤循環使用,并設立備份登記簿,登記備份時間、數量、保管方式等備份細節信息。由于磁性介質的特殊性,管理人員必須對這些會計電算化檔案進行定期檢查、復制,以防止會計信息損壞。需要備份的內容包括系統設置文件、科目代碼文件、期初余額文件、本月賬務文件、報表文件及其他核算子系統的數據文件。機內憑證及總分類賬、明細分類賬、報表,應視同會計資料按月做兩套軟盤備份,交會計檔案保管員保管。注意應采用磁帶、光盤、微縮膠片等介質存儲會計數據,盡量少采用軟盤存儲會計檔案。

2.建立會計電算化檔案管理的歸檔制度。會計電算化檔案,包括存儲在計算機硬盤中的會計數據以及其他磁性介質或光盤存儲的會計數據和計算機打印出來的書面等形式的會計數據。會計電算化系統開發和使用的全套文檔資料及軟件程序,都應視同會計檔案保管。要保存各版本的檔案備份,并在存儲介質的標簽上注明軟件的種類和版本號,同時標注與哪個版本的會計軟件相對應。會計數據輸出之前,應妥善保管并保留副本,記賬憑證、總分類賬、現金日記賬和銀行存款日記賬等賬本。報表應定期打印輸出,并由記賬人員、會計機構負責人、會計主管人員等相關人員簽字或蓋章。打印輸出的檔案交會計檔案管理員妥為保管,要制定輸出檔案的內容、件數、保管人和使用人的登記制度。

3.建立會計電算化檔案的保管制度。檔案保管員要將備用盤與儲存盤分離存放在兩個建筑物內,即對所有的會計數據進行雙備份,每份要注明形成檔案的時間與操作員姓名,并貼上寫保護,貼上封簽,存放在兩個不同的地點,并做好防磁、防火、防潮、防壓、防塵、防光、防腐蝕工作;按分類和一定順序對數據磁盤、刻錄的光盤等電子會計檔案進行編號,標明時間和文件內容,制作檔案管理文件卡片。打印輸出的憑證、賬冊、報表等紙介質檔案,按《會計檔案管理辦法》規定的保管期限和管理辦法管理,但必須有制單人員、記賬人員、審核人員、出納人員以及會計機構負責人等的簽章才能存檔保管,以明確經濟責任,保證檔案的法律效力。在電子檔案和紙質檔案并存管理的體制下,可以在紙質檔案的卷內目錄“備注”欄中注明相應的電子檔案的檔號及保存地址,以相互對照利用。

4.建立嚴格的會計檔案查閱、復制登記制度。每次調閱,必須有檔案管理人員在場監督,根據調閱權限,在調閱登記簿中詳細登記調閱日期、調閱人員的姓名和部門單位、調閱理由、調閱內容、歸還日期、審批人員等,不得將保存的會計檔案借出。本院教職工來調閱或復制會計檔案,應經會計主管人員同意,由本單位財會人員調閱、復制后再處理。外單位人員來調閱或復制會計檔案,必須持有單位正式介紹信,經學院領導、會計主管人員批準后,由本單位財會人員調閱、復制后再處理。查閱或者復制會計檔案的人員,嚴禁在會計檔案上涂畫、拆封和抽換。必須在確保高校會計檔案的安全性和完整性前提下,使會計電算化檔案得以充分利用。

5.建立電算化軟件內的會計檔案管理多用戶、分權限調用制

度。針對會計電算化檔案易被修改且不留痕跡的特點,在進行管理時應注意:對硬盤上的會計檔案,應具有相應的安全保密措施加以保護;要有用戶設別控制管理;要有加密的機內操作日志管理,監督操作系統;要有數據存取權限限制,防止越權使用。對于普通數據,可較大范圍共享;涉及單位機密的數據,僅供一定需要的人員使用;而設計原程序文件、數據結構文件等,則只有主管人員或程序開發人員才能使用。通過這樣設置,保證電子檔案的安全性,減少人為修改的可能。

6.建立會計電算化檔案的銷毀制度。對保管期滿的會計電算化檔案,由檔案保管人員會同會計機構向單位負責人提出銷毀意見,編制銷毀清冊,列明應當銷毀的檔案名稱、卷號、數量、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷毀時間等內容,單位負責人在銷毀清冊上簽署意見。銷毀時,由單位檔案機構、會計機構和上級主管部門派員監銷,并將實際銷毀內容與銷毀清冊進行準確核對。銷毀后,監銷人員要在銷毀清冊上簽字。對于保管期滿但涉及債權債務未了的、在建工程的、涉外業務的會計檔案,均不得銷毀。

7.建立會計電算化檔案的立卷制度。《會計檔案管理辦法》第六條規定,各單位每年形成的會計檔案,應當由會計機構按照歸檔要求,負責整理立卷,裝訂成冊,編制會計檔案保管清冊。高校一般可以根據檔案保管年限和管理類別進行立卷。每年保持檔案順序排列的穩定性,沒有國家政策的調整,一般不予變更。

8.建立會計電算化各管理崗位責任制度。主要內容包括:根據內部控制制度的要求設置各工作崗位的職責和標準;各工作崗位的人員和具體分工;各工作崗位的輪崗辦法;對各會計電算化崗位的考核辦法。保證管理的各項工作責任落實到個人。

9.建立會計電算化系統的管理工作規范。系統的管理工作要采取專人負責制;提供環境清潔與溫濕度穩定適宜的專用會計檔案存放倉庫;配備具有高清晰度打印能力的激光或噴墨打印機,以它們作為輸出紙質會計檔案的工具;強化系統的安全防護功能,注意進行定期的補丁維護,避免因電腦安全或網絡安全,導致會計檔案泄密或被人為惡意修改。

10.建立會計電算化檔案移交制度。當年形成的會計檔案,在會計年度終了后,可暫由會計機構保管一年,期滿之后,應當由會計機構編制移交清冊,移交本單位檔案機構統一保管。移交時,要按移交清冊逐項移交,接替人員要逐項核對點收,交接雙方和監交人員要在移交清冊上簽名。移交清冊應當一式三份,交接雙方各執一份,存檔一份。

隨著高校會計電算化的不斷深入,高校應充分重視會計電算化檔案的管理,不斷解決存在的問題。可以利用會計電算化檔案的數據信息,設計和建立一套高校管理與決策的支持系統,以充分實現會計電算化檔案的再利用。良好的會計檔案管理是保證會計數據安全完整的關鍵環節,也是會計信息得以充分利用,更好地為決策服務的保證。

【主要參考文獻】

[1] 財政部,國家檔案局.會計檔案管理辦法.1998.

[2] 財政部.會計基礎工作規范.1996.

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關鍵詞:會計檔案;高校;創新管理

中圖分類號:F234.3文獻標志碼:A文章編號:1673-291X(2010)12-0193-02

目前中國高校會計檔案管理基礎較差,管理手段匱乏,檔案價值開發利用落后,不能滿足現代高等教育改革對會計檔案工作的新需求。因此。如何開拓適合現代高等教育需要的會計檔案工作新模式,改進高校會計檔案工作,已是新形勢下擺在我們面前的―個重要課題。筆者認為,只要堅持科學發展觀和不斷創新就一定能使高校會計檔案工作與時俱進,就能實現高校會計檔案工作的持續、高效、長久發展。

一、創新高校會計檔案管理的必要性

1.高校會計檔案管理工作作為高校管理的重要組成部分,其創新不僅是高校信息化、網絡化、現代化的需要,也是高校自身發展的需要。高校會計檔案工作創新是高校會計電算化深入開展的迫切需要,近幾年來,隨著電子計算機在高校財務系統中的普及應用,高校的會計電算化工作得到了迅猛發展,它不僅促進了高校會計基礎工作的規范化和現代化,提高了會計工作的質量與水平,也使會計檔案的存儲和使用都發生了很大的變化。主要表現為:會計檔案栽體形式多樣化,從傳統手工條件下的紙質會計信息載體發展到現代的包括硬盤、軟盤、光盤、磁帶、微縮膠片等在內的多種形式的電子會計檔案載體;會計檔案的內容多樣性,新增了磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等磁性介質會計檔案,計算機的操作系統和財務軟件的版本在內的全套文檔資料;會計檔案信息調閱與使用更加規范與保密化,電算化的開展,除了以計算機代替傳統的手工填寫、查閱、打印會計信息,實現會計工作規范化外,還對會計檔案的保密性提出了更高的要求,不僅要保證紙質會計檔案的安全,還對磁性介質載體的操作權限、崗位職責、存放、拷貝、復制等保密工作提出更高的要求。由此可見,傳統的高校會計檔案工作已不能滿足高校電算化所帶來的新環境與新要求,必須對傳統的會計檔案工作進行創新。

2.會計檔案工作創新是高校檔案信息化發展的迫切需要。隨著計算機和網絡技術在高校的廣泛應用。高校的信息化建設進程不斷加快,信息資源已經成為高校進行經濟活動和社會活動的重要戰略性資源,而會計檔案作為高校會計信息的重要來源和載體,其地位與作用更是不容忽視.傳統的為“保管而保管。重保管輕利用”,“你查我調”的被動服務方式已遠遠不能適應現代高校快速發展的需要。因此,高校必須對其會計檔案工作進行創新,向會計信息的使用者提供快速、高效的信息服務,加快高校會計檔案工作的信息化進程,使高校會計檔案工作的信息化建設順應潮流,適應時展的需求,為高校的改革與發展作出應有的貢獻。

3.會計檔案工作創新是提高自身競爭能力,不斷發展壯大的迫切需要。近年來,中國的高等教育事業面對著前所未有的機遇和挑戰,高校在辦學規模、經費來源、招生分配、科技成果轉讓等方面都存在著激烈的競爭。會計檔案信息利用的主體越來越多,從校內領導、各部門、各系逐步發展到校外的投資者、債權人、捐贈人等,面對這些變化,傳統的高校會計檔案管理方法已不能滿足需求,對其管理加以創新已是當務之急。

二、高校會計檔案工作創新的所存在的問題

傳統會計檔案工作觀念陳舊,工作被動且缺少熱情,工作方式停留在“重保管、輕開發利用”的狀態。當前,中國許多高校的會計檔案工作仍停留在建檔、管檔、看家守攤、你查我找的水平上。忽視對高校改革與發展具有重要決策與參考價值的檔案資源的開發與利用,使高校許多有價值的會計檔案資源成了“死”信息。工作人員態度消極,服務態度懶散,讓查閱者望而卻步。專業人員缺乏,業務素質不高,工作水平還停留在“誰查閱誰去找”的方式,沒有一套完善的檢索方法,也沒有一定的排列次序。而且工作人員隊伍不穩定,經常換人,領導重視不夠,制約會計檔案管理的發展。

三、會計檔案管理創新的對策

1.服務方式創新。應通過多種方式加強宣傳,幫助與引導學校領導、各部門、各系科正確認識與利用會計檔案資源的重要價值,積極利用辦公自動化、網絡技術,實行網上服務,變被動為主動,變滯后服務為超前服務。使會計檔案服務躋身于高校教學、科研、生產的第一線。檔案部門應根據自身實際和高校發展的需要。充分發揮自身優勢。開展特色服務,積極為教學、科研提供會計檔案數據信息。

2.完善會計檔案管理的組織機構,引進和培養高層次的信息資源管理人才。做到正確的認識會計檔案,保管會計檔案,利用會計檔案,注重對檔案的深度挖掘,能夠為領導或決策者提供重要信息,為高校的發展建設獻計獻策。

3.加強會計檔案保管工作的規范化、科學化,嚴格把好“四關”。第一關,收集歸檔關。要求從檔案的產生單位做好收集工作,及時歸檔。第二關,檔案整理關。要求對會計檔案的整理編輯采用科學的編錄方法,方便日后的檢索。第三關,檔案保管關。要求保障檔案的完整安全,不能被任何原因損壞,特別是現在的光盤膠片等磁性介質容易消磁,保存環境要求高。第四關,檔案編研關。要求檔案管理員可以根據單位管理需要,系統編輯信息資料,供單位內部參考使用。

參考文獻:

[1]王麗.如何加強會計檔案的管理和利用[J].財經界:下半月,2006,(4):141-142.

[2]財政部,國家檔案局.會計檔案管理辦法[R],1998.

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關鍵詞：電算化；會計檔案；管理；措施

隨著計算機技術的發展，會計制度的改革，目前會計電算化已經在各個單位中廣泛應用，會計電算化不僅能夠提高會計工作效率，而且對減輕會計人員的工作強度具有重要的作用，會計電算化不僅能夠保留傳統的會計檔案，而且對存儲在計算機硬盤中的會計數據、光盤存儲或者其他的磁性介質的會計數據的管理更加安全可靠。

一、電算化背景下會計檔案的特點

會計電算化主要是指存儲會計數據、報表、以及賬簿和程序的存儲介質和程序以及系統開發編制的會計資料和文檔，并且能夠打印輸出各種會計憑證和報表。隨著會計電算化的普及，在會計電算化的環境下，財務人員對會計資料以及日常工作等都在計算機上完成，從而形成很多新的特點：

1.傳統的會計檔案具有直觀性和可視性，而存儲在計算機中的會計檔案需要通過計算機硬件和相關的軟件相結合才能使用，會計檔案的調用有一定的難度，但是在使用的過程中比較快捷、方便，并且很容易產生分析結果。

2.會計電算化檔案比傳統的會計檔案管理更具有內涵，電算化環境下的會計檔案除了打印輸出會計賬不留痕跡，并且對會計檔案的安全性和穩定性具有更高的要求。

3.電算化環境下會計檔案由于存儲在光盤以及磁性的介質中，因此對數據的更改不會留下痕跡，很容易遭受到破壞，并且還容易受到存放環境、載體的質量以及存儲信息等外界條件的影響。

4.會計電算化檔案的使用和會計軟件版本具有密切的聯系，所以在企業或者單位中實施電算化時間越長，則財務以及會計的軟件版本就越多，所以在電算化環境下會計版本需要更加科學合理的管理措施。

二、電算化環境下會計檔案管理存在的問題

1.電算化會計檔案管理制度不完善

很多單位在實施會計電算化后，其會計檔案管理的內容和環境有所變化，并且會計檔案的內容也擴大，但是很多單位沒有認識到這些變化，認為會計電算化只是一種工具而已，沒有對會計檔案管理人員的職責有相關的規定，并且也沒有對會計檔案的環境變化采取相關的措施。

2.很多單位實施會計電算化后，由于操作人員的時間觀念不強，重視意識不夠，將會計資料以及重要的信息和資料存儲在磁盤或者電子文檔后，就不予管理，并且對磁盤或者電子文檔中會計資料和數據沒有進行備份，從而很容易造成會計資料、系統數據的破壞或者丟失，將會造成會計資料以及數據的泄露，影響會計工作的開展。

3.會計檔案管理人員的綜合素質不高

會計檔案管理人員的綜合素質的高低直接影響電算化會計檔案管理工作的開展，在電算化環境下，如果會計檔案管理人員專業知識不強，或者計算機應用能力差，從而也將會造成電算化檔案管理工作的有效的開展，影響會計檔案管理水平的提高。

三、如何做好會計電算化檔案管理工作

1.完善電算化會計檔案管理制度

在電算化背景下，建立完善的會計檔案管理制度是提高會計電算化管理水平的重要保障，比如在電算化環境下可以制定《電算化會計檔案崗位責任制》、《電算化會計檔案管理相關的措施》、《電算化會計檔案操作管理制度》以及《計算機硬件軟件和數據管理制度》等相關的規定對提高電算化會計檔案的管理水平和保障會計檔案管理具有重要的作用。

2.加強電算化會計檔案的管理

在電算化背景下，電算化會計檔案主要存儲在光盤上或者磁性介質上，所以應該注意對這些會計資料和檔案的備份，并且還應該注意會計檔案的形成時間和會計檔案存儲的操作人員的姓名，注意對會計檔案的備份，這樣能夠減少系統數據的丟失或者會計檔案的數據修改等對會計檔案管理工作造成的麻煩。在對會計檔案進行保存時，應該注意防塵、防潮、遠離磁場，從而保證系統數據以及會計檔案的完整性。在電算化背景下對于會計檔案或者系統的數據采用磁性介質保存的檔案應該注意定期檢查、定期進行復制、防止由于磁性介質干擾或者破壞造成會計檔案的破壞或者數據的丟失。還應該注意電算化會計檔案與財務軟件保持一致性，由于不同的電算化會計軟件對會計數據結構以及會計檔案的管理也會不同，因此就會產生會計資料或者檔案不能被調用或者出現數據的錯誤等情況。因此在電算化背景下，不僅應該對會計數據以及會計檔案采取備份的保存形式，而且還應該注意會計軟件版本的一致性，從而才能保證會計檔案管理的準確性和可靠性。

3.加強電算化背景下會計檔案管理人員業務素質

在電算化背景下，很多的會計檔案管理人員依然采用傳統的會計檔案管理方法和傳統的工作方式，對現代化技術所形成的新的會計檔案管理模式不能適應，所以在電算化環境下，轉變電算化會計檔案管理人員的思想觀念，樹立現代化管理意識，并且加強電算化知識的培訓和業務指導，采取科學的會計檔案管理措施，對促進會計檔案管理水平，提高工作效率具有重要的作用和價值。

在電算化背景下，不僅要求會計檔案管理人員具有非常高的政治素質，而且還應該具有較強的專業技術和業務素質，要求會計檔案管理人員在完成本職工作后，還應該不斷對會計檔案管理人員進行教育培訓，采用請進來走出去的措施，系統學習和崗位教育相結合，不斷加強培訓和學習，不斷提高創新能力和業務知識水平，樹立綜合素質水平高的會計檔案管理人員的形象，從而不斷提高會計檔案管理水平，提高會計電算化檔案管理的現代化技術，促進會計檔案管理工作的有效開展。

參考文獻：

[1]孫蘭婷：電算化環境下會計檔案管理存在的問題及處理策略.蘭臺世界(理論版), 2006(11):24—25.