辦公自動化范文

導語：如何才能寫好一篇辦公自動化，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公文云整理的十篇范文，供你借鑒。

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一. 國內外辦公自動化發展的趨勢

1. 傳統辦公模式

傳統的辦公模式主要以紙介質為主進行大量文件的處理，多指文字處理系統﹑輕印刷系統﹑文檔管理系統。這種模式無法實現信息的共享﹑交換﹑傳遞；無法實現單位﹑企業內部的協調；難以對非文本的如聲頻﹑視頻﹑圖形﹑掃描對象等多媒體信息﹑超文本信息進行有效的處理。同時，傳統的電子郵件沒有對辦公過程中的工作流提供良好的支持，難以根據不同的情況﹑不同的工作狀態采取不同的措施，更好的跟蹤事務的處理過程。部門之間的交流往往通過電話和傳真來實現。信息的交流和共享，以及團隊的協同運作等無法完美的實現，極大地限制了工作的效率。

2. 辦公自動化

辦公自動化是近年來隨著計算機科學發展而提出來的新概念。辦公室自動化英文原稱office automation，縮寫為OA，辦公室自動化系統一般指實現辦公室內事務性業務的自動化，而辦公自動化則包括網絡化的大規模信息處理系統等。一個企業實現辦公自動化的程度也是衡量其實現現代化管理的標志。

3. 網絡辦公模式

網絡辦公就是采用internet/intranet技術，基于工作流的概念，使企業內部人員方便快捷地共享信息，高效地協同工作；不僅兼顧個人辦公效率的提高，更重要的是可以實現群體協同工作。改變過去復雜﹑低效的手工辦公方式，實現迅速﹑全方位的信息采集﹑信息處理，為企業的管理和決策提供科學的依據。由于網絡的存在，這種交流與協調幾乎可以在瞬間完成，并且不必擔心對方是否在電話機旁邊或是否有傳真機可用。

4. 辦公自動化的發展趨勢

隨著三大核心支柱技術：網絡通訊技術﹑計算機技術和數據庫技術的成熟，世界上的OA已進入了新的層次，在新的層次中系統有四個新的特點：

（1）集成化。軟硬件及網絡產品的集成，人與系統的集成，單一辦公系統同社會公眾信息系統的集成，組成了“無逢集成”的開放式系統。

（2）智能化。面向日常事務處理，輔助人們完成智能性勞動。如：

漢字識別，對公文內容的理解和深層處理，幫助決策及處理意外等。

（3）多媒體化。包括對數字﹑文字﹑圖象﹑聲音和動畫的綜合處理。

（4）運用電子數據交換（EDI）。通過數據通訊網，在計算機間進行交換和自動化處理。

辦公自動化的趨勢，要求企業使用由綜合數據庫系統所提供的信息中，針對所需做出決策的課題，構造或選用決策數字模式，結合有關內部和外部的條件，由計算機執行決策程序，作出相應的決策。

二.目前企業辦公自動化的現狀及問題

1. 目前企業辦公自動化的現狀

近年以Intranet為基礎的OA構造出了人與系統和諧的辦公環境，實現了內外信息傳遞、工作日程安排、小組協同工作、工作流應用自動化等等，極大地改變了傳統辦公室以人工為主的工作方式，提高了管理水平和工作效率，節約了辦公空間。據Cisco網絡公司介紹，以網絡為基礎設施的OA系統比沒有網絡的OA系統提高工作效率50%以上。IBM在丹佛的分支機構，公司給銷售、市場、技術和行政人員配備了電腦、打印機、Modem等設備，可以在任何地方辦公，得以將辦公大樓從9層減少成4層；美國第二大會計公司安達信公司，實施網絡OA后將辦公面積減少了一半。這種在任何地方都可以辦公的虛擬辦公室已經風靡全美。

我國的辦公自動化建設經歷了一個較長的發展階段，目前企業的辦公自動化根據發展程度可以劃分為以下四類：

（1） 起步較慢，還停留在使用沒有聯網的計算機，使用，ms office系列﹑wps系列應用軟件以提高個人辦公效率。

（2） 已經建立了自己的intranet網絡，但沒有好的應用系統支持協同工作，仍然是個人辦公。網絡處于閑置狀態，企業的投資沒有產生應有的效益。

（3） 已經建立了自己的intranet網絡，企業內部員工通過電子郵件交流信息，實現了有限的協同工作，但產生的效益不明顯。

（4） 已經建立了自己的intranet網絡：使用經二次開發的通用辦公自動化系統；能較好地支持信息共享和協同工作，與外界聯系的信息渠道暢通；通過internet，宣傳企業的產品﹑技術服務；intranet網絡已經對企業的經營產生了積極的效益?，F在正著手開發或已經在使用針對業務定制的綜合辦公自動化系統，實現科學的管理和決策，增強企業的競爭能力，使企業不斷發展壯大。

我廠的辦公自動化系統經過幾年的發展，已經屬于第四類。

2.企業實現辦公自動化面臨的問題

我國從80年代開始，尤其是進入90年代，辦公自動化發展迅猛。隨著計算機技術的發展，辦公自動化系統從最初的漢字輸入﹑問題處理﹑排版編輯﹑查詢檢索等單機應用軟件逐漸發展成為現代化的網絡辦公系統，通過聯網將單項辦公業務系統聯成一個辦公系統。再通過遠程網絡將多個系統聯結成更大范圍的辦公自動化系統。建立企業內部網（intranet），企業外部網(extranet)，已經成為辦公自動化發展的必然趨勢。目前，在實現辦公自動化的進程中還有以下問題需要注意：

（1） 效率。辦公人員大都非計算機專業人員，他們的計算機知識尤其是計算機操作系統及硬件知識的缺乏，導致辦公效率的降低，也造成系統管理員工作量的增大，如系統維護及軟件升級。計算機技術的發展可謂一日千里，軟硬件的升級換代將更加頻繁，這就意味著系統后期成本居高不下。

（2） 安全性。人們對信息的價值有了更深的認識，因而對信息的存儲和保密也就更加重視，而今，病毒的破壞﹑黑客的入侵都將對系統信息以致命的打擊。

3. 企業實現辦公自動化的要求

辦公自動化已經成為企業界的共識。眾多企業認識到盡快進行辦公自動化建設，并根據領先地位，將有助于保持競爭優勢，使企業的發展形成良性循環。

辦公自動化的實施應該考慮企業的實際情況，主要是企業的經濟實力。按照上述分析，四類企業辦公自動化應區別對待：

(1) 第一類企業進行辦公自動化建設就需要較多投入，既要搭建企業intranet網絡，又要開發辦公自動化系統，需要企業有較強的經濟實力才能完成。

(2) 對于第二﹑第三類企業，由于企業intranet網絡已經存在，只是沒有或沒有好的辦公應用系統，所以只須投入比網絡投資少的資金，即可開發通用辦公自動化系統，產生較高的投資回報。即便一步到位開發綜合辦公自動化系統其投資也要比網絡投資少，而產生的經濟效益更高。

(3) 對于第四類企業，由于其辦公自動化基礎好，只須較少的投資即可達到目前辦公自動化的最高水平。

三. 怎樣實現辦公自動化

1.實施辦公自動化的原則

在實施辦公自動化的過程中，我們必須遵循以下幾項原則：

（1） 實用性原則

（2） 先進性及成熟性原則

（3） 可靠性原則

（4） 開放性及安全性原則

（5） 標準化原則

（6） 可擴充性原則

（7） 可維護性﹑可管理性原則

（8） 節約性原則

2.實施辦公自動化的環境

人是系統第一因素，即現在的辦公室除了傳統辦公室的角色外，還需要增加部分管理設備的專業技術人員，例如，計算機工程師，設備維護人員等。

現代辦公自動化對工作人員的素質提出了很高的要求。新形勢新環境意義下的政治思想和職業道德是當然的基本素質。精業務懂管理、有經濟頭腦、熟悉規則遵守法律、具備現代人意識是更高的素質要求。而必須具備的最基本的素質是能操作計算機，要求達到：

(1) 具備計算機硬件、軟件常識

(2) 熟練掌握一種漢字錄入方法

(3) 了解計算機上的目錄和文件的基本概念

(4) 網絡軟件的基本操作：會收發Email、文件和傳真，會用瀏覽器

(5) 了解數據庫檢索、查詢、統計和分析的基本概念

(6) 其它關于硬件、應用軟件、系統安全、網絡系統、決策支持系統、病毒概念、數據備份等等，當然是多多益善。

技術設備﹑計算機是系統重要因素。設備中有各種機器，如計算機﹑復印機﹑電話機﹑傳真機﹑路由器﹑服務器﹑光盤機等等，這些設備也要維護﹑更新。

各種信息設備中還需要有管理設備的軟件，例如，計算機的操作系統﹑網絡操作系統﹑文字處理軟件﹑專項工作程序軟件等等。

此外，還需要構建一個良好的網絡環境，保證系統的運行暢通。

3.實施辦公自動化的步驟

第一，在組織內部構建通信平臺，工作人員之間建立網上信息交流和初步的網上協同工作。

第二，在組織內部人員的計算機應用水平得以普遍提高，基本建立起網上協同辦公的意識之后，考慮在辦公網絡內進行一些日常工作流程如公文審批﹑通知紀要﹑會議管理﹑信息采集審批與查詢，以及各部門的日常業務處理等。在這一階段，基本實現組織內部辦公自動化。

第三，在internet上建立公用網站，進行信息采集﹑，部門間公文交換乃至簡單的電子貿易等，將辦公自動化的范圍進一步擴大大跨地區﹑跨省市。

在以上過程中，網絡信息系統的安全性﹑穩定性自始至終都是十分重要的。是否建立起強大的網絡信息安全防范系統，在某種程度上決定著信息化建設的成就。

4. 我廠辦公自動化的實施

我廠實施的rj-eflow全網絡辦公自動化系統基于internet/intranet技術開發，通過統一的信息共享與平臺，實現傳統OA的公文運轉與企業內部管理信息的協調統一，達到信息的高度共享與管理，集成了企業的各種信息系統的應用，是新一代基于知識管理的辦公自動化系統。它改善了無紙化辦公環境，提高了工作實效，為領導及時決策提供支持信息，同時，各職能部門實現信息共享。根據我廠辦公及業務的特點將系統分為個人辦公﹑部門辦公﹑公文管理﹑機關事務以及公共信息等欄目。

四. 對企業辦公自動化的幾點思考

1. 什么樣的企業適合使用辦公自動化系統？

絕大部分企業都適合使用辦公自動化系統，但不同企業使用的目的性會有所不同，具體體現在：

(1) 信息化尚未入門的企業。由于沒有信息化的應用基礎，先上辦公自動化，OA有著近乎100%的成功率，有利于提高企業各級人員的基本素質與計算機方面的實際操作能力，有利于今后業務領域企業信息化工作的開展。

(2) 信息化失敗或者嚴重缺乏信息化工作信心的企業。信息化失敗，特別是大型業務管理系統失敗，例如ERP，給企業方面的信心打擊是十分沉重的，為了重塑信心或者一開始就回避一下風險，選擇辦公自動化不失為一種選擇。

(3) 缺少信息化資金準備的企業。信息化投入一般比較昂貴，在沒見到實際效果的時候，多數企業會猶豫不決。因此，對于謹慎型的企業或者資金不充裕的企業，先上辦公自動化，有利于企業逐步了解企業信息化及其作用，減少今后信息化工作的盲目性。

已擁有業務管理系統還需要進一步改善行政辦公與內部信息交流環境的企業。辦公自動化與業務管理系統互為補充，可以豐富并完善企業信息化工作的形式與內容。

2. 辦公自動化并不代表辦公“無紙化”

有人認為實現辦公自動化就是實現無紙化辦公，實現無紙化辦公就是在日常事務中不再需要紙張，這種想法是錯誤的?！盁o紙化”辦公從信息處理角度上講，是辦公自動化的基本要求或者說是辦公自動化的直接效果。改革傳統辦公模式，開展電子政務，使業務辦公﹑公文流轉和管理過程電子化﹑信息化，讓文職人員從長期繁雜的辦公事務中解放出來，通過統一辦公規范，提高工作效率，降低行政成本。但在一些必要的時候，紙張仍然是必不可少的，尤其在文件的存檔系統不夠完善，考慮到突發事件的發生，這時紙質文件的保存是必不可少的。一些重要合同文書﹑技術規范也需要紙質文件。

3. 實現辦公自動化需要自上而下的推進

辦公自動化建設是一項艱巨復雜的系統工程，涉及方方面面，難度大，要求高，因此，必須加強領導，搞好組織協調，確保各項工作任務完成。加強領導，強化配合，構筑合力。各部門﹑各車間要高度重視辦公自動化建設工作，切實納入重要議事日程，強化組織領導。主要領導要經常聽取工作匯報，及時指導工作運行。分管領導要具體抓，要深入實際，及時掌握辦公自動化建設情況，及時解決工作中遇到的問題。要加強督促檢查，有計劃﹑有力度地搞好工作推進。各部門要落實專人，全程抓好本部門的工作。要集中人力﹑物力﹑財力保障本部門網絡﹑應用系統的健康運行。盡快理順辦公自動化建設管理機構，積極開展工作，確保全廠辦公自動化建設協調發展，整體推進。

4.建立嚴格的使用權限和層次分明的管理制度

根據工廠對文檔的具體操作，從保密和安全的角度，對進入辦公系統的用戶，采取按部門﹑職務，進行優先等級和功能模塊的設定。企業最高領導有權進入所有的模塊，能查看到所有文檔，但為了防止誤操作，封掉了有些不會用到的修改功能。企業最高領導有權簽發﹑查閱人事資料等與本部門有關的工作。秘書有起草﹑傳遞及允許查閱數據庫的權限，應該說NOTES（辦公自動化的支持軟件）的保安工作是非常出色的，無密碼就進入不了系統，有密碼無權限時，進入了系統，也只是告訴你無權使用；有密碼有權限無功能，重要操作不顯示操作鈕。可見信息化部門要把握好角色﹑權限和密碼的設定，這樣，辦公自動化系統的寶貴數據才能高枕無憂。要建立辦公自動化管理制度和考核辦法，明確單位的責任領導﹑責任部門和直接責任人的工作職責和任務，制定相應的獎懲措施，推行一套融管理﹑監督﹑激勵相一致的有效機制。

5. 牢固樹立信息安全意識

(1) 要牢固樹立網絡安全意識。要樹立保密意識，高度重視網絡安全工作，不得將內部涉密的計算機﹑設備和網絡接入網絡，不準在網上傳輸和存放涉密信息。各單位主要責任人為網絡安全的第一責任人，信息員為具體責任人，各司其職，將工作落到實處。

(2) 要做好計算機信息網絡技術安全管理工作。信息化部門要加強技術及管理知識的學習，經常對各單位網絡進行檢查，對存在的問題及時指出﹑及時糾正，務必確保安全。建立安全事件報告制度，各單位一旦發現網絡安全事件，必須在第一時間向信息化部門報告。

(3) 要加強網絡設備的管理，凡安裝﹑維護﹑連接和設置，均由信息化部門統一負責，嚴禁隨意更換﹑改變其物理的位置﹑形態﹑性能，嚴禁改變其連接關系﹑運行狀態和系統的設置。

6. 要加強對職能人員的培訓

辦公系統在初始啟動時，大量的資料需要輸入，許多表結構需要進行設置。在還沒能駕馭電腦的時候，有一些畏難和辦公習慣，一些障礙和惰性是可以理解的，信息化部門的工作人員要從用戶的角度出發，幫助他們克服困難，推進項目的進展。目前，我廠已經對辦公自動化的使用人員進行了多次系統培訓，其中包括廠級領導﹑中層領導﹑工廠信息人員﹑信息人員﹑一般使用人員。通過系統的培訓使他們能夠熟練的操作辦公自動化系統，保證了辦公自動化系統的良性運行。

7. 勤維護，常保養，使辦公自動化系統處于最佳的運行狀態中

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關鍵詞企業辦公；0A自動化；審批流；協同辦公

1國內外發展現狀

自動化辦公的概念由來已久，起初它只是出現在一些特殊領域并由轉門的操作人員來完成，而這些操作人員一般都需要進行針對性的訓練。例如80年代末90年代初人們對于傳真機、打字機、復印機等辦公設備的使用。這種辦公自動化只是為了實現個體工作的自動化而設計的。

現代的辦公自動化則是通過計算機和網絡技術將所有的員工聯系起來，實現全員辦公自動化。同時，0A系統通過對員工的訪問權限的控制又將所有員工區分開來，不同的員工在0A系統中扮演不同角色。最先進的要數Web方式的辦公自動化。辦公人員只要會上網并且有一臺裝有IE功能的上網設備，就能加入到辦公自動化的流程和使用中。現代企業和工作部門要想提高工作效率、增強競爭實力最終實現整體快速發展，就必須依賴切合自身實際需求的0A系統。隨著移動設備的普及和各種社交軟件的發展，移動端辦公自動化已經不是空談，0A系統最終將集成所有的這些優勢推陳出新。

2明顯特點

現代0A系統大致具備以下特點。

2.1知R管理原則

自動化辦公和協同辦公是一個0A系統最基本的功能，而市場上不同的0A產品的特點就在于它們所依據不同的知識管理原則。一個0A系統想要充分發揮其知識管理的功能就要切實迎合不同企業的實際情況進行設計開發。不同企業或同一企業不同層級的員工之間，對于知識的“積累、共享、交流”是不同的，所以0A系統不能脫離企業的實際情況而空談知識管理。

2.2強大的數據處理功能

知識管理顯得更加人性化，衍生成“計算機語言”就是數據處理。可想而知在一個現代化的企業當中一天要處理的數據量和數據類別是多么的龐大，這些數據通常包括Internet上的數據、各種文件系統中的文件、傳統的關系型數據庫數據、數據倉庫中的數據，甚至是各種社交軟件中的信息。面對如此龐大的數據量，0A系統不僅要實現迅速、全方位的信息采集、處理，為企業管理和決策提供科學依據。還要充分利用各種協同工作手段，包括多線程討論、文檔共享、電子郵件及一些輔助工具提供在線及時共享應用等來實現群體協同工作。例如利用這樣的信息共享方式，包括移動通訊設備的支持、手機的WAP接入訪問、PDA的支持、信息的傳真功能以及以統一消息為基礎的一些提醒功能，使得這種交流與協調幾乎可以在瞬間完成。最終協同在地理上分布很廣，甚至在全球上各個地方，以至于工作時間都不一樣的人員之間的工作進度。

2.3不斷創新發展的科學體系

0A系統的發展大概經歷了硬件配置階段、數據處理自動化階段、C/S架構下的工作流自動化階段、無障礙工作流自動化階段、協同工作型辦公自動化（流程管理）、協同發展型辦公自動化（流程管理）、移動0A這幾個階段。0A辦公系統兼具企業通信平臺、行政辦公平臺、信息平臺、協同工作平臺、知識管理平臺、激情管理平臺、信息集成平臺等功能。我們應該時刻關注市場上的辦公自動化產品及技術發展的最新進展，用最新的開發平臺、技術和觀念為企業打造切合自己實際情況的0A產品，以達到最大化工作效率、最充分利用資源的目的。

3存在問題

1）審批流程繁瑣：在未使用0A系統前只需幾個工作日就能完成的企業事務文件申報，在使用0A系統后，審批申報常常會延至一周、甚至達15天左右之久，大大增加了審批時間，造成信息反饋不及時，影響企業辦公計劃的推進，致使工作效率大大降低。

2）審批不到位：審批的滯后往往導致工作事項先執行后審批，從而降低工作質量。

3）資源利用率低：現今市場上的0A辦公系統比比皆是，看似繁榮的0A自動化辦公行業卻處于割裂狀態，信息各自分裂，在外部不能很好地利用網絡資源，在內部不能有效地將各個部門連接起來。而隨著大數據時代的到來，各行業、各部門、所有的業務、所有的人員、所有的信息資源之間的紐帶越來越緊。誰能夠提高辦公效率；減輕工作人員的負擔；提高信息的可用性誰就能引導0A行業的發展。

4）安全隱患：隨著因特網不斷深入人們的日常工作和生活中，大量的信息存儲和傳播都由網絡承擔?；谠械木W絡協議的限制網絡安全隱患一直存在，這就導致很多敏感而機密的信息容易泄露。輕者導致硬件或軟件的損壞，重者致使信息被竊取、數據被泄露或者篡改，這些都會造成極大的危害。

針對這些問題，需一款全新的0A辦公系統來優化提升日常工作效率；減輕工作人員工作負擔；節約辦公經費。

4創新點

0A系統的設計目標首先要立足于一個強擴展性的、功能強大的、技術先進的電子化辦公系統。良好的擴展性就需要能將如ERP、財務系統、CRM等其他信息系統通過信息傳遞手段聯系起來整合區層數據孤島。事務是企業中十分常見的形式而事務的信息其實是由時間、人員、協同、會議、計劃、文檔這幾部分組成。辦公自動化軟件要為用戶直接組織出以項目為中心的、各種信息圍繞的表現形式，并不改變原來的信息分類的概念，推出關聯項目的功能。

聚焦0A應用共性，專注于解決辦公管理中的溝通、協同、跟蹤及個人事物處理，系統簡約高效。以事件和流程為基礎，以“人”為節點的共享信息處理機制和圖視化流程管理，符合傳統辦公思維習慣，發起跟蹤、接收處理、歸檔查詢三步協同工作。以郵件、協同為基礎，以信息為數據，將內部數據和外部數據進行無縫隙鏈接，完成全面的內外數據流通。提供基于網絡的協同工作平臺和個人工具，提高組織溝通能力和工作效率。規范管理行為，流程、模板化管理非結構化信息。通過文檔管理擴大信息共享能力，沉淀管理知識。增強對事物、事件的過程控制管理，提高團隊執行能力，提高團隊計劃和時間管理能力。

系統功能模板的劃分，要遵循松耦合、易擴展的原則，將每一個功能模塊高度封裝，模塊與模塊之間完全通過接口實現信息傳遞。通過現有模塊接口可以輕松掛接新的功能模塊，且可以達到“即插即用”的效果，即實現系統的易擴展性。

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【關鍵詞】辦公自動化；設備；復印機；打印機；掃描儀；維護措施；分析

前言

科學技術的不斷更新使得辦公自動化設備越來越多，逐步改變了辦公人員的工作方式，使得其工作效率更高，工作質量得到了較大的提升，且大幅度的降低了辦公人員的工作強度。該轉變也使得辦公人員從耗費大量時間的瑣碎事務中解脫出來，更好的開展管理工作及決策事務，辦公室的運轉更加靈活，質量更高，且管理成果也會更加顯著。上述轉變也是辦公自動化設備功能機作用的集中表現。由于該類設備一般是高科技的硬件構成的，需要進行合理的維護與保養，才能保障其長期的正常使用，減少辦公的設備成本消耗，因此對該方面進行深入的研究是十分有必要的。

1.辦公自動化的主要設備

1.1復印機 復印機在現代辦公室中的使用非常廣泛，其主要功能是復印各種類型的文件、書刊等，還能夠進行其他特殊工作，包括大幅面工程圖紙的復印、顯微膠片的放大復印等。新型的數碼使得復印機的功能更加全面，且一般的復印機是獨立操作的脫機型設備，數碼復印機則是發展為聯機型辦公設備，其能夠與其他的設備進行聯機，使之功能更加全面，拓展了使用范圍，且使用更加方便[1]。

1.2打印機 打印機一般與計算機配套使用，其屬于計算機的主要輸出設備，主要是將計算機處理結果打印于相應的介質上。其也是現代辦公室較為普通的設備之一。科學技術的發展，使得該項設備也有了較大的進步，網絡打印機即是集中體現。

1.3傳真機 傳真機屬于傳遞信息普通工具之一，其主要功能為復印、發信、收信等，其特點在于信息傳遞極為方便、快捷，準確性高，且通訊費用較低，是現代辦公自動化的必備通訊工具。

2.各項設備的維護措施

2.1復印機的維護 復印機使用環境中的灰塵、本身的漏粉等，會直接影響到其光路、電機等復印機的關鍵部分，需要對其進行正確的保養與維護，具體措施如下：①定期對充電部件進行清潔，保障其能夠正常運行；②原稿臺玻璃也需要及時進行徹底的清理，清除雜物、灰塵等，使得其復印效果更好；③機內會附著較多灰塵等，也需要對其進行相應的清理工作。一般復印機極易出現卡紙的問題，如果出現的次數較少，屬于正?，F象；如果出現的頻率較高，則需要進行深入的檢查，找出卡紙的原因，并及時修理。由于復印機的內部結構較為復雜，涉及到許多零部件，且具有一定的危險，因此修理時禁止擅自拆卸設備，而需要請廠家技術人員或者專業人員進行修理。復印機在運行的過程中，設備的內部會產生高壓，因此應保障其機門及后蓋處于關閉狀態，避免產生安全隱患，另外其在運轉時，還會形成大量的臭氧，對人體的呼吸道及咽喉有一定的刺激，因此需要工作環境保持通風透氣[2]。

2.2打印機的維護措施 根據打印機的打印方式不同，可以將其分為各個不同的類型，包括噴墨打印機、針式打印機、激光打印機等，其維護方式也有較大的區別，具體措施如下：①噴墨打印機 由于噴墨打印機的墨水消耗量較大，成本較高，適用于一般打印量較小的家庭使用。其最為重要的部件是噴頭，墨水需要以每秒近萬次的頻率，由噴嘴中噴至打印介質上，因此噴頭出現堵塞也是十分頻繁的。首先應保持噴墨打印機的工作環境良好，灰塵較少，且應經常使用。墨水的質量也會影響到打印機的使用，打印機使用的墨水應不會損傷噴頭，不會在噴頭位置結塊，防水性能良好，不會在紙張表面產生擴散及滲透現象，且屬于無毒、環保且不影響紙張的再利用，最好是使用給廠家指定型號的墨水。如果已經出現了噴頭堵塞問題，應使用打印機的清潔功能處理，而避免擅自使用紙巾、棉簽等進行清潔。②針式打印機 影響針式打印機正常使用的關鍵因素在于打印針的質量。其一般是可以更換打印針，出現問題后可以直接更換，配件價格較低，且色帶更換也是十分方便；③激光打印機 激光打印機是現代較為新型的辦公自動化設備，其主要的故障表現為卡紙，可以先將機蓋打開，將卡住的紙張根據進紙的方向緩緩取出。如果卡紙較為頻繁，則需要認真檢查各個部件，包括進紙通道、取紙輥磨損程度、彈簧的松緊、盛紙盤安裝情況及紙張的質量等。如果出現打印字跡較淡，或者出現豎立白條紋或單側變黑等現場，一般是由于墨粉盒墨粉少或者失效造成的，需要先將墨粉盒取下，在晃動墨粉盒，使粉末的分布更加均勻，如果無法徹底解決上述問題，在而需要直接更換墨盒。如果打印效果不佳，出現臟跡的現場，一般是軋輥存在臟污或者受到損壞，需要進行檢查，并及時進行清洗[3]。激光打印機的構成較為復雜，結構十分精密，出現較為復雜的問題后，應請專業的人員進行修理，禁止擅自拆裝設備。

2.3傳真機的維護 傳真機的質量越來越高，一般不會出現故障，但是在使用過程中也需要注意許多問題，如保持環境良好，避免使其在高溫、強磁、強腐蝕性氣體的條件下使用，避免影響打印效果，傳真機溫度的變化，會造成其內部元件加速老化，減少其使用壽命，因此在使用的過程中應避免頻繁開機關機。在天氣惡劣時盡量避免使用傳真機，如雷雨天氣等，需要關掉電源或者直接拔掉插頭，避免雷電等對傳真機的電路及細小元件造成影響。由于傳真機的原裝電源線有接地線，因此一般不宜更換電源線。另外，記錄紙應保持在陰涼，且紫外線較弱的環境中保存，避免其退色后影響打印效果[4]。

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關鍵詞：辦公；建設；問題

1　辦公自動化大體分為三個階段

第一階段以個人電腦和辦公套件為主要特征,應用基于文件系統和關系型數據庫系統,以結構化數據為存儲和處理對象,強調對數據的計算和統計能力,實現數據統計和文檔寫作電子化,完成了辦公信息載體從原始紙介質向電子的飛躍,實現個體工作的自動化。第一階段的特點是面向辦公室管理層和事務處理人員的管理信息系統(MIS),它基于傳統的關系型數據庫,以結構化數據為主要處理和存儲對象,只限于某單位內部數據的計算和統計。從信息的發展來看,基于關系型數據庫的第一代辦公自動化系統存在著以下不足:

(1) PC的負擔過重,且價格偏高；

(2)由于缺乏公共的基礎通信平臺,不僅通用性差、可再用性低,而且沒有通信和協同工作的能力,不能建立統一的集成辦公平臺;

(3)系統自適應能力差,只能按開發時確定的思路、流程和功能處理信息;

(4)信息管理只限于單位內部,沒有或缺少外部信息來源。

第二階段辦公自動化系統更多地承擔了一個信息通道的責任,建立和完善各個職能部門之間的溝通和信息共享機制,建立協同工作的環境,為辦公提供一個自動化工具。在辦公自動化覆蓋到辦公機構內,所有員工都可以通過辦公自動化系統,根據自己的權限,了解自己需要完成的工作,包括上級交辦的事情、需要交給別人做的事情、需要與別人合作的事情、自己需要的信息以及與別人共享的信息,也就是說,通過辦公自動化系統,員工能夠對自己所要實施的任務和目標“知其然”。它具有以下特點。

①以網絡為中心,以非結構化數據的信息流(或工作流)為主要存儲和處理對象：

②有利于在行業內部建立通信基礎平臺,不僅提高了辦公的效率,減少了扯皮和內耗,還增強了系統的安全性。

第二階段辦公自動化比第一階段前進一大步,但缺少的是對知識的管理,這與知識經濟的發展不相適應。

第三階段辦公自動化是以知識管理為核心,它建立在行業Intranet平臺之上,幫助企業實現動態的內容顯示和知識的實際管理,使每一個員工能夠在協作中不斷獲得學習的機會和進步。它具有如下特點:

①把知識管理融入業務流程重組,將知識創造與同行業的業務流程相結合,不僅可以節省大量開支,更重要的是能夠產生巨大的價值,通過知識管理實現對業務流程中無序的知識進行系統化管理,實現知識共享和再利用,從而提高業務水平和效率。

②建立學習型機制所謂學習型機制是指通過不斷的學習來提高全員素質。這里所說的學習并不僅僅是看書、辦學習班,而是強調全員學習、全程學習和團隊學習。

第三階段辦公自動化體系底層是行業的基本信息支撐環境,它包括MIS系統的信息化支撐,以及對外部Internet的信息獲取。通過設計和實現優秀的Internet信息獲取工具,有效地利用外部的有用信息為行業內部的管理過程服務。存在于底層行業信息支撐環境中的信息資源是煩雜而海量的,需要在數據挖掘與模式提取的工具支持下,發掘其中有價值的模式與知識,使信息的價值得以充分的實現。

從計算機應用到現在,可以說各個單位基本上完成了第一階段辦公自動化建設,但從第一階段向第二階段過渡,是個復雜的系統工程,它需要有專門的機構承擔起此系統工程的策劃、組織和實施,在建設過程中堅持統一領導、統一規劃、統一標準、同步實施、重在實用的原則,并注意抓好辦公自動化建設中的三個要點:首先是階段性,即要有階段性的目標、階段性的內容、階段性的成果。不同階段的內容可以根據長遠的計劃,在各個不同的階段里分別實現。其次是時效性,即必須按期完成階段性目標。

2  可以從下面幾個方面來實現辦公自動化的過渡

（1）對辦公自動化進行定位

對第二階段的辦公自動化體系應理解為是綜合的服務，不能單一理解為只是高科技而只看中技術。所以應該首先知道其工作目標是什么，指導思想又是什么。辦公自動化主要目的以及需要處理的問題和制約因素是什么，還有對對網絡的要求標準以及應該具備什么要求，這些都是過渡當中所需要處理的問題。

（2）對信息資源進行合理規劃

第二階段所要強調的是處理流程與科學的工作方法，重點要放在協同的工作環境。先前的開發的策略行不通，主要是它是把結構數據庫作為操作的對象。需要把握知道思想是以信息工程為基礎，把數據作為設計和規劃的重點，強調資源信息編碼統一性以及標準性，還有處理方法以及數據方法的科學性。因此網絡的工程規劃以及資源的信息規劃同等重要，有其在建設的過程當中。

（3）重視管理與技術的基礎

第二階段不僅要有雄厚的管理還需要有強力的技術支持。管理人員需要有管理的意識，還要有需求的欲望；制度需要完善，機構的管理需要合理與穩定，數據要科學以及完整。加入管理非常迷茫，那么就沒法談現代化的管理。影響辦公自動化的開發與順利進行，也無法正常進行。

（4）要對硬件以及軟件的次序以及比例進行合理的調整

一般是先有硬件資源，然后才進行軟件的開發，這是辦公自動化建立中所經歷的一般程序。由于軟件開發設計因素眾多，對一個事物的應用過程是需要時間的，還需要對其進行不斷的研究與時間才能達到相關的標準。而且硬件的設備其使用周期一般只有4年到6年的周期，硬件建設相對簡單，軟件的開發在正常運行前需要1年到3年的時間。許多單位在確定設備標準時片面追求先進性,將10~20年以后可能的需求都考慮到了,而這種盲目追求先進的結果是導致系統建設經費開支過大,浪費過大,在硬件系統還沒有真正發揮作用的時候就已經需要更新換代了。目前,國際上通常的做法是軟硬件投入比例各占50%,而在中國,管理信息系統的軟件費用一般都在10%~25%左右,比例明顯偏低。從軟、硬件經費投入的順序來看,最好的方法是保持同步,如果能先做軟件的設計與開發就更理想。

參考文獻：

[1] 熊仕勇,周敏.辦公自動化網的安全討論[J]重慶師范學院學報, 2008.

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關鍵詞：辦公自動化；實際工作；應用

【中圖分類號】TP317.1

計算機技術是信息社會最主要的技術基礎之一，隨著計算機及網絡技術的飛速發展，當今社會正快速向信息化社會前進。名級政府、企事業單位以高質量、高效率的辦公自動化信息系統加快信息化建設的步伐，從而提高自身的效率、競爭力以及綜合實力。會使用計算機已成為當代社會從業人員的必備條件，是現代生活不可缺少的重要手段，是解決工作中實際問題的有力保證。

一、從計算機產生看辦公自動化的概念與發展

1946年第一臺計算機ENIAC的問世迎來了一次信息化革命的熱潮，計算機的應用領域已滲透到社會各行各業及家庭日常生活的方方面面，改變著現代人類社會的生產、生活及運作方式。

辦公自動化這一術語首先由美國通用汽車公司D?S?M哈特于1936年提出。然而，正真意義上的辦公自動化是近年隨著計算科學發展而提出來的新概念，沒有統一的定義。凡是在傳統的辦公室中采用各種新技術、新機器、新設備，從事辦公業務，都屬于辦公自動化的領域。行政機關稱其為電子政務，企事業單位以前叫無紙化辦公，后來稱為辦公自動化，即OA（office Automation）。

辦公自動化是20世紀70年代中期發達國家迅速發展起來的一門綜合性技術。中國的辦公自動化軟件系統起源于政府的公文和檔案管理。隨著企業的介入，在企業管理和經營活動中逐漸得到推廣及應用。然而，辦公自動化系統要適應不斷變化的辦公需求，還有廣闊的發展空間。

二、當前辦公自動化的應用現狀

目前辦公自動化的應用遠沒有達到普及與深入的程度，大多數企事業單位仍以簡單的計算機文字處理、數據處理、打印等基本應用為主。缺乏一套真正符合企業實際情況的辦公軟件，缺乏一個高效傳遞與共享信息的計算機網絡，缺乏一批復合型的高素質專業人才。

1、認識不足

現實中許多企事業單位重視硬件建設，輕視軟件開發。再則復雜的管理體制和急于求成的運作理念，致使許多單位或個人把辦公自動化定義為一般的文檔處理和日常印務工作等。

2、資金短缺

考慮辦公自動化系統的建設工作，企業在購置硬件設備的同時，承擔軟件提供商收取的升級、維護和二次開發等費用，這對一個中小型企業來說，其信息化建設路程是曲折而漫長的。

3、人才匱乏

我國目前普遍缺乏精業務、懂技術的復合型人才。大多數企事業單位重視掌握單一學科知識的技術人員培養，甚至有些中小企業由于員工自身素質問題，常常不適應或排斥新型系統，造成辦公自動化應用受阻、效率不高。

4、思想保守

信息化軟件建設需要相關責任者不斷學習新知識、新技能，并將各學科新知識有機地集成在一起。然而，多數企業和個人都有認定自己永遠正確的做事習慣，不能根據用戶提出的許多新需求和意見，勇于"否定"自己的勞動成果，往往思想保守，不能及時改進，當然也不能接近成功。

5、應用退縮

有時因為提供商的服務跟不上，系統本身滯緩，不斷升級維護、二次開發以及后續附加費用等問題，不但使使用者沒有感到其中的優勢反而更加繁瑣，故而不能堅持使用，存在中途棄用的現象。

三、辦公自動化在實際工作中的作用及必要性

辦公自動化作為群體技術開發的軟件產品，結合先進的管理思想，從廣泛的用戶需求中抽象出來，使管理者從千頭萬緒的辦公工作中解脫出來，幫助管理者在競爭中領先一步，對我們的實際工作起著關鍵性作用。

首先，軟件技術的發展使人一機之間的關系更為親近，計算機更易于操作和使用，這為辦公自動化的應用打下了基礎；

其次，日常工作中的文字、表格、圖形、圖像、語音、電子郵件及決策等綜合性高速有效地實時處理需求，為辦公自動化的應用提供了前提；

再次，企事業單位盡可能有效地利用信息資源，向多級辦公人員及時提供所需信息，提高工作效率和質量以求得良好的社會和經濟效益，這為辦公自動化的應用指明了目標。

四、提高辦公自動化在實際工作中的應用效率

辦公自動化作為一項綜合性技術在信息化時代影響著人們的生活與工作方式，具有潛在的優勢和功效。那么，如何發揮其優勢指導我們的工作，解決在實際工作中應用存在的問題，提高應用效率。

1、改善辦公自動化應用的軟硬件條件

就硬件環境而言，最基本的應該具備圖文數據處理和傳遞設備。就軟件環境而言應該從基本軟件層，辦公室環境軟件層和應用軟件層三個層次上下功夫。日常工作中，首先應了解辦公自動化應用所需的軟硬件環境，再根據自己的工作實際盡可能的改善軟硬件環境，合理有效的應用辦公自動化解決工作中的實際問題。

2、提高應用人員的綜合素質

從思想上認識到辦公自動化應用在當今各項工作中的重要性和必要性，并能在自己的工作中不斷學習堅持使用，提高應用人員的思想素質。信息時代針對綜合性技術應該具備廣闊的知識層面，具備不斷吸吮新知識的思想，以滿足工作需求，提高應用人員的知識素質。從計算機操作能力、常用軟件的應用能力、網絡應用能力、寫作能力、辦公事務處理能力等提高應用人員的能力素質。這也是一個復合型人才應該具備的基本條件、也只有復合型人才才是辦公自動化應用實現高效的有力保證。

3、熟悉本職工作并與辦公自動化有機結合

系統的了解辦公自動化，歸根結底要落到自己的工作實際中，應該清楚的知道自己的工作職責，了解哪些可撇開傳統的辦公方式，哪些要傳統方式與人機方式相結合。起碼不能回避、不能放棄辦公自動化的應用。根據自己的工作實際，掌握自己工作所涉及的辦公軟件和硬件的具體使用，努力將本職工作與辦公自動化有機結合，以提高工作效率。

總之，辦公自動化自問世以來，迅速發展，現已應用到各行各業各個領域，直接影響著我們的工作方式，關系到我們的工作效率。所以，分析辦公自動化目前應用存在的問題和它在實際工作中應用的必要性，探究解決措施。精誠所至、金石為開，相信辦公自動化在實際工作中的應用效率會越來越高。

參考文獻

[1]《辦公自動化在政府工作中的應用》.何光存，超導網

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在Internet應用方面，政府部門已陸續建立了自己的Web服務器和網站，有的還實現了一些簡單的網上業務。但由于各相關單位在信息化建設中的技術差異和經驗欠缺，電子政務并未在真正意義上得以實現，相反，不少政府站點在規劃建設、管理維護以及安全性方面還停留在較低的水平上，各級政府部門還有待建立和完善從頁面制作、審批、更新，流程管理，應用開發，安全性保證，與后臺應用系統（如OA和業務系統）集成的以及客互支持的一整套行之有效的管理模式、運營方法和技術平臺。

電子政務應用與一般的辦公自動化系統既緊密相關，又在應用側重點、用戶群體以及采用的技術等方面都有所差異，總的來說，前者在用戶的范疇上包含后者，電子政務是更廣義上的政府辦公自動化或者理解為“面向社會的政府辦公自動化”。

實施原則：

實用性原則；先進性及成熟性原則；可靠性原則；開放性及安全性原則；標準化原則；可擴充性原則；可維護性、可管理性原則；節約性原則

實施步驟

首先，在組織內部構建通信平臺（如電子郵件系統、電子論壇等），工作人員之間建立網上信息交流和初步的網上協同工作。

第二，在組織內部人員的計算機應用水平得以普遍提高，基本建立起網上協同辦公的意識之后，考慮在辦公網絡內進行一些日常工作流程如公文審批、常用申請 、會議管理、檔案管理、信息采集審批與查詢，以及各部門的日常業務等。在這一階段，基本實現組織內部辦公自動化。

第三，在Internet上建立公用網站，進行信息采集、，部門間公文交換乃至簡單的電子貿易等，將辦公自動化的范圍進一步擴大到跨行業、跨部委。此時，基本實現電子政務。

在以上過程中，網絡信息系統的安全穩定性自始至終都是十分重要的。是否建立起強健的網絡信息安全防范系統，在某種程度上決定著政府部門信息化建設的成敗。

第一部分 內部辦公自動化系統的建設

功能需求：

一般來說，政府部門辦公自動化系統應以公文處理和機關事務管理（尤其以領導辦公）為核心，同時提供信息通訊與服務等重要功能，因此，典型的辦公自動化應用包括公文管理、督查管理、政務信息采集與、內部請示報告管理、檔案管理、會議管理、領導活動管理、政策法規庫、內部論壇等應用，另外鑒于Internet在日常辦公中占有日益重要的地位，辦公自動化系統應該與Internet留有平滑的接口。

一、提供電子郵件功能是辦公自動化系統的基本需求

在一個辦公自動化系統中通常包含了多個應用子系統，如發文、收文、信息服務、檔案管理、活動安排、會議管理等等，可以將電子郵件信箱作為所有這些辦公應用子系統的統一接口，每一個用戶通過自己的電子郵件信箱就可以了解到需要處理的工作，而不必經常性地來回檢查不同的應用系統，辦公自動化應用系統以電子郵件作為統一入口的設計思想，可以大大提高系統用戶的友好性和易用性，減少培訓的工作量。

二、處理大量的復合文檔型的數據信息

辦公自動化所處理信息的載體大多是以文件、報表、信函、傳真等形式出現，因此辦公自動化系統是典型的文檔處理系統。這些區別于傳統數據類型的信息，就是“非結構化數據”、“復合文檔數據”或“對象數據”。

一般認為，關系數據庫系統（如Oracle、DB/2、SQL Server、Foxpro等）適合傳統數據類型（結構化信息）的表示和存儲，但是對復合文檔數據的處理并非能夠完全表達信息和存儲效率最高。因此，“文檔數據庫”或“對象存儲”的概念就被引入數據庫領域，其目標就是針對新出現的需求，高效率地表達和存儲管理“復合文檔數據”。 當然，傳統數據的存儲和處理也是辦公自動化系統經常不可或缺的。

辦公自動化系統由于其對復合文檔數據的處理要求，必須以文檔數據庫為核心建立，同時選擇性地結合關系數據庫。

三、包含大量的工作流應用

所謂的工作流就是一組人員為完成某一項業務所進行的所有工作與工作轉交（交互）過程。辦公自動化應用系統的大多數應用如公文審批、各類申請等。每一項工作以流程的形式，由發起者（如文件起草人）發起流程，經過本部門以及其他部門的處理（如簽署、會簽），最終到達流程的終點（如發出文件、歸檔入庫）。

工作流程可以是互相連接、交叉或循環進行的，如一個工作流的終點可能就是另一個工作流的起點，如上級部門的發文處理過程結束后引發了下級部門的收文處理過程。工作流程也可是打破單位界限的，發生于機關與機關的相關單位之間。

在相當程度上工作流自動化有三種實現模式。即：基于郵件的、基于共享數據庫的、基于郵件和共享數據庫結合模式（即“群件模式”）的。

從信息技術的角度出發，群件模式結合了“推”、“拉”技術，充分發揮了不同技術的優點，克服了其缺點，是理想的辦公自動化流程處理模式，也使辦公自動化人員擁有了完整的信息技術工具。

四、支持協同工作和移動辦公

在日常辦公中，辦公人員需要花費大量的時間進行討論和交流意見，才能作出某種決策。而這種在群體中互相溝通、合作的工作方式就是所謂的“協同工作”。隨著網絡技術的發展，異步協作方式如電子郵件、網絡論壇等，以及同步協作方式如網絡實時會議正在逐漸成為除了人們面對面開會之外的新的工作方式，它們打破了時間、地域的限制，使人們可以隨時隨地參加到協同工作中去，大大提高了工作效率。

所謂的“移動辦公”就是提供辦公人員在辦公室以外的辦公手段，他可以遠程撥號或登錄到出差地的網絡，通過電話線或廣域網絡，隨時可以訪問到辦公自動化系統；為提高工作效率和減少費用，辦公人員還可以選擇“離線”工作方式，即將需要處理的信息先下載到本地便攜機上，然后切斷連接，“離線地”處理信息（例如他可以在旅途中批閱公文，起草電子郵件等），工作完畢才再次接通連接將自己的工作結果發出以及再次下載新的待辦信息。 辦公自動化系統作為網絡應用系統應提供用戶協同工作支持和移動辦公支持。

五、應有完整的安全性

安全性控制功能成為辦公自動化系統得以投入使用的先決條件。機關辦公自動化的安全性控制要求一般包括防止非法用戶侵入、權限控制、存儲和傳輸加密，以及電子簽名。這些手段必須足夠強大，難以被攻破，而且也必須足夠靈活，方便使用者掌握和利用。

六、能集成其他業務應用系統和Internet

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關鍵詞：辦公 自動化 系統 醫院 信息化

中圖分類號：TP393 文獻標識碼：A 文章編號：1007-9416（2013）03-0128-01

1 辦公自動化系統

辦公自動化系統（Office Automation System）即通過現代化技術，利用網絡知識，實現公文、文件等電子化操作，可以提高企業員工的辦事效率。

當前辦公自動化系統的實現需要計算機系統以及網絡技術，目前采用的兩種結構為：B/S（Browse/Server）結構以及C/S（Client/Server）結構。這兩種結構各有優劣，醫院可以根據不同特點采用不同的結構，促進自身信息化健康發展。

1.1 B/S結構

（1）優勢：相對于C/S結構來講，最大優勢在于維護方便，操作簡便，利用瀏覽器就可以使用。（2）劣勢：B/S對外網依賴性非常強，外界網絡出現故障會直接導致企業內部網絡癱瘓。

1.2 C/S結構

這種結構是軟件系統體系結構的一種，基于企業內部網絡的一種應用系統。這種結構的特點：（1）優勢：相對于B/S來講，最大的好處在于結構的順利運行不依賴于企業外部的Internet網絡，在企業內部就可以自主實現，即無論企業能否上網，都可以應用這種結構，這也可以確保企業的安全，防止外界網絡的侵襲。并且這種結構處理速度非?？欤苓m合工作量大的場合。（2）劣勢：需要安裝特定軟件，只適用于局域網絡，即只能在企業內部使用，企業和企業之間無法進行溝通。

2 辦公自動化系統在醫院信息化建設中的重要性

（1）有利于醫院各部門溝通以及信息共享：利用辦公自動化系統，員工可以實現信息共享，及時查看最新消息，互發文件，通過郵件進行溝通。促進各個部門之間的溝通，共同合作，提升部門的整體質量。（2）有利于加強醫院辦公的規范性：自動化系統最有利的地方在于對文件、文檔的管理工作，可以實現文件的電子化操作，便于整理。除此之外，可以及時的傳送給內部員工，讓員工及時掌握最新咨詢以及醫藥最新規定，規章制度落實更加到位。因此，自動化系統利于辦公的規范性。（3）提高員工的辦事效率：文件以及文檔操作是一件非常繁瑣的事情，并且在操作的過程中，稍有不慎，容易出現失誤，導致文件信息錯誤的發生。利用自動化系統，實現文件電子化之后，員工可以在電腦中實現文件操作，提高辦事效率，促進醫院信息化的建設發展。

3 OA系統在醫院信息化建設中的具體應用

（1）會議管理：利用OA系統可以非常方便的實現會議事務管理內容，比如說會議的通知，會議消息的以及會議人員管理。醫院內部工作人員可以通過OA系統查看即將進行的會議事務，查看會議安排具體詳情信息。（2）辦公業務：醫院內部分屬不同部門，辦公業務平臺可以建立不同部門子系統，這樣，各個部門可以獨立操作自己子系統，提高工作效率。比如說急救部門安排急救手術安排，藥房管理部門對藥物進行合理放置，住院部門對病房、病人建立信息表，便于管理，這樣可以確保各部門良好有序的工作。（3）通訊平臺：為了方便醫院內部員工的溝通，考慮到防止互聯網病毒侵襲，可以利用OA系統建立郵件平臺。這樣醫院的內部人員可以實現實時通信，傳送文件信息，極大的提高工作效率，加強內部員工的交流與合作。（4）公文：傳統公文是在醫院公告欄處貼紙質文件，員工有時沒時間觀看公告欄，公文無法及時傳達。為了解決以前公文的弊端，可以利用OA系統建立公文平臺，及時的將醫院公文出去。同時各個部門利用OA系統也可以部門信息，供全院閱覽。通過OA系統，可以及時的將公文信息出去，員工也可以及時的了解信息，執行相應措施。（5）文件管理：在醫院辦公室工作，接觸最多是事情就是文件。因此，解決好文件管理問題，將會大大的提高辦事效率。利用OA系統，可以做好文件管理工作，實現文件的接收和發送的電子化處理，對文件的批辦、審核以及簽發都可以實現電子化。對于醫院特殊行業，病例文件的管理也將會得到很好的改善，實現電子化，利于醫院信息化建設。（6）其他平臺：1）日程安排：為員工日程安排提供向導，員工可以建立日程表，做好日程安排提醒等等。2）通訊錄：建立通訊錄平臺，這樣內部員工可以查詢醫院內部所有員工的聯系方式，同時員工可以建立自己的通訊錄，添加通訊錄信息。3）工作信息：可以通過OA系統查詢員工自己工作信息情況，比如薪酬發放，績效考核結果，工作安排等等，這樣醫院員工工作效率會大幅度提升。

4 辦公自動化系統進一步發展建議

（1）樹立典型，加大推進力度：為了更好的改善醫院治療水平，提高辦事效率，需要國家管理部門樹立良好的典型，然后推進辦公自動化力度。爭取做到所有醫院都能實現辦公自動化，加快醫院信息化建設。（2）加快人員技術培訓：醫院管理部門需要做好人員技術培訓工作，讓更多的員工認識到辦公自動化帶來的好處，對醫院信息化建設的促進作用。只有這樣，才能讓醫院的治療、辦公效率提升，更好的為人們服務。

5 結語

在醫院中，推進辦公自動化系統建設，有利于自動化實現文件的傳輸、信息的及時，各個部門可以互相溝通，加快信息交換，提高辦事效率，這樣可以使文件管理、會議管理都變得更加制度化、規范化。同時，內部員工可以利用自動化系統部署自己的任務，建立日程表，提高辦事效率，減少失誤的發生。因此，辦公自動化系統的應用可以大力促進醫院信息化的建設。

參考文獻

[1]臧昕.C/ S結構、B/ S結構在醫院機關辦公自動化系統中的應用[J].醫學信息，2004（5）.

[2]朱甬倩.淺談醫院辦公自動化系統的發展歷程[J].科技信息，2010（1）.

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關鍵詞：辦公自動化；保密問題；網絡安全

中圖分類號：TP317.1 文獻標識碼：A 文章編號：1673-2596（2016）02-0101-02

企業辦公自動化技術的多樣化、成熟化，讓企業的辦公效率不斷提升，各項行政事務的處理也變得更加便捷，但是對于因辦公自動化而產生的企業信息安全和保密等問題，卻并沒有引起企業行政管理者的足夠重視。尤其是在知識經濟時代，很多企業的生產、經營與管理活動都面臨著國內外兩個市場的競爭壓力，企業的很多關鍵信息一旦泄密，會讓企業在市場競爭中處于十分不利的局面，輕則造成一定數量的經濟損失，重則削弱企業的核心競爭力。因此，關于企業辦公自動化中的保密問題，必須從意識、制度、技術、管理等多個角度進行完善，確保企業辦公自動化的安全性。

一、企業辦公自動化中的保密問題及其成因

針對企業辦公自動化中的保密問題，雖然很多企業都會依托于互聯網技術進行網絡辦公系統的安全防護，但這并不能從根本上消除計算機網絡系統的安全隱患，這是因為辦公自動化的保密問題，會受到設備、觀念、技術、人才、管理制度等多方面因素的影響。

（一）計算機與存儲設備管理不到位

在企業的辦公自動化系統中，除了常用的計算機本機硬盤存儲外，還會經常用到U盤、移動硬盤等存儲介質和備份載體。但是，如果對這些存儲設備管理不善，則很容易造成企業關鍵信息的外泄。例如U盤，不僅體積小、攜帶方便，而且具有信息存儲量大等特點，是企業員工最常用的文件備份載體和存儲載體，但是由于在企業內部存在大量U盤辦公內網外網混用以及公私混用的情況，這就為辦公自動化系統中的信息保密工作埋下了隱患。此外，有很多企業沒有根據保密需要配備專用的用計算機及附屬設備，企業的工作人員通常需要將計算機聯網后才能進行信息資料的編輯、打印和傳輸等工作，這也就大大增加了企業保密信息外泄的可能性。

（二）企業保密意識不強，缺乏保密專業知識

對于企業的有些員工，由于受制于學歷水平、專業知識以及企業培訓投入等方面的影響，對企業信息的收集、傳遞、使用、存儲和管理等環節并沒有樹立應有的保密意識，存在很多僥幸心理和使用不規范的情況，在企業內部對保密信息的控制與管理力度不夠，很難保證辦公自動化系統上信息的安全性。此外，有些員工對企業自動化保密工作的認識不夠充分，如認為只要安裝了殺毒軟件和防火墻，或者使用了文件加密技術，企業的信息傳遞和存儲就萬無一失了，這顯然都是不合理的，會給企業重要信息的泄密埋下安全隱患。

（三）辦公自動化系統的網絡架構存在安全隱患

通過調查發現，很多企業在構建辦公自動化系統的網絡架構時，并沒有將關鍵部門的辦公網絡同互聯網進行隔離，很多辦公用的計算機既需要進行網上辦公，有需要同互聯網相連接，即便是采取了一定的網絡防護措施和加密技術，但是仍然無法完全規避網絡病毒、黑客等非法攻擊，從而增加了企業辦公自動化系統的安全隱患。

（四）辦公自動化系統的軟件技術相對落后

企業辦公自動化系統的軟件技術落后也是造成企業關鍵信息泄密的一個重要原因。一方面，有的企業辦公自動化系統選用的操作系統和數據庫管理系統沒有同企業的工作性質相適應，安全控制能力相對薄弱，具體表現在：沒有對企業信息的安全密集和使用人員的權限進行分級；企業數據庫的訪問沒有設置高級別的密令；程序編譯沒有進行嚴格保密，他人可以避開程序輕松進入數據庫等。另一方面，企業沒有及時對殺毒軟件、辦公軟件進行更新，沒有及時對系統漏洞進行修補，從而為外界入侵提供了可能，對企業的關鍵信息造成了威脅。

（五）企業辦公自動化的制度缺陷

企業辦公自動化中保密問題的解決，不僅需要管理者擁有相應的保密意識，還需要建立完善的管理制度。這是因為在辦公自動化環境下，企業關鍵信息的處理和文件的存儲方式等都已經發生了很大的改變，傳統以紙質文件為主的管理模式已經嚴重滯后，尤其是電子文檔的大量出現，通常以電訊和磁介質為載體，從信息的搜集，到文件的建立、傳遞和存儲，各個環節都對保密工作提出了新的挑戰和要求，企業唯有建立起健全、完善的保密管理制度，才能有效約束各類人員的行為，增強信息傳遞和文件管理的規范性。例如，企業廢棄的打印紙和用過的磁盤上，都有可能留有企業的秘密信息，如果隨意丟棄都有可能被他人所利用，造成企業關鍵信息的泄密，這些行為都需要企業從制度的建設和完善上進行規避。

二、企業辦公自動化中保密問題的加強策略

（一）加強保密教育，提高企業員工的綜合素質

在辦公自動化環境下，企業關鍵信息的泄漏，大多都與“人”有關，要么企業管理者的安全保密意識薄弱，要么工作人員保密措施不到為，所以要想解決辦公自動化條件下的保密安全問題，必須首先從思想上提高企業全體職工的安全保密意識和素質。對此，企業要定期不定期的開展與安全保密相關的培訓活動，通過系統的宣傳教育、培訓、專題講座等活動，讓企業全體員工都能夠充分認識到企業保密工作的重要性，增強每個人在保密工作中的責任意識和主動意識，熟練掌握多樣化的保密技術和管理措施，促進員工隊伍在整體上綜合素質的提升，從而更好的適應企業安全管理工作的現實需要。此外，在安全保密教育的基礎上，企業要重視計算機管理和操作人員的選拔與培訓工作，一定要選擇那些德才兼備、責任意識和專業素質過硬的人員，積極開展相關的保密安全教育，讓他們能夠充分認識到辦公自動化條件下安全保密工作的各項挑戰和具體要求，增強辦公自動化條件下安全保密工作的規范性、科學性。

（二）防范病毒的侵入和黑客的攻擊

在辦公自動化條件下，由于很多計算機都是在聯網狀態下運行的，所以容易遭到網絡病毒的侵入以及網絡黑客對企業信息的竊取、篡改和破壞等，這就需要企業在日常工作中要對網絡病毒的防治工作。計算機病毒和網絡黑客的防治應依賴于有效的應用軟件和完善的操作系統安全機制。在網絡環境下，病毒的傳播速度較快，若單純地依靠單一防殺病毒產品是難以達到清除病毒的最佳效果，所以應選用能夠在廣域網和局域網均適用的防殺病毒產品。防范病毒的具體方法包括：使用正版殺毒軟件，啟動相應的網絡監控功能，要對計算機上的殺毒軟件定期進行更新，及時更新病毒信息庫；對于移動存儲介質的使用，一定要在進行嚴格殺毒后才能連接電腦使用；對于來路不明的電子郵件，要在查明來歷后進行查收；對于企業關鍵性的數據和電子文件，要定期進行備份，并進行重點監控，防治被他人竊取或篡改。

（三）完善企業的安全保密管理制度

為了有效堵塞可能導致企業關鍵信息泄密的各種漏洞，企業需要建立健全、完善的保密管理制度。一方面，企業要建立嚴格的機房管理制度，禁止無關人員隨便進出機房。另一方面，要對企業數據和電子文件等關鍵信息的使用規定使用權限，具體可以根據計算機中心數據的重要性劃分保密級別，然后分別采取相應的安全管理措施，企業的關鍵信息不能在公開聯網的計算機上進行處理，對于使用者也要進行具體界定，合理劃分相應的職責和權利。再者，在開發企業的辦公自動化管理系統時，系統分析員、程序員、操作員應職責分離，降低日后程序破解和信息外泄的可能性。此外，對于秘密信息存儲媒體的使用也要制定嚴格的管理制度，有效規范各類文件的復制、打印、借閱、存儲和銷毀等工作，保密文件和普通文件一定要進行分類管理。

（四）設置訪問控制權限

實踐證明，設置訪問控制是辦公自動化環境下保障網絡安全的重要舉措，主要包括操作權限控制和人員訪問控制兩方面的內容。一方面，要對計算機網絡維護人員、管理人員和用戶人員進行訪問控制，企業的網絡管理人員可以通過建立用戶賬戶、提供訪問口令等方式設置方位控制，當無關人員多次輸入錯誤口令時，辦公自動化系統應當及時發出警告信息。另一方面，在用戶與用戶之間，也應當設置不同的訪問權限、修改權限、使用權限等，通過對訪問控制權限的有效劃分，可以對企業保密責任和權限進行明確劃分，做到權責統一。

（五）加大安全保密技術的應用

隨著網絡技術的發展，企業辦公自動化保密技術的發展也是日新月異，這無疑給企業提供了更多的選擇，企業可以根據自身的保密需要進行靈活選擇。首先，企業要盡量選擇低輻射計算機，防止電磁干擾和電磁泄漏，同時要對新購入的計算機進行專業檢查，防止有人提前做手腳。其次，企業要盡可能選擇高級別的數據庫管理系統、操作系統、殺毒軟件和防火墻技術等要根據保密需要建立相應的報警、鎖機、引爆程序、清除數據等防范措施。再次，對于企業關鍵部門的辦公自動化系統，可以設計獨立運行的安全監測程序，檢測用戶的活動，記錄秘密文件的使用者、使用日期、使用方式、使用結果等。

三、結語

總之，在企業的辦公自動化系統中，導致企業信息外泄的原因是多方面的，所以加強計算機保密的技術措施也是多種多樣的，企業一方面要從上到下樹立起應有的辦公自動化安全保密意識，完善企業的辦公自動化網絡系統和保密管理制度，另一方面要積極引進和學習新的計算機保密技術，提高企業辦公自動化系統的安全防護級別，這樣才能對企業的核心信息進行有效的保護，保證企業辦公自動化系統的安全性和高效性。

參考文獻：

〔1〕張蘭.辦公自動化系統存在的安全問題與防范措施[J].辦公自動化，2011，（08）.

〔2〕張婧.計算機技術在辦公自動化中的應用研究[J].科技風，2015，（05）.

〔3〕魏宏玲.辦公自動化中的計算機技術應用[J].赤峰學院學報（自然科學版），2013，（22）.

〔4〕柴寶芹.計算機技術在辦公自動化中的應用[J].東方企業文化，2012，（20）.

篇9

隨著辦公自動化的不斷普及，醫院檔案管理也向信息化、現代化方向轉變。如何在辦公自動化環境下進行醫院檔案管理，是每一個醫院所需要思考的問題。本文以辦公自動化環境下醫院檔案管理的重要性為切入點，針對醫院檔案管理工作中存在的問題進行分析，從而為辦公自動化環境下進行醫院檔案管理提出可行的建議。

［關鍵詞］

辦公自動化；檔案管理；安全規范；職業素養；改善措施

目前醫院檔案管理工作中還存在很多問題，如何在辦公自動化環境之下進行醫院檔案管理是醫院順利運營必須攻克的難題。以目前的情況來看，現在的辦公自動化還未完善，存在著一些漏洞。我們要針對醫院檔案管理中出現的問題進行針對性的改革，改變原有的檔案管理手段，以現代化的電子管理方式促進醫院檔案管理的自動化。

1目前醫院檔案管理存在的問題

目前醫院檔案管理工作并不完善，從管理人員來看，大多數醫院的檔案管理工作并未配備專業的檔案管理人員進行管理。在檔案信息的收集、整理和錄入資料過程中，仍依靠大量的人力來進行操作。再檔案中，紙質性的檔案占有極大的比例，而且量比較大，需要對其進行定時定期的整理、分類和保存。同時，醫院在檔案管理意識上的薄弱，領導及相關人員還未樹立正確的檔案管理觀念。觀念的薄弱直接影響到檔案管理的規范程度，正是因為缺少對于檔案管理工作的規范性、權威性和保密性的認識，往往導致醫院檔案管理中會經常性地出現丟失、毀壞和隨意外調等現象。醫院檔案管理的問題還表現在效率低下、權威性低等幾大特性。上述問題使醫院的檔案管理工作不能真正地適應辦公自動化環境的要求，阻礙了醫院檔案管理的發展與進步，不能按照相應的規范對醫院的檔案進行規范操作。

2辦公自動化環境下進行檔案管理的重要性

辦公自動化就是利用電子網絡等現代化手段作為輔助，幫助各事業單位及政府機關進行相應的檔案資料的管理。原有的檔案管理模式已經不能適用時展，辦公自動化等手段的出現就是改革傳統醫院檔案管理的重要舉措，該種手段促進了醫院檔案管理工作的發展，改變了傳統的管理模式，節省了大量的人力、物力和財力，使管理人員不必再花費大量的時間去對相關的檔案資料進行分類、整理。同時，也減少了出錯的概率，提高了管理效率。對推進醫院運營的數字化、現代化和電子化改革都起到了良好的促進作用，為醫院進行相應的管理體制改革、改善管理方式、提高檔案管理人員的職業素養和人文素養都是有重要意義的。

3辦公自動化環境下進行檔案管理的建議

3.1完善醫院檔案管理的人員配備醫院在進行檔案管理時，往往會選用相關人員兼任、輪流值班的方式。這種方式并不能真正地將醫院檔案管理落到實處。為適應辦公自動化的要求，醫院要完善檔案管理工作的人員配備，提高醫院檔案管理人員的管理水平，提升管理人員的職業素養與人文素養，促進醫院檔案管理工作的進一步發展。辦公自動化手段對于檔案管理工作來說還是一個較為陌生的領域，要配備能夠熟練掌握辦公自動化手段的高水平的檔案管理人員，并對現有的檔案管理人員進行專業培訓，使管理人員能夠具備相應的技術知識，熟練的掌握相應的技巧，便于在辦公自動化環境下對相關檔案更好地進行管理。

3.2規范檔案管理流程，提高檔案管理的安全性在適應并實現辦公自動化的同時，要重視對檔案的安全保護。在進行檔案管理過程中，要制定相應的檔案管理規范及條例，規范整個檔案的管理流程，運用計算機手段確實可以幫助管理人員提高工作效率，保證檔案管理的實用性與科學性，但是也有潛在的安全風險，所以我們要格外注重檔案管理流程的規范性，注重檔案管理的安全性，在利用辦公自動化管理手段的同時確保檔案信息不能外泄，實現在網絡電子平臺上對檔案管理工作監管的有效性。

3.3樹立相應的檔案管理意識醫院檔案管理意識薄弱是影響檔案管理工作的最大問題。醫院未能真正重視起對檔案信息的管理，會導致人員配備不齊全、檔案管理流程不規范等現象的發生，所以，當務之急就是要使醫院的檔案管理人員及領導樹立起在辦公自動化條件下醫院檔案管理的意識。理解辦公自動化對于醫院檔案管理的重要意義。同時，醫院也要對此進行大力宣傳，將檔案管理意識植根于每個人的思想中，因為只有樹立了相應的檔案管理意識，才能更好地利用辦公自動化管理系統來實現對醫院的檔案管理。

4結語

在現存的醫院檔案管理過程中，確實還存在檔案管理意識薄弱、管理流程缺少專業性與規范性和相關管理人員配備不完善、職業素養及專業素養較低等問題，對于檔案管理工作來說，改變固有的醫院檔案管理制度勢在必行。我們要利用辦公自動化管理系統等先進手段，促進醫院檔案管理工作向信息化、電子化、數字化和現代化方向轉變，使整個醫院重視起相應的辦公自動化檔案管理觀念，完善管理人員配備。通過對醫院檔案管理工作進行整改，促進醫院檔案管理的進一步發展。

主要參考文獻

［1］陳虹.OA辦公自動化系統在醫院信息化管理中的應用文［J］.電子技術與軟件工程,2014(3).

［2］梁帆.醫院辦公自動化應用的幾點建議［J］.電子技術與軟件工程,2014(7).

［3］王愛華.醫院辦公自動化系統的研究及應用［J］.電子技術與軟件工程,2015(5).

［4］周洪.工作流技術在辦公自動化系統中的應用［J］.電子技術與軟件工程,2015(17).

篇10

關鍵詞：辦公自動化；計算機技術；應用

社會主義經濟發展的穩定發展，為促進計算機技術的進一步發展提供了動力支持。網絡信息管理不僅拓展了辦公技術的信息應用結構，而且可以提高辦公效率，節約辦公時間，保障辦公質量。對計算機在辦公自動化中的探究，將推進我國社會整體辦公效率的提高。

一、計算機技術的發展與創新

在20世紀至今的不斷變革發展中，計算機技術已經逐步形成了相對完善的技術發展體系[1]。計算機技術一方面建立獨立的運行系統，能夠進行數據、文字、圖片的管理，實現信息資源的綜合性處理；另一方面，計算機技術通過以太網建立網絡空間，實現不同領域之間的資源共享，提升了信息資源的應用效率，是推進社會交流與發展的動力之一。實現計算機技術在辦公自動化中的應用，可以實現辦公領域數據存儲結構性、系統化管理，是推進我國社會整體模式智能化發展的有效途徑。

二、計算機技術在辦公自動化中的應用

（一）數據管理系統化

計算機技術在辦公自動化中的應用，是新科技手段在社會發展中綜合應用的重要體現。實施計算機技術在我國辦公領域中的應用，可以推進我國整體辦公數據處理系統化發展，計算機信息技術處理采用程序系統進行數據處理，當計算機程序接收到處理信息的“命令”，系統就會從數據中直接進行信息搜索，大大提高了辦公數據處理與應用的實際效率。此外，計算機系統化處理，對進行辦公處理的相關信息進行暫時性保存和長期保存處理，辦公各個部分的交流與處理主要依靠計算機內部程序完成，信息結構的存儲與應用的綜合性增強，為推進我國辦公效率一體化發展提供技術保障，是現代技術提高工作效率的直接體現。

（二）信息資源廣泛化

計算機技術在辦公自動化中的應用，可以實現計算機信息資源廣泛化發展。計算機通過網絡系統，建立虛擬信息處理空間，并將網絡中相關數據進行處理，完善傳統辦公自動化控制，解決辦公數據應用資源相對狹隘的應用情況[2]，計算機網絡結構的拓展，可以實現我國整體經濟運行模式的綜合性發展，實現了現代辦公資源信息結構的自動化更新。此外，推進了現代辦公自動化處理的參考資源進一步豐富與拓展，辦公管理理念也隨著計算機自動化的應用得到拓展。例如：層次化管理理念，績效管理等理念的綜合性應用，為社會辦公自動化的深入性提供正確的發展理念的引導。

（三）辦公途徑多樣化

計算機技術在辦公自動化中的應用，體現在辦公途徑多樣化發展。傳統辦公水平的應用管理，是人工管理為主的辦公管理模式，辦公數據處理的準精確性低，辦公的地域性特征明顯，這種辦公處理模式，是社會辦公發展中形成的初級階段。隨著社會生產效率的提高，傳統的辦公模式已經無法滿足人們的需求，實施計算機技術在辦公領域中的應用，可以將辦公模式逐步實現模式多樣化發展。網絡絡虛擬空間辦公等多種形式的辦公手段綜合性應用，例如：實現計算機技術在自動化辦公中的應用，實施辦公形式地域性辦公與網絡辦公相結合，不僅大大提高了辦公的效率，同時也為現代辦公結構自動化管理提供了新的探索發展空間，提高辦公的整體效率，為企業的經營與發展提供更加廣闊的經濟效益空間。此外，計算機技術在辦公自動化中的應用，實現了無紙化辦公，降低企業運行的經濟成本，也符合現代綠色辦公，流程化、高效化辦公的發展新理念，是現代辦公整體轉型發展的新趨勢。

（四）辦公管理科學化

實施計算機技術在自動化辦公領域中的應用，實現了現代辦公科學化管理，計算機網絡結構龐大，在自動化辦公中的應用，更是拓展了技術應用發展空間。一方面，計算機技術的應用，實現了辦公流程控制與管理的結構性提高，辦公內容的科學性發展，提高辦公效率，達到計算機技術在自動化應用的作用；另一方面，計算機技術的應用，完善現代辦公的制度管理，包括員工日常考勤部分，績效管理部分都可以在計算機程序中得到完成，推進我國社會辦公管理系統自動化控制，大大提高了現代辦公的整體協調性。例如：某企業實施辦公自動化中應用計算機技術，采用計算機自動管理日?？记?，績效考核、企業人才培養等領域的管理系統化管理，大大提高了該企業的日常管理的科學性，實現企業辦公整體協調性增強的目的[4]。

三、結論

計算機技術在辦公自動化中的應用，符合社會整體逐步實現自動化的發展新趨勢。結合計算機基本特征，對計算機技術在辦公自動化中的應用進行簡單分析，優化計算機技術在辦公自動化中的應用水平，推進新科技的創新應用。

作者:陸一鳴 單位:石家莊市第二中學

參考文獻：

[1]常學洲,朱之紅.計算機信息處理技術在辦公自動化中的應用研究[J].軟件,2014,02:93-94.

[2]李芹娥.計算機技術在辦公自動化中的應用研究[J].電子技術與軟件工程,2014,11:193.