創(chuàng)新檔案管理服務(wù)學校發(fā)展論文

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編者按：本文主要從學校檔案工作存在的問題；學校檔案工作創(chuàng)新的必然性；學校檔案工作的創(chuàng)新思考進行論述。其中，主要包括：學校檔案記錄了學校的辦學歷史、發(fā)展歷程、管理軌跡等、大部分學校的檔案管理工作還處于比較低的層次、檔案意識薄弱、部分學校檔案工作人員大局觀念不強，意識狹隘，責任心不強、管理混亂、不規(guī)范、對檔案資料的收集、整理、錄入不規(guī)范、機制呆板、不靈活、工作機制上，法律法規(guī)意識單薄、業(yè)務(wù)人員素質(zhì)普遍低下，思想僵化、設(shè)施、設(shè)備老化，信息化設(shè)備配置不到位、創(chuàng)新是民族發(fā)展的動力，是社會前進的助推器、管理創(chuàng)新、創(chuàng)新管理觀念、發(fā)揮學校檔案人員的創(chuàng)新主體作用、不斷增強用戶檔案利用意識等，具體請詳見。

檔案工作不僅承擔著“記載歷史、傳承文明”的職能，更擔負著對歷史負責、為現(xiàn)實服務(wù)、替未來著想”的責任。

從宏觀上來看，學校檔案記錄了學校的辦學歷史、發(fā)展歷程、管理軌跡等，這對貫徹黨的教育方針、深化學校內(nèi)部體制改革、優(yōu)化教師隊伍、提高辦學水平具有重要的參考利用價值；從微觀上來講，學校檔案能夠真實全面地反映學校最基本的職能活動，為教育教學活動、學校管理、教科研工作和教育督導評估工作提供重要的憑據(jù)。因此，學校檔案工作是學校管理和發(fā)展中的重要組成部分。

一、學校檔案工作存在的問題

目前，大部分學校的檔案管理工作還處于比較低的層次，僅僅是單純地、被動地記錄，它在學生日常管理、思想政治教育工作以及學生日后就業(yè)中的評價、約束和激勵作用沒有得到很好地開發(fā)和利用，檔案的種種功效沒有被活用。目前，學校檔案工作存在的問題主要體現(xiàn)在以下幾個方面：

1．檔案意識薄弱。

部分學校檔案工作人員大局觀念不強，意識狹隘，責任心不強，認為檔案工作只是檔案部門的事，不能將其與學校發(fā)展及各項建設(shè)結(jié)合起來，不能把工作業(yè)務(wù)與自身建設(shè)和發(fā)展結(jié)合起來。檔案保護工作是為學校各項工作服務(wù)的。由于學校工作過分強調(diào)為教學服務(wù)，在一定程度上導致了保護意識的減弱，表現(xiàn)在實際行動上就是對檔案工作抓得不緊，管得不嚴；對檔案資料疏于整理和保護。

2．管理混亂、不規(guī)范。

一是對檔案資料的收集、整理、錄入不規(guī)范，文書制作格式不統(tǒng)一。領(lǐng)導機構(gòu)、檔案管理制度、檔案收集范圍及保管期限表等相關(guān)內(nèi)容不齊，沒有形成完整的檔案利用和管理體系。二是立卷工作不規(guī)范。對本單位自制檔案資料的收集不齊，整理不規(guī)范，電子文檔的掛接不全。三是檔案存放不合理，保護不當。各門各類檔案排列順序混亂給檔案查閱和利用工作帶來了很大的困難。電子文檔，如光盤，軟盤等介質(zhì)檔案保護措施不當，造成重要檔案數(shù)據(jù)丟失或機密檔案泄露。

3．機制呆板、不靈活。

工作機制上，法律法規(guī)意識單薄，隨意性和盲目性強，崗位責任不明確；服務(wù)機制上，服務(wù)意識差，工作缺乏主動性和創(chuàng)造性；用人機制上，人員結(jié)構(gòu)老齡化趨勢明顯，以經(jīng)驗管理居多，制約了人才引進，形成了檔案部門是“鐵飯碗”的現(xiàn)象，工作人員“混”的思想嚴重。

4．業(yè)務(wù)人員素質(zhì)普遍低下，思想僵化。

長期以來，有的學校檔案館室既是“養(yǎng)成過渡”“干部晉級”的好去處，又是“貴夫人”和老、弱、病、殘的養(yǎng)尊處優(yōu)之地，安于現(xiàn)狀。再者，專職檔案人員大多是“半路出家”，不少檔案人員既缺乏專業(yè)知識的理論功底，又缺乏學術(shù)研究、史料研究、計算機管理的基本能力。

5．改革創(chuàng)新、自強意識不強。

學校檔案部門工作多處于被動狀態(tài)，這主要是因為其自身改革發(fā)展的指導思想存在局限性，導致發(fā)展思路片面、管理體制單一、工作方式封閉、服務(wù)手段落后。

有些檔案工作部門人員自覺低人一等，不愿去抓根本性、長期性、建設(shè)性的事情，對任務(wù)的艱苦性和復雜性以及與之有關(guān)的困難和問題認識不清晰，缺乏自強意識。

6．設(shè)施、設(shè)備老化，信息化設(shè)備配置不到位。

主要是還有少部分學校仍在用木制檔案柜裝檔案，檔案室控溫設(shè)備差，不利于檔案存放和安全。檔案設(shè)備存在單一、老化問題。而一些必需的信息化設(shè)備又不能及時配備到位，使得歸檔、存檔、開發(fā)資源工作效率低、耗力高，阻礙了檔案工作的高效開展。

二、學校檔案工作創(chuàng)新的必然性

在新形勢下，傳統(tǒng)的檔案工作已經(jīng)不能適應(yīng)教育改革與發(fā)展的需要，這就要求檔案工作必須解放思想、轉(zhuǎn)變觀念、樹立創(chuàng)新意識。這不僅是馬克思主義理論的創(chuàng)新本質(zhì)要求，也是順應(yīng)時展的必然要求。

馬克思主義創(chuàng)新的本質(zhì)認為，創(chuàng)新是民族發(fā)展的動力，是社會前進的助推器。創(chuàng)新行為，首先要有創(chuàng)新意識，有強烈的創(chuàng)新欲望，才能有創(chuàng)新動力。時代前進的步伐和社會發(fā)展的要求，使得新時期的學校檔案工作必須不斷創(chuàng)新和進步。

同時，創(chuàng)新也是順應(yīng)時展的必然要求。知識經(jīng)濟的發(fā)展要求科技產(chǎn)業(yè)、運行機制、管理體制等都必須以知識為基礎(chǔ)，發(fā)揮智慧性創(chuàng)造力，依靠科技創(chuàng)新、知識和網(wǎng)絡(luò)來進行可持續(xù)發(fā)展。在這樣的背景下，社會對學校檔案事業(yè)的傳統(tǒng)格局和傳統(tǒng)的運作方式提出了許多新的需求。一是使用各類檔案的需求。傳統(tǒng)的紙質(zhì)、文書、實物檔案已經(jīng)不能滿足人們?nèi)找嬖鲩L的使用需求，科技、專業(yè)、聲像檔案，以及從檔案原件中提煉、加工出來的檔案信息越來越多地被人們使用。二是擴大檔案資料的收藏和管理范圍的需求。電子檔案這類新載體檔案隨著數(shù)字科技信息的發(fā)展被廣泛使用，如何廣泛搜集、管理和保存這類檔案資料成為學校的一個重要課題。三是對檔案資料的需求服務(wù)逐漸多樣化、特殊化。除要求提供檔案原件進行摘抄外，還要求提供不同載體檔案的修復、保護、復制服務(wù)。要滿足各種各樣的需求，則要求檔案工作必須打破常規(guī)，創(chuàng)新管理和服務(wù)機制，才能符合時代教育發(fā)展的要求。

三、學校檔案工作的創(chuàng)新思考

學校檔案工作的創(chuàng)新，要以意識創(chuàng)新為前提，管理創(chuàng)新為根本，人員創(chuàng)新為主體，服務(wù)創(chuàng)新為內(nèi)容，改變學校檔案工作被動滯后的局面，積極服務(wù)于學校其他部門、教職工、學生以及社會，發(fā)揮自身在新時代大背景下應(yīng)有的功能和作用。

1．管理創(chuàng)新。

首先，要創(chuàng)新管理觀念。傳統(tǒng)的檔案管理視經(jīng)驗為“至寶”，慣常的檔案工作僅僅滿足于立卷、歸檔、提供利用卷次等基本服務(wù)。而在市場經(jīng)濟高速發(fā)展的今天，服務(wù)對象要求學校檔案工作部門提供的資料和服務(wù)范圍不斷擴大，學校檔案工作者若對新興的學科發(fā)展、社會需求了解不充分，不超前預(yù)備，則無法實現(xiàn)其真正意義上的服務(wù)功能。許多學校檔案部門都有大量來之不易的檔案資源成為死信息，毫無實用參考價值。因此，學校檔案部門要改變其角色定位，激活檔案工作。將檔案工作由事后搜集材料變?yōu)槭虑敖槿搿⑹轮袇⑴c、事后保護的管理新觀念。

其次，要創(chuàng)新管理模式。推行信息化、數(shù)字化、智能化管理，從立卷到工作手段都應(yīng)遵循簡化、便利的原則。如組卷形式既要方便日后調(diào)檔，又能縮短立卷歸檔周期。紙質(zhì)檔案、實物檔案分門別類存放，以光盤、軟盤為介質(zhì)的電子檔案要注意防潮、防塵、防熱、防損。通過借助計算機來加強檔案的管理工作以及檔案信息的交流，提高管理效率和管理水平。除了各類檔案目錄的輸入、輸出和檢索等基本用途外，還可以擴大計算機應(yīng)用的范圍，比如運用電子掃描技術(shù)對紛繁雜亂的圖紙圖像檔案進行縮微處理、采用條形碼來代替檔號，可大大提高利用和借閱歸還的速度。最后，要創(chuàng)新管理機制。要從源頭上解決學校檔案部門的機制弊端，就得實行競爭機制，積極推行全員聘任制。通過公平競爭、擇優(yōu)上崗，真正做到優(yōu)勝劣汰，增強檔案工作者的危機感，激發(fā)每個人的工作熱情。除此之外，還要建立相應(yīng)的配套激勵機制，如創(chuàng)新的考核制度、分配制度、獎勵制度等，以此來杜絕檔案工作人員可能出現(xiàn)的“閑”“惰”“散”。

2．發(fā)揮學校檔案人員的創(chuàng)新主體作用。

學校檔案工作局面能否得到改善，關(guān)鍵在于專職檔案人員是否具有創(chuàng)新意識、創(chuàng)新精神和創(chuàng)新能力。要發(fā)揮創(chuàng)新主體的作用，學校檔案人員要做到三個“具有”。

一是具有創(chuàng)新意識。

教育的改革與發(fā)展促使許多學校進行人事制度改革、績效工資改革等，在這種環(huán)境下，檔案工作人員面臨著更大的壓力。因此，檔案人員有必要對自己重新定位并作相應(yīng)的調(diào)整。改變被動的“伸手派”的作風，樹立積極主動的服務(wù)意識，努力讓學校的檔案工作創(chuàng)造經(jīng)濟效益和社會效益。

二是具有扎實專業(yè)的業(yè)務(wù)技能。

檔案工作是一項兼顧業(yè)務(wù)性和管理服務(wù)性的工作，它要求從事檔案工作的專職人員，既要有扎實穩(wěn)定的業(yè)務(wù)功底，又要有較強的管理能力和服務(wù)意識。他們要熟悉檔案業(yè)務(wù)的各個環(huán)節(jié)、步驟，掌握各門類檔案、各載體檔案的管理辦法；面對傳統(tǒng)的條條框框和管理模式，要敢于創(chuàng)新，敢于突破。三是具有豐富知識和廣闊視野。信息社會的發(fā)展使得各行各業(yè)對檔案信息資源的互補和共享要求越來越高，檔案人員除了掌握一定的檔案知識和操作技能外，還應(yīng)加強計算機技能的學習和應(yīng)用，廣泛涉獵其它知識領(lǐng)域，擴大視野范圍。從事人事檔案管理的人員，要掌握勞動工資、職稱評審和崗位責任制等知識；財務(wù)檔案人員要熟悉憑證、臺賬等會計知識、財務(wù)審計知識；科技檔案工作者應(yīng)該保證每一份科技檔案客觀真實、精確無誤地對應(yīng)于與其相關(guān)的科技現(xiàn)象、科技活動、科技事物；學生檔案管理的人員應(yīng)該了解當前就業(yè)形勢，國家相關(guān)的就業(yè)政策，學生的就業(yè)狀況等。

3．擴大資源范圍，創(chuàng)新服務(wù)方式。

檔案工作的實質(zhì)是為其服務(wù)對象提供有價值、可供參考和利用的各種資源，促進各行各業(yè)的改革和發(fā)展。因此，學校檔案部門要著眼于為用戶提供優(yōu)質(zhì)高效的檔案信息服務(wù)，可以從以下三個方面進行創(chuàng)新。首先，豐富檔案儲量，擴大資源有效利用范圍。豐富的儲量是提供信息的前提保障和物質(zhì)基礎(chǔ)，收集有價值的檔案資料時要力求“面面俱到”，不漏重點，爭取做到“有求必應(yīng)”“有求能應(yīng)”。不僅要收集特定領(lǐng)域、特定專業(yè)的檔案資料，還要及時地收集與之相關(guān)的有價值的報刊資料、文聲影資料，甚至對重點內(nèi)容進行專項建檔，專題研究。其次，加強檔案宣傳力度，主動開發(fā)信息。學校應(yīng)加強檔案宣傳，擴大檔案利用的廣度，讓社會了解檔案，充分認識檔案在教學、科研和經(jīng)濟活動中所起的重要作用。

不斷增強用戶檔案利用意識，從而使他們自覺廣泛地利用各類檔案，為學校檔案部門提供有價值資源，促進和加強檔案部門和外界的交流與互動。變“等”為“跟”，在主動追蹤的過程中創(chuàng)建檔案，豐富檔案信息。例如學校舉辦的各類大型學術(shù)交流、科研項目和制度建設(shè)等活動，檔案部門應(yīng)提前介入，積極參與，事后歸納整理。把部門的建設(shè)同學校發(fā)展緊密結(jié)合起來，真正服務(wù)于學校工作。近幾年來的大學畢業(yè)生就業(yè)困難問題同樣給了學校檔案部門新的啟示。許多大學生的檔案由于不具備應(yīng)有的參考性而成為“一紙空文”，用人單位無法從學生檔案里獲得有價值的信息，比如學生的心理健康狀況、誠信品質(zhì)如何等等。檔案部門應(yīng)根據(jù)市場需求來做相應(yīng)的調(diào)整，建立學生誠信檔案、心理檔案、技能檔案等，主動適應(yīng)市場需求和變化，為學生順利就業(yè)提供便利。最后，重視技術(shù)創(chuàng)新，提供多維服務(wù)。檔案工作應(yīng)該從傳統(tǒng)的手工操作管理轉(zhuǎn)向辦公自動化、信息化、數(shù)字化。簡化操作程序，充分利用計算機技術(shù)將檔案內(nèi)容、聲音、圖像、文字等實現(xiàn)一體化存儲；利用通過網(wǎng)絡(luò)，檢索和提供最新檔案信息，真正實現(xiàn)資源共享，使檔案信息能為社會經(jīng)濟建設(shè)提供最快速度的優(yōu)質(zhì)服務(wù)。除傳統(tǒng)的基本服務(wù)外，學校檔案工作部門還應(yīng)開辟一些特殊的檔案利用服務(wù)方式，如制發(fā)檔案復制件、出具檔案證明、委托服務(wù)、咨詢服務(wù)等，充分滿足用戶需求，讓檔案部門真正成為學校發(fā)展中的重要“窗口”。