企業檔案管理問題思考3篇

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第一篇

一、研究背景

近年來，隨著計算機技術的飛速發展，計算機系統的網絡技術對企業的會計檔案管理產生了深遠的影響，網絡的普及和計算機信息技術的發展深刻地影響了會計檔案管理，電算化會計檔案管理應運而生，但是，企業的會計檔案管理系統仍然有許多問題需要解決，一方面網絡技術已經普遍地運用到企業會計檔案管理處理中，計算機用戶可以通過網絡方便快捷地傳送和取得各種信息，為企業會計工作提供嶄新的手段，給企業帶來了會計與業務一體化處理和實施監控的優越性，但是另一方面網絡的開放性和共享性也會對會計檔案管理系統安全帶來了前所未有的風險和挑戰，會計檔案管理系統作為構建于互聯網及其技術基礎上的新一代會計信息系統，與傳統會計系統相比其風險更高，更容易使企業蒙受巨大經濟損失。因此，采取有效防護措施，保證會計檔案管理系統正確、可靠連續運行，是網絡時代保護企業利益安全的重要方面。從企業實現信息化的角度來分析，財務會計檔案管理可以說是企業進行信息化管理的一條必由之路，而且是一條重要的發展之路。當前，我國企業管理以財務會計管理為核心，因此信息化建設必不可少。會計檔案管理信息化不單單是簡單的會計電算化，不只是目前一套簡單的管理軟件就能夠輕輕松松解決的。會計檔案管理系統在企業具有著重要的意義和發展空間，如何研究和開發出適合企業發展的會計檔案管理系統成為了當前研究的主要方向。隨著計算機技術的不斷革新和發展，企業的會計提高了會計工作質量，對促進會計工作的制度化、規范化有著十分重要的意義也逐漸提高，會計檔案的管理也逐步完善起來，會計電算化環境作為會計信息系統發展的趨勢，已經成為促進會計基礎工作規范化和現代化的一種重要手段。會計信息系統由于計算機技術的介入大大提高了財務人員的工作效率，同時也簡化了財務檔案管理的流程和工作強度，會計檔案管理得到了一定的進步和提高，但是仍然存在著一定的問題，本文就此展開了研究，并結合自身專業知識提出了改進建議。

二、會計電算化下會計檔案管理現存的問題

（一）會計檔案保管問題

會計檔案對事業單位電算化會計信息系統而言非常重要，常常作為重要的專業資料記錄反映單位經濟活動的經濟業務數據。然而，會計檔案管理作為財務管理的最后一個環節，往往容易被忽視，形成財務管理工作的一個薄弱環節，直接了影響財務管理的質量和水平。網絡環境下的檔案保管主要存在以下問題：1.會計檔案管理不完善、不規范。單位內部出于工作需要和法律法規的要求，應當設置專門的會計檔案管理機構，但實際工作中由于管理制度不夠規范完善，并沒有設置會計檔案管理機構，而僅僅由財務人員兼職檔案管理工作。且單位往往忽視了會計檔案的鑒定、銷毀工作，會計憑證、會計賬簿等往往處于歸檔不鑒定狀態，更不銷毀，從而影響了檔案整體工作的質量和效果。2.紙質會計檔案管理不善，隨意堆放。單位雖然已經全面運用電算化會計，但打印出來的紙質檔案也是會計信息化時代的重要憑證，應妥善保存。在單位中就出現財務人員對于紙質檔案疏于管理的情況，認為在電算化會計的環境下，只需要保存好電子數據，忽視紙質檔案，從而導致了紙質檔案隨意堆放，并且沒有按順序分類保存，容易造成原始憑證的丟失和檢查監督的困難。

（二）會計檔案管理制度有待完善

我國用于會計檔案管理的系統發生發展的時間還補償，會計檔案管理系統中還存在著不少的漏洞，而在會計檔案管理方面，我國企業會計管理制度仍然有待完善，一些重要的會計檔案資料沒有能夠及時的歸檔保存下來，或者歸檔的內容不夠完整，這就為今后的會計工作帶來了不便。而對于歸檔的會計檔案，檔案在長期保管的過程中容易受到人為因素和天氣因素而遭到損壞，甚至由于管理人員的原因致使企業會計檔案資料外泄。按時清理磁盤備份，每年至少進行一次清除過期數據。但一些單位對會計數據備份管理未形成制度，隨意性大，一旦會計信息系統系統出現故障，會計數據將無法恢復。會計電算化管理制度不健全，管理不科學，日常維護不及時，維護不當，數據無備份等造成的風險。其危害主要是造成計算機軟硬件運行不正常，影響工作效率，甚至導致數據產生錯誤、數據丟失等。會計電算化環境下，權限分工的主要形式是口令授權。口令存放于計算機系統內，一旦通過計算機信息技術手段被人偷看或竊取，便會帶來巨大的隱患。這與手工操作時印章由專人保管不同，一旦口令失竊，追查起來相當困難。同時，電算化會計中，會計信息的傳輸和保存集中在計算機系統，數據處理形式產生了質的變化，對電子數據的修改、轉移、篡改、非法攔截、取、偽造、刪除、隱匿等行為可以不留任何痕跡，不容易及時發現。

（三）會計檔案保密問題

保密，是指會計檔案的信息不能超過規定傳遞的范圍。保密制度，包括接受會計檔案信息的范圍、對象，利用會計檔案時保密的程序、方法，以及各環節保密的責任等。電算化環境下的會計信息系統，由于網絡特有的開放性，使得會計檔案的保密面臨著巨大的風險，網絡財務中，會計信息的傳輸和保存集中在網絡系統，數據處理形式產生了質的變化，對電子數據的修改、轉移、篡改、非法攔截、取、偽造、刪除、隱匿等行為可以不留任何痕跡。

三、完善會計檔案管理的建議

（一）定期進行備份存儲

會計檔案管理的首要任務就是確保會計檔案的安全性和完整性，在確保會計檔案安全性方面，可以設置相關會計檔案讀取的權限，同時定期定量做好會計檔案的備份工作，使檔案保管真正做到有備無患。會計檔案的備份是網絡條件下保護會計數據的重要方法，要建立定期將重要數據備份的制度，尤其是原始數據和一些重要的加工數據，要以多種方式備份，要在不同的物理地點備份，不能將重要的備份數據和原數據保存于同一物理地點。對于異地備份的數據要注意保密，要用特殊的加密方式進行加密，以確保會計數據的安全。在會計檔案備份完整性方面，應當將與會計檔案所有相關的技術資料進行完整備份，不僅需要做好數字化數據備份，同時也有必要做好紙質備份，以備不時之需。

（二）完善檔案管理制度

良好的會計檔案管理是在會計信息化后會計工作連續進行的保障，是保證系統內數據信息安全的關鍵環節，能夠更好的為管理服務。因此，企業必須建立和完善會計信息化檔案管理制度：對會計信息化檔案管理要做好防磁、防火、防潮、防塵、防盜、防蟲蛀、防霉爛和防鼠咬等工作。重要會計檔案應準備雙份，存放在兩個以上不同的地點，采用磁性介質存貯會計檔案，要定期進行檢查，定期進行復制，防止由于磁性介質損壞而使會計檔案丟失，嚴格執行安全和保密制度，會計檔案不得隨意散失和泄密。各種會計資料包括打印出來的會計資料以及存儲會計資料的軟盤、硬盤、計算機設備、光盤、微縮膠片等，未經同意不得外借，嚴格會計檔案的借閱權限和借閱手續。存放在磁介質上的會計資料借閱歸還時，還應該認真檢查，防止感染病毒。

（三）嚴格執行檔案保密原則

即使進入網絡財務時代，計算機也只是工具，網絡只是數據傳輸的媒介，最終執行動作的是相關工作人員。加強人員管理，是會計信息保密工作的首要任務?？梢酝ㄟ^建立合理的上機制度，上機記錄等，保存完備的操作日志文件，防止非相關人員的操作。加強財務人員的保密意識是財務信息保密的關鍵。要培養員工對保密工作的意識，積極組織財務人員進行保密工作的培訓學習，使其深刻認識到保密工作的重要性，發揚高度保密意識。電算化會計檔案管理代表著未來檔案管理現代化、規范化的發展方向，和傳統意義上的會計檔案管理相比它擁有無法比擬的優勢，經過合理的整理和利用將使決策者在遵循市場經濟規律的前提條件下，制定出適合自身發展的行為規范，改善經營管理、提高經濟效益。但是，隨著信息技術的不斷發展，還會涌現很多新問題，需要認真研究新情況，解決新問題，與時俱進，將先進的技術設備、技術手段和技術成果引入到檔案管理實踐中，方可滿足信息時代會計檔案管理的新要求。（本文來自于《黑河學刊》雜志。《黑河學刊》雜志簡介詳見.）

作者：朱里香工作單位：云南省云南師范大學檔案館

第二篇

1知識經濟時代檔案管理改革的必要性

檔案管理是企業的一項職能管理，在現代企業管理中占據重要的位置。企業檔案是企業在生產經營、勞動組織、科技開發、人才培養等各項活動中形成的全部資料的總和，與各種經濟信息、情報資源共同構成企業的信息資源，在企業選擇項目、運營模式、資產管理、戰略決策、企業文化和人力資源建設等方面都起著極為重要的作用[1]。在知識經濟時代，知識資本是企業的關鍵性資本，其功能逐漸超越實物資本，而企業的檔案就是一項知識資本，或者是知識資本的載體之一。因此，隨著知識經濟的不斷發展，我國企業加大了改革的步伐，同時加快了信息化進程，企業檔案管理工作的重要性越來越強。檔案管理是知識管理的一個類型，不僅要繼承傳統檔案管理的方法，也要積極進行現代知識管理模式的創新，才能使檔案管理煥發活力。然而，由于受到觀念滯后、方法陳舊、資源匱乏等各種不利因素的影響，我國企業檔案管理工作普遍沒有受到重視，因而未能發揮應有的作用，嚴重落后于西方企業，阻礙了我國企業競爭力的成長。可以說，在知識經濟時代，我國企業檔案管理正面臨著前所未有的機遇和挑戰。如何走出困境、實現創新，使企業檔案更好地發揮作用，是企業檔案工作的當務之急。

2我國企業檔案管理工作存在的問題

我國企業檔案管理的滯后性不僅表現在國有企業，在民營企業同樣存在著諸多不足之處。目前，民營企業已占據我國企業的半壁江山，檔案管理同樣不可忽視。近年來，隨著企業的不斷改制，國有企業紛紛進行扁平化，消減機構、裁減人員，以節約成本，提高利潤。絕大部分國有企業的檔案管理機構被進行了降格、撤銷，以及并入其他部門的處理，在一定程度上處于上無主管部門監督，下無企業部門問津的境地。許多企業在薪酬改革后，檔案人員的薪酬遠遠低于其他部門的人員，這極大挫傷了檔案管理人員的積極性，專業人員離崗、轉崗問題嚴重。檔案部門成了不需要具備專業和技術素質，能識字操作就行了，人員兼職過多且大多數不具備檔案方面的專業知識。民營企業作為自主經營、自負盈虧的市場主體，在市場上從事經濟活動時，按照盈利的原則，其經營的目的就是獲取經濟利益。企業為了實現利益最大化，將全部的精力和資金都用在產品生產、經營管理和銷售上，一味地追求經濟利益。同時，在企業的生產過程中，企業檔案產生的效益難以量化，并且具有隱蔽性，與企業的利益相比，檔案工作的效果不明顯，不直接。因而不少民營企業的決策者在檔案管理問題上意識淡薄，認為檔案工作存在的意義不大，甚至將檔案管理視為企業的負擔，檔案管理工作受到弱化甚至漠視。

3做好現代企業檔案管理工作的對策

3.1提高企業對檔案管理工作重要性的認識

確立企業檔案是企業主要知識資產和核心信息資源的觀念[2]。企業檔案覆蓋了企業在研發、生產、管理等各項活動中形成的具有價值的文獻資料，是科研人員智慧的結晶；不僅是企業資產和生產要素的主要組成部分，也是專利權、商標權等知識產權的主要組成部分；為企業各項業務的發展提供強有力的信息支持。對于優秀的現代企業來說，通過制定科學的發展戰略，進而對檔案資源進行充分有效地利用，做出科學的決策，開辟新的市場，尋找新的利潤增長點等，具有重要的意義。

3.2完善企業檔案管理基礎設施建設

在對企業檔案進行管理的過程中，檔案庫房作為重要場所，是查閱企業文檔的中心，以及提供檔案服務的中心。從嚴格意義上講不論企業規模如何，必須按照國家《檔案法》的有關規定單獨設立檔案庫房。實踐中，有的企業在辦公室內簡單隔出幾平方米空間，就稱之為檔案室。從檔案管理與安全保密的角度來看，不宜將庫房設在辦公樓的底層，庫房門窗等應專門加固，以防盜竊。有些企業在建設檔案庫的過程中，受到各種客觀條件的限制，導致檔案庫房出現結構合理、面積小等問題。為了確保檔案資源按安全，企業需要建立和完善應急方案，健全檔案備份制度，以及災難備份的恢復機制等，在一定程度上為確保檔案安全奠定基礎。例如，在檔案庫房設置防震、防光、防盜、防火、防高溫、防潮濕、防蟲、防有害微生物的設備，以及檔案庫房自動恒溫恒濕裝備等；配備計算機、打印機、掃描儀等多種現代化管理設備；加強對光盤、磁帶等特殊載體檔案的管理和保管。按照電子檔案保管標準的相關要求，建立和完善電子檔案庫房，不斷提高保管檔案的現代化水平，最大限度地保證電子檔案的安全性與完整性。

3.3發揮專職檔案人員的創新機制

在檔案管理工作中，培養專職檔案人員的創新意識和創新精神，提高創新能力是確保檔案安全的關鍵所在。隨著企業的發展，企業的規模不斷擴大，在一定程度上增加了檔案管理工作的難度。因此，檔案管理人員需要調整自己的工作態度，同時對自己的工作進行重新定位，克服只顧埋頭自身業務，不善于與外界交流的弱點。檔案工作的清苦是眾所周知的，檔案工作者一方面要耐得住清苦；另一方面也要強化參與意識，從繁瑣的日常事物中解脫出來。在檔案管理工作中，不斷擺脫檔案工作重保管輕利用、重歷史輕現實的傾向，不斷開發檔案的潛力，開拓新的建檔領域，逐步提高檔案工作的經濟效益?，F代企業要加快檔案人員智能化的進程。使檔案管理人員與市場需求相匹配，逐漸使檔案管理人員由單一型向復合型轉變。要注意引進一些有文化專業知識，有專業技術、技能的人才充實檔案管理隊伍；同時，對現有人員要扎實有效地推行專業繼續教育。運用檔案學科新理論來指導和改進檔案工作，逐步調整人員結構，適應企業發展的需要。

3.4充分發揮信息技術的作用

在知識經濟時代，信息化和網絡化已成為當今時代的顯著特征，人們愈來愈意識到合理的開發與利用信息資源的重要性[3]。隨著企業信息化的不斷發展，生產、管理、科技領域的信息化體系不斷建成和運行，而檔案信息化建設卻遠遠滯后，有的企業甚至是空白。同時，在知識經濟時代，企業在生產、經營、管理、科技創新中形成的實體文件越來越少，取而代之的是大量的電子文件[4]。傳統的檔案實體管理模式無法有效地收集管理電子文件。一些企業的檔案管理人員對電子文件，手無舉措，因缺少專業技能和培訓，不懂電子信息的管理和操作，造成大量電子檔案流失。

作者：王芳工作單位：江蘇新海發電有限公司

第三篇

1檔案管理科學化的重要性

1.1檔案管理的科學化,是企業管理的中重要的一環

目前在部分企業當中,對檔案管理的重要性意識不到,從而導致一些檔案在個人和部門保存的情況,對檔案的管理缺乏規范性,沒有嚴格的管理措施,檔案丟失、不進行信息更新等情況存在,使企業管理決策受到一定的影響。檔案作為企業的重要資源,需要對其重要性正確認識,實現科學化的管理。

1.2檔案管理是企業核心資源的管理

檔案管理作為企業管理的重要一部分,其檔案管理水平的高低直接反映了企業管理的水平,檔案作為企業的核心資源,是企業在重要決策時的重要依據,所以其作為企業非常重要的信息資源,對其進行科學的管理是十分必要的,也是提高企業管理水平的重要的保證。

1.3檔案管理是企業歷史信息的管理

在企業的管理工作當中,檔案管理作為一項最基本的管理,由于其是對企業歷史及文化的真實記錄,所以在對企業檔案管理過程中,需要建立一套完善的檔案管理體系,從而實現企業檔案的規范化管理,實現企業管理的信息化和現代化。

2檔案管理工作中存在的問題

2.1對檔案管理工作重視不夠

目前由于處于市場經濟體制下,企業處于激烈的市場競爭當中,企業為了增強自己的競爭優勢,將主要精力都放在企業的生產經營方面,而將檔案管理工作放在企業的邊緣部門當中,對其缺乏足夠的重視,所以無論是在資金還是人員的配置上都存在著不完善的地方,從而導致檔案管理工作中漏洞較多,檔案丟失、泄密等情況時常發生。

2.2檔案管理的手段與方法落后

目前,國內大多企業的檔案管理仍采取手工作業的方式。在一個檔案主題中,會有不同相關部門和單位的資料,這些資料一起移交到檔案館時肯定存在著很大程度上的重復性,在這種時候,檔案館擁有這些資料,如何在這巨量的信息面前篩選出有價值的信息,從而對信息資源進行合理有效的加工和利用,并實現企業和職工的共享,一直是很難以解決的重要問題。目前部分企業的檔案管理部門也都進行現代化管理設備的配置,利用計算機來進行管理,但卻還都處于一些基本的功能上,如目錄編制、統計和檢索等管理上,沒有綜合處理技術的能力,所以隨著企業檔案的不斷增加,這種情況越來越無法適應企業發展的需求,降低了檔案的利用價值的實現。

2.3檔案管理科學化水平較低

在我國的檔案信息化建設進程中,往往更多的是對信息化、電子的關注,更對檔案管理的重視度卻不夠,其實檔案信息化建設的核心應該是對檔案管理流程的精簡、優化和重組。但在我國現在的檔案信息化建設中,卻仍在沿用傳統的管理體制,使檔案的信息化建設與檔案管理明顯脫離,與為公眾提供優質的服務具有很大的差距。檔案管理的滯后性很大程度上制約了檔案的信息化建設進程。

3新時期檔案管理工作的對策

3.1外部環境

(1)規范企業檔案管理制度。要按照《中華人民共和國檔案法》、《歸檔文件整理規則》、《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案管理規范》、《基本建設檔案資料管理暫行規定》等法律法規,結合電力企業檔案工作特點,制訂并完善檔案工作的各項規章制度。建立并貫徹落實責任制,切實將檔案工作的“三納入”、“四參加”、“四同步”納入到企業各項工作流程,嚴格責任分工,規范過程管控,形成閉環管理。只有綱領性文件是不行的,必須對相關文件編制辦法進行細化,避免由于理解不一造成資料整理的混亂,給內業資料管理工作帶來巨大的工作量。要將工程的過程管理和歸檔責任進一步明確和細化,使工程技術和檔案管理人員有明確的收集方向和標準,有助于提高檔案管理質量。(2)積極開展工作交流。通過對檔案管理工作先進單位的學習和交流,促進和完善本單位檔案管理工作。通過定期舉辦地區檔案管理工作經驗交流會,將檔案工作出現的新問題、難題,通過與同行的交流,找到科學的解決方案。(3)加強業務培訓和指導。檔案管理的行政部門,通過對企業檔案工作的檢查,發現檔案管理中存在的問題,有針對性的開展技能培訓和指導,從而提高檔案工作人員的業務能力,使其更科學化、更規范化的做好檔案管理。(4)借力檔案中介服務。在檔案管理中,企業為了節約管理成本,高效配置人力資源,可以將企業檔案管理工作委托給檔案中介進行管理。而檔案中介服務,做為一個平臺,提供多樣化的托管、代管、寄存、整理等服務,通過檔案管理資源的優化配置,提供安全的、科學的檔案管理,滿足企業檔案管理的需求。

3.2內部建設

(1)強化檔案意識,提高企業檔案工作地位。隨著數字化、網絡化的不斷深入,檔案載體由可視記錄識別型轉變為依賴機器識別的代碼型(電子檔案);檔案管理模式也從傳統手工模式、單機數據管理模式、網絡信息管理模式發展到知識管理模式,并隨著管理模式的不斷變化其管理流程、手段等也發生了相應的變化。為此,企業檔案部門必須解放思想,轉變觀念,采取有效措施,提高全員檔案意識。加大檔案工作經費投入,使檔案工作與企業的管理、生存、發展有機地結合起來,促進企業全面發展。(2)構建科學化檔案管理體系。檔案管理工作,要滿足社會、企業發展的需要,需要建設立檔案管理可持續發展的科學管理體系,不搞形式,注重企業檔案資料收集的連續性、完整性、保密性、安全性,充分做好檔案資料的價值分析,為企業經營決策提供幫助。檢查完善檔案工作中發現問題,嚴格執行檔案管理制度,提高檔案管理和使用效率。(3)發揮信息化技術優勢。隨著計算機技術和信息技術的快速發展,在各行各業中得以廣泛的應用,為各行業在發展中帶來了技術性的革命,對各行業水平的提高和快速發展起到了重要的推動作用。信息技術在檔案行業中的應用,顛覆了傳統檔案的記錄方式和管理理念,給檔案行業帶來了天翻地覆的改變。加快企業檔案的信息化建設進程,利用先進的計算機技術、網絡技術和電子信息技術對檔案信息資源進行有效的管理,并加以開發和利用,檔案信息化建設使檔案由傳統的以保管檔案實體為主開始向提供社會服務方向轉變,對檔案信息資源在社會上的價值得以最大的體現,使其利用者在對檔案利用時更方便、快捷。(4)加強檔案人員素質及服務意識的提升。長期以來我國的檔案從業人員專業性都不強,真正的專業性人才很少,隨著檔案現代化管理工作的開展,對專業的檔案人才有了更多的需求,檔案行業的人員需要從雜業型向專業型轉變,才能適應檔案現代化管理工作發展的需求。再先進的檔案管理也需要人來執行,所以人是檔案管理的主要因素。目前我國檔案人員中缺乏綜合性的復合型人才,所以需要對檔案從業人員進行相應的培訓,從而提高其隊伍的整體水平,加強對不同崗位人員知識更新的學習,使其更好的應用新技術和新知識,同時在檔案行業中建立有效的競爭機制,充分調動員工的積極性和主動性,使其為檔案使用者提供更優質的服務。隨著檔案信息化建設的快速發展,企業和職工對于檔案的利用需求增加,同時還存在著大量的臨時性的需求,這就對檔案部門的工作帶來了較大的壓力,往往使檔案部門頻于應付這些需求而沒時間顧到其他的事情,所以在信息化建設日益深化的情況下,自動式服務將是有效緩解企業檔案部門壓力的有效手段,同時也是未來檔案管理服務于社會的主流趨勢。

4結語

隨著社會各行各業在發展過程中對檔案的需求量不斷的增加,對檔案開發和利用水平也在不斷的提升,企業檔案管理工作在新的歷史時期要想健康的發展,則需要企業加強對自身內部環境和外部環境的規范和控制,加快檔案管理人員自身的素質的提高,這樣才能更好的適應現代化檔案管理工作的需要,提高檔案管理工作的質量,從而實現企業管理的高效化和現代化。

作者：張蓉工作單位：國網青海省電力公司