企業檔案管理工作探討6篇

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第一篇：外資企業檔案管理方向及對策

外資企業在機構設置、管理方式和經營模式上都與國內的企業有著眾多的不同，其在檔案管理上也有著自身的組織特點。外資企業在檔案管理上有其自身優越性，同時由于是外商在中國投資，所以與中國的管理模式存在著一定的差異。外商獨資企業，簡稱外資企業，是指外國的公司、企業、其他經濟組織或者個人，依照中國法律在中國境內設立的全部資本由外國投資者投資的企業。外資企業不同于外國企業和其他經濟組織在中國的分支機構，它是一個獨立經營、獨立核算、獨立承擔法律責任的經濟實體。

一、外資企業檔案管理工作特征分析

目前所有發達國家企業社會經濟的顯著特征是企業檔案管理的發展，我國外資企業檔案管理也朝著這個方向發展。在發展過程中，無論是檔案管理機構還是外資企業本身，都需要形成完整的體系結構，需要進行有力的監管，檔案管理工作才能夠有序穩步發展。因此，分析當前在檔案管理工作的現狀，對于現階段的優勢繼續進行擴大，同時對存在的問題進行有效管理，使整個檔案管理工作更加完善，從而為外資企業的發展提供服務。

（一）外資企業檔案管理具有靈活性

外資企業在企業管理體制上形式多樣，不應套用國有企業檔案管理模式。外資企業對利潤的追求使其組織結構的設置和人員配置都體現了高效、精簡的特點，十分重視投入和產出的比率。體現在檔案管理組織上是只設置少數檔案工作人員，在個別情況下采用外聘兼職檔案管理人員進行檔案管理。日本的外資企業一般實行檔案、圖書、資料一體化管理。“日本三井集團的檔案部門三井文庫，除保存該集團的重要檔案外，同時也接收一部分寄存的史料和圖書，如接收三井礦山的史料、參考圖書達35000冊。三井文庫接收的史料，均力求保持原來的面貌。為檔案、圖書、情報資料不同形態的文獻建立目錄型數據庫，利用計算機檢索，在日本大中型企業已經普及。”三井文庫的檔案，經濟廣報中心的圖書、雜志、檔案，大阪商會公會議所圖書、雜志、檔案，無不如此。美國的外資企業亦將檔案、圖書、資料形成一個信息網絡，互相溝通信息，快速、準確地為企業發展提供服務。

（二）外資企業檔案管理的開放性

由于外資企業規模大，且內部各成員企業自身情況不同，因而檔案管理處于不同的環境，多數企業的綜合檔案管理室采用班組形式，在行政管理上是有權限的，因而企業的檔案管理處于互不相干、自我封閉的狀況，檔案內部管理往往出現各自為政、無所適從的局面。外資企業的邊緣還具有開放性的特征，尤其是外圍成員企業，可以相對自由地出入集團企業。“緊密層、半緊密層企業也與集團外部企業重新整合，從而導致企業檔案管理組織的邊界不穩定，機構和人員常常會出現大的變動和調整。”[3]同時，檔案部門的上級主管并不是專業的檔案管理者，往往會兼任，這就很難估計到檔案的管理工作，這種情況也會給檔案的綜合管理帶來一定的阻力。

（三）外資企業中檔案管理人員流動性較大

檔案管理人員兼職過多，且大多數不具備檔案方面的專業知識，外資企業為提高檔案管理工作效率往往不設立專門的檔案管理人員，而采取兼職的方法。首先企業在招聘的時候就沒有完全采用檔案學專業人員，多數是在人才市場招聘行政管理等可以兼職做檔案的即可，這在意識上就沒有做到重視檔案。其次，現在檔案專業學生相對較少，企業在選擇上就沒有太大的空間。而且企業在開展檔案管理工作的時候，在沒有專業人才的情況下也沒有將現有的人員進行專業知識培訓，這些原因都導致檔案管理人才的匱乏，企業不知道從何處著手去開展檔案管理工作。檔案管理部門在企業中往往成為機構改革、機構精簡的對象，成為職稱評定、薪酬改革、閑雜人員安置的“災區”，外資企業檔案管理人員兼職過多，人員流動性較大，檔案管理人員更換相對頻繁，由于沒有專職檔案管理人員，極易造成檔案分散保管。

（四）外資企業的檔案利用率較低

對于外資企業來說，保存的檔案復雜繁多，主要集中在傳統的文書檔案、聲像檔案、科技檔案、會計檔案、基建檔案和部分人事檔案方面。對于這些檔案，利用率較高的有科技檔案，由于外資企業更加注重技術的研發，所以在科技檔案上會對其進行立卷整理，但對于年限過早的科技檔案的利用也較少，更多的是近幾年來企業的主要科技成果。人事檔案多存放于當地的人才服務中心，企業內職工的人事檔案并沒有由企業親自保管，交由人才服務中心會節省企業很多的人力物力，所以在對人事檔案的利用上，更多的是依賴人才服務中心，企業內部利用率不高。在企業內部保存更多的是企業的基建檔案，可是由于企業建設完成之后，便將基建檔案放置于企業檔案室中，在之后的工作中，更是很少對其進行利用。

二、外資企業檔案管理工作發展對策

外資企業對檔案進行科學化、規范化、創新化的管理，不僅對增強企業效益、提高企業工作效率起著至關重要的作用，而且也是企業科學技術發展的基本保障。完善企業檔案管理的法律規范，加強企業檔案管理的制度保證，促進企業檔案管理的建設創新，是外資企業檔案管理工作的主要發展思路。

（一）建立相關法律規范

“市場經濟是法制經濟，外資企業檔案工作同樣也要納入法制的軌道。新的管理體制要求檔案行政管理部門實行宏觀的依法監督，把企業檔案工作納入企業法人的自律行為范圍之內。”檔案行政管理部門進行宏觀管理，主要通過制定法規和執法監督來體現。要通過落實國家有關企業檔案工作的法律、法規、規章，并檢查其在企業的實施情況，來規范企業檔案工作的內部管理體制及管理行為，為企業提供適應現代企業制度，維護企業自身合法權益的法律保障。外資企業的檔案管理工作，應是切實落實依法治檔，首先要遵循《中華人民共和國檔案法》、《檔案管理整理規劃》；其次要統一檔案管理的標準。根據《外商投資企業檔案管理暫行規定》第八條規定：外商投資企業所形成的檔案參照國家標準、規范和國際先進方法，進行科學分類和整理。所以在我國境內的外資企業應該按照國家檔案局頒布的檔案管理標準，如：《科學技術檔案案卷構成的一般要求》和《歸檔文件整理規則》等來進行檔案的分類整理，以避免因標準不同而帶來的混亂。

（二）多方位合作式管理

建立外資企業檔案協會。作為企業間自愿聯合、自愿協作、進行檔案業務交往的松散的民間組織，企業檔案協會可以承擔起由政府部門承擔的業務指導、經驗交流、業務研討等職能。外資企業檔案協會是加強企業間檔案管理經驗和思想交流，檔案管理人員和檔案部門溝通協作的有效途徑，在互通信息和提高整體專業技術及管理水平方面發揮了重要作用。新時期如何使外資檔案工作形成全國性網絡，在一些圍觀的問題上達成協調一致是一個亟待解決的問題。針對這一情況可以嘗試建立地區性或行業間聯系的橋梁，它不僅協助國家有關外資企業檔案管理法規、政策、標準的制定和推行實施，而且還在檔案行政管理部門指導下開展外資企業檔案工作的調查研究、技術咨詢、專業培訓等活動，進而成為相互聯系的紐帶和共同探討有關工作的地方。因而，它在檔案部門或行業部門與企業之間的溝通、聯系和交流作用十分重要。

（三）建立自我完善管理體系

完善企業內部的檔案管理機制。按照《外商投資企業檔案管理暫行規定》第五條的規定，外資企業自身要盡快建立和健全檔案管理制度，進一步提高企業的自律性強化企業約束機制，把檔案管理作為考核企業管理整體效能的措施之一。以現代化程度帶動檔案管理工作的發展，經濟、技術的發展使外資企業的現代化發展程度不斷提升，高新技術在外資企業中的運用使檔案工作的管理方式、及其思想理論中有重大改革，以適應外資企業各項工作的要求。在外資企業辦公自動化的實施過程中，檔案信息管理系統（MIS）的建立將檔案信息納入其中，要求檔案部門應用相應的設備和技術指標并采取一系列標準化管理措施，對檔案資料進行綜合處理，以達到現代化管理程度。檔案部門工作應改變新觀念，運用計算機高科技管理模式來推動外資企業檔案管理和信息化工作的開展。網絡化和數字化的普及和發展，促進了企業檔案管理工作的發展和創新，檔案管理模式也從傳統的方式向電子化模式轉變。在企業的各項管理活動中，電子文件憑借其快捷、精確的特點正在逐步取代紙質文件，電子圖紙也以巨大的優勢被廣泛應用，并逐漸形成了以企業信息集成系統中各個流程和管理模塊的設置和發展。

作者:王媛 單位:沈陽廣播電視大學

第二篇：企業檔案管理工作的有效途徑

一、企業檔案管理的重要性

（1）企業檔案是企業科技發展的催化劑；（2）企業檔案是知識形態的生產力；（3）企業檔案是企業經濟效益和社會效益的表現形式；（4）企業檔案是企業文化的重要部分，是企業成功的金橋。

二、目前企業檔案管理存在的主要問題

企業檔案管理對企業發展和運營的重要性毋庸置疑,但如何做好企業檔案管理,仍需繼續深究和探討。想要改變當前企業檔案管理現狀,就必須了解當前企業檔案管理的弊端和不足所在,所以筆者在下文列出了常見的企業檔案管理問題,具體如下：第一，不夠重視企業檔案管理工作，不愿意為檔案管理工作投入較多的人力、物力以及財力，檔案管理設備過于陳舊，性能不好。企業檔案管理工作不能夠給企業單位創造直接的經濟收益，加之高層領導缺乏長遠的具有戰略性的目光，所以不為檔案管理工作提供必要的設備、人員與金錢，直接阻礙了企業檔案管理工作效率和質量的提高。當前企業管理方式較為傳統，不能對當今的先進的科學技術與設備最大程度的利用。此外，當前的檔案存儲環境與條件是不盡人意的甚至可以說破陋不堪，存儲條件的惡劣使得檔案被損壞。這種棘手的狀況應該引起我們的高度重視。第二，檔案管理人員專業素質不足。我國當前的大部分檔案管理人員都沒有接受過專業的檔案管理工作方面的培訓和教育，業務能力急劇低下，不能按照規定和標準開展檔案管理工作，而是在工作的時候自作主張。此外，由于檔案管理不能為單位帶來直接的經濟效益，所以高層領導不重視檔案管理工作，這就導致存在這樣一種現象，即把檔案管理工作當做是兼職。管理人員的本職工作并不是檔案管理工作，而是在業余之際兼職檔案管理工作。所以，投入到檔案管理工作中的時間和精力是極其有限的，進而導致在開展檔案管理工作的時候力不從心，經常發生檔案管理不到位、檔案被毀壞、檔案分類不正確等明顯而嚴重的錯誤。此外，許多的檔案管理人員不能與時俱進，使用的檔案管理方法急劇落后，不能滿足不斷進步的時代的要求。第三，管理制度落后。從上述的企業檔案管理問題敘述可知,企業不重視檔案管理工作,相應的管理意識較為淡薄,管理制度不夠健全和完善,即便有的企業設置了健全的管理制度,在具體執行時也只是浮于表面,根本沒有貫徹檔案管理制度。管理制度是企業檔案管理工作的硬性規定,也保障檔案管理工作質量的關鍵性因素,沒有完善健全的制度約束和督促,檔案管理人員工作將缺乏監督,檔案管理工作質量自然無法保證。此外,由于企業本身不夠重視檔案管理工作,所以檔案管理人員多是缺乏責任心、工作積極性不高,即便有完善健全的檔案管理制度,管理人員在具體執行管理工作時也會偷工減料、流于形式。管理制度的不健全和具體執行上的流于形式是檔案管理工作無法實現其真正價值的關鍵原因,其工作價值越是無法顯現,企業高層就越不重視檔案管理工作,這是一個惡性循環。第四，檢索效率低下。根據上述可知,企業不重視檔案管理工作,對其投入的資金和人力較少,檔案管理所使用的設備和技術仍相對落后。檔案檢索式檔案管理工作的重要環節,通過高效的檔案檢索,管理人員能夠迅速的調出所需檔案資料,方便企業的檔案資料查詢。但是,由于技術和設備的落后,當前部分企業的檔案檢索工作仍使用傳統的手工檢索,這種檢索方式效率低、速度慢,而且增加了管理人員的工作量。為了提高傳統手工檢索的效率,企業做出了大量努力,設計了多種檢索方法來提高檢索效率,但由于這些方法都是建立在手工檢索基礎之上,所以這些方法多而不精。

三、有效提高企業檔案管理工作的相關對策

為了解決問題。筆者就解決當前園林檔案管理問題提出了以下幾點具體建議措施:1.重視檔案管理工作,提高管理意識。從哲學的角度來講，思想意識是具體實踐行動的必要基礎和重要前提，如果不能在思想意識上重視檔案管理工作，那么我們就更不會將園林檔案管理工作付諸實踐。單位的層領導應該以身作則，起到良好的示范和帶頭作用，意識到上行下效的真理，領導要在心底里對企業檔案管理工作予以高度重視；其次就是基層員工，員工的數量在單位中占據著絕對的權重和比例，因此，單位要定期召開培訓會和交流會，對員工的檔案管理工作方面的知識進行強化和豐富，以上是科學文化素質即專業知識方面的努力，與此同時，我們不能忽略對員工思想道德素質方面的教育，即要著力強化員工的社會責任感，使其在自己的工作崗位上盡職盡責、兢兢業業。2.做好檔案的收集和整理工作。檔案管理工作的主要目的就是保證企業檔案資料的全面、完整,對于檔案管理工作來說，其是否全面、完整與真實是我們首先要高度重視的問題，同時這也是保證檔案管理水平和質量的基礎性因素。所以，企業檔案管理人員要對檔案資料和信息的收集與整理予以高度的重視。從企業基層的工作信息，到企業大型戰略目標的進程資料，檔案管理人員都要對相關信息進行全面收集，按照流程嚴格的進行檔案管理。對不同類型檔案資料和信息進行恰當的歸納與分類。3.提高檔案管理人員素質，實現數字化管理。檔案管理人員無疑是與檔案管理工作關系最為密切的要素，甚至可以說是最具決定性的因素，因此，豐富檔案管理人員的專業技能是極其重要的一件事情。最關鍵的一點就在于培養工作人員的科學意識和時代精神，因為科學技術處在不斷的更新中，社會也是不斷進步發展的，所以一味的依賴于傳統過時的檔案管理方法和手段將難以起到預期的效果和作用。所以檔案管理人員應該意識到自己肩負的重要職責，走在時代的最前沿，接觸隨著社會經濟的不斷發展，科學技術的不斷進步，傳統的管理觀念和管理模式已經很難能夠滿足當今城市園林的建設和發展的要求。這一方面要求檔案管理人員要不斷的學習掌握現代的電子檔案管理技術，對檔案檔案管理方面的重要技術手段和先進設備，使自己在檔案管理工作中能夠得心應手。此外。領導層必須為園林檔案管理提供必要的支持，投入更多的資料采取信息化的采集、梳理和檢索，并且要形成一種比較熟練和快捷的現代管理模式，來促進城市的園林建設財力和人力去做好園林檔案管理工作。使得檔案管理工作更好的服務于城市的發展與進步。

四、結語

從上文我們已經了解到檔案管理對企業發展的重要性,但由于檔案管理工作不能為企業帶來直接的經濟效益,所以企業普遍不重視檔案管理工作。筆者想說的是,企業的發展不能只關注眼前利益,要將眼光放長遠,檔案管理工作價值的顯現需要一個過程。所以,要給予檔案管理工作應有的重視和關注,從制度、管理人員素質、設備和技術等方面來提升檔案管理工作質量,為企業未來發展打好基礎。

作者:李曉穎 單位:煙臺市套子灣污水處理有限公司

第三篇：企業重大建設項目檔案管理

重大建設項目檔案，是企業重大固定資產投資項目建設形成的真實記錄，涵蓋了項目建設立項、審批、招投標、勘察、設計、施工、監理、竣工驗收等全過程中形成的各類文字、圖表、聲像等文件。近年來，隨著企業的快速發展，隨著市場需求的不斷變化，企業為提升競爭力，積極創新驅動，拓展產品結構，開展生產擴能等活動。為滿足發展需要，不斷加大固定資產投資，興建新廠房，購置新設備，建設項目數量大大增加，隨之產生的項目檔案數量和內容亦愈來愈多。由于重大建設項目投資數額大，周期長，涉及面廣，給項目檔案管理工作帶來了很大難度。筆者作為驗收成員，多次參加了本系統重大項目檔案的驗收工作，通過對項目檔案的基礎管理情況,項目檔案的完整、準確、系統情況，項目檔案的安全狀況等進行檢查，本文就項目檔案驗收中發現的問題，針對解決方法和措施進行分析探討。

一、項目檔案工作現狀

在檢查驗收中發現，大多數單位對項目檔案工作給予高度重視，設置了專門機構、配備了專門檔案人員對項目檔案進行管理，建立了項目檔案管理制度，建立了項目檔案工作業務流程。完成了項目文件收集、整理、歸檔，完成了項目檔案的分類、立卷、編目等工作。采取了有效安全措施，對項目檔案進行妥善保管。但由于各單位對項目檔案認識的程度以及對標準的理解把握等不同，導致項目檔案管理上存在差異和不足，對項目檔案的完整、系統和質量帶來一定影響。

二、項目檔案管理過程中存在的問題

（一）檔案意識淡薄，對項目檔案管理工作重視不夠

項目檔案真實地記錄了項目立項籌建、招標、設計、施工、竣工驗收以及項目試運行、項目評估等全過程活動，它既為在建項目提供重要依據，又為項目投產后的使用、維修、管理、改擴建提供依據，為企業的管理運營發揮著重要的依據和憑證作用。有的單位對項目檔案重要作用和重要意義認識不深，只重視項目建設的質量，而忽視項目檔案工作，表現在：1.業務部門未指定專人，只是臨時指派人員管理項目文件，對形成的項目文件未能及時收集、登記，造成項目文件收集不完整；2.將項目文件積壓存放，未能及時整理，造成項目文件無法借閱，影響使用；3.項目文件借閱制度不健全，文件借閱后未能做好登記，導致項目文件借出后催還難。

（二）管理缺乏制度化，導致了項目檔案歸檔難

有的未將項目檔案收集、整理、歸檔等納入項目檔案的管理制度，造成項目檔案管理工作職責不清，導致了項目文件歸檔難。比如項目建設施工、監理單位，不及時對形成的項目文件進行收集整理，待項目完工后突擊進行，造成項目文件不齊全及整理質量不符要求，無法移交歸檔。未能及時參加設備開箱、竣工驗收等活動，未能準確把控應歸檔文件內容，影響項目文件歸檔質量，給歸檔工作帶來一定影響。

（三）對歸檔要求不了解，導致項目文件歸檔不完整和質量問題

有的業務單位、項目施工單位、監理單位，對項目文件歸檔內容及質量要求不清楚，導致了項目文件歸檔不完整及質量不符合要求，存在著項目報批文件附件未歸檔，項目文件的復印件歸檔，檔案內容上有鉛筆書寫字跡，竣工圖章上主要信息填寫不完整，檔案內容上簽字不齊全等現象。（四）對管理標準理解不透，導致了項目檔案整理存在不規范現象由于對項目檔案整理規范掌握不準確，影響了檔案案卷質量，存在著卷內文件編頁方法不統一、編寫位置不確定，將部分文件單純羅列、直接裝訂，卷內目錄、備考表填寫不準確，卷盒、表格規格式樣及制成材料使用不規范等現象。

三、解決方法與措施

項目檔案是項目工程質量的內在表現和項目建設的法律依據，在今后企業發展中，發揮著不可替代的作用。企業應使每一位項目檔案工作參與人員牢固樹立責任意識，以高度的責任感做好項目檔案工作。

（一）提高認識，強化參與人員責任意識

企業應組織項目參與人員認真學習做好項目檔案的重要意義，項目設計、勘察、施工、監理等單位應各盡其職，做好職責內合同規定的項目文件的編制和移交。組織、協調和指導項目參與單位做好項目文件收集、整理和歸檔等工作，劃定分工，明確責任，確保項目檔案的完整和質量。

（二）健全項目檔案管理機制，為做好項目檔案工作提供保障

1.建立完善的項目檔案組織體系。明確項目檔案工作主管領導，設置項目檔案管理部門并配備專門檔案管理人員，負責做好項目檔案管理工作。建立由項目檔案主管領導負責，以檔案部門為核心，以各職能或項目責任單位為基礎的項目檔案管理體系。2.制定完善的項目檔案管理制度。按照國家、行業相關要求，對項目文件的形成、收集、積累、整理、歸檔，以及項目檔案收集、整理、保管、利用等各項工作進行規范，構建適應本單位以及項目自身特點的項目檔案標準化管理體系，實現項目檔案的制度化和規范化管理，確保項目檔案工作有章可循。3.建立優化項目檔案工作業務流程。建立項目文件和項目檔案形成、收集，整理、歸檔、保管、利用等各業務工作流程，并不斷優化，保證項目檔案各環節的通暢，保證項目檔案管理工作的有序開展。

（三）提前介入，做好項目檔案工作前端管控

1.加強管理標準學習，了解掌握項目檔案管理各項要求。檔案部門要首先組織檔案人員，學習國家、上級以及本單位檔案管理相關制度和管理標準，對做好項目檔案工作要求、業務規范進行深刻領會和掌握，為開展項目檔案監督、檢查及業務指導工作打好基礎。2.制定《項目檔案工作實施方案》，并組織落實。檔案部門應積極參與項目建設，全面了解掌握項目建設內容和進程，超前謀劃，會同相關部門制定《項目檔案工作方案》，列明詳細計劃，制定配套措施，按照各節點逐項推進，保證項目檔案工作良好開端。3.提前介入，做好項目文件收集管控。項目文件的收集，是項目檔案工作的開始，把握這一關鍵環節尤其重要。在項目一立項，檔案部門即應組織開展項目職能人員業務培訓，詳細講解項目前期文件歸檔范圍，提出歸檔要求，使職能人員在收集項目文件時，知道“要什么，怎么管”，保證前期項目立項、審批、招投標、相關協議、來往函件等文件的完整和質量；在項目開工前，即應組織施工單位、監理單位，系統學習國家、上級及本單位檔案管理標準，使這些參建單位能夠了解相關項目檔案工作要求，在施工、監理過程中，能夠按照企業提出的要求，開展項目文件收集整理工作，保證施工、監理文件收集完整和歸檔質量。

（四）全程跟蹤，做好項目檔案工作的過程管控

1.企業要將項目檔案工作納入項目管理工作，同步管控。項目文件的形成、積累和歸檔應納入領導議事日程，納入相關部門和有關人員的經濟責任制及崗位職責，并建立考核機制；檔案人員應按時參加基建項目驗收、設備開箱等活動，認真檢查應歸檔科技文件的完整、系統和質量。2.檔案部門應深入職能單位、施工單位、監理等項目建設相關部門，主動了解掌握項目檔案工作需求，對項目文件管理工作進行督導和檢查，檢查項目文件形成、管理等各環節工作，指導項目文件分類、整理，建立健全項目文件借閱臺賬等，發現問題，就地整改，確保項目文件完整、規范和安全。

（五）認真查驗，把好項目檔案質量關

建立項目文件歸檔會審制度，組織本單位項目相關職能人員、項目監理單位、施工單位、參建單位共同對項目文件進行會審、驗收。嚴格按照項目檔案管理標準要求，對項目文件質量、項目文件整理規范性等檢查驗收，由會審單位共同簽字，并形成審查記錄，一并歸檔，確保項目檔案的完整和質量。在項目文件驗收時，要特別注意以下幾點：1．在簽訂項目設計、勘察、施工及監理合同、協議時，是否應設立專門條款，明確有關方面應提交項目文件，以及整理和歸檔要求。2.保證檔案的原始憑證作用，關鍵的重要文件是否原件歸檔。3.項目檔案內容應完整，簽字應齊全。4.檔案字跡應具有耐久性；錄音、錄像文件應保持載體的耐久性和文件的有效性；永久、長期儲存的電子文件，應使用一次寫、只讀等光盤刻錄。5.竣工圖應加蓋竣工圖章，內容填寫要規范，主要項不能漏項。6.圖樣不能任意改動，應按相關規定進行杠改或劃改，并做好相應標記。7.項目文件應按照文件形成規律，保持文件間的有機聯系，進行整理立卷。8.卷內每份項目文件均應加蓋歸檔章，歸檔章上內容要規范填寫。企業重大建設項目檔案，真實地記錄了企業重大投資項目建設的全過程，是企業信息資源的重要組成部分，是企業寶貴的財富，為企業運營和發展發揮著不可替代的作用，做好重大建設項目檔案工作，具有重要的現實和長遠意義。

作者:王瑞芳 單位:中車石家莊車輛有限公司

第四篇：企業退休人員人事檔案管理探索

企業退休人員人事檔案指反映企業退休人員個人經歷、政治思想、業務技術水平、工作表現以及工作變動等情況的資料，主要包括退休人員履歷材料、體現學歷、學位、培訓、崗位技能等方面的材料、退休手續辦理材料等，一般分為10大類28項，它們全面地、真實地反映了企業退休人員的相關情況，具有重要的憑證價值和參考意義。然而，當前企業退休人員人事檔案管理存在諸多問題。概括來說，一方面，各地制定的相關管理規范大相徑庭，各企業制定的管理規定也不盡相同，大多數企業不重視檔案利用工作，檔案實行集中統一管理未落到實處，企業退休人員的檔案利用需求得不到有效滿足。另一方面，由于企業檔案管理不善、檔案管理硬件設施設備缺乏、檔案保管條件不達標、企業破產改制等各種原因的影響，檔案遺失受損現象較為嚴重，安全狀況堪憂。面對企業退休人員人事檔案管理和利用的歷史問題這一“短板”，以及我省《關于解決為參保集體企業退休人員及其他相關人員基本養老保障等遺留問題的實施意見》等文件出臺后，企業退休人員人事檔案利用率不斷攀升的現實需求，紹興市檔案館于2011年6月創新性地開展了檔案館保管企業退休人員人事檔案管理的新實踐。

1工作實踐分析

1.1做好前期準備工作。首先，赴杭州市靈隱街道、古蕩街道等長期開展企業退休人員檔案管理的單位，學習其先進經驗，并多次深入紹興市工貿國資公司、二輕集團等企業進行抽樣調研，掌握企業退休人員人事檔案的基本情況。其次，對檔案接收、整理、利用等工作進行論證，制定完善的工作方案，確保工作順利啟動。方案明確了檔案整理的內容與流程，要求使用統一的檔案袋、檔案箱，同時部署了檔案數字化工作，要求對檔案進行全文數字化掃描，建立企業退休人員人事檔案數據庫；第三，在紹興市檔案信息網上設立“退休職工”專欄并及時更新內容，方便企業退休人員了解相關信息。

1.2強化檔案規范化管理。首先，充分發揮市檔案館專業人才與軟硬件設施設備的優勢，特別是利用自主研發的“檔案館綜合業務管理系統”，規范企業退休人員人事檔案管理工作。設置存放企業退休人員人事檔案的專門庫房，在庫房內安裝攝像監控系統、紅外報警系統、門禁控制系統、火災自動報警和消防聯動系統、庫房溫濕度控制系統，確保檔案集中統一保管和安全。

1.3與市社保局合作共享。一是會同市社保局對相關企業開展退休人員人事檔案接收進館工作動員會，讓企業和退休人員了解工作情況與具體流程，明確工作意義與重要性。二是要求企業退休職工在市社保部門辦理好退休手續之后，憑市社保局退管處開具的介紹信向市檔案館移交人事檔案，聯合市社保局對移交工作進行監管，避免檔案漏交情況發生。三是及時對檔案進行數字化處理，把數字化成果發送給市社保局，由市社保局負責對數字檔案的完整性與真實性把關。截止到2015年底，市檔案館已經接收企業退休人員人事檔案49078卷，完成了全部檔案的整理工作，實現了檔案條目與全文的數字化。同時，市檔案館提供檔案利用3188人次，受到社會好評。

2下步工作方向

2.1進一步完善檔案查閱利用制度。開展企業退休人員人事檔案管理工作沒有先例可循，必須加強頂層設計，進一步完善開展工作的規章制度。其中，最重要的是進一步完善檔案查閱利用制度，這就需要市檔案館繼續與開展人事檔案管理工作較好的單位和部門保持密切聯系，深入學習其工作經驗，結合自身情況對現有制度加以完善；還要多方了解企業退休人員對于檔案查閱利用的需求，確保更好地滿足他們的需要。

2.2根據職業不同建立專門的檔案數據庫。在加大檔案收集力度、豐富檔案資源的基礎上，市檔案館要根據企業退休人員的具體職業，建立專門的檔案數據庫，比如，建立退休醫生人事檔案數據庫、退休教師人事檔案數據庫等等，既可為企業退休人員查閱利用檔案提供便利，也便于檔案館開展相關專題的檔案編研工作。

作者:沈海燕 單位:紹興市檔案局

第五篇：企業人事檔案管理體會

企業人事檔案是企業員工個人信息的載體，是企業選拔管理干部的重要依據。管好、用好企業人事檔案，對企業干部隊伍建設有著極其重要作用。隨著電力體制改革深度的不斷加大，各單位人事檔案管理存在的問題也逐漸顯現。

一、企業人事檔案管理存在的問題

1.宣傳工作不到位，領導認識不足。企業人事檔案管理是一項默默無聞的工作，長期以來形成了人事檔案“講起來重要，排起來次要，忙起來放下，用起來需要”的局面，檔案管理工作始終處于一種應付的被動狀態，致使該項工作難以以優質的質量為企業的干部隊伍建設服好務。

2.人事檔案歸檔不及時，且不齊全完整，準確規范。企業人事檔案收存的是企業員工履歷、入黨、入團材料、工資資料、學歷、職稱、干部任免等方面的有關信息材料，具有重要的憑證價值和參考價值，人事檔案只有齊全、完整、準確、規范，才能真實地反映企業員工自身的成長歷史和人生軌跡。在去年公司人事檔案整理及系統各單位人事檔案大檢查中發現一些單位的人事檔案缺少干部年度考核表，個人工資資料不連續、干部任免審批表或履歷表中未加蓋公章等不規范材料。

3.專業管理人員配置不足。人事檔案管理是一項專業性、政治性、機密性很強的工作。人事檔案需要專人管理，單獨存放。由于體制改革，大多數企業從事人事檔案管理的人員往往身兼數職，對檔案工作精力投入不足，且大部分靠手工操作，未使用檔案電子信息化管理系統，費時、費力，因此嚴重影響了檔案管理水平。

4.人事檔案的利用、開發不夠。從目前企業人事檔案管理看，人事檔案的利用率較低，作用尚未充分發揮出來。企業人事檔案查閱一般也都是自然情況、簡歷、職稱、工資、任職時間等，工作處于一種被動的服務狀態。這種現象使企業人事檔案的功能越來越弱化。5.管理手段落后影響企業人事檔案完整性與安全性。由于管理手段較陳舊，一些單位未設人事檔案庫房，人事檔案保管未能做到辦公、查閱、保管“三分開”，檔案保管的“八防”措施也不到位。

二、加強企業人事檔案管理的幾點建議

1.加強領導，提高認識。各單位領導應高度重視企業人事檔案管理工作，要將人事檔案管理工作納入到單位的議事日程中，要建立企業人事檔案管理領導小組，定期對人事檔案管理工作進行檢查、指導，督促人事檔案工作的健康發展，發現問題及時解決，進一步推進企業人事檔案工作發展。

2.完善人事檔案管理制度。進一步完善企業人事檔案的各項管理制度，檔案工作要做到有章可循，有章可依。企業人事檔案管理是一項頭緒多、瑣碎繁雜的工作,如果沒有制度的制約，將無所適從，企業人事檔案管理部門要對該企業人事檔案材料的收集歸檔及轉進轉出管理進行嚴格規定，確保企業人事檔案管理更加全面、準確、規范，為企業人才隊伍建設提供真實、有效的信息。

3.注重人事檔案的材料收集。提高企業人事檔案管理水平。檔案管理人員必須按照人事檔案管理制度及時收集與人事檔案有關的各種資料，認真整理，細致鑒別，做到取之有據。對不符合歸檔要求和手續不全的材料要及時予以退回補辦，確保人事檔案的齊全、完整、準確、真實。同時，建議各企業人事檔案部門，將企業代為員工繳納的各項保險材料納入到個人檔案中去，為員工個人福利和企業的穩定提供真實的憑證依據。

4.采用現代化管理手段,加強企業人事檔案管理建設。企業人事檔案現代化管理是企業人事檔案服務于人事工作、人事制度改革和發展的根本需要，也是適應社會對檔案信息需求日漸增強的客觀需求。利用計算機、掃描儀等現代設備和技術處理，將文字、圖片、聲像等資料轉變數據服務，既方便利用者又提高人事檔案工作的效率和質量，同時，檔案的安全保管也能通過現代化手段得以實現。

作者:劉彬 單位:大唐陜西發電有限公司

第六篇：企業科技檔案管理工作改進策略

21世紀，我國科技檔案管理工作已經初步形成了較為完善的體系，但是仍然滯后于企業發展進程，其中存在的諸多問題也越來越突出，阻礙了檔案自身積極作用的發揮。尤其是企業管理者缺乏對該項工作的重視，加之缺少科學、合理的管理方法等，科技檔案丟失現象屢見不鮮，給企業造成了一定經濟損失，不利于企業持續發展。因此加強對該項工作的改進和完善具有十分重要的意義，能夠顯著提高檔案管理的有效性。

一、科技檔案管理工作現狀

科技檔案是企事業單位和國家機構、社會組織及個人從事生產、科研、基建及管理活動中形成的對國家和社會具有保存價值的應當歸檔保存的科技文件材料。改進科技檔案管理工作不足的前提是了解當下存在的問題。目前，我國企業多數企業開展了檔案管理工作，但從某些方面來看，仍然與企業發展水平存在一定距離。具體表現在以下幾個方面：

（一）重視度不夠。檔案管理模式過于單一、落后，并未引起足夠的重視，直接導致檔案損毀。受到環境、時間的影響，很多檔案字跡褪色、紙張老化等因素降低了科技檔案的價值。另外，查閱人員主觀上不重視保護，成為檔案損毀的根本原因。

（二）資料不完善。通常來說，檔案管理人員極少參與企業生產經營過程，科技檔案收集、歸檔主要集中在項目竣工后，且處于被動狀態，并未從主動層面收集、整理資源，且很多重要的資料手續不到位，導致登記材料并未得到有效落實。還有一些技術部門基于自身利益的考慮，不愿意將資料歸檔，導致檔案資料不夠完善，進而導致科技檔案管理中缺少重要的材料。

（三）信息水平低。隨著計算機技術地快速發展及推廣，為企業信息化、現代化建設提供了極大支持，我國企業基本引進了計算機技術，但是多數企業管理者由于重視度不夠，在對科技檔案管理方面很少使用軟件，在實際管理工作中，由于紙質文檔多于電子文檔，不僅增加了檔案貯存及管理難度，加之紙質檔案查閱不夠方便，使得檔案的價值大打折扣。

（四）人員素質待提升。對于不同的企業、不同的部門，科技檔案的管理方式存在較大差別。一些企業的檔案管理人員都是由技術部門兼任，即使在技術管理領域取得了不錯成績，但是并沒有接受過專業的檔案管理知識學習，還不能夠完全勝任該項工作，在工作中，往往會關注科技成果的投入和產出，忽視了檔案的科技屬性，直接降低了管理有效性。

二、改進建議

（一）重視檔案管理。作為新時期的企業管理者，要明確認識到當今社會，科技是第一生產力這一事實，重新審視科技檔案對于企業生存和發展產生的重要作用，提高對檔案管理的認識，并立足于當前本企業科技檔案管理現實情況，從人員、社會等多個角度入手，完善相關配套設施。同時加大對科技檔案管理重要性的宣傳力度，管理者樹立良好的榜樣，引導員工樹立檔案重要的意識，為該項工作有序開展提供有力支持。另外，檔案管理部門要自覺承擔起檔案管理責任，推進檔案管理工作朝著程序化、科學化方向發展。

（二）建立收集制度。制度是工作順利開展的依據和保障。企業科技檔案管理工作不到位的主要原因在于缺少完善的制度支持。因此企業管理者要對檔案整理等工作細節制定規章制度，定期督促部門對歸檔的科技文件進行整理，并上交到檔案管理部門，而檔案部門也要給予相應的配合，并安排人員直接參與到各門類科技文件、材料整理過程當中，各部門之間良好溝通和交流能夠確保文件資料更加完整、案卷更加規范，減少并逐漸消除資料不完善等不良問題。企業要給予科研人員更多鼓勵，使其能夠落實好歸檔工作，兼顧科技研發和檔案梳理兩方面工作，提高檔案管理水平。科技檔案是所有科研人員智慧的結晶，只有不斷完善檔案，才能夠真正挖掘檔案的科學價值，進而為企業持續發展提供科技支持。

（三）引進先進技術。不同于傳統時代，企業現代化發展形勢下，很多科技資料不能夠更加完整地體現在紙質文件上。因此企業要認識到信息化建設不僅僅局限在生產、經營方面，還有管理，尤其是科技檔案的管理。企業要將科技檔案管理納入到管理體系當中，對檔案進行科學、合理歸檔和保存。值得注意的是要十分重視對資料的保護，避免被惡意修改、盜竊等。目前對于資料的保護技術有很多，如防火墻技術、存取權限控制及加密法等。其中防火墻技術由狀態監測、服務等多種技術組合而成，企業可以根據自身實際情況，引入適合的防護技術，實現對電子檔案保護的同時，還能夠減少紙質文件的使用，延長檔案使用壽命。

（四）規范管理流程。知識經濟時代，企業檔案都具備原始記錄，其中包括未公開、未申請專利等多項內容，以圖形、文字等多樣化形式存在著。獲知這些信息，等同于知曉了企業的機密，如果被他人掌握，后果可想而知。因此如果企業檔案材料不收集、不整理，極有可能對企業造成一定經濟損失。企業管理者應支持檔案人員依法行事，及時準確地收錄檔案，并將其統一歸納到檔案部門，實現統一管理。不僅如此，還應制定配套制度，如借閱制度，根據檔案的機密等級，履行相應的審批手續；或者銷毀制度，對于失去保存價值的資料要經過專門的鑒定，并由銷毀小組負責，確保銷毀工作嚴謹、規范，逐漸形成立體化、長效檔案管理機制。

（五）加強人員培訓。檔案管理人員素質直接影響管理水平。知識更新日新月異，檔案管理知識也隨之發生變化。因此只要不斷培養人員，提升其綜合素質，才能夠更好地落實該項工作。具體來說，第一，增強人員使命感，促使人員能夠真正認識科技檔案對于企業及社會發展的真正意義，在工作中能夠更好地履行自己的職責和義務。第二，企業結合自身發展現狀，制定系統、合理的培訓體系，促使管理人員能夠掌握最新、最先進的檔案管理技術，在突出管理基礎性的同時，提高管理有效性。第三，定期組織兼職檔案人員培訓班。由于兼職人員具有流動性大的特點，會影響檔案管理的連續性，而采取這種方式，能夠消除兼職人員的空白帶，同樣將知識和技術滲透給兼職人員，從根本上建立一支高素質、高技能的管理隊伍，進而認真落實科技檔案管理工作。

作者:張曉春 單位:陡河發電廠檔案室