信息化下高校檔案管理創(chuàng)新

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摘要：新一代信息技術(shù)的發(fā)展重構(gòu)了物聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算、大數(shù)據(jù)等信息技術(shù)的新形態(tài)，改變了人們的生產(chǎn)、生活和工作方式。高校作為科研、人才培養(yǎng)的高地，在教書育人過程中往往會(huì)出現(xiàn)各類檔案，如何依托先進(jìn)的信息技術(shù)科學(xué)利用檔案，成為擺在人們面前的現(xiàn)實(shí)課題。探索信息化視域下高校檔案管理的創(chuàng)新，為破解這一難題提供新思路。

關(guān)鍵詞：信息化；高校檔案；管理；創(chuàng)新

新一代信息技術(shù)依靠強(qiáng)勁的實(shí)力，重構(gòu)了大數(shù)據(jù)、云計(jì)算以及物聯(lián)網(wǎng)等信息技術(shù)的新業(yè)態(tài)，對人們的生產(chǎn)生活等產(chǎn)生了重要影響，已融入到人們生產(chǎn)生活的各個(gè)方面。高校是智力資源的高地，是人才培養(yǎng)的重鎮(zhèn)，為推動(dòng)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展提供了智力支撐。在高校人才培養(yǎng)過程中，產(chǎn)生了大量檔案。借助新一代信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化，建構(gòu)檔案信息化管理體系，將全面提升檔案管理及利用效能。[1]

一、高校檔案信息化能提高檔案利用效能

信息化時(shí)代要求高校檔案管理依托網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息通訊技術(shù)，將信息化模式充分融入到檔案管理中，把高?？蒲小⑷瞬排囵B(yǎng)以及社會(huì)服務(wù)等方面的大量檔案數(shù)據(jù)資料當(dāng)成一個(gè)整體進(jìn)行處理，形成信息化檔案資源，再借助互聯(lián)網(wǎng)，形成了超大規(guī)模管理信息化系統(tǒng)，全面擴(kuò)大檔案共享范圍，提升檔案信息的整體利用效能，確保檔案事業(yè)的和諧發(fā)展。借助計(jì)算機(jī)加強(qiáng)檔案信息化，使之成為可度量的文字、數(shù)據(jù)或者是圖表，形成科學(xué)模型，呈現(xiàn)出一定規(guī)律性，轉(zhuǎn)變成二進(jìn)制代碼并傳送至計(jì)算機(jī)內(nèi)部，進(jìn)行統(tǒng)一處理，不僅能實(shí)現(xiàn)快速瀏覽，還能提高通用性、安全系數(shù)指標(biāo)，實(shí)現(xiàn)檔案信息效能的最大化。[2]

二、信息化視域下高校檔案體系建設(shè)的重點(diǎn)

（一）檔案的信息化與安全性。檔案信息化是高校檔案信息體系之基。具體來講，高校檔案信息化重點(diǎn)包含紙質(zhì)檔案、照片、音頻及視頻檔案等的信息化，這主要是由于檔案有其特殊性，檔案信息的檢索查詢上存在諸多不便，在保管與利用上也受到不同程度的束縛。借助多媒體技術(shù)、信息圖像技術(shù)等相關(guān)信息技術(shù)，對其進(jìn)行信息化處理，將照片、音頻、紙質(zhì)文件、底片以及視頻等新通過掃描儀、數(shù)碼相機(jī)、音頻收集器等，采用信息形式將其存于介質(zhì)中，利用網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)處理能力，提高檔案信息使用效能。檔案信息安全性是高校檔案管理體系的重要組成部分。該部分重點(diǎn)包含完整性、保密、身份認(rèn)證、不可否認(rèn)性等方面，最基本的要求是保密性。檔案信息安全既要保障檔案數(shù)據(jù)的安全，避免被非法竊取與利用，又要保證檔案信息的完整準(zhǔn)確。（二）檔案信息的管理與共享。檔案信息管理重點(diǎn)包含數(shù)據(jù)的保管、信息的檢索與使用等。信息的使用在檔案信息管理中處于核心地位，完整的信息化檔案管理體系包含目錄、全文、圖像、音頻、視頻等信息的管理。此外，加強(qiáng)高校檔案資源共享有助于為師生提供靈活、便捷檔案信息服務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化。檔案信息共享的重點(diǎn)圍繞數(shù)據(jù)、使用者身份確認(rèn)以及檔案數(shù)據(jù)授權(quán)等方面展開，師生和檔案數(shù)據(jù)經(jīng)由共享機(jī)制實(shí)現(xiàn)關(guān)聯(lián)，借助授權(quán)機(jī)制，將數(shù)據(jù)的訪問權(quán)給予特定用戶，用戶可以通過修改涉密程度來實(shí)現(xiàn)對文件訪問范圍的控制。[3]

三、信息化視域下高校檔案管理的創(chuàng)新思路

（一）提高檔案信息化軟硬件建設(shè)水平。檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)在檔案工作中處于基礎(chǔ)地位。加強(qiáng)檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，需要堅(jiān)持全局謀劃、統(tǒng)一模式、分級(jí)創(chuàng)建以及安全保密的基本原則；突出檔案信息化管理為基礎(chǔ)，充分借助當(dāng)前運(yùn)作較為成功的校園網(wǎng)，創(chuàng)建信息化檔案網(wǎng)絡(luò)，全面推動(dòng)高校信息化檔案體系建設(shè)；適當(dāng)通過增加經(jīng)費(fèi)，按照高校檔案館建設(shè)的要求，科學(xué)配置資源，建立工作站、數(shù)碼相機(jī)、服務(wù)器、掃描儀、數(shù)碼攝像機(jī)等基礎(chǔ)性設(shè)施。在軟件的開發(fā)與使用上，可以選擇適宜高校檔案信息管理方面的軟件，并實(shí)現(xiàn)與校內(nèi)OA辦公系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)對接，實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享以及自動(dòng)化管理。（二）加大檔案信息資源建設(shè)力度。在信息化時(shí)代，要把信息資源與實(shí)體資源置于同等重要位置，將它們發(fā)展成高校檔案資源的主體之一。從當(dāng)前對檔案管理的情況來看，檔案的信息化管理還處在初步發(fā)展階段，在數(shù)據(jù)的搜集、使用以及管理等方面還存在一定隨意性，容易遺失信息資源。同時(shí)，從高校檔案館發(fā)展的未來趨勢來看，只有在提供充足信息資源的情況下，才能滿足廣大師生對信息的訴求，激發(fā)檔案的生命力與影響力。。一是創(chuàng)建信息資源的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。一般來講，異構(gòu)數(shù)據(jù)庫容易導(dǎo)致“信息孤島”的出現(xiàn)，會(huì)降低資源整合水平。為此，需要?jiǎng)?chuàng)建規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化體系，創(chuàng)建信息檔案信息庫，這是開展檔案資源整合的基礎(chǔ)與前提；需要?jiǎng)?chuàng)建元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)、電子檔案存儲(chǔ)格式規(guī)范、電子文檔管理標(biāo)準(zhǔn)、音視頻檔案管理規(guī)范，更好地厘清現(xiàn)有檔案的基本情況。二是加快傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的信息化進(jìn)程，從實(shí)際出發(fā)，創(chuàng)建信息化檔案庫。實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)載體檔案目錄編排的信息化，創(chuàng)建檔案的目錄數(shù)據(jù)庫，借助信息管理系統(tǒng)來共享目錄內(nèi)的信息資源。同時(shí)，借助多媒體技術(shù)，將經(jīng)過整理與鑒定的音頻、視頻檔案，轉(zhuǎn)換成信息，并按照聲音、動(dòng)畫、文字等創(chuàng)建檔案數(shù)據(jù)庫。也要加快文檔的一體化管理進(jìn)程，確保信息文件在背景、內(nèi)容等方面的準(zhǔn)確、完整。[4]三是強(qiáng)化電子類文件的收檔與管理工作，并實(shí)現(xiàn)信息資源來源的多元化，包含電子文件、網(wǎng)頁、博客、微博等，建立形式多樣的信息資源，如在線檔案、專題檔案、信息檔案目錄以及檔案教室等，確保提升信息檔案收集與管理水平。四是實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。檔案館要充分把握高校信息化建設(shè)機(jī)遇，依靠網(wǎng)絡(luò)發(fā)展的獨(dú)特優(yōu)勢，建立信息化檔案管理的計(jì)劃與規(guī)劃，依托通信、網(wǎng)絡(luò)、多媒體技術(shù)等為基本手段，形成高校檔案信息主頁，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上檔案的歸檔與檢索，方便師生在線瀏覽，全面提升檔案信息資源共享水平。[5]（三）建立檔案安全技術(shù)支撐體系。首先，建立WEB下的檔案管理服務(wù)體系。在當(dāng)前高校綜合集成檔案信息管理系統(tǒng)中，主要通過計(jì)算機(jī)來完成檔案信息的保存、檢索、轉(zhuǎn)化以及共享等。所以，高校檔案信息管理體系需要為師生提供網(wǎng)狀服務(wù)系統(tǒng)，方便師生根據(jù)自身需要來檢索與瀏覽檔案信息。借助強(qiáng)大的計(jì)算機(jī)技術(shù)，個(gè)人很容易在WEB上獲得建議站點(diǎn)。其次，建立安全技術(shù)保障系統(tǒng)。在高校檔案管理中，需要強(qiáng)化網(wǎng)絡(luò)安全的管理工作，并采取相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)預(yù)防措施，免受黑客、電腦病毒等的攻，強(qiáng)化在信息安全與保密。同時(shí)，也要對高校檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控，充分落實(shí)網(wǎng)絡(luò)安全問題責(zé)任，建立信息安全保障系統(tǒng)。再次，建立師生/服務(wù)器相支撐的檔案管理結(jié)構(gòu)系統(tǒng)。高校檔案信息管理系統(tǒng)能通過師生/服務(wù)器將高校檔案信息管理體系、高校檔案管理結(jié)構(gòu)體系進(jìn)行銜接，并將其分成客戶機(jī)/服務(wù)器的結(jié)構(gòu)模式處理共享型檔案信息，借助商業(yè)邏輯、用戶界面以及系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫，執(zhí)行各自任務(wù)，完成檔案信息的管理與共享工作。[6]（四）構(gòu)筑檔案管理信息服務(wù)體系，建立復(fù)合型檔案管理隊(duì)伍。首先，打造檔案管理信息服務(wù)體系。一是建立高校檔案用戶需求評(píng)價(jià)指標(biāo)，創(chuàng)建檔案管理信息服務(wù)系統(tǒng)，讓用戶對檔案信息管理系統(tǒng)存在的現(xiàn)實(shí)問題給出科學(xué)有效的建議，并對管理系統(tǒng)中教學(xué)檔案、人事檔案、科研檔案等不同檔案給出相應(yīng)評(píng)價(jià)，進(jìn)而從現(xiàn)實(shí)需要出發(fā)創(chuàng)建高校檔案需求評(píng)價(jià)的整體指標(biāo)，為檔案信息管理體系的建構(gòu)提供科學(xué)建議。二是善于從用戶的現(xiàn)實(shí)需要出發(fā)，適當(dāng)拓寬服務(wù)領(lǐng)域，對檔案信息開展綜合性管理，將多元信息類型采用編碼程序轉(zhuǎn)化成彼此聯(lián)系的動(dòng)態(tài)檔案，并從用戶對檔案信息的現(xiàn)實(shí)需要、高校教育改革的需求出發(fā)，不斷拓展高校檔案信息服務(wù)體系，滿足現(xiàn)實(shí)的需要。[7]三是創(chuàng)建人性化的檔案管理服務(wù)系統(tǒng)。一般來講，高校檔案管理服務(wù)系統(tǒng)中包含了網(wǎng)絡(luò)化信息化方面的內(nèi)容。通過對用戶需求的調(diào)研，全面了解他們對檔案新系統(tǒng)的需要，有針對性地為用戶提供科學(xué)的咨詢服務(wù)，改善檔案工作的服務(wù)水平，提高對信息管理系統(tǒng)的綜合滿意度。[8]因此，打造檔案管理信息服務(wù)體系有助于推動(dòng)高校檔案管理信息化進(jìn)程。其次，建立復(fù)合型檔案管理隊(duì)伍。信息化背景下，高校檔案信息化管理體系屬于高新技術(shù)項(xiàng)目，涉及通訊、計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等多個(gè)方面。這要求專業(yè)人員既要掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，還要精通檔案管理。所以，高校檔案管理部門要在培養(yǎng)與提升現(xiàn)有檔案館工作人員素質(zhì)的基礎(chǔ)上，結(jié)合實(shí)際需要，引進(jìn)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、檔案專業(yè)等方面的復(fù)合型人才。同時(shí)，也要從檔案信息化管理的未來需要出發(fā)，對從事信息管理方面的人員進(jìn)行全面的培訓(xùn)，既要通過培訓(xùn)掌握專業(yè)知識(shí)，對涉及檔案管理方面的知識(shí)開展綜合性培訓(xùn)，提升培訓(xùn)質(zhì)量，要建立完善的考核評(píng)價(jià)與競爭激勵(lì)機(jī)制，激發(fā)廣大檔案人員的積極性，提升綜合素養(yǎng)。[9]另外，也要建立人性化的管理服務(wù)系統(tǒng)，通過問卷調(diào)研形式，了解師生的需求，并有針對性地開展相關(guān)的咨詢服務(wù)，改善服務(wù)態(tài)度與服務(wù)模式，提供熱情、人性化服務(wù)，滿足信息化條件下高校檔案管理的現(xiàn)實(shí)訴求，全面提升檔案管理水平。

總之，信息化時(shí)代的高校檔案管理，必須借助計(jì)算機(jī)，實(shí)現(xiàn)檔案信息化。信息化時(shí)代高校檔案體系建設(shè)的重點(diǎn)，體現(xiàn)在檔案的信息化與安全性、檔案信息的管理與共享。為此，信息化時(shí)代高校檔案管理體系建設(shè)，不僅要加強(qiáng)檔案信息化軟硬件設(shè)施建設(shè)，加大檔案的信息資源建設(shè)力度，還要?jiǎng)?chuàng)建檔案管理的技術(shù)支撐體系，建立一流的復(fù)合型檔案管理隊(duì)伍，全面提升高校檔案管理水平。

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作者:楊旭中 單位:江蘇醫(yī)藥職業(yè)學(xué)院