信息管理在企業使用過程中的缺陷及方案研討

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[摘要]信息時代是一個以信息為基礎的新經濟時代、一個知識成為生產力的時代。在信息管理系統日漸流行的今天，我們在看到管理信息系統帶來效益的同時,也要正視其在實際開發和應用中出現的問題，本文結合案例，對企業實施管理信息系統中出現的一些突出問題和對策進行了探討。

[關鍵詞]信息管理系統引入階段開發階段應用階段

一、管理信息系統概論

1.管理信息系統的概念

管理信息系統,是一個由人、計算機及其他外圍設備等組成的能進行信息的收集、傳遞、存貯、加工、維護和使用的系統。其主要任務是最大限度的利用現代計算機及網絡通訊技術加強企業的信息管理,通過對企業擁有的人力、物力、財力、設備、技術等資源的調查了解,建立正確的數據,加工處理并編制成各種信息資料及時提供給管理人員,以便進行正確的決策,不斷提高企業的管理水平和經濟效益。

2.管理信息系統的分類

管理信息系統劃分的方法有很多中。按管理信息系統的組織功能劃分,可以分為辦公系統、決策系統、生產系統和信息系統。現代企業中比較普遍的管理信息系統有企業資源計劃系統（ERP）、供應鏈管理（SCM）、客戶關系管理（CRM）等等。

3.管理信息系統的作用

管理信息系統能給企業帶來以下幾點好處：對于基層工作人員來說,利用管理信息系統對日常經營和生產活動進行管理,可以將企業在業務流程中所需要的信息整合起來,通過電子化使信息處理更加高效準確、業務流程更加流暢。對于中層管理人員來說,管理信息系統尤其是ERP的使用,對企業運作中的各種信息進行了集中、完備、透明地處理,盡最大的可能消滅了信息孤島的狀況,能使中層管理者清楚了解企業的運作情況。對于高層管理者來說,管理信息系統電子化處理的高效性和準確性和強大的統計和數據分析功能會更好地支持管理者作出快速反應和決策。

二、信息管理系統應用中出現的主要問題以及對策

管理信息系統雖然已進入了很多企業中,但是由于種種原因,其實施效果還有很多不盡人意的地方。例如在我國,ERP成功率不高已是個不爭的事實。2005年之前的所有數據表明,國內企業實施ERP的成功率最高的不超過30%,即使在已經成功實施ERP或其他大型IT系統的用戶中,各種應用問題也時有發生。在不同階段,體現出來的問題也不一樣。這里主要分析一下共性的問題。

1.引入階段

（1）存在的問題

引入管理信息系統的目的是什么?這是每個企業在引進管理信息系統前必須面對和回答的第一個問題。為了實際需要而引入管理信息系統的企業,會出現對實施過程中可能出現的困難估計不足的情況。實施信息管理系統需要大量的資金投入、良好的硬件設備以及企業對改革業務流程的決心和實行人員調配等方面的準備。管理信息系統是一種先進管理思想的載體,必將要求企業的業務流程作出適當的改革和優化。

（2）解決問題的對策

做好前期的準備工作前期準備工作包括對實施管理信息系統的可行性分析、在企業內部的宣傳、選擇合適的團隊進行開發等,做好這些工作能為后續的開發工作打下良好的基礎。領導對實施管理信息系統有沒有全面的、清楚的認識往往影響到員工對管理信息系統的看法以及實施的最終狀況。

2.開發階段

（1）存在的問題

開發階段面臨的第一個問題就是管理信息系統項目開發。如果是外包的話,軟件開發商承擔軟件的開發以及維護工作。如果采用內部開發方案的話,企業內部人員將承擔上述工作,對企業開發人員的要求比較高?，F在大多數的企業都采用外包方案。外包往往使企業不重視調研、開發,認為交給開發商就可以了,導致了后來軟件不能很好地符合企業的需求。

（2）解決問題對策

開發要建立在充分調研的基礎之上,并注意讓用戶參與到建模等過程中。如果在軟件調研方面沒有用戶的參與,只是幾個領導拍板決定的話,那選出的系統很有可能就沒有最大限度地考慮到用戶的真實需要,到頭來不是效率提高得不顯著,就是造成資源的浪費。大多數技術人員還是不能直接理解由業務語言描述的模型,因此技術人員需要在用戶的幫助下進行技術建模,將業務需求說明書轉化為技術人員可以理解的語言。要盡量定制出適合自己的產品。

3.應用階段

（1）存在的問題

雖然在開發階段克服了很多難題,但是并不意味著應用階段就會輕松很多。例如開發階段克服的大多數都是技術上的問題，那么在應用階段需要克服的更多是“人”的問題。人和信息,才是管理信息系統的最重要部分。管理信息系統是一個技術問題,也是“人”的問題。管理信息系統需要靠人來實施,而因為系統的實施會帶來對員工的觀念的沖擊、對已有的工作流程的沖擊、甚至與個人利益產生沖突,所以怎樣才能讓員工真正落實系統、使其產生預期的效益是一個重要的問題。

（2）解決問題的對策

有步驟、有層次地推進管理信息系統的實施正如上文所分析的那樣,管理信息系統實施的過程中要考慮很多有關“人”的因素。企業的信息化不是一步到位的事情,要根據實際情況循序漸進地推進。在起步階段不一定要馬上建立一個無所不包的完整系統而是要根據自身企業的特點一步一步推進。要幫助使用者克服抵觸心理,以及提高其操作能力,因為“人”才是信息化中的關鍵要素。

三、結束語

很多知名企業在實施ERP系統的時候都遭受過失敗。例如陶氏化學在花費了7年時間和大約5億美元試圖實施一套基于大型機的ERP包之后,丟棄了這個項目,重新從客戶機、服務器開始。實施管理信息系統是一件需要深思熟慮的事情,實施過程中也會有重重困難。充分調研、充分溝通、科學建設、合理組織,才能對管理信息系統的成功實施打下良好的基礎。