企業(yè)銷售內(nèi)部控制論文

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一、ERP環(huán)境下的企業(yè)內(nèi)部控制

1.ERP系統(tǒng)及其特點。ERP從廣義上講,指的就是在大信息化時代背景下，借助快速發(fā)展進步的電子信息技術,將企業(yè)的所有資源集中到一起,主要是實現(xiàn)企業(yè)核心業(yè)務的自動化。ERP系統(tǒng)主要專注于簡化企業(yè)常規(guī)業(yè)務處理的流程,將傳統(tǒng)的人工操作模式轉(zhuǎn)化為一個相對完善的人機結合的操作系統(tǒng)，提高整個企業(yè)的運行效率,也為企業(yè)的管理層對企業(yè)進行管理提供有效管理手段。ERP系統(tǒng)是一個以集成性、及時性為主要特征的管理系統(tǒng),已經(jīng)為各大中小型企業(yè)所使用,這種人機結合的操作系統(tǒng)與以往傳統(tǒng)的操作系統(tǒng)相比,表現(xiàn)為以下特點。（1）ERP系統(tǒng)顯著提高企業(yè)管理水平。在管理系統(tǒng)中的配置使企業(yè)的管理效率有了極大的提升,同時將人為因素對企業(yè)各項業(yè)務活動處理的影響降到更低的水平,這樣一來就提高了企業(yè)各項工作運轉(zhuǎn)的效率。（2）ERP系統(tǒng)促使企業(yè)管理工作更加系統(tǒng)和深入。傳統(tǒng)環(huán)境下的企業(yè)管理,只要注意嚴格把控人為因素即可,但是在ERP環(huán)境下,企業(yè)的管理不僅僅涉及人為因素,同時還要做好對信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)以及對信息系統(tǒng)本身的管理和監(jiān)控,這種情況下要實現(xiàn)高效的企業(yè)管理就更是難上加難。（3）ERP系統(tǒng)使業(yè)務數(shù)據(jù)和財務數(shù)據(jù)高度集成化。企業(yè)在正常運營過程中，每發(fā)生一項業(yè)務活動,該項業(yè)務所涉及到的數(shù)據(jù)將會迅速及時地傳遞到ERP系統(tǒng),使所有的業(yè)務人員和會計人員都能夠快速地獲取所需要的信息并對數(shù)據(jù)進行處理,這樣就在很大程度上避免了因數(shù)據(jù)傳遞過程中的延時性而導致的一些差錯。2.ERP與企業(yè)內(nèi)部控制。內(nèi)部控制在管理層面是不可或缺的元素,實踐證明,有效的內(nèi)部控制則企業(yè)強大,無效或低效的內(nèi)部控制則企業(yè)混亂無序。在新的信息系統(tǒng)環(huán)境下,企業(yè)內(nèi)部控制體系的主要目的仍然是確保企業(yè)資產(chǎn)安全,確保各項工作順利且高效進行,確保各項數(shù)據(jù)和信息真實可靠,其所包含的五個基礎組成部分也沒有發(fā)生改變。它們?nèi)匀皇强刂骗h(huán)境、控制活動、風險評估、信息與溝通、對環(huán)境的監(jiān)控五個要素,但是在新的信息系統(tǒng)環(huán)境下,這五個要素也分別表現(xiàn)出其新的特征,導致在ERP環(huán)境下企業(yè)實施內(nèi)部控制表現(xiàn)出一定的特殊性。（1）控制活動重心發(fā)生了變化。ERP環(huán)境下,企業(yè)所有業(yè)務流程的相關處理和操作都是由會計人員和業(yè)務人員通過計算機系統(tǒng)操作來進行,所有涉及到的數(shù)據(jù)都自動儲存在ERP系統(tǒng)內(nèi),內(nèi)部控制不僅是要對各項審批程序進行控制,更要確保計算機系統(tǒng)本身是安全可靠的，所以內(nèi)部控制的重心由傳統(tǒng)模式下的人變?yōu)榱爽F(xiàn)在的人與機。（2）控制風險進一步提升。ERP環(huán)境下,企業(yè)很多業(yè)務流程的審批是根據(jù)系統(tǒng)內(nèi)已經(jīng)設定的初始設置來進行的，如果ERP系統(tǒng)的初始設置本身就存在一定問題或者獲得授權審批的人員出于某些私人目的人為地對這些設置進行了修改，都會使ERP系統(tǒng)在處理業(yè)務活動時出現(xiàn)問題，使內(nèi)部控制風險提高。（3）控制環(huán)境是以團隊整體控制為總框架。控制環(huán)境為企業(yè)發(fā)展塑造了一個基本的框架和構造，決定著企業(yè)的基本氛圍和格調(diào)，對于塑造企業(yè)文化、提高企業(yè)凝聚力、潛移默化地影響企業(yè)員工的控制意識都有著極其重要的作用。（4）信息與溝通的層面更要著重注意對各模塊之間的協(xié)調(diào)管理、統(tǒng)一控制。ERP改變了以往的電子信息系統(tǒng)環(huán)境，使得各部門之間信息、數(shù)據(jù)的共享程度更高，各部門之間的溝通和交流更加方便。一項業(yè)務活動的發(fā)生可能需要幾個模塊共同操作，在傳統(tǒng)模式下這可能是一項很復雜的工作，但是在ERP環(huán)境下，各種業(yè)務數(shù)據(jù)都是通過網(wǎng)絡來進行分享和傳遞的，如果某個環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，其他模塊也能夠及時了解并作出相應的處理,使得工作極大程度地高效化。（5）需要對所使用的ERP系統(tǒng)本身進行有效的管理和監(jiān)督，使得ERP環(huán)境下的內(nèi)部控制更加復雜。企業(yè)日常業(yè)務活動的處理都要用到電子信息系統(tǒng)，在ERP環(huán)境下，由業(yè)務人員將原始數(shù)據(jù)手動輸入ERP系統(tǒng)中，系統(tǒng)就會根據(jù)這些原始數(shù)據(jù)自動生成很多單據(jù)、憑證，這樣就解決了傳統(tǒng)環(huán)境下工作效率低下的問題。

二、ERP環(huán)境下企業(yè)銷售業(yè)務的基本流程分析

對企業(yè)銷售業(yè)務進行內(nèi)部控制的目的主要是降低銷售過程中由于一些業(yè)務處理的不恰當而導致的風險，由此盡最大努力去避免不必要的損失，將可能面臨的風險降到一個可接受的水平。而風險是無處不在的，它可以存在于銷售和收集過程的各個方面，所以，為了能夠深入了解和分析在ERP環(huán)境下,企業(yè)如何對銷售環(huán)節(jié)實施有效的內(nèi)部控制,從而有效合理地對內(nèi)部控制制度進行再設計，首先應該做到的就是熟悉和了解ERP環(huán)境下的企業(yè)銷售流程和收集流程的各個環(huán)節(jié),在ERP環(huán)境下,大部分企業(yè)銷售和收款業(yè)務的處理如下，見圖1（見下頁）。1.接到訂單申請，創(chuàng)建銷售訂單。在大多數(shù)企業(yè)中，每一筆銷售業(yè)務都開始于客戶向企業(yè)提交訂單申請，然后企業(yè)會根據(jù)客戶對于產(chǎn)品的要求交由銷售部門來創(chuàng)建銷售訂單。在這個過程中，應該重點關注的就是客戶的信用程度高低和銷售訂單是否合乎標準，以此作為是否接受該筆訂單的一個參考的標準。2.審核銷售訂單，簽訂銷售合同。為了能夠使供貨方和銷售方清楚地知曉各自各自所享有的權利以及應承擔的責任與義務，并確保交易發(fā)生后貨款能夠及時收回，交易雙方必須要按照一定的程序來簽訂銷售合同。一般情況下，獲得授權的人員會與客戶擬定一份銷售合同草案，主要包括商品名稱、商品數(shù)量和商品質(zhì)量，運輸方式、付款期限、付款方式等內(nèi)容。銷售部門會根據(jù)企業(yè)的銷售政策審查批準銷售合同草案，審批時，審批人員的工作重點是銷售合同草案是否有利于公司利益、貨款能否及時收回、權利與義務的劃分是否明確、如有糾紛雙方應該如何解決等等。3.信用審核。信用審核的主要目的是保證在交易達成后企業(yè)能夠在合同規(guī)定的期限內(nèi)收到貨款，減少壞賬損失，切實地保障企業(yè)經(jīng)濟利益的流入。首先，信用管理部門會深入了解和調(diào)查客戶以往的交易記錄以了解其資信狀況，再根據(jù)企業(yè)常規(guī)的銷售政策、信用政策，確定信用額度、信用期限，然后將信用客戶的最高授信額度、付款期限等數(shù)據(jù)輸入ERP系統(tǒng)。然后，在進行信用審批時，ERP系統(tǒng)自動根據(jù)內(nèi)置的信用政策和審批程序進行審批，信用政策通常包括兩個方面：信用期限和信用限額，不符合信用政策的訂單將會被凍結。4.錄入銷售訂單,生成發(fā)貨單。銷售合同草案經(jīng)過相關人員的批準后，銷售人員將與客戶就具體交易細節(jié)進行協(xié)商，最終簽訂正式的銷售合同，雙方的合作關系正式達成,此時，銷售訂單將會被錄入ERP系統(tǒng)，ERP系統(tǒng)將自動生成發(fā)貨單。確認貨物出倉以后，管理人員將根據(jù)訂單的狀態(tài)實時地對倉儲管理系統(tǒng)的存貨數(shù)據(jù)進行更新,實時反映企業(yè)庫存量。5.生成出庫單，出庫發(fā)貨。倉儲部門在收到發(fā)貨單以后，會按照發(fā)貨單的要求，錄入出庫單，貨物安排就緒以后，會對發(fā)貨單上列出的名稱、數(shù)量、規(guī)格、批號等信息進行一一核對，經(jīng)核對無誤后會合理地安排發(fā)貨時間，同時對ERP系統(tǒng)中的該批銷售發(fā)貨單進行勾對操作。6.開具虛擬銷售發(fā)票，申請金稅發(fā)票。發(fā)票出庫單確認無誤以后，就要在ERP系統(tǒng)中開具虛擬發(fā)票，這項工作在系統(tǒng)正常操作的情況下通常沒有錯誤。在稅務發(fā)票生成以后，會計人員下一步要進行的操作就是根據(jù)發(fā)票來過賬。虛擬銷售發(fā)票過賬的主要目的是確認是否所有的已發(fā)貨出庫的貨物都已開具發(fā)票、是否有虛假交易開具發(fā)票或重復開具發(fā)票等。7.收款。為保證收款環(huán)節(jié)的正常進行，應該確保收款業(yè)務是按照ERP系統(tǒng)中的三種收款方式即預收賬款收款方式、賒銷方式、直接收款方式來進行款項的收回的。現(xiàn)如今市場競爭極度激烈，企業(yè)會給出各種優(yōu)惠條件來爭取客戶，而賒銷在三種銷售方式中已經(jīng)成為主要的銷售方式。賒銷會在很大程度上提高企業(yè)的銷售量和銷售收入，但是賒銷也存在著很大的風險，貨款能否及時地收回是不確定的，企業(yè)只能根據(jù)客戶的信用程度來決定是否要賒銷給客戶。如果企業(yè)銷售貨物的方式是賒銷，那么在此過程中，企業(yè)應該重點關注的就是應收賬款的管理問題，款項能否按照預期準時收回，在一定程度上與應收賬款的管理有著密不可分的聯(lián)系，所以就要重點關注如何對應收賬款進行有效的管理。在實際受到貨款時，錄入收款單，及時轉(zhuǎn)銷該筆應收賬款,實時反映應收賬款的金額。8.銷售退回、銷售折扣與折讓。企業(yè)已經(jīng)售出的商品如果存在質(zhì)量問題或者其他問題，商品可能會被退回，也有可能購貨方會要求企業(yè)給予其一定的銷售折讓、折扣。銷售退回業(yè)務包括三個步驟:對退回商品進行審批、驗收入庫退回貨物、沖銷應收賬款。應該注意的就是退貨一定要通過審批,還有退回貨物應該及時收回入庫并做相關記錄。銷售折讓和折扣包括兩個步驟:對給予客戶的折讓和折扣進行審核、核銷應收賬款。審批環(huán)節(jié)尤為重要，一定要符合相關的審批要求,嚴防徇私舞弊、收受回扣。9.壞賬注銷。對于確定無法收回的壞賬,企業(yè)應提供充足的證據(jù)和資料證明壞賬確實無法收回且符合會計政策,然后經(jīng)有關部門批準后，再由會計人員核銷壞賬。10.清賬。清賬指的是在月末的時候，由應收賬款管理人員對企業(yè)的應收賬款進行清理，對于已經(jīng)收回的應收賬款確認是否已經(jīng)進行了轉(zhuǎn)銷，這對于保證企業(yè)貨款及時收回發(fā)揮著極其關鍵的現(xiàn)實作用。

三、ERP環(huán)境下企業(yè)銷售業(yè)務內(nèi)部控制制度的設計和完善

ERP系統(tǒng)應用于內(nèi)部信息管理系統(tǒng)并成為其核心,這就表明,信息化大背景下,企業(yè)要想順利實現(xiàn)對所有資源的合理配置,就必須將企業(yè)內(nèi)部控制和管理與ERP系統(tǒng)相結合。絕大多數(shù)企業(yè)的盈利都是通過銷售收款來實現(xiàn)的,企業(yè)現(xiàn)金凈流量和凈利潤的實現(xiàn)必須直接依賴于銷售業(yè)務,這樣一來,銷售業(yè)務就成為企業(yè)其他各項業(yè)務活動的核心,其他各項業(yè)務活動都服務于銷售業(yè)務,它們的順利運行為銷售業(yè)務的順利運行提供重要保障。而在ERP系統(tǒng)操作環(huán)境下,人機結合使各項業(yè)務的處理更加復雜,銷售業(yè)務就更加應該受到重視,而銷售業(yè)務的內(nèi)部控制也就必然成為企業(yè)內(nèi)部風險控制的重點。熟悉了在ERP系統(tǒng)的操作背景下，銷售業(yè)務具體流程的各環(huán)節(jié)以后，就可以據(jù)根據(jù)各個環(huán)節(jié)所可能面對的重大風險點來對銷售業(yè)務的內(nèi)部控制制度進行合理化有效化的設計和完善。內(nèi)部控制制度的設計應遵循全面性原則，企業(yè)正常的經(jīng)營管理都會涉及到內(nèi)部控制，而且內(nèi)部控制貫通于各項業(yè)務活動的每一個環(huán)節(jié)，并于決策層、管理層和監(jiān)督層貫徹實施。ERP環(huán)境下，要想達到對企業(yè)銷售環(huán)節(jié)高效有力的控制，就應該在ERP系統(tǒng)中建立一個完整全面的內(nèi)部控制制度體系，使內(nèi)部控制滲透于企業(yè)銷售業(yè)務的每一個環(huán)節(jié)，對每個環(huán)節(jié)進行嚴格的驗收把控，提高銷售環(huán)節(jié)的工作效率，保證整個銷售業(yè)務的順暢進行，為提高企業(yè)的經(jīng)濟效益保駕護航。1.ERP環(huán)境下訂單環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制。企業(yè)每天會接到很多來自不同客戶的訂單申請，為了科學規(guī)范地去處理這些訂單申請，企業(yè)一般都設有獨立的訂貨管理模塊，對收到的訂單進行管控。銷售合同正式簽訂之后，企業(yè)與客戶的交易也就正式達成，此時就需要將銷售訂單錄入銷售管理模塊，如果沒有銷售訂單，也就不會有后續(xù)各種單據(jù)的生成，因此，對于企業(yè)正常的銷售業(yè)務，其內(nèi)部控制的關鍵的一步就是要加強企業(yè)對銷售訂單的控制，對商品類型、規(guī)格、數(shù)量及質(zhì)量、可給予客戶的信用期和信用額度,還有銷售價格和銷售折扣進行重點把控。所以，在訂貨環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制中，應注意以下三點。（1）企業(yè)應當在ERP系統(tǒng)中設置嚴謹認真的銷售業(yè)務審批程序，包括兩種:一是普通的業(yè)務審批程序，二是特殊業(yè)務審批程序，這種審批程序不符合正常的銷售政策。所有的銷售必須經(jīng)過嚴格的審查和批準，才可以執(zhí)行。（2）在ERP系統(tǒng)中檢查各項文件的準確性，將文件審查和相關的業(yè)務管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)相結合，例如，將進銷存模塊中的數(shù)據(jù)和生產(chǎn)模塊中的信息相結合，保證審批的合理性和有效性，從而避免企業(yè)簽訂銷售合同以后，因無法滿足客戶的需求而給企業(yè)帶來名譽損失和利益損失。（3）客戶提交訂單并與企業(yè)形成合作關系，企業(yè)才有利可圖，但是在這種利益的背后也隱藏著很大的風險，所以為了能夠保證銷售收入的正常實現(xiàn)，降低不確定性，應該在ERP系統(tǒng)中建立完整的客戶信息數(shù)據(jù)庫，對客戶以往所達成的交易進行全方位深入的調(diào)查，從而了解客戶的資信狀況，搜集相關信息并記錄入庫，并設置完整的程序?qū)山o予客戶的信用條件、信用額度、賒銷時間、最低銷售價格等進行審批。2.ERP環(huán)境下發(fā)貨環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制。通過審批的銷售訂單，就可以進入發(fā)貨環(huán)節(jié)。對發(fā)貨環(huán)節(jié)進行內(nèi)部控制制度設計，主要是為了降低倉儲管理人員在沒有得到授權的情況下出于某些利益圖謀私自發(fā)貨，以及發(fā)出貨物在品質(zhì)、規(guī)格等方面無法滿足客戶需求的可能性。發(fā)貨環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制應該注意以下幾點:（1）倉儲部門應該嚴格按照已經(jīng)審批通過的銷售出庫單來安排發(fā)貨，避免倉庫保管人員在沒有審批或?qū)徟鷽]有通過的情況下私自發(fā)貨。發(fā)貨時,要對企業(yè)和客戶雙方的情況進行全面考量，合理調(diào)配企業(yè)的庫存，同時也要考慮到客戶對這批貨物的需求是否十分緊急，然后合理有序地安排發(fā)貨，對出庫單要隨時跟蹤，保證整個出庫過程不存在徇私舞弊的情況，在確認貨物出庫以后，要及時更新存貨管理系統(tǒng)。（2）出庫單經(jīng)過配送監(jiān)管人員的審核以后，系統(tǒng)會提示是否要開具銷售發(fā)票。如果客戶要求貨物與發(fā)票同行，那企業(yè)就應該讓系統(tǒng)根據(jù)銷售訂單、銷售發(fā)貨單自動開具發(fā)票，然后將銷售發(fā)票與貨物一同發(fā)出;如果不要求的話，可以在客戶確認收貨以后再開具發(fā)票，這樣也能夠避免貨運途中一些意外因素導致票據(jù)與貨物不符。（3）在某一項業(yè)務的發(fā)生過程中，會涉及到很多單據(jù)、憑證以及會計記錄，這些資料及信息相互之間是密不可分的,它們共同確保一項經(jīng)濟業(yè)務的發(fā)生是客觀存在且合理合法的。因此，為了達到這個目的，我們應在ERP系統(tǒng)中關聯(lián)相關的票據(jù)、憑證等，如將銷售發(fā)票與銷售訂單、裝運憑證、銷售出庫單進行關聯(lián)，使這些相關票據(jù)的數(shù)據(jù)能夠互相追蹤、互相檢查,從而使企業(yè)管理人員能夠詳細全面地了解整個銷售業(yè)務的運行，保證ERP系統(tǒng)中所記錄的銷售業(yè)務都是完整可靠的。（4）ERP環(huán)境下，在職責分配方面，企業(yè)應該按照職務不相容原則來合理設計安排銷售業(yè)務環(huán)節(jié)涉及到的人員，存貨保管人員、貨物裝運審核人員、開具發(fā)票人員應該是不同的員工。3.ERP環(huán)境下收款環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制。（1）賒銷這種銷售形式在企業(yè)銷售業(yè)務過程中占到很大的比例,從時間價值的角度出發(fā)給予客戶優(yōu)惠，能夠在很大程度上吸引客戶，但是賒銷業(yè)務的發(fā)生使企業(yè)內(nèi)部控制的風險加大,所以本文既然是要對收款環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制制度進行設計，其重心就應證應收賬款信息實時有效，方便企業(yè)管理人員查看并做出一些相關決策。同時在收到貨款以后要對客戶信用信息庫進行更新，調(diào)整信用額度、信用期限等。（2）對于信用期限已過，但依舊無法收回的應收賬款，企業(yè)應在客戶資信狀況管理系統(tǒng)中重新對客戶進行信用測評，并在客戶信用信息庫中進行記錄和修改，將所有涉及到該客戶信用的信息同步進行更新。在下一次交易時，企業(yè)就可以根據(jù)修改過的信用數(shù)據(jù)確定可以給予客戶的最高賒銷額度、賒銷期限、信用條件等。（3）對于分期付款的交易，為了保證貨款及時收回，應該在ERP系統(tǒng)中設置一個應收賬款收回提醒程序，在付款日前大約一周提示客戶按時還款，保證貨款能夠如期收回，實際收到貨款時，由會計人員將收款單錄入銷售管理系統(tǒng)中，并以ERP系統(tǒng)內(nèi)設置的票據(jù)之間的對應關系為基礎對應收賬款進行自動核銷。

四、應對ERP環(huán)境下企業(yè)銷售業(yè)務內(nèi)部控制風險的實施措施

為了保障ERP環(huán)境下企業(yè)銷售與收款內(nèi)部控制制度能夠得到有效的實施，并充分發(fā)揮其作用，提出了以下幾點保障性的實施措施。1.企業(yè)管理人員應該注重建立和培養(yǎng)企業(yè)的風險防范思維和意識。風險隨時都可能發(fā)生在企業(yè)正常經(jīng)營活動的任意一個環(huán)節(jié)，為了避免在風險發(fā)生之時企業(yè)無從應對，就應該在風險未發(fā)生之前提前準備好相應的措施來應對可能會發(fā)生的風險。首先，應該在ERP系統(tǒng)中對客戶的資信狀況進行評估并實時更新和修改客戶信用信息庫，從而防范因客戶信用風險而導致企業(yè)承擔無法估量的損失。其次，企業(yè)要設置嚴格的信用審批程序，根據(jù)程序中設定的可以給予客戶的最高賒銷額度、賒銷期限、信用條件來對客戶所提交的訂單進行審批。2.在ERP系統(tǒng)中著重加強對銷售管理模塊應收賬款的管理，包括應收賬款的催收、應收賬款的對賬等。首先，對于信用期限已過仍然沒有收回的應收賬款應該按照應收賬款逾期時間長短分別管理，對于逾期已久的應收賬款要重點防范壞賬的產(chǎn)生，如果確定無法收回那就應該及時確認壞賬。其次，銷售人員應對于逾期仍然無法收回的的應收賬款應該經(jīng)常與客戶進行溝通并催促其歸還欠款，在歸還期限截止前一周應提醒客戶及時歸還，通過這樣的方式來盡可能降低應收賬款形成壞賬的風險。最后，企業(yè)應該設置專門的人員定期與客戶進行對賬（每半年一次），對于那些不符的賬款應該及時與客戶取得聯(lián)系并進行溝通，在需要的情況下也可實地對賬。

作者:王鳳 單位:山西省飲食服務公司