低碳經(jīng)濟檔案信息化論文

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一、高校檔案管理領(lǐng)域低碳信息化概念的提出及其必要性

檔案信息化是指運用現(xiàn)代信息技術(shù)將傳統(tǒng)的檔案實物、文本，包括圖片、文件、信函及聲音資料等轉(zhuǎn)化為相對應(yīng)的數(shù)字信息，在檔案管理活動中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對檔案信息資源進行處置、管理和為社會提供服務(wù)，加速實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的進程。實現(xiàn)檔案管理低碳信息化的必要性主要體現(xiàn)在節(jié)約資源、降低能耗、減少污染等方面。在我國實行可持續(xù)發(fā)展戰(zhàn)略中，“低碳”理念的培養(yǎng)關(guān)系著我國未來能否持續(xù)有效的發(fā)展。同樣，在檔案管理信息化建設(shè)中，我們應(yīng)該同樣重視低碳的作用。走低碳發(fā)展道路，既符合當前氣候環(huán)境合作的要求，也符合當前經(jīng)濟社會可持續(xù)發(fā)展的路徑。

二、低碳信息化的三大原則

應(yīng)開展檔案管理信息化低碳制度的可行性研究，在檔案信息化管理相關(guān)制度修訂中，增加低碳排放的有關(guān)規(guī)定，使電子文件的歸檔、檔案數(shù)字化、數(shù)字化檔案的保管、傳遞、利用等工作都能實現(xiàn)有序、標準和規(guī)范，為推動低碳信息化做保障。

三、低碳信息化的實現(xiàn)路徑

建設(shè)高校檔案管理領(lǐng)域的低碳信息化，實現(xiàn)檔案管理的可持續(xù)發(fā)展，要從不斷改進檔案管理現(xiàn)有的軟、硬件環(huán)境入手，改進檔案管理模式，實現(xiàn)建設(shè)效益化、管理低碳化、歸檔自動化、館藏數(shù)字化、利用網(wǎng)絡(luò)化。（一）建設(shè)的效益化。在檔案信息化建設(shè)過程中，要從節(jié)約成本、提高效益等方面來考慮最優(yōu)化路徑的設(shè)計，系統(tǒng)評估、比較研究，達到事半功倍的目的。如在軟硬件設(shè)備等的投入方面，要建立合理的資金投入預(yù)決算制度，加強各項經(jīng)費管理，使每一分錢都發(fā)揮其最大效益，以有限的投入達到產(chǎn)出最好的服務(wù)效果和最大的利用者滿意度。（二）管理的低碳化。引入先進、科學(xué)的管理理念，提倡“低碳管理”的理念和模式，提高檔案管理的效益和水平，降低檔案收集、整理、查閱、利用等日常檔案管理流程中不必要的能耗。例如，檔案查閱是檔案管理工作的一項重要內(nèi)容，查閱工作的難易取決于檔案管理系統(tǒng)的合理布局。而改善布局的有效方法就是加強對查閱資料的統(tǒng)計分析，利用這些統(tǒng)計數(shù)據(jù)，重新設(shè)計檔案利用的流向方式和分類布局。（三）歸檔的自動化。目前許多高校都在大力推進辦公文件自動流轉(zhuǎn)歸檔系統(tǒng)的建設(shè)，這較好地滿足了不斷增加的電子文件的管理和利用需求。但高校要歸檔的材料不只局限于文書性材料，還有大量的教學(xué)、科研、財會、出版等專門性材料，使得歸檔自動化的難度大大提高。應(yīng)通過對電子文件歸檔管理辦法與技術(shù)手段的研究，探討高校OA系統(tǒng)與教學(xué)、科研、財務(wù)等業(yè)務(wù)系統(tǒng)信息的有效集成和共享在文件收集歸檔環(huán)節(jié)的應(yīng)用，逐步實現(xiàn)歸檔工作的自動化，從源頭上解決傳統(tǒng)歸檔工作需要耗費大量人力、物力，成本高、效率低的問題。（四）館藏的數(shù)字化。隨著國內(nèi)信息化工作的穩(wěn)步推進，高校檔案界對檔案數(shù)字化尤其重視，但在此過程中，或多或少地存在著各種資源浪費，這種浪費大多是可以避免的。因此，在館藏數(shù)字化方面，重點是要更新觀念意識，采取積極的管理手段和技術(shù)措施，實施低碳、經(jīng)濟、高效的數(shù)字化。一方面，應(yīng)通過歸檔鑒定、篩選等環(huán)節(jié)，對檔案進行數(shù)字化的必要性研究，制定科學(xué)合理的數(shù)字化范圍，確定需要數(shù)字化的檔案材料；另一方面，通過對數(shù)字手段的規(guī)范研究，在數(shù)字化過程中采用無損、經(jīng)濟、高效的數(shù)字化及存儲方案，將館藏紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換成數(shù)字影像文檔，實現(xiàn)“以文本為檢索對象，以原稿圖像為檢索結(jié)果”的全文檢索，這樣既可以降低數(shù)字化過程中的資源消耗，提高資源利用率，同時也可以很好地保存紙質(zhì)檔案原件。（五）利用的網(wǎng)絡(luò)化。檔案信息的網(wǎng)絡(luò)利用高度依賴于先進的技術(shù)手段，因此其重點和難點在于信息技術(shù)的突破。例如技術(shù)標準的統(tǒng)一、身份信息的網(wǎng)絡(luò)認證、電子簽章的有效驗證、傳輸利用過程的信息保密、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全保障等問題，這些都是開展網(wǎng)絡(luò)化迫切解決的問題。通過對電子文件、電子公文查閱利用辦法與技術(shù)手段的研究，改變傳統(tǒng)檔案利用方式；應(yīng)用檔案門戶網(wǎng)站、檔案信息化應(yīng)用系統(tǒng)等平臺，實現(xiàn)檔案的在線網(wǎng)絡(luò)利用，降低打印、復(fù)印紙張的頻率。通過對檔案信息資源與公共信息資源數(shù)據(jù)庫的關(guān)系研究，構(gòu)建起高校檔案共享及遠程利用系統(tǒng)，實現(xiàn)各高校之間檔案信息的共享和傳輸，優(yōu)化信息資源配置，以達到查閱利用高效化、低碳化的目的。

四、低碳信息化的保障措施

為保障低碳信息化的有效實施，就需要妥善解決觀念、技術(shù)條件、安全保障等諸多方面的問題：

（一）觀念意識創(chuàng)新。低碳視角下的檔案信息化建設(shè)，不僅需要檔案人員主動學(xué)習新的信息技術(shù)，熟練運用科技手段完成歸檔管理與服務(wù)利用工作，還需要檔案人員將低碳意識融入到日常工作中，在開展信息化工作時切實做到低碳、高效。這就需要檔案人員及時更新觀念意識，本著低碳、高效的工作思路，科學(xué)、規(guī)范、創(chuàng)造性地開展檔案信息化工作，做節(jié)能減排的有心人。

（二）信息化平臺建設(shè)。在檔案信息化應(yīng)用平臺建設(shè)方面，可循序漸進、分步驟、分階段實施。早期可依托數(shù)據(jù)提取和系統(tǒng)對接等手段，集成和共享高校內(nèi)部各業(yè)務(wù)系統(tǒng)信息，并建立起功能完善的檔案門戶網(wǎng)站及檔案網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。中期以辦公自動化建設(shè)為契機，開發(fā)集辦公、流轉(zhuǎn)、歸檔為一體的辦公文件自動流轉(zhuǎn)歸檔系統(tǒng)。后期則在突破技術(shù)瓶頸的情況下，建立起以網(wǎng)絡(luò)利用為目標的檔案信息資源數(shù)據(jù)庫，如智能數(shù)字檔案館。

（三）網(wǎng)絡(luò)安全保障。檔案信息“生存”于計算機硬件、軟件和數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)共同組成的有機系統(tǒng)中，因而計算機硬件及檔案網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)等成為影響檔案信息安全的技術(shù)因素。針對網(wǎng)絡(luò)安全所采取的措施應(yīng)是全方位應(yīng)對各種不同的威脅的措施，包括安全設(shè)備、病毒防范、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等各個層面，并在檔案信息管理中，做到制度到位、技術(shù)到位、人員到位，有效保障網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的保密性、完整性、可用性。

作者:黃文鳳單位:廣東財經(jīng)大學(xué)綜合檔案室