項目物資管理數據庫分析

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1項目物資管理背景

目前項目上大多數的物資管理的信息數據管控主要包括：賬本、原始憑證進行管理與ERP信息錄入兩點。一方面，賬本、原始憑證存在處理速度緩慢，檢索查詢效率差等問題，另一方面，由于ERP對管理人員電腦應用要求相對較高，操作過于復雜，同時與日常的記錄難以做到及時匹配。在這些因素的影響下，項目物資管理大量的歷史和現有信息資料得不到充分利用，造成信息處理重復；另一方面，存在著信息既存儲冗余，又有不少在物資成本核算、預測分析與決策工作中所需的信息不能及時、系統地加以存儲和處理，從而使管理信息未能充分支持項目管理人員做出正確決策。項目管理是企業實現經濟收入的基本手段，是企業管理的重中之重。以有效配置資源為主線，以精細化管理為基礎，以工作流程為協同，以知識滲透為根本，始終把項目管理放在核心地位。低成本就是資源配置的低成本、運營的低成本，但絕不是低質量、低水平；高效率是決策的果斷和及時，工作主動與快捷；高品質是指人的素質高、工程質量高和品牌效應高；高服務即全方位的、高水平的、讓客戶享受超價值鏈的服務。而物資管理是項目管理的重中之重，項目成本的70%來源于材料，在材料的計劃，驗收，領用等一系列過程中，會產生大量的數據，直接影響到整個項目的決策。在集團公司信息化管理飛速發展的背景下，為使項目管理做到“一低三高”，在整個項目物資管控的過程中多方面利用數據庫管理，通過更好地利用有效資源和精細化管理，使得數據庫管理在物資管控過程中每一步加以應用，加強項目物資管控力度。

2數據庫管理形式

所謂物資供應中的數據庫管理，就是利用Excel,Word等軟件形式，在傳統賬本及原始憑證的基礎上，編制相關聯的電子數據庫，進行綜合管控。2.1材料計劃臺賬。根據項目施工工程進度建立計劃臺賬。要素：計劃時間、材料名稱、工程名稱及部位、申報單位、預算量、實際采購量。用途分析：根據表格可反映分包單位的計劃需求以及采購情況（圖1）。2.2到貨記錄。根據實際材料到貨時間、數量、領用隊伍對材料入場情況進行管控。要素：材料名稱、規格、單位、數量、單價、總價、領用單位、到貨日期。用途分析：到貨記錄是整個數據庫管理的基礎，利用該表格可以詳細記錄項目上每日物資的到貨情況，方便對每日物資的到貨情況進行管控（圖2）。2.3出入庫臺賬。根據入庫單、領料單及登記賬本的時間編制對材料出入庫辦理情況進行管控。要素：入庫領料日期、憑證號、供應商、材料名稱、型號、入庫領料數量、單價、總價。用途分析：出入庫臺賬即賬簿的電子版，記錄整個項目的入庫領料狀況；在查詢時可通過Excel的刷選功能，通過任意一張單號或材料名稱迅速查詢到每種材料的出入庫詳細信息。2.4發票臺賬。根據發票開票情況以及對應的合同編制臺賬。要素：合同號、簽訂時間。合同金額、開票日期、開票金額。用途分析：通過該表格可查詢每份合同的發票開具情況，以及每一份發票的發票號、開票金額等信息（圖4）。2.5材料資金支付臺賬。根據資金欠款及支付情況編制臺賬。要素：截止日期、供應單位、累計欠款、累計支付。用途分析：對項目部資金支付情況進行管控（圖5）。2.6材料兩算對比表。根據工程各部位預算量及實際消耗量進行對比分析。要素：工程名稱、部位名稱、預算量、實際消耗量、節約/消耗。

3數據庫管理的優勢

3.1物資數據分類明確。將項目上的物資管理中信息根據預算、到貨情況、出入庫領用情況、資金支付情況、兩算對比情況5類進行分類匯總，使物資管控整體過程變得清晰化、層次化。3.2查找、核對信息快速。當需要查找或核對數據時，如果通過原始記錄、賬簿等進行查找，由于整個項目信息過于龐大，相對緩慢。但將項目上物資信息匯成表格后，利用Excel篩選、查找等功能，可快速找到項目需要查找的材料信息，大幅提高了查詢速度。3.3數據精確、互相關聯。在管控過程中，可以同時通過幾個臺賬相互核對，形成一賬兩對，賬賬相對，更加精細，幾個數據可以隨時互查，如果一個環節發生誤差，立刻可以發現并加以修改。這也是建立整個數據庫的最重要目的。同時每個臺賬一一對應，將整個物資管理產生的數據聯系在一起，從而更好地對物資進行整體管控，從而實現項目物資管理的低成本（圖7）。圖7數據關聯對應關系3.4精簡數據，更新快捷。由于傳統物資管理物資管控多以賬簿及原始憑證作為記錄，不僅翻查緩慢困難，且由于電子臺賬數據容量巨大，通過幾個簡單的數據表格可將每日產生的數據信息進行濃縮篩選。由于表格更新簡單方便，可以時時跟實際物資管控過程保持同步。3.5操作簡易，推廣方便。上述表格均可利用Word,Excel等簡單、基礎的電腦軟件繪制而成，操作簡單易懂，不需要復雜的電腦技術，有利于在各項目物供部進行廣泛推廣，并便于后期企業對此應用的管控。

4發展應用前景及推廣措施

鑒于目前項目上物供部門在日常管理中，已經運用一定的電子表格進行數據記錄，但是出現功能單一，或者沒有建立健全的數據庫管理體系。為做到推廣，措施如下。（1）全面開展項目數據庫管理的基礎工作，由各二級部門物資采購管理中心針對各項目部的實際情況，制訂標準的數據庫管理形式、制度規范。并對各項目物資電腦技術薄弱的人員開展電腦基礎操作培訓，使項目部物資管理人員獲得基礎的電腦操作技能，在提升自身能力的同時，建立有效而全面的數據庫管理思維。（2）各項目針對自身特點，秉持持續學習與創新精神，根據公司制訂的表格形式，并結合自己實際的原始賬本等數據，建立數據庫體系。（3）在各項目部全面建立數據庫管理體系的情況下，公司可以將數據庫管理維護，放入季度考評中，由于電子表格的方便、簡明性，可以第一手掌控各項目的物資管理狀況，從而有效的加強項目物資管控。

5結束語

物資管理是項目管理中的重要環節也是不可或缺的部分，但在很多的企業中，物資管理環節還不夠成熟，管理制度也不夠明確。針對這樣的問題，項目必須采取積極的措施，加強資金的管理，完善采購環節，并結合當代先進的科學技術，完善企業的物資管理。從而使企業獲得更多的流動資金，保障企業合理有序的運行。

參考文獻

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作者:鄒江山 周嘉駿 單位:中國十七冶集團有限公司路橋工程技術分公司