檔案工作交流材料范文

導語：如何才能寫好一篇檔案工作交流材料，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公文云整理的十篇范文，供你借鑒。

篇1

一、基本情況

我們公司是中鐵大橋局集團公司下屬的一個二級子公司，成立于年月，現有干部職工名，其中，具有高級技術職稱的人員名、中級技術職稱的人員名、中級技術職稱的人員名。機關管理辦公人員名一線工作人員名。下設廠部和室。公司近年來，堅持科學發展觀，開拓進取，追求卓越，在市場經濟大潮中勇立潮頭，實現了社會效益和經濟效益的雙豐收。

二、工作做法

（一）加強組織領導，統一大家思想認識

首先，公司黨政領導高度重視人事檔案管理工作，成立了專門組織機構，有專門分管領導負責此項工作的指導與協調，定期或者不定期親自督促檢查，并一次次對人事檔案管理工作提出提出明確任務和具體要求，并定期聽取匯報，對工作中出現的問題及時分析和處理。同時，通過組織召開有關人員參加的會議，統一和提高大家的思想認識，經過學習討論，使大家深刻認識到：檔案信息資源是中鐵大橋局集團信息資源的重要組成部分，在企業經濟建設中發揮著越來越重要的作用。我們從企業人事檔案最薄弱處下手，全面健全人事檔案體系，就是想通過人事檔案管理，進一步提高整個企業管理水平。為了保證人事檔案標準化、規范化整理如期完成任務，公司領導統籌兼顧，從基層單位抽調力量解決人手不夠的問題、及時解決檔案庫房裝具等問題，由于領導的重視，保證了人事檔案管理工作順利開展。

（二）加強制度建設，實現管理規范有序

沒有規矩，不成方圓。根據我公司實際，對公司所屬各單位的人事檔案管理部門提出了干部檔案管理工作的具體要求，并先后制定了《干部人事檔案管理辦法》、《干部檔案材料收集制度》、《干部檔案鑒別歸檔制度》、《干部檔案查（借）閱制度》、《干部檔案轉遞制度》、《干部檔案保管保密制度》等多項制度，確保了檔案收集、歸檔、鑒別、轉遞、查借閱等各個環節的規范性。同時，制作《查（借）閱人事檔案登記簿》、《檔案材料收集歸檔登記簿》、《檔案轉遞登記簿》等記錄簿，使機關人員堅持照章辦事、按程序辦事。制度的建立健全，使得我們人事檔案管理工作步入了規范化、制度化的軌道。

（三）加強人員培訓，提高業務工作素質

人事檔案管理的好與壞，培訓強化是關鍵。我們組織了業務專題培訓，采取派員去總公司培訓和自己本公司自己組織培訓兩種形式。通過培訓，使公司機關和來自公司下屬單位的人員學習了干部檔案管理的基本知識以及基本操作技能。在培訓中，學員們認真學習了人事檔案管理辦法及檔案實務操作規范制度，進行了工作研討和實務操作，討論在工作中出現的一些問題。大家通過學習，進一步明確了方向，熟悉了管理人事檔案工作的規范要求和工作標準，為下一步檔案管理工作的開展打下了堅實的基礎。同時，公司人事檔案管理部門還及時了解檔案管理工作中出現的新情況、新問題，積極探求解決的方案和辦法，根據各下屬單位提出來的一些具體問題，經過認真研究，再以電話、通知、以會代訓等不同方式指導下面開展工作，并且鼓勵大家業余堅持自學業務，使大家明確了解決問題的對策，有效提高了心理素質和業務素質。

（四）加強大硬件投入，夯實基礎設施建設

為了加強人事檔案管理基礎設施建設，不斷改善管理環境安全條件，我們公司解放思想，內部挖潛，千方百計從別的地方擠出經費，對檔案管理的硬件加大資金投入力度，先后為公司人力資源部檔案室添置了計算機臺，彩色打印機部、裁紙打孔一體機部、專用打孔機部、裁紙刀和先進的檔案裝具-密集架，具備中央空調、消防監控等各種先進硬件設設備，不斷改善人事檔案管理條件，經過努力，已經基本達到總公司提出的“三室”分開的要求，保證了“六防”措施的有效落實，同時，要求我們公司所屬的各基層單位對檔案管理的硬件加大投入，經過各個單位的努力，檔案庫房建設基本上達到了總公司的要求

（五）加強機制完善，達到管理優質長效

建立和完善了人事檔案管理的長效機制，確保管理運行的工作效率和工作質量。1、實行關口前移，調查摸底先行：在健全人事檔案之前，首先對全公司人事情況作了充分的調查，對不同員工的情況做好記錄，保證了人事存檔的準確性和真實性。2、實行安全防范，依靠組織保障。首先，各級人事檔案管理部門領導高度重視防范工作，積極實施了有關檔案系統安全方面的各項措施；其次，讓管理人員對檔案安全性作深入地了解，使他們積極地自覺地遵守各項安全制度和措施，防患于未然，降低了人事檔案信息系統的安全風險。3、實行規范操作，依靠制度保障。通過制定相應的政策與規范，并采取必要的措施強化落實，做到制度規范人事檔案管理行為，保障人事檔案信息執行到位。4、實行優質服務，提供信息依據。

篇2

[關鍵詞] 高校； 外事檔案； 建立； 管理

[中圖分類號] G271 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2013）05- 0077- 02

在當今經濟全球化浪潮的引領下，高等教育國際化成為一種必然的發展趨勢，我國各類型高校不得不面對來自國際、國內的雙重擠壓與競爭。我們應清醒地認識到教育國際化在給高校提出挑戰的同時，也賦予高校更多的發展機遇。在此形勢下，高校的檔案管理部門如何通過建立、管理外事檔案，促進高校更好地開展外事活動，為學校發展提供更強勁的動力，成為高校檔案管理的一項重要內容。

1 高校外事檔案的概念、作用及其特點

1.1 高校外事檔案的概念及作用

外事檔案是高校檔案的重要組成部分，在學校對外交流、教學、科研活動中起著重要作用，外事檔案管理工作水平的高低對一所高校的發展和其在國際上的聲譽具有重要影響。外事檔案本質上是學校在與國外團體或個人進行學術交流、學術研究、友好往來、科研合作，聘請外教、國外專家來校講學，參加國際會議、校際交流等活動中直接形成的對學校和社會具有保存價值的各種文字、圖表、聲像、實物等不同形式的歷史記錄，具體形式包括外事活動通知、計劃、總結、簡報，上級關于外事工作的文件，禮品往來，國際學術會議論文等內容。

另外，高校外事檔案具有多方面的作用。反映了高校對外合作交流工作的全貌，對于提高高校對外合作交流工作的水平和促進高校健康持續發展具有重要的借鑒意義；同時以其豐富而真實的內容作為高校外事工作的可靠情報資料，將對高校的整體建設和發展產生較為深遠的影響。

1.2 高校外事檔案的特點

高校外事檔案因其在形成過程中的特殊背景和目的，具備以下一些特點。

（1） 政治性特點：高校外事活動作為國家外事活動重要組成部分，在很大程度上受國家對外政策的指導，由此，國家對外方針、政策等也要在高校外事檔案中體現出明顯的政治傾向性[1]。

（2） 保密性特點：高校外事活動以及外事檔案所具有的政治傾向性，使得高校外事活動必然要涉及黨和國家的機密，同時高校外事活動本身就具有一定的機密性，因此外事檔案具有較強的保密性。

（3） 多樣性特點：隨著國際交流的不斷增多，高校外事活動的范圍不斷擴大，內容和形式也在不斷增多，因此所形成的外事檔案的類別也就多種多樣。

（4） 復雜性特點：當前，隨著教師自費出國出境人數增多，研究生、本科生交流不斷增加，高校外事檔案來源更加復雜，包括學校外事管理部門、各學院、教務處、研究生院及出國出境的師生個人等。

2 高校外事檔案的建立

高校外事檔案的收集、鑒定、分類立卷是建立高校外事檔案的基礎業務環節，每一環節完成的質量高低，將對整個外事檔案的質量產生重要影響，因此，如何建立外事檔案，就成為管理外事檔案的一個首要問題。

2.1 廣泛收集，確保外事檔案不漏項

首先，高校檔案管理部門應以學校在各種外事活動、外事管理中形成的材料對學校和社會是否具有參考價值和憑證作用為依據，建立一套具有較強指導作用的外事檔案收集標準；其次，要明確外事工作上報制度，通過學校各部門上報，擴大學校外事檔案收集來源；再次，為解決各部門開展外事工作上報不及時的問題，外事檔案管理人員應經常與宣傳部、國際合作處等外事部門保持聯系，密切關注學校網頁、校報等學校大事宣傳媒介，從而第一時間掌握學校外事工作開展信息，并與相關部門取得聯系，催促其及時將檔案材料歸檔；最后，要嚴格按照外事檔案歸檔范圍，對所有相關活動進行篩選，將外事活動中有必要記錄并保存的外事檔案信息進行登記注冊，進而便于后續鑒定分類等工作的開展，確保外事檔案不漏項。

2.2 強化鑒定，確保外事檔案分類明確

可以說外事檔案的鑒定分類與收集工作是同步并行的。開展外事檔案的鑒定分類，首先要明確收集范圍，將日常所涉及的各類文件材料按收集目標進行清理，分類存放，同時也為后續工作打下基礎；其次要對經過初步鑒定分類的檔案進行二次鑒定分類，將不要求辦理的參閱文件，重份文件，未定稿、未生效、過時的各類文件、合同、協議、報表等不歸檔文件材料以及校內其他部門的文件進行剔除，將通過鑒定并認定有價值應歸檔的各類文件材料，在充分考慮其數量、密級、載體的情況下，依據不同內容、不同類型來分類組卷，從而便于后續歸檔工作；最后做好檔案系統分類，以便于材料的保管、查閱和利用為前提，充分保持材料彼此之間的有機聯系，將外事檔案細化為港澳臺事務，團體來校訪問，教職工因公出國，外教、留學生管理，政策法規，學校管理條例等門類，使外事檔案工作更加規范化、標準化和精細化。

2.3 注重歸檔，做好外事檔案的保存工作

在建立外事檔案的工作中，首先應做好包括存放地點、檔案裝具等方面的準備工作，同時在案卷封面上標注能夠表明案卷內容的標題；其次要將已收集整理好的文件材料按照類別放入事先準備好的案卷盒內；此外對各階段密不可分的文件材料則按一定順序進行排列，從而保持檔案材料之間的有機聯系，為日后查檔提供便利。

3 高校外事檔案的管理

高校外事檔案管理作為高校檔案管理的重要組成部分，伴隨著外事檔案的形成而產生。同時，信息時代的到來，對高校外事檔案管理工作提出了更新、更高的要求，對傳統的檔案管理方式產生了較大影響。高校檔案管理人員可以從以下幾個方面著手，進一步管理好高校外事檔案。

3.1 樹立高校外事管理工作基本原則

履行工作原則是做好工作的一個基本前提，同時良好的工作原則又能促進工作質量的提高，為此，做好高校外事檔案管理工作，要明確外事檔案管理的基本原則：一是堅持“三個有利于”，即有利于高校的外事交流、有利于高校的國際間交流合作、有利于提高本校綜合素質與國際知名度；二是明確不同部門應承擔的責任，從外事工作的策劃、組織、實施到最后的檔案收集整理做到分工協作，各司其職；三是樹立方便于工作的原則，在外事檔案的建立過程中，注重檔案的建立與材料歸檔，便于日后取閱。

3.2 完善外事檔案管理的相關制度

高校應根據《中華人民共和國檔案法》和教育部制定的《高等學校檔案管理辦法》，結合本校外事工作實際情況，制定出科學合理的外事類檔案管理規章體系，形成規范的、操作性強的外事檔案立卷、歸檔、管理流程，從而確保外事檔案工作的合理開展[2]。

3.3 建立一支業務精、素質高的外事工作隊伍

高校檔案工作的一個最基本特點就是要服務于高校的教學和科研，外事檔案的本質作用也在于此。這就要求高校要組建一支訓練有素、懂技術、高素質的工作隊伍，通過加強培訓、學習與交流，使得從業人員在掌握理論知識的同時，熟悉合作交流的各方面工作，熟練掌握檔案管理技能，適應檔案管理信息化的要求。

3.4 加強外事檔案信息化建設

目前，以計算機技術通信技術和網絡技術為支撐的現代信息技術已經十分成熟，但目前全國各高校檔案館應用信息技術進行檔案管理的步伐還很遲緩，還不能通過先進的信息技術、多媒體技術為各類信息的采集、處理和利用提供便利，因此，如何在外事檔案管理中高效應用信息技術、多媒體技術已成為當務之急。為此，我國高校不妨從建立外事檔案信息網站、外事檔案管理信息系統等方面著手，將分散的外事檔案信息資源鏈接起來，充分地利用計算機來輔助檔案后期管理工作，使檔案管理工作向無紙化方向發展，從而便于綜合利用外事檔案信息資源，并以快速、安全、可靠的途徑為廣大師生提供優質服務。同時通過互聯網技術，將高校外事工作中好的經驗方法、取得的成果對外，從而提升高校的知名度，提升外事檔案工作在高校發展中的作用。

當今時代，高校承擔著教學、科研、管理三大任務， 外事工作滲透于這3個方面并與它們緊密相連，同時，外事活動所形成的外事檔案也深深地刻上了教學、科研、管理的烙印[3]。高校應重視外事檔案工作，加強外事檔案的建立管理，采取切實可行的方式方法，讓外事檔案成為記錄、查閱、提供戰略參考的重要材料，并逐步提升高校在國內外的知名度和影響力。

主要參考文獻

[1] 龍勤. 高校外事檔案的建立與管理研究[J]. 中國林業教育，1995（z1）.

篇3

第二條藝術檔案是指文化藝術單位和藝術工作者在藝術創作、藝術演出、藝術教育、藝術研究、文化交流、社會文化等工作和活動中形成的，對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像、實物等不同形式的歷史記錄，是寶貴的文化遺產。

藝術檔案工作是文化工作的重要組成部分，也是國家檔案工作的組成部分。

第三條在國家檔案行政管理部門的統籌規劃、組織協調、統一制度和監督指導下，文化部負責對全國文化系統藝術檔案工作的指導和管理。

第四條各級文化行政管理部門應把藝術檔案工作列入本部門整體發展規劃，在業務上接受同級檔案行政管理部門的監督與指導。

第五條文化藝術單位應當對本單位的藝術檔案實行集中統一管理，保證必要的經費，確保藝術檔案的完整、安全和有效利用。

文化藝術單位應把藝術檔案工作作為工作總結、業務考核內容之一。

第六條各級文化行政管理部門應當依據《檔案法》的有關規定對在藝術檔案工作中做出顯著成績的單位和個人，給予表彰和獎勵。

對于違反《檔案法》和本辦法相關條款的行為，應依據《檔案法》的有關規定給予處罰。

第二章機構與人員

第七條文化藝術單位應建立健全藝術檔案管理機構，設置藝術檔案工作崗位，配備熟悉業務的專職藝術檔案工作人員。

第八條省、自治區、直轄市文化行政管理部門可報請地方人民政府批準設立集中保管藝術檔案的專門機構，負責征集、接收和保管本地區的藝術檔案和有關的藝術檔案資料。

第九條藝術檔案工作人員負責管理本單位的藝術檔案，對藝術檔案的形成、積累和歸檔實施監督與指導。

第十條藝術檔案工作人員應熟悉自己所保管的藝術檔案，編制各種檢索工具，編輯、整理、研究檔案材料，以便于查找和利用。

從事藝術檔案工作的人員，上崗前應接受崗位培訓。

第三章歸檔范圍

第十一條藝術檔案材料的歸檔范圍包括：文學創作，藝術表演，美術、攝影，社會文化，藝術研究，藝術教育，文化交流，個人藝術等活動中形成的具有保存價值的各種藝術材料。

第十二條在國家主辦的各類藝術活動中所形成的具有保存價值的藝術材料（包括文字、聲像、照片、實物等載體形式），均屬歸檔范圍（藝術檔案歸檔范圍詳見附件）。

業務人員在職務活動中形成的具有保存價值的藝術材料，也屬歸檔范圍。

第十三條在文化藝術活動中形成的屬國家所有的各種載體的藝術材料和實物，任何個人不得據為己有。

第十四條在文化藝術單位舉辦業務活動時，主辦和承辦單位應向本單位藝術檔案管理部門提供信息，并在活動結束后將所形成的屬國家所有的全部藝術檔案材料立卷歸檔，不得散失。

第十五條凡是為藝術創作、研究、教學和文化藝術活動參考而收集的圖書、報刊、音像帶、照片、劇本和有關文章材料等，均作為資料保存。

第四章收集與整理

第十六條收集藝術檔案材料時，應保證藝術檔案材料的完整。

整理藝術檔案材料時，應遵循藝術材料的形成規律，保持藝術材料之間的有機聯系，便于保管和利用。

第十七條藝術檔案材料系統整理過程中，應根據不同內容和載體分別進行立卷。

第十八條文化藝術單位應加強對名老藝人、藝術家檔案材料和散失在社會上珍貴的藝術檔案材料的搜集、征集和管理工作。

第十九條藝術檔案分類由大類、屬類組成。大類應設業務類、個人業務類、綜合類。具體屬類應按照歸檔范圍設置。

第二十條藝術檔案材料應按內容、種類組卷。戲劇材料應按劇目分類組卷；音樂歌舞演出材料應按節目分類組卷；藝術科研材料應按科研專題分類組卷；藝術教育材料應按各專業課程分類組卷；社會文化、文化交流材料應按業務活動進行組卷。

對未完成藝術生產程序的藝術材料，整理時應單獨存放，待完成后組卷歸檔。

第二十一條對錄音帶、錄像帶、照片、唱片、光盤等非紙質載體的藝術檔案材料進行歸檔時，應將每一單項（盒或盤）作為一個保管單位，單獨編排檔號，并采取按年度結合內容的方法分類整理和編號。其中與文字材料有直接聯系的應編寫互見號或互見卡。

第二十二條反映和記錄本單位的藝術活動并對以后藝術創作、藝術研究有重要參考借鑒作用的藝術檔案材料，應永久保存。在本單位組織或參與的重大的藝術活動中形成的，并具有一定藝術參考價值的藝術檔案材料，應長期保存。

第五章管理與利用

第二十三條文化藝術單位應建立、健全藝術檔案工作的管理制度，把藝術檔案的收集和歸檔工作列入有關業務部門和人員的職責范圍。

第二十四條藝術檔案管理部門應配備足夠的檔案用房和檔案柜架、裝具，備有防火、防盜、防漬、防有害生物等安全設施，并定期檢查檔案的保管狀況。

第二十五條文化藝術單位被撤銷合并的，應將原單位的藝術檔案整理登記后，妥善移交給主管機關或接收單位，不得散失。

第二十六條集體所有的和個人所有的對國家和社會具有保存價值的藝術檔案受國家法律保護，檔案所有者應當妥善保管。

第二十七條國家所有的藝術檔案，需要向國內外組織或個人贈送、交換、出售其復制件時，須報請上級主管部門批準。

第二十八條藝術檔案管理部門應充分運用先進技術手段，積極開發藝術檔案信息資源，配合業務部門參與藝術生產和文化交流活動。

第六章附則

第二十九條各級文化行政管理部門可根據本辦法，制定實施辦法或細則。

篇4

關鍵詞：檔案收集整理；檔案管理；前提保障；價值

對于每個單位和部門來說，檔案材料是其活動的真實紀錄，具有重要的參考價值。在實際檔案管理過程中，它的保存形式比較多。在檔案機構進行日常工作時，首先要關注檔案的收集工作和整理工作，這是開展檔案管理工作、發揮檔案管理作用的前提。各個檔案管理人員要和檔案的有關內容和形式相結合，把檔案進行科學的分類，整理好檔案信息，降低檔案管理過程中的失誤。另外，有關單位和部門要進一步降低檔案管理人員的工作量，推動檔案機構的工作高效開展。

1 檔案收集整理概述

和其他的文件形式不一樣的是檔案收集管理工作要復雜的多。對于檔案收集來說，其最終目標是指導多種工作的開展，進一步查考歷史事件。要想推動檔案收集整理工作有效開展，必須保障檔案材料的真實性、完整性。檔案收集工作就是把各個部門的有參考價值的檔案材料歸檔，檔案整理工作就是把歸檔的檔案材料分門別類。檔案部門通過對檔案的形式和日期的把握，把檔案材料進一步分類、整理、歸檔，使其在以后的工作中發揮查考作用，有利于各個部門順利開展工作。

2 檔案收集整理在檔案管理中的前提保障價值分析

2.1 提高檔案意識

我國現在的很多檔案管理人員缺乏足夠的檔案意識，在收集檔案時會出現檔案丟失現象和檔案不完整的現象，這樣一來，有關部門的工作開展缺乏完整的檔案信息，不利于順利開展工作。在管理檔案時，管理人員的檔案管理意識不足主要有以下幾個體現：第一，檔案管理人員在收集檔案和整理檔案時不夠完整，很多單位領導外出參加的會議紀錄和文件資料沒有及時收集，導致檔案材料的不完整性；第二，在日常工作時，很多部門重要的交流內容沒有及時歸檔，導致檔案信息不完整性；第三，在有關部門開展工作時，很多資料和證件收集不完整，導致出現了檔案管理的多種問題。綜合來看，檔案管理人員必須樹立正確的檔案管理理念，提高個人檔案意識，通過共同努力，推動檔案管理工作有效開展。

2.2 完善檔案管理制度

檔案的收集和整理工作難度比較高，工作量大，有關部門和機構要加大重視力度，向檔案管理人員宣傳檔案收集工作和檔案管理工作，進一步提高檔案管理人員的檔案意識。另外，在日常檔案管理工作中，通過加大對檔案和文件的重視力度，了解其對單位和部門各項工作開展的重要意義。而對于相關機構來說，充分和自身發展狀況相結合，進一步完善檔案管理制度，使檔案管理人員可以按照檔案具體內容和形式合理整理檔案。對于相關機構來說，必須加大制度建設力度，進一步完善相關的檔案管理制度，從制度的角度加強管理，使檔案管理人員可以按照制度來對相關資料進行區分，進一步提高其質量和效率，另外，通過完善檔案管理考核制度，進一步把工作落實到個人，提高檔案收集整理的效率。

2.3 提高檔案收集效率

現階段的檔案形式和內容比較復雜，呈現出多樣化趨勢，檔案的收集和整理工作也存在一定的難度，所以導致檔案管理工作難度增加。在這一背景下，各個領導要充分重視檔案收集管理工作，督促各個部門進行溝通，加強交流，以此推動檔案收集和管理工作的順利開展。因為缺乏合理的檔案管理標準，加上缺乏統一的管理模式，所以導致檔案管理工作出現混亂的局面。由于缺乏合理的管理機制約束檔案管理工作，導致檔案整合工作難以和標準相結合。對于檔案管理人員來說，要充分了解自身工作義務，通過多種途徑收集檔案信息，加強和各個部門的溝通和交流，及時上交需要歸檔的材料，對于一些配合不積極的部門要及時催促其上交檔案材料，保障檔案的完整性，為后續相關部門工作開展提供參考依據。

2.4 優化傳統服務模式

檔案管理人員要有一定的服務意識，通過多種途徑實現和檔案需要者的溝通交流。通過計算機技術和網絡技術的應用，實現線上和線下兩種服務方式的有機結合，而對于檔案人員來說，要樹立真誠的服務態度，掌握互聯網技術，為檔案信息需求者提供服務，提高資源共享率。通過不同檔案的狀況分析，整理檔案和篩選檔案內容，意識到檔案的作用，發揮其重要價值。除此之外要按照檔案的整理保存狀況，編印相關的檔案參考資料，使人們的日常檔案查詢具有一定依據。總之，只有加大對檔案收集和整理工作的重視力度，才可以提供優質的環境，提高檔案服務水平。

2.5 提高檔案管理人員的從業水平

在我國的檔案管理人員中，高素質的人員比重較少，這必然會導致檔案管理過程出現問題。具體來看，有以下幾個方面的措施：第一，相關的檔案機構要和檔案管理工作實際相結合，進一步制定合理的規章秩序；第二，要及時約束檔案管理人員的不合理行為，培養檔案管理人員的職業道德，提高個人專業技能；第三，通過加大培訓力度，開展相關的培訓活動，使檔案管理者樹立檔案管理理念，切實提高檔案管理工作效果；第四，通過和檔案管理過程相結合，制定檔案管理工作懲罰機制，鼓勵在n案管理工作中表現突出的檔案管理者，提高其工作積極性。

2.6 制定檔案職業道德規范，提高從業者的道德水準

現代化的理性發展導致檔案從業人員必須提高自身水平，實現職業行為的規范化，所以必須建立行業的職業道德體系，對于檔案部門來說，要通過制定規章制度和守則不斷落實從業者的職業道德，一方面要考慮檔案職業道德規范強制性的應用，還要關注各個檔案管理人員的內心世界，在他們的內心深處并不希望過辦公室和檔案室兩點一線的生活，他們迫切希望和社會生活接軌，通過和社會各界的交流，充分實現個人價值，增強個人的責任感和社會滿足感。另外，通過和社會生活的接軌，檔案管理人員可以意識到檔案管理行業的意義所在，有利于更好的搏一搏規章制度辦事，不斷落實檔案職業道德規范。

2.7 健全管理體制，充分發揮網絡價值的作用

通過和各個單位各個部門的管理體系相結合，設置合理的組織機構。要想建成完整的檔案材料，首先要具備完整的管理體系，使各個層次都有人負責，實現從上到下結構和同層次結構的有機結合，有利于開展檔案收集工作。另外，對于專職檔案管理者來說，要加大和不同部門之間的溝通交流力度，使各個部門有專門的負責人控制檔案材料收集和上交工作，一方面可以拓寬檔案收集的范圍，另一方面也有利于檔案收集工作順利進行。通過和自身單位的實際狀況相結合，建立完善的網絡管理系統，實現從上到下的完整的檔案傳遞網絡，為檔案收集工作奠定基礎。通過網絡價值的作用，利用合理的網絡檔案的移交行為，為檔案收集管理工作奠定基礎。

3造詞 結語

由于我國社會水平不斷提高，管理理念不斷發展，政府和關部門要加大對檔案管理工作的重視力度才可以實現更好的發展。檔案管理人員要努力做好檔案收集工作，按照檔案的時間和類型整理好檔案。通過和檔案管理實際狀況相結合，制定出有效的檔案管理方案，保障檔案管理的有效性，進一步提高有關部門和單位的檔案管理水平，提高檔案信息利用率和共享率。

參考文獻

篇5

一、高校畢業生檔案轉遞的重要性

人事檔案管理是我國人事管理制度的鮮明特色之一，而高校學生檔案是真實記錄了大學生在校期間的學習、生活以及各種社會實踐活動，是社會用人單位篩選人才的重要依據。伴隨著社會對于檔案管理重要性的不斷增強，高校必須重視并及時處理數量眾多的高校畢業生檔案， 按照國家相關人事管理制度進行規范化轉遞，將高校畢業生檔案及時準確轉遞到相關接收單位，以免影響畢業生就業升學報到時間，更好的保障高校畢業生合法權益。因此，做好高校畢業生檔案轉遞和查詢工作，是我國人才強國戰略的物質基礎和重要保障，具有十分重要的作用。

二、高校畢業生檔案轉遞工作存在的主要問題

（一）高校管理人員對畢業生檔案轉遞工作不夠重視

目前，我國高校管理人員將主要時間和精力放在對學生的教學管理上，而對于大學生檔案管理工作仍然缺乏足夠的重視，尤其是對于高校檔案管理工作的最后一個流程，即畢業生檔案轉遞工作更加不重視。與此同時，高校學生檔案管理工作人員本身對畢業生檔案轉遞工作的意識較為淡泊，錯誤地將其作為一項輔工作，認為只要在學生畢業之后將其檔案轉遞出去就和自己沒有任何關系了。

（二）高校畢業生檔案管理工作無序而發生各種錯誤

在高校畢業生檔案轉遞工作中，大部分學校都會嚴格按照國家相關規定進行學生檔案轉遞。由于許多高校基層單位并沒有專人負責學生檔案管理工作，一般都是由輔導員和部分學生負責畢業生檔案轉遞工作，再加上畢業生數量眾多且時間倉促，從而使得許多學生的檔案材料出現不齊、錯放、錯寄的現象。同時，許多學校違反相關管理規定，讓畢業生私自查看和自帶檔案材料，進而影響了檔案材料的保密性、嚴肅性和真實性。最后，由于許多畢業生提供給學校的檔案轉遞單位和地址不蜃既罰使得畢業生檔案投遞工作難以正常開展，容易發生檔案材料丟失的情況。

（三）檔案接收單位檔案管理工作不規范而帶來不便

由于高校畢業生檔案轉遞工作都是集中在一個時間段轉寄給畢業生檔案接收單位，從而使得檔案接收單位尤其是人才交流中心的工作量巨增，加上許多單位檔案管理工作人員普遍缺乏相應的專業檔案技能，從而降低了畢業生檔案管理工作的規范化程度，進而給日后檔案查詢和利用帶來諸多不便。與此同時，由于畢業生檔案查詢時間相對集中，再加上檔案信息化水平不高，從而使得人才交流中心在工作效率和服務效果一時難以完全滿足社會公眾的需求。

（四）高校畢業生檔案轉遞與查詢管理手段相對落后

目前，許多高校在進行畢業生檔案轉遞和檔案查詢時仍然使用原始的手工操作方式，不僅費時費力而且容易出錯，尤其是一旦碰到畢業時間較久的同學回來查找檔案材料時更加困難。這種落后的管理手段不僅消耗大量的人力財力，而且在一定程度上制約著畢業生人事檔案資料的開發利用。應該說，計算機等先進技術在畢業生檔案轉遞與查詢中的潛力并沒有得到充分發揮。

三、新形勢下完善高校畢業生檔案轉遞工作的優化策略

（一）不斷加強高校學生檔案意識的宣傳力度

為了更好地幫助高校畢業生正確認識到檔案的重要性，學校應該重視并不斷加強檔案宣傳工作力度。在高校畢業委，學校應該通過講座、班會、印發手冊以及宣傳欄等多種有效途徑對畢業生進行強化宣傳，幫助畢業生正確認識檔案對于自身以后發展的重要作用、檔案材料需要包括那些詳細材料、畢業生檔案的保管和轉遞等檔案常識，從而使畢業生形成正確的檔案意識，從而更好的配合學校開展畢業生檔案轉遞工作。與此同時，政府主管部門也應重視普及全民檔案意識，對畢業生檔案接收單位以及檔案管理部門開展各種形式的培訓，從而不斷增強全民檔案意識以保證高校畢業生檔案轉遞工作的順利開展。

（二）不斷完善高校畢業生檔案法律法規建設

近年來，伴隨著國家對檔案管理工作的不斷重視，相關的部門陸續制定了《高等學校檔案管理法》等法律法規。但是，目前對于高校畢業生檔案轉遞問題并沒有相應的法律法規加以管理和規范，使得各個相關部門仍然按照自己的習慣做法開展畢業生檔案轉遞工作。為此，相關部門應在《高等學校檔案管理法》的指導下，從實際情況出發，盡快出臺專門的法律法規，或者對現行法律法規進行合理的修訂，以確保高校畢業生檔案轉遞工作有法可依、有章可循。

（三）逐步完善高校畢業生檔案管理規章制度

針對當前我國高校畢業生檔案投遞工作中存在的諸多問題，高校應從學生檔案的特點出發，進一步和各地市人事部門和人才交流中心進行合作，對已經出現的問題進行查找，并提出相對應的解決策略，逐步建立和完善高校畢業生檔案管理規章制度。進一步明確高校檔案管理人員的工作職責，從而保證高校畢業生檔案轉遞工作做到有據可依、有規可循，確保每一個畢業生檔案的完整性及投遞的準確性。

（四）對檔案管理人員開展專業檔案業務培訓

作為高校畢業生檔案轉遞工作主體的檔案管理人員，其本身的檔案綜合業務能力對于做好畢業生檔案的收集、整理和傳遞工作的順利完成起著決定性作用。目前，負責高校畢業生檔案轉遞工作主要由學校檔案工作人員以及學生輔導員來負責完成，而檔案接收單位則通常由臨時聘用人員來負責完成，由于大量的非專業檔案管理人員介入到這項工作中，因此有必要對這些參與者開展專業檔案業務培訓，在加強他們的責任心的同時提高其檔案管理業務能力。

（五）加強高校和人事機構間交流與溝通

因為高校畢業生檔案最終會轉遞給社會人事機構進行人事管理，因此應該在不改變畢業生檔案管理主體的情況之下，不嗉憂扛咝5蛋腹芾聿棵藕蛻緇崛聳麓理機構之間的交流與溝通，使兩個不同檔案管理主體可以在畢業生檔案料、管理方法、轉遞形式以及交接流程等方面進一步達成共識，從而使得高校畢業生檔案交接工作方便及時，進而有力保障轉遞工作的順利開展。

（六）建立畢業生檔案轉遞信息管理查詢系統

伴隨著高校信息化水平的不斷提高，作為學校公共服務體系重要組成部分的學生檔案服務管理部門，必須緊跟時展潮流，加快檔案管理工作的信息化建設進程，建立高校畢業生檔案轉遞信息管理查詢系統，從而實現檔案管理的電子化數據對接轉換，提高畢業生檔案轉遞工作的準確性和及時性。在學校檔案管理部門或者學校就業網站設置畢業生檔案轉遞信息管理查詢窗口，每一個畢業生可以在任何時間和地點隨時登陸網站進行實時查詢，從而極大地方便畢業生跟蹤查詢自己的檔案去向。

（七）建立健全畢業生檔案轉遞查詢反饋機制

首先，高校應及時催促畢業生檔案接收單位在收到學生檔案材料之后及時將檔案接收回執寄回學校檔案管理部門，同時對于返回的檔案接收回執應進行及時進行整理和收集，對沒有及時寄回檔案接收回執的用人單位應想辦法督促其盡快辦理。同時，學校還應對于那些被退回的畢業生檔案進行及時歸檔，并錄入到畢業生檔案轉遞信息管理查詢系統，以方便畢業生進行網絡查詢。其次，畢業生檔案接收單位如果出現“人檔不符”等問題時應及時和高校檔案管理部門取得聯系，及時查明問題的原因并采取措施。最后，畢業生到就業單位報到之后，應主動查詢自己的檔案是否已經順利寄到，如果在畢業三個月之后仍然沒有寄到的話就應及時和學校進行聯系，以查詢自己檔案的去向。

綜上所述，不斷完善和規范高校畢業生檔案傳遞工作是保障畢業生合法權益的大事，同時也直接影響著畢業生人事檔案積極作用的充分發揮。新形勢下高校畢業生檔案相關管理部門應不斷加強高校學生檔案意識的宣傳力度、不斷完善高校畢業生檔案法律法規建設、逐步完善高校畢業生檔案管理規章制度、對檔案管理人員開展專業檔案業務培訓、加強高校和人事機構間交流與溝通、建立畢業生檔案轉遞信息管理查詢系統和畢業生檔案轉遞查詢反饋機制，切實把高校畢業生檔案轉遞及查詢服務工作做好。

參考文獻：

[1]丁一.完善我國高校畢業生檔案轉遞措施分析[J].蘭臺世界，2016（02）：28-29.

[2]張美珠.淺析高校畢業生檔案管理與轉遞[J].辦公室業務，2013（11）：256.

[3]張美珠.大中專畢業生檔案管理、轉遞問題淺析[J].人力資源管理，2012（07）：182-183.

篇6

一、大力豐富館(室)藏，多渠道收集檔案信息

檔案信息的開發，首先要存儲檔案信息。要增加檔案信息的存儲量，就要不斷豐富館(室)檔案資料的數量和內容。一是擴大接收面，由原來只接收一級機構擴大到接收相關科、室檔案；二是擴大接收門類，由接收廣播電視節目檔案、文書檔案擴大到接收多種檔案(科研、財會、基建設備、聲像、外事等)，使檔案門類齊全；三是在接收的內容上注意宏觀和微觀的結合，除正常的接收外，還要加強檔案的征集工作，挖掘散存的檔案資料，把它們匯集起來，發揮其應有的作用。

二、開展信息交流，多種形式傳遞交流檔案信息

信息有一個很重要的特征，即可分享性。檔案信息是社會的財富，廣播電視節目檔案也是如此。只有搞好信息交流、傳播，實現信息資源共享，才能提高檔案的社會效益。那么通過什么形式傳遞交流呢?一是編發目錄、資料，全面傳遞信息；二是選送科技資料，主動傳遞信息；三是實行開架閱覽，直接傳遞信息；四是利用各種會議，及時傳遞信息；五是突出重點，主動給領導編送信息。長期以來，由于狹隘觀念的影響，檔案往往被看作是單位或個人的私有財富，只能“為我所有、為我所用”，檔案信息交流存在著一些障礙；還有借保密為由，實行信息封鎖。這類問題如不及時解決，信息資料將得不到有效的開發。

三、建立科學檢索體系，多途徑揭示檔案信息資源

檔案信息檢索工具是揭示檔案館(室)保存的內容和成分、積累檔案線索和查尋檔案材料的手段，也是提供利用的一種工具。只有檢索工具編制得利學適用，才能增加檢索深度和廣度，提高查準率和查全率，更有效地揭示檔案信息。根據形勢的發展和單位內部的實際情況，還應逐步建立自動化的檔案信息檢索系統，提供多維的檢索工具，滿足人們開發利用檔案信息資源的需求。

四、加強檔案編研，多方面提供檔案信息資源

由提供一次文獻，逐步轉變為提供二次文獻、三次文獻，這是我們檔案編研工作的任務。編制二次文獻、三次文獻即檔案的編目工作和編纂工作，是將一些問題一致、內容相同的檔案信息集中編目進行報道、把檔案信息工作進行系統化精煉的過程。通過這個過程把復雜的、零散的檔案信息進行有機的和必要的加工，多方面提供利用檔案信息。因此，我們要把檔案工作的重點從檔案實體的整理和管理轉移到檔案信息的開發上來，并根據社會的需要，向利用深度和廣度發展。

五、加強檔案管理的措施

檔案管理的目的，就是通過科學管理創造出更大的價值、更多的社會效益和經濟效益。

1.熟悉館(室)藏。了解和研究利用者的需要是做好檔案開發利用的基礎。作為一名檔案工作者，熟悉“家底”是最基本的一項要求。做好這點，工作才能由被動變為主動。不僅要了解和研究利用者的需要，做好檔案提供利用的預測工作，還要做到“知己知彼”，掌握利用的特點和規律。

篇7

【關鍵詞】學生工作；大學生；電子成長檔案

長期以來，整理學生檔案一直是高校學生工作的重要工作內容之一，包括每年新生報到時的檔案接收和整理以及畢業生的檔案規整。但是，一直以來，學生檔案僅僅是作為高校學生工作中的一項工作內容而已，而沒有成為學生工作中的資源、工具和手段。在傳統學生檔案工作中，檔案內容比較有限，主要是學生的成績單、登記表、學歷學位證明材料、獎懲材料、黨員材料等等，而檔案形式也非常單一，只是純粹紙質檔案的收集和整理。而由于學生檔案重要性的存在，出于安全考慮，這些檔案并不能成為高校輔導員學生工作中隨時調用的手段和資源，當然，紙質化的檔案也并不便于輔導員隨時的調用，更談不上對檔案內容便捷的統計分析。眾所周知，一個輔導員通常要面對兩百甚至更多的學生，依靠傳統手段，一個輔導員要想全面了解、監控所有學生的成長狀況，似乎成為不可完成之任務。而大學生電子成長檔案的建構，卻有可能使這一切得以實現。

一、大學生電子成長檔案的現實意義

1.大學生電子成長檔案的構建，便于學生對自我在校期間的成長情況作出較為客觀的自我認識、自我評價和自我規劃。

通過建立大學生電子成長檔案，大學生能夠將在校期間生活、學習、任職等方面的點點滴滴記錄在檔案系統里，通過檔案系統詳實地記錄學生成長的每一步足跡。學生在每天添加、完善自己成長檔案的過程中，可以直觀地感受著自己的成長，回顧自己過往的成長足跡，從而讓大學生客觀的認識自我，反省自我，對自我過往的成長給出評價。大學生通過這種今昔的對比既可以看到自己的進步，獲得成功的體驗，又可以發現自己的不足和缺陷，自己給自己就會施加一種無形的壓力和積極向上的動力，促進他們積極的進行自我成長路徑上的矯正，自我進行學習生涯、職業生涯的規劃，不斷更新自己的奮斗目標，調整自己的成長步伐，從而達到自我管理、自我約束和自我教育的目的。

2.大學生電子成長檔案的構建，便于高校輔導員對學生成長狀況的了解和監控，便于對大學生的綜合素質情況進行自動化的測評。

通過建立大學生電子成長檔案，可以借助網絡信息技術非常方便地詳實地記錄學生在校的各種現實表現，包括其學習成績、學生任職、黨員發展、獎懲助貸、活動參與、課堂表現甚至宿舍進出等等情況，而檔案形式可以是文本、照片、音頻、視頻，可以是正式的文件材料，也可以是碎片式的信息，這樣有助于輔導員全方位的了解每個學生立體化的成長狀況和現實表現。通過電子成長檔案，輔導員借助系統中這些立體化的檔案記錄了解到的是一個個有血有肉活生生的大學生，而不是冷冰冰無感情無生氣的純粹檔案，這就突破了過去只能通過與大學生面對面的接觸來了解學生的局限。另外，在輔導員的現實工作中，綜合素質測評已成為對學生進行評價的主要方式，而電子檔案的構建，使綜合測評的自動化測算有了實現的可能，能夠最大限度的節省人力和避免測算的人為誤差和干擾，實現對學生全面、客觀的科學評價。

3.大學生電子成長檔案的構建，便于家長對學生在校成長狀況的獲取和了解，從而與學校的高校輔導員加強溝通，形成合力，共同促進大學生的健康成長。

通過建立大學生電子成長檔案，可以很好地實現大學生檔案信息的共享，讓家長實時了解學生在校的現實表現，幫助家長與學校、與輔導員針對學生的成長狀況進行有效的溝通和交流。在以往的工作經歷中，由于大學生大部分都是在校園內獨立的生活、學習，與家庭聯系的緊密性有所欠缺，家長甚至對學生在校的表現完全不知情，甚至出現學生挪用、揮霍學費而父母不知情的情況。而由于輔導員本身工作內容的繁雜，而且要面對人數如此眾多的大學生，學生們又來自五湖四海，在現實管理工作中，輔導員無精力、也無動力去與家長針對大學生的在校表現進行深入有效的溝通。而電子成長檔案的構建，可以實現成長檔案對家長、輔導員、大學生三者的開放，讓家長及時方便地了解大學生在校期間的種種表現，從而使得家長、輔導員、大學生三者形成合力共同幫助大學生健康成長的美好愿望變成可能。

4.大學生電子成長檔案的構建，便于院校對學生成長信息的統計和分析，從而反思人才培養和學科建設工作。

長期以來，對于大學人才培養績效的考核，往往缺乏來自于對學生成長狀況的統計和分析，而更多地依賴于所謂的就業率、保研率、數量等比較單一剛性化的結果，而這些結果更多地只能作為純粹的評價結果，而對于如何反思、完善人才培養和學科建設工作沒有太多的參考價值。而大學生電子成長檔案的構建，無疑將大大便于對在校大學生的成長狀況進行統計和分析，及時了解大學生具體的實時發展狀況，包括大學生的學習成績，社會實踐，講座參與，競賽獲獎等等情況，對這些情況進行統計和分析，就能很好的發現人才培養的成效，為檢討反思人才培養計劃、制度、方法等等提供確實的依據，從而為更加合理有效的人才培養和學科建設提供反饋。

二、大學生電子成長檔案的內容設計

大學生電子成長檔案的內容應當包括大學生在高校學習、生活、工作中多維度多角度的成長信息，借助這些信息必須能夠足以勾勒出大學生清晰的成長足跡。本文認為，電子成長檔案應當包括以下多方面的內容。

1.思想政治方面。包括學生入黨或入團申請書、志愿書、參加黨校或團校培訓情況、入黨入團時間、轉正報告、是否按時交納黨費或團費、關心國內國際時事情況、個人思想匯報情況等等能反映學生思想政治發展軌跡的信息材料。

2.專業學習方面。包括課堂筆記、作業、各種基礎課和專業課及選修課等考試試卷的答卷情況，參加講座的學習體會、論文和報告等，以及任課老師對學生在學習、性格等諸方面的較為客觀的指標性評價以及主觀性的文字評價，還包括一些專業學習方面的獎懲材料，如考試有無違紀情況等。

3.學術科研方面。包括參與各種學術科研項目從申報到最終結項的所有過程性材料、在項目科研過程中的表現性材料等等，還包括科研的情況或者獲得專利及其它形式科研成果的情況，還有獲各級各類科研獎項的情況，等等其它能夠反映學生學術科研經歷和成績的相關信息材料。

4.身心健康方面。包括健康體檢卡、體育課情況、體能特征、記錄個人醫療保健狀態的材料、能反映學生價值觀和人生觀及職業觀的個性心理特征測試表等等。

5.社會實踐方面。包括學生干部任職、參與勤工助學、參加各種社團、參加策劃和組織活動、參與志愿者服務活動、校內外兼職、實習、暑期社會實踐等情況及評價和獲獎材料。

6.能力水平方面。包括大學英語四、六級等級證書、計算機合格證書、普通話合格證書、各種職業技能資格證書等。

7.生活行為方面。包括見義勇為行為、勇于制止不良行為、做好人好事、上課情況（課假情況）、聽講座情況、參加集體活動情況、宿舍進出以及請假情況、宿舍清潔及在宿舍的表現情況等等。也包括在大學期間與父母及親朋好友的書信往來以及網絡上的博客、微博、微信、QQ等其它社交網站上的網絡交往情況、日常生活的收入開支情況記錄等。還包括對大學生個人生活有影響的重大社會生活事件，如家庭成員的死亡、父母離異、與教師同學關系緊張、生活條件改變、影響生活的重大挫折等等。

8.其他方面，包括自己對自我的評價、反省材料，學業規劃和階段性目標，職業生涯規劃，成長日記等等。

以上所有內容的信息材料都以電子化的形式保存于檔案系統中，可以是照片、掃描件，可以是文本、音頻或者視頻，也可以是網頁、思維導圖等等，（下轉第106頁）（上接第104頁）以此實現檔案的豐富性和靈活性，以此構建大學生立體化的成長檔案。

三、現代網絡信息技術在構建大學生成長檔案中的作用

1.創建交流新平臺，大學生成長檔案信息收集方式多元化

在現代網絡環境下，IM（即時通訊）、微博、飛信、微信、播客等網絡信息技術為大學生、教師、家長交流提供了一個全新的交流平臺，使之成為大學生成長檔案信息收集的新方式。通過這種非面對面的交流，老師和學生、家長和學生都可以進行平等的交流和溝通，難以傾述的情感、學習、生活等問題得以在這里提出、交心，從而能夠全面了解學生的家庭情況、成長背景，以及學生心理等，動態記錄大學生的有關成長信息。

2.構建管理新模塊，實現大學生成長檔案信息管理自動化

現代網絡信息技術的應用，為學生檔案管理提供了極大的方便，幾乎所有的文字、圖像、聲音等各種信息形式都可以進入網絡。老師可通過網絡進行學生信息采集和核對，學生也可以直接將數據信息錄人檔案數據庫，這樣既方便又省力，確保了檔案信息的齊全。如果增加了基于RSS的學生管理模塊，大學生成長檔案信息管理功能將會更加全面和自動化。使用RSS技術，可使老師自動跟蹤學生，在聚合器中了解學生的各種情況，不再需要一個一個地收集他們的信息，就可以自動獲得每個學生最近更新的內容，并收集整合學生的行為進行評論，通過評論進行個性化指導和實現大學生成長檔案信息管理自動化。

3.增加成長記錄新載體，實現大學生成長檔案內容多樣化

大學生的成長檔案材料可以不是為了檔案而去準備，而去制作。現在大學生喜歡的博客、QQ空間、飛信空間、微博、微信朋友圈、播客等多種形式都可以方便快捷地實現記錄大學生成長足跡的功能，也非常便于高校輔導員備查備份。如：博客，其特性就是以日記的方式來組織文章的，借此大學生可以記錄下自己在學習、思想、紀律、衛生等方面的情況及周圍發生的對自已有影響的事，并會用簡練的語言表述自己的收獲、失誤及感想。與博客相比，微博、微信打通了移動通信網與互聯網的界限，方式趨于多樣化、簡單化。這些網絡通訊形式都可以成為大學生成長記錄的新載體，通過這些形式會更加豐富、生動成長檔案，實現大學生成長檔案內容的多樣化。

基于學生工作的大學生電子成長檔案，可以依托現代信息技術搭建高校輔導員、大學生、家長更為暢通互動的交流平臺和信息共享系統，構建了更加完善、豐富、生動的大學生成長檔案，促使學生在回眸中看成長歷程，在發展中審視自身，及時反省和糾正，理清撥正自己的人生規劃；促使高校輔導員隨時隨地能夠調閱、統計、分析學生的成長信息，監控學生的成長狀況，合理、有效地對學生進行教育管理；促使家長密切地關注學生在學校的現實表現和成長狀況，為大學生的健康成長多提供一份來自家庭的保障和推進。而最終高校輔導員、大學生、家長將形成教育合力，共同為每一個大學生的人生發展保駕護航。

參考文獻：

[1]劉莉娟.大學生成長檔案構建探究[J].陜西檔案，2009（2）：22-22.

[2]何金龍，李靜.現代網絡技術與大學生成長檔案構建[J].文學教育，2011（3）：146-147.

[3]馮曉莉.建立高校學生成長檔案的策略研究[J].黑龍江檔案，2012（4）

篇8

一、建設高校教務檔案的重大意義。

高校教務檔案來源于教務處的各項工作，第一類是制度類，包括各類的規章制度、大綱、計劃、改革方案、質量評估等各類文件;第二類是教學檔案，包括教材的使用、發放;課堂教學、實踐教學等教學活動的具體安排;教師教案、進度表。第三類是學生檔案，如學生花名冊、成績單、學籍表和學生獎懲材料、學位授予及畢業生信息等相關材料;

高校教務工作基本上都真實記錄在教務檔案中，加強建設高校教務檔案管理，對于加強教務活動和教學秩序的規范管理有著重要作用。教務檔案做為教務管理人員的工作依據之一，只有在了解、熟悉過去的情況及當前的管理狀況，才能制定出合理的實施計劃，從面更好的開展教務管理工作，更有效地推進教學改革工作。

加強高校教務檔案建設，既能更好的提高學校的教學管理工作，又能保證教務管理制度的連續性及教學質量監控體系的合理實施，從而更完整地反映學校教學活動及科研工作。有利于發展高校教學工作，深化教學改革，提高教學管理水平。借助教務檔案，認真服務教學，對于教學管理的加強、教學質量的提高、教學研究的開展，有著舉足輕重的意義。

二、目前教務檔案管理工作存在的問題。

1、檔案資料不健全。

早期檔案是由各院部上交的，來源分散，并且對教學檔案不夠重視，出現收集、使用、轉遞各部門各自為陣不合作，導致檔案的種類不夠完整甚至缺失，如教學活動產生了除紙質材料以外的其他載體的文件材料，如學生獲獎的作品、照片、視頻，這些都沒有及時保存歸檔等種種原因導致了教學檔案的不齊全。

2、檔案保存不規范、不統一。

檔案工作不單單是收集起來堆放在一起，而是要完整、準確、規范的進行存檔。由于教學管理工作很繁亂，使得歸檔名目繁多，沒有精煉地反映出工作的成效和結論。加之管理人員的整體意識不強，就出現沒有及時的整理檔案，對收集的材料立卷歸檔不清，擺放零亂等一系列不規范的行為。

3、檔案管理方法落后。

以前，教務檔案大多為紙質文檔，不僅占用存儲空間大，并且不容易長期保存，檔案管理大部分依靠手工操作，信息化管理手段明顯滯后，既不方便對檔案管理利用，而且在需要不易查找、很不便捷，工作效率低。沒有充分發揮計算機管理手段，造成工作效率差、使用效率低、信息共享不全，使得教學檔案管理得不到更好的發展。

4、檔案管理人員隊伍建設不夠健全。

檔案管理人員大多數都是教務管理人員兼任，工作多、任務重、主動性不強，缺乏責任心，就對工作敷衍了事。又缺乏檔案專業知識，管理觀念陳舊，業務水平低，容易使資料收集不完整、不規范，影響整體工作的開展。

三、高校教務檔案管理的完善方法。

隨著教學改革的不斷發展，我們需要不斷的完善教務檔案管理方式，提高檔案管理水平，合理地、規范地完成各項工作。嚴格按照統一的要求和規定科學的管理檔案的收集、整理、鑒定、存檔。這就要求我們要重視檔案管理工作，培養優秀、熟練的檔案管理人員，科學、規范的管理教務檔案。

1、樹立良好的管理工作觀念。

教務檔案管理人員必須充分認識的檔案工作的重要性，提高自己的工作覺悟。只有認識到檔案管理工作的重要性，管理人員才能表現出強烈的事業心，才能更好的完成工作。要實事求是，以維護檔案完整性、真實性為職業道德標準。客觀事實的整理檔案。要肯吃苦，并具有服務意識，檔案管理部門需要加強與其他部門間的溝通，對各個部門的檔案歸檔范圍作出要求，并定期到各部門檢查檔案的收集管理情況。培訓好相關人員，為各部門做好服務工作，充分發揮檔案管理部門的信息服務和交流作用。還要有創新精神，要不斷進步，大膽創新，才能使檔案管理工作跟上改革的步伐。

2、完善建立管理體制，責任分工明確。

以學校的實際情況為依據，制定科學、完善的管理制度。要求有條理、有計劃、有目標地進行檔案的收集、整理、存檔。檔案儲存要分科分類，按照歸檔類目，整齊地排列上架，做到系統化、條理化，方便操作和查找。

建立完善地管理體制，明確學校、教務處和各院部所管理范圍，落實相關職責。學校檔案室負責全校的規章制度、教學評估、課程及專業建設等各方面的文件。各院部則保管本部門有關的教學檔案資料及學生試卷、畢業論文相關學生資料。教務處保管資料就在這二者之間，既保管相關的規章制度，也要保管詳細的輔助資料。三者之間相輔相成，相互補充，如教師的教案、登分點名冊、試卷分析表由各院部保存，教務處只保存相應的匯總記錄。學生考試試卷由各院部保存，教務處只保存學生成績單和成績分析表。三方明確職責，分工合做，協調、規范地保證檔案管理工作的有序開展。

3、檔案建立規范化

檔案管理工作必須規范化，首先要做到收發文詳細記錄。其次做到檔案隨時收集齊全，及時立卷歸檔，避免散亂遺失。并且嚴格按規范進行管理，從收集、整理到編目都要做了統一、標準、規范。最后做好安全保密工作。

4、加強檔案管理隊伍建設

檔案管理人員是規范管理檔案的實施者，目前，學校檔案管理隊伍中大多數是教務管理人員兼任，為了更好的完成檔案管理工作，首先要樹立其先進的管理思想，增強檔案管理工作人員的服務意識。其次加強對其進行業務培訓，學習科學的管理理論，學習先進的管理方法。隨著教學管理中出現的新問題、新情況，檔案工作人員必須不斷地學習新的知識，大力運用現代化設備進行工作管理，經常參加相關的業務培訓和學術交流活動，并且可以與其他學校進行交流學習，增長技能，提高檔案管理業務水平。再次保證工作人員的穩定性，可以對他們進行相應的激勵，讓他們充分發揮積極性、能動性，從而使檔案管理工作得以更好的完成。

5、利用信息化手段建立檔案管理體系

隨著網絡技術的發展，教務檔案管理制度不斷的改革，傳統的手工管理方式已不能滿足當前教學管理的要求。故應該在建立紙質檔案的同時建立電子檔案。加大信息化技術的使用，使檔案信息更加完善、規范，得到更大程序的交流和共享。要利用先進的各種應用軟件，對紙質檔案進行信息化管理，方便保管與儲存，將紙質檔案與電子檔案統一進行管理，為教務工作提供支持。

6、加強學校之間的交流學習

篇9

【關鍵詞】教育局檔案 問題 對策

【中圖分類號】G27 【文獻標識碼】A 【文章編號】2095-3089（2013）07-0023-01

教育局檔案的收集工作，是按照法律及黨和國家有關規定，通過接收和征集的辦法，將分散在教育局機關各科室和個人手中的檔案，以及散失在學校里的重要檔案，歸到教育局的綜合檔案。局機關任何科室和個人不得以任何理由不交，更不得據為己有。由于收集工作是綜合檔案室工作的起點。因此，沒有收集工作，就不可能有完整的檔案，也就不可能有健全的檔案工作。教育局檔案收集工作的要求：首先是要確保綜合檔案室歸檔材料齊全、完整，其次是要確保收集渠道暢通、信息靈敏。收集工作是檔案管理工作的首要環節，它為檔案工作提供了實際的管理對象，直接影響檔案工作的其他環節。收集工作是否科學決定了檔案收集數量的多少和質量的高低，所以，只有收集到豐富的檔案資料，才能真正提高檔案工作的質量，更好地提供服務。所謂檔案收集工作是檔案館、室按照國家規定，接收或征集檔案，實現檔案集中統一管理。

一、檔案收集工作中存在的問題

1.檔案載體形式的變化，使收集工作難度增加

如今，隨著科學技術的發展，計算機與網絡技術的廣泛應用，教育局在日常的工作、管理中產生了大量的電子文件，檔案存儲方式將逐漸走向“數字化”，檔案工作進入紙質與電子文件并存的時代。現代信息技術的發展，使檔案工作的內容發生了全新的變化。而檔案載體形式的變化，也給檔案收集、管理工作帶來了一定的難度。

2.文件材料收集不充分，材料遺漏。

很多檔案材料只反映活動的結果，其中間過程收集不充分或遺漏。隨著近幾年機構編制和用人制度的改革，教育局各科室管理檔案的人員變動較頻繁，走的人沒來得及跟新來的人交接工作，新來的人還沒來得及學習檔案業務，造成對檔案業務知之不多甚至全然不知，不知道向局機關綜合檔案室報送哪些材料，致使教育局檔案中材料短缺較嚴重。如有的科室平時對收集的材料不及時整理，材料多年未歸檔，致使檔案材料形成不及時，內容空泛等是形成檔案資料缺漏的重要原因。加上由于歸檔制度執行不嚴格，也是造成檔案材料收集不完整原因之一。

3.檔案工作隊伍建設相對薄弱

由于教育局檔案工作不像教育局行政工作能直接為學校師生、為社會群眾服務，其社會效益和經濟效益得不到直接的反映。教育局各科室的檔案隊伍不穩定，隊伍配備不全，如我局很多科室沒有專職的檔案員，基本上都是兼職，而且局科室兼職檔案人員變動也較頻繁，工作缺乏連續性，直接影響了檔案的收集。

二、做好檔案收集工作的對策

1.充分宣傳

要加大檔案宣傳力度，增強全員檔案意識。所謂檔案意識，是指局機關各科室人員對于檔案工作這一客觀事物的了解和認識程度。

首先局領導和各科室檔案工作人員要認真貫徹執行《檔案法》等國家有關文書處理工作的規定，充分利用召開會議、組織培訓等多種形式，增強全員檔案法制觀念，提高檔案意識；其次，應當清醒地認識到文件歸檔是對歷史、對現實工作負責的一項嚴肅的工作，文件材料辦理完畢后，要按照《檔案法》的規定主動向綜合檔案室上交檔案資料，要把這一項工作作為每名員工應自覺遵守的行為準則；再次，應定期召開檔案管理網絡小組會議，經常溝通交流，與科室兼職檔案員建立良好的協作關系，及時了解各科室的工作活動與動向，督促幫助他們解決收集工作中的困難。

2.充分收集

要做到充分收集，須建立歸檔制度。要根據教育局機關的工作特點建立嚴格的歸檔制度，這是做好收集工作的必備條件。通過這些制度的建立，把檔案管理工作納入制度化、規范化和法制化的軌道。建立歸檔制度不應理解為把幾條規定寫出來掛在墻上就算完成了，而應在程序、時間、各科室負責人落實等方面作出具體規定，并認真執行。

要做到充分收集，應加強組織領導。收集工作的好壞，與領導是否重視檔案工作有密切關系。由于單位所形成的檔案，一部分是產生于領導的工作活動中，如果領導不重視，這部分檔案將大量流失。如何避免和減少檔案流失，我們檔案管理人員要積極與領導進行溝通和交流，做到及時匯報、及時請示。

同時須建立相對穩定的檔案網絡小組，各科室要配備兼職檔案人員，建立起一套行之有效的檔案管理網絡，并明確一名單位領導對檔案工作具體抓、具體管。

要做到充分收集，就要加強外界聯絡。我們檔案管理人員不能只把檔案室內部工作做好就心滿意足，需要在空暇時間內加強與其它同級單位的聯系，吸取經驗，使檔案收集得更加齊全。

3.及時收集

手段的多樣化。最大限度地收集有價值的檔案，必須尋求全面出擊、形式多樣的收集辦法，以達到及時、齊全、系統、完整收集檔案的目的。

主動收集。文件材料收集不能靠年底或階段性突擊征集，在平時工作中，做到腦勤、腿勤、嘴勤。注意工作中重大活動的動向，摸清文件形成的規律，局里有重大活動，就及時提醒有關科室，要求他們收集保管好活動中形成的全套文件材料；平時注意主動到各科室收集文件材料，及時追問文件材料的下落，以防遺漏。

定期送交。逐步建立各科室在文件材料辦理完畢的第二年初，自覺按照單位檔案收集歸檔范圍及歸檔時間、歸檔質量的要求，及時移交局綜合檔案室。

聯系催要。定期召開兼職檔案員會議，采取個別溝通聯系等措施和手段，進行分散、集中相結合的方式，特別是在遇到阻力時，必須堅持不怕麻煩，反復說清道理，幫助解決保管和利用的矛盾等切實可行的方法收集檔案。

以用促收。檔案管理根本目標就是要實現檔案保管利用價值的最大化。只有在提高檔案利用的效率和效果上下功夫，到檔案室查閱檔案快速方便，各科室就能積極配合檔案室主動將應歸檔材料交至檔案室。

動態收集。檔案材料收集完整與否是決定和影響檔案價值的重要因素。檔案管理員平時要及時掌握了解局里工作的新內容、新情況，并及時按要求加以收集整理，做到隨時產生隨時收集歸檔。

篇10

做好大中專畢業生檔案管理工作,有利于滿足工作需求，有利于提高中專畢業生檔案資源的利用效率，意義重大。本文結合筆者多年的工作經驗，深入探討了做好大中專學生檔案管理工作的措施，其中包括：加強日常檔案管理工作；多樣化措施助力檔案服務創新發展；創建微信平臺，為快速傳播大中專學生檔案信息服務；加強大中專學生檔案管理信息化建設等，具有一定的參考價值。

關鍵詞：

大中專院校;學生;檔案管理

一、前言

大中專學生檔案是廣大學生在大中專院校階段各種社會實踐、學習、政治表現、日常生活的真實歷史記錄，既是個人經歷的全部記錄，又是人才信息的重要載體，還是用人單位對新員工進行入職審查、政治思想審核、工齡審核的主要依據。做好大中專畢業生檔案管理工作,有利于滿足工作需求，有利于提高中專畢業生檔案資源的利用效率，意義重大。本文就做好大中專學生檔案管理工作提出一些自己的思考。

二、加強日常檔案管理工作

1.及時整理檢查，促進管理規范

由人才交流中心專職檔案管理人員負責督促各大中專院校將畢業生檔案文件資料進行統一收集、分類整理、一一登記、分類歸檔；嚴格執行檔案查閱、復印以及借閱制度，規范檔案使用流程，確保現存檔案不丟失、不損壞。

2.加強組織領導，強化責任意識

人才交流中心領導班子務必要對大中專學生檔案管理工作予以足夠的重視，要將其作為主要工作之一來開展，并且還要為大中專學生檔案管理工作的完整性、真實性、執行情況擔負領導責任。人才交流中心領導班子應該要定期組織檔案管理人員來開展工作匯報，對大中專學生檔案管理工作中所存在的問題和難點予以協調解決、統籌處理。人才交流中心所開展的一切與大中專學生檔案管理有關的重大事項之前，要應該要對檔案人員的意見予以充分聽取，在人才交流中心領導班子集體研究決定通過之后，才可具體予以實施，并形成文字紀要。

3.健全各項管理制度

人才交流中心應該結合自身實際情況來健全大中專學生檔案整理、歸檔、保管、銷毀、統計、利用、交接、離崗清點等制度，并上墻公布，使大中專學生檔案管理有章可循，有規可依。并且還要建立起嚴格的大中專學生檔案資料查（借）閱制度，做到檔案借閱有登記，送還有注銷，用完的檔案及時入庫。嚴格落實《大中專學生檔案數字化信息安全管理制度》，加強對檔案的管理，嚴格審核檔案掃描內容，一律采用局域網傳輸檔案，不得攜帶使用磁盤、U盤、光盤、移動硬盤等存儲介質。

4.加強檔案利用

人才交流中心可建立大中專學生檔案利用效果登記簿，定期編印檔案利用效果實例匯編，將大中專學生檔案資料的登記和信用信息公示到位、利用共享到位、保存保護到位，降低交易成本，維護公共安全。

三、多樣化措施助力檔案服務創新發展

隨著人才交流中心改革進程的逐步深入，人才交流中心所面臨的工作任務明顯加大，大中專學生檔案服務創新迫在眉睫，人才交流中心應該積極引進高層次的檔案人才，采取有效政策和措施，吸引和聘用更多的優秀專業檔案管理人員為大中專學生檔案工作服務，改善大中專學生檔案管理人員結構性短缺問題。與此同時，政府專業的檔案管理部門應該要主動深入到人才交流中心，采取多樣化檔案服務培訓助力大中專學生檔案管理工作能夠取得創新發展。例如成都市檔案局近日開展了各區縣人才交流中心大中專學生檔案服務創新應用培訓會，來自成都市80名人才交流中心專兼職檔案管理人員參加了培訓。培訓會上，成都市檔案局專業技術人員結合《文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》的制作及報送工作，利用實際案例講解了大中專學生檔案歸檔范圍和檔案保管期限分類，現場宣講了新頒布的《檔案管理辦法》和重大事件檔案著錄規則，并針對與檔案管理人員關注的國家基本專業檔案類別及管理要求進行了詳細解讀。

四、創建微信平臺，為快速傳播大中專學生檔案信息服務

為了提供更加方便、快捷的信息服務，適應移動服務的迅猛發展，人才交流中心應該對檔案服務平臺的使用方式進行了調整與升級，申請微信公眾服務號，開發“大中專學生檔案快車”之類的移動APP。微信公眾服務號主要從資源檢索、特色服務以及中心動態等幾個方面為用戶提供檔案信息資源的檢索、信息推送、專題跟蹤、決策參考等信息服務，活動通知、在線咨詢以及中心工作簡報等，通過微信公眾服務號加大對平臺的宣傳與推廣。“大中專學生檔案快車”之類的移動APP是以移動無線通訊網絡為支撐，以集成管理系統平臺和基于元數據的信息資源整合為基礎，以適應移動終端一站式信息搜索應用為核心，以云共享服務為保障，通過手機、iPad等手持移動終端設備，幫助用戶建立隨時隨地獲得全面信息服務的檔案信息移動服務平臺。

五、加強大中專學生檔案管理信息化建設

1.加大投入，夯實基礎

人才交流中心應該綜合統籌原有的學生檔案資源，進一步增加對學生檔案信息化基礎設施建設的投入。人才交流中心可在原有的基礎上投入專項資金來改變數字檔案信息的儲存模式，強化全文掃描的軟硬件建設，購買數字檔案管理所需的計算機、打印機、復印機、照相機、掃描儀等管理設備，努力改善全系統的信息化條件，促進學生檔案信息化工作的發展。例如，四川某市人才交流中心投入專項資金用于大中專學生檔案管理信息化建設，2016年完成館藏紙質檔案全文數字化8537卷、51788件、303935張。達到館藏檔案的30%。與目錄掛接共3198卷、15306件、95337張、合成PDF格式15306個。達到館藏檔案的20%。完成機檢目錄52493條。實現了館藏全部學生檔案目錄數字化檢索及查詢，全部完成館藏照片檔案數字化，并實現了3636張照片與目錄掛接。

2.加強領導，提高認識

為進一步加強大中專學生檔案管理信息化建設的領導，人才交流中心可專門成立大中專學生檔案信息化建設領導小組，將大中專學生檔案信息化建設作為政務建設的一個重要內容，努力提高工作水平和工作效率，提高服務質量。同時積極與當地檔案局及相關部門溝通，加強協作，及時將檔案信息化工作納入全市信息化建設總體規劃之中，統籌、協調、規劃大中專學生檔案信息化建設工作。與此同時，大中專學生檔案信息化建設領導小組務必要將電子文件的收集、整理、歸檔工作納入相關人員的崗位職責。將數字化檔案信息化作為一項重要的日常工作來抓，從電子文件產生時就要嚴格按制度要求，妥善管理，確保其不散失、不損失、不失真，確保數字化檔案的完整性和準確度。此外，人才交流中心內部也應該多次舉辦檔案管理員信息化專題培訓，經常開展業務交流，就大中專學生檔案管理規范化工作標準進行學習討論和詳細解讀。總之，大中專學生檔案管理工作要不斷創新，緊跟時展，不斷夯實人才交流中心檔案基礎業務工作，推動檔案工作整體水平的持續提升，努力提供高質量、便捷的檔案服務，為提高人才交流中心的工作效率做出應有的貢獻。

參考文獻

[1]竇曉光.努力建設具有中國特色的檔案管理體制——轉型期的檔案管理體制改革研究之二[J].檔案學通訊，2006，22(1):181-184

[2]孫雪瑩,姜異楠.大中專學生檔案管理中存在的問題及解決方法[J].中國保健營養,2013,24(1):144-146