檔案管理制度范文

導語：如何才能寫好一篇檔案管理制度，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公文云整理的十篇范文，供你借鑒。

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一、 為規范公司檔案管理，增強公司檔案的實用性和有效性，特制定本制度。

二、 歸檔范圍

公司的規劃、年度計劃、統計資料、財務審計、會計檔案、勞動工資、經營情況、人事檔案、會議記錄、決定、委托書、協議、合同、項目方案、通知等具有參考價值的文件資料。

三、 公司的檔案管理由總經理辦公室檔案室檔案管理員負責。

四、 檔案管理員的職責：保證公司及各部門的原始資料及單據齊全完整、安全保密和使用方便。

五、 資料的收集與整理

1.

公司的歸檔資料實行“季度歸檔”及“年度歸檔”制度，即：每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份為公司檔案資料歸檔期。

2.

在檔案資料歸檔期，由檔案管理員分別向各主管部門收集應該歸檔的原始資料。各主管部門經理應積極配合與支持。

3.

凡應該及時歸檔的資料，由檔案管理員負責及時歸檔。

4.

各部門專用的收、發文件資料，按文件的密級確定是否歸檔。凡機密以上級的文件必須把原件放入檔案室。

5.

檔案管理員根據公司的《文書立卷歸檔管理制度》實施檔案歸檔整理。

六、 資料的分類與歸檔

1. 公司檔案資料的分類依據《文書立卷歸檔管理制度》的有關規定執行。

2.

公司檔案資料的歸檔每年一次，屬于平時立卷歸檔的不在此規定范圍內。

七、 檔案的借閱

1.

總經理、副總經理、總監、總經理辦公室主任借閱非密級檔案可直接通過檔案管理員辦理借閱手續。

2.

因工作需要，公司的其他人員需借閱非密級檔案時，由部門經理辦理《借閱檔案申請表》送總經理辦公室主任核批。

3.

公司檔案密級分為絕密、機密、秘密三個級別，絕密級檔案禁止調閱，機密級檔案只能在檔案室閱覽，不準外借；秘密級檔案經審批可以借閱，但借閱時間不得超過4小時。秘密級檔案的借閱必須由總經理或分管副總經理批準。總經理因公外出時可委托副總經理或總經理辦公室主任審批，具體按委托書的內容執行。

4.

檔案借閱者必須做到：

① 愛護檔案，保持整潔，嚴禁涂改。

② 注意安全保密，嚴禁擅自翻印、抄錄、轉借、遺失。

八、 檔案的銷毀

1.

公司任何個人或部門非經允許不得銷毀公司檔案資料。

2.

當某些檔案到了銷毀期時，由檔案管理員填寫《公司檔案資料銷毀審批表》交總經理辦公室主任審核經總經理批準后執行。

3.

凡屬于密級的檔案資料必須由總經理批準方可銷毀；一般的檔案資料，由總經理辦公室主任批準后方可銷毀。

4.

經批準銷毀的公司檔案，檔案管理員須認真核對，將批準的《公司檔案資料銷毀審批表》和將要銷毀的檔案資料做好登記并歸檔。登記表永久保存。

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二、歸檔范圍

公司的規劃、年度計劃、統計資料、財務審計、會計檔案、勞動工資、經營情況、人事檔案、會議記錄、決定、委托書、協議、合同、項目方案、通知等具有參考價值的文件資料。>>精彩專題推薦：公司管理制度大全

三、公司的檔案管理由總經理辦公室檔案室檔案管理員負責。

四、檔案管理員的職責：保證公司及各部門的原始資料及單據齊全完整、安全保密和使用方便。

五、資料的收集與整理

1.公司的歸檔資料實行“季度歸檔”及“年度歸檔”制度，即：每年的

四、

七、十和次年的一月和每年二月份為公司檔案資料歸檔期。

2.在檔案資料歸檔期，由檔案管理員分別向各主管部門收集應該歸檔的原始資料。各主管部門經理應積極配合與支持。

3.凡應該及時歸檔的資料，由檔案管理員負責及時歸檔。

4.各部門專用的收、發文件資料，按文件的密級確定是否歸檔。凡機密以上級的文件必須把原件放入檔案室。

5.檔案管理員根據公司的《文書立卷歸檔管理制度》實施檔案歸檔整理。

六、資料的分類與歸檔

1.公司檔案資料的分類依據《文書立卷歸檔管理制度》的有關規定執行。

2.公司檔案資料的歸檔每年一次，屬于平時立卷歸檔的不在此規定范圍內。

七、檔案的借閱

1.總經理、副總經理、總監、總經理辦公室主任借閱非密級檔案可直接通過檔案管理員辦理借閱手續。

2.因工作需要，公司的其他人員需借閱非密級檔案時，由部門經理辦理《借閱檔案申請表》送總經理辦公室主任核批。

3.公司檔案密級分為絕密、機密、秘密三個級別，絕密級檔案禁止調閱，機密級檔案只能在檔案室閱覽，不準外借；秘密級檔案經審批可以借閱，但借閱時間不得超過4小時。秘密級檔案的借閱必須由總經理或分管副總經理批準。總經理因公外出時可委托副總經理或總經理辦公室主任審批，具體按委托書的內容執行。

4.檔案借閱者必須做到：

①愛護檔案，保持整潔，嚴禁涂改。

②注意安全保密，嚴禁擅自翻印、抄錄、轉借、遺失。

八、檔案的銷毀

1.公司任何個人或部門非經允許不得銷毀公司檔案資料。

2.當某些檔案到了銷毀期時，由檔案管理員填寫《公司檔案資料銷毀審批表》交總經理辦公室主任審核經總經理批準后執行。

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【關鍵詞】社會轉型時期；人事檔案管理；制度改革與創新

我國現有的人事檔案管理制度是以政治身份登記、城鄉戶籍以及土地所有制等為代表的社會身份登記制度。然而在當前社會轉型關鍵時期，一方面，傳統的人事檔案管理工作對于個人的信息獲取還做不到“快、精、準”。另一方面，人才流動的頻率越來越頻繁，事業機關單位引進企業人才致使企業人才流向事業機關單位的現象越來越多，而現有的人事檔案管理制度限制了人才流動，并出現了擅自建檔、棄檔、扣檔、偽造檔案以及內容陳舊單一等現象，不僅影響其作用的發揮，還影響了人事檔案管理的真實性和權威性，降低了人事檔案的可信度，不利于我國人力資源管理工作的正常有序進行。因此人事檔案管理制度改革勢在必行。

一、當前人事檔案管理制度存在的問題

（一）對人事檔案管理的不重視。

人事檔案管理工作反映了一個人的學習經歷、工作經歷以及社會活動等各項內容的信息材料，均是以個人為單位保存下來的文字、表格以及證件等其他形式的原始資料，它是國家機構、社會組織以及企事業等機構考核人才的重要材料之一。人事檔案管理則是按照國家規定對人事檔案進行收集、整理、歸檔以及管理利用的過程。當前很多人對于人事檔案管理的認識出現了一些認知方面的偏差，從而出現了擅自建檔、棄檔、偽造檔案等現象。另外，隨著我國市場經濟的不斷發展人口流動的次數越來越頻繁，這給人事檔案管理工作帶來了很大的難度。

（二）人事檔案的信息化水平低。

在當今信息化時代，信息技術已經逐漸滲透到我們生活的各個領域。但是人事檔案信息化建設的速度非常慢，很多人事檔案依然還是采用過去的紙質檔案記錄，只對部分人事檔案實現了電子化管理，對于很多人事檔案的資料檢索、調閱檔案以及檔案記錄等仍是手工操作，還沒有建立起現代化的人事檔案管理信息資源庫，這在很大程度上導致人事檔案信息的利用率低，沒有發揮出人事檔案管理應有的作用。

二、社會轉型時期人事檔案管理制度的改革與創新

（一）創新人事檔案管理制度。

人事檔案管理工作是對一個人的社會活動進行真實的記錄，加強人事檔案管理工作是為了更好地維護事業單位人才的合法權益。針對當前人們對人事檔案管理工作方面存在的認識偏差，人事檔案管理部門必須要加強對人事檔案管理工作的宣傳，提高人們對人事檔案管理的正確認識，從而促進人事檔案管理資源的收集、保管、開發以及利用，不斷提高人事檔案管理工作效率以及工作質量。其次就是作為人事檔案管理的工作人員，必須要不斷學習新知識和新技能，掌握現代化的信息處理手段，為人事檔案管理工作打下良好的基礎。

（二）加快人事檔案數字化建設。

計算機信息技術的發展與普及極大地改變了人們的生活生產方式，將計算機信息技術應用在人事檔案管理工作中可以提高人事檔案管理的信息化水平。首先，人事檔案管理單位要積極引進掃描儀、復印機以及打印機等相關的硬件設備，為人事檔案的數字化建設提供必要的物質基礎；其次就是要建立人事檔案信息管理系統，將所有人事檔案資料錄入信息管理系統中，并將這些資料分門別類存儲好，進而有利于后期的管理、調取和利用，不斷提升人事檔案信息的利用率。第三，根據相關規定，國家對于干部人事檔案必審、個人事項報告必核，注重對干部實際工作能力的考察，進而全面選擇那些專業素養以及專業思想過硬的行家，但為了確保人事檔案的真實性和可靠性，人事檔案管理人員必須對所有檔案信息資料進行摸底與核實，為國家機構、社會組織以及企事業用人單位提供真實可靠的數據參考。

（三）將人事檔案管理納入個人信用體系的建設中。

隨著社會主義市場經濟制度的不斷建立，事業單位也進行了一系列的創新與變革，很多事業單位開始逐漸市場化。在當下社會轉型的關鍵時期，人事檔案還應該與社會主義市場經濟的個人信用體系聯系起來，將個人身份證明、銀行信用記錄情況、是否涉案等信息真實反映出來，給用人單位提供參考。目前秦皇島市人力資源和社會保障局正在積極探索人社信用體系建設，將社會流動人員的人事檔案管理納入到社會信用體系中，并制定了《流動人員人事檔案管理服務中開展社會信用體系建設試點實施意見》，要求全市人才交流服務中心，加快信用體系建設，制定信用信息目錄以保護個人資料，推廣職業信用報告以加強職業道德建設，這對于推動我國個人信用體系建設以及人事檔案管理改革工作具有重要借鑒意義。

三、結束語

當前我國正處于社會轉型的關鍵時期，人事檔案管理直接關系到我國人力資源管理工作。創新人事檔案管理制度、加快數字化建設、建立多元化管理模式讓我國人事檔案管理符合經濟社會的發展要求。

【參考文獻】

[1]曲方.論社會轉型時期人事檔案管理制度的改革與創新[J].建筑工程技術與設計,2016(26):1546.

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第一章 總則

1.1工程項目檔案是企業檔案的重要組成部分，對工程項目的開展及公司的生產經營有著重要作用;為加強工程項目檔案的管理職責，規范檔案管理，結合施工企業的實際情況，制定本規定。

1.2本制度適用公司及各分子公司工程建設項目的新建、擴建、改建、技術改造及安裝等項目的從立項至竣工驗收過程中的文件編制、檔案、收集、管理。

1.3項目工程檔案按照集中統一管理的原則，由項目部統一管理，重要及常用的文件移交檔案室保管，以確保工程檔案的完整、準確和安全，并便于使用。

1.4項目部根據工程項目建立、建全檔案的形成、收集、積累、整理、歸檔的工作體系。

第二章 工程檔案管理機構的職責

2.1項目部是公司項目工程相關檔案的統一管理者，負責組織相關部門和人員收集、整理項目從立項到最終驗收交付的所有相關文件;并對工程項目進行統一整理造冊。

2.2現場工作組是項目部的下屬部門，受項目部的直接領導，在項目部的領導下負責收集現場施工、工程預算、工程更改、支付、結算、決算、驗收等環節的相關資料的收集、整理;接收、審核施工、監理等相關方移交的資料，并對收到的資料進行統一整理。

2.3檔案室接收項目部移交的項目檔案，并加以分類、整理、管理，并負責工程資料的收發、借閱等工作。

第三章 項目工程檔案管理流程

3.1工程項目檔案是指導工程項目及日后的生產、建設活動的重要依據，是繼承工程項目知識的重要手段，因此工程項目檔案管理先明確責任;項目部根據工程特點，明確項目從立項到最終驗收交付的過程中檔案管理的相關人員及職責。

3.2從項目開始立項，項目部制定工程項目檔案負責人，工程項目施工前由項目部指定人員收集立項、選定工程合作單位、設計、預算等相關資料，從項目施工至竣工驗收階段由現場工作組負責檔案的收集。

3.3資料收集人在工程資料收集后根據項目工程的邏輯性，對工程項目資料進行分類整理，對缺少的資料應及時收集，使工程資料完整、邏輯條理清晰。

3.4根據工程項目特性，現場工作人員在適當時候將工程資料移交項目部，由項目部，由項目統一整理、登記、編號、組卷。根據其邏輯順序，分類保存，保存的資料應做好標識，方便管理查詢。

3.5項目部對移交的資料統一整理后，重要的、日常使用的資料，項目部應及時歸檔，方便資料需要人的使用，項目部歸檔的工程資料應為原件，項目部自留復印件。

檔案室應做好項目部移交資料的登記，并對移交工程資料單獨歸類存放。

3.6檔案室管理人員應做好借閱管理，原件資料一般不允許借閱，借閱復印件供借閱人使用，因特殊原因需要向外遞交的檔案應做好說明，備注原因。

工程項目檔案借閱后，檔案管理人應及時通知借閱人，按期歸還。

第四章 項目工程檔案管理

4.1工程項目文件是在項目工程建設過程中形成的各種形式的信息記錄，包括準備階段文件、監理文件、施工文件、竣工圖和竣工驗收文件等。

4.2工程項目檔案從立項到驗收交付過程中，施工、監理等相關方應主動將相關資料移交現場工作人員;同時檔案收集人應及時收集及催促資料移交人移交資料，工程資料一律先收集、整理、歸類，再移交項目部，由項目部統一整理、分類，在項目工程每環節完成后，根據項目特點，由項目部將需要歸檔的檔案移交公司檔案室。

4.3檔案收集工作的要求

(1)認真貫徹集中統一管理項目檔案的原則;

(2)遵循檔案的自然形成規律;

(3)保證項目檔案的齊全、完整、準確;

(4)認真審核，未經相關機構審批簽字的要求相關人及時補齊;

(5)資料移交方和接受方均須做好資料備份。

4.4工程項目資料的收集管理

4.4.1項目部負責收集、積累和整理項目前期文件(施工前)以及設備，工藝和涉外文件;勘察、設計單位負責收集、積累勘察、設計文件，并按規定向項目部移交有關設計基礎資料和設計文件(見)。

4.4.2項目施工階段，由承包單位負責其項目全部文件的收集、積累、整理，并移交現場工作組;項目監理單位負責收集，積累項目監理文件，并提交現場工作組。

4.4.3項目竣工驗收階段，承包單位負責項目完工資料的收集、整理，提交現場工作組;現場工作組負責竣工驗收階段所有資料的收集、整理。

4.4.4反映與項目有關的重要職能活動、具有查考利用價值的各種載體的文件，應收集齊全，歸入建設工程項目檔案。

收集范圍包括立項文件、設計基礎文件、設計文件、項目管理文件、施工文件、監理文件、工藝設備文件、涉外文件、竣工驗收文件等。

4.4.5各類文件應按文件形成的先后順序或項目完成情況及時收集。

4.5工程項目資料以收集人收集和檔案資料產生部門或單位主動移交相結合，在資料收集整理過程中，對形成的項目工程文件進行鑒別，包括完整性、準確性鑒別以及審批情況。

4.6項目工程檔案的分類要求

(1)檔案的分類，要符合形成檔案的專業和形成單位的項目活動的性質和特點;

(2)在公司各類工程項目中，同一類工程檔案的分類標準應該一致;

(3)分類層次，類目要簡明，不宜過多過繁;

(4)分類應力求按照專業系統實現標準化。

4.7檔案整理工作遵循項目檔案的自然形成規律，保持項目檔案材料之間的有機聯系，充分利用檔案原有的整理基礎，對項目檔案進行分門別類的整理，便于保管和利用。

4.7.1工程項目的前期文件、設備技術文件、竣工試運行文件及驗收文件，應根據文件的性質，內容分別按年度、工程整理。

4.7.2勘察、設計單位形成的基礎材料和項目設計文件，應按工程項目整理。

4.7.3施工技術文件應按項目工程的專業，階段整理;檢查驗收記錄、質量評定及監理文件按單位工程整理。

4.7.4設備、技術、工藝、竣工圖、設計變更、試運行及維護中形成的文件按工程項目整理。

4.8項目檔案案卷管理

4.8.1組卷要遵循項目文件的形成規律和成套性特點，保持卷內文件的有機聯系，分類科學、組卷合理;法律性文件手續齊備。符合檔案管理要求。

4.8.2基建類案卷按項目依據性材料、基礎性材料、工程設計(含初步設計、技術設計、施工圖設計)工程施工、工程監理、工程竣工驗收等排列。

4.8.3設備類案卷按設備依據性材料，外購設備開箱驗收(自制設備設計、制造、驗收)、設備安裝調試、隨機文件材料、設備運行、設備維護等排列。

4.8.4項目檔案號，要反映項目檔案系統整理后的客觀秩序，同項目檔案的分類方法和分類方案的結構層次相一致;項目檔案號應力求簡明，不要過于復雜繁瑣。

項目檔案號=分類號+案卷順序號。

4.9工程項目檔案的編目包括登記號、登記日期、檔案號、案卷題名、編制單位、數量、保管期限、變更記載、備注等內容。

4.10工程項目資料的更改

4.10.1當工程項目文件需要更改時，文件更改人或更改部門通知收集管理人，并說明更改的理由依據和更改內容。

4.10.2文件更改原則上應由原審批人審批或依據項目管理制度要求進行審批，經更改審批的文件應及時交予檔案收集管理人，收集人交上級管理部門或檔案室，并做好更改備注。

4.11工程項目檔案的借閱

需要臨時借閱文件的人員應填寫《工程項目檔案借閱申請表》(見附件)，經檔案室相關人員同意后方可借閱，檔案室借閱文件一般為復印件，借閱后必須及時歸還，《工程借閱記錄》(見附件)，如果原件一般情況下不外借，如確需外借，說明原因。

4.12項目工程檔案的保管期限由項目部根據國家相關規定而制定，在項目部將資料歸檔移交檔案室時明確提出，由檔案室人員在保管期滿后，提出銷毀申請，項目部決定其銷毀與否。

4.13 工程項目合同管理

工程項目合同是工程項目的重要資料，作為項目實施及工程價款支付的依據，現場工作組、項目部及檔案管理人員應作為工程項目管理的重點。

工程項目合同一經審批簽訂后，項目部組織相關人員收集，并移交檔案室，通知做好留底工作。

工程項目發生變更后，修要更改合同或補充的，項目部應在合同修改或補充審批后，通知檔案室，并將新的合同或協議歸檔。

第五章 附則

5.1 本制度由項目部負責解釋。

5.2 本制度由項目部制定、修改，自總裁批準之日?生效實施。

第一章 總則

1.1工程項目檔案是企業檔案的重要組成部分，對工程項目的開展及公司的生產經營有著重要作用;為加強工程項目檔案的管理職責，規范檔案管理，結合施工企業的實際情況，制定本規定。

1.2本制度適用公司及各分子公司工程建設項目的新建、擴建、改建、技術改造及安裝等項目的從立項至竣工驗收過程中的文件編制、檔案、收集、管理。

1.3項目工程檔案按照集中統一管理的原則，由項目部統一管理，重要及常用的文件移交檔案室保管，以確保工程檔案的完整、準確和安全，并便于使用。

1.4項目部根據工程項目建立、建全檔案的形成、收集、積累、整理、歸檔的工作體系。

第二章 工程檔案管理機構的職責

2.1項目部是公司項目工程相關檔案的統一管理者，負責組織相關部門和人員收集、整理項目從立項到最終驗收交付的所有相關文件;并對工程項目進行統一整理造冊。

2.2現場工作組是項目部的下屬部門，受項目部的直接領導，在項目部的領導下負責收集現場施工、工程預算、工程更改、支付、結算、決算、驗收等環節的相關資料的收集、整理;接收、審核施工、監理等相關方移交的資料，并對收到的資料進行統一整理。

2.3檔案室接收項目部移交的項目檔案，并加以分類、整理、管理，并負責工程資料的收發、借閱等工作。

第三章 項目工程檔案管理流程

3.1工程項目檔案是指導工程項目及日后的生產、建設活動的重要依據，是繼承工程項目知識的重要手段，因此工程項目檔案管理先明確責任;項目部根據工程特點，明確項目從立項到最終驗收交付的過程中檔案管理的相關人員及職責。

3.2從項目開始立項，項目部制定工程項目檔案負責人，工程項目施工前由項目部指定人員收集立項、選定工程合作單位、設計、預算等相關資料，從項目施工至竣工驗收階段由現場工作組負責檔案的收集。

3.3資料收集人在工程資料收集后根據項目工程的邏輯性，對工程項目資料進行分類整理，對缺少的資料應及時收集，使工程資料完整、邏輯條理清晰。

3.4根據工程項目特性，現場工作人員在適當時候將工程資料移交項目部，由項目部，由項目統一整理、登記、編號、組卷。根據其邏輯順序，分類保存，保存的資料應做好標識，方便管理查詢。

3.5項目部對移交的資料統一整理后，重要的、日常使用的資料，項目部應及時歸檔，方便資料需要人的使用，項目部歸檔的工程資料應為原件，項目部自留復印件。

檔案室應做好項目部移交資料的登記，并對移交工程資料單獨歸類存放。

3.6檔案室管理人員應做好借閱管理，原件資料一般不允許借閱，借閱復印件供借閱人使用，因特殊原因需要向外遞交的檔案應做好說明，備注原因。

工程項目檔案借閱后，檔案管理人應及時通知借閱人，按期歸還。

第四章 項目工程檔案管理

4.1工程項目文件是在項目工程建設過程中形成的各種形式的信息記錄，包括準備階段文件、監理文件、施工文件、竣工圖和竣工驗收文件等。

4.2工程項目檔案從立項到驗收交付過程中，施工、監理等相關方應主動將相關資料移交現場工作人員;同時檔案收集人應及時收集及催促資料移交人移交資料，工程資料一律先收集、整理、歸類，再移交項目部，由項目部統一整理、分類，在項目工程每環節完成后，根據項目特點，由項目部將需要歸檔的檔案移交公司檔案室。

4.3檔案收集工作的要求

(1)認真貫徹集中統一管理項目檔案的原則;

(2)遵循檔案的自然形成規律;

(3)保證項目檔案的齊全、完整、準確;

(4)認真審核，未經相關機構審批簽字的要求相關人及時補齊;

(5)資料移交方和接受方均須做好資料備份。

4.4工程項目資料的收集管理

4.4.1項目部負責收集、積累和整理項目前期文件(施工前)以及設備，工藝和涉外文件;勘察、設計單位負責收集、積累勘察、設計文件，并按規定向項目部移交有關設計基礎資料和設計文件(見)。

4.4.2項目施工階段，由承包單位負責其項目全部文件的收集、積累、整理，并移交現場工作組;項目監理單位負責收集，積累項目監理文件，并提交現場工作組。

4.4.3項目竣工驗收階段，承包單位負責項目完工資料的收集、整理，提交現場工作組;現場工作組負責竣工驗收階段所有資料的收集、整理。

4.4.4反映與項目有關的重要職能活動、具有查考利用價值的各種載體的文件，應收集齊全，歸入建設工程項目檔案。

收集范圍包括立項文件、設計基礎文件、設計文件、項目管理文件、施工文件、監理文件、工藝設備文件、涉外文件、竣工驗收文件等。

4.4.5各類文件應按文件形成的先后順序或項目完成情況及時收集。

4.5工程項目資料以收集人收集和檔案資料產生部門或單位主動移交相結合，在資料收集整理過程中，對形成的項目工程文件進行鑒別，包括完整性、準確性鑒別以及審批情況。

4.6項目工程檔案的分類要求

(1)檔案的分類，要符合形成檔案的專業和形成單位的項目活動的性質和特點;

(2)在公司各類工程項目中，同一類工程檔案的分類標準應該一致;

(3)分類層次，類目要簡明，不宜過多過繁;

(4)分類應力求按照專業系統實現標準化。

4.7檔案整理工作遵循項目檔案的自然形成規律，保持項目檔案材料之間的有機聯系，充分利用檔案原有的整理基礎，對項目檔案進行分門別類的整理，便于保管和利用。

4.7.1工程項目的前期文件、設備技術文件、竣工試運行文件及驗收文件，應根據文件的性質，內容分別按年度、工程整理。

4.7.2勘察、設計單位形成的基礎材料和項目設計文件，應按工程項目整理。

4.7.3施工技術文件應按項目工程的專業，階段整理;檢查驗收記錄、質量評定及監理文件按單位工程整理。

4.7.4設備、技術、工藝、竣工圖、設計變更、試運行及維護中形成的文件按工程項目整理。

4.8項目檔案案卷管理

4.8.1組卷要遵循項目文件的形成規律和成套性特點，保持卷內文件的有機聯系，分類科學、組卷合理;法律性文件手續齊備。符合檔案管理要求。

4.8.2基建類案卷按項目依據性材料、基礎性材料、工程設計(含初步設計、技術設計、施工圖設計)工程施工、工程監理、工程竣工驗收等排列。

4.8.3設備類案卷按設備依據性材料，外購設備開箱驗收(自制設備設計、制造、驗收)、設備安裝調試、隨機文件材料、設備運行、設備維護等排列。

4.8.4項目檔案號，要反映項目檔案系統整理后的客觀秩序，同項目檔案的分類方法和分類方案的結構層次相一致;項目檔案號應力求簡明，不要過于復雜繁瑣。

項目檔案號=分類號+案卷順序號。

4.9工程項目檔案的編目包括登記號、登記日期、檔案號、案卷題名、編制單位、數量、保管期限、變更記載、備注等內容。

4.10工程項目資料的更改

4.10.1當工程項目文件需要更改時，文件更改人或更改部門通知收集管理人，并說明更改的理由依據和更改內容。

4.10.2文件更改原則上應由原審批人審批或依據項目管理制度要求進行審批，經更改審批的文件應及時交予檔案收集管理人，收集人交上級管理部門或檔案室，并做好更改備注。

4.11工程項目檔案的借閱

需要臨時借閱文件的人員應填寫《工程項目檔案借閱申請表》(見附件)，經檔案室相關人員同意后方可借閱，檔案室借閱文件一般為復印件，借閱后必須及時歸還，《工程借閱記錄》(見附件)，如果原件一般情況下不外借，如確需外借，說明原因。

4.12項目工程檔案的保管期限由項目部根據國家相關規定而制定，在項目部將資料歸檔移交檔案室時明確提出，由檔案室人員在保管期滿后，提出銷毀申請，項目部決定其銷毀與否。

4.13 工程項目合同管理

工程項目合同是工程項目的重要資料，作為項目實施及工程價款支付的依據，現場工作組、項目部及檔案管理人員應作為工程項目管理的重點。

工程項目合同一經審批簽訂后，項目部組織相關人員收集，并移交檔案室，通知做好留底工作。

工程項目發生變更后，修要更改合同或補充的，項目部應在合同修改或補充審批后，通知檔案室，并將新的合同或協議歸檔。

第五章 附則

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“制度”是一種行為規范和辦事規程，“體系”是各種制度之間存在的相互監督、制約與補充的關系“集合”，體系具有整體性和協調性，良好的體系能夠體現出科學性和合理性。做好管理工作的基礎首先是完善制度體系建設，檔案管理也當如此。檔案是社會活動和經濟活動過程中形成的具有一定保存價值的歷史紀錄，這些檔案記錄了過去與現在發生的各種活動、組織機構調整等信息，成為了為未來各項事業發展做出規劃或進行各項決策的依據，或成為維護團體或個人合法權益的憑證，所以，檔案是一筆寶貴財富，建立健全檔案管理制度體系，使各類檔案都得到有效保管和利用意義非常重大。但是，在目前的檔案管理制度體系當中還存在許多不利于提高檔案管理效率的問題，例如：檔案管理制度的制定僅以檔案管理業務的需要為導向，而很少兼顧到與管理制度相關的各方利益主體的需要，檔案管理理論仍停留在“單位本位”上，而沒有顧及檔案管理的目的與目標，沒有樹立起為社會服務的檔案管理理念；許多檔案管理制度的制定都沒有聽取與檔案管理制度相關的利益主體的意見與建議。在這種檔案管理理念下制定出的管理制度自然無法滿足社會需求，制定的管理制度也由于缺乏外部約束力而使其執行力大打折扣，弱化了檔案制度管理的效力。

二、加強制度體系建設

構建檔案管理制度體系沒有現成模式用來“克隆”，檔案管理制度體系的完善是一個長期的系統工程，需要做出認真規劃。在“向管理要效益”社會發展背景下，檔案管理效果的評價標準，已不再以上級部門或上級領導的標準作為依據，而取決于建立的檔案管理制度能否中符合社會發展的要求，制度能否得到貫徹落實。當代的管理潮流是“創新”，檔案管理的“創新”首先體現在制度體系建設中的創新。如何實現檔案管理制度體系建設的“創新”呢？筆者認為：第一，從開發“管理層”入手。檔案產生于各類社會活動和經濟活動，檔案的作用是記載歷史事件，為維護相關利益主體的合法權益提供憑證，所以，檔案也是具有重要價值的無形資產。當前，部分檔案管理單位仍缺乏對檔案管理在社會活動與經濟活動中重要性的認識，缺乏對提高檔案管理水平的切實舉措，這同與整個社會發展趨勢及行政體制改革形勢不相適應。造成這種現狀的根源，主要是檔案管理部門管理層缺乏重視，所以，提高檔案管理水平首先應提高檔案管理層的現代管理意識，樹立檔案管理是服務社會、提高社會效益管理理念。第二，從管理“規范化”切入。“10號令”的出臺，為檔案管理制度體系建設提供了必要的法律依據。完善檔案管理制度體系建設，就是要依據這一法令建立起適應社會發展需要宜的檔案管理規范。該當今強調了檔案資料收集的重要性，將檔案收集視為檔案管理實現規范化的關鍵環節，沒有完善的檔案收集管理，檔案管理就成了無源之水。所以，對檔案收集管理應在檔案管理制度體系中做出明確規范，使檔案收集管理目標落實到實現管理部門和具體負責人。第三，從優化“檔案員”隊伍抓起。檔案管理制度體系得到切實落實，檔案管理人員作為執行者具有關鍵性作用，檔案管理人員應在檔案收集、檔案整理、檔案鑒定、檔案保管、檔案編研和檔案利用等環節認真執行各項管理制度。同時，要精通檔案專業知識，提高檔案管理的準確性與有效性，全面提升檔案管理水平。要做到這一點，檔案管理人員應通過學習掌握新知識、技術、以提高自身綜合素質。在檔案收集管理中，對各類檔案資料做到認真查驗和及時收集，對發現的檔案信息源認真追查，并對收集的檔案資料按所屬類別進行歸類整理。在檔案保存管理中，保證檔案資源的安全、完整、并為檔案使用者提供查閱方便，使檔案資源真正發揮其應有的價值。做到以上幾點，才是符合現代檔案管理要求的檔案員。

三、結語

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2、林改檔案管理工作要按照統一領導、分級管理的原則。林業部門在做好區級林改檔案管理工作的同時，同時對鄉（鎮、街）林業站、村集體的林改檔案管理工作進行監督、檢查、指導和驗收。

二、檔案管理人員和職責

1、檔案工作由xxx同志專人管理。

2、林改檔案管理人員應履行下列工作職責:

㈠貫徹執行有關法律、法規和國家有關方針、政策。

㈡負責林改檔案管理制度與工作標準的制定。

㈢負責林改文件材料的收集、整理、歸檔、提供利用等日常服務和檔案管理工作。

三、檔案登記

檔案室建立檔案登記簿，將所有檔案詳細分類登記，分類管理。存檔者須在登記簿上簽名，方可將資料入檔，否則檔案管理員不予接受。

四、材料歸檔和檔案的查閱、移交

1、林改檔案一般按年度歸檔管理，資源調查、林權勘驗等圖紙資料，一般應裝訂或折疊成冊，林權登記檔案材料，一般以宗地為單位保管。

2、林改檔案整理后，要統一編制檢索目錄、案卷目錄等，做好科學保管、存放有序、查找方便。

3、按照行政級別，林業局、鄉（鎮、街）林業站、村集體要分別建檔。區級林改領導機構形成的文件材料，由區集體林權制度改革領導小組負責收集、整理、歸檔，設立單獨全宗管理；各鄉鎮形成的林改文件材料由鄉鎮林業站保管；各村形成的林改文件材料由各村檔案室保管。村民小組應確定專門人員對村民小組形成的林改專題材料進行保管。

4、所有的林改檔案不得隨意外借，查閱檔案資料，需按有關查閱規定辦理，并進行登記。在查閱時必須有檔案管理人員在場，并在檔案室內查閱，不得翻閱無關資料。如確需把檔案帶離檔案室或復印的，應經局領導同意，并辦理好借閱手續。

5、檔案管理人員對移交的各種林改檔案、資料，要辦好移交、接收手續。

6、檔案室管理人員因故變動時，應在領導的監督下向新的檔案室管理人員辦理移交手續，并在移交表在簽字。

五、獎勵與處罰

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北京：業主負責制

各建設單位是重點建設項目檔案工作的組織中樞，在保證工程建設檔案管理質量方面起著關鍵作用。為此，北京市檔案局聯合主管部門在重點建設項目檔案工作中始終強調實行業主負責制，以抓建設單位檔案工作為重心，通過業主職責的充分履行，推動該項目檔案管理工作順利開展。在實際工作中，承擔重點建設項目業主單位都能明確機構，配備專職檔案人員，加強檔案基礎設施建設，建立各項檔案管理制度，將檔案工作納入工程管理程序，實施合同制管理，并加強對設計、施工、監理等參建單位檔案工作的組織、協調與管理，使他們能夠明確任務、分清職責，做好各自的檔案管理工作，保證了建設項目檔案管理工作的質量。如，北京城建集團根據“建設工程項目管理規范”的要求，將工程資料的形成和管理納入ISO質量管理體系，對建設過程中的工程資料實行全過程監控。國家體育總局奧建辦將檔案資料的收集歸檔工作納入對總包單位工程進度款支付審核范圍，保證歸檔工作與工程進度同步進行。北京建工集團建立檔案工作領導責任制，定期對工程項目檔案進行檢查。市自來水集團將檔案工作納入年終考核，并采取檔案保證金合同管理辦法，保證了竣工檔案的及時接收。北京電力公司以500千伏輸變電工程檔案為重點，探索電子檔案歸檔模式與方式，進一步加強項目建設、管理中形成的電子文件和電子檔案的管理工作。

福建：項目檔案登記制度

隨著重點項目數量的逐年增加，單從過去的點上指導已很難達到對全省重點項目檔案的全面監控。為了及時掌握項目建設情況以及檔案工作情況，以便及時跟蹤服務，福建省每年在省政府頒布重點項目名單后，即主動與重點辦聯系，按照《國家重點建設項目檔案管理登記辦法》和《福建省檔案登記辦法》、《福建省重點建設項目檔案管理登記辦法》的要求，下發重點項目檔案管理登記工作的通知，提出重點項目檔案登記的范圍、時間及具體要求，依法開展重點項目檔案登記工作，并及時對登記工作情況進行統計分析，通過項目檔案登記，使他們基本掌握了個建設項目的建設進度，形成檔案的管理情況，對明確重點項目檔案工作重點，有針對性地做好各階段監督指導和服務工作，起了很好的作用。各設區市檔案局也都能及時對所轄行政區域內的省、市重點建設項目檔案情況進行登記。

重慶軌道公司：“工程檔案技術交底會”制度

為了保證施工、監理單位從一開始就能夠按照國家有關規定做好項目檔案工作，重慶軌道公司從輕軌工程開工建設時起，就堅持實行了“工程檔案技術交底會”制度，有針對性的對已中標合同工程的施工單位、監理單位及時進行工程檔案技術交底。通過工程檔案技術交底會，并形成會議紀要，使每個參建的施工單位和監理單位從工程開工建設時起，就能夠明確本合同工程對項目檔案有哪些要求，必須采取哪些措施才能保證項目檔案收集齊全、內容準確、整理規范、按期歸檔和移交；從項目經理、技術總工到質檢員、施工員、測量員、內業資料員都能明確自己的職責。特別是在輕軌工程的重大合同項目的建設過程中，重慶軌公司還針對項目檔案工作中出現的問題，采取及時召開項目檔案工作協調會的方式，對出現的問題進行分析，提出整改措施，并對參建各方履行檔案工作職責提出具體要求。工程檔案技術交底這一措施的推行，在實際工作中取得了非常顯著的效果，在輕軌項目檔案管理工作中形成了參建各方職責清楚，溝通及時，工作到位，措施有力的良好工作局面，保證了項目檔案管理工作的有序開展。

中國航天科技集團公司：項目檔案信息通報制度

為組織開展好項目檔案工作，航天檔案館加強了組織和管理，加大監督指導的力度，實施項目檔案信息通報制度，定期以書面和簡報等形式對各單位項目檔案工作情況進行通報，加強各級檔案部門之間、檔案部門與投資部門之間的交流與聯系，保證有關領導和部門能夠及時了解項目檔案工作動態，支持檔案部門能更好地開展項目檔案工作的監督、指導工作；

“三三制度”

任何工作能否順利開展和完成的很重要一點在于執行。在制定了項目檔案工作方針后，要確保工作的開展和進行，必須提出明確的要求和加強措施。為此，航天檔案館從制度、人員、方法等方面提出了加強措施。肖俊主任明確要求項目檔案工作實行實行“三三制度”，即在檢查完成后3個工作日內下發整改意見，整改完成并通過審核后3個工作日內下發檔案驗收結論。有關部門要指定1名人員對單位和項目實行責任制，并負責對口單位的項目檔案工作進行監督、檢查和指導。在進行具體項目檢查前，對有關檢查員集中召開1次情況交流說明會，就項目建設及項目檔案工作情況和有關問題進行交流和說明。在項目檢查驗收后及時對有關情況和數據進行匯總。

山東：全方位服務制度

針對重點建設項目檔案形成周期長，時間跨度大，流動性較強等特點，山東省各級檔案行政管理部門開拓思路、創新方法，運用多種監管手段，加強對重點建設項目檔案的全方位監控管理，保證了檔案的收集齊全、整理規范、移交及時、保管安全。山東省檔案局為加強對省重點建設項目檔案工作的監督掌控，對每個項目單位發放檔案登記表，要求各項目單位分別于項目開工后6個月內、每年度12月底前、檔案預驗收后1個月內填寫有關檔案登記事項。在項目竣工驗收前對每個項目都組織進行檔案專項驗收，按驗收標準逐項打分。濟南市檔案局對城市建設項目檔案工作實行跟蹤監督指導，自城市建設指揮部成立起即積極介入，印發《加強指揮部檔案管理的通知》，明確指揮部應歸檔文件材料范圍和歸檔要求，不定期到各指揮部檢查文書檔案收集歸檔情況；對在建項目及時送達《重點建設項目檔案管理監督通知書》和《濟南市重點建設項目檔案管理登記表》，督促各項目單位做好檔案管理。青島市檔案局的做法是首先建立信息提報制度，根據事前掌握的項目信息提前介入，向項目建設單位制發《重點項目檔案管理監督通知書》和《青島市重點項目檔案資料管理情況登記表》，各項目單位按要求填報有關信息，檔案局再將信息輸入重點建設項目檔案管理數據庫中，實行科學管理；其次是及時跟進，加強事中監督，把項目檔案管理與檔案目標管理認定和年度考核相結合，對檔案管理薄弱的單位實行經常性的監督指導；最后是參加檔案驗收，把好事后監控關，對在驗收過程中發現的問題要求項目單位及時整改。其他各市、縣（市、區）檔案局也都把檔案登記、檔案驗收、積極介入監督指導作為監管重點建設項目檔案工作的重要手段。

江蘇潤揚大橋：聲像檔案跟蹤采集制度

江蘇省長江公路大橋建設指揮部重視工程檔案管理，在潤揚長江公路大橋工程項目（簡稱“潤揚大橋”）工程建設管理期間，采取有效措施，保證了項目檔案與工程建設同步推進，實現了電子檔案與紙質檔案的雙套制歸檔，并形成和完善了聲像檔案跟蹤采集制度。工作中，為形象再現工程建設全過程，反映工程建設重點、難點以及運用的新工藝、新技術、新方法，指揮部聘請南京電影制片廠專門對工程建設實施跟蹤攝影，制作了多角度反映工程建設的專題片。聘請南京浩清廣告公司專業人員跟蹤拍攝工程照片。指揮部還依靠施工、監理單位的力量收集施工現場第一手照片，在《潤揚大橋工程項目竣工文件編制辦法》中明確施工、監理單位編制聲像檔案的責任，要求參建單位根據各自工作職責和內容，拍攝能夠反映工程建設的圖片，連同竣工文件一并移交，確保了潤揚大橋工程建設照片檔案的系統與完整。

四川：重點建設項目單位間協作和交叉檢查制度

為了貫徹執行檔案法及規范化管理辦法，宣傳貫徹國家有關經濟科技檔案工作的規范和標準，促進全省企業、科技事業單位檔案的協作交流，提高全省經濟科技檔案管理水平，四川省檔案局按片區組建省屬及中央在川企業、科技事業單位經濟科技檔案工作協作組，建立單位間的協作和交叉檢查制度。重點建設項目單位屬于其中的重要組成單位，共十七個組，其中幾個組長單位就是重點建設項目單位。2006年9月底已完成組建工作，年底全省形成一個較為健全的經濟科技檔案工作網絡。2007年起將適時開展交叉檢查，已有幾個協作組將重點建設項目單位檔案工作納入檢查計劃之中。

重鋼集團公司：技改建設項目檔案三級驗收制度

為了保證項目竣工檔案齊全、完整、準確，整理符合規范要求，重鋼集團公司堅持實行了技改建設項目檔案三級驗收制度，即項目監理單位負責對項目檔案進行預驗收，項目建設單位負責對項目檔案進行交工驗收，重鋼集團公司（重大建設項目由市檔案局負責）負責對項目檔案進行專項驗收。通過三級驗收，對工程竣工檔案的質量進行嚴格的審查把關，上一級驗收不合格，不得進行下一級驗收，凡檔案驗收不合格，不得進行項目竣工驗收。為了確保竣工檔案的質量，并按期歸檔，重鋼集團公司還實行了嚴格的竣工檔案審查簽字程序，由施工單位技術負責人、總監理工程師、技改處、質監站、檔案處層層審查合格后，簽署意見，辦理竣工檔案移交手續，合同預算處才能辦理工程決算。

湖北：檔案管理納入建設項目整體竣工驗收制度

湖北省檔案局在對重點建設項目檔案管理的監督指導工作中，十分注重與有關主管部門的溝通與配合，充分發揮他們的行政職能作用，建立了將項目檔案管理納入建設項目整體竣工驗收的制度。省發改委領導將檔案管理作為工程質量的重要內容，積極支持、配合檔案行政管理部門加強對重點建設項目檔案工作的監督指導，將檔案行政管理部門作為重點建設項目整體竣工驗收單位之一參加整體竣工驗收。省發改委每年及時向檔案行政管理部門通報重點建設項目名單，有關職能處室在組織重點建設項目竣工驗收前，認真審查其檔案的管理和驗收情況，并向項目建設單位提出檔案收集、整理和驗收的要求，較好地保證了重點建設項目嚴格按照國家有關規定加強項目檔案管理工作。省交通、林業、水利、電力等重點建設項目較多的行業主管部門領導高度重視本系統重點建設項目檔案管理工作，將檔案質量提到與工程質量、資金安全同等重要的位置來抓。湖北省水利廳領導對長江堤防工程建設檔案管理，明確提出要求：要做到“三個一”，即:創一項優質工程、交一個清白財務、建一份明白檔案。成立檔案工作領導小組，并建立了分管領導負總責、辦公室主任負全責、領導小組成員各負其責、專兼職檔案人員具體負責的檔案工作組織網絡。領導親自參加項目檔案專項驗收，及時向檔案行政管理部門匯報工程進展情況、檔案同步管理情況，有效地保證了檔案行政管理部門對工程檔案監管工作的順利進行。

遼寧：竣工檔案驗收監理制度

要做好重點工程檔案工作，關鍵之一就是必須有一批業務能力強的檔案監理人員，以落實竣工檔案驗收監理制度。為此，根據遼寧省檔案局、省建委、省計委聯合的《遼寧省基本建設項目竣工檔案驗收規范》，他們每3年一次，聯合舉辦了5期竣工檔案監理培訓班，邀請國家檔案局、省發改委、省建委、省經貿委相關處室的領導和專家授課；請項目檔案工作先進單位介紹經驗。由省檔案局、省發改委等單位聯合聘任“遼寧省重點建設項目竣工檔案驗收監理”，頒發監理證。由省直單位聯合聘任監理，加大了監理員在監督指導工作中的力度和權威。竣工檔案驗收監理員持證上崗，活躍在全省各個國債建設項目檔案工作的第一線，為確保全省重點建設項目檔案完整、準確和系統作出了重要的貢獻。

江西：竣工檔案專項驗收制度

篇8

1.1人事檔案管理制度不健全

人事檔案是事業單位檔案的重要組成部分，不僅關系事業單位在編人員的信息記錄，而且關系到上級人事管理部門相關工作的統籌安排。但是，當前事業單位對人事檔案管理制度不健全，沒能實現全面綜合的有效管理。首先，事業單位現行人事檔案管理制度集中在檔案存儲方面的管理，沒能圍繞人事檔案全過程制訂完善的管理制度，因此影響了事業單位人事檔案數據收集的全面性和檔案數據資料的準確性。其次，目前事業單位人事檔案的使用制度還十分缺失，存在著重儲存和輕視使用的問題，不僅沒有完善基本的人事檔案資料借閱使用制度，而且導致人事檔案存在著較大的借閱使用風險，嚴重的影響了人事檔案管理效率和質量。

1.2人事管理制度執行較為困難

目前事業單位人事檔案管理還處在深化改革期，特別是隨著事業單位分類改革的不斷深入，上級機關對事業單位的人事檔案管理要求不斷的增多，這不僅增加了事業單位人事檔案管理的復雜性，而且影響了事業單位人事檔案管理制度科學發展。首先，事業單位現行的人事檔案管理制度普遍落后于時代的發展要求，沒能根據信息時代的新要求和傳統紙制檔案數據缺失的復雜現實，及時修訂出完善和標準化的人事檔案管理制度。其次，事業單位人事檔案不僅關系到事業單位職工的職稱評定，而且關系到工資晉級，職務升遷，還涉及到醫保和養老保險、老職工住房補貼調整等。上級人力資源和社會保障局、社保局、住房公積金中心等不同部門（處室）對基層事業單位人事檔案都有不同的使用要求和檔案處理要求，這使得基層事業單位不得不針對多個部門，以及多部門開發的軟件進行檔案整理，實質上嚴重的影響了人事檔案管理質量。

1.3與檔案管理制度配套設施不完善

事業單位人事檔案的作用日益突顯，不僅現有管理制度和基本規范存在著缺失，而且現有事業單位人事檔案管理部門的設施設備不能支持制訂的執行。首先，事業單位需要不斷更新退休職工信息，需要根據實際人事檔案記載來輔助工會、社保等部門按年度要求采集基本的信息，由于現代人口的流動大，傳統的電話聯系方式已經不能滿足事業單位的實際需求，先進的指紋采集、影像視頻采集設備還不是人事檔案管理部門的標配。其次，目前基層事業單位的主管局，與事業單位人事檔案相關的分管局的各處（室）都開發出與人事檔案有關的軟件，有些涉及到事業單位人事編制的軟件還有相當密級，需要運用密鑰進行登陸操作，雖然上級機關下發了無線聯接設備，但是基層單位仍沒有配備與其專門聯通的計算機，以及保證無病毒環境的專用打印機、復印機和掃描儀等設備，這不僅不符合上級有關人事檔案管理制度的規定，而且影響了基層事業單位人事檔案管理制度的落實，存在著較大的安全隱患問題。

2.優化事業單位人事檔案管理制度的方法

2.1提升人事檔案管理人員責任意識

全面優化事業單位人事檔案管理制度的執行水平，需要全面提高事業單位人事檔案管理人員的責任意識。首先，要在事業單位人事檔案管理制度中明確各級相關人員的責任，著力加強對事業單位人事檔案相關的領導責任、主管責任、連帶責任進行劃分，加強相關人員對責任的認識，提升檔案管理人員的責任意識。其次，組織相關人員認真學生相關的法律法規，特別是要認真學習各項業務操作規程，要求人事檔案管理人員按照程序進行嚴格操作。

2.2配置人事檔案管理專業人才

為了全面做好事業單位人事檔案管理工作，有效落實事業單位人事檔案管理的制度，還必須配置專業的人事檔案管理人員，全面提高人事檔案管理人員的履職能力。首先，從事業單位人事檔案管理的實際需求出發，盡可能的把懂得相關專業知識，有著從事此項工作基本素養的人員配置到具體崗位上來。其次，加強必要的事業單位人事檔案管理工作的培訓，注重從各項業務的具體操作流程，以及業務辦理和人事檔案管理制度改革的需要角度進行專業化的培訓。

2.3促成人事檔案管理制標準化

為了提高基層事業單位人事檔案管理的標準化，必須對事業單位現行人事檔案管理制度進行修訂，要在上級機關的主持下，保證基層單位執行科學有效的人事檔案管理制度。首先，由省、市相關部門出臺基層事業單位人事檔案管理制度的規范文本，由基層事業單位按照實際情況進行人事檔案管理制度的修訂。其次，上級組織專家按照不同單位情況進行管理制度審核，重點找出基層事業單位人事檔案管理制度存在的漏洞。

2.4提升管理制度履行輔助條件

為了保證事業單位人事檔案管理制度的順利履行，必須提供必要的支撐條件。首先，針對事業單位的實際需求，提供制度履行必要的設施設備，保證人事檔案管理工作的順利開展。其次，提升人事檔案管理的信息化辦公環境，建立起現代化的人事檔案使用和借閱信息化系統。第三，進行必要的使用密級管理，減少基層單位人事檔案數據傳遞管理負擔。第四，使基層人事檔案管理人員向數據準確性方向傾斜，重點做好數據收集工作。

優化事業單位人事檔案管理制度，必須從事業單位人事檔案管理制度執行中存在的問題著眼，全面提升事業單位人事檔案管理的履職能力，減少不必要的工作負擔，在優化環境的基礎上實現管理制度的有效落實。

作者:戰揚 單位:黑龍江省三江工程建設管理局

參考文獻：

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1.高職院校檔案管理目前存在的普遍問題

1.1對檔案工作重視程度不夠

很多高職院校沒有意識到檔案工作是高職院校建設和發展的重要組成部分，檔案建設意識欠缺。一些高職院校的檔案工作仍停留在初級階段，對檔案的收集、整理、存檔程序模糊，甚至有些高職院校根本沒有設置專門的檔案管理部門，連兼職檔案管理人員都沒有配置，這些情況在新建和中職轉型的高職院校中較為明顯。

1.2缺乏專業的檔案技術管理人員

目前，很多高職院校認為檔案工作人員可有可無，因此設置的工作人員往往都是兼職人員，這些兼職人員大部分都為非檔案專業畢業，檔案專業知識和業務能力不足。由于對檔案管理工作的不重視，沒有定期讓這些工作人員參加檔案專業知識培訓，因而這些工作人員缺少對檔案管理知識系統的學習，也缺少對檔案管理工作的專業研究，極大地阻礙了高職院校檔案工作的發展。

1.3檔案收集和存儲不及時

一些高校的檔案工作存在收集和存儲不及時的問題。一些反映學校發展變化、教學、科研、人動的檔案材料未能及時收集、補充和更，這就導致無法準確反應學校發展業績和人員變動情況，對未來的使用查找也存在諸多不便。

1.4檔案管理制度和程序不規范

高職院校由于某些歷史原因，檔案管理工作普遍還存在制度規范不健全，程序混亂，管理手段落后等問題。一些學校檔案利用規范缺失，檔案管理部門權責不清，存在脫節情況。還存在歸檔材料規格不統一，紙張不統一，分類和裝訂不統一，不便于整理的問題。

1.5檔案管理程度落后

由于大部分高職院校目前都以實現了信息化、網絡化、自動化辦公，雖然檔案管理部門配備了先進的計算機設備，但是很多高校仍舊將檔案管理工作停留于紙質管理層面，沒有進行電子文檔和網絡化管理，從檔案收集、整理到儲存仍然采取紙質上交模式，既浪費資源，又影響工作進度，現代化的管理技術和手段沒有被普遍應用于檔案管理工作中，這與現代教育事業的發展不同步。

2.高職院校檔案管理制度的系統化建設內容

高職院校檔案管理工作要想形成系統化、制度化管理，必須涵蓋全方面的、科學的、整體性強的制度管理建設內容體系，筆者認為，至少包括以下幾方面：

2.1機構設置

要做好高職院校檔案管理制度的建設工作，對檔案工作歸屬和管理部門的劃分至少要清晰。目前，較合理的高職院校檔案部門應歸屬于校辦或領導授權的教務處分管，同時在學校隸屬教育局辦公室的指導、監督、檢查下開展綜合工作。而檔案室，作為處理學校檔案工作的綜合部門，要負責收集、整理、分類、統計、保管、催收、存檔學校的各級各類檔案和相關資料，并及時為需要部門提供檔案服務。

2.2人員配備

檔案室要配備專業對口、素質高、業務能力強的專職檔案人員，如需人員調動，要按照先配后調的原則，做好檔案管理的交接工作。檔案管理人員要按照國家對檔案管理工作的方針政策工作，對工作盡職盡責，學校對檔案管理人員也要按上級要求定期培訓和送出學習，并按國家規定，實行專業技術職務聘任制，不斷提高檔案管理人員的素質和業務能力。

2.3硬件條件

各高職院校要設置室內寬敞、門類齊全、高效運轉的綜合檔案室用來存放和保管檔案。在此基礎上要加大資金投入力度，將檔案工作經費列入學校預算，配備必需的計算機、密集架、檔案柜、復印機等管理裝置和設備并引入檔案管理電子系統。

2.4制度體系

無規矩不成方圓。在硬件條件配備齊全的基礎上，要加強軟環境建設，制定檔案管理制度和使用流程。

（1）建立歸檔制度，要求每個部門定期將每項重要活動整理出完整而系統的文件材料。

（2）學校檔案室要定期催收各部門具有保存、查考、利用價值的各種門類與載體的文件材料，收集整理后集中存檔。

（3）檔案室按照部門分類實行立卷制度，并排列出目錄并編排張號以及備考表，裝訂后存檔。存檔后要對所有收集的檔案進行分類，排列并編號，以便檢索時便于查找。每年還要定期編寫統一格式的檔案年鑒。

（4）除部門檔案外，個人的教學、科研獲獎等方面的文件材料如需存檔，須按規定向檔案部門提交，集中管理。

（5）檔案室每年要定期進行檔案的檢查和鑒定工作，對檔案資料進行定期檢查，對損壞或字跡不清的檔案，要及時修補，對那些已經不具備保存價值的檔案文件要征得領導批準后，及時銷毀。

2.5獎懲措施

要按照十精神要求，建立激勵和約束制度。檔案室及其工作人員也應列入各高校獎勵評優范圍之內，對工作效率高，表現優秀的員工給予獎勵。對違反《中華人民共和國檔案法》的行為和工作表現不佳的檔案管理人員，要及時予以懲處和更換人員。

3.做好電子檔案管理工作是加強高職院校檔案管理制度建設的有效效措

3.1提高對檔案工作信息化建設的重視

檔案工作信息化和現代化發展是計算機網絡技術應用的必然產物。因此，要加大經費投入，配備必需的現代化設備，加快檔案室的數字化建設。各高職院校對除紙質版以外的其他形式的檔案如照片、視頻等文件都可采用現代信息處理技術進行數字化存儲，建立全文數字庫和多媒體數據庫，以便未來檔案信息的查詢，不斷提高檔案工作的效率和質量。

3.2引進先進的信息技術

電子檔案要采取辦公系統傳輸歸檔的辦法，要求檔案管理人員必須具備熟練操作辦公OA軟件的能力，并及時關注和掌握電子文件的傳輸動態，避免信息存儲不完整等情況和問題的發生，加強電子文件歸檔管理。

3.3采取將紙質檔案與電子檔案一并歸檔的存檔形式

建議目前高職院校將存檔的OA辦公系統生成的電子文件同時轉化為紙質檔案存檔，以加強存檔文件的完整性，避免由于目前電子檔案管理措施不健全所引起的歸檔不完善的問題。除此之外，在轉化為紙質檔案的過程中，要增加相關責任人簽署意見的環節，保證檔案管理過程規范，權責明確，萬無一失。

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1.1文件管理內容主要包括：上級函、電、來文，同級函、電、來文，本公司上報下發的各種文件、資料。按照分工，公司各類文件資料由辦公室歸口管理。

1. 2公司在工作中形成的具有參考利用價值的各類資料、原始記錄、協議合同、出版物、各種圖表、照片等以及與本公司生產經營活動相關的事文等都要完整地收集、整理、立卷、保管。由主辦人員上報辦公室審核存檔。

2.1為保證文件及時傳閱，收文后立即將文件送到公司領導和承辦部門，如關系到兩個以上業務部門，應按批示次序依次傳閱，最遲不得超過2天（特殊情況例外）。

3.1文件的傳閱與催辦； 閱讀文件應抓緊時間，當天閱完后應在下班前將文件交辦公室，閱批文件一般不得超過2天，閱后應簽名以示負責。如有領導“批示”、“擬辦意見”，辦公室應責成有關部門和人員按文件所提要求和領導批示辦理有關事宜。

3．2 傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍和保密規定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍或公共場所，也不得將文件轉借其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內容。

3.3 閱文時不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內任何文件及附件，如確系工作需要，要辦理借閱手續，以防止丟失泄密。

3．4文件閱完后，應送交辦公室，切忌橫傳。

3.5 辦公室對文件負有催辦檢查督促的責任，承辦部門接到文件、函電應立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散，如需備查，應按照有關保密規定，并征得辦公室同意后，予以復印或摘抄，原件應及時歸檔周轉。

3. 6 按照閱文范圍，一般由有關部門組織學習有關文件，或由辦公室通知閱文。

4． 發文的管理

4．1 發文的規定 ；需要向上反映匯報重要情況或向下安排布置重要工作，需要發文時由公司統一發文，辦公室統一承辦，以公司×字×號發文。

4．2 發文的范圍

4．2．1 凡是以公司名義發出的文件、通知、決定、決議、請示、報告、編寫的會議紀要和會議簡報，均屬發文范圍。

4．2．2 公司下發文件主要用于：

① 公布公司規章制度；收文檢查編號閱批傳閱歸檔公啟文件 上級文件 信封文件 文號 編號文件處理傳閱單主管領導審閱承辦部門閱辦批示擬辦意見 簽名收回保管

② 轉發上級文件或根據上級文件精神制訂的公司文件；

③ 公布公司體制機構變動或干部任免事項；

④ 公布公司的經營管理。

⑤ 有關獎懲決定和通報；

⑥ 其他有關公司的重大事項。

4．2．3 公司上行文、外發文主要用于：

① 對上級機關呈報工作計劃、請示報告、處理決定；

② 同兄弟單位聯系有關公司經營管理等事宜。

5.收文管理；

5.1收到上級文件需認真填寫收文登記表，清晰填記收件時間、收件人、發文單位、發文文號等內容。

5.2收文后按照要求傳達到相應級別人員，有具體承辦內容的要落實具體單位具體承辦人。

5.3文件傳閱后，原件及時交辦公室整理歸檔。

6文件的立卷與歸檔

6．1 文件的歸檔范圍 ；文件統一由辦公室負責歸檔：

① 上級機關來文，包括上級對公司報告、申請的批復；

② 公司發出的報告、指示、決定、決議、通報、紀要、重要通知、工作總結、領導發言和生產經營工作的種類計劃統計、季度、年度報表等；

③參加上級召開的各種會議帶回的文件、資料及本公司在會上匯報發言材 料等；

④上級機關領導同志來公司檢查視察工作的報告、指示記錄，以及公司向上級進行匯報的提綱和材料；

⑤ 公司向上級請求批復的文件及上報的有關材料。

6．2 立卷要求

6．2.1 文件立卷應按照內容、名稱、時間順序，分門別類地進行整理歸檔。

6．2．2 立卷時，要求把文件的批復、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。

6．2．3 要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結合的原則。重要工作、重要會議形成的文件材料，要及時立卷歸檔。

6．2．4 上年度形成的文件材料，要求在下年度3月份以前整理完。列好立卷清單一式兩份。（辦公室一份、檔案室一份）

7． 文件的銷毀