檔案管理實施方案范文

導語：如何才能寫好一篇檔案管理實施方案，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公文云整理的十篇范文，供你借鑒。

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—、目標任務

進一步落實責任，加強工作指導力度，聚焦鞏固提升我縣脫貧攻堅工作，規范2014-2020年脫貧攻堅檔案管理，全面、真實、及時、完整記錄我縣脫貧攻堅的歷程，確保我縣精準扶貧檔案真實、完整、準確、安全、規范，高質量完成全縣精準扶貧檔案規范化管理工作。

二、基本原則

（一）堅持統一領導、分級實施。精準扶貧檔案規范管理工作由縣脫貧攻堅領導組辦公室、縣檔案部門聯合監督指導，各鄉鎮是精準扶貧檔案實施主體，除負責鄉鎮本級檔案資料外，還需組織指導各村及時做好村級精準扶貧檔案規范管理工作。負責實施縣級扶貧專項的牽頭部門，要嚴格對照每年的實施方案、目標任務，及時規范和完善專項扶貧檔案。

（二）堅持系統收集、分類管理。要按照省檔案局省扶貧和移民工作局印發的《關于進一步規范脫貧攻堅檔案工作的意見》（川檔發〔2017〕1號）和省檔案局印發的《省扶貧開發項目檔案管理細則》（川檔發〔2016〕15號）文件要求，對照縣、鄉、村、戶扶貧資料清單進行分類收集和整理歸檔，要重點做好精準扶貧文書檔案、科技項目檔案、會計檔案、照片檔案、音像檔案以及實物檔案的管理工作。

（三）堅持集中保管，及時移交。縣脫貧攻堅辦各類精準扶貧檔案由縣扶貧開發局集中管理，縣級扶貧專項檔案資料由各專項牽頭部門集中管理；鄉級各類精準扶貧檔案由各鄉鎮集中統一管理；村級精準扶貧檔案由各村集中保管，個別村不具備檔案保管條件的可由鄉鎮政府代為保管。具備移交條件的檔案，要及時依法向縣檔案部門移交。

三、工作任務

（一）建立精準扶貧檔案規范管理工作機制。精準扶貧檔案規范管理工作由縣脫貧攻堅領導組辦公室統一協調指導，并牽頭組織扶貧、檔案部門聯合對專項牽頭部門、鄉鎮和村精準扶貧檔案工作推進情況進行監督檢查。

（二）配備適應精準扶貧檔案規范管理工作開展和滿足檔案安全管理的設施設備。縣級扶貧專項部門、各鄉鎮要為精準扶貧檔案規范管理工作開展，提供必需辦公設備和條件。精準扶貧檔案庫房要符合防光、防塵、防潮、防蟲、防高溫、防盜、防鼠、防火等要求，確保檔案安全保管。

（三）建立文件材料齊全完整、整理規范的精準扶貧檔案。

精準扶貧檔案文件材料要收集齊全完整，規范整理。特別是特殊載體類檔案要廣泛收集反映脫貧攻堅歷史偉業和先進感人事跡的圖片、音像、實物等珍貴資料，做到應收盡收、應歸盡歸。

四、工作要求

（一）時間節點

縣、鄉、村三級2014—2020年度精準扶貧檔案規范管理工作自本方案下發日起，村級檔案在2021年4月10日前完成；鄉級檔案在2021年4月20日前完成；縣級檔案在2021年4月30日前完成。

（二）分類管理

精準扶貧檔案相關文件材料應收集齊全完整，歸檔的文件材料要真實有效，做到字跡工整、數據準確、圖樣清晰、簽章手續完備。歸檔文件材料的印制書寫材料、紙張和裝訂材料等要符合要求。

精準扶貧檔案應按照相關標準規范進行整理，文書檔案按照《歸檔文件整理規則》(da/t22-2015)進行整理。扶貧項目檔案按照《科學技術檔案案卷構成的一般要求》(gb/t11822-2008)進行整理。扶貧資金檔案按照《會計檔案管理辦法》進行整理。照片檔案按照《數碼照片歸檔與管理規范》(da/t50-2014)進行整理。電子檔案按照《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》(gb/t18894-2016)和《數字檔案室建設指南》進行整理。

特殊載體類檔案，按照國家有關標準、規范整理，并與關聯紙質檔案建立檔號對應關系。

戶別管理類按照“一戶一檔”進行整理歸檔。

以卷為保管單位的檔號結構為：全宗號—類別號—案卷號，以件為保管單位的檔號結構為：全宗號—類別號—件號。

五、保障措施

（一）加強組織領導

縣、鄉、村三級必須明確精準扶貧檔案規范管理工作具體負責人員。縣脫貧攻堅辦聯合檔案部門抓好業務指導和監督檢查工作,各鄉鎮、扶貧專項牽頭部門要具體抓好組織實施。

（二）加強監督考核

各鄉鎮、扶貧專項牽頭部門，要提高精準扶貧檔案規范管理的自覺性和主動性。本次精準扶貧檔案規范管理工作，將納入各鄉鎮和扶貧專項牽頭部門2021年度檔案工作目標考核任務，未按期完成或未按規定規范管理的鄉鎮和扶貧專項牽頭部門，由縣檔案部門視具體情況扣減相應年終目標考核分值，情節嚴重的全縣進行通報。

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一、檔案管理人員和利用者均應樹立保密觀念，貫徹執行《檔案法》和《保密法》，共同保守檔案機密。

二、對各類檔案均應按規定的范圍進行查、借閱，并嚴格履行手續。查、借閱機密檔案要經主管領導批準。

三、對機密檔案要嚴格管理，不得將機密檔案私自帶出檔案室或外傳，對機密檔案內容不得自行摘抄、拍照、翻印或復制。

四、凡涉及檔案機密的人員一律不準在家庭、子女及無關人員面前談論有關檔案機密內容，不得在普通電話、明碼電報和私人通信中暴露檔案機密。

五、利用者對所借檔案文件、技術圖紙等必須妥善保管，及時歸還，不得轉借他人，不準攜帶公出、探親訪友、出入公共場所。

六、對保管期滿、失去保存價值的檔案文件要按規定銷毀，不得以廢紙出售。

七、發生失密、泄密和檔案被盜事件時，要立即報告主管領導、保密或保衛部門，當事者要寫出書面報告。對違反保密規定、造成失泄密和被盜密者，應按其性質及情節給予嚴肅處理。

xx市檔案局檔案庫房管理制度

一、檔案庫房是檔案資料保護和貯存的重要基地，是提供利用檔案的中心，除領導批準外，非本室工作人員不得入內。

二、保管檔案必須有專用庫房，并設專人負責管理。庫房內應采取有效的防護措施，保證檔案安全。

三、檔案進出庫房，要建立嚴格的登記制度，包括檔案收進入庫，庫存檔案調出室外及日常的調閱、歸還。

四、檔案庫房應設有防盜、防火、防潮、防塵、防蟲、防鼠、防高溫、防強光的措施。

五、對新接收入庫檔案要嚴格檢查，對有蟲蛀、發霉及其它問題的檔案須經科學處理后方可入庫。

七、庫房內應保持清潔，不得堆放與檔案無關的物品。

八、每學期結束前，要對案卷進行總清點，檢查帳、卡、物是否相符。

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關鍵字：電子檔案 網絡安全 防火墻

當今對于普通的紙質檔案，已經有了非常成熟的管理制度和技術，一般能夠配備專門的檔案室以及專門的管理人員，對于文件特別是保密文件的調閱也有著嚴格的審批制度，在選址、防火、防盜方面也有相應的措施來保障文件檔案的安全。但對于電子檔案，卻還沒有詳細的操作性強的安全管理制度，電子檔案管理人員往往在不經意間造成了電子檔案的管理漏洞，形成安全隱患。另外，計算機技術迅速發展，各種攻擊以及破壞手段層出不窮，在電子檔案管理的很多環節都有可能出現問題。

電子檔案安全可靠的運行，不僅僅關系到數據本身的正常運行，更重要的是關系到所有與電子檔案管理業務和服務有關的正常業務開展，因此電子檔案管理的網絡、主機服務器、存儲設備、系統軟件等都應具有很高的安全保證、安全管理及安全防范措施。

一、防火墻訪問防范措施

防火墻是內部網絡與外部公共網絡之間的第一道屏障，是最受人們重視的網絡安全產品。從理論上看，防火墻位于網絡安全的最底層，負責網絡間的安全認證與傳輸，防火墻不僅要完成傳統的過濾任務，還要為各種網絡應用提供相應的安全服務。當今的防火墻產品正朝著數據安全與用戶認證、防止病毒與黑客侵入等方向發展。在電子檔案管理系統和外部網絡的連接處安裝防火墻設備，能夠根據會話信息、應用協議、訪問用戶、被訪問者資源等進行訪問控制規則設置，保證通過網絡邊界的會話層得到一定的控制，同時，為了保證整體安全性，防火墻設備自身具備高度的安全性。

另外，在電子檔案管理系統和各個地區服務點（Pointof Service，POS）之間，以及存在不同安全等級的系統之間的互聯邊界處也應采用防火墻和虛擬局域網（Virtual Local Arca Network，VLAN）劃分等安全訪問控制措施。

二、網絡入侵檢測防御

網絡入侵防御設備（Intrusion Prevention System，IPS）在網絡入侵行為進入被保護網絡之前通過報警、阻斷等措施為電子檔案管理系統提供保護，目的是對網絡侵入行為進行阻截，同時，在電子檔案管理中的某些網段也需要采用網絡侵入檢測系統（Intrusion Detetection System，IDS），即針對網絡侵入進行監測，它可以自動識別種種侵入模式，在對網絡數據信息進行分析時與這種模式進行匹配，一旦發現黑客有侵入的企圖，就會自動報警，目的是通過對網絡侵入者的檢測，彌補防火墻等邊界安全軟件的不足，及時發現網絡中違反使命策略的行為和受到黑客攻擊的跡象。網絡侵入防御設備也對蠕蟲木馬病毒攻擊進行識別，并進行有效的攔截，在電子檔案管理系統和Internet、POS（Pointof Service，POS）的邊界布置網絡侵入防御設備，也能夠對進入電子檔案管理系統的網絡請求進行預警防御，避免病毒或黑客入侵內部網絡系統。

在電子檔案管理系統數據中心前布置網絡侵入防御設備，保證了不論攻擊來源于哪里，包括內部網絡和外部網絡，都能夠對信息數據資源進行有效的防御。在電子檔案管理系統數據資料中心區域，為了確保對關鍵業務的訪問不造成影響，網絡侵入防御設備應使用專業硬件芯片架構，確保具有高度處理能力。此外，網絡侵入防范設備還需要對進出被保護區域的大量數據信息進行檢測，做到雙向防御的目的。

為了簡化布置，節約資金，本人建議電子檔案管理采用高端口密度的侵入防范設備，同時實現侵入防范和入侵檢測的功能，即對關鍵鏈路實現了串行接入，也對病毒或黑客的侵入實施防范和阻截，同時采用同一臺設備的別處端口對其他網絡采用端口鏡像方式接入，進行實時入侵檢測。

三、網關病毒防御

傳統的病毒防御措施大多數都靠計算機終端殺毒軟件進行防御，病毒已經感染到終端后才進行查找殺除，是一種亡羊補牢的方法，而且在查找殺除病毒時將會占用大量的系統資源，當今病毒傳播主要依賴于Internet網絡進行廣泛傳播，因此我們需要將病毒防御體前移，建立網關病毒防御體系。對出入網絡的數據信息進行查找殺毒，阻截來自Internet的文件病毒入侵網絡內部，同時阻截來自Internet的黑客對應用服務器群的入侵和破壞；阻截來自Internet的病毒對終端操作系統的侵入；阻截病毒的互相傳播，徹底將病毒阻隔在內部網絡之外。

四、提高電子檔案管理人員的安全意識

在電子檔案的安全管理中，威脅最大的不是計算機軟硬件方面的漏洞，而是計算機使用人員的安全意識。很多病毒的運行或者非法訪問都是人為原因造成的，為此，最好注意以下幾點：

第一，絕對禁止使用電子檔案管理專用電腦訪問外網。網絡上潛在著很多的威脅，每時每刻都有網絡探測工具在掃描，一旦被網絡攻擊者鎖定，就很有可能被非法訪問，輕者數據被非法訪問，嚴重的會造成數據丟失或者修改破壞。

第二，不在電子檔案管理專用電腦上隨意安裝軟件。在電子檔案管理專用電腦上最好安裝正版軟件，正版軟件都是經過廠商檢驗的，不含有任何病毒和木馬軟件，可以防止病毒隨著普通應用軟件一起被安裝，也可以獲得良好的技術服務。另外，不要在電腦上安裝任何與檔案管理工作無關的軟件，以免造成系統緩慢或者沖突，降低系統的可靠性。

第三，輕易不要使用U盤移交電子檔案。U盤是一種USB接口的移動存儲設備，可以被隨機讀寫，是病毒最理想的傳播工具。由于U盤經常在各個電腦之間插拔，傳染病毒的幾率很大，是病毒傳播最大的途徑之一。在電子檔案的移交過程中，應該盡量減少U盤的使用。

第四，對于不清楚的文件，不要輕易打開運行。很多病毒會將自己偽裝成普通文件的樣子，或者具有誘惑性、欺騙性的文件或者文件夾。檔案管理人員應該提高警惕，對于不清楚的文件打開時一定要慎重。

此外，為了保證電子檔案管理系統的安全運行，還必須遵照國際、國內的防范標準和規范，通過系統的技術防御措施和非技術防御措施，建立安全保障體系，為電子檔案管理系統提供一個安全環境。網絡安全是一個系統的、全局的問題，網絡上的任何一個漏洞，都會導致全網的安全問題。我們應該用系統工程的觀點、方法來分析電子檔案管理系統的網絡安全及具體措施。一個較好的安全措施往往是多種方法適當綜合的應用結果。這些環節在網絡中的地位和影響作用，也只有從系統綜合整體的角度去看待分析，才能取得有效可行的措施。即計算機網絡安全應遵循整體安全性原則，根據規定的安全策略制定出合理的網絡安全體系結構，這樣才能做到整個系統的安全。

參考文獻

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【關鍵詞】知識服務；檔案管理；方式分析

引言

知識服務檔案管理模式主要是指對企業內部用戶的檔案進行合理有效的管理，這項服務管理模式最早是根據企業要求而產生的。檔案管理模式對于服務行業尤為重要，特別是像中國電信、中國聯通、中國移動等信息服務行業，此類公司的用戶量較大，而且信息保密性要求較高，日常檔案管理工作尤為繁重，這就需要有更加合理科學的檔案管理工作模式來滿足客戶需求，提高檔案管理工作效率。檔案管理的優劣對企業的未來發展也會產生重大影響。

1 基于知識服務的檔案管理模式的提出背景

1.1 時展潮流提出的要求

知識經濟的興起順應了時展的潮流，是時展的重要標志。知識經濟不同于傳統經濟，它是知識、信息技術的結合體，直接依賴于知識和信息的生產、使用、分配。知識管理充分發揮了知識在經濟中的自身作用，通過知識創新、知識應用不斷順應知識經濟對“空前關注知識的價值”的要求，進而成為重要的管理范式，順應了時代的發展潮流。

想要實現知識管理戰略，就需要各個部門，尤其是檔案管理信息部門通過檔案管理知識為企業提供各類信息服務，滿足客戶檔案管理要求，發揮知識信息的價值。

1.2 市場競爭壓力帶來的要求

在激烈的市場競爭條件下，想要獲得市場優勢，在激烈的競爭中獲得可持續發展，就需要充分利用戰略性、非模仿性、獨特性的資源。這種獨特性的資源主要是指企業內部的知識。這類知識是企業長期發展過程中產生的，通常和企業的戰略、管理、文化密不可分，既有通過文檔管理存在的顯性知識，也有隱性知識。因此，需要通過檔案管理的不斷創新優化來挖掘企業檔案資源，利用檔案知識促進企業的可持續發展，推動企業健康合理發展，最終實現企業的競爭戰略服務。

1.3 用戶不斷增長的知識需求

傳統檔案管理自身存在許多弊端，由于技術、管理等方面的落后，難以滿足客戶對檔案信息管理的需求。因此，要不斷創新檔案管理模式，提高檔案管理效率，不斷滿足客戶對檔案管理的需求。要以用戶為中心，需求為導向，提高企業檔案信息的重視度，要將檔案信息、知識作為企業重要的無形資產，提高檔案信息、知識的管理要求，不斷積累企業檔案信息、知識，通過檔案知識積累、檔案知識評價、服務、組織服務以及企業人力資源管理、制度完善、技術運用來滿足用戶對檔案信息、知識的需求。

2 基于知識服務的檔案管理模式與傳統檔案管理的區別

由于知識服務性的檔案管理模式以知識管理模塊為編碼進行的檔案管理，能夠通過知識編碼進行科學合理的工作，進而建立完善高效的用戶信息檔案。與傳統檔案管理不同，知識服務檔案管理模式在管理過程中主要以知識性檔案為主，以個人資料、信息文件、內部資料、外部信息為主要管理對象，而傳統檔案管理則是在企業經濟活動過程中產生的各類文檔、文案；另外，在資源管理方面，知識服務檔案管理能夠將各種資源進行科學合理的整合，而傳統檔案管理則將檔案和資源進行分類整理，不能實現資源的有效整合；再次，在服務理念方面，兩者也有很大的區別，知識服務型檔案管理以用戶為中心進行資源管理，而傳統檔案管理則主要以檔案機構為主，簡單的從事檔案管理，知識服務型檔案管理的目的是在提供知識信息的基礎上滿足客戶需求，幫助客戶解決問題，提供較為系統完善的檔案管理知識，而傳統檔案管理主要是為用戶提供信息開展工作；知識服務型檔案管理的核心主體是專業團隊，而傳統檔案管理的主體是單個員工。

3 基于知識服務的檔案管理模式研究

基于知識服務的檔案管理模式的主要理論依據是知識編碼和人性化服務。

3.1 知識編碼

知識編碼是基于知識服務的檔案管理模式的主要理論依據。通過知識編碼能夠將知識更加標準的變現出來，而且能夠將檔案中相關知識進行整合，實現信息共享和交流，能夠有效的提高知識的顯性程度，將隱形的知識轉化為顯性，實現檔案知識的有序化。在此基礎上，能夠實現知識的分類，進而形成較為完善的知識庫，這樣在運用過程中，可以通過計算機或者人工智能輸入將數以萬計的知識信息進行篩選，找出需要的信息知識，為決策者提供信息服務。與此同時，為了更加方面知識的查詢和整理記載，還建立了專門的“不透明”知識案例庫，案例庫主要以圖表記錄為主，通過案例庫圖表能夠清晰的將業務流程中的知識表現出來，這樣將圖表、信息進行統一整合，形成圖文結合的信息知識庫。只有以知識編碼為基礎，檔案管理模式才能真正促進經濟增長，才能為市場經濟的發展做出貢獻，不然只會“一場空”。

3.2 人性化服務

人性化服務是知識服務型檔案管理的重要因素，其主要強調人性化的服務，通過人性化的服務為客戶提供優質滿意的檔案服務，做到以人為本，體現服務的人性化需求，用心關心用戶，將客戶的需求當做自己的最終服務目的，在工作中充分體現知識服務型的人文關懷，以高標準的服務提供高質量的檔案管理服務，在滿足客戶需求、保障客戶滿意度的基礎上不斷提高工作效率，最終實現企業經營效益，樹立企業形象。

人性化服務是企業贏得市場的重要保障，因此企業要不斷加強個性化服務，提高企業人文素質。在此基礎上要將這種人性化服務嵌合到知識編碼的理論中去，將其融為一體，作為檔案管理模式的理論，進而改變傳統的檔案管理模式，將人性化的服務同知識服務型檔案管理模式有機的結合，在技術優勢的引導下，展現服務特色，能夠更好的實現企業價值，為社會提供優質服務。

4 基于知識服務的檔案管理模式的推廣意義

4.1 可以提升企業核心競爭力

將檔案視為信息資源和知識資產進行管理，強調充分實現檔案的知識價值；應用先進的技術，創新和拓展檔案管理的各項業務環節，進而能夠提供更好的信息、服務，滿足客戶的需求，推動自身的持續健康發展，從而可以大大提升企業的核心競爭力。

4.2 可以提高檔案工作的地位與作用

強調檔案管理與業務流程相結合，為業務活動提供檔案信息、知識服務，使檔案管理由后臺性、輔的工作變為前臺性、支撐性的工作，可以大大提高檔案工作的地位與作用。

4.3 對于公共機構檔案管理也有啟示與參考價值

知識服務型的檔案管理模式能夠堅持以用戶需求為導向，以用戶為中心，為滿足用戶需求而不斷提高自身服務質量。而且此種模式對行政事業單位的檔案管理理念也有啟發作用，對日后行政事業單位的檔案管理技術具有指導意義和參考價值。

5 結語

隨著社會的進一步發展，檔案管理工作在日常生活中的作用將越來越重要，這就要求在各個企業內部要切實重視在檔案管理工作方面對檔案管理模式的實施，通過實施，進而逐步提高檔案管理工作的有效性。

參考文獻：

[1]馬宏正.基于知識管理的數字檔案館問題研究綜述與分析――基于文獻計量法與內容分析法的分析[J].廣州廣播電視大學學報，2013，04：101-106.

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1 互聯網+時代的檔案管理工作發展現狀

1.1 管理意識不足

現階段的檔案管理工作至關重要，因此需要重視檔案管理意識的提升，尤其是相關的領導，應該注重提升檔案管理的技巧，從而強調相關的重要性。但是在實際的檔案管理工作中，相關領導并未足夠重視檔案管理工作的重要性，缺乏檔案管理意識，還有部分工作人員盲目的追求經濟利益，忽視檔案管理工作的本質，加劇了檔案管理工作的困難。

1.2 隊伍建設不完善

檔案管理人員的素質低下將會直接影響到實際的工作質量，目前，很多檔案管理人員存在著此類問題，主要原因是大部分檔案管理人員職責不明確，很多都不具備專業技能，在沒有經過專業培訓和學習的情況下，盲目的開展檔案管理工作，使檔案管理工作面臨重重困境。此外，部分基層工作人員不注重提升自身的綜合素質，導致自身的待遇相較于其他部門人員差很多。

1.3 基礎設施薄弱

檔案管理工作應該具備專門的基礎設施，同時還需要專項經費做保障才能更加可靠。但是現階段很多政府和單位對檔案管理工作重視不足，因此經費的投入力度不夠，導致檔案管理工作的硬件建設滯后，很多固定的檔案缺乏合理的存放場所，加之檔案柜的整理不及時，很多檔案資料亂擺亂放，管理過程混亂無序。還有些檔案管理的硬件設備不齊全，同時又缺乏更新換代的理念，導致在現代化建設發展進程中，無法適應時代的變遷與發展，技術設備的傳統落后影響了檔案管理工作的順利開展。

1.4 管理手段不到位

在檔案管理工作開展的過程中，應該重視管理手段的更新，但是現階段，檔案管理手段較為落后，特別是在新時展的背景下，新生事物層出不窮，傳統的管理模式和管理手段顯然無法滿足現實的需要。多數檔案管理部門尤其是基層單位，存在著設備滯后、缺乏專業型人才的管理，還有些檔案管理部門始終沿用著傳統的管理模式，沒有順應時代的發展和變遷及時轉變管理方式，同時缺乏科學的現代化技術應用技巧，加之檔案管理部門忽視了檔案管理工作的大力宣傳，誤解了檔案管理工作的重心，造成檔案管理工作不被群眾熟知和了解。

2 互聯網+時代的檔案管理方式分析

2.1 注重人才培養

人才的培養將直接影響到管理工作的質量，更是現代社會發展需要的推動力，要求相關的檔案管理部門重視人才的培養，以一種系統化的方式，為人才提供可觀的培養環境，通過具有權威性的理論體系普及，提升管理人員自身的知識結構體系，從而完善自己的知識儲備。另外，還需要檔案管理人員在參加知識培訓的同時，切實推動檔案管理工作的順利發展。

2.2 促進檔案信息素質教育

檔案信息素質教育至關重要，其關系到檔案資料的完整性和規范化，同時也有助于維護檔案管理工作流程的順利進行。檔案管理人員的信息素質能夠直接影響到檔案管理工作的細節，因此需要工作人員加強自身的信息素質并提升修養，同時還應該積極加強相關人員的主體性意識，讓他們在實際工作的過程中，更好的獲取環節的意識性教育，從而強化自身的保密處理意識，通過提升自己的能力，實現對信息資料集中的強化處理，也需要進一步提高員工參與積極性，讓他們在檔案傳播的過程中，具備最基礎的嚴謹態度，尤其是在檔案信息素質建設的進程中的關鍵環節強化檔案管理人員的高度重視。

2.3 科學合理的標準

互聯網+時代的到來讓檔案管理模式煥然一新，現代化技術的運用就是通過計算機和網絡技術的配合，完成對檔案資料的全方位掌握。網絡技術對互聯網+時代的檔案管理方式革新起到了建設性作用，所以可以通過信息化的手段實現相關檔案管理執行標準的細致規劃，在此過程中，細致化體系的構建可以通過電子系統的實際運算速率，對相關工作環節適當簡化，同?r針對無規律可言的檔案管理工作，可以更細致的分析并簡化相關的工作流程，實現檔案管理工作的價值。計算機系統沒有具體的管理控制模式，即便擁有可管控的系統，相關的運算程序也很復雜且缺乏高效率，因此需要適當的強化檔案管理工作的現代化模式，重視實現檔案管理工作的標準化，迎合當代知識經濟的發展需求。

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[關鍵詞]檔案；檔案室；庫房管理

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.04.122

[中圖分類號]G271 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2017）04-0-01

檔案保護是采用一定的設備和辦法對檔案進行科學管理，以達到維護檔案的完整與安全，在最大限度上延長檔案的壽命。庫房管理工作是檔案保護工作中最基礎、最重要的工作。機關檔案室庫房是關乎檔案利用、檔案信息化的源頭，是檔案保管的主陣地。因此，機關檔案室庫房管理工作是檔案保護工作的重要內容。現筆者就機關檔案室庫房管理工作的具體措施談談一些看法。

1 配備合格的檔案工作用房

機關單位要高度重視檔案工作用房建設，在新建單位辦公業務用房時，要統籌考慮檔案工作用房規劃、設計，按照經濟、實用、安全的原則做好檔案工作用房建設。檔案用房要做到檔案庫房、閱覽室、辦公室“三分開”，符合布局合理、便于檔案工作和檔案安全管理的要求。

在檔案室庫房建設方面，要符合有關檔案室庫房建設的國家標準。一是檔案室庫房要避免日曬，墻體要光潔、平整、不易生塵，堅固耐久，具有防水、防潮、防蟲等性能。二是檔案室庫房面積要滿足機關單位工作發展的需要，留有足夠20年自行保管運行的存儲空間。三是檔案室庫房樓層地面要滿足檔案及其裝具的承重要求。四是檔案庫房凈高不應低于2.60 m，室內比室外的地面要高出20 mm，并設置密閉排水口。五是庫房門窗既要便于通風，又要便于密閉；庫房門應具有防火、防盜功能，庫房門窗應安裝防盜網等安全防護措施。

2 健全機關檔案室庫房管理制度

科學、規范的管理制度能夠為做好機關檔案室庫房管理保駕護航。機關單位要按照“誰主管、誰負責、誰實施、誰擔責”的原則，做好檔案安全工作。分管檔案工作負責人是第一負責人，對庫房安全工作負全面責任；檔案工作人員為直接責任人，對檔案安全工作負直接責任。建立健全各項檔案安全管理制度，配備檔案安全和應急管理機制及足夠的專、兼職管理人員，形成機關檔案室庫房安全責任共同體。

3 精細化管理機關檔案室庫房

3.1 重機關檔案室庫房日常管理工作

機關單位要高度重視對檔案庫房的日常管理，嚴格把控庫房安全。做好機關檔案室庫房日常檢查工作，并做好記錄。對有條件的單位推行“雙人進庫制度”，對進出庫房時間、事由要如實登記。

3.2 建立健全人防、物防、技防檔案室庫房安全防范體系

防盜：機關檔案室庫房出入要及時關門，離開庫房要及時關好門、窗、燈，有條件的單位可以加裝視頻監控及門禁系統。

防火：機關檔案室庫房內嚴禁明火設施，配備火災報警和消防滅火系統，庫房內要選用七氟丙烷、三氟甲烷、二氧化碳等對檔案無害的氣體滅火材料或使用細水霧滅火系統。

防雷：機關檔案室庫房要安裝建筑物防雷設施，充分考慮特殊載體檔案及實物檔案的防雷措施，防止雷入侵，必要時可以設置屏蔽層。

防震：機關檔案室用房避免設置在結構剛度突變的薄弱樓層，其所在建筑的抗震設計要符合《建筑物抗震設計規范》。

防水：機關檔案室庫房內不設置消防以外的給水點，排水管道不穿越庫區，上下水立管不安裝在與庫房相鄰的內墻上。

防潮、防高溫：機關檔案室庫房應設置獨立的溫濕度環境，庫房溫度應控制在14 ℃～24 ℃，每晝夜波動幅度不大于2 ℃；相對濕度控制在45%～60%之間，每晝夜波動幅度不大于5%。庫房內配備溫濕度儀、空調、除濕機等調溫、調濕設備。

防蟲、防霉：檔案進庫前要做好消毒，檔案裝具內放置防蛀、防霉產品，有條件的單位可以配備庫房空氣凈化系統及殺蟲設備。

防鼠：機關檔案室庫房的門要安裝防鼠板，窗戶安裝紗窗，其他墻身孔洞要采取防鼠措施。

防光：機關檔案室庫房的窗戶要配備防光和防紫外線窗簾，避免陽光直射，庫房內應選用乳白色防爆燈罩，照度不超過100勒克斯。

防塵：機關檔案室庫房及檔案裝具應保持整潔、無灰塵，地面要保持清潔，庫房內嚴禁存放雜物。

防磁：聲像檔案的儲存和保護要符合《磁性載體檔案管理與保護規范》。

防污染：機關檔案室庫房要防止有害氣體和顆粒物對檔案的危害。

防腐蝕：定期對金屬檔案裝具表面涂層進行檢查，防止因檔案裝具銹蝕，從而對檔案實體及卷盒產生腐蝕。

防輻射：對檔案工作用房環境進行防輻射檢測和治理，避免對檔案實體、設備及工作人員造成影響。

防汛、防臺風：汛期和臺風期間，要做好機關檔案室庫房防汛、防臺風措施，對可能遭遇洪澇災害風險大的檔案工作用房，要提前做好檔案安全轉移工作。

防失泄密：切實做好檔案實體及管理系統安全保密工作，加強對檔案信息系統的安全保密管理，對自然災害、非法訪問、非法操作、病毒侵害等安全隱患要采取有效的防范對策，按照涉及國家秘密的信息系統分級保護要求，嚴防檔案在傳輸過程中失泄密，且檔案要專門管理。

3.3 做好機關檔案室庫房組織與排架

庫房中的檔案裝具應排列有序，統一編號。排列要有利于檔案的搬運與存放，有利于通風與避光，有利于提供利用。庫房內檔案裝具布置要成行地垂直于有窗的墻面，外墻窗戶與檔案裝具間的通道相對應。檔案柜、架安裝要求為：主通道凈寬不小于1 m，兩行裝具間凈寬不小于0.8 m，裝具端部與墻的間隔不小于0.6 m。如果機關檔案室只保存一個單位內部的檔案，可以按照檔案門類結合內設機構、保管期限及檔案形成時間上架排列。但是，要注意預留不同門類檔案的保管空間，盡量避免或減少“倒柜”的現象。

主要參考文獻

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一、電力企業檔案信息化管理

1.電力企業檔案信息化管理的現狀

檔案的存儲、檔案的管理和檔案的查詢是檔案管理的三種基本模式[1]。在電力企業的日常工作中，很好的利用檔案存檔信息，對于工作的順利進展有很大的幫助，所以檔案資料的及時接收、整理分類、保管體系也在逐步走向正規化。在以往的傳統檔案管理中，呈現的都是紙質文件，伴隨手工操作進行管理，而隨著科學技術的進步，信息化的技術也在檔案的管理中應用，對紙質文件進行數字化的信息處理，使檔案資料保管更便捷，查詢起來更方便。可以對檔案信息可以進行備份處理，使得檔案信息更安全。但目前這種檔案信息化的管理工作方式還沒有在電力企業中全方位、多角度的進行普及，而應用了檔案信息化管理方式的電力企業還存在一些問題，所以檔案信息化管理的技術和應用還有很大的提升空間。

2.實現電力企業檔案信息化安全工作管理的必要性

首先，電力企業在國民經濟匯總扮演著重要角色，它是一項基礎性的支柱企業。如果失去了電力行業的支持，全社會就可能出現經濟癱瘓的現象。在2008年伊始，我國南方多數省市都遭受了雨雪冰凍的襲擊，電力行業在此次自然災害中受到了極大的影響，使得多地區都出現了電力中斷的現象，對國民的正常生活帶來嚴重的影響，這充分的表明了電力資源對市民生活的重要性，沒有電力資源人們就無法進行正常的生活。在現代數字化的戰爭中，攻破電網就是戰爭取得勝利的關鍵點，這種說法毫不夸張[2]。近些年來，電力企業的檔案信息經常被攻擊，導致檔案信息泄露，為了提高電力企業檔案的保密性和警惕性，對檔案信息化安全管理工作一定要加強。

其次，因為電力企業的發展經歷了一個漫長的歷史時期，企業中的各項管理與經營方式都逐步在完善，都形成了各自的特征與優勢。隨著市場經濟的發展，電力企業也得到了大幅度的發展，企業的數量與電力經營項目也日益增多。在經濟全球化的今天，優勝劣汰的競爭淘汰法則一直在各大企業間上演，為了在激烈的市場競爭中，擁有自己的一席之地，競爭手段則是五花八門，其中也不缺少使用不正當手段竊取其他競爭對手的商業機密，而經常因為利益等原因的驅使，企業的檔案信息管理難免會出現失誤和泄露。多種實例證明，保護好檔案信息就是保護好本企業的利益，所以電力企業對自己的商業機密加強保護，顯得尤為重要。

再次，電力企業是資金和技術密集型的企業，擁有著較高的專業技能人才，掌握先著進的核心技術。在科學技術飛速發展的今天，各大電力企業都在努力創新自己的技術成果，對高性能和高質量的電力產品研發力度不斷加大，為了加強電力企業的競爭實力，每一年各個企業都有新的研發目標，同時還要進行科技的引進和創新，并逐漸形成自己的知識產權，所以一定要加強檔案信息化安全管理，對本企業的知識產權和技術成果進行保護。檔案信息的安全保護，就是對企業的技術領先和核心競爭力進行保護。

二、電力企業檔案信息化管理中存在的問題

1.滯后的檔案信息化管理體系

因為電力企業的檔案信息化管理是隨著科學技術的發展而產生的，在使用初期，難免會在相關的管理和技術層面上存在缺陷。在電子檔案的存檔、保管、查閱等方面還沒有建立健全明確的規章制度，出現問題時不能及時很好的解決，進而引起一系列的不良連鎖反應[3]。因為檔案管理信息化是最近幾年才發展起來的，在大量的紙質檔案向電子版本轉換時，在速度和質量上還難以保證。

2.對檔案的信息化管理還沒有足夠的重視

在電力企業中，一些元老級的領導還沒有對檔案信息化管理有充足的認識，把主要精力放在了產品研發和市場占有率上，檔案信息化管理在企業的發展中的隱性作用總是被忽視，簡單的認為檔案管理是一種文職類的日常瑣事，對重要檔案科室和部門更是沒有建立，沒有把檔案信息化管理融入企業的發展戰略中，因此使得檔案信息化管理出現人員短缺、管理落后等問題。

3.檔案管理人員素質不夠

因為在多數電力企業中，沒有對檔案信息化管理的重要性有足夠的認識，因此對檔案管理人員的要求不高，很多檔案管理人員對檔案管理工作卻不了解，只是對檔案進行簡單的整理和歸類，沒有管理重點，往往忽略了對包含重要經濟信息的檔案進行存檔和保護，因為不具有檔案管理的專業知識，在技術和管理觀念上還有很多漏洞，很容易造成重要檔案信息的流失和機密的泄露。

三、加強電力企業檔案信息化安全工作管理的途徑

1.完善電力企業檔案信息化安全工作的制度體系

規章制度對人的行為具有一定的約束和提醒作用，對于人的行動意識具有強化的功能。因為規章制度的約束性、權威性和穩定性的特點，使得規章制度的制定在檔案信息化管理中有章法可遵循，有標準可參照。所以一定要在國家法律法規范圍內，制定符合電力企業實際情況的規章制度，建立健全檔案信息化安全管理相關工作的流程、體系。并要大力倡導監督檢查行為和責任問責制，使檔案管理工作真正落實，填補檔案信息化安全管理的空白，同時可適當的使用一些獎懲制度，促使檔案信息化管理工作安全、有效進行。

2.提高電力企業決策層對檔案管理信息化安全的重視度

電力企業的決策層作為企業的家長，是企業發展戰略的制定者和前進方向的指揮者，所以一定要在企業成長發展中，對檔案信息化管理安全要有足夠的重視并加強其建設，至上而下的把檔案信息化安全管理工作落實到企業發展的各個角落。同時要認真分析國內外電力企業的發展形勢和先進理念，認清企業檔案信息化管理的安全性在企業未來發展道路上的重要意義。

3.加強對電力企業檔案信息化管理人員的職業素質和專業技能培養

電力企業的檔案管理人員每天要面對眾多的檔案信息，其個人素質的高低對于檔案信息化安全管理具有重要的影響作用。基于電力企業在國民經濟發展中的重要地位，所以要重視對電力企業檔案管理人員的選拔和培養。提高電力企業檔案信息化管理人員對檔案管理工作和信息保密的認識，培養其形成堅定的立場和明銳的洞察力，要對檔案管理人員的專業技能進行不定期的培訓，使其具備更加專業和規范的技能，使其能夠對信息化管理中不安全因素的進行分析、判斷和解決，提高在檔案信息化安全管理中的實踐能力。努力打造出一支專業技能高、安全意識強、紀律嚴明、業務精通的新時代電力企業檔案信息化管理團隊。

4.采取技術手段防止企業檔案信息泄密

科學技術是第一生產力。在電力企業的檔案信息化管理中，當然也少不了科學技術的大力支持。電力企業的檔案管理是一項復雜而艱巨的工作，需要在平時的工作中不斷進行經驗和教訓的總結，從而為科技人員的新技術研究與開發提供理論依據。將計算機技術更好的融入到檔案的管理當中，借鑒與吸取先進的技術成果。在廣泛運用計算機技術的同時，也要加強計算機網絡安全技術的研究與實踐。設立檔案信息安全系統，加強對涉密檔案信息和文件銷毀環節的技術運用和保密管理，對于計算機網絡上的有關安全的信息嚴格把關。在電力企業管理中，大力宣揚“積極防范、技管并重”的思想[4]，加強與規范企業檔案信息安全的管理工作。

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檔案管理，即企業相關部門對檔案信息與檔案實體進行收集、整理、保管、堅定、統計并為企業正常運營提供利用服務的各項工作的總稱。檔案管理伴隨著企業創建、發展的全過程，是企業興衰的見證者，對企業的發展起著重要的借鑒作用。因此，加強檔案管理工作是煙草企業長遠發展的必然選擇。進入21世紀以來，我國加強了對煙草檔案管理工作的建設力度，確定了協調關系、加強宣傳、整合資源、積極參與的發展模式，堅持國家利益與消費者利益至上的雙重任務，為創建和諧煙草企業不斷努力。目前，我國煙草按企業檔案管理水平有了顯著的提升，逐漸規范化，在企業文化建設中也發揮了巨大的作用。但是，客觀來講，我國煙草檔案管理工作依然存在嚴重的問題，尤其是在管理方法與管理理念方面亟待完善。

2 煙草企業檔案管理中存在的問題及相應措施

2.1 檔案管理機構

據調查研究顯示，目前我國煙草企業的檔案管理機構還不夠健全，嚴重的影響了檔案管理水平的提升。首先，我國大多數煙草企業缺乏檔案管理意識，不重視檔案管理工作，在檔案管理方面十分隨意。其次，很多煙草企業缺乏專門的機構對企業檔案進行管理，因此管理制度也不夠健全，嚴重的影響了檔案管理水平。此外，煙草企業檔案管理人員調動較大，使得檔案管理工作時常中斷，嚴重的會造成?n案信息丟失，數據收錄錯誤等問題。因此，我國煙草企業應該積極樹立正確的檔案管理意識，建立健全檔案管理機構和相應的制度，確保管理人員到位。而且，煙草企業還應該定期對檔案管理人員進行培訓與考核，提高其工作技能，從而提高檔案管理的質量，促進煙草企業的健康快速發展。

2.2 檔案管理設備

眾所周知，檔案管理工作十分復雜，收集處理的信息量龐大，因此，先進的設備儀器是提高檔案管理質量的關鍵。但是，目前我國煙草企業的檔案管理設備普遍陳舊、落后，沒有充分利用網絡信息技術。比如，相關工作人員反應，由于目前檔案管理大多局限于手工作業，因此檔案信息不能實現資源共享，這為檔案的整理工作也帶來了不必要的麻煩。而且手工工作模式使得檔案管理工作缺乏綜合處理能力，影響了檔案的參考價值。因此，我國煙草企業應該加大對檔案管理工作的支持力度，積極引進先進的管理設備，利用網絡信息技術建立企業的電子檔案聯網，實現檔案資源的共享，充分發揮其價值。比如，建立電子檔案室，培養高素質的網絡信息技術人才，創建企業的檔案管理系統，促進檔案管理模式向現代化發展。

2.3 檔案管理理念

目前我國企業檔案管理理念依然傳統落后，在檔案管理過程中僅僅是走個形式，沒有真正的認識到檔案管理的價值。檔案管理不僅僅是記錄企業成長發展歷程的資料，更是企業文化建設的瑰寶。因此，我國企業應該認識到檔案管理的重要作用，不斷創新服務理念，從檔案中提煉出企業文化建設的核心元素，從而進一步凝聚全體員工的力量，共同促進企業的發展。而且，在煙草企業檔案管理過程中，要遵守“建立、管理、功用”的管理步驟，將重點置于“功用”，盡量發揮檔案管理的作用。比如，提供重要數據、維護企業權益、提煉文化信仰、推動民主建設等等。

2.4 檔案管理方法

檔案管理方法的科學與否直接決定著檔案管理的質量。目前，我國煙草企業檔案管理的方法存在很多問題，不僅形式單一，而且不夠科學，嚴重的影響了工作效率與質量。比如，我國煙草企業在檔案管理中借閱丟失、材料損壞的現象十分普遍，嚴重的影響了檔案的完整性。因此，我國在煙草企業應該不斷的完善檔案管理方法，提高管理質量。首先，豐富檔案的種類，利用電子信息檔案儲量大、保存便捷的特點對檔案進行備份，防止損壞、丟失。其次，采用科學的分類歸納法，根據時間段和檔案類型進行整理，并錄入檔子檔案中，方便工作人員上網查閱。此外，完善紙質檔案借閱制度，對不可備份檔案進行專門的保護，進一步保證檔案資料的安全。與此同時，不斷完善檔案管理的考核制度，并且定期對檔案管理設備儀器進行保養維修，從而保證檔案管理工作的正常進行。

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關鍵詞：房產檔案；管理；規范化

1前言

房產檔案作為房屋權屬信息的主要記錄方式，其需要詳細記錄下房屋產權狀況與各種相關內容，所以房產檔案需要具有非常強的法律效力,其內容的記錄也需要具有一定的專業性。同時隨著時間的流逝，房屋或許會由于贈與、交易或者是繼承等情況而出現產權變化，并且由于土地分割、房屋翻建或者是拆遷行為的發生也會造成房屋的各項信息出現變動，所以需要對房產檔案進行規范化管理，以保證其真實性以及全面性。

2有序開展房產檔案的收集以及整理工作

在進行房產檔案管理時，首先需開展房產檔案的收集以及整理工作，并保證這兩項工作的規范性。其中在房產檔案的收集方面，為了保證收集質量需要制定以及明確相關的管理規范，制定工作流程，并明確各個工作人員的職責范疇，另外還需要科學的劃分為范圍與其分類等。另外檔案收集部門一定要注重其和其他部門之間的相互聯系，并及時的轉移相關檔案資料，以使檔案資料收集能夠有序正常開展。若是檔案收集階段其出現了檔案內容不完整或者是字跡不清晰等問題，則收集人員需要重新進行檔案的整理,避免檔案內容出現不清晰完善情況。檔案資料收集工作具有非常重要的意義，其直接影響到后續工作的順利程度，所以一定要使房產檔案資料具有真實性、全面性以及完整性。在整理檔案資料時，一定要保證整理行為的規范化，這就需要形成系統性較強的資料庫，同時根據相關規定要求來整理檔案信息。此時需要科學的分類以及篩選各個檔案資料，并根據一定的順序整齊排列資料，之后需要妥善裝訂各個資料。在整理資料的過程中還需要適當添加圖片、照片等信息，一方面使檔案資料內容更具有真實性，另一方面也使資料內容更為豐富。

3對管理人員進行教育培訓，提升其專業技能以及素質

房產檔案收集以及整理工作主要是由管理工作者來完成，其道德素養以及專業技能將會直接影響到房產檔案的管理質量，再加上各種新興技術已經應用到房產檔案管理過程中，所以一定要通過有效的教育培訓工作來提升管理人員的工作能力以及道德素養。教育培訓工作可以通過多種方式開展，比如說高校進修、專家講座、趣味競賽等等。但若只通過教育培訓工作是遠遠不夠的，管理人員還需要通過不斷的學習來掌握更多的知識方法，了解房產檔案的各方面知識，科學合理的運用各個檔案學科新技術以及新理論，從而使檔案管理工作更具有規范化以及科學性。另外還需要引進投入競爭激勵機制，制定獎懲策略，使管理人員產生工作的積極性，可以自覺保證工作的正確性，自覺遵守相關的條例規定。

4通過數字化技術開展房產檔案管控工作

現在我國已經進入到數字化社會之中，數字化技術已經融入到人們生活的方方面面，為了跟得上時展，提升房產檔案管理效率，有必要將數字化技術應用到其中。為了實現房產檔案內容的信息化、數字化，管理人員需要通過掃描儀以及計算機等各種先進的設備儀器來使檔案信息內容可以轉變為數字化信息，之后再將其直接存儲于計算機系統中便于查詢以及管理。由于房產檔案本身具有一定的特殊性，所以在對其進行數字化處理時需要注意以下幾方面內容，也就是房產的客觀信息、原始信息以及變更信息、限制信息，其中客觀信息指的是該房產所具有的自然形態，可以將其和其他房產劃分出的不同之處了；原始信息指的是原始登記信息；變更信息指的是房產在通過多次變更之后的登記記錄；限制信息指的是房產再被政府部門或者是相關機關單位查封或者是典當之后所形成的限制交易資料。信息材料可以說是開展檔案管理的第一步，通過多種現代化設備已經投入使用在房產檔案管理部門中，并已經起到了很大的效果。過去管理人員必須要通過手動錄入的方式來記錄下各個檔案信息，錄入慢且查詢不方便。現在通過掃描儀等設備來錄入紙質卷宗，可以保存在紙質卷宗的原有形態，對于那些已經模糊、不易掃面的文件資料可以利用照相機來對其進行拍照，通過圖片的方式來存儲各個文件，之后通過文字說明較為不清楚的部分。在通過掃描儀等設施收集好資料之后，管理人員還需要對資料進行一一對比，保證資料的全面性、無誤性。總之通過掃描儀、計算機、照相機等設備來成立信息采集平臺，可以使信息得到充分的共享，同時信息流通速度也會得到很大程度的提升，通過這些設備的運用能夠使原有房產檔案信息更具有立體性，內容也更加的豐富，便于今后的整理、使用。為了使房產檔案管理工作更具有現代化，提升其管理質量，有必要建立起數據庫。一般來說在房產檔案管理中需要將其數據庫系統劃分為四個部分方面，也就是產權產籍綜合、政務綜合、圖形以及實物影像數據庫，并基于此建立信息存儲處理系統，實現無紙化辦公，使管理人員只通過計算機系統即可以管控房產檔案。最后檔案信息管理機制還需要注重和其他關連平臺之間的協同，這是由于房地產檔案管理只是房產一個方面，其不僅可以獨立自成體系，同時還需要注重和其他平臺之間的相互聯系，比如說房改房數據平臺、自動計費制證機制以及房產管理地理平臺等等。所以在設計檔案信息管理機制時應當注重其與其他平臺之間的相互連接，在有需要的時候可以連接到其他系統、平臺中，使數字信息化管理平臺的優勢充分凸顯出來。

5結語

房產檔案作為房屋各項信息資料的重要記載以及總結，其可以真實同時全方位的體現于房屋的各方面信息，通過對其進行規范化管理，將各種現代化技術融入到其中，可以實現動態管理，使管理內容以及方式根據有及時性、時效性，使房產檔案信息得到了更為有效的管控。

作者:龐志紅 單位:青海省海東市平安區房產管理局

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一、高校學生檔案管理現狀

高校學生的檔案進行管理具有一定特殊性，這項工作與干部檔案、學生學籍檔案管理有所不同。高校學生檔案管理是對學生培養情況的反映，在檔案中記錄著學生的學習、成長及德智體美等方面的發展情況。對學生的檔案進行管理，可以對社會選拔人才提供參考依據。現階段，高校學生檔案管理工作內容較為復雜，一定程度上增加了檔案管理的難度，同時也使檔案管理工作中存在一定缺陷。

（一）學生檔案管理工作重視程度不夠。當前，多數高校的領導對學生檔案管理工作沒有足夠重視，檔案管理觀念較為淡薄，在日常工作中，把重點放在了學校的基礎性設施和師資隊伍建設中，沒有對檔案管理有足夠的認識，只是單純的認為學生檔案管理工作就是對學生的信息進行搜集、保存和管理，沒有對檔案管理工作做出嚴格的要求，也未能形成統一化的標準。在開展檔案管理時，檔案管理人員，通常在每個學期的開學伊始和期末結束時，沒有對檔案管理工作做出認真的總結與對接，更是缺乏有效的監督和指導。

（二）學生檔案管理制度不夠完善。由于高校管理階層對學生的檔案管理工作沒有足夠重視，因而在檔案管理工作中，也未能制定出嚴格的管理制度。而當前已有的檔案管理制度也存在缺陷，導致學生檔案管理工作缺乏一定約束性，沒有工作標準可參考。同時由于學生檔案管理工作本身沒有明確的制度保障，相關管理人員沒能對學生的檔案管理工作進行定期的監督與檢查，導致檔案管理人員責任心不強，執行力不夠，工作人員未能及時有效的開展管理工作，致使工作中經常會出現資料丟失、信息數據不全等問題。

二、強化高校學生檔案管理的方式

現階段，國家教育部門已經對高校學生的檔案管理工作提出了更高的要求因而實現高校學生檔案管理工作的規范化、制度化十分重要。隨著我國教育制度改革的深入發展，高等教育的形式與內容也隨之發生了改變。近些年來，高校受教育學生的數量逐漸增多，使得高校學生檔案管理工作的內容也越來越復雜，檔案管理工作的難度也隨之增加，因而加強學生檔案管理十分重要。

（一）注重檔案管理，提高工作積極性。要強化高校學生檔案管理，首先高校的領導階層要提高對檔案管理工作的重視程度，以身作則，充分認識到學生檔案管理對學校于學生成長及高校發展的重要作用。高校在日常管理工作中，需要把檔學生的案管理工作上升到學校戰略性發展的層面上，積極響應與號召國家教育部門提出的方針政策，結合本校檔案管理工作的實際情況，制度出科學化的學生檔案管理制度。與此同時，需要更新高校學生檔案管理人員的思想與觀念，提高對學生檔案管理的認識程度，認識到檔案管理的重要性，從而增強工作責任心，提高執行力，對檔案管理工作保持高度熱情，進而積極投身到檔案管理工作中來。

（二）完善制度，規范檔案管理。完善的制度是檔案管理工作順利開展的重要保障，高校學生檔案管理需要健全的規則制度來規范和引領。隨著高校的不斷壯大與發展，學校里有更多的活動和事宜需要整理和記錄，面對高校日趨復雜的檔案管理工作，只有建立起合理、科學、嚴格的制度，對學生檔案管理工作中的每個環節做出詳細具體的規定，才能實現檔案管理工作的高效化。并對學生檔案進行分類、整理與存檔，針對管理中存在的問題，采取切實可行的應對措施，才能使學生檔案管理工作有序進行。

（三）加大信息化投入，提高管理人員的素質。科學技術是第一生產力，在高校學生檔案管理中，同樣也少不了科學技術的大力支持。高校學生檔案管理是一項復雜的工作，在平時的工作中需要不斷進行經驗教訓的總結。部分學校在學生檔案管理中，依然還采用傳統的管理方法，用手工方式進行收集與檢索，整理、檢閱等方面的效率不高下，很多學生的資料信息丟失無法恢復。因而在新時期的學生檔案管理工作中，需要加大信息化技術的投入，在廣泛運用計算機技術的同時，也要加強計算機網絡安全技術的實踐，并要設置檔案信息系統，加強對涉密檔案信息和文件銷毀環節的技術運用與保密管理。為了更好的開展高校學生檔案管理工作，需要認識到教育培訓工作的重要性。可以對檔案管理人員進行業技能培訓，使其具備更加專業和規范的檔案管理技能，努力培養出新時期專業技能高、紀律嚴明、業務精通的檔案管理團隊。