營銷檔案范文

導(dǎo)語：如何才能寫好一篇營銷檔案，這就需要搜集整理更多的資料和文獻(xiàn)，歡迎閱讀由公文云整理的十篇范文，供你借鑒。

篇1

目前電力營銷工作所涉及的檔案資料主要包括客戶檔案資料以及涉及防范安全、經(jīng)營、法律風(fēng)險等的其他重要資料。[2，3]電力營銷檔案管理是供電企業(yè)營銷工作的基礎(chǔ)和重要環(huán)節(jié)，是做好營銷各項工作、開展優(yōu)質(zhì)服務(wù)的關(guān)鍵，對提升營銷管理水平、確保經(jīng)營成果起著至關(guān)重要的作用，對企業(yè)經(jīng)營發(fā)展水平也具有重要影響。[4]客戶檔案是供電企業(yè)與客戶之間在供用電業(yè)務(wù)活動中直接形成的，具有保存價值的原始文字、圖紙、圖表等記錄，包括業(yè)擴報裝、變更用電、電能計量、用電檢查、客戶信息服務(wù)等相關(guān)資料。客戶檔案資料的形成可能歷經(jīng)業(yè)務(wù)擴充報裝環(huán)節(jié)、抄/核/收環(huán)節(jié)、電能計量管理環(huán)節(jié)、用電檢查環(huán)節(jié)等，不同的客戶類型以及不同的業(yè)務(wù)類型均有不同的檔案資料，因此客戶檔案資料的收集和整理繁雜且時間跨度可能很長，給檔案管理工作帶來了困難。客戶檔案是供電企業(yè)為全社會用電客戶提供供電服務(wù)的最重要依據(jù)。客戶檔案所能提供的相關(guān)信息資料是供電企業(yè)做好優(yōu)質(zhì)服務(wù)工作、開展?fàn)I銷專業(yè)管理工作的關(guān)鍵。[5，6]客戶在報裝申請時要提供合法的基本信息資料，供電企業(yè)才能對用電申請予以受理并按國家規(guī)定提供供電服務(wù)。在業(yè)務(wù)變更、用電檢查、重要用戶保電等工作中，完整、準(zhǔn)確的客戶檔案資料能為供電企業(yè)提供客戶詳盡的受電方案以及用電設(shè)備情況等重要信息，以便更好地開展電力供應(yīng)優(yōu)質(zhì)服務(wù)工作。客戶檔案也是供電企業(yè)在供電服務(wù)過程中防范安全風(fēng)險、電費回收風(fēng)險、供用電合同糾紛中的法律風(fēng)險等其他風(fēng)險，維護(hù)企業(yè)自身利益，切實為廣大用戶提供優(yōu)質(zhì)、可靠電力保障的重要憑證資料。在面臨客戶或供電公司發(fā)起的法律訴訟活動中，供用電合同以及在用電現(xiàn)場拍攝下來的圖片資料等都是獲得法律支持的重要依據(jù)，是決定訴訟成敗的關(guān)鍵。

二、營銷檔案管理工作中存在的問題

1.對營銷檔案管理缺乏足夠重視

目前供電企業(yè)已經(jīng)普遍開展檔案管理信息化建設(shè)工作，建立并運行營銷檔案信息化管理系統(tǒng)，對營銷檔案紙質(zhì)資料進(jìn)行電子掃描歸檔，并建立了專門的檔案室對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝袋存放管理。然而在系統(tǒng)建成后對營銷檔案管理工作的有效性并沒有給予應(yīng)有的重視，還沒有建立完備的機制以確保營銷檔案管理工作深入、有效地開展。設(shè)備先進(jìn)了，技術(shù)更新了，觀念卻是老一套，沒有跟上形勢，邁上臺階。尤其是在“三集五大”體系建設(shè)之際，組織機構(gòu)、業(yè)務(wù)流程等均發(fā)生重大變革，對營銷檔案管理工作如何做好新老交替、統(tǒng)籌安排、確保營銷檔案資料管理的科學(xué)性、完整性、準(zhǔn)確性等沒有引起足夠的重視。很多企業(yè)還停留在過去的老思想、老觀念中，認(rèn)為檔案管理是無關(guān)緊要的事，檔案管理崗位定崗也都偏低，從事檔案管理工作的人員不是快要退休沒有太多追求的、就是由于各種原因需要照顧的，人員素質(zhì)不能滿足以計算機、信息技術(shù)為手段的新的檔案管理業(yè)務(wù)需要。

2.營銷檔案管理制度不健全

營銷檔案管理工作制度不健全，管理辦法不細(xì)化。對客戶檔案形成的環(huán)節(jié)，各部門缺乏制度約束，致使?fàn)I銷檔案的記錄、收集不被重視，檔案收集工作很難開展。尤其是業(yè)擴報裝工程直接關(guān)系到公司的優(yōu)質(zhì)服務(wù)形象，為了讓用戶早日用上電，工程在實施過程中通常存在趕工期、趕進(jìn)度等情況，容易忽視工程實施過程中檔案資料的記錄整理，導(dǎo)致檔案資料收集不全、數(shù)據(jù)不準(zhǔn)等問題時有發(fā)生，而事后補做資料的方式也大大降低了工程檔案的真實性、準(zhǔn)確性和可利用性。對檔案資料的借閱沒有相關(guān)的制度和規(guī)定，隨意性很大，客戶檔案資料一經(jīng)借出，由于沒有履行必要的簽字借閱手續(xù)，不容易索取歸還，致使重要客戶檔案資料流失，給營銷工作帶來被動。由于客戶檔案丟失無法提供有效供用電合同而無從對竊電、欠費用戶進(jìn)行的事時有發(fā)生。由于無法對違約用戶追究相關(guān)法律責(zé)任導(dǎo)致供電企業(yè)利益受到損失，供用電關(guān)系遭到破壞，后果極其嚴(yán)重。對檔案管理工作人員沒有相關(guān)的崗位責(zé)任制度及監(jiān)督考核機制，致使工作的開展缺乏制度約束。營銷檔案管理人員專業(yè)技術(shù)知識普遍缺乏，且兼職較多，人員不穩(wěn)定等，使?fàn)I銷檔案的收集、整理和歸檔不及時、不規(guī)范。各相關(guān)收集單位彼此缺乏溝通和聯(lián)系，重視程度及責(zé)任心不足，導(dǎo)致營銷檔案管理工作不到位。

3.對營銷檔案管理缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)

營銷檔案資料收集、整理、歸檔等各方面工作沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)可以遵照執(zhí)行，工作質(zhì)量因人而異。營銷檔案資料所涉及的部門多、流程環(huán)節(jié)多、業(yè)務(wù)分類多、信息量大，對大量原始資料的保存價值和期限沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，可能造成真正有價值的資料收集不全，沒有價值的資料大量存放占用原本有限的庫房空間資源。尤其是“大營銷”體系建設(shè)完成后，對于以前存放于客服、電費核算、高壓檢查、低壓稽核等部門的檔案資料，如何統(tǒng)一歸集、存檔沒有標(biāo)準(zhǔn)，在新老交替的過程中容易造成檔案資料流失。對檔案資料的歸檔方法沒有形成一致性，還存在隨意性大、整理方法不合理、查找不方便等現(xiàn)象，尤其是當(dāng)人員變動后，資料的收集整理工作嚴(yán)重脫節(jié)，存在檔案資料流向不清等問題。

三、對營銷檔案管理工作的建議

鑒于營銷檔案管理在供電企業(yè)經(jīng)營管理、持續(xù)發(fā)展中的重要作用以及目前工作中存在問題，[7]提出以下幾個建議：

1.提高認(rèn)識

供電企業(yè)要從上至下重新審視營銷檔案管理工作的重要性，認(rèn)清形勢，增強認(rèn)識，要對營銷檔案管理工作提出高的要求、高的標(biāo)準(zhǔn)，使?fàn)I銷檔案管理工作邁上新臺階。首先，公司領(lǐng)導(dǎo)層要重視，應(yīng)有副經(jīng)理級領(lǐng)導(dǎo)分管營銷檔案工作。主要負(fù)責(zé)營銷檔案管理工作的營銷部在重視各項營銷指標(biāo)完成工作的同時，要將營銷檔案管理工作納入營銷日常工作的重點。其次，其他中層部門也應(yīng)該將營銷檔案管理工作上升到全局工作的高度予以重視和配合。要提升營銷檔案管理崗位的重要性，不要用老眼光看待新形勢、新環(huán)境下的檔案管理工作，為檔案管理配備責(zé)任心強、業(yè)務(wù)素質(zhì)高的專業(yè)管理人員。為檔案管理專業(yè)人員提供可發(fā)展的平臺，以吸引高素質(zhì)的人才。

2.建立健全制度、標(biāo)準(zhǔn)

要積極推動營銷檔案管理制度化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，建立健全營銷檔案管理工作相關(guān)制度、標(biāo)準(zhǔn)，使?fàn)I銷檔案管理工作有章可循、有標(biāo)準(zhǔn)可依、有制度約束。制定營銷檔案管理責(zé)任制落實檔案管理責(zé)任到人，明確分工；制定營銷檔案管理考核制度，促進(jìn)各部門對營銷檔案管理的重視，加強相關(guān)人員的責(zé)任心；制定檔案借閱制度以加強對檔案的安全管理；制定檔案銷毀制度，對銷戶用戶保存時間到期檔案予以監(jiān)督銷毀。

3.規(guī)范工作方法

對營銷檔案的收集、整理以及歸檔要有規(guī)范、統(tǒng)一的工作方法。“大營銷”體系下營銷機構(gòu)的調(diào)整給營銷檔案管理方式和流程帶來了相應(yīng)的變化，以前分別歸檔存放于客服、電費核算、高壓檢查、低壓稽核等部門的檔案資料，現(xiàn)在都要集中到一個部門統(tǒng)一保存，這樣雖加強了檔案資料的統(tǒng)一協(xié)調(diào)管理，但是也存在重要資料將獨此一份，一旦遺失將無處可尋的問題。另外，也增大了對檔案庫的容量要求。規(guī)范各項資料的歸檔方式和方法格外重要，需做到既能確保檔案資料尤其是重要檔案資料的安全性，又能提高各方面資源利用的有效性。營銷檔案管理人員本著高度的責(zé)任心，在檔案資料流轉(zhuǎn)交接的過程中要對檔案的完整性、記錄填寫的規(guī)范性予以把關(guān)，不合格的不予接受。對營銷工程檔案的收集要采取提前介入、全程跟蹤工程進(jìn)度的方法，以確保檔案資料按期、保證質(zhì)量地收集并歸檔。在使用營銷檔案管理信息系統(tǒng)對紙質(zhì)檔案進(jìn)行電子化掃描歸檔的過程中，設(shè)定檔案分類，制定統(tǒng)一規(guī)范的編號原則，避免因業(yè)務(wù)變更導(dǎo)致類別變化。比如可以將供電客戶檔案“卷內(nèi)目錄表”和“客戶檔案歸檔范圍表”嵌入單位電力營銷信息管理系統(tǒng)中，利用系統(tǒng)信息庫數(shù)據(jù)，通過相關(guān)系統(tǒng)功能模塊操作，使客戶檔案歸檔內(nèi)容在系統(tǒng)中能自動生成，并打印出歸檔案卷內(nèi)的目錄表，從而使檔案目錄可以隨著系統(tǒng)實際業(yè)務(wù)的流轉(zhuǎn)和變化及時調(diào)整，保持檔案的有效性和可靠性。優(yōu)化庫藏空間，規(guī)范檔案整理和排架方式。根據(jù)檔案保管要求和客戶檔案分類，供電客戶檔案裝具分為“高壓客戶”和“低壓客戶”兩種檔案盒，放在案卷首頁。“高壓客戶”為一戶檔案裝一盒；“低壓客戶”為若干戶檔案裝一盒。排架方面，也要按照高壓和低壓客戶檔案分類，按序上架保管。對于被鑒定為銷戶的客戶檔案，要從“永久檔案”中抽出，而將新建的客戶檔案放入“銷戶檔案”位置，從而以“頂號換空間”的手段來滿足供電客戶檔案庫存需求，最大限度地利用庫藏空間。對新增的客戶增容、更名過戶、遷址、移表等業(yè)務(wù)文件資料，應(yīng)及時補充到原客戶檔案中，而不能替換原文件資料。

4.加強檔案安全性管理

要加強對檔案的安全性管理，一方面要加強庫房安全防護(hù)的要求。檔案庫房設(shè)計布局要合理，要配備防盜、防火、防潮、防有害生物等必要設(shè)施，避免發(fā)生盜竊或火災(zāi)。尤其是對影像資料等特殊載體檔案要采取有效的安全防護(hù)措施重點保護(hù)。要切實加強對知識產(chǎn)權(quán)和涉及商業(yè)秘密檔案的管理，確保檔案信息的完整與安全。要完善檔案保密措施，檔案管理人員和使用人員應(yīng)嚴(yán)格遵守國家檔案法、國家保密法和公司有關(guān)規(guī)定，做好檔案的保管、保密、查借閱管理。對已銷戶的高壓客戶檔案5年內(nèi)不得銷毀；已銷戶的低壓客戶檔案3年內(nèi)不得銷毀。銷戶檔案被確定后，需另柜存放，妥善保管。

5.加強人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)

要配備責(zé)任心強、高素質(zhì)的專職檔案人員，加強人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)，利用好先進(jìn)的技術(shù)、設(shè)備，充分發(fā)揮營銷檔案管理信息系統(tǒng)的有效應(yīng)用，使?fàn)I銷檔案管理工作邁上新臺階。通過培訓(xùn)，不僅要促進(jìn)檔案工作人員對檔案管理工作本身業(yè)務(wù)的熟練掌握，還要對檔案工作人員進(jìn)行電力法律法規(guī)、電力知識等相關(guān)知識的培訓(xùn)，以提高檔案工作人員綜合素質(zhì)能力，適應(yīng)“大營銷”體系對人員隊伍專業(yè)化水平的新要求。要加強檔案工作人員之間的交流學(xué)習(xí)，促進(jìn)溝通與協(xié)作，增強工作榮譽感，使?fàn)I銷檔案管理工作成為受重視、有業(yè)務(wù)、出成績的重要工作。

四、結(jié)論

篇2

關(guān)鍵詞：客戶檔案；電力營銷；管理

中圖分類號： G271文獻(xiàn)標(biāo)識碼： A

前言

客戶檔案的主要內(nèi)容有客戶的基本資料、電源、用電、計費參數(shù)、計量、設(shè)備以及供用電合同等相關(guān)信息，是開展電力營銷業(yè)務(wù)的前提與基礎(chǔ)。對于電力營銷管理工作而言，其客戶檔案的管理工作顯得至關(guān)重要，客戶檔案信息的準(zhǔn)確完整性對于電力營銷工作中的線損與電費計算、報表統(tǒng)計與分析等各項業(yè)務(wù)的準(zhǔn)確性和服務(wù)質(zhì)量都有直接的影響。

一、我國的電力部門運營機制

從我國目前的電力部門的運營體制來看，在全國范圍內(nèi)以“廠網(wǎng)分離”、“競價上網(wǎng)”等為核心內(nèi)容的電力體制改革已經(jīng)逐漸開展起來，在目前的這種環(huán)境下，導(dǎo)致供電公司所面臨的營銷環(huán)境在不斷的發(fā)生變化，這種變化意味著供電公司所面臨的競爭形態(tài)已經(jīng)由以前的傳統(tǒng)的區(qū)域壟斷轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)在的比較先進(jìn)的、科學(xué)的廣域競爭，產(chǎn)品渠道則由以往比較普通的單向的一廠一網(wǎng)轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)在的市場狀態(tài)下的競價上網(wǎng)，客戶主導(dǎo)代替了以往的生產(chǎn)主導(dǎo)的運營模式。主動競爭代替了被動發(fā)展的發(fā)展動力，國家的相應(yīng)政策也由局部開放代替了以前的政策管制。在這種情況下，電力公司的經(jīng)營方式就必須發(fā)生相應(yīng)的轉(zhuǎn)變，因為它已經(jīng)失去了以前的壟斷權(quán)，要學(xué)會在市場中進(jìn)行競爭，不斷強化營銷意識，特別要注意在營銷工作中注意客戶關(guān)系的管理，樹立客戶關(guān)系管理意識，不斷提升服務(wù)水平，從而達(dá)到提升企業(yè)的核心競爭力的目的，促進(jìn)企業(yè)的持續(xù)、優(yōu)良、有序發(fā)展。

二、客戶檔案信息對電力營銷的影響

1.客戶基本信息對電力營銷業(yè)務(wù)產(chǎn)生的影響

客戶的基本信息主要有戶號、戶名、通訊電話等，是供電企業(yè)與客戶形成供、用電關(guān)系的主要依據(jù)。如果客戶所提供的是一個錯誤的戶名，供電企業(yè)與客戶之間形成的是一種錯誤的供用電關(guān)系，一旦出現(xiàn)法律糾紛，而其法律依據(jù)將不充分，容易使得供電企業(yè)的陷入被動局面，造成嚴(yán)重的損失。如果用于日常業(yè)務(wù)聯(lián)系的通訊電話不正確，非常狀況下供電企業(yè)通知客戶有關(guān)用電信息的時候，客戶無法及時獲取相關(guān)信息，將會給客戶產(chǎn)生不便，客戶也就無法享受供電企業(yè)所提供的優(yōu)質(zhì)服務(wù)，對于供電企業(yè)的服務(wù)質(zhì)量產(chǎn)生負(fù)面影響。

2.客戶電源信息對電力營銷業(yè)務(wù)產(chǎn)生的影響

客戶的電源信息主要包括供電線路、產(chǎn)權(quán)分界點、電壓等級、容量、電源數(shù)量以及電源相數(shù)等信息。假如客戶的供電線路名稱有誤，盡管對于電費計算不會產(chǎn)生影響，然而客戶的用電量卻無法統(tǒng)計到具體的供電線路上，從而導(dǎo)致供電線路實際的售電量出現(xiàn)偏差，對于計算該條供電線路的線損率的準(zhǔn)確性產(chǎn)生影響。并且由于供電線路的名稱不正確，假如供電企業(yè)合同沒有經(jīng)過核實而應(yīng)用該線路名稱，合同中的供電線路就不是正確的，產(chǎn)權(quán)分界點也就不正確，合同雙方簽字生效之后將存在嚴(yán)重的錯誤。一旦雙方由于產(chǎn)權(quán)責(zé)任出現(xiàn)糾紛而訴諸法律手段，而該合同卻沒有發(fā)生法律效力。假如供電企業(yè)計劃對客戶所使用的供電線路進(jìn)行短期停電檢修必須事先通知客戶，則會出現(xiàn)無法通知到位的現(xiàn)象，造成客戶沒有做好停電的相關(guān)準(zhǔn)備工作，容易產(chǎn)生較大的損失。并且一條供電線路的信息不正確容易導(dǎo)致多項有關(guān)業(yè)務(wù)出現(xiàn)問題。因此，電源信息對于一個供電企業(yè)的各項管理工作顯得非常關(guān)鍵，所以供電企業(yè)必須確保供電電源信息不出現(xiàn)差錯。

3.客戶用電信息對電力營銷業(yè)務(wù)產(chǎn)生的影響

用電的具體地址、類別、合同與用電容量以及客戶種類等都是客戶用電信息。其中用電類別是一個供電企業(yè)用來區(qū)分各種用電客戶，執(zhí)行電價的重要依據(jù)，假如由于工作人員出現(xiàn)錯誤，將非工業(yè)用電當(dāng)成農(nóng)業(yè)用電，本來應(yīng)當(dāng)執(zhí)行非工業(yè)電價卻執(zhí)行了農(nóng)業(yè)生產(chǎn)電價，從而導(dǎo)致電費計算出現(xiàn)錯誤。假如電量非常大，對于售電均價產(chǎn)生較大的影響，從而對營銷分析產(chǎn)生很大的影響，導(dǎo)致供電企業(yè)在分析市場用電的結(jié)構(gòu)、負(fù)荷以及用電需求等出現(xiàn)偏差。

4.客戶用電設(shè)備信息對電力營銷業(yè)務(wù)產(chǎn)生的影響

供電企業(yè)掌握客戶負(fù)荷的特點、用電性質(zhì)以及需求等最直觀的一種信息就是依靠客戶的用電設(shè)備信息，同時也是供電企業(yè)對廣大客戶合理、安全、有序以及節(jié)約用電的主要依據(jù)。

供電企業(yè)必須掌握客戶用電設(shè)備的準(zhǔn)確信息，包括了設(shè)備的名稱、設(shè)備型號、電壓、電流、功率、制造廠家、檢驗報告以及合格證書等，并將所有客戶按戶逐一進(jìn)行登記，妥善保管，隨時進(jìn)行更新，確保客戶設(shè)備的臺帳資料與實際使用的設(shè)備完全符合，避免不合格設(shè)備投入運行，以免對電網(wǎng)的安全、穩(wěn)定經(jīng)濟運行產(chǎn)生隱患。

5.客戶計費參數(shù)信息對電力營銷業(yè)務(wù)產(chǎn)生的影響

計算標(biāo)準(zhǔn)與方式、電價代碼以及功率因數(shù)標(biāo)準(zhǔn)等是計算客戶電費的標(biāo)準(zhǔn)與依據(jù)。基本電費、電價、變損以及功率因數(shù)標(biāo)準(zhǔn)針對不一樣的用電類型與容量的客戶執(zhí)行不一樣的標(biāo)準(zhǔn)，執(zhí)行了錯誤的標(biāo)準(zhǔn)，計算的電費就會出現(xiàn)錯誤，導(dǎo)致收取客戶的電費就會出現(xiàn)錯誤。計算的電費出現(xiàn)錯誤，統(tǒng)計報表就會錯誤，不僅影響到售電收入，還影響到供電企業(yè)對售電的統(tǒng)計與分析。

6.客戶計量信息對電力營銷業(yè)務(wù)產(chǎn)生的影響

客戶計量信息主要包括電能表、失壓儀、互感器以及計量點等信息，這些信息都是一個供電企業(yè)準(zhǔn)確計量客戶電量的重要依據(jù)。計量設(shè)備參數(shù)必須準(zhǔn)確無誤，所設(shè)置的計量點以及計量方式必須科學(xué)合理，從而確保供用雙方能夠?qū)崿F(xiàn)雙贏，真正體現(xiàn)出公平、公正、公開，否則也很容易出現(xiàn)計量糾紛。一只互感器變化將會導(dǎo)致電量出現(xiàn)異常，電能表表號如果登記有誤，會讓客戶對電量的準(zhǔn)確性發(fā)生懷疑，進(jìn)而不相信供電企業(yè)，影響到供電企業(yè)的形象及其電力營銷工作。

7.供、用電合同信息對電力營銷業(yè)務(wù)產(chǎn)生的影響

供、用電合同當(dāng)對于供、用電雙方行使的權(quán)力和履行的義務(wù)作了明確規(guī)定，同時也明確了各自需要承擔(dān)的法律責(zé)任，供、用電合同是收取電費的關(guān)鍵依據(jù)，也是客戶繳納電費的重要依據(jù)。假如供、用電合同信息不正確，容易導(dǎo)致雙方的權(quán)利、義務(wù)以及法律責(zé)任產(chǎn)生變化，應(yīng)將嚴(yán)重影響供電企業(yè)拓寬電力市場以及提升服務(wù)水平。為了確保客戶檔案的準(zhǔn)確可靠性，供電企業(yè)的負(fù)責(zé)采集客戶信息的相關(guān)責(zé)任人必須對業(yè)務(wù)非常精通，并且具有高度的責(zé)任感，從而確保所采集到的第一手資料的準(zhǔn)確可靠性。電力企業(yè)負(fù)責(zé)客戶檔案管理的工作人員、維護(hù)工作人員必須對存檔進(jìn)行嚴(yán)格審核，嚴(yán)禁任意變更與涂改，確保檔案信息的準(zhǔn)確性，為電力企業(yè)順利開展其它各項業(yè)務(wù)提供信息保證。

三、結(jié)語

綜上所述，電力營銷當(dāng)中的客戶檔案管理是多方面的，包含有客戶的用電信息，基本信息，電源信息，供用電合同，計量信息等各種重要資料，是電力營銷管理工作實施的基礎(chǔ)和前提，本文首先對我國的電力營銷管理工作做了分析，繼而闡述了電力營銷管理過程中檔案管理的重要性，以及客戶檔案管理對電力營銷的影響。

參考文獻(xiàn)：

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[3]國家電力監(jiān)管委員會電力可靠性管理中心.電力可靠性技術(shù)與管理培訓(xùn)教材[M ].中國電力出版社,2007

篇3

1.1客戶基本信息給營銷業(yè)務(wù)帶來的影響

客戶的基本信息包括用戶名、戶號以及聯(lián)系電話等等，是供電企業(yè)為了保證與客戶建立良好關(guān)系的前提和基礎(chǔ)。如果用戶的戶名出現(xiàn)錯誤，供電企業(yè)則容易與之建立的用戶發(fā)生問題，進(jìn)而引發(fā)法律糾紛，導(dǎo)致供電企業(yè)后續(xù)工作的開展存在巨大難度，供電企業(yè)陷入被動局面，不利于供電企業(yè)的社會效益和經(jīng)濟效益的提高。如果用戶的聯(lián)系電話不準(zhǔn)確，供電企業(yè)一些重要通知就無法及時傳達(dá)給用戶，給用戶造成一些不必要的麻煩，導(dǎo)致用戶在享受供電企業(yè)優(yōu)質(zhì)服務(wù)這一項大打折扣，直接影響供電企業(yè)的形象，供電企業(yè)的供電質(zhì)量無法保證。

1.2客戶電源信息會影響營銷業(yè)務(wù)

客戶的電源信息種類較多，主要有供電線路、供電容量以及電源數(shù)量等等。假如檔案中某客戶的供電線路名稱錯誤，雖然不影響電費計算，但該客戶的用電量不能統(tǒng)計到實際供電線路上，實際供電線路售電量產(chǎn)生誤差，影響該條線路線損率計算的準(zhǔn)確性。同時因供電線路名稱錯誤，供電企業(yè)合同制作人員不經(jīng)核實在合同中應(yīng)用這個線路名稱，那么合同中的供電線路錯誤，產(chǎn)權(quán)分界點錯誤，合同一經(jīng)供、用電雙方簽字，將會產(chǎn)生一個嚴(yán)重的錯誤。假如供、用電雙方因為產(chǎn)權(quán)責(zé)任發(fā)生糾紛對簿公堂，已生法律效力的供、用電合同，此時發(fā)揮不了應(yīng)有的法律效力。如果供電企業(yè)對客戶實際使用線路計劃檢修停電時，需提前通知客戶，工作人員沒經(jīng)核對直接查詢客戶檔案線路信息，不屬該線路所帶客戶，不通知客戶，使客戶不能提前做好停電準(zhǔn)備，可能造成巨大損失；如果供電企業(yè)對客戶檔案中錯誤線路計劃檢修停電時，依據(jù)客戶檔案中的錯誤線路信息確定客戶屬該條線路供電，告知客戶停電，客戶提前做好了停電準(zhǔn)備，實際沒有停電，給客戶造成停產(chǎn)損失，也給供電企業(yè)造成不良影響。一條線路信息錯誤可引起諸多相關(guān)業(yè)務(wù)錯誤，電源信息對供電企業(yè)管理重要客戶非常重要，因此供電企業(yè)一定要保證供電電源信息的準(zhǔn)確性。

1.3客戶用電信息會影響營銷業(yè)務(wù)情況

用電地質(zhì)、類別、種類以及合同容量、用電容量等等都是客戶用電信息。供電企業(yè)將用電客戶進(jìn)行區(qū)分的方式就是用電類別，有助于根據(jù)一定的標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行電價，一旦相關(guān)工作人員出現(xiàn)失誤，將非工業(yè)用電劃分為農(nóng)業(yè)用電，原本應(yīng)該按照非工業(yè)電業(yè)收取的費用變成農(nóng)業(yè)用電去收取，最終會導(dǎo)致電費計算出現(xiàn)錯誤。如果使用電量過大，則不利于供電企業(yè)做營銷的相關(guān)分析，供電企業(yè)對市場的分析則會出現(xiàn)偏離。

1.4客戶用電設(shè)備信息會影響營銷業(yè)務(wù)

供電企業(yè)為了掌握客戶負(fù)荷特性、用電性質(zhì)以及需要等最直接的用電信息被稱為客戶用電設(shè)備信息，其是供電企業(yè)幫助指導(dǎo)客戶安全、合理、節(jié)約用電的重要參考依據(jù)。作為供電企業(yè)為了保證參考依據(jù)的準(zhǔn)確性，應(yīng)認(rèn)真記載客戶用電設(shè)備信息，根據(jù)每戶的真實情況去記錄，然后妥善保存。此外，供電企業(yè)還應(yīng)該及時考察，做好客戶用電設(shè)備信息的更新，確保用戶實際運行設(shè)備資料與記載的資料是一致的，嚴(yán)格防止不符合標(biāo)準(zhǔn)的設(shè)備進(jìn)入運行隊伍，保障電網(wǎng)的安全有效運行。

1.5客戶計費參數(shù)會影響營銷業(yè)務(wù)

客戶用電電費的計算應(yīng)該嚴(yán)格遵守相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定，具體則應(yīng)根據(jù)電價代碼、電費計算標(biāo)準(zhǔn)、功率因數(shù)標(biāo)準(zhǔn)等等進(jìn)行計算。這些標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)該針對不同用戶情況進(jìn)行調(diào)整。如果標(biāo)準(zhǔn)的確定存在問題，那么電費計算的結(jié)果就難以保證，對電費的收取則會出現(xiàn)過多或過少的情況。電費計算不準(zhǔn)確，電費統(tǒng)計報表數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性難以保證，最終會嚴(yán)重影響供電企業(yè)的經(jīng)濟效益情況，不利于其長遠(yuǎn)發(fā)展。

1.6客戶計量信息會影響營銷業(yè)務(wù)

客戶計量信息是供電企業(yè)用來正確計量客戶用電量的設(shè)備信息，包括電能表信息、互感器信息、失壓儀信息、計量點信息等。客戶信息的計量應(yīng)嚴(yán)格遵守公平公正的原準(zhǔn)，因此要保證計量設(shè)備參數(shù)準(zhǔn)確，計量方式及計量點設(shè)置合理，使供用雙方公平交易，互惠互利，否則會產(chǎn)生計量糾紛。

1.7供、用電合同信息會影響營銷業(yè)務(wù)

供用電合同具有一定的法律效力，其明確規(guī)定雙方的責(zé)任與義務(wù)，因此，應(yīng)保證合同內(nèi)容的正確性和實用性，條款具體分明。我們知道合同是供電企業(yè)為了保證用電用戶的權(quán)益和利益，也是想用電客戶收取供電費用的參考依據(jù)，能夠有效保證用戶按時按量繳費。如果合同信息存在問題，那么供電方和用戶方的權(quán)利和義務(wù)就不明確，面對具體問題時則難以解決，不利于法律效力的實施，更不利于供電企業(yè)的未來發(fā)展之路。

2客戶檔案的完整性程度會影響營銷業(yè)務(wù)

客戶檔案信息完整、資料齊全，有利于供電企業(yè)開展各項營銷業(yè)務(wù)。如果一個專變客戶有2臺250kVA變壓器，因工作人員疏忽在檔案資料上只登記了1臺250kVA變壓器，抄表核算人員沒有核實，就按資料上的1臺變壓器計量電量和計算電費，造成少計電量、電費，給供電企業(yè)造成損失。即使用電檢查人員現(xiàn)場檢查，發(fā)現(xiàn)此問題及時更正客戶檔案信息，補算電量電費挽回了損失，但在此期間，供電企業(yè)失去對該臺變壓器用電的管理、監(jiān)督，也沒有為客戶提供全面的服務(wù)。當(dāng)前，我國供電企業(yè)在受理用戶信息時，自然人一方應(yīng)該保證提供信息的準(zhǔn)確性，出示身份證件，法人一方則應(yīng)該提供營業(yè)執(zhí)照、企事業(yè)單位組織機構(gòu)代碼證、法人有效身份證件，驗證無誤后留存復(fù)印件，目的是供電企業(yè)要與客戶建立有效的供用電關(guān)系。為了保證營銷管理的高度有效性，需要確保客戶檔案信息填寫完整和準(zhǔn)確。供電企業(yè)應(yīng)妥善保存客戶檔案資料，保證提供服務(wù)的質(zhì)量和效率，為提升工作質(zhì)量和效果奠定基礎(chǔ)。

3結(jié)束語

篇4

【關(guān)鍵詞】高校；檔案管理；電子檔案；應(yīng)用；淺析

將電子檔案應(yīng)用到高校檔案管理中，實際上也是信息社會發(fā)展的必然結(jié)果，相應(yīng)的也使得高校相關(guān)檔案管理工作的內(nèi)容也發(fā)生了變化。雖然電子檔案的重要性不言而喻，但是很多的高校卻并沒有引起高度的關(guān)注和重視。正是由于對其缺乏一定的認(rèn)識和了解，加上部分人員的電子檔案應(yīng)用意識的欠缺，從而使得高校的檔案管理工作存在諸多的問題，同時也造成了類似檔案內(nèi)容流失、檔案資料不全等問題的頻繁出現(xiàn)。在這樣的情形之下，高校電子檔案的應(yīng)用價值則難以得到體現(xiàn)，最終必然使得大量人力和物力資源被浪費，并且也不利高校教學(xué)事業(yè)的發(fā)展。

一、高校檔案管理中電子檔案的應(yīng)用問題

（一）相關(guān)電子檔案管理人員的素質(zhì)低下。隨著社會的進(jìn)步和我國高等教育的振興，高校檔案管理的重要性在近年來受到了高度的重視，但是卻由于管理水平低下等原因，從而使得高校檔案管理工作中存在諸多的問題。其中比較明顯的一個問題就是電子檔案管理人員的素質(zhì)低下，這也就使得他們難以做好相關(guān)電子檔案的管理工作。雖然不少高校都招聘有專門的電子檔案管理人員，但是他們的文化水平普通比較低，而且很多還不是科班畢業(yè)。由于沒有接受過專門且全面的電子檔案管理培訓(xùn)，因此在檔案管理中無法及時對相關(guān)材料進(jìn)行收錄和整理，進(jìn)而也無法使得電子檔案在高校檔案管理中得到有效的應(yīng)用，而這樣只會加大后期相關(guān)資料管理和查詢的難度。

（二）電子檔案應(yīng)用方面的資金欠缺。我們身處在21世紀(jì)互聯(lián)網(wǎng)時代，學(xué)校檔案室作為重要的信息聚散地，在將電子檔案應(yīng)用到高校檔案管理中的時候也遇到了諸多的問題，主要體現(xiàn)在技術(shù)資金的投入上。在資金投入上主要有兩方面的問題：一方面是很多高校都將大量的資金投入到了整體硬件設(shè)施的建設(shè)上，比如教學(xué)樓、食堂、宿舍等公共設(shè)施等建設(shè)方面，以致于沒有足夠的資金應(yīng)用于電子檔案管理工作中。另一方面則是個別高校在資金投入和使用上存在盲目性，雖然相關(guān)部門劃撥了一部分資金用于電子檔案中，但是部分負(fù)責(zé)人卻不能根據(jù)實際需要統(tǒng)籌安排資金，盲目購置各類數(shù)字化資源與設(shè)備，這無疑也造成了巨大的資源浪費。雖然電子檔案應(yīng)用使得整個高校的檔案管理取得了一定的成效，但由于資金投入不夠等因素的影響，依舊對其發(fā)展產(chǎn)生了諸多的阻礙。

二、加強電子檔案在高校檔案管理中的應(yīng)用

（一）提高電子檔案管理人員的素質(zhì)。隨著電子檔案在高校檔案管理中的應(yīng)用逐漸加強，同時也就對相關(guān)的電子檔案管理人員提出了相應(yīng)的要求。尤其是作為高校檔案管理的主要負(fù)責(zé)人，為了確保電子檔案管理工作的順利開展，他們必須在日常的工作中注重提高自身的素質(zhì)和能力。主要體現(xiàn)在以下兩大方面：一是要具備專業(yè)的電子檔案相關(guān)管理知識。這也就意味著他們不僅要深入鉆研專業(yè)知識，還要在工作實踐中掌握各種管理技能和技巧，尤其要牢牢掌握相關(guān)理論知識，進(jìn)而才能有效提高自己的工作的能力。二是要具備較高的政治素養(yǎng)。由于高校電子檔案中錄入的都是一些重要的內(nèi)部資源，如果電子檔案管理人員沒有堅定的意志和較高的政治素養(yǎng)，就可能導(dǎo)致信息的外漏，并做出一些損害學(xué)校利益的事情。因此高校在招聘相關(guān)現(xiàn)職檔案管理人員的時候，除了對他們的基本能力進(jìn)行考察以外，還要考察他們的政治素養(yǎng)。也只有這樣，才能確保高校以及師生的利益不會因此受到不同程度的損害。

（二）加大對電子檔案應(yīng)用資金的投入力度。隨著電子檔案在高校檔案管理中的應(yīng)用趨勢逐漸有所加強，在信息化技術(shù)的時代，加大技術(shù)資金的投入力度則顯得尤為必要。只有這樣，才能確保高校檔案管理工作能夠有序開展。如何才能通過資金的投入促進(jìn)電子檔案管理工作的發(fā)展，主要可以采用以下方式：作為高校，一定要加大對對現(xiàn)代化設(shè)備的購置資金投入。比如利用計算機進(jìn)行檢索則更加便捷；通過微縮技術(shù)、掃描技術(shù)等則能對檔案資料進(jìn)行有效的保護(hù)。也只有利用現(xiàn)代化高科技手段，才能有效提高電子檔案在高校檔案管理工作中的應(yīng)用效率，從而有效克服以往檔案工作的人工操作的落后性。由此可見，添置現(xiàn)代化的設(shè)備顯得尤為必要，同時也能使整個高校檔案管理工作走向更加現(xiàn)代化的管理模式。總而言之，作為高校，在對電子檔案應(yīng)用進(jìn)行資金配置的時候，一定要充分考慮到檔案管理的重要性，只有這樣，才能確保高校檔案管理工作的有序性和科學(xué)性。

三、結(jié)語

雖然高校檔案管理室只是存儲相關(guān)資料的一個地方，但是只要對這些資料加以合理利用，則能展現(xiàn)其存在的價值和意義。尤其是隨著社會的不斷發(fā)展和變化，人們對于高校電子檔案的應(yīng)用重視性也逐漸有所加大，相應(yīng)的也意味著相關(guān)工作人員肩負(fù)更大的使命和責(zé)任。總之，借用電子檔案的應(yīng)用來保障高校檔案管理工作的順利開展，才能確保每一位師生的利益不受侵犯。

【參考文獻(xiàn)】

[1]楊小華,唐日梅.關(guān)于高校人事檔案管理工作的幾點認(rèn)識[J].沈陽建筑大學(xué)學(xué)報2006(01).

篇5

[關(guān)鍵詞] 檔案管理，電子檔案

一、高職院校電子檔案的類型

1、用WORD、EXCEL等辦公軟件制作的電子教案、試題庫、文件、郵件、表格等等，這些用文字處理軟件生成，用字、數(shù)字、符號表達(dá)的電子檔案。

2、學(xué)校主頁上的新聞、校園風(fēng)光、視頻、招生宣傳片等等，這些用影像設(shè)備制作的動態(tài)畫面生成的電子檔案。

3、高職院校服裝設(shè)計、機械制造、汽車工程、土木工程等專業(yè)學(xué)生繪制的CAD文件等等，這些用算法繪制的曲線圖、圖表形成的電子檔案。

4、高職院校舉辦的各類學(xué)術(shù)講座、科研項目報告會、各項重要會議的錄音等等，這些用音頻設(shè)備錄入生成的電子檔案。

5、高職院校學(xué)生學(xué)籍管理數(shù)據(jù)庫、學(xué)校固定資產(chǎn)數(shù)據(jù)庫、教職員工基本情況數(shù)據(jù)庫等等，這些用數(shù)據(jù)庫形式生成的電子檔案。

二、高職院校電子檔案效益分析

1、使檔案資源的齊全性、時效性得到提高

計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，為檔案信息的收集提供了極大的方便，檔案工作人員可以通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行信息的采集與核對。方便、省力，并確保了檔案信息的齊全性。由于采用的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，檔案管理部門能夠及時地通過網(wǎng)絡(luò)收集到最新的信息，確保了檔案信息資源的時效性。

2、檔案資源的歸檔速度得到提高

電子檔案可以正確、高速地檢索，可以借助網(wǎng)絡(luò)傳輸技術(shù)充分實現(xiàn)資源共享，可以產(chǎn)生圖文、聲像并茂的效果，這些都能夠提高檔案資源的歸檔速度。

3、實現(xiàn)了文檔一體化

計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，使公文處理和文件歸檔有機地結(jié)合起來，使文檔一體化成為現(xiàn)實。實現(xiàn)了文書與檔案管理的接口轉(zhuǎn)移數(shù)據(jù)，實現(xiàn)了計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對檔案工作的效益和質(zhì)量的倍增。

4、使檔案管理人員從高強度的勞動中解脫出來

檔案管理部門給每份文件編制一個唯一的分類號、檔案號以及相對應(yīng)的文件，在用戶利用時只要給出文件分類號或是主題號就可以準(zhǔn)確地查找，這樣就能夠使檔案管理人員從高強度的勞動中解脫出來，減輕工作壓力、負(fù)擔(dān)。

三、高職院校電子檔案存在風(fēng)險分析

1、電子檔案對設(shè)備及軟件系統(tǒng)的依賴

電子檔案是利用二進(jìn)制代碼來編制檔案信息的，人工無法識讀，必須借助一定的存儲介質(zhì)和相關(guān)設(shè)備才能制作和閱讀。電子檔案必須要在軟件的環(huán)境才能存儲和取出，電子檔案的制作質(zhì)量和使用方法、途徑、效能取決于軟件系統(tǒng)的狀況。

2、電子檔案的安全性較差

電子檔案必須借助計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)才能生成、保管和利用，開放的計算機網(wǎng)絡(luò)對電子檔案的真實性和完整有著極大威脅，“黑客”騷擾、病毒侵入及在傳輸過程中的泄密、竊取等等，這些都直接影響著電子檔案的安全性。

3、電子檔案載體的變化帶來的立卷歸檔問題

電子檔案由擬稿者直接寫在存儲介質(zhì)上，一經(jīng)形成就上傳到辦公信息數(shù)據(jù)中，由檔案工作人員、技術(shù)人員共享。既可以在計算機網(wǎng)絡(luò)上，也可以在存儲設(shè)備上進(jìn)行移交。所以，電子檔案的歸檔已不能按照傳統(tǒng)的歸檔制度來執(zhí)行。

4、電子檔案的保存問題

電子檔案的載體特殊，多為高科技產(chǎn)品，它對環(huán)境的要求比較苛刻，地點的選擇必須將溫度、濕度、灰塵、強光、有害氣體這些因素都要考慮入內(nèi)，其中一項不合格對整個檔案工作帶來的損失是無法彌補的。

四、正確、高效管理電子檔案的對策建議

1、重視電子檔案的重要作用

高職院校各級領(lǐng)導(dǎo)要切實采取措施，加強管理。高職院校檔案工作人員要轉(zhuǎn)變觀念，提高認(rèn)識，改變過去重紙質(zhì)檔案輕其它載體檔案的觀念，不斷完善電子檔案的歸檔工作。要加強對電子檔案重要性的宣傳力度，提高電子檔案在各項工作中利用率。

2、完善制度、規(guī)范流程

重視檔案管理人員的職業(yè)道德和安全操作意識，從學(xué)校實際出發(fā)，出臺、完善相應(yīng)的管理制度。加強培訓(xùn)，使檔案管理人員具有較高的管理技能和職業(yè)素質(zhì)，熟練掌握檔案管理工作中的要求與規(guī)范，具有嫻熟的電子檔案應(yīng)用操作技巧，推動電子檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程。

3、加強檔案管理隊伍建設(shè)

高職院校要切實轉(zhuǎn)變觀念，走出管理管理隊伍建設(shè)認(rèn)識的誤區(qū)，切實增強緊迫感和危機感，推進(jìn)檔案管理隊伍的建設(shè)。制訂適合學(xué)校實際的檔案管理隊伍規(guī)劃，配足、配好檔案管理人員，使檔案管理隊伍在職稱、學(xué)歷、年齡、知識等方面更加合理，實現(xiàn)檔案管理隊伍的專業(yè)化、正規(guī)化。

4、加強電子檔案的存儲設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)的安全性

要針對性第加強檔案存儲設(shè)備的安全性，對相關(guān)軟件應(yīng)要進(jìn)行定期檢查、更新、維修、升級，對相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)及設(shè)施進(jìn)行檢測、維護(hù)和淘汰。配備專職的網(wǎng)絡(luò)安全監(jiān)督員，定期對重要文件、軟件進(jìn)行備份、更新，加強身份驗證、數(shù)字簽名、網(wǎng)絡(luò)防火墻的應(yīng)用，最大限度地保證電子檔案在傳輸、利用過程中的安全性。

電子檔案已經(jīng)實實在在進(jìn)入到我們的生活和工作中，它在高職院校檔案管理應(yīng)用的作用是不可忽視的。我們要正視當(dāng)前面臨的困難和存在問題，不斷地進(jìn)行總結(jié)、分析、創(chuàng)新，把握機遇，增強信心，規(guī)范相關(guān)操作流程與制度，積極采取有效措施推進(jìn)電子檔案的利用，提供更好的服務(wù)。

參考文獻(xiàn)：

[1]淺談電子檔案在高校檔案管理中應(yīng)用的利弊，開封教育學(xué)院學(xué)報，2009.03

[2]高校電子文件歸檔管理存在的問題及對策，百色學(xué)院學(xué)報，2012.12

[3]芻議高校電子檔案管理信息化，長春師范學(xué)院學(xué)報，2009.04

篇6

[關(guān)鍵詞]高校；檔案管理；信息化；建設(shè)

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.16.159

[中圖分類號]G647；G270.7 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼]A [文章編號]1673-0194（2015）16-0-01

1 高校檔案信息化的內(nèi)涵和作用

高校檔案信息化，指的是在檔案管理活動中充分利用計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和數(shù)字化技術(shù)等信息技術(shù)手段，對檔案信息資源進(jìn)行處理、分析、管理和檔案的利用服務(wù)。簡言之，檔案信息化就是從傳統(tǒng)以紙質(zhì)等實體檔案保管為主檔案管理模式向信息化管理為主轉(zhuǎn)變。

高校檔案信息化，是對高校傳統(tǒng)的檔案管理工作的創(chuàng)新和變革，在很大程度上，促進(jìn)了高校檔案管理水平的提升。傳統(tǒng)的檔案管理工作是一項耗時長、影響廣泛的工程，從檔案的收集、整理、裝訂到保存，涉及人員眾多，信息容易出現(xiàn)錯誤，嚴(yán)重影響檔案管理工作的效率，降低檔案管理工作的質(zhì)量，增加檔案管理工作的難度。高校檔案信息化的開展，有利于提高高校檔案工作的效率，通過計算機來進(jìn)行檔案的采集、整理、歸類和保存，提高了檔案管理的自動化程度，同時對于高校人才資源的科學(xué)調(diào)配，具有重要意義。

檔案的信息化管理就是用科學(xué)的思想、組織方法和先進(jìn)的技術(shù)手段對檔案信息工作進(jìn)行有效管理，以取得最佳的工作效率和社會效益。實現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化管理也可以解決傳統(tǒng)檔案管理中難以解決的問題，比如可以自動控制檔案庫房的溫度、濕度；防止檔案受到蟲、霉的侵害；減緩檔案材料的老化，改善檔案的保管條件，利于檔案保管，實現(xiàn)自動傳輸檔案信息，自動檢索檔案以及檔案信息網(wǎng)絡(luò)化共享，提高檔案的利用效率。

2 高校檔案信息化建設(shè)工作中存在的問題

在高校檔案信息化建設(shè)中，還存在一些問題。如何解決這些問題，提高檔案信息化水平，是高校檔案管理工作者需要思考的問題。只有找到解決這些問題的方法，才能更好地提升高校檔案信息化水平。

2.1 思想認(rèn)識不到位

傳統(tǒng)封閉的工作管理模式在檔案工作人員的頭腦中根深蒂固，使得部分高校檔案部門工作人員缺乏時代感和歷史緊迫感，安于現(xiàn)狀、思想守舊，在工作中得過且過，缺乏開拓創(chuàng)新的干勁，對檔案信息化的重要性認(rèn)識不夠，缺乏對檔案信息化建設(shè)必要性的重視，由此可見，觀念落后是導(dǎo)致高校檔案信息化建設(shè)發(fā)展遲緩的主要原因。

2.2 管理機制不協(xié)調(diào)，缺乏相應(yīng)的規(guī)范制度

目前，對大多數(shù)高校而言，受管理和運行體制的影響，高校各部門的檔案管理工作各自為政、自成系統(tǒng)，沒有統(tǒng)一的組織機構(gòu)來規(guī)劃、構(gòu)建、管理學(xué)校的檔案信息化工作。有的學(xué)校沒有把檔案信息化建設(shè)列入學(xué)校的“十二五發(fā)展規(guī)劃”中，在政策、資金、技術(shù)上缺乏強有力的支持。

高校的檔案信息化往往都是各自為政，但檔案信息化建設(shè)不能僅局限于某一高校，應(yīng)涵蓋全國各個高校。由于高校的信息化建設(shè)缺乏國家級統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)范制度，所以高校信息化工程在檔案管理這方面難以實現(xiàn)資源共享，檔案利用率提升難度大。

2.3 技術(shù)問題制約檔案信息化發(fā)展，檔案工作人員綜合素質(zhì)有待提高

當(dāng)前很多高校把大量的資金、人力、技術(shù)以及設(shè)備投入到學(xué)校的教學(xué)科研信息化建設(shè)中，對檔案信息化建設(shè)不夠重視，難以滿足符合檔案信息化要求的軟硬件設(shè)備需求，有些高校的檔案管理系統(tǒng)和檔案電子化信息存儲僅在一臺普通的計算機上安裝，給檔案信息化建設(shè)帶來很多問題。

3 構(gòu)建高校檔案信息化建設(shè)的措施

當(dāng)前，各大高校必須要做的工作是統(tǒng)籌學(xué)校各類資源，推進(jìn)高校檔案信息化建設(shè)。

3.1 保障基礎(chǔ)工作建設(shè)

首先，把檔案信息化建設(shè)納入學(xué)校的“十二五”規(guī)劃中，加強基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，包括計算機、交換機、大型的存儲設(shè)備以及數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)等，最重要的是計算機網(wǎng)絡(luò)，它是檔案信息傳輸、交換和檔案資源共享的基礎(chǔ)條件。在此基礎(chǔ)上，要搭建好軟件運行環(huán)境，為高校檔案信息化建設(shè)做好基礎(chǔ)保障工作。

3.2 豐富檔案信息資源建設(shè)

高校檔案信息化建設(shè)的重點是檔案信息資源建設(shè)，主要內(nèi)容包括檔案館藏資源的數(shù)字化、電子文件的采集和接收檔案資源建設(shè)。首先，建設(shè)檔案目錄數(shù)據(jù)庫。建設(shè)檔案目錄數(shù)據(jù)庫就是對檔案進(jìn)行主題詞、關(guān)鍵字、文號、類別以及時間等標(biāo)引項的輸入，方便利用者通過計算機準(zhǔn)確、快捷的找到所需檔案。其次，檔案內(nèi)容的數(shù)字化建設(shè)。檔案內(nèi)容的數(shù)字化建設(shè)是檔案信息資源建設(shè)最重要也是最繁重的工作，包括文本內(nèi)容的輸入、圖形圖表或照片的掃描、音像和影像資料的模數(shù)轉(zhuǎn)換、實物檔案的拍攝以及光盤刻錄等。利用計算機系統(tǒng)管理，形成一個有序的檔案信息庫，及時提供利用信息，實現(xiàn)檔案信息資源的共享。

3.3 推進(jìn)檔案管理規(guī)范化建設(shè)

使用標(biāo)準(zhǔn)的管理程序，制定一套規(guī)范的檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)，促進(jìn)檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。首先，建立一套全校統(tǒng)一的檔案目錄標(biāo)準(zhǔn)。其次，建立一套完整的、規(guī)范的檔案管理制度，比如檔案管理安全保密運行制度、檔案利用制度以及無紙化檔案管理制度等。

3.4 加強檔案管理人員綜合素質(zhì)建設(shè)

篇7

關(guān)鍵詞:信息化;招標(biāo);企業(yè)管理

一、高校檔案管理工作面臨的現(xiàn)狀

第一，重視程度不夠。由于高校對檔案管理重視程度不夠，在檔案管理工作中，沿用傳統(tǒng)的工作模式，對檔案進(jìn)行人工檢索、整理、立卷和歸檔。即使大部分高校引進(jìn)了先進(jìn)的計算機設(shè)備，但是仍然只是發(fā)揮基本的輸入、輸出功能。由于缺乏現(xiàn)代化的管理系統(tǒng)，使得高校的檔案管理工作繁瑣，效率低下，限制了檔案管理的價值。教師及學(xué)生的檔案采集不全，檔案卷內(nèi)目錄填寫不完整，檔案序號、文件編號、責(zé)任者、卷內(nèi)文件的起始時間等信息有遺漏，檔案文件保密級別不限定。第二，從事檔案管理的人員素質(zhì)不夠。部分高校沒有嚴(yán)格按照規(guī)定，完成檔案管理工作，甚至缺乏專門的檔案管理，只是簡單的將檔案堆在墻角里，使得檔案丟失，這給檔案查找工作帶來非常大的困難。而且從事檔案管理的人員，大部分是為了解決高校代課老師或教授配偶的工作，臨時安排的，他們大部分人員缺乏計算機操作技能，不能利用計算機技術(shù)對檔案信息進(jìn)行開發(fā)和研究，并且缺乏工作積極性。第三，檔案管理平臺不健全。近些年來，高校電子文檔、表格、音頻、視頻等各種數(shù)據(jù)信息，種類繁雜，這些龐大的數(shù)據(jù)信息難以有效的管理及存儲。高校檔案數(shù)據(jù)資源不斷擴張，若不引入虛擬云存儲技術(shù)，就有可能引發(fā)資源存儲容量不夠，導(dǎo)致數(shù)據(jù)庫膨脹危險。

二、大數(shù)據(jù)技術(shù)在高校檔案管理中的應(yīng)用

大數(shù)據(jù)的意義不是數(shù)據(jù)信息龐大，而是對數(shù)據(jù)信息進(jìn)行高質(zhì)量的處理。面對大數(shù)據(jù)時代的到來，高校如何在招生、教學(xué)、管理、就業(yè)方面進(jìn)行大數(shù)據(jù)整合和管理，為高校的發(fā)展提供技術(shù)支持，是學(xué)校發(fā)展的重點工作。目前，很多學(xué)校已經(jīng)建立了信息門戶、統(tǒng)一用戶管理與身份認(rèn)證、綜合信息服務(wù)門戶，已經(jīng)在信息管理中取得了進(jìn)步，但是目前高校檔案管理仍存在很多挑戰(zhàn)。第一，組織維度。高校內(nèi)各個部門應(yīng)該優(yōu)勢互補，實現(xiàn)不同類型的大數(shù)據(jù)資源的優(yōu)質(zhì)整合。例如在高校內(nèi)各部門建立數(shù)據(jù)管理機構(gòu)、將數(shù)據(jù)整合和管理常態(tài)化，該機構(gòu)由各個部門分管領(lǐng)導(dǎo)直接負(fù)責(zé)，協(xié)調(diào)部門內(nèi)部事務(wù)，并將數(shù)據(jù)整合工作納入年終評價體系，保障數(shù)據(jù)整合工作的效果。為加強高校檔案管理，建議高校成立活動領(lǐng)導(dǎo)小組和工作小組。如下：其一，領(lǐng)導(dǎo)小組。組長；副組長；成員；職責(zé)；其二，工作小組。組長；副組長；成員；職責(zé)：統(tǒng)籌安排檔案管理，研究制定管理措施；負(fù)責(zé)對檔案信息進(jìn)行協(xié)調(diào)、監(jiān)督、考核。工作小組辦公室設(shè)在公司后勤，負(fù)責(zé)日常工作聯(lián)系及相關(guān)組織工作。第二，數(shù)據(jù)維度。高校檔案來源豐富，包括教師和學(xué)生的人事檔案、學(xué)籍檔案、醫(yī)療保健檔案、試題庫、學(xué)校的基建檔案、學(xué)校的資產(chǎn)檔案、財務(wù)原始報銷憑證、公文、電子郵件等。在檔案大數(shù)據(jù)應(yīng)用時，要將檔案資源進(jìn)行數(shù)據(jù)模型的轉(zhuǎn)換，將二維的信息轉(zhuǎn)換為多維的模型。第三，技術(shù)維度。在高校大數(shù)據(jù)時代，信息應(yīng)用服務(wù)引領(lǐng)高校檔案由常規(guī)分析向廣度、深度分析轉(zhuǎn)變。師生用戶可以共享檔案信息，并從海量檔案信息中，挖掘出自己可用的信息，并從這些信息資源中進(jìn)行價值判斷和趨勢分析，找出用戶和檔案之間的邏輯關(guān)系。4G移動通信終端、云技術(shù)與云存儲服務(wù)、校園APP等媒介渠道的引入，可以解決檔案資源存儲的問題。

三、大數(shù)據(jù)技術(shù)在高校檔案管理中應(yīng)用的有效措施

第一，增強服務(wù)意識，提高服務(wù)水平，爭取領(lǐng)導(dǎo)重視。大數(shù)據(jù)時代的來臨，檔案管理工作會面臨許多新情況、新特點、新問題。實現(xiàn)現(xiàn)代化的管理，需要提高領(lǐng)導(dǎo)干部的檔案意識，配備先進(jìn)的設(shè)備，實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化，網(wǎng)絡(luò)化。第二，加強檔案管理教育培訓(xùn)，提高管理人員的綜合素質(zhì)。大數(shù)據(jù)的管理不在是傳統(tǒng)的簡單數(shù)據(jù)和信息的歸集，在信息化管理工作中，提高管理人員的素質(zhì)是有必要的。加強人才培養(yǎng)，實現(xiàn)競爭上崗，培訓(xùn)上崗，加強業(yè)務(wù)宣貫，為檔案管理創(chuàng)造一個新臺階。第三，提高檔案管理信息化利用水平。引進(jìn)現(xiàn)代化檔案管理設(shè)備，用于快速檔案查閱、檢索、分析，提高工作效率，實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化辦公。一是加大資金投入，不斷完善檔案信息數(shù)據(jù)庫，不斷摸索檔案應(yīng)用軟件和實際工作的結(jié)合，建立可行的檔案信息系統(tǒng)，提高檔案數(shù)據(jù)的實用性，使得檔案查閱更快捷、更方便、更可靠。二是建立規(guī)范的制度保障體系，提高信息化管理的技術(shù)水平。

四、結(jié)束語

今年兩會，大數(shù)據(jù)第一次出現(xiàn)在政府工作報告中，這表明，大數(shù)據(jù)已經(jīng)上升到國家層面。為了適應(yīng)大數(shù)據(jù)時期，檔案管理工作對管理人員的要求越來越高，學(xué)習(xí)現(xiàn)代計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、多媒體技術(shù)，跟上當(dāng)代時代的節(jié)拍，對高校的發(fā)展有著重要的意義。

作者:張賢恩 高秀英 單位:棗莊市團校

參考文獻(xiàn)：

[1]楊似海，閆其春.大數(shù)據(jù)背景下的高校圖書館檔案管理策略研究[J].四川圖書館學(xué)報，2016，4（35）:81.

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一、英語寫作存在的問題與檔案袋評價

從歷年高三備考過程及高考各題型的得分率對比來看，寫作題的得分率相對其題目的難度設(shè)置來說，是偏低的。很多考生即使學(xué)了多年英語，但是在英語書面表達(dá)上還是不盡人意，尤其是表達(dá)日常生活中的一般情景和感受時，常常出錯，甚至有一部分考生根本就是無從表達(dá)，包括對一些極為常用簡單詞語的準(zhǔn)確應(yīng)用，不知如何下筆，干脆放棄。

由此可見，對高中學(xué)生進(jìn)行寫作能力的訓(xùn)練和培養(yǎng)，是高中英語教學(xué)中不可或缺的重要環(huán)節(jié)，而如何把所掌握的語言知識與寫作能力結(jié)合起來，則是寫作訓(xùn)練的重點。基于這一點，在過去幾年的寫作教學(xué)中，我對寫作檔案袋評價進(jìn)行研究，并利用它對學(xué)生的個人作品，學(xué)習(xí)精彩片段記錄或取得成績的記載，通過有意識地收集材料和信息，并及時引導(dǎo)學(xué)生反思，調(diào)整學(xué)習(xí)策略。結(jié)果發(fā)現(xiàn)檔案袋評價在寫作教學(xué)中具有著相當(dāng)重要的作用，如果利用較好，不但可以給學(xué)生提供展示自己成績的機會，而且可以讓他們的個性得以充分張揚。

二、檔案袋評價功能的有效應(yīng)用

檔案袋評價既具備系統(tǒng)化功能，又是個人化的一種評價手段。主要是通過教師，以及學(xué)生的評語和評價來進(jìn)行信息反饋，促使學(xué)生更加端正學(xué)習(xí)態(tài)度和明確學(xué)習(xí)的方向，并且在不斷的反饋和努力下獲得成就感。因此，我們完全可以通過檔案袋形式來對學(xué)生的學(xué)習(xí)過程進(jìn)行跟蹤。同時，還可以讓學(xué)生根據(jù)自己的興趣愛好對檔案袋的封面進(jìn)行個性包裝和設(shè)計，從個人信息、學(xué)校信息、就讀信息等幾方面進(jìn)行分門別類的統(tǒng)計，以便日后更能準(zhǔn)確反映學(xué)生每一個階段的學(xué)習(xí)情況。為了便于對學(xué)生今后學(xué)習(xí)進(jìn)步情況進(jìn)行評價，我們還可以鼓勵學(xué)生填寫個人學(xué)習(xí)情況表，并作以簡單分析。在學(xué)期初或?qū)W年初都要因人而異地幫助確立適合于學(xué)生各自發(fā)展的學(xué)習(xí)目標(biāo)，這樣能夠更好地激發(fā)學(xué)生學(xué)習(xí)英語的興趣，有助于他們樹立自信心，期末或年末結(jié)合檔案袋的統(tǒng)計，記錄對學(xué)生進(jìn)行科學(xué)的評價。這對于提高他們的綜合能力和綜合素質(zhì)是大有裨益的。

事實上，利用檔案袋的評價功能，最終目的就是要求學(xué)生注意收集、積累課內(nèi)外所學(xué)的好詞、好句、好文章。通過多記、多背佳句、范文，使他們寫起作文來得心應(yīng)手，語言得體規(guī)范。這樣一來，極大地調(diào)動了學(xué)生英語寫作的積極性和主動性。

三、檔案袋評價應(yīng)用所帶來的啟示

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關(guān)鍵詞：“27號令”；特點；影響；啟示

由國家教育部和國家檔案局聯(lián)合簽署，以教育部第27號令公布的《高等學(xué)校檔案管理辦法》（簡稱“27號令”），于2008年9月1日起實施。然而，該辦法自公布實施至今已經(jīng)四年多，各高校檔案工作并沒有因為“27號令”的出臺而發(fā)生明顯的改變，究竟原因和問題出在那里？讓我們結(jié)合目前工作實際，重新解讀“27號令”，希望從中得到啟示，充分利用好政策優(yōu)勢，及時把握發(fā)展機遇，促進(jìn)高校檔案工作邁上新臺階。

一、《高等學(xué)校檔案管理辦法》的特點

1、權(quán)威性和業(yè)務(wù)指導(dǎo)性

由國家教育部、國家檔案局聯(lián)合簽署公布的“27號令”，既是行政命令又是業(yè)務(wù)指令，這種雙重性體現(xiàn)了“27號令”更具權(quán)威性和業(yè)務(wù)指導(dǎo)性。同時其適用范圍不僅包括了普通高等學(xué)校（公辦或民辦），也包括了成人高等學(xué)校等各種類型的高等學(xué)校，是所有高校的法規(guī)受控體。

2、理清了檔案工作的行政主管與業(yè)務(wù)主管

在領(lǐng)導(dǎo)體制上，明確了高校檔案工作的保障機制。提出了高校檔案工作是高等學(xué)校重要的基礎(chǔ)性工作。“國務(wù)院教育行政部門主管全國高校檔案工作。省、自治區(qū)、直轄市人民政府教育行政部門主管本行政區(qū)域內(nèi)高校檔案工作。國家檔案行政部門和省、自治區(qū)、直轄市人民政府檔案行政部門在職責(zé)范圍內(nèi)負(fù)責(zé)高校檔案工作的業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查”。這一規(guī)定，從根本上解決了教育行政部門和檔案業(yè)務(wù)部門管理體制和職責(zé)不夠明確的缺陷。

3、明確了領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)，新增了學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的工作職能

“27號令”首次規(guī)定高校檔案工作由高校校長領(lǐng)導(dǎo)，并明確其主要職責(zé)。這一規(guī)定，開創(chuàng)了我國高等院校檔案管理體制改革的新紀(jì)元，使高校檔案工作領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)分明。

4、強化管理職責(zé)，新增服務(wù)職能

在“27號令”中，把“基本任務(wù)”轉(zhuǎn)變?yōu)椤肮芾砺氊?zé)”，進(jìn)一步強調(diào)檔案機構(gòu)的管理職能，并賦予檔案部門“組織實施檔案信息化建設(shè)和電子文件歸檔工作”，對紙質(zhì)檔案材料與電子檔案材料實行同步歸檔制度，突出了“27號令”的時代特征性。

將“編研、出版檔案史料，開發(fā)檔案信息資源”列入了高校檔案機構(gòu)的工作職責(zé)，突出了高校檔案工作的學(xué)術(shù)性。

首次賦予高校檔案服務(wù)社會的職能。指出“有條件的高校，應(yīng)當(dāng)在相關(guān)專業(yè)的高年級開設(shè)有關(guān)檔案管理的選修課”，“采取多種形式積極開展檔案宣傳工作”，“申請創(chuàng)設(shè)愛國主義教育基地”等，指明了高校檔案工作的服務(wù)方向，開拓了服務(wù)社會的新領(lǐng)域。

5、擴大了高校檔案收集歸檔的范疇

“27號令”中將“招生”活動中形成的檔案納入高校檔案的范疇，并將學(xué)生檔案單獨設(shè)類，列入文件歸檔范圍。同時，明確了高等學(xué)校歸檔材料包括紙質(zhì)、電子、照（膠）片、錄像（錄音）帶等各種載體形式，體現(xiàn)了電子信息技術(shù)的發(fā)展，電子文檔和電子介質(zhì)在檔案中的存在價值，對于高校檔案信息資源的收集和完整保存，加大高校檔案信息化建設(shè)的力度，方便學(xué)校和社會利用檔案信息資源，具有重要的現(xiàn)實意義。

6、明確檔案機構(gòu)人員的職級屬性

“27號令”中規(guī)定，擔(dān)任檔案機構(gòu)負(fù)責(zé)人要具有高級以上專業(yè)技術(shù)職務(wù)，專職檔案工作人員實行專業(yè)技術(shù)聘任制或職員職級制。顯而易見，“27號令”對檔案機構(gòu)負(fù)責(zé)人技術(shù)職務(wù)的要求提高了，對檔案人員可選擇專業(yè)技術(shù)聘任制或職員職級制的二種身份方式規(guī)定，充分體現(xiàn)了“以人為本”和符合實際工作需要。

7、檔案館的建館條件更寬松

“27號令”中規(guī)定的建館條件更為寬松，只要具備三個條件之一的高校（①、建校歷史在50年以上；②、全日制在校生規(guī)模在一萬人以上；③、已集中保管的檔案、資源在3萬卷（長度300延長米）以上），就應(yīng)當(dāng)設(shè)立檔案館。這為各高校擴大檔案館（室）規(guī)模，提升檔案實力提供了很好的政策依據(jù)。

二、《高等學(xué)校檔案管理辦法》對高校檔案工作的影響和啟示

“27號令”的頒布實施，對高校檔案工作的影響是不容置疑的。特別是對高校檔案工作的管理體制、機構(gòu)設(shè)置、隊伍建設(shè)、經(jīng)費和館庫保障、歸檔范圍和獎懲等內(nèi)容修訂，促使我們必須從學(xué)校建設(shè)和發(fā)展的全局對檔案工作進(jìn)行思考，并聯(lián)系學(xué)校自身的實際，以“27號令”的實施為契機，把握高校檔案發(fā)展的機遇，解決好存在的問題，促進(jìn)高校檔案工作更好更快的發(fā)展。

1、完善檔案館（室）架構(gòu)，促進(jìn)高校檔案規(guī)模發(fā)展

長期以來，各高校檔案人員都希望檔案工作在學(xué)校中占有一席之地，而檔案館（室）架構(gòu)的建立和完善就是“著陸”的最好的根基。“27號令”的公布實施，無疑就是一場“及時雨”，為高校檔案館（室）的建設(shè)提供了的最好政策利器，有條件的高校應(yīng)當(dāng)借此機遇，申請建立檔案館，擴大檔案館（室）規(guī)模，提升檔案實力，這是不容錯失的機會。

但是，我們不能就此放棄、要緊緊抓住“27號令”這把“尚方寶劍”，努力創(chuàng)造條件，充分利用政策優(yōu)勢，加快檔案館（室）建設(shè)和規(guī)模發(fā)展，只有架構(gòu)建立、規(guī)模擴大，根基筑牢，檔案事業(yè)才做會做大做強，這是“27號令”給予我們的啟示。

2、發(fā)揮再生功能，提高整體素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平

“27號令”明確規(guī)定檔案工作人員不僅要“具備檔案業(yè)務(wù)知識”，還要具備“相應(yīng)的科學(xué)文化知識以及現(xiàn)代化管理技能”。

目前，高校檔案隊伍人員素質(zhì)和專業(yè)技術(shù)水平參差不齊，學(xué)歷層次不高，專業(yè)知識和管理技能有所欠缺。因此，檔案人員必須明確自身不足，快馬加鞭，奮起直追，加快學(xué)習(xí)新知識和新技術(shù)，在業(yè)務(wù)知識和專業(yè)技能上有所提高。檔案館（室）負(fù)責(zé)人更要擔(dān)當(dāng)起部門的行政指揮員和業(yè)務(wù)指導(dǎo)員的重任，不斷開拓創(chuàng)新，帶領(lǐng)檔案人員做好新時期檔案工作，才能跟上現(xiàn)代檔案事業(yè)發(fā)展的步伐。打破固步自封，拋棄長期養(yǎng)成的懶惰，奮起前行、努力進(jìn)取，重塑新形象，這是“27號令”給予我們的要求和啟示。

3、運用信息技術(shù)加快檔案現(xiàn)代化管理

電子信息管理技術(shù)的迅速發(fā)展，打破了傳統(tǒng)檔案文件的管理模式，需要我們熟練地掌握電子信息管理技術(shù)，運用現(xiàn)代管理模式對電子文件進(jìn)行科學(xué)管理。因此，必須深刻認(rèn)識到：不進(jìn)則退，落后就要挨打。趕快跟上時代的腳步，進(jìn)一步加快檔案信息化建設(shè)，完善電子文件的管理模式，使檔案工作邁向數(shù)字化、信息化，是“27號令”給高校檔案工作賦予的歷史使命。

4、提高檔案隊伍的科研能力和學(xué)術(shù)水平

一直以來，由于傳統(tǒng)檔案工作模式，限制了檔案人員的科研能力和學(xué)術(shù)水平的提高，從而導(dǎo)致了檔案人員在高校科研隊伍中長期處于弱勢地位。“27號令”賦予檔案人員的職責(zé)和開拓服務(wù)社會的新領(lǐng)域，迫切地需要大力開展科研和學(xué)術(shù)活動，只有快速提升檔案人員的科研能力和學(xué)術(shù)水平，才能完成“27號令”中提出的“編研、出版檔案史料，開發(fā)檔案信息資源”、“開設(shè)有關(guān)檔案管理的選修課”、“舉辦各種檔案展覽、陳列”以及“創(chuàng)設(shè)愛國主義教育基地”的任

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務(wù)。因此，促使高校檔案人員必須快速提高科研能力和學(xué)術(shù)水平，是時代賦予高校檔案工作者的任務(wù)和要求。

5、建立良好的檔案保障體系，適應(yīng)時展需要

為適應(yīng)知識經(jīng)濟和電子信息技術(shù)迅速發(fā)展的需要，檔案的保存已經(jīng)不再是單一的文書檔案。

總之，《高等學(xué)校檔案管理辦法》的公布實施，讓我們看到了檔案事業(yè)的發(fā)展前景，也給高校檔案人員提出了更高的要求。我們要以此為契機，抓住機遇，與時俱進(jìn)、開拓創(chuàng)新，為高校檔案事業(yè)建設(shè)和發(fā)展做出貢獻(xiàn)。

參考文獻(xiàn)

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【關(guān)鍵詞】信息化建設(shè)；高校檔案管理；分析

隨著社會的發(fā)展和時代的進(jìn)步，人類進(jìn)入了信息化時代，高校的檔案管理方式也發(fā)生了很大改變，已經(jīng)由傳統(tǒng)的管理方式向信息化方向發(fā)展。信息化技術(shù)給高校檔案管理帶來了極大的便利，同時能夠促進(jìn)檔案管理的可持續(xù)發(fā)展。高校檔案管理員面臨的最大問題是，如何將信息化建設(shè)更好地應(yīng)用到檔案管理中，這也是當(dāng)前他們的重要任務(wù)。將信息化建設(shè)應(yīng)用到檔案管理中，不僅能提高工作效率，還能減輕工作人員的工作負(fù)擔(dān)。當(dāng)前，高校進(jìn)行檔案管理的信息化建設(shè)受到很多問題的阻礙，積極對高校檔案管理中的信息化建設(shè)進(jìn)行分析，便于更好地促進(jìn)高校的可持續(xù)發(fā)展。

1.關(guān)于高校檔案管理的概念和內(nèi)涵

1.1在高校的管理中，檔案管理是其中的一個重要方法，對高校的建設(shè)意義重大。高校檔案管理包括的內(nèi)容有很多包括招生工作、科研管理檔案及教學(xué)檔案等，它將一些具體的事物用文字和圖表的方式進(jìn)行表示，方式簡單，便于保存，是以后高校教育和教學(xué)的重要參考和歷史記錄依據(jù)。它能為高校日后的發(fā)展積累豐富的經(jīng)驗，從而奠定了高校可持續(xù)發(fā)展的基礎(chǔ)，對高校的未來發(fā)展影響深遠(yuǎn)。實現(xiàn)高校檔案管理信息化指的是利用網(wǎng)絡(luò)和多媒體等先進(jìn)技術(shù)對高校檔案進(jìn)行信息化管理，對一些高校的檔案資料進(jìn)行合理的開發(fā)和利用，以達(dá)到實現(xiàn)其進(jìn)行社會共享的目的，從而提高其社會利用價值。

1.2高校檔案管理信息化通過網(wǎng)絡(luò)化和數(shù)字化的手段將高校中的各類檔案資料進(jìn)行收集，從而實現(xiàn)數(shù)字化管理。通過網(wǎng)絡(luò)和計算機等技術(shù)手段，實現(xiàn)將高校檔案進(jìn)行自動化和一體化管理的目的。還能通過技術(shù)手段進(jìn)行資源的共享，實現(xiàn)高校檔案的共享價值。高校檔案管理信息化是進(jìn)行推廣和應(yīng)用信息技術(shù)的過程，也是進(jìn)行二次開發(fā)和利用高校檔案資源和信息的過程，是一個將信息服務(wù)達(dá)到最大化價值開發(fā)的過程。

2.信息化建設(shè)在高校檔案管理中存在的一些問題

當(dāng)前高校的檔案管理工作已經(jīng)成為了各校管理工作的重點，在當(dāng)今信息化時代的大背景下，為了促進(jìn)學(xué)校管理建設(shè)，各高校都采用了很多的方法，但是受到一些客觀和主觀問題的影響，仍然存在著很多的問題，主要表現(xiàn)在如下方面：

2.1檔案管理人員整體素質(zhì)不高，能力和水平有限。很多高校的檔案管理人員都是臨時聘用的，沒有經(jīng)過專門的知識和技能的培訓(xùn)，對于檔案管理工作中的具體流程和注意事項沒有明確的概念，在工作中按照自己的思維進(jìn)行管理，這樣在工作中容易出現(xiàn)信息流失和信息不全的問題。高校也沒有對學(xué)校管理中檔案管理人員起到的重要作用有著清晰的認(rèn)識，在資金和經(jīng)費的投入上明顯不足，沒有對檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)知識培訓(xùn)，使得他們的技能始終得不到提高。

2.2落后的檔案管理設(shè)施和技術(shù)服務(wù)水平。在檔案管理工作中，我國各高校存在著明顯的南北方差異，總體而言，南方的高校管理水平要高于北方的高校管理水平。存在著差異的重要原因就是資金投入水平不同，一些一流的高校其資金來源較廣，學(xué)校能利用的資金相對較多，對學(xué)校檔案管理工作投入的資金就多；而一些普通的高校相對而言缺少資金來源渠道，對學(xué)校的檔案管理工作投入的資金就少，從而使得學(xué)校的檔案管理工作發(fā)展受到了限制。

3.如何有效進(jìn)行高校檔案管理工作的信息化建設(shè)

現(xiàn)代高校檔案管理工作的重要目標(biāo)是實現(xiàn)信息化和數(shù)字化的管理模式，從而實行促進(jìn)高校建設(shè)的目的。如何將各高校的檔案管理水平進(jìn)一步的提高，以保證檔案管理的效力，可以從下面的幾個方面進(jìn)行考慮：

3.1將檔案管理隊伍進(jìn)行強化建設(shè)，檔案管理人員的素質(zhì)必須進(jìn)行提高和培養(yǎng)。高校檔案管理人員的素質(zhì)對檔案管理工作的開展具有很大影響，當(dāng)前檔案管理工作滯后的一個重要原因就是管理人員的素質(zhì)偏低。所以加強管理人員的素質(zhì)培養(yǎng)和專業(yè)技能培養(yǎng)成為了當(dāng)前的首要任務(wù)，定期對檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，提高其專業(yè)技能，同時要提高他們對工作重要性的認(rèn)識，及時對他們進(jìn)行一些應(yīng)用到檔案管理中的先進(jìn)技術(shù)培訓(xùn)，讓他們能在工作中學(xué)會操作，從而有效提高高校檔案管理工作的能力。

3.2加大對檔案管理工作的資金投入，充分提高檔案管理的信息化技術(shù)水平。當(dāng)前高校檔案管理工作中的一個重要問題就是檔案管理設(shè)施落后、嚴(yán)重缺乏資金投入。沒有雄厚的資金作為后盾，檔案管理工作就不能得到切實的落實。各高校應(yīng)積極加大社會各界對學(xué)校的資金投入，擴大資金來源，從而能夠引進(jìn)先進(jìn)的設(shè)施，提高檔案管理的整體水平。

3.3創(chuàng)新管理方式，進(jìn)行特色檔案管理體系的建立。大多高校在當(dāng)前的檔案管理工作中，都是簡單的對檔案進(jìn)行分類劃分。這種簡單的劃分模式存在著較大的缺點，容易造成以后在查找檔案中存在困難或是流失了一些重要的檔案信息，同時也不利用進(jìn)行特色校園的建設(shè)。為了將高校檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)行有效提高，就需要在日常工作中對技術(shù)創(chuàng)新進(jìn)行不斷加強，實現(xiàn)管理手段的不斷信息化發(fā)展，建立起具有自己校園特色的個性檔案管理體系。小結(jié)高校檔案管理的主要方式已經(jīng)逐步改變?yōu)檫M(jìn)行信息化的管理，為了將檔案管理人員的工作效率進(jìn)行提高，促進(jìn)高校的可持續(xù)發(fā)展，實現(xiàn)最大價值化的高校管理，就需要不斷完善和改進(jìn)高校的檔案信息化管理，找到發(fā)展中存在的問題并提出相關(guān)的解決策略，從而保證能有效進(jìn)行高校檔案的信息化管理，以此促進(jìn)高校建設(shè)的順利進(jìn)行。

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