數字檔案管理范文

導語：如何才能寫好一篇數字檔案管理，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公文云整理的十篇范文，供你借鑒。

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關鍵詞：數字檔案檔案管理

中圖分類號：C93文獻標識碼： A

一、 實施數字檔案管理之目標

1、開發建立與企業各應用系統之接口，實現與各應用系統間的無縫連接，各應用系統所產生的電子文件實現在線自動歸檔，將企業各業務系統數字資料，按檔案的管理規范，完整無損地保存到檔案資源庫中。實現在企業網上的跨主機、跨地域、跨門類的快速檢索應用，為企業提供便捷而全面的服務。

2、采用J2EE、NET等技術開發管理與利用軟件，與企業綜合信息系統集成，按數據倉庫規范開發數字檔案數據庫作為企業數據倉庫的一個組成部分，使檔案資源庫在服務器上的邏輯與物理定位明確，使管理員像管理自己的紙質檔案一樣，脫離開所有目錄和軟件，僅憑資源管理器就能管理數字檔案。

3、加強對電子原文的防護，通過權限配置、歸檔文檔專題推送、元數據鎖定、電子原文只讀性封裝等各種手段，從技術與管理兩方面，確保檔案實體與信息的安全，確保網絡傳輸及檔案數據庫的安全。

4、部分電子原文按業務部門要求的模式分件存儲，根據需求顯示為業務部門所要求的臺賬模式。使電子原文便于遷移、移動載體攜帶、單件抽查、隨環境升級遷移，即便脫離開本系統在其他環境下仍可方便利用。同時，數字文件的閱讀器符合國家規定的標準。

二、數字檔案的收集

數字檔案的收集是檔案信息化建設的源頭工作，所收集的數字檔案的數量及質量是數字檔案館賴以生存的基礎。隨著辦公手段的現代化和無紙化辦公的推進，各部門產生的電子文件呈數量級的增加，因此，數字檔案的收集工作顯得非常重要，對收集的范圍要做到豐富實用、質量優良、結構合理等。數字檔案的收集方式不同于以往的實體檔案，它可以通過網絡存儲轉發等方式實現對電子文件的實時接收、存儲，收集范圍也可以適當擴大，不僅僅局限于以前實體檔案的歸檔范圍，對于歸檔范圍以外有重要價值的檔案信息也應該進行收集，即使不作為檔案歸檔，也可以作為資料保存，為日后盡可能提供更多的服務社會、滿足各方面的需要奠定良好的基礎。

三、移交歸檔的重要性

數字檔案的歸檔分為物理歸檔和邏輯歸檔。傳統檔案部門之間的檔案移交，多采用物理歸檔的方法， 即將檔案的原件直接歸入檔案館保管， 而數字檔案館的歸檔則對檔案部門的歸檔工作程序和內容有了新的要求。數字檔案館歸檔分為物理歸檔和邏輯歸檔， 而邏輯歸檔則是數字檔案館歸檔的重點。所謂邏輯歸檔， 即依靠網絡通信技術將應歸檔保存的檔案（電子版本）發送至檔案館的歸檔過程。邏輯歸檔更加注重歸檔部門與檔案館之間的信息傳送渠道的暢通和安全。在保證邏輯歸檔的檔案能夠及時準確的歸檔的同時， 要保證檔案在傳輸過程中的安全， 以防被竊取和遺失。

四、數字檔案管理中存在的安全隱患

1、基于計算機技術特性的檔案數據風險

數字檔案信息的存貯、傳輸和利用是以計算機、存貯設備、應用軟件系統和網絡為基礎的。檔案數據的讀取完全依賴于存貯介質和讀取設備。現代技術還不能完全解決數字檔案的長期貯存問題。當前常用的存貯介質(光盤、移動硬盤等)與傳統介質(紙張、膠片等)相比，雖然具有能夠存貯海量信息的優點，但是其存貯的條件相對苛刻，對溫度、濕度、磁場的要求較高，壽命與傳統介質相差甚遠；數字檔案信息的讀取必須依賴計算機設備。如果出現硬件故障，如服務器故障、網絡出錯，磁盤陣列出錯、電源掉電等，數字檔案信息就無法讀取；如果出現軟件故障，如系統癱瘓或關鍵應用發生問題等，數字檔案仍然無法讀取。形成于不同軟硬件環境下的數字檔案不能完全兼容，格式轉化困難，給數據的讀取造成障礙。當軟硬件升級換代時，不及時解決格式轉換問題，數據也無法讀取。目前計算機語言更新速度很快，平均每三個月就問世一種，而大部分語言之間不能兼容，不能預測現在形成數字檔案時所使用的計算機語言在未來是否依然能夠通行。另外，無論是Windows操作系統，還是Unix操作系統，都存在著漏洞和薄弱環節，都有遭到病毒、黑客惡意攻擊和破壞的可能。以上情況對數字檔案的長期安全保管提出了考驗。

2、基于管理能力和技術水平的人為風險

影響數字檔案安全的風險因子是多元的，除了技術問題之外，數字檔案管理者的管理能力和管理水平也是重要的因素。我國檔案數字化建設起步較晚，檔案信息數字化方面的法律、法規還不健全，檔案數字化過程中以及電子文件的形成到歸檔保存都缺乏嚴格規范的程序管理，缺乏科學統一的標準體系和業務管理制度。從概率上講，檔案數據災難是小概率事件，所以很容易讓人產生麻痹思想，對可能造成數字檔案的風險抱有僥幸心理，對防范數字檔案風險的高成本投入望而卻步。另外，電子文件有易傳播、易修改、易刪除等特性，而檔案管理系統是個多用戶多管理的系統，因管理不善導致數字檔案載體的損害或工作人員的操作失當也會帶來誤刪除、誤覆蓋，越權訪問、惡意篡改等安全事故。

五、數字檔案的鑒定

目前，只有關于實體檔案的鑒定管理辦法，對數字檔案的鑒定工作尚未深入展開，許多接收電子文件的檔案機構基本上都是文件形成單位交什么就收什么。所以首先，有關部門要制定相應的數字檔案的鑒定管理辦法，鑒定內容包括與紙質文件對應的電子文件的鑒定、紙質文件歸檔范圍以外的但有重要價值的電子文件的鑒定以及紙質檔案數字化后的電子文件的鑒定等。鑒定工作內容也不僅僅是判斷某份電子文件歸檔或不歸檔，保管期限是多久，還要涉及到數字化鑒定、知識產權鑒定、數字簽名鑒定等。

六、數字檔案整理

對于傳統檔案而言，檔案整理工作是最重要，也是最主要的一個環節，工作量大，涉及到組卷、裝訂、編目等一系列工作，而對于數字檔案而言，筆者認為這部分工作可以盡量簡化。因為利用數字檔案時與它們的存放位置是毫無關聯的，它們不像實體檔案那樣禁錮在某一具體庫房內，而是借助于計算機和網絡技術，將實體檔案信息從載體上抽取出來并在網絡上傳播，供用戶在任意終端進行查詢利用，所以，數字檔案的整理可以借鑒教務管理系統，考試系統等類似的形式，比如試題庫都是日積月累建立的，需要一份試卷時，根據考核目標、考核內容、難易程度等條件綜合檢索，自動生成一份試題；學生的成績也是各任課教師在不同終端錄入，查詢成績單時也是根據檢索條件自動生成，試題庫里的每條試題信息、成績庫里各門課的成績信息彼此之間是獨立的，本身沒有先后次序、沒有相互聯系的。同樣，數字檔案整理是否也可以類似它們做到一次著錄標引、多次輸出呢？在著錄時不硬性按實體檔案目前的分類法進行人為組卷，不需要檔號、類目號等，而是通過計算機技術進行虛擬“組卷”，實質是利用數據庫技術在各份有聯系的文件的目錄或內容間建立關系，隨時自動整序，互相參見指引，計算機可以對數字檔案目錄和內容從任何角度進行分類組合，盡情展現它們之間在來源、內容、時間等方面的聯系。

七、數字檔案的保管利用

如果數字檔案的收集、鑒定、整理等工作能夠順利完成到位，那么檢索利用工作就變得相當容易，可以從根本上改變目前檔案館“重藏輕用”的局面，變被動利用為主動利用，為領導或各部門工作主動提出決策，讓數字檔案信息的現實實用價值和歷史參考價值得以充分實現。而數字檔案的保管就不如實體檔案那樣簡便，實體檔案要注意防火防盜等，而數字檔案的保護在此之外還要注意防磁防病毒等，另外數字檔案存儲的載體不同，壽命也不同，那些載體比如光盤、磁盤等壽命比較短，要記住定期轉錄、介質轉換，同時，為了保證信息不丟失，至少要以不同的載體形式雙重備份。

八、如何做到數字檔案管理安全

傳統檔案館只有在白天開放， 而且紙制檔案保存在監管嚴密的庫房中， 其安全性極易得到保證。而數字檔案館以網站為其服務的平臺， 對外全天二十四小時服務， 而且信息資源庫只需要用戶名和密碼就能夠進入，其安全防衛系統很容易通過尖端的計算機黑客技術得以攻破， 因此， 檔案信息資源庫的安全隱患很大。

實體檔案的原件能夠作為憑證作用主要是通過簽署具名來保證的，數字檔案的簽署就需要通過數字簽名和CA認證（Certificata Authority，也稱電子商務認證中心，是負責發放和管理數字證書的權威機構，并作為電子商務交易中受信任的第三方，承擔公鑰體系中公鑰的合法性檢驗的責任。）來實現，核心技術就是密碼體制。常用的認證方法大致是這樣：發文方和收文方各自都有一對密鑰，分別稱作公開密鑰（以下簡稱公鑰）和私有密鑰（以下簡稱私鑰），用其中任何一個密鑰對原文加密都只能用另一個密鑰解開，公鑰是對外公開的，密鑰只有自己才知道。所以一般都是發文方用收文方的公鑰對發送的文件進行加密，而后再在網絡進行傳播，收文方收到后用自己的私鑰解開密文即可。但是僅僅如此還不能證明文件是收文方發過來的，所以還需要發文方在發送密文的同時對原文進行一次hash算法（又稱哈希函數，是一個數學方程式，它可用文本，如電子郵件信息等來生成稱為信息摘要的代碼，該算法是不可逆的。）得到原文的摘要，并用自己的私鑰對該摘要進行加密，收文方用發文方的公鑰對收到的摘要進行解密，然后對同時收到的密文也進行一次hash算法，如果得到的摘要和收到的摘要是一致的，則可以證明文件是發文方發的。至于彼此的公鑰真假性則是通過CA中心這個機構進行認證的。

結束語：隨著信息化的快速發展及建設，電子檔案的出現給檔案者管理提出了一個亟待解決的課題，如何實現它的收集、保存和快捷、有效利用，完善檔案管理，實現企業檔案管理與企業信息系統的無縫鏈接，是現代企業檔案管理的發展方向。

參考文獻：

[1]范文霞.加強高職院校電子閱覽室的安全管理的思考.內蒙古電大學刊，2007，（9）.

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社會的進步，促進了科技大幅度的提高，以此來制作出了很多有利于人生生活的高科技產品，這些產品也很快的融入了人們的社會，并且起著很重要的作用。數字化技術的出現，是科技史上的一個里程碑，它很大程度的體現出了科技的價值，它主要體現在檔案管理上。因為數字化科技的出現，現在的檔案管理都實行了數字化管理，以此來使得檔案管理變得更容易，能為企業或者集團帶來更大的好處，為人們的生活帶來更大的利益。

二、淺析數字檔案管理以及它的重要性

數字檔案管理顧名思義就是利用數字化科技技術，對檔案進行合理的管理。數字技術是現在最新的一項科技技術，它的出現，為人們的生活提供了很大的便利以及帶來了更多的利益和好處。數字管理技術其實指的就是出現的新型檔案管理方案，它主要使用的就是現在最高的科技技術，譬如：攝影技術；掃面技術等，借助這些技術，把文本的形式的信息轉化為數字信息，然后利用最新的數字存儲技術來儲存這些信息，使得這些信息能很好的被保留下來。數字檔案管理的出現對人類社會有很大的作用，它主要的目的就是使用數字化技術，保存想要儲存的一些重要的信息，把這些信息整理成檔案，以便在使用的時候能很快的找到，不至于丟失。數字檔案被看重的原因是它有很多的優點，而這些優點都很適合檔案管理，首先就是不占空間，數字管理就是把文本直接轉化成數字信息，把它們儲存在計算機中，使得不占空間；其次就是容易找到；最后就是好管理。

三、數字檔案管理所出現的問題

（一）技術不完善。數字檔案所用到的數字化技術所使用的時間是非常短的，雖然它的出現為人們的生活帶來了很大的好處，但是，因為所使用的時間較短，缺少很多的經驗和借鑒資料，導致它的技術還不是很完善，在使用的過程中難免會出現一些問題。眾所周知，數字化技術是依附于計算機而出現的，因為我國的計算機水平還不是非常的成熟，對于計算機的各個部分都有待于改善。因為計算機經常會出現各種不同的問題，這就會導致儲存在計算機里面的信息出現一些問題，對于檔案管理來說，最長見的就是信息安全的問題。很多企業和單位所儲存的檔案信息都是非常重要的，其價值都是非常的大，所以，要求數字管理必須確保機密，但是因為技術不完善的問題，使得檔案的機密性無法保證。

（二）缺乏完整的管理體系。有一套完整的管理體系對于任何一個團體都是非常重要的，因為它就是團體發展的基礎，有好的管理體系，團體就會有更好的發展潛力。而數字檔案管理也是一樣的，為了它有更好的發展，它就必須要創建一套屬于它自己的管理體系，但是，在現在，數字檔案管理的安全卻出現了威脅，主要的原因就是其缺乏完整的管理體系。因為數字檔案管理措施沒有完整的管理措施，所以在進行檔案管理的時候，經常會出現錄入錯誤、操作不規范、系統奔潰等問題，這些問題的出現嚴重的影響到了數字檔案管理的發展。

（三）所使用的儲存載體不安全。數字檔案管理所儲蓄信息的方法和傳統的方法是完全不一樣的，它已經擺脫了紙上記錄的時代，在現在，檔案一般都記錄在計算機中，以數字的形式存在著。但是，數字檔案儲蓄也存在著很多的弱點，其中一個就是它的脆弱性，它的出現會為檔案帶去毀滅性的打擊。數字檔案的載體本身是非常脆弱的，譬如：光盤；U盤等，這些東西的共同特點就是特別脆，很容易被損壞和遺失；其次就是數字檔案的載體是需要經常進行更新的，只有在最新的設備中，信息才能得到最好的保存，才能更加的安全。

四、對數字檔案安全管理的措施進行淺析

（一）提高專業技術水平。數字檔案管理是非常嚴格的，在進行管理的時候是不能出現任何錯誤和過失的，要不然就會造成不可挽回的損失，所以，為了能夠達到最好的效果，就需要提高專業技術水平了。對于數字檔案管理來說，最重要的就是信息的保密了，所以，為了保證檔案更加的安全和絕密，信息加密技術就出現了，它的目的就是對網絡中的信息給予多重保護，防止被竊取。其次，為了能使得數字檔案更加的安全和自由，就需要設計出認證程序，其主要的目的就是通過一些特殊的密語，來控制檔案能否預覽，為了防止被人獲得密語，就需要設計防火墻來阻擋，以此來增加保護層。

（二）創建一套完整的管理體系。數字檔案是非常重要的工作，為了能使得它正常運行，就必須要創建出一個完整的管理體系來控制它的運轉，以此來保證能獲得更大的利益。完整的管理體系必須要借鑒成功的實例，通過分析它們成功的原因，結合自己的現狀，來制定出一套完整的管理方案，這個管理方案一定要適合數字檔案管理的現狀，要保證能控制數字檔案的正常運行。

（三）使用專業的技術性人才。人才是所有團體發展的技術，他們是團體的資本，擁有好的人才，團體的競爭力就越大。對于檔案管理來說，它是一項高技術含量的管理措施，所以，需要很多的專業性人才，尤其對現在的數字檔案管理來說，人才更是非常重要了。現在需要的人才，首先是要對計算機能有足夠的了解和認識，掌握關于它的知識，這樣在進行檔案數字化的時候，就會變得更加的方便和快捷了。除此之外，這些人還必須要懂得檔案的管理知識，以此來保證檔案管理的正常運行。

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一、數字檔案的特點

（一）便于存儲。紙質檔案在保存過程中，需要占用較大的空間，并且隨著檔案數量的逐漸增加，還需要修建新的檔案管理室。同時，紙質檔案對檔案管理室內部的環境要求也較為嚴格，例如要保證檔案管理室具有較好的通風條件，保證空氣干燥，避免檔案潮濕、發霉。而對于一些年代久遠的檔案來說，在檔案借閱和搬運過程中，容易出現破損問題，尤其是一些具有珍貴價值的檔案，一旦出現損害，將會造成不可逆的損失，檔案的利用價值也會受到影響。而數字檔案則不需要考慮上述問題：首先，數字檔案以數據形式保存在計算機中，一臺普通計算機的內存在200G以上，其儲存的數字檔案數量甚至比一座標準化的檔案管理室還多，這也就意味這數字檔案的保存不需要占用太多的空間。其次，數字檔案可以被多次復制和拷貝，并且通過異地備份的形式，將檔案資料分開保存，即便是發生不可抗拒的影響因素（例如設備突然斷電、非法網絡攻擊等），也能夠保證備份資料的安全。

（二）資源共享。信息和資源共享是互聯網最顯著的應用特點。而借助于計算機和互聯網發展而來的數字檔案管理，則繼承了這一特點。人們在查詢、借閱、歸還檔案資料時，不需要通過檔案室的前臺服務人員，而是在各種服務端設備上自行完成上述工作，極大地提高了檔案管理的效率。同時，人們可以在網絡平臺上分享這些公共的檔案資料，確保檔案的價值得到充分體現。利用互聯網將多個數字檔案室連接起來，還能夠實現相互之間的信息溝通，一方面能夠實現優勢互補，彌補了單個數字檔案館存在的信息缺陷；另一方面也能夠分享管理經驗，對于全面提升數字檔案管理水平有一定作用。

二、數字檔案管理的作用

（一）管理數字化。檔案形式發生變化后，為了適應檔案管理工作的需要，檔案管理模式也必須要與時俱進進行變革。由傳統的人工式管理轉向數字化管理，不僅確保了檔案管理效率的提升，而且也降低了人工管理壓力。可以預見的是，隨著信息技術的成熟發展，數字檔案的應用范圍也會越來越廣。只有充分掌握數字檔案的特點，認識到數字檔案管理的重要性，才能推動數字檔案管理工作的穩定開展。

（二）資源擴展智能化。檔案管理是一項動態的工作，由于檔案數量的不斷增加，檔案管理工作的壓力也會相應增加。如果仍然沿用以往的管理手段，不僅檔案管理效率極低，而且很難體現出檔案管理的服務職能，也就不能為用戶提供完善的檔案借閱體驗。因此，檔案管理部門需要集中有限的人力、物力和財力資源，實現檔案信息資源的優化和開發，在保證發揮檔案管理應有功能的基礎上，不斷降低管理成本。

三、數字檔案管理存在的問題

（一）數字檔案本身的安全性不高。數字檔案是以數字化信息的方式儲存，而這種儲存方式具有一定的安全隱患，因其儲存需要考慮到介質的質量與磁場等，如果達不到要求，檔案會很容易丟失，數字檔案丟失后比較難以找回。除此之外，數字檔案具有容易轉移的特點，這里就存在著一定的安全隱患，數字檔案容易轉移，那么數字檔案在進行轉移的過程中就有可能出現因為轉移過程中的某些問題，造成原檔案的丟失。

（二）互聯網給數字檔案帶來的不安全性。互聯網作為一個完全開放的環境，本身具有一定的不安全因素。近年來，因為遭受網絡黑客攻擊而導致商業信息泄露或檔案資料丟失的新聞屢見不鮮，如何保障信息化背景下數字檔案的安全，成為現階段檔案管理人員需要重點解決的問題。除了網絡黑客的非法攻擊外，網絡系統不穩定、突然斷電或人為操作不當等因素，也有可能給數字檔案的管理造成負面影響。

（三）人帶來的不安全因素。人為影響因素又可分為主觀因素和客觀因素。主觀因素就是部分不法分子出于某種目的，人為破壞、損毀或是偷盜某些具有重要參考價值的檔案；客觀因素就是檔案管理人員由于業務技能不熟練，或是操作失誤，導致數字檔案被誤刪。與其他問題相比，只要加強數字檔案的管理工作，就可以極大程度上避免類似問題的出現。

四、信息技術在數字檔案管理中的改進

（一）加強硬件設施的管理。硬件設施的質量不過關，或是相互之間的兼容性不好，就會影響數字檔案的管理質量。例如，硬件設備運行穩定性不好，（下轉第179頁）（上接第169頁）在文件傳輸或保存過程中出現問題，就會導致數字檔案受損，甚至是丟失。因此，必須要及時更新硬件設施，并且定期開展系統檢測工作，確保硬件設施的安全運行。另外，對于重要的檔案資料，還要做好異地備份，即在不同的硬件設備上分別進行復制和保存，從而提高了檔案資料的存儲安全。

（二）提高數字檔案信息的安全性。一是要從外部著手，構建安全的網絡環境，杜絕不法分子利用網絡漏洞和攻擊手段竊取檔案資料。近年來，市場上各種網絡殺毒和保護軟件層出不窮，檔案管理人員可以根據實際需要，安裝一些網絡殺毒軟件，避免木馬、病毒破壞數字檔案管理系統，造成檔案資料的泄露。

（三）提高檔案信息數字化的覆蓋率。數字檔案作為一種新型的檔案管理模式，在實際運用中體現出了較好的應用優勢。但是我們也應當看到，受技術條件、管理理念等因素的限制，現階段檔案數字化管理的覆蓋率還相對較低。因此，需要通過投入一定的人力、物力和財力資源，推廣數字檔案管理理念，建立數字檔案管理庫，利用網絡實現多個數字檔案庫之間的信息交流和資源共享，為用戶提供更加完善的檔案查找和借閱服務。

（四）滿足用戶的多元化需求。服務性是數字檔案管理工作的基本屬性之一，滿足用戶多元化的需求，也是加強數字檔案管理工作的重要內容。數據庫開發人員提高專業素質，不斷地補充完善數據庫功能，建立特色的、專業的、系統的信息數據庫。檔案管理員要具備相關專業知識，熟悉管理系統的功能，了解檔案管理、信息技術等綜合知識，具有良好的全面分析能力、數據處理能力以及較好的溝通交流能力。同時，相關部門可以通過后續教育，幫助管理者和用戶加強?Φ蛋腹芾硇畔⒒?的理解和實施，充分發揮信息技術的作用，提高員工的整體專業素質、道德水平，從而提高檔案的管理水平和服務水平。

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關鍵詞：文化館;檔案;數字化管理

一、前言

隨著科學技術的不斷發展，數字化技術得到了非常廣泛的應用，為了適應當今社會文化館檔案管理的要求，需要將數字化的管理方式運用于文化館的檔案管理工作之中，進而提升檔案管理工作的水平，從而為珍貴的檔案資料提供良好的管理。在文化館檔案管理的實際工作中，要對當前檔案管理工作的不足進行充分的分析，再通過有針對性的引入數字化的管理方式，進而彌補傳統檔案管理方式的不足，經數字化技術充分的運用于檔案管理之中。

二、文化館檔案數字化管理的必要性

文化館檔案的數字化管理是指通過掃描、拍照、手打等方式，將紙質的檔案資料輸入到數據庫的服務器之中進行存儲，進而實現檔案資料的存儲、備份以及檢索利用等。對文化館檔案進行數字化管理的必要性主要體現在以下幾方面：（1）由于檔案資料往往都記錄于紙張之中，而紙是一種比較脆弱的載體，經過長時間的使用會不可避免的發生不同程度的破損，會對檔案資料的完整性造成嚴重的影響，因此，將紙質資料轉變為數字形式有利于檔案資料的安全保存；（2）由于紙質檔案會占用大量的空間，隨著檔案數量的不斷增多，對其進行管理的難度也會越來越大，尤其是對紙質檔案進行查閱時，會浪費大量的時間，通過將紙質檔案轉變為數字檔案，能夠大大提高查閱效率，而且還有利于紙質檔案的集中管理。

三、文化館檔案數字化管理的問題所在

由于檔案的數字化管理所涉及到的內容較多，而且具有非常強的專業性，在當前文化館檔案數字化管理過程中，存在著如下的問題：（1）檔案數字化處理設備配備不足，某些文化館的數字化處理設備還比較落后，僅配備了計算機和掃描機等最基本的處理設備。在對文化館檔案進行數字化的轉化過程中，還停留在本機上處理本機上保存的管理模式，沒有專業的數據庫服務器、存儲設備及配套的安全設備。同時，還無法對數字檔案進行有效的共享和進行異地備份，導致數字檔案的安全性無法得到有效的保障。（2）檔案館缺少專業的數字化管理人員，文化館中的檔案管理人員往往都缺乏檔案數字化管理的理念，也就無法對數字化檔案進行良好的管理。同時，檔案管也沒有對檔案管理人員進行系統全面的數字化檔案管理培訓，雖然很多檔案管引入了先進的數字化檔案管理軟件，但是檔案管理人員缺乏相應的數字化檔案管理知識，也就無法充分的發揮出檔案管理軟件的作用。

四、提高文化館檔案的數字化管理水平的有效措施

為了進一步提高文化館檔案的數字化管理水平，需要結合當前數字化檔案管理的實際情況，采取以下有效的改進措施：（1）加大數字化檔案管理的投入，配備充足的數字化檔案管理設備。文化檔案館要加大檔案數字化管理設備的投入資金，并建立有效的監督機制，確保資金能夠有效的投入到檔案數字化管理設備上。在設備類型的選擇上，要充分的考慮當前文化館的實際需要以及經濟上的合理性，優選出技術先進經濟合理的數字化檔案管理設備，進而提高檔案管理的數字化水平。（2）制定切實可行的人才引進制度和培訓制度，文化館要通過引進專業的數字化檔案管理人員和對檔案管理人員進行有效的數字化管理培訓，進而提高檔案管理人員整體的數字化管理水平。文化館要加大人才引進資金的投入，進而吸引到更多優秀的檔案數字化管理人才，從而快速提升檔案管理人員的整體水平。同時，還要加強檔案管理人員的數字化管理培訓，通過進行系統全面的有效培訓，逐步提高檔案管理人員的整體數字化管理水平。

五、結語

綜上所示，在文化館的檔案管理工作中引入數字化的管理方式是大勢所趨，也是檔案管理發展的實際要求。通過對文化館檔案進行數字化管理，能夠有效的提高檔案的安全性，在實際的文化館檔案管理過程中，要對檔案管理的實際情況進行充分的分析，尤其是檔案數字管理中存在的問題，進而對問題采取有針對性的改進措施，從而提高檔案管理的數字化水平。

參考文獻

[1]趙紅穎.圖書檔案資源數字化融合服務實現研究[D].長春:吉林大學,2015.

[2]彭清清.我國數字檔案館信息資源服務研究[D].合肥:安徽大學,2014.

[3]王鎮.縣級檔案館檔案數字化建設研究—以太原市X縣為例[D].太原:山西大學,2016.

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關鍵詞：數字檔案；安全；策略

檔案信息是記錄社會活動歷史過程的文化財富。隨著信息技術的快速發展，檔案信息的數字化和網絡化也越來越廣泛深入發展。在人們享受數字檔案信息帶來的種種便利的同時，屢屢發生的數據丟失事件以及普遍存在的故障與事故隱患等檔案信息安全管理問題，日益引起檔案界對檔案數據安全的憂慮，研究數字檔案的安全管理策略，對豐富數字檔案理論研究，促進和推動我國檔案信息化建設健康發展具有重要的意義。

1、數字檔案管理中存在的安全隱患

數字檔案是在數字設備及環境中生成與傳輸，以數碼形式存儲于特定載體之上，必須依賴于專用設備和軟件才能讀取的一種記錄。當前數字檔案安全隱患主要體現在以下三個方面：

1.1基于計算機技術特性的檔案數據風險

數字檔案信息的存貯、傳輸和利用是以計算機、存貯設備、應用軟件系統和網絡為基礎的。檔案數據的讀取完全依賴于存貯介質和讀取設備。現代技術還不能完全解決數字檔案的長期貯存問題。當前常用的存貯介質(光盤、移動硬盤等)與傳統介質(紙張、膠片等)相比，雖然具有能夠存貯海量信息的優點，但是其存貯的條件相對苛刻，對溫度、濕度、磁場的要求較高，壽命與傳統介質相差甚遠；數字檔案信息的讀取必須依賴計算機設備。如果出現硬件故障，如服務器故障、網絡出錯，磁盤陣列出錯、電源掉電等，數字檔案信息就無法讀取；如果出現軟件故障，如系統癱瘓或關鍵應用發生問題等，數字檔案仍然無法讀取。形成于不同軟硬件環境下的數字檔案不能完全兼容，格式轉化困難，給數據的讀取造成障礙。當軟硬件升級換代時，不及時解決格式轉換問題，數據也無法讀取。目前計算機語言更新速度很快，平均每三個月就問世一種，而大部分語言之間不能兼容，不能預測現在形成數字檔案時所使用的計算機語言在未來是否依然能夠通行。另外，無論是Windows操作系統，還是Unix操作系統，都存在著漏洞和薄弱環節，都有遭到病毒、黑客惡意攻擊和破壞的可能。以上情況對數字檔案的長期安全保管提出了考驗。

1.2基于管理能力和技術水平的人為風險

影響數字檔案安全的風險因子是多元的，除了技術問題之外，數字檔案管理者的管理能力和管理水平也是重要的因素。我國檔案數字化建設起步較晚，檔案信息數字化方面的法律、法規還不健全，檔案數字化過程中以及電子文件的形成到歸檔保存都缺乏嚴格規范的程序管理，缺乏科學統一的標準體系和業務管理制度。從概率上講，檔案數據災難是小概率事件，所以很容易讓人產生麻痹思想，對可能造成數字檔案的風險抱有僥幸心理，對防范數字檔案風險的高成本投入望而卻步。另外，電子文件有易傳播、易修改、易刪除等特性，而檔案管理系統是個多用戶多管理的系統，因管理不善導致數字檔案載體的損害或工作人員的操作失當也會帶來誤刪除、誤覆蓋，越權訪問、惡意篡改等安全事故。

1.3基于自然災害的檔案數據風險

如火災、水災、地震、雷電、颶風等突發且極具破壞力的災難。其特點是突發性、高破壞強度、大范圍，無論是對實體檔案還是數字檔案都具有極強的破壞力。

2、數字檔案安全管理策略

2.1構建行之有效的數字檔案安全管理機制

行之有效的數字檔案安全管理機制的架構主要應體現在以下三個方面。

一是貫徹前端控制思想。前端控制是數字檔案安全預防保障中的重要內容，體現未雨綢繆的智慧。在數字檔案館建設之初就要充分考慮抗毀性與災難恢復，制定和不斷完善數字檔案的操作規程、應急預案，搶救預案等配套措施。在設備的選擇時，充分考慮檔案管理軟件和數字檔案存貯介質的技術成熟度及普及程度，購置合適的檔案管理軟、硬件，從而規避因技術淘汰過快而產生的讀取風險。合理配置、儲備檔案技術力量，優化數字檔案運行環境。通過前端控制，提高數字檔案保存和維護的相對穩定性。

二是全程管理。全程管理是伴隨著數字檔案生命周期而開展的安全保障活動。包括日常維護、災難備份、恢復和搶救，實現數字檔案安全的全程監測。

三是后續監督與評價。首先，劃定數字檔案安全評價系統的范圍，選擇適當的評價方法，確定適當的評價指標。然后，收集有關數據進行統計分析，得出評價結果，再進行持續改進，以不斷提高數字檔案信息安全管理體系及具體過程的有效性和效率，實現數字檔案信息的保密性、完整性和可用性。

2.2加強數字檔案管理的人力資源建設

加強數字檔案安全保護意識的教育，提高檔案人員安全防護意識和能力，對數字檔案的安全管理具有重要意義。只有安全意識提高了，檔案人員才會發自內心地重視數字檔案工作，自覺遵守各項規章制度。數字檔案的安全教育要做到經常化，防護知識普及化，特別要增強管理操作數字檔案信息內容的檔案員的安全防護意識。加強安全管理制度的培訓和考核，包括安全審查制度、崗位安全考核制度、安全培訓制度等。加強安全保障技術的培訓，包括計算機能力培訓、數字檔案的收集、整理、傳輸、貯存、利用、鑒定、遷移、備份、加密等技術的培訓，增強檔案人員的安全防護能力。

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關鍵字：數字化檔案管理 管理效率 信息化管理

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：

基于數字化的檔案管理工作是指利用信息技術將檔案信息轉換為數據信息，并進行存儲、傳輸、共享以及銷毀的管理過程。數字化檔案管理是檔案管理信息化的產物，信息化技術普遍應用的時代促使檔案管理要實現信息化，檔案信息要實現數字化管理必然要依賴于信息技術的發展。然而，數字化檔案管理雖然是科學進步的表現，適合社會發展現狀，但是它本身也具有一些缺點。那么，數字檔案管理工作應做到揚長避短，即數字檔案的優點充分利用，而將電子檔案的缺點克服掉。

基于數字化檔案管理的優點

提高了檔案管理效率

檔案的管理工作主要包括歸檔、驗收、保管、提供利用等內容。傳統的紙質檔案在進行管理時，每一項工作的完成都必須通過人工，手動的查找，然后記錄，并手動的歸位存檔，當領導查閱時，也主要以人工操作為主，檔案的管理效率極低。國土資源的業務工作較多，因此，檔案的數量的也較多，復雜程度也較多，管理工作就變得異常復雜，因此，傳統的檔案管理方式具有管理效率低的缺點。而電子檔案管理依托與信息技術，無論對檔案進行哪些工作，只需要在系統中點擊相應的按鈕即可，其管理效率大大提高。

豐富的檔案管理的類型

傳統的檔案管理只能保存紙質文檔，紙質文檔對于信息的存儲具有很大的局限性。而基于數字化檔案管理系統可以實檔案管理類型的多樣化。國土資源業務方面的很多檔案可以是Word文檔，如果再加上圖像、圖形、音頻、視頻等類型，信息的保存就更全面了。對于比較重要的國土資源信息，豐富的信息類型所起到記錄效果也是不同樣的，音頻、視頻對信息的描述也是不一樣，顯然比紙質文件保存的信息更具有說服力，更有保存價值。

擴充檔案管理的數量

傳統的檔案管理工作管理的紙質檔案，因此，檔案的數量受到了局限。國土資源的業務檔案一年一年的累積下來，不但要占用較大的空間，同時也查閱、歸檔工作等也要花費更多的人力，因此，檔案管理的數量是十分有限的。而基于數字化的檔案管理系統管理的文件都是數據文件，它主要存儲到硬件存儲器上，可以是硬盤，也可以是光盤，一張小小的光盤就可存儲35000萬字萬字，相當于A4紙的23萬張，由此可見電子檔案可以有效的減少存儲空間。這樣，更加全面的、詳細的檔案管理信息就可以得已保留。

電子檔案管理的缺點

存儲時間短，容易被破壞

數字檔案管理系統存儲的都是電子檔案信息，而這些電子檔案信息存儲在存儲器上，存儲時間與傳統的紙質存儲時間相比短很多。紙質的檔案信息存儲，如果不發生火災等意外事故，注重檔案室的防潮、防蟲等環境因素，保存期限長達幾十年甚至上百年。然而電子存儲器中光盤的存儲時間理論上只有20年，并且它有存儲還會受到磁場等因素的影響，容易被破壞。而存在硬盤存儲器上的信息卻有可能由于操作的操作不當而被刪除。

保密管理的難度加大

檔案信息的管理一項的重要職責就是要不能泄露一些檔案信息。然而，電子檔案有些是存儲在電子存儲器上，而有些為了使用方便可能只是存在檔案管理人員的電腦上。有規范的檔案管理系統還可以有效的實現檔案的保密工作，如果沒有檔案管理系統，或者是檔案管理系統的權限設置存在問題，那么，檔案信息的保密工作就不易實現。對于國土資源的業務信息來說，它是具有一定的保密級別的，這就為基于數字化的管理系統提出了規范、安全管理的更高要求。

依賴于計算機系統實現

基于數字化的檔案管理系統是信息技術的產物，它也必須依賴于計算機與網絡上才能實現相應的管理。那么，這就意味著它不能脫離計算機與網絡來進行工作，這就要求國土資源數字化檔案管理系統的實現要具備較好的計算機硬件條件和網絡環境，還要有熟練運用計算機技術和網絡技術的專業人才，實現檔案信息的查詢與調閱可以在計算機網絡上的管理，因此，計算機系統的性能就必須是可靠的，網絡系統的安全性也要符合檔案管理的要求。雖然電子檔案是借助于計算機技術實現的，但是這種完全依賴于計算機的做法也是它的缺點。

基于數字化的國土資源業務檔案管理工作如何揚長避短

基于數字化檔案管理中的存儲制度應揚長避短

對數字檔案進行管理時，要充分的發揮數字電子檔案易于存儲，可以實現多處類型文件的存儲并且存儲量大的優點。而要克服掉存儲時間短，數據容易被破壞的缺點。可以建立一個完善的數字檔案存儲制度，將國土資源的業務相關信息的數字檔案分成幾個存儲等級，再按存儲等級的不同分別備份多個文件，送交不同部門進行管理。對于已經存儲的信息要定期進行檢查，如果出現數據讀取錯誤，一定要及時的采取補救方法，建議一些比較重要的檔案信息還要保留原有的檔案管理方法，就是采用紙質檔案備份的方法。數字檔案的存放也要定期的進行檢查，除了基本的檢查外，還要對磁化環境進行檢查。

基于數字化的檔案管理中的保密管理應避短

數字檔案的保密管理是其管理內容的一大難題。由于采用數字檔案管理方式，很多單位都會將大量的信息進行存儲，大量的、數量繁多的信息進行管理起來十分不方便，如果沒有信息管理系統的使用，其保密性必然受到影響。加強電子檔案的保密管理，首當其沖的就是建立數字檔案信息化管理系統，設置系統訪問權限，還地專機專用。其次是要制定嚴格的查閱制度，對于越權查閱的行為堅決的制止，并根據情節嚴重與否提高批評建議。

基于數字化的管理檔案中的管理內容要適宜

數字檔案的管理數量較大，可以管理的文件類型也較多，這是檔案管理的優點，但是不能將所有的數據不做甄別與挑選，一股腦的存儲在計算機或存儲器上。對于國土資源的業務信息而言，如前面所述，存儲的內容多、全面有有利的一面，但是也要依據一定的規則，數字檔案的管理內容也要做到適宜，既內容要具有存儲的價值，數量也要適宜，無論信息社會如何發達，電子存儲容量也是不斷擴充，但是總不能把所有的過去全部記錄下來，總不能把工作中的一切都記錄下來。因此，檔案內容的選擇工作還是必須要進行的環節。

基于數字化的檔案管理中檔案的銷毀工作要規范

數字檔案信息如果存儲的不好，容易被破壞，或丟失，但是這不能作為一些工作人員工作失誤的理由，更不能成為一些人銷毀信息的借口。數字檔案的銷毀工作一定要規范，制定出嚴格的檔案銷毀制度。要以檔案主管部門的指導性文件和本單位的文件銷毀制度，由檔案管理部門組成的鑒定小組做成鑒定。

國土資源的檔案管理實現數字化是眾多單位面臨的一個共同的議題，上面分析的數字檔案管理的優點與缺點，也是眾多檔案管理工作中都會遇到的問題。基于數字化的檔案管理雖是社會檔案管理的必然趨勢，但是，適應發展趨勢的情況下克服其缺點，才能利用好信息技術，讓信息技術為我們的工作與生活服務。

參考文獻：

[1]曾嶸 .電子檔案管理中的問題及其解決對策研究[J].新一代：理論版.2011(7)

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第一，數字檔案館應當具備數字檔案接收和加工的能力

數字檔案館是對數字檔案信息進行規范接收、有序管理、長期保存、高效利用的集成系統。數字檔案信息包括立檔單位形成并按照相關要求向檔案館移交的電子檔案，館藏傳統載體檔案轉換形成的數字化檔案，區域內與館藏檔案信息密切相關的重要數字信息等。

數字檔案館系統應當具備接收各立檔單位移交的電子檔案的能力。電子檔案接收首先需要建立一整套接收機制，保證接收過程責權明確，杜絕安全隱患，從源頭上保證電子檔案的真實完整和長期可用。數字檔案館系統應當提供選擇在線接收和脫機接收方式，在線接收方式需要建立電子檔案移交和接收平臺；系統能夠批量導入或導出數據，保證數據的可靠和可用；能夠對電子檔案數據進行真實性、完整性、可用性驗證；具備目錄數據和內容數據等多種信鼠資源的采集功能。

數字檔案館系統應當具備將各種模擬信號檔案進行數字化轉換的能力。傳統載體檔案數字化是現階段數字檔案資源建設的一個重要途徑。檔案數字化工作是一項系統工程，涉及檔案保管、保護、整理、鑒定、掃描、存儲、利用等多個環節，應當通過數字化工作，對館藏檔案進行全面梳理。檔案館開展數字化可采取自行組織加工和委托專業公司加工兩種方式。對于加工量較大、開放程度較高的情況一般采取委托專業公司加工的方式。即使是全部采用委托專業公司加工的方式，各級檔案館也需要配備必要的各類檔案的數字化轉換系統，以便日常之用。

數字檔案館系統應當具備采集區域內與館藏檔案內容密切相關重要數字信息的能力。重要數字信息采集一般需要配備多媒體采集系統、網頁信息采集系統等，同時應當隨著新的數據類型的不斷出現而配備相應的系統和設備。

第二，數字檔案館應當具備有序管理數字檔案的能力

檔案工作的主要內容就是建立各種規章制度，運用各種方法手段對檔案實體和檔案信息進行科學、有序的管理。采用信息化的技術方法對數字檔案信息實行科學、有序的管理是數字檔案館系統建設和運行的中心環節，是數字檔案館的核心功能。

數字檔案館系統應當能夠按照設定的分類方案，將數字檔案信存儲到系統中，并根據管理要求進行適當調整；能夠過濾重份數據和重新分類、編號；能夠對檔案內容進行抽取和添加元數據等操作，目前檔案管理都是基于目錄數據庫掛接方式來實現，將來不排除使用新的技術方法對數字檔案進行有效管理；能夠輔助人工完成檔案的開放鑒定工作；對檔案內容數據及其元數據等相關信息建立持久聯系，形成長期保存檔案數據包和利用數據包；能夠對檔案類型、數量大小等按照設定要求進行統計、顯示或打印輸出所需各類檔案信息；能夠輔助完成館藏實體檔案編目(著錄、標引)、整理、出入庫房管理等工作；能夠定制檔案業務流程或進行流程再造。

第三，數字檔案館應當具備保證館藏數字檔案信息可靠可信和長期可用的能力

保證館藏數字檔案信息可靠可信和長期可用是數字檔案館系統有別于一般檔案信息管理系統以及其他類型信息管理系統的最重要、最顯著的特征；是數字檔案館建設發展到一定階段的必然要求；是數字檔案館關鍵技術和管理要求的核心內容。

保證館藏數字檔案信息可靠可信和長期可用采用的技術方法、管理手段，會隨著信息技術的不斷發展和檔案管理要求的不斷變化而不斷發展。當前需要采取的技術方法、管理手段包括，一是建立功能完備、技術先進、符合相關要求的數字檔案信息管理系統，這是數字檔案信息保存、管理、利用等各項工作的環境和基礎；二是數字檔案信息采用符合國家標準的存儲格式，暫時未制訂標準的，選擇開放格式或主流格式，如確需保存特殊格式的數據，應同時保存相關的源代碼、軟硬件等；三是接收、保存、記錄反映數字檔案信息內容、背景、結構及其變化過程的元數據，并與相應數字檔案內容信息保持持久、有效的聯系；四是系統采取防非法修改的技術方法；五是建立完善的管理制度，定期對載體及其軟硬件環境進行讀取、測試，發現問題，及時解決；六是適時采用遷移技術方法，計算機軟硬件以及技術或標準規范發生重大變化或發生重大事件時，采取遷移等手段進行技術處理。

第四，數字檔案館應當具備提供多種形式信息化服務的能力

運用信息化手段為各類用戶提供方便快捷的檔案利用服務，是數字檔案館建設的根本目的。數字檔案管理系統應當根據不同服務對象和不同檔案開放范圍建立相應的服務平臺。一是基于局域網面向檔案館工作人員和來館利用檔案人員服務的館內檔案利用服務平臺；二是利用當地黨政網建立面向本級黨政機關各立檔單位服務的電子文件歸檔、電子檔案移交和檔案信息共享平臺；三是利用互聯網建立面向廣大社會公眾和進行館際交流的公共檔案信息服務平臺。系統應當能夠實現檔案查詢、資源、信息共享、開發利用、工作交流、統計分析等功能。

系統能夠運用最新檢索技術方法滿足利用者在各種利用平臺對檔案數據進行快速、準確、全面的利用查詢要求；能夠通過網絡平臺或特定載體檔案信息和信息資源共享；能夠輔助檔案業務進行檔案信息智能編研、深度挖掘；能夠為檔案管理者和利用者提供在線交流、遠程指導、遠程教育等服務；能夠輔助開展數字檔案信息的增值服務；能夠進行檔案利用訪問量統計、分布分析、輿情分析等相關工作；能夠對用戶、數據項、功能組件進行利用權限的角色授權處理，能夠進行門類設置、結構設定、字典定義等系統代碼維護工作。

第五，數字檔案館應當具備對館藏數字檔案安全保障的能力

檔案安全體系建設是“三個體系”建設的三大任務之一。數字檔案館系統的安全保障能力建設是一項基礎性工作，是數字檔案館有效運行的保證，包括數字檔案數據、信息系統和網絡平臺等方面的安全要求和保障。數字檔案館安全保障體系建設應當針對安全保護要求，建立安全保護制度，應用安全技術方法，配備安全防護設施。

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檔案記載了大量的信息和知識，是一種重要的信息和智力資源，具有信息和知識雙重屬性。當檔案館形態發展到數字檔案館這一高級階段，數字檔案館不再是單純擁有或存取檔案信息的場所，而是組織檔案信息交流的中心，是知識經濟時代社會的知識信息中心和重要的知識寶庫。那么數字檔案館的知識管理，就是為了適應這種發展，通過把對數字檔案資源的單一的信息管理，轉變為對包含在數字檔案館里的信息、知識等各種要素進行綜合管理，尤其注重對數字檔案知識和人力資源的管理，最終實現檔案知識信息功能與效益的最大化。簡單來說，數字檔案館的知識管理就是更加注重隱性知識的開發、人力資源的發掘和數字檔案利用服務的深化，為實現知識的共享和轉化提供新的途徑。

二、數字檔案館知識管理的意義

首先，知識經濟時代要求檔案管理必須與時俱進，擴大知識的傳播與共享成為數字檔案館的最新職能。面對機遇與挑戰，檔案館只有實施知識管理才能促進其新的發展。數字檔案館的知識管理，是在開放式的網絡環境下，借助于網絡和高科技設備等手段，檔案館開展知識資源的獲取、整合和開發利用等服務。它將一改傳統的檔案工作結構，突破簡單的信息管理和信息利用模式，轉向知識管理和知識服務。其次，數字檔案館實質上是一種開放環境下面向用戶的網絡化數字資源體系，在這個體系里面既有整合的知識，又有參與知識整合的管理者，還有參與整個運作的知識管理模式，它一改簡單通過資源管理向用戶提供零散、淺層次的一次信息，轉向為用戶提供有序的、深層次的系統知識服務，這就構成了一種新的知識型實體，而知識管理就是根源于這種體系并被創造出來促進其本身發展的一種最佳模式，這早已在其它多種知識型組織中實踐過。再次，傳統的數字檔案館建設已初顯成效、循序漸進，但是又很難達到另一個新的高度，服務要深化、資源要共享的設想還是遙不可及。因此，在數字檔案館建設中，迫切需要添加一種新的理念、新的元素，而知識管理作為一種全新的管理理念與模式，它的注入，將突破原先數字檔案館建設中固有的思維，給數字檔案館建設以重要啟示，帶動數字檔案館的建設上到一個新的水平，實現其生存發展的又一次飛躍。

三、數字檔案館知識管理的策略

1．加強對數字檔案館知識管理的認知

知識經濟的快速發展強烈要求檔案館服務層次的提升，真正發揮數字檔案館知識信息中心和知識寶庫的強大作用。面對這種機遇與挑戰，如何才能使知識更為有效地發揮作用，以滿足人們對知識更迫切、更復雜的需要成為檔案部門的首要任務，而數字檔案館只有積極實施知識管理的運作模式，通過對包括檔案信息在內的所有知識資源進行整合并提供利用才能達到預期效果。檔案部門在其必要性和緊迫性上必須統一思想、加強認知、達成共識。

2．創新數字檔案館知識管理的工作機制

數字檔案館的建設，不僅意味著傳統意義上的完善，而且是對現有檔案管理體制、服務體系的全面優化和深層次改革，建立與之相適應的工作機制才能有效實施數字檔案館的知識管理。數字檔案館的知識管理應強調知識資源管理、知識服務中人文因素的研究和運用，而不是僅僅強調技術。圍繞知識管理目標確定工作機制:一是確保檔案管理人員能管理好檔案知識;二是通過對知識的整合利用，增強對用戶需求的快速反應能力;三是開發新的知識產品，以滿足更深層次的知識服務，真正實現更大范圍的知識共享。

3．獲取和轉化數字檔案館的隱性知識

知識經濟時代，隱性知識是最關鍵、最具有競爭力的資源，是數字檔案館能否成功實施知識管理的前提條件之一，數字檔案館應更加注重對隱性知識的收集、加工、提煉與服務。隱性知識主要是指檔案人員頭腦中所包含的直覺、知識、閱歷、情感等(如一些重要的傳統工藝、技術訣竅、專業知識和豐富經驗等)，因此知識管理強調對隱性知識的管理，實際是注重對數字檔案館中人的有效管理，鼓勵其頭腦中隱性知識的轉化與創新。數字檔案館的建設要求檔案人員能綜合運用各種資源，發揮其主觀能動性，突破傳統束縛，更新陳舊觀念，探索新的信息規律，以新的視角開發檔案信息資源，使其隱性知識得到更好地發揮、交流和增值并轉化。所以數字檔案館承擔著及時將隱性知識獲取出來并共享，轉化為社會記憶，縮短隱性知識顯性化周期的任務。

4．深化數字檔案館的知識服務

檔案館歷來把“為利用者服務”作為最高宗旨，但落實到行動上往往只是滿足于提供表面的“你查我找”等淺層次服務。進入知識經濟時代，這是遠遠不夠的，數字檔案館的發展需要更加強勁的動力支持和更為有力的保障，尤其在數字檔案館中引入并推行知識管理后，只有把知識服務當作數字檔案館的首要目標和最高標準來追求，才能滿足用戶日益多樣化的知識需求。數字檔案館的知識服務是一種面向知識創新、知識傳播與知識應用的服務方式，是傳統的“檔案利用服務”的高級形式，服務的高知識含量是其優于傳統檔案館的主要特征，因為知識服務“是在運用館藏檔案信息的同時，大量吸收并運用館外各種非檔案信息和檔案人員頭腦中的隱性知識”。從一定意義上看，數字檔案館的知識管理是通過整合館藏檔案信息等顯性知識，綜合檔案人員的隱性知識，依靠隱性知識與顯性知識的互動，發揮數字檔案館強大的知識庫作用，為利用者提供更為有效、更廣泛的深層次的知識服務，從而充分實現數字檔案信息資源價值。同時，數字檔案館在綜合利用顯性檔案信息與隱性知識的過程中，要注重以用戶的知識需求為導向，對檔案信息資源進行深層組織，揭示并挖掘檔案信息資源的潛在價值，形成知識產品，提供知識與價值服務。

5．構建“以人為本”的數字檔案館文化

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一、實現數字化檔案管理的利與弊

實現數字化管理的優點：一是信息管理數字化。采用先進數字化存儲技術方案，具有通用性強、安全性高、標準化程度高、可視性強、支持計算機聯網查詢和實時瀏覽等特點。二是資源管理虛擬化。通過網絡互聯來建設虛擬資源，從而達到檔案信息資源共享。三是信息資源管理智能化。可以使利用者進行智能化檢索，檢索速度快，效率高，范圍廣。四是用戶使用方便化。用戶可以在任何時間、任何地點通過計算機方便地使用檔案信息，獲取更為及時、準確、系統的信息，從而節省大量的人力、物力和財力資源。查詢速度快：一次查詢只需幾秒鐘；保存時間長：100年以上；保真性高：而一般的紙介質只能保存10年左右；內容全面完整：不僅包含檔案目錄信息，也完整包含了具體的信息內容；真正實施在線：授權使用者可以隨時訪問自己所需要的檔案資料。

但是以磁盤或光盤等作為介質的電子檔案，雖有體積小、信息量大、檢索迅捷的優勢，其局限性也很明顯，如不能有效防止數據在傳輸過程中泄露；電子檔案中的文字無個人字跡特征、無書寫墨跡的新舊之別、無文件形成過程中的稿本特征，一旦被篡改，無法識別；電子檔案沒有“原稿”概念，沒有確定的法律地位；所支撐硬件系統和應用軟件系統各不相同，對軟硬件依賴大；其影像記錄的穩定期限不長。

二、數字化管理模式下對電子文件的歸檔管理

目前，對于電子文件的管理，有些企業將原電子文件保存在形成部門，沒有歸檔。也有一些企業將歸檔的紙制文件和電子文件分別歸口到檔案部門和信息技術部門。這兩種做法都有缺陷。形成部門看中電子文件在處理現行事務中的作用，由其自行管理往往出現短期行為，而且管理不規范，造成企業對這些電子文件的失控。由信息技術部門統一管理，常常把電子文件視同于一般的電子信息，主要著眼于技術管理，不能全面把握電子文件的價值和聯系性，對其真實性、完整性、長期可讀性的保障措施不夠得力，無法確保其行政有效性和法律憑證性的管理要求。電子文件與紙制文件分口管理可能造成因管理方法的不一致，給日后的查找利用帶來困難。根據《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》（GB/T17678.1-1999）和《電子文件歸檔與管理規范》（GB/T 18894-2002）中都明確規定機構內部的電子文件應由檔案部門歸口管理。檔案部門通過建立統一的管理系統，制定和推行統一管理制度等措施，對本企業電子文件進行統一管理。這對于保證電子文件的完整安全和有效利用有明顯的優越性。

三、電子文件的鑒定

歸檔前要對電子文件進行鑒定。這一工作主要是鑒別檔案的價值，確定其保管期限，并據此刪除已收集積累但無保存價值的電子文件，并予以銷毀。也可以說，是保證歸檔電子文件準確、完整、系統，確定檔案屬性的工作。

其中自動鑒定的方法是制定電子文件保管期限表。它是電子文件鑒定的依據性文件。在電子文件管理系統設計的調查階段就著手制定保管期限表。電子文件保管期限表是自動鑒定功能能否實現的重要因素，通過系統自動運用保管期限表，鑒定時完全可以不必審閱全部文件，因而也就避免了為挑選少量文件長久保存而必須審閱全部文件的低效率現象。為提高電子文件保管期限表的實際應用效率，保管期限表的制定工作應納入電子文件系統的設計階段。文件一旦生成，系統將文件與保管期限表的條款對照判斷，確認文件是否能進人正常的處理流程。參考本單位實際情況，將電子文件保管期限表做的更具體，保管期限劃分可以更小一些，還應具有可拓展性，以便及時更新與補充。對于保管期限到期的文件，系統自動提示用戶進行處置。

四、電子文件的著錄

完整的電子文件著錄工作可分為歸檔前文件級以及案卷級著錄和歸檔后案卷級以上的著錄。其中文件級以及案卷級著錄一般由電子文件形成部門完成，著錄文件與電子文件同時歸檔，即歸檔光盤中存放著相應的“著錄文件”。要實現這一點，就必須在文件形成之前將著錄信息的形成和收集納入考慮范圍，從而實現“前端控制”。從設計的開始階段，設計人員先完成由檔案部門設計的著錄單，然后進入設計系統界面開始設計工作。為了保證此項工作的標準化，檔案室可以根據需要將著錄項目編成統一的表格軟件，發給對方。以便于兩個部門的合作與銜接。案卷級以上的著錄由檔案室完成。要將機構所有文件納入考慮范圍，再在全宗內根據文件之間的有機聯系劃分類別。

五、電子文件的維護

電子文件的數字化形態加大了日常維護的難度。例如：電子文件對系統有很高的依賴性，因此不但要保存好電子文件載體，還要保存完整的讀取環境，這無疑會增大管理成本。電子文件使用的是磁性、光學材料等精密型載體。因此，在電子文件的管理過程中要保護好其載體。控制好環境的溫濕度，做好防塵、防磁、防震工作。避免紫外線和有害氣體的影響。在日常管理中，軟盤和磁盤都應垂直放置。對電子文件信息的保護也是保管電子文件的重要環節。對重要的程序和數據要進行備份。盡量選擇容量大、壽命長的備份介質進行定期備份，并指定專門人員完成備份，一套封存保管，一套供查閱使用，一套異地保存。對于加密電子文件，則應在解密后再制作拷貝；定期進行病毒的檢測和清除；制定嚴格的管理制度，明確管理員職責和權限。

六、電子文件的安全問題

采用殺毒軟件控制網絡上病毒的傳播，樹立“預防為主，防治結合”的觀念。不要寄望于恢復手段。對不需要再寫入或修改的軟盤加以寫保護。

綜上所訴，我們既要接受數字檔案館這一必然的發展趨勢，也要根據本單位的實際需要為它的發展道路做一個正確的定位。使數字化管理更好地為公司服務。

參考文獻：

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一、房地產檔案數字化的技術原理以及要點

房地產檔案數字化的技術就是對房屋的檔案采用數字化的發展趨勢，但是很多的情況是房地產檔案管理脫離的數字化的改革，或者大量的戶主的名字存在造假，這樣對我國的房地產檔案數字化的目標提供了很大的阻礙，但是由于各方的利益的緣故，我國房地產檔案數字化的技術一直處于這樣曲折發展的情況。房地產檔案數字化的技術的發展主要面臨以下幾個問題：

（一）房地產企業不配合工作。有些人認為一個人擁有什么應該受到隱私權保護，但是我國推行了不動產登記制度，其目的在于方式商人炒房，讓我國的房地產經紀逐步回歸到一個正常的水平線上來，對投機者起到警示作用。同時是實現我國共同富裕的一個重要的手段。但是房地產企業手里握著大量的住戶資料卻不愿意配合我國的行政人員的工作，導致工作難以展開。

（二）檔案填寫不規范，重要信息全無。檔案信息的不規范是一個重要的問題，首先檔案信息因為是房地產企業進行對內部資料的轉錄所以難免有著很多的漏洞和信息，有些檔案戶主只有一個姓名，身份證號碼以及其他信息都沒有。所以不能用于不動產登記以及其他的用途，檔案形同虛設，同時在檔案中還存在很多檔案的填寫不全的現象。隨著信息技術與計算機技術的不斷發展，房地產檔案資料隨時處于更新狀況，而在搜集房地產檔案資料的過程中，極易出現信息和資料收集遺漏的現象，因此，需在檔案資料的整理和收集中，采取動態化的信息管理形式，以完善房地產的檔案管理工作

（三）缺乏人才的管理培養。人才的培養是一個重點的項目，在人才的管理上，我國房地產檔案自動化發展有著很多問題，其中最大的問題在于不同形式的檔案文件需要一個統一的制式進行資料的整理的分析，在檔案的處理過程中，人員素質低就會造成檔案的管理工作進展很慢，在施工的過程中，檔案整理的進程慢直接影響了下一步不動產登記的進度。但是想要處理這些資料就必須具備多種信息的處理的能力，不僅對常見的計算機軟件操作熟悉，對于一些冷門的軟件知識也要熟練掌握。

二、房地產檔案管理中有效運用數字化技術的策略

（一）建立健全的管理制度。在房地產檔案管理的過程中，需建立健全的管理制度，從管理人員的培訓到硬軟件的要求等，均需給出明確的規定。檔案管理制度的主要內容有：一是規劃和控制已存儲的數字檔案資料，并對其進行密級分類：將敏感和機密的資料信息進行加密處理，也可將其脫機存儲于一個安全性較高的地方，以此預防房地產檔案資料信息被變更、竊取或者毀壞；二是系統運行環境安全管理制度：包括房地產檔案機房的出入控制、環境條件的保障管理、自然災害的防護、防護設施的管理等內容；三是應用系統運行安全管理制度：主要指的是操作安全的管理、操作權限的管理、操作監督管理、操作恢復管理、操作規范管理、操作責任管理和應用系統的備份管理及應用軟件的維護安全管理等內容，通過相關的技術，預防數字檔案信息出現竊取、修改的問題，從而增強數字檔案信息的安全性。同時組建信息保管制度，并嚴格將其落到實處；建立房地產的數字化檔案的記錄制度，記載資料信息的搜集、管理及使用等情況，并在記錄中確保信息的真實性。

（二）規范房地產檔案資料。在房地產檔案資料信息管理中，傳統的手工搜集、整理紙質材料，容易出現材料丟失、儲存不當、資料信息不規范等檔案管理不到位的現象。因此，采取數字化技術對房地產檔案資料進行管理，不但能達到檔案資料紙質管理和信息化管理齊頭并進的目的，而且能使檔案資料管理更加完善，避免或者減少檔案資料遺失、損壞等。同時還可通過視頻、音頻等技術手段，使房地產檔案資料管理更加豐富化、動態化。

（三）建立數據的系統和內部的平臺。房地產信息有關個人的重要的財產信息，按照現在中國人消費模式，房產是最大的支出之一房地產檔案所以可以側面的體現一個人的資本情況，所以這是重要私人的信息，房地產檔案數字化的管理過程中，要注意的方面就是建立良好的數據庫，通過數據庫的管理提高房地產管理方式，同時要建立可靠的數據傳輸平臺，在很多的時候在數據的傳輸模式是按照數據的質量決定的，房地產檔案數字化的管理上通過平臺與管理方式，要確保平臺的安全性和傳輸高速性。在房地產檔案數字化管理的過程中，還需注意以下兩點：一是組建數據庫。可通過掃描儀對紙質檔案進行掃描，將掃描資料組建成數據庫的形式，降低人工錄入出錯率，提高管理人員的工作效率；二是建立傳輸平臺。在房地產檔案信息的數字化管理過程中，需以實現其價值為中心，以此有效利用房地產檔案的數據庫。但是在建立傳輸平臺的過程中，需確保傳輸平臺安全性、高效性和保密性，從而防止檔案信息在傳輸過程中丟失，或者人為竊取