檔案管理四性原則范文

導語：如何才能寫好一篇檔案管理四性原則，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公文云整理的十篇范文，供你借鑒。

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[關鍵詞] 項目檔案；全程管理；固定資產投資

[作者簡介] 徐禮祥，中國電子科技集團公司第三十八研究所，安徽 合肥，230088

[中圖分類號] G275 [文獻標識碼] A [文章編號] 1007-7723（2012）12-0017-0003

固定資產項目投資對于促進我國國民經濟建設，確保生產能力，提高生產技術具有重要作用。近年來我國加大了對固定資產項目的投資，伴隨著固定資產投資項目的建設，產生了大量的固定資產投資項目檔案（下稱項目檔案），項目檔案具有數量大、種類繁、載體多、內容復雜等特點。由于項目檔案是項目建設的原始記錄和真實反映，具有重要的查考利用和憑證作用，國家對項目檔案管理要求越來越嚴格，要求在項目竣工驗收前進行檔案專項驗收，沒有經過項目檔案專項驗收或者項目檔案專項驗收不合格不能進行項目竣工驗收，給項目檔案管理帶來了嚴峻的挑戰。

項目檔案管理既是檔案管理工作的重要組成部分，也是固定資產投資項目管理的重要組成部分，所以項目檔案管理既涉及到項目建設人員也涉及到檔案工作人員。目前項目檔案管理分工中項目建設人員負責項目文件的形成，而檔案工作人員負責項目文件的接收、歸檔和提供利用工作。檔案管理人員只注重項目文件歸檔后的檔案管理，不參與和干涉項目檔案形成前項目文件的控制，同時由于項目建設人員缺乏檔案管理工作的專業素質和對項目檔案管理不夠重視，很難保證項目檔案的歸檔率、完整率、準確率。在項目檔案管理中運用全程管理原則，把檔案管理思想融入到整個項目管理的生命周期，對于提高項目檔案管理質量具有重要作用。

一、實施項目檔案全程管理原則的意義

項目檔案全程管理原則要求在項目檔案管理中做到“事前介入、事中控制、事后核查、驗收把關”把檔案管理要求納入項目計劃中，對項目檔案實現全程有效控制。項目建設初期檔案工作人員積極參與項目管理，提出檔案管理要求；項目建設過程中全程跟蹤，檢查指導項目文件資料管理工作；項目竣工檔案專項驗收前，進行檔案初檢，為項目檔案驗收嚴格把關；對歸檔后的項目檔案實行科學管理和利用。

（一）全程管理原則有利于提高項目檔案歸檔質量

項目建設人員往往只注重項目建設本身，對項目建設過程中附帶產生的文件資料沒有足夠重視。同時，由于項目建設人員文件資料和檔案保管意識薄弱，缺乏專業的檔案管理知識，對形成項目文件資料的格式、版本、載體沒有嚴格的要求，導致歸檔項目文件質量較低。如大量歸檔項目文件為復印件，項目文件內容由鉛筆書寫，歸檔項目文件不是最終版本，等等。全程管理原則要求檔案工作人員在項目文件形成前，對項目文件的版本、載體、格式提出要求，而不是在項目文件歸檔時發現項目檔案存在的問題，實行事后補救措施。所以，項目檔案實行全程管理原則有利于提高項目檔案歸檔質量。

（二）全程管理原則有利于提高項目檔案歸檔完整性

固定資產投資項目包括項目立項、可行性研究、勘察設計、施工、生產準備、竣工投產等階段，在每個階段中產生的重要項目文件都需歸檔；且包括文字、圖紙、圖表、聲像等各種形式與載體的文件材料。固定資產投資項目建設周期一般較長，短則2～3年，長則5～6年。這些特點對項目檔案完整性要求提出了重要挑戰，如果僅僅通過被動地接收歸檔項目文件，而不實行全程管理原則，融入整個項目管理過程中，很難做到項目檔案管理完整和齊套。通過全程管理原則，檔案工作人員明確每個階段需歸檔的項目文件材料，并向項目管理人員提出要求，注重平時積累，有計劃地收集項目文件，避免在項目竣工檔案驗收時臨時收集各階段需歸檔的項目文件。

（三）全程管理原則有利于提高項目檔案管理規范性

固定資產投資項目建設過程中涉及到項目建設單位、設計單位、施工單位和監理單位，每個單位對項目文件管理和項目檔案管理的要求和規范存在不一致，這就導致同一個項目中形成的項目檔案形態存在很大差異，沒有統一的模板和標準。解決項目檔案規范性問題只有通過項目建設單位檔案部門全程參與項目管理，與設計單位、施工單位和監理單位溝通協調，制定本項目統一的項目文件和項目檔案管理規范。并在項目建設工程中全程的監督、檢查、指導各單位對規范的執行，嚴格按照規范實行項目文件管理和項目檔案管理，提高項目檔案管理的規范性。

（四）全程管理原則有利于促進項目檔案的開發利用

項目檔案管理實行全程管理原則，檔案工作人員從項目立項開始參加項目管理，并通過檔案管理制度的宣傳、貫徹、監督、執行，不僅僅有利于提高檔案歸檔質量和完整性，更有利于提高整個項目組的檔案意識。項目組檔案意識的提高，對項目檔案價值有了充分的了解，有利于項目建設中和項目結束后，項目組查詢利用項目檔案，發揮項目檔案應有的價值。檔案工作人員缺乏固定資產投資項目建設的專業知識，制約了項目檔案的提供利用和檔案信息開發，檔案人員全程參與項目建設，熟悉項目管理專業意識，有利于檔案工作人員主動提供檔案查詢服務，有利于檔案工作人員對項目檔案進行二次開發。

二、全程管理原則在項目檔案管理中的應用

全程管理原則有利于提高項目檔案管理水平，但全程管理是一項原則，在項目檔案管理中的具體應用還需依靠基本手段和基本方法。筆者認為，可以通過前端控制、合同管理、制度建設和人才培養來貫徹執行全程管理原則。

（一）通過前端控制貫徹全程管理原則

檔案工作人員一般不參與項目的調研、立項、評估、可行性研究和上報審批等前期工作，在項目實施的各個環節，檔案管理人員也沒有介入。檔案部門往往是半途介入甚至有的是事后介入，這樣導致有些項目檔案沒有及時得到檔案部門指導，難以達到規范要求。全程管理原則要求項目檔案管理前移，突破以往慣性思維。要確保項目檔案的系統性、完整性和準確性，必須加強前端控制，從項目文件材料形成的源頭進行控制。檔案工作人員從項目立項開始就參與其中，制定項目檔案管理制度，并監督貫徹執行。在項目開工之前，組織相關工作人員進行檔案業務培訓，增加項目建設人員檔案管理意識和檔案管理業務能力。

（二）通過合同管理貫徹全程管理原則

通過合同約束參建單位項目檔案管理工作是一種有效的手段，也是今后的一種發展趨勢。《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》規定：“在簽訂項目設計、施工及監理合同、協議時，應設立專門條款，明確有關方面提交相應項目文件以及所提交文件的整理、歸檔責任。”將項目檔案納入合同中進行管理，與項目參建單位簽訂合同時，在合同中明確檔案歸檔范圍、歸檔質量和歸檔時間，明確各方責任，必要時建立檔案質押金制度。建設單位要充分發揮合同的作用，用合同約束參建單位，保證建設單位的項目檔案資料齊全、完整、準確。

（三）通過檔案管理制度建設貫徹全程管理原則

項目檔案管理制度對于貫徹全程管理原則具有重要作用，通過項目檔案管理制度的貫徹執行，把項目檔案管理意識融入到項目建設的每個階段和每個項目建設人員的思想中，在項目建設活動中，就會主動按照要求進行檔案管理工作。

有的單位沒有項目檔案管理制度，或者只有項目檔案管理制度，而沒有落實到具體的項目檔案管理活動中。相關單位需要根據《中華人民共和國檔案法》、《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》、《重大建設項目檔案驗收辦法》和《建設工程文件歸檔整理規范》等相關規章制度建立本單位的項目檔案管理制度。同時，針對不同的項目，根據每個項目的特點，制定符合本項目檔案管理實際情況的項目檔案管理辦法，明確本項目文件材料的歸檔范圍、歸檔計劃和歸檔質量，約束項目參建單位和項目建設人員。項目檔案管理制度的建設，不僅僅在于管理制度的制定，更在于項目檔案管理制度的執行，檔案工作人員在項目檔案管理制度執行中，具有模范帶頭作用，負責項目檔案管理制度的宣傳落實工作，并監督制度的貫徹執行，實現對項目檔案全程管理原則。

（四）通過檔案人才建設貫徹全程管理原則

項目檔案管理過程中，檔案管理人員希望管理好項目檔案，但由于缺乏土建、設備、工藝、監理等相關專業知識，往往只能被動接收項目檔案，對所接收的項目檔案的準確性、有效性很難把握，歸檔后又很難實現系統性的整理。而項目建設人員缺乏檔案管理意識和檔案管理的專業知識，不能實現項目文件資料歸檔的完整性和準確性。通過在項目建設人員中任命兼職檔案員，對兼職檔案員進行檔案管理業務培訓，提高其檔案管理意識和檔案業務能力，有助于項目檔案歸檔前管理，確保了項目檔案的完整性和準確性，同時兼職檔案員可以彌補專職檔案工作人員對項目專業知識的缺乏。兼職檔案員偏重于項目文件歸檔前的管理工作，專職檔案員偏重于項目檔案歸檔后的管理工作，通過專職檔案工作人員與兼職檔案員分工和協作，實現了項目檔案全程管理原則，提高檔案的準確性、有效性和系統性。

三、結 語

檔案管理是固定資產投資項目管理工作的重要組成部分，是建設項目的重要內容。一個項目建成后留下兩個有形的東西，一個是工程實體，另一個就是工程檔案，這兩部分共同組成了一個有機整體。通過全程管理原則，加強項目檔案管理，有利于提高項目檔案完整性、準確性和系統性，有利于固定資產投資項目通過檔案專項驗收，有利于項目檔案的開發和利用，實現項目檔案的真正價值。

[參考文獻]

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關鍵詞：檔案；安全；信息；載體

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1001-828X（2012）03-00-01

一、關于檔案管理安全性問題的概述

1.檔案管理的安全性的含義

關于檔案管理的安全性的問題一直是檔案管理部門高度重視的問題。對于檔案管理的安全性的認識，從不同的角度分析，往往認識也不一樣。但通常認為，所謂檔案管理的安全性，是指為保證檔案的齊全完整，使檔案的載體和信息免受外界不利因素的影響的存在狀態和保障條件。檔案管理的安全性包括檔案管理的狀態性安全(即檔案載體的安全性和檔案信息的安全性)和保障檔案條件的安全性兩部分構成。影響檔案安全的條件因素眾多，主要包括自然因素(各種自然災害)、環境因素(檔案管理的外部環境和檔案管理部門的環境)和人員因素(包括檔案管理人員和檔案使用利用人員)。

2.檔案管理安全性基本要素

所謂檔案管理的安全要素，通常認為是指在一定條件下狀態下，能獨立地成為實現案安全的充分條件。主要包括：人員、設備、環境和全系統四要素。

3.檔案安全的特征

檔案具有的唯一性的和原始性和特點，覺得了其是一種文化財富和重要的信息資源，如一旦損毀，將會造成不可彌補的損失。檔案安全的特性主要表現為以下幾個方面:

(1)標準的相對性。由于人類認識水平所限和對科技發展的漸進性所限，對檔案安全的認識也隨著認識水平和科技技術的進步而進步，揭示檔案安全的運動規律是逐步的，對安全本質的認識逐步深入的。而且關于檔案安全的標準也受到科技水平、政治制度、文化水平、倫理道德以及安全觀念、法制觀念的制約。檔案安全的標準是一種相對的有條件的安全，并逐步提高的有條件，是相對的，并隨著社會的不斷發展而不斷提高；(2)經濟性的特征。檔案的安全性，不僅收到經濟投入的限制，還要注意為保障檔案安全付出和回報的比例問題；(3)復雜性的特征。檔案安全會涉及到檔案本身、人、環境、系統四個要素。其安全性還取決于檔、人、環境及其相互關系的協調，具有極大的復雜性。另外，檔案還具有唯一性的特性，一旦損毀，無法再現；(4)潛隱性的特征。其是指控制多因素、多媒介、多空、交混綜合效應而產生的潛隱性安全程度。

二、影響檔案安全的主要因素

影響檔案安全的因素眾多，主要有以下幾種：(1)自然因素。即各種自然災害；(2)環境因素。包括外部環境因素和內部環境因素。外部環境因素主要包括經濟發展水平、技術水平、立法和執法水平、社會監督體制等。內部環境因素，主要是指檔案管理的部門的內部環境，如檔案館庫建設情況、檔案管理制度與水平、載體因素的形式、信息材料本身的因素等；(3)檔案人員的管理水平。主要是指檔案管理者的素質水平、安全意識、保密意識直接影響檔案安全。目前，檔案人員對檔案安全的影響主要體現為蓄意破壞和管理疏忽；(4)消防安全和建筑安全。消防安全要注意防火，目前檔案消防工作中存在的問題主要有如火災報警與滅火系統設計不合理，存在較高的火警誤報率；有的檔案館庫房選址不合理，消防安全存在先天性的不足；用火用電管理不規范，消防安全存在隱患；檔案館消防規章制度不健全，責任不明等，這些都在很大程度上影響檔案館消防安全工作。因此，應提高防火滅火意識，加強組織領導。加大消防投入，加強設備和技術更新。加大對檔案庫房消防安全建設的投入。加強檔案庫房配套設施的消防安全工作等。建筑安全主要講述檔案庫房建筑的安全性問題。其不安全因素主要表現在：庫房選址、設計不合理和檔案裝具、檔案安全防護基礎設施不完善；(5)檔案信息安全。檔案安全包括檔案載體安全和檔案信息安全。保證檔案信息安全，要保證檔案的物理安全(即存儲環境、設備和載體安全)、網絡安全、信息安全和系統的安全。

三、檔案管理安全性標準體系構建的構建原則和方法

(一)檔案管理安全性標準體系構建的構建原則

檔案安全體系的建設需要綜合系統的設計和規劃，要遵循以下原則：(1)系統性原則，即系統性原則是指構建檔案安全標準體系時，要運用系統理論對檔案安全管理的各環節、各要素進行系統分析，以達到優化檔案安全管理的目的。(2)實用性和通用性原則。實用性要求檔案安全標準體系建設要從檔案部門的實際情況出發，適時制定有關標準。建立檔案安全標準體系要具有通用性的特點。(3)權威性原則。目前的檔案工作標準不具有強制性，因此要求檔案安全標準體系內頒布的任何一部標準，都具有指導性或強制性。

(二)檔案管理安全性標準體系構建的構建方法

(1)要處理好不同標準之間的關系，即如何協調國際標準、國家標準和行業(地方)標準的關系。不能一味強調不同標準的差異性和優缺點，應優先采用使用范圍較廣的標準，盡量做到一步到位。如果國際標準適用于檔案安全管理，可以直接采用國際標準；對政策性和特色性要求較強的，可以采用國家標準；同時結合檔案工作實際，借鑒、參考其他行業如圖書館、博物館的標準，適當加以補充和完善，形成符合檔案行業實際情況的標準；(2)要處理好與相關領域標準間的關系。檔案與圖書、文物、遺產等領域在保護對象、保護措施和管理方法上都存在交叉和相似之處；(3)要處理好標準管理與制度管理的關系。構建檔案安全標準體系可以以標準管理為主，以制度管理為輔，配合相關的法規制度來保障標準執行中的不足。我國檔案安全標準體系的建設要從實際出發，以綜合、宏觀的角度來設計、規范。對那些重要或是急需的檔案安全標準應作為標準工作的重點，及時；對那些已被實際工作證明適用于檔案安全工作的技術標準，檔案部門要積極采用，促使檔案安全工作統一化、標準化、規范化。

綜上所述，檔案管理的安全性問題是檔案管理工作的重要內容，需要在思想上，制度上、基礎設施上和管理上做好工作，需要加強建設、提高認識，加強相關法律法規的建設，完善技術標準，使其有章可循，實現管理的統一化、標準化和規范化。

參考文獻：

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[3]劉璐璐.淺議檔案安全管理工作[J].改革與開放,2010(24).

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摘 要 近年來，隨著網絡技術的普及運用，社會逐漸面向信息化、數據化發展，如何保障信息系統運行的安全性、高效性以及準確性是當前各行業急需解決的問題。在大數據的發展步伐中，信息系統的規范化運行維護以及體系建設日趨重要，檔案管理系統運行維護的主要目的是保證網絡系統的高速運行，逐步提高企業檔案管理的信息化程度，以此更好的促進數據歸檔的有效性。基于此，本文簡要提出企業檔案管理系統運行維護以及體系建設的要點，并以石油企業為例，提出當前我國石油企業檔案管理系統工作中存在的主要問題以及解決措施，得以為相關工作人員提供理論參考依據。

關鍵詞 企業檔案管理系統 運行維護 體系建設

隨著信息化技術的快速發展，檔案管理系統在各個領域中的運用更加廣泛，發展空間也隨著擴大。現階段，為了適應社會發展的步伐，企業對其檔案管理系統的運行質量提出了更高的要求，同時，企業檔案管理工作中信息化技術的優勢越來越突出。信息化電子檔案作為新時期企業發展中必不可少一項工作方式以及工具，其運行水平直接關系到企業檔案管理工作的正常運行，尤其是在石油企業中，強化其檔案管理系統的運行維護以及體系建設具有重要的意義。因此，相關工作人員應當積極分析檔案管理運行系統中存在的主要問題并提出有效的措施加以解決。

一、企業檔案管理系統運行維護和體系建設要點

在企業檔案管理系統的運行管理工作中，通過有效的手段維護以及管理一個已經建設完畢信息系統，保障其長期性的順利運行并長時間發揮其運用效益，比新系統的建設更具價值。

（一）企業檔案管理系統任務

在企業檔案管理實踐工作中發現，信息管理系統的運行以及維護并非簡單的維持系統的順利運行，同時，也包含多方面的工作任務，具體如：在保證系統正常運行的基礎上，對系統運行功能的應用加以推廣；不斷充實、修改、更新系統中的信息資源，盡可能避免以及排除檔案系統的運行風險以及系統錯誤；逐漸完善以及強化系統功能；實現檔案信息系統的實時監控；創新相關新系統的建設；充分發揮檔案的利用率等。

（二）企業檔案管理系統建設原則

在企業檔案管理系統的建設過程中，應當遵循三個基本原則：（1）預警性原則。一般來說，企業檔案管理運維系統包括多種預案，爭在系統出現故障性問題或者系統的緊急狀態，能夠及時預警并找出相關應急措施，這對于系統運行維護效率的提高以及運維成本的降低具有重要意義。（2）科學性原則。企業檔案運行維護管理系統的不能處于事務性處理這一局面，同時，各級運行維護系統應當避免問題的重復性處理，逐步實現系統工作的科學化。（3）指導性原則。在實際的系統運維中得出，系統問題的發現以及解Q與系統的完善與開發、系統優化機制以及相關業務流程具有緊密的聯系，因此，企業檔案管理系統運行維護工作具備指導性原則。

（三）企業檔案管理系統建設功能

運行維護技術對于檔案管理系統平臺功能有著至關重要的影響。一方面，系統平臺應當實現問題的分析、處理以及問題反饋的高速運行，保障信息系統的正常工作，以此逐步實現系統數據的準確性目標。另一方面，系統平臺應當具備指導以及操作功能，企業分公司在使用管理系統的過程中，由于存在系統更新、工作人員缺乏經驗、業務變動等問題，常常由于系統缺乏有效的功能指導，應當系統功能的發揮。在系統工作環節，通過有效的指導以最大限度的降低數據故障以及系統故障，能夠降低系統運行維護的壓力，并逐步提高系統運行維護的準確性。

另外，針對企業方案管理系統而言，還應當具備系統優化功能，即在系統運行維護過程中及時發現系統存在的問題，并不斷積累解決問題的經驗，進而通過系統的優化設計以及系統功能的不斷完善，進一步提高系統的運行功能。同時，檔案管理系統也應當具備信息倉庫功能，通過信息倉庫收集系統故障及其解決措施，這對于系統信息的再利用具有重要的意義；信息倉庫也包含信息流轉、系統功能運行指導等方面的信息，能夠為系統的推廣運用奠定良好的基礎。

（四）制度保障體系的必要性

在企業檔案管理系統的運行維護以及體系建設過程中，管理人員應當建設相關制度保障體系，比如系統運行維護管理制度、考核制度以及應急制度等，以此不斷提高系統運維系統的有效性以及實用性。從某種程度上來說，運維制度的完善是系統安全穩定運行的前提，系統管理人員的有效維護，能夠降低系統運行中的風險，有效改善系統工作的質量以及系統服務水平。通過科學的考核以及激勵體制，合理評價信息系統管理人員的行為，不僅能夠激發其工作熱情，同時也能夠有效提升工作效率，促進系統運行維護的健康發展。

二、石油企業檔案管理系統運行維護和體系建設現狀

石油企業是我國經濟產業發展中的重要組成部分，企業管理人員應當提高對于其檔案管理系統維護管理工作的重視，建設統一化的信息資源管理平臺。現階段，石油企業的檔案管理系統全面記錄著企業的發展歷史，是企業發展方向的一大依據，通過檔案資料的有效分析，不僅能夠明確其自身發展目標、揚長避短，促進企業的長遠發展。同時，通過檔案資料的管理方便與企業領導及時了解其各個單位的發展情況，并以檔案作為實際出發點制定一系列管理方案，保障企業經營的有效性。當就目前而言，我國許多石油企業的檔案管理工作依然存在諸多不足，還需不斷完善和改進。

（一）真實性問題

一方面，現代社會處于信息化發展的新時代，檔案是石油企業中重要的信息資源，管理人員應當確保其真實性。以往的檔案管理模式難以保障檔案信息以及相關重要數據的安全，使用檔案文件時很有可能出現信息篡改或者數據遺失的情況，無法保障信息的安全，極大降低了企業檔案信息的真實性。另一方面，在石油企業中，石油企業的檔案管理系統中多為圖表資料，檔案資料的負責人不明確，無法保障資料的權威性，或者存在檔案資料的刪改情況也難以發現，因此，企業檔案管理的真實性問題是應當逐漸引起重視。

（二）保密性問題

隨著信息化技術的進步，以往的電子式文件檔案或者手寫檔案已經難以適應社會的發展，文件檔案容易出現遺失等問題，極大影響其安全性以及保密性。而使用計算機作為網絡終端，能夠極大提高信息傳遞速度，提高檔案管理的工作效率，但是不利于檔案資料的保密。

（三）長久性問題

隨著辦公系統的數據化發展，許多單位逐步面向無人辦公狀態發展，信息化文件檔案的運用范圍也不斷拓寬。現階段，企I信息、數據均可以儲存在電子檔案中，工作人員只需手動操作就可以在較短時間內得到企業所需要的信息，企業檔案管理的信息化方式簡化了辦公程序，但是一旦計算機出現故障，就會導致檔案信息在較短時間內全部遺失，造成難以估量的后果，影響企業檔案管理的長久性發展。

（四）廣泛性問題

檔案管理按照原來傳統管理制度，利用率并不高，查閱資料難，不能準確、快速的找到相關文檔，檔案不能被廣泛應用。企業檔案管理系統運行維護后，可以快速定位檔案位置，準確找到原始檔案，并能讓存放的檔案內容得到更好的運用，充分發揮歷史檔案資源的作用。

三、企業檔案管理系統運行維護和體系建設措施

（一）庫房的智能化管理

隨著信息化技術的不斷推進，其在企業各個領域的運用更加深入，有關工作人員應當以計算機技術作為基礎，建設全新的、能夠與之適應的檔案庫房管理系統，并充分發揮計算機的優勢，通過其時效性特點逐漸實現庫房的實時監控，有效控制庫房的空調設備以及溫度，在提高工作效率的同時，逐步實現庫房管理的現代化以及智能化。

（二）建設檔案管理相應的網絡

現代化社會的信息數據量不斷擴大，檔案管理部門的工作質量已經逐漸成為企業市場競爭中不可忽視的一個成分，因此，在這一時代中，企業應當不斷完善其檔案管理模式，充分發揮企業檔案管理系統的價值。建設檔案管理系統是改善傳統管理方式中問題的主要手段，信息化系統的建設不僅能夠促進計算機技術在檔案管理中的推廣化運用，同時也能滿足數據量劇增情況下人們的工作需求。企業應當根據自身的實際發展需求，不斷創新更加方便的管理方式，通過計算機的硬件共享，有效建設檔案管理部分與企業其他部門的聯系，實現檔案資源的共享。

（三）提高工作人員綜合素質

在石油企業中，檔案管理工作人員的素質直接影響其工作水平，因此，管理人員應當提高重視，定期組織企業檔案管理系統運行維護管理與體系建設的工作人員開展培訓工作，在提高其職業技能的同時，強化對于工作人員職業素養的培養。同時，石油企業應當加大人員培訓投資，邀請相關專家舉辦講座培訓活動，需要指出的是，在實際的培訓過程中，管理人員不僅要重視理論知識的學習，也應結合實際案例進行實際演練，以此培養工作人員發現問題，解決問題的能力，為企業檔案管理工作質量的提高創造條件。

（四）積極引進信息技術的應用

近年來，我國經濟發展速度較快，信息技術逐漸被運用在各個領域。尤其是在企業檔案管理國策過程中，信息技術的運用從根本上轉變了以往的工作方式，在企業的經營過程中發揮著積極作用。然而，就現階段來說，我國信息技術水平與發達國家相比仍然存在一定差距，尤其是石油企業的檔案管理系統運行與體系建設并不完善，因此，相關管理人員應當樹立正確的意識，充分意識到技術發展的中心作用，引進國內外先進管理技術，通過有效措施提高信息化系統在檔案管理中的可靠性。

四、結語

石油企業的發展不僅關系到人民的正常生活，同時也影響我國國民經濟的健康發展。企業檔案管理系統運行水平影響著企業的正常運營，在信息技術的支持下，企業檔案管理系統的運行維護以及體系建設水平將進一步提高，有關人員應當引起重視，積極分析其中存在的問題，并通過有效措施加以解決，以促進企業的健康發展。

參考文獻：

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篇4

關鍵詞：檔案管理；現代化；基本工作；

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1674-3520（2015）-08-00-01

為了更好的完成檔案管理工作，實現現代化檔案管理建設，我們首先應從基礎工作抓起，奠定良好的工作基礎，才能為我國檔案管理工作的長期可持續發展奠定扎實的工作基礎。檔案管理人員要從檔案管理的基礎工作進行深入的分析，并根據其工作中的不足予以補充和加強，借此不斷提高我國檔案管理工作的質量和效率。

一、檔案管理基礎工作在現代檔案管理中的作用

現代檔案管理中做好檔案管理基礎工作是提高檔案管理效率和管理水平的前提，檔案管理基礎工作直接影響現代檔案管理的標準化和規范化，因此需要進一步完善檔案管理基礎工作，提高現代檔案管理工作水平。

（一）檔案管理的規范化和標準化。現代檔案管理的規范化和標準化是檔案管理水平的重要指標，由于一些部門對檔案管理工作不夠重視，一定程度上存在一些無用的檔案，通過檔案管理工作可以將這些檔案剔除，將現有的、有效的檔案進行重新組合，提高檔案管理的工作效率。檔案管理的規范化和標準化很大程度上取決于檔案查找的效率以及檔案的完整性，檔案基礎管理工作將檔案進行標題分類管理，對檔案的頁碼和信息進行了歸類和管理，提高了現代檔案管理的規范化水平。

（二）檔案檢索的準確性 。檔案管理基礎工作其中重要的一項內容就是進行檔案信息的輸人和檔案的歸類，便于今后檔案的查找和管理。做好檔案管理基礎工作可以方便檔案的檢索，隨著信息技術的應用，檔案管理也逐漸采用信息技術，將檔案信息輸人信息庫，方便檔案的檢索和使用。要想及時準確地找到檔案信息這需要在檔案管理中正確將檔案分類，準確輸人信息，如果其中一個環節出現問題，都難以找到準確找到檔案。

（三）檔案的利用率。檔案管理基礎工作水平的提高有助于提高檔案的利用效率，在檔案管理基礎工作中會對檔案按照輕重緩急進行分類，對于一些比較重要的檔案信息優先加工，一些不重要的檔案信息可以稍后加工，這樣可以挑選出一些比較有價值的檔案，提高檔案的使用率。另外在檔案信息輸人信息庫中可以對檔案的檢索進行完善，比如可以檢索關鍵詞或者主題詞，這樣可以提高檢索效率，更快更準地找到所需檔案信息。

二、檔案管理的基礎工作中的問題分析

當前我國檔案館以數量繁多、內容龐雜的卷宗為主，這樣查閱資料耗費時間長。一直以來檔案管理工作僅以保管不丟失為原則，各個時期檔案整理規格、要求各不相同，因此造成了檔案基礎較差、計算機管理適應能力較差的現象。其中存在主要問題總結如下：

第一，未建立明確的檔案檔號、目錄號，經常出現一卷多冊的現象。第二，未制定規范的案卷標題，標題基本要素缺乏或不能反映其主題內容，并且很多案卷沒有標題的現象也是極為普遍的。第三，由于案卷目錄，因此許多未涵蓋在案卷標題中的內容難以被檢索到，且無法得到有效的利用。第四，案卷中未標示頁碼的現象也極為普遍，若是使用中發生掉頁和缺頁也不易被發現。第五，存在較為嚴重的組卷混亂的現象，有時按照職能部門的管轄權限組卷、有時按照時間或文種等組卷。第六，卷宗厚薄差異較大，有的一兩頁紙一卷、也有幾百頁紙一卷的。綜合性檔案館的建館時間越長，檔案積累也就越豐富，類似的問題也就越發嚴重。

三、提高檔案管理基礎工作水平的對策

（一）全面普查案卷，去糟取精。這是實現檔案管理標準化、規范化的第一步工作。因為一般的綜合性檔案館由于多年來未做全面的清查加之移交單位劃分保管期限不準不可避免地存在許多重份或無查考價值的文件所以首先要剔除這些無用的文件才能避免今后實行計算機管理時出現重復與低效率的情況。

（二）重新組合案卷實現案卷規范化。將那些組卷過厚內容混雜的案卷進行重新組卷。重新組卷的原則是盡可能將那些相互存在某種聯系的文件組合在一起。在重組案卷的過程中還應對那些無頁碼、無卷內目錄、無案卷標題或標題不清楚的案卷要重新加工填寫以保證全部案卷更加規范。重新組卷不僅可以優化館藏、科學保管而且亦可以提高實行計算機管理檔案后的利用效率。

（三）統一分類號保證檢索查全率。計算機檢索的顯著優勢就是能夠滿足人們族性檢索的需要。為了確保檢索的完整性在分類過程中，首先根據《中國檔案分類法》進行分類再因事制宜制定出一些具體細則。另外在分類的過程中還應加強校審力度以便及時校正分類人員的錯誤。并且還應經常組織大家統一認識統一標準盡量做到前后標引一致同一類文件標引一致從而達到標準化和規范化管理。

（四）規范題名保證檢索查準率。檔案的分類號保證了檢索查全率而題名準確才能保證檢索的查準率。但僅保證查全率是不行的，還須同時保證查準因此在著錄時要統一規范題名。規范題名應掌握的原則與要點是在填寫題名項過程中要規范機構簡稱盡量避免在檢索時出現含混不清、文不對題和計算機識別不清的情況發生。結合計算機檢索需要在著錄過程中將題名中責任者、事由、文種，必要時加上人名、地點和時間等要素都填寫完整。如果題名要素不完整。則要補齊如果題名冗長則刪除多余的贅詞。還要統一文種題名中經常有“請示報告”等含義不清的文種出現很影響檢索的準確率。

四、案管理基礎工作的發展

同志曾提出：“借助檔案，我們能夠更好的了解過去、把握現在、預見未來。”作為生產建設、科學研究、宣傳教育等的重要依據，檔案文件種類繁多、涉及我國國民經濟的各個方面。在現代檔案管理中，包括檔案的統計、標題制定、分類和編號、文件排序、文件保存在內的基礎工作具有重要作用。檔案基礎工作面臨時間跨度大、檔案種類多、工作量大等問題，要在浩如煙海的檔案中理清思路，做到“數量充分、質量優化、成分充實、結構合理”，加強檔案基礎工作是推進檔案管理現代化的前提。

參考文獻：

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關鍵詞：檔案管理；科學水平；有效途徑；功能化發展

一、引言

檔案管理工作以各種檔案信息的收集、整理、保管、利用等為主要內容，與我們的工作和生活息息相關，這就要求不斷提高檔案管理的科學化。隨著科學技術的發展，特別是網絡信息時代的到來，如何從不同的角度和技術層面來提高檔案管理的科學化水平，已經成為我國當前檔案管理工作亟待解決的重要課題之一。

二、提高檔案管理科學化水平的必要性

提高檔案管理科學化水平要在科學理論的指導下，用科學的方法推進，以制度為保障，以達到檔案管理的制度化、科學化、現代化，最大程度提高檔案管理的科學水平[1]。

提高科學水平是檔案管理的時代要求：隨著時代的發展檔案管理的任務也將越來越重、信息化服務功能要求也越來越高，因此提高檔案管理科學化水平的要求日益緊迫。

提高檔案管理科學水平是國家文化軟實力的需求：民族文化是國家凝聚力和創造力的源泉，是綜合國力競爭的部分，而檔案作為文化傳承的載體，也是文化軟實力建設的重要組成部分，因此不斷提高檔案管理科學水平迫在眉睫。

提高檔案管理科學水平是網絡信息化發展趨勢的需求：在社會經濟繁榮發展的當今社會，信息技術飛速發展，信息技術已經應用到各行各業，為人們的生活和工作帶來了極大的便利。將信息技術運用于檔案管理的日常工作中來，可以很大程度上豐富檔案管理的渠道、載體以及存儲空間等，可以極大的提高檔案管理的高效化，因此提高檔案管理科學水平是網絡信息化發展的需求。同時提高檔案管理科學水平更是檔案管理其自身健康發展的需求。

三、提高檔案管理科學水平所必須遵循的原則

（一）服務原則

檔案信息的價值在過去往往只有管理人員才掌握，同時由于其自身所籠罩的神秘色彩致使大部分人都認為檔案資料是很神秘的東西。其實不然，檔案資料以及信息不僅僅局限于國家有關部門才能解除，也是為大眾服務的一種工具，提高檔案管理科學水平應在提升檔案資料服務性的原則下展開。

（二）發展原則

經濟在發展，時代在進步，科學技術也在飛速推進。因此，提高檔案管理科學水平也應該注重科學技術發展的內在規律，顧忌科學技術內外在因素，從不同角度分析當前的科學技術發展的總體趨勢，并在現有的檔案管理技術基礎上開發新技術。檔案管理科學水平要定位高遠，不斷發展。

（三）參與人員高素質原則

檔案管理工作的主體是人才，提升人的素質是提升檔案管理科學水平的重要因素，無論是在崗的工作人員，還是檔案管理后勤保障人員，尤其是檔案管理的高層管理人員，都應隨著科學技術水平的提高而提升自身的綜合素質和掌握駕馭科學技術的能力，只有綜合素質提高了才能夠把科學管理的效果充分發揮出來，只有掌握了科學技術的能力，才會更高效的提高檔案管理科學水平，并使其體現出真正的意義。

四、提高檔案管理科學水平的有效途徑

（一）加強制度建設

加強檔案管理制度體系建設是提高檔案管理科W水平的重要途徑[2]。完善規章制度建設，建立起檔案管理的相關制度，才能使得整個檔案管理工作規范化、制度化、標準化，才能高效的推動檔案管理的自主創新。同時完善的制度可對檔案管理形成嚴格的約束，也是提高科學水平的政策導向。人大、黨政有關部門應把把推進檔案管理事業的科學化發展納入到中長期發展規劃綱要當中。

（二）提高檔案管理的信息化水平

隨著網絡普及以及科學技術的不斷發展，在新時代的大背景下，檔案管理也應緊跟發展的腳步，推動檔案管理朝著現代化科學化的方向不斷發展[3]。在檔案管理工作中配備專業的管理設備，創建檔案管理信息數據庫，并可針對不同的單位或者部門建立單獨的檔案信息平臺，做到統一入庫信息共享，進而可以實現檔案信息的快速的處理、檢索、分析和保存，進而提升檔案管理水平，降低檔案管理的工作量。

（三）轉換服務方式

在實際工作中，特別是科學化技術的融入，檔案管理工作的服務方式和理念也應隨之發生改變，直接要求檔案管理部門從信息提供和保存者轉換為檔案信息信息服務的咨詢者。因此，應在傳統的服務模式的基礎上應提升檔案服務的能力和水平，還可通過創建的網絡檔案信息咨詢平臺，打破區域空間的界限，提供檔案資料的跨區域咨詢。

五、結語

在信息化和現代化背景下，通過建立網絡創建檔案管理信息數據庫，并針對不同的單位或者部門建立單獨的檔案信息平臺，做到統一入庫信息共享，這將成為檔案管理未來發展的方向，值得廣大檔案管理研究者和參與者的廣泛關注。

參考文獻：

[1]李國蘭.提高檔案管理科學化水平的路徑選擇[J].山東社會科學，2011（01）：174-176.

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一、城建檔案管理信息化的背景與意義

（一）城建檔案管理信息化的背景

城建檔案管理信息化是指在日常檔案管理工作的過程中，結合現代化的技術手段以及先進的計算機技術來進行檔案管理的一種管理模式。主要工作內容有：計算機技術與檔案管理自動化、多媒體技術與檔案信息服務的多樣性、網絡傳播技術與檔案信息傳播技術、網絡儲存技術與檔案信息儲存技術、數據庫建立技術與檔案信息網絡組織技術和虛擬技術與電子檔案技術[1]。

（二）城建檔案管理信息化的重要意義

首先，城建檔案管理信息化與現代化進程相適應。計算機技術以及網絡技術迅猛發展的當今社會，對檔案管理工作提高管理效率與服務質量提出了新的要求，促進檔案管理技術現代化與智能化、信息化與網絡化。其次，城建檔案管理信息化能夠有效保證城建檔案工作的健康可持續發展。

二、信息化環境下城建檔案管理相關問題分析

（一）硬件管理設施設備不夠完備

目前，有的檔案管理部門沒有配備信息化管理模式的檔案管理設施、設備，對檔案的收集、管理、查閱利用都是實行手動的管理方法，不能實行管理、查詢信息化、自動化，不能提高檔案管理質量與檔案服務效率。

（二）檔案管理軟件建設工作不完善

目前，檔案管理的軟件種類較多，功能參差不齊，而且各有各的特點，在選擇檔案管理軟件時，必須注意一些問題：

首先，利用軟件進行管理，目的不僅是為了進行檔案信息管理的便捷性，更多的是需要能及時針對管理平臺進行及時的維護與升級。

其次，注重高效性原則。軟件管理系統必須具備較快的反映速度，滿足查詢以及操作的需求。軟件必須規范，應當符合國家以及環保等行業的相關規范和標準，軟件應當通過國家的認定。行業或地區間相統一原則，一個行業或一個地區應當盡可能的用同一種管理軟件，便于統一規范、統一標準、統一技術、統一服務，另外，還要注意經濟性原則，即確保檔案管理工作的投資與回報成正比。

（三）檔案管理人員的綜合能力有待提升

檔案管理信息化就是要求檔案管理工作者利用現代化設備與信息化技術來對檔案進行分類管理。而一個真正優秀的城建檔案管理人員既要懂檔案管理，又要懂建筑工程知識還要懂計算機操作等，這就要求檔案管理工作人員積極發揮主觀能動性，主動掌握新的檔案管理業務知識，加強對檔案管理的操作管理能力。

三、信息化環境下城建檔案管理實施措施

（一）提高城建檔案信息化意識

城建檔案管理部門要有發展理念，轉變觀念、開拓創新，提高職工隊伍素質，推進檔案管理信息化進程，實現檔案信息化、網絡化、智能化與現代化相統一，提高城建檔案管理整體水平，滿足新形勢下政府有關部門及社會大眾對城建信息的日益增長需要，進一步發揮城建檔案的作用價值，提升城建檔案事業的作用地位，提高城建檔案影響力。

（二）強化城建檔案信息化建設

首先，提高檔案建設管理的數字化建設規范，將工程檔案的紙質文件以及聲像文件等采用掃描等技術輸入到檔案管理的信息化數據庫，這些電子文件的掃描與建立，經過檔案管理工作者的系統化組織，最終形成具有一定系統性的完整的檔案信息資源庫。其次，加強對文件檔案的網站信息建設。城建檔案信息庫的建設依托于公共網站的有效建設，通過網頁以及連接的方式對檔案的使用與管理進行規劃。

（三）加強文件檔案儲存數據化

實現城建檔案管理工作的信息化的主要方法是在對城建檔案進行整理后，通過一定的設備將所有城建檔案相關的文獻檔案數字化。并將城建檔案文件中的相關檔案信息與圖像資料等進行有效的結合，對文件進行分門別類的收集與整理工作。

（四）建立完善的管理體系

在信息化背景下計算機的網絡安全對檔案管理儲存模式的安全性存在著一定的威脅，導致信息泄露的主要手段有黑客入侵、網絡數據被篡改以及計算機的病毒等，針對這種現象對建筑檔案信息的安全管理就成為了檔案管理活動的重中之重，采用一定的科技手段，提高網絡安全管理安全性：

首先，有紙化和無紙化相結合。對電子文檔進行及時的歸檔整理，以確保工程建設檔案信息能夠被有效、完整的保存。其次，計算機檔案管理者要充分利用檔案管理的科學技術管理手段，設置一定的訪問權限，對檔案公開性進行分類，在保證信息能夠被合理安全的使用的前提下，開放資源。再次，做好數據庫備份工作，保證信息安全。應對系統數據做到定期進行備份。對比較大的數據庫采用雙機備份，多介質多份備份、異地備份。要建立備忘記錄。

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關鍵詞：水利工程；檔案資料；管理

一、引言

水利檔案信息化建設具有廣泛的內容,它包括了檔案信息資源的有序整理、檔案信息數據庫的建設、檔案信息網絡的建設、檔案信息資源的開發利用、檔案信息化人才隊伍的建沒以及促進檔案信息資源開發利用的政策法規、標準的制定等。

水利工程是當前社會發展過程中，人們生活和生產中的重要組成部分，是人們生活和生產的基礎設施。它不但是城市供水的前提和基礎，更是保證各個生產領域順利進行的基礎設施。在過去，人們對水利工程認識不夠，造成水利工程在管理過程中的種種失誤與不良，致使水利工程沒有發揮其具體作用。

隨著科學技術的不斷發展，水利檔案管理已成為當前企業發展中的重點成分。在我國傳統法的水利檔案管理過程中，由于人們對水利檔案管理的重視不夠，使得我國水利檔案管理中存在著多種問題。隨著當前市場經濟的飛速發展，人們對檔案信息的認識不斷加深。檔案信息化已成為當前水利檔案管理過程中的主要形式，是加強水利檔案管理工作的重點。隨著當前社會化建設的不斷加快，如何實現檔案信息自動化管理是當前水利檔案管理工作中的重點。在水利檔案管理信息自動化的過程中，需要深入考察與自動化系統相關的諸多方面的情況及變化趨勢，分析其中管理過程中存在的多種問題，結合當前各種實踐來進行其闡述與解決方法。

二、水利檔案信息化建設存在的問題和困難

當前,水利系統內檔案信息化建設初步運用微機進行檔案信息的存貯、檢索,提高了檔案利用的查全率、查準率,但仍然存在一些亟待解決的問題:一是重視力度不強。系統內部偏重于防汛防旱、工程建設、資源管理等業務的信息化建設,對支持和服務于全局的綜合水利檔案管理信息化建設重視不夠,推進力度不強,減弱了檔案信息化建設推進全局工作的功能和貢獻。二是檔案人員缺乏現代化水利檔案管理技能。在辦公自動化普及過程中,檔案計算機應用僅限于目錄級檢索,因未進行系統地培訓和學習,一些水利系統水利檔案管理人員尚未完全掌握電子檔案歸檔管理、室藏檔案數字化、網絡咨詢服務等方面的專業知識和操作技能。三是檔案信息資源建設重點不夠突出。四是缺乏統一規劃和技術支持。開發一些專業應用軟件時,沒有同步建設綜合水利檔案管理系統,信息化建設各自為政,未形成統籌安排、全面協調、整體推進的局面。水利檔案信息化建設的長遠規劃和近期目標不夠明確,尚未確定數據的統一格式和標準。

從總體上看,水利系統檔案信息化工作還不能適應形勢發展的需要,主要表現為:

思想觀念落后,信息意識淡薄。受傳統的檔案服務觀念的制約,部分水利檔案管理人員思想觀念落后、信息意識淡薄,沒有能夠用科學的、發展的眼光去看待和應對,在信息化、數字化面前顯得束手無策,缺少應有的開拓精神。

檔案人員缺乏現代化管理技能。部分人員雖然使用了計算機,但僅限于目錄級檢索,缺乏電子檔案歸檔管理、室藏檔案數字化等方面的專業知識和操作技能。

檔案信息化建設力度不強,進程緩慢。在開發一些專業應用軟件(如防汛防旱指揮系統、水質監測系統、水資源管理系統、電子政務信息系統等)項目管理系統時,沒有同步建設綜合水利檔案管理系統,已購置的水利檔案管理軟件在系統內尚未普及運用。

檔案信息資源建設落后。系統內各級水利檔案管理工作發展不平衡,綜合檔案室偏重于紙質檔案的收集,對電子檔案、聲像檔案、實物檔案、專業技術檔案的收集還不夠。

三、水利檔案信息化建設基本原則

水利檔案作為水利建設過程的真實記錄,應不斷改進思想觀念、管理方式及管理手段,依據適合水利行業和檔案工作規律和特點的檔案信息化建設的基本原則,加快推進水利檔案信息化建設,利用較短的時間,初步實現水利檔案資源數據化、服務利用網絡化、管理工作科學化。

以檔案信息開發和利用為中心的原則。在檔案信息資源中除去部分關系到國家利益和安全以及個人隱私的以外,大部分是可以開放和利用的。檔案信息化建設,特別是各種系統和軟件的開發,要圍繞開放和利用來設計、展開。

統一規劃、統一標準規范的原則。由于受檔案實體管理模式和方法的影響,檔案信息化管理的標準規范也變得比較復雜且較難統一,再加上系統內檔案信息化起步以后,未能及時研究統一標準和規范,給檔案信息的傳輸、接收和整編帶來較大困難。

抓住重點、階段性推進的原則。水利檔案信息化建設不可能一蹴而就,要經過起步、試運行、成熟、全面應用的發展階段。現階段工作的任務應為檔案信息的有序整理、檔案信息數據庫的建設、檔案信息網絡的建設、信息資源的開發利用、檔案信息化人才的培育以及開發利用的政策法規、標準的制定等。

以基礎工作帶動數據庫建設的原則。檔案信息化特別是信息庫的建立,要依靠基礎工作一點一滴地建立起來。夯實基礎工作,建立和完善數據庫,是信息化建設的核心和關鍵所在。

四、水利檔案信息化建設的具體措施

第一,加強領導是核心。應成立由分管領導掛帥的,各部門負責人參加的領導小組,研究總體發展方案,確定階段性工作目標,統籌協調解決在建設過程中遇到的問題和困難。明確工作機構和工作人員,落實具體工作任務并跟蹤監督檢查。把檔案信息化管理納入系統內的年度工作計劃,列入所屬各部門管理目標責任制內容內進行考核。

第二,加大投入是關鍵。水利檔案信息化建設是一項綜合性、前沿性的系統工程,不僅需要完成大量的基礎工作,配備一定規模的硬件設施,還要進行適合本行業的軟件開發利用,這些都需大量的人力、物力和財力,每年度資金的投入要與信息建設的任務相匹配,支撐系統的有序發展和正常運行。

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關鍵詞 管理機制 檔案管理工作 運行機制

中圖分類號：G275.2 文獻標識碼：A

一、檔案管理工作的內容

檔案的管理工作主要分為四個部分；第一，檔案的管理：將所有檔案分門別類，按照單位的要求或者規章制度進行檔案管理，依據存檔的時間、來源和內容分成不同的層次和類別，并且根據分類的依據進行檔案卷宗的目錄編制；第二，檔案的保管工作，單位應該設立專門的檔案庫進行文件檔案的管理，并且做好安全措施；第三，檔案的鑒定和統計，從檔案文檔的來源、內容和時間、形式等進行鑒別，對檔案的名稱、價值和保管期限進行鑒定。統計好檔案的時間、來源、內容和形式，編制成冊；第四，對于超過保管期限的或者應該予以銷毀的文檔，要辦理好銷毀檔案的名單名冊，辦理銷毀的手續，并且經過單位負責人的批準、簽字，由專人監督，監督人員和銷毀人員簽字后，進行檔案的銷毀。

二、檔案管理中存在的問題

（一）單位對檔案管理的忽視。

單位的領導和負責人對檔案工作管理的不夠重視，導致檔案管理的工作人員不重視本質工作，忽視了檔案的管理工作。管理人員的在檔案管理工作中效率低下，分類、鑒定和統計時不夠詳細，部分檔案甚至在歸類中與其他檔案混淆，統計統計中存有遺漏，登記在冊時出現重復和漏記等行為。檔案管理工作的低下，會直接或間接的影響單位的經濟效益和社會效益。

（二）檔案管理制度的欠缺。

單位對檔案管理的不重視以及檔案管理不能與新的經濟制度相適應，檔案管理的制度不健全，規章制度形同虛設。在檔案的收集、鑒定和統計過程中，沒有規章制度可循或者不能按照已有的要求進行操作。在檔案的管理過程中，不能做好保密、保管等工作，遺失了很多重要的文件，在查閱時難以尋找或者找不到需要的文件。現在很多單位檔案管理的制度缺失，并且沒有完善的監管能力，因為單位的檔案管理制度不健全，單位的檔案管理工作出現各種問題。實際操作中，管理工作的效率低下，文件堆積，整理不善，檔案收集不全，出現丟失、遺漏等問題。工作人員在收集、整理的工作中不能做好本職工作，在借閱的過程中不能按流程辦理，出現有借無還、篡改檔案資料等現象，檔案資料缺乏本身的真實性和經濟價值。

（三）新技術難以得到利用。

新的經濟體制下，出現了新的設備、新的技術，而新興技術設備的運用則會促進檔案管理工作的效率。現在大部分企業仍運用原有的技術對檔案進行管理，計算機和網絡技術等沒有得到很好的利用。有些企業單位仍用原有的技術和手工進行檔案的收集管理，影響了檔案管理的時效性和科學性。

三、檔案工作管理的分析和原則

（一）檔案管理工作的整體和微觀分析。

檔案管理工作可以細分為收集、鑒定、統計等內容，同時也可以劃分為整體管理的體制部分和微觀管理體制部分。整體和微觀是兩個相互統一，互相促進的一個有機整體。不同的企事業單位應根據單位的性質和實際經營等情況，制定適合本單位發展的檔案管理制度和監督制度，使檔案工作有據可循，并且在實際操作中進行有力的監督。在檔案管理工作的各模塊之間，要做好銜接工作，并且每個模塊必須遵循單位的管理機制。只有做好檔案管理的整體規章制度的健全和微觀部分的完善，才能確保單位的檔案管理工作有條不紊的進行。

（二）建立科學的管理責任制度。

檔案管理人員是檔案管理工作的主體，提高檔案管理人員的綜合素質是提高檔案管理的首要條件。提高工作人員的綜合素質要從三個方面進行：第一，必須提高檔案管理人員的專業知識，加強對檔案的管理；第二，培養檔案管理者的責任感，重視本職工作并且對本職位盡忠職守；第三，培養檔案管理者學習新型知識，運用新技術、新設備來管理檔案。單位要定期對檔案管理工作人員進行培訓，宣傳專業知識，并且鼓勵工作人員接觸新型技術和新興設備。

不僅要制定好檔案管理的制度，同時也要做好檔案管理的監督機制。單位應該建立好完善的監督機制，從檔案資料的收集、鑒定到檔案的統計再到查閱、借閱過程，為了防止個別人員不遵守檔案管理的規章制度，必須做好監督管理的工作，以提高檔案管理工作的效率。

四、檔案管理工作的創新性舉措

（一）檔案管理工作的原則性。

檔案管理的工作必須遵循既定的規章制度，并且無條件的執行管理制度中的各項條款。首先要對檔案管理人員進行培訓，培養工作人員的責任感以及道德素養，使每個模塊的工作相互配合，協調統一，進行良性的運行。

（二）檔案管理工作的監督力度。

在檔案管理的工作中，不僅要制定好完善的規章制度，同時也要做好監督管理，杜絕不良現象的發生。

（三）檔案管理工作的服務性。

檔案管理的工作本質上是為單位服務的，因此工作人員要有服務于單位的心態。提高檔案管理的工作效率，確保檔案在流通的過程中安全、齊全，做好查閱、借閱的準備，隨時服務于單位。

本文通過對檔案管理工作內容的介紹以及實際操作中出現的問題的分析，探討出問題發生的原因以及解決問題的方法。企事業單位必須從檔案管理的制度、工作人員、新技術和新設備以及監督管理幾個方面加強檔案管理工作。隨著經濟的發展，相信檔案管理工作也會不斷發展，更好的服務于政府、企事業等單位。

（作者單位： 咸陽師范學院）

參考文獻：

[1]胡佳.檔案工作管理體制和運行機制的改革與創新[J]；華章；2011年15期

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（一）含義

人事檔案管理的實質就是人事檔案整理、存儲、應用等活動人事檔案為人事管理活動中產生的，記錄與反映個人業務能力與經歷，基于個人為主構成的文件資料。一般是由人事、勞資、組織等部門在招聘、培養等工作活動中產生的，是個人學歷、道德素養、工作情況、社會關系等方面的初始記錄。在新時期下，企業內部管理內容與需求發生了變動，進而人事檔案管理內容也隨之發生了變動，需要在新的背景下不斷創新、優化。

（二）內容

構建完善的保管機制是保管人事檔案的要點，其內容主要包含5個方面，其中有轉遞制度、統計制度、歸檔制度、核對制度、保密制度。1.歸檔制度。新生成的檔案需要及時歸檔，歸檔的流程為：第一，鑒別材料，探究其是否滿足歸檔的實際要求。第二，依據材料內容和屬性，明確其歸檔的位置。第三，在目錄上將材料名稱等內容補登上去。第四，把最新材料歸放到檔案中。2.核對制度。核對為檢驗人事檔案是否安全、系統的主要方法。需要檢查的內容有很多，不但要檢查人事檔案本身，如是否有蟲蛀與霉爛等，還需檢查人事檔案存儲環境，如庫房門窗的完整性，有沒有錯放等。檢查核對的工作大都每周一次。但在下述狀況下，也需開展核對檢查工作：第一，發生突發事件，如火災與丟失。第二，檔案受損，如發現蟲蛀和霉爛的情況等。3.保密制度。具體要求為：第一，對于大型企業，通常都會設專人管理人事檔案，配備先進的存檔設備。第二，庫房布設防潮與防火器材。第三，保證檔案柜的清潔性，不能存放其他物品。4.轉遞制度。它是同檔案轉移投遞相關的制度。檔案轉移多半是因為工作原因造成的。5.統計制度。需要統計的內容有下述幾方面：第一，人事檔案的數量。第二，檔案整理的具體情況。第三，檔案存儲情況。

二、新時期企業人事檔案管理中存在的問題

（一）對人事檔案管理不夠重視

因為受傳統理念影響較大，之前企業人事檔案管理工作相對較片面，只重視個人政治面貌、受教育程度、家庭背景以及社會關系等基本資料收集，這些已無法滿足當前社會發展的新需求。目前部分企業對人事檔案管理工作依舊認識不全，未意識到該項工作的重要性，認為檔案管理工作不過是資料收集和歸檔工作，未給予信息化建設高度重視，上述這些都會影響我國人事改革的進程，不能滿足新時期背景下的管理需求。

（二）人事檔案神秘性嚴重

一直以來，企業人事檔案管理都秉承封閉式管理原則，過度強調人事檔案管理的保密性與政治性，未重視人事檔案管理的其他作用，如社會化作用。另外，企業檔案管理意識缺乏，思想保守，沒有積極宣傳檔案管理的服務性，不能為企業員工提供有效服務。在工作中會發生檔案查閱難的問題，為此企業內部員工對人事檔案充滿了敬畏感與神秘感，不能便利地獲取個人檔案。

（三）信息化建設力度不足，未實現信息共享

目前，企業在信息數據庫建設方面缺少資金投入，在實際建設中還有數據錄入不全、更新不及時、檢查不到位的問題。此外，因為網絡的不穩定性，部分計算機病毒、網絡犯罪還會影響檔案數據庫的整體安全。另外，人事檔案數據同網絡建設形式不一致，導致人事檔案管理的規范性不強，使人事檔案信息共享受阻，嚴重制約檔案信息化建設的步伐。

（四）人事檔案管理者的綜合素養有待提高

在互聯網迅速發展的背景下，人事檔案管理慢慢實現了信息化處理，這便需要檔案管理者的綜合素養提升到新高度。從整體看，企業人事檔案管理隊伍的綜合素養還相對低下，管理人員的業務能力與道德素養都亟需加強。因為缺少應用型檔案管理人才，加上對檔案管理者的培訓力度不夠，導致企業具備計算機技能與專業知識的人才少之又少，無法滿足新時期企業人事檔案管理的需求。

三、解決新時期企業人事檔案管理問題的對策

（一）創新人事檔案管理理念

基于新時期背景下，以往以保密為主的管理方法已不能滿足企業人事檔案管理的需求。為此，人事檔案管理者需要積極轉變管理理念，樹立新興的服務意識，增強檔案管理工作的實效性，從單一的收集歸檔變成主動開放的應用檔案的理念。在人事檔案管理中，需嚴格遵守以人為本的原則，充分發揮檔案管理者的積極性，轉變以往的檔案管理模式，讓人事檔案管理同企業人事工作同步，創造新的工作局面。

（二）轉變滯后的管理方法

目前，企業人事檔案管理工作方法相對滯后，嚴重阻礙人事檔案管理工作效用發揮，為此需不斷創新管理模式，促使人事檔案管理工作朝著現代化方向發展。如添加新興的打印設備與計算機設備增強人事檔案信息化建設，構建高效且系統的管理系統，讓人事檔案資料可以得到及時存檔，能夠利用系統及時輸進輸出。此外，需提高人事檔案管理的層次性，從手工管理過渡到智能化管理，重視工作人員對人事檔案現代化管理手段的掌握，切實加強管理的實效性。

（三）提高信息化管理的安全性

若想確保企業人事檔案信息化管理整體安全，需做好下述三項工作。第一，需構建健全的人事檔案管理法規，對人事檔案的安全標準與管理機制進行嚴格規范，不斷優化信息安全保證體系。第二，企業需加大人事檔案管理者培訓力度，從思想意識上加強人事檔案管理者的安全意識。第三，需加強人事檔案管理的規范性，制定健全的管理規則與標準，并積極優化人事檔案信息化管理系統，做好定期維護與更新工作。

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一、公文制發是推進檔案管理工作規范化、標準化的基礎性前提

公文是檔案的前身，檔案由公文轉化而來。公文制發的質量，影響和決定著檔案管理工作規范化、標準化的進程。因此，在公文制發中必須要打好規范化、標準化工作基礎，以提高檔案管理的整體質量，為檔案管理工作實行規范化、標準化做好前期工作。首先，公文在用紙規格上要統一、規范、標準，符合國家的有關規定。排版形式為橫寫橫排，左側裝訂。二要，注意檢查制發公文是否履行了簽發手續，是否符合審批權限，公文標題、主送單位和抄送單位是否準確，落款與公文是否一致，有無日期等。三是，公文字跡要清晰。不論是草擬公文，繕印公文，還是做出的各種記錄、報表、簽字、批注等，都不應使用容易褪色的筆種、墨水和紙張，以保證字跡鮮明、清晰，有利于日后長久保管利用。四是，使用文種要合理，擬制格式要規范，行文不要濫用簡稱和使用不規范的字，以利于日后規范化、標準化、現代化工作打下堅實的基礎。

二、實施“以我為主”的立卷歸檔原則是推進檔案工作規范化、標準化的關鍵環節

相近公文的重復與立卷組合的無序是阻礙檔案工作實現規范化、標準化的最大問題。檔案工作規范化、標準化的根本目標，就是要實現檔案保管利用價值的最大化、案卷完整化和檢索利用便捷化。而“以我為主”的立卷歸檔原則是解決問題、實現目標的關鍵性工作。“以我為主”的立卷歸檔原則，即將歸檔的文件要以本單位形成的文件為主的原則，不僅是在我國文書立卷歸檔工作實踐中形成并堅持下來的一條原則，而且還是推進檔案工作規范化、標準化，乃至現代化的一個重要原則。它要求我們在實際工作中，在嚴格執行國務院辦公廳《不歸檔文件銷毀辦法》的基礎上，要注意解決好三個問題：一是，要準確把握文件立卷歸檔的時效性，完成現行文件階段任務的，才能予以立卷或歸檔，而沒有完成的，則不能立卷或歸檔，否則，將會給檔案管理造成無序和混亂。二是，明確立卷歸檔的重點和進行合理的立卷分工。確立立卷歸檔的重點，要區分文件與資料，特別是要在內容、形式和作用等方面都具有很多相似之處的文件資料之別，具體問題具體分析，以減少檔案管理中的重復度和信息冗余度，提高檔案利用的效率和效果。三是，在堅持貫徹“以我為主”歸檔原則的前提下，要注意有效地維護全宗的完整性。在歸檔工作中既要掌握重點，分清主次，把住全宗的入口關，使不該歸檔文件不致混入，同時，又要注意防止應歸檔文件的散失。特別是在立卷中，要把同類并具有內在聯系的文件材料組在一個卷內，保持同一問題的完整性，反映同一問題的全部處理過程及來龍去脈，從而在提高檔案利用價值的同時，使立卷歸檔后所形成的檔案既完整，又不龐雜，為檔案的規范化、標準化管理奠定堅實的工作基礎。

三、提高案卷質量是推進檔案工作規范化、標準化的可靠保證