高級檔案管理范文

導語：如何才能寫好一篇高級檔案管理，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公文云整理的十篇范文，供你借鑒。

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[關鍵詞]高級中學；課題；檔案管理

前言

高級中學科研課題的檔案管理是學校科研課題研究的重要組成部分，也是一所學校對檔案工作重視與否的一個重要考查指標。它如實詳細地記載了學校內科研課題開展的全部過程，包括從課題的構思策劃、立項申報、過程研究到最后的結題工作。它不僅是課題成果的佐證材料和課題驗收時的重要依據，并且更是能否順利開展科研工作的有力保證，同時也是課題研究的基礎和依據，是實踐升華為理論的中介。課題材料的客觀、真實、可靠程度直接關系到課題研究的結論和成果的質量，是課題能否順利完成的重要因素和保證。因此，課題檔案的建立和管理就突顯得尤為重要。

1.加強與課題組的溝通聯系、注重檔案資料的收集與整理工作

1.1專人協助、專題負責

高級中學的學科較多，各課題組所研究的內容也非常豐富，如何加強與各課題組的溝通聯系，及時有效地將課題資料進行收集與整理是我們要認真考慮的問題。我們在實際的操作中建立了一套完整的管理制度，從課題開始的策化、立項到實際研究和結題都有專人進行跟蹤和協助，每一個課題都指定到專題專人負責，課題組的研究日程安排都要做到“心中要有數，文字、音像有記錄”，在整個課題研究過程中，及時地把各種材料和信息收錄在檔，這樣就避免了課題材料的遺漏、缺失和空洞。

1.2注重材料收集的真實性是全面性。

在學校課題研究的過程中，課題資料的占有量及資料的客觀性和真實性決定了課題研究成果的最終質量。所以全面收集整理和保存課題研究資料，是課題檔案管理的中心工作。

課題的研究資料一般包括事實資料、歷史資料和文獻資料。

課題的大量事實資料是通過在實際研究過程中逐漸積累起來的，是課題研究過程中的第一手材料，也是課題檔案的主題部分。如：教案、個案調查、觀察記錄、研究課實錄、學生心理測評資料、調查問卷、訪談記錄、考察資料，各種統計數據等都屬于事實資料。另外，如果對學生或被調查者進行了問卷調查，就需要對問卷進行認真系統的統計和分析，形成文字材料留檔保存。在課題研究的過程中還會出現一些影像和圖片、聲音資料，我們統稱為“多媒體資料”，這些資料的收集與保管也要做到及時和妥善。無論是什么資料，這里需要著重強調的是：收集事實資料必須做到原始、全面、完整和真實。而文獻資料則是課題研究的理論依據，它重點收集與課題研究相關的理論資料，比如：教育行政部門的文件、教育教學理論專著、報刊文章和會議資料等。文獻資料可以是原件，摘錄，節選，網絡下載、裁剪或文獻索引等。歷史資料則是指曾經在國內外教育史上發生過的與課題研究相關的材料，如對同類問題的觀點、認識、經驗、做法、教訓等。

我們要對收集到的資料，進行認真整理，在大量的原始資料中篩選出真實、典型、有用的資料，為課題研究得出科學結論打下良好基礎。

2.要細化課題檔案建立的范圍與類型

2.1細化課題研究的建檔范圍

對課題研究建檔的細化可以提高課題檔案管理的質量，加強和促進課題組對課題的研究工作。細化后的課題檔案應至少包括以下六個方面：

①立項選題階段（表1）、②實踐研究階段（表2）、③反思提高階段（表3）、④總結鑒定階段（表4）、⑤成果推廣階段（表5）⑥成果獲獎材料（表6）。

2.2細化課題的建檔類型

高中課題研究是屬于教育科研的一部分，課題檔案的建立具有其自身的特點，應該形成獨立的檔案體系，我校的基本做法是：

①獨立建檔，實施“一題一檔”制。學科的不同決定了課題研究的范圍和特點不同，而學校課題的建檔應與學校其它教育教學工作檔案區分開，實行獨立建檔，這是構建完整的教育課題檔案體系的基礎。

②分期建檔，體現課題研究軌跡。我們根據課題研究的不同階段，采用分期建檔的形式，分別建立前期、中期、后期檔案，便于通過課題檔案能更好地呈現出課題研究的整個軌跡。

前期檔案就是課題研究的準備階段所形成的各種檔案材料，主要包括：課題申報立項材料、開題論證材料、課題實施方案等。中期檔案是在課題研究的過程中所形成的檔案材料，它是課題研究過程中的真實材料，也是課題檔案的核心部分，主要包括：實驗記錄、實驗數據資料、教案、教學計劃、撰寫的論文、課堂實錄、中期報告等階段性成果等。后期檔案是課題研究結題驗收階段形成的檔案材料，主要包括：課題研究的總結、結題驗收材料、成果鑒定及推廣等。

③分卷建檔，形成檔案系列。在課題檔案的管理上，為了使檔案更加條理化、系統化，便于查閱和研究，我們將課題檔案應分主卷和副卷進行存檔保管。主卷是課題研究過程中的主要文件和階段性反思及總結材料，是永久保存的課題檔案。其中包括前期資料、中期資料和后期資料。副卷是課題研究過程中的形成的全部實驗資料，是形成主卷中結論、文件的原始依據，是主卷的佐證材料。如：作業、會議記錄、調查問卷、訪談紀實、備課筆記、實驗課錄像、學生試卷、考查記錄、文獻論文等等。

3.加強課題檔案管理工作、提高檔案對課題研究的促進作用

3.1課題檔案由課題負責人建立，應有專人負責收集、整理和保管

定期進行檢查，確保材料完整、準確、系統，凡歸檔的文字材料，要求格式統一，工整清晰、規范，便于保存和查閱，所有材料必須有紙質材料和電子文檔。歸檔工作要及時，一般一個階段結束后就要進行歸檔，待課題研究全部結束時，再一并綜合調整，把全部課題資料完整無缺地歸檔保管好。

3.2挖掘課題檔案潛能，提升課題檔案價值

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［關鍵詞］ 高職院校； 學籍檔案管理

近年來，隨著我國職業教育的大力發展，高職院校擔負著培養社會主義經濟建設急需的技能型、應用型、實操型的高級專門人才的任務。要實現這一任務，必須加強和完善學生學籍管理工作，因為學生學籍管理工作在穩定教學秩序、提高教學效果、優化育人環境、保證辦學目標的實現等方面有著十分重要的意義。本文認為，為加強高職院校學籍檔案管理，可采取以下有效措施：

1. 提高重視程度， 健全規章制度

在競爭日益激烈的今天，各個企業、各個部門的競爭， 更是各類專業人才之間的競爭， 而在激烈的人才競爭中， 高職院校學籍檔案發揮著重要的價值與作用， 直接關系到畢業生的就業與前途。高職院校領導、各職能部門以及學生本人， 都應提高對學籍檔案的重視和認識， 自覺收集、更新、完善學籍檔案。高職院校構成比較復雜，學籍檔案種類多、形式多樣，涉及的系、部、實訓中心特別多，學生成分復雜， 時間跨度大，給收集整理、立卷歸檔、檔案轉遞和管理利用等環節帶來一定的難度，因此校領導要切實加強對學籍檔案的建立和管理的督導工作， 在人、財、物配備上給予支持， 挑選有責任心的專職或兼職人員擔任學籍管理工作， 改善辦公、管理環境， 加強關于學籍檔案工作的宣傳， 為高職院校學籍檔案管理規范化、科學化、現代化提供有力的保證?？茖W化、正規化管理學籍檔案的前提是建立和健全各項規章制度。依據《普通高等學校檔案管理辦法》以及遵循各高職院校學籍檔案形成的規律， 制定、完善學籍檔案從產生、收集、保管、歸檔到查詢、借閱、利用以及安全保密等一系列的規章制度， 規定專職和兼職檔案人員的工作職責和任務。如制定 “學籍管理規定”、“學籍收集整理制度”、 “學籍管理人員崗位職責”等， 使學籍檔案管理做到有章可循， 有據可依， 照章辦事。

2. 搞好學籍檔案的開發利用，做好檔案信息的社會化服務

隨著計算機技術和網絡技術的發展，學籍檔案管理也逐漸實現信息化。以往以保密和單純保管為主的管理方式已逐漸不能適應社會的需要。高職院校學籍檔案管理工作必須跟上時代步伐，改革不適應現代化管理要求的方法，將計算機技術引入學籍檔案管理工作中。高職院?？梢越⑾冗M的教學管理系統，集排課、選課、學籍等教學管理工作于一體，通過計算機網絡信息系統，建立一個學籍管理平臺，將新生錄取名冊、學生學籍、畢業生登記表、畢業證書編號等，由教務部門的總網站下轄各系的分網點，隨時檢索所需的學籍檔案材料，從而實現資源共享，提高工作效率，使學生學籍檔案管理走向科學化、規范化。

3. 加強檔案管理隊伍建設，提高學籍檔案管理人員的素質

加強檔案管理隊伍建設，提高檔案管理人員素質，是學籍檔案管理科學化、現代化的關鍵所在。高職院校必須采取切實措施，重視學籍檔案管理人員的崗位培訓和專題培訓，不斷提高他們的管理水平和業務素質。首先，在思想政治方面，檔案人員要努力學習黨的路線、方針、政策，樹立正確的人生觀和世界觀，熱愛檔案事業，愛崗敬業，認真學習檔案法律法規，維護學籍檔案的真實面貌；其次，在業務方面，學籍檔案管理人員不僅要熟悉掌握學籍檔案管理方面的政策和規定，還要努力學習檔案管理方面的專業知識和技能，熟練使用計算機等現代化管理設備，與時俱進，優化知識結構，在理論上和實踐上成為學籍檔案管理方面的行家里手；另外，還要保持學籍檔案人員隊伍的相對穩定，關心和激勵學籍檔案管理人員，使其安心本職工作，增強事業心和責任感。學校要努力創造條件，充分調動學籍檔案管理人員的工作積極性、主動性和創造性，促進高職院校學籍檔案管理工作逐步走向規范化、科學化和現代化。

總之，高職院校學籍檔案管理工作是一項涉及學生個人、高校、社會機構等多方面利益的服務工作，學生就業、提干、晉級、考評、學歷認證等都離不開學籍檔案，只有充分運用科學的管理方法、現代的管理技術、合理的管理手段，健全和完善學籍檔案的管理，加強學籍檔案信息資源的開發和利用，才能使高職院校學籍檔案的管理工作適應學校教學發展和社會發展的需要。

主要參考文獻

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［2］ 黃錦旺． 談談高校學籍檔案管理存在的問題及對策［J］． 廣西大學學報：哲學社會科學版，2008（z2）．

［3］ 陶改蘭． 淺談技工學校學籍檔案管理［J］． 數字與縮微影像，2008（1）．

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關鍵詞 高職院校；學籍檔案；管理創新俗話說，教育使國家發展的根本，是民族進步的源泉。近年來，隨著社會各方面的發展進步，我國對教育事業的工作重視程度越來越高，尤其是對于擔負著我國技能型、應用型等具有專業操作技能的高級人才的培養的高職院校的建設工作，國家投入了極大的關注。學生的學籍管理工作是教學秩序穩定進行的有效保障，對于確保辦學目標的實現、優化高職教學環境，以及提高教學質量等方面都具有非常積極的影響意義。

一、高職院校學生學籍檔案在學校管理中的作用

學籍檔案是由學生在校學習、實習、參加社會實踐、畢業等方面的動態構成的，全面記錄了學生在學習期間的德、智、體、美、勞等方面的實際情況。它是學校對學生活動情況的掌握途徑，同時也是學校為實現合格人才培養目標，對學生進行規范化管理的主要依據。學籍檔案作為學校管理的重要組成部分，對高職院校提高管理水平和管理質量，加強完善學籍管理工作有至關重要的作用。另外學籍檔案還是社會用人單位對學生的能力、性格、優缺點等進行全面評價的重要依據。完備的學籍檔案對高職院校的畢業生就業服務有很好的輔助作用。

二、現階段高職院校學生學籍檔案管理中存在的問題

縱觀各大高職院校中的學籍檔案管理工作，都還是處于很不完善的狀態，在管理中也有非常多的漏洞和缺陷，究其原因主要表現為以下幾個方面。

首先，高職院校的領導階層對學生的學籍檔案管理工作不夠重視。學生的學籍檔案在管理中和使用的時候具有潛在性和滯后性，再加上對它的投入往往不能夠達到立竿見影的效果，因此很容易被管理者忽視。

其次，高職院校學籍檔案管理工作人員的管理觀念落后，專業素質較低。目前高職院校學籍檔案管理還沒有形成一個統一的、詳細的規章制度，也沒有統一的標準，每個院校基本上還是沿用老模式，老方法進行學籍檔案的管理。另外，管理的不嚴格導致工作的隨意性比較大，檔案的保管保密性、信息利用和歸檔整理等工作都很不規范。隨著現代網絡信息技術的不斷發展，檔案管理也逐漸向網絡化發展，但是大多數檔案管理人員都沒有受過專業的培訓，對網絡管理手段不熟悉，這些因素都對高職院校的學生檔案管理工作帶來了不便。

再次，學籍檔案管理人員的隊伍不穩定。大多數高職院校由于對學籍檔案管理員的培訓和管理不重視，往往會導致管理人員的頻繁調動，再加上在管理的過程中又缺乏相應的規范制度，缺乏統一的標準，管理職責不清不楚，甚至還有一些部門只按照適合自己的方式進行學籍檔案管理，使學籍檔案管理出現脫節的現象。這些現象最終使學籍檔案的完整性、準確性和可利用性都受到了極大的影響。

最后，學籍檔案的開發利用還不夠充分。

三、高職院校學生學籍檔案管理模式進行創新的一些可行性措施

1.加強完善學籍檔案管理制度的完善，對學籍檔案進行規范化管理

高職院校學籍檔案管理是一項復雜且系統的工作，各大院校要采取科學、合理的措施完善學籍檔案管理有關的各項規章制度，實現管理的規范化和科學化。使學籍檔案管理能夠有章可循、有法可依。另外學籍檔案管理制度還要與高職院校的實際情況有效的結合起來，改革以教務部門管理為主的管理模式，使其實現以各個教學系為主實行管理過程。

2.加強宣傳力度，從學生、學校、管理人員等全方面加強學籍檔案管理意識

學籍檔案是學生在校學習情況的真實反映，同時也是教學水平的真實體現，對學校教學工作中有非常重要的作用。高職院校的領導要高度重視學籍檔案管理工作，有效的利用學籍檔案對學校的管理狀況進行分析和改善。同時還要加強對學生有關學籍檔案的重要性教育，使他們在進行檔案填寫的時候能夠更加的慎重、認真，保障學籍檔案的真實性和完整性。

3.加強檔案管理隊伍的建設工作，提高管理人員的專業素質

學籍檔案管理工作不僅是一項具有技術性特點的工作，同時也是一項服務性的工作，是學校對學生切身利益進行保護的體現。檔案管理隊伍在學生的檔案管理中起到關鍵作用。高職院校要通過對檔案管理人員進行宣傳和教育，使他們能夠充分認識到檔案管理工作的重要意義，樹立良好的管理意識，在學籍資料的整理中能夠認真、及時的對資料進行收集、歸檔和保管等工作，以確保學生學籍檔案的準確性和完整性。另外，還要對他們進行計算機技術的培訓，使他們能夠熟練的操作電子信息系統，對學生的學籍檔案進行更好的管理。

4.采用電子信息技術進行學籍檔案的管理

高職院校在進行管理模式創新的時候尤其要注重將電子信息技術應用到學籍檔案管理工作中，采用先進的軟件管理系統，通過計算機網絡建立學籍檔案管理平臺，并且通過教務管理等部門對學籍檔案的查詢和記錄進行授權，從而能夠實現檔案資源的共享、保密和一定程度的開放性，增強學籍檔案的利用率。學籍檔案從形成到使用要經過很多個環節的處理，我們要在檔案的登記和管理工作中對檔案備份、密碼設置、身份驗證等方面進行有效的設置，以保證檔案的真實性和原始性。

四、結語

總的來說，高職院校的學生學籍檔案管理是一項需要得到高度重視的工作，隨著社會的發展，電子信息技術滲透到各個領域，學生的檔案管理也不能例外。另外，高職院校還要加強對學校領導、學生以及檔案管理人員的教育工作，加強對檔案管理重要性的認識，不僅能夠有效的促進學校管理水平的提高，還對學生未來的就業提供了良好的保障。

參考文獻：

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關鍵詞：高職院校 檔案管理 檔案教學 課程教學

高職院校以培養技術性人才為主要目標，擔負著培養面向生產、建設、服務、管理第一線需要的高技能、應用型專門人才的使命。檔案管理是一門實踐性、應用性較強的課程，旨在培養學生的檔案管理能力，為檔案用戶提供有效服務。但是從目前的實際來看，高職院校檔案管理課程的教學效果不甚理想，本文對其中的原因進行深入剖析，并就其改進方向提出了建議。

一、當前高職院校檔案管理課程教學存在的問題

1.教學目的偏離，無法實現學生的培養目標。雖然按照教學大綱的安排，將檔案管理課程的教學目標定位為“促使學生熟悉、掌握檔案管理基本理論，并提升其勝任檔案管理工作的能力”，但實際教學工作的開展卻多是為了完成教學任務而進行教學，忽略了對學生實踐能力的培養。

2.教學方法單一，無法調動學生的學習興趣。當前，高職院校檔案管理課程的教學主要依靠理論教學，即純粹的課堂講授，這是一種“填鴨”式的教學方法。根據心理學的研究，乏味的事務會導致厭煩感，長久累積下去，會造成學生的心理疲勞，甚至激生惡劣情緒，不僅會降低學生的學習效率，還會導致對此門課程的強烈抵觸感。

3.教學條件落后，無法培養學生的動手能力。檔案管理課程的實踐性較強，如果沒有實際的操作經驗，當畢業生走上工作崗位初次面對成堆需要整理的文件時，會備感茫然，無從下手。

4.師資素質欠缺，無法滿足學校的教學要求。當前，從事檔案管理教學工作的教師主要有兩個來源：一是高校檔案專業畢業生，二是從事檔案管理工作的人員。前者一般經歷過碩士或者博士研究生階段的系統學習，已經全面掌握了檔案學專業課程知識，理論基礎較為扎實，卻缺少檔案管理的實踐能力；與之相反，從事檔案管理的工作人員，少有檔案專業出身的，他們較少接受過系統的檔案知識學習，雖然具有豐富的實踐經驗，但是又缺少對檔案基本理論知識進行系統闡述的能力。因此，這兩種人員均無法滿足教學的需要。

5.考核方式死板，無法形成學生的檔案知識。目前，檔案管理課程考核方式多為書面的閉卷方式，題目80%為書本上的知識點，在這種情況下，學生只要將檔案理論熟背于心即可。這種考核方式使得學生從心理上卸下了心防，大大放松了對本門課程的重視，從而導致整門課程結束，學生的檔案知識并沒有明顯提升的不良后果。

二、高職院校檔案管理課程教學改進的方向

1.理順教學目標，把握人才培養方向。高職院校培養的不是理論研究型的人才，檔案管理課程的教學目標在于使學生除了掌握必要的檔案理論基礎知識，應該更注重檔案知識的實際應用。因此，在教學過程中，一定要牢牢把握這一主線，著眼于學生未來的發展，在使學生掌握檔案管理基礎理論知識的同時，側重加強學生職業技能的訓練，力爭合格地培養出“厚基礎、寬口徑、高素質、強能力”的創造性人才。

2.改變教學方法，增強學生檔案素養。改變傳統教師“重教”的課堂教學觀念，轉移到學生“重學”的軌道上來，按照“理論――參觀――模擬――實踐”的“四步教學法”，逐步加深學生對檔案知識的吸收與消化能力，才能加強人才培養的效果。

第一步，課堂教學法?；A知識的講授是前提，這是學生了解檔案知識的入門課。教師應該深入淺出地為學生講解什么是檔案、檔案的發展史、檔案的類型、檔案的整理原則等內容，輔以身邊的真實案例，將扎實的理論寓教于樂，變成學生樂于接受且感覺趣味無窮的新知識。

第二步，參觀教學法。任何一所高校都有自己的檔案室（館），為了加強學生對檔案的直觀性認識，教學系部或任課教師可以與學校檔案室（館）聯系，在條件允許的范圍內，將學生引領到檔案（室）館進行實地參觀，使學生根據所學理論知識，對應了解什么是檔案，什么是檔案盒、檔案柜、保密柜、消毒柜、溫濕度計，讓學生觀看檔案借閱登記表、移交登記表、館藏統計表等直觀性較強的實體。這樣，經過“眼見為實”，學生自然加深了對檔案與檔案工作的了解，對于檔案知識的消化吸收具有較強的促進作用。

第三步，模擬教學法。僅有參觀的經驗遠遠不夠，因為無法滿足學生動手的需求。鑒于此，模擬教學法顯得極為重要。可選擇檔案管理的某些工作環節，如檔案的查找過程，事先準備一些文件材料，借助學校的計算機機房，讓學生現場模擬根據規定的著錄條目對這些檔案進行著錄，然后根據多種檢索途徑演練查找檔案的方法。學生有了切身體會，不僅深化了對檔案基礎知識的了解，而且初步具備了整理檔案的能力。

第四步，實踐教學法。在學生經過模擬階段的操作后，可通過對其工作質量進行評判，針對其不合格的地方進行修正，使學生真正掌握檔案管理的扎實本領。此時，要讓其真正走上檔案管理工作的舞臺，在權限允許范圍內，從檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計到檔案的提供利用，全程參與檔案室（館）的工作，為其以后走上工作崗位奠定扎實的實踐基礎。

3.改善教學條件，強化課程教學效果。高職院校要為檔案實訓實踐環節的開展搭建良好的平臺，如建立檔案實訓室，購置必要的物品如打孔裝訂機、裝訂錐子，制作修裱檔案漿糊所用的面粉等等，供學生模擬操作使用；安排學校機房讓學生練習檔案的計算機化管理；協調學校檔案室（館）安排學生參觀學習；通過校企合作建立校外實訓基地，為學生創造頂崗實習的機會等等。

4.注重師資配備，提升教師專業水平。高職院校要注重檔案管理課程教師的引進和培養工作。檔案管理是一門專業性極強的課程，必須對任課教師的專業能力與綜合素質進行考量。對于新引進的教師，應要求是檔案專業出身，且最好親自參加過檔案管理工作的人員。這些人員具有扎實的理論功底，并具有一定的業務經驗和動手能力，能夠在教學過程中把抽象的理論知識與實際銜接起來并傳遞給學生。同時，要實施繼續教育制度，不定期地邀請檔案理論水平較高的校外專家或檔案工作能力較強的高級人員來校對教師在教學、實踐等方面給予針對性的指導與培訓，并形成長效機制，不斷提升教師的專業水平。

5.調整考核方式，實現預期教學目標。要改變以往僵硬的理論知識閉卷考試方式，采取“理論+實踐”的靈活考查方法，既注重對學生基本理論知識掌握水平的考核，也要對其實際的動手能力進行現場測試。最可行的辦法是在實際操作的過程中進行結構化提問，對操作中所涉及的知識點進行多面考核，這樣就可以將理論與實踐融會貫通，達到理實一體化的效果，最終實現預期的教學目標。

綜上所述，為滿足社會對檔案管理人才的要求，高職院校檔案管理課程的教學改革已經勢在必行。這是一個逐步探索的過程，需要不斷的創新，高職院校應引起足夠重視，銳意進取， 突破傳統理念與方法的束縛，以期實現檔案管理課程的深入發展。

參考文獻

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[3]許立鶯 基于職業能力培養的檔案管理課程改革探討.長春教育學院學報，2010，（12），第26卷，第6期，135―136頁。

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1．1獨立成套

學校發展過程中的基建檔案應當單獨整理立卷，而且各個基建項目的檔案資料也應該是獨立的?；n案的整理對象是單位工程，應當包含工程各個階段的依據性文件，具體包括準備、設計、施工以及竣工等各階段，是一套完整的檔案卷宗。

1．2來源廣泛

高效基建檔案的來源廣泛主要是因為基建工程項目規模較大，且設計專業因素較多。工程項目的整個過程包括從工程項目籌劃到竣工驗收等各個階段，檔案材料來源涉及到各項工作的參與，包括設計部門論證、政府部門審批、材料設備單位供貨、施工單位施工以及監理單位質檢等。

1．3實用性

作為高效基礎工程設施建設中最為原始的信息，基建檔案所承載的是大量關于各種基礎設施建設的真實性信息，因此具有很強的實用性，在學校的擴建、解決土地糾紛、新建以及維修等工作中意義重大。

2高?；n案管理工作的問題

2．1缺乏檔案管理意識和規范的歸檔方法

由于高校基建部門以及相關領導缺乏對高?；ü芾砉ぷ鞯恼J識和重視，因此在很多高?；n案部門往往存在著“重建設、輕歸檔”的問題。高?；n案管理部門往往缺少專業的管理人員，很多管理人員在基建檔案管理工作中往往存在不負責任等情況，造成許多基建檔案資料不知去向。除此之外，許多高校在基建檔案管理工作中，經常會出現圖文不符、文檔缺失，還有材料缺失導致文檔無法正確分類和歸檔的問題，這些問題嚴重影響了檔案管理工作的正常開展。

2．2檔案管理缺乏準確性和完整性

高?；椖繌淖畛醯娇⒐ど婕暗降念I域較廣泛、資料來源也比較復雜，而且工程周期也較長，不僅需要從高校內部獲得基建檔案的內容，往往與政府部門也有較深的聯系。高校基建部門不主動對基本建設資料信息進行收集和歸檔，會丟失許多工程建設過程中形成的重要信息資料。在工程建設期間，由于相關檔案管理人員缺乏一定的檔案管理知識、較強的責任心以及專業的知識，往往會分不清一般資料和重要資料，造成對資料的盲目管理，使得資料的真實性和準確性有所缺失。

2．3缺乏科學的檔案管理技術

高?；n案管理的日常工作普遍存在被動、單一的特點，管理人員往往對基建檔案進行按部就班地保管、歸檔和查閱，缺乏一定的熱情和積極性，管理工作效率也不高。由于很多高校都將資金重點投放在教學設備和師資力量，而忽略了對高?；n案管理工作的投入，因此，當前高校基建檔案管理采用的是較為落后的管理方式，如人工翻閱模式，對現代化信息搜索、查詢工具的應用還不夠充分，直接導致耗時耗力、效率低的后果。

3強化新形勢下高校基建檔案管理工作的有效措施

3．1完善基建檔案管理制度

確保高?；n案管理規范化、標準化發展，就需要將檔案管理工作納入日常管理中，由此可見，做好基建檔案管理工作的關鍵就是完善各種規章制度。實際操作過程中，由于基建檔案形成周期較長、專業性較強、涉及單位較多，因此應當及時指導和約束檔案管理工作的質量。承包單位在完成工程項目后，必須嚴格按照規范要求，同步進行基建檔案管理、工程建設、竣工驗收等工作。檔案部門應當注重與基建部門的溝通和交流，明確基建檔案管理中的職責，確保重要技術資料歸位，如項目施工、安裝以及竣工等技術。

3．2實施規范化、同步化

對基建檔案進行管理的過程中，應當認真實施同步化和規范化，保證歸檔文件材料的準確性和真實性滿足歸檔質量要求。具體需要注意的情況如下:需要長期保存的文件應當用耐久性較強的材料進行書寫;保證竣工圖紙編制的規范性和竣工材料的齊全性，重新繪制污染、磨損嚴重的竣工圖;遵循工程文件的自然形成規律，根據文件之間的聯系合理排列卷內文件。為確?；n案材料的標準化與規范化，應及時掌握管理工作開展過程中的各準確文件資料。

3．3提升現代化、科學化管理水平

實現檔案管理信息化的必要條件就是建設好基礎設施，具體包括:操作系統、數據庫管理系統、存儲設備、信息安全系統以及網絡設備等等。硬件設施建設是檔案管理信息化建設的基礎，信息化平臺必須憑借網絡、設備、計算機等硬件支持才能搭建成功。除了重視硬件設施，軟件管理上也不能懈怠，需要積極開辟檔案存儲的新途徑，做好檔案管理的網絡安全保衛工作。選擇硬件和軟件時，要想充分發揮檔案信息化管理的整體效率，就不能以僅僅滿足使用目標為標準，而要預留一定的升級空間即具備前瞻性。

3．4提升管理隊伍業務素質

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[關鍵詞]教學檔案管理；二級學院；規范化

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.14.119

[中圖分類號]G647 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2016）14-0-02

1 教學檔案概述

教學檔案是指二級學院本科教學科研以及學生管理過程中所自然形成的具有存在價值的文字、圖表等資料文檔。這些最原始的具有保存價值的文檔資料對學校甚至社會有一定的參考作用。檔案是隨著時間的推移，學院的發展，最終一點一滴累積得到的，真實地記錄了二級學院的發展軌跡。

2 教學檔案的作用

隨著本科院校管理體制的不斷改革，管理制度也不斷深化，高校二級學院辦學的自和管理權也隨之加大，相關教學管理工作的范圍也逐漸擴展。而教學檔案的收集管理及保存工作，作為學院管理工作的重要組成之一，應該得到相關學校管理人員的重視。

隨著學院管理范圍的不斷擴大，許多教學、行政相關文件及實施都由二級學院進行，原先的管理工作面臨著很大的挑戰和改變，二級學院的在檔案管理工作出現很多亟待解決的問題。自我國進入21世紀以來，高等院校的格局組成發生了很大變化，二級學院成為我國高等院校的重要組成部分。而檔案作為憑證和具有歷史參考價值的資料文檔，必須得到二級學院的高度重視。因為檔案是回顧總結和評估教學的重要依據，而且通過研究學習檔案能不斷提高教學水平。這就是檔案作為紙質資料的重要意義，要通過自身的優秀管理，嚴格按照檔案建立和完善原則，逐步形成一個二級學院中完整的檔案管理系統。并且還要引進現代化計算機工具，這樣才能真正做好高校二級學院的檔案的管理工作。

3 教學檔案管理的工作內容

3.1 學院的管理類文檔

管理類檔案有學院教學相關資料、學院的管理機制、學院設施管理、各類學院會議的文字記錄以及學院一些重大活動的資料，其中包括文字、影視等形式。

3.2 教學科研類檔案

教學科研類檔案作為學院教學工作的一個重要組成部分，包括教學中的成果與改革創新、研究課題申報立項的驗證資料以及科研成果取得的證書等關于科研類的檔案文檔。

3.3 教學日常運行的管理類檔案

主要包括教師的每日課程狀態、課程教案、教學計劃、教學事故等有關資料，同時也包括各個學科的專業建設材料、教學質量的管理材料、實踐教學材料等。

3.4 學生學籍、畢業考核、畢業設計類的文檔

其中存放有全部學生學籍及各類考試考核的原始試卷和成績單、畢業設計的資料，以及四年的獎勵和懲戒的材料。

4 教學檔案管理的規范化措施

4.1 設備管理人員要配備齊全

本科教學檔案資料庫的構建，本身就是一項日?；慕虒W管理工作，需要長期進行歸檔存檔。所以相關工作人員必須重視起來，由院長等相關領導帶頭監督管理，制定相關管理規則，成立獨立的機構管理工作，要做到任務分工明確，落實好每個管理人員的任務，責任到人，長久地定期檢查工作。

為了更好地管理二級學院本科的教學工作，加強學院教學檔案管理，建議學院必須成立專門檔案室，專門進行存檔歸檔等工作，并要依據相關檔案管理要求尋找合適的檔案室，滿足文檔對溫度、光線、濕度等的要求。因為檔案資料大多是紙質文字檔案資料，檔案室要防止日光直射，消除紫外線對檔案的傷害。不管外面的天氣怎樣，都要將檔案室的溫度保持在14℃～24℃，如果能提供相關的調節溫度濕度的設備，則要把溫度的變化控制在2℃之內，將濕度保持在45% RH～60% RH之間，濕度上下的變化幅度值不能超過5%。

4.2 建立并完善檔案管理的相關制度

檔案管理工作下放到二級學院后，相關工作便成了學院教職工教學工作必不可少的一部分內容，需得到相關領導的重視。二級學院自不斷擴大，相關管理體系和制度也要進行適應性的改變。

從目前情況來看，大多數二級學院并未在此問題上進行改善，仍然存在諸多相關問題，學院領導要引起重視，加快完善相關管理制度。具體的著力點應該在二級學院檔案的建立、工作人員的配備等方面。比如，在收集歸檔的工作上工作人員不負責，職責也不明確，教學檔案沒有進行及時整理，或者檔案不完整等，這些問題在高校二級學校的檔案管理工作中時有發生，降低了檔案管理工作的意義。

建立健全的檔案管理制度是檔案管理工作走向規范化的基礎。學院在擁有更多自的同時，應當抓住機遇面對挑戰，真正做好學院檔案管理工作，結合自身的實際情況和相關檔案管理的規則要求，制定一套符合自身發展的制度規則。在管理機構的組織、工作人員配置、存檔歸檔的資料范圍自等方面下功夫，讓工作更加有條理、有章可循，提高檔案管理工作的專業性、規范性。

4.3 嚴格把控檔案內容，明確教學檔案收集入檔的時間點

確定歸存內容，建立“本學科教學基本原始資料庫”目錄，這是建設本科教學基本資料庫的第一步。從各學院有第一屆本科生的學期開始，二級學院本科教學資料庫的資料收集工作也隨之開始。資料的保存時間是由資料本身的存在價值所決定的，要對各類文檔資料進行分類歸檔，劃分不同的保存時間。對于那些關于學院發展和建設的資料要長期保存，如重大事件或者優秀的畢業設計論文；對于學生考卷或者一般類畢業設計論文，保存4年即可；對于學生日常的實習、實驗等相關資料保存至學生畢業后兩年；其他類別文檔一般無特殊要求保存5年。

對于一些日常的教學資料文檔，一般在學期末進行歸檔整理，但要注意對一些跨學期的事件文檔要延緩歸檔。每年九月份開學季，學校都會對各學院本科的檔案庫進行檢查和評價。在學期中，學院也會根據管理規定對各學院的教學工作進行檢查，看其是否符合檔案資料的記載，同時也會對相關的檔案管理工作進行復查。因為學校對二級教學單位的年度考核很重要的依據便是本科教學基本的原始檔案庫的建設和維護情況。這樣做能促使檔案庫相關工作人員積極工作，避免檔案庫建設完善工作卻無人執行的現象。

5 結 語

教學檔案工作作為一個本科二級學院對教學管理和發展軌跡的真實記錄，是對高等學校教學水平和管理水平評價的重要指標和依據，也是高等學校檔案工作的重點所在。它能真實記錄整個教育過程，對高校的未來發展有很好的輔助作用，能為今后的教學工作提供借鑒。所以，要重視和發展高校二級學院教學檔案工作，嚴格執行檔案工作流程，及時建檔歸檔，構筑高校二級學院教學檔案的完整體系，并不斷引進高科技的管理方式，應用計算機相關快捷便利的管理系統，真正做好檔案管理工作。

主要參考文獻

[1]皺琦.高校二級院系教學檔案管理體系關鍵工作探析及對策[J].遼寧科技學院學報，2011（3）.

[2]熊躍萍，黃建平.高校二級教學檔案管理數字化網絡平臺的構建[J].浙江理工大學學報，2008（6）.

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管理的具體建議。【關鍵詞】檔案室；人事檔案；管理

現在機關事業單位的人事檔案由具有人事權利的單位自己管理，沒有采用現在社會上普遍使用的人事方式，實現對人事檔案的集中化、科學化、規范化的管理。但是這種老的人事檔案管理方式也有著它自己的優勢，對于人事的檔案，很多單位沒有掌控權，放在人才交流中心的人事檔案具有流動性，對于相對比較固定的機關事業單位，需要這種單位自主管理員工人事檔案的方式，這樣很多不必要的人員流動才能進一步被控制。

一、人事檔案管理存在的問題

（一）管理的方式相對落后。一些單位的人事檔案管理制度相對比較松散，沒有明確的專人管理，對于人事檔案一般職工可以輕松看到，甚至自己能拿到自己檔案。這就造成了很多管理方面的隱患，很多單位利用檔案的管理阻礙正常的人才流動。例如，明文規定允許事業單位人員參加的正常的公開招聘，很多時候就是由于原單位扣著其檔案不放，阻礙了優秀人才的正常流動，這就是一種管理理念存在落后思想所造成的。

（二）管理的手段相對單一。很多單位由于辦公條件的影響，造成了很多地方的人事檔案管理缺乏手段，沒有專門的人事檔案管理的場所，甚至沒有專門的密碼柜。嚴重影響了人事檔案的嚴肅性和保密性，由于辦公條件所限，很多單位人員的檔案甚至出現了丟失，很多管理人事檔案的人員不是專業人員，對人事檔案的管理缺乏手段和方法，造成很多不必要的錯誤和問題。很多單位的人事檔案沒有相對應的電子化管理，需要大量的人工操作完成每年一次的人事檔案的常規管理。

二、利用搬遷機會 進一步提升單位人事檔案管理

檔案室的搬遷是提高人事檔案管理的好機會，需要進一步提高管理的理念和思想。檔案室條件的改善有利于人事檔案的有序管理，有利于人事檔案調閱、增減的規范化，有利于避免因為人事檔案造成的管理糾紛，進一步維護了人事檔案管理工作的嚴肅性，保障了人事檔案的真實性、可靠性。

（一）進一步加大培訓力度，提高管理人員的業務水平。人事檔案管理具有很強的專業性，對管理人員的要求十分嚴格，不僅是業務能力方面，更是管理人員的政治性、黨性的體現，需要進一步加大對管理人才的政治思想教育，要求其以對黨、對單位高度負責的態度管理人事檔案，不能因為與誰的關系好，就私自給誰看檔案，甚至篡改檔案。政治立場在保持高度的堅定的基礎上，要進一步增加業務技能的學習，一個有著高度思想覺悟的人沒有專業的管理方法和手段，人事檔案還是會出現不必要問題的，加強系統內部的人事檔案管理的培訓，組織專業的教師開展培訓，進一步開展人事檔案互查活動，實現兄弟單位之間的取長補短。

（二）進一步加強規范化管理，促進人事檔案管理的有序進行。隨著檔案室的搬遷，管理條件的改善，可以進一步促進人事檔案管理相應規章制度的完善，原來沒有條件的，現在有條件了，可以實現有序管理了。因此，可以以此為機會，進一步規范人事檔案調閱增減等操作的流程，對于需求調閱人事檔案的，需要有專門的文件，需要調出檔案的，需要有調檔函。需要查閱相應檔案信息的，要有兩個人在場方可調閱，這些管理制度都可以借助檔案室條件的改善，進一步規范起來，從而實現人事檔案的有序管理。

（三）進一步拓展管理手段，實現電子管理的可能。檔案室的搬遷是一種硬件大環境的改善，由此可以進一步提出電子化人事檔案管理的可行性方案，實現管理手段的進一步拓展。因為很多單位人員眾多，各種身份人員檔案管理有著不同要求，人工管理人事檔案的難度很大，一旦將主要的人員檔案信息電子化，將有利于人事檔案的調取和查閱，大大降低了人員的工作量。

三、結語

由于各種原因，有歷史遺留的問題、有人員管理更替的問題等等，造成了一些機關事業單位的人事檔案管理出現很多問題，埋下了很多不必要的隱患。以檔案室的搬遷為機會，進一步提升人事檔案管理人員的政治敏感性、專業素養，不斷增加規范化操作流程，有效拓展電子檢索管理，將有利于單位科學、合理地管理人事檔案。

參考文獻：

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關鍵詞： 高等師范學校 學籍檔案 管理工作 服務意識 業務素質

一、引言

學籍檔案管理作為學校檔案管理的有機組成部分具有面臨學生數量大、學情復雜等特點，因此，學校主管部門對學籍檔案管理工作的重視和學籍檔案管理者對本職工作的熱忱是確保學籍檔案管理工作良性發展的前提條件，我從以下兩個方面談談對學校學籍檔案管理工作的看法。

二、加強學校對學籍檔案管理工作的領導

高等師范學校學生從入學進校到畢業離校是一個時間上的循環過程，體現了學生一個階段的發展歷程，如何準確無誤地記載和反映這個過程中學生在校求學期間德、智、體、美等方面的表現情況對于學籍檔案管理者而言是一項艱巨的任務，對于學校管理者而言更是一種挑戰。

1.宏觀上健全學籍檔案管理機制

由于傳統學校辦學體制的影響和學校對學籍檔案管理工作認識的模糊，學籍檔案管理工作中存在的頑疾始終沒有得到有效解決，諸如，學生信息搜集的滯后問題；學生信息采集的偏頗問題；學籍檔案管理改進措施的不明朗問題，等等。這些問題追根究底在一定程度上都與學校對學籍檔案管理工作的不力領導有著千絲萬縷的聯系，因此，加強學校對學籍檔案管理工作的領導是確保此項工作健康發展的基石。結合學校學籍檔案管理實踐，我認為我們應該做好以下幾個方面的工作。首先，完善領導小組。學校主管部門要體現學籍檔案管理工作職能，建立學校學籍檔案管理工作領導小組，把學校對學籍檔案管理工作納入學校常規工作中，體現學校對學籍檔案管理工作領導的常態化和機制化；其次，明確工作要求。學校主管部門要明晰對學籍檔案管理者的職責要求，通過制定完備的規章制度有效規范學籍檔案管理者工作行為，只有在學校強有力的領導下，在學校嚴密制度的保證下，才能防止任何可能的人為因素或可控的外力因素給學籍檔案管理工作造成的消極影響，真正杜絕學校學籍檔案管理工作中經常出現的問題。學籍檔案客觀反映了學生從入學注冊起一系列在校的動態發展過程，具有時間上的連續性、政策上的強效性，它對規范學校辦學、改進學校育人途徑都是一個重要的參考因素，學校對學籍檔案管理工作的堅強領導將有助于保證學校學籍檔案的完整性和系統性，從而發揮學籍檔案在學校教育教學發展中應有的價值。因此，我們要善于把學籍檔案管理工作納入學校整體工作中，通過全盤權衡、周密計劃，實現學校對學籍檔案管理工作的有效領導。

2.微觀上明確學籍檔案管理事項

學校對學生信息的收集、整理和保存始終處于不間斷狀態中，因此，學校學籍檔案反映著一個動態的發展過程，它形成并發展于學校教育教學活動中，它是對學生參與課程教學過程、接受學校教育、參與學校活動的最本真的記載，學校對學籍檔案管理工作重視的意義和價值不言而喻。因此，一方面，學校要體現學籍檔案管理工作以人為本的思想。另一方面，學校要明確學籍檔案管理工作事項，確保學校對學籍檔案管理工作的考量有章可循。根據學校學籍檔案管理工作的特點，并結合學籍檔案管理工作的實踐，我們認為學校對學籍檔案管理工作應明確如下幾點。首先，真實可靠。真實可靠是學校學籍檔案管理工作的出發點和落腳點，也是學?？己藢W籍檔案管理工作的第一要素，因此，我們必須確保學籍檔案如實客觀地反映學生在校各方面的表現，包括真實記載學生在校的學習狀況、思想動態、行為規范等方面的情況，對于任何需要變更的信息都要嚴格按照學校學籍檔案管理規范和檔案管理工作的要求進行修正，確保數據和信息的絕對可靠，杜絕任何弄虛作假行為，對于似是而非、模糊不清的材料要依照工作要求仔細核實，直至確定方可入檔；其次，完整及時。一個完整的學籍檔案無論是對于學校檔案工作的可持續發展，還是對學生對求學經歷的回憶、對將來用人單位對當事者的客觀評判都有著舉足輕重的意義，因此，我們要對學生在校學習的各種信息做完整的記載，細化檔案項目，以形成項目齊全、內容完整的學籍檔案，確保達到事無巨細都有記載、學習情況有據可查的目的，體現學校學籍檔案的完整性，并按學籍檔案管理工作要求對相關材料做到及時收集和保存。

三、重視學校對學籍檔案管理隊伍的建設

一支業務素質過硬、服務意識強烈的學籍檔案管理隊伍是做好學校學籍檔案管理工作的保證，因此，學籍檔案管理者要在充分認識學籍檔案管理工作作用、價值和意義基礎上，體現與時俱進的思想，要把主動有為、優質服務的精神貫穿于日常工作之中。

1.客觀上提升檔案管理者業務素質

學校學籍檔案管理者是學籍檔案管理工作的核心，他們業務素質的高低直接決定著學校學籍檔案管理工作的成敗，因此，提高學籍檔案管理者的業務素質對于學校學籍檔案管理工作的可持續發展有著不容置疑的作用。新時期下，學校學籍檔案管理者要從以下三方面著手完善自己的業務素質：首先，提高工作認識。學校學籍檔案管理者是學籍檔案管理第一責任人，承擔著學籍檔案使用的校內與校外雙重責任，所從事的是一項政策性極強的工作，學籍檔案管理者必須體現高度責任感，要充分認識學籍檔案管理過程中任何瑕疵問題，諸如材料的遺失問題、材料的受損問題、材料收回不力的問題等都會在學籍檔案管理工作中造成無法挽回的損失；其次，夯實自身內功。學籍檔案管理工作是一項專業性要求極高的工作，檔案管理者必須具備相對完善的專業知識結構，要通過不斷夯實自己專業技能，提高學籍檔案管理水平，只有這樣才能在工作中做到游刃有余；最后，跟緊時代步伐。隨著計算機網絡的日益發展，現代辦公設備逐漸取代傳統辦公行為，學校學籍檔案管理工作也迎來了新的發展機遇，學籍檔案管理工作不能故步自封，不能以傳統視野看待學籍檔案管理工作，否則，學籍檔案管理工作會止步不前，并將嚴重制約學校學籍檔案的發展，相反，檔案管理者要體現與時俱進的思想，通過建立和完善計算機網絡平臺實現對學籍檔案工作的管理，實現學籍檔案管理的現代化和數字化，只有這樣，檔案管理者才能適應不斷發展的高等師范學校學籍檔案管理工作對自己的要求，顯然，這種從傳統到現代跨越時空的檔案管理新變化要求檔案管理者必須熟悉以計算機為主要載體的現代檔案管理工作方式，以不斷適應學校檔案管理工作的開展。

2.主觀上培養檔案管理者服務意識

高等師范學校學籍材料無論對于學校和社會而言都是一種極其重要的信息資源，因此，學籍檔案整理和保存的最終目的在于利用，學籍檔案管理者還必須增強服務意識，提高服務水平，優化學籍檔案的使用率，這就要求學籍檔案管理在滿足學校教育教學功能的前提下，還要充分發揮其應有的社會價值，從而實現學籍檔案學校與社會使用的雙重目標，所以檔案管理者必須體現良好的學籍檔案服務學校、服務社會的大局意識，努力改變以往對學籍檔案收存和保管責任心強，但是對學籍檔案提供之用服務意識淡薄的問題，要在學校和社會對檔案提出利用之時，準確、有效地提供檔案材料，為學校發展和社會建設服務。誠然，學校學籍檔案管理工作的重點在于對檔案的收集、整理和保存方面，這也是學校學籍檔案管理工作的基石，但是，學校內涵發展、可持續發展對學籍檔案的依賴明顯加強，因此，我們還要在立足傳統學籍檔案管理工作基本方式的前提下，加強對學籍檔案的開發和研究工作，善于從學籍檔案信息中歸納具有普遍意義的數據及資料為學校教學提供決策，為學校管理提供依據，為學校決策提供支撐。因此，我們要在對學籍檔案科學研究基礎上，充分尊重學生主體，發揮學籍檔案對學校教學活動、對教育過程完善的促進作用，例如，通過對學籍檔案的研究，對學生身上具有共性的優點在學校平時教育、教學過程中進行放大，以此激發全體學生積極向上的熱情，體現學籍檔案的引領和激發意義；通過對學籍檔案的研究，對學生思想動態發展過程中具有普遍性的問題進行歸納和分析，以便在學校平常教育教學過程中有的放矢對學生進行教育。我們通過對學籍檔案的研究和分析工作不僅豐富了學籍檔案管理工作的內涵，而且真正體現了學籍檔案管理工作的服務職能。

四、結語

高等師范學校既是培養合格師資的重要搖籃，又是傳播文化知識的發源地，在如此雙重光環照耀下，檔案管理者應該表現出強烈的歸屬感，把自己心中的自豪和熱情體現在平時工作之中，為學校學籍檔案管理工作的開展作出自己應有的貢獻。

參考文獻：

［1］吳東升.基于網絡平臺下高校學籍管理工作的幾點思考.宿州教育學院學報，2006.

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主要問題集中反映在以下幾個方面：

1、大部分案卷缺少卷內目錄以至于部分未被案卷標題涵蓋的內容永遠無法檢索而難以利用。

2、檔號不規范沒有目錄號一卷多冊現象較多。

3、組卷混亂現象比較嚴重如有按時間組的也有按職能部門管轄權限組的還有按文種組卷的。

4、案卷標題不規范有標題但不能反映主題內容或標題缺少基本要素甚至沒有案卷標題等現象較為普遍。

5、案卷厚薄不一有的一、二頁紙一文一卷有的五六百頁紙一類一卷?？傊C合性檔案館建館時間越長館藏量越大的存在的類似問題就越嚴重。

6、許多案卷未標頁碼如果使用中掉頁很難發現。

從以上情況來看我國綜合性檔案館目前還未具備實現計算機管理的充分條件需要盡快地、科學地解決這些問題。

二、提高檔案管理基礎工作的建議

1、 結合實際規范著錄工作

著錄是實行計算機管理的一項重要基礎工作也是直接影響輸入計算機數據與信息的準確性的一項重要的前期工作。1986年國家頒布的《檔案著錄規則》是規范著錄工作的最基本依據。但是由于各個檔案館的條件存在差異再加上計算機管理又提出了新的技術性要求所以各個檔案館應該以《規則》為依據，并從自己的實際情況出發根據計算機管理的技術要求制定出適合本館著錄工作的著錄細則。

2、 統一分類號保證檢索查全率

計算機檢索的顯著優勢就是能夠滿足人們族性檢索的需要。為了確保檢索的完整性我們在分類過程中，首先根據《中國檔案分類法》進行分類再因事制宜制定出一些具體細則。另外在分類的過程中還應加強校審力度以便及時校正分類人員的錯誤。并且還應經常組織大家統一認識統一標準盡量做到前后標引一致同一類文件標引一致從而達到標準化和規范化管理。

3、全面普查案卷，去糟取精

這是實現檔案管理標準化、規范化的第一步工作。因為一般的綜合性檔案館由于多年來未做全面的清查加之移交單位劃分保管期限不準不可避免地存在許多重份或無查考價值的文件所以首先要剔除這些無用的文件才能避免今后實行計算機管理時出現重復與低效率的情況。

4、重新組合案卷實現案卷規范化

將那些組卷過厚內容混雜的案卷進行重新組卷。重新組卷的原則是盡可能將那些相互存在某種聯系的文件組合在一起。在重組案卷的過程中還應對那些無頁碼、無卷內目錄、無案卷標題或標題不清楚的案卷要重新加工填寫以保證全部案卷更加規范。重新組卷不僅可以優化館藏、科學保管而且亦可以提高實行計算機管理檔案后的利用效率。

5、規范題名保證檢索查準率

檔案的分類號保證了檢索查全率而題名準確才能保證檢索的查準率。但僅保證查全率是不行的，還須同時保證查準因此在著錄時要統一規范題名。我們認為規范題名應掌握的原則與要點是在填寫題名項過程中要規范機構簡稱盡量避免在檢索時出現含混不清、文不對題和計算機識別不清的情況發生。如北京市計劃委員會簡稱為市計委北京市計劃生育委員會簡稱為市計生委而不能都簡稱為市計委還要統一題名中應具備的要素。我們結合計算機檢索需要在著錄過程中將題名中責任者、事由、文種，必要時加上人名、地點和時間）等要素都填寫完整。如果題名要素不完整。則要補齊如果題名冗長則刪除多余的贅詞。還要統一文種題名中經常有“請示報告”等含義不清的文種出現很影響檢索的準確率。所以我們便規定凡是要求批復的文件寫“請示”凡不要求批復的文件則寫“報告”等等這樣就可在檢索中區分出每份文件的實質作用。

三、加快數據準備推進檔案現代化管理進程

1、分門別類

對于那些案卷基礎較好又具備全引目錄的案卷在著錄時可以直接在全引目錄上面分類標引而對那些特殊形式的檔案如“房檔”、“案件”等則可用計算機程序將人名、地址、時間用案卷目錄直接錄入然后用計算機統一給出分類號。這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎可以減少著錄環節大大地提高著錄速度。

2、分級次著錄

在著錄過程中可以將案卷分為三個層次進行著錄即將那些反映問題單一或查考價值不高的檔案進行案卷級著錄對那些一卷內幾個文件涉及同一個內容且又排在一起的檔案進行文件組合級著錄而對那些重要文件或反映問題龐雜的文件則進行文件級著錄。這樣處理不僅能將揭示檔案的主題內容和特征而且也可以減少著錄條目和錄入條目既節約了時間、人力與財力又提高了效率。

3、分清輕重緩急

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關鍵詞：高職院校 學籍檔案 管理對策

高職院校學籍檔案是在教學、實踐以及管理等活動中，由教師與學生的相互作用形成的，其記錄了學生自入校起一直到畢業離校時，主要在德智體美等方面的表現。例如學生的學習成績、品行、獎懲情況、活動與操作能力、興趣愛好等內容，是對學生綜合方面的評價。高職院校學籍檔案管理具有周期性、分散性以及保密性三個特點。

一.高職院校學籍檔案管理存在的問題

（一）缺少規范、科學的管理經驗

當前，在高職院校學籍檔案管理中，管理方法太隨性，缺少科學管理方法，從而導致學生學籍檔案材料的雜亂。其主要表現為：學籍檔案的時間編排混亂，在編排中有的是按照入學年度編排、有的是按照學習專業，還有的是依照畢業年度進行編排。組卷缺少規定，未能劃分學院、系別、年級、專業等層級，再就是一些組卷在裝訂過程中缺少規范性。

（二）學籍管理缺少完善、健全的規章制度

隨著高職不斷的擴招，學生規模日益壯大，但是學生學籍檔案的管理，還是以教務處管理為主，這種管理體制不能夠有效的發揮出高職中學院或者系部的管理優勢，且由于任務重，極易出現差錯，再就是造成了辦事效率低的現狀。

1.缺少先進的管理手段

高職學生學籍管理檔案的管理手段相對落后，當前多數高職院校依然以手工為主，不僅管理效率低，而且管理人員的工作量大、任務繁重。這種缺少準確性與精確性的管理方式，不足以滿足現代化教育的需求，最終不利于教育管理效果與作用的提升。

2.管理人員素質相對不高

在高職院校學生學籍管理人員隊伍中，工作人員專業能力、管理素質不高，他們在上崗之前未經過專業培訓，在工作中只能通過工作實踐不斷摸索學習，同時還缺少主動創新性。

二.高職院校學籍檔案管理的對策

針對高職院校學籍檔案管理中存在的一系列問題，我們主要從以下幾方面給出相應的解決對策：

1.不斷更新學籍檔案管理理念

為適應今天快速發展的高職院校，應不斷加強和完善學籍檔案管理理念，倡導工作人員積極主動的開展管理工作，提供優質服務，從科學化、信息化著手，讓學生認識到學籍檔案管理的重要性。

完善學籍檔案管理制度

學籍檔案管理是一項繁重的工程，因此，只有健全的學籍檔案管理制度，才能不斷適應發展規模日益壯大的高職院校，并有效的監督學生學籍檔案的管理，使學生學習情況、教學質量更加規范化，有效的提高教學管理效率和教學水平。

2.在高職院校學生學籍檔案管理中加強現代化手段的運用。

為提高學籍檔案管理的效率，最為重要的就是對計算機、校園網等現代化手段的應用，通過這些舉措實現信息資源的共享，有效的提高管理效率，加強教學單位之間的信息的交流互動。在學籍檔案管理中，對現代化科技手段的運用，將顯著的促進和提高高職院校教學改革與發展。

3.加強工作人員綜合素質的培養和提升

學籍檔案管理質量的提高，關鍵還是提高管理質量，因而學籍管理工作人員須不斷學習，提升自身的綜合素質。在學籍檔案管理中，工作人員除了掌握豐富的科學文化知識、教育理論知識等，而且還要具備超強的決策能力、組織能力、溝通能力、創新能力，而工作人員綜合能力的提高，需要在日常工作中不斷總結和學習。

三.結論