檔案專項管理范文

導語：如何才能寫好一篇檔案專項管理，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公文云整理的十篇范文，供你借鑒。

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摘 要：隨著不同行業的日益完善，人們的事業得到了蓬勃的發展，祖國經濟不斷進步，各個方面的檔案也日益增加，因此我國在檔案的統一管理中也應當緊跟時代的腳步，將檔案收集范圍加以拓寬，促使專項檔案可以在這種發展形勢下實現轉型的目的。所謂專項檔案簡單的說是在社會發展中存在的大事，例如政治、文化等相關活動，也包含某些突發性事故，例如突然流行的傳染性疾病，在發生處理的過程中，處理以后對檔案進行整合，能夠為日后發展提供重要的參考依據，但是在日常生活中主要還是傾向于宣傳活動。對此，本文以高校檔案管理作為主要論述對象，從以下幾個方面進行分析，提供給相關人士，供以借鑒。

關鍵詞：專項；檔案；優化；整理

所謂專項工作檔案，簡單的說是在社會發展的形勢下形成了諸多的檔案，由于社會經濟水平的提升，每天出現的事物也在日益增多，這些事情的發生并不是沒有用的，某些相關部門舉辦了重要的活動，并且在每一次舉辦檔案整合的時候，都會為下一次的活動帶來參考依據，因此開展專項工作檔案管理是必要的。

1 專項工作檔案整理的必要性

隨著我國經濟水平的日益發展下，社會中各項工作都得到了蓬勃的發展，與此同時也在某些會議、活動等方面日益增加，其中某些活動的記載，開展會議的時候所下達的相關文件，都成為了主要的社會資源，對存在的疾病及其社會事故做好了詳細的記錄，并納入到檔案中，倘若以后出現類似的現象，那么就會對有關檔案做好整合就可以了，隨著專項檔案的不斷發展，分門別類的把檔案做好科學的分配，這樣為今后查找帶來方便，檔案歸類工作變得一目了然，為查找資料帶來益處，在問題剛開始出現的時候采取合理的處理手段，進而為日后社會發展帶來益處。

2 專項檔案整理存在的問題

2.1 專項工作由突發事件轉為正常工作后的檔案整理歸檔問題

當某些專項工作通過整理以后成為檔案以后，就會隨著時間的發展而不斷進步，出現這種案例的情況變得屢見不鮮，亦或是已經被沖破，這樣就變成了日常可以處理的范圍，例如以前曾經出現過的禽流感情況，對傳染病的檔案進行編輯以后做好適當的管理，那么這一種類的檔案怎樣整理，能夠從專項檔案中逐漸轉變到關于醫學的傳感疾病中還沒有做好科學的明確。

2.2 專項檔案有名無實

在檔案的整理過程中，專項檔案的整理還屬于不成熟的階段，它不像其他檔案類別已經有了規范化的管理，檔案整理人員的不熟練，對專項檔案范圍的不熟悉，造成了專項檔案整理的有名無實，往往只整理記錄了，各項會議中的文件，領導的講話，一些普通的會議計劃總結，而忽略了一寫與社會相關事件的，影音文件、實況記錄、和與事件相關的重要文件，這樣專項檔案文件的整理，就存在價值來說與普通檔案毫無區別。不能給社會的發展帶來更多的幫助。

2.3 管理人員工作懈怠

正因為檔案管理工作的與眾不同，具有一定的特殊性質，環境與工作一直在不變的狀態，所以檔案管理人員對及其容易懈怠，對檔案整理工作的懈怠，會導致檔案的不完整，整理時，眾多有用的檔案資源被棄用，在信息化飛速發展的今天，檔案的整理方式也在不斷改變，員工一直保持著老舊的整理，不去積極學習新的方式方法，技能跟不上時代的腳步，這會給我國的檔案帶來檔案資源滯后的危機。

3 專項檔案管理問題的解決對策

3.1 適當的壓力激勵

當前，諸多人都認為高校檔案館工作起來較為輕松，沒有較大的工作量，甚至有些館員也有這種類似的看法，這樣就使工作機會變得尤為激烈，在檔案館崗位上設置不恰當，忙閑出現不均勻的情況，某些人員工作非常清閑，不求上進，這樣就會在某種程度上致使該類人員懶惰不積極，影響管員的工作積極性。只有具有壓力才能激發出更多的動力，擁有適當的壓力才能夠帶來意想不到的效果。因此，相關人員應當對自己的工作引起必要的重視，并慢慢改善不思進取的現象，與此同時也要對某些愛崗敬業的館員進行適當的獎勵，進而創造出愉快的工作氣氛，促使他們可以深切感受到自身存在的價值，為員工樹立正確的自信心。

3.2 環境激勵

由于檔案館工作的特殊性，有的館員職業懈怠隨之而生。因此有計劃地安排檔案館員定期或不定期地進行培訓或輪流在不同的崗位或不同地點工作。環境和工作條件的變換，可使檔案館員保持好奇心和新鮮感，并且崗位的變換，有利于讓員工全而系統地掌握專業知識和技能，對于檔案館職業和員工是一種雙贏的安排。遇阻代庖的現象，這樣長久下去對整個檔案事業是不利的。

3.3 建立情感激勵機制

建立一支積極進取的隊伍是相關部門發展的關鍵所在，這樣就要求高校檔案部門需要投入更多的感情，并利用尊重、關心檔案人員，并和他們保持合理的溝通。彼此之間可以建立一種相互體諒的氣氛，從而充分調動人員的工作熱情，促使他們能夠樹立正確的人生目標，端正工作態度。

3.4 為專項工作檔案單獨設置全宗

站在綜合檔案^的立場上，也可以認為有不少活動過程是由多個主體單位合作進行的，實際上可以將客體看作是這種活動過程的中心，而不是主體。“如果文件數量龐大、獨立性強，就可以專門設立時機構的主體全宗，將該項活動過程中產生的全部檔案文件都組織進去，就是說，即使可以把不少活動過程中形成的文件的核心看成是客體，在綜合檔案館中也仍然可以按主體全宗的形式去組織它們。”進而，筆者認為不妨直接為專項工作設置客體全宗，如“某縣學習實踐科學發展觀檔案”等。

3.5 文件的分類

在整理專項工作檔案時，需注意以下三點：第一，原則上按文件的形成時間劃分年度。但也有一些例外，比如實習實踐科學發展觀活動檔案，就可按“第一批”、“第二批”“第三批”分類；第二，專項工作一般不要按組織機構進行分類，一是因為專項工作機構不固定，即使分工明確，后來人利用檔案時也會因不清楚其職責分工而帶來諸多不便；二是因為在專項工作中有的機構因分工不同，干了很多工作卻很少形成檔案。所以應盡量按問題進行分類，甚至可以直接按活動自身的階段來劃分整理檔案。

結束語

總而言之，專項檔案的出現是緊跟時代腳步的，并存在必然性的可能，它能夠依據社會的需要，為社會帶來更多的益處，從多個角度整理出的檔案，從而為日后開展各項活動提供重要的參考依據。與此同時，由于專項檔案的系統性管理能夠為管理的整體提供完善的升級，在社會發展的過程中，專項檔案的整理工作和群眾之間存在密切的聯系，并做好專項檔案的整理，將相關人員的文化素質加以提升，確保檔案可以實現準確的目的。

參考文獻

[1]譚艷艷.辦公室檔案管理創新的途徑分析[J].企業改革與管理，2017（08）.

[2]王美聰.加強機關黨務檔案管理的措施分析[J].辦公室業務，2017（06）.

[3]王月.對做好勞動保障檔案管理工作的幾點建議[J].民營科技，2017（03）.

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關鍵詞：檔案；管理；精細化；創新化

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1001-828X（2013）09-00-01

隨著當前改革有序的推動和管理理念的不斷成熟，檔案的利用價值越來越顯示出其重大作用。檔案的作用、價值和地位是隨著現代制度的建立和對檔案認識的不斷深化而逐漸提高的。現代化的檔案管理制度已成為促進社會和諧發展不可缺少的因素。

進入新世紀以來，隨著市場經濟體制趨向完善，知識經濟和信息經濟的快速發展，各單位迫切需要按照現代科學管理要求，創建和諧單位，急需在加強檔案管理規范化建設的基礎上推進檔案管理創新。但是，目前大多數單位的檔案管理仍停留在“傳統型”或“初創型”階段，檔案管理現狀明顯滯后于現代管理要求。因此，進行檔案管理創新發展對促進社會和諧發展具有重要的作用。

一、檔案管理現狀及存在問題

1.管理理念滯后，沒有把檔案管理工作擺到應有位置

部分領導對檔案工作的認識仍停留在陳舊的觀念上，認為檔案管理工作只不過是文件資料的搜集、整理、保存和查閱，是一項簡單的管理業務輔工作，不創造經濟價值，忽視檔案管理在生產經濟活動中的重要地位和作用，更沒有把它上升到現代科學管理和信息化管理的要求來認識，因此沒有將它擺到重要的管理位置上。

2.管理模式滯后，管理制度不健全

檔案管理體系跟不上發展的需要，沒有隨著單位規模的擴張、經營層面的增加而相應建立檔案管理網絡，僅依靠檔案工作人員“孤軍作戰”。甚至有的職工把有關圖書資料、文件資料、技術設計圖紙等私自保管，從而造成檔案不全，檔案資料散失的現象，嚴重影響了檔案的完整、安全及檔案信息資源的利用作用。

3.管理人員薄弱，綜合業務知識落后

單位沒有配備專職檔案工作人員，是由其他管理人員兼職，對于規模很小的單位為精簡人員，可以兼職，但問題在于專職、兼職的文化程度和專業知識落后，有的未經專業培訓，缺乏檔案管理專業知識，更缺乏對計算機、圖像、情報、法律等復合型知識及運用能力，并有相當一部分檔案工作人員不熱忱于本職工作。

二、促進檔案管理向精細化和創新化方向發展

推進檔案管理創新發展的目的主要體現在圍繞現代的科學管理要求，對檔案技術、經濟資源進行科學整合和優化配置，建設成為單位的信息資源中心，實現管理理念、管理方式、管理模式、組織形式、管理制度的精細化管理和創新化管理，實行規范與創新相結合。

1.管理理念和方法要趨于精細化

要推進檔案管理精細化，關鍵取決于更新理念。應充分認識到檔案工作在市場經濟體制趨于完善、知識經濟和信息經濟快速發展的新形勢下的重要地位和作用。促使領導把檔案工作納入現代管理創新的重點內容來抓，并加強檔案工作人員、各級經營管理人員對檔案管理重要性的教育，使之形成共識，充分利用和發揮檔案信息資源的實用價值作用，更好地為組織發展和提高經營管理水平服務。

隨著經濟全球化和知識經濟、信息經濟的快速發展，各個單位更加需要注重市場信息、知識信息的積累與應用，這就迫切需要通過檔案管理的規范與創新，更好地發揮信息資源的集聚和開發利用作用。要改變傳統的檔案利用服務方式，逐步建立起上門服務、電話咨詢、計算機聯網等企業檔案利用服務體系，實現多途徑、多渠道、全方位的服務體系，更主動地為領導決策、規劃、總結、研究和生產經營等各項工作服務，充分開發利用檔案信息資源，更好地發揮信息資源共享作用。隨著規模的擴展和產業的提升，組織機構和管理層面發生明顯變化，加上現代管理制度要求運作規范、高效，更加講究法律程序化，勢必只有推進檔案管理創新，才能更好地適應單位內部與外部環境的變化，更好地適應規范化、法制化、高效化的管理。此外，各個單位可以根據自身情況決定檔案管理組織形式機構，但無論組織機構如何設置，都必須遵循統一管理與分級管理相結合的基本原則；都必須推進由單一的行政管理組織向依法治檔的組織轉換；從單純的檔案資料管理組織向集檔案、情報、信息于一體化管理組織轉換，促使檔案工作從低效率、低產出向高效率、高產出轉化，建立起充滿生機活力的復合型檔案管理新組織。

2.管理模式和制度要趨于創新化

一個單位之所以能持續快速地發展，主要得益于機制、技術和管理的不斷創新。同時，科技革命和管理革命都需要檔案管理創新。未來的競爭既是科技的競爭，也是管理的競爭。產品技術需要不斷創新，管理也需不斷創新。要把檔案室建設成為組織的信息中心，成為發展服務的資料庫、智力庫、情報庫，實行虛擬和實物相結合，歷史和現實相結合，主動和被動相結合的管理模式。利用檔案管理規范創新的信息資源平臺，及時準確地提供各方面的信息資源和佐證材料，確保歷年檔案資料的綜合利用。這就足以說明規范和創新檔案管理的重要作用。

推進檔案管理制度創新，要從加強檔案管理規范化建設入手，按照現代管理制度創新和依法治檔的要求，從檔案資料的源頭抓起，制定檔案進館時間，根據不同項目制定歸檔范圍，開展科技檔案編研，擴展檔案管理的涵蓋面和輻射面作用，推進檔案管理體系和管理制度的完善與創新，健全行之有效、廣泛參與的檔案管理制度，使檔案管理更趨規范化、制度化和科學化。

三、結語

根據檔案管理精細化和創新化發展的新思路，建立和完善一整套新穎的檔案管理機制是檔案收集工作精細化和創新化的前提和保證，具有高素質的檔案管理人員是檔案事業發展的動力。因此，隨著市場經濟的不斷發展，信息已成為各個單位發展不可或缺的重要資源。推進檔案管理的精細化和創新化發展，不斷提高檔案管理工作，并充分借鑒檔案管理成果顯著的單位先進經驗，對事業的發展無疑具有十分重要的推動作用。

參考文獻：

[1]劉連俊，等.淺論知識經濟時代檔案管理人員創新精神的培養[J].經濟師，2003（3）.

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漁業船舶專項檔案是指由國家漁業船舶行政主管部門牽頭組織、各有關涉海部委或部門為依托參加，以特定的漁業船舶對象、區域等委內容開展進行的漁業船舶多學科調查或研究活動形成的各種形式的歷史記錄。

近些年，漁業船舶檔案館就漁業船舶專項檔案的管理和利用情況進行了相關調研，綜合調研和反饋的信息，我們從中深切地感受到了漁業船舶專項檔案信息資源共享的緊迫性。

1.漁業船舶專項檔案信息資源共享的緊迫性

漁業船舶專項檔案信息資源利用和服務的對象概括起來主要面向五方面；首先，國家、各級領導和漁業船舶專項組織部門在漁業船舶事業宏觀管理和決策過程中需要全面翔實的漁業船舶專項檔案信息資源為其提供參考依據；其次，有關單位和人員在從事漁業船舶科學依據已形成歸檔的檔案本體和成果信息；國防建設中也需要相關數據為其服務；再次，今后漁業船舶專項資源的商業開采活動更需要提供基礎檔案數據和成果數據作為其開采依據；隨著漁業船舶專項國際合作和交流活動的日益頻繁，互通有無也需要提供信息交換所需的漁業船舶專項成果和綜合信息。

滿足以上對象所需實際正是漁業船舶專項檔案管理和保管目的的具體體現。要滿足以上所列對象的信息需求的唯一途徑就是及時提供全面詳實的檔案信息資源，而實現這一途徑的前提條件即是漁業船舶專項檔案信息資源的高度集中，這也是實現漁業船舶專項檔案信息資源共享的必備基礎和前提條件。

2.前提：漁業船舶專項檔案集中統一管理

由于漁業船舶專項檔案形成的特殊性――跨部門、跨行業的多單位參加，加之現行檔案法規相關檔案歸檔保管規定的局限性和遲滯性，使許多漁業船舶專項檔案現階段沒能由國漁業船舶行政主管部門實行集中統一管理，國家漁業船舶行政主管部門保管的主要集中在成果類的檔案上，而專項調查所形成的各種依據性的原始記錄等檔案材料則是分散保管于各參加或依托部門的下屬單位中。

由于各單位隸屬關系的不同，無形中自然造成檔案信息資源的相對封閉和對內、對外利用交流的信息壁壘。通過前一時期我們開展進行的漁業船舶專項檔案利用情況的調研看，我們所到貨點差的各單位漁業船舶專項檔案的利用率普遍很低，除個別單位有合作利用和提供給外單位利用的情況外，大部分單位即使有利用也只是局限于本單位涉及專項任務或課題的人員使用，其他人員的使用同樣受到很大地限制。因此，對社會和其他部門的單位和人員來說，利用漁業船舶專項檔案更是難上加難，即使是國家漁業船舶行政主管部門利用漁業船舶專項檔案也是甚為不便。

綜合調研中各方面反饋的信息看，漁業船舶專項檔案信息的社會需求并不是很少或減少而是正呈逐年上升和日益迫切的趨勢，而現階段漁業船舶專項檔案的管理正有悖于此種社會需求。

漁業船舶專項檔案管理和保管的目的是記錄和反映漁業船舶專項事業發展的歷史，及時提供作為漁業船舶專項事業發展真實記錄的檔案信息資源為社會所利用，在漁業船舶事業發展過程中充分發揮出漁業船舶專項檔案所具有的與生俱來無可替代的查考利用和工作依據的作用。實現這一目的，關鍵是能隨時滿足漁業船舶專項檔案信息資源為社會所共享利用的需求，這就要求漁業船舶專項檔案管理應首先確保對其信息資源的充分擁有，即信息資源的集中統一管理，只有這樣才能為漁業船舶專項檔案信息資源共享提供基礎和必備的條件保障。

因此，及時加強漁業船舶專項檔案信息資源的集中統一管理，適時轉變觀念，順應時展需要，實現漁業船舶專項檔案信息資源的共享就成為漁業船舶專項檔案現階段管理的當務之急和必然之需。

3.可供選擇的措施和步驟

要及時提供全面翔實的檔案信息資源為社會所利用的前提條件即是檔案信息資源的高度集中，而非現時檔案管理各自為政、信息相對封閉和屏蔽的狀況，這就要求漁業船舶專項檔案必須實行集中統一管理，只有在此基礎上才能為真正實現漁業船舶專項檔案信息資源的共享利用提供保障。所以無論是從漁業船舶專項檔案信息資源的集中統一管理和共享服務。具體可采取以下措施：

（1）適時完善和修改現行檔案法規中不再適應當前經濟社會發展變化和需要的相關內容，如對《科學技術檔案工作條例》第二十二條進行相應修改和完善，增加“無法對檔案正本進行復制的，應將檔案正本送交辦單位保存”的相關內容。

（2）建立漁業船舶專項檔案目錄中心。現階段可由漁業船舶行政管理部門的檔案主管部門協調，由各漁業船舶專項檔案產出單位提供其保管的檔案目錄，建立統一全面的漁業船舶專項檔案聯合目錄，在漁業船舶行政主管部門的檔案管理部門形成漁業船舶專項檔案目錄中心，以最基礎的目錄信息實時或提供查詢的方式進行服務。

（3）對現有漁業船舶專項檔案進行數字化加工。在有條件的部門及時開展檔案的數字化加工工作，為漁業船舶專項檔案信息共享提供基礎平臺。檔案保管最終目的是利用，從目標來看檔案數字化是有效解決檔案保管與利用的主要途徑。現在漁業船舶檔案館也正在逐步有序地開展此項工作。

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自2012年以來，中國經濟進入新常態，能源企業面臨嚴峻的市場形勢，尤其是煤炭企業結束十年黃金期，煤炭市場嚴重供大于求，煤礦出現了減產限產等狀況，煤炭行業已經進入了爬坡過坎、攻堅克難的階段，并將維持一個相當長的時段。全行業普遍認為煤炭行業低迷的現狀已成常態化。過去傳統的模式已經不能再適應煤炭企業的快速發展需要。煤炭企業只有主動認識新常態，適應新常態。為此，煤炭要逐漸從能源變為重要的化工原料。煤炭企業迫切需要加快自身轉變，轉變經濟發展方式，豐富和調整產業結構，重點建設安全綠色高效煤礦，提高產業增長的質量和效益。以不斷增強企業可持續性發展的能力。那么要建立安全、綠色、只能、可持續的現代化煤炭工業技術體系，這就迫使一部分企業不斷進行技術改造、產業升級、兼并重組、工廠搬遷和新建各種項目來適應新的經濟形勢的發展。一系列項目的建設工作的相繼開展，就必然使得檔案專項驗收工作成為了今后一段時期內的一項重要的工作。

二、加強煤礦建設項目檔案專項驗收工作，是企業多元化發展的迫切需要。

（一）近年來，集團集中優勢資源，大力培育戰略新興產業，加快區域產業結構優化升級，引領集團轉型發展。集團投資60億元，將打造年產能1.8萬噸的國內最大硅烷氣生產基地，大力進軍新能源、新材料領域。2012年集團投資約60億元建設25萬噸己二酸、20萬噸己內酰胺項目，建成后己二酸產能將位居全國第一。2016年由集團投資6億合資建設2GW高效單晶太陽能電池項目項目總投資20億元左右。2016年，集團投資27億元建立350兆瓦光伏電站項目，在未來3年內達到1000兆瓦，居全國煤炭行業首位。

（二）隨著企業新建項目的常態化和多元化的發展，就迫切要需要加強項目檔案的專項驗收，只有加快項目檔案的專項驗收工作，才能加速項目的竣工投產，給企業帶來良好的經濟效益。如果不進行檔案專項驗收，就進行竣工驗收，極容易出現項目檔案管理缺失，歸檔材料缺失、技術資料泄密、檔案損毀丟失等一系列的問題，直接影響煤礦安全和企業的經濟效益。只有加強和規范煤礦建設項目檔案竣工驗收工作，才能保證工程質量，促進安全生產和科學開采。建設項目檔案專項驗收，如何做好有幾方面：

1.加強對建設項目檔案工作的組織領導。成立建設項目檔案工作領導小組，明確每人的工作職責，加強考核，建立健全項目檔案作各項規章制度。

2.定期召開建設項目檔案工作會議。項目建設單位對建設項目檔案工作被告統一管理，對本單位各部門和設計、施工、監理等參建單位進行有效的監督、指導，確保項目檔案工作建設同步進行。

3.堅持執行“四同步”制度。即：企業下達項目計劃任務書與提出項目文件材料的歸檔要求同步；檢查項目計劃進度與檢查項目文件材料積累情況同步；驗收、鑒定項目成果與驗收、鑒定項目文件材料歸檔情況同步；項目總結與項目文件材料完全歸檔同步。

4.檔案部門必須參加竣工驗收。檔案部門在工程檔案驗收工作中，要把工作的重點放在檔案初驗階段，各項歸檔啥不啥切實做到“圖實相符”。簽字手續要完整，對初驗中發現的問題，要求相關部門及時解決。在掌握驗收標準上，要堅持高標準、嚴要求，以確保項目檔案的質量。

5.強化對重點檔案的收集。建設從提出立項建設投產全過程中形成的應歸檔的各類文字、圖紙、圖表、計算材料和聲像材料。項目檔案驗收時抽點為項目前期管理性文件、竣工文件、陷蔽工程文件、質檢文件、重要合同、協議等。根據這些年項目檔案驗收的經驗，一些重要的聲像材料，如項目開、竣工儀式照片、錄音（像）帶等也是收集的難點。另外，竣工圖章的簽署也是不能忽視的。

6.項目檔案及時納入單位檔案部門集中統一管理。根據《重在建設項目檔案驗收辦法》，建設項目檔案的驗收內容括三個方面：一是項目檔案的基礎管理工作；二是項目檔案的完整、準確、系統情況；三是項目檔案的安全狀況。可見項目的安全保管也是項目檔案驗收的一個重要內容。一方面是為了保證檔案的完整、準確、系統，另一方面要保證項目檔案的安全，以確保項目建成后的不時之用。通常一個單位的項目籌建部門一般沒有條件實現對項目檔案安全保管，把項目檔案及時納入單位檔案部門管理，一方面有利于項目檔案的驗收，另一方面也有利于對檔案集中統一管理，切實保證項目檔案的完整和安全。

三、加強煤礦建設項目檔案專項驗收工作，是建設項目檔案的作用日益顯著的客觀要求。

項目檔案記錄了煤礦建設項目的全過程， 是項目建設的歷史見證，既是重點建設項目的基礎工作，也是項目投產后運行、維修、管理、改擴建和技改等工作的重要依據。是維護建設單位和參見單位合法權益的重要憑證，是消防、環保、職業衛生、審計等專項檢查驗收的評審材料，更是檔案工作的一個組成部分。做好煤礦建設項目檔案，就能極大的減少煤礦事故的發生，降低傷亡人數。因此，做好煤礦建設項目檔案的管理工作顯得尤為重要起來。

完整、準確的項目檔案不僅是實現安全生?a的依據，也是事故發生后實施搶險救援的指南。井下煤礦事故的發生往往多在地下幾百米的深處，地下情況復雜施救難度大。事故發后，若缺少最詳實的項目檔案材料，無法了解井下的基本情況，將難以及時、準備、有效的制定搶險救援方案和措施，如排水、通風以及人員的方位等均受影響。所以，做好項目檔案工作對今后煤礦的安全生產建設工作尤為重要。而且項目檔案從形成、收集、整理、審核和移交都需要建設單位和參建單位設計、施工、監理、設備安裝等部門來共同完成，具有不可再生性、周期長、經手人多且人員不穩定等特點。因此要確保項目檔案的齊全、完整和準確就需要加強煤礦建設項目檔案專項驗收工作。

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一、存在的問題

1.資金分配不合理、不合規。一是未按照考核結果分配資金。如：有的縣區雖然對衛生服務機構進行了績效考核，但仍然按年初服務的任務數撥付分配專項資金。二是分配資金依據與實際服務工作量存在差異。如：有的縣區實際享受補助預防接種的次數比中國兒童預防接種信息管理系統中數據大，有的縣區分配給衛生服務機構的資金分別比實際工作量少。

2.違規擠占專項資金。一是其他專項工作經費擠占專項資金，如有的縣區將違規將專項資金用于結核病防治、艾滋病防治、地方病防治、應急病藥品更新、霍亂等其他專項工作。二是有的違規利用專項資金購買電腦、電視機、相機、辦公桌椅等設備。三是有的衛生管理部門違規在利用專項資金發放津貼、補貼、獎金等，有的專項資金95%用于人員經費用。四是有的違規開支招待費、房屋維修費、車輛維修費、學習考察費等與基本公共衛生服務無關的支出。

3.存在服務不到位現象。一是不同居民的體檢結果完全相同，如不同的居民心電圖檢查結果完全相同。二是同一居民每年體檢結果均為同一次記錄。三是有的居民健康檔案中反映的服務項目和調查結果不完全相符。四是有的居民體檢時間不符合現實邏輯。如居民檔案中反映有的服務機構對孕產婦的產前檢查、產后訪視日期均相同，完全不符合現實邏輯。

4.衛生服務機構設置、管理體制不夠科學。一是衛生服務機構未按規定屬地設置，如：有的衛生服務中心下設的服務站服務范圍和位置均不在衛生服務中心所屬的街道辦事處管理范圍。二是基層衛生服務機構管理、考核和業務指導分別由不同單位負責，如有的衛生服務站由縣（區）衛生局直接管理和考核，但業務指導卻由社區衛生服務中心負責，不利于管理。

5.健康教育宣傳不到位。部分服務機構的健康教育宣傳的內容和次數未達要求；有的檔案資料不能反映健康教育宣傳的真實性；有的健康教育宣傳活動資料難以反映實際宣傳教育工作。

6.檔案管理不統一、不規范、不準確。一是有的服務內容不統一或不合規，同樣的慢性病人享受服務內容不相同，如有的鄉鎮糖尿病、高血壓病居民每年均有4次心電圖、血糖檢查記錄，1次B超、血常規檢查記錄，而有的鄉鎮同類慢性病人居民卻只有每年1次的肝功能、血常規、心電圖等檢查。二是居民健康檔案管理方式不統一，檔案有的由鄉鎮衛生院管理，有的由村衛生所管理。三是檔案格式、內容不統一。四是有的健康檔案建立不合規，如有的社區服務中心為居民建立的檔案中僅有一張基本信息表，另外還存在居民檔案信息不準確的現象。

二、存在問題的原因

1.基本公共衛生服務項目、服務人群不斷增加與現有醫療資源相對缺乏的矛盾較為突出。國家自2009年啟動基本公共衛生服務以來，服務內容由最初的9大類21項擴大到11大類48項，這些工作均由基層醫療機構完成，基本公共衛生服務項目、服務人群不斷增加與基層現有醫療資源相對缺乏的矛盾日益突出，導致服務工作數量和質量難以得到保證。

2.相關政策的不完善影響了公共衛生服務工作的積極開展。一是各年度的服務項目不斷變化，導致服務內容不能相對固定，影響服務工作質量；二是專項資金使用范圍不明確和不切實際，導致服務機構難以正確使用資金；三是上級衛生行政部門要求的服務管理率與實際存在一定的差異，導致基層衛生機構難以完成，影響了工作的積極性；四是上級財政轉移支付資金按戶籍人口分配與當前人員的流動性的矛盾致使部分地區服務工作量和資金不匹配。

3.政策和服務內容宣傳不到位，居民對保健和預防的健康知曉率較低，“重治輕防”的現象沒有改變，影響了基本公共衛生服務工作普遍有效地開展。

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關鍵詞：檔案信息化；電廠；問題；建議

按照《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》、《企業檔案管理規定》、《全國檔案信息化建設實施綱要》等國家文件的要求，電廠作為企業必須做好檔案信息化建設工作。檔案信息化建設工作，是傳統檔案工作與現代計算機技術、網絡技術、軟件技術的結合，能夠提高檔案管理的質量、利用效率。加快電廠檔案信息化建設，是新時期保證電力企業實現現代化管理的必經之路。

1電廠企業檔案管理信息化建設的重要性

按照國家政府機關對企業檔案管理信息化建設的要求，檔案管理信息化建設已經是構架現代化企業生產、管理、經營活動的必要要求，電廠企業也不例外，必須按照規定落實好檔案管理信息化建設工作，要求將檔案信息數學化處理并依靠檔案管理軟件與網絡實現遠程錄入、查詢。檔案管理信息化建設，是無紙化辦公的需要，通過信息化管理，檔案信息存儲量大、保存時間長、錄入方便、檔案信息分類清楚、查詢快捷，是企業產生管理、人力資源管理的得力工具，是迎接各種評估檢查以及企業政策制度決策的依據來源[1]。

2電廠企業檔案管理信息化建設現存主要問題

目前，電廠的檔案信息化管理水平在不同企業還存在很大的差距，現存主要問題包括以下幾個方面。2.1專項資金投入不足，硬件配備不齊備。在檔案信息化建設中，先進的、數量足夠的硬件設備是開展各項檔案信息化建設的基礎條件，需要確保各科室、車間有先進的辦公電腦、打印機、碎紙機、掃描儀、網絡、U盤、攝影機、照相機，保證配套數量，并根據技術更新情況和設備陳舊情況及時的報廢更新。目前，普遍性的問題是：1）電腦的更新換代跟不上，大型的編輯、剪輯速度慢；2）打印機多為簡易機，打印速度慢、硒鼓質量易損、打印機故障率高；3）掃面議掃面清晰度低、運行速度不滿足大批量掃描需要；4）攝影機數量少，借用手續繁瑣；5）領導總認為現在手機都有照相功能，不需要照相機，沒有專業化的照相機，不可能拍出高質量的檔案信息資料；6）U盤由職工自費自備，往往存儲空間小，圖價格低廉質量難以保證，一旦損壞可能造成無法挽回的信息損失；7）無線網絡覆蓋率有限，很多信息化資料需要先傳輸到計算機電腦上，因為無線網絡覆蓋區域和傳輸速度有限，移動電腦、手機等不能在電廠任意位置輸入錄入信息；8）專業化的檔案信息管理軟件不先進，電廠具有自身特點的檔案信息類別和內容，需要專業化的檔案信息管理軟件，并且具體項目與電廠的各項管理制度與生產實際相匹配[2]。2.2人動過程中，檔案信息化管理工作交接不細致。檔案信息化管理，需要各車間科室與檔案管理部門之間緊密協作。當出現人事職位變動時，往往會給檔案信息化管理工作帶來困難，工作交接不細致，導致新人新崗不熟悉檔案信息化建設的業務流程，更容易出現檔案信息的歸檔不及時與丟失。2.3檔案信息化管理網站維護不夠。很多企業的檔案信息化管理網站缺少維護，導致檔案信息化管理網站的信息量少、內容陳舊，不能發揮網站的管理服務功能。具體分析原因如下：1）檔案信息化管理的專業技術人員數量不足，而檔案信息化管理的工作量龐大。2）檔案信息化管理的技術人員專業性差，不是信息化管理專業背景，缺少技術功底。3）基層部門在落實檔案信息化建設工作時，不落實。4）主管領導不重視，專業崗位人員工作作風有問題。2.4檔案信息化管理規格不統一、指標不細致當前，很多檔案信息化管理中存在指標不細致、基層工作任務不明確，以及信息材料的規格要求模糊、不統一等現象，不利于檔案信息的系統管理和查詢使用。

3電廠企業檔案管理信息化建設的對策建議

3.1電廠企業管理層要注重對檔案管理信息化的專項資金投入。高水平的電廠企業檔案管理信息化建設與專項資金的投入是呈現正比的關系。電廠需要進一步加大對檔案信息化管理的專項建設資金投入：1）在專項資金上確保各科室、車間有功能先進、且配套數量充足的辦公電腦、打印機、碎紙機、掃描儀、網絡、U盤、攝影機、照相機等。2）在預算中，做好信息化檔案建設所需要的辦公耗材、設備維護預算。3）采購專業化的檔案信息管理軟件，最好是能夠與供應廠家定制符合電廠實際需要的專業化管理軟件。4）進一步做好網絡建設，實現電廠內網絡覆蓋無死角，方便檔案信息化管理。3.2領導要高度注重具體的檔案信息化管理工作，建立責任制。電廠應進一步完善檔案信息化建設統一管理、分級負責的原則，狠抓檔案信息化管理落實工作，將檔案信息建設工作與日常的崗位工作緊密的結合起來，做到檔案信息化建設與工作進度同步[3]。要求全體員工具有檔案信息化建設的意識，對不落實、私自銷毀、歸檔不及時、不按規格要求的現象堅決追究其本人責任與部門主管領導責任。3.3人動，做好工作細致交接。電廠各部門人動時，不要匆忙，要樹立扶上馬、送一程的原則，給予充分的時間以細致的做好檔案信息化建設的交接工作，避免出現新人新崗不熟悉檔案信息化建設業務流程的現象。可以制定出結合崗位工作實際情況的檔案信息化建設工作手冊，將檔案信息化建設的內容、流程、規格進行制度化建設，在新人履職新崗之前可以學習，在新人履職新崗初期可以按照檔案信息化建設工作手冊的內容來作為標準。3.4加強檔案信息化管理網站維護。1）對檔案信息化建設的專業技術人員要招聘專業對口的專職化工作人員，配備足夠數量的信息化管理建設隊伍。2）對現有人員，應該定期的開展全員培訓學習工作，組織全體職工學習檔案信息化建設。3）要建立檔案信息化建設的定期檢查機制，通過細致化的評估檢查指標體系檢查、督促各部門落實好檔案信息化建設各項工作任務。4）要通過制度，約束、強化網站維護與建設工作，并且注重對于檔案信息化建設成果的應用，提高使用率。3.5統一規格、細化指標。高質量的檔案信息化管理，需要集團公司或電廠檔案管理部門出具詳細的工作方案，在工作方案中應該明確好各項信息化建設的任務，具體的要求。為了實現規范化的管理，檔案信息化建設需要進一步明確工作任務，統一并細化工作指標和驗收檢查標準。

4結束語

電廠檔案信息化建設的時間比較短，其建設過程是一個長久的系統工程，需要電廠領導、檔案信息工作人員和基層部門統一思想、狠抓落實。

作者:李勇 單位:國能德惠生物發電有限公司

參考文獻：

[1]郭曉丹.如何做好檔案信息資源的開發與利用[J].黑河學刊，2013(2)：177.

篇7

一、建設目標

年，按照市商業委員會、市財政局下達我縣農戶科學儲糧專項投資建設小型標準化糧倉11000個的計劃，分別安排鎮等19個鄉鎮（街道）作為今年科學儲糧專項建設單位（具體任務數見附表）。專項建設鄉鎮（街道）在控制計劃規模的前提下，本著農戶自愿一戶一套的原則，以村委會為單位組織實施農戶科學儲糧項目建設，爭取年12月底前完成項目建設任務。

二、專項工程建設原則、投資方式和補助標準

專項工程遵循農戶自愿申請、共同出資的原則，采取中央補助投資、地方配套和農戶自籌相結合的投資方式。投資構成具體比例為：中央補助投資30％、地方財政配套資金40％和農戶自籌資金30％(每戶每套110元)。

三、建設內容

專項建設內容包括：為符合專項選點要求的農戶配置標準化新型儲糧裝具（彩色鋼板倉，以下簡稱彩鋼倉）；對農戶進行科學儲糧技術指導。

四、實施條件

專項工程原則上安排在前期工作較扎實、積極性較高的糧食主產村，項目所在的村支兩委應具有較好的協調能力，交通較為方便。參與項目的農戶，其儲糧數量應在2500斤以上，自愿提出申請，按時交納自籌資金，并承諾所購裝具5年內不得轉讓或者變賣。

縣商務局在項目鄉鎮黨委、政府（街道黨工委、辦事處）的配合下，按照集中成片覆蓋的原則，根據項目選點條件，確定項目村社和農戶，并與項目鄉鎮（街道）和農戶簽訂工作協議。

五、管理程序

縣財政局負責按進度撥付項目資金。縣商務局根據市專項建設計劃，會同縣財政局負責制定本縣專項建設計劃和年度實施方案并以正式文件上報市商委和市財政局審批。縣商務局負責同彩鋼倉供貨生產企業簽定供貨合同及售后服務協議；負責收取農戶的自籌資金并繳入縣財政局專項管理；做好項目的質量檢查和驗收工作；負責對轄區內農戶開展科學儲糧技術宣傳和培訓工作；負責匯總建立科學儲糧農戶檔案資料等。

項目鄉鎮（街道）負責本區域農戶專項建設調查統計，指定專人負責落實參與項目的農戶數量；受縣商務局委托，與農戶簽訂項目工作協議，收取農戶的配套資金集中繳入縣商務局，建立科學儲糧農戶檔案資料，做好項目的質量檢查和驗收工作；協助商務局開展農戶科學儲糧技術宣傳培訓工作。

六、建設與服務

本專項項目選用彩鋼倉需符合《農戶小型糧倉建設標準》（LS/T8005－2009）的各項要求，采用經國家糧食局專家組審查鑒定的標準化設計圖紙，統一倉型、標識標徽、有關規格型號等。

市糧油質檢站作為全市農戶科學儲糧專項建設技術支持單位，負責我縣專項項目的技術服務、糧倉制造質量和安裝監理等工作。

供貨生產企業—國喬金屬制品有限公司按照簽訂的供貨合同和標準化設計圖紙組織生產和供貨，并保證產品到我縣的運輸安全，配合有關部門做好售后服務和技術指導；對所供彩鋼倉統一編號，按農戶登記，以備檢查；同時按照專項統一標識要求對所供彩鋼倉噴涂永久性統一標識。縣商務局負責本縣的相關資料匯總及上報工作。

七、資金管理

按照市里規定，中央補助資金和市級配套資金由市財政局統一撥付縣財政局，縣財政局按項目進度撥付縣商務局，縣商務局再按供貨方供貨的進度支付給供貨生產企業，其中，中央補助資金和農戶自籌資金應全部用于專項建設內容，不得用于管理費用等其他費用。農戶自籌資金由縣商務局設專賬收集并統一支付至縣財政局專賬。

按照渝商委發〔〕]146號文件要求，市里安排縣商務局總投資的0.7％的管理費用，列入彩鋼倉單倉造價概算，全部從市級配套資金中安排，由市財政局按照工作進度支付,用于專項工程建設有關費用開支。待工程竣工驗收合格后,根據具體實施數量全部撥付相關鄉鎮。

八、監督檢查

縣商務局會同有關部門要切實加強對項目的管理工作，紀檢監察部門要及時了解項目實施情況，配合做好監管工作。

本專項實行受益公示制。項目鄉鎮應對科學儲糧農戶和補助金額等在鄉鎮或村范圍內張榜公示，接受群眾監督。

項目鄉鎮（街道）對彩鋼倉有關信息進行登記，建立農戶科學儲糧專項信息檔案送縣商務局匯總上報。檔案使用國家糧食局編制的統一軟件填寫、匯總、上報。檔案內容包括：農戶姓名、身份證號碼、地址、聯系方式、糧倉型號（填在備注欄中）、購置數量、補貼金額、合同編號、存糧數量、存糧品種、供貨商等。

縣商務局和項目鄉鎮（街道）應做到逐戶現場檢查驗收，監督工程建設質量和技術服務工作。市商委將組織專家組進行抽查。

項目進度實行定期報送和監理月報制度。項目鄉鎮（街道）應于每月18日前將項目執行和完成情況送縣商務局，主要內容：農戶自籌資金收集情況、糧倉供貨情況、安裝進度、質量情況等；縣商務局應于每月20日前將項目執行和完成情況報市商委。市商委將根據區縣項目進展情況組織專家組進行現場檢查。

九、專項驗收

專項具備驗收的基本條件為：彩鋼倉全部逐戶到位、質量合格并投入使用，能夠滿足農戶安全儲糧要求，糧倉性能指標符合《農戶小型糧倉建設標準》（LS/T8005－）各項要求，所有貨款（除質量保證金外）按規定全部支付給供貨生產企業，建立完整的農戶科學儲糧專項信息電子檔案并報市商委匯總。

專項驗收先由縣商務局會同縣財政局組織初步驗收，必須做到逐戶現場驗收。初步驗收后，由市商委組織年度竣工驗收。竣工驗收以每個項目縣為一個子項進行，由市商委組織抽檢。

篇8

一、統一部署，建立檔案管理機制

為了汲取在工程建設中曾經出現的歸檔不全、散失嚴重的歷史教訓，公司在組建項目管理部時，就統籌考慮將檔案管理納入項目管理職責范圍，在綜合部設立檔案工作組，指定一名副部長專門負責檔案工作，配備數名專職檔案管理員，提前介入，全程參與，不僅管理建設單位檔案，還對所有參建單位的檔案形成資源管理進行指導和監督。

二、建章立制，規范檔案管理流程

編制信息與文檔管理程序文件。項目啟動后，檔案工作組編制了《信息與文檔管理程序文件》，從總體上提出了文檔管理計劃，具體明確了責任主體該做什么，如何做，確保文件流轉環環相扣，在保證文件有效使用的前提下，防止文件散失，使檔案的形成具有可追溯性。

編制項目歸檔文件資源體系。檔案工作組研究了項目工程檔案的構成，從總體上把握檔案架構，以項目建設過程為總體脈絡，將項目檔案分為前期準備、設計、施工、試生產、竣工驗收等階段檔案，并對每一階段將要產生的文件進行分類，開列文件“菜單”，進而編制了《項目歸檔文件資源體系》，通過貫徹學習該體系，改變了檔案管理人員和工程技術人員在收集環節出現的茫然不知所措。

編制隨機資料管理規定。檔案工作組編制了《設備隨機文件收集、歸檔管理辦法》，明確了設備隨機資料的管理責任分工，確定了設備隨機文件的歸檔范圍，對設備隨機文件的分發與借閱作出了規定，同時提供了整理歸檔方法。

制定案卷歸檔整理規范。隨著工程交工，文件資料歸檔進入倒計時，檔案工作組按照國家和行業標準制定《項目案卷歸檔整理規范》，側重于操作環節，為檔案工作人員提供具體可操作的方法流程。

三、培訓交流，提高員工素質能力

培養全員檔案意識。檔案工作組利用各種會議，見縫插針，強勢宣傳檔案法律法規，用檔案的實際利用價值體現強調檔案管理的重要意義，用反面案例現身說法，強調檔案缺失造成的嚴重后果，提高工程建設者的檔案意識，養成注重收集整理資料文件的習慣，為檔案管理工作營造了廣泛的群眾基礎和來源基礎。

加強技能培訓和技術交流。檔案管理人員的工程專業知識儲備不足使其管理行為受到制約，為了拓寬檔案管理人員知識結構，增強對工程建設的感性認識，工作組聘請專業技術人員授課，從宏觀層面講述項目的形成和總體布局，介紹概略的工藝流程和土建安裝基本知識，還鼓勵檔案員經常下現場實地觀察，克服了他們對工程建設的生疏感，提振搞好工作的信息。

四、分門別類，抓住管理關鍵環節

（一）項目前期檔案管理。由于立項之前沒有項目部統一管理，經辦單位多，經辦人員習慣于將文件留在手上，若等到工程竣工再來收集整理將存在極大的散失風險。作為建設單位不能將眼睛只盯著各承包單位，還要注重自身形成文件的歸檔，防止出現檔案管理的“燈下黑”，企業要早做準備，要求經辦單位隨辦隨歸。

（二）設計文件管理。檔案工作組應要求各方設置文檔單點聯系人（DCC），所有圖紙文件經由一人辦理交接手續，把好進出口關，做好登記臺賬，保持工作的延續性，避免因錯亂出現無謂的糾紛。工程竣工圖是具有法律效力的圖紙文件，必須如實反映現場實際。現代檔案管理理論要求檔案專項驗收不僅是對檔案形式的驗收，還注重對內容的檢查，竣工圖除了要求設計資質章、竣工圖章要齊全，簽字要到位外，確保圖紙歸檔合格。

（三）交工技術文件管理。工程建設期間，施工單位必須按照《石油化工建設工程項目交工技術文件規定》（SH/T3503-2007）等標準正確選用表格，記錄準確翔實，簽字蓋章齊全，編制移交交工技術文件，要做到卷冊類別清晰，層次分明；對于電力、交通、港務等獨立系統工程，要求施工單位提供相關行業標準，并按其行業標準編制移交交工技術文件。

（四）設備隨機資料管理。設備抵達現場后，項目部組織供應商、施工、監理開箱共檢，普通設備由采購部門逐一登記保管，整體移交歸檔；重要設備則由檔案工作組直接接收管理。設備隨機資料版面大小不一，樣式繁多，內容龐雜，檔案工作組要做好分類，保證資料一臺一檔，內容完整。

篇9

近年來，我局檔案部門在人手少，任務重的情況下，在上級主管部門的指導和幫助下，在工程技術人員的配合下，克服種種困難，使我局基建工程檔案質量不斷提高。在基建工程資料規范管理方面，我們主要有以下幾方面的體會。

1 制度健全是保障

工程檔案管理是工程中的一個重要環節，記錄著工程活動的全過程，是工程質量的直接反映和關鍵環節，對后期檢測、維護和其他工程建設具有指導、借鑒參考及工程科學技術研究等重要作用。近幾年，上級主管部門對于基建工程的管理了許多規章制度，其中最主要的就是規定了建設項目工程檔案實行專項驗收制度。未通過工程檔案專項驗收項目不得進行工程竣工驗收。這項制度的頒發，有力地保證工程資料整理質量。改變了過去給什么就歸什么，給多少歸多少的被動局面。

在我局工程檔案驗收過程中，我們檔案部門抱著“急工程之所急，全力為工程服務”的理念。加大了與基建管理部門以及工程部門溝通力度，互相支持、互相理解，配合默契。上級基建管理部門在制定《長江航道局基建工程管理辦法》時，列入了檔案部門必須參加交工驗收等條款，對基建檔案管理方面都做了具體規定。這些辦法使工程部門和檔案部門能一目了然，便于操作，工程檔案在工程交工這一重要階段得到了把關，實行了平時管理，使竣工資料整理質量得到了提高，這對于規范我局基建工程檔案管理起到了一定的作用。

2 加強培訓是基礎

工程檔案整理不規范的主要原因是，工程人員不懂檔案整理要求，而檔案人員又不懂基建工程的程序，而要解決這個問題就需要對有關人員進行培訓。我們經常組織檔案人員學習基建工程程序的有關文件，使檔案人員改變了基建工程程序不清、階段不分、無從下手的狀態，基本掌握了基建程序和各階段應主要收集的文件材料情況。

我局檔案部門還特別注重在實踐中指導，利用各種機會如參加交工驗收會、年度基建工作會、目標責任制考核評分等機會宣傳基建檔案管理，提出工程檔案整改意見，不放過每次的實地指導工程檔案整理機會，經過努力，培養了從各級工程部門資料員、項目管理員到工程施工單位再到監理單位一大批懂得檔案整理技術人員，為今后基建檔案規范化管理打下了良好的基礎。

我們檔案人員也積極參加各種基建檔案業務培訓，通過培訓，使我們檔案人員更加熟悉了基建工程資料收集范圍和要求。

3 分級負責是合力

針對工程數量多、資料整理要求高，檔案部門人手少的現狀，要求各級工程部門都建立了專職資料員，他們不但負責平時工程前期資料的管理，還要定期檢查施工、監理單位資料管理情況，最后進行全部資料匯總的協調和整理。同時還要求各級檔案人員都要參與到工程檔案管理中去，指導好工程資料收集整理工作。通過加強檔案管理網絡建設，我局檔案管理的質量也大大得到提高。

4 檔案質量是關鍵

篇10

按照醫療業務工作的內容確定建立醫療業務管理檔案的范圍大致有以下幾方面醫院的病案管理不在此范圍內。

醫療年度總結、計劃類:每年度醫療業務總結、計劃醫療業務發展的近期目標和遠期規劃。

醫療管理規章制度:國家衛生部頒發的醫療規章制度省衛生廳和地方衛生行政部門頒發的醫療規章制度本院自行制定的醫療規章制度三級醫師負責制、查房制首診科室、首診醫師負責制等。

醫療業務新技術、新業務類:包括各項技術操作常規常見病診斷、治愈標準新業務、新技術的引進和開展以及考核獎勵辦法。

醫療業務評價類:上級或同行專家對醫院醫療質量的評價意見以及醫院業務管理部門進行的全面或專項檢查、考核、考試資料。醫院業務管理部門定期或不定期的依據有關標準對全院醫務人員進行的業務考核、考試年度專業技術考核以及專項醫療檢查并根據結果對全院及各科室醫療業務工作予以指導和評價材料等。

各種醫療專項治理活動安排總結:醫院業務管理部門開展的病房、門診醫療質量專項治理整頓的安排、總結住院病歷質量的考核、醫技科室的診斷報告考核、門診處方質量的考核等。

在各種醫療活動中如新業務、新技術開展形成的各種聲像、照片等影像資料。

其他:各種醫療差錯、事故、糾紛記錄低年資醫務人員培訓計劃衛生支農安排、外出進修安排接收基層進修人員安排計劃各種社會性義診院前急救意外事故搶救放射工作人員管理、健康檔案等。

管理辦法

為了便于管理醫療業務管理檔案由醫院業務管理部門專人負責建檔專柜保管凡需存檔的資料及時歸檔保存管理人員注意及時收集保證資料的齊全完整。

所收集的資料按年度、問題、業務工作的內容分別歸類以便裝訂歸檔。

根據案卷的編號順序建立目錄索引建立借閱登記制度便于管理。

部分內容可能與醫院文書檔案相交叉。為了保證醫院業務管理檔案內容的系統完整可將醫院文書檔案歸檔的資料視為“副本”。

討 論

醫療業務管理檔案的建立為領導科學決策和管理提供可靠的信息和依據。決策是醫院管理的基本職能科學的決策必須以全面反映客觀事物的信息資料為依據[1]。

有利于維護檔案的準確、完整、系統、安全便于提供利用。開發利用檔案信息資源是保管檔案的目的努力挖掘檔案信息資源為領導決策服務為各部門服務為社會各界和人民群眾服務是檔案部門的永恒主題[]。由于業務管理部門的人員對檔案管理知識不熟悉了解不多醫療業務管理檔案基本處于兼管或無人管的狀態加上業務管理部門的人員不能保持穩定使醫療業務管理檔案處于一種兼而不管、放任自流的狀態。要落實部門責任做好檔案資料的收集、整理和保管工作。業務管理部門對檔案的管理要實行領導負責制落實部門責任和檔案管理人員的責任按照收集、整理、歸檔的程序按年度和類別隨時將歸檔立卷的資料進行收集和整理由主管領導檢查驗收和審核并按編號儲存歸檔確保檔案的完整性。不少醫院的業務檔案中由各職能科室各自存放這種格局或模式不適應醫院業務的發展要求必須納入統一管理。設立專人負責既維持了檔案完整、系統又利于檔案的保密和安全滿足了醫院發展的信息資源要求同時在年終評優、職稱晉升等方面具有重要參考價值。

加強領導提高思想認識。醫院檔案應是醫院領導部門的決策支持是學科建設、科研工作的參考依據;是資源配置、基本建設的信息資料也是醫院建設的基本依據[1]。

建立醫療業務管理檔案還需進一步加強。提高檔案人員的業務素質是加強檔案工作的根本所在檔案管理要求一專多能專兼職檔案員除了嫻熟的專業知識還必須掌握一定的計算機技術和捕獲信息的能力樹立競爭意識法制觀念和職業道德觀以適應高水準的現代化檔案管理要求[]。