檔案管理意識范文

導語：如何才能寫好一篇檔案管理意識，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公文云整理的十篇范文，供你借鑒。

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一、提升檔案服務意識的重要性

（一）是社會公眾對檔案部門的要求。檔案本身作為一種紀錄歷史的資料，在當前社會不斷進步、經濟飛速發展的背景下越來越受到人們的重視，人們對檔案部門的要求、呼聲也越來越高。對此，檔案部門應積極突破傳統檔案管理理念的束縛，踴躍去探索檔案管理、服務的新思路，充分挖掘自身的潛力，致力于尋找檔案管理與社會發展的最佳結合點。

（二）是檔案工作自身發展的需要。檔案工作本身是為社會提供檔案保管與服務的工作，其基本屬性就是服務性，而服務性本身也是檔案工作能夠生存與發展的重要基礎。要讓檔案工作充分發揮出其自身的價值，檔案部門就必須要將服務放在當前工作的首要位置。檔案工作的開展必須要緊緊圍繞著社會中心工作服務，在檔案工作的全過程都貫穿服務，為此必須要切實做好檔案需求服務，對服務質量進行改善，積極轉變服務形式，創新服務內容，并對管理理念、管理模式、管理手段以及方法進行充分創新，只有這樣才能夠讓檔案的存憑、留史、育人、資政等作用得到充分的發揮。

二、提升檔案服務意識，改善檔案管理質量

（一）樹立起“以人為本，一切為利用者服務”的理念。當前，現代檔案管理工作受到市場的嚴峻考驗，為此，必須要從市場的實際情況出發，對檔案服務的目標與內容進行明確，從利用者的實際需求出發，制定出具有針對性的計劃，更好地為廣大的群體服務。伴隨著各種先進信息技術的運用，電子檔案的使用越來越廣泛，也有越來越多的利用者迫切希望可以利用計算機來對檔案進行快速檢索。有鑒于此，必須要做好充足的準備，盡可能地為利用者提供一個舒適、高科技的環境，以便于利用者能夠快速、安心地獲取自己需要的檔案。?c此同時，檔案工作人員自身還需要積極地改變服務理念，從市場角度、高科技角度出發，為利用者提供更高水平的服務。

（二）不斷拓寬服務方式，充分發揮檔案的社會效益與經濟效益。檔案工作開展的目的就在于讓社會大眾能夠更加方便地獲取各種信息，以便能夠為經濟、文化工作的開展提供參考研究，從這里能夠看出檔案的實際意義就是能夠為其他各個領域提供支持。檔案是一種非常重要的參考憑證，檔案有著相當深刻的時代性，能夠對當時的社會與經濟水平進行充分的體現，通過對各個時期相同類別檔案的比較，能夠從其中發現各種規律，進而為社會與經濟等領域的不斷進步提供重要借鑒。例如生產、科研這方面的檔案，可能對當代經濟的發展有促進的作用，也具有十分強的操作性，但是檔案的經濟效益與此有所不同，檔案所獨具的參考作用使得更多領域能夠從中獲益，從而為其發展起到巨大的推動作用。隨著檔案工作的開展，需要檔案管理工作人員對服務的方式進行不斷改進，通過多元化、精深的服務改善檔案部門的服務水平，為廣大利用者提供良好的服務，充分發揮出檔案的價值。

（三）加強檔案資源的開發，為利用者主動提供服務創造條件。對于檔案部門來講，最大的優勢就是豐富的信息資源，因此檔案部門不能僅僅成為檔案的守護者，同時還必須要成為檔案信息資源的開發者以及傳播者。檔案管理人員通過挖掘信息資源，從而為利用者提供服務，這也是檔案工作人員做好檔案服務的重要前提。檔案信息資源開發的基本手段之一即是檔案的編研工作，根據利用者的需求，為他們提供良好的二次、三次文獻服務，例如編制出專題匯編、專題文摘等等。面對快速發展的信息技術，檔案工作人員需要擁有良好的超前意識、創新意識、信息意識以及市場意識，充分認識到檔案本身不僅可以用來對過去的問題進行分析，同時還能夠為現實工作提供重要的信息支持。以科研類檔案為例，在經濟方面存在潛在的價值，能夠將檔案信息資源轉化為現代化的生產力，對此，就需要檔案工作人員合理開發信息資源，以為經濟建設提供服務。同時還應該充分利用自身館藏優勢，定期舉辦專題展覽以達到宣傳、思想教育的功能，從而將檔案信息資源的作用最大限度地發揮出來。

與此同時，檔案管理工作人員應在提升服務水平、層次上做足準備，積極采用現代化技術去創新、研究相關檔案的收集范圍、整合方式、利用模式等等，尤其是要主動利用所掌握的檔案信息資源來為領導、部門決策提供準確度高的檔案資料、文件匯編作為參考，進一步提高服務的價值。

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關鍵詞:法律；病歷檔案；管理；依法

長期以來，病歷的管理與利用多停留在經驗和習慣要求的層面上，其實病歷作為醫務人員在醫療活動過程中形成的文字、符號、圖表、影像等資料的總和，它除了要受相關醫療衛生技術規范的約束，還應該受到《中華人民共和國檔案法》及相關法規的調整， 所以病歷檔案的管理與利用，它必須依法管理。

1病歷檔案管理的重要性

病歷檔案是一種特殊的檔案，它既有檔案的共同屬性—原始性、真實性和準確性。又有自己的專業特殊性[1]：一是病歷檔案的完整性與連續性。以一個患者的治療過程所形成的全部文字、數據及圖像材料構成一個立卷單位。二是病歷檔案的直接責任者為若干醫療工作者。病歷檔案載體材料的記錄、填制、分析、診斷和拍片化驗均由醫生完成，除此而外的任何單位或個人均無法成為病歷材料的責任者。三是一個病人入院到出院即構成一件病歷檔案。四是病歷檔案產生和形成很快、數量大，是臨床、教學、科研和醫院管理不可缺少的資料，是醫療事故糾紛、法律訴訟中的法定證據，也是溝通協調醫患關系、體現患者的知情權和醫療權的重要手段。依據病歷檔案，醫師可迅速正確診斷與治療患者，醫院亦可據之申請醫保給付、理清法律責任等。

2病歷檔案的依法管理

病歷檔案的依法管理應該包括兩個方面的內容，即病歷形成過程中的依法管理和病歷形成后的依法管理[2]。

2.1病歷形成過程中的依法管理

病歷是病人接受醫務入員病情詢問、檢查、診斷、治療、護理以及疾病發生、發展和轉歸等診療過程的原始記錄，能為醫療教學、科研和醫療管理提供重要的信息資料，在某些涉及人身傷害、健康保險的刑事、民事案件審理及發生醫療糾紛時，病案還是一份具有法律效用的原始材料或作為證明案件真實情況的證據，特別當最高人民法院在《關于民事訴訟證據的若干規定》中明確規定醫療糾紛的民事訴訟實行舉證責任倒置后，病歷更是醫院或醫務人員證明自己無過錯的主要和重要的證據材料。

2.2病歷形成后的依法管理

病歷是醫務人員對病人診治過程的書面記載，因此，病歷書寫的主體必須是有關法規規定的人員。顯然這里的醫務人員指的是取得醫師執業證書并對病人實施診治的人員，不是病人的經治醫師或未參加病人檢查、治療的醫務人員不得書寫病歷。病歷的內容應該符合客觀、真實、準確的要求，在臨床醫療中許多醫務人員也為病人書寫了病歷，但由于缺乏與病歷相關的法律問題的知識導致形成的病歷存在許許多多的法律缺陷，如醫師“敷衍了事，未仔細詢問病史，憑主觀臆斷編造病史或為使其診斷成立，故意歪曲事實”或“編造虛偽檢查、操作”甚至“涂改編造搶救記錄、修改有診療失誤的病案”等等，這樣的病歷無論是作為醫療、教學、科研的原始資料還是作為訴訟的證據其價值和作用都大打折扣。衛生部在《病歷書寫基本規范》第三條中明確指出:“病歷書寫應當客觀、真實、準確。”病歷記錄的客觀、真實準確，表面上是對病歷內容的要求，實質上是對醫務人員的執業要求。這體現在《執業醫師法》第二十三條、第三十七條的規定中:醫師“不得隱匿、偽造醫學文書及有關資料”，否則要承擔相應的法律責任。

2.2病歷形成后的依法管理

病歷的書寫應按規定時限完成并符合相關衛生法規、規章的要求醫師每天要診治許多病人，如若不是每次診治后及時記錄，則有可能造成記憶的遺漏或混淆，萬一有醫療糾紛發生或訴訟發生再去補寫，其真實性和可信度必將受到懷疑，因此，病歷及時完成是保證病歷公證性的前提。《病歷書寫基本規范》對各種情況下病歷書寫時限做了詳細明確的規定，如規定:“住院志、入院記錄應當于患者入院后24小時內完成;24小時內出、入院記錄應當于患者出院后24小時內完成;24小時內入院死亡記錄應當在患者死亡后24小時內完成;首次病程記錄應當在患者入院8小時內完成;死亡記錄應在患者死亡后24小時內完成”等等，這些對病歷書寫時限的具體規定是病歷書寫時必須遵守的。除時限問題外，《病歷書寫基本規范》還具體規定了以下幾個方面的內容:①病歷的涂改、修改的規定:“書寫過程中出現錯字時，應當用雙線劃在錯字上，不得采用刮、粘、涂等方法掩蓋或去除原來的字跡”;“上級醫務人員有審查修改下級醫務人員書寫的病歷的責任。修改時，應當注明修改日期，修改人員簽名，并保持原記錄清楚、可辨，醫囑不得涂改，需要取消時，應當使用紅色墨水標注‘取消’字樣并簽名，這些規定，解決了我國病歷書寫中長期存在的對于如何進行涂改的不統一、不規范的作法，明確了什么是病歷的的合法涂改，為判斷病歷涂改的合法與否提供了標準。②體現在病歷中有關知情同意的規定:“特殊檢查治療等醫療活動應當由患者本人簽署同意書;患者不具備完全民事行為能力時，應當由其法定人簽字;患者因病無法簽字時，應當由其近親屬簽字，沒有近親屬的，由其關系人簽字;為搶救患者，在法定人或近親屬、關系人無法及時簽字的情況下，可由醫療機構負責人或者被授權的負責人簽字”、“因實施保護性醫療措施不宜向患者說明情況的，應當將有關情況通知患者近親屬，由患者近親屬簽署同意書，并及時記錄。”這方面的規定與我國的相關法律法規相銜接、相一致[3]。

3法律知識缺乏造成醫患糾紛[3]

我國正逐步進入法制社會，依法行醫是每個醫務人員應該自覺遵守的準則。每個醫務人員應該認真學習《執業醫師法》、《藥品管理法》、《傳染病防治法》、《獻血法》、《母嬰保健法》等等，針對醫務人員所立的各項法律、法規。用各種法律條例規范自己的職業行為與道德規范，提高自己遵法的自覺性，這樣有利于保護自己和醫院不受損失[4]。例如，從對車禍肇事類病歷的書寫就可以反映出個別醫生自我保護意識不夠，遇到車禍病人不分主次，一律診斷為“車禍”。是司機酒后駕車撞傷病人還是病人因意外，精神失常、故意滋事或其它原因撞車，應從病歷記載中有所反映。應考慮病歷記載對肇事雙方負責，對醫生本人負責，更應對醫院負責。以便為交警，司法部門調查立案提供可靠的證據，并為當事的雙方爭得法律上的主動。

參考文獻

[1]劉寧，孫素玲.關于病案書寫中潛在性法律問題的探討[J].中國醫院管理，2001，21(3):45-46

[2]尚進.正確認識病人隱私權[J].中國醫學倫理學，2002，15(2):36-37

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論文摘要:企業檔案信息化是適應企業檔案管理發展的必然要求，是一個綜合性很強的系統工程。不僅需要企業領導的高度重視，檔案管理者也要更新觀念，努力探索檔案收集整理利用的客觀規律。充分運用現代前沿信息技術，發揮人才優勢，整合企業內部各方面的力量，把企業檔案信息化建設向深廣領域推進。

    1.企業要從戰略發展的高度考慮檔案信息化向題

    從歷史經驗來看，檔案絕不單單是企業運行情況相關資料的‘儲藏室”、“保管箱”，檔案替理也不應是流水帳式的簡單管理，對于檔案的管理理應成為企業運行管理中很重要的一個環節。大多數企業領導已經充分認識到，開發利用檔案信息資源是進行科學決策和管理的根本需要，但各企業實際情況不同，如何建設并利用好這樣一個管理咨詢信息系統，不同企業應靈活處理;全面提高檔案利用效率，最大限度地滿足企業各部門對檔案利用需求，不但需要企業高層領導的高度重視并積極協調，更需要企業領導具備戰略的眼光和務實的作風，將檔案信息化建設納入企業信息化總體規劃之中，將檔案建設納人企業內部各部門的崗位職責范圍之內，有計劃、有組織、有安排，做到層層落實，項目清晰，并應當投人甲定資金予以支持。

    2.企業檔案信息化管理的主要內容

    企業檔案的信息化管理是在信息時代背景下產生的檔案理論與實踐，以檔案資源信息化為核心內容的新時期檔案管理信息化理論和工作體系逐漸形成和發展并指導著具體工作。其主要內容包括:

    (1)檔案資源技術信息化。檔案資源信息化是檔案資源和檔案各項管理過程，通過信息系統加工和計算機網絡的傳輸保存，將原有不同載體的檔案資源轉化成數字化信息，實現檔案資源的合理配置與有序、進行信息化有效開發利用，實現檔案資源的社會共享。其主要內容包括:一是檔案信息資源建設，即通過數字化、網絡化技術手段，建立起各類規范化、標準化、可共享的目錄數據庫;二是檔案基礎平臺建設，包括檔案網絡建設和管理系統開發應用，建立檔案信息資源共享的技術支撐平臺，實現檔案信息傳輸的網絡化和檔案信息資源的共享化。

    (2)檔案管理方法科學化。檔案借巡匡作方法科學化，就是根據信息社會的特點和檔案工作的客勸珠見律進行合理的組織計劃和控制。白然科學和社會科學的最新研究成果運用到檔案管理中，如在系統論、控制論等的指導下作出正確的決策。此外，管理方法的科學化還包括正確恰當地運用經濟手段和行政手段按照管理對象的實際和它自身固有的規律來決定采用叨隆手段，以及使用這些手段乃至最終用法律形式來保證。管理方法的科學化是旁彬勢下管理現代化的核心。

    (3)管理人員素質酬弋化。信息時代檔案種類和載體的多樣化、檔案管理方法的不斷改革，對檔案管理人員在業務知識、科學技術知識及管理操作能力等各方面都提出了新的更高的要求。檔案管理人員除了應具備廣博的知識外，還要有一個結構合理的人才群體。檔案管理人員要有一個合理的比例，有較好的知識結構、年齡結構、素質結構等。

    (4)檔案月賂的社會化。隨著社會檔案意識的增強及檔案效益的顯現，檔案利用從用戶對象上正在發生著明顯的變化，非官方組織與社會公眾對檔案的利用不斷增長，經濟活動利用明顯上升。隨著檔案進一步開放、電子文檔的實行，檔案利用將出現跨地域、跨行業的局面，突破時空界限，真正實現資源共享。

    3．抓住機遇，全面推進企業檔案信息化建設

    企業檔案信息化建設正面臨著難得的發展機遇，而且現代信息化技術的發展也提供了十分優越的客觀條件，因此，必須統籌謀劃，精心實施，在秉承傳統工作的基礎上，做好以下幾點:

    (1)建立健全制度，規范檔案管理。企業檔案部門要把握信息化帶來的企業管理的新思維、新模式，樹立創新意識，運用先進的技術手段，實現企業檔案制度創新。建立健全適應企業信息化環境下的檔案管理制度，保證企業檔案工作在企業信息化環境下扎實有序發展，完善企業檔案的收集范圍，及時調整和擴展企業檔案信息的接收范圍，尤其提男腸些對企業可持續發展具有潛在價值的文字材料;建立電子文件的歸檔辦法，完善企業文件材料的歸檔制度;建立數字化檔案信息管理和利用制度，保障電子檔案信息的數據儲存及利用的安全。

    (2)更新觀念，多渠道開辟檔案信息資源。對企業發展至關重要的檔案信息要格外予以重視，適當勿二大檔案收集對象和收集范圍，不僅要收集與檔案關系密切的各種資料，對枚關企業生產經營決策的信息資料也要注意收集。同時，企業檔案的收集要充分利用現代通信電子手段，從收集信息的深度和廣度兩個方面加以拓展，檔案保管重點要轉向企業自身形成的材料和與企業經營有直接關系的文件。

    要以市場為導向，挖掘各種適銷對路的檔案信息。如：企業為了定價，就必須知道市場狀況;為了制定促銷策略，就必須了解產品銷售周期性及市場競爭狀況;為了發掘新產品，就必須全面了解生產廠家，如此等等。如果檔案人員能在這些方面為企業及時提供真實、詳細的檔案資料(數據、文字、圖表等)，就會為企業的正確決策提供有力的支持，其為企業提供的服務就是高級的信息服務。

    (3)加強檔案人才隊伍建設，建設好檔案管理工作軟環境。社會的發展、科技的進步一方面給檔案管理理論、管理模式、檔案工作領域和工作手段與工作方法帶來強烈沖擊，另一方面又對檔案管理人員的素質提出新的更高的要求，因此，提高檔案管理人員的素質，是加速檔案工作利技進步、推動檔案事業利學發展的關鍵。為適應檔案管理信息化建設的需要，必須對在崗檔案工作人員不斷開展多渠道、多形式的崗位培訓，讓管理檔案的專業人員歷經時間積累和沉淀的能力，就會讓檔案為社會各界有效利用，并適應檔案信息化建設的要求。

    要確立檔案信息化建設所需人才隊伍建設的標準，明確培養目標和方向，完善檔案信息化人才隊伍培養的制度與機制，加快檔案復合型人才培養，對不合理的崗位設置應及時予以調整，對做出突出貢獻的檔案管理人員給予表彰獎勵;要挑選一批思想政治覺悟高，業務能力強，熱愛檔案事業，具有一定企業管理業務水平的人員充實到檔案隊伍中來。

    (4)加強理論知識學習，增強責任感和使命感。檔案工作者自身要不斷提升專業素質，開拓思路，勇于進取，超前介人企業管理流程，全方位參與企業信息化建設，將自身有機融人到信息系統中，使檔案工作與五處業設計、生產、施工、管理等工作流程想銜接，以加強對企業各種類型文件材料運行的監控。檔案工作者還要積極參與國際質量認證體系的貫標活動，實現文件、檔案的制度化、規范化管理，主動配合企業計算機人員，建立和完善企業檔案自動化系統。同時還必須積極主動地從各個渠道獲取及綜合處理各類信息，并編制出有一定水平的綜合性、專題性的報告，供企業決策者分析和判斷，提高服務水平。

    (5)積極推進，盡快實現檔案管理數字化。檔案管理數字化是一項艱巨而又緊迫的任務。檔案工作者不能觀望等待，要主動出擊。首先，在行文不規范的企業中，盡快完善文件制度，為各種機讀檔案目錄的建立及管理軟件的編制做準備;其次，根據企業館藏特點，結合行業通用標準，及時編制出索引工具，以實現檔案的自動化檢索功能。

    檔案是歷史的原始記錄，是人類社會的真實記憶。歷史的延續和社會的發展都在檔案中留下最可靠的印記和鄉彭變。時間越久遠，檔案的歷史價值就越發突出，檔案也越顯珍貴。對于酬統檔案數字化過程的加速，也是劉這些傳統的有效保留和傳承。

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關鍵詞：醫院 人事檔案管理 電子信息化

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

文章編號：1004-4914（2012）09-277-02

近年來，隨著計算機網絡技術和現代通信傳輸技術的發展與進步，各種載體形式大量增加，對檔案系統發生了深刻的影響，傳統形式的紙質檔案正在被電子檔案所代替。為適應這一未來檔案工作發展的基本趨向，提高檔案的管理水平，必須加強健全與完善醫院人事檔案信息管理系統，全面推進檔案現代化，實現人事檔案信息化、數字化，促進醫院人事檔案事業健康發展。

一、電子信息化是醫院人事檔案管理現代化的標志

醫院人事檔案是醫院檔案的重要組成部分，是人事工作全面、歷史地考察一個人的依據。醫院人事檔案管理信息化是人事檔案管理建設與發展的必然趨勢，也是人事檔案管理現代化的主要標志。然而，長期以來，醫院人事檔案管理創新滯后于經濟改革。特別是基礎設施差，管理手段落后的問題一直得不到解決。不少醫院沒有單獨的人事檔案室，常和人事辦公室擠在一起。人事檔案存放以紙質文件材料為主要載體。距離無紙化、電子化、網絡化還有一定距離。因為沒有單獨的計算機和檔案管理軟件，檔案管理人員的收集、整理、歸類、編目、檢索等工作還一直停留在手工操作階段，以至影響人事檔案材料歸檔整理的及時性與完整性。檔案工作人員由于缺乏電子檔案的管理經驗，嚴重影響了案卷質量和收集效率及檔案利用率。案卷中缺乏反映個人工作能力和實績的動態信息資料，一些職務、職稱晉升、工資變動等連續性信息甚至出現斷檔現象。

實現人事檔案信息化、數字化可以通過數據庫、數據壓縮、高速掃描等技術手段的利用，有效彌補以上問題和不足，提高人事檔案信息的管理與利用水平，更好地發揮檔案信息資源作用，為醫院領導及人事部門準確提供各類人才信息和用人依據，繼而告別傳統的人事檔案信息的管理與利用的手工方式，實現現代化層面的轉變。

1.完整的保存效果。作為新生事物的電子文件，與計算機技術和通信技術有著密不可分的聯系。與紙質文件相比，其具有容量龐大、利用率高、信息傳遞快、利用價值大的特點。撰寫工具為計算機，存貯方式是磁盤，可以將形成的信息資料原始地、完美無缺地保存下來。醫院應建立以現有人事檔案管理人員為主，各科室輔助配合的電子文檔歸檔制度。充分利用醫院內部互聯網，創建和完善醫院人事檔案管理系統.并利用電子信息管理醫院人事檔案。

電子信息化人事檔案管理，最大的優點就是有利于材料的完整保存，除了在信息輸入時需要用檔案原件外，很少再接觸原件，有利于檔案壽命的延長，實現長時期的完整保存。

2.快捷的檢索速度。加強醫院人事檔案信息化建設，是實現醫療事業管理及辦公自動化標準化的基礎，是信息化和現代化的需要。傳統的醫院人事檔案手工操作的管理模式查找不便，既影響檔案資料的準確性和完整性，還浪費人力和時間。實現檔案信息化管理后，從電子人事檔案的生成、采集、驗證、歸檔、入數據庫到檢索查找等一條龍服務可以全部實現自動化操作，完成了人事檔案管理工作向智能化的轉變。同手工操作相比，計算機的數字化管理系統信息存儲量大，運算速度快，計算精度高，可以有足夠的信息基礎實現高效、精確的檢索，可以應對各種復雜條件的精確查詢。既減輕檔案工作人員的重復性勞動，又節省大量人力和時間，有效推動了檔案現代化管理水平的提升。

3.高效的信息流動。要實現醫院人事檔案管理的微機化、網絡化，以檔案的原始材料為依據，運用信息維護系統，將人事檔案的信息錄入微機，建立完整、準確的醫院人事檔案信息通用數據庫。將信息數據庫進行分類，盡可能地實現人事檔案的數據化。通過數據庫建設可以進行人員信息的查詢、統計、整理、分析等，實現人事信息和公務公文的電子郵件交換和遠程數據交換，實現資源共享，進而實現信息的高效率流動,為眾多檔案人員、管理人員及技術人員所共享。

二、電子信息化管理有助管理效能的提高

醫院人事檔案的儲存管理之效能與其管理方式密切相關。不同的管理方式，可以有不同的管理效能。電子信息化管理具有快捷、嚴密的特點，有助管理效能的提高。

1.一方收集，多方共享。人力資源信息的收集旨在信息資源的共享，取得一方收集，多方共享的效果。醫院人事檔案信息化建設就是通過先進的檔案管理軟件和現有的辦公網絡相連，以人事檔案信息系統為中心，建立計算機網絡分系統，從而實現檔案信息的網上檢索和電子文件信息共享，使檔案管理趨于規范。以考核系統為例，在完成與人事信息系統的連接后，人力資源部可以直接通過網絡系統將考核結果傳發給各個科室，醫療保險系統可以直接從人事信息上讀取職工基本信息，醫務、科研、教學及黨、政、工、團系統也可以直接從人事信息系統中收益，從中得到諸多的信息和幫助。

2.服務決策，準確快速。醫院人事檔案材料所具有的專業性、機密性、政治性三大特點決定了它可以為決策者提供有價值的信息參考。譬如，人才的培養和提拔，可以從人事檔案電子版材料迅速提取當事人的學歷、專業、經歷、成果等人事資料，通過準確、全面的相關信息的了解，使決策者作出正確抉擇。

3.節約資源，經濟實惠。人事檔案的電子信息化建設還具有一定經濟意義和節約價值。傳統的管理模式，要想全面完整地保存好檔案資料，需要較大的檔案館庫和設備，需要投入大量的費用和人員，而且需要購置大量防霉、防蟲、防鼠，以及防氧化藥物。利用計算機管理醫院人事檔案，可以把大量的檔案材料存放在軟盤、光存儲介質及硬盤上，一是可以節約場地和紙張，二是可以節約費用和人員，提高工作效率，使檔案人員從繁重的勞動中解放出來。

三、電子信息化管理需要適應性跟進

醫院的電子信息化管理是一項系統工程，設施、人員及機制必須適應性跟進，在短期內形成一個完整而規范的運作體系。

1.硬件設施的跟進。醫院人事檔案管理信息化建設的加強，首先需要硬件設施的跟進。醫院在建設醫院信息系統時，應把人事檔案管理信息化一并考慮，統籌安排，進行整體設計；并購置檔案管理硬件設備，建設專用場館，購買空調、檔案密集架和電腦等附屬設施，設置防火、防盜的自動監控系統；還有計算機管理軟件的引進，人事檔案的信息存儲和檢索系統的建立，為人事檔案資源的合理配置和利用、優秀人才的選拔培植創造良好條件。特別是通過高效的科技檔案管理系統的建立，實現醫院人事檔案功能與作用的大幅擴展。

2.人員素質的跟進。醫院人事檔案管理信息化建設還需要人員素質的跟進。要注重人事檔案管理人員的知識更新，加大對檔案人員教育培訓的力度，鼓勵支持檔案管理人員參加學歷教育、業務學習和業務培訓。采取在職學習、短期培訓等多種形式，有計劃、有針對性地對檔案管理人員進行全面系統的業務培訓，不斷提高檔案人員的業務素質，彌補在職人員現代科學知識和管理科學知識不足的弱點。或引人競爭機制，擇優錄用，把真正優秀的檔案專業人員選拔到檔案管理崗位上來。醫院要將檔案人員的培養納入醫院人才培養計劃，關心他們的職稱晉升和工作業績，形成一支懂管理、懂技術的復合型人事檔案管理隊伍。

3.維護機制的完善。隨著醫院人事檔案管理信息化的建設和電子文件人事檔案資料的產生，加之多媒體集成性及其組成和結構的復雜性，難免給人事檔案的建設與管理帶來一系列新的問題，諸如原始性的鑒定、保密方式的創新、設備的維修，以及故障的處理等，都需要妥善處理，以確保其安全可靠運行。

參考文獻：

孫中華.醫院人事檔案管理工作的體會.中醫藥管理,[2009，17（2）：148-149.

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盡管我國醫院檔案管理水平較以往有了很大提高，但仍存在許多問題，如相應的標準體系建設嚴重滯后、檔案信息化管理意識不高等。在本文中，筆者從當前醫院檔案管理的現狀入手，總結醫院檔案信息化建設中存在的問題，并展開深入分析，提出有針對性的解決措施。

關鍵詞：

醫院檔案管理;檔案管理;模式改革

隨著我國經濟水平的提高與醫療衛生事業的發展，醫院的內外環境都發生了巨大變化。為了適應時展的需要，醫院開始重視檔案管理工作。和以往相比，醫院檔案管理水平有了顯著提升，但是仍存在諸多問題，亟待改進。

一、醫院檔案管理現狀

1.醫院檔案分類

在醫院檔案中，不僅涵蓋醫院的發展事件，還有諸多的研究成果記錄，能夠為醫院的各項科研活動提供豐厚的數據。在醫療衛生事業改革工作穩步推進的過程中，構建一套行之有效的檔案管理系統是非常有必要的。當前，我國醫院檔案主要涵蓋文書檔案、病歷檔案、人事檔案這三種。從管理模式上來看，人力資源部門負責人事檔案的管理，檔案室負責文書檔案的管理，而醫務處則負責病歷檔案管理。從管理方式上來看，包括手工操作與人工檢索，十分落手。除了這些檔案之外，隨著醫院的發展，各種醫療活動增多，新增許多新的檔案類別，比方說院校附屬的教學醫院，會增加諸多教學檔案；與防疫部門聯合，會增加新的病歷檔案；和法律部門共同推出醫療法檢活動，會新增案件檔案與訴訟檔案等。這些新的檔案出現，給醫院的檔案管理工作帶來了新的挑戰。醫院必須加快檔案管理工作改革的步伐，以適應發展的需要。

2.醫院檔案信息化建設中的問題分析

（1）標準體系建設較為落后。因為醫院檔案管理中所涉及到的內容非常多，所以醫院檔案信息化建設工作也面臨著很多困難。很多醫院還沒有就信息化建設工作展開統一的規劃，信息化建設缺乏標準化體系。當前，醫院檔案管理軟件與檔案管理信息系統非常多，但是其兼容性普遍較差。在醫院的內部，各個部門往往運用獨立的系統，信息共享程度非常低，各種信息資源的利用度不高。（2）檔案信息化管理意識不強。隨著職能部門分工地不斷細化，各個部門在日常工作中會產生大量的電子文件，電子檔案流失的現象非常嚴重。很多人簡單地認為將檔案資料輸入電腦，能夠被查詢或者利用，檔案管理就實現了信息化，甚至還有人認為傳統檔案被保管好就可以了，沒有必要花費精力著手數字化信息處理工作。這些落后的思想觀念均導致醫院檔案管理發展停滯不前，嚴重影響了檔案管理的工作效率。（3）檔案信息化建設匹配設施與人才配備不夠。很多醫院對于檔案信息化建設方面的投入不夠，電子檔案生成部門的各種設備非常落后，為配置與電子檔案管理相適應的軟件與硬件。這導致電子檔案難以被長期保存，丟失的現象非常嚴重，給醫院帶來了巨大損失。很多部門未配置掃描儀等翻拍設備，導致電子檔案難以與紙質檔案同步。與此同時，相關工作人員的年齡結構不合理，普遍偏大，信息技術操作水平不佳，知識結構未能夠更新。對于醫院來說，既具備檔案管理知識，又擁有計算機操作能力的復合型人才太少，這些都導致醫院檔案管理水平低下。（4）電子檔案歸檔管理模式落后。當前，醫院中涉及到電子檔案管理工作的部門非常多，但是各個部門還沒有就檔案管理出臺統一的標準，未制定出有效的工作程序。各個部門在電子文件歸檔的時候，存在歸檔范圍不清晰的問題，缺乏有效的分類方法及整理規則等。這些有可能導致部分非常重要的電子檔案被破壞或遺失，這不僅影響了醫院的工作效率，還有可能給醫院帶來巨大的損失。電子檔案歸檔管理模式十分落實，必然會影響到醫院檔案信息化建設工作的穩步推進，導致醫院的信息化水平低下，難以適應快速發展的時代。

3.云時代下醫院檔案信息化建設面臨的挑戰

隨著云時代的到來，醫院方面必須加快信息化建設工作。在多種新醫改政策之下，醫院以往信息孤島的情況不再，其必須逐步構建起和社會與群眾密切相關的“醫療云”，以滿足廣大患者及家屬的需要。很多醫院已將將信息化建設納入到戰略發展中，然而醫院信息化建設與“醫療云”建設，不單單進行靠各種數字化的設備，并非是構建業務信息系統那么簡單，必須將醫院內部的各種檔案進行數字化的處理，再和新的電子檔案有效融合，逐步構建起龐大的檔案信息庫，并和其他內外系統有效地對接起來，如鄉村社區衛生信息網、公共衛生信息系統等，使得信息實現共享，醫院的信息資源能夠充分發揮作用，實現經濟價值與社會價值。

二、檔案管理模式改革在醫院檔案管理中的應用

綜合上文的有關內容，筆者就醫院檔案管理的現狀展開了研究，汲取當前的實踐經驗，筆者認為可以從如下幾方面入手，提升醫院檔案管理水平。

1.實行資源的整合

對于醫院檔案而言，資源整合是非常有必要的，能夠提升各種信息資源的利用率，使之發揮更大的價值。針對醫院檔案管理的現實狀況，相關部門應積極推出完善的檔案管理制度，使得多個部門的檔案能夠有效匯總，實現統一管理。比方說醫院病歷檔案，其在醫院檔案中占有重要比重，數量龐大，且新增速度非常快。病歷檔案具有一定的法律效力，其對醫患雙方都具有重大價值，其不單單是醫院內部的資料，更是社會各界所共同監督的一種法律文書。在保護患者與醫療機構的合法權益時，病歷檔案發揮著重要作用。在病歷檔案中，醫療診治的過程被詳細記錄，能夠體現出醫務人員的技術水平，也能夠展現出醫院的整體業務水準。在現代社會中，各種保險、傷害認定等對于病歷檔案的利用越來也高。為保障相關當事人的隱私，還要杜絕超范圍使用。針對此，醫院就病歷檔案進行統一管理是非常有必要的，這有助于病歷檔案的完整與安全，能夠保障其憑證價值。

2.對體制進行創新

一是采用統一領導，分級負責的方式。針對醫院的現實狀況，應構建起檔案管理辦公室，全面負責檔案管理工作。檔案管理辦公室對相關部門的檔案管理工作進行監督與考核。針對特殊性的檔案，其能夠集中進行管理。部分與職能部門關系密切的檔案，可以放置于本部門管理，比方說會計檔案等。當技術力量不足的時候，可以將電子檔案置于技術力量強的部門。二是配置兼職或專職的檔案管理人員。檔案管理對于管理人員的專業水平有著極高的要求。針對部分專業性強，或工作量大的部門，應配置專職的檔案管理人員，確保責任到人，從而提升檔案管理的準確度。

3.優化服務

在當前社會下，醫護人員應積極轉變思想，以適應時展的需要，檔案部門也應如此。以往其為被動的提供查閱服務，當前是應積極主動地展開宣傳工作。檔案管理人員應充分發揮檔案資料的教育與引導作用，使得檔案能夠在醫院的文化建設中實現價值。醫院的病歷檔案中蘊含大量的臨床信息，能夠為科研工作提供有利支持。醫院檔案管理部門可以積極與相關院校等科研機構取得聯系，使得這些病歷檔案能夠促進我國醫療衛生事業的發展，為醫學研究做出貢獻。

三、結束語

醫院檔案管理改革工作所涉及到的內容非常多，醫院方面應發揮探索精神，積極總結經驗，調整改革措施。針對醫院檔案管理工作的需要，醫院可以組織人員參加外部的各種檔案管理交流會，汲取有價值的部分，并與自身的實際狀況結合起來，摸索出新的管理方法。隨著現代信息技術水平的不斷提高，電子化檔案管理蘊含著巨大的價值。人們可以借助手機與互聯網等多種路徑來實現數據訪問，醫院檔案信息管理統一化的優勢將日益凸顯。

參考文獻

[1]岳森卉.檔案管理模式改革在醫院檔案管理中的應用[J].社會科學（全文版），2016（13）：273-273

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（一）干部人事檔案的保管方法不完備

目前醫院人事檔案的管理方法陳舊、滯后。因受客觀條件的限制，醫院對人事檔案管理工作經費投入不足，檔案用房狹小，管理設備陳舊、現代化管理手段還沒有引進人事檔案管理系統，人事檔案的信息利用停留在最直接、最簡單的程度，缺乏深度開發和利用。管理人員一直采用手工編輯、檢索，方法繁瑣，不易操作，反應較慢，現代化管理水平不高，致使人事檔案材料不能及時歸檔整理，存在檔案資料不完整的情況。

（二）干部人事檔案的管理觀念落后

由于人們對人事檔案的開發利用認識不明確或對其重要性認識不足，甚至存在重醫療檔案輕人事檔案的觀念，使得人事檔案工作得不到應有的重視。目前醫院人事檔案的管理理念還相當保守，局限于對檔案實體的管理，“看堆式”的管理，重管理，輕服務，沒有了解檔案管理更重要的是通過管理反映出檔案當事人的自然情況，從而為挖掘人才、利用人才，發揮其所長服務。人事檔案服務開發意識差，造成合理利用上的諸多障礙。

二、完善醫院干部人事檔案收集整理保管和利用的措施

（一）規范檔案材料收集、歸檔和鑒別

領導干部和管理人員要側重于收集工作實績、領導和決策能力、協調控制能力、突發事件的應變能力、書寫語言表達能力、廉政和商業賄賂情況等。醫務人員則應注意收集醫德醫風、廉潔行醫、業務能力、理論水平等可以評價醫務人員思想素質、道德品行及工作情況的材料。人事檔案管理中幾乎鮮見鑒別工作這一流程，鑒別已收集完畢的檔案材料，應當考察其手續完備與否、表達是否準確、精煉，觀點是否明確等方面進行認真細致的鑒別，堅決剔除沒有價值的材料、假材料、對于不符合要求的及時退回，限期糾正再歸檔，對于不屬歸檔范圍的材料，及時發回相關單位，盡量避免散失和積壓，凈化并優化人事檔案的內容。

（二）規范檔案的查、借、用、轉等程序

對查、借、用、轉等檔案流轉的程序加以規范，堅持“五不查”“四不借”“三不轉”的原則。現實工作之中，堅持“檔隨人走”，盡量避免出現檔案轉移不及時而導致的“有檔無人，有人無檔”的問題，避免出現假編和篡改檔案的現象。為了避免檔案發生泄漏和遺失，必須定期或不定期的進行核查，堅持人檔相符。

（三）加強管理信息化、實現檔案動態管理

采用計算機管理的形式，構建醫院人事檔案信息庫，并逐步向電子檔案管理發展，實現人事檔案管理網絡化，不但可以快速準確地獲取人員自然狀況、簡歷、特長、業績等方面的綜合材料，提高工作效率。醫院人事檔案應當進行動態的管理，本人的學歷材料、獎懲材料以及專業技術職稱材料等在查、借之后應當及時歸還存檔，由此才能做到實質意義上的動態化管理。

（四）加強對醫院人事檔案管理隊伍的建設

檔案管理人員自身素質需要提高。要樹立終身接受教育的學習觀，努力鉆研業務、不斷拓寬知識面、提高知識層次，以利于工作的順利開展。在檔案管理工作中運用競爭機制。通過制定傾向于人事檔案管理人員的規定和政策，以提升從業人員的經濟待遇，吸納處自正規檔案專業或在這方面希望有所建樹的檔案管理工作人員充實人事檔案管理隊伍。

三、總結

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【摘要】21世紀是信息與高科技結合應用發展的時代，醫院檔案向信息化管理方向發展是必然趨勢。本文就醫院檔案管理網絡化問題進行了探討，分析了其對醫院檔案管理工作的影響及其構建內容和方式。

【關鍵詞】醫院檔案管理網絡化

醫院檔案信息資料作為醫院信息載體，是醫院管理的重要組成部分，信息資源做為醫院最為寶貴的一大資源，能否對其加以充分利用，將直接影響到醫院的生存與發展。一般醫院為了更好地利用醫學信息資源，都會對醫院分散、龐雜的信息資源進行收集、加工處理，使其能更方便地為全院醫護人員利用，充分發揮其價值。但隨著我國社會主義事業的發展，醫院檔案包括文書檔案、人事檔案和病案等管理部門傳統的工作模式和方法已不適應新形式的需要，迫切需要現代化。因此，醫院檔案信息資料管理應從封閉式轉變為開放式管理，實行計算機網絡化管理，才能真實體現出醫院檔案的價值，更好的為醫院的醫、護、教、研和管理服務，更好的為其他需要醫院檔案的領域服務。

醫院信息網絡化建設是以計算機、通信技術和數據庫為其基本構成要素，以資源共享和共同開發為目的。將圖書、檔案、病案信息進行整合加工，建立統一的檢索平臺和搜索引擎，使醫護人員能夠在自己辦公室，通過醫院計算機網絡，隨時獲得信息資源。

一計算機網絡技術對醫院檔案工作的影響

（1）檔案載體多樣化：檔案在網絡化管理中的表現形式多樣化,隨著現代檔案工作的發展和辦公自動化的普及,檔案不僅以文字的方式出現,而且更多的是以人們在辦理公務和一般事物或交流信息過程中產生的電子文件檔案形式出現,如文本、圖像、聲音或影像等,檔案管理主要通過計算機來完成。

（2）檔案收集的豐富化：收集是檔案管理工作的起點和開端,是整個檔案管理工作的基礎"隨著信息網絡技術的發展,電子檔案有許多不同于紙質檔案的特點"它可以施行前端控制,因而邏輯收集歸檔是實時進行的;在檔案正式形成和收到的同時,都可以通過網絡來傳輸,為檔案收集工作開辟了一條新途徑;利用網絡技術,廣泛采集有關站點的數據信息,不僅節約了時間,而且在盡可能大的范圍內豐富了檔案的內容。

（3）檔案服務多樣化：由于檔案內容及載體的變化、檔案信息量的驟增、檔案信息服務對象的擴大等,傳統的檔案信息服務方式已不適應新時期檔案事業的發展。檔案信息資源作為社會信息資源一部分的地位和作用越來越顯露出來。互聯網的出現實現了信息資源的共享,通過計算機管理服務、光盤存貯服務、現代通信網絡服務、公共信息網服務及視聽傳播服務,服務對象可多途徑地獲取檔案信息,節省了時間,提高了利用效率。

（4）檔案管理人員專業化：工作方式的變革給檔案管理人員帶來了前所未有的挑戰,不僅僅是對知識和技能要求的提高,更重要的是觀念上的更新。計算機網絡環境要求檔案人員轉變傳統的管理理念,同時必須具有豐富的管理學理論和一定的管理經驗。由于工作的特殊性,檔案管理人員是檔案信息的擁有者,掌握著珍貴的信息資源,并且承擔著信息資源開發、加工和提供利用的任務。其日常的業務工作已越來越依賴于自動化的檔案系統,檔案工作不再是滯后、被動的,而成為關系全局的重要部分之一。因而,在知識經濟時代,為了適應全新的計算機網絡下的檔案工作,檔案管理人員必須樹立創新意識,培養信息處理能力和開發能力。

二醫院檔案實行網絡化管理的內容

（一）文書處理過程和歸檔實現網絡化管理

文書工作是檔案工作的基礎，文書處理過程的好、壞直接影響著檔案的內在質量。為適應新形勢下的工作需求，我們把每天收到的文件用計算機登記，按照批辦的次序在局域網內傳閱，并設定傳閱時間和催辦時間。若傳閱文件未及時返回，催辦程序會發出信息，提醒承辦人及時閱文，并對處理完畢的文件進行隨時預立卷整理，以避免以往檔案人員年終整理全年檔案工作量大的壓力。發文處理過程也可通過網絡進行，由擬稿人將稿件輸入計算機—辦公室審核—簽發人簽發—辦公室修改、繕印、蓋章、分發—信息中心歸檔這樣原來需要幾小時、幾天、幾十天辦完的事情，現在幾分鐘、幾十分鐘、幾小時就可以實現，大大減少了文書處理部門的工作量，減輕了檔案人員的負擔。

（二）病歷檔案實現網絡化管理

隨著醫學事業的發展，疾病譜的不斷擴大和新技術、新項目的開展，各種創傷性手術的開展包括腹腔鏡、胸腔鏡下各種手術的名稱進行編碼輸入計算機，運用計算機綜合查詢分析功能，將各類手術及療效情況一一列出，通過局域網反饋到各臨床科室，使醫務人員在進行科研活動和撰寫論文時能及時查閱，同時，通過計算機對病案信息處理加工后再反饋給臨床科室，以便他們能總結經驗，找出問題，及時改進,進一步提高醫務人員的醫療服務水平。

（三）人事檔案實現網絡化管理

隨著社會信息化進程的加快，準確、迅速地提供人事檔案信息尤為重要，根據人事檔案的特點，運用現代化手段，建立和完善人事檔案網絡化管理，從實體管理向網絡管理轉變，實現人事檔案的動態管理，把日常工作中遇到的問題分門別類，實現查閱統計、檔案變更、報表處理、系統維護等多種功能的管理。（四）醫院圖書館實現網絡化管理

隨著圖書館業務的拓展，業務檔案作為知識的結晶和重要的信息資源越來越被人們所重視和利用。對在工作中形成的經驗和認識以及在各個環節中自然形成和產生的知識、數據、資料等信息成品或半成品記錄下來，形成檔案，并通過網絡傳遞來進行知識交流，成為共享知識，將隱性知識轉化為顯性知識，最大限度地實現檔案信息隱性知識的價值。通過對圖書業務檔案的再整合，為讀者提供更快捷、更有價值的信息。

三檔案管理實現計算機網絡化的建議和方式

1、領導重視是關鍵。

檔案綜合管理是醫院現代化管理的組成部分。盡管只是醫院主體醫療業務管理的輔助部分，但卻是醫院領導決策所依據的信息體系。在21世紀科學技術日新月異的今天，原有的檔案管理模式在許多方面已經不能適應當前的檔案信息化建設。這就需要領導更新觀念，提高對檔案工作的思想認識；調整檔案管理模式，使管理模式從單純的紙質收集、整理、利用的管理，逐步過渡到計算機網絡化管理方式中來，充分發揮檔案在醫院整體信息化建設和領導科學決策中的作用。只要領導重視和支持，通過檔案人員的學習和努力，醫院檔案管理計算機網絡化完全可以實現。

2、網絡設備先行是基礎

網絡化發展,硬件先行。硬件建設要有前瞻性,要建立一套先進的計算機網絡系統和靈活的結構化布線系統。考慮到醫院檔案管理以數據保存、處理和應用為主,在選擇技術和產品時應選擇具有一定的先進性、可即時擴展且易于維護的。醫院普遍建立了微機局域網絡,但微機局域網的建立要立足高起點,富于規劃,不但方便內部信息的交流,還應配備掃描、拷貝、打印等系列化配套設備來方便信息的輸出利用。

建立醫院局域網。因為局域網適用范圍小，網絡獨立性強，故其安全性最高。醫院檔案部門在規范室藏的基礎上建立局域網，將文書、病案、人事和圖書檔案納入其中，擴建成為醫院信息中心，并在中心網絡平臺上編制一套文書、病案、人事和圖書檔案管理的自動化軟件，主要功能有檔案管理、文書處理、電子論壇、網上公布、檔案查閱等內容，即醫院信息中心檔案管理網絡。這樣，將大大提高辦公效率，方便利用者，實現檔案資料的在線利用。同時要與各科室簽訂協議，互相遵循規則，共享檔案網絡信息。

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電子檔案的特點及優勢是相對傳統紙質檔案而言的。傳統紙質檔案在管理工作中所存在的問題包括：其一，檔案整理工作量大，需投入較大的人力物力，管理效率低下；其二，紙質檔案在保存時間和備份上都存在明顯弊端；其三，傳統紙質檔案數量巨大且龐雜，在查閱、修改、填寫時存在諸多不便；其四，紙質檔案在保存上相對繁瑣，易造成資源浪費。

針對傳統紙質檔案的劣勢，電子檔案明顯具有諸多優勢，具體包括：其一，電子檔案不受存儲空間的限制，受自然條件的影響也相對較小；其二，電子檔案管理工作中可以發揮信息技術的優勢，大量節約了人力物力；其三，電子檔案備份簡便，在提取、查找、多次修改等方面都具有明顯優勢；其四，電子檔案依托互聯網的便捷，可以實現信息資源共享，具有方便快捷，提升管理效率等優勢。

當前電子檔案是檔案業發展的主要趨勢，雖然電子檔案相比紙質檔案有很多優勢，但在檔案原始性、真實性、以及法律憑證效益等方面，傳統的紙質檔案仍更占據優勢。

2電子檔案在管理中可能遇到的問題

2.1對電子檔案管理的認識不足

雖然電子檔案在近些年發展勢頭迅猛，但總體而言它還是屬于一種新鮮事物，相關配套制度發展并沒有完全成熟，加之一些單位對電子檔案管理的重視程度不足，沒有對檔案室進行足夠多的配套投入，導致檔案室電子檔案管理工作的發展一直較為緩慢，缺乏有實質性的管理突破。

2.2電子檔案自身的管理問題

電子檔案與傳統的紙質檔案存在非常明顯的差異，這也給檔案管理工作帶來了很多新問題，例如，檔案信息的安全性問題、電子檔案的存儲和保管問題、網絡自身的安全性問題、電子檔案與傳統紙質檔案的處理問題、電子檔案的軟硬件問題等等。其中很多是新出現的問題，與傳統的檔案管理存在差異，因此在問題解決方法上也不能一概而論。

2.3檔案管理人員的管理水平問題

新時期的檔案管理特點給檔案管理人員提出了新的要求，然而結合實際情況來看，很多檔案室的檔案管理人員水平參差不齊，能否滿足電子檔案的管理要求存在很大疑問。一些檔案管理人員對電子檔案的認識不夠，或不具備信息化管理的能力，沒有及時更新自身的業務知識儲備，導致電子檔案的優勢得不到有效發揮。

3加強檔案室電子檔案管理的措施建議

3.1加強制度建設，提高對檔案管理工作的重視程度

檔案在每個單位都占非常重要的地位，因此想加強檔案室電子檔案管理工作，首先，要提高對電子檔案管理工作的認識，特別對領導干部的重視，通過加大投入形成由上至下的管理合力，提高檔案管理工作的嚴肅性及部門的權威性；其次，要建立科學全面的電子檔案管理制度，檔案室的電子檔案管理主要是對電子文件進行分類、編目并制作備份，便于使用查詢，因此結合電子檔案的管理特點，必須要完善電子檔案的管理標準，明確檔案管理部門的權利、義務、職責，對檔案操作程序流程進行規范，建立一定的檔案管理責任制度和監督制度，提高工作人員的責任意識，為實現動態化管理打好基礎；最后，考慮到檔案室的服務性質，還應該積極協調好檔案室與領導、各業務部門及檔案使用者等相關各方的關系，為提高檔案室電子檔案管理水平打好堅實的基礎。

3.2檔案室電子檔案管理的技術措施

3.2.1電子檔案硬件管理及保管

電子檔案易受溫度、磁場等多方因素影響，存貯內容具有不穩定性，同時文件本身易受電腦病毒攻擊破壞，因此除了要在檔案室設置專門的保管區域，還行配備安全性較高的電腦設備，因此需要結合檔案室的實際情況，對檔案管理軟件進行科學的選擇，既要保證穩定性，還要保證兼容性，例如，使用一次性寫入光盤，具有較高的穩定性和只讀性。保管時注意控制溫度、濕度、做好防塵、防蟲、防震等工作。

3.2.2做好數據備份恢復工作

數據備份恢復主要是針對電子檔案特點，利用技術手段來保障檔案信息安全的策略。在進行備份時，可以通過雙備份制來同時實現封存與借閱。考慮到網絡安全問題，需建立數據備份和恢復系統，保障檔案室的各項關鍵信息在出現意外時可以對信息進行恢復。

3.2.3加強檔案室網絡安全管理

首先，要為檔案室安裝殺毒軟件，建立防火墻，通過這些基本的安全措施保障檔案室網絡安全，避免電子檔案受到攻擊；其次，可以通過驗證用戶信息等手段對網站進行多層加密，對檔案的訪問或閱讀設置權限，積極采用密匙管理，保證檔案的真實性和原始性；最后，做好文件的安全監控工作，在推進紙質檔案數字化的過程中，基于安全性考慮，采用雙軌制歸檔法，發揮電子檔案優勢的同時不忽視紙質檔案的作用。

3.3加強檔案管理人才隊伍的建設，提升檔案管理人員的綜合素質

電子檔案的管理與傳統的檔案管理存在很大差異，這是給新時期的檔案管理人才提出的更高要求。首先，檔案管理人員除了要具備原有扎實的檔案管理業務能力外，還要對以計算機為代表的信息技術有較為全面的掌握，能夠適應電子檔案管理所帶來的新發展、新變化，除了需要有關單位加強對管理人員的教育培訓，檔案管理人員自身也要積極主動的去學習、融入、提高；其次，電子檔案管理工作對檔案管理人員的綜合素質也提出了新要求，檔案管理人員除了要具備較高的職業道德素養和廉潔作風外，還需結合電子檔案管理工作的特點，具備良好的責任意識，網絡安全意識，風險意識，保密意識等；最后，新時期的檔案室電子檔案管理工作發展變化飛快，這種變化一方面提升了對檔案的需求，另一方面也對傳統思想、制度、模式等造成了巨大變革，這就需要檔案室的管理工作人員樹立創新精神與創新意識，推動電子檔案管理的創新發展。

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關鍵詞：醫院檔案管理；信息化建設；意義；現狀；有效方法

醫院檔案管理是醫院管理的重要組成，在醫院建設與管理工作中發揮著重要作用。醫院檔案是對醫院日常工作的記錄，主要包括行政管理檔案、財務管理檔案、人事檔案、患者檔案、重要的科研成果、醫院重大事項及決策的記錄等等，醫院檔案主要以紙質文件、電子文檔、視頻資料等形式為主，既是醫院日常工作的重要憑證，也是醫療科研的重要基礎。醫院檔案紛繁復雜，加強信息化建設，既可降低檔案管理成本，提高檔案利用率，又可加強資源共享，提升醫院工作效率，促進醫療事業的進一步發展。

1 醫院檔案信息化建設的意義

醫院檔案信息化建設能夠改變傳統檔案管理方式，提升檔案管理實效，改善醫患關系。信息化檔案管理能夠促進醫院內部各部門之間的交流，實現信息共享，方便醫生調閱患者信息，同時也能降低管理成本，提升醫院整體服務形象。具體而言，醫院檔案信息化建設具有以下三方面的重要意義：

一是，有利于提升醫院的管理水平。檔案信息化建設既順應了時展的要求，也符合醫院改革創新的客觀需要，是醫院發展進步的標志之一。醫院檔案信息化建設能夠充分利用信息化網絡平臺實現檔案信息的共享及傳遞，方便各部門、各科室對檔案的調取與利用，節省檔案存儲與使用的人力、物力及財力成本。同時，檔案信息化建設能有效解決醫院日常管理中的一些難題以及為一些疑難病癥的病例提供信息參考，既能方便醫院管理人員通過查閱檔案信息解決問題，也有利用醫務人員參考醫療檔案找尋解決疑難雜癥的方法，有利用提升醫院的整體管理水平。

二是，有利于提高醫院的服務質量。檔案信息化建設能使醫院檔案信息獲得及時有效的利用，提升醫院服務質量及工作效率，為醫院各項業務的順利開展提供保障。當今社會，科技迅速發展，人們對醫院服務質量的要求也越來越高，檔案的信息化建設能使醫院內部檔案資料實現共享，方便各醫務人員的調用，同時也可在一定范圍內實現與社會的交流和資源共享，為廣大醫務人員和患者提供更好的服務，實現醫院資源的最大化利用，提高醫院的整體服務質量。

三是，有利于為醫院的決策制定提供參考信息。檔案的信息化建設能夠方便醫院決策層及時了解醫院的發展動態及面臨的問題，從而有針對性地制定決策，提出意見。醫院的管理及醫療活動等信息通過網絡系統進行保存，可為醫院管理層提供真實有效的資料信息，為醫院管理人員相關決策的制定提供有益的參考信息，促進醫院更快更好地發展。

2 醫院檔案信息化建設發展現狀

（一）信息化建設管理體系不健全

醫院檔案管理還沒有形成統一的管理標準，致使檔案信息化建設的管理體系不健全，不利于檔案的管理與使用。一方面，檔案管理人員的職責不明確，致使檔案收集、整理不及時，檔案信息化建設不規范；另一方面，缺乏一定的檔案管理模式，各部門檔案管理缺乏統一標準，致使管理分散，信息資料不完整，檔案信息化建設緩慢，許多信息未實現共享，信息查找困難，難以統一有價值之資料，不利于信息的開發利用。

（二）對信息化建設重視程度不高

醫院檔案是對醫院各項活動的記錄，是醫院歷史的見證，不僅能為醫院的發展提供經驗借鑒，也有助于醫療糾紛的解決，為病例研究提供參考。這就需要醫院檔案管理者具有長遠眼光，重視檔案的信息化建設。而目前，各醫院檔案人員普遍缺乏信息化管理意識，對檔案信息更新不及時，保存不完整，致使信息傳輸受阻，重要檔案資料不能及時錄入計算機系統造成資料受損，嚴重制約檔案管理信息化建設的科學、有序開展。

（三）缺乏專業的檔案信息化管理人才

當前，醫院檔案信息化管理人才不足，檔案工作人員專業性不強，很多人員未接受過專門的檔案管理知識培訓，部分人員是由護士或行政人員轉崗而來，人員任用隨意性強，流動性大，缺乏檔案管理專業知識，且計算機技術不強，不利于檔案信息化建設的發展。醫院檔案資料繁多，內容繁雜混亂，因而，其信息化管理具有一定的復雜性，若相關管理人員微機操作不熟練，對于網絡平臺的管理能力不強，極容易造成檔案信息化管理不規范，甚至威脅到檔案信息的安全。

3 加強醫院檔案信息化建設的有效方法

醫院檔案信息化建設是醫院現代化管理的重要組成部分，也是醫療事業實現可持續發展之有力保障，能有效提高醫院的綜合實力以及競爭力。因此，醫院應把握好現代信息技術發展之機遇，更新管理理念，優化管理方法，將先進的信息技術引入檔案管理工作中，通過建立健全醫院檔案管理制度、培養專業管理人才、加大資金及技術支持力度來加快醫院檔案信息化建設的步伐，提升檔案管理實效。

（一）建立健全醫院檔案管理制度

醫院檔案管理工作需貫徹落實國家醫療衛生改革之精神，在分析本醫院實際情況的基礎上，建立健全醫院檔案管理制度，使醫院檔案信息化建設的各項工作有章可循、有據可依，實現檔案管理規范化、科學化發展。一方面，醫院檔案管理部門可根據《檔案法》、《保密法》、《醫院檔案管理制度》等文件制定適合本醫院檔案信息化管理的規章制度，包括檔案的收集、歸檔、存儲、借閱、保密、銷毀等一系列制度措施，以明確檔案管理目標、管理職責、管理內容及管理要求，確保檔案信息化建設有序開展。另一方面，醫院檔案部門應制定規范的檔案信息化管理績效考核制度以及獎懲制度，以充分調動相關工作人員的工作積極性，保障檔案信息化管理的安全，以形成完善的檔案信息管理體系。

（二）提高管理意識，培養高素質專業人才

醫院檔案信息化建設對醫院的發展具有重要意義，應引起醫院領導及相關工作人員的高度重視。一方面，醫院領導要在決策上支持檔案信息化建設工作，以政策制度加強人員管理，提升工作人員的檔案信息化管理意識，促進檔案工作人員加強責任意識，提高工作積極性，盡量避免因粗心大意或操作失誤而造成數據的刪除或丟失；另一方面，應加強對檔案管理人員的業務培訓，提升其專業素養，使之不僅具備專業的檔案管理知識，還具有較強的計算機技能，能熟練操作計算機系統及網絡平臺，以加快檔案信息化建設，提升檔案管理水平。此外，醫院檔案管理部門還應優化人員的選聘，以打造一支素質高、專業強、懂技術的檔案管理團隊，提升檔案管理實效。

（三）加大檔案信息化建設的資金及技術支持力度

醫院在檔案的信息化建設進程中，必須加大資金投入，加強技術支持，在保證資金充足、技術過硬的前提下，積極引進并培養人才，以促進檔案信息化建設的發展，最大化發揮檔案管理工作的價值。通過強化技術，構建檔案信息網絡平臺，能使醫院檔案資源得以發揮最大效用，提高檔案利用率。醫院管理部門應加大檔案信息化建設的資金及技術支持力度，一方面，要將檔案信息化建設的預算納入醫院總體財務預算中，并適當增加檔案管理部門經費撥付的比例，以使其能引進先進的現代化管理設備，加快檔案信息化建設步伐；另一方面，要加快網絡化建設，幫助解決網絡管理技術難題，避免檔案信息網絡遭受病毒入侵及黑客攻擊，提升檔案信息網絡化管理的安全性。

4 結語

總之，醫院檔案是對醫院信息的真實記錄，加強醫院檔案的信息化建設，既是時代的要求，也是醫院發展的自身需要。此外，加快醫院檔案信息化建設也是實現醫院檔案科學化、規范化管理之必然選擇，是醫院現代化建設的必由之路。因此，醫院領導及檔案管理人員必須加強對檔案信息化建設的重視，加快完善醫院檔案管理制度，打造專業化人才管理團隊，加強檔案管理的網絡化建設，不斷解決醫院檔案信息化建設中的問題，多角度、全方位開發檔案信息資源，使檔案更好地發揮價值，服務于醫院建設，為醫院的發展作出貢獻。

參考文獻

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篇10

一、醫院檔案管理中存在的問題

（一）管理人員知識儲備不足。在當今社會，醫院作為保障人們生命質量的服務行業，人們對醫護工作者的要求更多體現在專業技術方面，從而忽略了對檔案進行管理的重要意義。工作內容的特殊性決定了醫院內部檔案包括圖片、人事、病例等諸多內容，因此針對醫院檔案進行管理的相關要求也極為詳細，也就是說普通的管理人員無法實現醫院檔案的高效管理，并且無法對醫院內部檔案的性質和屬性進行準確分類，極易導致檔案內容缺失或是資源系統錯誤情況的出現，這對于提高醫院工作效率是非常不利的。

（二）管理意識薄弱。醫院的工作內容決定了它在工作職能方面的分類極為詳細，因此，一份檔案的產生通常需要多個部門共同合作，并且交由不同的部門進行分類管理，而大部分醫院的工作人員尚且沒有樹立起正確的檔案管理意識，也無法將檔案、資源和信息三者進行有效關聯，極易導致檔案的遺失或破損。另外，也有部分工作人員沒有認識到將檔案進行數字化管理的意義，這也會在很大程度上制約醫院檔案管理模式的改革。

二、醫院檔案管理模式的改革途徑

（一）加強人才建設。長久以來，檔案管理工作的意義始終沒有引起人們的重視，導致大量醫院在檔案管理方面存在人才緊缺的情況，這會在很大程度上影響我國醫院檔案管理工作的發展，因此，在對檔案管理模式進行改革的過程中，對檔案管理人員進行定期的培訓是非常有必要的。一方面，醫院應當根據自身的實際情況，培訓管理人員對檔案進行分類時所需的知識，提高檔案分類的準確性，另一方面，讓專業知識扎實的管理人員針對檔案管理的內容對醫護工作者進行培訓，例如如何將病人的資料進行快速保存，或是如何實現多元化檔案的管理等，通過各方的共同努力，加快醫院檔案管理模式改革的進程。

（二）強化檔案效能。受傳統觀念的影響，大部分醫院單純將自身存在的意義理解為進行醫療服務的單位，而對檔案中部分不同內容具有的價值進行了忽略。對醫院檔案進行管理主要的目的在于對檔案中的信息進行科學利用，因此，在對檔案進行管理的過程中，需要檔案管理部門的工作人員及時轉變自身的工作觀念，將被動對檔案進行查閱轉變為主動將與檔案相關的內容進行宣傳。例如，在對醫院文化進行建設的過程中，管理部門就可以對醫院所擁有檔案中的照片及其他相關信息進行合理運用，為醫院發展史的撰寫提供翔實的圖文資料，真正實現讓檔案走向社會的目的，這樣做的好處在于能夠為檔案管理工作注入全新的生機與活力，通過檔案自身所具有的教育功能，實現促進醫院經濟發展的目的。另外，在對醫院內部工作人員進行管理的過程中，有關部門可以選擇對人事檔案的相關內容進行查閱和使用，將不同檔案以及檔案中不同內容所具有的效能進行充分發揮，以此實現檔案管理的最終目標，即為醫院的管理和發展提供數據支撐。除此之外，醫院作為進行醫療服務的單位，在醫療檔案中存在大量的相關臨床數據，對這部分數據進行合理的運用，可以在很大程度上推進我國醫療事業的研究和發展。

（三）建立檔案的資源庫。在對檔案進行管理的過程中，不應將工作內容僅僅局限在對基礎檔案信息進行整理歸納上，而是應當以醫院的實際情況為基礎，對相關檔案信息進行系統的分類和整合，以此建立起完備的資源庫，對醫院內部各科室的檔案進行保管，與此同時，可以在醫院內部配備相應的軟件，在工作人員對信息進行查閱時，可以顯示出相應的反饋信息，包括醫院的歷史等，這樣做的好處在于能夠對醫院的發展起到一定的推進作用，并且可以提高醫護工作者的工作效率。