檔案管理工作細則范文

導語：如何才能寫好一篇檔案管理工作細則，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公文云整理的十篇范文，供你借鑒。

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【關鍵詞】資料；歸檔管理；檔案管理制度

引言

東莞市防雷設施檢測所是東莞市氣象局重要的對外服務單位，日常主體業務產生的文書資料、影像資料繁多，為有效管理這些資料，需建立健全的檔案管理制度來規范業務工作，以體現公開、公平、公正的服務原則。

1 現行東莞市防雷設施檢測所檔案管理狀況

1.1 東莞市防雷設施檢測所主體業務資料

防雷所日常工作所產生的資料繁多，主體業務資料包括建筑物年度檢測資料，建筑物竣工驗收資料，建筑物新建、擴建報建資料，風險評估資料，雷災調查資料，內部評審，外部評審，現行規范，內部文件，實驗室資質資料，各項工作細則等。

1.2 東莞市防雷設施檢測所檔案管理機構

現行防雷所內的檔案管理機構主要是審核組，有一名資料收集歸檔人員和一名資料歸檔審核人員。資料收集歸檔員并非專職，僅對建筑物年度檢測資料，建筑物竣工驗收資料，建筑物新建、擴建報建資料，報建審核資料，風險評估資料進行收集歸檔。

1.3 東莞市防雷設施檢測所檔案管理存在的問題

由于缺乏健全的檔案管理制度和專職人員，所內僅對日常主體業務資料進行收集歸檔，但一些非主流的資料并沒有進行有效的管理。例如：歸檔資料的借閱和查閱，資料銷毀，儀器報廢維修，會議記錄，技術討論結果等等。

2 東莞市防雷設施檢測所檔案管理建立檔案管理制度

2.1 檔案管理原則

（1）加強防雷設施檢測所檔案管理工作，更好地為企業提供信息服務。

（2）防雷設施檢測所檔案是防雷所在各項活動中形成的全部檔案是總和，其中以防雷檢測檔案為主體，包括：新建防雷設施資料，定期年檢資料，化學危險品場所防雷資料，報建資料等等。

（3）檔案工作是企業管理基礎工作的組成部分，是維護防雷所經濟利益、合法權利和歷史真實面貌的一項工作。

（4）檔案工作要堅持統一領導，分級管理的原則。

（5）歸檔的文件材料必須按年度立卷，本單位內部機構在工作活動中形成的各種有保存價值的文件材料，都要按照本制度的規定，分別立卷歸檔。

（6）結案后及時交專職人員歸檔。工作變動或因故離職時應將經辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。

2.2 東莞市防雷設施檢測所檔案管理組織架構

建立四級的管理體制。所長統領整個所內的檔案管理工作；歸檔審核員對各項資料結案確認、編號入室；專職資料收集歸檔員對各項資料進行收集歸檔提交歸檔審核員；報建窗口收集新建、擴建報建資料和發票，審核組收集報建審核資料，檢測組收集年度檢測資料、竣工驗收資料和分段驗收資料，風評組收集雷擊風險評估資料和雷災資料，辦公室收集上級單位的文件、人事資料、各項工作細則等。

2.3 歸檔資料范圍

2.3.1 東莞市防雷檢測所各項工作細則

（1）防雷裝置報建審核工作細則；（2）防雷裝置年度檢測工作細則；（3）防雷裝置竣工驗收工作細則；（4）雷電風險評估業務操作細則；（5）計費、收費和發票管理工作細則；（6）防雷合格證、副證、報告書發放、更改和銷毀工作細則；（7）檔案管理工作細則；（8）印章使用操作細則；（9）技術規范使用操作細則；（10）圖紙使用操作細則；（11）儀器、設備、辦公用品購買使用操作細則；（12）內部管理評審工作細則；（13）實驗室資質認定操作細則；（14）文件收發操作細則；（15）保密工作細則；（16）公眾網信息操作細則；（17）以上細則修改、作廢操作細則。

2.3.2 防雷裝置報建材料

（1）防雷裝置報建登記表；（2）防雷工程專業資質；（3）焊工證書；（4）相關圖紙；（5）建設工程規劃許可證；（6）防雷裝置報建受理回執 。

2.3.3 防雷裝置設計審核材料

（1）防雷裝置設計審核申報表；（2）防雷裝置設計審核資料補正通知；（3）防雷裝置初步設計核準意見書；（4）防雷裝置設計核準意見書；（5）防雷裝置設計審核受理回執；（6）新建建筑物防雷裝置檢測手冊；（7）防雷裝置檢測協議書；（8）繳費發票。

2.3.4 防雷裝置竣工檢測材料

（1）防雷裝置竣工驗收申請書；（2）防雷裝置檢測報告；（3）防雷裝置合格證；（4）防雷裝置檢測原始記錄表；（5）新建建筑物防雷裝置檢測手冊；（6）圖紙（共 張）；（7）客戶滿意度調查表。

2.3.5 防雷裝置年度檢測材料

（1）防雷裝置檢測協議書；（2）交費發票；（3）防雷裝置檢測報告；（4）防雷裝置合格證；（5）防雷裝置檢測原始記錄表。

2.3.6 雷電災害風險評估材料

（1）建設工程立項批文；（2）雷電災害風險評估協議書；（3）雷電災害風險評估報告；（4）雷電災害風險評估原始記錄單；（5）交費發票。

2.3.7 雷電災害調查材料

（1）雷電災害調查原始記錄；（2）雷電災害調查報告。

2.3.8 學習、會議記錄資料

（1）學習、會議紀要；（2）技術討論結論記錄。

2.3.9 防雷設施檢測所人事檔案資料

（1）勞動合同；（2）學歷資料；（3）職稱資料；（4）培訓資料；（5）上崗證資料；（6）獎勵證書；（7）社保繳交資料；（8）任命文件。

2.3.10 儀器、設備、辦公用品資料

（1）儀器、設備、辦公用品購買申請、發票；（2）儀器、設備使用說明書；（3）儀器、設備檢定證明；（4）儀器、設備使用登記表；（5）儀器、設備維修登記表。

2.3.11 其他資料

內部評審資料，外部評審資料，實驗室資質認定資料，現行使用規范，上級部門發放文件，培訓學習資料等。

3總結

通過分析東莞市防雷設施檢測所檔案管理現在的缺陷，針對防雷所的主體業務和對外服務的特性，依據中國氣象局第20號令《防雷減災管理辦法》、中國氣象局第21號令《防雷裝置設計審核和竣工驗收規定》和《關于核定防雷設施檢測等服務項目和收費標準的復函》粵價函[2004]409號等文件精神建立防雷設施檢測所檔案管理制度，架設管理機構和規范歸檔資料，不僅有效規范所內的日常工作，并將日常工作留下的痕跡進行有效歸檔管理，為實驗室資質認定和風險效能防控提供全面真實的資料。

參考文獻：

[1]中國氣象局第20號令《防雷減災管理辦法》，中國氣象局文件，2011年9月1日起施行

[2]中國氣象局第21號令《防雷裝置設計審核和竣工驗收規定》，中國氣象局文件，2011年9月1日起施行

[3]《關于核定防雷設施檢測等服務項目和收費標準的復函》粵價函[2004]409號，廣東省物價局文件，2004年8月1日

作者簡介：

朱錦坤（1982—），男，助理工程師，本科，主要從事防雷減災工作。

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回首城市和建筑發展的歷史進程，我們可以清楚地看到光技術和光文化同城市和建筑同步發展的前進足跡，也看到燈光照明的技術進步對城市和建筑面貌及現代城市生活產生了多么重要的作用。隨著經濟的發展和人民生活水平的提高，城市夜景照明事業在短短五年里迅猛發展。針對城市亮化工程的檔案管理工作涵蓋面較廣，不僅涉及項目展開前期的各項相關資料的搜集、整理與歸檔，也涉及項目建設過程中的各項合同文書、采購資料與信息以及項目規劃的相關文件的歸納整理。這些檔案對于工程項目的建設以及后期有效投入使用都非常重要。

1 亮化工程檔案管理的重要性

城市路燈亮化工程檔案管理能夠很直觀的反映出一個工程項目各項工程建設情況以及項目使用情況，這不僅是項目建設管理中的第一手資料，這也是項目資產的重要組成部分，更是項目展開、經營、管理等各項工作的基礎。良好的檔案管理，有助于增強項目的技術和知識儲備，保護好知識產權和商業秘密，為亮化工程項目的可持續發展提供強有力的保障。并在關鍵時刻發揮檔案的依據和憑證作用，維護企業的經濟利益和合法權益。檔案管理工作對于工程項目的前期建設與后期投入使用都非常重要。這不僅能夠成為建設過程的許多參照，更是能夠為項目的投入使用與經營管理抵御潛在風險。這不僅能夠保障項目的長期穩定運行，更是對于項目的經濟效益的一種有力維護。城市亮化工程是一項工程量大、涵蓋主體面廣且建設工期較長的大型項目。這不僅會影響一個城市的風貌與發展，好的項目更是能夠在美化城市環境的前提下也確保資源的合理利用。這對于一個城市的可持續發展是非常重要的。想要很好的實現這些建設目標，項目建設展開過程中涉及的信息資源將會非常重要，而這些資源的搜集、整理與利用過程正是檔案管理工作的重要組成。由此可見，一個好的亮化工程管理將會有助于拓展工程項目信息資源，從而讓項目更好的展開建設。

2 當前亮化工程檔案管理中存在的問題

檔案管理理論基礎薄弱，檔案管理是一套較為復雜、涵蓋的方面非常廣泛的管理活動，無論是對于工程建設實況的了解，還是對于工程項目的開發利用，這些都是檔案管理的理論基礎所在，也是檔案管理過程中需要嚴格參照的基礎知識。亮化工程檔案對于許多檔案管理人員來說都是一個十分新鮮的事物，更不用說在執行相關項目時應當如何借助有效的程序、方法、模式與評價標準等來讓管理過程很好的完成。理論基礎的薄弱是當下亮化工程檔案管理面臨的首要問題。如果這個問題不能夠得到很好的解決與完善，檔案管理工作將會很難高效的得以展開。

檔案管理缺乏完善的規章制度，迄今為止還沒有一部成文的針對亮化工程檔案管理標準、規章體系或者是法律法規，制度的缺乏極大的增加了檔案管理工作展開時的難度與障礙，這是城市亮化工程檔案管理中的一個重大缺失，也是當下亮化工程檔案管理中一個非常顯著的問題。

3 檔案管理人員專業素質較低

檔案管理專業人才的缺乏是亮化工程檔案管理工作難以展開的一個重要制約因素，它不僅需要從業人員必要的文字、統計、法律等知識，對于亮化工程檔案管理工作而言它還需要人員具備足夠的環保意識以及可持續發展觀念。還要求檔案管理人員要對整個亮化工程非常熟悉，這對于管理人員的知識層面與專業素養要求是比較高的，大部分現有的檔案管理人員都難以達到這個標準，這也進一步造成了亮化工程檔案管理專業人才缺乏的現狀。

4 解決對策

1、完善檔案管理規章制度，強化與完善檔案管理規章制度是提升亮化工程檔案管理質量與管理效率的根本，這也是檔案管理工作能夠更好的得以展開的前提與契機。強化與完善檔案管理規章制度可以主要從兩個方面得以展開。一方面，應當確立一部完善可行的檔案管理規章體系，要針對工程項目的實際情況確立檔案管理范疇，這才能夠讓檔案管理工作真正落到實處。與此同時，要盡快完善檔案管理的信息化管理模式，對于檔案管理過程中需要展開的信息搜集與整理內容以及需要借助的信息管理手段應該規定相關部門必須給與協助，只有這樣才能夠確保檔案管理工作準確高效的得以展開。另一方面，要盡快建立一套完整可行的檔案管理工作細則，細則中對于檔案管理工作展開的流程、各方面需要承擔的責任和義務要有明確劃分，只有這樣才能夠避免管理時的局限性，讓檔案管理工作展開更更為規范。

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關鍵詞：高職院校；科研檔案；管理；措施

引言

科研檔案作為檔案的重要組成部分包括科研工作中有保存價值的所有資料，除了常用的文字資料和數據資料外，還有表格資料、音頻資料、影像資料等。科研檔案資料數量和質量可以反映高職院校科研技術水平，是寶貴的知識和經驗財富。對高職院校而言，如何順應社會發展趨勢，對現階段科研檔案管理中的問題進行分析梳理，努力提高科研檔案管理工作質量和效率，促進本單位科研工作的健康、快速、可持續發展。

一、高職院校科研檔案管理的重要性

科研檔案是記錄科研活動全過程的最為詳盡的一手資料，其真實性和客觀性是保證科研成果準確的必備條件。科研檔案通過對科研活動進行詳細記載可以為今后的科研工作提供經驗，有助于促進科研質量和科研水平的提高。可以說，高職院校的科研檔案質量在一定程度上代表著院校的管理能力和科研水平，主要包括科研項目檔案和相關管理檔案兩大部分。其中，管理檔案包括管理政策、管理制度法規、管理計劃目標、科研結果匯總分析等；科研項目檔案包括科研項目問卷、實驗數字等一手數據資料、音頻資料和視頻資料等。具體來說，科研檔案管理工作包括課題信息的搜集、整合、分析、歸類、匯總。因此，科研管理工作者需要對課題項目的確立、課題開展進度計劃、科研經費的支出情況、科研結果的準確性、科研成果的產出比。隨著科學技術的飛速發展，科研檔案已經由傳統的紙質版轉為了以現代網絡技術為依托的電子版，通過有效的檢索等工具極大地提高了查閱速度和質量，幫助科研工作者高效地了解相關領域的研究現狀，對其管理可以在避免重復勞動的同時，也為科研創新提供有利條件。

二、當前高職院校科研檔案管理中存在的問題

1.重視程度有待提升

當前，我國高職院校科研檔案管理工作者受到“中庸之道”的影響頗深，高職教師的工作重心主要在教學和科研上，對行政、后勤等重視度不夠，亦沒有體會到科研工作對高職院校發展的推動作用，所以缺乏對檔案管理工作重要性的認識，工作缺乏自律性和自覺性，沒有責任心和約束力，導致高職院校科研檔案管理工作質量有待提高。

2管理體系有待健全

正所謂“沒有規矩不成方圓”。現階段，我國尚沒有針對高職院校科研檔案管理工作細則做出明確規定，管理體系還不夠完善和健全，實用性有待提高。這也是很多科研檔案管理人員，工作拖沓不認真的重要影響因素。比如，沒有科研檔案工作交接流程，導致在遇到人員調離調整時出現檔案遺失，檔案存放錯位等問題；沒有明確的檔案借閱制度，導致了資料的缺失。

3.信息化手段應用有待拓展

在我國高職院校中，其科研檔案以傳統的紙質材料為主，不易于保存和維護、對資料進行再加工的成本較高，查閱資料速度受限，所以整體管理效率不高。隨著信息技術的發展和網絡的普及信息化手段應用于科研檔案管理工作則可以大幅度地提高管理質量和效率。但當下，受限于網絡等現代化設備的應用范圍和使用者對信息化手段的應用水平，大大地限制了高職院校科研檔案管理工作質量和效率。

4.管理人員素質有待提高

據調查，我國高職院校的科研檔案管理工作者絕大多數都是兼職人員，文化水平普遍較低，更談不上專業水平和能力。另外，工作人員的流動性較大，對管理工作沒有客觀準確的認識。一般情況，工資水平不高，再加上職業素養不高，管理人員的工作積極性受到制約。最后，高職院校對科研檔案管理工作人員缺乏全面系統的培訓和考核機制，科研檔案管理人員素質有待提高。

三、高職院校科研檔案管理水平提升的措施

1.對科研檔案管理工作的重視

第一，對科研檔案管理工作者進行學習教育，提高其對工作重要性的認識；第二，劃分出明確的權利和義務，做到專事由專人完成，并對結果負責；第三，提高相關單位和高職院校領導對科研檔案管理工作的重視，起到榜樣和表率作用；第四，加強對檔案管理工作者法治宣傳教育，增強工作者的檔案法制意識，提高工作重視程度，促使其自覺遵守法律法規制度進行自我約束和管理。

2.建立健全科研檔案管理體系

第一，完善科研檔案工作交接流程，防止由于檔案管理工作人員調離調整而出現檔案遺失，檔案存放錯位等問題；第二，建立健全檔案借閱制度，在檔案借出和歸還時均需要雙方當事人確認簽字，并對該事件負責；在借出檔案時規定好歸還的最晚期限和可供借閱的檔案范圍；第三，對于重大的有借鑒價值的科研檔案需要定期移交到指定部門保存；第四，深入科研一線搜集原始科研資料，確保資料的真實、準確、有效、客觀。

3.電子檔案的應用普及

隨著信息技術的發展和網絡的普及，將其應用于科研檔案管理工作是未來的發展趨勢。所以，國家相關單位需要為高職院校配備好網絡、計算機、影印機、掃描儀等現代化辦公設備，引進國外較成熟的管理體系和模式。對檔案管理工作者進行業務培訓，幫助其掌握基礎的使用方法，逐步建立高效、便捷的本土化檢索查詢系統，為廣大師生的科研工作提供便利。

4.管理人員綜合素養的提高

第一，對管理人員進行崗前培訓，具體包括業務專業能力和職業素養兩大塊內容，定期對其進行業務能力學習和考核，并給予相應的獎懲，以提高工作人員的學習積極性和主動性，提升專業技術能力和服務意識；第二，國家各大高校開設科研檔案管理專業，并設置檔案業務、計算機、網絡技術、管理策略等專業課程；第三，加強與先進國家的交流與學習，不斷引進新的管理理念和管理模式，開拓檔案管理人員的思路和視野，鼓勵其通過各種途徑學習檔案管理相關知識，提高綜合素養。

四、小結

綜上所述，科研檔案管理工作質量對于高職院校科研水平的提升和發展十分重要，所以針對現階段我國高職院校科研檔案管理中的一系列問題，需要進行改進，使得科研檔案管理工作更進一步，為提高職高院校科研能力、整體教學水平做出貢獻。

[參考文獻]

[1]張瑞菊.高校科研論文檔案管理中幾個重要問題的思考[J].蘭臺世界，2014年04期.

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一、地質單位人事檔案管理工作的現狀

（一）領導不夠重視，管理部門松散。長期以來，一些領導認為人事檔案就是裝訂、保管、查檔等簡單的事務工作，對業務建設、人員配備不夠重視。人事管理部門也不主動提升業務能力，拓展工作內容，處于得過且過的狀態，致使人事檔案管理的有關規章制度不夠健全，有些管理設施不到位。加之地質單位相對于很多單位來說有自己的特殊性，大部分二級單位及職工長年在野外施工，流動性大，管理起來很松散，人事檔案材料的收集就不夠及時，這就導致人事檔案管理工作會經常出現一些疏漏。

（二）檔案管理人員素質偏低。野外地質單位人事檔案管理人員，大部分身兼數職，素質參差不齊，檔案管理業務不夠精通，在忙于人事部門日常工作的同時，也難抽時間學習人事檔案管理方面的業務知識，提高自身業務素質，導致人事檔案管理人員素質偏低，檔案管理不到位，更不懂得如何利用人事檔案內的有效信息，使人事檔案管理工作變成了普通的保管工作，檔案的作用發揮不大。

（三）缺乏人事檔案管理數據庫。隨著社會的進步，信息時代的到來，建立人事檔案管理數據庫是必然的趨勢，簡單的檔案管理方法，早就不適應現代檔案管理工作的需要。但是直到現在大多數地質單位都沒有建立人事檔案管理數據庫，一直沿用簡單的檔案管理方法，一方面浪費時間，另一方面增加了檔案管理工作人員的工作量。

二、做好檔案管理工作的措施

（一）加強領導，轉變思想觀念，強化檔案意識，認真細化人事檔案管理工作。地質單位領導應重視人事檔案工作，配備政治素質好、事業心強、思想作風正派、文化程度高，能夠適應人事檔案現代化管理工作需要的專職或兼職人事檔案管理干部，并保持檔案管理人員的相對穩定。督促人事檔案管理人員修訂完善本單位的人事檔案工作八項制度，積極投入資金，改善檔案保管工作，真正把“六防”（防火、防潮、防盜、防蛀、防光、防高溫）措施落到實處，配備必要的檔案保管、保護和辦公設備。同時堅持把人事檔案目標管理工作列為組織工作年度目標責任制考核的重要范圍，做到有計劃、有部署、有檢查、有落實，保證人事檔案工作的順利開展。

此外，應定期加強人事檔案管理人員的業務培訓，組織檔案管理人員積極參加各級業務培訓班、進修班，提高人事檔案管理人員的專業技能。而人事檔案管理人員應規范認真按時做好人事檔案的整理和審核工作。在材料收集工作上立足一個“全”字，做好干部履歷表、年度考核登記表、工資審批表、學?v材料、黨團材料、職稱評定、干部任免等材料的及時收集，并嚴格按照檔案整理工作細則，認真鑒別歸檔，排列有序，裝訂整齊，達到完整、真實、條理、實用的要求。

（二）利用人事檔案，制定人才培養發展計劃。通過對人事檔案的查閱就可以了解到每一個員工的長處和短處，所以地質單位人事檔案管理人員應該充分利用人事檔案中的有效信息，為地質單位制定出更好更科學的人才培養發展計劃。比如專業技術人員，可以根據單位資質的需求，對專業技術人員進行業務培訓及指導，以滿足資質的需要。而且通過上級對專業技術人員的認可和培養可以加深專業技術人員對單位的忠誠度并激發其潛能，通過培養專業技術人員可以提高專業技術人員的工作效率，這樣也會為單位帶來利益。以此類推，不管是對待專業技術人員還是管理人員都可以通過人事檔案制定培養發展計劃形成一個良性循環。

（三）建立人事檔案管理系統數據庫。人事檔案是每個人的身份、學歷、職務等各個方面的證明，傳統的人事檔案管理就是保存管理，并不能發揮出人事檔案材料本來應該具有的作用。信息時代的到來，促進了信息的數據化，所以建立一個人事檔案管理系統數據庫是必要的，通過計算機、掃描儀等現代設備和技術，把人事檔案中的材料變為電子數據資料，建立人事檔案管理系統數據庫后，再次查閱、歸檔、統計人事檔案信息的時候，只需要通過計算機人事檔案管理數據庫就可以迅速完成，為人事檔案管理人員節省了大量的工作時間。

除此之外，地質單位這種對于專業人才要求比較高的單位，建立完備的人事檔案管理數據庫，就可以在需要人才的時候，通過檔案管理迅速找到一手資料，為地質單位人才培養儲備信息。

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1.有利于選拔優秀的管理人才。醫院人事檔案是對醫療人員德、能、勤、績等方面的綜合反映。它是醫院選賢任能、培養干部的一個重要依據。醫院人事管理工作（任免、調配、考察和審查等）的有序進行都離不開人事檔案。另外，在醫院人事調整過程中，通過查閱檔案，判斷出干部的綜合能力，將優秀人才安置在關鍵崗位，從而實現人力資源效能的最大化。因此加強醫院人事檔案管理，可利于選拔出優秀的人才。

2.有助于做出正確的人事決策。人事檔案能為落實國家用人政策，確定和澄清個人有關問題，及進行政治審查提供有力證據。醫院人事檔案形成于個人不同的發展時期，其材料上留有公章和個人印記，而這些標志都具有一定的法律效力，都反映了一定時期的個人情況，為組織科學用人提供了可靠的憑證。這就某種程度上杜絕了用人的不正之風，避免了人事政策改動的主觀性。

3.有益于吸引并留住優秀人才。優質人力資源是第一生產力，是組織發展的核心競爭力。人事檔案管理作為一項重要的管理活動，在組織人才引進方面發揮著日趨重要的作用。然而，很多醫院并未建有專門的檔案管理機構，其醫護人員的人事檔案多數存放在本地人才市場，或者需支付一定管理費的第三方檔案管理中心，這不僅不利于及時的調閱、更新個人檔案信息，而且可能會發生檔案轉入轉出的嚴重滯后及檔案丟失等現象，從長遠來看不但增加了成本，甚至會造成人才的嚴重流失。因此，科學的人事檔案管理，設有專門的檔案管理機構的醫院，從根本上可以吸引優秀人才的加盟。

二、醫院人事檔案管理面臨的困境

1.忽視對人事檔案管理的重視。人事檔案管理是一項繁雜性的工作，一般情況下不易取得太明顯的成績，它不像醫院的業務創收那么重要。這就使得部分領導對人事檔案管理存有認知誤區，認為“人事檔案管理只是簡單的保管任務，只要不發生檔案丟失、泄密等現象，完全可以由人事管理部門監管，不需要再配備專業的人事檔案管理人員。”為此，很多醫院的人事檔案管理處于一種被動應付的狀態，不但很難滿足醫療衛生事業體制改革的發展需要，而且也不能適時的為醫院人才隊伍建設服好務，嚴重的制約了醫院醫療管理水平的提高。

2.人事檔案管理制度不夠健全。人事檔案管理領導小組的缺失，使得醫院人事檔案管理流于形式，沒有專人核查人事檔案管理工作，也不能適時做好檔案的核查和修復工作。另外，醫院沒有專門的檔案管理制度，在收集整理、鑒別歸檔和查閱更新等方面都沒有明確規定。還有，有的醫院雖建有人事檔案管理制度，但制度制定的不完善或執行的不嚴格的現象很多，這使得醫院經常出現檔案管理混亂、裝訂不完善等問題。

3.現代化的檔案管理手段缺失。電子化的檔案管理手段的缺失，僅靠傳統的手填式檔案資料管理，已不能滿足信息資料的更新速度。另外，隨著醫院人員流動的不斷增快和加大，紙質檔案錄入工作量也隨之增大，這加大了檔案管理人員的工作負荷，容易使其對檔案管理工作產生職業倦怠，不利于將優秀的人才吸引并留下來。還有，紙質檔案材料的不易保管，且保管過程中的破損與變質，都會無形加大人事檔案管理的成本。因此，為不斷提升醫院人事檔案的管理水平，引進現代化的檔案管理手段已經迫在眉睫。

三、加強醫院人事檔案管理的措施

醫院人事檔案管理是一項系統工程，其牽涉到醫院中的所有醫護人員，需要這些人員的大力配合、支持與合作。這是人事檔案管理更好的服務于醫院的重要前提。同時，給予人事檔案管理人力、物力和財力的支持，也是加強和推動人事檔案管理有序開展的重要保證。因此，如何有效便捷地利用人事檔案，充分發揮其在醫院人事管理中的作用，是檔案管理人員必須深思的重要議題。

1.提高對人事檔案管理的認識。人事檔案管理作為醫院管理的重要組成部分，要求醫院所有人員必須樹立全員檔案意識。領導要重視人事檔案管理工作，將檔案管理納入重要的議事日程，提高檔案管理人員的薪資待遇，切實解決他們工作生活中的難題，讓他們全身心的投入到所從事的工作中。員工要切實配合檔案管理工作，對該補充的檔案材料要及時補充與更新，對要求準確填寫的檔案材料，要做到內容表述準確精練、檔案邏輯嚴謹。

2.完善醫院人事檔案管理制度。要建立人事檔案計算機輔助管理制度，嚴格檔案材料的收集歸檔和轉進轉出流程，對新進的人事檔案材料要嚴格審核鑒定關，不接受不規范、無效力的檔案材料，以保證人事檔案管理的規范化、科學化。另外要進一步完善人事檔案案卷整理工作細則，使人事檔案案卷整理工作更加科學、全面和完整。還有，要進一步健全人事檔案查閱制度，材料收集與歸檔制度，檢查核對和保管保密制度，從而使人事檔案在查閱、流轉等環節，嚴格按規章和程序辦理各項檔案業務與手續。

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改革開放三十年進程，我國人事檔案管理工作不斷變遷更新，人們在實踐工作中的意識思維也形成了根本性變革。我國檔案管理法的履行頒布，不僅為檔案管理任務提供了有效的法律支撐，同時也為檔案管理工作開展提出了更新的標準要求。實踐工作中唯有樹立創新意識，推動人事檔案管理工作模式的全面變革，方能跟上時代步伐，實現全面升華。當前，人事檔案管理中較多的工作人員欠缺認識了解檔案資料的知情權。基于人事檔案管理工作不夠透明，無法有效落實知情權進而造成缺陷問題不斷增加。一些原因在于原部門記錄當事人檔案信息過程中存在內容不實性，甚至添加了欠缺實時性依據的檔案，導致對當事人形成了不良影響。還有一些單位由于長久不能掌握個人檔案導致檔案內容不完整甚至無從知曉，因而由人事檔案資料欠缺而造成的訴訟以及糾紛事件頻繁發生。依照我國制度規定，當前僅有機關事業部門或是國企單位方享有保管人事檔案資料的權利，而伴隨我國經濟建設的深化發展，外資單位以及民營機構的經濟成分比例不斷提升，該類單位并不具備保管人事檔案的權利，而是將檔案存儲在人才交流中心而無法進行行政權約束，因而達不到有效管理人事檔案資料的效果。為此，人事檔案管理創新勢在必行。從采用方法上來講，檔案隨人走的傳統模式經受了更大的挑戰。伴隨市場經濟制度改革的深化發展，人才流動更加頻繁，人檔分離機率大大增加，雖然干部檔案以及企業員工檔案管理規定對流動人才檔案管理進行了要求，然而實踐工作中有關管理單位以及流動人才享有的權益以及管理矛盾問題卻逐步凸顯出來。一些單位為預防人員不良流失用檔案作為關卡，導致棄檔問題頻繁發生。社會上擁護淡化人事檔案管理的聲音越來越高。制度層面，人事檔案資料的匯總收集欠缺力度，同時材料質量不高的現象較為普遍。首先，歸檔管理體制并不健全且執行欠缺嚴格性。少量檔案機構僅能照搬照抄檔案資料歸檔管理要求，無法制定符合自身特征的工作細則。即便一些單位創建了管理制度也在不同層面上包含執行不到位的問題。另外，匯總收集的資料并不完整精準，尤其是上交人才交流中心管理的檔案、員工考核資料、鑒定評估報告等，無法及時的囊括到個人檔案之中。再加上欠缺監督核查機制、材料真實性無從考證，導致人事檔案管理存在較多不足之處，因此只有全面創新工作模式，引入現代化信息技術手段，方能真正提升管理水平，達到事半功倍的工作效果。

2人事檔案管理信息技術應用

2.1引入數字化技術，提升檔案管理標準性

當前，檔案信息化管理工作中呈現出軟件工具種類繁多、標準不統一的問題，進而對整體系統水平的優化提升形成了負面影響。為此，應全面創新檔案管理信息化工作意識，引入數字化技術，提升檔案管理標準性。可創建一體化人事檔案管理數據庫系統，采用數字化技術提升人事檔案管理自動化水平，使工作人員從復雜的手工操作任務中解脫出來，有精力從事更高層次的工作。當然，該過程之中應擴充數字化、信息化投入，以確保數字化技術持續不斷更新與優化，以適應時展綜合需要。

2.2有效提升系統整體水平，著重建設數據庫系統

人事檔案管理信息化建設應將著眼點放在整體數據庫系統建設中，構成系統的縱橫節點均應符合一定水準，并利用網絡系統進行聯通，進而可激發數據庫系統內在優勢，提升人事檔案管理數字化系統整體能力水平。一些節點甚至可以對其他重要節點形成阻礙影響，并導致系統梗阻。因此，要想確保節點裝備功能水平同應用效果同步提升并不現實，無法實現齊步走的目標。為此，可本著鼓勵推進的原則使一部分單位提升數字化管理水平，將這些機構作為試點單位，著重建設數據庫系統進而獲取到可全面推廣應用的寶貴經驗，這對于人事檔案管理整體系統建設極為有利。當前，一些單位在人事檔案信息化管理工作中，由整體層面來講仍舊處在從處理文件向著數字化管理模式轉變的過程，為實現這一階段目標，應做好數據庫系統建設，積極開發創新型數字化管理手段。數據庫系統內涵在于借助現代化信息技術做好人事檔案資料的科學化管理以及便利化應用。創建數據庫體系始終為一項長久、艱巨的工作任務，應經歷從低至高、從個體至群體逐步推進的過程。通過實踐研究我們明確創建數據庫系統的重要經驗在于，領導決策層給予全面重視，樹立統一認識，計算機專業技術人員則應給予人事檔案管理業務人員積極的配合與支持。信息技術實踐應用階段中，應創建活庫，通過應用頻率檢驗數據庫系統的總體活性，并制定重要的整改發展策略，促進數據庫從單一形式向系統化形式全面發展。應積極促進綜合性數據庫的優化完善并創建形成各個機構人事檔案管理目標庫，利用網絡平臺連接構成分布式、開放化的數據庫群，這樣一來將令自動化數據庫系統效率顯著提升。

3結語

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二、發展趨勢

伴隨著XX電廠的迅速發展，為了更好適應檔案工作的新形勢和新要求，做到與時俱進，實現檔案管理的現代化，我們要要從改善檔案保管條件和工作環境出發，不斷改善和優化檔案設施設備，最大限度地滿足了檔案管理的實際工作需要。并始終堅持把檔案管理當作企業重要的基礎管理工作，按照檔案管理的各項法律、法規，以提高檔案工作水平為目標，重視和開展企業檔案工作目標管理活動，不斷從組織管理、設施設備、基礎業務建設、開發利用等方面進行鞏固和加強。同時，要充分運用計算機網絡技術等先進手段，開發應用檔案管理系統，早日實現企業檔案管理的信息化、網絡化和現代化，為企業生產經營及改革發展工作提供更優質服務，創造更良好的經濟效益和社會效益。

三、具體工作思路

根據新形勢下檔案工作發展趨勢，制定具體工作思路如下：

1、對于紙質檔案。要在進一步健全收集檔案信息和完善收集網絡的基礎上，注意在收集材料的完備、及時、準確三方面下功夫，堅決把好“入口關”，切實提高歸檔材料的質量，做好紙質檔案的規范化管理工作；要嚴格按照《xx發電廠檔案整理工作細則》、《xx發電廠事檔案工作檢驗考評標準》的要求，切實做好檔案的整理工作，保證每卷檔案的完整、真實、條理、精煉、實用。

2、對于電子檔案。在系統結構結構方面，要在全系統使用檔案管理信息系統，并按照訪問快捷準確、安全可靠的原則，建成公司系統的數據庫實體，使檔案信息查借閱、轉遞及數據的提取和統計分析等工作主要通過計算機進行；在多媒體檔案材料方面。要將工作、學習和生產一線的動態影像、聲音、圖片與考核、考察材料融為一體，通過計算機系統或投影設備顯示出來，從而提高知人、識人的深度和廣度。在多媒體檔案材料保管和維護方面。要以大容量、高速磁盤或光盤介質為電子多媒體信息的存儲介質，并按照科學的備份和保管制度進行備份和保管。同時注意對信息進行及時準確的采集、分類、更新和維護；在多媒體檔案材料使用方面。要通過實用、良好的操作界面，方便用戶對有關材料的查詢和使用。注意對整個電廠的信息進行統計分析和預測，為以后各項工作的決策提供參考；在多媒體信息系統保密和安全方面。要建立網絡防火墻，通過引進安全可靠的防攻擊系統，建立科學的訪問、利用管理體制，來保證電子檔案材料的保密和安全。

3、對于基礎建設。要對現有庫房進行裝修改造，同時添加購置檔案設施設備。爭取實現庫房、辦公、閱覽、機房“四分開”；庫房的“六防”（防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫）安全措施工作到位；增添庫房專用密集架**組，計算機*臺、空調*臺、去濕機*臺、復印機*臺，使庫房保管達到“八防”的要求；同時，充分運用網絡技術，配備專用的檔案管理專用計算機系統及數據備份設備，實現檔案的微機管理。按照目標管理的有關規定，文書檔案、科技檔案、多經檔案、會計檔案、聲像檔案、實物檔案等各個分類實現“三室分開”（庫房、辦公室、閱覽室）。

四、主要目標及措施

1、主要目標

以為xx發電廠提供優質、高效、快捷服務為目的，狠抓基礎建設，做好信息的采集和維護，為企業的各項工作的開展提供優質服務，使企業的檔案工作實現系統化、規范化的目標。

2、具體措施

一要提高思想認識，增強做好檔案工作的責任感和緊迫感。檔案工作是發電廠整體工作的重要組成部分，檔案管理人員要在思想上充分認識到此項工作的重要性，增強做好檔案工作的責任感、光榮感和緊迫感。

二要運用現代計算機技術，加強對檔案的科學管理。要運用專門的檔案網絡管理系統，使多媒體檔案材料的采集、維護、檢索和利用更加方便。穩步推進圖象、聲音和錄像和考核文字材料相結合的多媒體檔案材料的采集和管理。

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（一） 觀念落后，重視程度不夠

人事檔案雖然是一項不引人注目、默默無聞的工作，但意義重大。人事檔案能夠了解干部，對選拔、使用干部具有重要的作用，它還體現了高校人才的基礎信息。人事檔案又是計劃經濟體制下的產物，缺乏生機和活力，例如《干部檔案工作條例》中規定“任何個人不得查閱或借用本人及其直系親屬的檔案”的規定嚴重侵犯了個人的知情權，剝奪了相對人應當享有的基本民主權力。觀念的落后、重視程度不夠直接影響到人事檔案工作前進的步伐。有些檔案管理員不認真，責任心不強，整檔不規范，造成檔案工作沒有繼承性、延續性。一些單位的領導也對人事檔案工作重視程度不夠，認為檔案工作就是簡單地收存好保管好，不丟失、不損壞，能夠應付調動、查檔就行了。

（二）檔案材料不全，內容失真

人事檔案材料是教職工個人不同時期學習和工作的紀錄，內容真實是人事檔案現實性的基礎和前提。有些人填寫履歷表時不認真填寫或者不實際填寫，敷衍了事。部分高等院校存在一些情況，例如在醫學院校擔任課程的教師同時也在醫學院的附屬醫院擔任醫生職務，具有雙重身份。對于是教師職務的人，在醫院承擔的科研取得的成果、獲得的獎項等不能夠及時地歸入本人檔案，造成缺失；對于是醫生職務的人，在醫學院校承擔教學職務，在教學方面取得的成績又不能在第一時間內存入檔案，造成本人檔案丟失一部分。

檔案材料失真現象也時有發生。內容真實是人事檔案的生命，是體現人事檔案有效作用的前提條件。內容不真實將會造成許多麻煩，如參加工作時間填寫隨意大致一個年月就可以了，這為人事部門計算工齡、退休時間的核對、晉升工資及組織部門選拔干部等諸多工作帶來了很多問題，也使檔案管理失去了真正的意義。還有的檔案中考核材料大多只有優點、成績，沒有缺點、差錯，做為本人沒有實事求是的認真填寫，隨意性較大。做為人事部門的檔案管理人員要及時發現問題，解決問題，如不能如實反映本人的真實情況則不予接受。

（三）落后的管理手段

人事檔案工作由于缺乏重視，人力、財力、物力等因素的影響，先進的現代技術管理方法不能夠充分發揮。大部分高校還在靠手工操作，效率相當低，根本適應不了當前經濟和社會的發展需要。高校檔案工作是一項長期的專業性、政策性、機密性、服務性和連續性的工作，不是翻一翻、找一找的事。對于高等院校一些骨干人才存在去進修、留學，畢業后就重新擇業，對于這種現象檔案管理部門并未建立相應的管理方法和制度，從而削弱了檔案管理工作的嚴謹、嚴肅的功能。

（四、）檔案管理工作人員業務素質低

現高校的檔案管理部門大部分工作人員年齡較大、學歷層次不高缺乏專業知識和技能，培訓專業方面的機會又少，避不了在工作中出現一些誤差。人事檔案工作具有長期、復雜、繁忙的特點，有些工作人員長期從事此項工作積極性慢慢也不高了，覺得干和不干一個樣，干多和干少一個樣，干好和干壞一個樣，缺乏工作激情。

二、人事檔案管理工作改進的對策

（一）人事檔案管理工作需加強

一份檔案就是一個人歷史經歷的濃縮，從出生時間到工作時間、學歷、學位等各種證明材料都與個人工資、提職、任免有關，尤其是退休，在審核檔案材料時關系到退休后的待遇問題。所以，要加強檔案管理。做到定期檢查工作漏洞，發現問題并在第一時間解決問題。建立健全檔案管理制度，使檔案工作有規可循、有章可依。遵守相關《收集制度》，檔案收集的范圍和要求要明確，使人事檔案內容充實，反映一個人的情況更全面。遵守《保管保密制度》，采取有力的措施，減少人為破壞，保障人事檔案的安全，延長其使用壽命。

（二）高校人事檔案管理要規范、內容真實

高校人事檔案的規范，就是根據檔案管理的相關制度和要求建設和管理檔案，嚴格按照國際通行的做法對檔案進行收集、整理、歸檔、轉移、查閱和保護。對各類檔案做到規范，收集來的檔案材料要認真仔細地鑒定、審查，甄別其真偽判定有無保存價值，從而使人事檔案材料完整、精煉、真實。在整理檔案的過程中對歸類的材料進行排序、編目，做到目錄清晰、不粘貼涂改，目錄一定與材料名稱相符，材料類序號一定和頁碼填寫準確，同時，還要經常對紙張破損、幅面不規則或字跡材料不符合要求的檔案材料進行技術加工。對于檔案室還必須具備現代化技術設備，如：計算機、溫濕度器等，讓檔案能夠長久完好地保存下來。

（三）高校人事檔案管理者要提高自身素質，加強業務學習。

管理好人事檔案管理，檔案工作人員起到關鍵性的作用。人事檔案管理者要有較好的思想政治素質和專業素質。在工作中不斷學習才能有利于檔案工作。因此，檔案工作者要有較高的黨性原則、較高政策水平和堅定的政治方向，不斷學習和貫徹《保密法》、《檔案法》，制定完善的保密制度，加強法制觀念和保密意識，確保檔案實體和檔案信息的安全。

檔案管理者還要不斷提高自身的業務能力，不時地進行檔案方面的自學和培訓，熟練掌握檔案材料的鑒別、分類，熟悉檔案工作的每一個環節和要求，還要學習人才、統計等相關專業知識。

總之，時代在發展，社會在進步，在這個網絡化、信息化占主導地位的社會中，人事檔案工作者的作用是無法替代的，做為人事檔案管理者要具備良好的職業道德，精湛的專業知識和熟練的專業技能，為高校人事檔案在高等院校發展中發揮更大的作用。

參考文獻：

[1]羅迎芬論高校人事檔案信息網絡化服務體系建設【J】。

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關鍵詞：企業；文書檔案；管理

一、企業文書檔案管理滯后性現象與成因

企業文書檔案的最終成型首先需要進行有效收集與整理，而后完成科學的開發應用，以上環節需要經歷大量時間，因此可以說，在某種層面，企業文書檔案管理存在滯后性實屬必然。企業文書檔案管理也叫做管理類檔案管理，由于資料來源廣泛、較為分散，涉及業務部門收集標準不一致，便會導致管理類檔案資料無法全面完整的問題，阻礙了企業后續的查考編研管理。另外，一些業務單位沒有全面重視本部門檔案，使得收集環節進展緩慢，存在滯后性。開發應用企業管理類檔案是企業發展的根本需要，一些單位卻僅僅收集過時資料存儲在檔案室，沒有合理開發應用，呈現出較多資源的閑置現象。即便一些單位進行了開發，然而檔案系統卻欠缺深度，導致檢索應用與查詢紙質文件不能有效銜接。任何單位均存在組織結構變化、員工調動等問題，因此檔案員工隊伍也存在變化，由于他們素質水平參差不齊，一些新進員工不熟悉工作業務，無法掌握全面的工作技能，導致檔案管理工作并不規范。一些年齡較大的員工則欠缺創新意識，無法符合現代化管理標準。部分企業文書檔案管理顯現出閉門造車的問題，由于較為封閉，無法適應管理類檔案管理的現實要求，再加上領導階層不夠重視，導致檔案工作現代化水平不高。現實工作中企業文書與檔案采用分管體制，因此在交接環節較易形成相互脫鉤、信息丟失等問題。具體成因在于員工意識淡薄，欠缺專業知識，監督機制不完善，使得檔案收集范疇不清晰、裝訂管理不規范、編號不清晰。當前，較多單位應用管理類檔案效率不高，成因在于一些企業沒有配備網絡化系統，員工專業水平有限，使得管理類檔案應用不便利，服務水平不高。

二、企業文書檔案管理科學對策

1.規范文書檔案管理為全面優化企業文書檔案管理，應提升該項工作規范性，確保各項責任全面落實到位。另外，企業可采用一體化管理模式，由文書檔案用紙樣式、標準直到檔案信息的存儲格式、撰寫要求等均應做出一致統一的要求，制定工作細則。應由資料的最初環節便進行層層控制，對文檔資料管理流程做細致把控，同時對做完整理的資料要第一時間存儲，進而有效杜絕企業管理類檔案資料丟失的問題。2.提升員工專業技能員工具備較高的專業技能方能開展好文書檔案管理工作，因此企業應加強員工技能訓練，使他們可在內心之中形成對管理類檔案管理科學重要性的清醒認識，不應單純的停留在口頭層面。企業可通過集中培訓、定期組織講座增強員工管理意識。管理文書檔案的員工自身也應重視理論學習，為自己充電，提升各項工作技能與整體素質。另外，伴隨科技的快速發展以及現代社會的穩步向前，企業應根據時代特征，創建現代化辦公環境，優化辦公流程，進而全面提升工作效率以及檔案管理專業性。文書工作以及檔案管理密切關聯，文件始終是形成檔案的核心基礎，而檔案則是文件的終極形式。因此，文書內容的好壞直接影響到檔案管理的效果水平。負責文書的員工應提升檔案意識，定期參與培訓，唯有通過培訓，方能形成強烈的責任感以及管理意識，掌握豐富的專業知識。企業應針對崗位人員組織信息技術應用培訓，使員工熟練應用現代化工具做好檔案管理。可通過企業內部廣泛宣傳加強教育，使企業全員明確文書檔案管理重要性，積極組織各類檔案管理知識普及教育，使得各崗位員工均能認識了解檔案管理，明確該項工作重要性，并為文書檔案管理開創優質、有序的工作環境，形成良好的工作風氣。3.創建完善的企業檔案管理網絡系統伴隨現代化信息技術的快速發展，企業應加快創建完善的檔案管理網絡系統，圍繞檔案部門這一核心，各個職能單位組成二級機構，進而形成一體化、全員合作、全方位、覆蓋面廣泛的檔案管理現代化網絡系統，企業檔案管理部門與各業務單位負責直接領導，確保文書檔案管理的層級化開展。文書檔案是企業建設發展進程中一項寶貴的無形資產，是當前激烈的市場競爭中的一項重要因素，企業可否占據更高的市場份額，贏取競爭主動，關鍵要看信息基礎是否牢固。因此，為確保檔案信息資料的完整、全面與有效，企業應做好文書檔案信息的整理與收集，通過科學有效的信息化管理，提升工作效率，達到良好的效果。另外，企業應創建完善健全的管理制度以及監督體系，通過設置有效的獎懲管理制度促進檔案管理的更新改革與有效提升。歸檔管理制度應力求深入到各個單位，預防權責不清晰的問題，應做到切實、認真、客觀、具體，細化到文檔歸檔日期、種類范圍、各項歸檔標準等。

三、結語

透過企業文書檔案管理水平可清晰的判定企業現代化發展的程度，反映企業整體實力與綜合水平。提升文書檔案管理質量可全面推動企業單位的長效持久發展。因此，實踐工作中應樹立現代化工作理念，建立信息化工作系統，符合新時期發展需要，夯實文書檔案管理基礎。眾所周知，企業文書檔案印證了其發展的歷史進程，通過優質的檔案管理可為企業現代化發展形成強有力支撐。為此，應本著科學、嚴謹的態度規范工作流程，細化各項制度，提升員工服務管理意識，加強各單位的有效銜接，方能確保文書檔案管理工作的科學規范性，令其更好的為企業單位建設發展貢獻力量。

參考文獻

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[2]侯明，白玉紅.談文書檔案管理的現有問題級對策[J].辦公室業務，2012，31（11）：1591-1598.

[3]庫俊平.大數據環境中企業文書檔案的信息化管理及利用[J].創新科技，2013，（9）：50-51.

[4]趙欲勤.談企業文書檔案分類體系簡化的必要性[J].蘭臺世界，2013，（23）：43-44.

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【關鍵詞】聘用制；高校；人事檔案管理；對策

一、聘用制下高校人事檔案管理面臨的主要問題

經過幾十年的積累，我國高校人事檔案管理工作雖然取得了一定的成績，但在實行聘用制的大背景下，也面臨著不少問題，主要表現在以下幾個方面。

（一）檔案意識薄弱

檔案事業發展的動力來源于良好的檔案意識。一個成熟的社會必然對檔案高度重視，并將其納入社會發展的重要組成部分——社會系統建設之中。社會成員也要意識到檔案的重要性，并擁有成熟的檔案意識，主動應用檔案信息。當前，由于宣傳、教育、培訓、管理、服務不到位，我國很多公民檔案意識較為薄弱。這種狀況也影響到高校人事檔案管理工作，會導致出現建檔歸檔意識、規范管理意識、優質服務意識不強等問題。

（二）檔案質量參差不齊

隨著高校人才聘用制的發展，人事檔案出現了無法完全適應新要求、檔案更新速度滯后、內容參差不齊、質量普遍不高等問題。1.檔案內容失實。由于人事檔案牽扯到個人利益，如職稱、晉升、退休、福利待遇等問題，各種歸檔的資料中檔案信息作假的現象為數不少，給高校選拔、任用人才帶來了不少麻煩，甚至造成損失。另外，某些學生就業服務部門讓學生自行保管檔案，也會導致檔案遺失、檔案造假等現象發生。2.檔案內容不完整。人事檔案一般涵括個人的自然情況、社會經歷、政治面貌、考核情況、職務職稱變動等情況，能較完整地反映個人狀態。如果缺少某些材料，可能會給個人利益造成損害。但同時，這些人事檔案內容單一陳舊，反映出來的人物缺乏個性，千人一面，更不能客觀地呈現個人近況，給高校精確篩選人才帶來了不便。3.檔案管理范本意識薄弱。《干部檔案整理工作細則》規定檔案整理工作應做到“認真鑒別、分類準確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊”。許多高校檔案管理部門管理混亂，在一定程度上存在資料沒有整理成冊、檔案磨損嚴重、檔案不完整、成冊后沒有按格式分類處理、接收檔案材料帶有隨意性和隨機性、缺乏信息技術管理檔案的經驗等問題，導致檔案管理工作雜亂無章，效率低下，重復做工。

（三）檔案重建現象頻發

一方面，許多高校為了挽留人才，以人事檔案為抓手，增加了職工跳槽的難度。另一方面，為了招納人才，某些高校承諾可幫助跳槽人才重建檔案，恢復原有身份，并連續計算工齡。這種狀況導致新檔案可信度低，偽造、篡改檔案的可能性大大增加。

（四）棄檔問題嚴重

市場經濟調節下，社會成員的就業觀與創業觀發生了很大變化。同時，也創造了更多的就業機會，帶來了與以往不同的人事制度。企業在招聘時，更多看重工作能力，而不關注個人身份。企業與員工講求形成契約，制定勞動協議或勞動合同，而淡化了人事檔案。聘用制下的高校亦是如此，教職工為了自由流動，往往選擇棄檔，奔向更好的崗位。在此種背景下，高校的人事檔案似乎變得可有可無。而社會人員在第三方機構寄存或托管人事檔案時，不僅要辦理有關手續，還要繳納一定的費用；再加上受戶籍政策的制約，人事檔案的托管目前仍按屬地原則辦理。為了省錢省事，許多人選擇了棄檔。再加之人事檔案信息單一、信息失真等原因，使棄檔人數激增。據國家人事部的統計，2003年全國各級人才流動中心為15.4萬個國有和非國有單位代管的330萬份人事檔案中，有60多萬份與主人失去聯系，成為棄檔。

二、聘用制下高校人事檔案管理問題的成因

（一）檔案管理信息化程度低

雖然教育部和地方教育行政部門先后多次推出了教職工管理系統，但都未形成規模，由于缺乏總體規劃、統一領導和科學管理，制約了我國高校人事檔案信息現代化管理整體水平的提高。近年來雖然網絡技術飛速發展，但是高校的檔案管理信息化水平仍然不高。有的高校建數據庫沒有針對性，純粹為建庫而建庫，導致各個數據庫之間不能進行信息共享，使用不方便。

（二）檔案管理中的監督缺失

長期以來，上級領導對檔案管理工作不夠重視，導致檔案管理部門缺乏有效的監督指導，這就導致了部分高校檔案管理混亂，經常發生檔案散失、檔案污損、檔案缺乏歸類、檔案受到篡改等現象，這為聘用制下高校的人才的進出考核、選拔任用等造成了非常不好的影響。

（三）檔案管理人員素質參差不齊

2010年，我國檔案管理科班出身的工作人員不到5%，本科以上學歷的人員不足19%，由于檔案管理從業人員整體受高等教育或檔案管理專門化教育水平不高，導致檔案管理工作未能在專業化、專門化、信息化道路上走下去，這對于檔案管理事業的長遠發展非常不利。雖然上崗后有從業人員選擇了繼續教育培訓，但是很多已經評上中高級職稱的人員對檔案管理產生了職業懈怠，并未重視培訓工作。加之檔案管理部門是“清水衙門”，在就業市場上缺乏優勢，不少檔案管理出身的專業人才選擇跳槽或跨行。

三、聘用制下高校人事檔案管理策略

高校對聘用制的實施有具體的要求，高校人事檔案管理的發展必須與人力資源管理的實際要求相結合。筆者認為，聘用制下的高校人事檔案管理應有如下策略。

（一）推進檔案管理工作科學化建設

1.推進檔案管理工作信息化。第一，廣泛應用統一的檔案管理系統。經過20世紀80年代至今多年的努力，國家與各級組織人事管理部門在研發與推廣人事檔案管理系統上獲得了長足進步。其中比較突出的是，深圳市委組織部研發的《全國組織干部人事管理信息系統》和江蘇省委組織部推廣的《干部人事檔案信息系統》。這些網絡技術能將所屬人員建庫管理，提高了人事檔案管理部門的工作效率。但同時，檔案管理部門仍需聯同軟件開發單位繼續改良信息系統。特別是在當前高校聘用制改革的形勢下，信息系統的更新更要適應體制的具體要求，并要適應不同高校的不同需求，體現個性化、差異化，便于推動人事檔案管理信息系統的廣泛應用。第二，創造良好的檔案儲存條件。確保檔案的完整性是檔案管理部門的首要任務，雖然常說“紙壽千年”，但是如何保證檔案面貌如初，這就需要檔案管理部門繼續探討與研究，要給檔案創造一個良好的貯存環境與條件，達到利用與保護相結合的目的。第三，促使檔案形式的多樣性。隨著數字化技術的興起與發展，形形的數據庫如雨后春筍般展現在人們眼前，人們不再拘泥于平面化的視覺資料，還對聲像資料提出要求。在高校聘用制改革的當下，扁平化的德勤能績考量已無法全面體現個體的特點，高校人事檔案管理應順應數字建檔的要求，既要收納書面材料，也要收集聲像材料，從而逐步實現“紙質檔案”到“數字檔案”的轉變。2.建立高校人員信息數據庫。建立高校人員信息數據庫應將其重要的材料數字化，如學歷學位、科研成果、業績等。另外，檔案管理部門還應對資料進行分類整理，以便組織人事部門考核、選拔人才。因此，檔案管理部門的工作應當轉向資料管理、數字建設、咨詢服務，檔案管理要從傳統的整理、存儲到資料收集、信息處理、利用和提供更全面、完善的職能服務上來。另外，檔案管理部門還應與時俱進，借著信息技術發展的契機，依靠先進技術解決信息泄密、信息造假、用戶識別等問題。3.完善人事檔案管理法律法規。1987年，《中華人民共和國檔案法》誕生，這部法律結束了在中國檔案沒有法律保護的歷史，結束了中國檔案工作無法可依的歷史。高校檔案管理必須遵循檔案法的要求，做到有法可依、有法必依。但是，高校人員數據庫的建立，人事材料的傳輸，網絡建設的開放性，與檔案的保密原則有一定的沖突。因此，學校的人事檔案管理規章應順應當下網絡發展形勢，進行一定的修訂與完善，讓高校人事檔案管理與之配套。

（二）促進高校人事檔案管理部門的功能分化

高校的人事檔案管理制度應結合集中統一管理和“人檔分離”的改革思路，將高校所屬的人事檔案管理部門、政府人事部門所屬的人才流動機構、勞動部門所屬的就業服務機構、教育部門所屬的畢業生就業指導機構以及政府其他部門所屬的相應機構承擔的高校人事檔案管理職能剝離出來，成立政府所屬的統一的高校人事檔案中心。高校人事檔案中心應設立為不以盈利為目的的公益型事業單位，在建立檔案管理相應設施和提供服務的經費來源方面，應從初始設置的“以檔養檔、適當收費”逐步過渡到由公共財政全額提供經費，以機構的獨立性、職能的專業性、服務的無償性為基礎，逐步發展成為社會公信力強的人事檔案管理機構。高校人事檔案管理部門是人事檔案的管理機構，其任務是確保檔案的安全性與完整性，服務于單位或個人查閱檔案的需求，為單位提供分析統計，為師生提供職業咨詢、生涯規劃、市場供求等信息。另外，檔案管理部門還應制定檔案處置時間表，檔案或長期保存或予以銷毀都應經過上級主管部門批準。

（三）實行開放式人事檔案管理模式

隨著公共服務型政府的建設，政府公務越加陽光、透明。公民也能上網查閱行政機關的相關文件，互聯網為公民參政議政提供了技術保障，從而推動了國家的民主政治進程。在這種背景下，再加之市場經濟的影響，隨著高校聘用制度的發展，人才流動加劇，人事檔案中非隱私部分走向開放成為可能。在計劃經濟時代，人事檔案管理注重隱秘性、封閉性。而在市場經濟時代，人事檔案的政治色彩與神秘色彩逐漸弱化，開放式檔案管理模式更適應人才求職應聘的要求，可以利用互聯網服務各種社會機構與個人，但這種模式也存在泄密的危險。因此，在實行開放式人事檔案管理模式的同時，應更加注重信息的加密。總之，人事檔案管理工作的發展并非易事，除了要以國家有關檔案的法律法規為保障以外，還應依靠信息技術與監督機制保障其發展。

參考文獻：

[1]姜建月.人事檔案管理要適應新形勢[J].蘭臺世界，2004，(9).