高校數字檔案館建設范文

導語：如何才能寫好一篇高校數字檔案館建設，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公文云整理的十篇范文，供你借鑒。

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關鍵詞:高校數字檔案館;必要性;建設

中圖分類號:TU242.3 文獻標識碼:B 文章編號:1009-9166(2009)08(c)-0123-01

一、高校數字檔案館建設的必要性

(一)高校檔案利用現代化手段的需要。各高校檔案館和各單位所藏的檔案、資料基本上都經過規范化整理,編制了案卷目錄、卷內目錄、專題索引等檢索工具。隨著教學、科研等各項工作的開展,一方面造成各類檔案大量增加,檔案館館藏不斷豐富;另一方面學校對檔案的利用需求也大幅度增加,如果仍然用傳統的手工操作,用戶利用檔案時,要反復調閱原件并逐個查看,這不僅使大量珍貴檔案受損嚴重,而且給用戶帶來極大的不便。(二)是社會各界對檔案利用的需要。一流的大學必須有一流的管理和一流的信息服務,數字化檔案館就是把照片、底片、基建圖紙、學籍卡、校內外新聞錄像及專題片等數字化、數據庫化、信息化和網絡化,廣大師生和校友要利用檔案,可以在自己的辦公室內通過校園網下載、打印。海內外校友也可通過互聯網將自己畢業后所取得的成果,直接登錄到檔案館服務器上,將重要獎狀、獎品原樣掃描上載到服務器。這樣不僅可以大提高檔案利用效率和檔案管理水平,更重要的是通過互聯網可向全國、全世界宣傳自己的學校和學校所取得的累累碩果。(三)是搭建及時采集電子文檔歸檔平臺的需要。隨著現代信息技術的普遍應用,幾乎所有師生撰寫論文、專著、起草各種管理性文件,制作各種統計報表,早就應用了計算機,這就產生了大量的電子文檔資料和各種信息數據庫等等。同時高校數字化校園環境的不斷完善,各單位都在校園網上建立了自己的網頁,這又制作了大量現行的網頁電子文檔。

二、高校數字檔案館建設的任務

(一)檔案信息資源建設。1、將現有館藏檔案信息資源數字化。其原則是“搶救優先、利用優先、逐步擴展”,指導部分檔案的全文數字化的實施。所謂搶救優先,就是在全文數字化中優先考慮因特定時期,特殊原因造成的檔案形成和保管條件限制而導致部分損毀的檔案、紙質較差或酸度較高的檔案,優先進行了全文數字化。限于目前檔案信息化資金投入的局限,將這些檔案先行數字化十分必要。所謂利用優生,就是根據目前高校利用的實際情況,優先把“涉民”檔案全文數字化。把那些涉及人民利益的如:學生學籍卡、錄取名冊、成績冊、畢業生電子注冊編碼、照片、底片、基建圖紙、學校新聞錄像、專題片等。2、電子文件的收集和歸檔。高校建立起統一的數字檔案管理平臺,各單位兼職檔案員要對本單位所產生的電子文檔、網頁及時集、上傳,否則所產生的電子文檔過段時間后會自動刪除,造成電子文檔“自生自滅”,給檔案工作帶來損失。3、檔案網站的建設(把數字檔案在網上出來)。提出控制論的數學家維納,在其著名的、包含人文關懷的著作《人與人的用處――控制與社會》中明確指出:信息的價值在于傳播,而不在儲藏,任何“意義”、“價值”一類的判斷,在沒有傳播的情況下都成為無意義與無價值的。檔案部門要及時跟上時代的發展,盡量采取現代信息處理技術傳播檔案信息,以最大限度地發揮檔案的作用。各高校可以建立校園網、外部網、互聯網,同時把上述非保密的檔案信息通過互聯網,向全校各級領導、廣大師生提供重要檔案全文檢索、目錄信息檢索、照片底片、基建圖紙以及校園新聞錄像等媒體服務。(三)檔案信息化保障體系建設1、人才隊伍建設。人才隊伍建設包括:信息處理技術隊伍、計算機軟件應用與數據錄用隊伍、檔案信息開發利用隊伍的建設。建立數字化檔案館人才隊伍建設是關鍵,因此,各高校要重視檔案隊伍建設,要對年輕的檔案人員進行繼續教育與培訓,提高業務水平,更新知識結構,另一方面,學校檔案館要不斷引進計算機專業人才,并對其進行檔案業務知識培訓,只有這樣才能使他們既懂業務又精通計算機技術的復合型人才。2、標準規范建設。標準規范建設猶如交通規則,這是數字檔案館能否有條不紊、順利建設的有力保障,現在各高校在建設數字檔案館時普遍存在的問題是管理系統不統一,五花八門、自成體系,這樣,不僅造成經濟上的大量浪費,而且各高校之間的經驗交流也受阻,不利于發展。因此,名高校在建設數字檔案館時要強調標準規范。標準規范包括:管理性、業務性、技術性的標準規范。(四)檔案信息管理系統建設1、數字檔案館的概念結構。數字檔案館作為一種信息系統,它由四大部分組成,即檔案信息源、檔案信息處理器、檔案信息用戶和檔案信息管理者。利用概念結構最能體現數字檔案館信息的流向,在數字檔案館中,檔案信息是從文件形成部門經過檔案部門的整理等工作,最后提供給用戶,信息處理器按概念又可分為檔案信息的收集、整理、鑒定、保管等一系列流程。數字檔案管的概念結構,說明了人與人之間的關系、人與計算機之間的關系。2、數字檔案館的軟件結構。數字檔案館作為一種信息系統必須依靠軟件才能實現其功能,數字檔案館的軟件就是我們平時所說的管理系統。各高校要根據自己本單位的實際情況,選擇適合自己的軟件。當前國內從事數字檔案館軟件開發的廠商不少,不同的軟件其結構和功能均不一樣。3、數字檔案館的硬件結構。數字檔案館的硬件結構是數字檔案館的基礎結構,它主要由輸入子系統、輸出子系統、存儲子系統、服務系統等組成。其中的硬件投入各高?？筛鶕约旱男枰x擇,它主要是描述數字檔案館硬件的組成部分及其關系,硬件結構圖還須描述硬件的性能。但性能必須視數字檔案館的規模及數據量而定,并沒有統一的標準。其中輸入子系統包涵著檔案數字化技術:由掃描儀、照片機、攝像機、視頻集等構成;輸出子系統包涵有數字化輸出技術:由打印機、彩噴機、畫圖儀、展覽、出版等構成;存儲系統包涵有數字化存儲技術:由磁盤、光盤、磁帶、磁盤陣列等構成;服務系統包涵有數字化技術:由網上信息、新聞媒體構成。

作者單位:湖南人文科技學院

作者簡介:譚偉貞,女,湖南人文科技學院綜合檔案室。

參考文獻:

[1]鄭鷗.關于檔案全文數字化工作的思考[J].中國檔案,2007(2)

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關鍵詞：信息資源；檔案；建設

中圖分類號：G7 文獻標識碼：A 文章編號：1006-026X（2013）09-0000-01

隨著高等教育的快速發展和網絡信息化的快速推進，傳統檔案管理工作方式已不能滿足信息化時代的要求，越來越多的高校相關檔案將以電子文件出現，但現階段卻沒有對應的系統管理制度，高校檔案工作的數字化、網絡化、標準化和規范化建設迫在眉睫。

1.數字檔案館的概念

“數字檔案館”有廣義和狹義之分。廣義的定義是用指存儲和利用檔案信息資源的信息空間，是一個由眾多檔案資源庫群、檔案信息資源處理中心、檔案用戶群構成的數字檔案館群體。數字檔案館的實現與迅速發展和技術密切相關，它是基于現代信息技術的數字手段，進行網絡電子檔案信息資源的分布式連接，利用檔案信息不受時間和空間的限制，大規模，分布式的數字信息系統，實現資源共享。

2.檔案信息化的重要性和數字檔案館的建設的重要性

隨著信息時代的到來，現代科學技術的廣泛使用已經涉及高校管理工作的所有領域，電子信息傳輸，電子文件，各種管理系統，應用程序和檔案數字化建設的需要，使傳統的檔案管理方式已不能適應新形勢。檔案現代化管理和信息技術的建立已經成為檔案工作發展的必然趨勢。隨著近年來招生規模的擴大，高校檔案的數量不斷增加，高校檔案信息和數字檔案館的檔案管理要求的更加規范和標準。網絡技術在數字檔案館的應用已經或正在逐步引入到文件管理，文件鑒定，整理。而科學，規范的電子文件管理流程，檔案信息資源開發的專業化和集成化也逐步體現出對電子檔案管理的重要性。

3.高校數字檔案館建設的必要性

高校檔案的數量不斷增加，存儲空間則沒有變化，數字檔案館的建設是減輕管理壓力的必然趨勢。近年來，隨著高校的擴招，高校檔案數量激增，然而，文件存儲空間并沒有得到相應的擴展。文件數量的激增帶來的不僅僅是存儲的問題，檔案的快速增長不能得到有效的管理和整理。檔案人員往往陷于檔案庫的貨架，倉庫管理，這阻礙了進一步提高高校檔案管理水平。數字檔案館的建設，從長遠的角度來看，可以對檔案工作人員的正常業務過程中解放出來，而且還可以大大減少檔案的占地面積。同時，多媒體教學文件，CAD文件可以有效保護和利用。檔案現代化管理的最終目的是數字檔案信息的收集，整理和利用的發展，滿足人民群眾日益增長的信息需求。因此，數字檔案館的建立是知識經濟時代對檔案管理的迫切需求。

4.高校檔案數字化建設中存在的問題

4.1高校檔案管理意識薄弱

高校檔案數字化建設的認識不夠。許多學院和大學都有專門的機構檔案，開發出了多種檔案法規，但執行不力。特別是對一些領導對本部門檔案工作的重要性認識不足，同時，一些檔案部門的管理人員檔案意識淡薄，備案業務監督不力，指導不足。

4.2 專業人員的缺乏

數字檔案館的理論體系還未形成，目前的高校數字檔案國內學者的研究理論還沒有具體實施，數字檔案館工作人員必須掌握計算機的基本知識和技能。目前，具備這個能力的檔案人才還比較匱乏，這是高校數字檔案館建設面臨的一個重大問題。另一方面高校檔案管理人員承擔的檔案管理職責，其工作水平和業務能力直接影響著學校的檔案和檔案管理水平。檔案管理工作是具有高度專業化的工作，但在現實中，高校檔案管理人員基本上都是身兼數職，更不具備專業的知識和技能，能提高業務水平的培訓不多，檔案專業技術人員數量、業務水平參差不齊，且崗位經常發生變化，導致檔案管理隊伍不穩定。

4.3安全問題

高校數字檔案館建設的目的是實現檔案信息資源共享，在局域網或廣域網的數字檔案信息的傳輸，安全問題變得尤為重要，傳遞數字化檔案信息的基礎是通信網絡，遠程登錄使數字檔案館的利用不受地域限制。目前我國互聯網的傳輸速度較慢，用戶的接收設備沒有普及，網絡安全問題尚術解決，這些都阻礙了數字檔案館的發展。

4.4 工作標準、工作制度的缺乏

規范化，制度化和檔案材料的標準化是 檔案信息化建設的前提和必要條件。信息化背景下的計算機數據處理對高校檔案的建設標準和規范提出了更高的要求。但高校更偏好教學管理軟件的購買，但許多高校都有自己管理的實際情況，所以在實用性等方面存在一些不足，再加上計算機軟件及相關設備的硬件差異，這些問題和差異是影響電子數據標準和共享，并制約著信息交換的范圍，直接影響著檔案信息化建設步伐。

5.如何有效建設高校數字化檔案館

5.1轉變觀念，整合信息資源

檔案工作是一項非常重要的工作，涉及部門多、范圍廣，領導干部和工作人員要高度重視，統一思想，增強檔案意識。在提高認識的基礎上，轉變觀念，以科學發展觀為指導，把檔案工作納入學校的發展規劃。完善學校的管理制度，定期組織學校中層干部學習檔案法規，并通過學校辦公自動化系統，校園網絡等載體，大力宣傳檔案法和檔案工作的重要性。建立統一的檔案管理領導小組，加強對檔案工作的領導，制定本校檔案工作發展目標和每年的年度計劃。學校本身就是一個非常豐富的信息資源，所有部門都有自己的信息系統和網站，每年生產大量的數字文件。這些教學，研究，管理的相關文件，需要進行整合，統一管理。

5.2完善基礎設施建設

完備的基礎設施是數字檔案館建設的先決條件。根據數字檔案館的功能要求，硬件主要包括：計算機網絡設備，文件系統管理軟件，服務器，文件處理設備，存儲設備，數碼設備，照相機，和捕獲設備，光盤記錄設備等。此外，還將建立一個滿足適應檔案信息系統集成平臺和管理和時展需要網絡結構。

5.3解決信息安全問題

針對高校數字檔案館建設中存在的安全問題，我們必須解決以下幾個方面的內容：一是使網絡安全盡快立法，保證網絡信息安全體系；二是檔案的真實性，安全系統的建立，建立一個可靠的備份系統；三是要找到可靠的載體，研發壽命長的電子檔案；四是采用傳統與現代相結合的電子文件檔案管理，確保檔案的真實性。

5.4加強數字化檔案的工作質量檢查

《高等學校檔案管理辦法》的第十四條規定：“高等學校應當建立、健全檔案工作的檢查、考核與評估制度?！本W絡平臺和工作規范建立起來以后，高校應根據積極實施管理糾偏。并且基于網絡進行的檢查更為便捷，各個部門根據管理權限只要檢查自己管理的模塊數據庫中的檔案就可，這樣可有效減少收儲遺漏，更便捷的考核二級學院的工作質量。

6.結語

數字化檔案館建設是高校建設工作中的重要工程。數字檔案館將影響到高校在各個領域的發展，為現代社會教育提供可靠的信息服務。高校檔案數字化建設才剛剛起步，仍需依靠政府部門大力支持，同時借鑒國內外先進經驗，不斷推進檔案數字化、信息化建設。

參考文獻：

[1] 張照余.檔案信息網絡化建設[M].中國檔案出版社.2001：94-99

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關鍵詞： 高校 學籍檔案 數字化管理建設

高校學籍檔案是學生入學到畢業期間在學校的學習狀況及生活狀況的記錄，這些記錄對學生以后就業和升學都是比較重要的證明，所以加強對高校學籍檔案的管理就很重要。隨著信息化技術的應用，其在學籍檔案管理中的應用比較關鍵，從而提高學籍檔案管理效率。

1.高校學籍檔案數字化管理建設重要性及主要特征

1.1高校學籍檔案數字化管理建設重要性分析

對高校學籍檔案進行數字化管理能夠有效提高管理效率，減少人力勞動的投入。由于高校學生學籍檔案中存有學生比較豐富化的信息，加上高校招生人數的增加，自然在學籍檔案管理上帶來很大麻煩，而數字化管理下能將管理問題得到有效解決[1]。不僅如此，在數字化管理方式下對學生學籍檔案在信息的完善性層面得到增強，數字化管理將不同學習信息內容進行集中呈現，讓學生的檔案信息更完整。另外，學生的學籍信息共享成為可能，實現對檔案的科學化管理，讓學生的學籍檔案為學生和學校及社會服務。

1.2高校學籍檔案主要特征分析

高校學籍檔案數字化管理建設有比較鮮明的特征體現，首先是在學生學籍檔案形成過程中較分散化，是從各項活動及教務處和學生處等層面進行收集的，材料的分散性在具體搜集過程中存在很大的困難，在人工勞動上的付出相對較多。再者就是學籍檔案內容較廣泛，從學生學籍檔案的內容層面看，主要有學生的學習成績及獎懲情況等[2]，而電子學籍信息則包含學生從入學到畢業期間的所有基本信息內容?；趯W籍檔案的內容廣泛性及材料搜集的困難性，使得檔案形成在周期性問題上比較突出。

2.高校學籍檔案數字化管理建設問題及優化策略探究

2.1高校學籍檔案數字化管理建設問題分析

從實際發展情況看，我國高校學生的學籍檔案數字化管理建設過程中還有諸多問題有待解決，這些問題主要體現在學籍檔案數字化基礎設施方面相對比較薄弱，主要是多媒體技術及通信網絡的傳輸數據在速度上達不到標準要求，存在安全性問題，數字化程度還不是很充足，當前高校使用的數據庫及網絡技術和時代的發展步伐無法緊密結合。學校對學籍檔案的數字化管理建設存在重視硬件輕視軟件的現象，這些方面對高校學籍檔案數字化管理建設都會造成很大的影響。

再者，高校學籍檔案數字化管理人員的檔案意識不強，在對學生的學籍檔案收集整理過程中不積極，在信息上沒有完善化，尤其在時間編排和材料分類層面較混亂，以及在組卷裝訂方面沒有得到規范化。另外，高校學籍檔案的管理系統層面沒有得到完善，以及在學籍檔案管理人員自身對計算機操作的水平方面相對比較薄弱，因為學籍檔案的管理工作相對比較復雜化，工作內容不容易量化，造成檔案管理人員的流動性較大，管理隊伍不穩定等[3]。除此之外，高校學籍檔案的信息保密性及安全性需得到加強。

2.2高校學籍檔案數字化管理建設優化策略探究

第一，針對高校學籍檔案的數字化管理建設要從多方面考慮，在管理過程中遵循相應的原則，這樣才能將數字化管理的作用得到充分發揮。主要就是將協調統一的原則得到充分體現，學籍和成績管理是重點管理內容，在學籍檔案數字化建設過程中與學校整體發展相結合，建立獨立的學籍檔案管理系統，實現學籍檔案的科學收集及管理和共享[4]。另外，還要遵循學籍檔案數字化的標準規范管理原則，確保數據格式及數據庫建立的規范統一，在兼容擴展的原則層面得到顯著體現。

第二，對高校學籍檔案數字化建設的加強要從基礎設施建設層面著手，從具體措施實施來看要配置高容量及高服務器和刻錄機、掃描儀的學籍檔案管理軟件，并要對學籍檔案的資源網站等服務系統的建設進行完善化。還要將電子文件的收集歸檔及管理工作得到完善，在相關制度建立上進行加強和完善，使電子文件的歸檔安全性得到保障。

第三，高校學籍檔案的數字化管理建設離不開專業的管理人員，所以要加強管理軟件的開發人員及學校學籍管理人員之間的聯系，結合實際開發出適合學校學籍檔案管理的軟件，這樣才能真正將數字化效果良好呈現[5]。不僅如此，在信息技術高水平的學籍檔案管理隊伍的建設層面要加強，提高自身信息技術水平，在專業化培訓及考核層面嚴格按照要求，培養適合高校學籍檔案數字化管理的人員，只有這樣才有利于高校學籍檔案數字化管理目標實現。

總而言之，針對高校學籍檔案數字化管理建設的策略實施，要和實際相結合，不斷增強管理人員在這一領域的管理能力，學生學籍檔案數字化管理是發展趨勢，所以要充分重視。

參考文獻：

[1]秦芳遠，劉環瓊.學生檔案數字化建設的實施方法研究[J].蘭臺世界，2015（23）.

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關鍵詞：高職高專 會計檔案 數字化 共享 安全

高職高專院校的數量和招生規模同本科院校平分天下，培養了大量的高級技能型人才，為我國的經濟建設持續健康發展發揮了不可替代的作用。新常態下高職院校的作用和責任更加凸顯，作為記錄學校教育教學、科學研究、校園建設與發展等所發生的經濟往來賬目的財務檔案，對于分析資金投入產出效益、預測今后建設和改革方向提供了基礎性資料，為國家和地方政府分析高職高專院校的發展和建設情況提供準確的信息。計算機技術的發展和應用，特別是財務活動電算化，為財務檔案數字化、信息化、電子化建設打下了堅實的基礎。高職高專院校財務檔案應真實、準確、完整，方便查閱與分析，才能充分發揮其資料價值。但是，目前高職高專院校的數字化會計檔案的建設、管理和使用仍存在不少問題，制約高職高專院校財務分析效能，影響學校的管理和建設，不利于高職高專院校的長遠發展。

一、數字化會計檔案的重要意義

（一）方便查詢和分析

數字化會計檔案采用計算機軟件管理檔案資料，建立了電子目錄以后，使用一網的電腦或其他終端設備，取得授權許可，即可幾分鐘內在任何地點查到所需要的資料，方便快捷。而傳統的紙質會計檔案資料的查詢，需要趕到檔案存放地點，征得檔案管理員的同意，手工查詢目錄資料，根據目錄檢索再到檔案庫房翻閱相應資料，費時費力，效率低下，并且容易污損紙質檔案。

根據財務數據綜合分析和比較資金使用效果，數字化會計檔案通過調取原始資料，采用相應軟件，數分鐘內就可以得到所需要的報表。而根據紙質會計檔案資料，需要根據財務數據資料，人工分析數據之間的關系和變化規律，需要占用大量的人力物力和財力，而且不能及時得到分析結果。

對于檔案資料，能夠及時查詢和分析，才是其存在價值的真正所在。

（二）提升財務管理效率和水平

采用數字化會計檔案，財務管理面臨大量的數字資料，需要建設相應的硬件和軟件，包括計算機、網絡資源、會計專業和計算機網絡知識均有所掌握的專門人才。管理者必須轉變觀念，科學管理，同時還需要及時更新知識，才能適應新的工作環境，管理者能夠更加及時的掌握單位的財務運行狀況，預測財務運行風險，提高管理效率。

（三）節約資源

會計檔案數字化，采用磁盤、光盤、服務器等方式存儲，原始憑證、記賬憑證、各種賬簿和報表等不再使用紙張書寫或打印，降低打印機、復印機等的使用率，降低了紙張使用，實現低碳環保工作模式。同時，會計檔案數字化以后，提高了大量數據錄入和處理的效率，報表分析可以自動生成，降低人力資源的占用，解放出來的人力資源可以投入到財務數據的分析和預測等智慧型的工作中去，提高人力資源的勞動質量和效率。再者，采用數字化會計檔案，不需要很大的房間就可以把一個單位的所有會計資料保存起來，節約空間和場地資源。

二、高職高專院校數字化會計檔案存在的問題

高職高專院校以培養高級技能型人才為己任，而我國傳統觀念認為接受高等教育的目的是為了走向管理崗位，所謂學而優則仕。所以，高職高專院校一直沒有受到社會各界的充分重視，沒有受到本科院校特別是研究型本科院校同樣的重視，導致其占有的軟硬件資源較少，會計部門也不例外。高職高專院校會計部門開展數字化建設，會計檔案電子化，面臨著一些特殊的問題。

（一）重視不足，資金和人才投入均較少

會計檔案是財務工作的附屬工作，往往沒有受到單位領導的足夠重視，相應科室在學校的管理結構層次中，還算不上三級科室，其工作屬于學校工作層級中的最底層。會計檔案長期以來沒有得到學校的重視，現代化建設更無從談起。校領導大多不清楚會計檔案室的工作內容、工作職責、工作要求等基本知識，對于會計檔案工作的發展和建設沒有工作計劃。如此，會計檔案信息化建設工作難以取得資金投入，難以有專業知識和計算機知識都掌握的專業人才來負責會計檔案工作，會計檔案信息化建設難以取得進展。

（二）會計檔案數字化建設規劃的前瞻性不強

有些高職高專院校開展會計檔案數字化建設，沒有根據數字化發展預測今后二十年的發展趨勢，網絡硬件和軟件建成后五年左右就過時了，存放這些硬件設施的房間防水、防火等的安全等級較低，可擴展的空間有限，沒有預留網絡接口，硬件升級困難，導致后期發展難以適應會計檔案的要求。由此帶來了資源使用年限的降低，造成了浪費。

（三）管理制度缺失，檔案資料不完整

有效的管理制度是機構高效運行的保障，數字化會計檔案建設需要相應的管理制度為之提供運行和維護的制度保障。但是，有些高職高專院校建立的信息化會計檔案，由于沒有配套的管理制度，資料收集、整理、歸檔不及時，沒有對原始資料進行分析總結和歸納，使用和維護不能保證會計檔案的完整，導致會計檔案容易出現缺失和不完整，甚至損毀，造成難以挽回的損失。

（四）信息化會計檔案工作人員專業知識不完整

信息化會計檔案工作人員，不僅需要熟練掌握會計專業知識，還需要掌握會計電算化以及計算機網絡相關知識。但是，受到經費以及傳統觀念的影響，會計檔案管理人員大多由新進人員或者將要退休人員管理，這些人員的最新會計專業知識、計算機知識有限，會計檔案信息化管理的能力不強，制約著會計檔案信息化建設。

三、高職高專院校數字化會計檔案建設意見

（一）提高會計檔案重要性的認識

學校領導特別是分管財務的領導，應自覺學習和更新會計知識，包括《中華人民共和國會計法》、《中華人民共和國檔案法》以及《會計檔案管理辦法》等，正確完整的認識會計檔案的歸檔內容和要求，提高對會計檔案重要性的認識，重視會計檔案工作，推進會計檔案信息化、數字化建設。觀念改變和提升是事業成功的前提和基礎。

（二）重視會計檔案的硬件和軟件建設

會計檔案信息化、電子化建設，需要計算機、網絡、服務器以及存放這些設備的房間，建設這些設備和設施需要結合本單位的現狀以及未來至少二十年的發展趨勢，預留足夠的發展空間，避免頻繁大修、更換設備甚至搬遷，節約資源和資金，同時滿足未來的發展需要。購置的存儲會計檔案的軟件，要滿足兼容性、可升級、安全性、分級提供服務、自處理等功能和要求，簽訂安全和保密協議，明確權責。

（三）建立可操作的信息化會計檔案管理制度

考慮《會計檔案管理辦法》（征求意見稿），根據《中華人民共和國會計法》、《中華人民共和國檔案法》等，結合單位實際情況，制定切實可行的詳細管理制度，是信息化會計檔案有效管理的制度保障。為此，可以從會計資料收集、整理、裝訂、歸檔、保管、鑒定銷毀以及查閱、維護、安全措施等環節制定管理制度，明確管理職責。屬于歸檔范圍的會計資料包括會計憑證（原始憑證，記賬憑證）、會計賬簿（總賬，明細賬，日記賬，固定資產卡片，其他輔賬簿）、財務會計報告（月度、季度、半年度、年度財務會計報告）以及其他會計資料（銀行存款余額調節表，銀行對賬單，納稅申報表，會計檔案移交清冊，會計檔案保管清冊，會計檔案銷毀清冊，會計檔案鑒定意見書，其他具有保存價值的會計資料）等。

（四）培養或引進專業會計檔案管理人員，提升知識水平

會計檔案專業技術人員是檔案管理質量和水平的決定性因素。根據單位的人員情況，把那些責任心強、專業能力好、愿意為會計檔案事業盡力盡責的人員派出去培訓，充實和完善知識結構，提高專業技術能力。或者引進那些懂得計算機、信息管理、財務管理、資產評估等專業知識的專業性技術人才，確保會計檔案工作優質高效開展。

（五）提高數字化會計檔案的共享能力

會計檔案保管與維護價值主要體現在使用上，包括本單位用戶的使用以及相關單位用戶的使用。為此，需要實現會計檔案電子化信息的資源共享。目前，互聯網高度發達，為會計檔案共享創造了客觀條件。當然，資源共享需要遵循相應的會計檔案資源利用的規定，符合法律規定?？梢愿鶕鲉挝坏膶嶋H情況，對會計檔案數字化資源分級、分層次地共享，加入校園網系統，設置不同的訪問權限。把享受共享資源的用戶劃分為會計人員、會計檔案管理人員、上級管理人員、財務部門主管、校領導以及省市主管部門等不同的用戶，根據各自所擁有的訪問權限，訪問和使用相應的會計檔案電子化資源。

（六）加強數字化檔案的安全性

21世紀的世界已經進入信息時代、互聯網時代、大數據時代、云計算時代，數據的錄入、傳輸、復制變得異常簡單，這些技術的發展為會計檔案數字化資源的獲取、存儲、傳遞和使用帶來了巨大的方便。但是，開放的互聯網時代，網絡上的數據被修改、刪除和再編輯同樣變得容易起來，導致會計檔案數據有可能被惡意刪除或篡改，給會計檔案帶來安全隱患，危害到數據的真實性和完整性，而且，這種事故常常難以修復。為此，必須對數字化的會計檔案采取安全措施，例如雙備份或者多備份，設置網絡安全密碼等。當然，會計檔案的安全措施是相對的，沒有絕對的安全。安全性越高，所需要的投入也越大?？梢圆捎枚嘀匕踩胧?，將會計檔案的安全性提高到該信息資料所需要的水平。

四、結束語

會計檔案信息化，可以提升檔案的使用效率、降低資源消耗，高職高專院校會計檔案信息化建設，需要根據會計檔案真實性、完整性、安全性要求高，結合自身辦學經費有限、人力資源不足等實際情況，量力而行，并考慮空間和硬件的可擴展性、兼容性要求，制定相應的管理辦法，建設高質量的會計檔案信息化管理模式，為高職高專院校的發展提供基礎性資料，分析高職院校的辦學效率，為學校以及政府的決策提供參考。

參考文獻：

[1]何鄭濤，昌晶.數字化校園背景下高校會計信息資源開發利用的理論分析[N].重慶郵電大學學報（社會科學版）. 2015， （1）

[2]陳恒凱，張耀嗣.會計檔案數字化管理研究[J]. 蘭臺世界. 2015，（11）

[3]李穎.ERP 環境下會計檔案信息資源管理探析[J]. 山西檔案. 2014，（6）

[4]牟文華.會計“綠色檔案”的可行性分析[J]. 會計之友. 2014，（35）

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商業利益的技術杠桿：數字化依賴的不可持續性

資本唯一的目的就是在有限的物質和時間上賺取盡可能多的經濟利益。商品經濟社會，商業和所謂的前沿、潮流是密不可分的，并不是所有的前沿、潮流對我們的檔案工作都是有幫助的，有的甚至反而有害的，我們在追隨前沿、潮流、流行時尚的同時，不要忘記了追求檔案工作的本質是“保管和利用”，保管是檔案事業唯一的基礎，沒有其他的基礎。

高校檔案事業的數字化建設對商業技術有著嚴重的心理依賴性，這種崇拜技術的心理造成了一種依賴性，即對任何商業開發的技術不作過多的考證：我是否能用?是否適合我?而是盲目肯定，從而導致被商家所左右，失去了辨別力。

全國高校檔案事業發展嚴重不平衡，這種不平衡性不僅表現在南北檔案館的差異，還表現在同一地區不同學科背景高校檔案事業發展的差別。無法獨立開發數字檔案系統使得很多高校依賴商業操作。一些商家往往缺乏信譽，在立項、應用實施方案前期，做出種種口頭承諾，人勤腿勤嘴勤，但是項目結束錢到手后，馬上變得人懶腿懶嘴，系統維護、升級服務跟不上，信譽大打折扣；一些軟件公司流刊、作坊式作業，在市場中的穩定性較差，往往做了幾年就破產，留下一個爛攤子給檔案館；而且由于各個高校的檔案結構、設置等具體情況千差萬別，往往很難用統一的數字化建設標準統―。

高校檔案事業的數字化建設對商業的嚴重依賴性還表現在數字化軟件本身開發的“二手”特征。我們知道，目前的多數軟件都建立在微軟操作系統基礎上的，很多軟件適用于IE瀏覽器6.0，但是卻無法應用于IE瀏覽器7.O、8.0的環境，這使得某些高價買的數字軟件的一些功能變得毫無用處。隨著商業軟件不斷升級而不得不進行更新的數字檔案館軟件令高校檔案館叫苦不迭，進退維谷，繼續投入資金如同無底洞，而中斷某些與微軟等公司軟件綁定功能升級又使得購買的商業數字化軟件逐漸被不斷更新換代的商業潮流淘汰，最終隨著“蟻穴效應”而喪失其本來應用的目的。

商業利益的資金杠桿：建設投入的不可持續性

高校的檔案部門是全額撥款事業單位，其相對獨立性只是就它和其他同一級部門而言的，這種關系使得高校檔案部門在建設和日常辦公的經費上不能超越其他同一級部門的平均投人水平，甚至多數檔案部門連平均水平都無法達到。多數高校檔案信息化建設因資金缺乏，在必要的技術支撐方面也相對滯后。

我們發現，以專項資金、特殊審批方式開展數字化的高校檔案館占據了多數。而在沒有相關專項資金制度化、長期保障的情況下，高校檔案館數字化投入和維持的資金鏈條隨時都有可能遭遇中斷的命運。

此外，高校檔案事業的數字化建設不得不依賴龐大的數據服務器，計算機的脆弱性使得數據服務器每到一定年份就要進行更新和變化，這種對物質硬件的依賴性將是持續不斷的資金投入，在沒有確切學校資金投入制度保障的情況下，很難能夠做到科學發展、健康、可持續。

商業運作：數字化應用前景的不可持續性，不確定性

數字化應用到何種程度在學術界是有爭論的，但是要數字化已經基本成為了共識。我們看到，商業的欲望驅動著高校檔案館充當商業技術“小白鼠”實驗品的角色。一些商家將那些并不成熟、缺乏長期檢驗的技術推銷給急于上馬數字檔案館建設的高校。這種人為推動的機制在高校內部通過經驗交流等方式傳播開來以后，又成為所謂的“前沿”而被推崇，這種方式是否科學，值得商榷。商業化帶有投機性，因此往往導致高校數字檔案館建設中數字化應用帶有不可持續性、不確定性。

在西方國家檔案館和他們的大學檔案館，檔案工作者只從事管理的工作，只簡單把案卷的標題和基本內容介紹提供給利用者，他們自身并不從事科研活動，也沒有科研任務，因而沒有這一矛盾。但是在中國，這一情況卻是異常的矛盾體。

隨著數字化的影響，電子文件管理以及日常計算機辦公的需要，導致了高校各個部門包括檔案館對計算機專業人員的需求，甚至一定程度上左右了招聘人員的門檻設置。對于那些需要數字化作為支撐的高校兼職檔案員，數字化建設如同新開了一門專業和工作內容，無形中使得人力缺乏的檔案館增加了各種成本，這種成本使得檔案館的精力無法專注于某―工作本身，不得不對多種不同內容的工作疲于應付。目前高校檔案館除了引進技術人才外，繼續教育和培訓也是兩種最重要的方式。這些方式都是需要成本投入的，是高校檔案館沒有計算到實際投入中的部分

商業化：高校數字檔案館建設缺乏全感

對安全保管的追求是檔案管理部門的基礎目標。如果檔案部門連檔案的安全性都不能保證，那么檔案管理部門設立的基礎就會動搖。而商業動機推動的數字化使得高校過度專注數字化，忽視了紙質文件的基礎性重要地位。因此，單純就管理而言，檔案部門對電子化的慎重程度越高越好。筆者上面已經分析，檔案部門有管理和開發兩種定位的矛盾。但是對于開發，電子化的慎重又阻礙了信息的快速流通、被人們利用的便利性。因此，電子化在管理和利用中面臨的矛盾也說明了高校檔案部門的尷尬。

實現檔案的電子化，能夠大大提高工作效率，然而，數字化的成本很高，硬件嚴重依靠計算機，系統維護起來很有困難，這種困難使得高校檔案館花費大量的時間與精力在數字化上，導致紙質檔案的精力投入相應有所減少。有人認為，檔案電子化檢索減少了查詢時間，但是這部分時間相應地被計算機維護、軟件升級、使用指導等多種工作內容抵消了。值得我們警惕的是，一些檔案部門存在著嚴重著以數字化取代紙質化的傾向，交接手續、借閱記錄、目錄等內容在脆弱的商業軟件上得到了體現，但是紙質文獻上卻沒有相應地更新，紙質檔案材料不能實現真正的“雙軌同步”，還無形中增加了手續的煩瑣性。

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一、基于知識管理的數字檔案館信息服務特點

（1）“以人為本”，以服務用戶為中心知識服務是滿足用戶知識需求的信息活動,要以用戶為中心,以滿足用戶的知識需求為追求是知識服務的根本原則。數字檔案館的一切服務要以用戶為中心,以滿足用戶的知識需求為出發點,根據用戶實際需求搜集選擇各種檔案信息,為用戶的檔案信息需求提供索引指南。因此，數字檔案館知識服務一切都要以用戶為核心，制定相關的制度和服務策略。(2)注重發現“檔案隱性知識”，提升檔案潛在價值數字環境下用戶所需信息中所隱含的潛在知識內容對檔案知識服務來說是非常重要的，通過分析用戶提出的問題,再根據集成現有或歷史數據發現并找出有價值的檔案信息,對這類信息進行分類、組織與加工,分析各類信息內容結構間隱含的知識鏈,最終找到與用戶需求相吻合的檔案信息,并對外提供利用。(3)以“服務創新”為根本目標知識創新是數字檔案館服務的潛在動力,因此數字檔案館知識服務的本質特征就是創新。這一方面需要根據用戶需求,不斷收集提供相關檔案信息,在解決問題的過程中,不斷發現新知識；另一方面,檔案工作人員對知識進行加工整理、分類與重組,使得這些檔案信息變得更加有條理性、針對性，進而使用新方法新方式將這些檔案信息對外提供利用。(4)強調“服務內容個性化”傳統的檔案服務模式太過單一，無法解決利用者的實際要求或深層次的檔案信息需求，而基于知識的服務則以用戶角度出發,根據用戶的實際需求為其提供一對一的實際問題的解決途徑。(5)基于檔案資源的“綜合集成”數字檔案館背景下的知識服務是要將各類資源(硬件資源、人力資源、信息資源和技術資源)有機結合起來,發揮數字檔案館在人力和智力、信息與技術等資源方面的整合優勢?！熬C合集成”的檔案資源將基于開放式的對外服務模式,并提供多元化的知識服務。

二、基于知識管理的數字檔案館服務類型與模式

數字檔案館資源利用服務方式是多元化的，主要包括基于門戶網站的檔案服務利用方式，基于檔案信息利用平臺的自助式方式，基于現代通訊手段的檔案信息咨詢服務方式，基于電子閱覽室和傳統查閱室的本地服務方式等等。

1、高?；谥R管理的檔案信息資源服務方式可以歸納為以下幾類：

（1）條件性、自助式服務高校存在的最普通的檔案查詢服務。用戶可以依據自己的不同權限查詢本單位歷年歸檔的檔案，還能查詢開放的數字化檔案信息全文。實現廣大教師員工足不出戶就可以查閱到開放檔案目錄及數字化掃描全文。同時還提供在線預約、電話、電子郵件等條件性的檔案服務。（2）及時性、瀏覽式服務針對廣大一般不了解館藏，但又有利用需要的普通用戶。根據用戶需求，按檔案專題分類，進行自動化組織，形成專題匯編等深層次的檔案信息產品。通過網站等多樣化形式的展示，比如很多高校在檔案網站上設有畢業照、專題匯編、干部任免、教學獎、管理獎、科研獎等專題欄目。（3）科研性、推送式服務對檔案查詢有一定要求的學?？蒲腥藛T。檔案工作人員通過編研陳展平臺，組織用戶感興趣的檔案信息，按照專題深層次研究為基礎，挖掘館藏相關信息，提供深層次的檔案信息，例如檔案網站推出的專題匯編服務。（4）涉民檔案服務主要針對廣大學生群體。歷屆畢業生可通過檔案網站提交學位學歷認證的申請，上傳相關的證件，并經審核通過后予以辦理，大大方便了用戶。（5）陳展性檔案服務陳展是以檔案數字化成果為基礎，圍繞大學文化建設等學校中心工作，利用豐富的檔案信息資源，以專題展覽形式，舉辦主題明確的網上展覽，開展宣傳教育工作。

2、基于知識管理的數字檔案館服務模式

（1）檔案信息整合服務模式隨著數字檔案館信息共享程度的不斷提高,各類檔案信息資源匯集起來數量驚人，不同形式的數字檔案資源庫也應運而生。檔案利用者獲取檔案信息的方式增多,導致信息過量無法正常選擇，這就要求數字檔案館必須向廣大用戶提供集成化的檔案信息資源,按來源將這些信息進行分類并有序整合,將不同類型的檔案信息歸納為一個有機整體,再向廣大利用者提供一站式服務。（2）檔案信息增值服務模式數字檔案館環境下形成了巨大的信息體系，為了使得檔案用戶體驗到無差別的信息服務,檔案工作人員需對海量的信息進行篩選,生成有一定價值的全新檔案信息資源,使得檔案用戶獲得具有一定知識含量的信息產品，從而實現對檔案信息的增值。（3）自助式服務模式這是一種以用戶為主體的服務,用戶根據自身的需要,通過點擊檔案館的網站來尋找自己所需相關檔案信息。這種模式需要用戶具有一定的檔案基本常識及自我服務的能力。（4）個性化服務模式又稱為定制服務，是一種以用戶為中心，根據用戶需求量身定做的服務模式，它以用戶滿意為根本出發點，提供主動服務，通過研究用戶的行為和習慣，與用戶進行雙向交流，從而設計出用戶期望的個性化服務模型，主動提供滿足用戶的特色服務，最終實現用戶全方位的信息需求。

三、基于知識管理的數字檔案館服務體系建設策略

1、建立“主動交互式”服務模式

知識服務最重要原則的就是根據不同的用戶，提供不同的服務，高校檔案館要按照層次劃分用戶類型，再根據不同的用戶提供不同的服務。例如：(1)普通檔案用戶，是檔案信息服務中的一般用戶,檔案知識層次不高,所進行的檔案信息利用基本是查閱紙質的、直觀性的檔案信息。(2)科研型檔案用戶，一般指高校的科研人員或承擔科研的教學人員。他們的利用目的是為了科研或教學，目標性很強,一般是圍繞某個科研主題或教學內容查詢檔案信息。(3)業務型檔案用戶，一般指歸檔的各個部門,他們主要是為了復印檔案原件來滿足日常工作上的需求。(4)社會檔案用戶,往往是高校歷屆畢業生，他們的利用目的是為了工作需求而開具畢業證明，成績翻譯等。

2、構建并豐富檔案信息資源庫

檔案信息的知識管理要注重檔案信息資源的收集,內容豐富的的信息資源庫是知識服務的源泉。數字檔案館要為社會提供深層次的檔案信息服務,就必須構建內容豐富的檔案信息資源庫。例如各類檔案目錄級信息庫、多媒體檔案資源庫、名人檔案信息庫、論文系統信息庫等。

3、健全檔案信息服務法律法規

檔案信息環境安全的幾個關鍵點包括:檔案信息錄入安全、檔案信息存儲安全、檔案信息傳遞環境安全,因此要針對不同的環節制定不同的安全制度。例如，針對檔案數字化掃描和檔案信息網站等制定的一系列制度：①《數字檔案館電子文件元數據實施要則》；②《檔案館館藏紙質檔案數字化技術規范》；③《數字檔案館檔案信息著錄與標引規則》；④《檔案館計算機網絡安全及病毒防治手冊》；⑤《檔案館門戶網站管理暫行辦法》等。

4、加大檔案人力資源開發力度

人才是知識服務體系的重要因素,知識服務的創新能力取決于人才的創新意識，做好檔案專業人才的引進、培養工作是提高檔案信息服務的關鍵。檔案人員要有計劃地參加各類信息技術及網絡技術培訓，使得檔案工作人員既懂得檔案管理知識，又掌握計算機技術、網絡技術等知識。可以根據實際情況有步驟、有計劃的引進既懂檔案管理知識又懂計算機技術的復合型人才，從而為提高檔案信息服務能力添磚加瓦。

5、建立檔案知識共享平臺

知識管理的最終目標是實現知識共享和創新,檔案信息只有在利用與共享過程中才體現其社會價值。檔案信息服務的意義就是為廣大利用者的信息需求創造有利條件,實現檔案信息資源的共享。因此，要加強對檔案隱性知識的開發、管理和利用,創造能夠使隱性知識與顯性知識產生互動的機制和平臺，構建數字檔案館內部共享的知識庫和信息交流平臺,將隱性知識顯性化,并轉換為服務產品,

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對現代國有企業檔案工作的思考

大數據時代學校檔案管理創新與發展

以合格評估為契機優化高校教學檔案管理

廣東省檔案館館藏香港檔案史料概況

怎樣做好項目竣工文件的歸檔審查

在法治中促規范在創新中促服務

廣東省檔案行政執法檢查情況綜述

學好《意見》抓落實搶抓機遇促發展

統籌兼顧協調推進全市檔案信息化建設

護知識產權檔案提供證明

在全省檔案信息化工作推進會上的講話

潮陽石刻——潮汕文化遺產的瑰寶

國共合作與黃埔軍校的政治教育

省檔案局(館)長莫震到省審計廳調研指導檔案工作

文書檔案歸檔材料短缺問題及其解決措施

建設數字檔案室推進檔案信息資源整合利用

拓展檔案資源不斷推動檔案管理躍上新臺階

基于大數據分析技術的數字化檔案

狠抓檔案開放鑒定確保檔案信息安全

走基層,接地氣,立足檔案工作為群眾服務

為建設廣東檔案強省插上科技的翅膀

對廣東省檔案工作服務經濟社會發展的建議

數字檔案小常識(三)—硬件篇之服務器

省文化廳陳杭副廳長率隊到省檔案局調研

珠海市檔案局長周曉文與網民在線互動交流

廣東省檔案館收集檔案范圍實施細則

發揮企業檔案價值服務企業文化建設

宣貫新細則爭創收集整理工作新業績

對提高檔案編研工作質量和效益之淺見

淺析微博在高校檔案工作中的應用

低碳視角下高校檔案信息化環境設計研究

強化民生檔案建設搭建民生幸福橋梁

創新發展評價機制全面貫徹企業檔案工作規范

紙質檔案數字化前期準備工作的關鍵點

高校科研檔案管理比較研究及導向性思考

辦公自動化給檔案管理帶來的新挑戰

廣東省檔案局召開全省檔案館工作會議

高校檔案管理臺賬的功能模塊設計及其運用

大朗檔案館的展覽兩周迎數千名百方來客

檔案管理系統與OA系統的關聯問題研究

構建幸福學校檔案給力幸福廣東

辦公自動化給檔案管理帶來的新挑戰

試析學校檔案信息資源開發與利用

省領導批示肯定我省檔案教育培訓工作

珠海涉外婚姻檔案進館便民惠民

牢固樹立服務意識落實服務先行戰略

東莞市大朗鎮推動檔案事業實現創新發展

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以浙江省為例，高校檔案信息化工作起步較早，目前絕大部分院校已使用了計算機管理檔案目錄，浙江大學、浙江師范大學、浙江電力職業技術學院等高校還完成或開始了文件級的檔案錄入，變“案卷級管理”為“文件級管理”。有相當一批院校建立使用了“OA”系統。各高校檔案館還加強了檔案信息化的制度建設，如浙江大學出臺了《浙江大學電子文件歸檔與管理暫行辦法》《浙江大學檔案館網絡信息安全保護技術措施》等。此外，浙江大學、中國計量學院、浙江工業大學、浙江師范大學等一批高校檔案館的門戶網站也陸續建立開通。以浙江大學為例，浙大數字檔案館門戶網站2005年下半年對外開放，到2006年年末，可供查詢的檔案目錄數據就達285000余條，其中“電子文件中心”提供近5000余份校發電子文件。在文檔的網絡管理方面，不少院校采用了南京大學的“南大之星”網絡管理系統，浙江大學檔案館于2006年4月正式在全校范圍內啟用部門預立卷遠程歸檔系統和數字檔案管理系統，并對學校各立卷部門電子文件的積累、鑒定、著錄、歸檔工作進行監督與指導。

盡管高校檔案信息化建設有了一定的發展，但高校的檔案信息化建設總體上遠滯后于高校信息化建設的整體水平，而且高校間檔案信息化建設發展水平也很不平衡，部屬院校、省屬高校及各類職業技術學院(民辦院校)之間的檔案信息化水平參差不齊，前二者檔案信息化水平較高，而不少職業技術學院則尚未建立檔案目錄數據庫，有的雖然配備了計算機，但未配置檔案管理軟件，只能實現單機下的檔案檢索；還有少數院校檔案館(室)甚至連計算機、掃描儀等基礎設施都未配置?？傮w上看，高校檔案信息化建設還處于初級階段，與機關、銀行等部門的檔案信息化建設水平相比還存在著很大差距：檔案信息化建設意識淡薄，思想觀念跟不上形勢發展的需要；缺乏統一的檔案信息化建設標準規范。信息化基礎設施建設薄弱；經費和技術保障還不夠有力-信息化安全保障體系建設不完善；檔案信息化人才隊伍建設需進一步加強。

對高校檔案信息化建設的建議

高校檔案信息化建設是高校信息化建設的組成部分，建設過程中要把握以下原則：一是全局性原則，檔案信息化建設須納入高校信息化建設整體規劃，與學校信息化同步發展。二是標準化原則，加強各類標準的制定工作，以有效實現信息互通資源共享。三是經濟性原則，建設標準要與本單位的具體情況相結合，追求投入最小化，效益最大化。四是安全性原則，采取必要措施，確保信息安全、數字檔案可靠和內容的真實。

1　加強基礎設施建設，為高校檔案信息化建設打牢基礎

檔案信息化建設必須建立在一整套現代化軟硬件設備基礎上，此外，實現信息資源的共享還需要特定技術環境一一高速的數字通信網絡。它主要通過三個層次來建設：一是學校檔案館范圍內的檔案局域網式的自動化集成管理，面向檔案館內的整理、編目、利用等主要業務工作環節，使全館業務管理在自動化的基礎上形成一個整體，并向來館的利用者提供檢索和查詢等項聯機服務。二是通過校園網面向學校各教學、科研、管理和服務部門提供服務，用戶可在各自辦公室甚至住宅、宿舍內的網絡工作站上對館藏檔案進行網上利用等服務。檔案館還要通過校園網支持的各種網絡應用系統，如校園管理信息系統、校園圖書情報系統等來實現對電子文件的收集、歸檔。三是通過校園網連接互聯網，開展合作業務，實現全球高校檔案資源共享。對此，高校應當設立專項經費，保障檔案信息化建設與學校校園建設同步進行。

2　完善制度建設，健全工作體系，為高校檔案信息化建設提供保障

檔案信息化建設目前還缺乏統一標準，在原有的檔案管理規章制度已不適應檔案信息化需要的情況下，高校應根據自身的特點，注意吸收相關行業的管理標準和經驗。制定完善的符合實際需要的標準和制度，以保障檔案信息化建設工作安全、有序地開展。此外，檔案的收集、保管、利用等各個工作環節都需要進行重新設置。

首先是數字化檔案的收集。收集手段主要通過計算機網絡管理來完成。由于高校校園網建設已達成熟階段，學校各部門均已接通，所以數字化文件歸檔將是一種很便捷的方式，只需各單位文書處理人員在完成本單位形成的電子文件后，通過校園網再轉發一份到檔案管理部門即可。一般應在完成邏輯歸檔(即電子文件的原存儲位置不變)后，把需要歸檔的電子文件集中下載到檔案管理部門可脫機保存的存儲介質上，完成物理歸檔。

其次是數字化檔案的保管。由于數字檔案載體的特殊性，檔案存放方式由檔案柜架變為用數字存儲器存儲，保管的重點是保證數字檔案的可讀性和可利用性，同時，防止信息丟失、被非法更改等。

最后是數字化檔案的利用。文件制作與檔案管理采用同一系統軟件，在文件制作的工作平臺上，將文件內容已包含的檢索字節，如文號、題名、密級、作者，時間等用一定的格式固定下來再加上檔案管理的部分編號如檔號等，做到文件制作與編制檢索工具基本同步。

3　建設功能齊全的檔案信息數據庫是高校檔案信息化的關鍵

檔案信息數據庫是一個有組織、系統化的數字大集合，目前高校要建設檔案信息數據庫，其信息一方面來源于現有的館藏檔案，利用數字化技術將其他形式存儲的所有館藏檔案數據信息，通過手工著錄、掃描等形式，轉化為數字記錄方式存儲到光盤、磁盤等各類存儲器中，完成現有館藏檔案信息向數字化的轉化；另一方面，通過對電子文件的收集，按照數字化管理體系進行歸檔、整理轉化為數字化檔案，建立相應的數字化檔案數據庫。

根據高校的特點，所建成的檔案信息數據庫至少要包括以下內容：首先要建立數字化館藏檔案基本目錄數據庫。根據學校各類檔案基本情況，通過著錄標引，建立以原始檔案保存狀態為編目單位的各種檔案基本目錄數據庫，即傳統手工案卷目錄和卷內目錄的數字化，且能通過計算機檢索與編目。其次要建立各類專題數據庫。根據學?，F代化管理與發展要求，建立一系列專題數據庫，從目錄到檔案全文內容齊全。最后要建立檔案全文原貌的數據庫。把學校館藏珍貴的黨政檔案、聲像檔案、實物檔案以及人事檔案等類原件或實物，通過掃描或數碼相機攝錄等方式，把檔案原件以圖形方式存儲在計算機中，并為其編制題名，責任者、關鍵詞等索引，建立相應數據庫，實現檔案全文原貌的管理。

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關鍵詞： 高校圖書館；紙質檔案；數字化管理

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1006-4311（2012）22-0257-030 引言

隨著社會的發展和科技的進步，檔案數量的激增，越來越多的大學圖書館檔案的收集，整理和利用作為一個基本的工作任務，并取得了顯著的成功。但也有很多大學圖書館忽視了建立自身檔案特色的建設，這應該引起我們的注意。本文主要討論高校圖書館紙質檔案數字化管理過程中的一些方法和原則。

1 概述

1.1 高校圖書館檔案的重要性 高校圖書館檔案管理工作是高校圖書館工作的重要組成部分，它是保存高校圖書館活動和工作最直接最原始的記錄載體，從館建之日起它就已經有了記錄，隨著高校的圖書館的發展而一起發展，最準確而客觀真實地反映記錄了高校圖書館每個歷史階段的發展軌跡，對圖書館的管理工作有著極高的參考和利用價值。

1.2 高校圖書館檔案的特點 一般來說，高校圖書館檔案分文件和文書檔案，其各自的特點不同。

文件檔案是由學校上級政策對圖書館的日常工作和管理，政策，和法律文件，包括中央，省，高校當局和其他有關單位的上級下發的各種文件的。文件有一定相對的統一性，具有一定保密功能。文書檔案則來源于高校圖書館本身，是學校教職員工在圖書館開展日常工作和舉行各種日?；顒赢a生并積累的，其保留有一定目的性。其包括各種載體的文件材料，如會議紀要，會議決定、從事資源，產權登記、重要的電話記錄，發送和接收消息，珍貴照片，錄音帶，以及具保護價值的各種文稿。

具體的說，高校圖書館檔案具有以下兩個特點：

內容豐富，文書檔案內容包羅萬象，既有圖書館的人事、財務以及文件等日常工作檔案，還包括圖書館的文獻采購、文獻典藏、情報交流、課題跟蹤、讀者信息以及借閱登記內容等業務工作檔案。

保存時間長，如圖書館的各項業務檔案就屬于永久性保存檔案。

1.3 紙質檔案保護難、查找難、共享難現狀 高校圖書館館藏豐富眾多，頻繁查詢及借閱紙質檔案，經常出現檔案丟失、丟頁、頁面污染等情況。紙質檔案查找起來非常不便，如果需要批量查找更是困難；更麻煩的是，查找出來的檔案還要放回原來的位置，否則會給下次查找造成更大的困難。由于高校圖書館檔案工作的內容包括的比較廣泛，像重點學科及課題跟蹤檔案以及文獻典藏檔案和借閱檔案，如果需要查詢檔案，就必須到圖書館來，并由圖書館工作人員協助查找，所以紙質檔案的共享也是一個問題，這種低效的重復勞動不利于高效辦公，降低了工作效率。

2 紙質檔案數字化的作用和實現途徑

2.1 紙質檔案數字化的作用 檔案信息化建設的核心是資源建設，資源開發，包括兩個主要方面的任務，首先，現有的檔案目錄數據庫建設和收集重要文件檔案，圖片，音頻，視頻文件，數字，其二，目前的電子歸檔及電子檔案管理。

數字文件可以有效地保護原始檔案，可以提高文件的使用模式。紙質檔案數字化代替原來的使用，保護原始檔案。不再受“孤本”限制，該文件可以提供給所有需要的人分享。數字圖像文件異地轉移，使異地存取使用可能通過計算機局域網或廣域網得到實現。擴大使用檔案空間，讓更多人了解檔案使用檔案。數字檔案還有“時間”不再受限制的優勢，使用者隨時獲得他們所需要的文件。檔案數字化以后，將已開放的檔案上網，這樣所有利用者就可以在任何時間上網利用檔案信息資源。

數字文件可以有效地保護原始文件：替代原有的使用，保護原始檔案；數字拷貝下來，輸出盤，磁帶則永久保存，它將給這些檔案因不可抗拒的自然災害時不致受到嚴重的損害；恢復檔案材料模糊褪色的字跡和修復損毀的不完整的圖片文件。

傳統紙質檔案數字化是檔案館走向數字檔案館的唯一途徑。二十一個世紀數字檔案館無疑是發展的方向，不論是什么樣的類型和層次的檔案館，雖然到目前為止其具體組成，組織和管理模式仍處于探索中，可其“館藏”的數字化特征是肯定的，傳統紙質檔案的數字化將是其“館藏”的重要組成部分。

2.2 紙質文檔數字化外包服務必要途徑 高校圖書館如果自己進行紙質檔案的數字化這項工作，需要投入大量人力參與工作，投入資金購買專業的掃描儀、修圖軟件等，此外，數字化后的文件管理也需要專業的軟件支持。隨著外包公司的專業化發展，外包公司所倡導的文件生命周期管理解決方案已經延伸到包括文件采集、分發、存儲、檢索、流轉、共享、輸出等在內的各環節，完全符合了高校圖書館紙質檔案數字化管理的要求。并可以大大降低高校自己做紙質檔案數字化的成本。因此數字化外包已成為目前高校紙質文檔數字化的必要途徑。

3 紙質檔案數字化創新性原則

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【關鍵詞】大數據；高校檔案；云存儲

高校檔案是高校教育教學活動的真實記錄，是高校從事教育教學活動、高校管理、教學科研工作必不可少的參考借鑒資料。高校檔案不僅是高校政策決策的重要保障，也是高校日常管理決策不可或缺的資源。

然而，隨著計算機網絡、云計算等信息技術的飛速發展，整個社會已經邁入了大數據時代，高校也不例外。在大數據背景下，高校學生的學籍、發表的論文、課程成績以及教師的基本信息、教學課件、發表的科研論文、參加的科研項目等會產生大量數據，同時還有實驗室設備、學校機房和行政部門產生的檔案信息等也會產生海量數據。除了在學生培養方面會產生海量數據外，高校行政管理活動、科研和學術交流、社會服務等方面也都會產生海量數據，這些數據數量大，數據結構多樣，數據來源廣泛，明顯具備了大數據的特征，對這些有價值的數據信息進行歸檔存儲，并確保在需要時能被有效地查詢和利用，這將成為高校檔案部門無法推脫的責任，同時也為高校檔案工作帶來巨大的挑戰。目前高校檔案管理面臨的最主要的兩個挑戰：一是如何為檔案數據提供足夠大的存儲空間。二是如何為用戶提供一個更安全、高效、方便的檔案訪問平臺。幸運的是，面對大數據帶來的挑戰，云存儲技術應運而生。簡潔地說，“云存儲”是將數據資源存放到網絡上供人們查詢的一種新興方案。用戶可以在任何時間、任何地方，通過任意可上網的設備方便地存取數據?，F在許多國內外的大公司如微軟、亞馬遜和谷歌已經引入了相關的云存儲平臺服務。在大數據背景下，如果能將云存儲技術應用到高校檔案管理領域，不僅可以解決以上兩個挑戰，也將會為高效檔案事業帶來歷史性的變革。

一、云存儲在高校檔案管理中的優勢

（一）云存儲技術的應用，能降低高校檔案管理的成本，提高檔案資源的利用率。傳統的數據存儲都是靜態的，多用于存儲PB級以下的數據。若采用傳統的存儲架構，當存儲容量需求增加時，就需要添加新的存儲陣列。隨著需要管理的陣列數增加，存儲環境變得日益復雜，管理難度更大，需要的運營成本也隨之增加。而云存儲能夠實現動態擴展，按需求進行配置。各高校檔案館可以根據自身需求申請適當的存儲容量，無須額外的存儲設備，相比較傳統存儲模式，降低了購置設備的成本。存儲平臺的運行和維護工作由云存儲提供商完成，降低了高校檔案管理系統運行維護的成本。云存儲提供了一個較為開放的訪問平臺，用戶可以隨時隨地通過任何可上網的設備訪問檔案資源，這就解決了某些用戶由于時間、地點等因素限制而無法實時訪問檔案資源的問題，從而大大提高了高校檔案資源的利用率。

（二）云存儲技術的應用，能為檔案數據提供海量的存儲空間。隨著高校檔案信息化建設的不斷加快，高校檔案數據也由原來單一形式向電子文件、圖像、視頻、音頻等多種形式發展，高校檔案館要安全存儲這些數據，需要不斷擴充服務器和相應的存儲設備，這會給高校檔案館帶來很大的資金壓力。由云計算發展起來的云存儲平臺，用戶只需要利用幾臺可以上網的電腦終端就可以方便地上傳和下載存儲在云中的電子文件。云由成千上萬的存儲設備和服務器集群構成，它具有無限的存儲空間和海量的存儲能力，能夠更好地滿足檔案數據海量增長的存儲需求。

（三）云存儲技術的應用，能增強容災、異地備份能力。云存儲可以實現跨領域部署，并可以通過虛擬化技術實現多物理存儲節點、多應用系統和多業務服務協調的共享存儲構架。特別是當發生不可預測的數據災難時，通過云存儲的分布式備份功能可以實現檔案數據的快速恢復。同時，云存儲可實現數字檔案網絡在線異地備份，以上兩類功能可避免各高校檔案館單獨存儲檔案數據時遭遇停電、火災、水災、地震等特殊災難情況時可能帶來的檔案數據丟失和損失。

（四）云存儲技術的應用，能實現檔案數據中復雜數據類型的虛擬化存儲。采用云存儲所具備的虛擬化技術和大數據管理技術，能實現很好地復雜數據類型的虛擬化存儲。特別是針對特殊類型的檔案，如：電子期刊、古典文籍、照片資源、音頻視頻文件等。

二、云存儲在高校檔案存儲中的存在的問題和風險

（一）云存儲平臺的安全風險。高校檔案的保密性以及檔案工作的機密性決定了高校檔案存儲需要一個相對安全的存儲環境，現有的高校檔案存儲方式在檔案安全存儲方面有一定的優勢。首先，云存儲自身的虛擬化、無邊界性、流動性等特性，使得其面臨較多的安全威脅。其次，與傳統的存儲方式不同，云存儲是將數據信息存儲在云端，這對數據的存儲安全、傳輸安全、服務安全和訪問控制都帶來極大的挑戰。同時，云存儲應用導致網絡資源、信息資源、用戶數據和應用的高度集中，由此帶來的安全隱患與安全風險也較傳統應用高出很多。目前為止，還沒有任何一家云存儲供應商保證可以提供絕對安全的存儲平臺。此外，如果將不能公開的數字檔案以遠程方式存儲到云端，必定會引發檔案管理者的擔憂。

（二）云存儲的可靠性問題。大多數云服務供應商都對云存儲的安全性做出過承諾，但亞馬遜彈性云服務出現的服務中斷事件以及微軟出現的云數據托管中斷事件都表明用戶能否訪問到自己的云存儲數據取決于云服務提供商的服務是否可靠，一旦云服務供應商出現問題，用戶則無法正常訪問自己存儲在云服務上的數據，因此可靠性問題是目前云存儲急需解決的難題。

（三）缺乏可靠的國內云存儲供應商?，F在大部分成功的云存儲供應商都是Google、微軟等國外品牌，盡管國內的一些IT公司正努力追求云存儲技術，但就技術水平和發展規模來看還存在一定的差距。當高校檔案選擇云存儲方式，云平臺就控制了檔案數據，這將會導致潛在的數據威脅行為，例如通過數據挖掘技術挖掘機密的檔案信息。因此，在某種程度上我們更希望找到一個具有獨立R&D 認證的國內云存儲供應商，最大程度地保證高校檔案的安全性和保密性。

（四）缺乏統一的云存儲技術標準。在技術層面，對于長期有效存儲數字檔案尚存在很多需要解決的問題，其中最重要的問題之一就是技術標準問題。想要實現數字文件長期、高效地存儲，必須制定一系列的統一的存儲標準。然而，到目前為止國際上還未形成一套公認的數字檔案信息長期保存的標準，這有可能導致在將檔案數據上傳到云端的過程中產生數據丟失、錯序等問題，從而直接影響檔案數據的完整性和一致性。

三、高校檔案云存儲實現的觀點

（一） 積極參與檔案云存儲設計。高校應該以檔案管理部門為領導，由各部門共同支持建立起一個較為全面的檔案管理系統，從而避免過多地依賴于云服務供應商。在檔案管理系統的核心設計以及資源建設過程中，高校內部應該制定一套統一的安全標準和機密性協議，所有的檔案管理人員都應積極參與檔案云存儲管理系統的設計與實現，學習云存儲相關的知識，建立一個規模合理的檔案管理系統?？紤]到高校檔案的保密性要求，在云存儲供應商進行系統維護以及業務合作過程中需要建立一套嚴格的機密性協議，以降低檔案數據泄密的風險。

（二）建立高校檔案私有云。云服務按部署方式和服務對象范圍可以分為三類，即公共云、私有云和混合云。公共云通常適用于大規模和多用戶。相對于公共云和混合云，私有云的用戶完全擁有整個云中心設施，提供了更多地安全和保密等專屬性的保證，因此在安全性、法規遵從以及服務質量方面更加具有保障。高校檔案管理選擇私有云可以保障在使用云存儲技術的同時最大程度地維持對檔案數據的控制權，提高檔案的安全性和保密性。

（三）建立云存儲平臺下的檔案數據的安全備份策略。采用云存儲技術存儲高校檔案數據后，相應的備份策略也會發生根本性的變化，由脫機備份轉換為網絡在線備份。為了提高檔案數據的存儲安全和災難恢復能力，高?？梢赃x擇對檔案數據進行多套備份，通過將檔案數據副本在本地、同城和異地進行備份的策略，實現檔案數據資源的多套多地備份，這不僅能夠提高檔案數據訪問的實時性和共享性，更加增強了檔案數據的容災能力。對于重要的、機密的高校檔案數據應該做好提前備份，一旦云存儲數據庫遭受致命損壞時，可以立即啟動備份系統以確保高校檔案數據的正常使用。

（四）加強云存儲人才的建設和培養。將檔案數據向私有云遷移時，需要采用成熟的技術方案，解決私有云的系統建設及運營管理安全工作。同時，應做好系統容災、數據備份，以及業務回退機制，以提高應對各類突發事件安全事件的處理能力，這些工作都離不開掌握相關技術的IT技術人員。管理檔案系統的IT技術人員不僅要有較為深厚的計算機背景知識，還需要熟悉檔案的相關知識。因此，高校檔案館建設要注重人才的建設和培養，做好人才的儲備工作。

四、結語

云存儲技術的出現為高校海量檔案數據的高效存儲和利用提供了新的平臺，為高校檔案的管理工作指明了新的發展方向，高校檔案管理工作者應積極投入到高校檔案私有云建設中，充分利用云存儲的技術優勢。同時，也要重視高校檔案云存儲中存在的問題和風險，尤其是檔案安全和保密問題，積極提出相應的策略。

本文系云南省檔案科技項目“基于Hadoop云平臺的高校檔案資源管理研究”（項目編號：2016-y-125-006）研究成果之一。

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