工程檔案管理總結范文

導語：如何才能寫好一篇工程檔案管理總結，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公文云整理的十篇范文，供你借鑒。

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關鍵詞：電力工程；總承包項目；檔案管理

我國建設行業發展迅速，逐漸創新出來了一種全新的建設管理模式，也就是電力工程建設總承包，這種模式指的是結合相關的合同約定，總承包商完成完整項目，如項目立項、勘測、設計以及施工和設備材料的采購等等，然后移交給業主。目前在各行各業中已經開始廣泛應用這種模式，因為其具有一系列的優點，如不需要較高的成本和較長的工期，就可以獲得較高的質量等等。

1.工程總承包檔案管理的特點

一是有著較多的內容和較廣的范圍：因為電力工程項目建設的全過程都被工程總承包所涵蓋，并且總承包方承擔了較多的責任和義務，這樣有很多的方面都會形成工程總承包方案，有著十分廣泛的來源范圍，在工程項目實施全過程中，必然會有大量的文件材料所產生，如項目立項、工程招投標以及設備材料此案夠和竣工驗收等等。

二是有著較多的參與單位：上文我們已經提到，工程總承包的檔案管理并不是某一個部門的事情，需要相關方面積極參與進來，共同合作，來完成管理任務。因為工程承包項目有著十分多的參建單位，這些單位來自于不同的地區和行業，有著差異化的性質，那么要想促使檔案管理工作順利完成，需要相關單位積極參與進來，總承包方來對各個分承包方的檔案管理工作進行組織和指導，從而順利完成整個項目的檔案管理工作。

2.電力工程總承包項目檔案管理的要點分析

一是對各個參與方的職責進行明確：要對工程總承包的特點充分考慮，合理設置和分工，對總承包方和分承包方的職責明確規定下來，具體來講，總承包方的職責可以從兩個方面來進行闡述，首先是采取科學合理的措施來監督和指導分承包方檔案業務，其次是要科學收集、整理自身的檔案材料，同時對分承包方的檔案資料進行接收，然后移交給業主。分承包方結合確定下來的職責要求，來在相關部門的工作責任制度中加入檔案管理的內容，在工程建設計劃中加入文件材料的收集和管理工作，保證在工程建設的同時，可以進行檔案管理工作。

二是對構建的各項規章制度等進行健全和完善：上文我們已經提到，工程總承包項目有著較多的參建單位，并且有著較大的流動性，單位行業和性質的差異，會出現不同的管理規范。針對這種情況，總承包方就需要嚴格結合國家的相關法律法規要求，將行業標準等充分納入考慮范圍，對構建的各項制度進行健全和完善，對各個分承包方的檔案管理工作進行規范。

三是要重視過程管理和提前介入：在電力工程建設初期，總承包方的檔案管理人員就需要提前介入進來，以此來對電力工程項目的具體情況進行充分了解和把握，如總體規劃、計劃進度等等，要積極聯系項目經理，在項目管理中加入檔案管理的內容。同時，還需要制定相關的管理制度，以此來更好的進行工程項目檔案管理工作。在工程建設的同時，需要進行檔案管理工作，也就是在施工的各個階段，如施工、竣工驗收等等，同步來收集、整理以及歸檔文件材料等等。總承包方需要設置專門的工作人員，在施工現場對分承包方的工作進行指導，驗收和歸檔各個分承包方的檔案資料；否則，因為竣工期間只有較短的時間，卻有著較多的檔案材料需要整理和歸檔，增加了工作難度，整理質量也無法得到有效保證。

四是要充分利用先進的技術手段：目前，計算機網絡技術得到了飛速發展，被廣泛應用于各行各業中。那么在電力工程總承包項目檔案管理中，也需要將網絡化管理手段充分應用進來，以此來促使工作效率得到有效提高，更加規范的進行檔案管理。總承包方需要結合工程具體情況，采取先進的科學技術，進行網絡工程項目檔案管理系統的構建工作，以此來信息化管理工程項目，可以構建項目檔案編碼體系，在計算機數據庫中存儲案卷信息，以此來在網上運行和歸檔相關文件和檔案。通過大量的實踐研究表明，進行網絡化的檔案管理工作，可以對各個參建單位檔案資料的整理工作進行有效的監控和指導，這樣有問題出現，可以及時的發覺和處理，以此來更加準確和完整的完成檔案歸檔工作，促使工作效率得到有效提高。

五是工程總承包檔案管理中需要注意的一些問題：首先，要確立總承包方的領導作用，在工程總承包中，檔案管理具有十分重要的作用；為了保證能夠得到完整和準確的工程建設檔案，就需要明確總承包方的領導作用。其次，要制定相關的管理制度，要結合國家的相關要求和本行業的管理標準，對工程檔案管理制度進行科學制定，對職責義務進行明確規定。在電力工程總承包項目中，需要對檔案分類方案、檔案管理軟件以及案卷格式等進行統一和完善，這樣才可以更加規范的進行工程總承包項目的檔案管理工作。要將工程總承包項目檔案管理工作的質量直接掛鉤于參建單位和工作人員的經濟利益，如果沒有嚴格依據相關要求來歸檔文件材料，或者檔案管理質量不高，工程結算工作就不能夠正常進行，只有這樣，才可以將相關參建單位和工作人員的積極性和主動性給充分發揮出來。

3.結語

在電力工程中，要想做好總承包項目檔案管理工作，就需要結合工程的具體情況，明確各個參建單位的職責，對構建的各項制度進行健全和完善，同時重視過程管理和提前介入，以此來促使電力工程總承包項目檔案管理工作的順利完成。

參考文獻：

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關鍵詞:檔案;建筑;解決方案

Abstract: this article mainly aims at the connotation of the construction project files, the characteristics of the engineering archives, the existing problems and the effective management of the measures are discussed. Construction project file it is part of the construction project management, engineering archives management, good or bad, directly related to the quality of the construction, influence the economic efficiency of enterprises. Construction project files are summed up the experience of the technology, is the enterprise technology assets, is the precious wealth of the enterprise. So, how to strengthen the construction project file management, give play to the role of the file is very important.

Keywords: file; Architecture; solutions

中圖分類號：TU242.3 文獻標識碼：A 文章編號：

1 建筑工程檔案資料的內容

1.1 綜合性文件資料

主要包括上級批準文件；計劃任務書；工程地質、水文、氣象、地震等文件資料；征地、拆遷安置等文件資料；項目的方案及初步設計文件資料；規劃、消防、環保、衛生等政府部門的審批文件資料；工程施工、監理中標文件及有關合同、協議書；工程竣工驗收及質量鑒定文件資料；工程竣工結算及其審計報告等文件資料；工程有關的照片、錄像、錄音、光盤

等。

1.2 土建工程及水、電、設備安裝工程施工文件資料

主要包括開/竣工報告；圖紙會審、設計變更、技術交底記錄及材料代用單等文件材料；項目的施工組織設計；監理規劃、監理細則、監理月報及工程例會紀要等；原材料、零部件、半成品及成品的質量證明文件或試驗資料；混凝土、砂漿等配合比及試驗報告；隱蔽工程驗收記錄；沉降拉移、變形等觀測記錄；工程質量檢驗及評定文件材料；工程質量事故記錄及處理的文件材料；施工技術總結等。

1.3 竣工圖等

主要包括總平面布置竣工圖；室外各種管線竣工圖；建筑工程竣工圖；裝飾工程竣工圖；結構工程竣工圖；給水、排水工程竣工圖；強電弱電工程竣工圖；通風、空調工程竣工圖以及其他特殊專業工程竣工圖。

2 建筑工程檔案的特點

2.1 單一獨立性

即一個單項工程竣工檔案的整體性。這是工程檔案最突出、最重要的特點。

2.2 真實性

工程檔案是該項工程實體的一面鏡子似的真實寫照。因為工程檔案材料是與該工程建設同步形成的，是該工程報批、施工、竣工過程的原始記錄，與工程實體完全一致，單從檔案材料就可以求和工程質量標準，是建筑工程質量監督部門進行竣工驗收的重要依據。

2.3 實用性

工程檔案是該工程最原始的記錄，所以有很大的使用價值，即實際性。通過檔案，可以全面考核工程建設工作，檢查工程是否符合設計要求。

2.3.1 綜合性文件資料。主要包括上級批準文件；計劃任務書；工程地質、水文、氣象、地震等文件資料；征地、拆遷安置等文件資料；項目的方案及初步設計文件資料；規劃、消防、環保、衛生等政府部門的審批文件資料；工程施工、監理中標文件及有關合同、協議書；工程竣工驗收及質量鑒定文件資料；工程竣工結算及其審計報告等文件資料；工程有關的照片、錄像、錄音、光盤等。

2.3.2 土建工程及水、電、設備安裝工程施工文件資料。主要包括開/竣工報告；圖紙會審、設計變更、技術交底記錄及材料代用單等文件材料；項目的施工組織設計；監理規劃、監理細則、監理月報及工程例會紀要等；原材料、零部件、半成品及成品的質量證明文件或試驗資料；混凝土、砂漿等配合比及試驗報告；隱蔽工程驗收記錄；沉降拉移、變形等觀測記錄；工程質量檢驗及評定文件材料；工程質量事故記錄及處理的文件材料；施工技術總結等。

2.3.3 竣工圖等。主要包括總平面布置竣工圖；室外各種管線竣工圖；建筑工程竣工圖；裝飾工程竣工圖；結構工程竣工圖；給水、排水工程竣工圖；強電弱電工程竣工圖；通風、空調工程竣工圖以及其他特殊專業工程竣工圖。

3 建筑工程檔案管理需要解決的問題

3.1 檔案材料不完整

檔案材料不完整是建筑工程檔案存在的主要問題。工程項目歸檔率較好的單位能達到 80%左右，較差的單位情況就不同了。

3.2 缺乏統一的管理模式

從檔案管理機構上看，有的單位成立了專門的檔案室，工程檔案管理較好。有的單位則不然，工程檔案由其他業務部門代管或由文書檔案員兼管，形成的檔案材料五花八門。

3.3 缺乏復合型檔案管理人員

基層單位的檔案管理人員專業素質較差，既缺乏檔案管理業務知識，又缺乏相關的業務知識，難以適應工作需要。

4 如何才能夠不斷完善工程項目檔案管理

4.1 做好項目實施前的準備工作

先期介入控制為主。在工程準備階段，建設單位首先要貫徹精神，把檔案方面的規定要求向參與的單位和部門進行宣傳。每一個工程的建設都會涉及設計、施工、監理等多個單位以及建設單位不同的部門。不同單位和部門在工程的各個階段又有不同的資料收集任務，所以必須落實好各單位、各部門的責任。因此，為了確保每個基建項目的檔案資料能按時、按質、按要求收集齊全，建設單位首先應在各種施工合同中明確有關單位在檔案資料收集方面的要求及違約責任，做到以預防為主的重點。

4.2 檔案管理要明確范圍，突出重點

總的來說，每一個工程項目都必須經過工程準備、監理、施工、竣工驗收等幾個階段，而每個階段必然產生不同的文件資料。例如，在工程準備階段有立項文件、建設用地審批文件、勘測設計文件、招投標文件、開工審批文件、預算文件、工程管理機構文件等；在監理方面有監理規劃、監理會議紀要、進度控制、質量控制、造價控制和監理總結等；在施工階

段有土建工程資料、安裝工程資料、基礎設施文件、材料檢測文件和各種施工試驗及施工記錄文件等；竣工驗收階段有綜合竣工圖、專業竣工圖、工程竣工總結、竣工驗收記錄、工程決算及交付使用財產文件、聲像及電子檔案文件等。不過，對于不同地區、不同規模、不同使用功能的項目在每個階段所產生的文件資料又有所不同。因此，要把握重點，抓住主要環

節。

4.3 完善工程項目檔案管理信息系統

檔案管理信息系統用于支持企業在施工過程中及施工完成后的管理工作，是適應現代企業制度要求一套好的工程檔案管理系統應達到如下幾個方面的要求：(1)以工程項目檔案管理需求為背景，支持企業實現科學化、規范化的檔案管理；(2)支持檔案人員高效率完成施工檔案管理的日常業務，包括新增加的檔案建立，舊的檔案維護等，以提高企業的檔案管理效率；(3)支持企業的管理層快速有效地獲取相關信息，以便做出科學的決策，推動企業科學化、規范化管理；(4)系統軟件應盡可能結構簡單，使用方便；(5)系統軟件要做到修改、添加、刪除檔案記錄準確，查詢檔案快捷、高效。

4.4 進一步提高項目檔案管理人員的素質

提高認識，加強培訓。一是要提高各檔案館(室)對新形勢下檔案工作重要性的認識，從思想上強化服務意識。二是加強對兼職檔案員和檔案管理人員以及施工單位檔案管理人員的培訓，提高業務素質。三是加強檔案宣傳力度和檔案法制建設，對嚴重影響基建檔案質量的，就要追究相關人員的責任。

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【論文摘 要】工程檔案是檔案的一個重要組成部分。本文首先分析了工程檔案管理的重要意義,分析了工程檔案與工程質量之間有著密切的關系,最后提出了如何做好工程檔案管理的應對措施,以確保工程質量。 

工程檔案的管理是整個工程建設管理中一項重要的基礎工作,指建設項目在立項審批、招投標、勘察、設計、施工、監理及竣工驗收全過程中形成的文字、圖表、聲像等形式的以紙質、膠片、磁介、光介等載體形式存在的全部文件,包括前期文件、竣工文件和竣工驗收文件等。保證工程檔案資料的準確、完整和系統尤為重要,因此,如何加強工程項目檔案管理工作刻不容緩。 

1. 工程檔案管理的重要意義 

1.1 完善工程實施狀態,確保質量、進度、安全的全面控制。目前我國諸多工程項目一般采取項目經理承包責任制的方式,由項目經理全權負責工程施工的質量、進度、安全等,以便突出工作效益和經濟效益。項目經理承包責任制對確保工程項目的完成起著重要的作用,在工程項目承包合同中,針對不同內容,確定不同的目標,只有在工程項目完成后,所有目標達到先前所制定的考核標準,項目承包獎才能得到兌現,如果將工程施工文件歸檔工作也納人到工程項目承包合同中,就能保證工程施工文件材料的完整、準確、系統。 

1.2 建設工程檔案是建設工程的有機組成部分。建設工程立項文件是建設工程項目決策、審批、確立過程的真實記錄,在建設工程施工之前,建設工程檔案就開始產生并積累。在項目開工建設前已經形成并積累的文件被稱為建設工程準備階段文件,項目經費落實和項目預算編制、概要設計、招投標、及項目具體實施的根本依據。而項目預算、概要設計、招投標產生積累的文件材料又是項目勘察測量、詳細設計的依據。如果把這一個文件積累過程從建設工程中剔除,建設工程是根本無法成立,也是無法開展的。在建筑材料如鋼筋、水泥、磚塊等使用前,必須要經送檢合格才能使用,這些檢測文件材料是非常重要的依據。在建筑材料使用進程中,應該根據指令實施,如用什么標號水泥,怎么配比,用量多少等,在實施中還有旁站監督記錄和檢測記錄,出現了問題還有調整指令和變更說明等等,這些都需要工程資料來指導。 

1.3 建設工程檔案直接反映建設工程質量的好壞。建設工程質量關系到人民的生命財產安全,因此,質量問題是重中之重,建設檔案的管理好壞也直接影響到工程質量的好壞,隨著建設工程項目廣泛實施和現代科學管理思潮的發展,對建設工程質量有了嚴格的定義,即建設工程質量是指工程滿足業主需要的,符合國家法律、法規、技術規范標準、設計文件及合同規定的特性綜合。相信在檔案管理的前提下,工程質量也會更加得到重視。 

2. 如何才能夠不斷完善工程項目檔案管理 

2.1 做好項目實施前的準備工作。先期介入,控制為主。在工程準備階段,建設單位首先要貫徹精神,把檔案方面的規定要求向參與的單位和部門進行宣傳。每一個工程的建設都會涉及設計、施工、監理等多個單位以及建設單位不同的部門。不同單位和部門在工程的各個階段又有不同的資料收集任務,所以必須落實好各單位、各部門的責任。因此,為了確保每個基建項目的檔案資料能按時、按質、按要求收集齊全,建設單位首先應在各種施工合同中明確有關單位在檔案資料收集方面的要求及違約責任,做到以預防為主的重點。 

2.2 檔案管理要明確范圍,突出重點。總的來說,每一個工程項目都必須經過工程準備、監理、施工、竣工驗收等幾個階段,而每個階段必然產生不同的文件資料。例如,在工程準備階段有立項文件、建設用地審批文件、勘測設計文件、招投標文件、開工審批文件、預算文件、工程管理機構文件等;在監理方面有監理規劃、監理會議紀要、進度控制、質量控制、造價控制和監理總結等;在施工階段有土建工程資料、安裝工程資料、基礎設施文件、材料檢測文件和各種施工試驗及施工記錄文件等;竣工驗收階段有綜合竣工圖、專業竣工圖、工程竣工總結、竣工驗收記錄、工程決算及交付使用財產文件、聲像及電子檔案文件等。不過,對于不同地區、不同規模、不同使用功能的項目在每個階段所產生的文件資料又有所不同。因此要把握重點,抓住主要環節。 

2.3 完善工程項目檔案管理信息系統。檔案管理信息系統用于支持企業在施工過程中及施工完成后的管理工作,是適應現代企業制度要求,推動企業施工檔案管理科學化、規范化的必要條件,一套好的計算機檔案管理系統將對一個工程項目的順利實施起到非常重要的作用,而一套不好的管理系統可能會使檔案管理陷入混亂甚至使整個施工進程受到影響。因此,一套好的工程檔案管理系統應達到如下幾個方面的要求:(1)以工程項目檔案管理需求為背景,支持企業實現科學化、規范化的檔案管理;(2)支持檔案人員高效率完成施工檔案管理的日常業務,包括新增加的檔案建立,舊的檔案維護等,以提高公司的檔案管理效率;比如:施工人員信息資料,就應該包含施工人員的姓名、年齡、政治面貌、文化程度、施工技能程度、所學的專業、畢業時間等。每一條檔案信息都有其自身的屬性和特點,但也有相同點。如果不對這些信息進行細致的分析,將直接導致管理的混亂。(3)支持企業的管理層快速有效地獲取相關信息,以便做出科學的決策,推動企業科學化、規范化管理;(4)系統軟件應盡可能結構簡單,使用方便;(5)系統軟件要做到修改、添加、刪除檔案記錄準確,查詢檔案快捷、高效。采用計算機軟件系統來進行管理已經是當前水利水電施工檔案管理的迫切需要。 

2.4 進一步提高項目檔案管理人員的素質。提高認識,加強培訓。一是要提高各檔案館(室)對新形勢下檔案工作重要性的認識,從思想上強化服務意識。二是加強對兼職檔案員和檔案管理人員以及施工單位檔案管理人員的培訓,提高業務素質。三是加強檔案宣傳力度和檔案法制建設,對嚴重影響基建檔案質量的,就要追究相關人員的責任。 

3. 結語 

相比一般的檔案管理,工程項目的檔案管理更加具有系統性、專業性。其檔案貫穿于工程實施的全過程,因此,是對工程項目的一個更加直接有效的控制,因此,在建設工程檔案管理已有成效的基礎上,進一步完善建設工程檔案管理工作,為建設社會主義和諧社會做出切實的努力。 

 

參考文獻 

［1］ 劉來芳. 對建筑工程技術資料管理若干問題的分析和建議. 城建檔案, 2007,(09) . 

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關鍵詞：化工設計；檔案電子化；設計文件數字化

0引言

化工工程設計檔案是記錄工程設計及建設過程中的重要信息的文字、圖表、照片、視頻等形式的載體，同時也記錄設計文件的質量控制及科研創新的全過程。隨著辦公自動化和信息化，化工工程設計檔案電子化已被廣泛運用，化工工程設計文件數字化交付，使得設計、審圖、施工高效便捷[1,15]。作者通過對設計文件檔案管理現狀的研究分析，歸納總結常見電子文件管理難題及解決方法、思路。

1化工設計電子文件檔案管理問題

目前，大多數化工設計院設計文件檔案管理還是以紙質文件為主，工程文件手簽圖紙方式保存。隨著科技發展、辦公系統升級更新，現在，各院各級工作人員都已經逐漸意識到檔案電子化管理方便快捷，以及后期利用方面發揮的重大作用[5]。檔案電子化管理全面實行還有困難，急需解決以下幾個問題。

1.1歸檔不完整、不及時

完整的電子文件除了包括記錄工程設計真實面貌的相關電子文件，還有一些其他形式的相關文件。工程項目設計過程中產生的各類電子文件形成于計算機系統，并大量通過網絡平臺進行傳輸、修改，故廣泛分布于不同設計人員的計算機硬盤上，導致歸檔的不完整和延遲。

1.2歸檔方式簡單過時

光盤存儲電子文件，目前雖然較為安全、保險，但在實際工作中卻帶來諸多的不便。首先，檔案管理人員對光盤內歸檔電子文件的數量、原始性、完整性無法進行有效驗證；其次，保存光盤的庫房條件要求高，需花費大量時間、經費，定期對歸檔光盤進行轉錄、翻刻等工作；再次，利用方式極為不便，須先找到光盤讀取信息，才能提供利用。如此電子文件便失去了在保管和利用上的優勢。

1.3難以保證紙電一致

對于電子文件的原始性，目前學界將其理解為真實性，牽扯到其法律效用的問題。首先，合法化電子簽名與確認電子文件原始性相矛盾。其次，文件產生的順序是先電子后紙質，但歸檔順序往往與之相反，且設計單位根據顧客需求，往往仍以提供紙質圖紙和文件為主，電子文件本身的準確性顯得無足輕重[2]。

1.4信息化檔案建設標準滯后

傳統的紙質、音像檔案管理有統一的規定制度，但在檔案信息化過程中，不同的管理軟件形成檔案數據庫結構不統一，數據不規范等問題[9]，很難實現資源共享。

1.5缺少高層次檔案管理人員

驗收整理的歸檔資料不夠全面；缺乏信息技術，不能充分做到檔案電子化；而復雜的化工工程檔案又必須真實、原始和完整。應加強系統的專業教育和專業技能培訓，提高學習創新意識及處理復雜信息能力，同時，多引進有能力的年輕人[8,12]。

2加強化工設計電子文件管理的措施

2.1加強檔案行政管理

適應信息化新形勢，加強檔案管理法制化建設，積極推進檔案管理部門的思維、知識、技術及管理模式的創新，提高服務意識，擴大檔案利用率。設計院應結合自身條件，建立健全檔案管理制度及數據庫系統，進一步規范檔案管理工作。

2.2加強檔案法制管理

嚴格遵循國家檔案局《電子文件歸檔與管理規范》和《電子公文歸檔管理暫行辦法》，規范電子文件檔案資料的收集、歸檔等工作[3,11]。在檔案收集、歸檔中，創建流程管理模式，實施系統管理。力爭檔案管理工作與項目一并啟動[6,10]。首先，CAD電子文件收集、存儲應在網絡環境中完成，替代傳統刻盤歸檔存儲。其次，對正式出圖進行掃描，將掃描pdf文件與原始CAD電子文件一起置于歸檔系統內，在保證紙電一致性的同時，也可作為底圖電子化的積累[14]。

2.3推行設計文件數字化交付

傳統藍圖提交方式將逐漸被數字化審圖取代“，便捷高效、即時審查”的數字化審圖在提高施工圖審查工作效率的同時，也保證了勘察、設計、審圖質量。數字化審圖中，各參與方主體對圖紙進行的上傳、批注等都會在系統中留下痕跡，使管理部門可以隨時通過查看數據庫了解審圖情況，監督、督促設計、審查機構，從而提高設計院工作質量。2014年年底，在“勘察設計技術創新研討會”上“，白代藍”在上海試點，引起了各行各業廣泛關注，這也為設計文件數字化做好了準備。

2.4提高檔案人員綜合素質

積極培養復合型人才，化工設計檔案管理工作者不僅要掌握檔案管理專業知識，還需要學習化工知識、掌握電子信息的維護和管理。在電子系統中，檔案人員要積極參與文件的鑒定、保存、編目、提供利用和保管過程，積極提供利用是檔案管理工作的目的[4,7,13]。

3結語

綜上所述，化工設計檔案電子化建設才剛剛起步，設計文件數字化交付“白代藍”的計劃還在試點中，而真正實施過程中肯定還會遇到其他未知的困難，但是勢在必行。實現數字化報建、審圖、施工、竣工驗收、竣工圖歸檔等一體化貫通的工作將有益于設計單位加強設計過程質量控制，提升設計效率，規范和精細設計過程，提供可靠完整的檔案信息。

參考文獻：

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[12]張晶晶.淺議水利工程檔案管理工作[J].中國西部科技，2009，04(08)：71-72.

[13]溫蔚青.對工程檔案質量控制的幾點認識[J].山西檔案，2007，(05)：43-44.

[14]鄧代先.工程檔案信息化之路[J].科技檔案，2008，(01)：18-20.

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【關鍵詞】公路建設單位；公路建設檔案管理；重要性；對策

公路工程建設檔案指的是在公路工程的新建以及改擴建過程中形成的具有保存價值的圖紙、聲像、文字等記錄，包含了從項目開始到竣工結束整個過程中的信息記錄。公路工程建設檔案涉及公路工程項目的前期文件、設計文件、勘測文件、施工技術文件、監理文件等眾多內容，反映了公路工程從籌劃到建設再到竣工的整個過程，對于公路工程建設規劃與后期改建、養護工作等有著重要的參考價值。我國公路工程建設事業的快速發展對公路工程建設檔案管理工作提出了更高的要求，在此背景下，我們只有深刻認識檔案管理工作的重要性，并采取積極的改進策略，才能充分發揮公路建設檔案管理工作的價值，更好的為公路工程建設事業服務。

1 公路工程建設檔案管理的重要性分析

公路工程建設檔案管理的重要性主要體現在以下幾個方面：

1.1 為公路工程建設質量控制工作提供憑證

公路建設檔案是公路工程質量控制工作最直接、最可靠的憑證，做好公路工程建設檔案管理工作對于提升公路工程質量控制成效有著重要的意義，工程項目進展的各個階段，均會形成一些與建設質量密切相關的文件，主要包括：1）項目準備和籌劃階段形成的項目建議書、可行性研究報告、各種評價報告、調查報告、初步設計等文件，都是政府部門開展相關審批的依據；2）公路工程施工階段產生的綜合管理文件、進程控制文件、投資控制文件、安全控制文件等，與具體施工質量有著密切的關系，對工程質量的控制、管理有著重要的借鑒意義；3）公路竣工階段產生的竣工驗收鑒定書、參建單位總結報告、各種檢查、檢測記錄等等也是公路工程建設檔案的重要組成部分，這些文件資料對工程質量的檢查與控制有著重要的參考價值。

1.2 為公路工程管理與改、擴建工作提供參考

隨著我國城鎮化建設的不斷推進，公路擴建、改造工程數量不斷增多，如果沒有準確、詳細的既有公路工程檔案作參考，就很難實現科學合理的公路工程規劃、改造、擴建工作。而做好公路工程建設檔案管理工作，則能夠使后續工程管理、規劃、改造和擴建工作科學化、有序化。

1.3 推進公路工程建設事業的發展

公路工程建設檔案管理工作能夠助推公路建設工藝、質量、效率的改進：首先，公路工程建設檔案中包含各類公路工程施工新工藝、新技術、新材料、新成果，且記錄著每個公路建設項目的最終成果，能夠客觀反映出新技術、材料、成果的應用價值、應用方法和應用成果，對促進新技術、材料等的傳播和推廣有著積極的作用；

其次，公路工程建設檔案也記錄著建設工程中出現的施工設計、技術、材料、操作、管理等方面的問題，例如，目前一些公路建設工程中存在預算控制不力、隱蔽工程質量不過關、頻繁變更影響進度和質量等問題，全面收集相關資料并分析問題的形成原因，將對今后的公路工程建設管理工作發揮警示作用，并對提升管理有效性提供了可行的思路。

2 公路工程建設檔案管理策略

為充分發揮公路建設檔案管理的重要價值，應做好以下幾方面工作：

2.1 完善公路工程建設檔案管理制度

完善的公路工程建設檔案管理制度，能夠使檔案管理人員在工作中有章可循，從而促進公路建設檔案管理工作的規范化發展。因此，公路建設單位應不斷完善檔案管理制度，具體應采取以下措施：1）嚴格按照交通部頒布的《公路工程竣（交）工驗收辦法》及省、市上級主管部門頒布的檔案管理標準化文件開展檔案管理工作，并結合工程實際情況、檔案資源特征等建立工程檔案標準化管理制度；2）隨著檔案管理信息化建設的不斷推進，應就信息化背景下的公路工程建設檔案收集、立卷、歸檔、調用、編研等工作制定規范化的流程，使檔案管理工作各個流程科學、規范；3）對公路工程建設檔案管理責任進行科學分配，使參建單位充分發揮其檔案收集、處理職能，打破目前“誰收文，誰處理”的僵局，全面提升公路工程建設檔案管理效率。

2.2 做好公路工程建設檔案收集工作

針對公路工程建設檔案的特點，應就公路建設檔案收集工作采取以下控制措施：1）確保資料收集工作及時性，結合工程設計、施工準備、施工、（交）竣工各階段的進展及時對該階段資料文件進行全面收集；2）強化對公路建設工程前期準備階段和開工初期相關資料的收集；3）實施全過程檔案管理，對公路建設工程從籌備到竣工的各個環節采取科學有效的檔案收集措施；4）強化對易被忽略的環節的檔案資料收集；5）強化對光盤、圖片、視頻等特殊載體檔案資料的收集，確保各類載體的檔案資料全面、準確、完善；6）強化對隱蔽工程和關鍵工序的技術、材料、設備、人員檔案收集，確保檔案信息與實際情況符合，嚴格落實各類檔案信息的真實性，以杜相關單位和個人絕的行為。總之，檔案收集工作復雜而任務艱巨，應盡量做到面面俱到，對此，檔案管理人員應積極學習全過程管理和全面管理理論，用以指導和改進檔案收集工作。

2.3 強化公路建設檔案管理隊伍建設

提升公路建設檔案管理人員素質，對于充分發揮公路建設檔案管理工作的服務職能有著重要的意義。對此，公路建設單位應強化對檔案管理人員的思想政治教育和專業知識、技能培訓，一方面使其充分認識到新形勢下公路建設檔案管理工作的重要性，激發其工作熱情與責任心；另一方面使其以先進的檔案管理理論武裝自己，提升自身業務素質，進而使其不斷改進和創新檔案管理思路、方法，為公路工程建設事業提供更科學、更高效的檔案服務；除此之外，由于公路工程建設檔案日趨廣泛化、復雜化、多樣化，檔案收集與管理的難度逐漸提高，為減輕檔案管理人員工作負擔，提升其工作效率，應隨著公路建設單位辦公信息化建設積極開展信息知識、技術培訓活動，提升檔案人員的信息素質，使其善用信息技術改進檔案管理工作。

3 總結

綜上所述，做好公路建設檔案管理工作，對于維護公路建設事業秩序，促進公路建設質量的不斷提升有著重要的作用，做好公路建設檔案管理工作對保障公路建設單位管理工作的科學性和有效性至關重要。因此，公路工程建設檔案管理人員應在充分認識公路建設檔案管理工作重要性的基礎上，從思想上、方法上不斷創新管理工作，不斷提升公路工程建設檔案管理工作的效率與質量，以充分適應快速發展的公路建設事業對檔案工作提出的新挑戰、新要求。

參考文獻：

[1] 黃詠梅.公路建設企業檔案編研功能工作現狀及對策分析[J].城建檔案.2014（5）：63-64.

[2] 彭鹿.淺談高速公路建設項目檔案控制與管理[J].公路交通科技（應用技術版）.2010（11）：138-140.

[3] 王海鷗.公路建設檔案存在問題與對策研究[J].辦公室業務.2012（9）：138-139.

篇6

關鍵詞：房企；檔案管理系統；建設；分析

中圖分類號：F293.33文獻標識碼：A 文章編號:

1、建設背景

房地產企業的檔案管理是企業諸多管理工作中重要的組成部分，其管理內容涵蓋了企業內的文書檔案、工程檔案、會計檔案、聲像檔案等。工程檔案管理是其中的重中之重。企業開發項目由于其規模大、工期長，在開發過程中形成的資料多；特別是其關聯和涉及的專業、部門和單位環節眾多，因此使企業對工程檔案的有效管理成為必要。

《建設部關于認真貫徹國務院第279號令和建設部第78號令切實加強工程檔案管理工作的通知》（建辦[2001]103號）文中指出，工程檔案是工程建設過程和建設成果的真實反映，它對于加強工程質量控制，追究工程質量責任，懲治工作領域腐敗行為，以及工程日后維修、改建、擴建等，具有重要作用。

工程檔案包含了項目初期的報建資料、工程預算；項目中期的施工現場記錄；項目后期的竣工資料、工程結算以及項目的銷售合同等。

目前常規的操作方式是，施工方的資料員在項目竣工后將工程檔案移交到檔案館做備案。有些施工單位，對工程建設中的檔案管理不太重視，等到需要移交檔案了，才開始匆忙整理，有的甚至連資料員都難以找到，給檔案整理帶來難度。而且一般施工單位沒有專職的檔案管理人員，所有的施工資料都分散在各個部門各個技術人員手中，隨著工程后期人員的相繼撤離，留下的人員對資料不熟悉，一些需要相關負責人簽字的單證，終因難以召回當事人，拖延資料整理的進度。

鑒于上述原因，我們引入房地產企業檔案管理系統，并對每個項目委派檔案管理員，對工程檔案進行實時整理，實時歸檔，使得房地產企業的工程檔案管理不再受限于施工方，而是能夠自主控制、自主管理。

2、房地產企業檔案管理系統的搭建構想

從2010年起，試圖構建一個以工程檔案管理為主，覆蓋房地產企業內部所有類型檔案，縱向是從工程立項開始直到項目竣工銷售結束為止的，綜合檔案管理的系統。做到所有數據由一線資料員實時錄入，由公司檔案管理員進行組卷入庫的管理操作。同時入庫的檔案資料對公司各級人員按權限進入開放利用。

3、什么是房地產企業檔案管理系統

房地產企業檔案管理系統是建立在企業局域網內，提供數據訪問、交換與互操作能力，并通過這個平臺，為企業內部檔案建設、管理利用提供支撐、保障、服務的應用系統。

3.1房地產企業檔案管理系統主要包括：

3.1.1文件管理：此平臺提供給一線檔案管理員，實時錄入已形成的工程資料；可實現多客戶端同時錄入。

3.1.2保存價值的資料在此平臺上，進行組卷。

3.1.3檔案保管：為已組卷的檔案提供編號入庫服務。

3.1.4檔案利用：根據員工所在職位的權限，瀏覽對應開放的檔案，并提拱利用服務。

3.2實現的目標

該系統的應用就是要改變工程檔案傳統的管理模式，實現工程檔案資料的實時整理，實時歸檔，保證了工程檔案的真實性、準確性，防止工程檔案在施工過程中的缺失、遺漏。

3.2.1在系統的“文件管理”，各部門一線的資料員根據工程施工的進度，時實的將施工資料按項目名稱及標段進行錄入，一些單證、圖表可以通過掃描上傳至系統。

3.2.2 公司的檔案管理員對“文件管理”中一線資料員錄入的數據進行鑒定，對于具有保存價值的資料進行組卷歸檔“遷移”到“檔案管理”中。

3.2.3在每個施工結點，如一個標段結束時，一線資料員將紙質檔案整理移交公司檔案室，公司檔案員將接收的紙質檔案與系統中“檔案管理”內的數據進行逐一核對，帳實統一后，進行檔案的入庫管理，為紙質檔案進行編號入庫，同時在系統中“檔案保管”內為每條數據錄入紙質檔案在檔案庫房內的存放位置。

3.2.4經過入庫管理的檔案可以開放給公司內部人員利用，公司人員根據自己的崗位、級別擁有不同的利用權限，因工作原因需要超出自己權限利用檔案的，可以通過系統的“檔案利用”向公司檔案員申請檔案使用，利用申請會經過該檔案所屬部門領導審批后，反饋到公司檔案管理員處，管理員依據審批意見，對該檔案進行開放使用。

3.3效益分析

3.3.1以往房地產企業對檔案不重視，工程檔案都是由施工方整理后移交到檔案館備案，房企沒有主動權，即使工程完工了，卻因施工方遲遲沒有補齊資料，而影響了工程的竣工驗收；更有甚者，如果房企與施工方存在工程款結算問題，施工方常常扣壓工程檔案，影響檔案移交，導致無法竣工驗收。現在，使用了檔案管理系統，房地產公司從工程初期就有資料員介入，對檔案進行實時管理，增強了主動性。

3.3.2過去由于房地產公司沒有自己的檔案室，公司人員在辦理業務時總需要前往檔案館查找資料，多次往返，消耗了不少人力物力，建立了自己的檔案管理系統，多數資料能從公司的檔案室查詢得到，省去了奔往別處的時間。

3.3.3檔案系統中文書檔案及會計檔案管理的應用

房地產企業除了工程檔案外，還有企業內部的文書檔案以及會計檔案，因此該系統還附加了另外兩個端口，提供給行政及財務部門使用。

文書檔案可以通過系統對企業的收發文、合同進行掃描上傳，方便查詢利用。會計的憑證、帳本、報表等檔案，也可通過系統進行管理及利用。

4、 結束語

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關鍵詞：電力監理；檔案；管理

隨著我國工程建設、管理水平的提高，監理在電力工程建設中的管理職責越來越重要。根據監理任務的不同，主要分為施工監理（含設備監造）、設計監理。本文主要對施工監理的檔案管理工作進行分析和探討。

1監理檔案的分類

按照《電力建設工程監理規范》（DLT5434―2009）的規定：“監理單位檔案管理人員應對監理工程師在監理工作中形成的文件進行收集整理”、“對各參建單位在工程進行中形成的文件進行審查，對竣工圖等竣工檔案的編制和案卷的質量進行審查”、“將監理過程中形成的有價值的文件按規定整理和歸檔，并移交建設單位存檔”。這就以行業規范的形式，向我們闡明了監理資料員及監理工程師在監理過程中對檔案分類、整理、歸檔等要求。監理檔案的內容應包含編制說明、目錄、正文、附錄四部分。按正文的內容、來文單位等不同，監理檔案通常分為基本文件、工程文件、施工文件、監理文件四大類。

（1）基本文件。招標書、投標書、委托監理、監造等合同文件；施工方、供貨方、特殊作業人員的資質審查報告；上級部門的審批文件；材料供應商資料等。

（2）工程文件。設計圖、施工圖等設計文件；設計交底、圖紙會審、設計變更文件、工程相關的會議記要、設備制造生產計劃等。

（3）施工文件。委托施工合同、施工方案和施工組織設計、施工過程中施工質量檢驗和監理評定意見、設備制造過程中檢驗記錄等。

（4）工程監理文件。監理工作中的聯系單、工程師的通知單、監理日志、質量事故處理文件、監理規劃、實施細則、階段性總結、施工方案等。在監理檔案生成、管理工作過程中，應遵循“不遺漏、不重復、客觀反映事實”的原則，對監理資料、文件進行分類歸檔。檔案管理人員可根據工程需要，對以上分類進行細化和調整，以進行更好的管理、查閱和保存。另外，應注意文件的交接，在施工階段對分部驗收時施工單位形成檔案按有關要求進行嚴格把關，在文件整理時注意遵循文件形成的先后順序和文件結構上的隸屬關系，在項目竣工時及時將檔案資料和驗收文件整理歸檔并移交相關部門，做到檔案歸檔與工程建設同步進行。

2電力監理檔案管理中的問題及解決方法

2.1對監理檔案管理缺乏重視，缺乏專業的檔案管理人員

在工程建設過程中，大多單位領導將重點放在了工程建設的質量、進度、安全管理等“實事”上，忽略了檔案管理的重要性，對檔案管理不當導致的延誤工期、浪費人力物力等情況認識不足，影響了工程的順利進行。另外，因檔案管理工作繁雜量大，涉及的知識面很廣，很多人不愿去做，給檔案管理工作造成了難度。因此，管理人員應對檔案管理工作引起高度重視，定期對檔案管理人員進行專業培訓，提高檔案管理人員的整體水平。主要培訓的內容應包括以下兩方面。

1）以《國家檔案法》、《檔案管理規范》、《電力建設工程監理規范》（DLT5434―2009）等檔案管理要求為內容，進行專業知識培訓，闡明監理檔案的收集整理要求、整理方法和整理歸檔意義等，并結合各監理單位整理歸檔的實際情況，對檔案管理人員如何在電力項目建設中形成資料的整理歸檔進行詳細的檢查和指導。2）針對具體工程項目，進行監理工作內容及工程建設等專業知識培訓，最終使檔案管理人員不僅具備基本的檔案管理知識，還要掌握項目建設的主要內容，理解建設過程中形成的文件。提高了管理人員的業務水平，開闊了視野，最終達到領導重視、檔案管理人員目標明確、思路清晰的效果。

2.2檔案管理與項目建設不同步，檔案整理滯后

項目建設中各參建單位檔案管理人員水平參差不齊，有些單位沒有設立專門的檔案管理人員，影響了檔案整理的進度。檔案管理人員平時不注重資料的收集，后期整理的難度增大，影響了最后的交接和歸檔。強化檔案管理人員責任意識，實現檔案管理和項目建設同步進行。在項目實施前，可以組織各參建單位召開檔案管理工作專題會，明確各單位檔案管理職責，構成由建設單位牽頭，監理單位監督、設計單位等其他單位配合、施工單位實施的網絡結構。監理單位的檔案管理人員負責監督、檢查、審核施工單位的檔案管理，真正做到從工程招投標、規劃、設計、施工至竣工驗收全過程都及時、有效地進行資料的整理歸檔，保證檔案的完整性、規范性、真實性，做到檔案管理外觀有序、真實有效、查找便捷、有助于驗收整理。

2.3檔案整理頭緒不清，歸檔困難

《建設工程監理規范》中規定了建設工程施工階段的監理資料達到28個條目之多，其中有些條目中所包含的內容相當繁多，這些資料如果全部歸檔于監理單位，會給監理單位檔案管理工作造成不必要的負擔。在檔案整理過程中，應充分利用文件形成單位不同，對歸檔資料進行區別對待。有些資料出于監理單位，必須全部歸入監理檔案中，可歸入“卷內”資料。包括：監理委托合同、監理工程師下發的通知、監理日記、分項工程檢驗報告、監理總結等。因監理資料中的一些備案資料基本上由施工單位來完成，通常情況下一式三份，除自已保留一份存檔外，還報送質量監督機構和建設單位，雖也屬于監理資料，又不會全部歸入監理檔案，就可歸入“卷外”資料。這樣在面對數量繁多的資料時，只要確定了這一原則，即可理清頭緒。

2.4重視檔案移交，忽略過程管理

參建單位普遍對竣工驗收、檔案移交等里程碑比較重視，不重視檔案的過程管理，認為檔案管理只是完工后檔案的整理及向建設單位的移交，從而造成在工程建設過程中，檔案管理混亂，文件遺失、延誤等問題層出不窮。監理單位應根據規范、監理大綱、監理細則，建立完善的收發文制度，包括與建設方、承包方、設計方往來文件的具體格式和傳遞方式等，做到對收到文件時包括接收人、審核人、整理人都有登記（文件的處理結果、歸檔位置和參考文號），便于查證。對發出的文件要粘貼發文處理簽，從發稿人、簽發人到日期都應寫清。另外，文件按不質量、進度、投資、安全、付款等類型不同分開保存，各大類可根據文件多少再次進行細分，使文件條理清楚；對不同載體的資料如光盤、圖紙等也要分別存放，便于將來查找。

2.5管理手段落后，工作繁重

由于對檔案管理重視不夠，檔案管理人員與外界溝通甚少，管理方法只采用一直延續下來的老方法，不能運用現代化技術提高檔案管理質量，造成“歸檔靠手、查找靠走、記不清有沒有”的現象。當前，隨著計算機和網絡等信息技術的廣泛應用，給檔案管理帶來了多元化的發展，利用檔案管理系統實現了信息的錄入、管理、傳輸等。利用系統對檔案進行分類管理，便于資料的查閱和使用，增強了資料的實用性，還使檔案資料的完整性、系統性和準確性得了更多的保障。同時，還可以通過網絡實現上下級單位和兄弟單位間的電子公文往來，便于遠程查詢和下載。

3結束語

通過對電力監理檔案管理水平的提高和手段的改進，在一定程度上對監理工作和項目建設起到了積極的推動作用。在今后的監理工作中，應讓檔案管理人員全面參與項目建設，通過各種方式不斷提高檔案管理人員的業務水平，保證電力監理檔案的完整性、規范性和真實性，從而提高監理工作水平，建設更好的電力工程。

參考文獻：

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關鍵詞：工程檔案；管理；措施

中圖分類號：TU726 文獻標識碼：B 文章編號：1674-3954（2013）21-0190-02

1 工程檔案管理的階段任務

1.1 工程招標階段

工程招標階段的主要任務是根據合同確定的，隨著合同的簽訂而產生的。工程招標階段的主要內容就是收集關于工程的資料，保證準確合理的檔案，從而更好的為施工合同服務。尤其是一些重大工程的建設施工更是需要工程檔案的有效服務，不管是工程設計、施工、監理等階段都需要招標競爭來承攬，只要承包合同一簽訂就可以開始工程施工。注意在簽訂工程合同時要秉著謹慎細致的態度對合同中的每一項條款進行嚴格審查，確定合同規定的雙方的權利和義務。合同的規定可以有效的對施工工程進行預檢、質檢，成立工程施工專門的檔案資料。在對進行合同管理的過程中會形成大量的檔案資料，比如：監理方和供應商、承包商與業主、承包商之間的合同變更、現場簽證、業務信函等，另外還有施工材料的選購、施工機械設備、施工人員、施工質量、工程投資、工程監理的管理等檔案資料，這些工程中的資料形成了檔案管理工作的范圍。并且，合同中還記錄著工程施工的很多原始的資料，可以為施工中出現糾紛提供解決依據。

1.2 工程設計和施工階段

工程設計和施工階段是工程施工最重要的階段和組成部分，同時也是構成檔案管理的重要資料。要想保證工程檔案資料收集工作的順利進行就必須先做好工程和工程檔案的同步管理工作，這不但顯示了工程檔案管理的水平和質量，而且還顯示了工程對于施工建設的質量要求。負責工程檔案管理的工作人員要定期到達施工現場進行勘察，積極參加工程的設計交底會、技術討論會、工程調度會等，了解施工的實際情況，根據施工設計圖紙和施工進度計劃等相關規定制定檔案資料，并確定檔案資料的范圍和主要內容等，另外還要協同工程技術人員進行對整個施工過程進行監控，保證施工環節、記錄環節、整理環節、收集環節、整理環節等階段的相關資料，并根據實際情況進行不斷完善。

工程設計和和施工階段必須嚴格按照施工設計與圖紙進行施工，施工過程中可能會出現設計變更的情況，出現這種情況的原因多種多樣，比如：設計人員設計好施工圖紙之后發現與施工實際情況不符、或者是與施工現場條件的限制、施工材料、施工技術等不符，因此必須對設計圖紙進行變更。施工設計圖紙的變更加大了對工程檔案管理的難度，因此就要求負責工程檔案管理的人員必須嚴格工作，提高工作的質量和效率。

檔案管理人員在工程設計和施工階段要加強對于檔案的檢查和管理工作，并對檔案的準確性進行校對，保證檔案的完整性和準確性。比如：檔案管理人員在整理《建筑工程質量保證資料》時要對施工使用的鋼材進行分析，要根據鋼材的出廠合格證、出廠試驗報告、機械性能試驗報告等進行檢測；如果是進口鋼材還要對其化學成份進行檢測并進行焊接試驗；施工單位不但要檢查鋼結構的出廠合格證，還要對鋼材進行隨機取樣檢測，檢測好之后根據鋼材的級別進行排序并標號。

另外，檔案管理人員還要注意收集施工隱蔽工程的資料，便于工程之后的維護和運行等。

1.3 工程竣工交付階段

工程竣工交付階段主要是對工程檔案資料進行完善，這也是影響工程檔案資料完善性和準確性的關鍵。工程竣工檔案的質量要求：完整、圖物相符、齊全、統一規格、優良紙質。工程經過招標和設計之后已經初見工程檔案的雛形，這時候要注意謹慎，認真審核每一個竣工資料（檢查資料的完整性、準確性等）。如果工程檔案資料不符合要求則要提出書面建議進行整改，對于驗收中的問題要及時進行復查和整改，最后要有各個部門的簽字確認再進行歸檔即可。

2 工程檔案管理的具體操作

2.1 統籌部署，健全管理體系

工程施工時要結合檔案管理工作建立健全的企業檔案館、項目檔案室、施工資料員三級管理體系，保證檔案管理工作和項目建設工作的同步進行。工程項目申請之后要開始對檔案資料進行收集和整理，驗收工程項目時要根據檔案資料進行驗收，提高歸檔的質量。

2.2 加強工程檔案管理隊伍建設

工程檔案管理隊伍的建設要注意以下幾個方面：①培養工程檔案管理隊伍中的工作人員要具備一定的專業水平、專業技術、專業素質等。⑦不要隨便的變動隊伍中的人員。尤其是工程規模比較大，施工時間比較長的工程更要保證檔案管理隊伍中工作人員的穩定性。另外，要定期開展對于工作人員的培訓，不斷提高工作人員的專業素質，利用計算機網絡信息管理等現代技術進行管理，增強工作人員的現代化意識，現代化管理手段，實現準確、快速的查詢施工信息，更好的為工程管理服務。

2.3 建立現場辦公制度

企業要建立健全的現場辦公制度，工程檔案管理人員要在施工現場進行辦公，根據現場調查不斷收集資料，定期開展技術例會，隨時掌握施工的進度情況，對施工情況進行詳細記錄等。針對檔案管理中出現的一些問題，工程檔案管理人員要及時根據參考資料、施工情況等及時處理好問題。

2.4 建立資料歸檔會簽制度

建立健全的資料歸檔會簽制度，工程檔案部門建立的資料歸檔會簽制度，主要有以下幾個方面：驗收會簽制度、考察培訓資料會簽制度，建立相應的資料歸檔會簽制度可以有效的防止檔案資料的流失，便于工程后期的維護和使用等。

2.5 拓寬新領域，擴大收集范圍

工程檔案管理人員要根據施工的實際情況、施工特點等不斷擴大工程合同、監理大綱、工作總結、月報、質量檢驗單等資料的收集范圍，加強施工竣工檔案資料的完整性、連續性、準確性、客觀性等，從而使檔案資料能夠有效的顯示出工程施工的整個過程。

3 工程檔案管理的關注要點

3.1 注重收集未被采納的方案資料

沒有被采納的方案資料具有連續性、完整性等特點，一般在工程正式立項之后要具備可行性分析、施工設計、工程招投標文件等，雖然這些都不能作為工程設計的基礎資料，但是每一個文件和方案對于工程施工而言都需要投入一定的人力、物力和財力，所以這些文件和方案都具有一定的參考價值和意義，這些文件和資料對于工程的后期改造、擴建、新項目建設等都具有重要的作用和影響，有利于保證工程檔案的完整性和連續性等。

3.2 注重收集設計基礎資料

工程檔案管理工作要加強對設計基礎資料的收集工作，這些基礎資料主要有：施工場地的地質條件、地形、地貌、水文條件、氣象條件、施工技術等，這些基礎資料的收集對于工程設計和施工都具有重要的價值和意義，并且這些資料具有份數少和利用率高的特征，所以應該作為檔案管理中的重點進行管理點。

3.3 注重收集準確的竣工圖紙

竣工圖紙的交付是工程最后一個環節，竣工圖紙的繪制要嚴格根據國家對于竣工圖紙繪制的相關要求和規定進行設計，設計好之后要根據工程歸檔規范和立卷標準進行整理工作，整理好之后要移交給檔案管理部門。檔案管理部門要對竣工圖紙進行嚴格的審核，尤其是竣工圖紙的準確性（其準確性主要表現在該圖紙是否反映了施工的實際情況、是否與實物相符、數據是否準確、簽證手續是否齊全等），因此負責審核竣工圖紙的工作人員必須熟悉相關的專業知識，將竣工圖紙和施工現場的實際情況進行對比，保證竣工圖紙的準確性和歸檔的質量。

3.4 注重收集設備安裝調試形成的記錄資料

施工使用的機械設備在安裝調試的過程中因為各種客觀環境的影響，所以可能導致其技術參數的實際值和設計值不同。所以，機械設備在安裝調試的過程中記錄的一些數據顯得尤其重要。使用的設備儀器檔案要具有產品說明書、操作手冊、維修手冊、產品合格證等資料，另外要重視機械設備的安裝調試數據。

3.5 注重收集培訓資料

因為施工開始之前還會一些負責操作機械的工作人員和施工人員等進行培訓，這些培訓資料中有很多設備操作、維修、管理的資料，但是這些培訓資料一般都分散在個別人手中。因為參與培訓的人員不一定都參與了工程施工，所以要將這些培訓基礎也都收集起來，然后再次的分法并進行歸檔。

4 總結

綜上所述，我們了解到建筑工程檔案的階段管理的相關知識，并對施工各個過程中的資料收集進行探討，利用計算機等高科技管理手段和技術提高管理的質量。

參考文獻

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[3]鐘錦紅，完善建筑工程檔案管理工作的八個建議[J]，廣東科技，2007（09）

[4]林尤安，淺談建設工程檔案管理與工程質量[J]，珠江水運，2006（02）

篇9

關鍵字：建設工程工程項目檔案管理

Abstract: with the constant development of the construction industry in our country, the construction enterprise file management have also made some achievements, the archives management of the informatization degree gradually strengthened, legal system constantly improved, but the current construction enterprise file management still can't completely adapt to the rapid development of the situation, can't keep pace with The Times. In the face of these problems, the construction enterprise to ceaseless effort of archives management, file management how to keep pace with The Times is the development of each construction enterprise file management personnel should be thinking about.

Key words: construction project file management

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A文章編號：

當前建設企業的檔案管理工作還是不能完全適應飛速發展的形勢，不能與時俱進。面對這些問題，建設企業的檔案管理人員要不斷的努力，檔案管理工作如何才能與時俱進的發展是每一個建設企業的檔案管理人員都應該思考的問題。

一、工程建設項目檔案管理中的問題

1.1 檔案管理信息化水平低

檔案信息化管理是當前檔案管理中的重要手段，然而由于傳統手工紙質檔案管理的長期使用，使得電子化這種新的方式的適應力較低，同時單位對工程建設項目檔案信息化不夠重視，在工程建設項目檔案中未能充分發揮電子化的效用，使得檔案信息化管理仍然處在較低水平，或者僅僅起著輔助作用，部分單位仍然把一些信息慣于手工操作，使得檔案管理中未能真正脫離手工的操作，這不僅影響著使用效率，同時不利于檔案的保管。

1.2 檔案管理人員的操作性較差

檔案的管理是一項操作性很強的工作，尤其是人事方面的檔案管理工作，更是事業單位珍貴的資源之一。那么做好檔案的信息化管理工作，不僅是對單位的負責，同時也是對單位工作人員的一種尊重意識。然而，檔案的信息化管理是一項很專業的工作，需要有較強的操作信息化平臺的能力，所以檔案管理人員的個人素質直接決定了檔案管理工作的成功與否。當前，由于檔案管理人員的業務水準仍然處在較低階段，通常都是紙質檔案管理的模式下運作的，所以缺乏專業的信息化操作能力，這就造成了不能很好的對檔案進行電子化的管理。

二、如何加強工程建設項目檔案管理

2.1工程項目實施前，相應準備工作的鋪墊

很多技術人員缺乏對檔案管理的基本認識，并且感覺到工程檔案的信息管理的存在是比較多余的，從而不配合項目實施過程中的檔案記錄。所以，筆者強調，在工程項目實施以前，要對項目所涉及到的單位和部門進行動員工作，讓他們對檔案記錄和管理的重要性有所認知，從而秉持配合態度，有利于檔案管理工作的順利進行。筆者強調的重點之所以是“各個”部門和單位的原因在于，電力基建項目所涉及到的范圍較廣，且不同部門和單位所進行記錄的檔案類別都不相同，所以要將檔案記錄的責任落實到位，保質、保量并按時的將工程文件資料收集全面。在必要的情況下，可以將檔案搜集的工作細節在承包合同中加以明確，從而保障相關檔案管理工作的順利施行。

2.2工程檔案信息管理系統的完善

系統的完善是檔案信息管理的根本所在，同時也是電建工程順利施行的基礎保證。筆者認為，符合現代化的工程檔案管理系統應該符合以下幾點標準：1.鼓勵管理工作人員進行高效率的檔案整理和維護工作，保障整體檔案管理的工作效率；2.弄清工程檔案信息管理的基本需求，爭取實現規范化、現代化的檔案管理目標；3.保證企業管理層對信息獲取的快捷性和有效性，從而推進檔案管理工作的改進和完善。4.工程檔案信息管理系統在進行更正、添加和消除記錄時的精準程度高，檔案查詢的效率要有所保證。

2.3管理范圍有所明確，工作重點有所突出

工程準備、實施、監察和完工是電建過程的幾大基本步驟，而在這幾大步驟進行和完成的階段都必然會進行相關的記錄資料。幾個重要階段的文件范圍可劃分為：1.工程準備階段。項目確立資料文件、項目審核批注文件、工程管理機構審批文件、招標投標文件、預算管理文件等等；2.工程實施階段。電建工程文件、安裝工程文件、材料檢測文件和施工記錄文件等等；3.工程監察審核階段。監督規劃文件、進度督查文件、質量管理文件以及監察總結文件；4.工程完工階段則有驗收管理文件、工程結算文件、完工總結文件等。而由于電建項目規模的大小、地域限制的條件以及電力級別的高低都有所不同，所以管理人員要結合項目實際情況，對管理重點進行把握，從而保證檔案信息管理工作的順利進行。

2.4管理人員素養的提升

當下的工程檔案管理工作在系統管理方面是比較穩定的，而作為管理系統的中心人物——管理人員，其基本認識則關系到了檔案信息管理工作的質量。筆者建議，加強對管理人員的培訓管理，讓其對檔案管理工作的認識有所提高。同時，要將服務精神要強化到個人思想當中，并提升個人工作能力。建立明確的責任追究制度，完善檔案管理工作的構建。

三、檔案信息化管理

建設檔案數字化建設是新時期檔案部門的一項基礎性業務工作，是建設檔案工作向現代化邁進的必由之路，是建設檔案工作實現歷史與未來有機鏈接的戰略之舉。通過調查將建設檔案的紙質檔案轉換為電子信息處理起來既方便又安全，節省了大量的空間，又能有效杜絕紙張大量老化和腐蝕的現象，因此數據庫的應用已是當務之急。數據庫就是數據存放的倉庫，把冗長的數據通過掃描儀掃到計算機上通過處理轉換成電子信息儲存在數據庫中，建立完善的信息處理系統，方便查詢。

檔案信息化管理中應采取的安全措施

針對當前網絡環境下電子檔案所面臨的主要安全問題，應從以下幾方面著手，減少或消除安全隱患。

（一）及時對電子檔案進行整理或格式轉換

電子檔案在形成時所依賴的計算機軟硬件技術，隨著科技的進步必然會被新的技術替代和淘汰。這就需要密切關注計算機技術的發展方向，當發現電子檔案所依存的軟件技術變化時，這時就需要將新的軟件及相關的檔案信息轉化形式保存下來，避免安全隱患的發生。

（二）有效地維護與檢測檔案載體

通常，電子檔案是以脫機的方式存儲在磁和光介質上，因為截面的材料不同，導致其化學的穩定程度也不盡相同，這就需要檔案在管理的過程中需要根據相應的特點分類保存， 同時還需要注意的是，在進行保存管理的過程中，需要建立其責任管理機制，規定相關的人管理特定的資料，這樣能夠提升資料管理的安全性。

（三）建立健全科學規范的管理制度

大量的實踐證明，搞好信息化，標準要先行。《全國檔案信息化實施綱要》也提出：加快研究和制定電子公文歸檔、電子檔案管理、檔案信息公開和上網安全等方面的行政規章，推動檔案信息化建設有序開展。要建立檔案人員培訓教育制度，不斷提高檔案工作人員運用信息技術的技能，切實強化其安全保密意識。

（四）加強網絡安全監管

在收集電子檔案過程中，必須要進行殺素處理，并實時更新殺素軟件病毒庫，保證電子檔案不被病毒侵染。在運用計算機系統對檔案進行著錄、檢索等工作時，為了保證安全性能，需要根據情況設置不同的訪問權限，并且對檔案的檢索、復制等工作進行限制，防止其他人員操作計算機修改檔案信息而造成的安全隱患。

四、結束語

總而言之，我國建筑經濟的正在不斷的發展，建筑管理越來越重要，而作為建筑管理環節之一的建筑檔案管理工作也越來越重要。無論是在建筑管理局全體工作人員的檔案保存意識上，還是在房地產檔案管理上都應該作為發展房地產管理的重點。

參考文獻：

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0 引言

水泥項目檔案是水泥生產線建設的文本圖像的保存價值，報告文件，音頻和視頻等數據記錄，是水泥工程項目調查設計、施工管理、竣工驗收和以后的維護工作，如主要依據現階段，我國水泥工程項目檔案在管理工作上逐漸規范化，在檔案管理方式上不斷更新，使水泥工程項目檔案管理效率有了質的提高。但同時，水泥工程項目檔案管理中還存在著一些問題，比如檔案管理制度需進一步完善和落實、檔案信息化建設的投入需進一步加大、檔案的收集整理需進一步規范、檔案管理人員素質需進一步提高等問題，因而，提升水泥工程項目檔案的管理水平對加快水泥工程建設來說具有重要意義。

1 水泥工程檔案的重要意義和特殊性

1.1 水泥工程檔案的作用

水泥工程項目檔案管理是一個不可或缺的混凝土工程施工管理，可以有效地保證項目施工過程的高效率和高質量。

首先，在水泥工程項目建設計劃擬定、工程進程總結、水泥設計等環節中，水泥工程項目檔案能夠為其提供基礎理論依據；能夠為水泥工程科學研究及改造擴建等提供精確理論數據和歷史資料，避免工程設計與施工的盲目性，減少水泥建設施工成本，實現經濟效益的最大化；為工程質量評估、日常維護檢修、事故責任追究等提供歷史憑據。

1.2 檔案信息化建設的投入需進一步加大

水泥工程檔案管理不同于其他企事業單位的檔案管理，所有的承包商，完成所有建設分散，企事業單位檔案的長期，穩定，有本質區別。水泥工程建設規模、性質和不同的地區，其檔案的復雜性也相應不同，常用的水泥企業文件管理軟件通常不是一個常見的文件管理開發適用于水泥工程項目檔案特殊需要的管理軟件又需要耗費企業大量的資金成本。因此，目前大多數從事水泥工程建設單位檔案管理只是在內部使用一個小型管理軟件，對外仍使用紙質文件，盡管一些施工單位已經建立檔案信息化建設的意識但基于資金和人員方面的壓力，也僅僅只是將紙質文檔數字化后轉變為電子文件存檔。

1.3 檔案的收集整理需進一步規范

在水泥工程項目建設過程中，由于參建單位眾多，檔案涉及領域多、牽連面較廣，文件資料復雜繁多，容易造成檔案資料收集不齊全。另外，現階段我國大部分水泥工程項目參建單位檔案的歸檔，都是在施工完工后再著手收集、整理和歸檔，在檔案資料收集上并不及時，造成檔案資料不能夠齊全完整歸檔。檔案信息具備一定的累積性和真實性特征，屬于工程項目中的重要部分，檔案的自身特征決定了它和其他信息形式的差異性，也決定了其無法替代的地位。還可以真實客觀的記錄生產發展的全過程。

1.4 檔案管理人員素質需進一步提高

水泥建筑承包商不夠重視檔案管理工作，只有文件管理作為一個集合的數據倉庫，與兼職檔案管理人員。首先，文件管理人員整體素質參差不齊，很多沒有收到檔案管理專業培訓，人事管理能力和質量水平不滿足國家需求和水泥工程檔案管理的規定。第二，文件管理人員管理意識不足，對檔案材料即將到來。他們，而不是真正地實現文件管理。

2 提高水泥工程項目檔案管理水平的對策

2.1 建立健全檔案管理規章制度，實現規范化管理

為了加強水泥工程檔案規范化管理，推動水泥工程建設的高速發展，政府相關部門須建立水泥工程項目檔案指導意見，健全水泥工程檔案管理的工作體系。水泥工程項目各參建單位須積極主動的響應相關規章制度，建立相應的符合各自工作實際的水泥工程檔案管理具體制度，并落到實處。根據檔案的發展和國家相關規章制度的修訂，及時更新本單位檔案工作制度，建立健全本單位檔案管理工作體系。

2.2 落實檔案收集整理工作，實現規范化管理

水泥工程建設項目一般工程量都比較大，工程建設周期較長，，建設過程產生的文件也煩瑣復雜。由于時間跨度也比較長，在施工期間往往會產生較大的人員流動，導致工程檔案資料混亂不堪，甚至出現資料遺失的情況。因此，為了實現水泥工程檔案管理的規范化，在進行管理時可以對資料進行分類收集，具體可分為以下幾類：①前期文件，主要包括項目建議書、可行性研究報告、設計基礎資料等；②設計文件，主要包括工程總體設計、方案設計、初步設計、技術設計、施工圖設計等；③項目管理文件，主要包括征地、移民、計劃、投資、統計、管理、招投標、合同、質量、安全文件等；④施工文件，主要包括開工報告、技術交底、施工組織設計、施工方案、原材材料出廠證明、試驗報告、質量評定、驗收記錄、施工日志施工總結、竣工報告、竣工圖等；⑤監理文件，主要包括監理合同協議、監理大綱、監理規劃、監理細則、組織協調和控制文件等；⑥竣工驗收文件，主要包括各種報告、評審、驗收文件等。對水泥工程檔案管理進行分類管理，能夠實現管理工作的規范化，使文件材料歸檔上更加及時、更加明細、更加完整，不僅可以提高管理工作效率和質量，還能夠為日后的檔案運用提供便捷。

2.3 強化檔案管理的信息化建設，實現科學化管理

當前信息化已經逐漸滲入了社會各行各業，水泥工程檔案的信息化管理已經成為當前管理發展的必然趨勢[3]。水泥工程相關檔案資料規模較大，以往的紙質文檔不僅占據了較大的儲存空間，還極易受環境影響導致損壞。并且，大量的紙質文檔在管理上需要投入巨大的人力資源和物資消耗，導致檔案管理工程成本費用的提高。而水泥工程項目檔案管理的信息化建設卻能夠有效解決上訴問題和缺點。信息管理模式和高質量的量化管理手段和電子存儲方法的幫助下，可以避免紙質文件管理中存在各種弊端，不僅可以提高文檔的完整性和安全性，減少資源的浪費和管理成本，可以大大提高水泥工程檔案管理工作的質量和效率，鼓勵開發文件管理，實現水泥工程檔案管理工作的信息化和科學化。

2.4 提升檔案管理人員綜合素質，實現高效化管理

水泥工程的檔案管理工作是一個長期工作，管理人員起到很重要的作用，其工作優劣程度直接影響著項目進度和質量。因此，提高檔案管理的有效就得加強檔案管理工作人員的素質針對管理人員的培訓，培養人員的責任心和服務意識提升，同時還提升管理人員的專業管理技能，保證水泥工程項目檔案管理能夠科學、有效地進行。