公司內(nèi)部信息化范文
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篇1
目前,我國社會經(jīng)濟已經(jīng)進入入信息化時代,信息網(wǎng)絡技術在企業(yè)經(jīng)營管理各方面的應用也越來越廣泛,信息化經(jīng)營管理已經(jīng)成為現(xiàn)代企業(yè)建設發(fā)展的未來方向和必然趨勢。因此,企業(yè)內(nèi)部審計工作也應當加強信息化系統(tǒng)建設。本文就內(nèi)部審計信息化系統(tǒng)的相關情況進行簡要分析,并就如何更好地加強企業(yè)內(nèi)部審計信息化系統(tǒng)建設提出自己的建議和看法,以期更好的提高內(nèi)部審計工作的信息化水平。
【關鍵詞】
公司;內(nèi)部審計;信息化
近年來,隨著計算機技術的不斷發(fā)展,企業(yè)在生產(chǎn)、管理、經(jīng)營等方面也逐漸開始應用信息化技術,信息化水平已經(jīng)成為衡量企業(yè)管理現(xiàn)代化水平的重要衡量指標之一。因此,加強內(nèi)部審計的信息化系統(tǒng)建設是尤為重要的。本文簡單分析和概述公司內(nèi)部審計信息化系統(tǒng)的相關情況,并探討強化公司內(nèi)部審計信息化系統(tǒng)建設的措施,從而更好地提高企業(yè)內(nèi)部審計的信息化水平,促進和推動企業(yè)向著現(xiàn)代化、信息化的方向不斷邁進。
一、公司內(nèi)部審計信息化系統(tǒng)的概述
(一)內(nèi)部審計信息化的含義
內(nèi)部審計信息化主要是通過利用計算機信息技術,實現(xiàn)內(nèi)部審計工作在項目計劃、操作流程、風險評價等全過程的信息化、自動化、智能化管理控制,從而更好的提高企業(yè)經(jīng)營管理的信息化水平,實現(xiàn)企業(yè)的運營發(fā)展目標。
(二)內(nèi)部審計信息化的作用
實施內(nèi)部審計信息化建設管理,對企業(yè)經(jīng)營發(fā)展有著極大的促進和推動作用,具體表現(xiàn)為:一是能夠有效降低審計人員的工作量,提高內(nèi)部審計的工作效率;二是能夠構建更加科學、完善的企業(yè)審計數(shù)據(jù)信息庫,有利于企業(yè)領導層對實際經(jīng)營情況的了解和掌握;三是能夠有效提高審計證據(jù)、信息等的可靠性、客觀性和有效性,從而更好的提高內(nèi)部審計工作的質(zhì)量和效果;四是能夠更好的幫助內(nèi)部審計人員對審計工作的范圍和重點進行確定。
(三)內(nèi)部審計信息化的必然性
在當前信息化經(jīng)濟背景下,實施內(nèi)部審計工作信息化建設具有強烈的必要性和迫切性,具體表現(xiàn)為:一是企業(yè)全面經(jīng)營發(fā)展的必然需求;二是內(nèi)部審計改革以及社會經(jīng)濟時展的迫切要求;三是企業(yè)管理信息化建設的客觀要求;四是企業(yè)風險管理的必然要求;五是規(guī)范內(nèi)部管理,強化內(nèi)部審計質(zhì)量的有效措施。
(四)內(nèi)部審計信息化系統(tǒng)建設的現(xiàn)狀
目前,我國企業(yè)在推行內(nèi)部審計信息化系統(tǒng)建設工作時,普遍存在以下幾個方面的問題:一是缺乏先進的內(nèi)部審計觀念。許多企業(yè)在進行內(nèi)部審計工作時,仍然沿用傳統(tǒng)的工作模式,對現(xiàn)代企業(yè)內(nèi)部審計工作的了解和認識不足,缺乏先進、系統(tǒng)的內(nèi)部審計觀念,從而嚴重阻礙了內(nèi)部審計信息化改革的工作開展;二是缺乏高水平的內(nèi)部審計系統(tǒng)軟件。目前,大部分企業(yè)在實施內(nèi)部審計信息化建設時所使用的軟件系統(tǒng)是從市場上直接購得的,沒有經(jīng)過系統(tǒng)、專業(yè)、規(guī)劃的開發(fā)和完善,導致有些模塊功能不適用于自身企業(yè)實情,從而影響到內(nèi)部審計工作信息化的水平和質(zhì)量;三是缺乏高素質(zhì)的專業(yè)審計人才。大部分企業(yè)的在職審計人員是由其他財務人員或相關部門人員兼職的,他們?nèi)狈I(yè)的內(nèi)部審計知識,對計算機系統(tǒng)軟件的應用不熟練,這些都導致內(nèi)部審計信息化建設工作的效果不理想。
二、加強公司內(nèi)部審計信息化系統(tǒng)建設的措施
(一)積極轉(zhuǎn)變和創(chuàng)新內(nèi)部審計觀念
企業(yè)要結(jié)合當前時代經(jīng)濟大環(huán)境,積極轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的內(nèi)部審計觀念,樹立現(xiàn)代化的先進內(nèi)部審計理念。通過組織宣傳和學習,全面、正確地了解和認識現(xiàn)代企業(yè)內(nèi)部審計的工作內(nèi)容、目標、方法以及內(nèi)部審計信息化建設的積極作用,加強內(nèi)部審計信息化管理意識,真正將信息化建設融入到企業(yè)內(nèi)部審計工作的各個環(huán)節(jié)去,從而更好地推動內(nèi)部審計工作的信息化建設。
(二)建立健全內(nèi)部審計信息化管理制度
企業(yè)在進行內(nèi)部審計信息化系統(tǒng)建設時,必須要首先建立健全相應的管理規(guī)章制度,明確規(guī)定內(nèi)部審計信息化管理的要求和標準,規(guī)范內(nèi)部審計信息化管理的工作流程、步驟,設置內(nèi)部審計信息化管理的具體組織結(jié)構,明確各崗位的技術規(guī)范和管理職責,從而更好地為內(nèi)部審計信息化建設提供堅實、可靠的制度保障。
(三)加強對內(nèi)部審計系統(tǒng)軟件的開發(fā)
企業(yè)在購買內(nèi)部審計系統(tǒng)軟件時,要盡可能的挑選那些符合本企業(yè)實情的應用系統(tǒng)。同時,在購進通用軟件后,必須組織專業(yè)人員在確保軟件通用性的基礎上,根據(jù)企業(yè)經(jīng)營管理實情以及內(nèi)部審計需求對軟件系統(tǒng)進行科學、合理、系統(tǒng)、切實的開發(fā),提高軟件的實用性和可行性,從而更好的推動內(nèi)部審計工作的信息化建設和發(fā)展。
(四)提高內(nèi)部審計人員的素質(zhì)水平.
企業(yè)要加強對在職審計人員在現(xiàn)代企業(yè)內(nèi)審知識、計算機知識以及網(wǎng)絡操作水平等方面的培訓和提高,通過定期進行專家講座、宣傳教育等方式,讓內(nèi)審人員熟練掌握內(nèi)部審計軟件系統(tǒng)的操作應用方法,增強他們在軟件開發(fā)、管理、應用、維護等方面的技術能力和實際操作水平,從而更好的培養(yǎng)復合型的綜合性企業(yè)內(nèi)審人才。
三、結(jié)語
加強內(nèi)部審計信息化建設是現(xiàn)代企業(yè)生存發(fā)展的重要基礎條件和發(fā)展趨勢要求,因此,企業(yè)要關注和重視內(nèi)部審計信息化建設,構建內(nèi)部審計信息化管理平臺,制定和健全內(nèi)部審計信息化管理制度,提高內(nèi)部審計人員素質(zhì),從而有效提高企業(yè)內(nèi)部審計工作的現(xiàn)代化、規(guī)范化和系統(tǒng)化,保障企業(yè)的高效、科技、良性發(fā)展。
作者:韋慶云 單位:鎮(zhèn)江城市建設產(chǎn)業(yè)集團有限公司
參考文獻
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篇2
隨著證券行業(yè)信息化的快速發(fā)展,作為證券企業(yè)治理和風險管理重要組成部分的內(nèi)部審計,面對數(shù)字化、信息化遍及的審計環(huán)境,不加快內(nèi)部審計信息化建設的步伐,將難以勝任證券公司內(nèi)部審計職責,難于發(fā)揮其在組織治理、風險管理、內(nèi)部控制等方面的應有作用。因此,充分認識證券公司內(nèi)部審計信息化發(fā)展趨勢,加快證券公司內(nèi)部審計信息化建設步伐,對推進證券公司內(nèi)部審計工作進一步發(fā)展,具有十分重要的現(xiàn)實意義。
二、證券公司信息化情況簡介
證券行業(yè)是我國信息技術利用最充分的行業(yè)之一,1998年以來,證監(jiān)會、證券業(yè)協(xié)會出臺了一系列剛性技術指導文件,如1998年了《證券經(jīng)營機構營業(yè)部信息系統(tǒng)技術管理規(guī)范(試行)》、2000年3月了《網(wǎng)上證券委托暫行管理辦法》、2005年4月了《證券期貨業(yè)信息安全保障管理暫行辦法》、2006年8月了《證券公司集中交易安全管理技術指引》、2008年9月了《證券期貨經(jīng)營機構信息技術治理工作指引》等等。這塊綱領性文件的頒布,推動證券行業(yè)實現(xiàn)了由“電子化”向“信息化”轉(zhuǎn)變。尤其是當前,在以云計算為代表不斷發(fā)展的信息技術和經(jīng)濟全球化的推動下,金融服務與創(chuàng)新成為現(xiàn)代社會經(jīng)濟的核心,證券業(yè)信息化建設實現(xiàn)了跨越式發(fā)展,證券行業(yè)構建了證券交易系統(tǒng)、辦公自動化系統(tǒng)、客戶關系管理系統(tǒng)、數(shù)據(jù)倉庫、電子商務系統(tǒng)、總部綜合管理系統(tǒng)、財務管理系統(tǒng)等眾多的IT系統(tǒng),實現(xiàn)了發(fā)行、交易、清算以及管理、決策和風險控制的信息化和智能化。根據(jù)有效A股賬戶數(shù)的粗略統(tǒng)計,2010年A股賬戶的網(wǎng)上交易戶數(shù)比例已經(jīng)達到53.22%,國內(nèi)的2 652家證券營業(yè)部均已不同程度地建立起營業(yè)部的內(nèi)部局域網(wǎng),實現(xiàn)了資源共享、電子郵件、網(wǎng)絡打印及財務結(jié)算等辦公事務的初步自動化,證券公司中ERP的使用率達到10%,CRM的使用率為5%。數(shù)據(jù)傳輸網(wǎng)絡化、業(yè)務電子商務化、管理電子化、服務數(shù)字化已成為證券行業(yè)信息的主要特征。
三、證券行業(yè)內(nèi)部審計信息化發(fā)展現(xiàn)狀
1.內(nèi)部審計信息化滯后于公司IT治理戰(zhàn)略規(guī)劃。
根據(jù)《證券期貨經(jīng)營機構信息技術治理工作指引(試行)》,證券行業(yè)各公司均研究制定了符合本公司發(fā)展的信息技術戰(zhàn)略規(guī)劃,從戰(zhàn)略方向和行動計劃兩方面,制定了信息技術戰(zhàn)略和信息技術行動計劃。對信息技術戰(zhàn)略如使命、遠景目標、中長期目標、策略路線與原則等,信息技術行動計劃如信息化項目進程、項目描述和投資收益分析、信息化實施保障措施與資源開發(fā)計劃等均有清晰明確的規(guī)劃。但內(nèi)部審計信息化在其中占有份量卻較輕,甚至出現(xiàn)了一定程度的忽略,主要表現(xiàn)在:一是存在內(nèi)部審計的“信息孤島”現(xiàn)象,在證券公司整體信息化戰(zhàn)略規(guī)劃中,較少考慮內(nèi)部審計的需求,各業(yè)務系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)“各自為政”,數(shù)據(jù)資源長期缺乏統(tǒng)籌管理、數(shù)據(jù)條塊分離、信息統(tǒng)計口徑不一致,部分業(yè)務板塊信息對審計來說,還處于封閉狀態(tài),無法滿足內(nèi)部審計工作的特定需求,從而導致資源共享程度明顯降低,在一定程度上影響到內(nèi)部審計工作中信息技術的使用效果。二是內(nèi)部審計信息系統(tǒng)建設的滯后,內(nèi)部審計信息化只能服從于現(xiàn)有的業(yè)務系統(tǒng)架構和流程,在信息化推進過程中,只能通過利用業(yè)務系統(tǒng)直接查詢數(shù)據(jù)、嵌入式審計模塊、通用審計軟件等方式實現(xiàn),但卻受到物資成本和人員培訓成本十分高昂的制約。
2.內(nèi)部審計信息化目前尚缺乏必要的標準和規(guī)范。當前證券行業(yè)內(nèi)部審計信息化所參考的標準,主要有國家審計署所頒布的《信息系統(tǒng)審計指南——計算機審計實務公告第34號》,ISACA信息系統(tǒng)審計準則體系。而內(nèi)審協(xié)會至今未出臺適合內(nèi)部審計信息化,緊扣當今信息技術發(fā)展,且指導性和操作性強的相關準則和指南,在一定程度上制約了內(nèi)部審計信息化的進一步推進。
3.內(nèi)部審計信息化方面管理層重視程度和投入給力不足。首先,從當前證券行業(yè)內(nèi)部審計信息化推進情況來看,雖然絕大多數(shù)內(nèi)部審計組織積極爭取“信息化”,但在實際前行中總碰到來自各方的阻力,困難重重,突出表現(xiàn)在公司管理層形成統(tǒng)一認識,對內(nèi)部審計信息化建設往往重視喊在口上,支持寫在紙上,卻不落實在具體行動上。相比業(yè)務信息投入而言,審計信息化投入就是“短腿”,審計信息建設經(jīng)費投入打折扣,在硬件設備的配置中更多側(cè)重于PC終端的配備,在軟件設備的配置方面主要借助流行的辦公軟件,且內(nèi)部審計工作必需的支持數(shù)據(jù)庫未構建,內(nèi)部審計管理系統(tǒng)運營環(huán)境得不到應有的保障。
4.信息技術在內(nèi)部審計工作的應用層級較低。當前大多數(shù)證券公司內(nèi)部審計機構計算機信息技術的應用一直在低水平徘徊,普遍存在應用不廣泛、運用水平差、使用效率低、資源共享不高等問題,有些甚至還停留在“小作坊”、“小兒科”上。在內(nèi)部審計管理工作方面的應用僅僅停留在簡單的文書運轉(zhuǎn)、網(wǎng)絡瀏覽、檢索資料等階段,運用計算機信息技術對審計信息資源進行歸集、整理、分析,為審計決策、審計實施提供強有力信息支撐的功能作用沒有得到很好的發(fā)揮;在業(yè)務工作方面的應用也僅僅停留在數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換、計算分析、查詢匯總等低水平上,停留在EXCEL、ACCESS等常用軟件的基本應用階段,在把計算機信息技術全方位運用于內(nèi)部審計實務工作、加強全面審計質(zhì)量控制,運用計算機信息技術創(chuàng)新內(nèi)部審計技術方法、研制實用審計工具、探索信息系統(tǒng)審計等方面基本上沒有涉足。
5.精通信息技術和審計業(yè)務的復合型人才匱乏。審計信息化是一項科技與業(yè)務的融合工程,其人員既要精通相關的計算機信息技術,又要熟知必要的審計、財務、金融、法律等業(yè)務知識,如信息系統(tǒng)審計要求審計人員不僅要通曉信息系統(tǒng)的軟件、硬件、開發(fā)、運營、維護、管理,而且還必須能夠利用規(guī)范和先進的審計技術,對信息系統(tǒng)的安全性、穩(wěn)定性和有效性進行審計、檢查、評價和改造。而現(xiàn)實情況是,在信息化技術飛速發(fā)展的當今,內(nèi)部審計人員素質(zhì)與現(xiàn)實需求差距較大,真正具有較高計算機應用水平的人員并不多,既精通計算機應用又熟悉審計業(yè)務的復合型人才則更少。人才問題始終是制約計算機信息技術在內(nèi)部審計工作中應用的核心問題:一是由于內(nèi)部審計機構為后臺管理部門,員工的待遇偏低,高水平的專業(yè)技術人才引不 進來。二是內(nèi)部審計機構現(xiàn)有的骨干人員以點帶面的整體作用發(fā)揮不夠。三是現(xiàn)有內(nèi)部審計人員固守傳統(tǒng)的觀念和定性的習慣,信息化意識不強;并且受知識結(jié)構和年齡結(jié)構限制,在審計實務中對復雜點的數(shù)據(jù)采集整理、數(shù)據(jù)結(jié)構分析、程序代碼復核等應用無從下手,往往繞過計算機而進行手工操作或僅僅運用計算機進行文字處理。四是未建立有效的內(nèi)部審計信息化人才激勵機制。
6.內(nèi)部審計信息化推進過程中面臨著新的審計風險。由于證券行業(yè)的相關業(yè)務信息絕大部分業(yè)務數(shù)據(jù)的機密性,在內(nèi)部審計信息化推進過程中,由于內(nèi)部審計人員信息安全技術掌握程度不同、使用不成熟的審計軟件、未安全采集和存儲數(shù)據(jù)等原因,均可能造成業(yè)務數(shù)據(jù)泄露;與此同時,證券業(yè)信息系統(tǒng)本身亦存在信息管理人員的道德水平低、信息系統(tǒng)的設計完善程度不夠、網(wǎng)絡黑客(病毒)的入侵等因素,這些都將給內(nèi)部審計帶來新的風險。
四、證券行業(yè)內(nèi)部審計信息化發(fā)展趨勢及對策
近年來,隨著金融創(chuàng)新的不斷推進,證券公司出現(xiàn)了差異化創(chuàng)新、特色化經(jīng)營、開放、多元的行業(yè)生態(tài),經(jīng)營模式正逐步向“大財富管理”和“大資產(chǎn)管理”轉(zhuǎn)型,證券交易系統(tǒng)、門戶網(wǎng)站、行政辦公系統(tǒng)、客戶關系管理系統(tǒng)、數(shù)據(jù)倉庫、電子商務管理系統(tǒng)、總部綜合管理系統(tǒng)、財務管理系統(tǒng)等的持續(xù)構建和完善。引領著證券行業(yè)內(nèi)部審計信息化發(fā)展:
一是內(nèi)部審計信息化與證券公司ERP系統(tǒng)的高度協(xié)同。隨著各證券公司核心交易系統(tǒng)、電子商務系統(tǒng)、OA辦公系統(tǒng)、客戶關系管理系統(tǒng)等高度協(xié)同、高度智能化,為實現(xiàn)內(nèi)部審計工作識別組織風險或評價公司經(jīng)營戰(zhàn)略、優(yōu)化組織運營為目標,對公司經(jīng)營管理和風險控制進行獨立、客觀確認和咨詢的內(nèi)部審計工作,必將處于證券公司戰(zhàn)略管理的核心地位,并與所有信息化系統(tǒng)密切相關。而對其提供信息技術支持的審計管理系統(tǒng)、聯(lián)網(wǎng)審計業(yè)務系統(tǒng)、現(xiàn)場審計實施系統(tǒng)等信息系統(tǒng)也必須與證券公司的ERP系統(tǒng)進行高度的協(xié)同,才能實現(xiàn)對證券業(yè)務數(shù)據(jù)的采集、分析和實時監(jiān)控功能,才能真正實現(xiàn)內(nèi)部審計工作促進公司優(yōu)化企業(yè)信息管理,增強企業(yè)的核心競爭能力的功效。
二是以信息系統(tǒng)審計為代表的IT審計將成為證券行業(yè)內(nèi)部審計工作的重要職責。隨著數(shù)據(jù)庫技術、網(wǎng)絡技術、存儲技術的發(fā)展,證券行業(yè)各核心的業(yè)務管理系統(tǒng)呈數(shù)據(jù)大集中趨勢,為了更好地治理和控制風險,必須將其內(nèi)控機制擴展到信息處理系統(tǒng)的各個方面,甚至存在業(yè)務數(shù)據(jù)互通合作其他金融機構等。在對于經(jīng)營管理的合規(guī)性、交易處理的完整性、數(shù)據(jù)的安全性等,需要內(nèi)部審計機構對其進行必要的評估和評價,對其所產(chǎn)生信息的真實、合法性作出確認,以判斷信息系統(tǒng)是否能夠保證資產(chǎn)安全、數(shù)據(jù)完整及有效利用組織資源并實現(xiàn)組織目標。為此,證券行業(yè)監(jiān)管機構先后出臺相關法規(guī)提出IT審計要求,如《證券期貨業(yè)信息安全保障管理辦法》(證監(jiān)會82號令)要求,“核心機構和經(jīng)營機構應當建立信息安全內(nèi)部審計制度,定期開展內(nèi)部審計,對發(fā)現(xiàn)的問題進行整改”;《證券期貨經(jīng)營機構信息技術治理工作指引》亦提出“公司應建立內(nèi)部IT 審計制度,至少每兩年進行一次IT 審計”。由此可斷言,以評價證券公司信息系統(tǒng)的安全、可靠、穩(wěn)定、有效、可信的IT審計必將成為證券行業(yè)內(nèi)部審計機構的重要職責之一。
三是高效的數(shù)據(jù)遷移和數(shù)據(jù)審計技術將廣泛應用于內(nèi)部審計工作實踐。內(nèi)部審計工作的信息化實際就是在內(nèi)部審計工作中,充分運用計算機信息技術,實現(xiàn)數(shù)據(jù)的采集、模型監(jiān)測、特征數(shù)據(jù)的提取、審計流程的控制以及審計項目管理等。從信息技術在內(nèi)部審計工作之中實際應用來看,數(shù)據(jù)采集是基礎,審計分析評價模型體系以及審計方法庫的構建是核心,有效的審計信息化運作流程是手段。而數(shù)據(jù)采集的根本就是將證券公司各業(yè)務系統(tǒng)中的數(shù)據(jù),高效、完整、安全地遷移至審計業(yè)務系統(tǒng),并為審計業(yè)務系統(tǒng)所識別、使用;因此,成熟高效的數(shù)據(jù)遷移技術在內(nèi)部審計工作中的應用成為必然。并且,伴隨之以系統(tǒng)內(nèi)部控制測評為基礎,通過對電子數(shù)據(jù)的收集、轉(zhuǎn)換、整理、分析和驗證,以判斷一個計算機系統(tǒng)是否有效做到保護資產(chǎn)、維護數(shù)據(jù)完整、完成組織目標的數(shù)據(jù)審計模式,也將成為內(nèi)部審計目標的有效實現(xiàn)方式。
四是聯(lián)網(wǎng)審計與遠程審計將在證券行業(yè)內(nèi)部審計實踐中常態(tài)化。如前所述,隨著證券行業(yè)創(chuàng)新業(yè)務的層出不窮,諸如融資融券、新三板、直投、約定式回購等業(yè)務的相繼推出,要求內(nèi)部審計機構切實提升審計的實時風險監(jiān)控能力,要求審計對風險的防控從“事后監(jiān)督”向“事前防御”和“事中監(jiān)控”轉(zhuǎn)移;而同時數(shù)據(jù)庫技術、網(wǎng)絡技術、存儲技術等信息技術高度集中的證券行業(yè),各項業(yè)務處理呈現(xiàn)了扁平化態(tài)勢,證券公司諸多業(yè)務系統(tǒng)如CRM系統(tǒng)、財務系統(tǒng)、柜臺系統(tǒng)、投資管理系統(tǒng)等集成運行,形成了集客戶基本資料、交易信息等業(yè)務數(shù)據(jù)和財務數(shù)據(jù)在計算機網(wǎng)絡系統(tǒng)高度集成的數(shù)據(jù)平臺。從而為一種全新的非現(xiàn)場審計模式——遠程審計創(chuàng)造了條件、奠定了基礎,內(nèi)部審計機構通過采集證券公司柜臺系統(tǒng)、財務系統(tǒng)、合規(guī)監(jiān)控系統(tǒng)以及對各營業(yè)部歷年審計的歷史數(shù)據(jù)等信息,借助公司內(nèi)部網(wǎng)絡查詢、篩選、記錄、分析等信息技術平臺,實施非現(xiàn)場的遠程審計活動;將大大加快審計速度,提高審計效率,推動審計方法和審計流程創(chuàng)新,提升審計信息化觀念。并在此基礎上,進一步將審計方法體系等建成數(shù)據(jù)模型,構建以在線審計和實時審計為特征的集約型審計,即聯(lián)網(wǎng)審計,建立預警機制,進而實現(xiàn)審計關口前移,推動內(nèi)部審計工作實現(xiàn)“三個轉(zhuǎn)變”。
五是物聯(lián)網(wǎng)及云計算等信息新技術將推動內(nèi)部審計信息化新發(fā)展。據(jù)相關資料介紹,物聯(lián)網(wǎng)就是“物物相連的智能互聯(lián)網(wǎng)”,其通過射頻識別(RFID)、紅外感應器、全球定位系統(tǒng)、激光掃描器等信息傳感設備,按約定的協(xié)議把任何物品與互聯(lián)網(wǎng)連接起來,進行信息交換和通訊,以實現(xiàn)智能化識別、定位、跟蹤、監(jiān)控和管理的一種網(wǎng)絡。云計算(cloud computing)是基于互聯(lián)網(wǎng)的相關服務的增加、使用和交付模式,通常涉及通過互聯(lián) 網(wǎng)來提供動態(tài)易擴展且經(jīng)常是虛擬化的資源;廣義云計算指服務的交付和使用模式,指通過網(wǎng)絡以按需、易擴展的方式獲得所需服務,這種服務可以是IT和軟件、互聯(lián)網(wǎng)相關,也可是其他服務;云計算意味著計算能力也可作為一種商品通過互聯(lián)網(wǎng)進行流通。有人形象地比喻:云計算是互聯(lián)網(wǎng)中的神經(jīng)系統(tǒng)的雛形,物聯(lián)網(wǎng)是互聯(lián)網(wǎng)正在出現(xiàn)的末梢神經(jīng)系統(tǒng)的萌芽。隨著云計算、物聯(lián)網(wǎng)等信息新技術的廣泛應用,作為金融機構的證券行業(yè),在自主創(chuàng)新、市場多元化的進程里,云計算模式將成為其信息化整合的“關鍵武器”,如云計算、物聯(lián)網(wǎng)等信息技術的應用使證券行業(yè)的行情、交易、信息、客戶管理、股票池、投資者教育、研報服務等業(yè)務集中到統(tǒng)一的平臺成為現(xiàn)實。在物聯(lián)網(wǎng)、云計算推動證券行業(yè)金融服務模式顛覆性的創(chuàng)新過程中,承擔著防范內(nèi)部風險、改善經(jīng)營管理、提高組織效益的內(nèi)部審計工作,必須緊跟業(yè)務創(chuàng)新的步伐,運用物業(yè)網(wǎng)和云計算等信息技術實現(xiàn)審計創(chuàng)新,如建設云審計平臺、利用云存儲實現(xiàn)數(shù)據(jù)遷移、運用物聯(lián)網(wǎng)和云計算技術進行數(shù)據(jù)管理等。
篇3
【關鍵詞】公司信息化;信息化建設;必要性;規(guī)劃方案
一、前言
目前大中型企業(yè)中,為員工配備電腦的比率已達到98%,雖然員工大體上都具備了基本的電腦操作,但是我國公司信息化仍處在起步階段,其整體水平相對較低,其原因在于企業(yè)并沒有制定一套完整有效的信息化建設實施方案。本文就目前我國企業(yè)信息化建設的現(xiàn)狀進行分析,并針對現(xiàn)階段公司信息化建設中的問題提出了切實可行的規(guī)劃方案。
二、公司信息化建設中存在的問題
(一)公司信息化水平滯留在初級階段
我國對于互聯(lián)網(wǎng)技術的研發(fā)和應用與發(fā)達國家相比起步較晚,改革開放以來,我國開始重視企業(yè)的信息化建設,并將其提升到了帶動國家經(jīng)濟發(fā)展的戰(zhàn)略方針。但由于目前我國公司應用計算機的整體水平不高,公司相關人員缺乏創(chuàng)新能力,而本公司的各個部門之間的計算機操作系統(tǒng)比較獨立,缺乏公司部門間的相互配合,嚴重地阻礙了公司信息化水平的提高[1]。
(二)已擁有資源利用率較低
企業(yè)對于目前已擁有的信息技術和資源并沒有有效地利用,對于促進企業(yè)發(fā)展相關知識網(wǎng)站的內(nèi)容和研究不足。企業(yè)內(nèi)部的網(wǎng)絡系統(tǒng)更新維護的周期較長、更新的信息較少,嚴重束縛了企業(yè)的吸引力和創(chuàng)新力。
(三)缺乏合理的信息規(guī)劃
目前公司內(nèi)部缺乏合理的信息技術規(guī)劃是導致公司信息化水平落后和滯留的主要原因。現(xiàn)階段我國公司的信息化規(guī)劃和建設中,往往更加重視硬件的維護與更新,對于加快企業(yè)信息化發(fā)展的高效率軟件忽視程度較大。
(四)缺乏全面性的人才
現(xiàn)階段我國公司信息化建設緩慢的根本原因在于缺乏全面性的信息技術和管理人才。目前公司對于信息化系統(tǒng)缺乏全面的理解,使得公司的技術層、管理層和執(zhí)行層人員不能全面地理解公司信息化發(fā)展方向,降低了公司的信息系統(tǒng)與操作、管理和執(zhí)行人員的配合程度,因此嚴重影響了公司信息化建設的發(fā)展。
三、公司信息化建設規(guī)劃的必要性
(一)企業(yè)信息設備的基礎環(huán)境建設
合理規(guī)劃公司的信息化建設對于完善公司內(nèi)部信息設備的建設具有重要的促進作用。通過有效合理地規(guī)劃信息化建設,對于完善和優(yōu)化企業(yè)內(nèi)部的網(wǎng)路系統(tǒng)、建立健全的企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)絡安全體系以及重要數(shù)據(jù)的相關備份具有重要的現(xiàn)實作用和指導意義[2]。
(二)完善企業(yè)應用系統(tǒng)
公司的應用系統(tǒng)是指企業(yè)的門戶網(wǎng)站以及其中涵蓋的企業(yè)各項主要系統(tǒng)。主要包括了人力資源系統(tǒng)、檔案和財務管理系統(tǒng)、員工福利系統(tǒng)和財務項目關系統(tǒng)。
(三)提高企業(yè)核心競爭力
大力發(fā)展企業(yè)的信息化建設、推進公司信息化進程對于提高公司的核心競爭力具有較大的推動作用和現(xiàn)實意義。加強完善內(nèi)部信息建設,可以使企業(yè)在跟進全球信息化和社會主義現(xiàn)代化建設的同時,可以大幅度地提升企業(yè)的核心競爭力,使得企業(yè)的經(jīng)濟效益大幅度的提高。
四、公司信息化建設的規(guī)劃
(一)建立一個中心
公司的信息化建設的重中之重則是建立一個中心。“一個中心”即網(wǎng)絡的管理和服務中心。建立一個中心需要在企業(yè)內(nèi)部建立全面的信息技術系統(tǒng)和標準。
通過對信息網(wǎng)絡進行總體的設計、對局域網(wǎng)絡信息共享體系的完善和安全信息出的合理設置,為公司內(nèi)部信息的管理和服務提供重要的指導意見,從而實現(xiàn)公司內(nèi)部網(wǎng)絡信息系統(tǒng)的全局建設和集中控制。
(二)實行四大工程
1.外網(wǎng)建設工程
外網(wǎng)建設工程即公眾信息的網(wǎng)絡建設工程。外網(wǎng)工程是公司內(nèi)部信息網(wǎng)絡工程建設的核心,同時外網(wǎng)建設工程也是各個公司和企業(yè)面對公眾的網(wǎng)絡信息服務工程。該工程包括了涵蓋公司內(nèi)部信息的服務承諾、工作進程和工作要求等各個網(wǎng)絡信息系統(tǒng),增加了公司發(fā)展的透明度,通過公眾有效地監(jiān)督了公司信息化運作中的各個工作環(huán)節(jié)[3]。
2.內(nèi)網(wǎng)建設工程
內(nèi)網(wǎng)建設工程即公司內(nèi)部電子政務的網(wǎng)絡建設工程。是從公司內(nèi)部全面推進信息化建設的切入口,對于公司的信息化建設具有高效的帶動作用。完善公司的內(nèi)網(wǎng)工程對于增加公司對各個部門的監(jiān)管能力、實現(xiàn)公司內(nèi)部的資源共享以及加快公司內(nèi)部信息化建設進程具有重要的推進作用。
3.數(shù)據(jù)庫建設工程
企業(yè)的數(shù)據(jù)庫作為企業(yè)獲取全面市場信息的重要途徑,對企業(yè)的人才培養(yǎng)、經(jīng)濟建設、監(jiān)督體制、財務管理和重大決策具有重要的指導作用。數(shù)據(jù)庫根據(jù)其使用和更新年限不同分為兩類,動態(tài)數(shù)據(jù)庫和靜態(tài)數(shù)據(jù)庫。
動態(tài)數(shù)據(jù)庫是對現(xiàn)階段企業(yè)內(nèi)部經(jīng)濟發(fā)展以及外部整體經(jīng)濟環(huán)境的分析得出的數(shù)據(jù);靜態(tài)數(shù)據(jù)庫則使企業(yè)通過以往的財務和管理等信息做出正確的決策。
4.網(wǎng)絡經(jīng)濟工程
網(wǎng)絡經(jīng)濟工程是指企業(yè)通過互聯(lián)網(wǎng)進行的經(jīng)濟交易。對企業(yè)完善自身財務管理、經(jīng)濟建設和網(wǎng)絡維護的信息化和智能化具有較大的促進和推動作用,有效地促進了企業(yè)的經(jīng)濟發(fā)展。
五、信息化建設的實施方案
(一)培養(yǎng)全面型技術人才
人才作為企業(yè)發(fā)展的核心,是企業(yè)信息化建設得以發(fā)展和完善的根本。通過培養(yǎng)全面型的技術人才,不僅可以加快企業(yè)的信息化建設,同時也促進了企業(yè)的經(jīng)濟發(fā)展。
企業(yè)可以定期的從高校畢業(yè)生中選取優(yōu)秀的人才派遣到專業(yè)性較強的合作單位或?qū)W校去學習企業(yè)信息化的相關技術,增加企業(yè)員工理論性的同時,提高其對于設備和和軟件的操作動手能力,增加企業(yè)成員的實踐活動。
(二)加強網(wǎng)絡工程組建工作
企業(yè)各個部門中單一獨立的信息化系統(tǒng)已經(jīng)不能滿足企業(yè)信息化建設發(fā)展的需要,因此需要建立一個完整的網(wǎng)絡工作體系,加強企業(yè)內(nèi)各個部門之間的合作性和協(xié)調(diào)性,通過企業(yè)內(nèi)各部門之間信息化的有效合作,全面的推進企業(yè)內(nèi)部信息化進程。以科學、合理、節(jié)約為原則,組織相關專家進行整體網(wǎng)絡工程的分析、設計和組建工作,通過加強網(wǎng)絡設備的協(xié)作性提高企業(yè)的信息化建設。
(三)加強內(nèi)部員工管理
加強內(nèi)部員工管理是增強企業(yè)整體競爭水平的有效措施。通過組織定期培訓,提高員工的信息化操作意識和操作能力,完善企業(yè)的相關監(jiān)督體制,從而促進企業(yè)信息化進程的全面發(fā)展。
六、結(jié)論
綜上所述,面對競爭日益激烈的市場競爭,企業(yè)必須堅持以“一個中心,四個工程”為主的戰(zhàn)略發(fā)展方針,不斷提高企業(yè)信息化建設,提高企業(yè)競爭水平,從而實現(xiàn)企業(yè)經(jīng)濟的全面發(fā)展。
參考文獻
[1]鄭勇.合肥供電公司信息化建設規(guī)劃與實施方案研究[D].合肥工業(yè)大學,2008.
篇4
近幾年,由于國家政策的改變,對我國的大型煤炭企業(yè)進行的整改,對小型煤炭企業(yè)進行了大規(guī)模的合并,從表面來看,似乎煤炭企業(yè)從零散變成了集中管理,提高了原本的生產(chǎn)效率,對降低成本是有益的,但是實際情況并不完全是這樣。大規(guī)模煤炭企業(yè)的合并,對于煤炭企業(yè)帶來的利潤增長確實是可觀的,但是兼并后的管理方式存在著嚴重的問題。
煤炭企業(yè)在整個運營過程中消耗的物資品種較多,且由于煤炭企業(yè)自身的特性,消耗物資的價值通常比較高,而且煤炭的周轉(zhuǎn)周期長、出庫頻率低、備件短缺等對于企業(yè)的運營具有較大影響。因此煤炭的供應問題時每個煤炭企業(yè)管理的重中之重。本文中主要借助于供應鏈的思想對于煤炭企業(yè)的供應管理進行分析,提升企業(yè)對于供應物資的精細化管理水平,提高企業(yè)的經(jīng)濟效益和整體競爭力,使公司的資源得到有效的節(jié)約;在信息化和物資管理兩個方面運用供應鏈思想,將物資進行多級一體化的精細化管理,建設公司內(nèi)部共享的信息平臺,改善依靠經(jīng)驗為主的經(jīng)驗式管理,形成科學合理的物資管理系統(tǒng),這對于我國目前的大型煤炭企業(yè)管理非常具有現(xiàn)實意義。
二、煤炭企業(yè)物資管理問題分析
目前,國內(nèi)煤炭企業(yè)的在計劃、采購和庫存等方面主要采用的是傳統(tǒng)的管理模式,這種傳統(tǒng)的管理模式在物資供應方面在主要以下幾個方面對管理造成了困撓:
(一)物資采購成本高
在整個物資供應鏈中,物資的采購價格是關鍵,對此公司應該建立健全的制度規(guī)范,嚴格按照規(guī)范進行物資采購,在公司內(nèi)部設立專門的物資采購監(jiān)督機構,對物資的質(zhì)量、價格等進行嚴格的控制,并將考查的結(jié)果與采購人員的績效考核成績掛鉤。對企業(yè)外部而言,在采購方面要選擇合適的供應商,通過對供應商綜合素質(zhì)的評比,選擇產(chǎn)品、信譽等方面較好的供應商優(yōu)先采購。
在物資采購方面,面臨的主要問題時物資在采購分包方面存在著不合理的現(xiàn)象,采購人員無法進行集中大量采購,而且采購的價格比較難以掌控,造成這些問題的主要原因就是公司的信息缺乏,沒有建立公司內(nèi)部的信息平臺,使各層管理人員無法及時到有效的信息對物資采購進行管理,采購人員也無法對往期市場價格做到清晰的了解,因此采購的成本會比較高。
(二)庫存成本高
煤炭企業(yè)物資庫存主要是為保證煤炭能夠在各個階段都進行正常的開采,但目前由于信息不完善和管理層次不合理,對物資造成了很大的浪費,例如,在企業(yè)內(nèi)部物資管理部門較多,且各個部門之間缺少必要的聯(lián)系,使物資管理呈現(xiàn)多頭的現(xiàn)象,最終匯集到公司的物資總需求量已被異常放大。庫存系統(tǒng)的化級較多,每一級庫存系統(tǒng)在進行物資儲備時,由于計劃提報的不準確,在各級物資庫存系統(tǒng)中對物資都會造成重復儲備。公司內(nèi)部物資管理部門缺乏溝通合作的意識,缺少物資橫向調(diào)配的流程,使得公司在同樣的成本投入上,特種儲備無法發(fā)揮其最大的作用,從整體上表現(xiàn)出特種儲備不足,企業(yè)的生產(chǎn)乏力。庫存成本居高不下,這也就造成了公司的儲備資金規(guī)模相當大,嚴重制約了公司的發(fā)展,如果公司對于物資庫存系統(tǒng)不進行改變,儲備資金將會隨著生產(chǎn)的擴大而不斷增加。
(三)采購物資時周期較長,使得人力物力的成本增加
現(xiàn)有的煤炭企業(yè)在物資采購方面大多存在缺陷,科學性和合理性有一定的欠缺,這就間接地導致了采購的價格很難得到控制,采購的周期延長,這樣就很難開展對于物資的有效管理工作,導致物資管理力度不夠,監(jiān)督體系缺乏。
(四)物資的運輸配送服務的方式單一,導致配送的成本很高
煤炭企業(yè)的物資在運輸和配送中,配送的功能和方式太過單一,功能較少,主要是依靠送貨和中轉(zhuǎn)站的方式,沒有有效地利用好庫存對于物資配送的功能,這樣就使得配送的地點較為分散,配送的耗時較長,外加配送設備陳舊落后,這些都無形地增加了運輸配送的成本。
(五)信息化和網(wǎng)絡化建設落后
大部分煤炭企業(yè)的信息化建設還處于初級階段,與成熟的網(wǎng)絡體系間尚有很大的差距,信息化建設不夠系統(tǒng)完善,對于網(wǎng)絡化的建設投資不足,人才的儲備也有缺口,因此導致煤炭企業(yè)不能實現(xiàn)信息的共享和有效利用,使得進步緩慢,不能跟上科技的腳步。
三、煤炭企業(yè)一體化新型物資管理模式構建
在現(xiàn)代的物資管理方面,供應鏈是進行物資管理的核心,只有對供應的各個環(huán)節(jié)極性整理,才能節(jié)約公司的成本,提高公司的競爭力。在煤炭市場持續(xù)下降的形式來看,煤炭企業(yè)更加需要運用供應鏈的思想來進行管理,以降低公司高昂的成本。供應鏈物資管理應該主要包括物流、生產(chǎn)和資金這三個主要的方面,并輔以必要的質(zhì)量控制系統(tǒng)。建立公司完善的信息交流平臺,加強公司內(nèi)部橫向物資調(diào)配,對公司物資進行多層級一體化的管理。
(一)建立信息交流平臺
目前企業(yè)已經(jīng)進入了信息化的時代,在物流的管理上同樣需要進行信息化的管理。信息是進行物資精細化管理必不可少的支撐。物資信息的是否及時準確,對供應鏈進行物資管理的效果有著直接的影響。公司在搭建信息平臺時不僅要建設縱向的物資管理信息平臺,而且要建設二級部門間的橫向物資管理平臺,避免公司進行重復的物資儲備。進行信息化的供應鏈管理,針對的并不是某一部門或某一環(huán)節(jié)上的信息化,而是從公司整體進行信息化的供應鏈改革,是對整個物資管理系統(tǒng)的重造。在供應鏈的信息管理中應包括以下幾條:首先,對于物資進行統(tǒng)一的編碼,出庫入庫均需倉庫管理人員進行掃碼,并將物流的調(diào)配同步在公司的物流信息平臺。其次,對于不同級別的庫存管理部門設置不同的權限,方便各部門根據(jù)自己的需求進行物資調(diào)配,防止公司內(nèi)部下層庫存物資進行擅自調(diào)配。最后需要建立物資數(shù)據(jù)倉庫,使公司所需的物資能夠被管理層得到清晰的把握,提高公司的決策能力。
(二)供應鏈環(huán)節(jié)管理提升
供應鏈環(huán)節(jié)中最應重視的是采購環(huán)節(jié)的優(yōu)化,目前我國煤炭的物資采購主要是采用招投標進行物資采購。按照不同供應商提供的標書,一般將供應商分為A、B、C三個層次。其中C類的供應商在進行物資采購時,一般按照傳統(tǒng)的方式進行物資采購,采購的過程中由于信息區(qū)域的限制,對于物資在市場的整體信息了解不夠全面,采購期較長,投入了較大的人力、物力,采購的透明度相對來說也比較低。不利于公司降低采購的成本。因此,在采購環(huán)節(jié),公司可以充分利用現(xiàn)代的科技成果,采取多樣化的采購選擇方案,例如近幾年新興的電子商務平臺,能夠有效地打破企業(yè)所處的地域市場限制,在多個供應商之間進行比較,有效降低公司的采購成本。
四、結(jié)語
篇5
一、集團公司資金集中管理作用
(一)提升集團公司籌資能力。企業(yè)在經(jīng)營發(fā)展過程中會需要很大的資金量,但是很少有企業(yè)能夠擁有滿足自身發(fā)展的資金。一般企業(yè)在缺乏發(fā)展資金時都會選擇向合作單位或者金融機構籌借資金,以保障企業(yè)業(yè)務的正常開展。而合作單位或者金融機構借給企業(yè)資金時也要考慮籌借資金企業(yè)是否具備償還能力。一般集團公司規(guī)模比獨立企業(yè)大,且集團公司內(nèi)部實行資金集中管理模式,使合作單位或者金融機構能夠看到集團公司的財務管理能力和資金償還實力,進而集團公司能夠獲得比其他獨立公司更多的籌借資金機會。
(二)促進集團公司資金快速周轉(zhuǎn)。與獨立企業(yè)相比,集團公司具有很多管理優(yōu)勢,尤其是資金管理方面,實行資金集中管理模式,將所有分公司、子公司的資金都統(tǒng)一到一個賬戶里面管理,在子公司、分公司遇到使用資金情況時,只需要通過網(wǎng)絡就能夠快速實現(xiàn)資金在各分公司、子公司之間的運轉(zhuǎn),節(jié)約人力、物力和周轉(zhuǎn)時間,方便快捷。
(三)提升資金監(jiān)管力度。集團公司實施資金集中管理模式,不允許分公司、子公司在外設置銀行賬戶,在總部就能通過賬戶管理實現(xiàn)資金存量、流量和流向的控制,實現(xiàn)對各個分公司、子公司的資金監(jiān)管,提升對分公司、子公司的資金監(jiān)管力度,促進集團公司和分公司、子公司之間的相互協(xié)調(diào)、促進發(fā)展。
二、資金集中管理模式分析
(一)資金實時管理模式分析。資金實施管理模式是在集中收支模式基礎上完善起來的。此模式主要體現(xiàn)在對資金的實時管理方面,就是每天各分公司、子公司賬戶會收到一定量的劃撥款項,這個賬戶在每天晚上公司業(yè)務結(jié)束之后就會通過銀行自動將賬戶的資金余額劃撥到集團公司的賬戶中,這個賬戶中的資金余額就為零。同時,各分公司、子公司的開戶銀行賬戶需要向外付款時,需要向集團公司總行賬戶申請付款資金,付一筆款申請一筆資金,一直保持分公司、子公司賬戶為零的狀態(tài),即使賬戶中有資金也是集團公司劃撥下來的款項。
但是實時資金管理模式也有缺陷,各分公司、子公司每天向外付款的次數(shù)比較多,且比較零散,集團公司的總行賬戶每收到一筆分公司、子公司的付款申請,就需要劃撥一筆款項到分公司、子公司賬戶中,而一般是集團公司在每天業(yè)務結(jié)束以后才會將一天的付款金額匯總后再撥付給分公司、子公司,這樣分公司、子公司在次日才能收到撥款憑證,當天的賬戶余額不足以支付需要支出的款項[1]。
三、集團公司資金集中管理中存在的問題分析
(一)對資金集中管理認識不夠。在集團公司財務管理中結(jié)算系統(tǒng)、報賬系統(tǒng)等方面都會涉及到資金集中管理模式的應用。一般集團公司內(nèi)部業(yè)務種類比較多,范圍比較廣,集團公司內(nèi)部管理層級劃分比較嚴格,如果集團公司對資金集中管理模式認識不夠深入,就會無法真正運用資金集中管理模式推動集團公司發(fā)展。
(二)統(tǒng)一規(guī)范的資金管理平臺有待完善。資金管理平臺作為一種集團公司內(nèi)部資金信息交流、傳遞和分享的平臺,能夠使集團公司實現(xiàn)對資金的有效控制和監(jiān)督。有些集團公司內(nèi)部未能建立起統(tǒng)一、規(guī)范和完善的資金管理平臺,使各分公司、子公司的資金狀態(tài)不能準確、及時、完整地上傳到資金管理平臺上面,進而使集團公司不能通過這個平臺確切地掌握分公司、子公司有關財務數(shù)據(jù)、資金收支等財務狀況。
四、完善集團公司資金集中管理的措施
(一)合理協(xié)調(diào)集權與分權。集團公司明確資金集中管理的重要性,需要在集團整體發(fā)展規(guī)劃中做好資金集中管理計劃和制度的制定,同時,集團公司內(nèi)部需要加強對各分公司、子公司在資金集中管理方面的知識培訓,提高各分公司、子公司管理者、財務工作人員對資金集中管理的認識,此外,集團公司內(nèi)部應當合理協(xié)調(diào)集權和分權的關系,綜合集團內(nèi)部管理要求和分公司、子公司外部環(huán)境,形成集團總部擁有重大事項決策權[2]。
(二)建立并完善資金管理網(wǎng)絡信息平臺。信息化的發(fā)展推動了企業(yè)廣泛應用信息化開展業(yè)務。集團公司也需要充分利用信息化技術建立并完善資金管理信息平臺,將所有下屬分公司、子公司的資金信息錄入到資金管理信息平臺上面,使企業(yè)內(nèi)部資金信息傳遞、共享效率提升,使集團公司內(nèi)部高管能夠全面掌握對各個下屬分公司、子公司的資金管理情況、業(yè)務經(jīng)營情況,以根據(jù)各個分公司、子公司的實際運營狀況,給集團公司開展重大決策提供數(shù)據(jù)依據(jù),使各種決策的制定和開展科學、可行。
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【摘要】集團銷售公司由于其結(jié)構與經(jīng)營特點,導致其內(nèi)部控制側(cè)重點有別于其他企業(yè)。筆者結(jié)合實際工作經(jīng)驗及集團銷售公司的特點分析了影響集團銷售公司內(nèi)部控制質(zhì)量的因素,指出實施內(nèi)部控制的重點和存在的問題,提出了集團銷售公司內(nèi)部控制的實施措施。
【關鍵詞】集團銷售公司;內(nèi)部控制;實施措施
內(nèi)部控制是指單位為了提高經(jīng)營管理效率、保證信息質(zhì)量真實可靠、保護資產(chǎn)安全完整、促進法律法規(guī)有效遵循和發(fā)展戰(zhàn)略得以實現(xiàn)等而由單位治理層、管理層及其員工共同實施的一個權責明確、制衡有力、動態(tài)改進的管理過程。隨著全球金融危機向?qū)嶓w經(jīng)濟蔓延,我國國企所遭遇的是經(jīng)濟周期和結(jié)構轉(zhuǎn)型的雙重沖擊。面對當前嚴峻的經(jīng)濟形勢,作為一家上市公司的財務負責人,只有加強內(nèi)部控制尤其是把集體銷售公司內(nèi)部控制跟企業(yè)的財務戰(zhàn)略緊密結(jié)合起來,才能更好地達到“控制”的目的,抵御當前嚴峻的市場形勢,促進集團銷售公司良性發(fā)展。
一、集團銷售公司內(nèi)部組成及營銷特點
(一)機構分布廣,人員構成復雜
以河北鋼鐵集團為例,同種產(chǎn)品,在全國設立了以地級為單位的多家營銷公司,產(chǎn)品月銷售額數(shù)十億元。但是,各公司的人員構成也空前復雜起來,非專業(yè)人員占據(jù)重要崗位,使企業(yè)資金與資產(chǎn)安全風險加大。
(二)財務流程多,空間跨度大,內(nèi)部流程效率偏低
由于營銷靠自己,總公司又涉及面太廣,只能將有關職能下放給省級辦理處。財務流程涉及物流與營銷的方方面面,從營銷計劃到費用計劃、從資金批準到最終落實、從貨物分配到實物流轉(zhuǎn)、從單據(jù)傳遞到復核歸檔,由于距離和人員變動等原因,有時一張單據(jù)從產(chǎn)生到歸檔往往需要一個多月的時間才能收到。以對賬為例,省級辦理處與子公司之間雖有專門人員負責對賬,但往往由于人動快,單據(jù)無法核實,導致經(jīng)辦人員雖加班加點,賬目仍難及時對清。
(三)往來客戶多,物流分散
由于零售客戶較多,而物流人員較少,同時兼顧收款開票與保管,加之對部分客戶采取放貨的形式;這種多客戶,資金流量大的局面一時成為制約企業(yè)發(fā)展的瓶頸,而在費用投入上又不得不考慮節(jié)約。
(四)資金要求快,單據(jù)回流慢
資金的快速回籠是集團銷售公司再生產(chǎn)的需要,也是確保資金安全的手段。在品牌的快速發(fā)展時期,一方面要求物流快速到位,另一方面則要求資金快速回流,只有資金回流才能保證企業(yè)資金流與物流的再循環(huán),才能實現(xiàn)資產(chǎn)的保值增值。而在單據(jù)方面又由于時空距離和人們重視程度的原因,回流更慢。
(五)審計成本高,及時性要求強
由于經(jīng)營機構分布廣,為確保不出或少出問題,從及時性要求出發(fā),總部與省級機構不得不設置多重審計機構強化對基層公司的審計。這種遠距離長途奔襲導致審計成本居高不下。同時,市場的快速變化又要求審計必須具有及時快捷的特點,一項漏洞從發(fā)現(xiàn)到定性,如不能迅速制止并處罰,很可能迅速漫延開來,對企業(yè)的資金與資產(chǎn)安全構成重大威脅。
二、集團銷售公司內(nèi)部控制中存在的問題
(一)內(nèi)部控制成本過高
相對于制造企業(yè)或其他企業(yè)來說,由于集團銷售公司結(jié)構上點多面廣,長距離查證成本投入過高,許多說大不大,說小不小的問題,往往因成本問題不了了之。以攜款潛逃為例,某員工在從事業(yè)務工作期間,將所收款項兩萬多元私自侵占挪用,離職時未辦任何手續(xù),此類情況對企業(yè)來說是有法不可依。按國家有關法律可以依法追索,但人一走,再找人需耗費大量的人力財力,有時為了追兩萬的欠款可能花費三萬的費用,這種得不償失的成本投入使集團銷售公司苦不堪言,而法律又規(guī)定不得收取員工保證金,即使有擔保人,打起官司來也沒完沒了,極大的牽扯了企業(yè)經(jīng)營者的精力,也導致了內(nèi)部控制成本的虛高。
(二)時空過大,流動性較強,內(nèi)控不易把握
由于集團銷售公司受時空距離影響,加之人員流動和物流單據(jù)流都較大,任何一筆單據(jù)或物件的漏洞,其對賬、復核、驗證性工作都會投入大量人力物力,發(fā)生此類物流單據(jù)流失控的機率往往較大,而這種得不償失的內(nèi)控工作又不得不做,形成了集團銷售公司區(qū)別于其他企業(yè)內(nèi)部控制的難點。
三、影響集團銷售公司內(nèi)部控制的因素
(一)全員整體素質(zhì)及道德水準
內(nèi)部控制的基本出發(fā)點是建立在道德先行的基礎上,會計的反映與監(jiān)督職能的實現(xiàn)都是以符合道德水準為假設。例如,某業(yè)務員與財務經(jīng)理相勾結(jié),對一筆未發(fā)生的費用進行了審批報賬,會計人員是無法從虛假單據(jù)上去驗證的,因為這種面對成百上千張單據(jù)的重復性驗證,成本投入不現(xiàn)實;同時所有不相容職務的分離也是建立在全員遵守職業(yè)道德基礎之上的,一旦突破道德防線,再好的內(nèi)部控制制度也會形同虛設。可見,內(nèi)部控制有效的前提是全員道德水準符合基本操守,而道德水準的提高,有賴于全員整體素質(zhì)的提高,全員整體素質(zhì)和道德水準對企業(yè)內(nèi)部控制質(zhì)量至關重要。
(二)內(nèi)部控制要兼顧成本與質(zhì)量
內(nèi)部控制的投入只有在確保企業(yè)利潤最大化并結(jié)合實際情況的前提下開展,才符合企業(yè)的根本利益。不能只講內(nèi)控成本,不講內(nèi)控質(zhì)量;也不能只講內(nèi)控質(zhì)量,不講內(nèi)控成本。最優(yōu)的內(nèi)控成本就是實現(xiàn)預估內(nèi)控目標質(zhì)量前提下的企業(yè)利潤最大化。內(nèi)部控制的戰(zhàn)略目標與其他目標都是圍繞企業(yè)利潤最大化而展開的,內(nèi)部控制再好也不能離開企業(yè)的經(jīng)濟效益這一根本目標。
(三)內(nèi)部控制制度設計嚴密性
內(nèi)控制度的設計嚴密性也是影響內(nèi)部控制質(zhì)量的重要因素。內(nèi)部控制制度設計中首先必須合法,這也是內(nèi)部控制質(zhì)量優(yōu)劣的根本保障;同時,要全面不留死角,覆蓋對人、財、物的全方位管理,但又不能不講重點,不計投入,要在確保不存在重大缺陷的前提下進行較小的內(nèi)控成本投入,避免制度上人事上的浪費,同時確保各項內(nèi)控措施的健全有效。內(nèi)控是否可行,制度設計需先行,這種先行實際上是選擇最節(jié)省的內(nèi)部控制投入成本,實現(xiàn)最優(yōu)化的內(nèi)部控制,這就為完成企業(yè)內(nèi)部控制目標提供了制度保障,也是決定內(nèi)部控制質(zhì)量的重要方面。
四、集團銷售公司內(nèi)部控制的重點
(一)內(nèi)控制度的設計
制度設計是集團銷售公司內(nèi)部控制節(jié)省成本,確保內(nèi)部控制鍵全有效的第一要務。內(nèi)部控制制度設計必須按合理性、合法性、全面性、重要性、有效性、制衡性、適應性、成本效益等原則確定。合理性原則要求內(nèi)控制度必須符合公司實際情況;合法性原則要求內(nèi)部控制不能凌駕于國家法律法規(guī)之上;全面性原則覆蓋了對人、財、物的全方位管理,防止出現(xiàn)空白與漏洞;重要性原則針對重要業(yè)務、高風險領域或環(huán)節(jié)采取更為嚴格的控制措施,確保了不存在重大缺陷;而有效性則強調(diào)了定期檢查執(zhí)行情況,對發(fā)現(xiàn)的問題及時改進和處理,對內(nèi)控目標的實現(xiàn)提供合理保證。不同部門、不同崗位之間必須做到權責分明,互相制衡,相互監(jiān)督、相互制約;同時還應按照集團銷售公司的業(yè)務特點,如物流廣、單據(jù)流多等確定適應上述特點的內(nèi)控制度。當然,成本效益始終是制度設計要考慮的重要因素,內(nèi)控成本和由此產(chǎn)生的經(jīng)濟效益之間要保持適當?shù)谋壤?/p>
(二)加強物流貨幣流的控制
由于集團銷售公司的資金與貨物受時空的影響,基本無法按制造企業(yè)通過設置專門的保衛(wèi)部門或人員進行控制。這種點多面廣,流程長的特點要求必須按其特點,以責任人和證據(jù)為單位進行適時監(jiān)控,所有物流貨幣流必須在規(guī)定時間內(nèi)進行證據(jù)歸檔,通過適時歸檔與對賬才能發(fā)現(xiàn)其中存在的問題。這是所有集團銷售公司內(nèi)控中必須把握的重點。
(三)及時查處內(nèi)控問題
由于集團銷售公司點多面廣,人員結(jié)構復雜且流動性快,對一些已經(jīng)發(fā)現(xiàn)的內(nèi)控問題如不加制止和查處便會迅速蔓延,使一個小漏洞演變?yōu)橐粋€大漏洞。以河北鋼鐵集團某分公司為例,經(jīng)審計發(fā)現(xiàn),廣告物料由企劃經(jīng)辦人員驗收,而購進與經(jīng)辦也由企劃人員負責,這種分工與操作明顯違反崗位牽制操作要求,導致審計人員現(xiàn)場審計發(fā)現(xiàn)所送物料大量短少,其后果極為嚴重。
五、集團銷售公司內(nèi)部控制實施的主要措施
(一)人力資源有效控制
總部必須對子分公司關鍵崗位實行人力資源控制,確保子分公司重要崗位不出現(xiàn)相容職務被親屬化或同化的可能,這種控制是所有控制的前提。顯然,如果人事上失控,則所有的內(nèi)部控制失效成為可能,一種健全有效的內(nèi)部控制就是有設置明晰的內(nèi)部控制主體。經(jīng)驗證明,財務總監(jiān)負責制(即財務總監(jiān)作為資產(chǎn)所有權者派駐企業(yè)的人格化代表,屬企業(yè)最高財務負責人)能較好解決子分公司內(nèi)部控制主體缺位或異化的可能;而子分公司領導層則必須對下設各崗位進行人力資源牽制,不相容職務分離。只有合理安全有效的人事牽制才能確保企業(yè)的資產(chǎn)安全有效。
(二)預決算控制
所有的投入必須經(jīng)過總公司的事先同意,這是確保對分子公司經(jīng)營控制的要點。集團銷售公司必須從資金與費用上確保按收支兩條線執(zhí)行,即所有收入必須進入公司專門的收入戶,所有的支出必須經(jīng)上級批準才能從收入戶劃款到支出戶,由于當前網(wǎng)絡發(fā)達,這種操作在技術上已相當成熟,這就從根本上保證了子分公司的資金安全。當然,預算控制的前提是相信各子分公司領導層切實履行了工作職責,而不是當面一套背后一套,可見真實性是預算控制的基礎。
(三)常規(guī)審計與專項審計相結(jié)合
將審計作為內(nèi)部控制的常規(guī)工作固定下來,成立專門的審計部門,設置專門的審計人員,發(fā)揮審計在企業(yè)內(nèi)部控制的威懾力與震懾力,實施常規(guī)審計與專門審計相結(jié)合,對違紀違規(guī)采取高壓態(tài)勢,也能起到事半功倍的效果。實際工作中由于集團銷售公司點多面廣,各級審計部門的審計重點常常有所側(cè)重,但常設審計機構與人員在市場變化無常的大型銷售公司內(nèi)部控制中是必不可少,也是很有必要的。
(四)加快信息化建設,運用現(xiàn)代技術手段,對生產(chǎn)經(jīng)營活動進行有效的監(jiān)控
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自2012年中國兵器工業(yè)集團公司啟動內(nèi)部控制體系建設以來,山西新華化工有限責任公司作為其下屬中國北方化學工業(yè)集團有限公司(以下簡稱北化集團)的子公司,積極參與了北化集團組織的內(nèi)部控制體系建設,成立了以董事長為組長、總會計師為副組長的內(nèi)部控制領導組,財務金融部為常設辦公室。2013年下發(fā)了《公司內(nèi)部控制實施方案》,編制了《公司內(nèi)部控制手冊》及系列管理制度。
公司內(nèi)控建設的基本目標是:讓每一個有風險的地方都有內(nèi)控制度,讓每一個內(nèi)控制度都有規(guī)范的流程,讓每一個流程都能有效運行。
公司內(nèi)控制度的設計規(guī)劃是:以公司內(nèi)控制度為設計中心,在此基礎上,建立和完善一套組織結(jié)構、崗位責任制、規(guī)章制度、具體業(yè)務處理程序與控制方法、管理報告制度、會計控制制度、內(nèi)部審計制度等內(nèi)控體系,從而打造規(guī)范化、高效化、信息化的特色精益公司。
具體設計包括三個相對獨立的控制層次:第一層次,在公司的供、產(chǎn)、銷全過程中全部融入相互牽制、相互制約的制度,建立以“防”為主的全價值鏈精益管理事前控制體系;第二層次,在常規(guī)的會計核算基礎上,對公司的各個崗位、各項業(yè)務進行周期性的核查,建立以“堵”為主的全價值鏈精益管理事中控制體系;第三層次,以已有的稽核、內(nèi)部審計、紀律檢查部門為基礎,成立內(nèi)部控制監(jiān)督評價委員會,對內(nèi)控制度的執(zhí)行進行日常和定期專項監(jiān)督檢查,建立以“控”為主的全價值鏈精益管理內(nèi)部控制評價體系。
《內(nèi)控手冊》下發(fā)后,由于內(nèi)容較多共計500頁,涉及6個章節(jié),130個流程圖,且《內(nèi)控制度匯編手冊》為另外一本書,查閱時非常不便。面對這種情況,公司內(nèi)控辦公室于2014年4月至9月,組織相關人員應用信息化系統(tǒng),創(chuàng)新性地開展內(nèi)部控制體系建設,將《內(nèi)控手冊》進行信息化處理,并投入了公司OA網(wǎng)運行。在2014年兵器集團公司內(nèi)部控制體系驗收時獲得較好評價。經(jīng)過一年多的運行,公司內(nèi)控工作取得了一定的進展,現(xiàn)與大家共同探討與分享工作經(jīng)驗。
二、內(nèi)部控制體系建設信息化應用的做法
(1)以“第四章――控制活動”為引領,將《內(nèi)控手冊》中22個業(yè)務模塊及其所屬130個流程圖排列為一張圖表,流程圖詳見圖表。
第一,首先按照內(nèi)控環(huán)境類、財務相關類、業(yè)務類對22個業(yè)務模塊進行流程梳理,形成以組織架構為起點的三條主干流程鏈,標注流程運行主線,形成主干模塊閉環(huán)流程鏈。
第二,將22個業(yè)務模塊下的130個流程圖名稱,按照主次流程依次排序,形成22個業(yè)務內(nèi)部流程次干線,形成主要模塊內(nèi)部流程鏈。
第三,將《內(nèi)控手冊》“第四章――控制活動”中,流程圖涉及的所有流程說明、流程圖及風險矩陣鏈接入流程圖名稱下面。
第四,將《手冊》其他五個章節(jié)的內(nèi)容,全部鏈接入“山西新華化工有限責任公司內(nèi)部控制流程圖”名稱下面。至此《內(nèi)控手冊》內(nèi)容全部鏈接入內(nèi)。
(2)將《內(nèi)控手冊》與《內(nèi)控制度匯編手冊》合二為一,實現(xiàn)了兩者的協(xié)同管理(流程圖內(nèi)容略)。繼續(xù)在130個內(nèi)部控制流程圖名稱下面鏈接入《內(nèi)控制度匯編手冊》中的相關制度,保證了流程與制度的一致性。
(3)為明確執(zhí)行責任人,以組織架構為起點,制定了內(nèi)部責任人網(wǎng)絡圖(流程圖內(nèi)容略)。公司以組織架構為起點,將公司組織架構圖鏈接入內(nèi),并在每個單位名稱下鏈接了從分公司到分廠、到工段、再到班組的內(nèi)控責任人名單,以落實人員力量,明確員工內(nèi)控管理職責,有序組織開展各項內(nèi)控具體工作。
(4)信息化建設完成后,2014年9月投入公司OA網(wǎng)中,輸入網(wǎng)址,即可查閱。
三、成效
(1)查閱非常便捷。員工在執(zhí)行制度時,可直接查閱制度及相關流程圖,既方便,又提高了執(zhí)行效果。
(2)直接暴露出內(nèi)控制度存在的問題。好的制度不僅是內(nèi)部控制體系建設的基礎,也是內(nèi)控流程設計的保障。對于流動性強的內(nèi)控制度,如果只是從原則性、大致性、方向性方面體現(xiàn)出來,我們很難設計流程。同時在執(zhí)行中,可以及時發(fā)現(xiàn)交叉、重疊及孤立部分,有待我們持續(xù)推進,系統(tǒng)規(guī)劃,形成制度體系,提高內(nèi)控建設水平。
(3)容易發(fā)現(xiàn)內(nèi)控流程的設計缺陷。流程設計過于繁瑣,或關鍵控制點設計的不在點兒上,造成制度執(zhí)行管得太嚴太細或形同虛設,均需要我們對制度和流程進行進一步優(yōu)化。
(4)便于《內(nèi)控手冊》內(nèi)容的修訂。可以根據(jù)制度及流程的修訂和完善,不斷鏈接入信息化建設中,而不需要再對《內(nèi)控手冊》進行修改和完善。否則,工作量太大。比如2014年內(nèi)控評價整改中涉及到的四個流程設計缺陷,可以在整改完成后鏈接入內(nèi)。再者2015年公司修訂了招待費、公務用車、差旅費、報銷管理、大額資金管理辦法等16項制度,新制定了融資管理、外部交流干部等
12項制度。隨著制度及相關流程的補充修訂,公司將在信息系統(tǒng)中逐步完善,使內(nèi)控體系信息化內(nèi)容新穎,與時俱進。 四、流程執(zhí)行案例
以前公司的廢舊物資處置權在基層單位。2013年12月,公司下發(fā)了《廢舊物資處置管理辦法》,規(guī)定由物資中心統(tǒng)一處置,監(jiān)察、審計、質(zhì)量、技術和財務部門進行內(nèi)控監(jiān)督。
2014年2月,有一家分公司提出廢舊物資處置申請,公司5家監(jiān)督部門進行了現(xiàn)場檢查、拍照,參加了價比三家會議,最后在聯(lián)簽表上簽字,認真按照流程,完成了第一筆廢舊物資處置。當時筆者所在公司的評價是,此項流程執(zhí)行良好。隨著流程的參與,我們發(fā)現(xiàn),廢舊物資處置制度中重點關注了“價格”控制,流程中缺少了“稱重”環(huán)節(jié)。隨即建議,增加了對“稱重”及其記錄的監(jiān)督。此時我們的流程得到了進一步優(yōu)化。后來,又對廢舊物資現(xiàn)場提出了精益管理要求,對其收入,也明確規(guī)定須計入“其他業(yè)務收入”,不允許沖減“生產(chǎn)成本”。隨后,這項流程逐漸固定下來。
2014年9月,山西中立拍賣有限公司來公司恰談業(yè)務,為了價錢更合理、公正,公司決定由拍賣公司拍賣廢舊物資。2015年4月10日我們來到了山西拍賣會場。令人驚喜的是,公司廢不銹鋼邊角料底價6580元/噸,賣到了7920元/噸(網(wǎng)上詢價7500元/噸);廢鋁邊角料低價8500元/噸,賣到了9900元/噸(網(wǎng)上詢價9500元),創(chuàng)造了比以往更高的價值。
針對以上業(yè)務,筆者所在公司對流程進行了兩次修改、完善,將改進后的流程,重新設計鏈接入信息系統(tǒng)中,時刻保持了內(nèi)控流程、制度與實際相吻合。
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對于會計信息化的內(nèi)涵并沒有一個準確定義。但總體認為,會計信息化就是通過全面運用計算機、網(wǎng)絡通信等技術來獲取,加工,分析,傳輸和應用信息資源,為企業(yè)經(jīng)營管理、控制決策和經(jīng)濟運行提供充足、實時、全方位的信息。此外,會計信息化是基于網(wǎng)絡化和信息化發(fā)展的,隨著網(wǎng)絡化的不斷進步,會計信息化也隨之進步,因此會計信息化的發(fā)展前景十分開闊。
2我國會計信息化的發(fā)展現(xiàn)狀
2.1我國正處于會計電算化與會計信息化的過渡時期
我國的會計電算化起步晚,而會計信息化又是建立在會計電算化的基礎上的,所以會計信息化也相對落后于其他發(fā)達國家。
2.2系統(tǒng)開放程度高,信息共享性強
每個公司企業(yè)都有其自身的特色文化,擁有不同的管理策略。而通用的管理軟件并不能完全滿足所有公司企業(yè)的需求。為解決這一問題,有些管理軟件供應商推出了EAI,即企業(yè)應用集成。企業(yè)應用集成就是基于各種不同的平臺設計出的一套合理系統(tǒng)。它還實現(xiàn)了信息共享,使公司內(nèi)部的成員之間能夠互享信息,保證信息的及時性。
2.3商業(yè)智能促進會計信息化
商業(yè)智能的出現(xiàn)主要是為了解決如何獲取有效信息進而做出準確決策的問題。其目前在我國不斷的推廣和普及,發(fā)展至今,它的產(chǎn)品以及解決方案有數(shù)據(jù)倉庫,數(shù)據(jù)挖掘產(chǎn)品,元數(shù)據(jù)管理產(chǎn)品等。這些產(chǎn)品能夠合理的篩選信息,準確地獲取有效的信息,保證了信息的及時性,準確性。
3我國會計信息化存在的問題
3.1發(fā)展慢,范圍小
大多企業(yè)的財務部在處理會計實務時,更多地依賴于會計電算化,并未涉及到會計信息化領域。只有一些發(fā)展較好的企業(yè)和政府部門推行了會計信息化。因此,目前會計信息化的普及范圍仍較為有限的程度,需要加強推廣力度。普及范圍小,進而導致會計信息化發(fā)展緩慢。作為一個發(fā)展周期短的事物,它的發(fā)展形勢和趨勢仍需要考量和探索,可一旦普及程度不高,那么問題的暴露時間就需要越久,因此,如果這些問題不能及時暴露,可能會導致會計信息化發(fā)展趨勢偏折或者退后。
3.2理論變革不深刻
會計信息化理念并未推廣到每一個會計行業(yè)員工中,在工作中沒有運用會計信息化,導致他們對于會計信息化的概念模糊,不了解其優(yōu)點所在。小型企業(yè)只注重公司當前利益,不注重長遠利益。加之經(jīng)費有限,并不能夠提供定期的培訓,學習新技術的平臺給員工。
3.3智能化程度不高
我國正處于一個不斷發(fā)展的時期,信息化范圍不斷推廣,程度逐漸加深。可對于我國目前的整體智能化來講,仍然落后于其他發(fā)達國家。我國的當前基本國情是人口多、底子薄、耕地少、人均資源相對不足,經(jīng)濟社會發(fā)展不平衡,缺乏智能化的經(jīng)濟條件和技術條件。
4我國會計信息化問題的解決方案
4.1改革會計教學方式,注重會計信息化教學
在傳統(tǒng)的會計教學方式中,重點傳授會計理論知識,僅停留在紙質(zhì)化層次上,在計算機的使用上,也僅實施會計電算化教學。但會計電算化無法適應當前信息化時代,會計電算化作為“孤島”而存在,并沒有實現(xiàn)信息時代的共享特性。所以,高校應改革會計教學方式,將會計信息化添加到會計專業(yè)的教學方案中。
4.2在企業(yè)中推廣會計信息化
篇9
關鍵詞:ERP環(huán)境 供電公司 財務內(nèi)部控制
隨著社會經(jīng)濟的發(fā)展,信息化技術也得到了迅速的發(fā)展。信息化技術在供電公司的財務內(nèi)部控制中發(fā)揮著重要的作用。在ERP的環(huán)境下,傳統(tǒng)的企業(yè)內(nèi)部控制不能夠滿足企業(yè)市場化的發(fā)展需求,阻礙了供電公司的發(fā)展,因此需要采取完善供電公司財務內(nèi)部控制的措施,提高供電公司的的財務管理水平。在ERP的環(huán)境下,供電公司可以對信息流、物流、資金流實現(xiàn)集中化管理,這樣可以大大簡化業(yè)務處理程序,供電公司只有加強對企業(yè)內(nèi)部的控制,才能夠促進企業(yè)資源的優(yōu)化配置,實現(xiàn)供電公司經(jīng)營管理的可持續(xù)發(fā)展。
1、供電公司在ERP環(huán)境下財務管理的特點
1.1、提升了財務管理水平
ERP系統(tǒng)廣泛的應用在供電公司的財務管理系統(tǒng)中,ERP系統(tǒng)通過把生產(chǎn)計劃、采集計劃等業(yè)務的信息自動輸入到才財務管理中,這就大大減少了傳統(tǒng)的憑證輸入工程,在傳統(tǒng)的財務管理中,會計人員需要和生產(chǎn)、物流、銷售等部門進行核對業(yè)務,之后才能夠錄入相關的憑證信息,而利用ERP系統(tǒng)可以利用嵌入的信息自動生成相關憑證,ERP系統(tǒng)可以確保電力公司相關業(yè)務數(shù)據(jù)的準確,進而可以保障財務信息的完整,另外,在供電公司中采用ERP系統(tǒng)可以節(jié)約財務人員的精力和時間,有助于財務人員進行深入的財務分析,這樣就可以促進電力企業(yè)財務管理向管理型轉(zhuǎn)變。
1.2、實現(xiàn)了全面預算管理
在供電公司管理中采用ERP系統(tǒng),需要針對供電公司的不同經(jīng)濟業(yè)務財務不同的預算控制措施。從部門管理方面,需要建立成本費用管理中心,并且依照科學的原則制定出目標成本,落實到各個部門,讓各個部門明確成本責任和項目任務,這樣可以加強供電企業(yè)的內(nèi)部控制。從項目管理方面,需要做好項目的預算,加強對項目的現(xiàn)金流量、利潤、成本費用等的監(jiān)管。從流程角度,需要處理好流程、作業(yè)、任務之間的關系,不斷的規(guī)范業(yè)務的審批和執(zhí)行,加強對業(yè)務的考核和評比,各個部門需要做好分工、工作責任需要明確的劃分。
1.3、完善了財務稽核的范圍和深度
ERP系統(tǒng)可以配合財務管理的各方面的工作,采用多種稽核手段,不斷的完善供電企業(yè)財務的稽核管理工作。在供電公司中采用ERP系統(tǒng)可以完成日常的財務稽核和專項稽核工作,另外還可以采用多部門的交叉稽核管理和進駐稽核,這樣可以進行全方位的稽核管理,提高供電公司內(nèi)部財務管理的的靈活性。
1.4、提供審計線索
在供電公司的財務管理中,傳統(tǒng)的財務管理中會計人員可以刪除會計憑證,甚至出現(xiàn)反結(jié)賬的現(xiàn)象,但是采用ERP系統(tǒng)任何數(shù)據(jù)被刪都會留下痕跡,賬務結(jié)賬后不可以進行反結(jié)賬。利用ERP系統(tǒng)便于查賬、這樣就會為審計工作提供大量的線索。
2、ERP環(huán)境下供電公司內(nèi)部控制的主要內(nèi)容
2.1、加強基建工程的財務管理
近年來,隨著經(jīng)濟的快速發(fā)展,電網(wǎng)建設改造規(guī)模越來越大,基建工程在建設過程中,也對供電公司的財務管理提出了很高的要求,因此,做好基建工程的財務管理工作,是ERP環(huán)境下,供電公司內(nèi)部控制的主要內(nèi)容之一。供電公司在進行基建工程施工時,要對通過工程監(jiān)理部門、監(jiān)理部門、審計部門、財務部門等多個部門共同對施工進度進行控制,同時根據(jù)施工進度進行資金調(diào)撥,避免出現(xiàn)工程款超付占用公司流動資金的現(xiàn)象。供電公司要建立完善的竣工工程決算考察制度,將基建工程的工程決算審計、工程財務決算報告、工程快結(jié)算等歸納到內(nèi)控中,從而有效地提高基建工程的財務管理水平。
2.2、加強用戶無償移交資產(chǎn)的內(nèi)部控制
接受用戶無償移交資產(chǎn)不僅會緩解供電公司資金不足的問題,同時在某種程度上也會為供電公司帶來一定的風險,因此,加強對用戶無償移交資產(chǎn)的管理是供電公司內(nèi)部控制主要內(nèi)容之一。供電公司在接受用戶無償移交資產(chǎn)時,首先要掌握資產(chǎn)的真正價值,明確產(chǎn)權的歸屬問題,同時要對資產(chǎn)的運行維護、稅務等成本進行詳細的分析。供電公司的資產(chǎn)接受部門、財務部門、審計部門、紀檢部門等多個部門要相互監(jiān)督,共同對用戶無償移交資產(chǎn)進行管理,從而有效地降低用戶無償移交資產(chǎn)帶來的風險,確保這類資產(chǎn)能促進供電公司的快速發(fā)展。
2.3、防范供電公司的財務風險
目前在我國網(wǎng)絡病毒猖獗、黑客的頻繁攻擊以及盜取商業(yè)機密多發(fā)的情況下,供電公司需要重視ERP系統(tǒng)的運行環(huán)境,確保在國家規(guī)定的范圍內(nèi)運作。可以采取計算機內(nèi)外網(wǎng)獨立運行,并且采用身份識別系統(tǒng)控制在非法的訪問。在目前的技術水平下,需要采用數(shù)據(jù)的單向傳輸,這樣才能夠確保供電公司控制系統(tǒng)的安全性。防范供電公司的財務風險是ERP環(huán)境下,供電公司內(nèi)部控制的主要內(nèi)容之一,因此,供電企業(yè)一定要做好財務風險防范工作。
3、結(jié)語
在ERP的環(huán)境下,供電公司的財務內(nèi)部控制會發(fā)生比較大的變化,企業(yè)的財務內(nèi)部控制已經(jīng)成為財務管理工作的重點,財務內(nèi)部控制系統(tǒng)的設計和實施需要依據(jù)ERP的具體應用,進行適度的調(diào)整。供電公司需要結(jié)合實際情況,對內(nèi)部控制體系進行優(yōu)化,主要從加強基建工程的財務管理、加強用戶無償移交資產(chǎn)的內(nèi)部控制、防范供電公司的財務風險等方面入手,采取合理的措施,促使ERP系統(tǒng)發(fā)揮其的作用,促進企業(yè)資源的合理配置。供電公司的財務內(nèi)部控制的加強,能夠促進供電公司財務信息的可靠性和完整度,構造堅強的財務保證體系,另外,還可以控制和化解供電公司遇到的各種風險,提高企業(yè)的經(jīng)營管理水平。
參考文獻:
[1]張金明.會計信息化環(huán)境下的企業(yè)內(nèi)部控制行為研究―內(nèi)部控制活動的數(shù)據(jù)信息風險[J]會計之友,2013,21(29):114-120.
篇10
關鍵詞:燃氣企業(yè)信息化建設;信息化整合;系統(tǒng)策劃
中圖分類號: TU996 文獻標識碼: A 文章編號:
21世紀是信息化的時代,信息化已經(jīng)涉及社會各個方面,給社會的各個領域帶來了較大的變革,燃氣企業(yè)也不例外,信息化逐步應用于企業(yè)的各個業(yè)務流程,各個燃氣企業(yè)紛紛開展信息化建設,然而信息化建設多采用分期分批建設,缺乏統(tǒng)一的發(fā)展規(guī)劃綱要,各信息系統(tǒng)之間數(shù)據(jù)不能共享,各個信息系統(tǒng)相對獨立,造成日后的運行管理相當困難,信息化發(fā)展初期進行信息化規(guī)劃及各系統(tǒng)間的整合相當必要。
1燃氣企業(yè)的信息化發(fā)展現(xiàn)狀及存在問題
經(jīng)過多年的建設發(fā)展,目前燃氣公司主要的軟件系統(tǒng)有GIS系統(tǒng),SCADA系統(tǒng)、客服系統(tǒng)、工程項目投資管理系統(tǒng),管網(wǎng)巡線系統(tǒng)、搶修接報隱患處理系統(tǒng)等,但各公司的發(fā)展水平不一。根據(jù)筆者對燃氣公司信息化建設進行交流考察及信息化管理經(jīng)驗發(fā)現(xiàn),目前各燃氣企業(yè)的信息化建設與其他工程項目的建設模式極其相似,都是分期分批完成,主要依據(jù)企業(yè)業(yè)務對信息化建設依存程度逐步開發(fā)建設,大型的系統(tǒng)以外購為主,小型系統(tǒng)以自己研發(fā)為主,但信息化建設缺乏信息化整體規(guī)劃,這樣信息化建設模式存在以下問題:
(1)信息化建設未進行項目的規(guī)劃,完全按照業(yè)務需求建設,缺乏一個大綱性的規(guī)劃文件統(tǒng)領,發(fā)展的思路與方向不太明確;
(2)系統(tǒng)開發(fā)的主體單位不同,導致各個系統(tǒng)相對獨立,系統(tǒng)之間的相互銜接及數(shù)據(jù)共享程度較差,各個業(yè)務系統(tǒng)都有各自的賬號、密碼、界面,數(shù)據(jù)相互獨立,電腦桌面一大堆圖標;
(3)業(yè)務系統(tǒng)使用者需要記住多個賬號與密碼,系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)不能相互交換或共享,基層使用人員往往需要將同一數(shù)據(jù)輸入不同的系統(tǒng),造成效率降低,使用人員應用信息化的積極性下降,覺得自己被“信息化”了;管理人員如需要相關的業(yè)務數(shù)據(jù),必須到相應的系統(tǒng)中去查找導出,再進行相關數(shù)據(jù)的整理,缺乏對公司所有的業(yè)務數(shù)據(jù)的整合利用。
2信息化建設
燃氣企業(yè)如何進行信息化建設,才能解決以上的問題呢?筆者認為參照燃氣工程項目建設程序完全可以解決,燃氣工程項目必須經(jīng)過項目的規(guī)劃,可行性分析報告、項目的立項等工作,才能進行項目的實施階段;而項目的實施階段,為了避免項目建設過程盲目發(fā)展,與規(guī)劃方向相違背,每一個子項目必須經(jīng)過公司內(nèi)部項目立項審批,以保證與規(guī)劃發(fā)展的方向一致,及時修訂規(guī)劃、可行性研究報告存在的問題。信息化建設也應該如此,先期進行信息化建設規(guī)劃,確定信息化建設的方向及總目標,再論證可行性,分期實施,實施過程監(jiān)控發(fā)展方向與規(guī)劃的一致性。
2.1信息化建設規(guī)劃
規(guī)劃的前提條件是調(diào)研,只有全面系統(tǒng)地了解基礎資料才能做出好的規(guī)劃成果,調(diào)研的深度決定規(guī)劃成果的好壞。信息化的目的就是將繁瑣的業(yè)務管理流程通過編程進行計算機管理,提高企業(yè)的業(yè)務流程的管理水平與提高組織的工作效率,便于業(yè)務流程的監(jiān)控管理,因此信息化建設與業(yè)務流程相關性極大,信息化建設的規(guī)劃必須先對業(yè)務流程進行全面系統(tǒng)地調(diào)研。根據(jù)筆者在燃氣公司多年的工作經(jīng)驗,燃氣公司的主要業(yè)務工作為管線的建設與運營管理,固定資產(chǎn)的采購與運行管理,費用與成本控制管理,預算管理等,具體業(yè)務流程簡述如下:
(1)客戶管線建設與運營管理,業(yè)務流程為客戶提出需求,公司相關職能部門根據(jù)客戶需求的組織公司相關部門進行需求評審,滿足需求則與客戶進一步洽談簽訂合同,合同簽訂后進行設計、施工、監(jiān)理單位的選擇,設備材料的選購,如項目較大則劃分為若干個子項或分期實施,組織施工,施工過程監(jiān)控項目的進度、投資進度、付款進度情況,施工完成后組織驗收,驗收通過則進行客戶管線移交接收,同時進行項目的結(jié)算,接收部門對客戶管線運行管理,資產(chǎn)管理,用戶戶內(nèi)管道安裝,戶內(nèi)點火通氣,抄表收費,搶修接報隱患處理,最終為項目資產(chǎn)的報廢,具體見客戶管線建設與運營管理流程圖。
(2)市政管線的建設與運行管理,業(yè)務流程為每年初提出配套市政管線建設需求,組織公司相關部門根據(jù)需求、總體規(guī)劃進行評審,評審通過則列入市政管線年度投資建設計劃上報管理層審批,審批通過后工程管理部門組織年度計劃的實施,為了及時糾偏計劃及符合整體項目的規(guī)劃,子項目實施前進行項目內(nèi)部立項,立項后工程管理部門進行設計、施工、監(jiān)理單位的選擇,設備材料的選購,子項目的施工,施工過程監(jiān)控項目的進度、投資進度、付款進度情況,施工完成后提交驗收,驗收通過進行管線移交接收,項目結(jié)算,接收部門對市政管線運行管理,資產(chǎn)管理,運行過程搶修接報隱患處理,最終為項目資產(chǎn)的報廢,具體見市政管線建設與運營管理流程圖。
(3)固定資產(chǎn)的采購與運行管理,業(yè)務流程為提出固定資產(chǎn)年度需求計劃,組織公司相關部門根據(jù)需求進行評審,評審通過則列入年度固定資產(chǎn)投資計劃,需求部門按照計劃進行單項申購,相關部門進行采購審批,驗收進倉,移交使用,資產(chǎn)管理,運行過程中搶修接報隱患處理,最終為項目資產(chǎn)的報廢,具體見固定資產(chǎn)采購與運營管理流程圖。
(4)費用預算的管理,業(yè)務流程包括為需求部門提出年度費用預算計劃,組織公司相關部門根據(jù)需求進行評審,評審通過則列入年度費用計劃,提交公司管理層審批,為了監(jiān)控預算的執(zhí)行,需求部門按照計劃進行單項費用的申請,審批通過后才能花費,使用過程中監(jiān)控單項預算的進度,年度費用計劃完成情況,具體見費用預算的管理流程。