人事檔案的管理范文

導語：如何才能寫好一篇人事檔案的管理，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公文云整理的十篇范文，供你借鑒。

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關鍵詞：單位，人事檔案管理工作制度

 

關于人事檔案管理制度很多高校目前還沒有相關的正式文件資料，在接觸人事檔案工作三年的時間里，我深刻的了解到人事檔案對于一個單位的重要性，它不僅與個人的工資待遇、社會勞動保障、組織關系緊密掛鉤，且具有法律效用，更是記載人生軌跡的重要依據，是個人身份、經歷、學歷、資歷、技術職稱、社會關系、獎懲等方面的重要證據。人事檔案還是社會公共信息中非常重要的一個組成部分，從人力資源開發、管理的角度來看，人事檔案可以為個人求職、單位求才提供大量豐富、動態、真實有效的原始資料和數據。另外，人事檔案還有一些衍生職能，如以檔案為依托可以評定職稱、辦理社會保險和退休手續、提供出國政審和涉外公正材料、出具報考研究生的相關材料等等。

那么具體什么是人事檔案，人事檔案中都記載哪些內容？據我查閱準確資料稱：人事檔案是人事管理活動中形成的，它記述和反映個人經歷和德才表現，以個人為單位組合起來，以備考察的文件材料。主要是由人事、組織、勞資等部門在培養、選拔和使用人員的工作活動中形成的，是從個人經歷、學歷、社會關系、思想品德、業務能力、工作狀況以及獎勵出發等方面的原始記錄，是個人參與社會方方面面活動的記載和個人自然情況的真實反映。

要說人事檔案的重要性，我想它的概念足已經證明它的重要性。。其實放大的說，人事檔案是與公民個人關系最為密切的一種檔案，特別是在社會主義市場經濟迅速發展的今天，勞動力市場的逐步完善，人員流動日益頻繁，用人單位和公民個人在人事檔案移交等方面的手續不斷增多，人事檔案的主動配合管理對人事手續的正常辦理和相關待遇的享受起到了尤為重要的作用。

但在現在的社會中仍有許多自由人認為檔案已經不再重要了，有它沒它都一樣，從來都不去關心個人檔案，甚至都不愿去搭理它。但事實是這樣嗎？許多大學生走出校園，踏入工作崗位后往往會遇到這樣的問題：雖然與單位簽訂了勞動合同，但是沒有到單位的人事部門辦理相關的就業手續，等到要去辦理的時候，又過了畢業派遣期限，致使個人的工資定級、職稱申報、社會保險等未能及時辦理而受到影響，這是因為他們在畢業后未及時辦理存檔和落戶手續而帶來的嚴重后果。再例如：從離職人員的角度來考慮此問題，在單位干滿了一年，只要是非本人意愿離職的，都可以領取到失業救濟金，但是前提是本人檔案中的所有材料都要齊全。如果個人沒有及時處理好人事檔案的管理問題，那面臨的不僅是失業救濟金無法領取，而且直接影響了工齡計算、職稱評定、出具以檔案為依據的證明等，應該說后果很嚴重。最后，等到我們達到退休年齡的時候，勞動局這時就需要審核我們的檔案，查看檔案中上學時的學籍材料，工作時所簽訂的勞動合同，是否符合正常退休的條件，如果少一樣也都無法辦理退休。

從以上的幾個例我們可以看出檔案對于我們個人的重要性，它是伴隨我們每個人一生的，在關鍵的時候它起著舉足輕重的作用，所以一定要保管好個人的人事檔案。那么，作為一個單位，人事檔案的管理工作更是至關重要的。。從宏觀意思以上講，加強對人事檔案重要性的認識，將可以促進個人和單位的穩定發展，對構建社會主義和諧社會有重要意義。

那么結合我所在單位的實際現狀，我想從以下幾點制度來加強管理單位的人事檔案。因為我粗略了解到，很多單位目前還沒有具體的相關檔案管理制度，我也是在多方面搜集資料，積極學習，并結合實際情況歸納一些切實可用的管理制度，希望在以后的工作中可以相互借鑒學習，目的是為了更好的加強管理職工們的人事檔案，給單位和個人的工作帶來方便、快捷、嚴密的管理體系。

第一，人事檔案保管與保密制度。管理人員必須嚴格遵守保密制度，不得泄密或擅自向外公布檔案內容。查閱人員要愛護人事檔案，嚴禁在檔案材料上圈畫、批注、涂改、折疊，不得抽換、拆散檔案材料等等。

第二，人事檔案材料收集制度。人事檔案管理人員要嚴格按照相關規定，及時收集、登記、檢查人事檔案材料，如發現缺少材料或材料不符合要求，應及時主動向有關部門及本人索取。人事檔案材料形成部門要及時將材料送交人事處檔案室。送交的檔案材料，必須是辦理完畢的正式材料，必須完整、齊全、真實，文字清楚，對象明確，手續完備。其中由組織上形成的材料應有形成材料的時間、組織印章或領導簽字，個人撰寫的材料還應有形成的時間、本人簽字等等。

第三，人事檔案材料歸檔制度。新形成的檔案材料應及時歸檔，歸檔的大體程序是：首先對材料進行鑒別，看其是否符合歸檔的要求；其次，按照材料的屬性、內容，確定其歸檔的具置；再次，在目錄上補登材料名稱及有關內容；最后，將新材料放入檔案。

第四，人事檔案檢查核對制度。。檢查與核對是保證人事檔案完整、安全的重要手段。檢查的內容是多方面的，既包括對人事檔案材料本身進行檢查，如查看有無霉爛，蟲蛀等，也包括對人事檔案保管的環境進行檢查，如查看庫房門窗是否完好，有無其他存放錯誤等。另外，檢查核對一般要定期進行。但在下列情況下，也要進行檢查核對：

（1）突發事件之后，如被盜、遺失或水災火災之后：

（2）對有些檔案發生疑問之后，如不能確定某份材料是否丟失。

（3）發現某些損害之后，如發現材料變霉，發現了蟲蛀等。

第五，人事檔案的轉遞制度。轉遞制度是關于檔案轉移投遞的制度。檔案的轉遞一般是由工作調動、職務變動、學歷教育等等原因引起的，轉遞人事檔案時必須通過機要交通或派專人送取，并且轉出的檔案必須完整齊全，并按規定經過認真的整理裝訂，不得扣留材料或分批轉出。

第六，人事檔案查（借）閱制度。任何人查閱他人檔案，都必須經主管領導批準，檔案管理人員，應根據領導批準查閱的內容，為查閱者提供相關資料，超出領導批準查閱范圍的，不得查閱；查（借）閱干部人事檔案的單位或個人，必須嚴格遵守保密制度和有關規定，嚴禁涂改、拆散、圈劃、抽取、增添、撤換、污損檔案材料，不得泄露或擅自向外公布檔案內容。人事檔案一般不外借，如必須借出使用時，要經主管領導批準，并嚴格履行登記手續，按期歸還。借用期間不得擅自轉借其他人。

綜上淺談，足以說明建立健全的保管制度是對人事檔案進行有效保管的關鍵，所以在日常的人事檔案管理工作中，我們這些管理人員務必做到管理的規范化，標準化，準確化來積極的帶動現整個社會的人事檔案管理工作的規范化、科學化、現代化，來增強檔案管理工作的的活力和生命力，使人事檔案的管理工作有著更進一步的發展。

參考文獻：

1.劉瑞鳳《關于醫院人事檔案管理工作的思考》，（廣州中醫藥大學第一附屬醫院）。

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傳統的事業單位人事檔案的管理手段已經不能滿足當今信息社會的要求，創新檔案管理方式，提高檔案使用效率已成為檔案管理的必然要求。利用計算機網絡技術實現檔案管理的信息化管理是創新檔案管理工作的有效途徑。事業單位檔案管理部門應積極利用計算機網絡技術實現創新檔案管理方式，有效發揮檔案工作在信息社會中的重要作用

一、發揮信息技術在人事檔案創新管理中的作用。

人事檔案是個人在社會活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表、音像及其他各種形式和載體的歷史記錄，是單位人事部門對個人管理的重要憑證和開展各種工作的基礎，對單位考察和識別干部選拔優秀人才， 加強事業單位干部隊伍建設，促進生產、監察、黨政管理的開展具有重大作用。利用計算機管理檔案，可以將檔案信息檢索方式由脫機檢索、聯機檢索，發展為智能檢索及網絡檢索，通過網絡進行信息傳遞，提高了檔案工作的效益。

二、如何實現人事檔案的創新管理

1、提高檔案管理的創新意識

人事檔案工作者應不斷更新觀念，主動出擊，提高創新意識，在檔案的收集、管理、使用等各個環節注入創新意識，不斷挖掘檔案管理的新舉措、新方法。強化檔案管理的現代化意識、科技化意識、計算機管理檔案意識，網絡傳輸檔案的意識，加快檔案由手工管理向計算機數字化、網絡化管理的轉變。提高檔案人員計算機、網絡的應用能力，在現代社會，信息技術的廣泛應用，為檔案的創新管理提供了廣闊的空間。檔案管理人員應不斷加強信息技術的學習與應用，將檔案由傳統管理方式向現代信息化管理方式轉變，給檔案使用部門提供更加方便、迅捷、準確、有效的服務。

2、增強檔案創新管理中的安全意識

檔案的創新管理中雖然提高了檔案的管理手段和方法，尤其是信息化的應用為檔案的管理提供了高效、快捷的手段和方法，但這也給檔案管理帶來一定的風險，檔案人員必須提高安全意識。該文原載于中國社會科學院文獻信息中心主辦的《環球市場信息導報》雜志http：//總第535期2014年第03期-----轉載須注名來源比如在檔案信息化建設時，有些管理人員由于安全意識往往不夠，往往造成檔案信息的丟失和泄密，帶來巨大的損失。在管理中，一定要對人事檔案管理的相關政策進行認真的研究，在對各種信息資料的密級進行嚴格界定的基礎上，正確運用好計算機的加密功能，對通用數據庫的數據根據使用權限進行系統的分類加密，要正確處理好檔案資料的保密與利用的關系，既要克服求穩怕險、不思進取的保守觀念，又要防止不設界限、隨隨便便的麻痹思想。另外，由于電子檔案在耐久性和安全性等方面的問題目前沒有解決，它在一定的時間范圍內還不能脫離紙質檔案而獨立存在，紙質檔案正好彌補了電子檔案的不足，因此，只有把這兩種管理方式相結合起來，才能夠提高檔案管理和利用現代化水平。實現人事檔案紙質與數據格式并存，并通過計算機、互聯網實現實時查閱、網上調閱等等。

3、提高檔案人員的專業素質

提高管理人員的專業素質是提高人事檔案的創新管理的關鍵所在。在當今的信息時代里，每位檔案人員應不斷提高業務素質。一是要加強專業知識學習，拓寬知識面。二是要學習計算機、人事檔案管理軟件等相關知識的學習，達到掌握利用現代信息管理技術創新管理檔案的能力。另外，要不斷加強檔案管理人員政治思想和職業道德教育，以使他們的具備較高政治覺悟，責任意識。提高檔案人員的專業素質，首先要提高對他們工作的重視，檔案的管理部門要為他們創造條件提高業務素質的條件，如組織有關業務培訓、技術交流等活動。其次提高相應的待遇。檔案管理工作是一項長期的枯燥乏味的工作，這就需要提高他們的待遇，調動他們創新檔案管理的主體意識，發揮自己的主觀能動性。

4、完善檔案創新管理的制度建設

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關鍵詞：人事 檔案 管理

合理有效的加強人事檔案的管理工作，對促進單位穩定發展，構建社會主義和諧社會有重要意義。這些行之有效的措施包括：強化人事檔案的管理力度、規范人事檔案管理制度、提升人事檔案管理人員素質、嚴肅人事檔案管理紀律、配備先進的人事檔案管理設備等等。

一、目前人事檔案管理中暴露的弊端

1、人事檔案管理工作者配備不足、業務水平偏低。人事檔案管理具有較高的專業性，單單就檔案材料的分類、鑒別就有一定的難度。新老管檔人員頻繁的更換，而沒有后續的培訓，導致檔案管理工作水平偏低，材料分類混亂，提供數據不準確。

2、人事檔案管理不完善不健全。由于形成材料的部門對檔案管理工作認識不夠等原因，檔案材料沒有及時收集、轉遞和歸檔，造成檔案材料內容不完整。如個人履歷表、學歷材料、專業技術職務評審表、甚至是入黨材料，都有缺失或不完備。由于時間過久，原單位已經不存在或原管理檔案人員轉崗，導致相關材料難以收集。

3、人事檔案管理立卷不規范不嚴格。人事檔案中每份材料的來源和內容必須真實可靠，必須經過組織嚴格的鑒別和認真的審查核實。但是，在現實工作中又存在著不少問題，某些檔案填寫格式不規范、紙張不符合要求、有的內容填寫前后不一、記載不實、審核不準等問題，不利于檔案的保存和利用，從而使人事檔案的真實性、動態性、完整不夠健全。

4、上級主管部門的指導力度不夠，有的主管部門很少發起對人事檔案管理和利用的綜合指導檢查。那種流于形式的短期檢查指導，往往致使經常性的人事檔案工作變成一項突擊性的工作，這樣會在一定程度上影響了人事檔案工作的質量。應當建立各級檔案管理領導小組，負責檔案的組織領導，定期對檔案管理工作進行檢查、指導、督促，發現問題及時解決。各級組織人事部門要定期研究檔案工作，定期召開檔案工作會議，定期聽取所屬管檔單位的檔案工作開展情況的匯報，定期到有關單位檢查指導。建立人事檔案管理達標升級考核機制，通過推進達標升級考核制度，對人事檔案工作實行定性定量考核，分級分類指導，等級升降動態管理，進一步推進人事檔案工作制度化、規范化和科學化建設。

二、解決人事檔案管理現狀的有效措施

1、提高人事檔案管理工作者的專業素質。不斷提升人事檔案管理工作者的理論修養、思想認識，加強其責任感、責任心的培養；還要加強其政治理論的學習，及時準確地把握黨的路線、方針、政策。同時，結合電子信息技術的發展，檔案信息、組織人事管理系統等專業管理軟件的維護、使用，檔案信息的電腦錄入，查閱、傳遞等都是每個檔案管理工作者必備的技能。另外，要結合本單位人事管理工作的實際，不斷地探索研究適合本單位自身特點的人事檔案管理方式。

2、按照相關規定，管理千卷以上檔案的檔案部門，要配備一名專職檔案工作者；千卷以下的要有兼職工作者，并且要以主要精力從事人事檔案工作；二要嚴格挑選檔案工作者。要注重選拔淡薄名利、忠于職守、踏實工作、事業心強、守紀律、守機密，具有吃苦耐勞精神、較高的政治素養、較強的服務意識及一定工作能力和文字水平的人員從事檔案工作。還要根據形勢的需要，選配比較年輕、學歷層次比較高并能熟練運用計算機的人員；三要建立檔案人員持證上崗制。檔案工作者應當在通過人事檔案主管部門培訓、考核取得崗位合格證后才能上崗；四要加大檔案管理工作者的繼續教育、培訓力度。由組織部門定期組織培訓業務知識，使員工了解管理檔案的重要性，增強責任心，通過舉辦專題培訓班、在職自學、開展研討等方式提高檔案專業人員的業務素質。

3、將人事檔案封閉式管理為開放式管理。人事檔案管理可以充分開發和利用人力資源信息為基礎，最大限度的將其轉化為經濟效益。通過人事檔案深層次的開發，提高檔案的使用價值，例如：開發人才信息軟件、人事信息的共享等為經濟發展提供必要的服務。同時，檔案管理人員要樹立服務意識，主動開發人力資源信息，能夠及時將搜索到的人才信息傳遞給用人部門，為各項工作服務。

4、實行人事檔案的社會化管理制度。首先，要建立并嚴格落實檔案收集、鑒別、歸檔、整理、安全、保密、查閱、借閱、轉遞等各項檔案管理制度；其次，要落實定期檢查考核評比制度，組織人事部門進行抽查，及時協調解決問題，明確各種檔案材料的歸檔時限和要求；嚴把材料入口關，對送達的檔案材料逐一進行甄別、審核，認真審查材料是否齊全完整，手續是否完備，從源頭上杜絕不合格材料的產生；還要建立“問責制度”，這樣才能有效的確保人事檔案管理工作的真實性和嚴格性。

5、加速檔案數字信息化建設。首先，檔案部門在平日工作時盡量使用計算機操作，借助計算機、掃描儀等先進的設備，將文字、圖片等原始檔案資料變成數據資料保存在計算機中，使人事檔案數字信息化，建立起完善的人事檔案數據庫系統，這樣既能延長實體檔案的壽命，又能大幅度提高工作效率；其次是利用人事檔案專業管理軟件進行檔案編目、檢索及日常的傳遞、借閱、材料催繳、查詢統計等工作，實現人事檔案管理從傳統管理方式向數字信息化管理的轉變。

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關鍵詞：信息化 人事檔案 管理

中圖分類號：G275.9 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2013）07（a）-0230-01

隨著我國科學技術的不斷進步，信息技術的發展更是突飛猛進，信息技術已經應用到各領域中，信息化水平的運用還在不斷深化和拓展。人事檔案管理只有盡快進入信息化時代，在管理體制、管理理念、管理方法、管理技術等方面要做出相應變革才能適應社會進步和經濟快速發展的新時代的要求。

1 信息時代背景下人事檔案管理的新要求

1.1 檔案信息數字化

信息時代的一個重要標志就是計算機技術的發展以及被廣泛的應用到各領域中，社會進步后就需要有新的檔案管理模式，可以對人事檔案進行更科學的、更完善的管理。為了滿足信息時代人事檔案管理的新需求，首先要對原有的檔案資料進行全面的數字化轉型，即借助電子手段將紙質人事檔案轉變為數字式的人事檔案，以數據庫的形式進行存儲。

1.2 檔案信息傳輸網絡化

由于人事檔案中含有大量的個人隱私信息，所以人事檔案管理的一條重要原則就是保密原則，在人事檔案管理制度中保密制度被定為基本制度，可見人事檔案對保密性的要求是極高的。但是原始的人事檔案都是以紙質的形式進行記錄、保存，因此在移交過程中要經過多人傳遞存在安全隱患，而且若在移交過程中出現泄密行為，很難確定具體責任人。人事檔案管理信息化后，加密后通過網絡就可以完成移交工作，大大減小了泄密的風險。

1.3 檔案制訂標準化

在當今的信息時代下，信息資源共享是其中的主要內容，但是要達到信息共享有一個必要的前提就是信息標準化，也就是說所有信息資源在記錄、傳遞時使用統一的標準。人事檔案的傳統管理中缺乏規范性，導致社會人才信息整合困難。信息時代背景下需要將信息進行整合，采取的手段就是制定統一的檔案標準，借助人事檔案管理系統軟件對人事檔案進行管理標準化的管理，實現信息共享。

2 信息時代背景下人事檔案管理的發展趨勢

2.1 人事檔案的信息數字化管理

由于計算機技術在檔案管理領域的應用，信息時代的人事檔案管理必然會向檔案信息數字化的方向發展。人事檔案向的數字化管理方向發展的前提是建設出完善科學的管理系統軟件，因此在確定人事檔案信息數字化系統的基本框架之后，要謹慎選則安全系數高且相對完善的人事檔案應用軟件。人事檔案信息按照規定將信息錄入，要確保信息錄入正確、完整，注重后期制作的質量控制，并充分考慮滿足應用軟件的實時升級需要。

2.2 人事檔案網絡化管理

在信息時代互聯網技術得到大力發展，將互聯網技術引入檔案管理體系中將使人事檔案的管理變得更安全，更便捷。人事檔案管理的基本制度—— 保密制度在網絡化的管理中仍然要被高度重視，只有具有檔案保管權力的相關部門才能獲得調閱權限，還要保證信息在異地共享的過程中的安全。人事檔案管理的網絡化要依靠現代化的管理手段實現，因此對管理者素養的要求就要提高，要求管理者必須掌握扎實的檔案管理基礎知識，同時具備熟練的軟件操作能力。

3 完善人事檔案信息管理體制的策略

在信息時代的背景下檔案管理必然向數字化與網絡化發展，為了避免人事檔案在管理上出現問題，就必須從多方面加強控制，相關部門的人員組成以及相關規章制度都要進行優化。對人事檔案管理進行全過程監督，制定科學的績效考評機制。

3.1 實施專人負責制

在信息時代的背景下人事檔案管理工作要求檔案管理人員掌握更多專業技能，例如掌握必要的信息化管理知識，具有檔案保護等具體操作能力。一名檔案工作人員身兼數職不利于檔案管理，因此對檔案的錄入、檢閱、存放、流通等各流程要安排專業能力過硬的檔案管理人員專職負責，將職責劃分清晰，無論哪一環節出現問題都能確定責任人。

3.2 提高檔案管理人員素質

當前我國有許多的人事檔案管理部門將退休員工返聘使其繼續工作，這種行為導致檔案管理部門人員結構單一，不能及時注入新鮮血液，一味以老方法開展工作影響現代化建設進度。要優化人員組成，有計劃的引進人事檔案管理的專業人才，對原有檔案管理人員定期進行職業培訓，全面提高工作能力。

3.3 完善內部管理模式

科學、完善的管理制度可以對人事檔案管理部門日常工作進行監督，提高檔案管理人員的工作水平以及效率，完善的管理體系也是提高檔案信息管理效率的前提。根據管理制度制訂適合本單位的管理制度，使一切工作都有制度可循，并根據具體情況制訂詳細的工作流程，依照流程進行檔案信息化管理。

3.4 制定內部考核機制

要有公平的評價機制和考核機制才能確定檔案管理人員在工作中的表現，哪些是值得肯定的以及哪些是有待改進的，因此，要根據人事檔案管理的特點制定一套獎懲制度。對工作認真，有突出貢獻的工作人員在精神以及物質上進行雙重獎勵，給予“優秀工作者”的稱號以及一定數額的獎金；對工作能力差，態度不認真，工作出現失誤的工作人員進行罰獎金、批評，造成嚴重后果者給予處分或追究法律責任。

3.5 經費實行全面管理

在檔案管理信息化的同時也要注重財務方面的問題，人事檔案信息管理計劃必須是全面的，將管理過程中出現的一切費用都納入預算管理。以收支平衡為原則編制預算表，按照上級部門的撥款安排支出。

4 結語

人事檔案管理在信息時代必將發生巨大變化，為了能適應需求現存的人事檔案管理模式要及早開始改革。借鑒其他檔案的信息化管理經驗建設符合人事檔案管理特點的管理體系。目前科學技術發展迅速，所以要關注科技科學技術的發展及時掌握最新的科技知識，將更多的科技融入到檔案管理中不斷提高檔案管理的信息化水平。以科學發展觀為指導，將人事檔案管理向著更深層次的數字化、標準化、集成化的方向發展。

參考文獻

[1] 陳燕軍.構建信息時代檔案信息服務的新平臺[J].黑龍江檔案，2011（3）.

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【關鍵詞】 醫院;人事檔案管理

1 醫院人事檔案管理的現狀

由于醫院人事檔案本身不能直接給醫院帶來經濟效益,所以,通常情況下,醫院對人事檔案工作在管理方式、管理手段、管理制度、管理人員等方面重視程度不夠。而人事檔案管理工作又是促進人員合理流動、合理配置和合理使用,保證人才隊伍素質的重要措施,是考察了解、評價和使用人才的重要依據[1]。

1.1 醫院人事檔案管理相對落后 隨著醫院人事制度改革的不斷深入,醫院在選拔和使用人才的手續也隨之簡化。但囿于人事檔案管理從一而終,管理制度完善和更新不及時,就羈絆了人才的合理流動。如醫院在引進高級專業技術人才時,由于對方人事管理制度的刻板,致使人事檔案材料轉遞困難,不能及時讓用人單位考核、審驗,給引進工作帶來很大困難。

1.2 醫院人事檔案存放及保管相對落后 醫院人事檔案是專業性、政治性、機密性很強的檔案材料,需要單獨存放、專人保管。長期以來,由于醫院辦公用房很緊,盡管人事檔案材料不斷增加,但人事檔案用房擁擠的狀況并沒有得到改善。又由于醫院人事管理工作量大,人事檔案管理人員相對較少,使得人事檔案材料不能夠及時整理,再加之檔案管理一直以來沒有使用計算機和檔案軟件進行管理,檔案員也一直采取手工檢索、編輯,造成存放的檔案資料不完整的情況。

2 醫院人事檔案管理的要素

隨著現代醫院規模的不斷擴大,加之衛生事業人事制度改革和人員管理模式的不斷變化,給醫院人事檔案帶來了多元化的管理要求,同時伴隨著對人事檔案的管理要求也會更高。因此,建立完善的醫院人事檔案材料管理系統會凸顯醫院人事管理的整體水平。

2.1 提高對人事檔案管理的認識 醫院人事檔案應該在服務于人事管理工作的基礎上,充分發揮人事檔案工作的重要作用,這不僅可以為醫院和個人提供良好的信息服務,而且可以在此基礎上建立完善的社會保障體系。通過對人事檔案的深層次開發,可以提高人事檔案的使用價值,如在醫院管理系統軟件上充分利用人事管理信息,盡快完成各項工作任務。

2.2 加強干部人事檔案管理 醫院干部人事檔案是一個人經歷、能力和品德的真實記載與反映,是各級各類人員調配、使用等不能缺少的重要依據。只有加強干部人事檔案規范化管理,才能實現干部人事檔案的社會化、開放化,才能更有效地利用人力資源。

2.4 提高檔案管理者素質 新形勢下,醫院要提高人事檔案管理水平,必須提高檔案管理人員的專業技術水平。①醫院人事檔案管理者必須具備良好的政治理論修養,在工作中堅持真理、實事求是,以嚴謹細致、精益求精、卓有成效的工作,實現人事檔案管理者的自身價值;②醫院人事檔案管理者必須精通業務,儲備扎實的專業知識。必須樹立終身學習意識,掌握專業理論知識,努力學習法律知識、哲學知識和現代管理知識等,運用現代信息技術,提高人事檔案管理工作的現代化水平,更好地獻身檔案管理事業;③醫院人事檔案管理者必須具有高度的法律意識和良好的職業道德修養,必須始終以法律和道德的尺度為準繩,以黨和人民的利益為標準,自覺保護人事檔案的安全與完整,自覺保護公民個人隱私及其合法權益,養成良好的職業保密習慣,杜絕的現象;④醫院人事檔案管理者必須與時俱進,開拓創新,實現人事檔案資源利用效率的最大化。

2.5 強化人事檔案管理設施 醫院要充分利用現代化技術和設備,不斷完善人事檔案現代化管理工作。應用計算機管理軟件,建立人事檔案的存儲和檢索工具,實現人事檔案資源的合理配置和利用,確保醫院在人才培養、職稱晉升、干部聘任等方面的更科學化、公平化、合理化,真正做到人盡其才、才盡其用,讓醫院人事檔案在為醫院的發展建設上更好地發揮參考價值[2]。

參 考 文 獻

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一、人事檔案管理的現代化是形勢發展所要求的

現代社會以飛快的速度發展著，相對應的就需要更為高效的管理模式及方法來銜接，而勞動人事檔案是我國社會人才管理的重要形式，實現人事檔案管理的現代化、高效化是未來人事檔案管理工作的主流發展趨勢，也是新形勢下的必然選擇。

（一）人事檔案管理的現代化是科技發展的動力因素

在建設和管理兩個方面，隨著科技發展的日新月異，在當今社會的很多領域都將高科技的管理工具以及手段運用到其中，這樣能夠使生產力得到極大的解放，相應也能使生產效率得到了提高。人事檔案工作是人事管理工作的重中之重，也應該有著相應的社會化的內涵。信息技術的傳播也在相應地帶動起來檔案的管理方式，手法以及管理方面的思想和組織上的新的變革。

（二）人事檔案管理是經濟發展的趨勢

隨著經濟不斷發展和時代的進步，社會生產的專業化轉變以及現代化的水平的巨大力量也逐漸顯露出來，而作為管理工作，也應該相應提高水平來與之相適應。而人事檔案管理的機構，對象以及服務對象的社會性，直接決定了人事檔案管理來源的普遍的特征，內容的多樣性以及結構的復雜性。

（三）人事檔案管理現代化是經濟效益得以提升的關鍵因素之一

多年以來，我國的人事檔案管理辦法還是處在計劃經濟體的階段，并不是十分符合現代化的發展要求，沒有將人才資源有效的利用起來，并沒有起到勞動人事檔案的真正作用。而我國經濟社會要求不斷的發展，這就需人足夠的人才隊伍來做為支撐，因此提高人事檔案的利用率是提高社會經濟效益的必然前提。勞動人員檔案管理工作可以有效的實現人才檔案的全面了解，并對人才的選拔、聘用等提供最基礎的參考，同時也可以為各級領導機關部門的人員選調等提供原始參考依據等，故對人事檔案管理進行現代化建設十分的必要。

二、實現人事檔案管理工作現代化的措施

（一）利用計算機進行電子檔案管理

電子檔案比紙質檔案管理起來更容易，而且一個最大的特點就是能用最小的空間存放最大量的信息，電子檔案館能夠完成很多紙質檔案無法或者短時間內無法完成的工作。因此，建議單位盡快將計算機引進到檔案管理中，也建議國家盡快完善相關方面的法律法規。在全面推進計算機電子檔案之前，單位檔案部門要采用現代手段掃描等方式將以前紙質的材料電子化，收集整理這些材料，完成電子檔案和紙質檔案同步保管。電子檔案里不可缺少圖片、音頻、視頻等信息，還要包括人事記錄，為人才技能數據庫的建立和完善提供信息支持。

（二）健全人事檔案管理制度

健全人事檔案管理制度需要結合單位實際人事檔案管理情況和社會現實需求情況，進一步完善各項規章制度，狠抓落實。人事檔案管理人員要及時收集與檔案有關的各種材料，并及時進行科學合理的處理，對手續不全的材料要退回材料形成部門進行補辦和完善，確保材料的完整和準確。

（三）提高人事檔案管理人員的綜合素質

在進行勞動人事檔案管理時，通常要遵循相關的政策及業務流程開展工作，該工作的性質具有保密性及服務性，各檔案管理機構及單位的人事管理部門中的工作人員要具有較強的責任心，且態度端正，思想政治素質過硬，這就需要對人事檔案管理人員的綜合素質進行全面的提高。與此同時，在實現勞動人事檔案管理現代化建設過程中，要涉及到相關技術操作的使用，這就要求檔案管理人員具有一定的計算機知識，并有一定的操作基礎，且在工作中不斷的學習相關專業知識，各單位也要加強對檔案管理人員的培養及教育，從而全面的提高勞動人事檔案管理人員的綜合素質。

（四）提高人事檔案利用率

單位要想實現人事檔案管理的現代化，就必須要充分利用計算機，建立和完善人事檔案管理信息數據庫，及時更新數據庫，保持數據庫信息的動態化。編制檔案檢索帳、案卷目錄、總目錄、分目錄、專題目錄等檢索關鍵詞。

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1.企業人事檔案管理人員水平較低

企業中，大部分人事檔案管理人員沒有過硬的專業知識，對檔案材料的收集、整理及重要性等認識不夠充分，有的甚至對這些業務不太了解。現在一些企業轉型企業化，企業的人事制度也經改革，這就造成企業人事檔案管理人員經常更換，造成企業檔案管理人員不能系統的進行工作安排，管理人員專業知識的差異性較大，影響人事檔案管理工作的順利進行。

2.對人事檔案管理重要性認識不足

企業的人事檔案管理工作是一項復雜且瑣碎的工作，部門企業經營者沒有正確的認識到人事檔案管理工作的重要性，對其存在偏見，認為人事檔案管理的實用價值不高，部分企業人事檔案管理人員根本就不知道其工作的重要性，認為其工作內容只是單純的收集文件資料而已。加之企業經營者認為對人事檔案的投入是一種浪費，這就造成了企業人事檔案管理一般都是應付了事，阻礙了企業人事檔案管理工作的順利開展。

3.企業人事檔案的管理手段比較落后

隨著信息技術的快速發展，企業人事檔案管理也逐步開始使用信息化技術管理人事檔案。雖然，在實際的過程中，越來越多的企業開始使用人事檔案管理系統，但該系統并沒有在企業人事檔案管理工作中得到廣泛的應用，大部分企業仍舊采取的是傳統的管理模式或者部分企業根本就沒有人事檔案等，對現代化的檔案管理系統的運用程度不高，這就直接降低了人事檔案管理的質量和效率。

4.檔案材料缺乏制度化、規范化管理

大部分城建的檔案信息化管理工作缺乏制度和規范性，且在檔案信息化管理工作的過程中不能嚴格的遵守現有的制度和規范，工作消極落后，有的甚至收集的歸檔材料不全面，收集的歸檔材料缺乏真實性和準確性。很多城建檔案用紙沒有按照統一要求的16開紙張，在檔案材料中不難發現卷角、破損或者折皺的材料，這些不規范的檔案材料沒有進行重新的修訂等，且國家在檔案材料方面也沒有具體統一的評價標準。

5.檔案信息不真實

大部分企業人事部門沒有對人才檔案進行嚴格的審核，這就使得部分企業員工為了達到一定的就業目的，進行信息造假的現象的發生，在個人檔案上填寫一些虛假的信息，這就企業人力資源管理帶來很大的困擾，使得企業經營者無法準確的掌握企業員工的真實信息。

二、提高企業人事檔案管理的對策

企業引進、評價和使用人才的重要依據是建立完整、準確的人事檔案，人事檔案管理工作的完整化和標準化對企業發展起到了重要的推動作用，為企業培養更多的人才。因此，企業應重視人事檔案的管理工作，使其更好為企業提供服務。以下就人事檔案管理的對策進行分析。

1.加強檔案專業人才的培養

任何工作的開展都需要專業的技術型人才，檔案管理工作也是如此，企業要重視對檔案專業人才的培養，將企業的實際情況與檔案工作有機結合起來，要求檔案人員能夠將自己的工作與世界前沿的學術理論相統一，不僅具備現代化的信息技術與管理能力，還要有豐富的理論知識，只有這樣才能將檔案工作的創新切實做好，復合型人才的培養是檔案工作創新的根本。

2.加強企業人事檔案的統一管理

所謂的統一化，就是將企業的人事檔案管理工作的各項標準進行統一，細化企業人事檔案工作的審核各項指標，這就要求企業在開展人事檔案管理工作時，必須做到及時的溝通和交流。由于企業的人才流動性比較大，這就需要企業人事檔案管理人員將人事檔案進行統一管理，不需要進行每處都各備檔案。同時，還用注意企業的集中式管理，明確企業人事檔案的分類，不需要重復填寫或者備案，在工作中，將檔案進行歸類放置，減少企業人事檔案管理的工作量與工作難度。

3.進一步提高對人事檔案管理重要性的認識

人事檔案管理對企業的發展具有重要的意義，這就要求企業必須重視人事檔案的管理工作，加強人事檔案管理工作的宣傳與培訓，定期的檢查檔案工作，通過宣傳與培訓加強人事部門和企業經營者對企業人事檔案管理工作重要性的認識等。

4.加快企業檔案數字化建設

數字化與信息化是實現創新的關鍵，檔案工作的管理模式一定要通過數字化建設來實現，這就要求檔案工作的技術性能更強，以電子政務為主的工作內容使得文化的產生過程及存儲環境更加安全，檔案的保密性工作非常重要，數字化系統的建立可以極大的提升檔案管理的安全系數，一體化管理模式的實施是現階段企業發展的必然趨勢。

5.對人事檔案實施動態管理

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Abstract： A personal archives information management system was designed and implemented. A series works of user requirement， system design and system testing are analyzed to realize the login and authority control module， query module， maintenance module， report form statistics module and usinghelp module. The personal archives information management system can help the personal department manage the archives and staff information effectively. This system development has great importance in archives management and application， and plays an important part for the standardization of the personal archives management.

Keywords： personal information management； data window control； authority control； project object

0 引 言

人事檔案是人事部門開展工作的重要基礎和管理個人信息的主要依據，對優秀人才的提拔，干部的識別考察，干部人才隊伍建設的推動，各項工作的推動開展具有重要意義[1]。本文以研究院為背景，進行人事檔案信息管理系統的設計工作。

由于人員信息改動復雜，研究單位人員流動大，開發此類信息化管理系統具有四大優點：檔案管理員的工作水平可以得到有效提高；有利于提高檔案管理人員日常工作的效率；有利于保護人事檔案紙制載體；有利于改革干部人事制度[2]。利用本系統的查詢、修改、刪除等功能可以減少人事部門人員的工作時間，進一步提高工作效率。工作信息化后，人員的信息都可以從數據庫中求得，減少了工作人員與原始材料的接觸，有利于人事檔案紙制載體的保護。

本文的研究目標是按照管理信息系統的方法和原理，基于PowerBuilde以及SQL Server數據庫技術，滿足研究院人事部門和上級領導不同崗位和不同層次上使用者的實際需求[3]。

1 系統需求分析

1.1 系統功能需求分析

系統采用從上往下式開發模式，根據研究院人事部門員工管理人事的工作流程和該部門對員工檔案、考評、職稱、工資等員工各類信息屬性的管理，系統的主要功能模塊包括：添加模塊，主要是用于新進員工錄入信息；修改模塊，主要錄入員工信息、刪除、修改以及報表模塊功能；權限控制模塊，主要是用來約束管理員和一般用戶對人事檔案信息管理系統的操作權限。人事檔案信息管理系統的子模塊功能圖如圖1所示。

其中，人事檔案信息管理系統通過登錄模塊進入到檔案、查詢、設置、管理和退出單元；人事管理單元包括基本信息、年度考核、員工退離功能；人事查詢包括員工生日、基本信息查詢、年度考核查詢、員工退離查詢等。系統具有如下五方面的任務和目標：錄入員工的信息；修改員工的信息；可進行模糊查詢，也可按照某種條件統計、查詢各類符合條件員工的信息；刪除辭職、轉出、離退員工的信息； 輸出打印統計、查詢結果。

1.2 系統實現的策略

本系統開發選擇快速原型法[4-6]進行開發，先實現出具有簡單功能的系統，然后根據使用情況進行詳細設計。

1.3 數據流圖

通過考核表可以實現各單位與子單位之間統一化的人事管理，人事管理系統可查詢人事檔案，同時完成對信息的增加、刪除和修改等功能，上述功能可以被政工部門充分利用，其中人事部門主要負責分配員工職務[7]，如圖2所示。

根據各個部門或單位的員工考核表，人事信息管理部門可以進行人事信息的錄入以便于各個部門或單位人員查詢人事方面的信息，人事部門還可以修改人事調動、分配信息從而進行人事方面的各類安排。通過數據流圖可以清晰地發現各實體之間的關系以便詳細設計和編碼階段對系統功能的實現，增強可用性。

2 數據庫設計

基于企業和事業員工人事管理過程的實際數據，該系統處理的數據流程如圖3所示。

2.1 數據庫結構實現

根據數據流可以清晰地發現系統中各項數據的處理和流動狀況，因此數據流設計過程中只需考慮基本邏輯功能而不用考慮實現方法，所以數據流圖是較好的邏輯系統圖[7]。人事檔案信息管理系統的數據流如圖4所示。

2.2 數據庫概念結構設計

E?R圖可以清楚地描述實體之間的關系[8?9]，E?R圖主要表述各個崗位是由員工來擔任，而且各員工是屬于其部門管理的，而工資應該發到各個員工的手里是工資和員工的關系，兩種不同的權限分屬不同的員工，其一是普通權限的員工可以進行查詢，其二是具有管理員身份的員工可以進行修改、刪除、增加等相應的操作。員工與職務的關系具體的體現在E?R圖中，每個員工都有其對應的職務[10]。

2.3 邏輯結構設計

各實體之間的關系采用E?R圖體現，將其轉化成如表1，表2所示的關系模型和數據庫表。

3 代碼設計與實現

3.1 系統菜單功能設計與實現

總體菜單下設系統、窗口切換、職工信息維護、部門信息維護、崗位信息維護、工資信息維護、報表處理、幫助8個功能模塊。

部門信息維護及時更新部門動態，明確部門性質、級別，從而確定人員的性質（主要有行政、事業以及事業單位分類），界定人員身份（行政部門都是國家公務員）、職稱（只有事業單位才有）等，隨時可以掌握全地區各種身份工作人員的數量，克服了每年干部年報統計系統的及時性（干部年報每年統計一次，是上年情況）。

人員信息維護可以實現人員信息的動態管理，發生變動，即時更新，使人員的年齡、身份、學歷、工齡等一目了然，為工資套改、辦理退休等工作提供依據。

其中，各頁面都具有的功能是維護信息窗口，設計的主要目的在于實現原有信息的瀏覽、查詢、錄入、修改，包括員工號、姓名、性別、民族、籍貫等32項數據。

3.2 登錄與權限的設計與實現

（1） 登錄功能

登錄功能的目的是基于普通用戶登錄，對于不同業務科室的需求有獨立的交互頁面，為管理干部檔案的專職人員設計了登錄頁面進行相關信息的整理，后臺維護管理員具有獨立權限進行信息維護，可以對相關人員信息進行查看。登錄界面如圖5所示。

（2） 賬戶確認功能

根據信息的保密原則，在進入w_login窗口后設置賬號和密碼。據此，按管理權限的不同在登錄后彈出信息不同，其中彈出的w_accounts窗口用戶需要輸入賬號和密碼，同時設置一個保密程序，經過認證后直接進行信息操作。進入操作程序的前提是賬號和密碼的輸入無誤。

（3） 密碼修改功能

通過更改密碼可以進一步提高保密系數，因此根據工作的需要密碼必須可以修改，如圖6所示。

3.3 系統維護功能設計

（1） 職工信息維護模塊主要包括員工號、姓名、性別、民族、籍貫等32項數據。

（2） 部門維護模塊主要包括部門名稱、部門代碼、部門職能3項數據信息和密碼修改、錄入、保存、刪除、刷新、關閉、打印等21個功能鍵，具體的控件代碼和設計模型與員工信息維護窗口大致相同，而數據信息的不同是兩者的主要區別。部門維護窗口如圖7所示。

3.4 報表模塊實現

用戶登錄根據權限有不同的功能。普通員工可以對自己個人檔案信息、考勤、獎懲情況進行查詢；信息管理員可以對員工檔案信息進行管理：系統管理員可以對用用戶權限進行修改以及數據庫的更新維護，對用戶權限進行劃分，使不同權限的用戶功能范圍不同，有效地保護了數據庫中數據的安全性。

（1） 員工報表功能

w_bb_zg窗口是根據實際工作，幫助管理員全面深刻的熟悉職工的日常情況，為企業統計職位晉級、干部人數、退休養老等多項信息，為了高效地統計匯總管理系統中員工的數據，方便瀏覽，針對性的設計了員工報表窗口。另一方面，通過設置打印功能模塊的信息，可以將表格打印出來裝入各類檔案、文書，便于內部傳閱。

新進員工可在員工報表圖中進行搜索，在入職時間處填入入職日期范圍，在此范圍內的員工可呈現在列表中，操作人員可進行保存或者打印操作，打印選項中顯示需要打印信息的選項，可進行勾選，勾選出所需要的信息進行打印。在實際工作中員工報表模塊實用性很高，在考核員工或者更新員工信息時可利用此功能模塊打印出所需列表信息。

（2） 部門報表功能

w_bb_bm窗口的設計是為部門業績的考核和人員身份的判斷提供依據，該窗口為部門報表窗口。設置打印功能可以將表格打印出來裝入各類檔案、文書，或便于進行傳閱。

為了方便使用，排序和組合查詢控件組具有區別。把四個數據操作窗口從控件到數據窗口盡量做了一致安排，以便確保同一個軟件使用風格相同。將下述兩個數據操作窗口的差異進行比較。一般人員的權限只有對人事檔案的信息進行查詢，能對該信息進行管理的只有管理人員。輸入密碼和賬號是管理人員進行人事檔案信息維護的前提。一般用戶可操作菜單上的“窗口切換”、 “保存”、“插入”、“密碼修改”“刪除”、窗口關閉以及打印、瀏覽報表等功能。

4 系統實現結果與軟件測試

4.1 人事檔案信息管理系統模塊測試

在管理員登錄的頁面，用戶通過輸入賬號和密碼進行身份認證，登錄之后，對應的功能模塊窗口在用戶登錄后打開。如需修改密碼，在打開相應的彈窗之后，選擇密碼修改項的菜單，通過錄入相應用戶賬號、聯系方式、密碼保護問題，輸入正確之后就可以更新為新的密碼，再一次輸入確認即可。登錄及密碼修改功能完全符合要求已通過測試。

在用戶登錄成功后，通過點擊“修改”、“插入”、“確認”等選項，可以在職位信息、部門信息等的彈窗修改舊信息，修改完成之后點擊“保存”按鈕進行保存，則數據庫中已成功保存輸入的記錄，通過測試，系統維護模塊的功能一切正常。

4.2 可執行文件的生成

系統功能模塊、業務邏輯、數據庫等設計實現之后，用戶在脫離PowerBuilder開發環境時，需要可獨立執行的系統文件。必須將要提供給用戶的環境部件和全部應用程序進行整理打包，在分發應用程序之前進行。外部函數、聲音文件、圖形和位圖等內容是整理打包中需要包括的，其中部件包含了任何應用程序所接受的部件。可執行文件、資源文件（PBR）、動態庫文件是可執行文件的必要條件。

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【關鍵詞】人事檔案；管理信息化；問題；對策

中圖分類號：G27文獻標識碼A文章編號1006-0278（2015）07-254-01

一、人事檔案管理信息化的內涵

隨著時代的發展，人事檔案的管理方法不能墨守陳規，必須要充分利用高科技信息技術來豐富手段與方法，比如說信息化管理就是一個典型的方法。但是在人事檔案信息化管理的過程中，卻很容易出現問題，例如，信息沒有及時更新，檔案管理的內容沒有隨著信息的變化而做出調整，因此，人事檔案要進行不斷的創新，以適應不斷變化的信息情況，針對信息化管理過程中出現的問題找出根本性的原因，完善檔案管理工作。除此之外，還要充分利用人事檔案，方便工作人員信息的采集和整理，為人事工作提供方便。

二、人事檔案管理現狀分析

在現實生活中，人事檔案的管理占據著舉足輕重的地位。我們要重視它。可是令人擔憂的是，它被很多人忽視了。這深層次的原因值得人們去深思。原因是工作單位說這起不到特殊作用，所以對它的管理也就松懈了，與此同時，人事檔案管理人員工作低，工作分心，不專業，出現兼職情況。最終導致工作單位沒有安排專業人員做好這項工作，人事部門的工作效率低下，而且經常出現錯誤等很多問題。我們要解決這個問題就必須要重視它，安排一些高端人員來做這項工作，要利用好網絡，運用現代信息技術來操作這項工作，用它來取代傳統的查詢人事檔案信息的方式。在人事檔案管理上，我們也要與時俱進，開拓創新，不斷取得新發展，隨著科技的發展而發展。人事檔案管理的工作應該由檔案學專業人才來從事，但是，從現在的情況來看，許多人事檔案管理工作人員都是非科班出身，基本上都是單位其他部門的工作人員兼任，因此在人事檔案管理上容易造成分心和注意力不集中的現象，甚至缺乏必要的崗前培訓，這樣就容易在檔案管理工作中出現失誤的現象；最后，單位的人事檔案管理部門得不到領導的重視，工作人員的工作水平比較低，缺乏工作的積極性，很多員工都是以檔案管理部門為跳板，最后調任到其他部門。

三、人事檔案信息化管理創新思路

（一）增強網絡與現代管理的手段

互聯網的運用和普及也要求人事檔案采取網絡管理的模式，合理運用網絡管理可以說是非常安全的，可以把人事檔案進行歸類存檔，增加資料記錄的條理性和有序性，把雜亂無章的員工檔案進行有序分類，并及時保存，不占用空間。網絡管理還可以及時刷新檔案記錄的信息，保證檔案內容的真實性和完整性。

（二）轉變人事檔案管理的意識

管理意識和管理的責任感對于人事檔案管理工作是十分重要的。但是，由于種種原因，很多從事人事檔案管理的工作人員缺乏管理的意識的高度的社會責任感，因此，樹立工作人員的管理意識和高度的責任感是當務之急。首先，到對人事檔案管理工作人員進行崗前培訓，對工作人員進行專業知識的傳授和教育，強化工作人員正確管理檔案的工作方法，并告知檔案管理工作對于用人單位和其他組織的重要性，使工作人員認識到利害關系，樹立起高度的集體責任感和責任心；其次，要完善相關激勵機制，對人事管理工作賞罰分明，通過合理的激勵機制來調動工作人員的積極性。再次，要定期開展對檔案管理工作人員的業務培訓工作，尤其是計算機信息技術的培訓，因為實現管理信息化主要是通過計算機來作為載體的；最后，要做好對檔案工作管理人員進行權利與義務的法治教育工作，使工作人員尊重他人隱私權，做好檔案信息的保密工作。

（三）完善和強化信息化管理機制

檔案的信息化管理需要一定的制度來進行工作的制約，要讓員工有一定的約束性，合理、合法的進行工作，在工作過程中，嚴格做好每一項工作，不管是檔案的歸檔還是查閱，都要按照制度規定的去做，這樣才能使人事檔案做到最好的管理，對一些有漏洞的制度進行糾正，保持制度的嚴密性。同時，檔案信息的保密工作是十分重要的，要對每個檔案進行密碼鎖定，密碼也要讓專門保存，不能透漏給他人，還要安裝一個殺毒軟件，對檔案進行定時的消毒，防止一些病毒的侵入。

（四）創新人事檔案信息化管理方式

現在的人事檔案要實現現代化，運用高科技設備進行檔案管理，采用獨立的系統進行工作，不僅是做到檔案的歸檔和查閱，還要能有預測、分析等功能，信息的輸入和輸出要比傳統的方式快的多，還很方便，減少工作人員的工作量。還要建立相關的數據庫用來管理檔案，把檔案相關的數據進行整理、統計、分析，合理的運用數據庫和系統，實行信息化，無紙化。

四、結束語

總之，隨著社會的發展和信息化時代的到來，人事檔案信息化管理也要與時俱進，順應時代的發展，采取科學高效的方法進行管理工作，完善人事檔案信息化管理工作的規章制度，嚴守員工的工作信息，保護公民的隱私權。只要在不斷創新的完善的基礎上，人事檔案的管理水平才能不斷得到提高。

參考文獻：

[1]趙欣.人事檔案信息化在醫院管理中的優勢[J].蘭臺世界，2013（1）.

[2]包太敏.人才交流中心對干部人事檔案信息化的對策[J].黑龍江史志，2014（3）.

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[關鍵詞]檔案工作;創新;途徑

創新是一個國家和民族進步的靈魂,也是我們檔案事業興旺發達的不竭動力。創新意識它不僅影響檔案事業生存質量,也代表檔案事業發展的方向。因此,在新的形勢下,檔案工作者如何創新,怎樣創新,這就是我們必須研究解決的重要課題。

一、人事檔案工作創新的內涵

1.人事檔案管理機構、管理對象和服務對象具有較強的社會性。市場經濟的建立,產生了多種經濟組織形式,這有利于人的吸納、流動,但與舊的人事制度發生了巨大的碰撞,新型人事管理制度如人事制應運而生,人事管理就成了一種社會化的活動,因此,作為人事管理重要組成部分的人事檔案工作,也必然具有這種社會化的性質。

2.人事檔案來源的廣泛性和內容的復雜性。人事檔案管理機構、管理對象和服務對象的社會性,決定了人事檔案來源的廣泛性和內容結構的復雜性。

3.利用者對人事檔案需求的多樣性。市場經濟的發展離不開人才,無論是外資、合資、國有企業招聘的管理人才、技術人才,選拔合格或優秀人才,還是考核、任免、招聘國家公務員以及大中專畢業生社會就業,都不會忽略人事檔案的利用。

4.人事檔案管理方式和服務方式的開放性。市場經濟的建立,減弱了人事檔案政治化、神秘化的程度,與此同時,信息技術和因特網的飛速發展,改變了人事檔案管理和服務方式,可以采用現代化管理手段與方式管理人事檔案,還可以將不屬于個人隱私內容的人事檔案上網,采用網絡化管理和服務方式,使人事檔案管理部門與外界的人才信息交流,由單一的途徑變為開放式的交流模式。

二、人事檔案工作創新的意義

在中國,人事檔案與戶籍對人才的流動具有極大的制約作用。如果建立人事檔案社會化開放式管理模式,每個人是社會人而不只是單位人,每個人的人事檔案由社會化的人才機構集中統一管理,與戶籍制度、人事制度協調運行,那么許多問題都會迎刃而解。可見,在社會主義市場經濟條件下,建立一種社會化的開放式人事檔案管理模式是非常必要的。

三、人事檔案工作創新的途徑

1.傳統模式中,人事檔案是由各單位內部組織人事機構分別管理,比較封閉和內向,在過去人事管理中起到了重要作用,在今天也還有一定的適用范圍。但這種模式不應成為現代人事檔案管理中唯一的模式,而應更新、改革舊的模式、建立新的模式,是對現代人事檔案管理模式的補充。這兩種管理模式處于并存發展階段,各有利弊。

2.思想觀念上創新。觀念的文學含義是:客觀事物在大腦里留下的概括的形象。觀念創新也是思想意識的創新。首先要解放思想,轉變觀念,進一步增強創新意識。首先,要充分認訓依靠創新發展檔案事業的重要意義,要徹底摒棄和擺脫過去傳統的與現實不相適應的管理模式和思維方式的束縛,在思想上創新。其次,要站在時展的前沿,用戰略的眼光去認識創新,不創新就不能發展,不創新就不能生存,尋找出存在價值的支點,再認識的創新。再次,要有創新的思維理念與分析問題,善于捕捉新經濟時代的發展動態,領會其內涵,汲取營養,借助學科間的相容性,完善發展自我,在思維上創新。

3.在利用方式方法創新。在新時期特定的條件下,檔案服務工作必須有所創新。一是服務職能的創新,由單純的保管型向利用型轉變,實現規范服務;二是在服務主體上創新,由封閉型向開放型轉變,將單純服務對象變成面向全社會服務;三是在服務方式上創新,由實體型向信息型轉變,把提供檔案實體,變為提煉加工后的“精品”信息,深層次開發,高層次提供利用;四是在服務手段上創新,由手工型向技術型轉變;五是在服力環境上創新,由行政型向法制型轉變,把行政型為變為法律行為,把行政管理方法變為法律制約,真正做到依法遵章服務;六是在服務質量上創新,由合格型向優質型轉變;七是在服務條件上創新,由滯后型向超前型轉變,要有超前意識;八是在服務群體合作上創新,加強館際交流與協作服務多元化。

4.應用現代技術上創新。一是沒載體、不同種類的檔案要分別立卷,分別保管,分類檢索;同樣內容、不同載體的檔案可立雙套卷,彼此備份說明和檢索路徑。二是紙質檔案和特殊載體檔案要依據其性能和保管期限的不同進行分庫保管,并定期對其存儲內容進行檢查鑒定。三是要建立安全的數據庫,將文件的形成、檔案的存儲、分類編目、主題詞標引和利用等工作在計算機上進行,檔案已建成的數據,以便減少館(室)重復。四是有條件的地區和部門要利用計算機技術 和網絡系統,建立局域網和系統網。五是要積極引導廣大利用者利用電子文件和上網查檔,最大限度地減少重要檔案原件的利用率。