企業員工人事檔案管理范文

導語：如何才能寫好一篇企業員工人事檔案管理，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公文云整理的十篇范文，供你借鑒。

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Abstract： From the perspective of modern enterprise human resources management， personnel file reflects the employee's working experience， working ability and working performance， is the important information database of human resources for enterprise development. This article mainly analyzes the existing problems in modern enterprise personnel file management， puts forward some improvement suggestions for personnel file management.

關鍵詞： 現代企業人力資源管理；人事檔案管理

Key words： modern enterprise human resources management；personnel file management

中圖分類號：F272 文獻標識碼：A 文章編號：1006-4311（2013）10-0132-02

0 引言

人事檔案管理是企業開展人力資源管理工作的主要形式。做好人事檔案管理工作，有助于充分挖掘員工的職業潛能，為各科室人才選拔提供依據。企業要在不同的發展階段采取與之相應的人力資源管理制度，持續推進人事檔案信息化管理，堅持完善內部管理機制，提高企業管理水平和綜合實力。

1 現代企業人事檔案管理工作存在的問題

1.1 對人事檔案管理工作不重視 對于一些企業的管理者來說，他們認為企業與員工僅僅是雇傭關系，對員工的檔案進行過多的管理是一種浪費，因此人事檔案管理工作僅僅流于形式，未涉及實質性的內容，久而久之形成慣性，企業人事檔案管理制度便如空中樓閣，得不到有效的貫徹和執行。

1.2 對人事檔案沒有及時進行監督和檢查 由于很多企業的人事檔案沒有定期進行整理和檢查，企業員工的檔案缺乏及時性和連續性，嚴重的還會造成人事檔案的丟失，這就使企業的人事檔案的作用得不到充分的發揮；有些企業人事管理的檔案資料不健全，有的管理者為了推卸責任，故意在調崗或單位合并之時將這些檔案資料移交出去，這是對員工不負責任的表現，破壞了檔案管理的延續性。

1.3 沒有統一的管理模式 由于許多城市對檔案管理沒有統一標準，導致各個單位對檔案管理工作不重視，一個單位一個管理辦法，僅僅對檔案進行保管，而不是管理。一些檔案管理的只能部門也對此沒有詳細的要求，對檔案管理人員也不進行培訓，檔案管理模式比較混亂，單位招聘來的員工檔案形式雜亂無章，更談不上對紙質檔案的統一編號、歸類、裝訂、造冊等，對檔案的電子錄入、掃描存檔等管理模式。

1.4 檔案傳遞過程中的問題 檔案傳遞問題具體體現在兩點：一是企業相關操作程序不規范，檔案傳遞相對滯后；二是企業隨意打破檔案傳遞制度，人事檔案未經加密處理或在傳遞單據記錄不完整的情況下就將其作為普通寄件傳遞，因此，在傳遞過程中難免出現人事檔案被篡改、丟失等問題。

1.5 企業人事檔案質量差，直觀性、準確性、完整性不足 首先，企業收集整理人事檔案資料的過程中，內容未經考證，歸檔不及時；其次，檔案資料不完整，且準確性有待考證。部分企業的人事檔案資料只記錄了員工的基本信息，而缺少學歷等實際情況的記錄；第三，企業人事檔案管理者在填寫或錄入員工檔案資料的過程中，工作態度不認真，隨意更改內容信息，造成檔案內容失真。

1.6 企業人事檔案管理手段落后 現代企業中，計算機已經形成了全方位的普及，用計算機上的檔案管理軟件對企業人事檔案進行管理，是現代企業人力資源管理的一種新方式。可是有的單位人事檔案管理人員卻還用最原始的方法，仍采取手工編輯、檢索等來管理員工檔案，這就會造成員工的工資級別、職務任免等材料或不能及時歸檔，導致管理者無法及時準確地獲知員工情況。

2 構建現代化檔案管理模式

通過上述分析，我們得知企業在人事檔案管理工作上仍存在諸多漏洞，必須做出改進。基于人力資源對于企業經營管理的重要性，日常的人事檔案管理工作應該擺脫傳統管理模式的束縛，建立健全現代化經營管理機制，以進一步優化改進企業人事檔案管理模式，提高管理水平，確保人力資源健康和諧發展，從而滿足現代化企業發展對人才管理的基本需求。

2.1 倡導人才開發，提升職業素養 人力資源管理關系到企業的可持續發展，企業的興衰成敗與人才的培養和管理存在必然的聯系。“以人為本，人才第一”的經營理念充分體現了和諧發展的基本原則，同時也符合企業強化內部管控機制的基本要求。以人才管理為重心，健全人事檔案資料，完善人力資源管理制度才是企業發展的根本。

對于企業的管理人員來說，要充分意識到現代企業管理中的人才管理的重要性。實施科學的人才開發計劃，不斷挖掘企業內部職員的潛能，以為企業創造出更多的商業價值。如：員工培訓、職業教育、工作交流等，都是人事檔案管理過程中必不可少的環節。

良好的職業素養是提高工作效率的前提，人力資源管理者需不斷充實自己的職業知識，改進管理工作水平的專業水準。最為重要的是能與時俱進，結合時展情境制定科學的人力管理計劃，從傳統的人事檔案管理模式中擺脫出來，實現現代化、科學化、合理化管理。面對傳統的人事檔案管理，當代企業不能一味地排除，而是要繼承前人留下的經驗，結合時代賦予的文化內涵，塑造良好的企業文化。可通過對內部人員的人生觀、世界觀、價值觀展開多方教育，形成優良的職業素養與責任心，保證企業穩定和諧發展。

2.2 人事檔案管理工作的信息化管理

2.2.1 重視人事檔案信息入檔的整個過程 企業要搞好人事檔案管理信息化建設，必須強化檔案資料管理機制，對檔案形成的全過程嚴加管理；要求人力資源管理部門定期完善在職員工的檔案資料，并收集整理新進員工的檔案信息；離職人員的相關信息也應該作為人才儲備的資料庫建立電子檔案保存，防止企業內部資料外泄。

2.2.2 做好資料信息備份工作 機關計算機信息技術儲量大、速度快，在發生死機或誤操作時保存的檔案資料極易丟失。鑒于此，企業應將人事檔案信息進程備份在某個系統盤中，并作加密處理，以免因上述情況導致資料丟失。企業的人事檔案資料統一由人力資源管理部門建檔管理，未經相關負責人同意不得擅自調閱。如需查閱，必須經管理者和相關負責人簽字確認才可以調閱。

2.2.3 定期核查與修復人事檔案信息 人事檔案資料歸檔處理后，應指派專人定期核查、修復，以確保檔案資料完備無損。人力資源管理人員歸檔處理人事檔案后，必須定期組織人員對其進行核查、修復，對檔案資料實施動態化管理。重點查看檔案信息是否屬實，資料是否存在缺失。如有電子文件被損壞，則要盡快調出備份修復原檔案資料，不得無故拖延。以上是電子檔案的存放方法，而對于紙質文件，也應該按照檔案管理規范妥善保管，避免其破損或受潮，這樣方便日后查閱。

3 管理工作創新是必備良策

隨著科學技術和社會經濟的持續發展，大量新型元素、新的理念不斷涌現，“創新”的價值理念已成為地球人的共識。我國的總理曾提出：“唯有創新才能發展，唯有創新才能突破”。對于我國而言，我們持續60年的增長模式已經走到了盡頭。現在我們面臨的各種微觀和宏觀的社會、經濟等諸多問題，它的癥結、根源在于我們這60年來所用的增長模式，帶給我們的一大堆問題已經積累起來，使我們要往前走一步都很困難。全社會都在呼吁“創新”，企業開展人事檔案管理工作也不應該忽視這一點。

3.1 管理創新 網絡信息技術的運用促進了檔案管理工作向信息化、資源共享化發展。檔案管理過程中對檔案信息實行數字化管理，建立一套標準、規范的目錄數據庫，以電子檔案的形式歸檔管理企業內部人事資料，有助于提高檔案管理的準確性。

3.2 知識創新 作為檔案管理者，應該樹立與時俱進的社會意識，不斷深化學習，增加專業知識儲備，是順利開展人事檔案管理工作的重要前提。檔案管理人員應該運用創新理念不斷提高自身的知識層面，結合本部門實際適當引進國內外現金的企管模式，提高本企業的人力資源檔案管理水平。

3.3 制度創新 運用優勝略太的人才競爭機制選聘優秀的人事檔案管理員任職，促使任職人員嚴肅工作態度，敦促其樹立責任意識，從而培養出“創造型、復合型、協作型”等綜合性的檔案管理人才。

參考文獻：

[1]謝文斌.淺析企業人事管理工作中存在的問題及對策[J].今日湖北（理論版），2007.

[2]彭芬輝.人事檔案信息化管理之我見[J].湖南行政學院學報，2009（03）.

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一、我國國有企業人事檔案管理制度的現狀

我國人事檔案管理制度發端于延安時期。當時，黨和軍隊為了選拔干部需要，建立了以反映干部個人經歷和德才表現的干部檔案管理制度。建國后，國家逐步建立和完善了以“身份”為區分的干部、企業職工和流動人員人事檔案管理制度。國有企業人事檔案管理的相關政策法規和制度基本內容如下：

（一）國有企業人事檔案的相關政策法規

國有企業職工人事檔案包括干部檔案和工人檔案兩類。人事檔案管理依據的政策法規主要有《檔案法》、《保密法》、《干部檔案工作條例》（1991）、《干部檔案整理細則》（1991）、《企業職工檔案管理工作規定》（1992）、《關于進一步開展干部人事檔案審核工作的通知》（2006）、《勞動合同法》（2007）、《干部人事檔案材料收集歸檔規定》（2009）。實踐中，國有大中型企業基本建立了較為完備的企業人事檔案管理的規章制度。

（二）國有企業人事檔案管理制度的基本內容

國有企業人事檔案管理制度的基本內容包括檔案管理體制、檔案收集歸檔的內容、檔案的保管及檔案傳遞方面的內容。

1.人事檔案管理體制

《干部檔案管理條例》規定，干部檔案管理實行集中統一和分級負責的管理體制。縣以上（含縣）機關、單位的干部檔案要按照干部管理權限集中統一管理；縣以下機關、單位的干部檔案實行由縣委組織部集中管理，或由縣委組織部、縣人事局等單位相對集中管理。不具備保管條件或檔案很少的單位，其干部檔案由上一級單位管理。《企業職工檔案管理工作規定》指出，企業職工檔案工作由勞動主管部門領導與指導，實行分級管理，同時接受同級檔案行政管理部門的監督、指導。職工檔案由所在企業的勞動（組織人事）職能機構管理。實行檔案綜合管理的企業單位，檔案綜合管理部門應設專人管理職工檔案。

2.人事檔案收集歸檔內容

國有企業中干部人事檔案收集歸檔內容參照《干部人事檔案材料收集歸檔規定》（中組發〔2009〕12號）執行，工人檔案按照《企業職工檔案管理工作規定》（1992）執行。干部、企業職工檔案的收集歸檔內容均分為十大類，包括履歷材料、自傳材料、鑒定考核考察材料、學歷和評聘專業技術職務材料、政審材料、黨團材料、獎勵材料、處分材料、工資任免出國等材料及參考材料。在具體內容上，干部檔案收集歸檔內容每一類均有詳細規定，企業職工檔案收集歸檔內容只在涉及學歷、學位、學績、培訓結業成績表和評定技能的考績、審批等材料以及涉及招用、勞動合同，調動、聘用、復員退伍、轉業、工資、保險福利待遇、出國、退休、退職等材料有詳細規定外，其余類別沒有詳細規定，實踐中一般參照干部檔案收集歸檔做法進行收集歸檔。

3.人事檔案的保管

《企業職工檔案管理工作規定》指出，企業職工檔案所在企業的勞動（組織人事）職能機構對職工進行考察、考核、培訓、獎懲等所形成的材料要及時收集，整理立卷，保持檔案的完整。企業職工檔案材料統一用紙、統一用筆、統一制作標準。職工檔案管理單位應建立健全工作制度，做好防火、防蛀、防潮、防光、防盜等工作。按規定需要銷毀檔案材料時，必須經單位主管檔案工作的領導批準。

4.人事檔案的傳遞

我國人事檔案管理制度對于檔案傳遞有嚴格規定。《干部檔案工作條例》規定，干部工作調動或職務變動后應及時將檔案轉給新的主管單位。《勞動合同法》（2007）規定，用人單位應當在解除或者終止勞動合同時出具解除或者終止勞動合同的證明，并在十五日內為勞動者辦理檔案和社會保險關系轉移手續。無論是干部人事檔案還是職工人事檔案的傳遞應通過機要交通轉遞或派專人送取，不準郵寄或交本人自帶；轉出的檔案必須完整齊全，并按規定經過認真的整理裝訂，不得扣留材料或分批轉出。

二、國有企業人事檔案管理制度存在的問題

我國國有企業人事檔案在政策法規和管理制度方面建設取得了一定的成績，但是在實踐中，隨著國有企業的生產規模不斷擴大，市場化不斷深入，職工流動越來越頻繁，國有企業在人事檔案管理中暴露出許多問題，體現在如下幾方面：

（一）多頭管理影響人事檔案的完整性

目前有的國有大型企業的職工檔案，分別由組織、人事、勞資（人力資源管理）、辦公室等部門分別管理。由于企業職工在企業內不同崗位之間流動頻繁，而人事檔案多頭管理往往造成了檔案記錄滯后于職工崗位流動，造成了人事檔案信息未隨著職工流轉的情形，影響了人事檔案的完整性。此外，隨著國有企業破產、改制、并軌，很多國有企業職工下崗、分流、再就業，導致政府勞動部門、失業管理部門、社會保險部門、人才服務中心也是部分國有企業職工人事檔案的管理部門，由于管理制度方面不完善，出現了職工人事檔案“斷檔”“丟失”等問題，影響了人事檔案的完整性。

（二）收集歸檔的內容缺乏有效性

實踐中，我國企業職工人事檔案收集歸檔與干部人事檔案收集歸檔基本內容一致，類別眾多，內容繁瑣，而且多側重于職工的歷史性和政治性信息，這類信息對于機關和事業單位效用較大，對國有企業的效用較低。由于國有企業干部數量較少，絕大多數職工是從事生產、開發、營銷、技術服務人員。國有企業要在激烈的市場競爭中獲勝的關鍵要依靠企業職工的創新力和技術水平，企業需要的是職工檔案中關于崗位流轉、業績貢獻方面的信息，而不是學習成績、黨團材料一類的“固化”的信息。因此，由于國有企業人事檔案收集歸檔的內容對企業管理缺乏有效性，導致一些國有企業對人事檔案工作不夠重視，人事檔案管理在企業中處于邊緣化的現象。

（三）對人事檔案管理投入水平低

我國國有企業人事檔案的管理方式大多處于較為原始的階段。很多國有企業認為人事檔案管理是一項次要性工作，與國有企業的盈利目標關聯較小，對于人事檔案管理不僅在硬件設施方面投入較少，而且在人員分配上也是精簡人員，很少去培養、引進專業人員從事人事檔案管理工作，很多人事檔案材料的收集、審核任務由兼職人員完成。人事檔案管理日常工作停留在“你送我裝”“你借我調”的粗放式、手工管理階段。即使一部分國有企業購買了電子設備，并進行了信息聯網，但是由于缺乏專業化的人才，也沒有充分發揮計算機的大數據系統對人事檔案進行歸類、整理、分析，人事檔案管理的信息化仍處于較低水平。

（四）檔案傳遞管理不規范

我國國有企業人事檔案管理轉遞管理存在不規范的問題。隨著企業職工流動性的增加，一些企業職工解除合同或辭職后，其人事檔案并未按照規定的手續轉遞到新的工作單位或者（組織）勞動部門，而是仍然保存在國有企業內部。在新錄用員工時，一些國有企業也不要求職工調動人事檔案到本企業。還有的企業在人事檔案轉遞過程中，不填寫轉遞單，不經密封鈐印，就隨意將檔案交給本人自帶，致使篡改、丟失人事檔案的現象時有發生。因此，國有企業內部存在很多“人在檔不在”“檔在人不在”等人檔分離現象，影響國有企業人事檔案管理的規范性。

三、對策建議

國有企業職工是創造企業財富的源泉，是企業的第一資源。國有企業人事檔案管理對于了解企業人力資源的基本信息、提高企業競爭力具有重要的價值。要實現國有企業的人事檔案管理與企業人力資源開發和利用相融合，通過人事檔案管理提高企業人力資源競爭力。建立市場經濟條件下，以職工基礎檔案、業績檔案、薪酬檔案、黨團檔案為內容的多層次國有企業人事檔案管理系統，完善人事檔案管理制度，提高人事檔案信息化管理水平，實現國有企業人事檔案管理規范化、信息化。

（一）理順國有企業職工人事檔案管理體制

理順國有企業職工人事檔案管理體制必須改革目前國有企業職工人事檔案多頭管理的現狀，根據企業規模建立在企業黨委領導下的人力資源部門統一、分級管理國有企業職工人事檔案管理體制。在管理方式上，國有企業人事檔案管理應適應人力資源管理的需要，使人事檔案管理與企業員工錄用、崗位流轉、技能培訓、薪酬管理、業績考核等環節緊密相連。在管理范圍上，國有企業應建立全員檔案管理的觀念，對全部職工包括實行養老保險制度以后國有企業招用的職工、季節性用工、農民工都應建立相應的職工人事檔案。

（二）對不同職工類型實行檔案內容分類管理

國有企業職工類型復雜，既有正式員工也有非正式員工，既包括管理崗位干部，也包括一線工人。企業職工人事檔案管理既要適應企業人力資源管理需要，也要維護職工的正當權益，針對不同類型職工建立相應的人事檔案制度。如對國有企業的干部嚴格按照《干部人事檔案管理條例》的規定進行管理；對于正式職工建立關于基礎檔案、薪酬檔案、業績檔案、誠信檔案、黨團檔案為主要內容人事檔案管理制度；對非正式職工建立包括基礎信息、勞動合同、業績情況、社保繳納為主要內容的簡易人事檔案管理制度。

（三）加大對人事檔案管理的人員資金投入

國有企業管理者應加強對人事檔案管理的重視，改變目前處于企業管理邊緣化的處境，提高對人事檔案管理的投入。一是要加強人員投入。對人事檔案管理實行專人管理并進行相關培訓，同時注意引進檔案管理專業人才，提高檔案管理的專業化水平。二是加強硬件設施投入。由于人事檔案管理需要具有一定的條件，國有企業需保障人事檔案管理所需硬件設施，達到防潮、防火、防蛀、防潮的基本要求。三是加大信息化投入。利用計算機技術對員工的人事檔案進行信息存儲、查找，進而實現網絡化管理、動態化管理，提高人事檔案信息化水平，提高人事檔案的利用價值和工作效率。

（四）加強人事檔案管理制度的規范化建設

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【關鍵詞】企業 檔案 管理工作 思考

由于企業員工的流動，企業檔案管理工作具有流動性，同時企業應該合理的安排員工工作，給予員工公平、公正的工作環境，讓員工在工作發展中受到平等的待遇，企業檔案管理工作具有客觀性。企業檔案管理工作應該客觀的記錄員工在聘用與離職期間的工作狀態，在員工離職后，將員工檔案封存，以便于崗位新員工查詢其工作內容。企業檔案管理工作在招聘過程中，是根據員工自身的工作經驗、個人經歷以及專業技能進行合理的聘用與崗位安排，因此企業檔案管理工作也具有個性化的特點。

一、現階段企業檔案管理工作存在的問題

企業檔案管理是依據員工的個人經歷、工作經驗、身體狀況和工作狀態等進行整理和總結的重要檔案。企業檔案應該真實反映出員工的工作績效和個人能力。現階段，我國企業的檔案管理工作崗位沒有成為企業的重要崗位，企業和員工都忽略了自己的檔案管理，企業員工個人和工作團隊整體沒有良好的掌握，員工也沒有對自身條件和工作崗位得到充分的了解，員工的積極性沒有被充分地調動起來，使得企業在發展中出現了停滯不前的狀態，員工對工作出現懈怠的情緒。

企業檔案管理工作理應被重視，特別是涉及到人事內容，讓企業無論在人員的競爭上還是在整體經濟效益的競爭上，都可以持續穩定名列前茅。為了讓企業更加成熟穩定的發展，員工在企業中有公正的升職加薪發展空間，在企業檔案管理工作中，也應該客觀地對員工的思想工作態度進行公正評判。

二、企業檔案管理人員存在的問題

現階段，我國很多企業對人事檔案管理人員沒有同定的工作崗位安排，使得企業人事檔案管理工作人員的整體管理水平得不到提高，企業人事檔案管理工作不能發揮出最大的作用。企業檔案管理人員應該有著積極的思想，可以積極主動地為每一位員工服務。企業人事檔案管理工作也是一項服務工作，人事管理人員應該本著對員工和對企業負責的態度進行工作，每一位員工在工作中的優秀表現都應該記錄在個人檔案中。企業員工檔案管理只是停留在員工人職或招聘時的一張簡歷上，這樣企業人事檔案管理工作不能客觀反映員工的工作績效，對于不同員工工作狀態一概而論。

企業人事檔案管理人員應該設置多個職位，這項工作需要員工之問互相監督、互相促進。我國很多企業在人事崗位的設立上，只用一個人或者其他崗位兼任，這樣做很容易讓別有用心的企業人事管理人員鉆空子。企業人事檔案管理工作需要綜合職業素養較高的員工才能勝任。人事檔案管理工作是企I穩定發展的基本保障，企業人事檔案管理工作人員應該加強責任意識，對企業人事的變動及時調整檔案。

三、正確處理企業檔案管理工作中容易出現的問題

因為企業人事檔案管理工作具有流動性，所以，企業人事檔案管理工作應該及時、有效地進行變更。企業人事檔案管理工作需要正直和有責任心的員工來進行工作。企業人事檔案管理人員應該在崗位中保持清正廉潔的工作思想，企業人事檔案管理工作具有客觀性，企業人事檔案管理人員不能在企業選拔和聘用人才受賄收賄，企業應該對人事管理人員進行定期的考察與監管。企業在監管的過程中可以指定相關的規章政策，讓員工們相互監督，制定出獎勵與懲罰規則。

旨在進行優質檔案管理工作氛圍營造，身為人事檔案管理工作人員，務必負起責任來。企業一方，需要及時建立健全相關貴行制度和管理條例，之后在此基礎上根據基本規章制度進行檔案管理工作約束和管控。需要注意的是，企業人事檔案管理工作，過程中需要緊密關注員工自身思想變化狀況和工作變化狀況，之后在此基礎上有力展現員工自我價值，使得人才利用效率不斷提升。企業人事檔案管理工作應該讓企業更加深入的了解自己的員工，也應該讓員工在企業得到充分的發展空間，企業人事檔案管理工作應該讓企業檔案在整理和歸納中，了解自己所需要的員工類型，減少人才的流失。企業要多進行檔案管理工作的崗位培訓，讓員工之間相互多交流、相互多溝通，讓企業人事檔案管理工作不斷地隨著企業的發展而更好的完善。

綜上，企業管理檔案是企業選拔和聘用人才的基本依據，企業檔案管理中可以體現出企業自身的發展狀況和企業員工的工作狀態。隨著市場經濟大環境的變化，企業之間的競爭日益強烈。企業所需要的管理型人才也越來越多，企業檔案管理可以將企業員工進行不同的崗位分類，根據員工自身特點做出崗位的調整，尤其需要針對企業檔案管理工作中容易出現的問題，提出相應的對策。企業檔案管理工作足企業在發展中不可或缺的一項重要的工作崗位，我國現階段企業檔案管理工作還沒有得到足夠的重視，隨著市場經濟的變化，企業檔案管理在企業發展中的地位越來越高。總而言之，企業檔案管理工作是為了讓企業順應時代的發展，讓企業更加成熟穩定的發展。檔案是國家機構、企業、社會組織以及個人從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。它是人類發展到一定階段的產物，是處理完畢的、具有參考價值的、集中保存的、系統的歷史文件，是檔案信息與檔案客體的復合體，它具有個體意識和群體意識的功能。提高檔案工作的效率與質量，可以給我們的工作決策提供更多參考和值得借鑒的信息。因此，檔案管理工作人員務必認真做好檔案收集、整理、管理、利用等各個環節的工作。

參考文獻：

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一、人事制度改革前人事檔案管理的主要特點

（一）員工的身份象征

員工的工作經驗、思想品德、學習問題等情況都充分反應在人事檔案中，用人單位可根據個人具體情況來決定人才的選拔。用人單位利用人事檔案，對員工的工作能力、獎賞懲罰，采取相應的管理措施，發展人才培養計劃。并且員工的人事檔案還關乎個人子女的福利問題，已成為員工的身份象征，也與員工自身利益息息相關。

（二）限制員工的工具

我國檔案管理遵循“人檔合一，人走檔隨”的制度，極大程度上限制了員工的工作流動。用人單位掌握檔案的提取權，員工的去留也只能由用人單位來決定，員工的遷移位置很難實現與檔案統一存在，不利于員工的自身發展。

二、隨著人事制度改革的推進，人事檔案的作用日益弱化

在社會主義市場經濟的推動下，國家和用人單位逐漸推進人事制度改革，導致人事檔案管理體制不適應于計劃經濟體制，自身的作用日益弱化。

（一）國有企業下崗職工“無檔生存”

國家《勞動法》的實施，國有企業的“鐵飯碗”逐步瓦解，導致員工下崗率變大，對國有單位的依附性大大減弱。為提高生活質量，下崗員工不得不重新尋找工作，人事檔案的影響逐漸變弱不利于國家人力資源管理的發展。

（二）非國有企業員工“無檔擇業”

近幾年，我國非國有企業發展日益壯大，對員工選拔制度也進行了改革。為適應非國有企業的發展，企業選拔人才時不再以人事檔案中的例子為參考內容，而是從員工工作能力、工作態度方面著手，通過具體的勞動合同和協議書來考察員工。人事檔案逐漸形同虛設，自身的作用逐步減弱。

（三）國家公務員“無檔入仕”

在我國公務員考試中，政府機關本著以人為本的工作理念，以公務員的自身素質修養為重點考察內容，秉著“凡進必考”的執行態度，為沒有人事檔案的農民和無業人員提供了良好的發展機會，為國家提供更優秀的人才。

（四）人事檔案管理自身“缺陷”

目前，人事檔案自身存在著“弄虛作假”的問題，制作“水分”材料現象更是層出不窮，致使用人單位對人事檔案的注意力減小，更愿意通過員工自身工作實踐來決定員工的去留問題。并且“棄檔”現象也在逐步增加，人事檔案對人們生活的影響變得越來越可有可無。

三、事業單位人事制度改革滯后，人事檔案管理面臨問題

在政府部門和用人單位推行人事制度改革之后，事業單位的人事制度改革相繼進行。但相比之下，事業單位人事制度改革具有滯后性，對人事檔案管理的推進作用也逐漸減小，導致產生更多的實踐問題。

（一）制約員工的合理流動和科學考核

在事業單位中，高層次、能力強的人才普遍存在，對國家的人才建設發展具有良好的幫助作用。但由于事業單位的人事檔案管理仍然采用傳統的發展模式，依據人事檔案的記錄，制約了員工的合理流動性，致使員工的個人發展面臨困難。并且事業單位缺乏除人事檔案之外的科學考核方式，依然根據原有人事檔案，對員工的職務登記進行劃分登記，這在一定程度上打擊了員工的工作熱情，對員工和企業發展都存在不利影響。

（二）人才流動秩序混亂

近幾年，國家企業單位人才出現大量流失現象，對企業的發展存在巨大的挑戰。企業單位為保證人才的正常使用采用“三不要”的做法，即“不要調出手續、不要人事檔案、不要遷移戶口”。這種做法實施之后，為大量員工解決了工作流動的問題，致使員工“棄檔而逃”的現象普遍出現，不利于健全企業人才流動秩序。例如部分員工與單位簽訂人事和工作合同，合同還未到期就出現違約現象，讓用人單位出現“用工慌”問題，更嚴重的是利用對單位知識的知情權，向其他同類企業舉報信息，致使用人單位的發展停滯不前。

四、結合人事制度改革，對人事檔案管理的改革措施

通過以上介紹，我們可以得出以下結論：我國人事檔案管理隨著人事制度的改革出現了諸多問題。為解決這些問題，筆者認為應從人事檔案自身改革和外部條件改革兩個方面來做，提高人事檔案管理的執行力度。

（一）推進事業單位人事制度改革

國家人事制度改革應與事業單位人事制度改革相對應，做好全面改革工作。事業單位的人事制度改革有利于為整體改革提供良好的前提條件，有助于國家和企業的人事檔案管理的發展，為改革中遇到的問題和挑戰做好準備。人事檔案管理改革是和事業單位人事制度改革相關聯的，人事檔案管理建立在人事制度改革和事業單位人事制度改革的基礎之上，推進事業單位改革應該成為改革問題的首要解決對象。

（二）消除制約限制管理作用

人事檔案對員工具有制約限制作用，解決人事檔案管理的改革問題之一，需要從接觸制約性入手。不論是國家經濟發展，還是單位對人才建設問題，傳統的人事檔案管理制度已經不能適應國家發展需求。只有從根本上解決對人才的終身制約問題、提高員工自主擇業能力、建立健全正常和諧的就業環境才有利于加強人事制度改革的發展，對人事檔案管理的優化性也有較大的提高。在《印發〈事業單位試行人員聘用制度有關問題的解釋〉的通知》中的相關規定明確指出：用人單位需減少對員工的束縛力，建立平等自愿的工作基礎，有利于優化人事檔案管理制度。

（三）建立專門人事檔案管理機構

社會人員流動性的增加需要增加人事檔案的管理部門，讓社會主體充分接觸人事檔案管理制度。在這個基礎上，以人事制度改革為前提，可以建立具有社會性、中立的、專門的人事檔案管理機構。例如該機構需要以遵守國家人事制度、勞動法、檔案管理法為基本立足點接受當地相關部門的監督管理，制定合理科學的制度管理章程，為員工提供更加完善的人事檔案管理制度體系。

（四）改變人事檔案“身份”分類法

在傳統的人事檔案內容中，依據檔案當事人的“身份”，將“學生檔案”“干部檔案”“工人檔案”等分類加入其中。隨著人事制度改革的發展，“干部檔案”“工人檔案”應該改成“員工檔案”。根據具體的崗位要求，對一些人事檔案的“身份”進行合理分類，有利于人事檔案管理的進一步發展。

五、總結

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關鍵詞：新時期背景；人事檔案；管理；利用

隨著我國經濟的迅速發展，人們生活水平的不斷提高，“企業”這一名詞被人們廣泛提及，企業之間的競爭力有所增加，關于企業人事檔案工作的管理和利用這一問題，企業的人事檔案管理工作有些不得當的地方，筆者就企業人事檔案管理出現的問題進行分析，探討新時期背景下人事檔案工作的管理和利用問題。

一、新時期背景下人事檔案工作是完善企業競爭策略的先決條件

一個企業想要更好的提高自身的核心競爭力，就要進行企業的競爭策略建設，在企業競爭策略建設中，人事檔案工作的管理和利用是企業提高核心競爭力的先決條件。進行企業競爭策略建設，實現提高企業核心競爭力的目標，使企業在優勝劣汰的市場競爭中立足。學習和實踐企業人事檔案工作的管理和利用是一件必須長久持之以恒的事情，對于正在發展的企業集團而言，人事檔案工作的管理和利用取得成功的最大障礙就是急于求成的浮躁心態，即使企業人事檔案工作的管理和利用可以在短期內取得顯著的效果，但人事檔案工作是沒有止境的，由于企業間競爭環境是不斷變化的，企業必須堅持“持續改善”的原則，完善新時期背景下人事檔案工作的管理和利用，靠企業自身的團隊學習和實踐。

二、人事檔案管理工作是推進企業核心管理的關鍵

在目前我國企業發展中，我國企業在發展時間和能力的積累上都相對落后，我國企業管理層面都或多或少存在一些問題，一些企業的人事檔案管理者的管理能力和素養有待提高，管理技術需要強化掌握，企業人事檔案管理者在發現問題、解決問題、獨自處理能力上面有所欠缺，在這些問題之上，企業的人事檔案管理理念落后，這就需要企業實施人事檔案精益化管理，以促進企業人事檔案管理工作的完善，企業人事檔案管理工作的實現需要實施企業管理改革，對企業人事檔案管理者進行先進管理理念的培訓。

企業人事檔案工作的管理和利用首先是一種科學的企業人事檔案管理方法，企業人事檔案工作的管理和利用能夠將有限的資源發揮到最大效能，企業人事檔案工作的管理和利用是一種管理理念，體現了組織對管理的完美追求，貫徹了人事檔案管理嚴謹化、精益求精的思想。企業人事檔案工作的管理和利用基于企業戰略清晰化、資源效益最大化、企業檔案內部管理規范化的基礎上進行，企業人事檔案工作的管理和利用能夠將短期利益與長期利益相結合，是企業短期利益和長期利益的綜合需要。

三、人事檔案工作的管理和利用之人事檔案基本信息構建

企業人事檔案工作的管理和利用中的人事檔案基本信息構建是指建立、管理與企業人事檔案管理工作息息相關的基本信息，人事檔案基本信息的構建優點在于既可以用來指導企業逐步完善人事檔案管理和利用體系，以便充分的做好企業人動之前的準備工作；又可以為企業運營管理過程中的人事檔案工作決策和指導工作提供人動后的人事檔案管理恢復工作提供有力的信息上的支持。

四、確保新時期背景下人事檔案工作管理人員的專業化

建設高素質的人事檔案管理隊伍，不僅是新時期背景下企業人事檔案管理工作自身發展的內在需要，也是新形勢下人事制度改革的必然要求。新時期背景下企業人事檔案管理工作人員應當具備合理的知識結構和過硬的業務技能，實現由“專才”向“通才”的轉變。一要具備較強的綜合素質。以科學發展觀為統領，認真貫徹黨的路線、方針、政策；不斷學習新時期人事制度改革的文件和有關規定，準確把握政策標準；熟悉人事工作相關業務，如工資政策、考錄、調配、編制業務和人才開發、員工管理等業務。二要提高現代管理能力。現代人事檔案管理人員不僅要熟練掌握傳統的檔案管理技能，還要善于運用計算機進行檔案的信息化管理，并進行檔案信息資源的開發利用。三要提高理論研究能力。善于總結工作經驗，認真開展理論研究，積極探索，開拓創新，不斷提高理論聯系實際的能力。

五、確保企業人事檔案工作的管理和利用手段的現代化

一是建立人事檔案數據庫，實施動態管理。利用計算機、掃描儀等現代設備，將人事檔案資料整理輸入計算機，通過相應的技術處理，將文字、圖片、聲像資料轉變成數據資料，推進人事檔案信息化進程，以實現檔案查閱、借閱、歸檔、統計等日常工作的無紙化操作。人事檔案數據庫的建立，不僅能夠全面反映員工的基本情況、工作履歷等固定信息，還可以記錄員工工資、職級、學歷、崗位變動等動態信息，一旦員工基本情況發生變化時，可以隨時準確地將最新信息錄入計算機，保證員工信息的時效性、真實性和準確性。二是實現人事檔案網絡化管理。建立員工人事檔案局域網，在安全保密的基礎上，通過局域網之間的相互聯結，實現人事檔案的網絡化管理，保證各級領導根據不同的工作需要，隨時調閱所需檔案資料，從而提高人事檔案信息利用的效率。

結束語：

新時期背景下企業人事檔案工作的管理和利用是企業提升核心競爭力的必然趨勢，現代的企業市場競爭走企業人事檔案工作管理和利用的道路。推進企業人事檔案建設是完善企業競爭策略的先決條件。本文介紹了新時期背景下人事檔案工作是完善企業競爭策略的先決條件，提出了人事檔案管理工作是推進企業核心管理的關鍵、人事檔案工作的管理和利用之人事檔案基本信息構建、確保新時期背景下人事檔案工作管理人員的專業化以及確保企業人事檔案工作的管理和利用手段的現代化。

參考文獻：

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[3]盛桂蘭.加強人事檔案管理工作，服務和諧社會建設[J].科技創新導報，2010，（11）

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供電企業的人事檔案管理工作中存在較多的問題，具體分析來看，主要是有四個方面的問題。首先，是人事檔案管理制度方面的問題，供電企業的人事檔案管理制度不夠完善。這是由于企業本身存在人事檔案管理意識淡薄的情況，企業的精力和資金投資過多地投放在生產經營上，長此以往，導致了供電企業人事檔案管理制度的不健全、供電企業的人事檔案管理不規范的問題。其次，是內容不完整、準確性不足的問題。供電企業的人事檔案尤其是員工工資、職稱、履歷等的變動情況等材料的完整性不足，使得企業的人事檔案未能很好反映當前情況，且有時也可能會給員工帶來不可彌補的損失；目前現代企業人力資源管理推廣使用的EPR系統和人力資源管控系統在人事檔案管理方面起著越來越重要的作用，但在這其中也發現存在著部分職工人員的電子信息與紙質檔案材料之間不相符的情況，這也為人事檔案管理工作帶來了問題。第三，是人事檔案保管不嚴格的問題。一些企業的人事檔案管理既缺乏專用的設備，又沒有較好的保管條件，這極易造成人事檔案的遺失，當需要用人事檔案辦理相關手續時，就會造成麻煩。最后，是人事檔案管理信息化建設滯后的問題。雖然信息化隨著網絡信息技術的迅速發展成為了提高企業檔案管理工作的有效途徑，但還有很多供電企業的人事檔案管理存在信息化管理工具、技術手段落后等問題，導致企業的人事檔案管理不能很好地適應現代化的發展。

二、供電企業人事檔案動態管理的完善措施

人事檔案管理工作是企業人事工作中的重要組成部分，企業的人事檔案管理不僅具有重大的社會價值，而且人事檔案管理也能在企業制定決策時提供有力參考并促進人力資源的合理配置，其對企業的發展日趨起著關鍵的作用。供電企業的人事檔案管理工作的存在和發展是企業內在、本質的需要，對企業的生存和發展有著重要的影響。因此，針對供電企業的人事檔案管理，應突破傳統的人事檔案管理模式，選擇先進的、科學的新路徑，實現人事檔案的動態管理。對此，可以從以下幾方面入手。

1.完善、創新人事檔案管理制度

在供電企業的人事檔案管理工作中，要有效地改革不適應于新形勢發展的規章制度，消除傳統管理方式的弊端，及時建立更為先進的、科學合理的人事檔案管理制度，使企業的人事檔案管理更具規范化、合理性和有效性。完善人事檔案管理制度，供電企業需要依據人事檔案規范化管理的需要、結合人事檔案管理的工作實踐，制定并完善企業人事檔案管理各項檔案的管理規章制度，并要根據員工檔案的內容、檔案標準等對企業職工的人事檔案資料進行規范的分類整理以及更新工作，并提高紙質檔案與電子檔案管理的同步性，最終實現人事檔案管理的標準化、規范化和完整化。

企業也可以建立起專業化的人事檔案管理機制來進一步完善人事檔案管理制度，不斷增強企業人事檔案管理的軟、硬實力。最后，還可以建立完善的人事檔案開發利用機制，即結合企業的實際發展情況、充分利用計算機網絡建立起適合企業自身實際發展需要的人事檔案管理檢索系統和一個完善的咨詢服務體系，以實現人事檔案管理的價值、檔案管理的目標，并實現人事檔案管理系統與外部的企業人事檔案管理環境之間的有效地溝通和聯系、實現人事檔案的動態管理。對于供電企業的人事檔案管理，還需要增強企業的創新意識，創新管理模式。要著眼于形勢的發展、制度的更新，不斷更新、改進工作的方法。在企業的人事檔案管理工作進行過程中，檔案管理相關工作人員要積極創新，尋求有效的方法解決管理工作中出現的問題，以促進人事檔案管理工作效率及水平的提高。

2.重視加強人事檔案管理的信息化建設

隨著計算機信息技術的發展，在供電企業的生產經營活動中也越來越廣泛地運用到計算機網絡技術。重視加強計算機網絡技術在人事檔案管理當中的運用以及其信息化的建設，是實現供電企業長遠發展的必要選擇。對于企業的人事檔案管理信息化建設，需要正確認識這項工作的必要性，供電企業要認識到企業人事檔案管理的信息化不僅是提升人事管理效率的必然選擇，也是提升企業核心競爭力的重要手段。要加強供電企業人事檔案管理的信息化建設，企業要做好三個方面的工作。第一方面，是建立起完善的人事檔案管理網絡，為實現人事檔案管理的信息化建立基礎；第二方面，是建立并完善人事檔案管理的運行機制，保障工作的順利進行；第三方面，是要加強企業人事檔案數據資料的收集管理工作，對此要實現人事檔案管理工作流程的數字化、保證數據資源的及時更新以及人事檔案的資料的完整性。只有做好這三個方面的工作，才能更好地實現供電企業人事檔案信息化的管理。

3.加強人事檔案管理隊伍的建設

對于供電企業的人事檔案管理工作，需要大力宣傳其的重要性，以引起人們足夠的重視。同時，也要提高相關人事檔案管理工作人員的素質、加強培訓提高他們的能力，以使其可以自如運用數字化、信息化手段來進行人事檔案管理，更好地服務企業。

三、小結

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關鍵詞：企業；人事；檔案；管理；規范；制度

人事檔案工作是人事管理工作的重要組成部分，它是使用和管理人才的重要依據。改革開放以來，我國的人事檔案管理工作取得了顯著的成績。但是隨著社會主義市場經濟體制改革的不斷深入，人才激勵機制的不斷更新，近年來人員流動頻繁，原有的人事檔案管理體制的弊端日漸顯露。怎樣使人事檔案工作與時俱進，更好的為經濟社會服務，已成為擺在檔案管理人員面前的一個重大課題。

一、企業人事檔案管理中常見問題

（一）人事檔案管理意識薄弱

隨著經濟時代的到來，企業往往以追求利潤作為目標，而人事檔案管理工作并不能帶來直接的經濟效益，其利潤很難看到。

a）領導不重視。現在很多企業領導注重短期的經濟效益，認為檔案管理工作耗費大量人力、物力、財力反而不能快速實現經濟效益，大多沒有給檔案管理工作設置足夠的經費、配備先進的檔案管理設備。

b）檔案管理部門責任意識差。檔案管理部門認為自己所從事的工作對企業及社會的貢獻較小，對自己的責任性認識。由于領導的不重視，許多民營企業、中小企業沒有設置專門的檔案管理部門，或者有但也是其他部門的員工兼職的，使人事檔案的權威性大大下降。

c）員工檔案意識差。員工對檔案的認識比較模糊，認為是可有可無的東西。在填寫自己的檔案時為了一些眼前的利益，弄虛作假。加之有些企業不重視檔案，公然宣稱不需要檔案或承諾重新建檔，更加劇了人們檔案意識的淡化。

（二）人事檔案材料收集整理不規范

收集材料是人事檔案工作的基礎，把個人材料歸檔成冊是人事檔案規范化的基本前提，人事檔案材料有其嚴格的紙張規格要求和裝訂順序，通過整理使每一份檔案達到完整、真實、精練、實用的目的。但在實際工作中，有些單位在這方面做得非常欠缺，材料混雜、散亂，甚至根本沒有清理，有的檔案雖已立卷成冊，但由于材料分類不準確，查閱者不能順利地查到待查內容，給檔案利用帶來了諸多不便。隨著人事制度改革的不斷深化，相關人員的考察、考核、各種培訓、聘任、晉升等歸檔材料的增多，給人事檔案收集提出了新要求。因此，檔案管理人員必須及時收集與檔案有關的各種材料，認真整理、細致鑒別，準確分類歸檔。

（三）人事檔案管理體制較滯后

表現為管理體制上實行多頭管理、管理體系上仍按傳統的三大類管理、管理方法上實行“檔隨人走”、管理模式上實行封閉式管理，人力、物力、資金不到位，重復浪費極為嚴重。此外，還存在諸多問題：管理觀念仍比較落后；管理理論研究滯后；管理制度存在缺陷，缺乏人文關懷；缺乏必要的監管機制；人事檔案管理基礎設施差，保管條件落后，管理水平較低，仍以手工操作為主，制約發展；人事檔案的案卷質量有待提高，不少機構的人事檔案還沒有達到“歸檔齊全完整、鑒別認真、分類準確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊”的要求；管理人員數量不足，隊伍不穩，素質參差不齊等。

（四）檔案的網絡化管理明顯滯后

當今社會已經進入信息化時期，一些發達國家和地區，都以電子檔案取代紙質檔案，并通過網絡，實現人事檔案資源社會共享。而國內多數企業仍采用落后的手工操作進行管理，即便使用微機，也僅限于單機管理，不能實現檔案的無紙化傳遞和利用。

（五）硬件設施解決落實差

對人事檔案管理必備的條件解決落實差，有些企業單位沒有專用檔案室；有的單位因檔案多且檔案室狹窄、潮濕、“六防”設備不配套，引起檔案材料霉變、蟲蛀；有的管檔單位連必備的切刀、統一的檔案夾都無法購置齊備。

二、企業人事檔案管理工作的對策與思考

（一）加強檔案管理意識

檔案意識已成為制約企業人事檔案管理工作的關鍵，強化相關領導的檔案意識。加大資金投入、完善檔案管理設施、定期檢查指導檔案管理工作，正確認識人事檔案工作的特點、地位和作用，只有領導加強檔案意識，員工才能重視檔案管理工作。檔案管理部門要認識到自己工作的重要性，樹立責任感，及時、完整地收集檔案材料，把握好人事檔案的質量。普通員工也要有良好的檔案意識，明白檔案與自身利益息息相關，自覺遵守檔案管理制度。

（二）規范人事檔案的材料收集，完善內容檔案內容

收集材料是人事檔案工作的基礎，隨著人事制度改革、政治經濟體制改革的不斷深化，干部制度的考核、考察、技能、學歷、專業技術職稱的晉升、職務的任免審批等需要入檔的材料不斷增加，增大了人事檔案收集工作的難度。這就要求必須收集要及時、鑒別要仔細、整理要認真，對于不符合歸檔要求的材料要及時處理，手續不完整的材料退回補辦，保證材料完整，手續完備。樹立起人事檔案的權威性、準確性和真實性。

完善企業人事檔案的內容，應摒棄傳統的人事檔案內容單一重復、政治性強、不具有個性化記錄；應有所側重地收集人事檔案的內容材料，既要反映過去，更要說明現在；應遵循“適應社會需要”和“精煉有效”的原則，擯除冗余內容；應與時俱進，增加能真實反映人才的能力、特長的內容，體現個人信用記錄的內容。

（三）完善人事檔案管理制度

在人事檔案管理中，對于不適應新形勢、新情況、新任務的規章制度，必須要進行改革，及時建立新的、更為科學合理的人事檔案管理制度，使得人事檔案工作更加制度化、規范化。在檔案的收集上要及時、完整；在檔案的鑒別上必須遵循“去偽存真”；檔案的整理歸檔要嚴謹、科學；檔案的借閱應根據具體情況具體分析，對人力資源管理部門及其他部門應有所區別，注意檔案安全；檔案的更新應及時、準確、完整，尤其應注意對檔案的新內容進行及時、主動的補充收集。只有維護了企業人事檔案的真實性、嚴肅性、有效性，才能更好地促進人才合理流動、合理配置和合理使用，為企業人力資源建設提供更好的服務，為企業人事檔案管理的信息化奠定基礎。

（四）提高人事檔案管理人員素質，強化培訓

做好新形勢下的干部人事檔案管理工作，必須有一支在思想政治、工作作風、業務能力等方面過得硬的干部人事檔案工作隊伍。首先，要具有較高的思想政治素質。檔案工作者往往是默默無聞的“地下工作者”，長年工作在單調、乏味、枯燥的工作崗位上，收入待遇又低，沒有較高的思想素質和政治涵養，耐不住寂寞、守不住清貧的人，很難在檔案工作崗位上工作長久。檔案工作者要淡泊名利，忠于職守，踏實工作，提高為檔案事業建功的責任心，要具有吃苦耐勞的精神。其次要具有廣博的科學文化素質。檔案工作者要善于學習，要熟悉政治、經濟、文化、教育等現代社會科學領域各個方面的知識，要不斷地更新知識內容、拓寬知識范圍、改善知識結構，不斷提高語言組織能力、文字表達能力、邏輯思維能力和綜合概括能力。再次要具有精湛的專業技術素質。檔案工作者要熟練掌握檔案工作的方法，熟悉檔案工作的各種規章制度，精通檔案工作的各個方面，能夠靈活運用計算機等現代化設備和手段管理檔案。

（五）加強人事檔案管理現代化和信息化建設

一是建立人事檔案數據庫系統，實施人事檔案動態管理。利用計算機、掃描儀等現代設備和現代技術，將人事檔案資料整理輸入計算機，通過相應的技術處理，將文字圖片甚至聲像資料轉變成數據資料，使員工檔案數據化、信息化，在檔案的查詢、借閱、歸檔、統計等日常工作方面實行無紙化操作。同時，檔案的數據系統建成后，不僅能夠全面反映員工的基本情況、工作履歷等固定信息，而且可以紀錄員工工資、職級、學歷、崗位變動等動態信息，一旦員工基本情況發生變化時，可以隨時準確地將最新信息錄入微機，保證員工信息的時效性、真實性和準確性。

二是人事檔案網絡化管理。要建立員工人事檔案局域網，在安全保密的基礎上，通過局域網之間的相互聯結，實現人事檔案的網絡化管理，保證各級領導根據不同的工作需要，隨時調閱所需檔案資料，從而提高信息利用的效率。

（六）加強人事檔案工作的基礎建設

按照相關條例規定，檔案管理部門，要建立堅固的、防火、防潮的專用檔案庫房，配置鐵質的檔案柜、庫房面積每千卷需20至25平方米，庫房內應設置空調、去濕、滅火等設備，庫房防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防塵、防鼠、防高溫等設施（要求：溫度l4℃～24℃，相對溫度45～65%），實行庫房、閱檔室、辦公室三室分開。同時要不斷改進檔案的保管方法和保護技術，逐步實現檔案管理工作的科學化、現代化。據我了解，只有少數企業才能基本達到要求，大部分企業還需加大基礎設施建設的力度，改善檔案管理的硬件設施，為提高人事檔案管理工作的質量提供保障。

參考文獻

[1]鄧穎.淺談干部人事檔案管理的問題與對策[J].南方論刊.2011（6）.

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論文摘要：人事檔案的管理工作是人事工作的一個重要部分，為人事工作的決策提供可靠的依據，為合理調配使用人力資源提供可靠的信息參考。新時代、新世紀的企業變革使它面臨新的挑戰和變革，出現各種各樣的問題。本文通過分析企業機制變革過程中人事檔案管理存在的問題，，提出解決人事檔案管理工作困境的對策，以使其能更好地為企業發展提供幫助。

人事檔案工作是人事管理工作的重要組成部分，它是發現人才、使用人才和管理人才的重要依據。改革開放以來，我國的人事檔案管理工作取得了顯著的成績。但是隨著社會主義市場經濟體制改革的不斷深入，近年來人員流動頻繁，原有的人事檔案管理體制的弊端日漸顯露。人事檔案工作如何與時俱進，充分發揮為經濟社會服務的職能，已成為我們必須努力解決好的一個重大課題。

1當前企業人事檔案管理存在的問題

企業人事檔案管理工作在長期的實踐中，積累了豐富的經驗，形成了一定的管理模式。但舊的企業人事檔案管理模式與市場經濟體制環境下企業發展對人才管理的需求不相適應的種種弊端已顯露出來。具體可以總結為：

1.1企業人事檔案單一的管理模式與企業職工層次的多樣性不適應。

目前，我國企業人事檔案管理大都采用干部人事檔案管理模式進行，這種管理模式適合本單位內部人事檔案來源比較單一，僅限于本機構人員，同時這種模式也方便查找和利用，涉及面比較窄，也很有利于人事檔案的保密工作。企業職工層次的多樣性決定了企業的人事檔案管理方法要與之相適應。企業人事檔案還是要堅持統一由人事部門管理，以及企業人事檔案工作也必須由企業各級組織、人事部門根據自己的管理權限負責某一級的人事檔案的管理方式已經沒有辦法再適應企業職工的這種多樣性的特點了。

1.2僵化的企業人事檔案管理體制與企業靈活的用人機制不適應。

隨著市場經濟體制的建立，人們的思想觀念發生了重大改變，企業在招聘使用員工的時候，更多地看重個人的能力，企業對員工的約束主要是靠合同、協議，而不是人事檔案。員工如履行了合同、協議，即可自由流動，選擇更適合自己的崗位。用工制度的變化以及人才之間激烈的競爭，出現了許多員工為求個人發展而從原來的單位跳槽到另一單位另謀出路的情況，而舊單位為維護本單位利益而不放其人事檔案等情況，于是社會上就出現了“死檔棄檔”、“人檔脫節”、“人質檔案”、“檔案克隆”、“虛假檔案”的情況。加之企業人才流動較快，使現行的人事體制包括人事檔案管理體制難以發揮其服務功能，因而也難以適應這類型企業靈活的用人機制需要。

1.3企業人事檔案的內容不夠完備。

現代企業制度最明顯的特征是“產權清晰、權責明確、政企分開、管理科學”，人事檔案管理制度作為其中的一項內容也要完善起來，要能夠正確反映出一個人的個人經歷、德才情況等。企業是以最大限度激發員工創造力，達到最佳的經濟效益作為目標，這跟一般的機關干部的做法還是有很大的區別，所以企業的人事檔案除目前的基本內容以外，還應結合企業自身管理需求充實一些內容。同時，通過調整企業人事檔案的內容構成，才能形成具有企業自身特色的人事檔案管理體系，而不是僅僅照搬干部人事檔案管理體系。

1.4檔案管理人員素質薄弱

由于受傳統觀念的影響，對檔案管理的認識不足，重視程度不夠。專職檔案管理人員被裁減，且一崗多職，造成檔案工作兼而不顧。還有的檔案人員更換頻繁，因業務素質不高，難以勝任檔案工作。隨著當前企業規模不斷擴大，員工數量不斷增多，檔案數量也與日俱增，檔案管理難度增大，有關的管理措施未跟上。

1.5檔案利用價值不高

由于檔案材料的不完善，不能客觀地反映本人的全貌，使得檔案的利用價值相對降低。不重視企業內部的實績考核，輕視人事檔案記錄，人為地造成了人員與其檔案的兩者分離，這些原因都不同程度地造成了企業人事檔案利用率的降低。

2適應現代企業發展要求，改進人事檔案管理工作的對策

2.1建立健全科學合理的人事檔案管理制度

在人事檔案管理活動中，對于不適應新形勢、新情況、新任務的規章制度，必須要進行改革，及時建立新的、更為科學合理的人事檔案管理制度，使得人事檔案工作更加制度化、規范化。在檔案的收集上要及時、完整;在檔案的鑒別上必須遵循“取之有據，舍之有理”;檔案的整理歸檔要嚴謹、科學;檔案的借閱應根據具體情況具體分析，對人力資源管理部門及其他部門應有所區別，注意檔案安全;檔案的更新應及時、準確、完整，尤其應注意對檔案的新內容進行及時、主動的補充收集。2.2建立科學的人事檔案分類系統，充實檔案內容

人事檔案的內容大同小異，它們之間雖存在著許多共性，但不同類別的人員由于他們的工作性質、社會責任、職業特點、素質要求、任用方式、考核內容、社會評價、報酬待遇等方面的不同，在人事檔案內容上也必然存在著較大的差異。國家公務員的檔案體現了政治要求，專業技術人員的檔案側重于服務社會、創新技術的業績記載，中介組織人員的檔案體現其誠信和非官方人員的特色。在同一個人的人事檔案中也是有差別的，如有的內容可以進入公共信息體系，有的則只能處于高度的保密狀態。根據這一情況，我們可以在信息化和市場化的基礎上分類管理人事檔案。根據不同類別的人員設計不同的管理制度，對檔案的功能進行重新定位，增加反映個人個性特點和專業能力的資料，使人事檔案更加貼近社會和用人單位的需求，提高人事檔案的利用效率，提高人事檔案的價值。

2.3加快人事檔案管理工作的科學化、現代化進程

人事檔案管理工作的科學化、現代化既包括管理手段的科學化、現代化，又包括管理理念的現代化、科學化。管理手段的科學化、現代化，最終是要在企業中建立一個以企業員工人事檔案信息為基礎的員工信息系統。而這個系統的初步要求則是建立人機結合的技術性管理系統，實現人事檔案的計算機管理。

2.4引進高素質人才，加強人員培訓，提高人員素質

人才是企業前進、發展的動力，對于檔案管理部門來說亦是同樣的道理。在知識經濟時代，在現代化程度不斷提高的今天，引進高素質的檔案人才是企業檔案工作發展的必然要求。在引進高素質人才的同時，企業也應注重對現有檔案人員的培訓，使其適應新形勢下的新要求，從而全面提高企業檔案管理人員的素質。

2.5增強服務意識，積極主動的提供利用

人力資源管理知人、選人、用人、留人、育人的重要途徑是人事檔案信息的提供，所以人事檔案管理人員應認清形勢，擺正位置，端正態度，增強服務意識，改變長期以來坐等上門的被動服務方式，增強服務意識，積極主動地為企業人力資源管理提供信息服務。人事檔案管理服務于人力資源管理，促進企業人力資源管理，是企業知識管理的基礎。

2.6建立人事檔案的網絡化管理模式，增強人事檔案的信息服務

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論文摘要：在我國社會實現由計劃經濟向市場經濟轉型的過程中,人才的流動已經成為一種客觀的事實,,但是在傳統人事檔案管理制度中總是存在著主觀隨意性強、容易弄虛作假、以及多頭管理混亂等弊端,使得檔案制度改革難以實施。本文主要從人事檔案管理制度改革出發,從人才強國的戰略高度,提出了相應的改革意見和建議。

檔案是知識的寶庫與歷史的見證，是人們在長期的社會實踐活動中積累形成的寶貴歷史材料，記錄社會不同時期、不同階段的發展歷程，對了解歷史、查考現實、總結經驗教訓、制定政策規劃、教人育人，具有極其重要的作用。如一個單位在制定各項改革方案、描繪未來發展藍圖時，都要參考檔案資料;又如學校、單位、企業，通過檔案編寫史料、舉辦展覽、電教宣傳等方式來教育人、感染人，增加職工的責任感、榮譽感、歸屬感等等。

一、傳統人事檔案管理中的弊端

（一）主觀隨意性強

傳統人事檔案中有“任何個人不得查閱或借用本人及其直系親屬的檔案”的規定。這一規定源自干部人事檔案制度，并應用到其他人事檔案規定中。對當事人保密的目的一般認為是安全的需要以及方便組織管理，但正是這種高度保密性反而降低了人事檔案的真實性和可靠性，因為信息壟斷而使“組織意見”主觀隨意性增強。

（二）弄虛作假,以檔謀私

在傳統管理方式控制下，“以檔謀私”現象屢屢出現。欲從行政部門、國有企事業單位跳槽的人受到單位扣留檔案不放人的“人質檔案”現象并不鮮見。部分“棄檔族”在進入需要人事檔案的單位就業辦理調轉、報考公務員、考研等時候，也徒嘆“檔到用時方恨無”。現實中有個別人通過在檔案中偽造干部履歷、入黨材料和專業證書，靠弄虛作假，平步青云走較高級領導崗位;也有單位個別領導通過檔案打擊報復，給職工帶來極大的傷害。不同形式的虛假檔案,“以檔謀私”現象的屢屢出現,使檔案制度的嚴肅性、準確性、惟一性屢受挑戰。由于傳統的人事檔案管理無法適應我國經濟的高速發展，而新的人事檔案管理方式尚未建立完善，當前的檔案管理工作出現一些新情況和新問題。

（三）社會主義市場經濟進程中呈現“棄檔族”

過去個人只能對人事檔案所決定的命運無條件接受，而在現在這一轉軌時期，大量新階層與流動人員在很大程度上擺脫了它的影響。根據不完全統計，全國各級人才流動中心為15.4萬個國有和非國有單位代為管理保存的三四百萬份人事檔案中，至少有60多萬份與主人失去聯系。作為60多萬“棄檔族”中很多人是“漂”到大城市就業，檔案現在對他們來講沒有什么用;有人甚至長期拖欠人才流動服務中心檔案托管費，且未作補交的打算。調查顯示:有68%的被訪者認為檔案在他們求職及職業發展中不重要或作用不大，而且越是年輕人和非黨員，越是不重視檔案。對于流動人員而言，調整檔案工資、進行職稱評審、提供合同鑒證、辦理社會保險和出國政審等人事項目實際上也并不需要。流動人員并不在國有單位，按照黨政機關、事業單位的工資制度給他們定級、晉資可謂是畫蛇添足。

（四）在非公企業，不關心員工人事檔案

與部分人自動拋棄檔案相應的是許多非公企業在招聘員工時也并不關心人事檔案。企業經理通常是采取“合格不合格干了就知道”的方式評價聘用員工。某咨詢公司的一項調查表明，不關心員工人事檔案的企業占了調查總數的80%。在政府機關或國有企事業單位，情況就不一樣了,人事檔案在提干過程中“還是相當重要的。”如今，企業必須在市場上尋找最優秀的人才，以應對激烈的競爭。但現有的人事檔案，在很大程度上已經不能夠幫助他們正確判斷某個人的真實才能和準確的客觀背景，有些甚至提供了與實際情況截然相反的結論。因此，它已越來越成為用人單位的一塊“雞肋”:“食之無味，棄之可惜”。三是對人事檔案處于越來越忽略的狀態。目前，眾多跨國公司、民營企業、上市公司越來越多地轉向去做人才的背景調查，而對人事檔案基本上都處于越來越忽略的狀態。用人單位在忽略舊的人事檔案的同時，卻又發現或多或少需要建立每個人員的新“人事檔案”，只不過這份“人事檔案”現在有著更多不同的形式:有的企業是建立在人事信息管理系統之中，有的企業干脆自己建立在人才中心保管的人事檔案之外的“第二人事檔案”;然而這些都處于各自為政的狀況，隨著市場經濟的發展和各種所有制市場參與者的大量涌現，具有社會公信力的集人才信息與信用的人事檔案管理制度又確實有其存在的價值，現行的人事檔案管理制度乃“棄之可惜”。

（五）人事檔案管理改革難以推進的原因

人事檔案雖小，但關系到千百萬勞動者的切身利益，關系到我國人事制度改革進程的進一步深入，關系到依法治國和人才強國戰略的具體實施。由于傳統體制下人事檔案管理牽涉到組織、人事、勞動、檔案等多個主管部門，檔案的功能則延伸到民政、公安、教育等其他有關部門，特別是由于檔案收費管理為政府所屬人才流動服務機構、職業介紹機構帶來巨大收益，致使目前人事檔案制度改革舉步維艱，大大落后于干部人事制度改革的整體進程。

二、對新型人事檔案管理制度的設想

（一）明確流動人員人事檔案管理的公共服務性質

在組織人事部門成立人才交流機構之前，干部人事檔案一直是由組織人事部門集中統一管理的，在性質上屬于公共服務，而且帶有很強的政治性。出于深化機構改革和機關轉變職能的需要，黨委組織部門和政府人事部門在成立人才交流服務機構后，把流動人員檔案管理這類比較具體的事務性工作委托或授權給人才交流服務機構負責，但這并未改變流動人員人事檔案管理的公共服務性質。所以應當進一步明確流動人員人事檔案管理的公共服務的性質，維護人事檔案的真實性、嚴肅性,完善流動人員人事檔案管理的公共服務體系和人才流動社會化服務體系（二）建立人事檔案管理相互分離的管理制度

從長遠看，我國的人事檔案制度改革必須明確所有社會組織都具有建立和保管本單位人事檔案的權利和責任，不管公共部門或三資、民營企業都應在法律規定的制度和原則下享有人事檔案的管理權。為保障流動人員權益和各單位的專有知識信息，非公單位的人事檔案應以單位為中心建立，主要用于企業日常管理，不得作為個人身份證明隨個人在不同單位之間調動。個人到新的單位供職服務，則新的服務單位應重新為其建立檔案。個人離職后原單位應在若干年內保留其人事檔案。

個人求職或服務的新單位欲了解查閱其原單位的人事檔案由本人書面授權，原單位應無償提供。非經個人授權，任何單位和個人不得以任何理由扣留、公開、披露個人檔案信息。

（三）發揮好人事檔案管理工作服務作用

檔案管理絕不僅僅是單純保管，而是有一系列服務內容。比如《人事檔案管理暫行規定》第七條明確:“人才流動服務機構應認真做好流動人員人事檔案的收集、整理、保管、利用、轉遞等管理工作，認真做好與流動人員人事檔案管理有關的流動人員身份認定、檔案工資記載、出國(出境)政審工作，經授權做好相關的職稱資格考評、合同鑒證、社會保險等社會化服務工作。”為了適應服務人事工作的需要,《規定》還要求“做好流動人員檔案材料的收集工作，不斷充實流動人員人事檔案的內容。”這些服務內容是今后人事檔案管理的很重要內容,也是發揮檔案作用，促進經濟發展的有效途徑。

(四)執行“收支兩條線”

為了保證規定落到實處，應當收取少量服務費，必須嚴格執行物價部門批準的標準，并接受群眾監督。但是要堅決執行“收支兩條線”，收取的服務費要如數上繳政府財政部門，不得私自截留。“收支兩條線”是對行政事業費的管理措施，對企業則無法執行，這也從另一個側面說明了企業是不能管理流動人員人事檔案的,因為那樣一來，實際就把這項公共服務變成了企業行為。

總之，只有以“以人為本”和“以民為本”來進行人事檔案管理制度的合理改革，才能使人事檔案成為一個透明、適度開放的個人社會公信平臺，才能充分保障人事檔案當事人的合法權利得到保障，才能解除就業者的后顧之憂，讓人們安居樂業，使現有制度的既得利益者在公共平臺上實現共贏，促進社會主義和諧社會建設。

參考文獻

[1]胡偉.淺談人事檔案的特點和作用[J].科技，2004,(10).

[2]孫鵬.人事檔案如何更好地發揮作用[J].中國科技信息，2005,(06).

篇10

關鍵詞：國有企業；人事檔案管理；工作探索；提升

一、人事檔案材料的主要內容

人事檔案管理制度是我國人事制度管理的一個特色，人事檔案作為記錄一個人的各類基本信息、履歷、學歷、社會關系、政治面貌、思想品德、專業技術職務或職業資格、業務能力、工作崗位及狀況以及獎勵懲罰等內容的文件材料，發揮著憑證、依據和參考的重要作用。它是個人身份、學歷、資歷等方面的證據,與個人工資待遇、社會勞動保障、組織關系緊密掛鉤，具有法律效用，是記載人生軌跡的重要依據。現階段計算工齡、工作調動、遺產繼承、考研、考公務員、轉正定級、職稱申報、辦理各種社會保險以及升學、退休審批等都離不開個人檔案，特別是在國有企業、事業單位，沒有人事檔案是不能接收錄用的。

二、國有改制企業人事檔案管理現狀對人力資源管理的影響

近些年來，國有企業隨著改革改制的不斷深化，企業管理架構也發生了新的變化，大部分國有企業都由過去的工廠制改制成了以國有資產為紐帶的母子架構型管理體制，母子架構下的各子公司均為獨立的法人治理公司，人事檔案也自行管理。由于各子公司大都是從原來工廠制時的分廠、車間或工段改制而來，管理基礎相對薄弱，在人力資源管理特別是人事檔案管理方面還缺乏管理經驗，絕大部分改制子公司都依托總公司（或集團）的管理優勢委托總公司管理員工社會保險關系及人事檔案，但人事檔案材料的收集、歸檔離不開各子公司的配合，因此各子公司在人事檔案管理方面的相對薄弱在一定程度上既影響了員工本人，又影響到公司的人力資源管理工作，主要表現在以下方面：

1.檔案材料失真現象影響了人力資源的各項管理

部分國有改制企業由于過去沒有管理過人事檔案，既缺乏管理經驗，又對檔案管理認識不足，在長期的工作中有意或無意的形成了失真的檔案材料，嚴重影響了企業的人力資源管理工作。檔案材料的真實性是人事檔案的基本特性，沒有真實性，人事檔案也就失去了利用價值，失真現象削弱了人事檔案的嚴肅性。我們在工作中發現，“三齡一歷”前后填寫不一致的現象比較普遍，通常是學歷越填越高，工齡越填越長；崗位變更不及時，崗位名稱填寫不規范；還有的檔案材料有明顯的涂改痕跡，甚至是多處涂改等現象。這些問題使檔案喪失了真實性、權威性、嚴肅性，從而給人事檔案的利用造成很大的影響，使人才的選拔、配置、退休審批等都失去了重要的參考價值。

2.檔案材料內容簡單雷同現象降低了對人力資源開發的參考價值

人事檔案是一個人在社會實踐活動中成長的真實寫照，本應全面、歷史、客觀地反映一個人的真實面貌，使組織在翻閱檔案時能夠一目了然，如見其人。如今我們翻閱的大部分人事檔案材料單一，內容抽象，特別是鑒定、考察材料中套話、空話多，體現不出個性特質，失去了真正意義上的參考價值，進而影響到員工選拔，挫傷了員工的積極性，同時也導致企業蒙受損失。

3.檔案材料分散、缺失現象破壞了檔案的整體性，降低了人力資源的效力

人事檔案歸檔過程應是一個前后銜接、有機統一的整體。但長期以來，由于傳統人事管理工作方式的影響，以及宣傳、培訓力度不夠，加之企業改革、改制，人才流動性大，人事管理崗位人員調整平凡，致使歸檔的材料不全，個別檔案材料分散，前后不銜接、不完整，棄檔、重新建檔的現象時有發生。嚴重影響了人事檔案材料的完整統一，降低了人力資源管理的效力。如由于工作調動，致使一部分材料滯留在原單位；學生參加工作了，檔案確留在學校或由于學生分配后又重新改派造成檔案轉移過程中遺失；個人取得了學歷文憑、職業資格、專業技術職務等，相應的學籍材料、審批材料未歸檔；另外，最常見的個人調動介紹信、報到證等未歸檔等等。由于檔案材料不銜接、缺失，就會造成考學、考公務員、調動等事宜中，對方不接收檔案；解除勞動合同的，檔案轉移不出去，養老保險無法接續等等。

4.人事檔案管理手段落后現象制約了人力資源的開發

現代人力資源管理要求人事檔案管理科學化、信息化，要求及時有效地為組織提供各種信息，為人力資源管理提供服務。但現階段絕大部分企業人事檔案管理仍處于傳統的管理模式，個別信息化建設也僅以檢索查尋目錄為主，沒有實質的檔案內容。管理手段受傳統觀念的束縛，缺乏創新精神和競爭意識，既無法及時為人力資源開發提供有效的服務也為人事檔案的安全性、真實性留下了隱患。

三、人事檔案管理工作探索

1.人事檔案的信息化建設

實施人事檔案信息化管理。國有母子架構管理體制公司應聯網建立人事檔案信息庫，并與人事信息庫相結合，資源共享，避免重復建設，這樣才能相互監督、相互制約、相互補充，保證信息的及時、準確，才能便于組織掌握所需的信息資料，為人力資源管理工作提供可靠的分析數據，同時也為省直部門閱檔、退休審批等提供了方便、可靠的信息。

2.擴大歸檔材料，完善人事檔案信息

我們在工作日常中發現，由于檔案材料不完善經常會影響到員工的利益。我認為國有企業應將每年員工簽字確認的工資臺賬裝入人事檔案中，一是為個人養老保險繳費基數核定提供依據；二是如實反映員工在各崗位連續工作的準確時間。養老保險繳費基數的核定是按員工上年度月平均工資收入來確定的，以往的人事檔案歸檔材料中不記載個人養老保險繳費核定基數。近年來不少企業為了減少人工成本，有意降低員工養老保險繳費基數，使得員工退休后養老金較低，造成員工和企業因養老保險核定基數問題發生勞動糾紛的事例屢見不鮮；另外，由于國有改制企業檔案管理的不完善，大部分改制后的企業不及時補充檔案材料，造成員工檔案材料不完整，崗位工作年限反映不清、不真實等現象經常發生，使員工的合法權益受到侵犯，特別是女工人崗位及特殊工種崗位，退休審批困難等。因此，本人認為今后人事檔案中應將每年員工簽字確認的工資臺賬裝入人事檔案中。

四、結語

總之，隨著現代企業管理制度的深化改革，結合工作實際不斷充實檔案材料，完善檔案管理，提高人事檔案的使用價值，是做好人事檔案管理的根本目的；合理開發利用、適當擴大人事檔案的歸檔范圍，有助于促進人力資源管理水平的提高。只有加強學習、轉變觀念，不斷改革創新，沖出原有的思路、模式，才能適應人事檔案管理的發展。

參考文獻：

[1]劉利麗:淺談企業人事檔案管理現代化問題分析[J].科技創新與應用，2012，(08)：245.

[2]李 熙:加強新時期企業人事檔案管理工作之我見[J].經營管理者，2011，(24）：238.