數字化管理的特點范文

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數字圖書館的內涵與特點

所謂數字化圖書館，就是指圖書館采用現代高新技術所支持的數字信息系統，對圖書館各種資源進行數字化處理、存貯和傳輸。也就是說，數字化圖書館運用計算機系統管理各種載體文獻的加工與服務，并通過現代化網絡技術組織用戶訪問館外數字化文獻信息，如電子期刊、聲像資料、多媒體資料等。同時，數字化圖書館還將通過廣域網、局域網與辦公室、宿舍、家庭等聯結，讓人們非常方便地、快捷地共享文獻信息資源。

數字化圖書館特征有以下幾個方面：

館藏數字化：即圖書館利用信息存貯技術把各種媒體信息加工成計算機可識別的數字化信息資源，形成電子文獻，實現知識信息載體的革命性變革。

傳遞網絡化:即利用網絡技術和通訊技術環境，數字圖書館可以為用戶提供高速跨庫連接的信息存取服務，實現更大范圍的知識信息交流和獲取。

資源共享化：信息技術和網絡技術打破了地域界限，使圖書館的聯合在網上實現，各信息服務系統相互融合，用戶能隨時隨地與任何系統相交互，促進信息資源的合理流動，實現廣泛的信息交流和資源共享。

操作電腦化：圖書館各項業務流程采用計算機技術管理，提高了圖書館工作效率和質量。

服務社會化：數字圖書館是一個開放的系統，它適應用戶需求日益社會化的發展趨勢，打破傳統圖書館對讀者的種種限制，如身份、年齡、職業等，從多角度滿足用戶的需求。

館藏特色化：網絡環境下的圖書館信息服務是一個聯系緊密的大系統，各個圖書館只是其中的一個節點，圖書館把自己最具特色的信息資源編成數據，通過網絡奉獻給讀者，共同擔負起傳遞信息責任。

數字圖書館的核心功能是提供有利于知識創新的信息資源、手段和環境。

以圖書館為中心建設數字化圖書館網絡體系

由于數字圖書館建設是一個漫長的過程，技術更新又非常快，因此，圖書館不可能去開發數字圖書館的尖端技術，也沒有必要爭先作為新技術的實驗場。數字圖書館的范圍非常廣，圖書館應著眼于自身的目標定位，立足于自身的優勢，選擇和引進必要的軟件和技術，逐步向數字化圖書館過渡。

應以發展讀者服務體系為數字圖書館建設的中心任務。讀者服務是數字圖書館存在和發展的根基。建立和發展以讀者為中心的服務體系是圖書館置身于數字圖書館時代最為顯著的特征和義不容辭的責任，數字圖書館需要建立的讀者服務體系主要包括：

集成的檢索體系：指針對圖書館各種媒體資源的統一檢索體系。包括各檢索系統的集成、不同檢索界面檢索方式的集成。

集成的服務體系：指將圖書館傳統的服務和借書、還書、參考咨詢等與網上服務、電子服務、語言服務進行集成，形成統一服務體系。

館際協作的體系：指在數字圖書館時代，“圖書館”已經突破單館的概念，必須進行廣域的合作，這種文獻不僅限于普通文獻，還應擴展到電子資源服務和知識服務。

與相關服務體系的整合。數字圖書館與其他服務系統之間的聯系日益密切，電子信息交流和商務活動日益頻繁。數字圖書館要利用其他系統所提供的服務手段，進一步方便讀者。

個性化的服務體系。個性化服務是數字圖書館發展的動力。在讀者服務體系中追求個性化就是要在資源的創建、資源提供、資源增殖過程中，不斷吸引讀者，不斷激發并借助于讀者的想象力和創造力，為讀者創造個性化、多樣化的數字圖書館環境。

應以資源加工整合為數字圖書館建設的主攻方向

所謂加工，就是突出資源的確定性，通過圖書館普遍采用的元數據，對資源進行詳細描述，并提取特征資源，幫助讀者對資源進行鑒別。元數據的建立有利于，避免資源的重復建設。

圖書館資源整合主要包括：圖書館館藏目錄的整合；多媒體電子資源與傳統紙質資源文獻的整合；本館資源與其他館資源的整合。在加工整合過程中，應以業已形成的聯機編目為基礎，發展大范圍的各類資源的合作建設，形成廣域網上的傳統文獻資源與電子資源的共建共享體系。

以改革創新為突破口創造數字化圖書館發展環境

圖書館現行的管理理念一直阻礙著圖書館事業的發展；而圖書館有限短缺的經費與出版物無限增長的矛盾一直困擾著圖書館界。圖書館要順應信息時展的需要，從以下幾個方面進行改革和創新。

思想觀念的變革

傳統的思想觀念是以書為本，圖書館的主體是書，圖書館的業務活動圍繞著書而展開，從采編典藏到借閱，工作重心在“藏”上，一切業務活動，都是圍繞著收藏保存圖書這個核心展開的。以人為本，是指圖書館的工作重點以讀者服務為中心，圖書館的所有業務工作自始至終貫穿著人本位的思想。思想觀念從以書為本向以人為本變革，收藏結構、服務內容、服務方式都將隨著社會和讀者的需求變化而變化。圖書館與社會和讀者的聯系將更加密切，其業務活動將始終圍繞著社會和讀者需求而展開。

管理體制創新

傳統的管理體制突出圖書館各部門管理、層次管理。新的管理體制主張多功能一體化管理，尋找各工作環節的協同運作。要加強統籌規劃，逐步建立起統一協調的發展機制，建立統一高效的宏觀管理與協調機構。

管理技術創新

以數字化和網絡化為特征的信息技術迅猛發展，圖書館將向數字圖書館方向發展，不再僅僅是一個保存資料的藏書樓，而是用最先進的技術手段，利用所擁有的文獻資源為讀者提供信息情報的服務機構。技術創新的對策有以下幾個方面：

建立多媒體圖書館。多媒體圖書館是以多媒體電腦，控制一系列多媒體設備，對各種文字、圖形、圖像、聲音、視頻等信息媒體進行處理、傳遞、存取，為讀者創建圖文并茂、音響逼真、色彩自然的高級視聽環境。多媒體電腦為圖書館的現代化管理和信息服務提供了強有力的工具。

建立無墻圖書館。無墻圖書館又稱分布式圖書館，是信息資源電腦網。為用戶提供快速查找和共享知識的手段。

建立虛擬圖書館。人工智能電腦可以實現虛擬現實傳真技術，例如可以模擬戰斗機、博物館、圖書館等，這種模擬的圖書館就是虛擬圖書館，這是比多媒體電腦實現的高級視聽環境更復雜、更進一步的傳真環境系統。

重組業務流程，尋求支持數字圖書館的合理機制

積極調整文獻信息資源結構，使之更趨于合理。圖書館作為信息資源的主要集散中介，如何綜合開發自己所擁有的各種類型的信息資源，通過對信息資源的深加工，使之成為特定用戶對象需要的情報資源，滿足不同用戶的需求。這要求一方面要不斷提高紙質文獻的入藏質量，努力提高其利用效率；另一方面，逐步把館藏資源建設轉移到數字化電子文獻信息資源及多媒體的建設與開發上，變靜態收藏為動態收藏和網上獲取，以滿足讀者的多方需求。

重組圖書館業務流程，建立面向用戶快速反應的運行機制

在自動化、網絡化條件下，圖書館應突破傳統的展示業務流程的管理機制，重組圖書館的業務結構體系，建立起以自動化為中心，面向社會、能對用戶需求作出快速反應，并能解決用戶實際問題的運行機制。具體應弱化以采編流程為主導的管理環節，建立起以用戶服務為主導的業務體系。圖書館工作重心應由一般的借還服務向咨詢服務變革，工作人員應對知識和信息進行分析研究和綜合工作，開展深層次的信息加工和參考咨詢工作。

建立一支適應網絡化發展的專業化管理隊伍

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關鍵詞：自考生；檔案；數字化管理

自考生是按照指定考試大綱，自主學習后參與國家統一組織的考試，進而獲得相應學歷的學生。自考生不同于經過高考且在大學接受全日制教育的大學生，其主要是通過開放、靈活的考試獲得學歷。自學考試目的是滿足社會上對學歷有一定需求的人員，因此其深受廣大考生的青睞。但是，隨之而來也產生了很多問題，其中亟待解決的一項問題是自考生的檔案管理。自考生不同于大學生從高中直接進入大學，其檔案由學校直接管理。由于自學考試的特殊性，自考生的檔案管理存在一定的難度，這也是本文探討數字化管理的目的所在。

一、數字化檔案管理的必要性

自考生的檔案一般存放在地方教育局、人力資源和社會保障局或考生的工作單位。自考生參加自學考試時，檔案部門要對其檔案進行管理，這時就凸顯出數字化管理的重要性。

檔案數字化管理是指通過信息技術，將自考生的信息生成數據存儲在相應的系統之中，方便管理和生成數據。自學考試的考生來源是多種多樣的，這給檔案管理增加了一定的難度。但是，通過數字化管理建立相應的檔案管理系統，能夠將自考生的圖像、信息等相關資料統一整合在系統之中。這樣，在日常管理中只需將所需要的信息調出，就能夠統計考生的人數、專業分布情況、畢業人數等信息，能夠直接制成報表進行分析，為招生考試部門的決策提供準確的數據。另外，檔案數字化管理還能方便查詢考生信息及跨省調檔，在幫助考生轉學籍的過程中，通過網上操作就能快速幫助考生轉走學籍。相對于紙質檔案管理來說，這樣極大地簡化了辦事流程，使檔案管理更加便利。

二、數字化檔案管理存在的問題

1.檔案原始性的界定

在考生檔案管理的過程中，采用數字化管理，將考生檔案信息錄入到計算機系統的過程中存在原始性界定的問題。檔案所能起到的憑證作用正是基于其原始性。傳統的紙質檔案在原始性方面較好界定，但是數字檔案在原始性界定方面卻存在問題，因為其在傳播過程中存在被更改的可能性。尤其是自考生的檔案，其原始檔案存放在不同的地方，在數字化管理過程的原始性界定上更是難上加難。

2.人才匱乏

數字化檔案的管理需要專業人才的參與，比如檔案管理系統的維護、管理，電子文件的歸檔，數據的統計、分析等，這些都需要專業人才進行維護。但是，目前既熟練掌握檔案管理知識，又能夠運用計算機技術管理檔案的專業人士在檔案管理隊伍當中比較缺乏，這在一定程度上制約了檔案管理工作的數字化進程。

三、數字化檔案管理的對策

自考生檔案管理對自考生入學、畢業極為關鍵。為了推進自考生數字化檔案管理工作更好地開展，筆者提出以下幾點對策：

1.建立配套的制度與規范

數字化管理與以往的紙質管理不同，在管理過程中首先要根據數字化管理的特點和標準建立配套的制度和規范，成立專門的小組，按照相應的要求制訂數字化檔案管理制度，保證各項工作在制度下有條不紊地開展；同時，要使工作人員形成數字化管理的意識，在意識和制度的雙重保障之下，使數字化檔案管理有序、規范進行，使數字化管理更加高效。

2.定期維護系統，保障系統的安全性

數字化檔案管理存在W絡安全隱患。數字化檔案雖然使管理工作更加高效、便捷，但是卻很可能因為網絡漏洞遭到黑客的攻擊。因此，在日常管理過程中，工作人員要定期維護系統，發現系統漏洞時及時修復，這樣能夠保證系統的安全和穩定，使考生的信息不被泄露和改動。

3.加強人才隊伍建設

要想推動數字化檔案管理工作的發展，人才隊伍建設是必不可少的。因此，檔案管理部門一方面要大力引進專業人才；另一方面要定期組織工作人員參與數字化檔案管理的培訓，提高其業務水平。

自考生檔案管理工作是自學考試中的重要環節，其與自考生的錄取和畢業有直接關系。在信息化時代，建立數字化檔案是自考生檔案管理的發展趨勢。招生考試部門要根據當前數字化管理的特點和問題，不斷改進工作，推動自考生數字化檔案管理的發展。

參考文獻：

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【關鍵詞】數字化財會管理；對策建議

一、數字化財會管理的特征

數字化的財會管理，簡單地定義就是，以計算機信息處理系統為基礎的財務管理和會計核算工作。總體看，數字化財會管理有以下幾個特點：（1）全面性。從數字化財會管理的定義可以看出，其不僅僅是技術層面的革新，還是對財會管理的全面性顛覆，因為數字化的財會管理不僅包括了傳統財會管理的會計統計和核算等功能，還在技術和理論上實現了實時會計監督、戰略會計管理、財務信息共享整合等內容，并且能夠對整體性的財會管理工作作出整體性的重構，因此其具有全面性的特點。（2）開放性。數字化技術的采用使得整個財會數據的獲得、處理和應用都呈現出高度自動化、共享化的特征，不僅一個組織內部可以使用，外部相關單位也可以通過信息技術及時獲取和運用，因此數字化財會管理具有強烈的開放性和公開性。（3）集成性。數字化財會管理不僅可以實現管理會計和財務會計的集成，使得會計信息的可靠性和相關性能夠得到兼顧，還可以將一個組織內部的業務信息和財務信息、組織內外部的信息都得到有效整合和連結。（4）多元性。信息時代，數字化財會管理信息的流通方式是多元性的，即可以貨幣形式信息，也可以流通非貨幣形式的信息。同時，信息的流動時間也不在停留在紙面時代的單一性，而是可以通過各種電子方式即時傳播。最后，對財會管理信息的處理也有多種方法，且其信息方式不僅可以反映當前，還能提供歷史信息并進而預測未來信息。

二、我國數字化財會管理發展的不足之處和原因分析

一是信息技術優勢并沒有得到充分發揮和應用。從總體上看，在信息處理電子化、網絡化方面，很多組織機構的財會管理還處于手工時代的理念和技術，信息技術并沒有得到充分運用，沒有真正實現對手工會計信息的改造。最主要的原因就是對財會工作的參與管理功能還顯得不足，無法很好的滿足現代管理對財會管理的要求。二是信息化管理人才缺乏，導致數字化財會管理工作后勁不足。三是信息管理系統兼容性和整合力度有待改進之處。目前很多企業單位的財會管理信息系統都是獨立于企業管理系統的子系統，不能將財會管理信息有效融入到企業整體管理工作中去。各組織機構應該將人、財、物等有形資源與知識、信息等無形資源進行整合，才能充分統籌運用組織的整體資源，方能將數字化財會管理系統與企業資源計劃系統相融合，才可以將二者的優勢充分發揮出來。

三、做好數字化財會管理工作的幾點建議

一是要培訓員工，向他們提供更多的機會學習和掌握現代智能工具。數字化財會管理工作的開放性這一本質要求組織必須趨于扁平化、網絡化、去中心化，只有加強上下級、內外部的溝通，才能提高財會管理的效率和效益。二是財務管理方式要加緊向數字化、信息化方向轉變。在信息化時代，數據越來越像電子化、信息化、數據化方向轉變，且在網絡環境下，這些信息是共享的。所以，組織要充分利用互聯網，通過在內部實行數據的遠程處理、遠程報表、遠程報賬、遠程查賬、遠程審計等遠距離財務監控，掌握和監控遠程庫存、銷售點經營等業務情況。

從長遠看，互聯網、內部網以及電子商務為背景的在線理財活動，將網絡財務融入到企業資源規劃系統中。這種管理模式的創新，使得企業集團通過互聯網即可輕松地實現集中式管理，對所有分支機構進行集中記賬和資金調配，從而提高企業競爭力。信息時代，傳統的固定辦公室可能會轉變為互聯網上的虛擬辦公室，使財務管理方式轉化為網上辦公、移動辦公。這樣，財務管理者可以在離開辦公室的情況下也能正常工作，無論身在何處都可以實時查詢到全集團的資金信息和分支機構財務狀況，在線監督客戶及供應商的資金往來情況，實時監督往來款余額。企業集團內外以及與銀行、稅務、保險、海關等社會資源之間的業務往來，均可在互聯網上進行，這會大大加快各種報表的處理速度，這也是管理方式創新的目的之所在。

參 考 文 獻

[1]章海賢譯．會計的數字化之路——微軟的會計核算革新[J]．中國注冊會計師．2009（2）

[2]張麗君．數字化醫院財務、業務一體化管理模式[J]．中國衛生經濟．2008（4）

[3]江俊龍．基于數字化管理的管理會計創新[J]．哈爾濱商業大學學報（自然科學版）.2006（5）

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一、檔案數字化與數字化檔案管理

（一）檔案數字化

檔案數字化是隨著計算機技術、掃描技術、數字攝影技術、數據庫技術、多媒體技術等數字技術的發展而產生的一種新型檔案信息形態，它具有科學計算、數據處理、實時控制，輔助設計、智能模擬、文字處理等功能。檔案數字化是數字檔案建設最基礎的工作，傳統載體的檔案經高科技術加工成數字檔案形式，通過局域網、政府網、互聯網進行計算機檢索、閱讀電子檔案，為迎接檔案信息服務新環境的挑戰，提高效率，提升檔案業務部門的服務水平，為檔案內部管理及面向客戶服務提供高效率的全面服務。總之，檔案數字化是順應潮流、適應時展的新舉措、新要求。檔案作為一種原生信息資源，其重要性正日益凸顯出來。逐步依托信息技術，使檔案工作更為有效地為社會主義經濟建設服務，為社會主義精神文明建設服務，已成為今后一個時期檔案發展的必然趨勢。

（二）數字化檔案

數字化檔案管理是對傳統檔案管理工作的一次創新，能夠實現對檔案和檔案材料收集、鑒定、整理、保管、轉遞、統計、查閱等日常工作的數字化管理，并可通過組織系統專網實現檔案的網上瀏覽和遠程查閱查借閱功能。數字化檔案的特點主要有以下幾個方面。

1.數字化檔案依賴于數字化設備而存在。數字化檔案依賴于計算機的軟硬件和數據庫與網絡系統。離開了計算機及相應的軟件，數字化檔案就無法生存、傳遞、識別。

2.數字化檔案的不穩定性。數字化文件的不穩定性決定了數字化檔案的不穩定性。

3.文字、圖形、聲音、影像多媒體信息均可以單獨或相互搭配構成數字化文件的內容，使得數字化檔案的組成和結構要比紙質文件復雜得多。

二、檔案數字化與數字化檔案管理的優勢及要求

（一）檔案數字化與數字化檔案管理的優勢

檔案數字化的實質是信息記錄方式和載體形式的變換，為其共享網上資源打下了堅實的物質基礎，其優勢包括以下幾個方面：

1.擴大經濟效益。數字化管理檔案使傳統的以紙質為載體的檔案信息對象轉為機讀檔案，不僅節約了保管費用，節省了占地空間，而且查閱起來極為方便快捷，從而避免了反復印制資料造成的紙張和人力的浪費。

2.提高辦公效率。數字化檔案管理使資料及時歸檔，并盡快提供利用。同時，數字化檔案管理使查詢資料變得非常簡單，真正讓辦公人員做到足不出戶便知曉天下大事。

總之，檔案數字化是大勢所趨。檔案數字化從起草、修改到印發都在計算機上進行，它具有便于修改、便于復制的特性。這種特性使檔案具有了開放性、檢索性，可以使檔案更好地為社會各個階層提供服務。

（二）檔案數字化與數字化檔案管理的要求

檔案數字化所要實現的就是為經濟建設和社會發展提供優質、高效的服務，其主要目標：一是解決傳統檔案的存儲問題；二是檔案館創建自身網絡平臺，使有效意義的動態鏈接成為可能；三是加快信息傳遞速度，以使檔案在更大范圍內提供最大的利用價值。其主要要求是：

1.科學性。檔案信息資源數字化應具有科學性。從實際出發，通過對檔案的分析、篩選，確定數字化范圍。對檔案分輕重緩急、分階段、分層次有步驟地進行。優先對具有專業特色、地方特色的檔案，用戶利用率高的檔案進行數字化。

2.系統性。在進行檔案信息資源數字化時，只有系統地、連續地將檔案信息資源數字化，才能充分發揮檔案信息資源的效用。無論對檔案的來源，還是對檔案內容的內在邏輯，都應保持檔案外在的連貫、完整與內在的有機聯系。

三、推進檔案數字化與數字化檔案管理的對策

數字化檔案管理在具體設施過程中，必須依托高新技術的支持。數字化檔案不是在傳統檔案系統內部產生的，它的顯著特點是完全依賴現代化通訊網絡基礎而進行的管理和工作。筆者認為，在推進數字檔案化與數字化檔案管理方面，可以從以下幾個方面入手。

（一）予以科學規劃

檔案數字化是一個系統工程，必須立足于長遠的科學規劃，為此要抽調檔案、信息等部門的人員組成規劃小組，研究制定檔案數字化的近遠期目標，要明確哪些檔案需要數字化，哪些檔案需要優先數字化，哪些檔案又需要長時間實行數字化，然后按照輕重緩急分步驟實施。

（二）進行成本核算

目前，將傳統的載體進行數字化費用較高，并且傳統檔案數字化后，必須支付一定的費用，如對大量的數字文件進行管理和維護，數字化后電子文件的保存需要持續的管理，都需一定的經濟投入，所以必須思考投入產出績效。如果不加強核算，則有可能導致數字化成果在若干年以后完全無法使用，造成不必要的浪費。

（三）建立雙套制管理機制

由于目前傳統載體的檔案管理基礎相對薄弱，數字化過程中有很多問題待解決，因此在相當長的一段時間內企業的檔案保存還要堅持雙套制管理機制。在保存電子檔案的同時也保存相對應的傳統載體檔案，以確保檔案信息內容的安全、完整和真實，并最大限度地發揮檔案信息的支撐作用。

（四）提高員工的素質

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數字化營銷的內容幾乎包括了所有最新的營銷理念，如：網絡營銷、多媒體廣告、一對一營銷、直復營銷、分眾營銷、顧客導向營銷、互動營銷、體驗營銷、娛樂營銷、無店鋪營銷、無紙化交易和在線研討會等等。

數字化營銷與企業內部管理關系密切，企業的信息化水平是數字化營銷的基點。零售企業進行數字化營銷涉及企業內部硬件配置與軟件應用兩個方面：硬件配置方面，包括基礎IT技術運行環境（如：電腦系統配置、網點的空間布局、通訊硬件條件……）和營銷工具（如：多媒體）；軟件應用方面，包括管理基礎軟件的開發應用（如：MIS、MC、CRM……）和數字化營銷專業軟件的應用（如：品類管理、CRM解決方案、RFM * 分析模型、數據挖掘、營銷數據庫和各種數字建摸自動化軟件**……）。

數字化營銷的特點

零售業的數字化營銷包含下面幾個特點：

1.形式的多樣性：社會信息化產品的普及為數字化營銷提供了廣闊的舞臺。

2.受眾的針對性：采用分眾或合眾的方法，鎖定目標客戶。

3.內外的一致性：數字化營銷依賴于企業管理的信息化程度。企業內部的數據倉庫，為營銷活動所需的數字挖掘提供了取之不竭的資源；營銷活動的市場反饋，又為企業管理的改進提供了依據，使企業運轉處于良性的“活水”狀態。

4.空間的廣域性：通過企業內部的局域網與互聯網的配合，使營銷活動突破了地域空間的限制，大大提高了效率。對于跨地域的大型連鎖零售企業，數字化營銷有更大的意義。

5.時間的快捷性：借助于電子技術的數字化營銷，由于維護方便，傳輸一瞬間，有其它方式無法替代的優勢。

6.供需的互動性：數字化營銷還能與客戶互動，增加了顧客在購物過程中的體驗式享受，增添了顧客的購物樂趣；而且商家也能及時得到市場反饋，提高營銷活動的成功幾率。

7.成本的可控性：隨著經濟的發展，伴隨著社會廣告行業的發展，費用也急劇上漲，數字化營銷可提供多種方式的組合，改變單一選擇的被動地位，有利于企業編制營銷的費用預算。雅虎和Google的在線廣告費總額已超過美國三大電視網ABC、NBC、CBS黃金時段(primetime)廣告費總和就充分地證明了這一點。

綜上所述，如果零售企業能將營銷工作與企業內部管理工作有機地結合起來，充分利用社會的和企業的IT資源，零售行業的數字化營銷將有很大的發展空間。

數字化營銷的常見誤區

由于零售業的數字化營銷發展時間比較短，再加上營銷人員對數字化營銷理念理解的不夠透徹，零售企業在進行數字化營銷的過程中往往會存在一些誤區，主要有以下幾點：

1.僅將數字化看作提升企業水準的標志，忽視企業發展的階段性要求。技術采用應重視適應性，遵循“夠用就好的原則”。反對所謂“一步到位”，盲目追求“世界領先”、“全國領先”。應按需求優先級別原則分批投入。重視實用性和針對性。

2.僅將數字化營銷看作一種工具和形式，忽視它的整合功能和對改進企業管理的促進功能。這是一種“重表輕本”的認識。

3.僅將數字化營銷作為促銷的手段，忽視企業基礎工作的開展和積累。如：數字倉庫的建立、品類分析和管理、數據挖掘和利用、數字化營銷前后臺的整合等等。

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關鍵詞：檔案管理　數據挖掘技術　復合模式　互補共存

隨著信息時代的到來，許多人都認為數字化檔案管理會在在很短時間內取代傳統檔案管理模式，這種想法導致許多的檔案機構在沒有足夠的技術支持和基礎條件下盲目地追求數字化檔案管理，結果不但沒有取得最初實現檔案更合理的利用的初衷，還導致許多的檔案出現模糊化、與事實不符的情況。為此筆者從醫院的檔案管理為線索，探討數字化與傳統檔案管理復合模式在檔案的利用以及保存方面起到的重要作用。

1.數字化檔案管理發展的不足

數字化檔案管理是隨著計算機技術的發展逐漸興起的，具有海量的信息量，快速的檢索、高度的信息共享性。這些優勢是傳統的檔案管理不具備的，但同時傳統檔案管理的有目的性整理、真實性等特點也是數字化檔案管理不可比擬的。

1.1技術的不夠完善，相關管理制度不健全

21世紀是信息的時代，是計算機的時代，建設數字化的檔案管理是必然的趨勢，但許多的單位的計算機基礎設施、應用軟件和相關技術人員發展的步伐與數字化檔案管理所需要的基礎條件不能同步。如此導致的結果是數字化檔案管理人人認可，一哄而上，造成所形成的檔案質量不高。正如我們所知道的，醫院的檔案管理是需要用文字、圖表、數據、照片和其他的反應病情的資料，沒有專業的熟悉計算的操作，掌握檔案管理的各個重點，勢必導致所記錄的檔案失去其重要的價值和真實性。此外，由于現階段國家的法律以及人們的普遍觀念，電子化的檔案是容易被篡改的，如果承認它的法律憑證效力，那么極有可能會被一些人利用，這樣傳統檔案的真實性以及完善性就顯得非常重要了。

1.2數字化檔案管理與保護研究成果保護的矛盾

現階段在醫院，大部分的醫學研究成果都是通過論文的方式發表的，并不能申請專利，這樣勢必導致各個不同的醫院對各自研究成果和取得的重大突破諱莫如深。數字化檔案管理需要高度的信息傳輸的能力，需要各個相關機構信息的共享。而傳統的觀點是先進的、成果較多的、有著完善科研技術的醫院不愿意與其他條件較差、科研水平較低的醫院共享重要的資源。沒有豐富的資源，數字化的檔案管理制度也就無法拓展傳統檔案管理的局限性，不能為科研和新技術的開發起到重大的作用。

1.3數字化檔案不具有原件，可能會出現信息缺失的情況

由于現階段的數字化檔案的記錄方式是在事件發生時就開始，記錄著整個事件的發展過程。這樣的記錄方式使得數字檔案是以檔案管理系統所捕獲的元數據來代表真實的數據，不具有原件，此外在記錄過程中有可能會發生的意外，例如：在醫院中，病人病情惡化，因此需要轉院治療，如果醫院不注重信息的收集的話，這樣就會導致數字化檔案的不完備。

2.數字化與傳統檔案管理的復合模式探討

由于數字化檔案管理與傳統的檔案管理在優缺點上正好可以互補。數字化檔案不具備真實性，傳統檔案具有真實性；傳統檔案檢索繁瑣、容易在轉移過程中出現破損，數字化檔案檢索方便、快捷。因此利用這種互補的優勢，讓數字化檔案管理和傳統檔案管理著兩種方式共存，對于科研以及及時的解決病人的痛苦有著重大的作用。一下就是對這種互補模式的幾點探討。

2.1利用電子化的檔案管理構建數據倉庫

傳統的檔案管理都是經過長期有意識、有目的的積累形成的，因此具有完備的系統性和價值。將傳統檔案中的各個信息利用計算機技術、條形碼技術、光盤技術等現代技術數字化，構成一個數據倉庫，容納各個醫院或者部門的研究成果和典型案例。當然在數字化檔案傳遞的過程中必定會出現信息會有模糊的可能，這樣就需要傳統的檔案作為原件，為數據倉庫的準確、可靠提供基礎。當然在發展電子化檔案數據倉庫的同時也要改變各個檔案管理機構各自為政、個立門戶的想法，盡量說服他們為科學研究貢獻自己機構檔案的力量。

2.2利用數據挖掘技術進行疾病的研究

數據挖掘技術是指通過每一個數據，從大量的數據中需找其規律的技術，主要有數據準備、規律需找和規律表示三個階段。在醫學上，許多的疾病是由于人們的不良習慣造成的，因此利用數字化的檔案管理快速的檢索的特點，可以在短時間內找到大量病情的案例，經過比較分析，得到疾病發生的基本條件以及可以導致疾病產生的不良習慣。例如：癌癥與心血管疾病都是人類的兩大殺手，但通過對已有的數據和案例進行分析，可以發現患癌癥的人都沒有換上心血管疾病，這種情況是否是巧合，還是有什么機理在其中，會不會通過此種研究發現治療兩種疾病的方法，這些都可以通過簡單的檢索，然后分析現象，大膽提出設想得到。如果利用傳統檔案進行這種索引必定會花費很多的時間和經歷在現象的發現上。然而當有了足夠的成果后，實踐是檢驗真理的唯一標準，為了證明這些研究成果就需要充分的證據和事實，而傳統的檔案便有法律憑證的效力可以作為資料來證明成果，這也是現階段中國與電子化檔案相比，傳統檔案無法比擬的優點。

2.3復合檔案管理需要提高檔案管理人員的綜合素質

21世紀是計算機的時代、是信息的時代，是知識經濟的時代。如果沒有相關檔案管理的技術人員對檔案進行有序、高效的管理，是無法滿足檔案合理數字化的需求，對于構建數據倉庫等檔案管理活動也有許多不利影響。因此為了復合檔案管理模式的合理開展，需要對傳統的檔案管理人才進行培訓，讓其在計算機技術以及信息技術方面提升，這樣才能滿足復合檔案管理模式的需求，成功的實現復合檔案管理模式。

3.小 結

信息時代的到來為許多的科學帶來了變革，在檔案管理上也是如此。數字化的檔案管理是勢不可擋，但在現階段，數字化的檔案管理還存在許多的不完善之處。與歷史長期有意識積累下來的傳統檔案相比，數字化的檔案管理模式還是有諸多弊端的，因此復合模式的檔案管理模式對于更好的利用檔案的信息，為科研的發展提供事實依據，為疾病的預防提供案例等方面都有重要的作用。

參考文獻：

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【關鍵詞】高校教學檔案；數字化管理；問題；對策

隨著科學技術的不斷進步，高校教學檔案呈現急劇增加的現象，這種現象的出現導致高校教學檔案管理發生了較為重大的變化，這種變化使得高校教學檔案的數字化管理方式應運而生，但在實際的高校教學檔案管理過程中，由于環境因素、人為因素、管理方式等導致高校教學檔案的管理問題越來越明顯及突出。

一、現階段高校教學檔案數字化管理過程中存在的問題

（一）教學檔案的內容不完善。由于高校課程較多且文理學科的差異較大，教學效果由于各種因素可能存在一定的動態變化、分散現象及多樣性等，這些不定因素會導致教學檔案出現變化，教學檔案屬于教師教學成果的反映，因此部分教學會出現交教學檔案不積極、材料不齊全及漏交等現象，導致高校的教學檔案缺乏真實性及完整性。（二）教學檔案數字化管理受到教學檔案特點的影響。高校的教學檔案由于涉及面廣、檔案數量多及周期性、專業性較強，導致在管理的過程中會出現較多的問題，這些問題的出現嚴重阻礙著數字化管理建設的進程，在教學檔案的管理過程中對于教學檔案的收集、分類及動態變化等較難掌握，導致教學檔案管理方式受到檔案特點的嚴重影響。（三）高校教學檔案管理方式較為落后。在信息技術不斷發展的今天，高校教學檔案數字化管理過程中擁有性能較好的硬件設備及技術，但由于教學檔案數字化管理工作人員的計算機操作水平較低等原因，在管理過程中還會出現手工操作代替計算機操作的現象，原有的以案卷及紙張為檔案收集、整理手段的管理方式依舊存在，不僅在一定程度上加重了檔案管理人員的工作量及工作強度，還影響了高校教學檔案管理工作水平的提高。且在教學過程中教師依舊沿襲利用自身經驗進行教學，使用教學檔案教學的實施較少，一定程度上阻礙了高校教學檔案的數字化進程。

二、高校教學檔案數字化管理中存在問題的相關對策

（一）對教學檔案的鑒定方式進行創新，提高教學檔案的可信度。將連續性較強的教學檔案相關信息進行適度的公開，針對教科書的采購、編寫及教學經費的各項支出等進行適度的公開，針對教師團隊的實結等進行公開，學校應對教師的實習內容進行確認及監督、判定，在管理的過程中一旦發現異常及造假現象及時給予指出并更正，深入挖掘教學過程中存在的問題，督促教師進行改進，提高教師的教學責任感，促使教師規范自己的教學活動及教學方式。將學生作為教學檔案管理的監督人員，針對教學計劃、教學總結及師生談話記錄等內容實施學生的參與及監督，讓學生對教學檔案的內容是否符合真實情況進行審核及檢驗，防止出現教師隨意填寫教學檔案及沒有將課堂教學過程中真實的教學活動反映出來的現象。采用不記名的方式讓學生對教學檔案內容進行反饋及評價，規范教師的教學行為，促進教師創新教學方式，提高教學質量及教學水平，防止出現隨意填寫教學檔案的現象。（二）完善及優化信息基礎設施建設。針對高校內進行教學檔案數字化管理相關的基礎設施進行完善及優化，主要針對檔案管理室的計算機、路由器、服務器、存儲器、交換機、復印機、打印機、掃描儀、數據庫管理系統、信息安全管理系統、操作平臺等基礎設施進行全面的檢查后，將一些已經無法使用的基礎設施進行更新，針對軟件及硬件設施較為落后的基礎設施進行優化及升級。只有不斷將教學檔案的數字化管理基礎設施進行完善及優化，才能保障教學檔案數字化管理水平的提高，高校教學檔案的相關工作人員還應根據計算機的優化及更新進行相關使用方式、技術及操作技術等技能的學習及強化，從根本上提高教學檔案數字化管理的水平。（三）建立及完善教學檔案數據庫。在高校內部網站將學校的教學管理通知內容、下發文件的內容及教學管理相關規章制度等信息進行，全校的師生及管理人員能通過網站對學校相關事宜及管理方面的內容進行了解及知曉，提高了教學管理的效率。針對教學管理系統開設網絡交流平臺，增加教師與學生之間的交流及互動的機會，賦予學生一定的知情權，讓學生針對學校管理過程中存在的一些漏洞、不足之處及不完善的地方提出意見，并由學生進行監督是否按時完成，促進教學管理的個性化及透明化。建立相應的教學檔案數據庫，在進行教學檔案的查閱過程中能根據相關的專業、課程、計劃、實習及總結等內容查詢相關的教學檔案信息，實現教學檔案統計、鑒定、查閱及編研的完整化及系統化。

三、結語

綜上，針對教學檔案進行數字化管理過程中存在著較多的問題，這些問題的出現嚴重制約及阻礙著教學檔案數字化管理的發展及進步，因此在實際的高校檔案數字化管理過程中，應實施針對性的對策將存在的問題進行解決。針對高校教學檔案實施數字化管理主要是健全高校的教學檔案管理制度、對教學檔案的鑒定方式進行創新、完善及優化信息基礎設施、建立及完善教學檔案的數據庫，提高高校教學檔案數字化管理的質量及水平，促進數字化管理的可持續發展。

【參考文獻】

[1]蔣娟.淺議高校教學檔案數字化管理存在的問題及對策[J].黑龍江史志,2014(15):139-140.

[2]程迎春.高校教學檔案管理中存在的問題及對策[J].遼寧農業職業技術學院學報,2014(06):43-45.

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關鍵詞：電力工程檔案；數字化；檔案管理；現代化技術；電子檔案建設 文獻標識碼：A

中圖分類號：G275 文章編號：1009-2374（2016）35-0226-02 DOI：10.13535/ki.11-4406/n.2016.35.111

電力工程檔案數字化管理是隨著電力行業形勢不斷發展，紙質檔案數量急劇激增，查閱、檢索、備份變得非常麻煩，而且容易出錯，傳統的檔案管理方式已經不能適應高效快捷的信息時代。當前，電力工程檔案管理要求標準化、規范化、網絡化、數字化，利用現代化技術和設備有效管理各種信息資源已經成為常態，結合公司檔案數字化工作實際，就如何加強電力工程檔案數字化管理做進一步探討。

1 數字化檔案管理的定義

數字化檔案管理是電子檔案建設在信息時代的必然產物，是檔案信息化建設綜合實力的體現。在具體實施過程中，把具有保存利用價值的文本、圖片、視頻等掃描、拍攝、掛接、上傳至檔案管理軟件，進行數字化整理、保管和備份。隨著檔案數字化處理技術的不斷改革創新，電子化、程序化的檔案數字化管理應運而生。

2 電力工程檔案數字化管理的重要性

檔案數字化管理具有龐大數據處理快捷性、改版時效性、傳輸網絡性的特點。采用數字化檔案管理，把保存在各載體、各方位的信息資源以電子版的形式存儲，以網絡化的方式互相連接，共同利用提高效率，節約辦公成本，實現資源共享。形成一個更適應電力工程建設實際的，可進行文件生成、歸檔和檔案管理一起操作的應用軟件，逐步實現檔案管理系統與公司各業務部門信息管理系統的無縫鏈接，進一步提高檔案電子化、信息化、網絡化管理水平。

2.1 數字化檔案管理的優勢

過去傳統意義上的檔案管理解決電力工程點多面廣、檔案人員參差不齊難題的唯一手段即增加檔案人員和增加辦公費用，導致檔案管理成本大幅上漲，管理效率是事倍功半的結果。采用數字化檔案管理把紙質檔案轉化為機讀文件，錄入、編輯、修改、目錄、報表打印一次完成，省時省力，提高經濟效益。按照公司檔案數字化計劃，由近及遠，現行檔案數字化歸檔，即電子版光盤備份和電子文本檔案系統掛接移交歸檔。以往的紙質案卷目測用高速掃描還是平板掃描，校對目錄拆分電子文本并標注文件檔號保存，審核檔案紙質原件目錄、頁碼無誤后裝訂還原，為提供準確的數據庫信息作好充分的準備。公司開發了“EEA億普電子檔案系統”，構建一個電子檔案信息整合軟件平臺，實現公司各類電子檔案數據大部分從網上采集歸檔，實現電子檔案信息存儲和處理的數字化，收集與傳遞的網絡化。為檔案遠程的借閱、查找、提供利用創造條件。

2.2 數字化檔案管理的作用

網絡技術、計算機技術、數字化技術等新的科學技術在檔案管理領域廣泛使用，促進了檔案管理理論、方法和技術的創新變革，發揮了信息檔案的增值作用，提高檔案工作在信息化社會中的地位。電力工程檔案工作中，利用紙質檔案經常翻閱會造成原件破損，外借有可能造成缺頁、篡改等不良現象，損害檔案的安全保管。檔案資料經過拍攝、掃描數字化處理后獲得電子版，變更改版迅速快捷。各職能部門在第一時間獲得最新有效版，實現資源共享。

保護檔案原件的憑證作用，兼顧因素確保信息安全。通過檔案的數字化處理后，檔案管理系統能夠實現對檔案收集、導入、編輯、統計、保管、掛接、轉庫、遠程查閱等日常工作的數字化管理。利用電子檔案管理系統，對分散各地的電力工程項目資料室編制竣工檔案全程監控，實現項目竣工檔案網絡上檢查指導、修改，網絡上審核、驗收移交，有效解決和改善路途遙遠、電力工程點多面廣、管理員參差不齊的檔案管理的困境，提高檔案規范化、標準化的管控力度。

2.3 數字化檔案管理的效率

通過互聯網、企業集約化管理信息系統進行計算機檢索，利用閱讀電子檔案，提高檔案標準規范宣貫的效率，迎接檔案數字化信息服務國際、國內電力安裝工程新項目的挑戰。數字檔案管理面向基層電力工程項目，提供高效率的遠程時效服務，文件、標準、資質、榮譽等目錄和電子版經過系統管理員權限設置即可下載原文信息。電力工程資料員在電子檔案系統的收集整編端口錄入或導入工程竣工檔案的案卷目錄和卷內目錄，掛接電子文本，做到一一對應。公司檔案員檢查指導修改、審核歸檔后，新項目工程竣工檔案數據即轉入公司總數據庫。檔案庫除文件實體的保管外，更主要是利用高效率的文件數據庫，成為提供優質服務的信息控制中心。按照檔案業務工作流程，提升檔案服務工作的水平和質量，實現檔案從收集、整編基礎管理向檔案信息研究與開發利用的質的轉變，為實現電子檔案館數字化管理邁出了堅實的步伐。

3 加強電力工程檔案數字化管理勢在必行

3.1 繼續教育培訓檔案管理員成為復合型人才

隨著檔案信息化數字化的發展，檔案管理直接影響企業的基礎管理。積極發揮檔案管理員的主觀能動作用，充分挖掘個人潛力，針對性地進行檔案知識的宣貫、繼續教育；堅持用新思路、新機制、新方式；堅持以人為本，講政治、講覺悟、講奉獻，全面提高管理人員的綜合素質。培養訓練成為既具備檔案業務理論知識，又熟練掌握計算機操作應用技能和數據庫維護的高技能的現代化信息管理人才，熟練運用現代化技術手段管理檔案，為迅速發展的電力工程建設編制竣工檔案服務。電子檔案館具有館藏檔案資源數字化、檔案信息傳輸與組織網絡化、信息資源共享化、服務范圍擴大化、信息檢索利用便捷化等諸多優點，為早日實現數字化檔案室（即電子檔案館）的目標而努力奮斗。

3.2 建立數字化檔案管理的個性化服務

檔案工作人員通過發揮自己的主觀能動性、創新精神，做好個性化服務。為電力用戶提供多樣化的動態性檔案管理服務。重要文書檔案的數字化處理，照片、視頻、實物檔案和重要電力工程竣工檔案數字化處理均要求達到100%；要求所屬單位按照由近及遠的順序，分期分批對紙質檔案以及重要特種載體檔案進行數字化處理；希望在移交新的竣工項目發文、計劃、總結、申報材料和行政照片、光盤等歸檔文件材料的時候，必須同時移交紙質文本和電子文本。積極推廣使用電子檔案管理系統，便于公司構建一個檔案信息整合交流的平臺，彌補有些單位沒有檔案系統軟件的不足，以解決工程項目分散、點多、路遠帶來的檔案管理棘手問題，通過幫助單位用戶解決他們自身難以解決的問題來實現價值，從而構成強大的檔案管理資源體系。

3.3 實現集團信息和企業檔案信息的互聯結合

在企業集約化管理信息系統檔案信息網上開通集團公司信息站點，上級文件、政策、標準、辦法及時下達，并宣傳貫徹落實。直接面對面網上交流溝通，參加視頻會議，公文流轉處理等，實現檔案信息的互聯結合。數字化檔案包括兩個方面，一方面是現行文件的數字化歸檔；另一方面是一些重要的歷史檔案，有重要意義的，需要長久保存的，也經常要查閱或者使用的，都要對文本內容進行掃描錄入檔案管理系統，實現檔案信息的數字化轉換，這樣可以使原來一些庫存的檔案，分期分批也能夠實現現代化管理。集團企業具有機構龐大、下屬單位較多，位置分散層次復雜等特點，通過電話和網絡逐步形成一個迅速發展的循環往復的檔案信息資源體系。集團公司指標文件、檔案標準、最新規范信息傳達通暢，企業對應及時修訂并遵照執行。實行一體化管理，充分發揮整體優勢。

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關鍵詞：檔案數字化；建設；水務

某水務集團于2011年成立，經過近10年發展，逐漸形成以供水為主體、水電開發、污水處理為兩翼，以水生態、新能源、水飲品為輔助，以金融服務和水務科技為支撐的“一體兩翼三輔助兩支撐”的板塊產業發展格局。隨著集團水務事業發展壯大，水務檔案數量和規模不斷增加，檔案管理呈現新特點，也面臨新機遇新挑戰，尤其是信息技術的發展和應用，產生大量電子文件檔案，做好檔案數字化建設與管理，成為推動新時期水務檔案管理的重要內容和迫切任務。

1水務集團檔案數字化現狀及特點

某水務集團有限公司現有室藏檔案2508卷（件），其中，科技檔案1700卷，文書檔案808件，財務檔案1130件，聲像檔案76件，榮譽實物檔案65件。為加快推進檔案數字化進程，在前期將全部庫存檔案進行數字化掃描錄入和整理，初步完善庫存檔案電子化管理的基礎上，達到重要和核心水務檔案數字化異質備份，確保新生水務檔案隨時移交、整理、掃描、備份，實現新生水務檔案的規范化管理，以及重要水務檔案數字化掃描、錄入。水務集團檔案數字化主要呈現四個方面的特點：1.1內容原生性。檔案數字化并未改變檔案本身承載著的信息內容，數字化后的水務檔案，體現的是水務集團在其生產、經營、管理過程中產生的具有保存價值的原始、真實、完整的信息資料，內容本質依然為其原生性。1.2記載多樣性。除《紙質檔案數字化技術規范》規定紙質檔案數字化具體操作規范，實物檔案、視音頻檔案資料也可以進行數字化處理，以文字、圖片、數字符號等形態存在，以PDF、JEPG、RMVB、MP3、MP4等載體格式及形式存儲。1.3傳輸網絡化。水務檔案數字化，后期的查詢、利用并不需要接觸到檔案原件，只需在存儲系統中查詢到相關數字信息即可，且檔案信息傳輸借助于局域網、互聯網等渠道，實現水務檔案信息網絡化傳輸，形成巨大信息空間。1.4服務便利化。水務檔案數字化，將各種水務檔案信息存儲于相關的檔案數據庫，集團內部各個子公司或個人根據預先分配的查詢權限，可直接通過登錄終端設備實現24小時隨時查詢、檢索、閱讀、下載、打印等，突破了傳統檔案查詢的時空限制，檔案利用更為便利。

2水務集團檔案數字化建設應遵循的原則

2.1經濟適用原則。水務集團室藏檔案隨著水務業務的拓展，呈現出不斷增長態勢，無論是采取數字化外包，還是自行進行數字化建設都需要耗費大量資金。尤其是數字化設備篩選以及文字識別軟件選用方面，應立足集團檔案數字化規劃及經費預算，不能一味追求高精尖設備（常用數字化設備見表1）。2.2重點優先原則。水務集團檔案數字化應堅持重點優先原則，首先將利用頻率高、高附加值的檔案資料進行數字化，然后對其他類型檔案進行數字化規劃，分步驟、有計劃、有目的地推動檔案數字化。伴隨著水務集團業務的拓展，供水、污水處理、水電開發、水生態、水務科技等涉水業務需求增加，相關領域成為檔案服務工作的重點對象，需要進一步加強。2.3安全保密原則。檔案安全和保密工作是檔案數字化工作的底線和生命線，尤其是數字化外包過程中，需要與第三方數字化專業服務機構簽訂安全保密協議，要求第三方嚴格遵守《保密法》《檔案法》《檔案服務外包工作規范》等相關法律及規定，確保檔案數字化過程及結果的安全保密。如水務集團自行數字化，應嚴格按照檔案數字化標準和要求，進行專業數字采集、整理、分類和數字掛接，并選用正版軟件用以存儲檔案數字信息，重要檔案應采取物理隔離、數據備份等相應的安全保密措施。

3規范水務集團檔案數字化建設流程的措施

3.1做好檔案數字化前期準備。水務企業檔案數字化前期準備工作主要包括三個方面。3.1.1成立數字化領導機構，加強對數字化工作的領導。根據水務集團檔案工作現狀，成立由分管領導任數字化工作領導小組組長、其他子公司主要領導為副組長、公司辦公室負責具體實施的數字化工作領導小組，統一領導數字化工作。明確小組工作職責，制定集團檔案數字化工作方案，細化各個時期、各個階段集團檔案數字化工作目標、任務。集團財務部門應將檔案數字化所需經費列入集團年初預算，為后期檔案數字化實施提供充足經費保障。3.1.2選擇數字化設備和軟件，為檔案數字化提供必要的物質條件。基礎設施：準備數字化過程中檔案存放必須的庫房場所；硬件設備：檔案數字化所需的計算機、大型掃描儀、彩色打印機、刻錄機、存儲硬盤、檔案裝訂機、打孔機、檔案掃描錄入筆、檔案裝具等；配置檔案數字化軟件。3.1.3強化數字化知識培訓，為檔案數字化提供堅實的人力基礎。組織相關人員到水務系統檔案數字化開展較為成功的企業進行實地參觀學習，也可邀請其他國企、民企等企業人員來進行現場經驗傳授，開闊視野、拓寬思路、博采眾長，為做好集團檔案數字化營造良好氛圍，打下扎實理論基礎。3.2嚴把檔案數字化各環節質量關。3.2.1第一步：整理檔案。將出庫的水務檔案盒及卷內檔案進行記錄，必要的予以拆裝，并做好頁碼編號，檢查檔案是否有缺損，及時修補。3.2.2第二步：掃描處理。根據水務檔案保存及紙質資料清晰度設置具體分辨率。如灰度水務基建圖紙，可將其分辨率調至300dpi，增加掃描清晰度；工程檔案紙張較多較厚，易卡紙，可選用平板掃描儀掃描。紙質檔案掃描完成后，再逐頁檢查是否存在漏頁、重復等，并將掃描結果上傳至服務器。3.2.3第三步：結果識別。下載漢王OCR工作包進行掃描結果識別。識別時需對掃描的檔案資料進行文件格式調整（大小、傾斜度、圖片方向等）、版面分析（版面布局及內容邏輯分析等）、識別（存檔較久的手寫體需要借助手動識別）等。3.2.4第四步：文字校對。常采用縱校與橫校兩道工序，能夠有效降低識別工作包中的錯誤率。3.2.5第五步：版面復原。校對完畢后，一般會選用“雙層PDF”格式進行保存，便于后期全文檢索。3.2.6第六步：質檢。在檔案數字化管理端，軟件系統會為客戶端自動分配工作，主要是承擔返工單處理及質量控制。根據《紙質檔案數字化技術規范》，應按照5%比例抽查作業包中的文件識別清晰度、文件頁數及格式，如發現不合格，應返回上一道工序重新操作。3.2.7第七步：備份。選用漢王OCR軟件，該軟件中的“OUTPUT”子文件夾可將前期經質檢合格的數字檔案全部保存至專門的檔案系統，實現備份。應做好備份標簽，便于后期的檢索利用。3.3提升檔案數字化成果利用水平。首先應設置登錄系統。根據集團內外用戶不同，賦予其不同登錄查詢權限，并在線提交相應的申請查詢信息，由檔案部門審核作出相應答復處理。其次檔案部門審核申請檔案材料。水務工程、合同檔案等屬于檔案，檔案管理部門只能為具有相應查詢權限，且按照檔案查詢利用制度及流程提供相應的檔案資料。經系統審核、身份認證后，檔案管理部門線上或線下將相關資料提供給查詢者，限期返還。

參考文獻：

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篇10

關鍵詞 信息數字 管理效益

中圖分類號：G270.7；D63 文獻標識碼：A

1環保檔案信息數字化資源開發是環保領域新變化的必然趨勢

隨著環保事業發展的腳步，環保檔案信息數量越來越充實，載體形式越來越豐富。隨著計算機的廣泛應用，電子檔案材料已開始成為檔案較普通的載體形式，搭建起查閱檔案的理想平臺，通過提高文檔資料的開放度和易用性、提高環保檔案服務的技術含量等措施，充分利用計算機的檢索能力，縮短了檔案查找的時間，簡化了查詢手續，提高了文檔服務效率，同時減輕了管理人員的工作量，電子檔案材料已開始成為檔案較普通的載體形式。隨著環保檔案工作領域的這些新變化，既給環保檔案部門帶來了生機與活力，同時更多的是挑戰。只有加快現代化管理的步伐和水平，對這些在環保活動中所產生的大量的專業性強、信息量大、載體新型的環保檔案材料的有效管理，才能使環保檔案工作跟上環保事業的發展步伐，跟上信息管理現代化的步伐。就目前而言，關鍵就是首先要加強對環保檔案信息的數字化管理工作。

2環保檔案信息數字化管理的內容

（1）采用適用本單位的環保檔案信息數字化軟件平臺是環保檔案管理的前提。環境監測中大量的電子文件產生以后，軟件平臺是首先需要解決的問題。環保檔案部門對于軟件平臺的選用大致有幾種代表性的方案：軟件公司合作開發、選用國家環保局推薦的文檔一體化系統軟件、選用當地檔案局推薦的檔案管理軟件。

（2）收集歸檔工作是環保檔案信息數字化管理的基礎工作。

①檔案部門加強對電子文件的前端控制意識，針對存在辦文部門隨意處置電子文件，或是形成的電子文件處于自生自滅狀況，或由于忘記存盤、意外刪除、系統崩潰、病毒侵擾等危險之中而丟失文件，建立相應的支持軟件、參數和其他相關數據備份檔案。使檔案部門收集檔案及時、完整，避免了電子檔案收不到或不全現象發生。

②收集電子檔案時，在與紙質文件對照驗收時發現有些電子文件與紙質文件不一致，有些不是經過審批的最終版本，使檔案部門收集不實。因此，建立了相應的電子文件的收集制度，做好對電子文件內容、原始性、保存、識讀有關的技術狀況的鑒定工作，剔除不應歸檔的電子文件，對重要文件則應打上歸檔標記。做好收集歸檔工作中要預防數據丟失和泄密，要注意對傳輸過程中的保密工作。

③重視備份且異地保存，根據具體情況選擇不同的備份檔案（或全備份、差量備份、增量備份；或實時備份、定期備份；或在線備份、離線備份；或人工備份、自動備份）。以避免因系統癱瘓或硬盤、服務器等硬件系統的意外損壞而使數據庫全軍覆沒。

④在實際工作中，數據庫建設必須遵守國家、《電子文件歸檔與管理規范》、《CAD電子文件光盤存儲歸檔與檔案管理要求》、《環境保護檔案管理數據采集規范》、《環境保護檔案機讀目錄數據交換格式》等行業頒布的各類標準以及國際和國內通用的網絡傳輸協議和格式、數據加工等標準原則與要求。

3環保檔案信息數字化在呼倫貝爾市環保管理的作用

（1）了解環保檔案信息數字化的價值和作用。《檔案法》第二條稱：“本法所稱的檔案是對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。”但了解檔案是否具有保存價值，最重要的一點是要提供利用。如果檔案不再利用，最有價值的檔案也就失去了保存的意義。而只有通過環保檔案的利用和開發，才能了解環保檔案的價值。數字化管理的出發點和最終目的是以快捷準確的方式滿足利用者的需要，提高環保檔案的社會利用價值。

（2）檔案部門轉變服務觀念，將工作重點由傳統的紙張整理轉向檔案信息數字化的重組和創新。進一步拓寬環保檔案數字信息利用工作的渠道，最大限度地發揮環保檔案的價值和作用。使環保檔案信息的潛能得到充分發揮，使環保檔案信息與最新技術接軌，多利用計算機豐富的圖表處理軟件和多媒體技術等對數字化的環保檔案信息進行二次、三次開發并通過建立科學的檢索系統為用戶提供高效便捷的環保信息。總之，準確系統的環保檔案信息服務，充分發揮其數字化管理的時效性特點，以滿足環保工作的決策部門、各類專業人員以及社會各方面對環保檔案信息的不同要求，開發利用環保信息數字獲得了社會效益和經濟效益，這就是環保檔案工作的實績。

4環保檔案信息的數字化管理隊檔案人員的要求