公司檔案室規章制度范文

導語：如何才能寫好一篇公司檔案室規章制度，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公文云整理的十篇范文，供你借鑒。

篇1

人事檔案管理辦法

一、目的

為了更有效的的員工人事檔案進行妥善管理，有效的保守機密；同時為了維護人事檔案的完整，防止材料損壞，便于高效、有序的利用檔案資料，特制定本管理辦法。

二、檔案管理內容

1、員工入職檔案：個人簡歷、員工入職登記表、應聘人員登記表、面試記錄及待遇核定事項審批、筆試試題、身份證復印件、學歷學位證復印件、離職證明、各類合同及協議。

2、員工培訓檔案：培訓通知、培訓總結報告或者考評結果、培訓審批表、員工外派培訓合同、外出培訓反饋表（證書原件）、員工培訓統計表。

3、績效管理檔案：將員工績效考核相關資料按月歸類整理。

4、員工離職檔案：員工離崗包括員工與公司解除（終止）勞動關系，死亡等情形。

三、檔案相關規定

1、基礎管理

1.1原則：分類標準、歸檔及時、排列有序、層次清楚、整理規范。

1.2員工入職前,人力資源部對人事檔案的真實性、有效性進行核查，如有虛假，可不予錄用和解聘處理。

1.3對人事檔案按入職時間分類歸檔，按在職人員、離職人員進行整理，并及時登記于《入職員工人事檔案登記》（見附件一）《離職員工人事檔案登記》（見附件二），并在檔案前頁填寫各種人事資料的名稱及對檔案進行編號，人事檔案原則上是永久保存。

1.4當在職員工的基本資料有變動時（如學歷變動、身份證號碼變動、個人技術職稱變動、婚姻情況變動等），應及時將相關資料復印件交人力資源部歸檔，原件當場查驗。

1.5調動和錄用入公司的員工，應在辦理手續前調閱檔案。在其報到新崗位前，對調入或新建立的檔案都應登記。

1.6對員工進行考察、考核、培訓、獎懲形成的材料要及時收集、整理保持檔案的完整性，歸檔的材料必須認真鑒別，保證材料的真實、文字清楚、手續齊備。材料須經審批蓋章和本人簽字的，應在蓋章、簽字后歸檔。

1.7員工離職檔案每月清查，另外存檔，檔案保存原則上三年后方可銷毀（高管及核心人員保留該員工離崗8年止）。

1.8人力資源部檔案員要注意檔案管理環境的清潔、整潔。

1.9檔案應分類編號存放，一個員工一個編號，防止重名重姓員工檔案交叉，制電子目錄，以便查閱。

2、檔案的查、借閱

2.1檔案分為保密與非保密，保密檔案禁止查閱，只能在檔案室閱覽，不得外借；非保密級檔案因工作需要查、借閱，須填寫《查、借閱人事檔案單》（附件三），經過行政人力資源部經理批準后方可查、借閱。

2.2任何單位一般不得垮部門查、借閱人事檔案，下級員工不得查、借閱上級員工的人事檔案。

2.3公司級領導、行政人力資源部可直接查、借閱員工人事檔案。

2.4所有經過批準后借閱的人事檔案需在三天內歸還人力資源部（除特殊情況可延長），對借閱后到期未歸還者、歸還損壞、私自復印檔案者、遺失者依照公司檔案管理的相關規定處理。

2.5人力資源部做好查、借閱登記，并在《人事檔案借閱登記本》簽字登記（附件三）。

3、查、借閱檔案注意事項

3.1不得涂改、圈劃、抽取、撤換、損壞檔案材料。

3.2不得擅自復印、拍攝檔案內容，如有工作需要從檔案中取證須經行政人力資源部經理同意。

3.3查、借閱者不得擅自泄露檔案內容，違反者視情節嚴重，予以懲處。

4、檔案的銷毀

4.1公司任何個人和部門非經同意不得銷毀員工檔案資料。

4.2某些檔案到了銷毀期時，由人力資源部填寫《公司員工人事檔案銷毀審批登記》（附表五），經行政人力資源部經理批準后銷毀。

4.3經批準銷毀的人事檔案，人力資源部須認真核對，將批準的《公司員工人事檔案銷毀登記》和將要銷毀的人事檔案做好登記并歸檔，登記表永久保存。

四、制定、修訂、廢除與實施

本管理辦法經行政人力資源部經理批準后，由人力資源部實施，修訂和廢止亦同。

篇2

一、為規范公司檔案管理，增強公司檔案的實用性和有效性，特制定本制度。

二、歸檔范圍

公司的規劃、年度計劃、統計資料、財務審計、會計檔案、勞動工資、經營情況、人事檔案、會議記錄、決定、委托書、協議、合同、項目方案、通知等具有參考價值的文件資料。

三、公司的檔案管理由總經理辦公室檔案室檔案管理員負責。

四、檔案管理員的職責：保證公司及各部門的原始資料及單據齊全完整、安全保密和使用方便。

五、資料的收集與整理

1.公司的歸檔資料實行“季度歸檔”及“年度歸檔”制度，即：每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份為公司檔案資料歸檔期。

2.在檔案資料歸檔期，由檔案管理員分別向各主管部門收集應該歸檔的原始資料。各主管部門經理應積極配合與支持。

3.凡應該及時歸檔的資料，由檔案管理員負責及時歸檔。

4.各部門專用的收、發文件資料，按文件的密級確定是否歸檔。凡機密以上級的文件必須把原件放入檔案室。

5.檔案管理員根據公司的《文書立卷歸檔管理制度》實施檔案歸檔整理。

六、資料的分類與歸檔

1.公司檔案資料的分類依據《文書立卷歸檔管理制度》的有關規定執行。

2.公司檔案資料的歸檔每年一次，屬于平時立卷歸檔的不在此規定范圍內。

七、檔案的借閱

1.總經理、副總經理、總監、總經理辦公室主任借閱非密級檔案可直接通過檔案管理員辦理借閱手續。

2.因工作需要，公司的其他人員需借閱非密級檔案時，由部門經理辦理《借閱檔案申請表》送總經理辦公室主任核批。

3.公司檔案密級分為絕密、機密、秘密三個級別，絕密級檔案禁止調閱，機密級檔案只能在檔案室閱覽，不準外借；秘密級檔案經審批可以借閱，但借閱時間不得超過4小時。秘密級檔案的借閱必須由總經理或分管副總經理批準。總經理因公外出時可委托副總經理或總經理辦公室主任審批，具體按委托書的內容執行。

4.檔案借閱者必須做到：

①愛護檔案，保持整潔，嚴禁涂改。

②注意安全保密，嚴禁擅自翻印、抄錄、轉借、遺失。

八、檔案的銷毀

1.公司任何個人或部門非經允許不得銷毀公司檔案資料。

2.當某些檔案到了銷毀期時，由檔案管理員填寫《公司檔案資料銷毀審批表》交總經理辦公室主任審核經總經理批準后執行。

3.凡屬于密級的檔案資料必須由總經理批準方可銷毀；一般的檔案資料，由總經理辦公室主任批準后方可銷毀。

篇3

為全面檢驗寧夏分公司市縣機構的籌備情況，按照《中華人民共和國保險法》《中華人民共和國銀行業監督管理法》等法律、行政法規、規章和保監發〔201*〕10號、保監壽險〔201*〕1125號文件的精神，現擬定《中郵人**夏分公司（籌）分支機構驗收方案》，對寧夏分公司分支機構進行驗收。

一、指導思想

以科學發展觀為統領，以“建設、規范、發展、管理”為主題，以符合監管要求為前提，以搭建組織架構為基礎，以健康持續發展為要務，以加強規范管理為保障，以打造專業隊伍為支撐，推動中郵人壽實現扎實、特色、可持續發展。

二、驗收原則

（一）成熟一家、開辦一家的原則。市、縣郵政保險局建設工作要確保籌建質量，在機構、人員、設備等配套建設到位前提下開展業務，不可盲目追求擴張，以免在條件不成熟的情況下開業運營，產生業務隱患。

（二）精簡高效、逐步健全的原則。市、縣郵政保險局各項設施配備以滿足基本運營需要為原則，節約成本，合理配置。根據不同發展階段、不同發展規模等情況，逐步完善專業化建設，做到功能全面、職責細分。

（三）符合規章、管控到位的原則。市、縣郵政保險局驗收工作要積極做好與監管部門匯報溝通，按照監管部門要求，認真履行有關手續與程序。驗收過程中，將內控體系建設情況作為驗收重點，確保中郵人壽業務的健康、穩定運行。

三、驗收內容

（一）組織架構建設。**市、**市、**市、**市、**市成立郵政保險局，**市**縣、**市**區、**市惠農區、**市**區成立郵政保險局。作為受托管理中郵人壽非核心業務管理職責的具體責任單位，應明確崗位職責，負責中郵人壽保險業務在各市（縣）及市所轄縣一級中郵人壽保險業務的經營、管理，具有較強的內控與風險管理能力。

（二）規章制度建設。市、縣郵政保險局應當在業務管理、客戶服務、單證印鑒管理、營銷管理、反洗錢與風險管理等方面具備相應的內部管控制度，嚴格遵守中郵人**夏分公司（籌）下發的各項規章制度。

（三）員工隊伍建設。在各市設立郵政保險局，設立的郵政保險局與保險局或金融保險局（金融業務局）可以合理兼職，市局保險局局長或金融局副局長兼任郵政保險局局長，初期根據業務發展的規模必須設置專職崗位。在**市郵政保險局配備專職人員5名，其他市局郵政保險局配備專職人員2名。

部分業務發展具有一定規模的縣局設立郵政保險局，配備1-2名專職人員負責中郵人壽的業務管理經營工作。

員工在上崗前要接受中郵人**夏分公司（籌）舉辦的業務培訓，包括保險法律法規、職業道德、誠信教育、內控制度、反洗錢、業務知識、崗位職責、工作流程等內容，培訓時間不少于36小時。其中，保險法律知識、職業道德和誠信教育時間累計不少于12小時。

（四）辦公職場建設。市、縣郵政保險局要有穩定的辦公職場，具備必要的辦公條件，滿足日常辦公和業務經營發展的需要。

（五）信息技術建設。市、縣郵政保險局要配備相應的計算機設備和兼職技術維護人員，滿足日常運營管理需要。軟、硬件系統應具有信息安全防護措施。網絡建設做到與中郵人壽核心業務系統互聯互通，安全穩定運行。

（六）風險合規管理。市郵政保險局局長擔任合規稽核崗，縣局郵政保險局要配備兼職人員加強風險管理。郵政保險局局長、兼職人員上崗前要參加相應的風險與合規管理知識培訓，接受反洗錢知識教育。

每個營業網點應當取得中國保監會頒發的經營保險業務許可證，并獲同企業上一級機構的授權。營業網點應當在營業場所顯著位置張貼統一制式的投保提示。

（七）市場營銷管理。市、縣郵政保險局業務人員要熟練掌握公司產品條款，具有保險銷售資格的網點營業人員要接受產品培訓和職業道德培訓，加強道德自律，確保依法合規經營。

（八）業務管理。市、縣郵政保險局要熟練掌握中郵人壽核心業務系統操作技能，各類單證、印鑒齊全到位，并取得中郵人壽總公司業務授權。建設安全、規范的單證檔案室，市郵政保險局單證檔案室面積不低于20平方米，縣郵政保險局單證檔案室面積不低于10平方米。

（九）安全防范建設。市、縣郵政保險局要具備安全防范設施，確保辦公場所安全、單證檔案室安全，確保信息系統軟硬件安全。

四、驗收程序

中郵人**夏分公司（籌）組成驗收組對市、縣郵政保險局進行現場驗收，現場驗收流程如下：

（一）聽取市、縣郵政保險局負責人匯報籌建工作。主要包括組織架構和員工配置情況、上崗培訓情況、辦公職場建設、內控制度、計算機信息系統和網絡建設等內容。

（二）查看辦公設備、內控制度和操作流程。主要包括辦公設備的配置、辦公場地、單證檔案室建設情況、對中郵人壽核心業務系統的承保、保全、理賠等業務功能進行模擬操作的情況，具有單證印鑒管理等方面的內控制度及執行情況等。

（三）訪談崗位人員。對崗位人員重點考察業務操作技能、合規經營意識、業務管理能力等；

（四）反饋機構開業驗收意見。驗收組對現場驗收情況作出總體評價、就驗收中存在的問題提出整改意見。

五、后續工作

現場驗收完成后，中郵人**夏分公司（籌）指導市、縣郵政保險局在本地區內開展中郵人壽保險產品銷售工作和提供保險服務。

篇4

[關鍵詞]機關檔案工作； 檔案檢查工作；集中統一管理；

檔案工作規范化； 檔案管理信息化

[abstract] authority file recorded a national agencies at all levels of the work activities, achievements, experience and lessons. Full play to the role of the organ files, for economic and cultural construction service has the very vital significance.

[keywords] authority file work; Archives check the work; Centralized and unified management;

Archives work standard; File management information

中圖分類號： G270 文獻標識碼： A 文章編號：

檔案工作是很重要的專業事業，是實現社會主義現代化建設，開展歷史研究，進行各項工作的必要條件，而且是維護黨和國家歷史真實面貌的重大事業。機關檔案中記載著國家各級各機關工作活動的情況、成果、經驗和教訓，為單位開展業務和技術交流、總結經驗等提供了大量可靠的憑證。因此充分的發揮機關檔案的作用，為經濟和文化建設服務具有十分重要的意義。

近年來，我們天津市規劃局圍繞為天津市城市規劃建設服務這個中心的同時，主動開展機關及局系統檔案的各項工作，而且積極參與一年一度的天津市機關檔案工作定級升級活動。我局檔案工作重點是從提升檔案內在質量，加強對系統內檔案工作的指導、檢查等方面入手，不斷建立健全各項規章制度，提高信息化管理水平、加強檔案工作的基礎性建設，各項工作成效顯著，不但有效促地促進與加強了機關檔案工作建設,也進一步提高機關和局系統檔案工作水平。在短短近二年的時間里,機關檔案工作由“靜態”向“動態”轉化,出現了令人欣慰的局面。

這些成績的取得主要得益于：

一、建立檔案檢查工作機制

為了做好局機關和局系統檔案工作，我局成立了檔案評估檢查工作組，由分管局長任組長，局辦公室、市城建檔案館有關人員為成員，不但制定了長期的工作目標，還形成了詳細的工作方案，明確了責任和各項工作的計劃安排，按照有關要求，全面開展局系統檔案檢查工作，逐步進行自查，找出存在問題并認真加以解決。工作組多次召開專題會議進行研究，并定期向局長辦公會進行工作匯報，為做好規劃局機關和局系統檔案工作打下了堅實的基礎。

二、不斷加強和完善檔案管理工作

（一）領導高度重視，確保檔案工作高水平開展。

我局領導高度重視檔案工作，多年來，始終把檔案工作放在重要位置，列入領導議事日程，每年在全局工作要點及重點工作任務分解中明確檔案工作的具體要求，把“明確責任、落實制度、加強管理”作為檔案工作的總思路。建立了分管局領導總負責，局辦公室統一管理，各部門為成員的檔案管理體系。各處室主要領導為本部門檔案工作第一責任人，在各部門內均設立了檔案工作崗位，安排專人負責。

在日常工作中，局領導經常關心檔案工作，在財力、物力上均給予大力支持，保障了檔案工作的順利開展。同時，分管局領導多次帶隊下到各區、縣局指導、檢查檔案工作，推動全局系統檔案工作高水平開展。

（二）完善管理機制，實現檔案集中統一管理。

我局機關檔案室始建于1987年，經過20多年的建設，建立、形成了門類齊全，管理規范的機關檔案室。1997年全局系統檔案工作全部通過市檔案局達標升級檢查，實現滿堂紅。全局檔案實行集中統一管理，檔案為一個全宗，其中包括局機關19個處室和四院、四中心、兩館等10個直屬單位，10個派出機構。機關檔案室室藏門類收集齊全，包含文書、業務、資料、會計、聲像、光盤、實物等七個門類。

2002年機構改革后，為進一步做好局機關檔案管理工作，由城建檔案館管理科承擔局機關檔案室日常管理工作。局機關檔案室配有檔案專用庫房，檔案室庫房總建筑面積100平方米，配備計算機、打印機、掃描儀、傳真機、去濕機、加濕器等設備，并且實現了辦公、閱覽、庫房三分開。庫房配有中央集中空調，安裝了庫房報警系統，與屬地派出所聯網，確保了檔案安全。文書檔案分類采用了年代——組織機構分類法，檔案存放按照永久、長期、短期，2007年以后按照永久、30年、10年保管期限排列。截止到2011年，庫存文書檔案案卷3743卷，資料487卷，會計檔案1595卷，各類業務檔案8639卷，室藏14455卷。

（三）加強制度建設，促進檔案工作規范化管理。

幾年來，我們緊緊圍繞我局工作的實際，不斷加強基礎工作建設，健全、完善規章制度，使我們的工作有法可依，有章可循。制定了規劃局檔案管理辦法、借閱保密制度、鑒定銷毀制度、統計制度、安全保管制度、整編要求等相關規定及制度。在加強規章制度建設的同時，嚴格責任制度，使我局的檔案工作責任明確、任務清楚、落實到人，層層負責，確保了檔案工作順利開展。

根據國家檔案局8號令的要求，我們重新修訂了文件材料歸檔范圍和保管期限表，將07、08、09三年的文書檔案重新整理，累計整理570卷，9969件，100%達到市檔案局的要求。

近兩年來，我們制定頒發了《天津市規劃局機關檔案分類方案》，涵蓋了本系統各種門類、載體的檔案，類目設置合理，編號科學；制定了《天津市規劃局建設項目規劃管理文件和城鄉規劃編制文件歸檔整理規范》，明確了歸檔范圍、歸檔內容、案卷質量要求、整編方法等，保證了全局系統業務檔案的規范化管理；2010年，為了進一步加強對檔案工作的監督和檢查，我們制定了《天津市規劃局歸檔責任追究暫行辦法》，對于檔案損毀、丟失等違反檔案管理的法律、法規等行為，明確了處理意見。規范性文件的制定，進一步加強了全局系統檔案內在質量，嚴格檔案管理程序。

(四)健全檔案信息系統，提升了檔案管理信息化水平。

我局下屬單位檔案城建檔案館自1995年成立聲像室以來，局領導對城建檔案館聲像事業的發展在財力、物力上給予大力支持。城建檔案館配有專業聲像人員和專業的聲像設備，局各項活動照相、攝像均由城建檔案館承擔，故局機關全部聲像、照片檔案由城建檔案館負責形成、整理、歸檔、立卷、保管及提供利用。照片檔案的整編標準及分類方案均按照城建檔案館制定的標準執行。城建檔案館定期向局機關檔案室提供照片檔案目錄。現存局重要業務會議、活動500余個，7861張照片。在城建檔案館運行的媒資系統下，設有照片檔案管理模塊，照片檔案分三級管理，案卷級、項目級、文件級，達到100%計算機管理。

為提升局機關文書檔案工作的內在質量，實現文書檔案目錄級、文件級信息化檢索。機關文書檔案管理使用了專業公司開發的檔案管理系統，現有文書檔案文件級目錄數據52434條，建立了由室藏檔案為主要內容的檔案數據庫。達到100%目錄級查詢。

開發建立了天津市規劃局檔案管理系統。該系統現有1996年—2002年規劃管理、建設管理、建設用地管理、建設工程管理、土地出讓、證后監察、行政訴訟等十一個專業6015卷檔案，著錄信息192983條，電子文件、圖紙56966幅。實現要件100%掃描。自03年起，局政務辦公自動化系統全面開發使用，全部進件要求掃描，實現網上辦公，全部數據存在局政務辦公自動化系統數據庫中，現正著手研究全部數據與城建檔案館、局屬各規劃區局之間鏈接，實現信息共享。

在我局政務辦公自動化系統中建立了檔案BS查詢系統平臺，實現100%庫存業務檔案案卷級目錄檢索，現有16758卷 11037條。

我們還對我局歷史檔案進行數字化處理。為發揮局屬單位城建檔案館人才優勢、設備優勢，由城建檔案館完成1965-1995年局業務檔案93288卷的數字化處理，著錄近140萬條，文件掃描74.6萬余張，圖紙掃描近10萬張，達到要件100%掃描。

三、未來工作打算

我局的檔案管理工作雖然取得了一些成績，但在檔案數字化建設、檔案管理制度建設和檔案管理模式等方面還有待于進一步加強和研究。我們將根據工作實際和局領導以及機關各處室提出的要求和意見，認真做好整改工作，使我局的機關檔案管理工作再上新臺階。

規劃檔案在城市規劃、建設、管理中發揮著越來越重要的作用。作為全市規劃工作的行政主管部門，檔案工作整體上水平尤為重要。“十二五”期間，重點做好以下幾個方面工作：

（一）加強全局系統檔案基礎工作建設。進一步完善檔案相關制度建設，研究探索檔案管理的新模式和新方法，以市檔案局開展全市檔案評估檢查為契機，在“十二五”期間推動完成全局系統檔案評估檢查，力爭全部達到一級水平。

（二）加強局系統檔案的數字化建設。結合我局現有的辦公自動化系統和檔案管理系統，在“十二五”期間進一步推動機關文書檔案的電子歸檔，同時進一步通過對業務檔案的歷史數據整理和地理數據的定位，實現歷年業務檔案數據的電子化和GIS化，達到任意地塊現狀與歷史數據的有效查閱。

篇5

【關鍵詞】電力企業；檔案管理；問題；對策

前言

檔案的管理工作是企業管理工作中不可缺少的一部分，是可以提高和改善企業的工作質量和工作效率的必要方法，是維護和還原歷史真實面貌的一項重要工作。科學規范的管理檔案，也是衡量一個企業工作業績與管理水平的重要尺度。在我國經濟全面發展的歷史背景下 ，隨著市場經濟的不斷發展，檔案工作在經濟社會中的作用和重要程度也得到了不斷提升。做好了企業的多種經營資料的整理歸檔的管理工作，不斷提高、更新企業檔案的管理理念，試著研究、探索新的檔案管理方法，來全面、真實的反映企業整體發展狀況和經營成果，對一個企業來說久尤為重要。而做好企業的檔案管理工作對促進企業全面發展，不斷提升企業在市場經濟中的競爭力更具有重要意義。同時，檔案做為信息的重要載體。如何管理及充分利用好檔案，也對企業的各類資源開發也起著重要作用。

1 存在的問題

一直以來，電力施工企業對于各類檔案管理工作沒有一種科學的管理意識，沒有將檔案工作滲透到各個環節之中，導致業務部門和檔案管理部門各自為政，檔案資料積累殘缺不全。而且由于工程的類型較多，從實際情況來看，工程資料的收集也比較困難。例如以我們公司為例，有主業工程，業擴工程，配網工程，客戶工程等等···還有每個工程的電壓等級也不一樣的，一個工程的建設可以說是很復雜的，從項目申報到工程竣工的階段比較多。這種工程形成的文件材料涉及面廣、內容繁雜，涉及部門和人員多，經歷時間長，稍有疏忽，就可能遺漏。而一些小型的客戶工程又大多施工要求急、建設周期短、形成的文件數量不多，不易引起檔案人員的足夠重視；加之施工人員組成復雜，往往造成工程任務完成困難；臨時機構解散，而檔案資料也隨之消失了。這些現象暴露在以下幾方面：

（1）首先對檔案的重要性認識不夠。一直以來，有很大一部分人員包括一些領導干部對檔案工作的認識都存在一些偏差，對檔案工作的重要性缺乏足夠的認識，覺得檔案管理工作沒有那么重要，覺得檔案工作無非就是整理、裝訂、還有保管等一些事務性的瑣碎工作，不是單位的主要工作，不能給企業創造直接的經濟效益，只要不泄密，不丟失，能應付應付外調、檢查就可以了。甚至，有少部分人還認為檔案室就是資料沒地方存放了就擺的地方。輕視檔案工作的思想就說明了一些人對檔案工作缺乏必要的了解，而忽視檔案工作就會無法適應現代企業對管理工作的需求。

（2）管理力量的薄弱，主要暴露在：管理手段的落后，人員素質水平較低，管理水平也不高。甚至有部分檔案人員沒有經過專業的檔案知識培訓就直接上崗工作，對檔案的重要性、歸檔要求，以及檔案資料的收集、整理、歸檔、裝訂等業務不太熟悉，檔案的收集意識也淡薄。而且在基層大多數檔案人員是兼職管理，對檔案工作精力和積極性投入不足，日常的事務往往只是將材料放人檔案盒，沒有及時整理歸檔，嚴重影響了檔案管理水平。其次還有一些歸檔的材料也不夠真實和準確。

（3）基層檔案室的硬件設施不夠齊全。檔案管理經費投入不足，檔案管理的“八防”要求難以達到。

2 檔案管理工作的對策

（1）建立檔案管理網絡，確保管理規范化、標準化，加強對檔案工作的集中統一管理是電力工程檔案齊全、完整、規范的重要保證。首先，成立檔案工作領導小組，統一協調檔案管理工作，由主管檔案工作的領導全面負責對檔案室配備專職檔案人員，再在各個業務部門指定專門人員擔任兼職或專職檔案員。同時，加強宣傳、貫徹力度，強化監督職能，增強全員檔案意識。

（2）加強各級檔案人員的隊伍建設，提高業務素質。檔案管理是一項專業性很強的工作，不僅要求檔案人員既要有高度的責任感，同時又要具有一定的檔案管理專業水平，特別是要具備運用現代科技手段和先進的管理方法管理檔案的基本技能。企業檔案管理的好壞，在一定程度上取決于檔案工作人員。作為檔案工作人員，不僅要注重提升自身的專業能力，提高業務水平，熟悉掌握檔案工作的各個環節和基本要求，積極掌握科學管理的原則和方法，提升工作效率，提高檔案質量。同時，積極爭取各級各部門領導的重視，進一步支持、關心檔案工作。檔案行政管理部門也要及時了解檔案人員變動情況，抓好短期培訓，發揮工作協作組作用，互相學習、交流，提高業務水平。

（3）建立健全檔案管理的各種規章制度，修訂崗位責任制及檔案管理要求，做到職責分明。建立起來的規章制度必須符合各自企業的特點和檔案管理實際情況，以適應企業檔案管理的需要；不僅要以方便實用、簡便易行、可操作性強為目標，以便更好地發揮制度的指導和規范作用；而且，要堅持制度執行的嚴肅性。檔案部門既是制定檔案規章制度的主管部門，又是規章制度的執行部門。在規章制度的執行過程中，要做到有功必賞、有過必罰，充分體現制度的權威性。建立了科學的歸檔制度，歸檔時就要對文件進行全面、認真的檢查，在內容方面檢查歸檔的文件是否齊全完整。只有這樣，才能保證文件材料無論是在工程各階段還是單位內的各個部門，從組織上不疏忽、不散失。

（4）采用信息化管理手段。通過開發利用檔案信息，促進檔案管理工作做好檔案資料收集、歸檔工作，積累儲存檔案是為了更好地利用和開發檔案信息。電力工程檔案的形成是電力工作者勞動智慧的結晶，通過文件材料收集歸檔將其轉化為檔案信息資源，如果能及時將檔案信息提供給業務部門，使他們親身體驗到檔案信息的價值，就會促使他們更積極主動地配合檔案部門做好建檔工作。

3 結束語

總之，在從事檔案工作的幾年里，我深刻體會到檔案管理工作是企業規范管理、防患于未然的需要，是企業發展的寶貴財富，更是一項需要長期持之以恒的工作。檔案室就是公司檔案的貯存基礎和利用中心，其基本任務是負責集中統一管理本公司的科技，文書，財務方面的檔案，維護檔案的完整與安全，并提供有效利用。科學規范的檔案管理可以不斷提升一個企業的管理水平，做好檔案的開發和利用，不但可以實現檔案管理工作的自身價值，而且可以為經濟發展和社會進步做出應有貢獻。

參考文獻：

[1]李多.市場經濟下的信息檔案及其管理利用[D].安徽大學，（2005）.

[2]蔣紀蓓.“檔案化”與“檔案化管理”及“歸檔”[J].檔案學通訊，2006（03）.

[3]楊建英.怎樣做好電力施工企業檔案管理的探討[J].電力建設，2006（08）.

[4]吳玉姝.電力企業檔案服務創新的思考[J].云南電業，2007（07）.

篇6

么敏江，1984年到河北省農林科學院辦公室工作，作為一個朝氣蓬勃的年輕人，她覺得自己有責任去主動承擔重任。她認識到要想助力農科院檔案發展，必須努力提高自身素質。1985年她報考了中國人民大學函授學院檔案學專業，她知道實踐是檢驗真理的唯一標準，所以她一邊如饑似渴的系統學習檔案知識，一邊在檔案工作崗位上磨練業務。經過三年的學習，她對檔案工作有了全新的認識，對全院檔案發展有了一個宏偉的藍圖。三十年過去了，她現在成了河北省農林科學院獨當一面的檔案能手，2次被國家檔案局授予“檔案管理達標升級突出貢獻獎”，2次被省檔案局評為全省優秀檔案工作者，5次被評為“省直檔案工作先進個人”，3次被評為省農科院“先進工作者”。面對成績，她沒有豪言壯語，沒有沾沾自喜，還是一如繼往的扎實做好檔案工作。她說：“這就是我的本職工作。”

傾心盡力，夯實檔案工作業務基礎。在她的心里始終繃著一根弦，業務基礎是檔案工作的核心重點。所以在保證檔案案卷質量，健全檔案規章制度方面她始終是敏銳的，超前的。在檔案日常收集整理工作中，她堅持做到：誠心、耐心、熱心、專心、虛心。為了確保檔案質量，每年年初，在各部門文書工作人員將文件材料移交檔案室后，她根據文件材料的性質進行分類和確定保管期限，再逐一裝訂、打印頁碼、錄入微機，每個細節都不疏忽，每個環節都不放過，每年近兩千件的各種門類檔案都由她一人完成。2004年，她針對基建檔案內容不完整、檢索目錄不準確的問題，把基建檔案全部進行了清理，重新建立了基建檔案檢索工具，共編制文件級目錄2145條，確保了檔案內容完整，準確。隨著2002年我省實施科技管理體制改革以后，院所屬企業應運而生，針對這一新情況，在檔案室只有她一人的情況下，通過學習調研，及時起草制定了《企業檔案管理辦法》、《特殊檔案管理辦法》。2010年，根據國家檔案局第8號令《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》和省有關法律法規等新規定，她對原來的檔案管理制度進行了系統的修訂，形成了一整套更加完善的檔案管理制度。這套25項近6萬字的管理制度，涵蓋了檔案工作的各個方面，對各種門類、各種載體檔案材料的收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用等都做了詳盡的規定，使全院系統檔案管理有章可循，實現了檔案工作制度化，為檔案工作規范化管理奠定了堅實的基礎。

耐心細致，提升檔案工作服務效率。省農林科學院有下屬單位12個，全院職工共計近千人，為了制定規劃、申報課題、鑒定成果以及解決爭議，每年都有大量的檔案查閱任務。她一直謹記農科院檔案工作的根本目的是為農業科研工作服務。她經常說的一句話就是“做好檔案工作必須要有耐心”，她是這么說的，更是這么做的。對每一個來查詢檔案的人，她都笑臉相迎，熱情相待。多年來，她用心整理，只要有空她就鉆在檔案庫房里親近檔案。院機關多達七千多卷的室藏檔案，她都了然于胸，每次都能按照查閱者的要求準確無誤地找到案卷，甚至有些檔案都不需要進庫房、上微機就能準確說出查閱者所需的信息。在她的努力下，院檔案室成為了各級領導和同志們“用得上、信得過、離不開”的得力助手和參謀。

兢兢業業，實現檔案工作上檔升級。省農林科學院從成立檔案室開始，檔案管理水平始終走在全省的前列。1996年我院檔案目標管理認定為省一級，2001年榮獲科學事業單位檔案管理國家一級認證。隨著形勢發展，她率先認識到檔案信息化建設越來越成為新時期檔案事業發展的必然趨勢，也是實現檔案信息資源社會共享的根本途徑。為了農科院檔案事業的發展，她通過查閱資料，多方調研，撰寫報告向領導匯報請示，終于贏得了院領導的大力支持，院撥款近四十萬元購置了掃描儀、服務器、計算機、刻錄機、碎紙機、防磁柜等檔案數字化專用設備，對院機關1958年至2008年永久保存的紙質檔案進行了掃描，有效實現了檔案信息資源共享，為檔案利用工作提供了更加方便、快捷、高效的平臺。2011年我院獲得檔案信息化建設省直先進單位稱號。隨著檔案信息化的發展，我省又提出了新的《河北省機關檔案工作目標管理認定辦法》，為了適應新要求，她不辭辛勞到分布在石家莊、保定、衡水、昌黎、唐海等所屬12個研究所及3個院控股公司進行了專題調研，并專程到省直檔案先進單位進行考察學習，提出了我院貫徹落實檔案工作目標管理認定的實施意見，制定了檔案升級達標計劃。2014年，經過她不懈的努力成功申報了“農業科技檔案信息資源的保存與利用平臺建設”項目。在項目實施過程中，由于檔案室人手少，任務重，時間緊，她經常連軸轉，中午急急忙忙吃一口飯，就投入到緊張的工作中，根本沒有午休時間，甚至經常忘了下班時間，趕不上回家的班車，有時晚上還在檔案室加班工作。功夫不負有心人，檔案室完成了升級改造，實現了檔案信息數字化建設、網絡化服務的目標。2014年底院機關檔案順利通過河北省機關檔案目標管理“AAAAA級”認定。

篇7

（一）觀念和行為上，通過崗位調整、資源優化配置，以新的理念，讓職工理解，崗位撤并和人員精簡，提倡一崗多職、一專多能，不是單純地多干事，而是為在新的機制環境中，更漂亮地干工作，以實現職業生涯價值的最優化，達到企業興盛與員工利益的有機統一。并經由觀念的整合達到行為的整合，有效地體現出團隊和個人務實求新、積極進取的精神風貌。

（二）操作層面上，按公司“三定”工作的部署和實施框架，優化配置公司辦、企管辦、檔案室和計算機室等的資源，整合其職能，調整崗位、細化定員，優化管理及工作流程；以精干、高效的追求，創新工作機制。安排和銜接好公務/交通用車管理的新職能。

（三）側重和著力點，整合計算機室、檔案室等的管理資源，設置新的崗位并搭建信息化管理運作的平臺。以此為契機，優化部門的管理及工作流程。

著眼決策層/管理層次/執行層之間，信息的流暢和傳遞、反饋，為公司領導決策及企業管理的運作，做好相關工作和服務。

（四）中近期目標，推進公司信息化建設，與有關部門相配合，以較經濟的投入，進一步完善公司的局域網，使之更有效運行；考慮建立公司的MIS（信息管理系統），建構經營管理信息的收集、處理、反饋的工作機制。如此，可以相對較少的投入（實施生產/制造計算機集控不現實，甚至做ERP（企業資源計劃）系統投入都較大），有效改變公司現存的各專業管理“孤島信息”的狀況，以信息的集成與管理，信息流的通暢和應用，更優地服務于經營管理。為公司管理流程的優化創造條件，為提高管理效率，增強對市場和經營環境的變化的響應速度做好服務。

充分發揮本部門的協調作用

在公司新的管理體系運作的環境中，在公司經理班子的領導下，積極主動，開拓進取，充分發揮本部門特有的組織協調的作用和服務職能，并組織和協調好公司主要工作部署的執行。

年內，主要抓好以下幾個方面的重點工作：

（一）調配合各部門、車間，抓實抓好“三定”工作的整體推進和實施；

（二）薪酬制度改革和相應激勵機制的建構的工作；

（三）協調和配合做好規章制度的完善、修訂的工作；

（四）著眼增強管理層/執行層的執行力，做好相關工作；

篇8

關鍵詞：供電企業 檔案管理 信息化 資料

前言

電力建設工程過程中，會產生與工程相關的文件、圖片或者錄像等電力檔案，這些檔案是立項、招標投標、采購、施工以及監理等等建設工程的真實，是工程建設和竣工驗收等的必備條件。隨著國內外電力檔案的信息化發展，電力檔案管理也出現了很多新變化、新特點，檔案信息在生產建設中發揮的作用也越來越突出，如何最完善地做好檔案信息化管理也是我們檔案管理員應該探討的問題。

一、做好檔案數字化資源建設的必要性

在電網建設和改造過程及生產經營活動中產生的檔案信息資料，有紙介質、磁介質、聲像、電子文件、實物等各種載體。電力企業的科學技術檔案幾乎占到電力企業檔案館藏的70%左右，具有極高的科學利用價值。

實現檔案信息存儲和處理數字化，收集與傳遞的網絡化，有利于進一步拓寬管理思路，改進工作方法，加強管理力度，提高工作效率，更好地為系統各項工作服務。

二、建設完善的檔案管理網絡

以項目主管部門為核心，檔案室作為業務指導部門，建立各部門、直屬單位、縣分局的檔案專、兼職負責人。在電力工程建設項目中，檔案管理部門應在工程項目主管部門的總協調下，和工程進度同步進行有效管理；并負責監督和指導各職能管理部門文件資料的移交；各職能管理部門應設一名兼職檔案員，并根據檔案“集中保管”的原則，對本部門資料統一集中起來，及時移交檔案部門進行歸檔。

三、建立健全檔案信息數據管理運行體制和機制

在檔案信息管理中要認真貫徹執行國家的有關方針政策、法律法規以及國家、行業標準；要嚴格執行國家和企業的保密制度，嚴守企業的秘密；企業單位須指定一名領導分管檔案資料和數據管理工作，對數據資料進行嚴格質量審核和協調管理；同時要結合本單位實際情況，

設置數據管理崗位，明確落實責任主體與責任人，配備具體負責數據采集工作、檔案信息數字化、數據上傳與加載、提供利用、安全與保護等工作人員。

四、結合電力企業實際，加強數據采集的管理

（一）在項目建設中完成檔案工作流程的數字化，建立完整的數據資源庫。

業主（建設）單位從項目籌劃、開工時先期導入檔案管理，項目一啟動就將歸檔任務通過模版下發到各單位；各參建單位在接到歸檔任務后對號入座，通過在線或離線檔案管理平臺收集檔案，工程管理單位實時對檔案管理各環節進網上檢查、監督與指導，分階段校驗，及時開展網上催交；網絡檢查合格后，再進行實體檔案的移交接收。通過這一模式，各單位任務明確，同步建檔，歸檔質量和工作效率明顯提高，實現了工程檔案的超前管理，全過程控制，建立起對公司項目檔案管理實行有效全程監控的管理體系。

（二）完善在項目改造、擴建后及時完成數據資源更新的工作。

科學技術檔案具有專業技術性強、成套性強、標準性強、更改性、通用性等特點。針對科技檔案更改性特點，決定了電力企業檔案必須實行動態管理。如變電所的設備因為技術和安全的需要經常要擴建及改造，這必然會涉及圖紙的新增及替換，這些增加及替換的圖紙不管是紙質還是電子圖紙都要及時替換、及時增加、及時歸檔，從而實現圖紙電子化管理和實時動態管理。

（三）加強電力科技檔案數據資源建設的完整性。

要保證電力科技檔案數據資源建設的完整性，就要加強管理，完善規章制度，建立內部人員的制約機制。在實際工作中我們體會到如果不重視檔案資料的收集，會造成日后部分技術改造工程維護困難。目前，檔案的收集已經列入企業的規章，制定了相應的“三納入”、“四參加”制度。本企業檔案部門人員須參加本企業的項目工程竣工驗收會、設備開箱驗收會、基建工程竣工驗收會等。設備到了倉庫開箱時必須有檔案員在場，收集第一手資料。每項工程結束時施工單位必須同時向檔案室移交紙質檔案、通用的電子檔案各一份，經檔案室檢驗合格后方可算工程最后結束。特別是基建工程的驗收，檔案資料不齊全完整，不可認定工程完工，不得進行工程結算。已經形成的紙質檔案，特別是利用頻率高的圖紙，都要做成CAD的竣工圖移交檔案室。通過圖紙管理系統，檔案員、工程技術人員、領導可以根據各自的權限完成檔案的錄入、瀏覽、下載、修改、審批等工作。且對具有永久與長期保存價值的檔案進行數字化資源建設，不但方便了生產科研管理人員的利用，提高了工作效率，也達到了規范和保護這些重要資料的目的。

五、完善標準規范，加強質量控制

（一）規范檔案信息化數字化工作。在工作中根據國家的與本行業頒發的標準規范，結合自身實際，加強基礎業務的標準規范建設，建立健全檔案分類規則、檔號編制規則、制定數字化標準規范、電子文件管理規定，保證檔案信息檢索的查全率與查準率。

（二）加強檔案資料采集流程的管理。企業科技檔案進館后，指派固定人員作為數據采集過程的具體負責人，對經過嚴格審核與接收的檔案資料，進行編目錄入、數字化采集、實物掃描與編輯、數字化合成與轉換、電子文檔上傳與入庫，統一整個過程的標準，保證數據采集的原始性和完整性。

（二）加強數據質量控制。

掃描的圖像質量直接關系到字符檢索識別的準確率，整個掃描工作的過程對后續全文檢索的查準率、查全率都有影響。因此，加強掃描整理質量、圖片編輯質量、目錄整理質量、審核校對等幾個關鍵環節都非常重要，它們是數據資源建設質量的基礎保證。

五、加強數據安全管理

要加強數據安全管理，具體包括：檔案網絡建設的安全性，把安全管理貫穿于檔案數據管理的全過程，數據庫的維護與備份以保證數據的安全，確立數據的安全級別與使用權限，檔案電子數據的安全利用管理等。

企業重要檔案數字化建設是國家檔案局與南方電網公司檔案信息化工作的要求。檔案信息化是國家電網建設“一強三優”現代單位的基本要求，是檔案管理適應現代信息技術發展的必然選擇，是檔案事業實現健康持續發展的必由之路。實現檔案信息存儲和處理數字化，收集與傳遞的網絡化，有利于進一步拓寬管理思路，改進工作方法，加強管理力度，提高工作效率，更好地為系統各項工作服務。

七、結束語

篇9

為貫徹落實甘肅省委辦公廳、省政府辦公廳《關于加強和改進新形勢下全省檔案工作的實施意見》，根據省檔案局的安排，筆者對武威、黃羊兩個省級開發區（園區）檔案工作進行了調研。總體感覺兩個開發區經過20余年的發展壯大和產業轉型升級，引領和集聚效應日益顯現，已經成為武威對外開放的窗口、經濟發展的亮點和新的增長點。隨著經濟開發工作的不斷深入，入駐企業、項目建設逐年增加，其產生的檔案資料來源廣、內容雜、門類多、數量大、成套性強，給管理提出的要求越來越高，應當引起檔案部門與園區管委會的高度重視。

一，園區建設基本情況

兩園區都始建于上世紀90年代，2006年被甘肅省人民政府批準確定為第一批省級開發區。武威工業園區是集體經濟、食品及農副產品深加工、生物醫藥等主導產業和包裝印刷、機械制造、新型建材、倉儲物流、紡織服裝、綜合加工等配套產業為一體的省級農業產業化示范基地、循環經濟示范工業園區、新型工業化示范基地。園區總規劃面積22平方公里，現已建成6.8平方公里，入駐企業達1 15戶，其中規模以上企業23戶。園區現已累計完成固定資產投資142.4億元，實現工業增加值120.5億元，上繳稅金7.1億元。其中，2014年完成固定資產投資28.86億元，實現工業增加值17.44億元，上繳稅金1.68億元。黃羊工業園區是集食品加工、生物醫藥、現代物流三大主導產業為一體的國家級循環化改造示范園區、國家農業產業化示范基地、全國農產品加工創業基地和省級新型工業產業化示范基地。園區規劃面積44平方公里，現已入駐工業企業90家，其中規模以上企業21家，累計完成固定資產投資116.9億元。2014年，完成固定資產投資27.8億元，實現工業增加值14.6億元，上繳稅金9919.8萬元。

二，園區檔案工作現狀

l 管委會檔案工作狀況

(1)人員機構健全。兩園區都初步建立了檔案工作管理機構，制定了相應的檔案工作規章制度，明確了檔案工作人員的崗位職責，配備了專兼職檔案員，在管委會辦公室設立檔案室，負責檔案資料的收集與保管工作。

(2)工作逐步開展。自2011年以來，兩園區管委會文件資料的收集整理已經納入涼州區檔案局年度文件材料立卷歸檔“百分制”考核工作。截至2014年，室存歸擋文書檔案達到近1 0000件。

(3)問題令人堪憂。兩園區檔案工作整體處于初始階段，除文書檔案外，財會、招商、規劃、建設、市政管理等各部門形成的檔案資料各自存放，分散保管，沒有集中統一收集整理、立卷歸檔。管委會檔案室面積狹小，且“八防”等設施配置不全，管理人員不夠穩定，兼職崗位多，專業素質低，檔案管理信息化程度低，開發利用無從談起。

2入駐企業檔案工作狀況

(1)綜合管理型。該類不到入駐企業總數的5%，包括省藥物堿廠、武威移動公司、新疆天康飼料有限公司武威分公司等。其特點是企業領導比較重視檔案工作，有分管領導，有歸檔制度，有專、兼職檔案管理人員，有設備較為規范齊全的檔案室。各類文件材料集中統一保管，檔案實體整理較為規范，分類科學，保管期限劃定準確，卷盒標注完整，有卷內目錄和備考表，案卷排列有序。

(2)初步管理型。該類約占入駐企業總數的25%，包括普安藥業、普華甜菊糖有限公司、鑫淼公司、黃羊河食品有限公司等。這類企業內部有規范的檔案室，有專兼職檔案員，各類檔案資料都集中在檔案室統一管理。再如達利集團，將不同種類的檔案資料保存在不同部門，在行政主管部門設置文控室，負責保管企業的文書、合同等檔案資料，由一名辦公室文員兼職管理；而技術、設備、財務、生產、經營等檔案資料則保存在相應的職能部門。其企業領導有較強的檔案意識，也制定了文件材料歸檔制度并納入企業管理制度之中，并對檔案實體進行了初步的分類與整理，但是文件材料的分類歸檔、編目和編號等不規范，保管期限也沒有劃分，卷盒使用五花八門。

(3)無序管理型。其數量約占入駐企業總數的70%以上。這些企業檔案工作處于放任自流狀態，沒有明確的檔案人員進行管理，無庫房設備；各類文件材料簡單分散地堆放在各職能部門辦公室的文件柜內，不分類目，不加整理；更有甚者，個別企業老總還自己管理文件。這些企業的檔案管理尚處于一種本能的、自然的管理狀態，只要用時能找到即可，檔案信息得不到全面開發利用，檔案在企業管理中的作用不能充分發揮。

三，園區檔案工作存在問題的原因分析

1 檔案意識淡薄

園區工作人員普遍檔案意識淡薄，管委會及企業領導對檔案法律法規和檔案工作不甚了解，沒有認識到檔案是一種資源，是企業生產要素的重要組成部分，因而在園區建設管理和企業生產經營活動中不注意收集積累檔案，不重視檔案管理工作，忽視檔案對園區和企業發展的作用，認為在檔案管理上投入人力、物力不合算，等一等、拖一拖也無關緊要。他們沒有把檔案工作納入發展規劃和日常工作中去，檔案資料隨著人員流動、領導更換而丟失現象嚴重，全面開展檔案工作和規范管理更是奢談。

2人員調動頻繁

由于人員調動頻繁，造成管委會、特別是入駐企業的檔案人員很少有機會參加檔案管理業務培訓，不熟悉、不具備檔案管理專業知識和操作技能，對文件材料的收集、鑒定、整理、歸檔等基本業務環節不了解。加上檔案員身兼數職，兼職檔案工作又不納入業績考核，不直接與職稱、工資掛鉤，因而使他們產生了應付差事的想法，認為自己反正千不長，干好千壞也不影響升遷，檔案工作的穩定性、連續性不能保障。

3制度保障缺失

園區多數企業沒有按照國家檔案局“10號令”的規定制定系統規范的檔案工作管理制度，雖然管委會在《開發區檔案管理暫行規定》下發后，對原有的歸檔制度進行了一些修訂完善，但仍然存在某些方面內容過于籠統、原則的問題，導致“有規難依”。如：有關歸檔范圍、保管期限、管理體制等規定，在實際操作中缺乏針對性和可操作性，致使檔案的收集、整理、保管和利用等都無章可循，管理的隨意性大，檔案資料的完整性、準確性、系統性、安全性都難以得到有效保障。

4業務監管不力

業務監管不力表現在兩個方面：一方面，由于園區管委會工作機制不健全，職能職責不明確，其精力主要集中在區域行政和經濟管理上，在檔案管理方面缺乏專業人員，無心也無力對企業檔案工作履行監管職能；另一方面，檔案部門也存在園區單位多是私營、三資企業，其檔案屬于企業主的私人財產，無必要對其加以管理的偏見。加之在日常的業務監管中，業務指導人員時不時地遭受企業管理人員的冷遇，因而對園區的檔案行政執法與業務指導沒有給予足夠重視，不能經常深入到基層企業，導致不少問題未能及時發現，得不到督促整改。

四，加強園區檔案工作的對策

1 理順管理體制，加強法規宣傳

首先，應把依法治檔作為園區檔案工作的重要原則和發展方向，納入園區建設的日常管理，切實轉變管理方式和管理思路，加快實現由過去傳統的微觀管理向宏觀管理，由以業務指導為主向依法監管為主的轉變，改進行政執法，完善監督機制，推進依法管檔。其次，應充分運用電視、電臺、報紙、網絡等媒體加強檔案法規宣傳。同時，通過在園區設立法律咨詢點、舉辦檔案知識講座和崗位培訓班、開展檔案知識競賽和檔案法規“七進”等活動，宣傳檔案工作法律法規，報道檔案工作中的典型案例、先進事例，學習檔案工作規范、標準，以增強工作人員的法治觀念，提高管委會及企業領導的檔案意識和建檔工作積極性，使其自覺走向依法治檔的途徑，努力實現從“要我建檔”向“我要建檔”的轉變。

2健全領導機構，優化管理網絡

在目前園區規模還達不到成立檔案館條件的情況下，應盡快建立健全相應的檔案工作機構，成立綜合檔案室，實行各種門類、載體檔案的集中統一管理。這就要從組織領導上加以重視，在隊伍建設上落實措施，把檔案工作列入園區建設和發展規劃，列入領導議事日程，明確分管領導，配備與檔案工作相適應的專（兼）職檔案人員，建立相應的檔案管理網絡。即：管委會——辦公室——檔案室——各工作部門——企事業單位環環相扣，各環節真正擔負起相應的檔案工作職責，確保園區的檔案工作管理到位，不致失控。

3加強制度建設，提高管理效能

依據《檔案法》《甘肅省檔案條例》《開發區檔案管理暫行規定》和《企業文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規定》，制訂更為具體明確的開發區、企業檔案管理制度和相關的工作規范，對文件材料的收集、整理、保管、利用和歸檔范圍、工作職責、管理體制等作出明確規定，使檔案工作有法可依、有章可循，逐步走向制度化、規范化、標準化的管理軌道。

4．突出監管重點，創新監管方式

篇10

導入ISO質量管理的效應

1　引起領導對檔案工作的重視

綜合檔案室導入ISO質量管理體系是汕頭大學辦學國際化的需要。因此，學校領導非常重視，在學校人員聘任的文件中，要求各職能部門要有領導兼管檔案工作及配備兼職檔案員，把歸檔任務也列入部門有關人員的職責范圍中，并對貫標所需的人、財、物和工作環境給予大力支持。(1)增加人員：原來專職檔案員只有3人，2010年年初增加1名專職檔案員，為綜合檔案室增添新生力量；(2)規劃擴大場所：綜合檔案室過去的使用面積265平方米，2011年學校將老圖書館改造為行政中心時劃給綜合檔案室使用面積964平方米，為檔案工作的可持續發展提供了物質條件；(3)增加經費投入：2009年至201 1年投入近8萬元增購了計算機、條碼機、掃描儀、電子干燥箱、去濕機等重要設備，并對預審、模擬審核、內審和外審過程中發現存在的細節問題逐條進行認真整改，較好地達到了防盜、防火、防光、防高溫、防潮、防塵、防蟲、防鼠“八防”要求，檔案硬件管理進一步升級。黨政辦主管領導經常深入綜合檔案室，討論研究解決內審和外審過程存在問題，并鼓勵培訓，除組織人員參加德國萊茵TUV集團教育培訓，還赴東北大學、吉林大學、哈爾濱工業大學、華南理工大學、暨南大學進行學習交流考察。

2　增強綜合檔案室的凝聚力

突出崗位責任制的主導作用。導入ISO質量管理體系，必須將全部檔案工作確定為一個完整的目標體系，通過分解，使其具體化、明確化，并落實到人。貫標目的也是提高人的素質，通過制定標準體系規范人們的行為，以人的質量保證工作的質量。因此，根據貫標要求和綜合檔案室實際情況，突出崗位責任制的主導作用，制訂每個人員的崗位職責、權限及流程，理順了內部關系，完善了各個過程、環節之間的接口管理，以確保每一個工作環節的準確性和高效性。

培養團隊合作精神。每一個成員雖然分工不同，但都與整體的工作質量有著密切的關系。只有每一個人都重視質量，發揮自己的主動性和積極性，從自己的工作中發現與質量有關的因素，把好質量關，并與其他同志協調工作，這樣整體質量才能得到改進和提高。因此，我們努力營造民主的工作氛圍，加強領導與部下、個人與個人的溝通，鼓勵每位員工積極參與到管理工作中來，并能主動表達意見和建議，以ISO認證為契機，通過營造民主的工作氛圍來培養檔案人員的團隊合作意識。

5　促使各部門的積極配合

“全員參與”和“與供方互利”是ISO9001質量管理的重要原則。對于高校檔案來說，學院各部門及教職員工，他們除了是檔案利用者，同時也是這些歸檔材料的生產者和提供者，即高校檔案的最大供給方。為達到與供方互利的目標，我們一是主動向教職工提供檔案信息，為他們在管理活動、科學研究、職稱評定、評比先進等方面提供有價值的檔案資料，讓他們切身體會到“我為檔案，檔案為我”，最終變被動為主動，及時上交材料；二是利用機會經常與教職工進行溝通和交流，對他們提供的歸檔材料在齊全性、完整性、真實性、字跡材料的規范性以及上交時間等方面提出要求，從源頭上控制，確保檔案質量；三是每年9月對保質保量提供歸檔材料的部門在校內辦公信息系統內給予通報表揚，及時肯定他們對檔案工作作出的成績，充分調動他們歸檔的積極性。通過以上3條措施，改變了只有少數人關心檔案工作的局面，促使其他部門都主動關心檔案工作、積極配合檔案工作，檔案歸檔率也由此大幅度提高，2010年綜合檔案室共接收檔案超過16732件，比2009年增長了60％以上。

4　建立先進的檔案管理模式

以利用者滿意為導向。“以顧客為中心”是ISO 9001質量管理的第一條原則。因為組織依存于顧客，因此組織應當理解顧客當前和未來的需求，滿足顧客要求并爭取超越顧客期望。汕頭大學導入ISO 9001質量管理體系，其突出的特點是確立了“以利用者為中心”的檔案利用服務理念。為此，綜合檔案室轉變觀念，認真研究學校各部門及師生員工利用者現實和潛在的利用需求，圍繞這個核心開展檔案收集、整理、組卷、鑒定、保管、統計、檢索、提供利用等工作，促進了檔案工作從過去以整理保管為中心向現在以提供利用為中心的轉變，基本達到了“強化收集、簡化整理、細化檢索、深化利用”的目的。自從導入ISO質量管理體系，檔案利用大幅增加，2010年共接待479人次查閱檔案，利用檔案件數達10924，甚至超過了2009年全年的檔案接收數量。由于建立了利用者滿意度評定制度、處理利用者投訴等相關制度，檔案查詢速度和檔案服務滿意率均達到了預定目標。

以過程控制為工具。在質量管理中，一個過程的完成是一個新過程的開始，每一過程的質量都會影響檔案工作的整體質量，過程控制的目的就是防御錯誤，建立起工作質量的良性循環。因此，在貫徹ISO 9001質量管理體系標準中，重新設計了檔案收集、整理、歸檔入庫、庫房管理、提供利用等工作流程，并對流程的各個環節實施質量監控。檔案工作各個流程之間環環相扣，一個過程出問題就會影響下一個環節，例如文書檔案的接收，應從案卷標題的規范撰寫、案卷內容的有序編制、案卷紙張的耐久性等方面檢查和鑒定，把好質量關，把發現的問題在入庫之前予以解決，否則案卷質量得不到保障，入庫后不得不再投入大量的人力、物力、財力來系統整理，影響檔案部門的工作水平。因此源頭管理受到了極大的重視，從各部門選擇工作責任心強的共計72名人員擔任兼職檔案員，建立了覆蓋全校所有歸檔部門的檔案管理網絡。同時注重培訓，2010年至2011年每年綜合檔案室為兼職檔案員的業務培訓達300人次。

以數據和事實為決策方法。ISO 9001質量管理體系強調管理科學化，一切用數據和事實說話，重視資料和數據的收集和整理，通過精確的統計和分析不斷發現問題并解決問題。因此，對檔案的利用、收進、移出等登記記錄，以表格的形式進行登記和統計，特別是對檔案利用，重新進行了規范，堅持借閱登記、利用登記和效果登記，查到檔案的要登記，查不到檔案的也要登記，并跟蹤收集利用者的反饋信息。通過各類登記和統計，便于了解情況，發現檔案工作各個業務環節存在的問題，為決策和改進提供數據。例如關于上級秘密文書檔案，通過登記和統計分析，建議應移至機要保密室管理才安全且方便利用，這一建議得到了主管校領導的肯定和采納。

做什么事都要有記錄，一開始管理人員也會覺得繁瑣，但適應之后才真正體會到，只有這樣做才能提高檔案管理水平。

以持續改進為目標。質量管理體系強調，組織的內外部顧客對質量的要求在不斷變化和提高，致使持續改進成為組織的永恒目標。對于高校檔案部門而言，持續改進應該包含兩層內容：一是圍繞師生員工的需求，不斷發現存在的問題和不足，及時加以改進；二是不斷提高工作水平和效率，追求完美，不斷創新。ISO 9001質量管理體系運用PDCA(計劃――執行――檢查――總結)的循環方式實現持續改進。數據分析是持續改進的證據與趨勢，糾正和預防措施能有效幫助持續改進，定期評審(內審、外審)則可以明確進一步的持續改進。現在我們遇到問題不但按程序處理，而且還要考慮今后如何預防。在近3年來的預審、內審、外審中，每次都改進幾項內容，5次共改進了20項。

導入ISO質量管理應注意的幾個問題

高校檔案部門導入ISO質量管理體系是一個新課題，筆者根據近3年來的實踐，認為在貫標過程中應注意以下幾個問題：