建筑施工企業辦公室系統風險分析

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摘要：建筑施工企業辦公室作為樞紐部門，起著承上啟下、協調各方的作用，工作中存在諸多風險。本文從建筑施工企業辦公室系統的工作性質、職責、存在的風險類別、風險產生的原因及預防措施等方面進行研究，旨在識別風險，精準防范。

關鍵詞：建筑施工企業；辦公室；風險；分析；對策

一、建筑施工企業辦公室系統工作性質、職責及面臨的困擾

（一）工作性質和職責。辦公室作為綜合辦事機構，在組織中處于承上啟下、溝通內外、協調左右、聯系四面的樞紐位置。具體的工作總結概括起來就是“三個服務”，即“服務發展、服務決策、服務落實”，三者環環相扣，密不可分。辦公室系統日常事務煩瑣，工作職責較多，其工作職責主要有：文稿起草、信息報送、會務組織、工作督辦、綜合協調、文印管理、保密管理、檔案管理、信訪管理、應急管理、后勤服務、資產管理、接待工作、差旅票務等方面。建筑施工企業的組織構架又有別于一般黨政機關、工業企業、金融企業等，其組織層級相對較多，大型建筑集團可至4-5管理層級。為數眾多的基層組織為項目部，是經授權負責項目組織實施的臨時非法人機構。各層級辦公室除履行基本職能外，均不同程度介入經濟活動，面臨著不同層面的管理風險、法律風險、經濟風險和廉潔從業風險等。（二）面臨的工作困擾。一是機構分散，管理跨度大。建筑施工企業按照總部+項目經理部的模式開展生產經營工作，總部和項目經理部均設置辦公室，而項目經理部遍布國內外眾多城市，項目辦公室之間的橫向聯系薄弱，總部辦公室對項目辦公室的管理存在時間差、空間差。二是流動性較大。項目經理部是臨時性生產組織，當工程建設完成后，項目經理部撤銷，項目經理部辦公室人員面臨解散，流動性大使得項目經理部辦公室的精細化管理容易被弱化。三是事務繁雜。辦公室工作職責較多，每一項工作除適應本單位上級機構的管理標準、管理制度、管理流程外，部門職能和事務還需要與項目業主、監理和屬地政府管理要求相銜接，流程融會貫通是對辦公室人員的一種考驗。四是人員素質參差不齊。建筑企業辦公室工作崗位存在部分安置和照顧問題，項目經理部辦公室人員數量緊張，很難做到傳幫帶作用，辦公室人員接受培訓的機會相對較少。

二、建筑施工企業辦公室系統風險危害分析

建筑施工企業辦公室職責多、困擾大，使得其工作中存在的風險點尤多，下面圍繞辦公室系統存在的六個主要方面的風險危害進行分析。（一）違規用印風險。建筑施工企業辦公室管控著公司總部及下屬單位的行政公章、法人簽字章，這些印章是企業生產經營的重要憑證，具有重要的法律效力。印章管理不到位，比如在非正常的債權確認、合同、授權委托書等文件上一旦違規用印，造成事實上的法律關系確認，可能給企業帶來嚴重的損失。（二）失泄密風險。保密職能是辦公室基礎性職能，其負責管理的資料檔案、來往文件中，許多涉及國家秘密和企業商業秘密，受《中華人民共和國保守國家秘密法》和企業商業秘密管理規定約束和規范。一些建筑施工企業承擔著重大戰略項目實施，如果將項目信息泄露，將危害國家利益。在市場環境下，建筑施工企業競爭十分激烈，將企業的中長期戰略、市場開發信息、核心技術成果等商業秘密泄露給競爭對手，將對企業自身發展造成嚴重傷害。（三）食品安全衛生風險。大型建筑施工企業每天將有上萬名職工和建筑工人用餐。而一個項目經理部一般至少有兩個食堂，包括職工食堂和協作單位人員食堂，眾多食堂分布開來，其自身管理又良莠不齊，使得風險疊加增大。一旦發生食物中毒問題，將嚴重危害人員生命安全和身體健康，對企業的形象也將造成較大負面影響。（四）辦公場所消防風險。建筑施工企業項目經理部的辦公場所多為活動板房，板房板材中間夾著易燃泡沫，板房內設置有木質辦公家具，擱置了臨時紙質資料，這些因素疊加起來，使得辦公場所的消防風險加大。一旦辦公場所內發生火災，將很快引燃附近區域，對人員生命安全造成嚴重威脅，對建設資料和各類行政資產帶來重大損失。（五）群體性上訪風險。建筑施工企業建筑工人群體龐大，經常出現由于拖欠工資而引發的群體性上訪事件，致使企業形象和信譽受損。群體性事件輕則導致施工生產無法按原計劃進行，影響施工進度，重則爆發武力沖突，造成人員傷亡，導致刑事案件。（六）廉潔從業風險。服務工作既是一項責任，其實也是一項權利。在開展服務過程中，如果謀取私利，將抹黑自身職業生涯；如果違反“八項規定”精神，不遵循履職待遇和業務支出規定，為領導、客戶超標準提供用房、用車和接待等，就是故意將領導、客戶推向違紀的深淵。

三、建筑施工企業辦公室系統風險原因解析

辦公室系統風險存在的原因，不僅源自人的思想意識薄弱、責任心不強、工作能力差等方面，管理體系不健全、客觀條件不佳，也是重要因素之一，具體分析如下：（一）違規用印原因。一是印章管理員責任心不強，對印章管理的嚴肅性及疏于管理帶來的嚴重后果認識不夠，未嚴格學習印章管理制度，未嚴格把控用印流程，或因出于情面讓熟人免檢用印等。二是印章保管不嚴格，未安排專人保管，未將印章上鎖，給偷蓋印章者可乘之機。三是圖省事，直接將公章借給用印人或者合作方。四是印章丟失后未及時上報，不主動登報作廢聲明，不主動報案等。（二）失泄密原因。一是員工離職拷貝帶走資料，在離職時帶走研發成果、企業發展動向、企業重要營業數據等。二是無意識泄密，在公共場所鏈接公共無線網絡、電腦或手機中毒導致資料外泄。三是威逼利誘，競爭對手通過收買、威逼利誘等方式迫使內部員工提供企業內部核心數據。四是黑客和間諜竊密，利用不法手段潛入企業內部竊取資料。五是保密計算機出現差錯，存儲設備丟失、維修、密保等級不夠，導致泄密。六是密級劃分不明晰，定密等級不明晰導致保密文件傳送給了不應看見的人員等。（三）食物安全衛生事件原因。一是食堂內部沒有進行及時消毒和清理，導致細菌滋生。二是供應鏈管理失控，采購原材料變質或帶有有害物質。三是食品加工粗糙，供應未經加熱處理的隔夜菜，原材料清洗不干凈。四是后廚人員身體存在傳染疾病，進行食品加工時不穿戴工作服、不佩戴口罩等。（四）辦公場所發生火災原因。一是辦公區域未配備消防器材。二是員工消防意識淡薄，缺乏消防知識，引起火源。三是未進行消防演練。四是日常消防隱患檢查不到位。五是房間內私拉電線，使用大功率電器等。（五）群體性上訪原因。一是未制訂建筑工人管理相關制度或未將制度宣貫到位。二是未定期排查并按。照合約處理建筑工人存在的實際問題。三是信訪應急處理機制不健全。四是對分包隊伍的管控不到位。五是信訪接待人員缺乏專業素養，未能對上訪人員進行有效安撫。（六）違反廉潔從業原因一是辦公室人員廉潔意識薄弱，未能防微杜漸。二是辦公室人員對規章制度的學習不夠，未能準確掌握服務標準。三是辦公室人員出于取悅領導、客戶，有意為領導、客戶提供超標準服務。四是管理松懈，項目領導對辦公室的工作缺乏監督等。

四、建筑施工企業辦公室系統風險的防范措施

應對辦公室系統的風險，不僅要提高思想認識，還應健全責任體系、管理體系，從如下方面強化防范措施：（一）違規用印的防范措施。一是簽訂責任承諾書，印章專職管理人員需要簽訂印章管理責任承諾書，明確崗位職責。二是制定印章管理制度，包括印章刻制要求、印章保管要求、使用審批流程等內容，做到有章可循。三是建立并定期檢查用印臺賬，用印臺賬應包括用印人、用印時間、用印內容、用印次數、批準領導、用印去向等方面，并定期檢查用印臺賬是否規范。四是加強印章外帶的管理力度，必須經由企業主要負責人批準后由印章管理人或臨時監印人外帶。五是嚴懲刻制假章者，發現私下違法違規刻制假章，無論是否造成企業損失，一律嚴肅處理，對責任人執紀問責。六是及時上交或銷毀印章，在項目完工后或企業名稱發生變化等事件發生后，應及時上交印章到印章管理部門，由專人按規定統一進行銷毀。七是印章丟失后應及時上報，主動登報公章作廢聲明等。（二）失泄密的防范措施。一是建立健全保密工作體系，確保保密工作與公司生產經營工作同步開展。二是建立健全保密責任體系，對全員進行保密教育，并簽訂保密協議書，對離職人員進行脫密期專項管理。三是加強組織領導，總部應成立保密委員會，定期召開會議，部署公司保密工作，審議定密、解密、變更密級等事項。四是加強涉密項目管理，制定涉密項目管理辦法，強化保密安全措施，杜絕失泄密事件發生。五是建設保密管理文化，張貼保密宣傳標語，制作保密宣傳片，強化全員保密意識。六是周密開展定密工作，明確商業秘密密級和知曉范圍，所有商業秘密文件一律采取紙質線下流轉。七是強化網絡安全管理，制定網絡安全標準，明確保護對象、保護層級和保護措施。八是設置保密室，涉密資料堅決不允許保存到聯網的電腦中等。（三）食物安全衛生的防范措施。一是建立健全食堂管理體系，明確管理職責、標準、流程，將建筑工人食堂納入管理體系中來。二是強化食堂環境衛生管理流程，加強食堂工作人員個人衛生管理，制定嚴格的食堂消毒措施。三是強化食品衛生管理流程，張貼食品制作規程，嚴格控制原材料采購渠道，規范存儲原材料，堅決杜絕使用過期或者變質原材料，堅持做好食品留樣管理。四是在廚房安裝監控攝像頭，持續錄制餐飲的制作過程，監控人員進出。五是定期對食堂工作人員進行身體健康的檢查，不達標者禁止上崗。六是完善公共衛生應急預案，一旦出現食物中毒事件，立即啟動應急處置程序。（四）辦公場所發生火災的防范措施。一是按規定設置充足、有效的消防器材。二是項目進場后，應及時組織消防安全培訓。三是每半年舉行一次消防安全應急演練。四是每個月對辦公室區域進行消防安全檢查不少于一次，發現問題，立即整改。五是房間內嚴禁私拉電線，使用大功率電器等。（五）群體性上訪事件的防范措施。一是建立建筑工人管理相關制度，實施《建筑工人實名制管理規定》并定期進行制度宣貫。二是建立和完善群體性上訪事件排查制度，定期對在建工程不穩定因素進行排查，及時化解存在的問題矛盾，從源頭上預防和減少群體性上訪事件的發生。三是制定打造優質分包鏈的具體舉措，把好分包商準入關，在保證風險可控的情況下，充分利用綜合評分法，科學選擇分包商。四是增強信訪接待人員的職業素養，增加法律法規的知識儲備，增強其應對突發事件的心理承受能力及解決措施。（六）違反廉潔從業規定的防范措施。一是定期組織辦公室人員學習黨中央關于廉政教育的相關文件、法律法規，并聯系工作實際撰寫心得體會。二是定期進行談心談話，在談心談話過程中了解辦公室人員是否存在思想波動，廉政意識是否夯實。三是增強工作透明度，適時公示涉及財務款項等方面的金錢數額。四是建立健全后勤服務規章制度，明確服務標準。五是嚴防公務用車違規行為，嚴格實行車輛配備報批制度，嚴防各項目經理部超標、超量配備公務用車，實行“單車核算”管理，控制公車運行成本。六是上級紀委應定期監督檢查，嚴防既領交通補貼，又違規使用公務用車，嚴禁私車公養。七是嚴防商務接待超標，公司內部領導調研視察時與員工同標準餐食，外部貴賓到訪接待時不出入高檔場所，不贈送禮品禮金，不提供高檔菜肴。八是嚴防超標準乘坐公共交通工具，嚴格按照職級劃分安排乘坐的飛機艙位、高鐵動車座位等級。不得隨意更改路線、增加停留地點或繞道辦理私事。九是嚴防超標配備辦公用房，辦公室房屋使用面積不得超標，辦公室不得超標準裝修，不得配備高檔設施。

五、結語

建筑施工企業辦公室系統職責范圍廣，且存在較多的風險隱患。辦公室系統人員要不斷增強責任意識，不斷提升工作本領，不斷規范操作流程，嚴格落實國家和企業各項方針政策，團結一心做好企業風險防控的各項工作，維護企業的良好形象，推動企業不斷向前發展。

參考文獻：

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作者:李先進 單位:中交第二航務工程局有限公司