電子文件對檔案影響與策略

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文件與檔案是同一件事物的兩個不同歷史發展階段的概念，這是文件與檔案的區別與聯系的根本點。電子文件與電子檔案是產生不久的新概念、新事物，在電子文件與電子檔案階段，文件和檔案在時間上、作用上、管理上的區別已逐漸縮小和模糊，在辦公自動化條件下文檔一體管理要逐漸實現電子文件與電子檔案概念一體化，這對傳統檔案管理、檔案學理論的研究將產生深遠影響。

一、電子文件對于檔案管理工作的重要性

(一)傳統的檔案工作是以紙質文件為工作對象的。檔案文件形成之后，必須由文書部門把所需要的文件收集和整理立卷之后，交到學校檔案管理進行部門收集、管理。通常情況下，以一年為一個周期進行一次歸檔。檔案工作流程的出發點是檔案立卷工作，也是文書工作和檔案管理收藏工作的交結點。應用電腦之后，電子文件取代了紙質文件檔案。電子文檔由擬稿者直接輸入電腦，并在電腦上直接進行改動，如果一經形成，就會馬上存儲到辦公信息的數據中，并由檔案技術人員存儲、共享。這樣的操作程序使得文件與檔案之間不再有較明顯的分界線。依賴于計算機系統的電子文件管理，包括操作軟件系統以及其他軟、硬件系統。這樣，電子文件與他們結合在一起才能發揮應有的作用。也就是說，存儲在電腦中的數據，必須通過相應的軟件才能表現出它應有的信息狀況。因此，電子文檔的收集范圍既包括程序文件，也包含數據類文件。

(二)檔案工作的重點是檔案的分類與管理。紙質文件檔案只能夠逐份整理，明確分類，整理成合適的檔案。由于載體與電子文件是可以分離的。檔案實體分類也可能被概念化的分類整理所取代。但是，在電信化的大環境下，傳統文件的形成特點、內容都發生了很大的變化。電子文件是通過辦公室自動化系統所進行的多角度、多方位，有效及迅速的程序，可以根據不同的需要進行自由組合。

(三)紙質文件的直讀性使其歸檔時只需歸檔文件本身，而電子文件的機讀性則要求在歸檔時不僅將電子文件本身的數字數據歸檔，其相對應的程序也應歸檔。電子文件的出現，使文檔一體化管理成為順理成章的事情，電子文件一經形成，就涉及到積累與歸檔的問題，文件經歸檔而轉化為檔案，成為集體與社會的記憶，所以，電子文件形成之初，就應對其價值進行評估與確認，這是文檔一體化管理的基本要求之一。

(四)因為電子文檔的保存與其自身價值和可讀性直接相關，其鑒定的標準、內容、方法都發生了巨變。因而，其鑒定方法也無定論。最初的傳統檔案價值理論所涉及的分析范圍也會相應加大范圍。這就需要分析許多方面，如電子文件的操作和讀取系統的鏈接。傳統的檔案價值鑒定理論，文件依據憑證與參考價值來確定文件的保管期。但是，電子文件雖然制作方便，但是會產生比以往更多的、更繁冗文件材料。但是其另一方面，不同人員可以根據不同的需要，存儲數據與時事信息不斷地補充和修補，正因為如此，就更難劃定固定的保存期限。另外，電子信息載體的特殊模式，它的保存管理，要求、方法以及檢索和對外使用方面都與傳統的紙質文件會有諸多的不同。

(五)紙質文件的信息和載體，具有明確的看得見的存在形式，在保護方面嚴格按照檔案借閱、保密制度執行。然而電子文件的利用率很高，它又是可以共享的資源，不會再受到時間與距離等諸多因素的影響，文件的載體和信息具有不穩定性和模糊性，易于修改，從而大大增加了保護工作的難度和復雜性。其保存條件和環境也與紙質檔案不同。對于環境的防磁性與溫濕度等條件要求非常高。

二、影響檔案學管理的首要是電子文件

(一)電子文件的歸檔工作要嚴格遵循檔案管理學。檔案管理一方面表現在形式上，而另一面體現在內容中，都表現出原始的真實性。這也是它與圖書、情報等其他信息的區別，并且具有法律憑證的作用。而電子檔案從文檔的開始起草到最后印發都在電腦上進行。它便于操作，使得其原始記錄性這一重要屬性的特征不復存在，電子文件無印稿和草稿的區分，更無副本與正本的差別，檔案與文件之間很難劃定界限。這就使得工作人員可以在計算機上更便捷地復印輸出文件。由此電子文件中的原始數據憑證作用的界定，是否具有法律憑證作用等諸多方面的一系列連鎖問題呈現出來，已經成為檔案管理部門一個新的研討課題。

(二)影響檔案來源原則，來源原則包含兩個方面。目前，電子文件的大量產生，后者愈來愈受到普遍關注。這樣就要求以來源為依據，看問題的角度也要發生變化。要以形成者與行政管理的角度，辯證的看待此類問題。只有這樣才能正確的整理和理解檔案文件。然而，在電子文件的形成中，現象的產生不再僅僅局限于現在的管理機構。這樣，工作人員在使用過程中，可以憑借自身的需要，隨時對文件存儲信息進行管理、重組、打亂、粘貼、復制或打亂文件原有的順序。因此，確定檔案的本源，只是局限于要求完整地保護，找一個恰當的定義是不夠的。要求必須非常正確地說明檔案的原始聯系，充分了解檔案文件在整合中所發生的變化。

(三)電子文件影響著檔案學理論所研究的內容，研究對象決定著檔案學理論研究的內容。一直到電子文件的問世，檔案管理工作的對象發生了巨大變化，原有的模式、定論將得到更新和補充。要以電子文件為中心，全面展開新的研究課題。

三、針對檔案的特殊性所采取的措施

(一)理論上來說，電子文件能夠長期保存。因為它的信息是不存在磨損的?？諝庵械幕覊m、水及有毒有害氣體不會直接侵入其中。但是檔案管理工作者進行深入探究的重要課題就集中到電子文件中原有信息的長久保存問題上來。就目前狀況來看，必須定期進行復制，才能長期保存電子文件。只有這樣才能防范信息文件的丟失與損壞。

(二)電子文件技術處理工作必須得到完善。電子文件管理方面的新戰略主張得到實施。新型文件的整合、歸檔要求工作人員必須切實深入到現行的工作領域。并指導所產生的大量電子文件的接收、處理乃至存儲工作。了解文件形成的整個過程，這樣可以很便捷的區別與保護文件的原始結構。切實保證文件的可靠性。從而使得電子文件與紙質文件發揮的作用相同。

(三)檔案管理工作要向著立體化模式進展。隨著人們對利用服務工作重視的不斷加強，原始的直線型管理模式已經滿足不了大眾的需要。隨著電子文件的問世，介入，不斷深入，使得檔案的種類不斷地增加。它的利用率也在不斷攀升，在原始的平面結構基礎上，又增加了載體內容，這就構成了三維空間式結構，使得檔案管理向著立體化管理模式邁進了一大步。

(四)工作人員的業務素數有待提高，知識結構要進行變革。要適應時代的飛速發展，業務就要不斷提高，不斷充實自己，提高自己在檔案工作中的業務水平。這就要必須抓好知識的更新，不斷擴大檔案工作人員的知識儲備，加快與時俱進的腳步，迎接信息技術的根本性革新。筆者相信，通過努力，檔案管理事業的前景是非常美好的。檔案服務行業在改革與更新中，會不斷壯大，成為引領新世紀服務潮流的先鋒行業!