檔案工作規(guī)范化管理研究論文

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摘要：檔案管理工作的重要性毋庸置疑，其內(nèi)容繁瑣，信息處理量較大，尤其是隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案管理也實(shí)現(xiàn)了信息化的發(fā)展，下文就來(lái)分析下當(dāng)前形勢(shì)下如何實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化。

關(guān)鍵詞：檔案管理；規(guī)范化；檔案資源

市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，促使檔案管理工作調(diào)整發(fā)展模式，從政治性向經(jīng)濟(jì)性與服務(wù)性轉(zhuǎn)變，提高檔案資源的利用率。這就要求檔案管理人員采取有效措施提高管理質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)管理的信息化與規(guī)范化，推進(jìn)我國(guó)檔案事業(yè)的發(fā)展。

1.實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化的必要性

受到傳統(tǒng)觀念的影響，很多檔案資源被束之高閣，導(dǎo)致其利用率下降，在這樣的環(huán)境下，提高檔案資源的利用率與管理水平，不僅可以使企事業(yè)單位的管理水平提高，同時(shí)也可以更好的規(guī)劃人才資源利用。因此，在這樣的環(huán)境下建立并規(guī)范檔案管理體系迫在眉睫，這對(duì)于整個(gè)社會(huì)的發(fā)展都具有十分重要的意義。首先，檔案是所在部門歷史的再現(xiàn)，是對(duì)其文化、價(jià)值的重視，是完善檔案管理的必然要求。其次，檔案不僅記錄好的，也將組織的錯(cuò)誤記錄在案，對(duì)后期的管理具有良好的借鑒意義。針對(duì)如此重要的工作，實(shí)現(xiàn)管理的規(guī)范化就顯得更加重要，這是為決策者提供準(zhǔn)確參考的前提，是做出正確決策的基礎(chǔ)。從其中我們不難發(fā)現(xiàn)，檔案管理規(guī)范化是實(shí)現(xiàn)檔案資源利用高效的前提，是為組織服務(wù)的基礎(chǔ)，因此，檔案管理人員必須將其作為工作的重點(diǎn)進(jìn)行。

2.檔案管理規(guī)范化過(guò)程中的問(wèn)題

盡管檔案管理已經(jīng)引起相關(guān)部門的重視，但由于歷史遺留的問(wèn)題較多，社會(huì)的發(fā)展又十分迅速，對(duì)檔案管理提出了更多新的問(wèn)題，檔案管理規(guī)范化的整體水平?jīng)]有達(dá)到令人滿意的程度，在執(zhí)行中仍然存在諸多問(wèn)題，具體體現(xiàn)在以下幾點(diǎn)中：

2.1管理人員的意識(shí)不足。這是制約我國(guó)檔案管理規(guī)范化水平提高最根本的因素，從其原因來(lái)看，這并不是由于工作人員自身的職業(yè)素養(yǎng)所造成的，而是由于整個(gè)環(huán)境而導(dǎo)致的，不論是檔案管理工作的人員或者是領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)都不夠全面，將其看作單獨(dú)的信息錄入或者是資源保管工作，缺乏對(duì)這項(xiàng)工作的真實(shí)，思想上無(wú)法給予其足夠的重視，導(dǎo)致對(duì)工作懈怠，這種意識(shí)嚴(yán)重制約我國(guó)檔案管理規(guī)范化的進(jìn)程。

2.2信息化水平較差。近年來(lái)，國(guó)際化信息化進(jìn)程不斷加快，改變了整個(gè)世界的工作環(huán)境，各行各業(yè)也都改變了工作方式，檔案管理亦不例外，不僅提高了工作效率，工作模式也做出了改變，但從整個(gè)系統(tǒng)的管理情況來(lái)看，信息化的普及度仍然不夠，部分單位仍然沒(méi)有跟上時(shí)展步伐，各地信息化建設(shè)水平參差不齊，尤其是西部的一些地區(qū)，仍然采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理模式，無(wú)法滿足社會(huì)發(fā)展的需求。與信息化檔案管理相比，傳統(tǒng)檔案管理對(duì)存儲(chǔ)環(huán)境要求較高，而且占據(jù)較大空間，而且保存年限有限，嚴(yán)重制約我國(guó)檔案事業(yè)的發(fā)展，同時(shí)也限制了檔案功能的發(fā)揮。

3.實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范化的有效措施

從上文的分析中我們可以看到，我國(guó)檔案的規(guī)范化進(jìn)程情況不是十分理想，對(duì)此，必須要結(jié)合具體的實(shí)際，采取有效的對(duì)策，提升檔案資源的利用率，推進(jìn)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，為社會(huì)的發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

3.1強(qiáng)化管理意識(shí)，推動(dòng)檔案管理規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化。要想做好一項(xiàng)工作，首要任務(wù)就是要提升管理人員的服務(wù)意識(shí)，切實(shí)推進(jìn)檔案管理的規(guī)范化。在這樣的發(fā)展環(huán)境下，除了要提升檔案管理的嚴(yán)謹(jǐn)性，更要注重提升時(shí)效性，這是時(shí)展的必然要求。因此，相關(guān)部門要根據(jù)發(fā)展環(huán)境、發(fā)展情況制定相應(yīng)的規(guī)范體制。從當(dāng)前的管理情況來(lái)看，由于法制的缺失導(dǎo)致我國(guó)檔案管理水平不同，通用性也不夠，因此，建立統(tǒng)一的管理體制勢(shì)在必行。從檔案的錄入直至保管，到最后的資源開(kāi)發(fā)與利用，都必須要建立相對(duì)應(yīng)且嚴(yán)格的工作流程。明確檔案管理各個(gè)階段工作的規(guī)范性，初期，檔案資料的錄入、采集都必須要格外的細(xì)致與認(rèn)真，嚴(yán)謹(jǐn)且全面；進(jìn)入到歸檔與立卷環(huán)節(jié)，要以科學(xué)、合理、高效為標(biāo)準(zhǔn)，加強(qiáng)對(duì)保管的重視，提升其安全性。在管理規(guī)章中必須要做到權(quán)責(zé)分明，提高工作人員的嚴(yán)謹(jǐn)性與責(zé)任意識(shí)。同時(shí)，要加大宣傳力度，使人們意識(shí)到檔案管理的重要性，營(yíng)造良好的社會(huì)氛圍，唯有如此方可實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化目標(biāo)。

3.2推進(jìn)現(xiàn)代化的進(jìn)程，實(shí)現(xiàn)管理的規(guī)范化與信息化。信息化高速發(fā)展，為了適應(yīng)其發(fā)展，提高檔案的利用效率，必須要對(duì)傳統(tǒng)檔案管理理念進(jìn)行更新，使其可以與社會(huì)發(fā)展節(jié)奏相一致，早日實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。首先，在進(jìn)行檔案管理過(guò)程中要善于發(fā)揮現(xiàn)代化技術(shù)的作用，發(fā)揮信息化技術(shù)的功能，提升檔案工作的利用率。同時(shí)也要根據(jù)發(fā)展需求加大軟件開(kāi)發(fā)力度，使其可以更好的進(jìn)行管理，提高檔案的規(guī)范化與信息化水平。通過(guò)對(duì)檔案管理規(guī)范化的建設(shè)，促使檔案管理水平的提高，減少違規(guī)情況，最終增強(qiáng)我國(guó)檔案管理的競(jìng)爭(zhēng)力。

3.3提高檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)。究其根本，都是人的責(zé)任，因此，要實(shí)現(xiàn)檔案工作的規(guī)范化，關(guān)鍵是要提升人員的綜合素養(yǎng)，這就要求檔案管理部門根據(jù)具體的情況開(kāi)展科普活動(dòng)，使從業(yè)者意識(shí)到當(dāng)前形勢(shì)下開(kāi)展規(guī)范化管理的必要性，增強(qiáng)危機(jī)意識(shí)。除此之外，還要進(jìn)行技術(shù)培訓(xùn)，使從業(yè)者對(duì)現(xiàn)代化設(shè)備有一定的了解，熟練掌握，進(jìn)而提升管理水平。最后就是提升從業(yè)者的職業(yè)素養(yǎng)，使其認(rèn)識(shí)到工作的重要性，強(qiáng)化保密意識(shí)，增強(qiáng)資料的安全性。結(jié)束語(yǔ)綜上所述，我們看到要想增強(qiáng)檔案的利用率，加強(qiáng)檔案的流通，實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范化是必然的，但由于目前我國(guó)的檔案管理體制尚不完善，工作人員的管理意識(shí)也有待提高，管理模式也相對(duì)較為落后，要想實(shí)現(xiàn)管理的規(guī)范化仍需較長(zhǎng)的一段時(shí)間，這就要求從建制、人員兩個(gè)方面著手，緊跟時(shí)展步伐，更好的發(fā)揮檔案管理的功能。

作者:賈書(shū)影 單位:黑龍江省保密技術(shù)服務(wù)中心

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