電網建設檔案管理研究

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轉變觀念

思想觀念的轉變、檔案意識的提高是做好項目檔案工作的前提。長期以來，檔案管理被視為項目管理的附屬，甚至可有可無。全員檔案意識不強導致項目檔案工作長期處于被動局面，造成項目檔案歸檔不及時、不齊全等問題，導致項目后續運行維護、技術改造等工作缺乏足夠的文件支撐，影響到電網工程建設的順利推進，這些問題引起了公司上下各方面的重視。因此，廣東電網公司首先在觀念上進行了轉變。一是領導觀念轉變。公司分管基建工作的領導高度重視檔案管理工作，提出將“歸檔齊全”作為電網建設項目驗收的必要條件之一。2012年“登高”工作啟動后，領導提出將檔案管理作為工程建設管理的一項重要內容長抓不懈，先后在多個場合提出要加強工程項目檔案管理，并到工程建設現場指導項目檔案工作，還通過召開項目檔案專項工作會議，讓檔案管理人員宣講項目檔案管理的重要性和管理方法。廣東電網公司上級主管單位南方電網公司領導也對公司項目檔案管理工作給予了高度肯定和積極指導。領導觀念的轉變為公司項目檔案工作開展賦予了極大的主動權。二是職能部門和參建單位的觀念轉變。為切實轉變固有的思維觀念，公司將項目檔案管理納入了各部門、參建單位的績效考核指標，明確了項目主管部門、業主項目部對項目檔案管理的主體責任，項目主管部門主動承擔起檔案管理總指揮的職責，充分發揮其項目管控能力和對參建各方的指揮協調作用。同時，通過將項目文件歸檔質量納入項目總承包、設計、施工、監理等單位的工作職責和考核指標，各參建單位檔案管理的積極性和主動性也得到極大提高。

健全機制

由于公司項目管理部門與檔案管理部門長期以來溝通協作不到位，檔案管理部門未能有效介入項目管理前端，項目文件材料往往直到項目竣工投產后才開始收集和整理，致使文件歸檔和移交遲滯，歸檔質量也缺乏保障，甚至出現參建單位完成工程結算后即離場，留下大量文件無人整理歸檔等現象。對此，廣東電網公司主要以“三個機制”為抓手加強前端控制：一是溝通機制。建立項目主管部門、計劃部門和檔案部門的溝通聯動機制，共享項目建設計劃，保證檔案部門及時掌握項目建設進度。二是交底機制。建立項目檔案“三級交底”機制，將項目檔案管理和歸檔移交要求在工程開工前及時宣貫給項目主管部門、業主項目部、各參建單位和各層級檔案管理人員。三是檢查機制。建立中間檢查和歸檔審查機制，通過中間檢查加強項目文件過程管理，通過歸檔審查在項目竣工投產前和檔案移交前對項目檔案進行整體審查，及時發現整理質量問題并限期整改。由此，項目檔案由末端的被動收集轉變為前端的主動監控，傳統單一的檔案驗收轉變為檔案交底、中間檢查、歸檔審查和檔案驗收組成的全過程管理。

完善架構

電網建設項目持續周期長，項目檔案數量大、專業性強，對檔案管理人員的專業素質和穩定性要求極高。而公司項目檔案管理人員往往身兼多職，缺乏檔案專業素養；施工單位檔案管理人員流動性大，檔案工作隊伍不穩定，嚴重影響項目檔案管理成效。為此，廣東電網公司逐步完善架構：一是強化管理責任制，逐步完善各部門共同參與的檔案管理組織機構，規定項目經理、總監為項目檔案管理的負責人，對檔案管理工作直接負責。二是明確要求在各級基建業主項目部設立專職文檔信息管理員，負責項目文件材料歸檔和整理工作，要求建設單位、參建單位各檔案管理人員定期參加檔案行政管理部門組織的專業培訓，嚴把持證上崗關。三是積極引進各層次檔案專業人才，提高檔案管理人員的綜合素養，項目檔案管理的專業性得到了明顯提升。統一標準電網建設領域長期缺乏國家或行業層面權威的檔案管理標準和規范，檔案的分類、組卷和編號等基礎整理要求分散在各類新舊標準規范中。廣東電網公司也一直缺乏一套統一的管理辦法和業務指引。項目檔案管理長期以來面臨標準不一、管理隨意的困境。為統一標準、細化指引，公司組織系統內業務專家，編制了“一冊一表”。一是根據電網建設項目管理特點和項目文件的內容特征，編制了《基建項目檔案歸檔整理作業指引手冊》，明確了項目文件管理前期準備、中間檢查、歸檔審查、移交歸檔和驗收五大環節，并對各環節的重點工作步驟、負責部門（單位）、時間節點和備查資料提供了詳細指引，明確了項目建設每一階段的檔案管理要求和目標。二是編制了《基建工程檔案收集進度表》，詳細規定了工程建設各個階段應產生的文件材料及歸檔時間、責任者、格式、份數等要求，有效促進了項目文件收集與項目建設的同步進行。三是明確要求將各部門和崗位的檔案管理職責、要求等制度規定上墻宣貫并定期對照檢查。為加強檔案專項驗收，公司還與廣東省檔案局聯合印發了《廣東電網建設項目檔案驗收工作規范（試行）》，成為全省首個與政府聯合印發的檔案行業規范。“一冊一表一規范”的出臺，使公司項目檔案管理實現了由隨意到規范的轉變。

強化考核

項目檔案管理由于缺乏剛性約束，客觀上為項目參建各方和檔案管理人員提供了較大的自由操作空間，檔案管理的精細或粗放全憑個人自覺。為改變這種現狀，公司采取了多種強制性措施：一是將項目檔案管理機制、機構和人員配置、歸檔率、歸檔質量等情況納入項目管理考核體系和公司檔案工作年度評價內容，每季度進行一次全面考核并在公司系統內考核結果，表彰先進，通報不足。二是將檔案管理標準納入工程承包合同，要求承包人必須嚴格執行公司《基建項目檔案歸檔整理作業指引》，完成職責范圍或合同規定的項目文件編制、整理和歸檔工作，確保項目文件齊全、完整、準確、系統。同時還在每月召開的基建承包商會議上，通報各承包商檔案管理效果和問題。三是將項目檔案歸檔質量與工程結算掛鉤，對文件歸檔質量不符合要求的，采取最高扣減合同價款5%的質量保證金，對隨意更換項目檔案管理人員的行為扣除最高20萬元罰金。通過納入考核和合同管理等舉措，將以前的軟性約束升級為硬性指標，項目檔案管理由原來的自由式管理轉變為強制性管理。經過持續幾年的不斷努力，廣東電網公司已建立起一套相對完善的工程項目檔案管理體系，檔案管理機制、制度規范、人員配備等不斷優化，項目文件歸檔質量和整理質量實現了質的提升，先后有一批工程順利通過廣東省檔案局專項驗收。2012年“登高”工作啟動前，公司系統僅有一個項目獲得廣東省重大建設項目檔案“金冊獎”，2012年至今則有6個項目獲得了“金冊獎”,系統內成立滿3年的單位達標率100%，公司整體項目檔案管理水平也獲得了各級檔案行政管理部門的高度肯定。

作者:楊開岳 許秀霓 冷裕波 單位:廣東電網有限責任公司