民辦高校文書檔案信息化探討

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【摘要】就民辦高校文書檔案信息化建設的重要性進行了闡述，同時對推動信息化建設過程中出現的問題進行了剖析，提出了民辦高校文書檔案管理的基本原則，并給出了全面實現文書檔案信息化管理的對策措施。

【關鍵詞】民辦高校；文書檔案；信息化建設

隨著我國信息技術水平的提升，文書檔案也進入了數字化、信息化管理的階段。民辦高校針對文書檔案信息化建設進行深入研究探索對于其檔案管理水平的提升具有深遠意義。檔案是用來記錄歷史、記載學校發展歷程的最可靠憑證。各個高校都有專門進行檔案管理的部門，負責收集整理高校發展過程中的各類檔案記錄。文書檔案是高校檔案管理中的一個重要類別，在高校事業發展過程中起著不可忽視的重要作用。高校作為國家科學研究和人才培養的主陣地，探尋檔案管理新路徑，實現檔案數字化、信息化已成為各個高校持續深入思考的問題。

1民辦高校文書檔案信息化建設的重要性及基本原則

1.1文書檔案信息化建設的重要意義。1.1.1順應時展必須提升辦公效率。隨著我國信息化水平的快速提升，很多現代社會的管理工作已經建立在信息化的基礎之上了[1]。信息化時代的到來使得檔案管理與現代化的計算機技術應用相融合，而在高校日常管理該活動中形成的文書檔案也能夠做到隨時收集、傳輸和自動歸檔[2]，這大大提升了檔案管理部門的工作效率，從而提高了辦公速度，節約了不必要的人力、物力和財力。1.1.2檔案數量激增需要加強檔案保護。民辦高校在日益激烈的競爭中不斷尋求發展壯大，檔案的數量也越來越多，特別是會產生大量的文書檔案需要進行歸檔與管理。傳統的紙質檔案容易受到高溫、火災和蟲蛀等客觀條件的影響，同時在借閱查詢中也會存在一定程度的磨損，保存風險較大。但文書檔案如能全部轉化為電子檔案，實現文書檔案的數字化，那么眾多原始文書檔案資料被損壞的可能性就會降低，穩定性更強，保存的時間更長。1.1.3增強檔案流動和實現信息共享。在傳統檔案管理模式下，檔案的流動相當困難，檔案管理“重保存、輕應用”的現象一直存在。文書檔案中所承載的重要信息資料難以跨越時空限制實現信息共享。但是在信息化建設模式下，文書檔案轉變為電子檔案，其流動的速度和效率大大提升，文書檔案的信息資源也實現了有效應用和實時共享。1.2民辦高校文書檔案信息化建設的基本原則。1.2.1規范性原則。在文書檔案信息化建設的過程中，規范操作、規范管理和規范保存是妥善處理文書檔案的核心要義。民辦高校檔案管理部門必須嚴格按照《中華人民共和國檔案法》和《機關檔案管理規定》，對檔案工作實行統一領導、分級管理[3]。按照制度要求規范文書檔案管理流程，做好環節監控，確保文書檔案管理的規范性。1.2.2安全性原則。文書檔案大部分為紙質檔案，因此，安全是文書檔案管理的重中之重。尤其是在信息化時代，互聯網發展迅速，網絡成為信息資源流動的主要場所。大量的文書檔案在轉化為電子檔案后更要注重網絡的安全性，避免出現檔案泄密或由于軟硬件出現問題而導致文件丟失的情況。1.2.3高效性原則。對文書檔案進行信息化建設的主要目的就是要提高文書檔案管理效率，加快文書檔案在應用過程中的流動速度，以更快的速度和更有效率的檔案管理模式實現文書檔案管理的高效性，是檔案部門需要持續探索的課題。1.2.4服務性原則。檔案部門是服務窗口單位，為高校和廣大師生服務是民辦高校檔案管理部門的根本宗旨。特別是在信息化時代，文書檔案管理應該堅持效率與效益優化原則[3]，從提高效率，遵循高效性原則出發，處理好效益與服務之間的關系，努力提高服務能力，提升服務效率。

2民辦高校文書檔案信息化建設中存在的問題剖析

2.1管理力度尚顯不足。檔案管理由于是長期處于邊緣化的部門，所以與檔案管理相關的制度也未能及時進行完善和更新。民辦高校的大部分檔案資源都屬于文書檔案，但在制定制度的過程中也沒有針對文書檔案進行專門的制度制定，導致文書檔案管理過程無法實現規范化和制度化。2.2經費設施急需更新。由于民辦高校大都為自籌資金辦學，沒有公辦學校強大的政府財政補貼做后盾[1]，因此，大部分民辦高校都將資金用于師資隊伍建設和科學研究上，追求學校的事業發展，極少將資金投入到檔案管理領域中。這就在一定程度上表現出高校對于檔案管理的重視程度不足。文書檔案需要的除濕機、防磁柜和溫濕度記錄儀等設備均沒有配備，計算機、打印機和存儲設備等硬件也沒有及時更新，文書檔案的保管環境堪憂。2.3歸檔流程不合規范。民辦高校的文書檔案在收集與歸檔過程中主要存在以下問題，一是檔案內容不齊全、不完整[4]，導致歸檔材料無法體現出事件全貌；二是檔案重復，各個部門的負責人員聯通度不高，幾個部門合作完成的項目通常會重復歸檔；三是電子文件沒有及時歸檔，紙質、電子檔案歸檔不同步，這就造成檔案材料在一定程度上缺乏價值。2.4管理人員能力素質有待提升。民辦高校的檔案管理人員中有不少是兼職人員，而專門負責處理文書檔案的檔案管理員幾乎沒有。由于高校每天都有大量的行政工作，兼職檔案員無法及時進行文書檔案的整理歸檔工作，這就造成了文書檔案管理工作的質量不高。

3提升民辦高校文書檔案信息化程度的應對之策

3.1構建現代檔案信息化管理理念。思想是行動的先導。檔案管理在高校事業發展過程中的重要作用已經日益顯現，高校應該著力構建現代化的檔案管理理念，將信息化建設作為檔案管理長期規劃中的重要環節，逐步將紙質檔案全部轉化為電子檔案，并實現紙質檔案與電子檔案的“雙軌制”管理。從制度建設入手，在認真學習《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國保密法》《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》及《機關檔案管理規定》等法律法規的基礎上，加強學校內部檔案管理體系建設，并按照檔案類別分別制定相應的細則。3.2提升文書檔案管理工作重視度。高校要切實將文書檔案管理作為檔案管理的重點加以重視，將檔案管理等相關內容納入學校事業發展和戰略規劃，在人力、經費及設備方面予以支持，增設專項資金，專款專用，增加專職管理人員，專人專責，配備儀器設備，定期檢查更新，最大限度確保檔案管理部門的正常運轉，為文書檔案的存儲、調用提供客觀條件。3.3持續推動文書檔案數字化進程。進一步加強檔案管理的信息化建設，嚴格實施部門、立卷歸檔制度，并采用先進的文書檔案計算機管理技術，實現“雙檔案”管理，即電子檔案與紙質檔案同步、分類歸檔管理[6]。下大力氣建設智能文書檔案管理信息系統，健全檔案運行體系，實現網絡化、便捷化和高效化的智慧檔案建設，實現檔案快速流動，促進信息資源共享。信息化時代，要更加注重檔案管理的安全性，在確保紙質檔案存儲安全的基礎上，還要加強對電子文書檔案的保護。對于保密檔案要采取權限設置及密碼保護措施，防止秘密檔案外泄。3.4牢記“三心”培養高素質檔案隊伍和有效提升服務能力。檔案管理工作要求檔案管理人員工作要細心，服務要熱心，還要具有責任心。高校的文書檔案數量龐大，每一份檔案都要求檔案人員分門別類，細心處理，妥善保管。如事件請示與批復、文件正本與副本、跨年度的計劃總結等，凡是需要歸檔的內容都要按照一定的順序排好，不能漏項。在長期的檔案工作中，管理人員應該始終保持一份為廣大師生服務的熱心，努力解決師生在查詢檔案過程中出現的問題，提升服務質量。此外，由于文書檔案大部分為紙質檔案，且年代久遠的紙質檔案保存起來尤為困難，檔案管理人員必須要有責任心，才能持久地做好這項工作。

4結語

網絡信息化將會是今后辦公行政工作的發展趨勢，檔案管理勢必要在信息化建設的路上越走越遠。因此，民辦高校必須切實加強對信息化建設的重視，從制度建設、平臺建設和隊伍建設入手，著力加強檔案特別是文書檔案數字化水平，更好地服務于高校的其他部門，促進高校的全面發展。

參考文獻

[1]閆敦.檔案管理工作信息化時代的創新性[EB/OL].(2019-07-25).

[2]張雪.事業單位文書檔案信息化建設分析[J].蘭臺內外，2019(18):25-26.

[3]國家檔案局第13號令《機關檔案管理規定》[EB/OL].(2018-10-23).

[4]張寶愛.高校文書檔案收集與歸檔工作研究[J].蘭臺內外,2018(6):75-76.

作者:李佳 單位:運城職業技術學院