在建項目工程檔案信息化管理研究

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摘要：在建項目工程檔案信息化是當前新時代檔案事業快速發展的必然趨勢，在建工程檔案管理工作需有效結合在建工程項目的特點，不單單局限于對在建工程項目的檔案進行收集和整理，還要結合信息化技術加強對工程檔案的管理，從而提升在建項目工程檔案的信息化水平。

關鍵詞：在建項目工程；檔案資料；信息化

在建項目工程檔案資料主要是指建筑工程在建設過程中形成的各類記錄，能夠直接體現出項目建設的過程，它是建筑項目工程的質量保障，也是建筑項目最終驗收合格的必要資料。當前，我國對建筑工程項目提出了明確的要求，如果申報的工程檔案資料不滿足驗收標準，將會直接判定建筑工程項目不滿足驗收標準。建筑單位在工程竣工以后需按規定要求整理工程檔案，并移交到相關的責任部門或單位進行保管。在建工程項目的檔案資料也是項目進行技術改造的紙質依據，對質量管理有著非常重要的作用。

一、在建項目工程檔案信息化的意義

由于工程項目在建設過程中會留下很多圖表和文字資料，這些資料記錄了工程項目在設計、規劃、運行等多方面的信息。這些檔案資料能夠直接體現建筑工程項目的質量，也是對建筑工程項目進行評級的重要依據，對后續工程項目修繕、改造有著指導性意義。傳統的工程項目檔案管理主要是收集在建工程項目的紙質資料以及在建工程項目的照片，這些資料的收集和保管都是通過人工完成的，在項目建設過程中需要投入大量的人力和物力，并且整理以后的檔案資料無法很好地被利用。對在建工程項目實現檔案資料信息化管理，能夠使得檔案管理人員從大量的工作中解放出來，將工作精力放在對檔案資料的整理和分析上，這有助于在建項目工程檔案管理工作的效率得到提升。由于檔案工程資料在收集過程中會涉及很多部門，因此需要進行長期收集，但一線施工人員往往有著很大的不穩定性，容易造成很多檔案資料會被丟棄，這使得建筑項目在施工結束以后往往沒有完善的資料，無法對檔案進行集中分析和利用。如果將項目工程檔案進行信息化管理，檔案的內容和保存格式將會被統一，大量的電子資料可以被實時查閱，提高了檔案查閱的效率，也能夠使得檔案管理部門的工作效率得到顯著提升。

二、在建工程檔案資料管理過程中的不足

（一）對檔案資料管理沒有引起足夠的重視。由于很多施工單位存在對檔案管理認識不足的問題，在實際的項目建設過程中，往往以建設項目工程為主，抓施工、抓質量、抓進度，而忽視了工程檔案資料的重要性，簡單地認為工程檔案資料是為了應對相關部門的檢查。因而存在很多單位沒有完善的檔案管理制度、檔案資料管理人員變動頻繁、未及時隨著項目進度而進行相應的檔案資料編制與收集以及管理不到位導致原件丟失等問題。（二）檔案資料管理制度有待進一步完善。我國對在建項目檔案資料有著明確的管理標準，但在工程施工承包合同中，卻沒有就在建項目工程檔案資料的收集和整理進行明確的規定。這就導致在建項目工程中的各施工單位未能嚴格按照相關法律法規以及合同內容進行檔案資料的收集和整理。從而造成檔案資料缺失，往往會在項目竣工前對遺失的資料進行臨時制作，而不是對在建項目工程的實際情況進行完整地記錄，這使得相關資料的真實性難以得到保障。（三）施工單位檔相關工作人員綜合能力有待進一步提高。由于一些在建項目工程的檔案資料管理人員沒有經過專業的培訓，因此在實際工作中對檔案資料管理的業務不熟悉。由于建筑行業中檔案資料收集人員多為兼任，這些人員往往沒有接受專業的培訓，也沒有取得相應的資格證書。因其不熟悉相關法律法規及檔案資料收集流程，這使得實際收集的檔案資料不完善，難以保證在建項目檔案資料的完整性。

三、加強在建項目工程檔案信息化建設的舉措

（一）提升對在建項目工程檔案資料信息化管理的重視程度。在實際的在建項目工程檔案資料管理中，工程檔案資料沒有受到領導層的重視，企業在項目實際的施工過程中未設立專門的工作人員和檔案管理辦公室。由于檔案資料管理人員存在著很大的不確定性，導致在建項目工程檔案資料的質量難以得到保障。企業想要快速推動在建項目工程檔案資料信息化管理，需要相關領導提升對檔案管理的重視程度，使得管理層和基層檔案資料管理人員樹立全局觀，對檔案資料引起足夠的重視。此外，信息化建設是否成功與工作人員的參與程度有很大的關系，需要確?；鶎庸ぷ魅藛T與管理人員能夠在工作中對檔案資料管理引起足夠的重視，推動在建項目檔案資料信息化管理的進程。（二）加大工程檔案管理信息化力度。當前很多建設項目已廣泛運用信息技術，企業想要實現檔案中資料信息化，需要購買掃描設備、服務器、計算機等硬件設備。施工單位可以從市面上購買專業的信息系統或是自行研發信息系統，搭建工程檔案信息化數據庫，做好在建項目工程檔案信息化工作。由于檔案資料信息化過程中檔案資料的選擇也非常重要，如果選擇滿足項目實際情況的檔案資料，則可以使得在建項目工程檔案資料信息化管理更為科學有效，還能夠借助相關軟件實現對電子資料的整理，有助于將工程檔案資料的利用程度發揮到最大，也可以為后續其他工程項目提供參考借鑒。（三）加強對在建項目工程檔案信息化的保護。在建項目工程檔案管理主要是將項目在建設過程中的各類資料進行收集和分析，以期對后續起到參考和借鑒作用，所以檔案資料的真實性非常重要。相比電子檔案，紙質資料更易表現原始資料的特征。一旦紙質檔案被篡改，會留下非常明顯的痕跡。電子檔案則難以從表面識別出該文件是否被篡改，這就需要檔案管理人員確保在工作過程中不對相關資料進行修改，保證電子檔案資料的原始性，并在收集過程中將文件設置為只讀模式，避免其他人員在閱讀過程中對檔案資料進行修改。檔案管理人員還要為電子檔案的保存提供合適的物理環境，由于電子檔案保管的介質一般是硬盤，其往往容易受到來自溫度、濕度等影響，甚至出現完全無法識別的情況，所以需要對相關檔案資料的保管引起足夠的重視。此外，還需及時對電子檔案存儲介質進行檢測，如果發現潛在的危害，則要第一時間進行處理，以確保電子檔案得到妥善的保管。

本文通過分析在建工程檔案資料管理信息化的重要作用，以及傳統檔案管理方法對檔案進行管理過程中存在的不足，提出通過引入信息化的方式來提高在建項目工程檔案資料的質量和效率，以助于工程檔案資料能夠得到有效的保存，進而發揮出最大的價值。

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作者:蔡春玫 單位:深圳市建筑工務署