檔案管理概念范文

導語：如何才能寫好一篇檔案管理概念，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公文云整理的十篇范文，供你借鑒。

篇1

關鍵詞：市場改制理念；企業；檔案管理；策略

市場經濟體制改革以及社會信息化發展對企業檔案管理工作提出了新的要求，盡管當前我國企業在檔案管理方面積累了一定的經驗，但是檔案管理實際操作具有一定的復雜性，發展不平衡的現象時常出現，部分小規模企業的經濟效益并不樂觀，技術以及資金等都存在一定不足，甚至部分企業檔案管理工作出現孤立情，與企業內部各管理環節之間缺乏有效的銜接，此種情況下嚴重制約了企業的檔案管理效果，對企業的發展造成不利影響，因此加大力度對市場改制理念下的企業檔案管理新策略進行研究和分析，具有重要的現實意義。

1 加強企業檔案管理平臺創新

當今社會經濟和科技不斷發展，市場經濟改革是市場發展的總體趨勢，在此種情況下，為了更好的提高企業的自身實力和市場競爭力，應當積極加強檔案管理工作，實現管理平臺的創新，建立科學高效的檔案管理信息系統來承擔企業運行及發展過程中各項業務活動的信息，加強信息化建設，促進企業檔案管理工作效率的提升。在此基礎上積極優化企業內部各項業務活動的工作流程，在對數據庫管理技術以及軟件編程等技術進行有效應用的基礎上，促進企業檔案管理工作的順利開展，為企業電子文件的來源提供可靠的保障。

以企業辦公自動化系統為例，創建一個現代化的檔案管理平臺后，能夠實現檔案數據信息的登錄、流轉處理、收集歸檔以及保存利用的一體化，實現信息的高效傳遞，促進企業檔案管理工作的順利開展。以電子郵件系統為主要依據，建立機構內部通信，為企業檔案信息的交流提供一個良好的途徑。通過電子起草、傳閱、審核以及簽發和歸檔等電子流轉方式，來實現內外部收發文、簽報、文件管理、檔案管理以及合同管理等工作的順利開展，真正實現無紙化辦公。企業檔案管理平臺的創新，能夠促使企業檔案管理實踐邁上一個新的臺階。

2 加強企業檔案管理的創新

在企業運行及發展過程中，應當立足于市場經濟體制改革理念的基礎上，積極采用現代化的科技手段，來對企業內部計算機設備硬件等進行有效的防護，最大程度上減少企業檔案管理系統的安全隱患，促進管理效率的提升。與此同時，應當規范企業檔案管理的工作流程，加強檔案信息的管理，確保企業檔案信息得以安全穩定的流轉。

就企業檔案管理的實際情況來看，所謂流程管理，就是對企業檔案管理系統的整體運行狀態進行規范的監控，并明確企業各項任務活動的流轉、執行情況，并加強監督和管理，此種情況下，能夠保證系統所產生的電子文件的真實性和完整性，從而促進企業檔案管理效率的提升。在信息社會發展的大環境，企業在開展檔案管理工作的過程中，應當充分做好機構文件處理流程的梳理和提煉工作，將文件處理過程納入到企業檔案管理工作具體工作流程和環節中，進而從整體上提高企業的檔案管理效率。也就是說，文件信息的高效化管理，能夠實現對文件信息的全過程管理，對痕跡保留以及收文督辦和監控等進行科學化的管理。

3 實現企業檔案管理工作的制度創新

為了更好的提高企業檔案管理效果，提高企業的市場競爭力，就應當對信息系統進行科學化的應用，確保其能夠滿足不同階段以及不同類型客戶的實際需求，充分發貨企業檔案管理的最大效能，加強制度創新，促進企業的經濟效益和社會效益的提升。

從保證信息系統的規范應用、合理開發、信息安全等方面綜合考慮，企業需要在行政規章、業務規范、技術規則等幾個層面，組織信息部門、業務部門，共同建立起企業級信息管理的標準規范體系。部分企業在辦公自動化系統的應用各階段，已建立或正在建立的制度有：《辦公自動化系統（OAK）應用及運行維護管理規定》內容有文件與檔案管理部門、信息管理部門的職責分工；信息系統的身份確認、用戶權限管理、用戶信息變更管理；信息工作人員的管理等。《OAK系統電子文件管理細則》主要針對歸檔前的電子文件，要按要求填寫元數據格式的內容。《文書檔案歸檔文件整理細則》對歸檔后的電子文件的整理進行定義，并梳理出整理工作流程。《信息應用系統業務培訓管理辦法和程序》針對信息系統的正確、規范操作而設立。

4 服務創新

信息化時代，文件與檔案工作的服務方式、內容，與傳統檔案利用服務相比，發生了巨大的變化，提供了前所未有的發展和創新空間。創新之首，即樹立信息服務的理念。信息系統深入、廣泛的應用，形成了質優量大的電子文件信息資源。信息系統用戶群體越多，對信息服務的要求就越多、越廣，因此，檔案工作人員首先要樹立信息服務的理念。

信息服務強調主動服務。檔案部門要對信息產生的來源、信息共享的需求保持高度敏感，要經常動腦筋、想辦法去收集信息，調查了解系統用戶潛在的需求，有針對性地策劃、設計出不同層次的服務內容和范圍、形式，有計劃地對電子文件信息資源進行開發、加工，并轉化、制作成信息產品，提供服務。

在信息服務方式上，一方面要充分考慮用戶對信息利用的需求，提供面向用戶的信息利用平臺。通用的信息應用系統，在功能模塊設計時，對文件與檔案管理的業務工作考慮得多，功能全面。但用戶在利用信息時，往往只是希望查找文件本身，他們期望最大的是獲取信息的效率和信息本身的準確率。因此，有必要為用戶建立專門的信息利用平臺，將信息過濾掉一些檔案管理屬性，使用戶能簡約、快速地獲取所需信息。面向用戶的信息利用平臺，突出了用戶的權益，保護了用戶信息利用的效果，使用戶在共享信息的同時，體會到檔案服務工作人性化、主動性的宗旨，縮短了用戶與檔案工作的距離；另一方面，在對信息需求充分調查的基礎上，建立專題，收集、篩選、深層加工相關信息，以先進技術為依托，將專題信息制作成光盤，形成信息產品，為企業領導和業務部門提供信息服務；第三是為有遠程信息利用需求的用戶，提供跨越空間、時間的信息服務。

結束語

就宏觀層面來看，市場改制理念下的企業檔案管理工作具有一定的特殊性，若想要切實提高企業檔案管理效率，實現長足發展，企業在開展檔案管理的過程中，就應當積極探索現代化的管理方式，轉變管理理念，實現檔案管理工作與企業發展創新保持協調一致，從而促進企業檔案管理工作的科技含量的提升，推進企業的現代化發展。

參考文獻

[1]劉麗.加強企業檔案管理提高檔案管理水平[J].黑龍江科學，2016（3）.

篇2

[關鍵詞] 新媒體；高校；檔案管理；信息資源

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2017. 01. 115

[中圖分類號] G420 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2017）01- 0197- 02

0 引 言

每個學校經過了長期發展都會留下許多珍貴的檔案資料，隨著新媒體技術的廣泛應用，這些檔案資料逐漸從原有的紙質資料轉變為形式多樣的數字化信息資料，這種轉變不僅僅是高校檔案管理發展的需求，也同時體現了社會的進步和發展。但是高校的檔案具有十分明顯的多樣性，給檔案管理工作帶來很大的難度，因此高校檔案管理需要充分利用現有技術進行合理優化。

1 關于新媒體概念的介紹

要想利用新媒體技術，首先需要了解什么是新媒體，新媒體概念是相對于傳統媒體概念提出的，主要是由于現代化信息技術的發展形成了新的媒體傳播載體，比如網絡、手機以及數字電視的出現，新媒體的出現顛覆了傳統媒體的概念，也是在人群中廣泛傳播和使用的媒體形式，這些新的媒體形式正在向傳統媒體發出挑戰，從客戶的接受能力和接受速度來看正在快速占領媒體市場，新媒體多數利用數字化技術進行媒體信息的服務，相對于傳統媒體技術來講更容易被年輕人所接受，且對于信息的更新速度更快，傳播的速度也是傳統媒體無法企及的，新媒體在進行信息的傳播時能夠以更加豐富的數字信息呈現出來，視頻、音頻等形象化的信息給予客戶更加多元化的感官沖擊，在現代化的生活中新媒體已經成為一種不可替代的信息傳播途徑。

2 高校檔案管理在新媒體環境下所面臨的機遇和挑戰

2.1 新媒體的產生為高校檔案管理帶來的三大機遇

（1）從傳統的媒體形式管理模式向新媒體形式管理模式的轉變。傳統的媒體以實體經營為主，新媒體則是以人員管理為主。結合現代化的新媒體傳播特點，高校的檔案管理應該適當的改變傳統的檔案管理服務模式，以服務廣大師生為準。通過將檔案管理員和用戶同時引入到檔案管理服務當中，提升用戶在檔案管理中的參與度，有助于提高檔案管理服務人員的工作積極性，提升檔案管理服務水平。

（2）新媒體管理形式的介入使高校檔案管理工作更傾向于專業化。以新媒體角度開展高校檔案管理工作，充分發揮信息的作用，深度挖掘信息的價值，并做好信息的歸類整理工作，在大力提高高校檔案信息管理效率的同時，可以在管理中引入先進的信息化管理系統，將新技術和新管理理念相融合，建立高校的檔案管理系統，為檔案的使用者提供更為優質的服務。

（3）充分利用新媒體的優勢，突破傳統媒體傳播受到空間和時間形成的約束。形成跨地區之間的合作，將高校之間的檔案管理工作做好交互，能夠為用戶提供更加全面而多樣化的檔案服務，利用網絡進行數字化信息的傳輸，可以提高信息的共享程度，突破地域性的限制，使得信息具有更強的實用性，為高校檔案管理工作和科研工作提供信息支持和服務。

2.2 新媒體的產生為高校檔案管理帶來的挑戰

（1）從事檔案管理的人員欠缺，管理人員專業能力都待提高。在傳統的高校檔案管理隊伍中，專業的檔案管理人員很少，在上層管理者思想上普遍認為從業人員不需要專業化的培訓，且越來越多的年輕人不愿意從事檔案管理工作，認為這個行業缺少活力，這樣就導致高校檔案管理隊伍人員年齡偏大，從業素質較低，給新媒體的推進帶來一定阻礙。

（2）檔案管理人員對新媒體的了解不充分，無法推進新媒體在檔案管理中的應用。對于傳統的高校檔案管理人員來講，多數年齡較大，對于新媒體的了解不多，多數對于新媒體的應用存在排斥心理，這樣就無法使新媒體在檔案管理工作中高效率融入。

3 如何推進高校檔案管理工作的新媒體化進程

首先從領導層應該充分重視高校檔案管理工作的重要性，尤其是新媒體技術的應用需要被提到重點工作中。高校是培養人才，開展科研工作的重要機構，領導的支持對于相關工作的開展具有重要的推動作用，通過領導的努力幫助學校的檔案管理工作快速形成新媒體信息化管理模式，明確不同崗位職責，從人員和經費上予以支持，并加大新媒體化技術的宣傳，讓整個高校重視檔案管理的新媒體化管理。

最后就是提高新媒體背景下的檔案管理人員素質。要想從根本上提高高校檔案服務水平，就需要從檔案管理人員的素質入手，無論是檔案管理人員的專業能力還是檔案管理人員的道德水平都需要進一步提升。同時還應該注重檔案管理人員的道德水平，檔案工作需要充足的耐心，也需要秉公處理檔案借閱工作，對于檔案的借閱范圍需要嚴格管理，不能馬虎。

4 結 語

通過本文上述分析可以看出，高校的檔案管理工作在新媒體的發展形勢下面臨著機遇和挑戰，一方面新媒體的優勢幫助高校檔案利用率提高，交互性提高，另一方面也暴露了現有高校檔案管理工作中的問題，這些問題不解決就難以推動新媒體技術在檔案管理中的應用。因此需要高校充分重視檔案管理工作，引入新技術來推動檔案服務水平的提升。

主要參考文獻

[1]劉萍.新媒體環境下高校檔案管理工作的探析[J].新媒體研究，2015（13）：34-35.

篇3

關鍵詞：公路檔案管理；信息化；發展現狀；措施

中圖分類號：G270 文獻標識碼：A

一、基本概念及特點

（一）檔案管理信息化概念

檔案，是對企業、組織、機關甚至是個人進行社會活動的歷史記錄，通過文字、圖像、聲音等多種形式進行信息記錄和傳遞，是一種信息承載的形式。

隨著市場經濟體制的不斷發展和持續完善，數字信息化被越來越多的應用到各個行業，大數據時代正悄然來臨。而檔案管理工作也積極順應了社會信息化進程，在檔案記錄與管理保存中，檔案管理機構利用科學原理及靈活的運用方法，將傳統意義上的紙介質的相關檔案建立可信的數據信息，為檔案管理提供更好的載體和服務。

（二）公路檔案管理信息化特點

1檔案資料繁瑣，管理難度大。我國的公路發展歷史久遠，全國各地公路交通網也十分復雜。由于一條交通要道的修建，所要投資和進行的工程量耗大，特別是西南山區等地質條件較為復雜區域，其耗費的工程量是十分巨大的，這就造成了圖紙、概算工程、預決算編制等紙質資料繁瑣，使得檔案管理難度加大，且十分容易出錯。

2操作方式仍主要為手工，檔案管理效率較低。由于中國地緣遼闊，使得每一公路線路延伸長，點多卻十分分散，再加上其人員的流動性強等特點，使得公路檔案管理的效率較低，廣大用戶在查詢相關信息時，數據的傳輸時效性亦較差，甚至很多地區查詢資料仍然需要到檔案保管室里借閱，造成不必要的時間成本和諸多不便。

二、檔案管理信息化建設的現狀

（一）管理尚未標準化，缺乏規范性

公路檔案管理起步晚，缺乏基礎業務辦理的相關經驗，而管理制度也尚未形成一定標準，在實際操作中，容易造成管理混亂。這使得大部分的檔案管理工作在利用數據信息時質量不過硬，很多數據的引用和建立出現錯誤或者是明顯漏洞。由于缺乏規范性管理，也使得各個時期和各個類型的公路檔案信息之間兼容性差，在某些關鍵點上無法銜接與統一，造成重要資料以及關鍵數據的缺損與流失，這將是公路檔案管理信息化建設的一個重大挑戰。

（二）管理缺乏系統的數據庫信息

所謂數據化信息，其要求的就是對網絡數據的搜集、整理與運用的一體化和效率化。從目前我國公路檔案管理的現狀來看，信息傳遞不及時，共享仍存在一定難度，其很大原因在于將紙質信息轉化成數字化信息的能力不足，造成數據庫信息的缺乏。當用戶在通過計算機網絡進行數據檢索時，由于缺乏系統的數據，常常是找不到相應的信息，或者獲得相應的信息已超過時效，這些都是很普遍存在的問題。這個問題的存在一部分原因源于硬件設施跟不上，數據存儲不及時，但更多的是對數據的搜集、整理以及轉化能力差，無法更新和完善檔案數據。

（三）管理人員缺乏相應的專業素質

檔案管理信息化要求工作人員對數據的轉化和掌握要求較高，需要管理人員具有較高的專業水平和足夠的知識層面才能勝任。而公路檔案管理多年以來，一直存在工作人員流動性大，工作崗位不固定等特點，這使得檔案管理工作人員素質良莠不齊，大多數員工缺乏專業素質和職業素養，對數據信息化的工作模式和具體操作流程不熟悉，從而降低了檔案管理工作的效率，信息傳遞不及時，數據庫長期得不到更新，造成檔案管理信息化建設進程緩慢，成效不顯著。而少數管理人員綜合素質不突出，缺乏服務意識，主觀能動性不強，沒有創新精神，使得檔案管理信息化硬件等資源被浪費，制約著公路檔案管理信息化的建設。

三、檔案管理信息化的具體措施

（一）建立健全相關制度規范

無規矩，不成方圓，要想檔案管理數字化、信息化，最根本的措施是要建立健全管理制度，從源頭上找到“病根子”。嚴格的管理制度是規范管理行為的根本保證。因此，在檔案管理信息化的建設中，建立健全的檔案管理制度迫在眉睫。例如，在進行資料交接和保管過程中，建立嚴格的問責制度，保證人人崗責在身，營造人人守崗、人人在崗的工作氛圍，防止關鍵資料和數據上掉鏈子等。建立健全的管理制度，更傾向于對執行能力的考核，各公路檔案管理機構，應該加強自身管理執行能力建設，切忌有制無度，造成“空談主義”，使得嚴格的制度變成一紙廢文。只有讓管理工作有據可依，才能讓工作人員甩開膀子開干，才能調動管理員工的積極性和能動性，在主觀上加強自身的創造思維，為公路檔案管理信息化的建設貢獻出力量。

（二）加強數據庫建設的硬件系統，實現數據共享

數據化時代，要求的是網絡數據的精確性及快速傳遞性，這一特性就對進行數據處理及數據搜索的硬件系統有著很高的要求。加強數據庫的網絡信息建設，淘汰落后的計算機設施，積極營造良好的應用系統環境，增強數據的精確性及傳遞性，積極實現數據共享。

（三）加強公路服務意識，引進和聘用專業技術人才

公路檔案管理人員的專業素質決定檔案管理信息化建設的質量。因此注重引進專業人才，培養綜合素質強的技術員工，是進行檔案管理信息化建設的關鍵。各級公路檔案管理部門應加強落實薪酬制度，首先解決員工的后顧之憂，才能放心踏實的提升自身素質，積極投入到建設中去。對于各級管理層來說，要扭轉傳統意識，積極營造良好的職業氛圍，加強員工的公路服務意識，組織和聘請相關專業技術人員進行培訓講座，讓員工從開始熟悉業務流程開始到積極創造新思路為公路檔案管理信息化建設做出貢獻。

公路檔案管理信息化建設對我國公路建設和保養有著重大意義。因此，在順應市場經濟信息化的大趨勢下，公路檔案管理信息化建設必須從根本出發，在制度和人才引進上轉變傳統觀念，提高服務意識，增強創新能力，從而保證管理效率。

參考文獻

[1]徐峰.推進公路信息化建設的對策思考[J].科技資訊，2009（34） .

[2]劉文波.如何加快公路信息化建設的幾點思考[J].中小企業管理與科技（下旬刊），2009（08）.

[3]吳芝芬.網絡環境下公路檔案信息資源的共建共享設想[J].科技創新導報，2009（14）.

篇4

【關鍵詞】 檔案管理 信息化 對策

隨著社會的進步，信息化時代的到來，信息資源逐漸進入社會生活的各個領域，成為戰略性資源。檔案作為一種原生的信息資源，實現其電子化、信息化的管理，對于社會經濟的發展有著十分重要的價值。所以，加強檔案信息資源的開發利用，推進檔案服務體制的創新，形成數字化、信息化管理已經成為迫切客觀要求。

1 檔案管理信息化的概念和內容

1.1 檔案管理信息化的概念

檔案管理信息化是指為了實現檔案材料由實體保管模式向數字化模式的轉變，由國家檔案的行政管理部門開展的，以現代技術作支持的信息化資源管理行為，其最基本的特點是服務具有全面性，并有著向集成化、合作化、專業化方向發展的趨勢。

1.2 檔案管理信息化的主要內容

（1）檔案資源技術的信息化：即運用電子計算機的網絡傳輸途徑所提供的保存技術以及信息系統的加工技術，將原有檔案的各項實體資源轉化為數字化、信息化的管理資源，從而實現各項資源的合理分配、社會共享，以便全面實現資源的開發利用的一種信息化形式。（2）檔案管理方法的科學化：科學的管理方法作為新形勢下檔案管理信息化的重要實現途徑，旨在利用檔案行業客觀規律以及社會信息特點實現有組織的、有計劃的對檔案的控制管理。（3）檔案管理人員的素質現代化：管理人員的專業化水平和知識水平，是判斷其的素質的重要標準。對于檔案的管理，不僅應該有知識淵博的管理人員，還應建立合理的組織結構，實現全面管理。（4）檔案服務的社會化：隨著電子時代的到來、檔案意識的增強以及檔案效益的顯現，我們不僅需要實現資源全社會共享，還要預見到檔案在未來世界的利用情況，比如用戶對象明顯變化、社會公眾和非官方組織對檔案利用范圍的增大，以及其在經濟活動方面的利用將明顯上升。

2 新形勢下檔案管理信息化的對策

2.1 轉變管理觀念，樹立信息化管理理念

在新形勢下，轉變傳統檔案信息化建設觀念已經成為迫切需求，從現在的發展狀況來看要完成觀念轉變，完成新觀念的建立要從以下方面進行努力：第一，管理人員需增強信息化意識，了解檔案管理的發展走向，以便為企業發展、社會進步提供更好的服務。第二，大力宣傳檔案管理信息化，例如提高企業領導對其關注度，讓高層管理者進一步了解檔案管理信息化的迫切需求，以便針對檔案管理的發展做出更科學的決策。最后，為了提高管理和服務效率，為企業謀求最系統、科學、全面的服務，提高數字檔案館建設效率，要不斷更新檔案管理理念，推進檔案管理的現代化水平和信息化程度。

2.2 加強制度建設，規范檔案信息化管理

為了認識檔案信息化管理的意義及目標，就需要我們完善管理檔案信息化的相關制度。對此，可以從宏觀角度和具體角度兩個方面來看，從宏觀上來說，信息化管理的主要目的是，在堅持效益原則、實用原則以及科學管理原則基礎上，實現各原則的協調統一，提高管理水平，促進部門穩定、健康的發展。而具體的來說，要將管理工作作為發展重點，提高資源管理服務質量，促進管理機制建設，即增強部門與部門之間獨立性，各個管理部門應明確各自職責，還應建立相應制度，以便在日常工作中能夠相互制約。

2.3 制定相關法律法規，提供法律保障

為了使信息資源的法律效力得到有效的實現，依法推進檔案管理信息化，實現電子資源、數字化檔案資源的建設、生成、利用、保管，完成信息化基礎設施的構建，信息安全的保障，就必須建立系統的、合理的法律體系，將信息化管理納入法律保障當中，保證檔案資源在信息化建設過程當中的安全、穩妥。

2.4 提高技術水平，實現科學化管理

提高檔案的科學化管理主要表現在提高檔案管理的信息化技術水平上，而這不僅要注重軟件、硬件設備的開發建設，完善信息化檔案管理系統的構建和高效率維護，完善路由器、計算機、數據庫系統，充分的利用現有設備的各方面優勢，并完成新設備的購置，還應該在快速建立信息數據庫之后進一步對其進行完善，從而實現信息資源的網絡共享和檢索。

2.5 打造高素質人才隊伍，提供智力支撐

檔案管理信息化人才是企業做好檔案管理信息化的關鍵，畢竟信息化檔案管理工作是由檔案管理信息化人才來執行的。為了給檔案管理提供全面的智力、人力支持，需要組建高素質的檔案信息化管理人才隊伍。在打造高素質人才隊伍，必須要以從實際情況出發，建立管理信息化理念，為員工提供各方面技能培訓，了解最新形勢下的管理模式，實現對信息化管理人才的合理分配。不僅如此，還需要加快對信息化管理人才的吸收，實現團隊的專業化，將復合型人才納入信息化管理團隊。

2.6 企業檔案管理信息化建設注意原則

企業檔案管理信息化建設注意的問題有很多，總體來講，檔案管理信息化建設應該注意以下原則。第一，實用性原則。企業檔案管理信息化建設的目的在于促進企業檔案管理信息資源的共享，提高企業的社會效益以及經濟效益，促進企業檔案管理的科學化、有效化。第二，逐步推薦原則。企業檔案管理信息化建設并不是一朝一夕所能解決的，它需要企業投入大量的時間以及精力，企業應該抓住檔案管理信息化建設大好時機，實現企業管理與檔案管理信息化建設同步前進。第三，效益原則。企業進行檔案管理信息化建設的主要目的是為了獲得更多的利潤，一旦進行檔案管理信息化建設，企業應該將檔案管理信息化建設同企業的短期以及長期效益相結合。第四，全面協調發展。企業檔案管理信息化建設并不是孤立的，需要同其他部門其他人員進行相應的合作，必須與企業的信息化建設和經濟基礎相協調，必須與企業的信息需求相協調， 必須與信息技術發展相協調， 必須與全國信息化工程相協調。

3 結語

在新的社會發展形勢下，實現檔案信息化管理已經成為迫切需求。而作為一名高素質的信息化管理人才，更應增強現代化、信息化的管理意識，提高自身各方面素質，從而完成我國的檔案管理向先進水平邁進，以便進一步適應社會發展需要。

參考文獻：

[1]董紹娟.電子信息技術在檔案管理中的應用研究[J].東方文化，2011，（22）：235.

篇5

一、文件生命周期理論相關概念的簡要評述

首先，就讓我們從基本理論層面，對“文件生命周期理論”的相關理論概念進行初步了解。“文件生命周期理論”中的“文件”概念是一種廣義概念，較之常規意義的“文件”概念要寬泛得多。“文件生命周期理論”把文件視為“文件的集合體”，認為“檔案”（非現行文件）的形成只是廣義文件運動的最終結果，一切的文件運動形態，都只是“廣義文件運動過程中某一特定階段的代稱，都是廣義文件的組成部分”[1]。

由此，“文件生命周期理論”以“文件集合體”的形式，合理的維護了文件各階段的整體統一性，進而將文件運動以整體的形式，跨越了從形成直至銷毀或永久保存的各階段，并且能讓管理者以一個完整、清晰的視角，觀察、界定文件運動的整體過程。實際上，基于這一完整過程，可以明確文件價值的階段性變化，以及在廣義文件運動過程中文件價值形態與管理形式、保管場所、服務對象之間的對應關系。而在文件價值形態轉化的同時，從階段性的廣義文件運動視角出發，可將廣義文件依次劃分為現行文件、半現行文件與非現行文件。此三種廣義文件的劃分，同樣適用于我國的文件檔案運動過程。

二、中西方文檔保管機構的差異、我國文檔工作的融合以及推動實現文檔工作一體化

實際上，我國的文件檔案保管機構同國外存在較為明顯的差異。這種差異體現在：我國的半現行文件是存放在本單位檔案室或檔案館，而國外的半現行文件則送交文件中心保管。實際上，這種差異顯著。根據聯合國教科文組織對文件中心的定義：文件中心是在檔案行政管理機關管理之下的，對各不同行政機構的半現行文件進行經濟地保管與提供利用，并在這些文件被銷毀或移交檔案館之前進行系統處置的保管機構。文件中心是獨立于文件形成機關和檔案館的，又處于文件形成機關與檔案館之間的過渡性機構。

顯而易見，國外建立的“文件中心”，作為半先行文件的儲存、管理機構，及其文件價值鑒定、銷毀、移交機構，既節省了文件來源單位的空間、人力、財務資源，又避免了因單位不同，所導致的文件整理標準各異，以及鑒定、銷毀程序的不統一、不規范。再者，又提高了文件管理的整體效率，減少了移交過程中不必要的時間浪費，極大的提升了文件管理的科學性、規范性與效益性。

此外，文件中心與形成機關檔案室存在顯著差異。其一，文件中心有的歸屬于檔案行政管理機構，有的是獨立運營的商業機構，而檔案室則明確歸屬于文件形成機關。其二，二者的保管對象存在差異。文件中心保管的對象是半現行文件， 而機關檔案室保管的對象包括半現行文件、乃至非現行文件。其三，二者的職能存在明顯差異。文件中心承擔文件的保管、鑒定以及提供利用的職責， 而機關檔案室則主要承擔本機關文件的收集、利用和保管工作[2]。

實際上，相較于西方的文件管理中心，我國各機關檔案室的文檔管理工作，往往存在著文檔管理質量良莠不齊、管理效率偏低、執行標準不統一等諸多問題。而要解決這些問題，則必須要明確文件工作、檔案工作的統一性和整體性，統一制定與執行文檔工作的管理流程與標準規范，并正確處理好兩者之間的有效融合和順暢銜接的問題，以此真正實現我國文件管理與檔案管理的一體化，推動我國整體的文檔管理工作實現質的跨越。此外，筆者認為，在符合我國文檔工作自身需求、特點的基礎上，參照西方文件中心的管理模式、功能設置，對我國眾多的機關檔案室進行有針對性的改造，是解決文檔管理工作現存問題的關鍵一環。具體來講，就是要科學、合理的調整我國機關內部的檔案機構設置與體系，將本機關辦公室的文件管理工作與檔案室的檔案管理工作實現合并，統一文件檔案管理工作與職能；聯合不同機構部門的檔案室，實現共同辦公與集中布局，低成本、高效率的實現文件、檔案的一體化管理，并制定和執行統一的文件檔案管理業務標準與操作規范，做到文檔管理的統一、標準與有序。

此外，基于文件生命周期理論的內在要求，參考西方國家的文檔工作體制，總體來看，應將我國的機關公務文書處理工作與檔案管理工作緊密聯系起來，并從業務體制上將兩者建立緊密的聯系，把文書處理與檔案管理融為一體，將檔案室工作與檔案館工作緊密結合起來，形成文書處理部門、檔案室、檔案館密切相聯的一體化業務體制[3]。實際上，基于文件生命周期理論“連續統一”的思想內涵，參考相關西方國家，如法國、意大利、瑞典等國家所建立的集中式檔案管理體制及其特點[4]，結合我國檔案工作集中、一體化管理的現實情況與發展要求，筆者認為該建議的理由有如下幾點：其一 ，“文件生命周期理論”根本上強調的文件運動的整體性，應該體現到文書與檔案的一致性上。將文書處理與檔案管理融為一體，可以深刻體現文書形成的主觀意圖，從而更加明確文件檔案的長遠價值，有利于文件檔案價值的鑒定工作的進行以及文件檔案潛在價值的挖掘與實現。其二，實現文書處理與檔案管理的融合，可以使文書處理工作統一于國家的相關業務標準。并且，在緊密聯系文件檔案管理部門之間關系的同時，防止了管理銜接上的疏漏與責任推諉，做到協同配合、有的放矢、權責明確。其三，該措施不僅能降低成本、精簡機構，而且能提高文書立卷、歸檔移交的質量與效率，同時保持文件檔案管理的連續性與一致性。

基于上述論述，筆者認為，參照西方的文件中心，在保留我國機關部門檔案室的同時，對其進行相應的功能改造、體系調整與集中布局，同時將文件形成及處理工作與檔案工作在業務上實現有效融合，構建前后銜接、連續統一的文檔案管理體制，進而推動落實文檔工作一體化。當然，這種模式仍有待于我們在實踐中檢驗與摸索，并使之逐步符合我國文檔工作及其一體化管理的現實需要。

篇6

關鍵詞 民營企業 檔案管理 發展

一、相關概念與范疇界定

（一）民營企業

在我國法律術語表達中并沒有民營企業這一概念，民營企業是改革開放發展以來，我國經濟體制改革的一個特有產物。民企的概念主要分成兩種：一種觀點認為，按照我國公司法規定，根據企業類型可以分為國有企業和民營企業，即不包含國有資產在內的企業都可以稱為民營企業。另一種觀點認為，民營企業主要是指生產資金、動產和不動產都屬于個人。本文認為，民營企業主要是指除國有獨資、國有控股以外的其他所有企業。

（二）民營企業檔案

民營企業是促進我國社會主義市場快速發展的重要因素。在現代企業制度下，民營企業對檔案工作的重視程度也越來越高，這也間接促使民營企業快速發展。企業檔案按照分類劃分，可以分為以下幾種類型：科研檔案、產品檔案、員工檔案、合同檔案等類型。在企業發展壯大的過程中，檔案就是企業成長的歷史，是企業發展的基礎。通過建立工作檔案，可以將其中蘊含的資源充分挖掘，使民營企業管理日趨完善。

檔案是企業管理的基礎，真實反映了企業的發展現狀，對于維護企業利益具有參考作用，也是企業改革成功的參考依據。作為快速發展的民營企業，更應當認識到檔案對民營企業工作的意義。檔案工作的目的是為企業生產經營提供保障，從而使企業資源得到最大化的利用，使企業在資源有限的情況下獲取最大利潤。

二、當代中國民營企業檔案管理的優勢與劣勢

民營企業自誕生以來就具有自身特點，所以民營企業的檔案管理工作也具有固有的優點和缺點。

（一）民營企業檔案管理的優勢

目前，我國經濟正在轉型，民營企業依靠其靈活的經營方式不斷與外部環境相磨合，走出了一條創新發展道路。

民營企業是自主經營的法人單位，在經營過程中具有獨立性。因此，民營企業在檔案管理時也擁有自。民營企業在進行檔案管理時堅持低成本、高效率的原則，這是民營企業與國有大型企業在機構設立時的主要區別。國有大型企業以高標準要求設置檔案管理機構，以便更好地進行檔案管理；民營企業由于規模有限，根據自身實際情況適當降低管理等級，由企業其他部門兼管檔案工作。

（二）民營企業檔案管理的劣勢

我國民營企業在發展過程中擁有自，國家對民營企業未進行過多干預，所以民營企業具有一定弊端，這種弊端在一定程度上成了民營企業的劣勢。

我國民營企業發展較晚，相對于國有企業來說規模還較小。雖然我國的一些民營企業進入世界五百強，但是絕大多數民營企業還存在檔案管理問題。例如，一些民營企業不重視檔案管理工作，認為檔案管理工作無關緊要，沒有投入足夠人力、物力。很多民營企業都是家族企業，通常使用家族管理辦法，管理企業由一家之長決定，任人唯親的用人制度影響了檔案工作的順利開展。很多民營企業家在創業之時都是憑借冒險和開拓精神，但是缺乏專業知識和長遠的發展眼光。在這種情況下，企業家往往被臨時的利益所誘惑，忽視企業內部管理和綜合能力培養，根本不重視檔案管理。

三、民營企業檔案管理存在的主要問題

（一）關于民營企業管理者重視程度的問題

第一，對檔案管理意義認識不深刻。在我國，民營企業主要依靠靈活自主的經營模式和高度集中的權力體制進行運作。絕大多數民營企業的領導者不僅是企業決策者，同時還兼顧企業的部分管理工作。因此，他們對檔案管理的重視和了解程度直接影響著民營企業檔案管理質量。很多民營企業員工只有在領導重視檔案管理工作之后才會加強檔案管理工作，然后將檔案管理工作納入企業整體規劃，與企業日常生產經營同步進行。

很多民營企業領導者往往只重視短期利益，沒有看到檔案管理的長期效果，認為企業檔案管理無關緊要。在現實生活中常常出現以下情況：很多企業認同檔案管理的重要性，但是在具體落實時卻一直沒有得到實施。在民營企業進行檔案管理的過程中，民營企業檔案管理工作者應當認識到自己工作的重要性，需要由膚淺認識向深刻認識轉變，并影響企業領導，共同形成檔案管理工作非常重要的意識。

第二，檔案管理的資金投入不充足。在民營企業檔案管理工作中，經費投入不足又是另一種表現。企業始終將獲取利潤作為使命，管理投入與企業收益比是企業管理者首先考慮的問題。現在，許多民營企業檔案管理工作不能給企業帶來效益，許多民營企業因為資金不足，對檔案工作也存在心有余而力不足的客觀情況。許多民營企業在分配資金時，常常將資金投入生產經營環節而忽視了長遠利益投資，如檔案管理投資。

（二）關于民營企業檔案管理人員問題

民營企業常常追求利益最大化，要求以最小成本換取最大利潤。在這種理論影響下，民營企業工作者常常在人員配置方面力求達到兼顧的效果，使工作人員身兼多職，工作量非常巨大而且業務非常繁雜。管理檔案的工作人員常常也身兼數職，難免會造成顧此失彼的現象，使檔案管理工作不能夠落實到位。而且檔案管理工作者往往缺乏檔案管理專業知識，面對日益增多的資料缺乏裝訂整理等基礎技能，使得民營企業檔案管理雜亂無章。

另外，民營企業工作人員流動性大，每年新招聘員工占絕大多數，職工在入職、離職前都可能存在檔案調動現象。同時，檔案管理工作者如果調出本企業，往往不能與接任者對接工作，致使民營企業檔案管理工作問題百出。

四、做好民營企業檔案管理工作的幾點建議

（一）檔案人員職業技能的培養

隨著民營企業不斷發展壯大，企業發展越來越離不開檔案管理，檔案管理又要求企業管理人員提升專業素質。企業檔案管理人員具有良好的專業素質必須從源頭抓起，在招聘上必須選擇專業對口或者接受過專業教育的人員。在民營企業檔案管理過程中，我們不僅需要加強立卷工作，還需要加強對檔案的利用和開發工作，充分發揮企業檔案的作用，為企業效益添磚加瓦。例如，企業可以專門聘任對檔案管理具有實踐經驗的管理者，這樣可以提升企業檔案管理工作的效率。

（二）員工業績與檔案工作掛鉤列入考核指標

在績效工作管理體系中加入檔案工作，可以提升職工的工作積極性，充分挖掘職工工作潛能。在檔案管理工作中，要堅持誰主管、誰負責的原則，將檔案管理工作分解到各個部門，由部門專門人員對檔案進行管理。與此同時，還應加強分工，使檔案管理工作有專人管理。

（三）提高民營企業檔案管理人員的職權

在民營企業機構設置中，檔案管理部門常常處于邊緣地位，職權不如財政部門和人事部門，因此容易受到企業管理者的忽視。在實際工作中，管理者常常會遇到很多困難，影響檔案工作。因此，企業應當提升檔案管理部門的地位。各部門負責人都需要接受檔案知識培訓，加深對檔案管理重要性的認識，熟悉檔案管理的基本流程，e極配合檔案管理工作者的工作。

（作者單位為云南省農業科學院農業經濟與信息研究所）

參考文獻

篇7

關鍵詞：計算機技術 檔案管理

1 計算機管理檔案的優勢

檔案管理應用計算機技術主要是用于檔案整編、檢索、統計及借閱等業務職能。主要包括：其一，用計算機編制檔案檢索工具。以著錄項目組成檔案機讀目錄數據庫，然后按不同的要求，利用庫內數據自動編制案卷目錄、專題目錄、分類目錄等；其二，用計算機進行檔案檢索。按照檔案著錄項目中所標識的內容特征和形式特征，檢索出符合不同利用者要求的檔案目錄及其原件；其三，用計算機對檔案管理中形成的各種數據或情況，包括入庫與出庫數量、庫存空間占有率，檔案調閱、歸還等進行登記與統計。應用計算機技術是現代企業加強各項管理所需要的，是企業管理運用計算機技術的直接體現和必然結果。

因此，為了實現檔案管理不同文獻信息資源的共享和交換，減少數據的重復輸入，規范各系統的數據接口，就需要加強檔案管理綜合應用計算機技術的研究，購買文檔管理一體化系統軟件，進行檔案管理的綜合化管理。

2 檔案原件的準備工作

從現有的技術條件和需求出發，電子計算機在檔案工作中的應用，主要是編目和檢索兩個方面。要實現這兩方面的應用，必須首先對檔案文件進行預處理，它包括：

2.1 依據檔案文件或案卷的內部特征和外部特征，將其中具有檢索意義的各個信息摘出，制成檔案的二次文獻卡，它是文件中有用信息的集合。這樣一個對文件或案卷的內容和形式特征進行分析、選擇和記錄的過程稱作著錄。著錄是信息輸入計算機的前提。目前，全文存貯，有賴于高密度的存貯介質，如光盤、縮微膠片等，在這些存貯技術尚不能應用之前，必須首先將檔案文件加工處理成二次文獻，輸入計算機，實現非全文的線索檢索。著錄質量的高低，直接影響到檢索結果的好壞。

2.2 通過對檔案原文的審讀和分析，確定文件的主題內容，并用規范化的主題詞，將其主題內容表達出來。這樣一個用主題詞來標識文件或案卷的主題內容的過程稱為主題標引。

檔案檢索的全過程包括檔案信息的存貯和檢索兩個方面。檔案信息的存貯指編制檢索工具和建立檢索系統；檔案檢索指利用這些檢索工具和檢索系統來查找所需的檔案。當存貯檔案信息時，檔案標引人員要把檔案文件的主題內容分析出來，使之形成代表文件主題的概念，并選擇主題詞，把這個概念標識出來。然后，納入檢索工具和檢索系統。當檢索檔案時，檔案檢索人員也應首先對檢索的課題進行主題分析，把它所涉及的檢索范圍確定下來，使之形成若干能代表檢索目的的概念，并把這些概念轉換成主題詞。隨后，從檢索工具和檢索系統中查找正是用該主題詞標引的檔案文件，從而找到利用者所需的檔案文件。由此可見，主題詞是溝通存貯和檢索這些兩個過程以及標引人員和檢索人員雙方思想的橋梁。

對檔案文件進行主題標引，必須依據統一的檔案主題標引規則進行，它是個需要花費大量勞動、付出很多時間的工程。因此，必須在引進計算機前著手這方面工作，否則，計算機將因等待輸入數據而無法順利運行。

3 專業技術人才的準備

面對計算機二次開發的艱巨任務，我們必須擁有雄厚的技術力量，必須擁有既懂檔案管理業務，又通計算機專業的“兩棲人才”。目前，有不少企業把整個檔案計算機的應用工作，從系統設計到系統實現，從數據輸入到提供利用全都交給計算機研究部門去辦，其結果很可能是檔案與計算機銜接松弛，系統缺乏實用性。退一步說，即便系統是成功的，仍然有一個維護和使用的問題。檔案人員如果自己不懂計算機，那么計算機的應用就永遠是個零。因此，必須首先作好檔案部門計算機專業人才的準備，它包括： 轉貼于

3.1 應用軟件人員的準備 檔案管理應選擇有一定數字和邏輯思維能力的工作人員，進行計算機原理及應用軟件方面的培訓。使他們學會計算機高級語言，學會操作和使用機器，學會設計和上機實現一個完整的系統，能夠把應用系統或與計算機專業人員接零的任務知識很好地銜接。

3.2 主題標引人員的準備 檔案管理應選擇有一定語言文字能力的檔案工作者，學習和研究檔案主題標引的方法和原則，使他們懂得主題標引的基本原理，了解主題詞的性質和選詞原則，學會使用漢語主題詞表，學會依據檔案主題標引規則，正確分析主題內容，正確選擇主題詞標識，學會如何進行主題詞的組配，學會特殊情況的特殊處理等。通過學習，能夠勝任檔案主題標引和參與漢語主題詞表管理的工作。

3.3 全體檔案工作者，無論領導還是具體工作人員，都應積極進行計算機掃盲

檔案工作者是信息工作者，在當今的信息社會中不懂信息的現代化處理，必定寸步難行。因此，應當通過舉辦各種講座、分期分批培訓以及通過自學等多種形式，提高計算機應用的水平和能力，適應檔案管理新形勢的需要。

篇8

關鍵詞：辦公自動化環境 醫院 檔案管理 存在問題 改善建議

中圖分類號：R 197 文獻標識碼：A

醫院檔案一方面記錄了醫院的發展歷程、發展軌跡、發展中的重大事件，另一方面還保存著大量的醫療科技成果，是醫院醫療工作以及醫療工作研究者的重要參考數據，故醫院檔案對于醫院發展舉足輕重。鑒于此，醫院應做好檔案管理工作，充分發揮檔案管理的重要作用。毋庸置疑，隨著醫療衛生體制的改革和科學技術的發展，醫院檔案管理數字化趨勢愈加明顯，這就意味著檔案管理工作即將或正在向著自動化、電子化、現代化的方向發展。因此，在辦公自動化環境下，改進與完善醫院檔案管理工作十分必要。

一、辦公自動化概念與優勢

（一）概念

所謂辦公自動化，即利用計算機網絡、計算機技術設備等實現網絡信息與辦公室工作的對接，做到辦公信息的自動傳輸、自動發送、自動接收以及自動存儲等流程，以此來加快信息流動，確保信息穩定性、安全性、精準性與可靠性的一種現代科學的辦公狀態。實現醫院檔案管理辦公自動化，有利于克服傳統檔案管理模式的弊端，提升檔案管理工作質量，最大限度增強檔案信息的有效性。

（二）優勢

在醫院檔案管理中，辦公自動化優勢顯著：第一，精準迅速。辦公自動化能促使各部門對各類檔案信息進行及時、迅速的有效錄入，并克服人工檔案管理“速度慢，誤差大”的缺陷，使檔案管理時效性與精準性更強。也就是說，辦公自動化不僅使檔案信息的錄入系統化、自動化與科學化，更使信息查詢顯得及時、高效。第二，較高的資源共享性。辦公自動化能利用電子互聯網建立資源共享中心，強化了醫院各部門的溝通與交流，提升了醫院的檔案資源利用率，更有利于各部門的工作效率的提高。第三，辦公自動化使醫院檔案信息存儲方式更加靈活。在辦公自動化環境下，醫院檔案信息存儲由紙質逐漸過渡到電子存儲，記錄形式也由單純的文字形式拓展為文字、圖像、表格、視頻等多種記錄存儲形式，存儲效果更為直觀，保存時間更久，價值更高。

二、辦公自動化環境下醫院檔案管理面臨的問題

（一）電子存儲文件的保密性遭受質疑

網絡技術的迅猛發展一定程度上也推動了盜密技術的發展，這使得電子存儲文件的保密性遭受嚴重質疑。在辦公自動化環境中，醫院電子檔案經常存在被篡改、被盜用的跡象，這極大削減了電子檔案信息的可靠性，不利于電子檔案作用的充分發揮。電子文件雖易于保存，但畢竟沒有統一、固定的形式，故其較紙質檔案更容易修改與盜取，這是醫院電子化檔案管理目前面臨的一個重要難題。例如，電子病歷涉及到醫療安全與患者隱私，如果保密工作不夠，產生的后果將十分嚴重。

（二）醫院檔案管理缺乏規范統一的標準

醫院檔案管理的辦公自動化雖然給員工工作帶來了諸多便利之處，但同時也衍生出很多問題。這些問題的產生很大程度上是由于檔案管理缺乏規范、系統的管理標準。例如，隨著辦公自動化的發展，很多員工對重要的檔案信息進行了電子存檔，但是卻忽略了紙質原稿的保存。再如，在用打印機打印材料，傳真機傳輸與接收材料過程中，忽視原底稿，將復印件作為底稿存檔的現象很常見。也就是說，辦公自動化后，醫院電子化檔案管理實施方面缺乏健全、統一的標準，不利于檔案管理效率的提升。

（三）n案管理人員的綜合素質有待提升

在辦公自動化環境下，醫院檔案管理的技術方法、原則、標準等與原本手工檔案管理存在很大差距，這對檔案管理員工的綜合素質提出了更高的要求。一些老員工思想觀念、技術手段等依然停留于紙質管理階段，如知識面窄、信息技術水平低、對數據信息通訊知之甚少等等，不能勝任目前電子檔案管理工作。從當下來看，員工只有具備現代電子檔案管理相關知識，并靈活運用計算機網絡信息技術，成為信息技術水平高、管理能力強、檔案知識豐富的專業復合型人才才能適應醫院檔案管理工作需求。

（四）檔案管理辦公自動化水平低，問題多

隨著醫院醫療水平的提升，很多醫院走向了檔案管理自動化、現代化與信息化道路。但縱觀當下醫院檔案管理辦公自動化現狀，水平低、問題多成為檔案管理面臨的新困境。這主要表現在醫院檔案管理辦公自動化資金投入少、軟件開發能力弱以及軟件使用水平低等。由于部分軟件開發商缺乏軟件開發經驗，技術水平不夠，其開發出來的軟件系統質量不高，無法滿足當前檔案管理的現代化工作。例如，一些軟件系統的實用性太差，不能滿足用戶需求；還有一些軟件無法實現電子文件運轉與電子檔案管理的一體化，這大大減低了檔案管理效率。

三、辦公自動化環境下提升醫院檔案管理質量的建議

（一）醫院應加強網絡監管，降低網絡安全隱患

在辦公自動化環境中，維護電子檔案管理的安全性，盡可能排除一切網絡安全隱患，提高電子檔案信息的客觀、真實性顯得尤為重要。這就要求，醫院要強化網絡安全系統建設，建立一個完整、系統、安全、可靠的信息化電子檔案網絡系統。具體來說，醫院可以通過加密網絡信息系統、使用防火墻、設置權限等方式減低網絡安全隱患，還檔案管理一個寧靜、真實的外在環境。例如，在檔案管理工作中，為了防止因人為惡意修改而造成重要文檔信息被破壞、丟失或盜用等，工作人員可以對重要文檔進行加密處理，或者進行權限設置，將不符合查詢與閱覽文檔的人排除在外，減少安全隱患。除此之外，醫院更要強化網絡監督。網絡監督的方式多種多樣，醫院要選擇適合自身的方式強化網絡監督。例如，可以對系統網頁進行設置，當不法分子訪問網頁時進行適度的攔截。

（二）醫院檔案管理要做到統一標準、規范管理

為提升醫院電子檔案管理效率，醫院檔案管理必須做到統一標準、規范管理。具體來說，可從以下三方面著手：第一，文書管理與電子檔案管理要做到統一標準。文書管理與檔案管理分屬于不同的管理部門，文書部門負責文檔前期工作，而檔案部門負責文檔接收、規整、管理等后期工作，但二者在管理上要規范體制，統一標準，這樣才能使二者相互配合，相互協調，共同服務于醫院管理工作開展。第二，制定規范、統一的檔案管理業務流程進行標準。辦公自動化環境中，醫院檔案管理必須要有嚴格、規范統一的管理流程與標準，以此來引導工作人員規范進行，提高電子檔案管理效率。第三，統一技術操作標準。電子檔案管理與紙質檔案管理不同，需要有統一的技術操作標準。例如，在流程設計時，應采用兼容性強、性能相對較好的系統，并對相關的技術標準（數據接口標準、數據安全標準、數據轉化標準等）進行規范化處理。

（三）強化對工作人員的培訓，提升其綜合素質

近年來，我國醫療衛生事業呈現出蓬勃發展的趨勢，與此同時，各式各樣的新技術、新內容正廣泛應用于醫院檔案管理中，這對檔案管理人員的綜合素質提出了嚴峻的挑戰。因此，針對當前檔案管理人員素質低的現象，醫院應強化對工作人員的培訓工作，循序漸進提升其綜合素質。具體來說，醫院應做到以下兩點：首先，把好檔案管理人才招聘關。人才招聘是醫院進行檔案人才管理的第一步，招聘人員要嚴格依照招聘流程，挑選理論扎實、經驗豐富、信息技術水平高的優秀人才充實檔案管理人才隊伍。在招聘中，要禁止“裙帶關系”，做到“任人唯賢”。其次，要強化對新人與老人的培訓。要對新人做入職前培訓，使其盡快上手，輕松投入工作。對于在職員工的培訓要更加傾向于對現代檔案管理知識的滲透，如檔案信息化管理手段，電子檔案管理注意事項等，全面提升其綜合素質。

（四）完善醫院電子檔案系統，提高信息化水平

完善的電子檔案管理系統對醫院檔案管理辦公自動化水平的提升具有重要的促進意義。鑒于此，醫院必須完善電子檔案系統，提高檔案管理的信息化水平。首先，醫院要對辦公自動化系統進行深入研究。對辦公自動化系統進行深入、全面、廣泛的研究是提升辦公自動化水平的第一步，有了研究做基礎，辦公自動化系統的運用、升級、更新便顯得游刃有余、得心應手了。其次，醫院要加大資金投入，開發兼容性強、性價比高的辦公系統，使該辦公系統不僅能滿足客戶需求，又能實現文件轉運、文件管理等的一體化，最大限度提升辦公系統運行效率，推動電子檔案管理質量的提升。最后，醫院可建立專門的電子檔案管理信息化系統，為醫院各部門搭建信息化檔案資源共享平臺，提升檔案信息的利用率。

綜上所述，在辦公自動化環境下進行醫院檔案管理工作的開展是一項繁瑣復雜、循序漸進的系統工程，不可一蹴而就。醫院要強化對檔案管理信息化的重視，并加大資金投入，完善硬件建設；建立統一規范的醫院檔案管理標準等，為辦公自動化提供良好的外在條件。與此同時，醫院檔案管理人員也要不斷提升自身綜合素質，以扎實的基礎知R、較高的工作技能以及良好的工作狀態投入醫院檔案的信息化管理中，真正提高醫院檔案管理工作的質量與效率。

參考文獻：

[1] 梁惠志. 辦公自動化環境下醫院檔案管理的必要性和可行性[J]. 辦公室業務，2014（23）：190.

[2] 汪亞瓊. 辦公自動化環境下醫院檔案管理探討[J]. 辦公室業務，2015（02）：74.

篇9

一、知識服務的概念

知識管理是一項具有創新性的管理方法，其是社會不斷發展的產物，在應用的過程中，需要先在組織內部建立有效的管理機制，可以挖掘員工潛力，通過對員工的培訓，可以使其掌握新的知識，從而提高工作的效率。知識服務是知識管理的重要內容，其強調對知識的創新，可以提高企業的競爭力，可以培養出更多具有創新意識的高素質人才。在信息大爆炸的時代背景下，員工必須做好知識的補給，要不斷的學習新知識，還要提高創造力。知識服務可以實現人與信息的結合，可以對傳統的管理理念進行創新，有助于提高企業管理的水平。知識服務需要建立相關服務體系，要實現信息的共享，還要做好知識的宣傳工作，使員工積累更多知識，企業可以建立知識庫，將信息資料集中在一起。在知識管理的模式下，要提供信息增值服務，要圍繞知識管理提高服務的水平。

二、知識服務在檔案管理中的實現

知識服務對檔案管理水平的提升有著促進作用，在當前信息時代下，檔案館的管理者需要做好培訓工作，還提高服務管理水平，還要提高檔案文件的利用價值，管理人員需要做好文件價值的鑒定工作，還要加強對檔案的整理與分類，做好檢索設置工作，這樣才能節約檔案查找的時間。在很多現代化的檔案館中，都采用的是后管理模式，這對電子文件的管理有著極大的適用性，可以發揮出檔案機構的職能。加強知識服務，可以提高社會的檔案意識，可以保證檔案收集的全面性，還可以增加檔案利用的價值。強化人們的知識服務意識，可以促進檔案事業更好的發展，下面筆者對知識服務在檔案管理中的實現進行簡單的介紹。

1、檔案知識服務理念的確立

知識服務首先是一種理念，一種認識和組織服務的觀念。與傳統信息服務相比較，知識服務的目標不再是基于文獻物理獲取和傳遞的服務，而是以信息知識的搜尋、組織、分析、重組的知識和能力為基礎，根據用戶的問題和環境融入用戶解決問題的過程中，并能提供能夠有效支持的信息增值服務。因此，檔案管理與服務的目標應以此為主，而不僅僅是基于館藏占有、勞務服務等來體現檔案管理的價值。這樣一種理念的確立，會使檔案工作者重新審視自己的立身之本。

2、檔案信息服務機制的創新

檔案在信息化和市場經濟的大環境下，必然以滿足社會需求為宗旨。社會對檔案顯性知識和隱性知識的雙重需求，使得檔案信息服務的機制應在新環境下有新的發展，其中，檔案信息咨詢機構、文件中心和檔案事務所等商業化服務機構的產生與發展即是應運而生的產物，它豐富了檔案信息服務機制的內容，更好地發揮了檔案信息與知識的作用，這是檔案管理機制與體制在市場經濟環境下的改革與創新。特別是檔案咨詢業的發展，已經由一般信息的處理過渡到利用可以辨別信息并做出取舍的能力來幫助社會組織以及個人的層次，這是檔案信息服務更深層次的變革。

3、檔案知識服務模式的新發展

首先，檔案知識服務將是基于專業化和個人化的服務，而不是“批發性”的服務，它需要檔案工作人員針對具體用戶的具體需要和過程提供服務，這種服務要求縱向上全程跟蹤。其次，應注重網絡環境下的信息服務方式的轉變，網絡服務的特點體現在內容上實行增值服務，包括編制檔案網絡資源導引工具，能為用戶提供專業分類導引和對傳統的檔案信息服務產品增加新的附加值，即“從提供相關信息到提供答案”的重要轉變，這需要檔案人員具備利用“信息解決方案”來滿足用戶需求的能力。它要求我們不僅掌握有關的信息技術，更要研究用戶的信息需求，學習應用信息解決問題的方法，針對查詢問題的具體要求和特點來解決實際問題。這正是知識服務的要求，是檔案信息服務新的發展方向。

4、融入新的事業合作圈

知識管理的重要特點就是在協作系統中求得管理增值與創新，因為知識只有在整合、流動與應用中才可能增值，它需要打破更多的門戶和專業壁壘，需要前所未有的協作精神，才能共享彼此的知識，這一點在電子文件管理中尤為突出。因此，檔案工作此時將不再是檔案部門獨家經營和檔案人員獨善其身的行為了，而必須融入新的合作圈：

①檔案部門將離不開信息技術專家的指導和幫助。檔案管理系統的開發、維護、使用甚至增值都離不開信息技術人員，只有將檔案人員的功能需求和技術人員的開發有機結合起來，才能達到系統的良性運轉；

②檔案部門將更需要與法律專家、安全專家的合作，事實上電子文件管理過程中的一些諸如知識產權問題、證據問題以及隱私權問題等等都遠非檔案部門一家所能擔當；

③與網絡信息服務商（ISP）的合作，將是檔案信息知識服務的又一生長點。目前我國ISP有100多家，大部分從事的是接入服務和提供檢索功能，多數站點沒有自己的較大型的數據庫，更不能提供深層次的信息服務，因而發展后勁不足；

④檔案部門與其它信息源的合作與融合。在網絡時代，利用者關心的將是如何迅速準確的獲取信息，而不是信息的來源，信息共享是根本趨勢，也是知識共享的基礎和前提。可以預料，不僅檔案館室之間需要信息資源的協調共享，而且檔案館、圖書館和其他信息資源中心為避免信息資源管理中的重復和浪費，也會連為一體，組成一種基于通信網絡之上的國家信息系統。

篇10

一、電子檔案管理的基本特征

隨著電子技術的迅猛發展和推廣，檔案工作產生了由紙質到光電介質載體的飛躍，從而給檔案的紙質管理帶來新的機遇與挑戰。電子檔案是一個新概念，全新的檔案形式，是一種新形式、新內容、新載體的檔案。如果說檔案電子化、多媒體檔案只是檔案物理載體的量變，而電子檔案管理則是從內容、形式到手段的質變。相對于傳統的紙質或多媒體而言，電子檔案具有鮮明的特征。主要是：

1.實體的虛擬化。電子檔案是存儲在計算機或者網絡中的，看不見摸不著。電子檔案海量信息，使得未來的數字檔案存儲只能是分布式存儲的。

2.檔案中各項內容集合性較高。文本、圖片、音頻、視頻等融于一體，甚至通過超文本鏈接、跨庫關聯等方式擴展相關內容，并且可以多角度的展示。

3.易于編輯、管理、傳輸等。所需要投入的大量編輯、郵寄、通訊、復印、打字、裝訂等費用都節省下來，直接降低了成本。

4.交互性強、投資成本低。電子檔案的形式是在線的、實時的、網絡化的，使得用戶之間可以十分便利地溝通。

基于電子檔案管理的上述優點，隨著經濟及電子信息技術的發展，電子檔案管理已逐漸成為檔案管理領域中最為重要的一種表現形式。企事業單位、高等院校、社會機構甚至個人都可能產生大量的電子檔案。電子檔案屬于檔案學領域，涉及到一定的信息安全，目前還沒有一個強制性的電子檔案管理行業標準，并且電子檔案的管理還存在一些問題，亟需不斷深入研究和解決。

二、現有的電子檔案管理方案

電子檔案現有的安全管理措施包括載體管理、硬拷貝管理、電子拷貝管理和“雙套制”管理等多種措施，各種措施都具備各自的特點，優缺點并存，具體分析如下。

1.載體管理。載體管理是指從電子檔案載體制作材料的質量和載體物理性安全兩個途徑實現安全保護的。制作材料包括磁盤、光盤、輸入輸出設備等，都極大的影響檔案獲取人對信息的收集、保存、整理、修改、調取等活動。因此載體保護就是電子檔案最底層的保護措施。

2.硬拷貝管理。硬拷貝管理是指在紙質保管時，將電子檔案材料進行刪除。這種保護措施利大于弊，不復合檔案管理學發展的趨勢。

3.電子拷貝管理。電子拷貝管理是指脫機媒體措施包括載體保護、硬拷貝保護、電子拷貝保護和“雙套制”保護等多種措施，各種措施都具備各自的特點，優缺點并存。

4.載體管理。載體管理主要是指從電子檔案載體制作材料的質量和載體物理性安全兩個途徑實現安全保護的。制作材料包括磁盤、光檔案資料，制作磁帶、光盤、磁盤等載體的檔案備份并存在檔案庫中的一種保護機制。此方法具有較多優越性，但是對備份載體存放環境要求較高，管理風險較大。

5.“雙套制”管理。以硬拷貝和電子拷貝雙重備份方式，形成兩種介質備份檔案的“雙套制”管理方式。該方案安全性較高，但是存在人力、物力、資金成本高，紙質版本檔案不具備數據相關性和證據性等特征，不能很好反映檔案內部數據之間的關聯性。

三、電子檔案管理存在的問題

上面介紹了現有的多種電子檔案管理措施，都能起到很好的管理作用，并從專業技術的角度，探討了各種方案的優缺點。但我國電子檔案管理領域在管理制度、管理理念、管理風格上，存在著非系統性、盲目性、被動性、缺乏制度性和低效率性等問題，嚴重制約著檔案管理工作的發展。

電子檔案管理是一項系統工程，要求對各個環節進行有序的、相關的綜合管理。但是在現實管理過程中，不管是內部因素還是外部因素、不管是體制原因還是人為原因，都使得電子檔案管理出現“頭痛醫頭腳痛醫腳”的現象，說明我國部分機構還沒有建立起電子檔案管理的系統論、科學性理念。

管理的盲目性表現在“人云亦云”，現有管理沒有了解檔案管理基本特點、沒有針對性、沒有深究性，只是簡單跟風，不能很好地控制管理風險。這和很多工作者的觀念、技術以及其所在崗位整體素質有一定的關系。有的部門相關人員對電子檔案管理知識掌握較少，沒（下轉第16頁）（上接第12頁）有相關的安全保護意識，工作處于被動狀態，沒有很好的主觀保護意識，這就為風險的來臨提供了機會。另外部分行業缺乏相關檔案管理制度和標準，在管理實施過程中，會出現因為缺乏制度和執行標準，而導致電子檔案不能受到很好的保護。

傳統管理措施還具有低效率性。表現在，由于保護成本高，使得風險的控制成本相應較高，從而造成人力、物力、財力等的巨大投入，從而得不到相關部門的重視和支持，使得效率性很低。