檔案數字化管理方案范文

導語：如何才能寫好一篇檔案數字化管理方案，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公文云整理的十篇范文，供你借鑒。

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［關鍵詞］數字化技術；房地產；檔案；管理

0引言

房地產檔案是指房地產行政管理部門在房地產發證登記、房地產交易買賣、房屋動拆遷、建設用地及批租用地活動中，經過收集、整理、鑒定，按一定的手段形成的反映產權人、房屋自然狀況及使用土地狀況，應當歸檔保存的文字材料、計算材料、圖紙、圖表及照片等文件材料。隨著我國經濟的迅猛發展，近些年，房地產行業崛起，房地產增量的同時也帶來了房地產檔案管理難度的增加。而數字化技術的到來為管理部門提供了解決難題的方案，不僅將檔案管理的傳統方式進行了革新，與手工處理相比較，數字化技術大大提高了處理效率。另外，智能化是數字化技術的顯著特征，大量的數據文檔通過數字化技術的處理，效率有明顯的提高，并且在網絡應用的基礎上還能夠使數據資源進行分享和交流，管理效果十分明顯。因此，運用數字化技術進行房地產檔案管理是社會發展的必然趨勢，也是房地產發展的必然需求。

1房地產檔案管理數字化的內涵及數字化運用的注意事項

目前，房地產檔案管理數字化主要通過大量地運用現代電子計算機技術以及現代化的攝影掃描技術完成，在此過程中將大量的紙質數據轉化為數字化信息，通過電子計算機的形式加以保存，建立相應的電子信息庫，進一步方便相關數據的整理，加強數據的管理，提升相關檔案的使用效率，增強在檔案管理方面的安全性能。在當下的房地產檔案數字化管理中，檔案一般被劃分為三類，通常以檔案原件、掃描件和數據檔案的形式表現出來，數據檔案是檔案數字化的最終結果。在數據化檔案的管理當中，必須按照一定的原則對相關數據檔案開展管理，這些原則中最為重要的就是安全性。雖然現代化網絡技術給人們帶來了便捷，但是在網絡環境中倘若沒有較好的保護措施，相關信息的安全性很難得到保障。為了保證相關信息的安全性，房地產企業應當做好充分的準備，從細節入手認真仔細地做好每個環節的安全工作，安裝相應的防木馬軟件，聘請專業的技術人才充當顧問，使檔案的安全性得到充分的保障。

2房地產檔案管理的特點

2.1專業性和項目性

專業性和項目性是房地產檔案管理最為突出的特點。所謂專業性，意思是房地產檔案的專業性比較強，這是由房地產檔案的產生基礎而決定的，其檔案資料一般是管理活動中的真實資料。項目性指的是房地產建設與管理過程分為許多項目，根據不同項目建立檔案資料，管理也就相應根據項目而區分。

2.2分散性和集中性

房地產檔案管理的另一個特點是分散性和集中性。鑒于房地產項目的開發過程中，不同項目有著不同的工作內容和流程，所以項目資料的整理就比較分散，檔案也就需要采取分散的管理方式。從另外一個角度看，即使項目不同區分不同，但是從整體項目角度出發，是需要集中管理才能實現整個項目的管理目標的。因此，房地產檔案管理要把分散管理與集中管理結合起來，才能實現檔案管理的最終目的和效果。

3數字化技術在房地產檔案管理中的應用

3.1在檔案檢索和查詢中的應用

數字化技術對房地產檔案管理的貢獻很大，比較突出的一點是能夠實現快速的檔案檢索和查詢。傳統的手工檢索和查詢需要確定位置和順序后再進行查詢，而在數字化技術基礎上的檢索和查詢，只需要輸入檢索內容，數據庫就可以省略傳統方式的繁瑣步驟，快速獲得結果，檢索十分快捷方便。除此之外，運用數字化技術時，檢索和查詢不會受時間和空間的影響，能夠隨時進行，充分利用了檔案的價值。

3.2在系統權限設置方面的應用

在房地產檔案的管理中，要確保數據信息的真實和完整，就在安全方面設置權限。檔案管理中，通過應用數字化技術，將各環節劃分開，并進行權限設置，這樣一來，房地產檔案管理不僅清晰了許多，安全程度也增強了不少，檔案安全管理效果也非常顯著。

3.3在檔案統計工作中的應用

隨著房地產行業的發展，信息量越來越大，需要以更先進的技術和形式來滿足工作需要。因此，要應用數字化技術，實現房地產檔案的科學分類和合理編制，這對于檔案的統計效率和管理效果有著重要的意義，有效消除了人工處理的弊端。另外，紙質形式的檔案保存受到條件限制，一旦保存不當就會造成檔案資料的破壞，例如發生火災的情況，會使檔案統計工作無法進行下去，而數字化技術則避免了這些問題的困擾，通過將資料數字化存檔，能夠確保信息更加完整，統計效率和質量更加高效。總之，檔案統計工作，離不來數字化技術的應用。

3.4在檔案分析中的應用

所謂檔案分析，是指通過對檔案的整理和分析形成有價值的信息，提供給人們所用，使其進行必要的活動。以數字化技術為基礎的分析，過程迅速，結果準確，與傳統分析手法相比，分析所用的時間較短，而且分析得出的結果精確且符合需求，使檔案的價值得到了積極的發揮。因此，在房地產檔案管理中，采取信息技術手段不斷進行檔案分析，通過組合運用檔案數據，不僅能夠提高檔案利用效率，在一定程度上對于其他工作的開展也能夠起到積極的輔助作用。

4加強房地產檔案管理數字化的策略和方法

首先，在房地產檔案管理數字化發展的趨勢下，僅僅做好數據信息的管理是不夠的，還要在整體制度的管理上下手，尋找更適合的策略和方法。相關部門應借助數字化的信息手段，對管理制度進行深化。在人才建設方面，需要引進更多的專業性強的信息化人才，以滿足時展的要求。在具體的檔案管理工作中，根據實際情況和具體應用情況進行合理的劃分，制訂科學的檔案管理方案，從一定程度上確保檔案的安全系數，降低檔案信息被破壞的風險，面對不安全的信息管理環境，建立應急預案，當管理系統遭到損壞時，能夠及時有效地進行應急處理，最大程度降低房地產檔案的損失。其次，在數字化的檔案管理方面，要從多方面完善具體規章制度，尤其在數字化系統的具體應用中，通過高效的管理制度，創造一個房地產檔案管理的良好基礎。檔案管理運行環境包括人員操作的制約，也包括外界條件的影響。這些方面的忽略都有可能給數據化檔案管理工作帶來障礙。總之，運行環境的管控是一個復雜而系統的過程，只有通過對操作進行規范、對應用系統的軟硬件進行合理配置、明確相關監督和責任主體，才能確保數字化技術的應用效果，體現房地產檔案的真正價值。最后，雖然數字化技術下的房地產檔案管理工作有諸多方面的優勢和突出效果，但由于信息原件是數據化檔案管理的前提和基礎，所以，對檔案資料原件的管理和保護也不能懈怠。可以建立設備設施完善的檔案室，指派專人進行保護。在房地產檔案資料的運用中，嚴禁隨意篡改，從而確保原始檔案的真實性。實施原件保護措施，不僅能夠在前期預防數字化技術應用過程中房地產檔案數據信息出錯，還能夠在后期針對已出現的錯誤及時追蹤到原件進行查詢和修改。

5結語

數字化技術應用于房地產檔案管理中，無論是對于檔案管理還是房地產建設管理都起到了積極的作用，提高了檔案管理工作的效率和質量。未來，數字化技術在房地產檔案管理中的應用將會更加普遍，但同時也充滿挑戰。因此，相關管理部門應積極積累和探索應用經驗，將更加科學合理的應用成果充分引進到房地產檔案管理中來，采取有效的管控措施，強化數據化檔案管理的風險控制，最大程度地預防和處理安全事故，確保房地產檔案的安全性，促進房地產行業的發展。

主要參考文獻

［1］謝靖.淺議房管檔案的信息化建設［J］.上海房地,2016(11).

［2］趙玉梅.如何推進房產檔案管理的數字化進程［J］.黑龍江檔案,2016(4).

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1 數字化檔案管理體系概述

在數字化檔案管理體系當中，檔案信息綜合管理系統與網絡信息共享系統是重要的組成部分。其中，前者主要包括數字化處理子系統與檔案信息管理、信息服務和數據庫管理子系統，而后者則主要包括了信息子系統與Web管理子系統[1]。從整體角度分析，可以說數字化檔案管理體系是以現代化信息技術為切入點，將檔案信息作為關鍵內容，充分利用先進且高效的開發模式而構建的具備多用戶標準的分布式檔案信息資源管理系統。

2 現階段數字化檔案管理體系的建設問題解構

因數字化檔案管理體系在我國的發展時間不長，因而始終存在不完善之處，具體表現在以下幾個方面：

第一，領導機制嚴重缺失。近年來，科學技術的發展速度不斷加快，而人們也逐漸認知數字化檔案管理機制的重要作用。然而數字化管理在我國發展時間并不長，正處于關鍵的發展時期，因而很多內容都需要不斷摸索，導致數字化檔案管理體系的系統化領導始終不完善，難以構建完善的數字化檔案管理工作機制。

第二，保障機制嚴重缺失。建立數字化檔案管理體系最關鍵的就是要有充足的管理專業人才，然而在實踐過程中，人才總量嚴重不足且結構存在一定的不合理之處，尤其是創新復合型的人才短缺。另外，在對數字化管理人才能力培養與吸納方面仍有待完善。以上都是影響數字化檔案管理機制作用發揮的主要因素。另外，在軟硬件投入方面也存在諸多不足之處[2]。當前，檔案館現代化管理的設備與設施更新速度緩慢，難以滿足社會與現代檔案發展的步伐。其中，檔案管理軟件的功能相對單一且水平不一，難以與數字化檔案管理體系發展需求相適應。

第三，網絡安全性能有待提高。在科學技術快速發展的背景下，病毒的種類也更加多樣和復雜，嚴重威脅了網絡安全。在實踐中，大部分網絡系統都會受到攻擊，而損失也十分嚴重。由此可見，數字化網絡安全的問題也是亟待解決的問題之一。

3 建立數字化檔案管理體系的有效方法策略

3.1 建立并健全領導管理機制

領導層人員應正確認知自身職責的重要作用，進一步強化對于數字化檔案管理體系建設的組織管理工作，以更好地構建具有可行性的檔案管理機制。在此過程中，將綜合檔案的數字化管理作為切入點，形成數字化檔案管理網絡，以保證系統整體環環相扣，進而增強組織領導機制功效的發揮。

3.2 數字化檔案管理體系保障機制的構建

所謂的數字化檔案管理體系保障機制，具體指的就是實現數字化檔案管理團隊的專業水平與綜合素質，在增加成本投入的基礎上，實現檔案管理服務作用的充分發揮。所以，各級領導應給予數字化檔案管理工作一定的支持，注重對于數字化檔案管理系統的資金投入，以保證專項經費的使用充足，實現數字化檔案管理體系的正常運轉[3]。與此同時，需要及時更新檔案管理工作人員知識結構，確保檔案團隊不斷注入新的活力與力量，進一步推動檔案工作的數字化與現代化發展。在培訓方面，檔案部門應當針對不同的對象與需求，采取因材施教的方式，構建具有針對性的培訓體系。在此基礎上，應定期開展數字化檔案管理講座，全面培養檔案管理工作人員的數字化管理能力，通過數字化檔案管理的培訓，不斷獲取更為豐富且先進的業務知識。

3.3 注重網絡安全管理的重要作用

在網絡安全問題方面，最重要的就是病毒防治、惡意攻擊的預防以及信息存儲與傳輸過程中的安全問題等等。其中，在防治病毒方面，需要與檔案部門實際狀況相結合，將防毒軟件安裝在工作站、互聯網網站以及文件服務器當中，以實現多層防御。在惡意攻擊的預防方面，效果最明顯的就是設置防火墻以及安全島。以功能與實現原理角度分析，防火墻技術具有一定的大眾化特征，并不會增加檔案管理部門的經濟負擔[4]。而對于安全島的設置來說，其安全程度更高，然而價格也相對較高。為了實現經濟性的發展目標，建議檔案管理部門采用防火墻技術。如果經費充足，最好采用安全島設置作為預防措施。在信息存儲與傳輸過程中，應采取加密體制，效果最理想的就是公鑰基礎設施。另外，操作系統的安全問題同樣值得高度重視，可以通過對操作系統的安全防治來達到預防的目的[5]。而在災難恢復與數據備份方案，所采取的安全措施并不能夠確保檔案館不遭受損失，因而，數字檔案管理體系恢復系統與容災系統應當有機結合靜態備份與同步備份的方式，最重要的是要事先制定應急響應的措施。

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【關鍵詞】房地產 直管房 保障房 檔案管理 數字化

近年來，房產市場不發展快速，檔案使用頻率大幅提高，實現了房地產檔案的促進社會發展功能。隨著計算機網絡技術不斷在檔案管理中得以運用，激發了檔案管理策略運用的多重性，促進了檔案管理功能的有效發揮。因此，主管部門必須思考如何有效實現檔案管理數字化，這也是檔案管理發展的必然方向。

1 現階段我國房地產檔案管理數字化的任務

1.1 形成數字化管理思維

我國住房制度改革日漸深化，房地產檔案的利用頻率也日益提高，需求也不斷增長，這對檔案管理部門提出了更高的要求。傳統檔案管理的手工方式耗時、耗力，工作效率較低。伴隨房地產檔案管理工作轉型，管理模式已經由封閉型轉管理模式轉變為開放型管理模式。在新形勢下，房地產檔案管理模式要求管理人員觀念必須轉變。基于此，要適應社會的發展，將數字化的管理理念應用到房地產檔案管理中，形成數字化管理思維。

1.2 明確各構建階段的內容與任務

數字化管理檔案館是房地產檔案管理發展的必然方向，體現在檔案管理的每一個管理環節當中。研究表明，房地產數字化檔案館的構建分成不同的發展階段：

（1）檔案館業務自動化管理階段，充分利用現代化信息技術實現各業務環節的自動化管理。

（2）館藏檔案的數字化發展階段，完善網絡，通過檔案館局域網和與主管單位辦公自動化接口的連接，實現資料和信息的共享網，實現由紙質文檔向數字化信息數據的轉換與保存。

（3）數字房地產檔案館的網絡化建設階段會將各檔案館的聯網，全面數字化。

1.3 制定與長期堅持構建原則

實踐證明，改革與創新過程中，必須有原則的建立與堅持。在房地產檔案管理數字化方面，主要有以下幾方面：

（1）統籌規劃，重點突出，將視野放長遠，明確工作重點，拿捏好輕重緩急。

（2）需求導向，應用促發展，明確構建目的、房地產檔案管理數字化的服務對，以及為什么要構建數字化檔案管理.

（3）整合資源，機制創新，注意現有管理資源的利用，通過刪除機制不合理內容及創新，使管理數字化有效實現。

（4）防管結合，保障安全，構建數字化房地產檔案管理辦法，對其資料的保密工作給予重點關注。

2 我國房地產檔案管理數字化的策略

直管公房等保障房是我國房地產檔案管理中的重要組成部分，筆者以其為例，分析我國房地產檔案管理數字化的策略中的重點。

2.1 建立健全各項規章制度

直管公房等保障房檔案管理制度的建設是檔案收集完整、系統、準確、按時歸檔的重要保證。因此，要做好直管公房等保障房的檔案管理，必須建立健全檔案的收集制度、整理制度、歸檔制度、查閱制度、安全制度、管理人員崗位責任制、管理人員培訓制度，等等。

2.2 加強檔案數字化工作

首先，數字化是現代檔案管理的主要趨勢，需要做好材料調查和搜集，對房產檔案進行清理、檢查和鑒定，保證檔案資料完整。其次，檔案內容要精確簡潔，應精簡檔案中的不必要內容。最后，保證檔案資料內容清晰，排序也符合規定；數字化后，還應對信息質量進行檢查。

2.3 實行紙質檔案和電子檔案雙套并存

直管公房等保障房的檔案數字化是檔案工作中的新內容、新發展，有許多問題需要解決：如數字化檔案中信息歸納問題、檔案的執行憑證問題、數字化檔案的安全訪問和安全管理問題，以及者信息規范化問題，等等。因此，必須在相當時間內，對檔案管理實行雙保險：在使用電子計算機保存的同時，做好紙張檔案儲存，保證檔案的安全。

2.4 加強前期資料的收集

據我國相關法律規定，房產檔案必須是真實準確。如直管公房等保障房檔案本身存在記錄錯誤或誤差，那么檔案的法律效力就會被大幅削弱，在發揮憑證作用時出現證據無效和證據不足。因此，直管公房等保障房檔案必須做好事前控制，在歸檔前嚴格把關：一是加強文件資料審核的管理，在搜集資料時做到真實、完整，保證資料合法有效；做好資料事前審查，為后期檔案管理打下基礎；二是檔案資料移交的管理，在交接過程中，管理人員必須對檔案資料進行再檢查，如發現錯誤或不足，檔案管理人員可以拒收，但要說明原因，以便當事人及時采取補救措施。

2.5 注重人才的培養

從直管公房等保障房檔案管理未來發展來看，只懂得計算機技術和紙質等載體的檔案管理人員將無法勝任這項工作，現代化發展對管理人員的要求越來越高。因此，必須建設具有專業管理能力的復合型人才隊伍，實現直管公房等保障房檔案管理的全面進步。數字化房產檔案管理人才必須是全面的人才才能適應社會經濟的發展，積極面對挑戰，解決問題。房產檔案數字化的實現減少了檔案管理部門的工作量，為直管公房等保障房檔案的有效利用提供了更便捷的服務，有效增強了檔案的安全性和可靠性。因此，房產檔案部門必須抓住機遇，積極探索和努力實踐，引進先進的管理技術，制定完善的管理制度，全面推進直管公房等保障房檔案管理的發展。

2.6 建立直管公房等保障房信息管理平臺

為了支持直管公房等保障房檔案管理數字化的有效、高效，還應積極建設信息系統管理平臺，應做到以下幾點：

（1）以網絡全程監控，實行申請調查、審核登記、批準發放等保障房申購程序的全面監管。

（2）對低收入家庭、保障戶、房源等的檔案資料申請或退出實行全程管理，對保障對象從申請到實施保障的信息實行跟蹤管理。

（3）設置合理化保障標準及合同模板，如租金、補貼、住房面積等。

（4）實行數據自定義管理，開通業務提醒，提倡業務流程查詢，時限控制系統。

（5）建立資源共享系統，加強與其他相關房產管理機構的溝通聯系。

參考文獻

[1]朱志明.住房保障檔案管理的問題分析及對策措施[J].中國管理信息化，2014（05）.

[2]玄藝.蘭論房產檔案室的數字化建設[J].中華教育周刊，2003（6）.

[3]黃禹康.關于房地產檔案館信息化建設的調查與思考[J].中國房地產，2004（04）.

作者簡介

杜海（1974-），男，現為吉林省四平市房產鐵東經營管理處助理館員。

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Abstract: With the economic and social development, information disclosure has become a hot issue. To gradually improve the housing system reform, real estate information files management, have gradually drawn much attention. This article analyzes the current problems in the management of real estate records and discusses real estate information management methods.

關鍵詞:檔案管理;數字信息化;房地產

Key words: file management; digital information; real estate

中圖分類號:G27文獻標識碼:A文章編號:1006-4311(2010)12-0120-01

0引言

房地產檔案是記載城市房地產行政主管部門在房屋權屬登記、調查、轉移、變更等房屋產權管理工作中有保存價值的文字、圖表、聲像等形式的歷史資料。它在促進經濟發展、推動城市建設和保障社會穩定中發揮了很大的作用。隨著房地產業的迅猛發展,房地產數字檔案的出現,房地產檔案的數字化管理也伴隨著信息時代的步伐,發揮了越來越大的作用。然而由于房地產交易活動中出現了大量電子文件,對電子檔案收集的規范缺乏理解,使電子文檔得不到有效的管理,影響了信息系統的服務水平。如何通過創新管理理念、管理模式、優化房地產市場信息系統,擴展服務功能,使房地產數字檔案在收集、儲存、傳送和利用上有所突破,已成為房地產檔案工作者急待研討的重要課題。

1房地產管理存在的問題

由于產權檔案跨越的歷史時間長,不同的歷史時期,對于產權檔案的管理要求不一樣,不同歷史時期的檔案管理人員知識結構和專業素養不同,對于產權檔案的認識不一樣。在產權檔案的管理工作中,存在一些普遍性問題。

1.1 產權檔案的抗風險能力有待提高。房地產檔案是非常寶貴的歷史資料,產權檔案的抗風險能力比較低。由于受到經濟水平的制約和觀念的影響,產權檔案的抗風險能力低。

1.2 產權檔案具有明顯的時代特征,產權檔案質量良莠不齊。由于產權檔案跨越歷史時間長,不同的歷史時期,產權檔案存在很大的差別。隨著科學技術的創新和發展,我國在各方面都發生了很大的變化。

1.3 產權檔案載體單一。特殊載體的檔案要求采取特殊的保管方法。但在實際工作中,產權檔案管理部門對這些特殊載體的檔案收集不力,這些檔案沒有得到特殊的管理,導致產權檔案在內容上不夠完整,在載體上不夠豐富。

1.4 產權檔案收集面狹窄。產權檔案與房地產現狀的不一致。因此,產權檔案的收集單靠接受登記部門移交是遠遠不夠的,檔案工作必須滲透到產權登記和相關工作的各個環節,否則該歸檔的產權檔案就難以收集齊全。

1.5 對不符合要求的資料,難以及時糾正。

2房地產檔案數字信息化管理方法

2.1 推進房地產檔案館數字化。實現房地產檔案館數字化是房地產檔案管理信息化建設的基礎和前提。建立健全數字化房地產檔案館,首先要把握好節點有償訪問。一般性查詢、檢索,無論傳統服務還是遠程服務,均可無償義務提供;但網上深入查詢或特殊專題檢索、下載等,應為有償服務;對于科技成果,還應收取成果轉讓費。另外,關于檔案開放范圍和權限問題,要設立相應的訪問權限。對于那些可以對公眾開放的檔案,公眾可在公共網上查詢、利用;而只可對內部人員開放的檔案,只能通過上內部局域網查詢、利用。開放式數字化房地產檔案館的建立,必將進一步提升房地產檔案館的宣傳、教育、服務和經營功能。

2.2 完善房產檔案信息收集、檢索系統。為了全面、準確地收集信息,就要將房地產檔案信息系統與房地產交易系統有機地結合,將房地產交易過程中產生的房屋產權信息,自動歸入房地產檔案信息系統,形成文本信息。另一方面,要利用掃描儀、數碼相機等先進設備,將有關資料以圖像信息方式歸入房地產檔案信息系統。原始檔案數據進入計算機后,再利用計算機強大的分類、組合、檢索、調閱、復制等功能,建立起完整、準確的房地產檔案數據庫。由于房地產產權頻繁異動的特點,房地產檔案的更新速度很快,因此,在檔案數據庫的更新、管理、維護上要實現實時控制,保證房地產檔案信息與房地產產權狀況的同步變動,這是房地產檔案管理的核心所在。由于房地產交易涉及面廣,這就要求建立高效的房地產檔案信息檢索系統。由于司法查封、抵押登記、房屋租賃、房產交易等不同業務的特點不同,對房地產檔案信息要求也不相同,因此,必須建立一個多角度的檔案檢索系統。要充分利用計算機強大的檢索功能,將房屋坐落、產權人姓名、房屋面積、交易時間、產權狀況等房屋產權管理中的每一要素都作為檢索點,編制各種檢索工具,形成計算機檢索與手工檢索互補的檔案信息檢索體系,實現萬能檢索,從而提供高效、便捷的查詢服務。

2.3 建立準確的房地產檔案數據分析系統。房地產檔案信息不僅要滿足產權人產權交易的需要,而且也應該為職能部門進行宏觀調控提供科學的決策依據。這就要求必須建立一整套房地產檔案數據分析系統,以便管理人員能夠從多角度對房地產產權產籍數據進行分析、整理。通過數據分析系統對房地產市場的現狀和發展趨勢作出準確的判斷,以便相關職能部門能夠及時運用相關調控手段,使房產需求保持基本平衡、結構基本合理,達到科學決策,回避風險的目的。

2.4 提高管理人員的綜合素質。檔案信息化管理的日趨完善,要靠掌握現代化技術和管理方法的檔案專業人員來實現。檔案工作者不能滿足于現狀,應不斷提升自己的業務水平、組織管理能力,主動、及時地加強政治理論知識、相關科學文化知識和檔案學知識的學習,做到依法治檔,使檔案得以安全保管和科學利用。要熟悉檔案工作的法律法規,及時貫徹落實有關檔案管理的新規定。執行新規范,密切注意國內外檔案工作的發展動態,借鑒先進的管理經驗和技術,不斷提高管理水平,促進檔案事業逐漸實現法制化、規范化,推進檔案工作的發展。

推廣使用新歸檔方法,減輕檔案工作量和勞動強度,提高工作質量和工作效率。實現檔案管理的現代化,是我們不可回避的責任。管理人員要充分利用計算機與檔案管理軟件,對檔案的收集、存檔、查找、借閱甚至統計等實現電腦化的規范管理,提高檔案的存儲和處理能力,為相關部門提供方便、快捷、及時、準確的參考信息,充分發揮信息服務功能。

參考文獻:

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關鍵詞：數字化；房地產；檔案管理

現階段，基于數字化技術的房地產檔案管理技術以其巨大的存儲量，智能化以及可以實現信息共享等優點已經逐步取代傳統的以手工操作為主的房地產檔案管理技術。基于數字化的房地產檔案管理在房地產行業的廣泛應用，大大提高了房地產檔案管理的速度，促進了資源共享，滿足了當今房地產行業信息化的需求，提升了房地產檔案管理的質量，推動了房地產行業的發展。

1 房地產檔案數字化管理的內涵

1.1 房地產檔案數字化管理的含義

房地產檔案數字化管理是基于數字化技術的檔案管理，具體是將傳統的房地產檔案資源通過先進的數字化信息技術處理轉化為數字化的信息并將其進行保存，主要的數字化信息技術有數字攝影技術、數據庫技術、計算機技術、掃描技術等。然后將保存的數字化信息通過網絡信息技術實現資源的共享，形成一個檔案信息化的數據庫，再由計算機系統將檔案信息化的數據庫實現房地產檔案數字化管理。通過房地產檔案數字化管理，大大提高了房地產檔案管理的效率與質量，促進了房地產實現信息化與數字化。

1.2 房地產檔案數字化管理的原則

1.真實性

房地產檔案數字化管理具有真實性。真實性是檔案管理的首要原則，房地產檔案在數字化管理的過程中及時糾正錯誤的檔案信息，數字化技術的應用也將房地產檔案信息透明化，提高了房地產檔案管理的準確性與真實性。

2.快捷性

房地產檔案數字化管理具有快捷性。房地產檔案管理通過數字化技術，將傳統以手工為主的檔案管理轉化成以信息技術為媒介的檔案管理，實現信息的數字化，提高了房地產檔案管理的速度，對于檔案管理的工作人員來說，也提高查閱檔案資料，修改檔案信息等工作的速度，實現了檔案信息快捷的瀏覽。

3.安全性

房地產檔案數字化管理具有安全性。數字化技術的應用，保障房地產檔案管理實現了信息的安全，使得檔案信息不再受人為因素危害，避免了房地產信息的泄露與流失，以信息化的方式保存提高了房地產檔案信息在存儲過程中的安全性。

2 房地產檔案數字化管理的現狀

我國房地產檔案數字化管理從上個世紀九十年代開始的，雖然時間不是很長，但也取得了很大的突破。房地產檔案管理從傳統以手工為主逐步過渡到了信息化檔案管理，對我國房地產行業起到了極大地推動作用。然而在房地產檔案數字化管理的發展過程中仍然存在一些問題。這些問題的出現，阻礙了房地產檔案數字化管理的發展，具體歸納為以下幾點：

（1）收集存儲檔案信息的過程中存在問題

數字化信息技術的應用的確使得房地產檔案管理實現了快捷與便利，但是與此同時，發達的互聯網信息每天的更新速度也是相當迅速，這就使得房地產檔案管理的信息在整理與搜集的過程中存在一定的難度，這就可能使得檔案信息出現缺失。事物的好壞都是相對的，在信息便利的同時，仍會出現各種不可避免的難題，阻礙房地產檔案信息管理的發展。

（2）缺乏創新的服務理念

傳統的房地產檔案管理以服務消費者的理念為主，一直延續到現代基于信息化的房地產檔案信息管理。長時間以來，房地產檔案管理只是提供消費者便于查詢或者證明檔案信息等表面上的工作，而檔案管理人員忽略了對檔案信息深入的挖掘與創新，只停留在表面，沒有對檔案信息進行深入的開發。因此檔案管理人員應變被動為主動，提高自身創新的服務理念，深入開展房地產檔案管理工作。

3 房地產檔案數字化管理的改進措施

3.1 建立健全房地產檔案數字化管理制度

建立健全管理制度是房地產檔案管理改進的重中之重。只有建立健全管理制度，房地產檔案管理才能夠有章可循，嚴格根據管理制度來實現房地產檔案管理工作。檔案管理制度的內容如下：一是嚴格管控機密檔案，對房地產檔案進行機密性分級，對機密指數高的檔案內容進行加密處理，或者將其與其他檔案資料分離開單獨脫機儲存，避免檔案內容的更新與修改。二是加強房地產檔案管理的環境保護工作。對房地產檔案管理的機房人員的出入進行嚴格的管理，并且對檔案管理的環境條件給予充分地保障，防護自然災害的發生。三是對房地產檔案管理應用系統實行安全保障措施。對檔案管理應用系統的操作權限，監督管理，數據恢復管理，檔案備份管理以及計算機軟件的防護管理工作嚴格落實到具體個人，并通過相關的互聯網技術預防對房地產檔案進行人為的隨意更改。嚴格按照房地產檔案數字化管理制度，加強房地產檔案管理的防護工作。

3.2 加強創新型檔案管理人才的培養

培養創新型的檔案管理人才對改進房地產檔案數字化管理起到十分重要的作用。要調整檔案管理人才的知識結構，培養高水平，具有創新意識的人才隊伍。使其對檔案管理的維護，存儲與整理工作可以深入細致的開展，使其能夠熟練掌握數字化信息技術，提高管理人員的業務水平，促進數字信息化對房地產檔案管理的建設。

3.3 建立健全電子檔案信息系統

傳統的房地產檔案管理是通過人工錄入檔案信息，而基于數學化的檔案管理通過先進的數字化信息技術，例如掃描技術，將房地產檔案錄入房地產信息數據庫，保證了檔案的準確性與完整性。要保證電子檔案數據系統的完整性才能使得房地產數據信息準確無誤。同時，還要建立檔案目錄數據庫，這樣有利于檔案管理人員方便整理，查詢檔案信息，使得檔案管理工作井然有序。因此，建立健全電子檔案數據系統極大地改進房地產檔案數字化管理。

4 房地產檔案數字化管理的意義

房地產檔案數字化管理對房地產檔案管理具有重要的意義。數字化的檔案管理將房地產檔案信息轉變成方便快捷的電子檔案，使房地產檔案信息實現了共享，提高了房地產檔案管理的效率與質量，改變了傳統的房地產檔案管理模式。通過基于數字化技術的房地產檔案管理模式的運用，使房地產行業實現了互聯網時代的變革。隨著改革開放和數字信息化的深入建設，房地產行業也將不斷發展壯大。

5 結語

基于數字化技術的房地產檔案管理是房地產檔案管理發展的必然趨勢。運用數字化技術也將成為房地產行業未來發展的重要目標。數字信息化將房地產檔案信息通過電子檔案信息系統存儲與互聯網中，實現了信息的共享，使房地產檔案信息由有形變為無形，方便整理與查詢，促進了房地產檔案管理的數字化發展，實現了房地產行業在互聯網時代的變革。

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【關鍵詞】數字化校園環境 學籍檔案 管理方法 技術

隨著信息技術的發展，當前校園環境已經逐漸向著數字化的方向轉變，在這種形式下，校園管理理念不斷發生變化，學籍管理方法與技術不斷創新。管理者利用數字化技術對學生學籍檔案進行統一管理，逐步建設起數字化管理系統，有效提升了學籍檔案管理水平。

一、當前學籍檔案管理中存在的問題分析

首先，當前還有相當一部分學校對于學籍檔案的數字化管理不夠重視，檔案數字化管理還沒有完全普及，盡管應教育部門要求在信息庫中錄入了學籍基本信息，但是這些信息并不全面，不能滿足社會的查詢需要，對與能夠反應學生綜合能力的信息，例如參加過的重要活動、獲得過的獎項以及專利等還是要通過紙質資料來查找。

其次，對于學生的學籍檔案存在多頭管理現象，導致信息孤島的形成。由于學籍檔案中的材料由多個學生管理部門提供，例如，教務處負責提供學生個人基本信息、入學以及畢業信息等，而學生處則提供學生的獎懲記錄以及就業信息等，各個部門在管理的過程中存在不統一的問題，不能建立緊密聯系，形成信息孤島，導致學籍材料不能及時歸檔。

最后，電子文件歸檔方式與先進的數字化管理模式不適應。很多學校在對電子信息進行歸檔時，都是采用磁盤拷貝的方式，安全性得不到保證，有可能會出現信息丟失的現象。同時，由于這些信息來自不同的部門，因此存儲信息的格式也不統一，無法與先進的軟件平臺相適應，這無疑會增大管理難度。

二、數字化校園環境下學籍檔案管理方法與技術

（一）明確學籍歸檔范圍、加強數字化管理

首先，各個學校要對學籍歸檔范圍進行明確，突破傳統思想觀念的束縛，將數字化材料列在歸檔范圍內，管理者要認識到檔案數字化管理的重要性。數字化材料中不僅要包括學生的個人信息（如求學經歷、專業信息以及研究方向等），還要將能夠體現出學生特長的信息包括在內，例如興趣愛好、參與過的重要活動、獲取過的獎勵以及專利等，使用材料的部門可以根據這些信息判斷出學生的能力，既是對學生負責，也方便了使用者。

（二）學籍信息的采集管理

學校應該加強對數字化學籍檔案管理系統的建設，做好學籍信息采集的規劃。首先，學校各個部門應該明確自身所管理信息的內容，管理部門根據規章制度制定管理規劃，對這些信息進行統一管理；其次，各個部門所管理的內容雖然不一樣，但是管理人員一定要認識到這些信息并不是孤立的，部門之間應該加強聯系，使用統一的形式來存儲這些信息，檔案館在對這些信息進行匯總以后，將這些信息嵌入到數字化管理系統中，保證這些信息的真實性和完整性；最后，對于學籍檔案信息的更新要及時，保證系統中所存儲的資料是最新的。

（三）歸檔技術分析

對于學籍檔案信息的歸檔有一個要求就是要做到“實時”，這就需要數字化技術提供基本支持。要想做到實時歸檔，就要創建一個檔案化的標準接口，這個接口有兩個功能，第一要能夠對信息進行發送、完成數據遷移過程；第二是對數據在完成歸檔以后，要能夠自動對其進行檔案化處理，保證這些信息的“標準性”。具體做法如下：首先，向各個管理部門采集學生的所有信息，并將這些信息分成兩類，其中一類是共享信息，包括學生的一卡通信息（姓名、性別、學號以及以及學院等）、畢業論文信息等，將這些信息放在數據管理中心共享，因為這些信息除了檔案管以外，其他很多部門也會需要。還有一類就是非共享數據，包括學生學籍的變化情況、求學期間的成績以及答辯材料等，相關部門要將這些數據及時歸到數據庫中。接口程序會對這些信息進行檔案化處理，將這些自動分類、編號，同時蓋上歸檔章等，這樣就在歸檔的同時完成了預立卷工作。

（四）紙質檔案與數字檔案的統一管理

目前很多學校在檔案進行管理時存在紙質檔案與電子檔案不同步的現象，這是學籍檔案管理中必須要解決的一個問題。要求學校在建設數字化學籍檔案管理系統的同時，也加強對紙質檔案的管理，二者之間的一體化管理能夠有效避免一些重復勞動，提升管理效率。首先，學校要將學生作為基本管理單位，建立起一個個獨立的學籍檔案案卷，其內容與電子學籍卡保持一致；其次，二者之間要做到一一對應，計算機會電子文檔進行自動組卷，而紙質文檔則需要借助輔助工具進行歸檔，兩種檔案不僅要做到檔案號的對應，對于更新的內容也要做到完全對應，避免出現紙質檔案更新滯后的現象；最后，紙質檔案中的信息可能不完全包含在電子檔案中，對于缺失的部門要將其數字化處理，保證電子檔案信息的完整性。

三、總結

在數字化校園環境下，學籍檔案信息的數字化管理已經成為一種必然選擇，各個學校應該積極建立數字化學籍檔案管理系統，豐富學生檔案內容，并對所有信息進行統一管理，并做到實時更新，除此之外還要加強對紙質檔案的管理，二者之間做到同步統一，不斷提升學籍檔案管理水平。

參考文獻：

[1]成小芬，陳國鈞.高校學生檔案的數字化建設[J].南通紡織職業技術學院學報，2013.

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1 檔案數字化的質量控制

所謂的質量控制就是為了提升檔案管理工作的效率，提升檔案工作的質量所采用的一些技術，這些技術可以對檔案管理工作中的一些缺陷進行消除。在檔案管理實現數字化的過程中，必須對其質量進行控制。

1.1 質量控制的內容

第一，選擇數字化方案。在進行檔案管理工作的過程中，要根據檔案的特點以及保存的形式來制定相應的計劃和方案，所以，進行檔案數字化也是如此，數字化方案的制定要盡量符合標準，其中包括檔案數字化的原則，技術水平以及操作方式等等。

第二，要選擇正確的數字化軟件。在實際的工作中，數字化的軟件種類繁多，特色各異。在選擇的過程中，相關的技術人員要做好調研工作。選擇符合檔案管理工作的現狀，同時能夠做到效果最大化的數字化軟件，進而提升檔案數字化的效率。

第三，人員選拔和培訓。提升檔案數字化質量的主體是人，因此，做好人員的選拔工作和培訓工作是至關重要的。具體來說，工作人員的專業技能和實際的操作能力是選拔的關鍵，同時其職業道德和專業素質也要達到相應的標準。定期進行人員的培訓也是一種較為重要的形式，不僅要將專業的知識進行灌輸，同時還要對檔案管理的相關制度和規定等進行明確，另外，相關的工作人員還需要對檔案管理的相關軟件進行熟練掌握，這樣才能促進檔案數字化工作的效率。事實上，人員選拔和培訓所涉及到的內容較為廣泛，管理人員應該做好充足的計劃。

第四，檢查、監督、驗收和評估。這可以說是質量控制的最后一個環節，檔案數字化的質量主要依靠這一環節來決定。需要注意的是，檢查的對象包含的內容相對較廣，除了一些設備之外，人員的工作狀況以及工作的流程等都是比較重要的方面。所謂的監督就是要根據實際的工作狀態找到檔案數字化過程中存在的問題，并且提出相應的解決措施。如果監督工作中遇到一些不能解決的問題，需要向上級部門報告。另外，驗收工作就是要對畫幅的完整性以及清晰度等機型檢測，對檔案的質量進行掃描，檔案信息的數字化成果要充分應用到計算機系統中，做好綜合的評價和分析是至關重要的。

1.2 質量控制的手段

第一，明確分工和責任。對檔案數字化的集成進行質量控制所采用的手段多樣，其工作方案，檔案的總量以及數字化的程度不同，因此，相關工作人員的工作任務，工作量等都存在著明顯的差異。要想對質量進行嚴密地控制，需要將分工進行明確，同時明晰工作的思路。

第二，建立健全規章制度。對于檔案數字化的流程來說，做好檔案信息的建設工作具有重大的意義。在實際的工作中要以健全的規章制度作為指導，同時，實現檔案信息的共享。要根據國家制定的規章制度和法律法規來對檔案信息的質量進行規定。

第三，落實適當的獎懲制度。為了激勵檔案工作人員的積極性，可以采用相應的獎懲措施，由于檔案數字化工作的系統性和基礎性較強，因此，要根據工作人員的優點和缺點來采取相應的獎懲措施。

2 檔案數字化的安全保密控制

2.1 安全保密控制的內容

安全保密工作是檔案工作的重要內容。檔案數字化的安全保密控制，就是要保障檔案實體、檔案信息和數據的安全，避免出現泄密問題。安全保密控制是檔案數字化過程中應優先考慮的問題。

2.2 安全保密控制的手段

安全保密控制是指對檔案數字化實施過程中存在的不安全因素進行預先分析，并依據數字化工作中人、物、環境等因素的運動規律，有效控制泄密事故的發生。檔案數字化工作的安全保密控制主要包括：規章制度的建立，網絡和計算機安全方案的確立，場所的選擇和安防系統的建設，檔案實體的使用和保管，數據庫的維護、整理和數據備份。

2.2.1 加強教育，提高人員思想素質

檔案數字化過程中存在著許多不安全因素，其中，人的不安全行為是安全保密控制的重點。人的不安全行為是與人的心理特征相違背的、非理智的行為。為此，可通過加強教育來控制人的不理智行為。首先，應組織工作人員學習檔案安全保密的相關規章制度。其次，科學地設計檔案數字化工作流程，明確各個環節需要注意的安全保密問題和需要遵循的原則，從而提高參與人員的安全保密意識。第三，組織定期或不定期抽查，發現問題及時糾正，并對參與人員進行批評教育。

2.2.2 強化人員管理

人是檔案數字化工作的主體，強化人員管理，能為安全保密工作奠定堅實的基礎。為此，可從以下三個方面人手：第一，嚴把人員政審關。第二，明確參與人員的崗位和職責。第三，對工作人員的思想意識、工作質量等情況進行定期考核。此外，對于退出此項工作的人員，要及時收回其證件、門禁卡等，并在門禁系統中刪除他們的認證權限。

2.2.3 落實制度建設和安全系統建設

安全保密制度在檔案數字化工作開展之初都已建立，但其在貫徹執行過程中往往會大打折扣。這主要是由一些原因引起的，如錯誤地認為執行安全保密制度會影響工作效率，工作中麻痹大意等。為此，我們要克服錯誤認識，嚴查細究，對人為造成的泄密問題，要按照相關規章制度嚴肅處理，使安全保密工作受到應有的重視。同時，還應落實安全系統建設，強化技術防范手段，配備安全防護設備，配置信息安全設備和軟件，確保檔案實體、數字化加工設備和檔案信息的安全。制度建設和安全系統建設相輔相成，缺一不可。

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一、加強電子文件收集歸檔，防止資源浪費和重復建設

電子文件歸檔工作在基層檔案室完成，這是檔案信息化建設的前端基礎工作。青島市自2002年即開始了電子文件歸檔的試點工作，通過試點提出了紙質文件與電子文件“四同步”（同步歸檔、同步整理、同步著錄、同步利用）的管理模式，得到了國家檔案局的認可。為此，市檔案局專門開發了適應電子文件歸檔管理和立卷改革需要的“易初（機關）檔案管理系統”，在市各級機關使用，確保了電子文件的歸檔保存。青島市市直機關2002年度電子文件歸檔并移交市檔案館2萬多件，文件級目錄20多萬條，電子公文歸檔率達到80％以上。2003年度各進館單位文書檔案電子文件歸檔率基本達到了100％（會議記錄和保密文件除外）。

二、建設數字文件中心，深化電子文件歸檔工作

隨著電子文件收集歸檔工作的深入以及電子政務工作的推進，市檔案局提出了建立青島市數字文件中心的設想，該項目列入了2004年青島市電子政務工作試點示范項目，并得到了一定的財力支持。建設數字文件中心的目的是在對各級機關產生的數字文件的收集、整理、歸檔情況進行檢查指導和有效監督的基礎上，將數字檔案信息接收到數字文件中心，經過分級審查、整理，在保證信息安全的前提下，向政務網用戶提供利用服務，最終建立起涵蓋青島市、區二級機關的數字檔案信息的服務平臺。數字文件中心的建設既是對網絡環境下檔案館室業務建設模式的一種探索，也是對進館數字檔案的一種前瞻控制，適應了網絡環境下檔案管理工作的發展，對提高進館檔案數字化率奠定了堅實的基礎。

為配合數字文件中心的建設，2004年7月，青島市檔案局與市電子政務辦公室聯合印發了《關于印發網絡環境下館室一體化實施方案的通知》，為數字文件中心的建設提供了制度保障。方案提出了文件歸檔移交館室一體化、檔案管理館室一體化、檔案利用館室一體化、檔案工作監督指導館室一體化等具體實施內容。方案要求凡應依法向市檔案館移交檔案的機關、團體和具有行政管理職能的市直事業單位，應于2006年底以前分期分批加入數字文件中心，實施館室一體化。區（市）直機關、團體應在“十一五”期間全部完成。

三、開展數字化檔案室建設，控制進館檔案數字化率

青島市各機關都建立了自己的局域網絡（包括依托電子政務網絡建立的虛擬網絡），基本實現了網絡化協調辦公。這就對本機關檔案信息的需求提出了較高的要求。青島市檔案局從推進檔案信息利用出發，按照青島市數字檔案館建設規范，于2004年初提出了建設數字化檔案室試點工作，得到了支持和擁護。市直機關共有23個單位列入了試點工作，至2004年9月份完成了室藏檔案數字化任務，共數字化檔案近百萬頁。這些數字化信息豐富了各機關網絡信息的內容，解決了檔案進館數字化問題。同時開展數字化工作，也帶動了檔案信息內容產業的發展，僅某掃描工作室通過承接數字化業務，就解決了幾十人的就業問題，并收到了可觀的經濟效益。

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1.1電子商務中檔案工作內容發生了變化

電子商務是指商品貿易的整個過程都通過電子手段來完成。它強調的是利用計算機網絡把賣家、買家、合作方和廠商在企業外部網、企業內部網和因特網相結合的應用。貿易活動是通過網絡來進行的，如查詢原材料、定購、展示產品、成品儲運和電子支付等活動，其核心內容是互相交流和溝通信息。隨著新計算機網絡的發展和應用，為企業檔案工作者提出了新挑戰，檔案人員不僅要保管和收集好企業檔案資源，還要了解更多的企業需求，設法使服務內容擴大。第一，要構建企業信息資料庫，通過選取一些有價值的信息資源上網，該資源既能樹立企業形象，又能體現企業優勢，來展示和宣傳自己，從而達到占領市場和吸引客戶的目的。第二，要多方獲取有效信息，構建一套高效的、科學的、靈活的、多功能的緊盯市場的企業檔案信息管理體系，為企業的領導決策、經營生產全程主動地提供多層次的信息服務。

1.2企業檔案載體發生變化

企業信息技術的應用，使信息數據的遠近交換、傳遞、處理得到了適時的實現，企業在經營、生產、管理等各項活動中形成的紙質文件逐漸減少，取而代之的是電子文件，電子文件不僅辦公進度快捷，而且具有極快的傳遞速度。電子圖紙也在大量出現，其優勢也是手工繪制所無可比擬的。計算機輔助設計能夠對產品圖紙的設計進行隨意修改、查詢和存儲，既方便又快捷。比如開發或生產一項相對較大的產品項目可能需要產生上萬份圖紙，同時有些還要繼承原產品的許多成果，因此電子圖紙的生命力更加旺盛，而且電子圖紙的保存比底圖的保存更有意義，還省力、省時、方便。變化了的載體形式深刻影響著傳統的檔案管理模式。

1.3企業檔案分類發生變化

企業電子文件的大量出現，大大沖擊了傳統的分類方案，如人事檔案、基建檔案、產品檔案、會計檔案、科技檔案、文書檔案等分類方案，逐漸被企業信息化集成系統流程的設置、各個管理模塊所取代。一份完整的檔案信息計算機依據工作需要隨時進行調整或設立相應類目，雖然不同企業檔案信息有著不同的分類方法，但不容置疑的是計算機的管理使檔案分類與企業的管理、經營、生產等各種狀況更加貼近，具有更加規范、科學和詳細的檔案分類。

1.4檔案信息利用方式發生變化

為了使企業信息化和電子商務進一步發展，構建企業完善的信息管理系統，必須加強企業信息資源的開發利用，在企業經營、生產的各環節充分開發和利用信息資源，使企業經濟效益和競爭能力增強。檔案既是企業的無形資產，又是重要的企業信息，應充分利用信息技術，加大資源開發力度，來滿足企業各方面的需要。企業檔案工作人員要始終圍繞企業經營生產這個中心，及時把握信息開發和集成系統中的產品信息，找準檔案服務企業的切入點，實現正確信息的正確傳遞，使檔案信息達到高層次的處理要求。

2基于電子信息技術的企業檔案管理

2.1檔案數字化做好統籌規劃

要實現大量檔案信息技術化、數字化，就必須做好統籌規劃。首先對館藏情況進行詳細調查，如檔案的信息利用狀況、館藏數量、檔案的類型、載體狀態等基本情況。然后制訂科學規劃，包括數字化處理規劃、硬件的購置計劃等。檔案數字化不可能一蹴而就，也不可能一步到位，應從實際出發制度一個長遠計劃和打算，無論是購置硬件設施，還是數字化過程，都是如此，要使其擁有較強的擴展能力和支撐能力。檔案數字化處理規劃的制定應遵循“重點突出，分步進行”的原則，先數字化那些利用率高的檔案資源和館藏重點，盡早使大多數利用者的需求獲得滿足。

2.2檔案數字化必須做好選擇

館藏的檔案資源數不勝數，達到件件數字化是不可能的，也是沒有必要的。檔案工作人員應該依據一定的原則進行劃分和選擇，分清需要數字化的檔案和不需要數字化的檔案以及需要優先數字化的檔案，然后再進行數字化。現實工作中，常常對以下檔案首先進行優先數字化，如特色檔案、重點檔案、珍貴檔案和利用率高的檔案。因此，凡是能成為數字化的檔案信息資源一般都是高利用率、標準、有序、有特色、高價值的信息資源。

2.3優化設置掃描參數，提高數字化質量

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關鍵詞：高校圖書館；檔案；數字化建設；分類表

高校圖書館檔案是指高校圖書館在各項工作、活動中形成并對圖書館管理具有一定參考價值的文字、圖表、實物等多種形式的文件資料，是高校圖書館在開展各項活動保存下來的最原始的資料。隨著知識經濟的不斷興起，計算機技術與網絡技術的迅速發展，以紙本記錄為主的傳統檔案管理工作已經不能適應現代化圖書館的發展需要，取而代之，網絡化、數字化成力現代化圖書館的建設方向，作為數字化圖書館的一部分，圖書館檔案的數字化建設已成發展之趨勢。

一、高校圖書館檔案管理的現狀

（1）“三特性”——制約檔案管理。高校圖書館檔案具有“三性”特點，即隸屬性、非全宗性、獨特性。隸屬性指高校圖書館檔案是該高校檔案的二級管理單位，隸屬于該高校檔案館（室），服從高校檔案館（室）的統一管理，接受其工作的指導。非全宗性指高校圖書館不是一個獨立從事活動的單位，在行政上、財務上、人事上不是一個獨立的活動機構。獨特性指圖書館檔案材料的收集，僅僅收集與圖書館工作密切相關的文件、政策，以便對圖書館的文獻資源、數據統計、館史文化等做出正確的了解。

（2）“不重視”——淡薄管理意識。高校圖書館的檔案管理工作長期以來被忽視，在圖書館業務工作中一直處于弱勢地位，圖書館員工普遍缺乏檔案管理意識閉。普遍認為檔案管理工作隸屬于檔案館（室），不具有全宗性，而是處于從屬性的地位。

（3）“不規范”——缺乏制度保障。要想做好高校圖書館檔案管理工作，必須要有健全的管理制度做保障。借助檔案規章制度來管理，可以最大限度地將圖書館在工作活動中得到的大量原始材料收集齊全，以供發揮更大的作用。

（4）“流動性”——影響檔案管理。圖書館檔案工作由辦公室秘書兼任，并沒有設定專門人才管理檔案工作，辦公室秘書一換，檔案管理員就隨之更換，造成檔案管理員流動性大，不利于檔案管理。

（5）“重藏輕用”——不利檔案利用。高校圖書館即便是建立起自己的檔案室，配備專門檔案員，卻并沒有將檔案公開化。

（6）“數字化”——舉步維艱，成信息孤島。大量檔案資源不能被讀者所利用，嚴重制約了圖書館檔案的利用率，此外，由于圖書館檔案信息沒有實現數字化建設，不能與學校其他職能部門的辦公系統對接，形成“信息孤島”，不利于圖書館服務水平的提升。

二、高校圖書館檔案數字化建設的實施方案

（1）分類標準化——立規矩。高校圖書館進行數字化建設的前提是制定檔案分類的標準，俗話說“沒有規矩，不成方圓”，對于檔案數字化建設來說，制定檔案的分類標準就是“立規矩”分類標準一旦確定，通過對高校圖書館的檔案進行分類，并建立目錄數據庫和全文數據庫，從而實現高校圖書館檔案數字化建設工作。

（2）目錄數字化——找眼睛。高校圖書館檔案目錄數字化，指的是建立檔案目錄數據庫御，是檔案數字化建設的基礎，也是檔案數字化工作的前提，數據庫的建設務必做到層級清晰，結構合理，范圍廣泛，體系完整。

（3）全文數字化——要“有目有文”。如果僅僅是檔案目錄數字化，高校圖書館檔案仍然不能得到充分利用，而是會出現“有目無文”的現象，給檢索人員帶來不便，因此，將圖書館檔案目錄數字化和部分檔案全文數字化相結合，則成為圖書館檔案數字化建設的核心。

（4）重藏重用——數字化的目的。圖書館檔案數字化建設工作的重點是為了發揮檔案的最大作用，使更多的人能夠利用圖書館的檔案文獻資源，因此，在完成高校圖書館檔案的目錄數據庫和全文數據庫的數字化建設之后，對檔案數字化的利用與管理也顯得尤為重要。

三、高校圖書館數字化建設的作用

（1）節約財政開支，提高服務效率。隨著辦公自動化和“無紙化”辦公時代的到來，產生了大量的電子文檔，傳統的圖書館檔案管理模式已不能適應新時期圖書館檔案建設工作，通過高校圖書館檔案的數字化建設，可以大大提高圖書館的工作效率。數字化建設也有利于提高檔案管理工作人員的辦事效率，工作水平、服務質量。

（2）節省物理空間，利于檔案保存。高校圖書館檔案數字化建設，改變傳統的“檔案儲藏室”為計算機存儲，可以大大節省物理空間。通過對高校圖書館檔案進行數字化建設，將檔案形成系統性，利于集中統一保存，還能代替原件使用，數字化檔案副本又可異地存儲，即使發生天災人禍也能最大限度地保持檔案的完整性，有利于保護檔案原件，從而達到存儲圖書館檔案資源的目的。

（3）網絡化管理，為教學科研服務。傳統的圖書館檔案以封閉的或半封閉的模式管理，在一定程度上造成圖書館檔案資源的閑置和浪費，有效開發利用圖書館檔案是圖書館檔案數字化建設的最終目的。檔案資料數字化后有利于為領導決策和館內各項工作及時準確地提供檔案信息。數字化后也有利于實行檔案公開，進行檔案信息交流。

（4）公開化管理，擴大圖書館宣傳。數字化圖書館打破圖書館檔案資源豐富卻利用價值不大，不能充分發揮檔案作用的限制，嘗試通過檔案數字化建設，實現檔案公開，達到資源共享的目的。

高校圖書館充分認識到檔案管理工作的重要性，尤其是數字化建設將成為今后發展的重點，更應該意識到檔案數字化建設的必要和必須。高校圖書館應按照統一規范的分類標準，對檔案目錄數字化、全文數字化建設相結合進行檔案數字化建設，才能順應現代化發展趨勢，最大程度地利用好圖書館檔案資源，發揮應有價值。

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