檔案管理基本情況范文

導語：如何才能寫好一篇檔案管理基本情況，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公文云整理的十篇范文，供你借鑒。

篇1

1.學生檔案信息應該具有豐富性

學生的檔案具有一定的實用性和方便性，能在需要的時候第一時間了解學生的信息，也能反映學生在學校期間的成長過程和情況。以前，我們收集到學生的基本信息就是靜態的信息，根本不能反映學生受教育后的素質水平發生怎樣的變化，實用性不高。如果能從實用性角度收集學生檔案的信息，就會創新傳統檔案管理方式，使學生檔案里的內容更豐富。

2.學生信息檔案信息應該表現出多樣性和豐富性

所謂具有多樣性，就是使用多種數據真實反映出學生的成長基本情況。目前，我國已經有比較完備的管理系統可以有效記載學生相關的靜態信息和數據，同時能拓展記載學生成長信息基本情況，更加方便。我們必須使用影像記錄等有效手段，將學生多方面成長信息同時記載和記錄，這樣不但有利于樹立學生的自信心，而且能夠實現自身價值，對于建設學校教學資源和展現教學水平都起著促進作用。

3.學生檔案信息服務應該具有靈活性

所謂靈活性，就是需要使用現代檔案管理方式，重新進行審理檔案管理規定內容，實現檔案管理方式的不斷創新。既要有利于學生發展，又要在不損害學生權益信息提取的同時，做到靈活利用，真正達到服務學生和服務社會的目的。

二、中職學校學生檔案管理創新措施

1.做好原始材料檔案管理工作

不管是企業人事管理還是學生檔案管理，都應該遵守檔案管理條例，從無到有和從簡單到復雜的工作程序。從形成來說，基本都是從最初的建立和逐漸收集信息最終發展成為比較完整的檔案資料管理；從管理來說，隨著信息資料不斷豐富和管理細節增加等，整體工作量隨之增加。做好最初的材料收集和管理是非常重要的環節。

2.創新檔案管理模式

當前我國就業形勢嚴峻，中職學校學生的檔案管理工作需要具有一定的超前性，檔案資料在學生就業中具有特殊作用，我們需要改變以前畢業生離開學校后再整理檔案的管理方式，從學生進入學校后就開始著手準備建檔工作，以免因臨時需要卻大費周章尋找，造成學生信息基本情況不完備和不準確等情況。在檔案流轉的整個程序中，應該建立一套比較完善的學生檔案管理系統，保證學生檔案資料具有完整性。在檔案材料收集和整體過程中，檔案管理人員應該及時更新學生的最新情況，及時收集各部門有關學生的最新動態，有關學生的入黨和獎懲情況等重要信息，做到及時歸檔，使學生檔案具有科學性和準確性，并且保證學生檔案保持最新狀態，真正加強中職學校學生檔案管理工作。

3.實現網絡化檔案管理

當前，我國一直在追求無紙化辦公，當然無紙化辦公應該進入到學生檔案管理中。各學校應該將計算機作為輔助工具，利用檔案數字化管理學生檔案，在具體操作過程中，應該建立相關檔案網站或者網頁，加強電子文件的管理和歸檔等情況，在網絡上實現歸檔和檢查，保障檔案信息的唯一性和準確性，防止因同名同姓等情況造成檔案信息混亂情況。與此同時，還應該規范管理學生檔案中的最初材料的內容、形式、格式等要求，利用當前先進設備和技術，將每屆學生的信息輸入到計算機中，建立學生檔案管理數據庫，使紙質檔案和電子檔案相結合，綜合管理學生檔案。

4.構建檔案管理反饋系統

及時準確地反映出畢業生的基本信息，根據已經畢業的學生反映出的基本情況和了解用人單位所需的專業人才的標準，進行研究和商討，及時調整學校招生計劃、設置專業、計劃教學、教學方式等，使學生能夠適應人才市場的需求，提高學生的基本技能和綜合素質。

三、結語

篇2

社會保險檔案管理關系到社會保險制度能否順利地貫徹執行，關系到社會保險的作用能否發揮出來，更關系到被保險人的合法權益能否得到保障，同時，它也是社會保險財務管理的基礎，它能夠為社會保險基金籌集提供必要的原始數據。

（一）檔案意識薄弱

一是社會保險檔案管理沒有擺上領導的議事日程，不關心或很少關心檔案管理工作存在的問題。二是部分業務人員存在認識不高，工作態度不嚴肅的問題。認為當前的工作都忙不過來，哪有時問去整理檔案。缺乏創新意識。缺乏新思路、新舉措，難以適應社會保險制度的快節奏。

（二）檔案管理混亂

實際工作中，除部分單位實現檔案集中統一管理外，多數單位常根據單位自身業務情況或從方便工作需要出發，采取由文書、會計或業務科室承辦人員分散保管的方式，造成“我承辦我保管，我走了就不管”，或“人人都負責，人人又都不負責”的現象發生，致使社會保險檔案不同程度的流失。

（三）缺少規章制度

哪些檔案材料需要整理歸檔，如何進行整理歸檔；哪些材料不需歸檔，如何進行鑒定銷毀；哪些材料需要分級分類管理，如何分級分類管理；哪些檔案需長期保管，哪些檔案需短期保管，如何劃分檔案保管期限；檔案如何提供利用等。客觀上沒有形成良好的運行機制，主觀上也未建立標準化、規范化的管理制度。

二、加強社會保險檔案管理的對策建議

社會保險檔案是社會保險事業發展的一筆非常寶貴的財富，是必不可少的基礎性和配套性的新工作。只要本著先易后難，逐步理順的原則，重點解決好資料收集不全、分類混亂、管理不規范和不注意開發利用等問題，建立健全必要的管理制度，就會逐步形成獨具特點的社會保險檔案管理體系和管理辦法。

（一）加強社會保險檔案管理宣傳工作

社會保險檔案是對參保單位和個人權益的真實記錄，是確定參保個人享受社會保險待遇的重要依據，是實現為參保個人“記錄一生、跟蹤一生、服務一生、保障一生”目標的重要條件，也是反映社會保險事業發展的寶貴資料和重要歷史憑證。依法加強和規范社會保險檔案管理，不斷提高管理水平，既是加快推進社會保險經辦工作標準化和規范化的重要內容，也是全面提升經辦能力和管理水平,真正維護職工權益，促進公平保障，和諧保障的有效途徑。為切實深入做好社會保險檔案管理工作，要調動方方面面的積極因素，使之同心同向，形成合力。因此，我們要加大對社會保險檔案工作意義作用的宣傳力度,充分利用各種有效宣傳手段和宣傳方式,廣泛宣傳做好社會保險檔案管理工作的重要性和必要性,提高系統工作人員社會保險檔案管理意識，增強加強檔案管理的自覺性和主動性。

（二）規范社會保險檔案管理業務流程

多年以來，不斷有專家學者呼吁把社會保險檔案“集中統一管理”，但由于法律法規缺失，有關社會保險的檔案一直處于分散管理、多頭管理的無標準狀態。有的歸檔案行政主管部門管理，有的由組織人事部門管理，有的在勞動和社會保障部門管理，有的一直在用人單位，有的甚至放到個的口袋里，成了名副其實的“口袋檔案”。管理沒有統一標準，一地一策，畫地為牢，很難規范，有的基層單位連專職的檔案人員和基本的檔案設施都不全，丟失、涂改、損壞檔案的惡劣案件時有發生。社會保險檔案的規范管理應從以下幾個方面入手。

1、社會保險檔案收集整理規范。社會保險檔案材料收集分類，必須按照《社會保險檔案管理實施辦法》進行歸檔整理；保持每份歸檔材料之間聯系緊密、銜接有序，按主表在前、附件在后，審核結果在前、審核依據在后，重要憑證在前、次要憑證在后的原則排序。社會保險檔案材料要求字跡、印章和日期必須齊全清晰，字跡模糊或易褪變的歸檔材料應予以復制后方可收集歸檔。不能有鉛筆、圓珠筆、紅墨水、純藍墨水等書寫字跡。嚴禁使用熱敏（傳真）紙、復寫紙，確保社會保險業務材料內容的完整性和真實性。

2、社會保險檔案移交規范。社會保險檔案管理人員必須按時將本部門經辦業務過程中形成的具有保存和利用價值的、已辦結的專業性業務材料（含電子文檔），按照《社會保險檔案管理實施辦法》和《社會保險檔案材料收集整理規范》，進行分類收集整理并定期進行移交。每次辦理業務檔案移交，檔案室工作人員與處室兼職檔案管理人員都必須現場填寫《社會保險檔案移交表》，經雙方簽字確認，明確工作責任。3、社會保險檔案立卷歸檔規范。社會保險檔案的收集按照《社會保險檔案管理規定》的歸檔范圍和要求，一式一份收集整理歸檔，確保社會保險檔案齊全、準確、規范。凡歸檔的社會保險材料必須利于長期保存，保證圖樣清晰、字跡工整耐久、簽署完備。禁止使用鉛筆、圓珠筆、彩色筆和復寫、傳真制作社會保險業務材料。

（三）實現社會保險檔案管理的標準化

社會保險檔案建設與管理的標準化，為社會保險管理發揮了重要作用。

1、加強基本硬件建設。首先要制定完善的檔案管理制度，并由上至下成立檔案工作領導小組，設立專職檔案員，并進行了業務培訓，為檔案管理提供組織和人員上的保證。其次要加強檔案管理基本建設。一是開辟專門檔案室加強管理；二是購置標準檔案柜；三是設置防火、防潮、恒溫、防盜器具；四是購置檔案專用帳表卡冊包裝盒等工具，及照相機、錄音機等必備物品。

2、建立社會保險檔案管理系統，逐步實現微機管理。隨著社會保險覆蓋范圍擴大、險種越來越多、管理越來越復雜，社會保險檔案的管理也變得比較困難，迫切要求建立一個有效的檔案管理系統。其內容包括：

(1)在職職工、退休人員個人的基本社會保險檔案庫：詳細記載職工每次調動、停保及死亡、退休等原因引起的檔案變化情況，完整準確記載職工在職期間各年工資收入情況和繳費情況。

(2)用人單位參保的基本情況庫：記載用人單位的所屬行業、經濟類型編碼等基本情況；記載參保與撤保、在職人員、非在職人員工資和社會保險基金應繳總數及變化情況；記載正常的繳費、欠繳、補繳、實際支付待遇情況的歷史資料。

(3)記帳憑證庫和科目二級帳庫：記錄會計憑證科目數據及全部會計科目的二級細帳。

(4)財務、統計數據庫：有關社會保險財務、統計報表等數據信息。

（四）注重社會保險檔案的開發利用

篇3

關鍵詞：檔案；管理；研究

中圖分類號：U673.2 文獻標識碼：A

An Integrated Management Mode of Archives

CHEN Weiguang ， JIN Qinmei

（Guangzhou Marine Engineering Corporation ， Guangzhou 510250）

Abstract： In today’s global economic integration development environment， effective archive management is the key to law-abiding of enterprises. By analyzing the situation and main problems of archives work of our company， this paper puts forward an integrated archives management mode including main measures to improve the archive management work.

Keyword： Archive；Management；Research

1 國內檔案工作發展現狀

在當今全球經濟一體化的發展形勢下，檔案不僅具有記錄信息資源和知識資產的價值，也是單位資產與產權的法律憑證依據。有效的檔案管理是單位法規遵從的關鍵，也是管理控制的根本。因此，有效的檔案管理是為單位的發展服務、能夠創造經濟效益的重要工作。在推行現代企業制度“產權清晰、權責明確、管理科學”的環境下，無論是企業還是科研院所，對檔案工作的作用和意義的認識都在不斷提高，投入也顯著增加。

國家對檔案管理工作的法規建設非常重視。2009年，國家檔案局頒布了新的《企業檔案工作規范》，規定企業檔案工作應以企業資產關系為紐帶，實行統一領導、統一管理、統一標準。近年來，中船集團公司內的企事業單位檔案工作發展很快，如708所、上海船廠、文沖船廠、黃埔船廠、廣船國際及龍穴造船等單位，都先后引進了檔案管理系統，實現了檔案管理信息化，檔案綜合管理水平不斷提高。

2 廣船院檔案工作基本情況和存在的主要問題

2.1 基本情況

我院自1974年建院至今已經歷了四十多年的發展，其中組織機構也發生多次的變化和調整，但檔案工作基本維持著初創時期的以產品技術檔案管理為中心的分門類、分部門歸口管理的模式。截止2014年，科技檔案室作為院二級管理機構設于科技部門下，主要承擔產品技術檔案管理工作；公文、財務、黨群和勞資檔案，則由相應的職能部門分管。

2.2 存在的主要問題

分門類、分部門歸口的分散式管理模式存在比較多的問題，主要表現為：分散式的檔案管理造成較多的管理漏洞和真空地帶；各部門檔案管理人員變動大，工作無法有效傳承；沒有建立起全院統一的檔案管理制度和考核機制；檔案法規執行力不足。

（1）分散式管理模式形成很多檔案工作真空區，分類、分部門、各自為政的管理模式帶來兩方面的突出問題：第一，工作界面過于清晰，使檔案收集工作僅在公文、人事、財務和科技檔案方面開展，而在經營、質量體系、基本建設及規劃、信譽證照、投資和子公司管理等方面，檔案不完整，甚至缺失；第二，分類管理模式，導致部分檔案從產生、收集到管理均在同一部門內部運行，缺乏監管機制，存在一定的管理風險，特別是在文書檔案、財務檔案和黨群、勞資檔案方面的管理。

（2）缺乏全院統一的檔案管理制度，科技檔案室作為院檔案工作的業務歸口部門，由于沒有在制度上對其管理權限和職責予以明確，因此缺乏監管依據和管理的權威性。檔案工作沒有明確的管理定位和與各項工作同計劃、同落實。

（3）長期以來，檔案工作沒有系統地納入院總體發展規劃中給予重視和安排，在推動檔案信息化發展方面缺乏具體措施和資金投入，檔案基礎設施的建設、更新和改造缺乏條件，檔案保管的八防技術要求很難達到，不利于檔案的長期保管。

3 檔案綜合管理模式的建設

為改變廣船院原有檔案管理模式，通過對國家有關檔案管理法律、法規的深入研究，結合廣船院實際對檔案綜合管理模式開展研究，提出以下建設方案：

3.1 檔案工作組織體系建設

建設綜合檔案管理體系，首先要建立檔案工作組織體系，包括檔案工作領導機構、專業管理機構的設置和兼職管理員隊伍的建立。同時需要調動全體員工在檔案工作中的積極性，發揮主觀能動性作用。

（1）建立檔案工作委員會 ，由主管院領導任主任，相關部門中層領導和專家組成的專門工作委員會，是院檔案工作組織體系的頂層，對院的檔案工作行使領導權和決策權。

檔案工作委員會的主要職責包括但不限于：審定本院檔案工作發展規劃；審核本院檔案工作制度；審批檔案工作年度工作計劃；審批檔案鑒定工作小組工作方案；討論決定有關檔案工作的重要事項等。

（2）建立綜合檔案室，對全院科研設計和管理等各項工作中形成的檔案實行統一管理。根據我院機構設置和運行的實際情況，綜合檔案室的建立可以在目前檔案管理業務相對成熟的科技檔案室的基礎上，通過對其職能的擴充和硬件條件的適當補充，組建成立我院綜合檔案室，實現全院檔案的綜合管理。

2015年5月，按廣船院〔2015〕33號文的通知，信息管理處下設綜合檔案室，把公文、科研、產品、質量、財務、資產、黨群以及實物等檔案納入綜合檔案室統一管理。綜合檔案室檔案業務管理范圍涉及全院的各個業務部門，其中職工人事檔案由于其特殊性，按照國家有關的法規仍由人事處獨立管理，其他部門（包括子公司）均需把工作中形成的檔案提交綜合檔案室管理。

（3）建立兼職檔案員系統，目的是為了使我院產品設計和管理各項工作的檔案能夠有效的收集和歸檔，落實《企業檔案工作規范》中管理檔案工作三納入、四參加、四同時要求。兼職檔案員的主要職責包括：直接參與所在部門或項目的檔案收集和歸檔工作；監督檔案制度的落實；承擔所在部門和項目的歸檔檔案預組卷工作等。

2015年8月完成了部門兼職檔案員的報備工作，并組織了一次部門兼職檔案員的內部培訓工作。

（4）調動全員參與檔案工作，依據國家檔案法賦予每個員工的檔案工作義務和責任，制定相應的措施，在企業內部通過宣貫使員工了解檔案工作是一項全員參與的工作，不僅局限于檔案部門和專職人員，從而落實全體員工的檔案工作職責。

本院檔案工作組織體系示意圖如圖1所示：

3.2 綜合檔案管理制度體系建設

制度建設是開展綜合檔案管理的基石，我院現有的檔案管理制度是由各個分管部門分別編制，例如：科技方面的有《科技檔案管理制度》；公文管理方面的有《辦公室公文檔案管理的有關規定》、《文書、檔案管理規則》；人事管理方面的有《干部人事檔案管理辦法》等。這些制度管轄范圍以外的其他檔案，則缺乏收集和管理制度依據，尚未形成統一標準下的、完整的管理制度體系。而現有的部分管理制度編制年代距今已久，存在一些與現行標準規范不相適應的問題，應按照國家相關法律法規的要求，結合本院的實際情況進行全面的修改和完善。

2015年5月，我院頒布了《廣船院檔案工作管理制度》及《廣船院檔案工作規范》兩份文件，規定了檔案形成者、檔案管理者及檔案利用者的工作要求和責任，使我院的綜合檔案管理工作能夠依據制度體系順利開展。其中：《廣船院檔案工作管理制度》規定了我院各層級檔案工作的責任、工作界面、借閱管理及檔案工作考核獎懲措施；《廣船院檔案工作規范》則依據DA/T42-2009《企業檔案工作規范》，并結合我院各項業務開展的實際情況制定，《規范》首先規定了黨群工作、行政、經營管理、生產技術管理、產品、科研、基建、設備、會計、職工管理等類別文件的歸檔范圍、歸檔責任部門和保管期限，然后對各門類文件的形成與積累、整理與歸檔、歸檔時間、歸檔交接、檔案整理、檔案保管、檔案鑒定、檔案統計、開發利用等業務流程作出了詳細規定，對文件收集責任部門與檔案管理部門在檔案工作各個環節中所承擔的責任進行了細致劃分，有效避免了互相推諉、推卸責任等情況的發生，更好地保障了檔案工作的順利開展，《規范》同時對檔案信息化建設、檔案工作設施設備等工作提出了具體要求。

3.3 綜合檔案管理基礎設施建設

在基礎設施建設方面，我院根據綜合檔案管理需要，增加檔案庫房面積，配備相適應的檔案密集架。近兩年新增庫房面積共88.425 m2，新增檔案排架長度453 m。同時對溫濕度控制、安全警報監控等設施進行了改造，更好地滿足防盜、防火、防潮、防蟲等“八防”管理要求。

4 結論

當今，檔案的知識資產和信息資源屬性已逐步被大家認識，質量體系審核時有一句話“沒有記錄的事件等于沒有發生”，這句話近乎苛刻卻又是基本原則。沒有檔案記錄，就沒有了以史為鑒的發展記錄，沒有了企業的知識資產和信息資源。一個單位的檔案工作開展情況，很大程度上反應了單位的管理水平，因此對檔案工作加以重視，把檔案工作搞好，是本院發展的需要，目前我院已經按照研究方案開展綜合檔案管理工作，成效顯著。

參考文獻

篇4

隨著電子計算機技術在石化管道應用范圍的不斷擴大，加快數字化檔案建設，通過數字化，逐步提高開發利用檔案信息的能力，最大限度地發揮檔案自身的使用價值，更好地為企業的各項工作服務，促進檔案信息資源的共享以及提高檔案資源的利用率己日益緊迫。只有實現檔案數字化，才能沖破檔案利用的種種局限，使檔案管理部門從封閉走向開放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務職能轉變，實現檔案信息資源的合理配置，科學管理。

一、目前大部分檔案館館藏檔案載體仍然是以紙質為主，傳統的檔案管理模式占用存放空間大，保管成本高，易磨損，并且檢索利用效率低，難以滿足人們日漸增大的對信息資源的渴求。數字化檔案管理的內涵隨著信息技術快速發展，依托計算機技術、存儲技術、掃描技術發展產生了數字化檔案信息交互管理形式，我們將這種以數字化為載體的檔案信息存儲提取模式稱為數字化檔案管理。

二、提高辦公效率。數字化檔案管理系統能夠存儲大量各種形式的信息，用戶可以方便地通過網絡進行訪問，以獲得包括多媒體在內的各種信息，并且其信息存儲和用戶訊問不受地域限制，輕輕一點鼠標，就能夠通過網絡迅速查詢，方便快捷。以人事檔案管理為例，由于石化管道點多線長，企業管理對象繁多，且具有大的流動性，如員工人員、退休、調動等，要準確統計，及時了解工情況，按傳統管理方法，必須“歸檔”才能查知，而通過計算機管理的數字化檔案卻能準確反映當前的情況。同時，數字化檔案管理使查詢資料變得非常簡單，真正讓管理人員足不出戶便可知曉天下大事。由于信息的超時空觀流動，數字化檔案事實上成為“無墻界檔案”，檔案庫也從文件的保管基地變成了提供方便的信息控制中心。

三、數字化檔案建設存在的問題。紙制檔案數字化是指采用掃描儀或數碼相機等數碼設備對紙質進行數字化加工，將其轉化為存儲在磁帶、磁盤、光盤等載體上并能被計算機識別的數字圖像或數字文本的過程。這是一個龐大的工程，以管道儲運公司新鄉處為例，新鄉處1985年成立至今，檔案積累數量龐大，且文書檔案的形式多樣，要是將所有的紙制檔案轉化為數字檔案，工作量異常繁重。不但需要大量的經過培訓的錄入人員，還需采用先進的高速掃描儀、儲存設備等，硬件投入較大。

篇5

關鍵詞：醫院檔案；信息化；管理；創新

隨著網絡信息技術不斷發展進步，眾多行業領域中已經廣泛應用了信息管理技術。信息時代背景下，較多傳統的管理模式需要進行改善，適應新時期信息化發展的實際需求。醫院檔案管理工作內容復雜，涉及檔案信息比較瑣碎，傳統的檔案管理工作效率比較低。因此，醫院的檔案管理工作需要通過信息化技術提高效率，同時還能夠促進醫院檔案管理更加規范，達到檔案管理標準化以及高效化。

一、在信息化時代下檔案管理創新與發展的必要性

在信息時代背景下，信息管理技術不斷更新，傳統檔案管理模式和管理方法得到了很大改善，促使醫院檔案管理能夠更加規范化。因此，研究檔案管理的創新與發展問題是十分必要的。首先，檔案管理實現創新與發展才能夠適應信息時代新時期的社會需求。信息技術更新升級不斷加快，社會信息化不斷增強，從而醫院檔案管理的創新與發展十分關鍵。社會信息化帶來了信息收集處理的需求。人們對于時效性強、具有較高價值的檔案信息的需求更高。面臨這種新的信息化需求，醫院只有做好檔案管理的創新與發展，才能夠滿足信息化發展帶來的實際需求。其次，檔案管理的創新與發展能有助于醫療衛生事業不斷發展。醫療衛生事業的發展進步，需要大量的優秀人才引進。人事檔案相關材料管理工作實現規范管理，能夠更加有利于做好人才資源合理配置，提高人才能力資源的最優化分配，實現優秀學科人才能力能夠充分發揮，促進醫院進一步可持續發展。通過利用信息化，實現檔案管理的創新與發展，可以引進和培養更多的優秀學科人才加入到醫療隊伍中，還可以實現檔案管理的信息更加充分的開發，充分發揮檔案資源的價值。最后，檔案管理的創新與發展能夠進一步提高醫院管理水平。目前來看，多數的醫院在檔案管理創新與發展方面確實有所關注，但是實際上效果并不十分理想，醫院的檔案管理信息化程度并不高，仍需要進一步進行改善和創新。除了要引進更加先進的技術設備，還要增強檔案管理工作的重視，改善檔案管理方法，利用信息化手段提高管理工作效率。

二、目前醫院檔案信息化管理的基本情況

(一)缺乏檔案管理的專業技術人才，檔案管理基礎設施較弱

信息化背景下檔案管理與傳統的檔案管理要求有所不同，更多的是對檔案信息的管理。檔案管理工作人員需要具備檔案管理基礎知識以外，還需要熟練掌握和應用網絡信息處理能力。醫院大部分檔案管理人員是由傳統紙質檔案管理轉換而來，對網絡信息處理缺乏專業技術能力，專業性的檔案管理人才相對缺乏。另外，大多數醫院實行企業化管理事業單位性質。醫院的檔案管理既有企業內容，也有事業單位相關內容。這種情況檔案管理往往不會得到重視，導致檔案管理基礎設施弱，檔案管理的創新與發展受到一定程度的影響。

(二)缺少規范的檔案管理體系

檔案管理實現信息化，也就是通過利用網絡信息技術，將檔案信息材料進行數據化處理，進一步整理分析，實現檔案資源的有效提取和管理。實行檔案信息化管理首先的要求是要建立好規范的管理體系，其中包括實用的檔案管理軟件和文字上的規范制度兩方面。實用的檔案信息處理程序能夠滿足檔案管理高效整合信息資源的需求，滿足醫院檔案管理一體化。標準規范制度有利于檔案管理制度的落實和執行。

三、信息時代背景下檔案管理創新發展的措施

(一)加大對檔案管理專業人才的培養

在信息化檔案管理的過程中，工作人員除了要具備檔案管理的知識，還要具備良好的計算機應用和網絡信息處理能力。因此，要加強對檔案管理人才的培養，才能使檔案管理的優勢得到有效發揮，才能夠適應信息化社會飛速發展需求。

(二)完善相關管理制度、法規政策

檔案管理的創新發展需要有統一的管理制度以及法規政策作為規范化發展依據。如果出現了問題，就可以以此為依據進行處理。在醫院檔案管理工作中，統一規范的制度標準、法規，為檔案管理工作創新發展提供了規范的法律依據，有助于促進信息化檔案管理的創新發展。因此，在醫院檔案信息化管理中，需要不斷完善相關的管理制度和法規政策。

(三)更新檔案管理觀念

在醫院主體醫療管理業務中，包含了各個方面的管理工作，檔案管理是輔助部分之一。但是醫院管理工作在做相關決策時都需要以檔案資源為重要參考依據，它是現代化醫院管理的重要組成部分。因此，醫院管理觀念需要更新，逐步傳統檔案管理模式，實現檔案管理從單純紙質資料的收集整理向計算機網絡化檔案管理的轉變。從而，充分發揮檔案管理在整體信息化建設與醫院領導科學決策中的作用。只有領導管理觀念不斷更新，才能夠更加重視信息化檔案管理，才能實現檔案管理的創新和發展。

四、小結

信息時代背景下，面臨互聯網+與大數據發展，較多傳統的管理模式需要進行改善，適應新時期信息化需求。醫院的檔案管理需要更多的應用信息技術，更加有助于醫院檔案管理更加科學化，提高醫院檔案管理水平。從而有效提升醫院的市場競爭能力，提高醫院的服務質量，為醫院發展奠定堅實基礎。

參考文獻：

[1]陳小莉.探析新形勢下醫院檔案管理信息化建設的創新思路[J].辦公室業務，2014(03)：183.

[2]謝少云，李博.信息化時代醫院檔案工作的管理與創新思路[J].河北企業，2014(5)：21-22.

篇6

關鍵詞：醫學院校 人事檔案 信息化管理

1.醫學院校人事檔案管理的特點及實現信息化的重要性

人事檔案是在人事管理活動中主要由人事、組織、勞資等部門在培養、選拔和調配等人事工作中的記錄材料，記載了個人在不同時期、不同階段的發展歷程，客觀記錄和反應了個人成長經歷、家庭基本情況、社會關系及個人德、能、勤、績等各方面的材料。高校人事檔案是人事部門對教職工管理的重要憑證和開展各項工作的基礎，高校對教職工的考核、調動、人才的選拔等重要人事活動都要以人事檔案為基礎。高校人事檔案對高校的師資隊伍建設、教學科研人才選拔、黨政管理都有著重大作用。高校人事檔案信息化管理就是將信息技術和成熟的檔案管理軟件運用到人事檔案管理工作中來，實現高校人事檔案信息的綜合管理和利用，提高人事檔案的管理水平和效率，為高校培養、選拔人才、建立人才信息庫提供數據基礎。然而醫學院校的人事檔案管理有著其特殊性，表現在：一般高校只是單純由院系組成，人員主要是教職員工；醫學院校不僅是由院系組成，還有附屬醫院、教學醫院，教職工不僅承擔各院系的教學工作，還承擔各附屬醫院、教學醫院的醫療工作，其人事檔案有著人員眾多、分布廣泛、專業性等特點。醫學院校的人事檔案實現信息化管理不僅對學校科研、教學人才的建設、人才庫信息資源的利用、共享有著極其重要的意義，對附屬醫院、教學醫院醫療人才的梯隊建設、醫療科研人才的選拔也有著重要的意義。

2.醫學院校人事檔案實現信息化存在的困難

信息化作為當今社會的大趨勢，它對人事檔案管理工作提出了新的要求，需要檔案管理工作者利用先進的科學技術和新的管理方法，提高人事檔案管理工作的效率和檔案信息的利用率，更好地為學校的人事工作服務。然而，大多數醫學院校對人事檔案的管理還處于傳統的管理模式，基本上還采用原始的手工方式，局限于紙質檔案的建立和保管層面，管理的重心還是實體管理，沒有隨著科學技術手段的不斷更新而實現人事檔案的信息化。人事檔案管理人員的計算機僅限于統計檔案數目和打印檔案目錄，無法對人事檔案內記錄的重要信息進行錄入、存儲和檢索，更無法實現對人事信息的篩選、排序、分類和統計，信息化管理水平較低。這也直接導致了大量涉及人事的數據統計工作只能依靠手工完成，造成了反復勞動和人力資源的極大浪費。醫學院校的人事檔案管理工作更有其特殊性，院校本部和附屬醫院、教學醫院人數龐大，分布分散，要實現信息化存在的困難眾多，例如：

2.1人事檔案管理模式落后

一些醫學院校對人事檔案的管理還處在傳統的手工保管模式，跟不上信息化時代的發展。雖然學校對檔案部門配備了計算機，但檔案部門對計算機的應用尚處在初步階段，甚至只限于簡單的利用EXCLE表格等辦公軟件對各下級單位檔案數的統計等，缺乏使用檔案信息軟件對人事檔案信息進行錄入和人事檔案資源利用。在這種落后的管理模式下，管理工作仍然是手工操作，導致人事檔案信息儲存少或幾乎沒有，從而大大影響了信息資源的利用，影響了工作效率。尤其是醫學院校這種比一般院校要人數龐大、分布分散的特殊院校來說，這種傳統的管理模式已不能適應學校快速發展的需要。

2.2人員配備、軟硬件設施投入不夠

實現人事檔案信息化管理是一項繁重的工作任務，需要通過檔案部門工作人員的不懈努力。但目前的情況是，大多數院校的人事檔案部門都存在人員配備不足的情況。雖然配有專門的部門或者專人，但對應龐大的檔案數，配備的人員嚴重不足；并且人事檔案信息化管理對檔案管理人員的要求更高，不僅要求管理人員不僅精通檔案管理業務，也要求掌握現代信息技術，利用計算機等現代化設備對人事檔案進行信息化管理。同時，人事檔案部門的計算機、打印機等硬件設備落后，并且缺乏掃描儀、微縮設備等這類檔案信息化必備的硬件設施。實用的檔案信息系統軟件的開發和利用更為缺乏，無法實現對人事檔案管理的信息化和資源的利用。

2.3對檔案信息資源的利用不夠

要實現人事檔案信息化管理其核心內容就是通過檔案信息資源的數字化和檔案管理過程的網絡化，對人事工作中產生的各類信息，特別是對教職工在教學科研工作中產生的豐富檔案信息，進行存儲、加工、檢索、傳輸，為學校人事檔案工作提供即時、高效的服務。只有實現了人事檔案資源的共享，才能提高人事檔案管理和利用效率。但目前人事檔案管理部門對檔案信息的管理只停留在使用簡單的EXCLE表格等辦公軟件對各下級單位檔案數、人員數的統計等，缺乏檔案信息軟件對信息進行錄入，對人事檔案資源的利用僅限于查詢各下屬單位的檔案數、人員基本情況等信息，利用率太低，無法實現對人事工作提供信息化的基礎數據支持。

3.醫學院校人事檔案實現信息化的途徑及辦法

3.1轉變管理模式，提高人事檔案信息化管理的現代化意識

要實現人事檔案信息化管理的目標，必須轉變當前傳統的管理模式，擺脫陳舊的管理思路，切實提高人事檔案工作質量和效率，需要學校及人事檔案管理人員提高現代化意識，利用現代信息技術，如計算機技術、數據庫技術、信息儲存技術、多媒體技術、安全保護技術、網絡通訊技術等對人事檔案進行信息化管理；用信息管理的理念創新工作理念，加強對人事檔案信息的綜合分析，多角度、多層次地探討檔案資源的開發，進一步提高信息利用率，促使人事檔案資源數據庫建設成為學校組織、人事等相關部門的信息庫和參謀部，并實現信息資源共享。

3.2培養檔案業務和信息技術復合型人才，加大軟硬件設施的投入

要實現人事檔案信息化管理，不僅要檔案管理人員具有較高的政治素質和扎實的業務知識，更需要掌握現代信息技術、熟練運用信息化設備的能力。醫學院校要重視復合型檔案人員的培養，這是推進醫學院校人事檔案信息化管理的核心工作，也是推動人事檔案建設的關鍵。同時加大人事檔案信息化的軟硬件設施投入，營造現代化檔案管理平臺，把傳統的手工保管模式轉變到服務現代人事管理和助力學校各項事業發展的重點上來，實現人事檔案管理的信息化。

3.3建立人事檔案信息數據庫，提高資源利用率，同時加強保密安全

人事檔案信息化管理系統的最重要的部分是建立人事檔案信息數據庫，它主要包括檔案人員的基本情況、職務和職稱情況，學習培訓情況、表現情況以及其他情況。它集中了組織、人事部門開展管理工作所需的全部基礎數據，利用率高，而且能夠消除重復的數據收集存儲，減少數據的冗余，是一個結構合理，功能完善，可共享的人才信息資源，可隨時為醫學院校各部門的業務管理提供多功能、深層次的信息服務。但是，人事檔案信息一旦實現了資源共享肯定存在著一定的風險，常發生在傳輸、錄入、存儲、調用等等過程中。因此，進行信息化管理必須加強檔案管理制度和信息技術兩方面的安全。一方面，完善檔案信息的安全管理制度，對檔案的保管；檔案材料的整理、歸檔；檔案信息的保護、傳輸以及利用要制定統一嚴格的流程，尤其是對管理人員對信息資源庫權限的控制，采用授權驗證入庫制度，防止無關人員的隨意進入；按照相應訪問者的身份，設置對人事檔案資料相應的訪問權限。另一方面，要加強安全技術和開發安全軟件，防止非法入侵。檔案信息資源的利用和共享依托了相應的網絡技術，加大了人事檔案信息泄密的風險，所以必須采用相應的安全技術，例如加密技術、防火墻技術、VPN技術、跟蹤監測技術、網絡病毒防治技術、數據資源備份等對資源數據進行安全保護，同時增強計算機防范病毒侵入的能力。只有這樣才能化解醫學院校人事檔案資源的安全保密與檔案資源利用、共享之間的矛盾，實現人事檔案信息化管理的目標，為學校的發展做出更大的貢獻。

參考文獻：

[1]邵海燕、陶萍.淺論人事檔案信息化管理的現狀和發展策略[D].沙洲職業工學院學報，2007.

篇7

關鍵詞：檔案隊伍；結構問題；調整優化；思路措施

1 河南油田檔案隊伍結構的現狀、問題及成因

長期以來，河南油田檔案隊伍普遍存在著“四化一失衡”的突出問題（即年齡老化、知識老化、能力退化、非專業化，結構嚴重失衡），已經成為制約油田企業檔案事業科學發展的人力人才資源的“瓶頸”。如何破解這一難題，這是擺在檔案部門面前亟待研究解決的重大課題，必須引起足夠重視，并采取有效措施逐步加以解決。

1.1 調查摸底。為適應新形勢下油田企業檔案事業科學發展的需要，全面了解掌握檔案隊伍結構基本情況的第一手資料，為逐步調整優化檔案隊伍結構提供科學依據，河南油田檔案館于2012年3月組織開展了檔案隊伍結構基本情況調查摸底工作。檔案館設計了專職檔案人員基本情況調查表，并下發專門通知，對調查摸底工作提出明確要求。各單位檔案部門積極行動，組織專職檔案人員認真填報調查表，經本單位檔案主管部門審核、人事部門審定后，上報檔案館匯總，以確保調查摸底資料的真實可靠。

1.2 結構現狀。經統計匯總， 截至2012年3月底，河南油田共有專職檔案人員122人。隊伍結構現狀的基本情況見下表：

綜合解讀上表，可以看出以下幾個方面的特點和問題：

一是檔案隊伍中女性職工居絕對多數，占80%以上，男性職工相對較少，不足20%；

二是黨員不足30%，低于油田干部隊伍中黨員的平均比例水平；

三是中專、高中、技校及初中學歷占18%，這部分人員文化程度明顯偏底，計算機及網絡技術水平相對落后，難以適應現代檔案管理工作和檔案信息化管理的需要；

四是檔案管理、計算機及網絡信息技術、石油工程及相關專業等三大主體專業不足43%，而非檔案及非油田主體專業占57%以上，檔案隊伍非專業化的問題比較突出；

五是第一學歷為檔案管理的部分同志，大都是上個世紀八十年代中后期畢業的本科生，目前不同程度存在著知識老化、專業素質弱化、能力退化的問題，需要通過繼續教育或培訓“充電”逐步實現知識更新和能力提升；

六是高級及中級職稱人員只占45%，而初級職稱及無職稱人員近55%，亦即目前仍有半數以上人員尚未達到中等專業技術水平，說明專業技術力量比較薄弱；

七是目前檔案隊伍中專家型、復合型、全能型人才比較缺乏，少數具有高級職稱和中級職稱的同志，存在“高職低能”的問題，即具有的職稱等級與具備的能力不匹配，在實際工作中難以發揮骨干作用，需要盡快提升綜合素質和能力水平；

八是年齡老化問題異常突出，30歲以下人員是個空當，30～40歲人員不足15%，而40歲以上人員高達85%以上，而且其中有近半數的人員將在今后1～5年內相繼達到退休年齡，目前已經進入退休高峰期。因此，解決隊伍新老接替問題已刻不容緩、迫在眉睫。

綜合上述情況，河南油田檔案隊伍結構現狀和存在的突出問題，比較符合中國石化所總結出的檔案隊伍普遍存在的“四多四少”現象（即女同志多、男同志少，年齡大的多、年輕的少，文化程度低的多、文化程度高的少，照顧安置的多、加強工作的少）。根據目前掌握的情況，河南油田檔案隊伍結構現狀、特點和問題，在中國石化具有一定的代表性、普遍性。可以這么說，河南油田檔案隊伍的結構情況，是整個中國石化檔案隊伍的縮影。

需要明確一點，勇于查找和正視檔案隊伍存在的問題，并不否定檔案隊伍建設所取得的成績。只有不斷地查找問題、研究問題和解決問題，才能謀取新突破、新跨越、新發展，這本身就是科學發展觀的應有之義。

1.3 成因分析。客觀地講，造成這種隊伍結構現狀和不良局面，其原因是多方面、多層面的。既有歷史原因，也有現實原因；既有管理體制方面原因，也有運行機制方面原因；既有客觀原因，也有主觀原因。從總體上綜合分析，筆者認為有以下幾個方面的主要原因：

一是企業檔案管理的弱勢地位，不利于隊伍建設和結構調整優化。企業檔案管理存在的“三性”（即在企業管理環節所處位置的末端性、檔案工作的后臺性、發揮作用或產生效益的漸顯性），決定了檔案隊伍、檔案部門、檔案工作最容易被忽視。加之部分領導干部對檔案工作的地位、作用、重要性認識不到位，重視程度不夠，投入力度不夠，客觀上造成了檔案隊伍、檔案部門、檔案工作已經或正在被不同程度地“邊緣化”。

二是內外環境因素的影響和限制，造成隊伍結構失衡和難以調整優化。從社會大環境來看，全員性的檔案法制意識和檔案意識沒有牢固樹立，全國上下普遍重視檔案工作的大環境尚在形成的過程當中。從企業內部環境來看，目前許多職工群眾甚至部分領導干部認為，檔案工作是一項無關緊要的一般性、極平凡的工作，沒有“高精尖”的技術含量，從事檔案工作不需要多大本事，什么人都可以干，這是其一。其二，正是部分領導干部有這樣的看法和意識，過去一度把檔案部門當作職工養老養病的地方，將其他系統退下來的“老弱病殘”人員照顧安置到檔案部門，使檔案隊伍成為名副其實的弱勢群體。其三，由于歷史欠賬太多，基層單位檔案部門和檔案人員辦公條件較差，檔案庫房基礎設施普遍落后，部分檔案人員的待遇偏低，這些因素勢必對檔案隊伍建設和結構調整優化造成不容忽視的負面影響。

三是部分基層檔案主管部門和檔案人員不作為，影響了隊伍結構調整優化。通過對基層單位檔案工作綜合調研，了解到部分基層檔案主管部門放松對檔案人員的管理、教育和培養，對檔案人員的調入和調出不進行嚴格把關，需要的人員進不來、留不住，不需要的人員調入時一路綠燈、暢通無阻，人員流動比較頻繁和隨意。少數基層檔案人員的確存在著不作為、混日子的思想和“低老壞”（低水平、老毛病、壞習慣）的問題，有的檔案人員自身定位不準，把自己當成資料整理員、庫房保管員，長年從事檔案資料收收發發、存存取取等重復性簡單勞動，本該大顯身手的檔案資源研究開發和檔案服務利用卻沒有太大的作為，檔案管理的效能低下，檔案部門、檔案人員和檔案工作的地位、作用和效益得不到彰顯，企業當然不會把優質人力人才資源配置到檔案部門、充實到檔案隊伍中來。因此，檔案隊伍現狀不容樂觀、令人擔憂，存在結構失衡、有待優化的問題，也就不足為奇了。

2 檔案隊伍結構調整優化的目標、思路和措施

隊伍是制勝之本、發展之基、力量之源。如果沒有一支結構相對合理、綜合素質高、業務技能強、作風形象好，善管理、能吃苦、勤鉆研、肯奉獻的過硬隊伍，實現檔案事業科學發展只能是一句空話。因此，必須在持續加強隊伍建設的同時，不斷調整優化隊伍結構，以提升隊伍的凝聚力、戰斗力、執行力和管理效能。

2.1 調整優化的原則。調整優化隊伍結構，必須遵循一條基本原則，就是隊伍的管理幅度、工作職責、所承擔的工作量要與人員數量、管理力量、業務能力相匹配，在學歷、專業、年齡等方面形成相對合理的梯次結構，有效遏制檔案隊伍“邊緣化”趨勢，確保檔案事業可持續發展，努力使檔案管理水平、檔案事業發展目標與企業發展狀況、發展戰略目標相適應，實現人力人才資源配置方案最優化、效益最大化。

2.2 調整優化的目標。檔案隊伍結構調整優化只是一個定性的動態概念。能否確定一套切實可行的量化標準，作為企業檔案隊伍調整優化的追求目標，目前國內外業界尚無定論。如果確定的目標過低或過于保守，無法滿足實際工作需要，也將影響企業檔案事業的可持續發展；相反，如果確定的目標過高或超越現實承受能力，則可能使調整優化目標難以實現，即使實現了，也將在一定程度上造成人力人才資源的浪費。筆者認為，中國石化檔案工作評價指標體系明確的檔案隊伍結構合理目標參考值，具有一定的針對性、指導性和可操作性，可以作為石油石化企業檔案隊伍結構調整優化的指導性目標：即大專以上學歷80%；檔案管理專業人員40%以上、信息技術專業人員10%以上、主營業務人員20%以上；40歲以上40%，30～40歲40%，30歲以下20%。當然，每個企業的情況不同，在統籌配置人力人才資源時，應根據實際工作需要，研究確定相對合理的檔案隊伍結構調整優化的愿景目標。

2.3 調整優化的思路。如何在目前專業化管理改革沒有完全到位、檔案管理存在條塊分割的體制機制情況下，有效破解檔案隊伍結構嚴重失衡的難題，努力實現河南油田“十二五”檔案事業跨越式發展目標，首要的一條，就是要從加強檔案隊伍建設抓起，著力持續調整優化隊伍結構。即在堅持狠抓隊伍的思想政治建設、作風形象建設、業務技能建設和黨風廉政建設等“四大建設”不放松的基礎上，牢牢抓住隊伍新老接替的歷史機遇，著力調整優化檔案隊伍結構，到“十二五”末，基本完成隊伍新老接替任務，努力實現隊伍結構調整優化目標。

2.4 調整優化的措施。今年上半年，河南油田檔案館以《檔案工作動態》信息形式，將檔案隊伍結構現狀基本情況調查結果向全油田進行了通報，引起各級領導干部的廣泛關注和重視。目前，油田各基層單位正在按照檔案館提出的建議措施，著手解決人員接替和隊伍結構調整優化問題。為了加強對基層單位的宏觀指導，提出了檔案隊伍結構調整優化的建議措施。

一是要把檔案隊伍建設、人員接替和結構調整優化提升到企業發展戰略的高度，予以重視和著力推進，把檔案部門的人力人才需求納入企業干部人事部門議事辦事日程，研究制定并實施檔案隊伍結構調整優化措施方案，合理調配人力人才資源，實現常態化管理，形成持續調整優化檔案隊伍結構的長效機制；

二是根據企業檔案事業發展戰略和實際工作的需要，適當引進一些檔案、計算機及信息技術專業的本科及以上學歷的大學畢業生，在基層單位鍛煉后適時充實到檔案部門；

三是在企業內部人力人才資源統籌調配時，適當考慮將一些綜合素質好、熱愛檔案事業，專業對口、專業相近（如檔案、計算機、信息、圖書、情報）或石油及相關專業的專業技術干部，及時調整充實到檔案隊伍中來；

四是把好檔案隊伍調整的“入口”關和“出口”關，在解決檔案人員新老接替時，可以考慮采取公開招聘的方式，盡量選拔那些年輕有為、事業心和責任心強、有志于在檔案崗位建功立業的干部職工從事檔案工作，同時還要采取一些事業留人、待遇留人、環境留人和感情留人的政策措施，避免檔案管理人才流失；

篇8

以完成縣政府下達的城鄉居民社會養老保險目標任務和基金征收為重點，兼顧檔案管理、經辦服務等方面進行全面考核。

（一）鎮考核內容和計分分值

1.工作績效（80分）

（1）目標任務完成情況（55分）。考核60周歲以上符合領取條件人員發放率和16-59周歲符合參保條件人員參（續）保繳費率。

（2）繳費標準（25分）。考核參保人員人均繳費標準。

2.基礎管理（16分）

（1）檔案管理情況（10分）。考核轄區內人員基本情況臺賬和參保人員檔案的建立、分類、保存、利用情況。

（2）服務情況（3分）。考核各鎮及時準確上報參保人員退休申報、人員變動、死亡等情況，參保人員對服務的滿意度，窗口服務條件等情況。

（3）統計和宣傳情況（3分）。考核完成上級主管部門部署的統計報表、總結材料、參加會議的情況；考核通過各種宣傳方式推介工作經驗和做法的情況。

3.其他工作（4分）

考核工作推進和目標考評的制度及落實情況；階段性工作任務完成情況；鎮事務所專管員和村協辦員的配備、必需的工作經費和設備設施安排情況。

（二）村考核內容和計分分值

1.工作績效（85分）

（1）目標任務完成情況（55分）。考核60周歲以上符合領取條件人員發放率和16-59周歲符合參保條件人員參（續）保繳費率。

（2）繳費標準（30分）。考核參保人員人均繳費標準。

2.基礎管理（15分）

（1）檔案管理情況（10分）。考核轄區內人員基本情況臺賬和參保人員檔案的建立、分類、保存、利用情況。

（2）服務情況（5分）。考核各村準確及時上報參保人員退休申報、人員變動、死亡等情況。

二、考核程序

（一）鎮考核程序

各鎮在每年12月31日前將工作總結材料和自評分報縣城鄉居民社會養老保險試點工作領導小組辦公室。經領導小組同意，由領導小組辦公室組織縣人社局、財政局等單位有關人員組成考核組，對各鎮進行全面考核。通過查閱資料、實地查看等形式予以考核。

（二）村考核程序

按照城鄉居民社會養老保險數據庫各村當年實際繳費人數和人均繳費標準，通過送檢資料的形式予以考核。

三、評優和獎勵

（一）鎮級評優和獎勵

將城鄉居民社會養老保險工作列入鎮崗位目標責任制方法考核范圍，考核結果按目標考核權數折算分值抄告縣考核辦，作為縣委、縣政府對鎮綜合考評的計分依據。對完成目標任務、考核前3名的鎮，縣政府給予通報表彰和獎勵，對完不成任務的鎮給予通報批評。第一名獎金10萬元，第二名獎金8萬元，第三名獎金5萬元。

（二）村級評優和獎勵

篇9

摘 要 結合新時期和新形勢，介紹了人事檔案管理模式轉化的表現，指出了人事檔案管理模式轉化的意義，并提出相應的人事檔案管理對策，主要包括創新人事檔案管理體制、重視現代信息技術應用、提高管理人員綜合水平等內容。

關鍵詞 人事檔案 管理模式 管理體制 管理人員素質

人事檔案是單位的一項重要工作，對掌握員工的基本情況，提高人力資源利用效率具有重要影響。隨著計算機和信息技術的發展和應用，再加上管理體制創新，人事檔案管理模式出現了變革和轉化，對檔案管理工作也提出了更高要求。但一些單位沒有及時完善管理體系，創新管理方式，制約人事檔案管理水平提升，需要采取措施改進和完善。

一、人事檔案管理模式轉化的表現

隨著信息技術、計算機技術的發展和應用，人事檔案管理模式也出現轉化。構建開放的、社會化的管理模式，提高檔案工作服務質量，有利于促進個人與組織協調發展，激發個人潛能，讓他們為單位發展做出更大貢獻。

1.人事檔案需求多樣化。市場競爭的核心是人才競爭，為促進單位發展，應該優化人力資源配置。在招聘、選撥、錄用人才時，要注重人事檔案的科學利用，滿足單位各項工作需要。隨著人才管理方式改進，再加上信息技術的利用，人事檔案的內容、載體、傳遞方式、利用手段等方面的多樣化趨勢越來越明顯。以前人事檔案只適用于單位內部的觀念越來越不適應管理工作需要。在新形勢下，人事檔案不僅是組織的需要，同時也越來越為個人所重視，尤其是那些與個人利益密切相關的人事檔案，其利用程度不斷加深。盡管個人和組織對人事檔案的要求和目的不完全一樣，但對人事檔案需求的多樣化目的是毋庸置疑的。

2.人事檔案結構復雜化。人事檔案的內容多樣，來源廣泛，檔案信息資源結構具有明顯的復雜化特征。以前的人事檔案采用封閉式管理模式，檔案信息資源的搜集、處理和利用屬于單位內部的檔案管理人員，檔案內容和結構也相對比較簡單。而在現代社會，人事檔案信息資源的來源越來越廣泛，不僅包括單位內部人員，同時也包括單位外部人員。由于不同人員的身份、人身閱歷、學歷、工作經驗等不同，導致人事檔案的結構也日趨復雜化，也使檔案組成的成分和組成內容變得豐富多彩。

3.人事檔案服務開放性。隨著市場經濟發展和互聯網技術的應用，人事檔案的神秘性逐漸弱化，再加上管理制度的完善，管理人員素質提升，有力的推動了人事檔案管理的開放化進程，對提高檔案管理服務水平也產生積極作用。在利用互聯網技術和信息技術開展人事檔案管理時，要構建完善的數據庫，重視密鑰技術、防火墻技術等的應用，保護個人隱私，確保人事檔案資料完整，進而促進人事檔案信息資源的有效交流和作用的充分發揮。

二、人事檔案管理模式轉化的意義

通過創新管理模式，完善管理制度，有利于轉變人事檔案管理理念，提高檔案管理水平，對工作人員和單位運行發展也產生積極作用。

1.及時了解工作人員信息，優化人力資源配置。人事檔案主要記錄個人的學習和工作經歷，歸納總結個人的活動參與情況、政治面貌等，同時還要進行備份與存儲，方便檔案資料查詢。它具有全面性、嚴肅性、真實性、可靠性等特點，是單位用人的重要數據和歷史資料，對有效開展人事管理產生積極影響。作為檔案管理人員，應該順應時展趨勢，轉變管理模式，創新管理理念，注重搜集并分析人事檔案管理的各種資源，及時、全面掌握工作人員的詳細信息。進而合理安排工作人員的崗位，明確他們的職責，有利于優化人力資源配置，激發員工活力。

2.維護員工的正當權益，促進單位的有效發展。人事檔案管理也是單位管理的重要組成部分，新形勢下，通過分析人事檔案信息資源，有利于掌握員工基本情況，對他們的工作進行合理安排，讓他們努力找到適合的工作崗位。并掌握員工需求，幫助他們排解困難，維護員工正當權益，進而讓每位員工努力找到合適的崗位，在崗位上做出業績，也有利于促進單位的發展和進步。

三、人事檔案管理模式轉化的對策

為順應人事檔案管理模式轉化的趨勢，提高檔案管理工作水平，可以采取以下改進措施。例如，創新人事檔案管理體制，構建完善的管理制度，明確管理人員職責，落實責任制，讓他們認真履行職責。建立獎懲激勵機制，激發員工熱情。重視現代信息技術應用，提高管理人員的綜合水平，推動人事檔案管理數字化進程，促進人事檔案管理水平提升。

四、結語

總之，在信息技術發展和管理體制不斷創新的前提下，人事檔案管理模式也出現了相應的轉化。把握這種趨勢，提高人事檔案管理水平和檔案資源利用效率，這是每個管理人員不可忽視的內容。應該革新思想觀念，完善管理體制，提高管理人員素質，從而順應人事檔案管理模式轉化的趨勢，促進管理工作水平提升，讓人事檔案更為有效的發揮作用。

參考文獻：

篇10

關鍵詞：中職學校；檔案管理；信息化；數據庫

檔案管理是學校管理的重要基礎工作，涵蓋學校管理、教育教學活動、教育科研工作和教育督導評估等重要資料的管理。傳統的檔案管理幾乎全是書面文件，容易損壞也容易檢索，隨著信息技術的發展，信息化管理易檢索、不容易丟失的優勢逐漸顯露出來，這就要求我們檔案管理人員一定要充分發揮信息優勢輔助和細化檔案管理。

中職檔案信息化是檔案管理工作的必然趨勢。本文從三個方面進行了中職學校檔案信息化工作開展的全面研究。

一、建設高質量的檔案信息數據庫

中職學校檔案信息化建設必須要重視信息數據庫的建設，因為一直以來中職檔案管理工作往往會因為缺乏信息化內容而突顯出一些棘手的問題，而且單一的存儲模式也容易出現檔案內容的損壞、丟失等問題，檔案數據庫的建設能夠解決這些問題，為了建設高質量的檔案信息數據庫要從這幾方面做起：首先，要建設高質量的檔案信息數據庫，將所有的紙化檔案進行重點篩選，完成信息數據庫的建設。按照《紙質檔案數字化技術規范》，對原有館藏傳統載體檔案進行數字化轉換。其次，要實現數據庫的共享建設。在共享建設的過程中要按數據庫用戶數量、連接系統的數量等來確定優先順序。在此基礎上進行共享數據庫的邏輯結構設計。通過數據庫共享建設中職學校校內的各類檔案之間可以共享，保證不同側重點的檔案管理內容能夠實現共同管理，信息共享，避免了重復工作；校外的相關信息能夠共享則能夠保證中職院校的檔案內容與其他高等院校、相關用人企業之間可以進行信息溝通，保證中職學生能夠獲得更高學歷進修、參加企業內部招聘的機會。

二、數字化工具更新檔案信息內容

檔案建設最為復雜的內容就是需要不斷地更新信息內容，諸如學生的基本情況、教師的學歷情況、學校的發展歷程等都需要隨著時間的推進而不斷發展。在信息化檔案管理建設的過程中，可以利用數字化工具進行隨時的檔案更新。首先，要選擇有效的數據化工具。這些更新軟件要保證能夠建立數據庫更新平臺，并在原有的數據庫基礎上開展、更新工作，保證滿足中職學校的人事、教育教學等檔案內容的隨時更新，并保證對檔案內容的管理更為標準化、可視化、自動化，確保系統運行的穩定性、兼容性、整體性和延續性。其次，在進行數字化工具更新的過程中要一方面保證自動化升級，當文件保存系統自動升級時，保存在系統內的檔案將隨系統的更新和遷移。另一方面則要保證更新過程中的數據庫的穩定性，使得原有的內容能夠備份保留。另外，在進行更新管理的過程中要對數字化檔案資源進行安全管理和維護，有效地應用身份認證、識別文件加密等設置能夠確保檔案信息資源的安全。

三、發揮檔案信息化人才作用

在檔案信息化管理的過程中必須發揮管理人才的能動作用，因為任何先進的技術和設備都需要人的能動操作，在這個過程中檔案人員的信息化能力必須得到提升。首先，要加強技能培訓。中職學校檔案信息化建設過程中，管理人員需要具備基本操作技能：（1）把固化在紙質載體匯集成系統檔案信息，以數字化方式輸入計算機上網。（2）利用數字照相、掃描等技術將檔案原件進行數字化處理。（3）直接在辦公自動化過程中形成規范的電子文件信息。（4）能夠迅速掌握新型軟件技術，保證能夠隨時進行數據庫更新管理。除了基本操作技能之外，檔案信息化管理人員還必須要有超強的檔案管理素質。（1）較強的檔案保密能力，能夠隨時保證檔案信息不泄露，能夠以基本的檔案工作人員的素質要求自己，尤其是面對信息化的檔案內容要有檔案保密的技術應用能力。（2）有合理化應用檔案信息的能力，能夠著眼于信息檔案的應用。為了實現這些能力，中職學校要組織檔案工作人員進行培訓。對于新任檔案員工作的教師要進行崗位培訓，保證工作人員能夠迅速了解檔案工作的內容，樹立正確的檔案管理思想。

綜上所述，中職學校應建設健全高質量的檔案信息數據庫，利用數字化工具更新檔案信息內容。只有這樣才能實現中職學校檔案信息化管理工作的規范化和標準化。