檔案管理知識培訓范文
時間：2023-11-30 17:44:58
導語：如何才能寫好一篇檔案管理知識培訓，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公文云整理的十篇范文，供你借鑒。
篇1
科研單位教育培訓檔案不僅能真實記錄和反映員工在職期間接受教育培訓的具體情況，為本單位制定人才發展戰略提供實際依據，還能成為才人培養的一座潛在的巨大寶庫。在當今知識管理和信息化管理的時代浪潮引領下，科研單位結合信息化技術手段，將知識管理理念導入教育培訓檔案管理，令其重新升級“鍛造”，便能激發其蘊藏的巨大潛力，為集體源源不斷地提供知識營養，積累知識財富，哺育科研單位整體人才隊伍，成為本單位可持續發展的重要力量來源。
一、導入知識管理理念
創新是科研單位永恒的主題，而知識的存量、積累是科研單位競爭優勢的根本來源和創新的核心原動力。知識管理即是通過對知識的獲取、創造、存儲、分享、整合、利用、更新等過程將知識不斷的反饋到知識系統中，形成持續積累的知識資源和智慧資本?？蒲袉挝煌ㄟ^有效的知識管理，整合顯性知識（以文字、符號、圖形等方式直接表達的知識，如設計方案、裝置圖表、技術規格書、模型、程序、公式等）并挖掘出隱性知識（非直接表達或難以明確表述的存在于人的思維大腦中的知識，如經驗、心得、感悟、洞察力等），同時以開放、扁平化的管理模式充分發揮知識主體的能動性，使員工個人與單位集體的知識都得到有效利用和積極發展，最終達到知識不斷創新、知識系統循環上升的目的，推動科研單位的創新發展和人才隊伍培養，使其具備優秀的競爭力。在知識管理的概念中，知識的沉淀、共享和學習是知識管理的基石，是組成“知識之輪”的三個重要環節，而科研單位教育培訓檔案則可為“知識之輪”的高效運轉提供強有力的支持。通常情況下，教育培訓檔案分為員工培訓檔案、培訓管理檔案和培訓知識檔案三大類：員工培訓檔案是科研單位管理部門為員工建立的培訓項目記錄性材料，包含員工姓名、部門、培訓時間、地點、名稱、內容、學時、組織單位、主講老師等相關信息；培訓管理檔案是指在培訓管理過程中形成的材料文件，如年度培訓計劃、建議書、評估報告、師資檔案、培訓證書、培訓機構檔案等；培訓知識檔案則是科研單位不斷積累完善的知識數據檔案，例如培訓書籍、講義、PPT、錄像、DVD等各類信息數據。對應知識管理，科研單位收集、整理、建立教育培訓檔案的過程即是對知識的獲取、沉淀與整合；利用信息化技術在單位內部建設運行教育培訓系統平臺即可形成有效的知識管理系統；員工通過該系統共享、利用各類教育培訓知識資源即實現了知識在組織內部的分享。此外，經過知識主體（管理者與員工）的主動收集、整理和再加工，還能深度挖掘出隱性的教育培訓知識（例如以總結、交流等形式獲取主講人和參培人員的個體經驗），將隱性知識轉化為顯性知識，豐富本單位整體教育培訓資源；同時，員工在利用共享培訓資源進行知識的學習、消化后，經過工作實踐又可將原獲取的知識進行創新發展并再次反饋系統平臺，使教育培訓知識系統持續螺旋式上升。
二、數字化構建系統平臺
以知識管理為導向的教育培訓檔案管理需要借助現代信息科技力量?？蒲袉挝豢梢越Y合具體工作實際，以分析知識需求為前提，以實現教育培訓知識在本單位內最大分享和利用、創造出最大價值為目的，構建出符合自身特色的數字化教育培訓系統平臺，從而形成有效的教育培訓知識管理系統，幫助單位和個人獲得更好的知識收益。以科研單位A為例，經過前期對員工教育知識需求的調研和梳理，結合內部管理要求，科研單位A將教育培訓系統平臺劃分為了“培訓管理”“培訓資源庫”“在線培訓”三大模塊：（一）“培訓管理”模塊。該模塊下設員工培訓登記、培訓記錄查詢、培訓證書庫、師資檔案庫、歷年培訓計劃、培訓評估報告、個人培訓記錄等專欄，主要涵蓋了員工培訓檔案與培訓管理檔案的內容。其中，師資檔案庫面向全體員工開放（錄入了內外部講師個人基本信息及教學的主要方向和特色），方便有學習需求的員工了解相關師資力量；個人培訓記錄專欄向員工個人開放，員工可全面掌握個人受教育培訓的情況；其余專欄則面向管理人員，通過數字化技術對教育培訓檔案實施動態監管——管理人員在員工培訓登記專欄內以培訓項目為單位錄入本部門員工培訓信息，并以附件形式上傳培訓教材、證書和簽到表掃描件，經部門領導審核后生成《人員培訓記錄表》（含培訓時間、地點、內容、學時、組織單位、主講老師、參訓員工姓名、記錄人、考核方式、效果評價等信息）；同時系統將各培訓項目信息整合后自動生成以員工“個人”為單位的《員工培訓記錄總表》，不僅可以實時反映本單位教育培訓的全面最新信息，還具備一定的數據分析處理功能，如匯總員工個人、科室部門、本單位的年度培訓學時，或分析各類培訓的比例以及各部門的培訓情況比較……這些數據是培訓評估報告的重要數據支撐，為來年制訂培訓計劃提供了有效依據。（二）“培訓資源庫”模塊。培訓資源庫是教育培訓平臺中知識共享的重要承載體之一，按教育培訓種類規劃為專業技能培訓、質量培訓、安全環保培訓、資質培訓、信息系統培訓等專欄，同時按組織級別分為外部培訓、院內培訓、所內培訓、科室培訓、專業組培訓，還根據科研單位A的實際需求增加了特色項目：工作經驗交流專區。培訓資源庫配備搜索功能，員工可按感興趣的培訓項目、內容、組織部門、載體類型等關鍵詞進行綜合查詢。庫內教學資源類型豐富多樣，既有普通文檔類教材，也有PPT、視頻等新媒體類資源，其來源途徑除靠各級培訓管理部門的主動搜集還依靠廣大員工的積極分享。例如，人力資源部門邀請某外單位專家來所開展專題講座，經講師允許，其授課PPT以及教學現場的錄像視頻作為本單位教育培訓資源由組織部門上傳至培訓資源庫（屬性為外部培訓、專業培訓）；與此同時，圍繞該教學資源點，參加現場培訓的許多員工自發上傳了個人的聽課筆記以及課后的教學問答交流記錄、心得體驗。又如，某項目組人員在該項目完成節點后進行內部工作小結和交流，梳理了項目總體進展，分析了項目推進中發生的具體問題，總結了應對問題行之有效的解決措施以及技術、管理方面的經驗——這些既包含了顯性的知識點（項目工作進程、問題、解決方案、成效等），又包含了許多隱性知識點（技術經驗、項目管理經驗等），會議記錄人員經過挖掘、整理、加工將其轉化成新的教育培訓知識上傳系統，與其他項目組成員共同交流分享。此外，普通員工還能針對工作中遇上的某項技術難點或自己感興趣的問題在工作經驗交流專區中發起在線討論，與其他共同關注此話題的員工展開深入探討。（三）“在線培訓”模塊。此模塊為培訓組織部門提供了線上教學的新型培訓方式。某些面向全體員工的宣貫類、職能管理類的培訓，往往因為人員眾多又比較分散難以一次性集中組織，而在線培訓可以靈活解決上述問題。例如科研單位A按計劃在內部召開年度安全教育培訓，組織部門即在此模塊下新建一項面向全體員工的專題安全教育培訓流程（附注培訓性質和具體要求），并將安全宣傳視頻、PPT等培訓材料上傳系統。該流程通過審批后由平臺及時推送至全體員工個人，員工點擊流程在線瀏覽安全教育材料按要求完成全部自學，系統即自動記錄員工在線學習時間并生成相應的培訓記錄，同時向組織部門實時反饋本次培訓的最新進展和總體情況，向未及時完成培訓的員工個人發送培訓提醒。
三、科學管理，充分實現教育培訓檔案的知識利用
（一）制度和組織保障。充分實現教育培訓檔案的知識利用離不開科學管理與必要的制度、組織保障?？蒲袉挝粦Y合實際工作建立一整套知識管理制度或具體的教育培訓知識管理細則，設立教育培訓知識管理的歸口部門、管理負責人、各級管理員、聯絡員、審核員崗位并明確其具體職責，規范教育培訓知識的產生、收集、積累途徑、具備的要素和內容、審核、評定以及具體使用等。同時，教育培訓系統平臺的建設與維護也需要有力保障，一方面由系統管理員進行權限設置、運行監控、數據庫備份、防火墻布置、病毒查殺等系統維護工作，保證該系統的正常運行；另一方面需由特定管理人員收集各方使用反饋意見，根據實踐和具體情況對平臺進行持續的優化和完善。（二）有效的激勵主觀能動性。知識共享是知識管理的基石，知識擁有者和知識需求者通過互動與交流實現集體知識的增值。員工對知識共享的積極態度在科研單位教育培訓系統的知識積累與利用中起到了非常關鍵的作用。為了鼓勵和引導每一位員工積極參與本單位知識的創造和積累活動，科研單位在為知識管理提供制度和組織保障外，還應制定一套有效的激勵機制，實施一系列知識共享獎勵舉措，例如建立員工知識貢獻積分獎勵制度：凡在教育培訓系統平臺中分享個人知識經驗的員工均可獲得初始分值，再根據該知識經驗的共享反饋情況及評定結果累積分值，科研單位對年度內積分排名靠前或對集體有突出知識貢獻的員工進行評優獎勵，還可將知識共享積分納入年度員工績效考核，充分調動員工的主觀能動性，在單位內部營造出良好的知識共享氛圍。
四、總結語
綜上所述，科研單位以知識管理為導向數字化構建教育培訓檔案，通過科學規劃建立并有效運行教育培訓系統平臺，既能使傳統的教育培訓檔案實現高效的動態化實時管理，又能充分挖掘科研單位內外部教育培訓知識資源，將隱性知識轉化為顯性知識在集體內部分享、再創造，實現科研單位知識財富的持續積累，使教育培訓檔案得到最大程度的利用，促進科研單位的創新發展和人才培養。
【論文參考】
[1]劉璇,張朋柱.知識管理在科研網絡及企業中的應用研究[M].上海交通大學出版社,2015.
篇2
中圖分類號：G27 文獻標識碼：A文章編號：1003-2738（2011）12-0221-02
摘要：檔案信息化人才建設是人才強國戰略的重要內容，是國家高層次人才建設的重要組成部分，也直接關系到檔案管理事業的發展和興衰。通過對檔案信息化人才現狀的綜合分析，提出了檔案信息化建設對人才需求的能力、結構、知識、層次等模塊分析結果，給出了人才建設的幾項措施和建議，對檔案信息化人才建設有一定的指導作用。
關鍵詞：檔案信息化；人才建設；模塊
檔案信息化改革和發展的核心問題是人才問題，檔案管理信息化事業應樹立人才資源是第一資源、人才優勢是最大優勢的觀念。從一定意義上說，檔案管理信息化事業人才建設是人才強國戰略的重要內容，是國家高層次人才建設的重要組成部分；另外，檔案管理信息化事業的人才狀況也直接關系到檔案管理事業的發展和整個檔案管理事業的興衰，因此，加強人才建設，也是檔案管理事業自身發展的必然選擇。
一、檔案信息化人才建設現狀
隨著我們國家對檔案信息化建設工作的重視力度不斷加大，人才建設取得了巨大的進步，在一定程度上緩解了檔案信息化建設人才瓶頸，基本上能滿足當前檔案信息化建設的需要。但是，從檔案信息化建設的實際出發，檔案信息化建設人才建設還存在著許多函待解決的問題，有待于進一步更新觀念，采取得力措施，鼓勵和引進社會優秀人才充實到檔案信息化建設人才當中。
1.檔案職業隊伍的信息化素養總體偏低，不能適應檔案信息化發展的需要。85%以上的領導干部對信息化建設缺乏必要的了解和掌握，外行領導內行的現象比較普遍，個別人對信息化存在輕視甚至排斥的心理。
2.技術型人才嚴重不足。據調查顯示，目前我國從事檔案管理工作的人員當中具有信息技術專業背景的人員的比例還不到10%，遠遠低于歐美發達國家大于60%的從業比例，還存在著較大的差距和不足。
3.人才流失嚴重，人才缺口很大，人才結構不平衡。隨著檔案管理事業規模的擴大，各檔案局、館對各方面人才的需求也隨之增加。但普遍存在學歷和職稱偏低、隊伍數量不足、人才資源稀缺的問題，人才建設跟不上形勢發展的步伐。另外，優秀人才又不斷流失，大多數流向了社會其他行業。
4.缺乏創造性的制度機制和政策環境，人才穩定性差。一是思想觀念陳舊，官本位意識較濃，檔案人員地位普遍不高。二是市場人才配置的作用還沒有充分發揮，知識和人才的價值沒能得到充分體現。三是科學化管理程度不高。
二、檔案信息化建設對人才需求模塊分析
（一）素質模塊分析。
檔案管理人員必須具有較高的政治素質、良好的職業道德和崇高的敬業精神，這一方面是由檔案管理工作的政治性、服務性決定的，另一方面也是由檔案管理工作的保密性、服務性所決定。
1.堅定的政治信念。檔案工作是一項政治性、機密性很強的工作。因此，檔案管理人員應嚴格遵守黨和國家的各項法律、方針、政策，嚴守機密，樹立政治意識和政治信念。
2.熱情的工作態度。檔案工作具有服務性強的特點，要求檔案管理人員要樹立愛業、敬業、奉獻的精神和不為名、不為利的價值觀。在服務態度上，力爭做到主動熱情、耐心周到。力爭把檔案的潛在價值轉化成有用性、可用性的社會效益和經濟效益。
3.嚴謹細致的工作作風。檔案工作不僅是一項政治性、服務性很強的工作，也是一項復雜、細致、煩瑣的工作，這就需要檔案管理人員具有嚴謹細致的工作作風。這種工作作風，要求我們整理檔案的區分全宗、分類立卷、編目、鑒定、確定保管期限、匯編、注釋檔集內容、利用檔案的咨詢等各個環節都要準確無誤。
4.較強的事業心。檔案的收集工作是一項難度較大的工作，這就要求檔案管理人員要在工作實踐中培養強烈的事業心，高度的責任感和使命感，耐得住寂寞，愿為檔案事業奉獻精力與時間，不為一時的困難所嚇倒，為檔案工作現代化建設勤奮學習，鉆研業務。
（二）能力模塊分析。
檔案信息化建設涉及數字化檔案信息資源建設、計算機網絡建設、辦公自動化和文檔一體化管理，簡言之，就是把計算機技術、通信技術、網絡技術等現代技術運用于文書工作和檔案管理，可謂一項檔案技術工程。這就要求檔案管理人員既要掌握檔案學基礎理論和檔案管理知識，還要掌握一些自然科學基礎理論知識、計算機技術、網絡技術和操作技能。
1.能熟練運用信息工具。作為檔案管理人員，要注重自我完善，掌握計算機理論知識和運用技能，使自己能熟練使用各種現代信息工具，特別是網絡傳輸工具，為更快、更好地開發檔案信息打下牢固的技術基礎。
2.能捕捉檔案信息。當今信息時代，社會將更多地從信息服務的功能上去要求和評價檔案部門。因此，檔案工作者必須具備較強的信息捕捉能力，不僅要熟練、快速地獲取本館所藏的檔案信息提供給利用者，而且要充分利用網絡的便利和優勢，熟悉網上的檔案信息資源，引導利用者獲得更多的檔案信息。
3.能鑒定有效的檔案信息。作為檔案管理人員，要把有價值的檔案信息有效地傳遞給檔案利用者，這是利用者評價檔案部門信息服務質量的一個重要標準。網絡環境下，信息份量重大，內容也十分蕪雜，檔案工作者必須具備比以往更強的鑒定評估能力，對檔案信息進行判斷、鑒選、分析，從中篩選出對特定利用者有用的部分，為利用者提供優質的服務。
4.能加工、提煉檔案信息。信息社會，檔案利用者更需要“精要”信息，提供“原件”已遠遠無法滿足他們的需求。這就要求檔案工作者提高對檔案信息的加工、提煉能力。許多檔案信息具有多重價值，從不同角度進行加工，剔除其中的無用成分，重新組合，將產生出新的檔案信息產品。從而實現檔案信息的滲透增值能力，達到高效利用的目的。
（三）結構模塊分析。
檔案信息化建設人才需求不僅是長遠的，而且是廣泛的。相對于不同的工作對象，不同的工作內容，不同的工作范圍，信息化建設對人才結構的需求呈現出梯形結構分布。
1.管理型人才。檔案信息化管理型人才是檔案信息化項目的組織推動、戰略規劃、工程策劃和標準制定者，也是檔案信息化工程設計的主要參與者，包括檔案局館中分管信息化工作的領導、技術負責人、信息化部門主管、項目負責人、信息化系統分析人員等。它要求相關人員了解國內外檔案信息化建設的現狀，熟悉檔案信息化建設的內容和要求，做到既精通管理業務，又熟悉信息技術應用。
2.技術型人才。這部分群體是檔案信息化項目的工程設計、系統分析和技術實現者，進一步細分為系統的設計、開發人才和系統的支持、維護人才；側重于硬件的人才與側重于軟件的人才；通信網絡專家、信息系統專家、軟件編程人員等。此類人員必須具有信息技術專業背景，具備較為深厚的信息技術功底，精通并能熟練應用信息技術某一領域的知識和技能，并具有檔案管理基礎知識，了解文件檔案管理的信息流程。
3.技能型人才。技能型人才是具體承擔日常操作和管理維護的人才。技能型人才必須具有檔案管理專業知識和信息技術基礎，掌握特定崗位所需的知識和技能，如網頁制作與網站維護技術、網絡管理與存儲技術、檔案數字化技術等。
4.研究型人才。研究型人才是檔案研究機構、高等院校和檔案管理部門中從事檔案信息化建設理論和應用技術研究的高端人才。作為研究型人才，其工作職能是在實踐的基礎上構建檔案信息化建設的理論，研究新技術、新方法在檔案領域的應用，提出電子文件和數字檔案管理的標準建議，指導檔案信息化建設的開展。
（四）知識模塊分析。
檔案信息化建設作為一個整體系統工程，人才建設應當由多學科知識背景的各類專業人才綜合構成。檔案信息化人才應當具備下列相關專業知識：
1.檔案業務知識。包括文件工作與電子文件管理、檔案學理論與檔案管理業務、文件保護與信息安全知識等，特別是檔案信息化和數字檔案管理方面的知識和技能。
2.信息技術知識。包括硬件技術、軟件編程技術、系統分析與系統基層技術、通訊網絡技術、多媒體技術等知識技能。
3.工程管理知識。包括工程項目決策與管理的基本理論、方法，工程項目建設的方針、政策和法規，工程技術知識等。
4.行政管理知識。包括行政學理論和行政管理、行政法規、行政體系與公務員制度、政治學和領導科學等方面的知識與技能。
三、檔案信息化人才建設若干建議
加強檔案信息化人才建設工作，從整體來講，要制定一個總體目標和規劃，建立一個完善的信息化建設教育體系，確定系統的信息化建設教育內容，編制適用不同層次的教材。要立足于全員培訓，有計劃、分階段，區分層次、突出重點。
1.通過高等院校培養高層次檔案信息化管理人才。充分發揮高等院校設施齊全，師資力量雄厚，科研水平高，輻射面廣等優勢。研究生教育中設定檔案信息化建設研究方向，本科生教育中加大現代化、信息化管理等方面的課程份量。同時還可以用委培、進修等形式為各省、市培養高層次的管理人員。
2.通過繼續教育的形式，普及信息化管理知識。繼續教育形式靈活、內容專一、周期短、見效快?？梢詫ｎ}培訓、專題講座形式普及信息知識，學習計算機的基礎知識、基本原理，學習文字處理技術，學習常用的檔案管理軟件的應用，學習網絡知識，通過專題培訓和實際操作，使人人成為檔案信息產品的使用者、檔案信息的管理者、檔案信息利用的咨詢者、檔案信息的傳播者。
3.通過崗位培訓，使檔案信息管理知識成為入門必讀?；鶎訖n案人員兼職多，更換頻繁，崗位培訓是最受基層人員的歡迎。要在原來“五學”的基礎上，增加現代化、信息化管理的課程，掃除現代文盲，使之上崗后就了解紙質文件、電子文件的管理。
4.開專題研討會、舉辦專題研討班，營建檔案信息化建設的研究氛圍，增強檔案信息化建設的緊迫感。經常對檔案信息化建設涉及的問題充分討論、廣泛交流。
5.借用科研單位、科研實體的力量，推動檔案信息化建設。檔案部門應與技術過硬的科研單位、科研實體聯合開發實用的軟件，借用他們的技術力量培訓操作人員。甚至在技術力量不足的情況下，還可以借助他們的力量制作網頁、建立網站、構建局域網。
參考文獻：
[1]崔麗君《檔案信息化建設芻議》，《當代經理人》，2006年第6期。
[2]雷亞旭《檔案信息化建設的管理與改進》，《實用醫技雜志》，2006年4月第13卷第7期。
[3]周風云、趙煥中、姜桂娥《淺談檔案信息化建設的思路》，《山東檔案》，2004年第2期。
篇3
1.對檔案管理缺乏重視，制度不健全目前，成人教育的學生主體大部分是社會在職職工，學生生源比較復雜，且學校對成人教育檔案工作的重要性沒有認識到位，因此，在檔案管理機構中檔案員多為兼職，檔案管理人員檔案意識不強，檔案管理不規范，沒有對成人教育檔案工作進行必要的檢查和創新，只是采用傳統的管理模式，這在一定程度上制約了檔案管理工作的深入開展和利用，成為成人教育檔案管理工作很難適應教育發展的重要原因。同時，成人教育檔案管理工作缺乏一套完善的檔案管理制度。學校對成人教育的檔案管理工作有很大的隨意性，歸檔材料不明確、管理工作不規范等現象都制約著成人教育有關資料的整理歸檔工作。
2.成人教育檔案管理隊伍薄弱，管理人員缺乏專業知識學校成教學生檔案管理隊伍普遍比較薄弱，大多數的學校沒有設置專門的成教檔案管理部門，負責檔案管理工作的人員往往兼職其他工作，大多數未受過專門的檔案管理培訓，缺乏檔案業務知識，在實際工作中無法鑒定材料的價值，如永久材料、長短期材料混合歸檔，還有一些需要歸檔的成教材料沒有及時歸檔，這都給檔案管理帶來困難。由于成教檔案管理人員多數兼職其他工作，無法投入較多的時間和精力來完成檔案管理工作，大大降低了檔案的質量。
3.成教檔案管理模式陳舊、效率低下學校成教檔案材料普遍隨意放在幾個柜子里，容易丟失。還有部分歸檔材料內容不全，不按照檔案管理中規定要求去做?，F代教育是一種信息化教育，目前成教檔案管理軟件很少，嚴重影響檔案的查閱和利用，難以形成服務功能的多元化以及檔案管理者和信息需求者之間的良好互動。
二、改進成人教育檔案工作的建議
1.加強領導，增強檔案管理意識成人教育的檔案工作是學校辦好和發展成人教育事業的重要基礎，學校領導重視檔案工作是搞好檔案管理的關鍵，學校領導應將檔案工作納入到教學工作計劃中，加強業務指導，及時解決檔案中遇到的問題。增強檔案管理意識就是增強領導及成教檔案管理者在成教工作中所處地位和作用的認識，增強成教相關資料都必須存檔的意識，充分認識檔案管理在成人教育工作中的重要意義。
2.建立完善的檔案管理規章制度為保證檔案的規范、完整，應根據國家檔案管理的有關規定制定一套適合自己學校的規章制度，從而規范學校的成人教育檔案管理方法和程序，使成人教育檔案資料在收集與歸檔得到制度的保證，使成人教育檔案工作進程與學校保持同步發展。
3.加強隊伍建設，提高檔案人員綜合素質加強檔案隊伍建設是做好成教檔案工作的重要保障。針對成人教育檔案工作的基本內容，必須專人管理、職責分明，以加強檔案管理人員的工作責任心。對成人教育的檔案管理人員可通過請專家講課、定期培訓、參觀學習規范化的檔案管理等形式開展業務培訓，使他們具備專業的檔案管理知識，掌握過硬的專業技能。
4.改革傳統管理模式，加快檔案管理的信息化建設當前成人教育檔案工作落后速發展的時代，隨著教育改革和發展形勢的要求，成人教育檔案必須應用現代化信息技術實現對成人檔案的管理，實現成人教育檔案的信息化管理，提高成人教育檔案的利用率，更好的為成人教育工作服務。
三、結束語
篇4
關鍵詞：高校基建檔案管理；創新；硬件實施
高?；n案管理工作是一項十分復雜的工作，有其特殊的專業性和多樣性等特點，對基建檔案管理人員也有著較高的要求。近年來隨著科技的進步，高校基建檔案管理工作也在逐漸地進行改革，傳統的管理模式顯然已經無法滿足當下的需要。下面將對高?；n案管理工作的創新與應用進行分析和討論。
一、高校檔案管理中存在的問題
1.對檔案管理有所忽視
要想實現高校檔案管理的科學性，首先應保證檔案的完整。就目前的情況來看，管理人員對基礎建設有了一定的認識，卻在建設的過程中常常忽視積累的文字材料。主要表現為：在認識程度上明顯不足，雖然形成了相關的文件資料，卻很難進行使用；在管理中只重視建筑工程質量上的管理，而忽視了文檔管理；此外，檔案的管理部門與基建部門之間溝通甚少，對竣工文件等不能完善地進行管理。
2.缺少完善的基建檔案管理制度
高?；n案管理工作有著較強的專業性，在日常的管理工作中很難建立起一套適用于檔案管理的標準規范用來規范基建檔案。當前的高?；n案管理中由于檔案的時間跨度比較長，而在這個過程中又有可能出現管理人員的調整，而每個人對檔案的分類理解都會出現不同的看法，因此高校檔案管理工作也就很難達到統一。
3.缺少綜合性強的管理人員
當前的高校基建檔案管理人員大多是基建技術人員兼職，或者是其他的檔案管理人員兼職，缺少既懂得基建專業知識，又有檔案管理能力的綜合性管理人員。基建技術人員雖然在基建業務上比較熟練，但沒有接受過專業的檔案管理知識培訓，對材料很難進行科學的整理、歸檔。檔案管理人員雖然懂得怎樣整理檔案，也有著較強的檔案管理知識，但他們普遍對基建業務不熟悉，對檔案材料的范圍也不是十分明確，再加上工程建設單位對檔案管理的重視等，使得檔案材料出現了不完整的情況，這些都嚴重地影響著高?；n案管理的建設。
二、高?；n案管理工作的創新與應用
1.強化基建檔案管理人員專業知識
在高?；n案管理工作中，最重要的就是管理人員的專業素質。基建檔案管理工作與其他的資料管理工作不同，基建檔案管理需要較強的專業知識，要求基建檔案管理人員不僅掌握一定的基建知識，同時也需要具備足夠的檔案管理知識，這樣才能對基建檔案進行正確的分類整理，從而將基建檔案管理工作做到最好，并在日后的生產建設過程中發揮出自身的作用。
2.建立信息化管理系統
隨著社會和科技的不斷發展，信息技術被廣泛地應用于社會各界中，計算機網絡的發展可以說為基建檔案管理提供了一個強大的技術支持。通過信息化技術建立起基建檔案管理系統，將原有的檔案整理備份到信息化管理中，不僅方便了日后的查找，更重要的是即使檔案遺失，也能在信息化管理系統中找到備份的檔案，而不會因此耽誤日后的工作。
3.強化硬件設施
要想切實地保障高?；n案管理工作，應盡量地將檔案管理做好，保證每一個檔案管理庫房都能夠達到應有的安全標準。如果條件允許的情況下，應及時地建立起檔案管理大樓，在硬件設施上保證基建檔案管理的安全。此外，應在日常的管理工作中強化檔案管理責任制，積極地落實好檔案管理“八防”工作。對檔案室門口及周邊的一些危險物品應及時清理，以便保護檔案安全。
4.完善基建檔案管理制度
高?；n案制度需要覆蓋全面的檔案工作，在基建項目建立的初期就應將檔案管理深入到每一個工作的環節中。高?；n案管理一定要建立起完善的管理制度，制定出科學合理的管理制度，讓每一個管理人員都能積極地按照管理制度工作，形成良好的風氣，同時高校應定時監督檢查，保證基建檔案的管理工作能夠順利進行。
高校基建檔案管理工作十分復雜，對檔案的管理人員要求也比較高，要求基建檔案的管理人員不僅有一定的基建專業知識，同時還要有較強的檔案管理知識。雖然當前我國高校的基建檔案管理工作仍然不夠完善，但只要我們不懈努力，不斷地對基建檔案管理工作進行創新，就一定能實現科學的檔案管理。在當代信息化發展迅猛的時代，做好高?；n案管理工作，就一定要將基建檔案管理工作盡量數字信息化，這樣才能幫助高校基建檔案管理不斷發展。
參考文獻：
[1]劉曉玲.我國高?；n案管理對策初探[J].硅谷，2010（04）：24.
篇5
【關鍵詞】：檔案工作者；信息安全；素質
中圖分類號：G271文獻標識碼： A
檔案信息安全是現今檔案管理工作的生命線，研究檔案管理者的素質，有利于拓寬檔案管理保護領域、發展檔案管理學的理論研究；完善檔案信息安全管理體系。促進檔案信息化建設和檔案管理事業的健康、有序、可持續發展具有重要意義。
一、信息安全素質
信息安全素質是指社會成員在信息安全領域所具備的基本信息素質。對于信息社會環境中的檔案管理工作者，信息安全素質更是集中于在網絡環境中管理電子文件的信息安全的意識、能力。
二、檔案管理工作者信息安全素質現狀
1.信息化管理意識欠缺。
當今社會，科學技術發展的日新月異，特別是計算機，網絡技術在檔案領域的廣泛應用，使的檔案管理的方法和手段也隨之發生了根本性的改變，從傳統的紙質檔案管理向紙質檔案及電子檔案管理并重的新模式邁進，并向網絡化管理方向發展，思想觀念的陳舊使部分檔案工作者滿足于傳統的檔案管理方式，即使裝備了現代信息設備，也僅僅將其視為對傳統工作方式的補充。有些人對檔案信息化的認識仍然停留在較低的層次，沒有將電子文件看作我國重要的戰略信息資源，尚未意識到檔案信息網絡安全的重要性、緊迫性。對具體到自身工作環境中應當怎樣預防、發現和應對網絡信息安全風險往往無所適從，信息化管理的意識相對比較緩慢。
2.信息化管理專業基礎知識相對薄弱。
信息技術的日新月異，已經掌握的技能方法如果不及時更新就會很快就會過時。檔案工作者不是信息技術專業人員，信息安全意識的缺乏使他們雖然意識到自身信息安全技能的不足，但由于缺乏強制性的提升專業水平的制度要求和定期的培訓機制，使他們的信息安全能力與實際工作要求的差距越來越大。對于老的檔案管理者雖然掌握了檔案管理知識，但是缺乏信息技術能力，不少掌握信息技術的年輕檔案工作者有的雖然掌握信息技術，但是又缺乏檔案管理知識，而有的年輕的檔案管理者由于在待遇、職稱、前景等問題上的偏差認識而主動改行從事其他工作，使得整體信息技術水平偏低的檔案部門更加缺乏掌握信息技術的人才。
3.信息化管理制度不健全。
目前，我國還未全面實施檔案工作者從業資格制度等準入制度，因此缺乏對新進的檔案工作者的計算機能力、信息安全素質等方面的的限制。這使得各級檔案部門在選拔培養檔案干部時只能由主管機關、主管領導來掌握調入人員的各項素質要求，而缺乏明確的專業指向性。對于己經從事檔案工作時間較長的老同志，他們的年齡、專業和其他原因造成其自身現代信息技術能力比較欠缺，相對來將他們的信息安全素質的不足就更加明顯。同時檔案工作者技術職級晉升的各項考試中，缺乏有關信息安全技能方面的考核內容，因此部分人事管理部門缺乏提高和激發檔案工作者自身信息安全素質的主動性的激勵機制。
三、提高檔案工作者信息安全素質的對策
1.加強檔案管理者對工作的敏銳感、責任感。
隨著信息化時代的到來，新領域、新門類、新載體檔案不斷涌現，給檔案工作者在素質上提出了更高的要求，同時，我們深刻認識到檔案管理工作歷來是一項重要的基礎性工作，檔案工作的責任感即檔案工作者要認識到檔案事業發展的必要性，要把工作的著力點轉向未來，深化服務意識，樹立以服務促管理，以管理完善服務的觀念，充分發揮檔案管理的綜合功能，更新服務觀念，拓展服務領域，改革服務方式，大膽探索，努力實踐，使檔案管理工作真正成為促進經濟發展和社會全面進步的重要保證。
2.加強檔案管理專業技能培訓。
對全體檔案工作者進行信息安全素質教育。無論是新入的人員或是已經從業多年的老檔案管理者都應根據掌握的檔案管理知識的不同進行相關培訓。其次，檔案工作者的工作崗位、職責和承擔的任務不相同，進行培訓時應當對檔案工作者區別對待，從培訓的時間、內容、考核等多方面體現出培訓差異。
檔案工作者在掌握了信息安全技術后，應當明確自己承擔的社會責任和義務，遵守國家的相關法律法規，自覺抵制違法行為，尊重他人的知識產權和個人隱私，合理地使用信息安全技術，提高信息檔案管理質量。
3.完善檔案信息管理制度。目前，我國雖已頒布了一些涉及信息安全的標準和規定，但這些標準和規定都還處于探索階段，其中直接與檔案工作者信息安全素質要求相關的內容幾乎沒有，這使得對實際問題的解決缺乏針對性和規范性，從根本上無法改變我國檔案工作者信息安全素質的現狀，因此首先應該建立健全檔案信息安全的標準和規定，完善檔案管理工作者的準入制度，結合我國檔案管理工作的實際情況，選撥綜合信息素質水平較高的人員進入檔案管理隊伍，其次，將信息素質考核納入到檔案工作者專業技術職務調整的政策規定中.將信息安全素質方面的內容加入到各級職稱考試當中，用以引導和督促檔案工作者積極主動地學習檔案信息管理的相關內容。同時，根據實際情況，以崗位不同的工作內容為依據，在法規制度的具體管理實施中應充分考慮到崗位的差異，細化具體操作，以便于具體實施。
4.檔案工作者的信息技能培訓。網絡媒體改寫了傳統的平面媒體一統天下的局面，占據越來越多的傳播市場，檔案工作者需要借助現代的傳播媒介進行有效的檔案信息傳播。首先，作為傳播者的檔案工作者在工作中必須掌握必要的軟件操作和維護技能，提高辦公速度，更好地促進檔案信息的傳播。其次，網絡知識的學習和培訓，可以使檔案工作人員及時捕捉社會信息，針對受眾需求進行組織，提高傳播效率。此外，檔案管理信息系統、電子文件的發展和計算機病毒等知識的培訓，都有利于檔案工作者正確應用現代技術，在安全與保密的條件下，進行更有效的檔案信息傳播。
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1.1缺乏足夠的檔案管理意識
事業單位的檔案管理工作是一項服務性的工作，在日常工作中十分容易被忽略。這可能是由于事業單位對檔案管理還缺乏足夠的重視，沒有良好的檔案管理意識，使得檔案管理和檔案監管的力度不夠，并且也沒有為檔案管理工作提供必需的人力和經濟支持，甚至一些事業單位沒有將檔案管理工作歸入到年終工作考核中，這些因素都導致事業單位的檔案管理工作受到阻礙。
1.2沒有建立完善的檔案管理制度
目前，我國大部分單位還沒有建立完善、科學、全面的檔案管理制度和規范，并且檔案管理規范覆蓋的范圍也不是很全面，部分單位甚至沒有一個檔案管理的規范守則，使得日常的檔案管理工作中缺乏執行標準和參考守則，從而使得檔案管理工作變得繁瑣復雜且雜亂無章，沒有明確的檔案存貯制度和檔案回收方法也使得檔案的查找和使用變得更加困難。同時，一些事業單位在檔案管理方面也缺乏足夠的執行能力，使得檔案管理工作的實施缺乏權威性導致檔案管理工作效率不高，管理人員的責任心不夠強也使得檔案管理工作出現管理職能上的空缺，阻礙了檔案管理工作的順利進行。
1.3缺乏信息化的檔案管理
計算機技術已經改變了人類的生活方式，為人類的生活和工作帶來了極大的便捷，近年來信息化檔案管理的優勢越來越加突出，他使得檔案管理工作變得更加方便、快捷，極大的節省了人力、避免了資金的浪費。但當前一些事業單位還沒有將信息化的管理技術全面應用在檔案管理工作中，使得檔案管理工作變得低效耗時，甚至對已有的電子檔案也缺乏足夠的監督管理，使得信息化檔案管理工作無法正常的開展。
1.4缺乏專業的檔案管理人員
檔案管理工作不僅具有較強的制度性，同時也要求管理人員具有較高的專業素養和高水平的管理技術。對于檔案管理人員來說，不僅應該具有良好的職業責任感還應具有較好的專業管理水平。但是目前我國的一些事業單位還沒有專業的、固定的檔案管理人員，有的單位還依靠其他部門的人員來兼職管理檔案工作，這就使得檔案管理工作人員的職責不夠明確、無法隨時隨地的處理檔案管理工作。并且有的事業單位檔案管理人員變動頻率較高，將檔案管理工作視為應付上級組織的檢查，使得檔案管理人員缺乏足夠的管理知識、對業務不夠熟練，從而使檔案管理工作不能正常進行。
2.優化事業單位檔案管理制度的途徑
2.1重視檔案管理工作的宣傳
通過各種途徑宣傳檔案管理工作的重要性可以在一定程度上促進事業單位檔案管理制度的改革，如結合單位的具體檔案管理情況通過報紙、雜志、網絡等途徑普及檔案管理在事業單位人力資源開發方面的重要性等。人民群眾通過一系列的宣傳教育工作可以了解到檔案管理工作的重要性及其對社會服務的關鍵性，從而推動事業單位檔案管理工作的發展。
2.2重視檔案管理制度的執行和制定
檔案管理制度的制定是檔案管理工作正常進行的基礎，因此事業單位要重視檔案管理制度的制定和執行。并且在對事業單位檔案管理制度進行優化時一定要注意對制度的落實，規范檔案管理人員的行為準則，嚴格按照管理制度進行操作，同時建立相應的監督管理守則和績效獎懲制度，促進檔案管理人員自主的執行檔案管理工作制度，提高他們的工作積極性，在工作中不斷改進已有的管理制度使得檔案管理制度變得更加全面和完善。
2.3加強檔案管理人員的專業培訓
新的檔案管理形勢要求檔案管理人員必須同時掌握傳統的檔案管理技術和當代的信息化管理技術，所以我們必須建立專業水平較高的管理人員隊伍以跟上檔案管理制度的前進步伐，對檔案管理人員進行定期的培訓以增加管理人員的專業水平和檔案管理知識。
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一是領導決策的參謀。學校領導要做出科學的決策，就要進行研究，就要以檔案作為重要依據。二是處理各種問題的憑證。檔案是過去學校工作的原始記錄，可為學校處理各種問題提供憑證。如現在社會上有些人偽造學歷證明，我們通過查閱學籍檔案和有關資料，就可得到真實的情況。三檔案也是宣傳教育的素材。檔案翔實記錄了教育事業發展的歷程和教育工作者的奮斗足跡。四檔案是教育評估的主要依據。五檔案與教學改革密切相關。高等教育體制改革、教學改革、高校教職工隊伍管理改革是普遍的、越來越深化的、涉及我國長遠發展的重大活動。
近些年以來，隨著中國高等教育的持續發展，高職院校教育也呈現出多元化的發展趨勢，這些多元化的發展趨勢決定了其教育教學模式與管理的多樣性特點，同樣檔案管理作為高校管理工作的組成部分，也形成了其特有的發展模式與發展思路。
第一，多樣性特點。受大專院校生源范圍及教學、辦學模式多樣化的影響，很多大專院校檔案材料呈現出復雜化和多樣化的發展趨勢。同時受高校檔案資料的特殊性因素影響，比如檔案內容更多的記錄了學生的成績材料、獲獎材料、處分材料、入團入黨材料等，還包括教師及相關管理人員的學歷狀況、資歷狀況及社會經歷等內容，因此檔案管理工作呈現出一定的多樣性與復雜性特點。
第二，真實性特點。大專院校檔案材料是對學生、教職工及相關管理人員的學習、工作、實踐等內容的最原始記錄，能夠反映出其在過去某一段時期及過去所有時間段內的學習狀況、工作狀況、思想品德狀況、身體狀況、政治面貌等。這些材料均需要經過學校相關部門的審查，以保證材料內容的真實性與各種手續的完備性，需要符合規定的材料撰寫的基本要求，因此檔案材料區別于個人私自撰寫的材料，也不同于手續不全或者無頭有尾等類似的材料。
第三，實用性特點。大專院校檔案管理工作是個體總體狀況的最真實記錄，相關用人單位可以根據檔案材料有效了解個體的思想政治狀況、學習狀況、家庭狀況、在校表現及整體素質，因此具備一定的實用性特點。
第四，動態性特點。隨著高等院校擴招趨勢的發展以及學每年的畢業與擇業，使得檔案出現不斷流動的狀況，這種邊產生邊流動的狀況使得學校檔案管理出現一定的動態性特點，比如周期相對較短、穩定性相對較差等。
新形勢下，高職院校檔案管理與實際教育改革的需求之間還存在一定的差距，尤其是與高職深入開展產學研相結合的改革力度與成效相比，高職院校的檔案管理存在顯著的滯后性，主要表現如下：
第一，受高職院校學生檔案管理工作多樣性與動態性等特點的影響，很多大專院校檔案管理工作中存在檔案意識薄弱的狀況，導致檔案管理工作的邊緣化。
第二，檔案管理機制不健全。針對學生的檔案管理，包括檔案材料與信息的移交、查閱、歸檔等環節出現不科學、管理機制不健全的狀況，沒有形成統一的管理標準，很大程度上影響了檔案管理工作的深入開展。另外，很多高職院校并沒有將學生的檔案管理工作深入納入到學校的相關管理日程上，因此缺乏有效的監督檢查環節與指導考核環節，管理機制不系統。
第三，管理人員的整體素質有待進一步提高?，F階段很多大專院校學生檔案管理工作主要靠一些兼職人員組成，其檔案管理的業務能力、理論框架等相對薄弱，同時高校也很少組織相應的培訓，導致檔案管理工作存在很多問題。
針對以上高職院校檔案管理存在的問題，我們應該如何有效推動大專院校檔案管理工作的開展呢？
第一，不斷加強對檔案管理知識的宣傳力度，強化檔案管理意識。從學生自身的利益及未來發展需求出發，重視檔案管理工作，采取多種形式宣傳檔案管理知識，提高檔案管理工作人員的基本業務素質，提高學生的檔案管理意識，推動檔案管理工作良好的內外部環境的形成。
第二，建立有效的檔案管理機制。根據學校實際發展狀況與發展階段，出臺相應的規范性檔案管理文件，使學生的檔案管理工作有章可循，保證檔案管理工作的進一步發展。
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一、加強法制宣傳，增強全體衛生監督人員的檔案意識
衛生監督部門要增強全體衛生監督人員的檔案意識，就要利用各種學習、培訓、會議等場合向衛生監督人員大力宣傳《中華人民共和國檔案法》，衛生部、國家檔案局《衛生檔案管理暫行規定》、《黑龍江省衛生檔案管理實施細則》，通過學習宣傳，讓每一位衛生監督人員都能認識到衛生監督檔案是國家檔案的重要組成部分，它真實地、準確地記錄和反映了衛生監督活動的全過程，是規范衛生監督行為，提高衛生監督質量，明確衛生監督責任，總結衛生監督工作，分析衛生監督案例、研究衛生監督發展歷史的重要依據，只有正確認識衛生監督檔案工作，才能正確處理好衛生監督工作和檔案工作的關系，才能相互促進，相得益彰。這樣，使得衛生監督人員就可以主動地加強衛生監督檔案工作，確保衛生監督檔案工作與衛生監督活動同步進行，為衛生監督檔案工作提供一個優良環境，使衛生監督檔案更好地為經濟建設服務。
二、提高認識，加強衛生監督文件材料收集歸檔
衛生監督管理工作形成的文件材料是衛生監督管理活動的整體反映，是在衛生監督管理活動中形成的、真實記載衛生監督管理活動的原始記錄。同時，衛生監督管理文件材料是衛生監督管理工作的重要依據，又是維護衛生監督管理相對人合法權益的有力證據。因此，一要加強檔案法律、法規的學習宣傳，提高對衛生監督管理文件材料收集歸檔工作重要性的認識，提高檔案工作人員的法制觀念和業務素質，明確衛生監督管理文件材料收集歸檔工作的責任。要通過學習、宣傳，將檔案意識根植于各級領導和有關人員的頭腦中，使領導和有關人員把對檔案工作的理解與支持落實在行動上，同時還要使領導和有關人員認識到歸檔工作是一項綜合性、全局性的工作，不是檔案部門自己的事，只有各職能部門相互配合才能把歸檔工作做好；二要落實“三同步”，以保證收集歸檔工作順利進行。在衛生監督管理工作程序中，在審查衛生監督管理相對單位報批文件的同時，要同步審查報批文件材料是否齊全、標準規范；在制定衛生監督管理工作計劃時，要同步規定文件材料整理和歸檔工作的時間和進度；在制定各有關部門和人員的崗位責任制時，同步規定文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作的職責，并且作為考核與獎勵的一個條件，營造一個主動歸檔的良好氛圍。
三、夯實基礎，規范衛生監督檔案管理工作
衛生監督機構的檔案管理人員要監督和指導衛生監督文件材料形成科室的兼職檔案人員，并開展衛生監督檔案工作的檢查、總結、培訓等活動，集中精力把檔案業務基礎建設擺上重要位置。同時，要建立健全檔案管理各項規章制度。如：要建立文件材料的形成、積累、整理、歸檔制度；制定檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計、借閱等制度，并把具體要求列入衛生監督工作標準、工作程序及各科室和人員的崗位職責。檔案員保證各種形式、各種載體的檔案收集齊全、完整，做好檔案的保管、統計、提供利用工作，實現規范化、標準化、現代化管理，為提高衛生監督檔案開發利用打下良好基礎。衛生監督檔案工作還要加快檔案管理現代化步伐，用現代信息技術管理衛生監督檔案，以適應衛生監督檔案信息化建設的需要，不斷提高衛生監督檔案管理水平。
四、擴大檔案信息儲備，發揮衛生監督檔案作用
在當今信息時代，衛生監督工作離不開衛生監督檔案信息，領導決策也離不開檔案信息。充分利用衛生監督檔案為國家宏觀經濟管理服務，為領導決策服務，是衛生監督檔案工作面臨的重要課題。目前衛生監督事業迅猛發展，信息存取技術、特殊載體、電子文件以及國際互聯網的出現及廣泛應用，為衛生監督檔案信息的社會利用提供了技術支持。開拓衛生監督檔案輸入渠道，不斷增加衛生監督檔案信息的儲存量，并適時更新檔案資料的內容，提高檔案信息利用率；要加緊衛生監督檔案信息檢索工具的編制工作，強化開發衛生監督檔案信息的手段，加強信息儲存和檢索向“高效、高速、完整”的目標邁進，應積極運用計算機輔助檔案管理，實行文字、圖表、聲像等不同門類、載體檔案的存貯和開發，實現檔案信息網絡傳輸，最終實現信息資源共享，為衛生監督事業的發展服務。
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（一）意識不強，管理制度不完善
在醫院日常管理工作中，管理人員只注重企業經濟的發展和基礎設施的建設，對會計檔案管理的認識嚴重不夠，導致管理人員的會計檔案管理意識不強，影響會計檔案管理的信息化發展。與此同時，會計檔案管理制度不完善，缺乏嚴格的考核標準，從而在實際工作中，會計檔案管理工作人員不注重會計檔案信息質量的確定和工作效率的提升，不按照規范標準執行會計檔案管理工作。另外，現代信息網絡技術的運用，得不到有效的推廣，使醫院會計檔案管理的信息化速度非常緩慢，對醫院整體形象提升造成巨大影響。
（二）信息不全，檔案利用率低
在醫院長期的日常管理工作過程中，會計檔案管理遺留了很多會計工作人員的各種信息問題，檔案管理工作人員沒有及時整理和收集，造成相關信息缺失，使醫院會計檔案管理信息化發展存在信息不完整、不可靠的情況，給醫院其他部門工作人員的工作帶來影響。檔案管理考核標準的不完善，使檔案管理工作人員缺乏責任感，忽略網絡平臺的建設和與有關網絡信息的收集，從而降低企業其他部門工作人員的工作效率，致使會計檔案的有效利用率非常低，失去了存在的價值。
（三）專業性不強，信息化水平不夠高
目前，醫院普遍存在不注重會計檔案管理工作人員培訓的問題，使檔案管理工作人員的專業水平不高，影響醫院會計檔案管理的信息化發展。醫院在經濟效益方面的重視高于檔案管理，從而導致會計檔案管理信息化發展缺乏專業技術指導，專業性差，影響醫院整體的運營效率。在醫院的日常管理中，從事檔案管理的工作人員趨向老齡化，會計檔案管理工作專業人才的短缺，導致醫院會計檔案管理信息化速度緩慢，影響醫院整體的檔案管理有效性。信息網絡技術的不合理運用，導致醫院會計檔案管理信息化不強，嚴重影響醫院未來的長遠發展。
二、促進醫院會計檔案管理信息化發展的有效策略
（一）提高認識，加強檔案管理意識
我國現代化建設中，醫院管理人員要改變傳統觀念和經營理念，創新經營模式，提高對會計檔案管理信息化重要性的認識，注重檔案管理工作，增強會計檔案管理意識，起好帶頭作用。管理人員要不斷完善相關管理制度，制定合理的會計檔案管理信息化考核標準，提高檔案管理工作人員的服務意識和專業水平，從而促進醫院會計檔案管理信息水平不斷提高。醫院要將會計檔案管理信息化發展與核心競爭力相結合，以促進市場競爭力的不斷提高，從而促進醫院經濟效益不斷提升。醫院想要長遠發展，提升經濟效益，就必須加強會計檔案管理信息化發展，提高會計檔案管理工作人員的服務意識，以促進醫院整體形象不斷提升。
（二）加強管理，完善檔案管理機制
現代化建設中，醫院會計檔案管理的信息化發展直接關系著檔案信息的安全，與醫院的長遠發展有著密切的聯系，因此，管理人員必須加強對會計檔案管理工作的監督，提高工作人員的管理意識，制定完善的會計檔案管理信息化工作規章制度，責任到人，以增強檔案管理工作人員的責任感和服務意識。隨著信息網絡技術的不斷運用，醫院會計檔案管理的信息化、自動化、智能化和現代化發展速度越來越快，在會計檔案管理的安全性上，工作人員要特別注意電子檔案信息的管理，以保障醫院會計檔案信息在網絡上的安全。在實際工作中，進行電子檔案信息的查詢，必須得到管理人員的許可才可以進入電子檔案管理中心進行查詢。例如，首先，要有個人賬戶和密碼，以便于進入電子檔案管理中心時進行登錄，進入電子檔案管理室時，要登記簽字，并且會計檔案管理工作人員要檢查攜帶的東西，以防止會計檔案相關信息被拷貝。然后，要經過電子檔案管理工作人員的審查和檢測，確認通過之后才可以進行查詢，以便于電子檔案管理人員對會計檔案信息進行有效管理。
（三）加強培訓，培養專業技術人才
目前，各種醫院的會計檔案管理工作人員的工作技能和專業水平都有待提升，以提高檔案管理的有效性，確保檔案信息的準確性、可靠性和完整性，促進醫院會計檔案管理信息化發展。因此，醫院要加強對檔案管理人員的培訓，招聘懂會計檔案管理知識的人員，培養專業的信息網絡技術人才，以滿足醫院長遠發展需要。為了提高會計檔案管理工作人員的工作效率，醫院必須加強新人培訓，提升綜合素質，培養專業技術人才，打造一支高效率、規范化的檔案管理隊伍，促進醫院整體形象和市場競爭力不斷提升。
（四）提升素質，實現管理信息現代化發展
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問題之一——服務方式單一
當前很多醫院的計劃生育檔案管理在服務方面存在的問題：一是很多醫院依然延續被動服務、坐等上門服務方式；二是醫院的計算機服務與資源共享范圍較小，程度較淺。
問題之二——宣傳力度不夠
雖然我國醫院檔案管理事業的發展速度迅速，但醫院計劃生育檔案管理的宣傳力度仍是不夠。其主要表現：很多醫院計劃生育檔案的宣傳多是重視檔案管理相關法律條文的宣傳，所采取的宣傳形式很單一，既不形象，也不生動，很難激發廣大醫務工作人員的工作激情。
針對提升醫院計劃生育檔案管理水平的研究
（一）策略之一——采取措施更新
計劃生育檔案管理手段要更新計劃生育檔案管理手段，就要做到以下四點：一是要利用先進的計算機技術與網絡通訊技術在醫院內部建立計劃生育檔案管理信息網，在最大程度上實現各個計劃生育小組與計劃生育辦公室之間的檔案資源共享。二是對醫院內部專職或兼職計劃生育檔案管理的工作人員進行專業知識與技能的培訓工作，努力提升他們檔案管理技能。三是在醫院計劃生育檔案管理的過程中，根據醫院檔案管理實際情況，制定嚴格的計劃生育檔案資料操作規范與考核制度，規定專職人員的工作服務對象與服務范圍，同時要制定計劃生育檔案資料搜集整理的時間制度，以保證檔案資料有效性。四是要在更新計劃生育檔案管理手段的過程中做好以下內容：首先在檔案管理過程中，制定并實實施檔案管理工作檢查機制并安排專門的工作人員進行全程監督管理，一旦發現問題要及時地采取措施進行整改補救；其次，要在計劃生育檔案管理過程中設置合適的類目體系，并根據醫院的實際情況明確科學的分類方案；第三，制定科學的檔案歸檔制度利用先進的計算機技術編制檔案資料檢索工具。
（二）策略之二——采取措施增強
全體工作人員的服務意識要增強全體工作人員的服務意識就要做到以下幾點：一是醫院的管理者要定期或不定期對醫院內所有醫務工作者進行計劃生育檔案管理相關知識的培訓工作，并舉辦檔案管理的知識競賽，努力提升他們對檔案管理知識的認識與服務意識；二是在實際的工作過程中突破傳統檔案管理模式與方法的束縛，在計劃生育檔案管理方面進行創新，以提升計劃生育檔案管理的水平；三是要聘請檔案管理的專家在醫院內部開展計劃生育檔案管理相關知識的講座或演講鼓勵全體工作人員積極參加，在潛移默化中提升所有醫務工作者的檔案管理水平與服務意識；四是計劃生育檔案管理人員要在平時的工作生活中，加強學習，善于運用新技術與新理論來改進計劃生育檔案管理的模式與方法。
（三）策略之三——采取措施加大
計劃生育檔案管理的宣傳力度要加大計劃生育檔案管理的宣傳力度，就需要管理人員要善于捕捉醫院在計劃生育檔案管理方面的特征與優勢，尋找檔管理工作中的優秀事例與人才作為典型事例與模范人物進行宣傳。這種方法可以在最大程度上提升計劃生育檔案管理的水平與質量增強人們對計劃生育檔案管理工作的認識。
