檔案數字化技術要求范文

導語：如何才能寫好一篇檔案數字化技術要求，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公文云整理的十篇范文，供你借鑒。

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[關鍵詞]檔案信息數字化；目的；要求

一、檔案信息數字化的目的

檔案信息化假設的根本目的是最大限度地發揮檔案資源的價值。檔案部門配備電腦、構建信息網絡，只是營造了檔案信息里有的“高速公路”，這些“高速公路”能否真正發揮效能，取決于有無充足的運送對象——數字檔案資源。對傳統檔案進行數字化，旨在為信息傳輸“備貨”，其意義不言而喻。具體目的有以下幾個方面

（一）提高檔案信息的利用效率

數字化后的檔案可以在網絡環境中提供利用，充分發揮網絡傳輸面廣、越時越地、快捷便利的特點，解決傳統利用方式中同時利用帶來的矛盾。此外，數字化后的檔案可以與辦公OA系統生成的現行電子文件在同一系統中提供利用，極大提高了文檔信息利用率。

（二）保護歷史檔案

許多歷史檔案因無力老化或保管不當而脆弱易損，如不及時搶救，很可能徹底損壞，通過制作其數字化副本代替原件流通利用，可保護重要歷史檔案免遭進一步損壞。

（三）規避安全風險

通過異地存放多套數字化副本，確保檔案信息的安全，規避各種自然災害或認為損害對檔案信息可能帶來的災難性后果。

二、檔案信息數字化的要求

（一）規范性要求

規范性是開展檔案信息數字化最基本的要求，也是確保數字檔案信息可用性的基本條件。規范性要求的內容是：所有數字化的檔案信息必須按照規定的技術模式、文件格式和工作標準進行數字化，并盡可能采取通用標準。

檔案數字化的目的是利用網絡這種新的信息傳遞方式來提供檔案服務。因此，數字檔案信息的存儲與傳遞必須制定并采取各方認可的規范與標準，以避免因存儲格式和軟件平臺的不同而不斷轉換，造成資源浪費和時間延誤，降低信息存儲與傳輸的效率。目前，我國檔案界已制定了許多數字化規范，對檔案信息的數字化起到了很好的規范作用。例如2005年4月國家檔案局為紙質檔案的數字化了檔案行業標準《紙質檔案數字化技術規范》有關照片、錄音、錄像和縮微影像檔案的數字化規范也在研究和待定之中。規范化還有助于選擇最佳的檔案數字化技術方案。

（二）安全性要求

安全是開展檔案信息數字化必須考慮的重要要素。安全要求有兩層含義：

1.確保檔案原件的安全

數字化需要對檔案原件進行掃描、錄音或攝錄，因而有可能對原件進行拆卷、加工或其他必要的處理。由于數字化檔案大多數是要繼續保存的，在數字化處理過程中必須最大限度地保護檔案原件，盡量避免造成檔案原件內部特征和外部特征的不可逆變化。否則，一旦發現處理質量不如人意或者處理好的數字化檔案信息被破壞和丟失，便沒有挽回的余地。對于具有文物或史料價值的檔案，遵守這一點尤為重要。為將數字化工作對檔案原件的安全威脅降至最低，必須仔細設計檔案數字化的工作流程，制定嚴格的操作規程，確保數字化工作安全有序地開展。

2.維護檔案信息的保密性

我國檔案行業標準《紙質檔案數字化技術規范》要求“紙質檔案的數字化，必須符合國家檔案開放規定以及有關規定”，“對所要進行數字化的對象要按照一定的原則和方法進行確認。雖然數字化的檔案大多數是開放文件，不具有保密性，但為了保護檔案原件或為備份擬移交文件而進行的數字化，則可能涉及到保密檔案。檔案數字化工程常常有外來人員參與或交由專門的數字化公司承擔，為此對參與數字化工作的公司和人員應進行嚴格的安全保密教育，簽訂安全保密協議，限定其操作權限和保密責任。對于內容十分敏感或者有非常嚴格使用范圍的檔案文件，應考慮由專門人員采用專門的設施進行數字化。數字化后應將過程中存在操作終端或服務器中的相關文件徹底刪除，以免失密。

（三）效率性要求

檔案數字化工作面廣量大，耗時耗材，必須十分講究工作的效率與效益。效率原則有兩方面的要求。

1.要采取最優化的技術方案

應在充分研究的基礎上選擇最優化的檔案數字化方案，包括最優化的工作流程、最合理的文件格式、最有效的信息存儲模式和高效、經濟的數字化加工系統。技術方案決定著整個數字化工程的成敗和效率，而高效率的數字化加工系統更是檔案數字化工程的“善事之利器”。數字化加工系統的效率與設備投入的多少并不成正比，高效的數字化加工系統是硬件設備、軟件系統和工作流程的合理配置，一味追求高配置的硬件設備，講究掃描儀的掃描速度而忽視軟件處理效率和加工力量的配備，會因設備利用率低下而造成浪費。多數情況下，配置兩臺中速掃描儀要比配置一臺高速掃描儀的性價比更高。

2.要實現檔案數字化工程的專業化和社會化

對傳統檔案的數字化是檔案工作從紙質時代向數字時代轉型的過渡性工作。在過渡階段，由于傳統檔案存量較多，需要集中處理，數字化任務比較繁重。但存量得到解決后，隨著無紙化辦公的進一步發展，檔案數字化任務也就基本完成。因此，對大部分檔案館來說，數字化只是階段性工作，至少經過一個階段后工作量會銳減。每個檔案館都配置龐大的數字化加工系統是沒有必要的，可以通過相互合作或通過外部的數字化公司來集中解決過渡時期的檔案數字化任務，由此以較低的成本獲得專業化服務，避免大量高配置設備的低利用率，從而提高整個社會的檔案數字化勞動效率。

三、小結

因此，原則上屬于歸檔范圍且永久或長期保存的、社會利用價值高的檔案可列入數字化加工的范圍。那種認為“數字化檔案館系統以能否產生和積累數字化的檔案信息資源作為判斷其成敗的標志”的觀點是值得商榷的，“有文比掃”更是巨大的資源浪費。為避免網上數字化檔案信息的冗余與浪費，保證全網檔案信息資源的全面、充足與系統，各檔案館在選定擬數字化檔案時，要加強協作，強化專題特色，側重將本館所藏的特色檔案首先轉化為數字資源，從而實現整體上的互補，減少重復勞動。

參考文獻：

[1]張照余.檔案信息數字化工作的原則與組織[J].湖南檔案，2001（6）.

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關鍵詞：檔案數字化管理；理論；應用

隨著社會發展和技術進步，數字技術已廣泛應用于社會生活的各個領域，各行各業。檔案管理現代化已成為發展趨勢，對增加檔案存儲量，提高傳播速度，提升檔案社會效益和經濟效益有著極其重要的意義，是實現檔案管理的科學化、現代化、規范化的必由之路。

一、檔案數字化管理概念和意義

1.概念：數字化,是指利用計算機信息處理技術，把聲、光、電、磁等信號轉換成數字信號,或把語音、文字、圖像等信息轉變為數字編碼，再以微型計算機對數字編碼進行壓縮、調制與解調的信息處理技術,通常稱為數字化技術。檔案數字化管理就是將數字技術應用于檔案的收集、編制、存儲、查找、檢索、傳輸、開發利用各個環節，改變傳統紙質、影像、實物檔案管理手段，實現檔案信息資源數字化，存儲集成化，傳遞網絡化，開發利用共享化，管理現代化。2.實現檔案數字化管理的意義：一是使傳統的檔案管理搭上電子科技發展現代化快車，實現了檔案管理的科學化和現代化。二是增大檔案信息存儲量，提高了查找檢索速度，全面提高了檔案管理工作效率。三是檔案信息傳輸網絡化，為檔案信息開發利用共享和極大的提高檔案行業的社會效益創造了條件。

二、檔案數字化管理內容

1.檔案信息數字化。所謂檔案資源信息數字化，就是將傳統紙質、文字、圖像、電子文件、非數碼影像等檔案信息資源轉化為數字信號和數字編碼，生成數字化檔案。這是檔案數字化管理的基礎。檔案資源信息數字化一般分兩個大的方面：一是對館藏傳統的紙質文字、圖像等檔案資源有選擇性的使用數字模擬整合技術將各種檔案信息數字化；運用計算機、掃描儀、數碼照相機、語音輸入等技術將檔案原件等多媒體技術對不同載體形式與記錄方式的檔案信息進行處理并再次顯示，從而實現檔案的數字化。有選擇性，就是對于大量的歷史檔案資源不能全部轉化，而是進行科學性選擇，體現系統性和特色性原則。二是對現實中新生成的紙質、電子、非數碼圖像，依靠以上技術直接轉化為數字檔案。兩者形成完整的數字化檔案數據庫。2.數字化檔案存儲、傳輸安全防護技術。檔案存儲、傳輸安全是檔案管理的基本要求。實行檔案數字化管理首先解決好存儲和傳輸安全問題，克服數字化存儲和網絡傳輸中的泄密現象。在檔案數字化管理中采取加密技術確保檔案的非公開性或分等級公開；身份驗證技術確保用戶為網上合法用戶；簽署技術是證實該文確實出自作者，且內容未被他人改動；防寫技術確保用戶只能讀取信息，而不能做任何改動；防火墻技術使本機構網絡與外界之間設置障礙，是保護層，阻止外界對本機構的非法訪問，某種程度上減少了法律糾紛。通過以上技術措施，設置檔案信息存儲和網絡傳輸安全保護屏障，實現檔案數字化管理安全化。3.檔案信息網絡化傳輸和信息資源的共享。檔案數字化管理為提升檔案信息社會化服務的效率和效益創造了條件，檔案信息通過網絡傳輸，實現多地檔案信息快速傳遞和共享是檔案數字化管理的重要內容。通過創建檔案自身網絡平臺，以寬帶網為傳輸通道，在高速網絡化的基礎上，使檔案信息不受空間、地域的限制，為用戶服務。并極大的提高信息轉播速度，擴大傳播范圍。另一方面，由于各級、各地區檔案館或企事業的檔案各具特色，在高速發達的網絡上只是一個節點，單獨的數據庫，不能滿足全社會用戶的信息需求，而通過網絡升級就能實現各地的檔案信息資源共享。極大的提高檔案信息的利用效率。

三、實現檔案數字化管理的必備條件

目前，我國國家級和省級專業檔案館或知名高校實現或部分實現了檔案數字化管理，多數地方專業檔案館和基層企事業單位檔案室還沒有實現數字化管理，還不具備應有的條件。但檔案數字化管理是方向是發展趨勢，全國檔案部門都要積極努力，創造條件，早日實現檔案數字化管理。推動我國檔案事業的現代化發展進程。就目前而言，實現檔案數字化管理應該具備以下三個主要條件。1.具備系列數字模擬整合、數字編碼、存儲、傳播設備。具體設備包括：計算機、數碼照相機、掃描儀、語音輸入器、多媒體傳輸設備等。這就要求檔案管理部門領導要對于實現檔案數字化管理給予重視，增加投入，升級現有設備，改善現有工作條件，以符合檔案數字化管理要求。2.國家統一制定并嚴格執行檔案信息化管理標準，包括運行管理性標準、業務性標準和技術性標準，規定統一使用的硬、軟件系統、電子文件格式。以消除檔案信息網絡傳輸、接受使用、共享檔案信息中的技術障礙和區域壁壘。實現檔案信息網絡快速準確傳輸和充分共享。3.配備符合檔案數字化管理的復合型檔案管理人員。檔案數字化管理需要新型管理人員隊伍，由于檔案數字化管理應用涉及多個專業技術領域，包含：檔案學、計算機科學、電子網絡技術、文學、堅定的政治立場和原則等。因此，檔案管理人員應是具備以上知識專業和政治要求的復合型人才。配備復合型管理人員要通過對現有檔案管理人員進行專業培訓提高和引進人才等多種方式逐步配備到位。對于符合條件的在崗檔案管理人員要給予一定的政治、經濟待遇，增強其做好工作的積極性，激發其創造性。

作者:王靜敏 單位:河北省廣平縣林業局

參考文獻：

[1]李莉.淺談企業數字化檔案館建設的意義及內容[J].城建檔案,2013(2).

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為什么會出現檔案數字化“前處理”階段呢？通過近幾年城建檔案數字化探索和實踐，我們感到：檔案數字化方便檔案的收集、保管和利用，是檔案工作現代化在網絡時代的必由之路，也是深化檔案社會化服務的必然要求，但不能一蹴而就、一步到位，這是因為：

1.資金短缺。

各縣城建檔案數字化建設的撥款有多有少，普遍撥款不足，滿足不了實行城建檔案數字化必須添置一定數量計算機及其輔助設備的資金需求。如按常規我館一年財政撥款為5萬元，包括檔案維護費及日常其他費用，而購買一臺一般的文書掃描儀就要3～8萬元。資金緊缺成了開展檔案數字化建設的瓶頸。

2.基礎設施相對落后。

缺少硬件設備或者現有設備老舊，不能適應數字化技術對數字處理的要求。如我館用于數字化建設的電子計算機只有4臺，這些計算機年齡在6～8歲左右。這種現象在縣級城建檔案普遍存在。

3.專業人員整體水平不高。

像我們這種基層城建檔案館，從業人員中檔案專業出身的較少，更不用說既有檔案專業又具有現代化技術的復合型人才了。城建檔案數字化建設是一個跨學科、多專業、涉及面廣的復雜系統工程，檔案管理人員的素質影響整個城建檔案數字化建設的進程。

4.館藏檔案實體不夠規范。

目前縣級城建檔案中的多數工程檔案是由施工單位進行編制，由于施工單位一般注重施工質量及安全，對于檔案的編制，多數是臨時指派些未經過專業培訓的人員來做，使報送的檔案質量較低，在檔案數字化建設中對這些檔案要重新進行整理加工。

5.各檔案館大多存在著一定的信息安全隱患。

城建檔案的數字化管理，主要依賴于強大而穩定的局域網作為技術支持,但由于計算機病毒、網絡黑客等攻擊，以及局域網運行的不穩定性，都對電子檔案的安全保管和長期保存帶來很大威脅。

二、解決檔案數字化問題的辦法

資金、設施、技術、規范、安全是要實現城建檔案數字化必須解決的五個實際問題。盡管困難重重，但也不是不能攻克,關鍵是要有“困難與機遇并存”意識，做好檔案數字化前處理中各項工作：

1.數字化城建檔案館建設是一項需要較大投資的工程。

“前處理”階段中，城建檔案館要進一步爭取各級領導對數字城建檔案館建設工作的重視和支持，保證數字城建檔案館建設有必要的專項資金，同時發揮主動性拓展籌資渠道,否則數字城建檔案館建設將成一句空話。俗話說“巧媳婦難做無米之炊”，加大資金投入，確保資金到位，是數字化城建檔案館建設的必要條件。

2.數字化城建檔案館建設又是一項以先進設施為依托的工程。

“前處理”階段中，必須夯實物質基礎。檔案數字化建設要求具備一定的硬件設備，如專用服務器電腦工作臺、工程文檔高速掃描儀、工程文檔打印機、光盤刻錄機等都是必需的，檔案館增添設備、配件應因地制宜，不貪大求洋，合理配置，適度超前。

3.數字化城建檔案館建設更是一項依靠技術支撐的工程。

“前處理”階段中，必須加強人才隊伍的建設，一方面加大力度，公開公平選調熱衷于城建檔案事業，并在計算機領域能靈活使用檔案管理軟件，勝任文檔存儲、編輯、檢索、利用等工作的復合型人才，另一方面加強培訓，對在職人員進行應用新技術、新設備、新方法以及良好的信息道德等各種形式的再教育，使他們逐步適應城建檔案數字化的工作需要。

4.除上述三項外，數字化城建檔案館建設“前處理”階段中，同時需要認真做好承上啟下規范化銜接工作。

（1）對現有檔案進行數字化處理。縣級城建檔案館要在短期內進行全部檔案數字化可能難以做到，可采取分步實施的辦法解決：先選擇利用率相對高的檔案進行檔案數字化，后再所有檔案數字化，開展時應將檔案實體進行整理，使其符合掃描的要求。整理方法為：掃描前對較厚不易掃描的案卷先拆卷，把卷皮封面復印、編號，檢查卷內檔案內容，如果沒有頁碼的，先要用鉛筆輕輕寫上頁碼，以免卷內頁碼在掃描、著錄過程中發生混亂。檢查案卷是否有卷內目錄，卷內目錄與卷內文件是否吻合，如不吻合需重新著錄，沒有卷內目錄的要補上。如遇卷內目錄不符合數字化系統錄入要求，則需重新建立卷內目錄，為卷內條目和卷內電子文件的對應導入作好準備。對于破損、存放不當起皺、折痕較深的檔案，則采用裱糊、熨燙的方法進行整理。對有些薄、脆、已損壞的檔案，采用塑料薄膜模板保護的方法，進行掃描。（2）強化標準規范管理，檔案數字化加工的程序環節較多，包括條目的補錄、數字化加工文件的選擇、圖像的掃描、掃描后條目及圖像的檢驗等，如果沒有規范的標準，就會影響檔案數字化的質量。（3）組織施工單位、建設單位等資料員培訓，從檔案源頭抓起，確保以后形成的檔案符合檔案規范化要求。

5.數字化城建檔案館建設“前處理”階段中，還應確立保證系統網絡安全的措施。

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一、數字化檔案管理的內涵

數字化檔案管理是檔案館建設在信息時代的必然要求，是檔案信息化建設發展到一定階段的必然產物，是信息化建設綜合實力的體現。在具體實施過程中，對具有高度價值的圖像、文本、語音、影像、影視、軟件和科學數據等多媒體信息進行收集、加工、整理和保管。隨著數字技術處理和內容管理技術的飛速發展，新的檔案管理必然以數字化檔案管理的方式存在。

二、數字化檔案管理的重要性

當前，計算機的廣泛使用，形成了大量的數字檔案信息。檔案信息數字化隨著計算機網絡技術、數據庫技術以及多媒體技術的發展，產生的一種新型的檔案信息形態。采用數字化檔案管理，把分散于不同載體、不同地理位置的信息資源以數字化的形式存儲，以網絡化的方式互相連接，從而可以及時利用，實現資源共享。

（一）數字化檔案管理的優勢。數字化檔案管理把傳統的以紙質為載體的檔案信息對象轉化為機讀檔案，從而節約了保管費用，節省了占地空間，查閱起來方便迅速，避免了反復印制資料所造成的紙張和人員的浪費。數字化檔案管理查詢資料非常簡單，能使資料及時歸檔，盡快提供利用，提高辦公效率。

（二）數字化檔案管理的作用。在數字化檔案管理中，計算機技術、通訊技術、網絡技術和多媒體技術等高新技術在檔案領域廣泛使用，促進了檔案管理理論、檔案管理技術和方法的變革，實現了檔案信息資源的有效利用和共享，發揮了檔案信息的增值作用，進一步發揮和提升了檔案工作在信息化社會中的地位和作用。

（三）數字化檔案管理的效率。在工作中，檔案因經常外借翻閱而產生破損甚至丟失，給檔案的永久保管造成不便。檔案資料經過數字化加工，各職能部門都能通過檔案管理系統查詢或利用所需要的電子文檔原文信息，檔案利用不再受檔案原文不能共享的限制，有效地保護檔案實體的安全，從而提高工作效率，降低檔案信息利用的成本，實現資源共享。

三、實現數字化檔案管理的新思路

（一）進一步提高檔案管理人員的素質。隨著檔案信息數字化的發展，檔案信息分析也成為一項非常重要的工作，這就要求檔案管理隊伍素質也隨之提高。有針對性地對廣大檔案工作者進行檔案知識的培訓、教育，堅持用新思路、新體制、新機制、新方式，堅持以人為本，全面提高素質教育。加快檔案數字化建設，在短時間內培養一批高素質、高技能的現代化信息管理人才，要使檔案工作者掌握傳統檔案管理知識，掌握計算機操作、數據錄入、數據庫管理、網絡管理等基本技能，熟練運用現代化技術手段來管理檔案，不斷推進網絡信息共享，早日實現數字化檔案室。

（二）建立數字化管理的個性化服務。檔案工作人員通過發揮自主的管理能力、研究能力和創新精神，做好個性化服務。檔案管理利用自己獨特的檔案信息和能力，根據用戶的實際任務搜集選擇各種信息，為用戶提供多樣化的動態性檔案管理服務，通過幫助用戶解決他們自身難以解決的問題來實現價值，從而構成強大的檔案管理資源體系。

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【摘要】隨著信息時代的發展，檔案管理已由紙質管理向數字化管理轉變。文章探討了紙質檔案數字化的重要性和必要性，并結合目前地方高校紙質檔案數字化的現狀和存在的問題，提出初步解決措施。

關鍵詞 地方院校；紙質檔案；數字化；對策

在全球信息化和信息資源共享的趨勢下，社會對數字化檔案的客觀需求日益加強，傳統的檔案管理手段面臨著巨大的沖擊。因此，國家檔案局于2011 年頒布的《全國檔案事業發展“十二五”規劃》中，把“加快數字檔案館及電子文件（檔案）備份中心建設，完成國家數字檔案館建設總體規劃的編制工作，對電子檔案進行安全有效的管理” 列入主要目標。在這樣的背景下，近三年檔案管理也由紙質時代向數字化時代邁進，紙質檔案的數字化作為實現數字檔案館建設的基礎工作就顯得尤為重要。而作為培養人才的地方高校的檔案部門與其它檔案部門相比，在硬件和軟件上存在著一定的差距，因此對地方院校紙質檔案數字化建設進行分析探討尤為必要，只有在對檔案數字化有清楚認識的基礎上，才能更好地解決好紙質檔案的數字化之路，為今后的地方院校數字檔案館、虛擬檔案館的建設打好基礎。

一、地方院校紙質檔案數字化的重要性

（一）提高效率，降低成本。紙質檔案數字化就是采用現代的科技設備，如掃描儀、數碼相機等對紙質檔案進行掃描和拍攝，加工成圖像或數字文本，然后存儲在光盤、磁帶、磁盤等載體上，并且在電腦上進行識別的數字圖像處理過程。經過數字化處理的檔案可以在計算機上得到很好地保存，需要查尋時方便快捷，可以大大提高效率。地方院校檔案部門實行紙質檔案數字化，能使數字檔案資源不斷豐富，學校的各院（系）、各部門以及校友、社會公眾能通過數字化檔案管理系統即時查詢，利用所需要的檔案數據原文（件）信息，避免了紙質檔案利用方式對檔案實體的多次借出或復印所造成的大量時間和人力的浪費，有效提高工作效率，降低檔案保管和利用的成本。

（二）保護庫存檔案安全的最大化。一直以來，由于傳統的檔案保存方式是紙質檔案和目錄管理，不僅需要大量的庫存空間，而且查找利用必須到庫房，工作量大，管理成本較高，且檔案容易受到損壞，如紙張發黃、發霉、變脆等。而檔案管理由紙質檔案為主轉變為數字檔案為主后，可以通過一定的權限控制直接在網上查閱復制或打印，減少了對庫存紙質檔案查閱和復印次數，降低了庫存檔案的受損速度，解決了檔案反復借閱利用和檔案管理又必須盡可能延長檔案壽命的矛盾，從而最大限度地對庫存檔案進行有效管護，確保檔案實體的完整與安全。

（三）提升檔案工作者的形象和社會地位。在以紙質檔案為主的高校，檔案工作者大多仍從事于比較機械的手工勞動，工作效率低下，這在一定程度上影響了公眾對檔案工作者的評價。紙質檔案的全文數字化管理，既是各級檔案管理部門與時俱進，實施國家檔案事業“十二五”規劃的大事，是促進檔案管理信息化、現代化的具體措施，也是適應信息時展的需要和現階段檔案工作的亮點工程。地方院校檔案數字化項目完成得好，檔案的價值得到充分發揮，檔案工作對本校的發展及服務地方經濟等發揮的作用就顯著，可以大大提高檔案工作者的社會地位。

二、地方院校紙質檔案數字化面臨的問題

（一）缺乏數字化的規范和標準。目前，紙質檔案數字化標準是《紙制檔案數字化技術規范（中華人民共和國行業標準DA/T，31-2005）》。這一規范盡管為紙質檔案數字化工作的開展提供了技術指導和支持，但與紙質檔案數字化工作相配套的管理規范尚未建立完善，如數字化的掃描流程、掃描件使用的文檔和表格等，標準規范較少或各系統、各省市自行其是，或標準的內容不盡全面，尤其是一些地方高校，由于檔案硬件設施、技術水平相對落后，還必須同時接受省級、地( 市) 檔案行政管理部門的領導和管理，在面對某些標準前后不一、上下不一時，無所適從。再加上檔案管理軟件及有關設備硬件的差異，直接影響著數字化過程中形成的電子數據的規范性和共享性，制約著信息交流的程度和范圍，直接影響檔案信息化建設的步伐。

（二）缺乏檔案數字化背景下高校檔案工作復合型人才。信息化背景下，檔案信息化建設需要既精通檔案業務知識，又掌握現代化、網絡化技術等信息技術的復合型人才。受地方高校現行人事制度的影響，目前地方高校檔案隊伍整體素質普遍偏低，年齡結構、學歷結構不合理，計算機水平較差，一直以來，習慣并固守于傳統的紙質檔案管理的工作模式。往往是懂計算機、網絡技術的人員不了解檔案業務，精通檔案業務的人員對數字化及網絡技術研究不夠，有的甚至認為檔案數字化是計算機人員的事，對此項工作的重要性及自身的責任和義務沒有較好地把握，服務意識和綜合素質不強。

（三）紙質檔案數字化過程存在安全隱患，工作流程銜接性較差。為了保護檔案的安全，優化工作流程，地方院校檔案部門大多根據實際情況制定相應的檔案安全措施，如紙質檔案的領取、掃描、數字轉換、掛接等環節的保管制度。但由于紙質檔案數量龐大，參與掃描、掛接等諸環節的人員多，加上計算機硬件、數據導入、導出等不確定因素，檔案信息的安全得不到保障。（四）重視不夠，經費投入不足。紙質檔案的數字化要求具備相應的軟件和硬件條件，要人力、物力和財務支撐。如購置計算機、服務器、掃描儀及相關軟件，聘請專業技術人員或直接將數字化工作外包。在大部分高校尤其是一些地方院校，由于經費困難，學校必須將有限的資金投入到關系學校生存發展的教學和科研工作中，對學校檔案工作的經費投入相當有限。

三、地方院校紙質檔案數字化建設思路

（一）提高思想認識，加強硬件投入。首先，面對信息化的時代要求，地方院校的各級部門應當在思想上有明確的認識，應當充分認識到紙質檔案數字化的重要性和必要性。在信息化時代中，信息公開是必然的要求，而且其公開程度將會越來越高。這樣一來，檔案的社會性質就必然會不斷地得到強化，檔案所涉及到的對象和檔案利用的范圍也會不斷地逐漸擴大。作為培養地方社會經濟發展人才的高校，應當首先充分地認識到檔案數字化建設的重要性，提高思想認識，轉變觀念，發揮高校檔案信息資源在地方經濟發展中的作用。

其次，在有了思想上的明確認識后，要做好建設規劃。紙質檔案數字化是一項龐大的系統工程，地方院校在以往的工作中留下了大量的學生培養、學科建設、人才培養、校園基礎建設、上級文件等檔案，需要花費大量的人力、物力和財力來進行數字化。這種數字化過程不是一蹴而就的，得對館藏檔案進行調查，要求對檔案的類型、數量、利用情況和保存狀況有一個很好的了解。然后再根據情況做一個統籌計劃，然后進行數字化建設，包括掃描儀、服務器等硬件配套設備的采購，數字化時間進度的安排，專職人員和專項經費的安排等，從實際和長遠的目標保證紙質檔案數字化建設的效果，早日對重要檔案和利用率較高的檔案進行數字化，在保證檔案數字化正常建設的同時，也能滿足檔案館正常功能的運行。

（二）做好培養或人才引進工作。要適應信息時代檔案工作發展的需要，必須有一支素質高、業務精的檔案工作隊伍。在地方院校，以前因受管理體制和思想認識等的影響，往往認為檔案室是一個不重要的部門，忽視了檔案部門的作用，因此普遍存在檔案人員配備不足或不合理的現象，導致檔案工作人員素質不高，業務能力不強，從而影響了地方院校檔案部門所發揮的作用。因此，在以后的工作中，除了得引進檔案專業的人才以外，更應當考慮挖掘現有檔案工作人員的潛力，通過送出去參加培訓班、研討學習、考察學習、脫產進修學習等多種形式，使他們的業務知識、能力和技術得到不斷地更新，促使整個部門的業務素質也得到提高，為紙質檔案數字化建設工作順利進行創造條件。

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1． 科學性原則

在館藏檔案數字化時，如果將全部館藏數字化，對于繼承和保護人類寶貴的文化財富無疑是最為完美的。然而由于檔案鑒定工作長期滯后，使得檔案館中存在著大量未經鑒定或鑒定后未作銷毀的檔案，如果將這些檔案全部數字化，不僅會增加管理和維護的負擔，而且也是資金的巨大浪費。因此，館藏數字化應遵循科學性原則，從實際出發，對館藏檔案進行篩選，確定數字化的范圍，分清輕重緩急，分階段、分層次、分步驟進行。優先對具有館藏特色和地方特色的檔案，館藏珍本、孤本，用戶急需的利用率高的檔案進行數字化。

2．系統性原則

館藏檔案數字化的系統性包含兩層含義：一是保持檔案信息資源的系統性。在進行館藏檔案數字化時，只有系統地、連續地將館藏檔案信息資源數字化，才能充分發揮檔案資源的效用。對重點或特色檔案更應保持系統、連貫和完整，保持檔案信息內在的有機聯系。二是保持數字化軟硬件的系統性。即軟硬件配置、對象數據庫數字化標準等在數字化的不同實施階段應保持一致，保證數字化技術、軟硬件的可繼承性，以確保數字化系統內在的可持續發展性。

3．整體性原則

從宏觀上看，館藏檔案數字化是數字檔案館眾多對象數據庫中的一個節點，它是數字檔案館的一個有機組成部分。毫無疑問，館藏檔案數字化建設應該融入到數字檔案館檔案資源建設的總體規劃之中。因此館藏檔案數字化必須遵循整體性原則，即實體館藏必須根據數字檔案館建設要求制定的統一標準和規范，以及檔案信息資源共建共享的計劃來進行自身館藏檔案信息的數字化，并和其他實體檔案館相互協作，從而確定各自館藏檔案資源數字化的范圍。通過實體館際的協作發展，形成一個互為補充、互為利用、互為推動的地區性或全國檔案信息資源體系，并提供網絡檔案信息服務，從而充分發揮數字檔案館的作用。

4．特色性原則

在遵循整體性原則的同時，各檔案館的館藏數字化建設還需各具特色。特色是檔案信息資源數字化建設的生命。選擇本館獨有的，具有資源優勢的專題和項目開發建設特色數字化檔案信息資源系統、特色檔案信息數據庫，有利于形成優勢，避免重復建設，實現網上檔案信息資源優勢互補和資源共享。特色化是現代化建設分工協作的一個表現，也是網絡時代檔案館生存和發展的關鍵。各實體檔案館要想擁有更多的利用者和謀求自身的長遠發展，必須首先確定自己的檔案資源特色，并在確定館藏特色資源范圍后，逐步形成自己的獨特性和全面性。所謂獨特性，是指要保證所建立的對象數據庫的數據具有惟一性，不能和其他館的數據重復，突出檔案資源的地方特色。所謂全面性，是指在建立特色數據庫時，要保證檔案信息的完整性和全面性。

5．通用性原則

在館藏檔案文獻數字化建設的過程中，檔案目錄數據庫、檔案全文數據庫、多媒體檔案數據庫等的建設要注意通用性原則，又稱標準化原則，即在檔案文獻數字化建設的過程中必須遵守國際和國內通用的網絡傳輸協議或格式、數據加工標準和檔案文獻分類標引、著錄規則等標準的原則與要求，以確保數字化檔案信息產品的通用性和標準化，符合網上傳輸與檔案信息資源共享的要求。這樣建成的檔案信息數據庫才能適應各種通用的軟硬件要求，方便遠程利用者對各種檔案信息的存取和利用。

6．可行性原則

在傳統檔案文獻資源數字化或開發新建數字化檔案信息資源時，必須根據數字檔案館建設需要、人才物投入力度量力而行。在可行性、最優化方面著重分析擬建檔案數據庫（數字化檔案信息資源）所擁有的或預期擁有檔案信息資源豐富的程度，檔案信息內容系統性、完備性程度，開發周期，檔案信息數字化加工設備、技術水平與能力，檔案信息數字化經費保障力度，人才隊伍的數字化建設經驗、信息技術水平與能力等。在檔案信息專題或全文數據庫開發上要避開開發周期長，數據規模過大，數據采集難度大，數據更新速度慢等弊端，以確保檔案信息數字化建設的進程與質量。

7．安全性原則

數字化檔案信息常常在網上傳播利用，最大問題是保密難，所以數字化檔案信息資源，特別是上網的檔案信息資源必須嚴肅對待安全保密問題。安全性包括防泄密與防數據丟失兩個方面。防泄密、防病毒攻擊或停電等意外事故造成數據丟失和系統破壞是數字化檔案信息資源建設中的重大原則問題。必須予以高度重視，采取切實有效的安全措施和手段，如數據加密、限制使用范圍、建立數據備份，制作只讀光盤等。

8．“用戶至上”原則

館藏檔案信息資源數字化建設的出發點和最終目的是滿足利用者需要，提供社會利用。因此在檔案信息數字化建設的規劃、決策中，我們應形成以利用者需求為中心的服務觀念，即為滿足利用者需要的原則。在此理念指導下，館藏檔案數字化建設應從利用者的角度出發，分析網絡時代不同用戶利用檔案的心理和需求，不同利用者關心的焦點、熱點問題。在充分權衡各種問題的需求程度、重要程度的基礎上，選擇、確定館藏檔案信息資源數字化的優先順序和內容，從而在更大程度上及時滿足利用者對檔案信息資源的需求，提高利用者獲取檔案信息的質量。在選擇硬件轉換傳統檔案文獻問題上，也必須遵守滿足需求的原則。

9．高仿真原則

在檔案信息數字化轉換時應使生成的拷貝對檔案文獻原件有較高的保真度。這就需要在轉換工作中仔細地關注檔案文獻的重要細節，以免丟失信息。為了使數字拷貝盡量地再現檔案原件的本來面目，除非為彌補設備的缺陷，一般不宜對圖像信息進行處理。要尋求使數字化后的檔案文獻達到準確復制效果的方法，不能造成原始檔案信息的丟失。另外，檔案文獻數字化處理過程中應慎用壓縮技術。文件壓縮可以使大文件變小，方便檔案文獻的傳送、存取及拷貝，但文件壓縮程度越大，數據丟失風險越高。因此，對于數字檔案信息的存儲不提倡壓縮。

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關鍵詞：檔案數字化；加工過程；問題

1 檔案數字化加工過程中技術問題

檔案數字化過程需要應用到多種技術，在技術的相互作用下，實現大量的檔案資料資源共享和共建功能，在這樣的情況下，標準化處理數據則是檔案數字化過程的關鍵，也是值得注意的問題之一。一旦一方數據庫結構有偏差，或出現數據不規范現象，對檔案數字化加工的整體效果都會造成巨大的影響，增加資源共享的難度。數據標準性差和檔案數字化加工過程中的技術標準之間有很大的P聯，因此，需要技術人員和相關檔案數字化加工工作人員盡量避免這一現象的發生。

通過相互能夠兼容的系統進行加工，防護系統之間相互攻擊和排斥。另外，在檔案數字化過程中設置標準應該符合國際標準，以及我國中文信息資源標準。檔案數字化加工的目的是將地區檔案館相互貫通，實現全國檔案館以及全球檔案館一體化，進而達到資源共享功能。所以，在這樣的要求下，檔案數字加工過程中，操作的標準性決定這一目標是否能夠完成，按照相應數據描述標準和網絡資源取舍標準等進行檔案系統設計，才能保障檔案數字化加工順利進行。

2 檔案數字化加工過程中質量問題

辦公自動化系統已經在社會上應用較長時間，但是大部分應用企業或個人對檔案數字化管理并不重視，加上以往數據管理模式和企業管理制度的影響，導致檔案數字化利用率較低。計算機在整個檔案數字化加工過程中充當文字錄入功能和編輯、打印功能，通過人力輸入，而檔案數據不但只有眼前的資料還有網絡上大量的數據檔案，這樣的工作方式不但浪費人工資源，還對開發質量造成了較大的影響。

檔案數字化加工過程對質量要求較高，因此應該選擇適當的設備，工作過程中不但要將質量放在首位，還要保證檔案流失現象的出現，合理選擇數字化處理設備和相機、速拍儀的使用能夠對檔案數字化加工過程中的質量有一定的保證。

當實體檔案便于拆卷和恢復的情況下，應選擇高速文檔掃描儀等設備，以確保數字化產品較高的質量。

3 檔案數字化加工過程中安全問題

檔案數字化加工過程最為主要的便是安全性，無論在檔案信息載體安全性上能夠體現，在檔案安全傳輸上也能體現出安全性對檔案數字化過程的重要性。首先，載體安全指的是計算機系統，也就是軟件對信息的存儲功能安全和計算機影響對信息安全的影響。其次傳輸安全主要指的是網絡防御能力，也就是對黑客和病毒的防御能力，一旦發生黑客和病毒便會泄露信息，嚴重損害加工過程的整體效率。因此，信息安全是保障檔案數字化加工過程是否能按時完成、質量完成的基礎。

針對這一現象，筆者認為在檔案數字化加工過程中應利用技術和手段設置密集的防御系統，加強訪問控制功能。增強安全意識，建立章程制度，明確個人責任，提高檔案安全保密工作的重視程度。加強檔案搬運過程中安全管理機制，保障檔案的安全，設立監控系統和防盜系統，設立監督人員，保障檔案的絕對安全性。做好檔案掃描錢的準備工作，合理使用數字化設備，保障原件的完好性。嚴格按照規范數字化加工場地進行管理，工作人員必須持有有磁卡的工作牌才能進入檔案室工作區域。嚴格把控數字化產品的驗收和收尾，設立專門人員進行驗收，按照檔案整理-檔案掃描和圖像處理等步驟標準執行。

4 結語

綜上所述，檔案數字化加工過程中需要考慮到方方面面，且需要成熟的管理制度和監管制度，注意檔案數字化加工過程的安全、質量和技術問題，為檔案數字化的實現打下堅實的基礎。

參考文獻

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[2]方凌志.機關檔案工作中的問題與對策研究[D].安徽大學，2014.

[3]朱麗梅.檔案信息化建設的績效評價研究[D].華南理工大學，2014.

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一、數字化中期：目錄優先，注重源頭，確保質量

1. 確保目錄數據庫的規范和完善

雖然檔案信息全文數字化是數字化工作的方向，但在全文檢索還無法大規模實現的今天，機讀目錄數據仍是檔案檢索的主戰場，構建規范和完善的目錄數據庫是檔案信息進行數字化的第一步。各學校應首先補充完善案卷級與文件級機讀目錄，特別是辦學歷史悠久和館藏檔案數量大的學校；其次，應檢查已有機讀目錄數據的質量和規范，目錄信息能否規范、準確地反映檔案內容。

2. 重視電子文件的接收

電子文件的接收是減輕檔案數字化工作壓力的有效途徑，每推遲一年接收電子文件，就意味著以后要多花人才物力對其進行數字化工作。目前，大部分學校都實現了校園辦公自動化，但都著重于文件資料的流轉利用，至于歸檔保存則是另一回事。因此，學校檔案部門應主動與本單位信息部門商討，將檔案信息化管理納入校園信息化工程，以實現電子文件的網上傳輸和歸檔，對于還未實現校園一體化的單位，則應要求在紙質文件歸檔同時要求提交電子版。

3. 做好全文數字化檔案的校驗工作

全文數字化是一項工作量相當龐大的工程，但學校專職檔案管理人員往往人數偏少，因而檔案全文數字化工作一般都委托給數字化處理專業公司來做。數字化專業公司常常是在短期內加班加點完成委托的數字化處理任務，至使檔案管理人員無法逐個對圖像文件進行校驗。因此，各學校在與數字化處理專業公司簽訂數字化處理技術委托合同時，應明確寫明數字化處理的質量要求、質量標準、質量檢查方法以及質量問題的解決辦法等。在實踐過程中，除了數字化專業公司指定專人負責數字化處理中的校驗工作，還應安排檔案管理人員進行抽樣校驗工作，校驗工作與專業公司數字化處理工作同步，做到隨掃隨校，發現錯誤，立即重掃，確保不會出現圖像歪斜、污點、大小不一等情況。

二、數字化后期：統籌兼顧，安全第一，講求實效

1. 統籌兼顧，保證數字化工作可持續

檔案數字化工作牽涉多個業務部門，只有統籌和兼顧好各種關系，數字化工作才能可持續。一是要善于共享、利用本校的軟硬件設施和網絡資源，避免不必要的重復投資；二是要合理分配部門內人員和技術，避免有限資源的不合理分配；三是要根據館藏實際情況配置適用的設備，避免不必要的高起點、高標準和盲目跟風；四是要合理安排每年的工作進度，避免不切實際、盲目樂觀地定數量、定進度；五是要借檔案數字化之機，進一步規范紙質檔案管理，避免數字化檔案被隨意訪問、篡改、復制等破壞檔案原始憑證性和真實性所帶來的嚴重后果。

2. 確保數字化工作的安全

首先，檔案數字化過程中要大量利用檔案實體，因而應加強檔案實體流通過程的監控，保證檔案實體不丟失、不損壞，確保絕對安全；其次，要選擇安全的檔案信息存儲設備。數字檔案信息能否長期存取與存儲介質息息相關，一旦存儲介質受損，其數據也將不復存在。因此，應選擇優質、安全的存儲介質來確保數字檔案信息的安全，如光盤、移動硬盤、服務器等。再次，要做好檔案信息備份。數字化處理的檔案信息應備份兩套以上，其中原件封存保管，復件用于對外查閱利用和異地保存，同時做好原件與復件數據的比對校驗工作，確保備份信息可讀、可還原，并做好數據信息備份時的登記工作。最后，應做好信息數據庫的日常維護，以防止數據的丟失、破壞、更改、非法下載復制、病毒侵襲、系統崩潰、硬件損壞等不安全因素。

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人事檔案信息數字化管理是適應現代化科學技術發展的表現，對于提高人事檔案的管理水平和質量有著重要意義。然而，當前的人事檔案信息數字化管理在安全性、技術和人員素質等方面還存在較為嚴重的問題，嚴重影響人事檔案信息數字化管理的效果基于此，詳細分析人事檔案信息數字化管理中出現的問題，并提出若干對策。

關鍵詞：

人事檔案信息；數字化管理；

人事檔案記載著人的生平，包括學習經歷、工作經歷、政治面貌等，對人事檔案進行合理管理可以有效保證信息資料的完整性。傳統的人事檔案管理方式為手工管理，為了做好一份人事檔案資料，管理人員常常需要花費大量時間進行資料收集，期間還要做好各種記錄工作。這樣的人事檔案管理工作效率較低，且不利于紙質資料的保存。現代化科學技術的發展為人事檔案管理提供了新的管理方式，即人事檔案信息數字化管理。人事檔案信息數字化管理是以信息技術為核心的檔案管理，對于提高人事檔案管理的工作效率有著重要意義。然而，目前我國的人事檔案信息數字化管理仍然面臨不少問題，阻礙了我國人事檔案的進程。

一、人事檔案信息數字化管理面臨的問題

1.計算機環境和技術問題。

人事檔案信息數字化管理對計算機核心技術的依賴性較高。首先，要加強對人事檔案信息的環境管理。信息技術和計算機軟件對外部環境有一定要求。如空氣濕度不能太過，否則易產生漏電現象，拷貝資料用的U盤容易受灰塵等影響，有可能造成無法讀取數據的后果等。其次，科學技術更新換代的速度非常快，計算機軟件必將經常更新。然而軟件技術的更新卻有可能與硬件設施不匹配，從而導致原有數據的流失，不利于人事檔案管理。

2.信息安全性問題。

信息技術的安全性問題一直存在于發展中。自科學技術不斷發展以來，衍生出了各種安全問題，如網絡黑客、計算機病毒、惡性插件等。這些計算機技術問題都會使計算機上的數據信息泄露或被竊取，不利于保障人事檔案資料的保密性。當然，人事檔案信息數字化管理中的信息安全問題與人員的安全管理意識也相關。人事檔案管理人員只看到數字化管理對工作效率的提高，卻忽略了對信息管理的重視，導致人事檔案信息數字化未得到妥善的信息安全管理。

3.檔案信息數字化管理人員的素質低。

人事檔案信息數字化管理對管理人員有三方面的要求：專業知識、業務技能以及計算機操作技能。與傳統的人事檔案管理相比，第三項要求是現在的管理人員普遍缺乏的技能，而新時期人事檔案的管理工作相關的業務技能和專業知識也產生了相應變化。然而，就總體情況而言，管理人員的素質并未隨著新型管理方式的發展而提高，我國現階段的人事檔案信息數字化管理人員的素質仍然有待提高。

二、人事檔案信息數字化管理對策

1.建立適當的人事檔案信息數字化管理操作系統。

人事檔案信息數字化管理的操作系統由計算機硬件設施和軟件組成，硬件和軟件的匹配度高才能促使操作系統更加完整。因此，在對人事檔案信息數字化管理的操作系統進行選擇時要充分考慮到各方面因素，主要包括以下幾點。第一，選擇該操作系統時，計算機中原有的數據和信息是否會被刪除。計算機操作系統的不同很有可能改變信息的格式等，使數據無法讀出或者缺損。為防止這類情況發生，必須充分考慮數據是否會缺失等問題。第二，該操作系統本身是否具有安全性，是否有自帶的惡意插件或病毒以及對信息的保密程度如何等。對存有安全隱患的軟件和系統堅決不予考慮，否則將會導致本計算機數據的流失，且選擇的操作系統應該對信息具有較強的保密性，使人事檔案信息不易被復制和盜用。

2.提高人事檔案信息數字化管理人員的整體素質。

有關部門應該通過加強培訓的方式提高管理人員的專業素質。首先，培訓內容包括新時期人事檔案管理的專業知識、業務技能以及計算機操作技能。計算機技能培訓應該是培訓的重中之重，要求管理人員必須通過培訓切實掌握扎實的應用計算機的能力。為提高培訓的效果，相關部門可以采用實踐操作的方式對信息管理人員進行考核。有效的培訓活動能夠為人事檔案信息數字化管理培養出優秀的人才隊伍。其次，培訓過程中要著重提高人事檔案信息數字化管理人員對信息安全的重視，使人事檔案信息數字化管理人員認識到信息安全對人事檔案管理工作的重要性，要求管理人員在實際操作中能夠自覺防范網絡病毒，保障信息管理的安全。

三、結語

人事檔案信息數字化管理目前存在的主要問題為計算機環境要求更加嚴密，計算機軟件和硬件更新換代的速度快、信息安全收到威脅以及管理人員素質有待提高。人事檔案信息數字化管理能夠有效減少人事檔案管理工作的時間，提高檔案管理的質量，必須予以重視，選取適當的人事檔案信息數字化管理操作系統并通過培訓提高管理人員的綜合素質，為人事檔案信息數字化管理提供優秀的人才隊伍，促進人事檔案管理工作的發展。

作者：黃金勇 單位：國家新聞出版廣電總局七〇五五甲臺

參考文獻

[1]周軍.人事檔案信息數字化管理面臨的問題與對策[J].襄樊職業技術學院學報,2011(2)：138-140.

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[關鍵詞]檔案信息 數字化 數據轉換

中圖分類號：N9211 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2015）13-0314-01

一、檔案數字化的概念

數字化本質就是將人們感受到的信息抽象為可以度量的用符號表達的數字、數據，再將這些數字、數據按照一定的數字化模型轉換為一系列計算機可以識別的二進制代碼，從而可以通過計算機對這些數據進行高效的處理、儲存、傳輸，這就是數字化的基本過程。檔案數字化無疑就是將存儲于傳統載體上的檔案信息進行數字化，在信息化技術日益發展的今天，檔案數字化也隨之迅速發展起來。事實上，各種原始的檔案資料數字化具有技術的可行性，在我們描述信息的二進制序列過程中，無論采樣的頻率有多高，總是存在于實際事物的差別。

檔案是人們處理事務過程中遺留下來的副產品，它使人們進行社會實踐活動附帶的產物，或者它是自然形成的，而不是純粹人為的結果。盡管不能機械地理解原始性的含義，但是毫無疑問檔案的歷史性、真實性是其本質屬性。

檔案信息數字化的工程不能成為一種時尚，而要在保證檔案基本屬性的情況下借助于現代信息技術擴展其作用范圍，提高其效率。因此需要從檔案的特點、成本、效益等方面綜合考慮，確定出數字化與非數字化的界限，按照科學合理的方案進行數字化建設。

二、檔案管理數字化的目標

檔案有兩種基本價值，一種是歷史憑證價值，從檔案的基本屬性和檔案的內容、形式、特征看，檔案是真實可靠的，具有法律效力；另一種是情報信息價值，從檔案的信息存儲和所反映的內容來看，檔案信息可供各項工作借鑒、參考。由此可見檔案管理的主要價值體現在真實的憑證作用方面，而對效率要求相對處于較次要的地位。

對現實中的信息完全數字化的優勢，在于其強大的計算機處理能力、高效的查詢功能及信息管理與共享能力，在效率優先的前提下數字化是必須的工作。而對檔案的數字化處理必須結合其檔案利用的特點與數字化的優勢，找出一個最好的結合點。

因此，我個人認為檔案管理信息化的目標是在保證檔案原始憑證性、真實性、安全性的前提下，利用數字化的優勢，提高其管理、查詢與傳輸效率，擴展其服務功能特別是數據挖掘功能。

三、檔案管理的數字化現狀與問題研究

現有的數字化檔案管理系統大部分基于關系數據庫系統，基本實現了檔案的編目、檢索、統計、出借等日常管理，其本質是在原有的檔案管理體系上附加了計算機軟件，這在一定程度上提高了檔案管理工作的效率。但就當前現狀而言，檔案管理數字化工作面臨著一些問題。主要表現在以下幾個方面：

1.檔案管理數字化的界限問題

檔案中哪些內容數字化、哪些內容以原始的內容保存或者二者都進行，都不能十分明確，極端的做法是盡其所能通過鍵盤、采集卡及掃描設備將其內容全部數字化。

2、檔案管理數字化的標準問題

檔案信息數字化無相關電子數據標準，不同檔案部門數據結構格式不統一，盡管可以通過大量元數據來克服這樣不一致的問題，但不利于網絡條件下的檔案信息的高效率共享。

3、檔案數字化信息的管理問題

工作不協調，數字化過程與對數字化信息的管理不能同步進行，所有原始材料的數字化雖然技術上容易實現，但是對于較大型的檔案管理部門數字化將是漫長的工作，即使完全數字化了，將會涉及大量異構數據的檢索、轉存及管理。如果相應的檢索和驗證管理軟件跟不上的話會使問題復雜化，許多前期工作將會前功盡棄。

4.檔案數字化信息的安全性問題

數字化后的電子信息安全性與可靠性問題十分突出，如何保證數字化后的信息不被隨意訪問、篡改、復制是一個十分復雜的問題。要解決這樣的安全問題，需要利用計算機數據安全技術，單從技術特征來說要解決的問題是數據的完整性、保密性和可用性，涉及的技術包括數據加密與數字水印。檔案信息是需要長期保存的，這將導致加密密鑰的管理變的十分困難，因為密鑰安全性不僅在于計算的復雜性，而且還在于不斷更新，而數字水印技術在一定程度上必然導致原始數字信息的失真，從而進一步破壞檔案的原始憑證。

以上數字化過程中，如何平衡各個影響因素，需要我們仔細分析，事實上，以上所有問題都是由界限不清晰帶來的，即所有檔案材料中，哪些部分數字化、哪些內容不數字化不是十分明確。

四、檔案管理的數字化界限劃分

如果從檔案管理的主要作用來分析，既然是用來作為憑證的，其效率要求相對來說較低。對所要求的憑證信息在一日內一般都能查詢確定，就目前的管理體系來說完全能夠達到其所要求的效率。因此，數字化的作用在于提高利用效率的同時，擴展原有檔案信息的利用價值，即除了其憑證功能外擴展其分析價值，通過對以前檔案資料的統計分析及信息挖掘為決策未來提供必要的支持

在實現了對檔案的目錄、案卷、出借、查詢、統計等基本外延信息計算機管理的基礎上，我們可以將進一步的檔案內容數字化按照需求分為兩種，一種是以方便管理應用為主要需求的數字化工程，一種是以分析應用為主要需求的數字化工程。對于大部分單位的檔案管理來說，前者不具有普遍性，因此通過分析我們知道，從應用的角度分析其所帶來的好處只是檢索速度的提高與信息共享的方便，但是，以上均不是檔案管理信息主要利用價值的體現，因為其存儲、檢索與安全維護的代價是巨大的，況且對大量異構數據的管理與應用會增加檔案利用的復雜性，從成本利益及安全角度考慮也是不科學的。

所以，以分析應用為主的數字化實現才是最佳的選擇，它可以在保證檔案管理最基本特征及利用價值的基礎上，利用現代信息技術擴展其利用價值，通過對其以前的信息進行數據挖掘，從而為決策分析提供服務。在此前提下應該建立檔案管理信息系統、數據倉庫、原始檔案材料三級管理與應用模式。

1.檔案管理信息系統

檔案管理信息系統是對檔案材料存在與利用信息的數字化及管理系統，具體數字化及管理的內容主要包括：檔案的實物存儲位置信息、屬性信息、審核信息、出借利用信息、統計信息等。

2、數據倉庫

與事務處理數據庫系統不同，數據倉庫是從多個數據源中收集的一個信息倉儲，是整合的、主題導向的、長期積累的且內容不頻繁更換的數據集合。采用數據倉庫的技術，將來源于不同檔案部門管理信息的信息資源復制集中到一個數據庫中，形成一個資源信息中心。

由于數據倉庫不常被修改，也不用于通常的事務處理，只是用于查詢、數據挖掘、分析，因此其一定程度的數據冗余是允許的。另外，數據倉庫的特性也是符合檔案管理的基本應用要求的。

基于數據倉庫的數據的單向流動保證了數據的安全性，分布于各個檔案部門的數據單向地轉儲到數據倉庫中可以在兩方面保證數據的安全性，即使從數據共享的角度來看，作為數據倉庫的用戶來說，本質上只有只讀權限，堵塞了數據的安全漏洞。

建立數據倉庫時，數字化的內容并不需要所有的原始檔案材料，而可以是能反映原始檔案信息內容與作用的摘要信息。它既能夠作為查詢與信息共享的數據源，又可以作為數據挖掘從而進行決策分析的數據源。