檔案管理實踐報告范文

導語：如何才能寫好一篇檔案管理實踐報告，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公文云整理的十篇范文，供你借鑒。

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高校檔案記載著高校的發展歷史、教學活動、人才培養計劃以及科研成果，由于自身工作的特殊性，這些檔案內容具有十分重要的學術研究價值，無論是對高校，還是社會發展都具有重要的促進作用。檔案質量管理工作開展中，主要是指檔案管理人員運用科學手段和專業技術，形成完善的檔案管理質量保障體系，確保檔案管理工作質量。檔案質量管理工作核心內容主要是在檔案管理工作基礎上，進一步為高校長遠發展提供保障。由此看來，加強高校檔案管理質量保障體系建設研究是十分有必要的，對于后續理論研究和實踐工作開展具有一定參考價值。

一、高校檔案管理質量現狀

檔案工作作為高校日常管理工作中重要內容，檔案管理工作質量高低直接影響到高校日常教育事務的開展，而構建完善的檔案質量管理體系涉及內容較廣，是一項系統性的工程，需要工人員綜合能力、服務意識、制度完善和基礎設施建設等多個方面提供保障。但是就當前我國高校檔案管理現狀來看，其中仍然存在一系列問題，主要表現在以下幾個方面。

1.檔案管理工作認知存在局限

就檔案管理工作認知角度來看，存在十分明顯的局限性。多數人對于檔案管理工作的認知停留在資料整理，是一項十分枯燥、乏味的工作，沒有什么發展前途，這就導致很多檔案管理人員對工作的敷衍了事，責任意識欠缺，難以全身心投入工作中，嚴重影響到檔案管理工作質量。

2.檔案管理工作不規范

檔案管理工作開展中，無論是資料搜集和管理工作，還是借閱制度都存在明顯的缺陷和不足，出現這種現象的原因主要是由于高校對于檔案管理工作重視程度不高，實際工作開展中未能更加規范的開展，檔案的分類存放和借閱都存在著明顯的缺陷，很容易造成檔案資料的丟失和損壞。檔案資料在借閱過程中，受到領導干部的影響尤為嚴重，很多領導說一句話就會影響到檔案管理工作正常開展，無法遵循檔案借閱流程進行[1]。

3.檔案管理基礎設施建設滯后

就檔案管理工作現狀來看，傳統的管理工作模式已經無法滿足實際工作需求，迫切的需要對管理理念、管理內容和管理方法進行創新，應用更多現代化管理技術，加強檔案信息化建設。諸如，在檔案管理工作中計算機、移動存儲設備和溫度調控設備的應用，均是當前檔案管理部門的基礎設施建設必備品。但是由于高校長期對檔案管理工作的忽視，導致檔案管理部門基礎設施建設力度不足，存在明顯的缺陷和不足，嚴重影響到檔案管理工作有序開展。

4.檔案管理獎懲體系不完善

檔案管理工作開展中，如何能夠為管理工作質量提供更堅實的保障，管理工作人員在其中所起到的作用是尤為突出的。這就需要完善的約束機制，促使管理人員能夠有序開展工作，提升檔案管理工作質量[2]。對于表現良好的檔案管理人員予以獎勵，工作敷衍了事的人員則給予嚴厲懲罰，以此來調動員工工作積極性，提升檔案管理工作質量。

二、高校檔案管理質量保障體系建設對策

1.強化檔案管理意識，營造良好的工作氛圍

高校檔案質量管理工作開展中，主要是檔案管理工作人員積極參與其中，運用科學合理的管理方法，充分發揮檔案管理的作用，有針對性的建立一套完善的檔案管理質量保障體系，確保檔案管理工作能夠有效落實到實處，提升管理質量。基于此，首先，應該號召檔案管理部門所有領導干部、工作人員的積極參與，實現全方位的配合，根據相關制度和標準對文件資料進行管理，確保檔案資料能夠及時歸檔，提升檔案管理質量[3]。其次，對檔案管理全方位監控。高校建立完善的檔案管理質量保障體系，加強工作監督是尤為必要的，并且貫穿于檔案資料的收集、整理、審核、分類以及使用等全過程，一旦發現違規操作問題，及時有效的制止，尋求合理措施予以解決，確保檔案管理工作能夠落實到實處。最后，應用先進管理技術手段。通過應用現代化科學技術和統計方法，有針對性解決檔案管理中存在的缺陷和不足。

2.建立完善的檔案管理制度，為檔案管理質量奠定基礎

為了確保高效檔案管理工作能夠有序開張，有章可循，健全和完善檔案管理制度是尤為關鍵的，促使高校檔案合理利用、規范整理，健全各方面的管理制度，確保檔案資料的收集、整理、分類、利用等過程都能夠有章可循，形成更加全面的檔案管理網絡，有針對性解決檔案管理工作中出現的問題，提升檔案管理工作質量[4]。完善檔案管理部門的崗位職責，根據工作計劃有針對性開展檔案管理工作，更加細致、全面。此外，還應該強化檔案質量管理意識，確保檔案資料完整、清晰、無缺陷，實現檔案工作的集中統一管理，提升檔案管理效率。

3.強化檔案管理人員培訓力度，提升人員綜合素質

檔案管理工作是一項系統性的工作，工作十分枯燥、單調，檔案管理人員的綜合素質和責任意識高低，對檔案管理工作質量影響十分深遠。這就需要結合高校實際情況，有針對性的優化檔案管理人員結構，定期組織培訓和考核，強化檔案管理人員綜合素質和責任意識，全身心投入工作中，提升工作質量。

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作為基層黨員干部，在黨的群眾路線教育實踐活動過程中，需要充分做好檔案管理工作。在履行自身檔案管理職責的同時，推動我黨開展黨政建設。基于當前實踐活動檔案管理內容，主要包括以下幾個方面：一是黨的群眾路線教育實踐活動的動員大會、學習上級文件、民主評議黨員、組織生活會、總結大會等考勤、會議內容記錄存檔；二是黨的群眾路線教育實踐活動動員大會、上級領導（督導組）檢查指導工作的講話材料、實施方案、組織機構、民主評議表等各項內容進行編目存檔；三是將實踐活動中涉及到的學習材料、學習書籍等進行存檔；四是接收上級文件、制定黨的群眾路線教育實踐活動學習教育環節工作方案、計劃、安排編目存檔；五是對上級領導講話內容、開展黨的群眾路線教育實踐活動的各種照片、組織觀看教育篇電影編目存檔；六是在“11”項專項整治、深入開展“公與私”“對與錯”“榮與辱界限”專題討論材料編目存檔；七是推動黨的群眾路線教育實踐活動網上工作紀實編目存檔；八是學習蘭考縣委開展專題民主生活會情況，領導班子專題民主生活會記錄資料、領導班子談心記錄、黨員干部自我剖析材料、撰寫黨性分析材料、開展民主評議黨員工作方案編目存檔，充分豐富檔案管理員自身的管理知識水平，優化存檔工作；九是黨的群眾路線教育實踐活動學習第一階段“回頭看”征求意見、民主評議黨員、解決“”問題群眾測評，對該項工作開展中涉及到的內容進行存檔；十是黨的群眾路線教育實踐活動專題民主生活會情況總結報告、領導班子整改方案、領導班子成員整改計劃、黨員整改承諾書等編目存檔;十一是單位教育實踐活動“回頭看”情況專題報告、學習黨的群眾路線教育實踐活動學習筆記記錄、大記事等編目存檔;十二是單位的制度匯編，管理規定、立行立改、簡報等存檔[1]。通過上述檔案管理工作內容，進一步明確黨的群眾路線教育實踐活動開展過程中，檔案管理的具體方法與涵蓋內容，為進一步探索活動檔案管理方法奠定基礎。

2黨的群眾路線教育實踐活動檔案管理的進一步思考

2.1重視檔案編研

黨的群眾路線教育實踐活動的開展，是當前我黨加強群眾基礎建設的關鍵內容。對于在實踐活動中涉及到的檔案管理內容，需要遵循“精益求精”的原則，達到精準信息記錄的目的。并且在進行活動檔案編制的過程中，基于多角度以及多層次進行分析，實現檔案的編研工作的開展。在檔案編研工作開展中，實現縱向與橫向的剖析，深入挖掘當的群眾路線實質內涵，分析實踐活動的實際脈絡與實踐歷程。采取多種方式開展多層次、全方面檔案編制工作，確立多載體。如:攝影、錄像以及照片等多載體檔案管理與存儲。關于此項內容，檔案當中涉及到的各項因素，檔案管理部門需要進行單獨編制，最大限度上深入挖掘檔案資源的內在價值。

2.2強化檔案宣傳

首批開展黨的群眾路線教育實踐活動的部門與單位，在健全與編制完善的活動檔案之后，需要重視采取積極有效的管理手段對互動檔案進行管理。同時，現代媒體的增多，使得通信水平得到迅猛發展。對于黨的群眾路線教育實踐檔案，可采取多種大眾傳媒載體，進行檔案的宣傳工作。只有這樣，既能夠深入了解與開展黨的群眾路線實踐活動，還能夠將實踐活動中涉及到的單位以及相應部分檔案管理工作狀況進行借鑒，加強黨建工作，并為其提供全面的服務[2]。

2.3擴寬利用層面

對黨的群眾路線教育實踐活動檔案管理，是實現黨政建設的重要途徑。檔案當中涉及到的內容，不但是對當時活動教育狀況的直觀體現，更是對未來黨政建設提供信息支撐的前提條件。基于活動檔案的利用與管理狀況，各層級檔案行政管理部門，需要對單位內部的檔案管理工作進行檢查與指導，加強黨政建設力度，發揮對黨建工作的指導作用。對不同層面進行分析，檔案管理工作需要在基層單位當中積極開展，保證基層項目的建設，為指標體系的建立與考察提供良好的發展環境。

2.4建立監督組織機構

基于政治層面的角度進行分析，以對人民、歷史高度負責的態度，重視加強群眾路線的實踐教育工作，依法執行與監督檔案內容，將群眾的路線教育實踐工作納入到單位監督管理的范疇中，制定專項負責人，實現對活動檔案內容的管理與監督，制定規范化的監督體制，健全與完善編制信息的規范化建設，負責整個教育實踐活動的統籌協調，進而明確檔案的編制與管理。監督組織機構作為監督活動檔案完整性的組織，由單位從事檔案建檔與管理的人員負責，為規范化管理體系提供人力支持，為實現并開展黨建工作奠定堅實基礎[3]。

3結論

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關鍵詞：固定資產；項目檔案；收集管理；處理對策；

中圖分類號：G275.9 文獻標識碼：A 文章編號：1674-3520（2015）-01-00-01

流體物理研究所是中國工程物理研究院下屬研究所，成立于1958年，現有研究人員830余人，主要從事核武器和高新技術武器的研制、開發及成果轉化工作。近十年，我所承擔了多項國家重大固定資產投資項目建設，先后建成了“神龍”系列直線感應加速器和Z箍縮初級試驗平臺等具有國際先進水平的大型科學裝置和多個大型爆轟試驗設施，2013年榮獲國防科技工業固定資產投資管理（技術創新）先進單位。

我所固定資產投資項目特點是：工藝技術創新和專業面廣、建設跨度時間長，參與建設單位多，項目檔案與城建檔案有共性也有其特殊性。近幾年，我所承擔的項目進入驗收密集階段，根據目前已通過國家驗收的幾個項目檔案管理經驗，就收集管理中存在的共性問題進行探討。

一、檔案收集管理過程中存在的共性問題及現象

（一）項目檔案系統性與分類收集的問題

按國家重大項目建設規定，項目檔案包括工程準備、施工和竣工驗收各階段文件。其中工程準備階段文件包括勘察、論證、立項、批復、計劃、設計、招投標、合同等文件，類別涉及文書檔案、科技檔案、財務檔案、基建檔案、設備檔案等，項目檔案收集過程中，常常存在著分類管理和單個項目檔案管理之間的矛盾。由于不同門類檔案的收集方式、歸檔范圍、保管期限、檔號編制與項目檔案管理要求的不同，使項目檔案在系統性或目錄索引編制上顯得凌亂、條理不清晰，成為項目檔案的專項驗收中質疑最多的問題。

（二）基建檔案重復組卷與復印件問題

接收歸檔的基建檔案中存在重復組卷文件及較多的復印件，如設計變更單、圖紙會審記錄、經濟技術核定單在管理文件、施工文件、工程審核報告書中重復；施工組織方案在投標文件、施工文件、監理文件中重復；特種設備質量檢驗報告（驗收記錄、合格證等）在施工文件、基建驗收文件、單項驗收文件、專項（環境影響、安全、職業衛生等）驗收報告等處重復。重復多以復印附后方式出現，頁數遠多于正件，顯著影響了項目檔案的質量和庫存量。

（三）設備檔案的完整性問題

科研用科學裝置和試驗系統的研制大部分采用自行研制的方式完成，除科研中形成的項目論證、實施方案、技術總結等科技檔案由科研室產生并收集外，進口設備涉及采購、涉外環節的資料由相關單位或部門產生及歸檔。隨著進口設備被列入專項工程檔案驗收的重點，驗收中出現較多的問題是：建設單位歸檔文件中政府采購、招投標等資料不完整、涉外資料為復印件、部分設備隨機資料項目歸屬不清晰。

二、產生問題的原因及應對措施

上述問題的產生與我院檔案管理和項目管理模式密切相關。

（一）項目檔案系統性管理

項目管理采用院、所兩級管理，其中，基建檔案、設備檔案由所級管理，已納入項目統一管理。而國家重大項目的各種批復通常由行政主管部門采用紅頭文件的方式逐級下發或轉發，根據我院檔案管理的傳統做法，“紅頭文件”在院、所兩級文書檔案和科技檔案分別歸檔管理，客觀上一個項目的檔案被“四分五裂”存在各處，項目驗收時，由各責任

（二）基建檔案和設備檔案完整性問題

基建和設備檔案的問題產生主要有兩方面的因素：檔案人員業務水平和項目管理責任制的落實。

一方面，檔案人員業務素質的高低直接影響到其指導和管理的項目檔案的質量。近年來，我所加強了檔案只是培訓和業務指導，每個項目指定專職檔案管理員，在日常管理中，積極與項目管理員和負責人溝通，主動跟進項目，加強前端控制和過程管理，認真做好子項檔案的預驗收和歸檔工作，確保項目檔案管理與項目建設同步進行，使項目檔案處于可控狀態。

另一方面，大型項目施工周期長，參建單位多。如果組織單位、建設單位、設計單位、施工單位、監理單位、實施單位相互之間的職責及分工不明確，管理責任制落實不到位，原件在實施或管理部門留存，最后建設單位檔案人員的業務水平再高也難以形成一套完整的，能反映整個項目過程的原始憑證檔案，導致項目檔案歸檔不夠完整、復印件多，影響項目檔案整體質量。目前在項目管理中采取的措施包括強化責任制和歸檔前檢查。

三、結語

根據我所固定資產投資項目檔案管理的一些經驗和對以上問題的分析，要做好固投項目檔案管理，主要有以下幾點體會：

（一）明確歸檔責任，分段收集控制

項目檔案獨立管理，項目一旦立項，項目管理部門應聯合檔案管理部門明確檔案管理方式和責任人，明確各階段的歸檔責任單位，外協責任單位應在合同中明確歸檔要求及相應職責。檔案收集過程中，指定項目檔案管理員，制定歸檔計劃，按項目進度分段、分項收集整理，及時檢查檔案質量和完整性情況，并依據歸檔要求和合同進行追溯或考評，確保項目檔案的完整性和質量。

（二）加強業務學習和指導，實踐鍛煉穩定的檔案管理隊伍

項目檔案管理人員的業務水平直接決定所指導的項目檔案的內在質量。除必備的檔案管理專業知識外，很多經驗往往是在實際過程中不斷摸索總結出來的。只要在實踐中重視檔案在項目管理中的作用，讓檔案人員在工作中獲得相應的成就感，產生立足本職、愛崗敬業的信念，同時保障崗位持續培訓，就能培養出一批業務扎實、持續穩定的檔案管理隊伍。

（三）系統清晰的檔案文件級目錄

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衛生計生局檔案管理是其發展的基礎，我國當前的檔案管理模式可分為三種形式，第一種是檔案室形式，第二種是檔案庫房形式，第三種是專業檔案室形式。隨著時代的發展，現有的檔案管理模式因其自身的局限，不能適應時代的發展要求，改革勢在必行。根據衛生檔案的特點，具體分類如下：

1、職業衛生管理機構和責任制檔案：建立的內容一般有本檔案目錄、職業衛生管理機構設立、職業衛生管理人員一覽表、職業病防治責任制文件等。

2、職業衛生管理制度和操作規程檔案：建立的內容一般有本檔案目錄、職業衛生管理制度和操作規程一覽表、職業衛生管理制度文本、崗位職業衛生操作規程文本、職業病防治法律、法規、規范、標準、文件一覽表、職業衛生法律、法規等。

3、職業病危害因素種類清單、崗位分布及作業人員接觸情況檔案：建立的內容一般有）本檔案目錄、生產工藝流程圖、職業病危害因素清單、崗位分布及人員接觸情況表、人員變動表、接觸職業病危害人員勞動合同、產生職業病危害的設備、材料及警示標識一覽表、產生職業病危害的設備、材料等。

4、職業病防護設施、應急救援設施檔案：建立的內容一般有本檔案目錄、職業病防護設施、應急救援設施配置表、職業病防護設施及定期檢定證書、職業病防護設施、應急救援設施檢修、維護、更換匯總表等。

5、工作場所職業病危害因素檢測、評價報告與記錄檔案：建立的內容一般有本檔案目錄、職業病危害因素濃度（強度）日常監測記錄、職業病危害因素檢測整改一覽表、職業病危害檢測、評價委托書、機構資質、職業病危害因素檢測報告與評價報告、職業病危害現狀評價（檢測）報告回執表等。

1.衛生計生局檔案室管理的模式

檔案管理的模式又單位的性質不同、管理的方式等，有很多種模式，就現有的檔俺管理來看，主要有以下幾種模式：

（1）衛生計生局內部設立檔案室，有專職檔案管理員，有專門辦公室和檔案庫房，負責機關檔案工作的行政管理和檔案保管。

（2）衛生計生局只設立檔案庫房，沒有檔案行政管理辦公室，設專職或兼職檔案管理員，由檔案管理員負責檔案行政管理工作和檔案管理工作，稱為機關檔案庫房模式。

（3）負有某一行業檔案監管職能的專業管理機關設置的組織形式，即設有檔案保管機構，負責衛生計生局的檔案管理工作，履行行業檔案行政管理工作職能，指導和監督行業內檔案工作，稱為專業檔案室模式。

2.衛生計生局檔案管理工作存在的問題

檔案的管理工作由于檔案比較多，比較復雜，因而在管理起來也會存在著一些漏洞，隨著工作的開展，應該及時發展，及時更改，具體歸納工作中存在的問題如下：

（1）制度建設和執行力度不足現階段，不少檔案管理部門普遍存在制度建設缺位等現象，甚至沒有制定相應的崗位職責，缺乏系統、科學的管理。

（2）管理模式相對落后，檔案管理的信息化、數字化水平較低。

（3）檔案管理平臺以人工管理為主，導致檔案信息化水平普遍不高，管理平臺的工作效率大受制約。

（4）專業人才培養和輸出相對較少，人才資源緊缺。

3.衛生計生委檔案管理模式面臨的改革環境

隨著社會的發展，時代的變遷，檔案的管理工作也要跟上時代的步伐，才能服務于社會，取得經濟效益。因此，衛生計生委的檔案管理模式也敲響了改革的警鐘。

（1）社會經濟的變化，檔案管理的重要性日顯突出。

隨著我國經濟的快速發展，人員的構成發展跟大的變化。不同時期，衛生計生委需要通過檔案的管理，提供精確的數據，以便社會發展的管理。尤其是中國在轉型的時期，社會成員各個層次的比例，包括年齡、性別、學歷等等，都會影響到社會經濟的發展，社會政策的制定等等。

（2）政府信息公開推動衛生計生委檔案利用意識的提高

由于檔案的發展歷程不是很快，檔案的社會利用意識一直不高。政府在職能轉變的過程中，提出構建民主、透明政府的要求，這就要求衛生計生委的檔案也要透明化，具有提高社會對政府的監督意識和查閱市民信息意識，以及推動衛生計生委檔案利用意識提高。

（3）檔案信息化發展，給檔案集約管理提供可能。

隨著信息時代的到來，通信技術和計算機技術的發展，計算機的普及，使衛生計生委檔案管理工作也隨之發生了相應的變化。檔案載體從紙質，發展到了紙質、縮微膠片、光盤、硬盤、磁帶等多種載體并存的時代。信息化的發展以及檔案管理信息化技術的成就，給衛生計生委檔案管理改進，帶來了新的契機，并為檔案集約化管理提供可能。

4.改進衛生計生委檔案管理工作的措施

針對衛生計生委檔案管理工作中存在的問題，現將整改措施如下：

（1）完善制度建設，強化執行實效

在新的環境下，衛生計生委檔案管理工作要實現質的突破，要實現科學的可持續發展，這就要求必須堅持用制度管人管事，建立健全的機制和管理制度，使衛生計生委的檔案管理制度完善，并具有很高的執行效率。

（2）創新管理模式，提高衛生計生委的檔案信息化水平。要積極運用現代科技水平，創新檔案數字化管理的手段，提高衛生計生委檔案管理的信息化水平，做到提高服務質量和效率。衛生計生委的檔案管理信息化目的，是利用現代信息技術，更加科學、合理、高效地輔助檔案管理工作，提高檔案管理質量和效率。

（3）拓展管理平臺，構建衛生計生委檔案數據庫系統。衛生計生委的檔案數據庫平臺建設是利用數字信息技術，實現檔案資料數字化，達到信息資源共享的的效果。因此，提升檔案管理水平，是推動檔案管理向現代化、信息化轉型的一個重要舉措。

（4）加強組織建設，提高檔案管理的人才素質。作為新時期的衛生計生外的檔案管理者，必須與時俱進，努力提高自身的綜合素質，適應新時期衛生計生委檔案管理的發展和要求。

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關鍵詞檔案管理；藥檢機構；問題及對策

作者簡介　孫紅兵，玉林市食品藥品檢驗所檔案室館員，廣西玉林537000

中圖分類號　G271　文獻標識碼　A　文章編號　1672―2728(200s)08―0149―04

藥品檢驗所是國家藥品監督質量保證體系的重要組成部分和技術依托部門，是《藥品管理法實施辦法>規定執行國家對藥品監督檢驗的法定專業機構，其中心工作是承擔依法實施藥品審批和藥品質量監督檢查所需的藥品檢驗工作，主要職責是依法對藥品在生產、流通、使用等環節的質量實施技術監督檢驗。隨著藥品質量監督檢驗工作的不斷深化，使搞好藥檢所檔案管理工作成為了搞好當前藥檢所整體管理工作的基礎。

藥檢檔案即藥品檢驗、鑒定檔案，是藥檢機構在藥品檢驗實踐、科研、培訓和管理活動中直接形成的，反映了藥檢機構的檢驗實力和檢驗水平的佐證，屬于科技檔案范圍，既具有科技檔案相同的屬性，又與其他檔案一樣，具有“自然形成”、“歷史記錄”、“使用價值”的屬性，還具有材料分散性、時效性強等自己的特性。其內容主要包括藥檢管理和藥檢業務兩部分。藥檢管理部分檔案材料主要有：上級工作指示、通知、決定，藥檢管理工作計劃、總結、教學管理有關通知、決定、檢驗事故、差錯、糾分處理等，這些材料是帶有文書材料性質的檔案；藥檢業務部分檔案材料主要有：檢驗(測)報告、藥品標準、中藥材質量標準、產品批文、原始數據資料等，這些材料是由于藥檢工作與其他科技工作的區別導致的既不同于文書檔案又有異于科技檔案的獨特個性的檔案。藥檢檔案是指導藥檢、促進藥檢、發展藥檢事業、保障和服務民生，為藥監工作提供堅強有力的技術支撐的寶貴財富。

一、當前藥檢所檔案管理中存在的主要問題及原因分析

主要表現在以下一些方面：

1　領導檔案管理意識及重視不夠。廣西于2003年對藥檢機構進行體制改革，撤銷除自治區藥檢所外的其他原按地(市)、縣行政區劃設置的91個各級藥檢所，重新設置由自治區食品藥品監督管理局直接管理的南寧、桂林、玉林、柳州、梧州、北海、百色、河池等8個相當于副處級的區域藥檢所至今，雖基本設置有檔案庫房，卻只有桂林、玉林兩個藥檢所實現了符合檔案管理要求的大集中統一保管并通過了檔案行政管理部門評審驗收(其中。桂林藥檢所綜合檔案室于2004年取得了檔案室合格證，玉林藥檢所綜合檔案室于2005年達標定級)。

2　檔案管理基礎設施較差，保管條件落后。大部分藥檢所因建所時間短，檢驗及辦公場地小、場所少，故未設檔案室或檔案專人、專庫，檔案放在辦公室的柜子里，有的還是木柜；沒有落實防火、防盜、防潮等“八防”安全措施，沒有空調、除濕機等設備。有個別原在已獲得“科學技術事業單位檔案管理自治區級”的市級藥檢所基礎上組建的區域藥檢所，在近年檔案管理工作普查及現場復查時就因檔案庫房條件簡陋、專用檔案存放空間未保證等硬件問題而未能得以更名換證。

3　檔案管理格局不明晰。管理機構不健全，管理職能不明確。藥檢所檔案管理一般由行政辦公室負責。由于歷史沿革等原因和藥檢所行業管理要求，檔案室一般只管理文書檔案，而藥品檢驗(測)報告書檔案、人事檔案、會計檔案、圖書檔案等分屬各個業務科室管理，在一個單位內形成多部門管理檔案格局。

4　檔案管理制度不健全。檢查督促考核未認真落實。在藥檢所管理中，一般均按照《產品質量檢驗機構計量認證／審查認可(驗收)評審準則》及其繼承和發展準則――《實驗室資質認定評審準則》要求，制定了適用于各所較為健全的《質量手冊》《程序文件》《作業指導書》《記錄管理冊》等質量保證體系、管理制度手冊和各科室、各類人員的崗位工作職責，而涉及檔案管理特別是像藥檢檔案的制度、職責較少，沒有相關的制度和檢查考核措施。雖然自治區食品藥品監督管理局對各藥檢所的《年度工作目標管理考評細則》要求各單位設立專門的檔案室并規范化、認真抓好檔案管理工作，但藥檢所卻未真正認真實施，沒有把完整的檔案資料管理納入日常工作范圍。

5　對藥檢機構檔案內容界定不清，管理范圍不明。隨著科技的飛速進步，社會的發展，檔案系統的內涵和外延也隨之發生變化。藥檢檔案的范圍也已由以往的文書檔案、藥品檢驗(測)報告檔案、人事檔案等發展到今天的科研檔案、電子文件、各種檢驗(測)設備及其使用時產生的圖文、數據檔案、實物檔案、照片檔案、聲像檔案、縮微膠片檔案和數字化檔案等等新型檔案。由于未對納入檔案管理的內容賦予明確要求，各藥檢所根據自己的理解和實踐“因地制宜”管理，使許多應該納入管理的檔案沒有納入管理。

6　檔案管理工作人員素質參差不齊。檔案專業人員隊伍在學歷層次、理論水平、專業素質等方面參差不齊，與時展要求懸殊是目前我國檔案專業人員隊伍的普遍現象，很多檔案部門是隨便可以往里塞人的地方，是安排老弱病殘的地方。在藥檢系統中還有表現為專職少、兼職多，專項管理經驗不足，管理觀念不強；在人才培養中，重視藥檢技術人員素質及動手能力的提高和繼續教育，對檔案管理人員的素質提高和繼續教育沒有納入培訓計劃和要求，許多檔案管理人員的管理水平停留在傳統經驗上，思想觀念和管理水平跟不上時展，缺乏創新和活力。

7　檔案管理水平不高。現代化管理手段應用較差。隨著計算機及網絡信息技術在藥檢所管理中的廣泛運用，藥檢所管理手段在不斷進步。而運用計算機及網絡技術管理檔案的少，信息量小，基本還停留在手工收集、手中操作、手工檢索上，缺乏利用現代化技術設備的手段，不利于檔案的收集、編研、修史編志、開發和利用，不利于發揮藥檢檔案更大的、應有的技術支撐作用。

8　未將檔案管理與藥檢業務建設同步規劃、同步發展。在藥檢所近、遠期規劃中，一般對檢驗(測)設備、人員結構、技術水平、質量目標、檢驗項目及能力等都會作比較詳盡的規劃，而對檔案管理、檔案設備投入等考慮較少或完全未納入規劃中，造成藥檢檔案管理水平不能與藥檢業務同步發展。藥檢檔案管理水平的滯后，必將影響藥檢業務技術的發展，影響藥檢所整體管理水平的提高，影響實驗室資質認定和能力認可。

9　監管關系的變化，使藥檢檔案受到較高重視。一方面藥品檢驗報告是判定一個藥品是否符合規定的法律文書，若該被檢藥品被判不符合規定，監管相對人輕者被課以小額罰款，重者被處幾萬、幾十萬乃至上百萬巨額罰款，甚至是取消經營許可證、生產許可證或是藥品批準文號的嚴厲處罰，超出了一般藥品生產、經營和使用機構的承受能力，使監管相對人存在戒心；另一方面隨著我國

市場經濟的發展，民眾購買被稱作特殊商品的藥品比日用品還方便，致使常規意義的消費者觀念被引用至治療活動中，由于藥品費用居高不下，當藥品治療效果不理想時，就怪罪藥品質量、怪罪藥品生產和經營單位，要求賠償。這其中，具有仲裁性和公正性的藥品檢驗報告就成為了雙方裁決質量爭議的焦點。而藥檢報告質量尚有一定缺陷，使提高藥檢報告書寫質量及其可溯源性，完善藥檢報告管理成為了藥檢檔案管理的重要內容。

10　藥檢檔案開發利用少。主要是由于檔案的內向性、封閉性，加上決策者及檔案管理員本身缺少對檔案價值的認識，檔案室在單位中又處于弱勢地位，館藏建設被作為檔案室的后臺工作、傳統工作，主要精力放在前臺，重保管、輕利用，編研成果不多，檔案利用實例不匯編、不發表，使其應有的文化功能沒有得到充分發揮，很少直接影響大眾的生活品質。

綜上所述，藥檢所檔案管理已面臨深刻的變化，出現的問題既是我國現代體制出現的一種轉折，也是科技不斷發展的必然。隨著經濟全球化、信息化時代和我國新一輪大部委制、“大衛生”形勢下衛生、藥監機構改革的到來，藥檢所須正視現實，調整管理思路以改進檔案管理方法，重視藥檢檔案管理工作以應對新形勢要求。

二、做好當前藥檢所檔案管理工作的主要對策

1　依法治檔是搞好藥檢檔案管理工作的根本。可采取多種形式，大力加強和廣泛開展《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國檔案法實施辦法》《廣西壯族自治區檔案管理條例》和《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》《廣西壯族自治區檔案人員崗位培訓管理辦法》等法律法規的宣傳教育、學習貫徹活動，實施《藥品檢驗檔案管理規范》，增強藥檢所干部職工的檔案法制意識，特別是領導干部的檔案管理意識，依法編制本單位的文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表，使藥檢檔案從形成、收集到整理、編目、歸檔、保管、借閱、保密、利用等各個環節都得到保障，做到依法治檔。

2　領導高度重視是搞好藥檢檔案管理工作的關鍵。一個單位檔案工作的好壞，與單位領導的重視程度有著直接的關系，尤其是藥檢檔案管理工作面對新形勢下存在的難度增大問題，領導重視與否起著決定性作用。因此，改變檔案工作的從屬地位，需強化各級領導對檔案工作的領導，本著“對歷史負責、為現實服務、替將來著想”的態度，提高對加強檔案資源建設重要性、必要性的認識，把綜合檔案室建設特別是檔案室基礎設施建設、設備配置、檔案保護、人員培訓等列入本單位發展規劃，并根據財政經費經常性增加情況適時予以遞增，任何情況下不占用綜合檔案室設施、設備，不改變檔案室及其庫房用途。此外，各級領導還應明確：對檔案“實行集中統一保管”原則只是加強檔案工作的第一步，而確保檔案收集齊全完整、豐富室(館)藏，進而提高檔案對藥檢、藥監事業發展服務的效能，才是檔案管理工作的目的。

3　建立健全藥檢檔案管理網絡是搞好藥檢檔案工作的前提。應進一步加強藥檢檔案管理網絡建設，重視平時材料的積累和歸檔，可在全區食藥監管系統各藥監局及其所轄各行政、業務科室、稽查大隊和各藥檢所明確專、兼職檔案人員，使每個單位從橫向(藥檢――藥監)到縱向(檔案室――各業務、檢驗室，稽查隊)組成一個檔案管理的整體網絡，并將管理工作納入單位、科室、個人的目標責任中，形成橫的方面覆蓋包容、縱的方面前后連貫的信息內容結構模式，確保無論是在藥監局、還是藥檢所的各行政、業務檢驗科室還是稽查工作的各個階段、各個環節，都能從組織上保證檔案、文字、圖片、聲像等材料不疏漏、不散失。

4　加強制度建設是搞好藥檢檔案管理工作的保證。第一，建立健全相應的檔案工作管理機制和各項規章制度，完善歸檔制度、保管制度、鑒定制度、利用制度，明確崗位責任制，確保檔案業務規范執行；完善檔案工作程序，理順單位、科室和檔案室之間的關系，逐步將檔案管理由多頭分散管理過渡為大集中統一綜合管理，使檔案工作的每一個環節和每一個方面都有規范化的要求，保證檔案管理工作的各個環節不脫節。

第二，堅持檔案檢查驗收制度。做到檔案工作與檔案歸檔要求同步管理。因為藥檢檔案是藥檢所科學技術和藥品檢驗工作的歷史，它不僅真實地反映本單位科技活動的現狀，說明整個科技工作歷史的進程。還為當前的業務工作和科研工作服務，為今后的工作服務，是珍貴的科技資源和科技儲備。

第三。將檔案工作同業務工作放在同等重要的位置，同樣作為藥檢所質量管理體系的組成部分，納入單位年度目標管理責任制，與業務工作一樣同計劃、同布置、同檢查、同落實，不但與各科室、各崗位人員的經濟利益掛鉤，做到獎罰分明，還要在評優、晉升、進修政策上給予一定傾斜，以促進檔案工作人員和專兼職文檔人員主動收集、整理、歸檔，從而確保藥檢檔案文書資料的完整性和系統性。

第四，設立藥檢科研檔案保證金制度。在年度獎勵基金(或勞務費)和藥檢科研項目中明確一定比例(或數額)的檔案保證金，保證業務和科研檔案及時形成并在完成后按時向所綜合檔案室移交，確保檔案完整、系統、準確和相互配套。

5　提高檔案人員素質是搞好藥檢檔案管理工作的基礎。針對藥檢系統檔案人員絕大部分是半路出家、從事檔案工作時間和素質參差不齊，且基礎管理薄弱、人員變動性大、檔案業務生疏等現狀，著重在提升檔案室的軟實力、檔案工作的生命力、檔案事業的保障力、檔案隊伍的戰斗力上下功夫，切實加強和提高檔案人員素質。

第一，以人為本，加強藥檢檔案人才隊伍建設。一是重視智力引進工作，可采取引進檔案專業人才或通過向社會公開招錄所學專業為檔案學、歷史學、漢語言文學或計算機專業人才的辦法，吸收一些基本素質好、愿意從事檔案工作的大學本科畢業生充實到藥檢檔案工作隊伍中來，壯大藥檢檔案人才隊伍。二是拓寬人才培養渠道，有重點、有方向地培養造就藥檢檔案事業發展急需的人才，如對單位內部綜合素質好、有發展潛力、志愿獻身檔案事業的同志進行專業培養和深造，促使他們施展才華，促進人才脫穎而出。

第二，注重教育，努力提高檔案工作人員的政治思想水平。一是要改變舊傳統。樹立新觀念，用“三個代表”重要思想、科學發展觀、構建和諧社會的理念和改革開放、市場經濟的思維方式指導檔案工作；二是要改變以往的封閉管理，由重視管理轉變為重視利用；三是要改變傳統的靜態管理，由坐等、送交轉變為主動收集。

第三，加強培訓，不斷提高檔案人員的專業知識水平、業務能力和管理水平。加強檔案業務培訓，提高檔案人員的業務素質，是一項需要持之以恒的工作。一要組織檔案人員認真學習《檔案法》及其《實施辦法》和《管理條例》等法律法規；二要辦好崗位培訓、信息技術培訓、相關標準規范和藥檢檔案基礎業務知識培訓，加強經濟、歷史、文化、法律等檔案傳統方面管理知識和系統工程原理和方法、縮微技術和數碼復印新技術應用等現代管理、現代科技實踐技能和新技術的學習，吸取和總結新經驗，優化知識結構，以達到理論知識和實踐能力有機結合；三要與時俱進加強檔案上崗和崗位繼續教育，建設新檔案管理模式，使全系統檔案工作人員適應檔案工作特別是新形勢下藥檢檔案工作發展需要；四要多走出去參加培訓或開展學術講座，學習一些院校或發達地區先進的工作經驗，拓寬工作思路，促進管理科學化，提升檔案管理水平。

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【關鍵詞】檔案 管理 質量

一、檔案質量管理的含義和特點

檔案質量管理就是單位領導檔案工作人員以科學方法為手段,充分發揮科學管理和專業技術的作用,建立一套貫穿于檔案形成全過程的質量保障體系從而保證高質量的檔案。其核心是強調提高檔案工作水平,以保證檔案的高質量。它具有以下幾個特點:

全體人員參加。檔案全面質量管理要求檔案形成過程中的所有人員,如各處(室)所的領導、文件起草人員、定稿人員、檔案員等等人員的密切配合,嚴格按照有關標準和要求共同完成公文處理和文件的歸檔及檔案管理工作。樹立“檔案質量,人人有責”的觀念。只有這樣,才能保證檔案的完整性、統一性,也才能保證電子文檔的及時傳輸和電子文檔的及時歸檔。全過程控制。從公文的起草、審核、印制、傳遞、執行到檔案的收集、整理、歸檔、編研、開發利用的整個過程都實行質量管理。科學的手段。采用數理統計方法、現代科學技術和現代管理科學來解決檔案的質量問題,不斷提高檔案質量和檔案工作管理水平。

二、建立檢查檔案管理制度

1.提高檢查人員全員檔案質量管理意識

提高檔案管理的認識是保證檢查檔案質量的前提。檢查檔案包括的內容比較多,一般包括:檢查準備階段資料:檢查通知書、檢查實施方案、檢查提綱等;檢查實施階段資料:檢查工作底稿及其附件、詢問筆錄、檢查報告、檢查報告送達通知、送達回執、被檢查單位的書面意見或說明、相關的調研資料等;檢查結論及總結資料:檢查結論及處理決定、處罰告知書、檢查工作總結、檢查情況匯總表、有關請示及回復文件等;檢查整改資料:入庫單、調賬憑證復印件及檢查問題和管理建議的整改情況等。

檢查檔案的形成是由每一個環節中的資料匯集而成的,是一項全面、細致的工作。一項檢查工作從檢查內容的確定,檢查方案的制定,檢查通知書的下發,檢查工作的開展,到檢查報告的撰寫、處理決定的落實、違紀違規問題的整改等,整個過程都必須有嚴格的工作規則來制約。因此,提高檢查人員全員檔案質量管理意識,是做好檔案管理工作的前提。

2.全員參與、分工負責,是保證檔案質量的重要手段

檢查檔案質量與業務工作質量緊密相連,統一檔案整理、裝訂工作的規范要求,更能夠提高檢查人員遵守檢查規則的意識,高質量地完成檢查工作。實踐證明,建立具體檢查人員負責檔案整理、專職檔案管理人員再進行復核的工作制度,是保證檢查檔案質量的有效方法。檢查人員一般對違紀問題比較清楚,掌握檢查的整體情況,能夠全面、及時的完成從資料取舍到檔案整理的一系列工作,既保證檢查資料的完整性,又保證其相關性。

3.加強檢查檔案質量的事中控制與管理,是提高檔案質量的制度保障

檢查檔案的管理水平是隨著一定時期檢查工作的內容和檢查方式的變化以及檢查規則制度的完善而逐步提高的。為了能夠適應檢查工作發展要求,檢查檔案管理工作重心也應由事后控制與管理轉變為事中控制與管理。只有在檢查過程中及時發現和解決影響檔案質量的問題,加強檢查檔案質量的事中控制與管理,不斷發現、研究和解決新問題,才能不斷適應監督檢查工作的發展要求,保證檢查檔案的質量。

4.積極推進信息化進程,是提高檔案管理質量的必然要求

隨著辦公自動化技術的普及,財政檢查機關檔案管理的現代化顯得尤為迫切。利用計算機進行保存、檢索、編目、借閱等,不僅能減輕檔案工作人員的勞動強度,提高工作效率,還可以節省存放空間。如果采用人工和計算機相結合的方法管理檢查檔案,則既可以使案卷整齊規范,查找時一目了然,又能夠為查閱者提供迅速、準確、快捷的查找方式,有利于提高檔案工作質量。

三、完善檔案管理自身制度

1.必須牢固樹立檔案質量意識

檔案質量的提高,與工作人員的質量意識有著密切關系。其中,領導的檔案質量意識最為關鍵,領導通知必須提高認識,轉變觀念,認清檔案管理的重要性,認清檔案數字化是大勢所趨,要高度重視本單位檔案網絡信息化、數字化建設,因此要求從事檔案工作的人員,特別是各級領導,要牢固樹立檔案質量意識,用較高的工作質量來促進檔案質量。

2.建立內部人員的制約機制

要不斷提高檔案人員素質,加強管理,完善規章制度,建立內部人員的制約機制。良好的政治思想素質和業務素質是搞好各項工作的基礎。從事檔案工作的人員要有良好的政治思想素質。具體來說,就是要有強烈的事業心和高度的責任感,要有良好的服務意識,要有默默無聞、無私奉獻的檔案人精神。檔案工作又是一項業務性比較強的工作,檔案人員業務素質的高低,對檔案質量起著至關重要的作用。檔案工作人員要從搞好檔案工作、提高檔案質量的角度來加強自身的業務學習。領導要給從事專兼職檔案工作的人員創造業務學習和培訓的計劃,使他們的業務知識能更好地適應新時期檔案工作的要求。

3.運用計算機檔案管理系統

計算機檔案管理系統一般具有輸入、輸出、修改、插入、打印、統計、檢索、查詢、刪除等功能,同時計算機還具有判別、診斷、篩選的功能,利用這些功能可進行檔案的鑒定工作。運用計算機進行檔案的現代化管理具有占用空間小、儲存信息量大、應用能力強、傳輸速度快等特點,能及時、大量地提供檔案信息,提高了工作效率,是檔案管理史上的一大飛躍。電子文件作為一種新型的信息載體出現在檔案領域,以磁性材料和光學材料為載體的電子檔案,將逐步替代傳統的紙質檔案載體,在檔案領域占主導地位,給檔案工作注入生機和活力。

總之,檔案工作者肩負著歷史的職責,提高檔案管理人員的意識,檔案科學管理,用豐富科技信息資源,推動檔案事業的發展。實踐證明,只有好工作思路和方法,才能確保檔案管理質量穩步提高。

參考文獻:

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關鍵字：會計檔案；管理；問題；思考

中圖分類號： E232.5文獻標識碼： A

檔案是企業生產經營不可或缺的工具，真實、完整、準確地記錄著企業開展工作活動以來的原始情況。會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和財務報告等會計核算專業資料，是檢查企業經濟活動的重要依據。會計檔案是由人類社會實踐活動中留存下來的歷史真跡，是一筆寶貴的歷史文化財富，對國家、企業、社會、個人都具有重要的利用價值。比如，當清查拖欠費用、固定資本、稅費、生產成本及訴訟等細節問題時，就可以發揮會計檔案作為經營管理的憑證支持和參考作用。

1、會計檔案管理中存在的問題

1檔案室簡陋、條件差、管理方式落后，領導不夠重視。會計檔案室設施不齊全、落后陳舊，檔案裝備不統一，辦公場所空間狹小，會計檔案都沒足夠的地方保存。檔案管理信息化進程緩慢，大多數企業未裝配檔案管理專業軟件和先進的檔案技術設備，原因是這些軟件使用起來雖然方便，但價格相對高，對使用人員的計算機知識要求也很高，所以現在的多數會計檔案不能快捷地搜索，而要通過人工去翻閱目錄查找，會計檔案的整理也采用手工方式，從而不能滿足檔案工作的需要。領導對會計檔案管理工作的認識存在誤區，認為會計檔案工作是保管資料、實物的事務性工作，不是企業的主要工作，只要“守好攤”，不丟失，不泄密，能應付上面的檢查和提供借閱、查檔就行了，忽視了在平時工作中對會計檔案的搜集整理和歸類工作，導致忽然想查找有利用意義的會計憑證、賬簿及報表等資料都找不著，這表明了對會計檔案管理工作缺乏細心了解，忽視會計檔案對個人、集體和企業利益的重要性，這種輕視會計檔案管理工作的思想已無法適應現在的檔案管理制度需求。

1.2移交會計檔案不及時、不完整、不嚴密。實務中存在有些財務人員未能在會計年度終了及時歸檔，而是按自己的時間整理歸檔會計檔案，從而導致一些會計資料的遺失或損毀。財務部對會計檔案移交工作不夠重視，領導把關不嚴。在會計檔案移交時，只移交電子形成的資料，而對于當年手中收集的所需歸檔資料隨處亂放，不作為移交的內容之一，容易導致在年度歸檔時缺少應歸檔的附件原始憑證，還有些企業在歸檔時，將合同、報告等單獨從憑證后抽出來裝訂，結果造成這些重要的合同與會計憑證無關聯性，查找起來也顯得特別困難，使會計檔案存在不完整，證據鏈缺失。會計檔案移交手續不嚴密，一些移交檔案的資料員或者檔案管理人員工作馬虎，隨便檢查，隨便清理，該簽字的不簽字，檔案人員對移交過來的會計檔案保管清冊沒認真核查，導致紙質檔案與電子檔案無法一致對應，從而忽視檔案移交工作的基本要求和程序。還有，財務資料員檔案意識淡薄，對會計檔案工作重視程度不夠，只注重本職工作，而在工作中形成的關鍵和重要資料卻不注意收集、整理和保管，導致檔案不完整，缺乏系統性和原始性。

1.3檔案管理人員和移交會計檔案的資料員對檔案管理意識不強以及業務素質不高。例如，財務資料員未正確區分會計檔案的保管期限，造成會計檔案管理混亂；有些財務人員對會計檔案的范疇理解不夠完整全面，在實務中沒把握好哪些屬于會計檔案，哪些屬于非會計檔。由于檔案人員時常更換，缺乏相對穩定性，而且檔案人員的業務技能不夠熟練，對檔案管理工作沒有精益求精和鉆研的精神。還有很多人認為檔案工作枯燥無味，是與外人隔絕、浪費青春的工作，從而很多人都不愿意從事此項工作。移交會計檔案的資料員覺得歸檔工作可以敷衍了事，檔案管理人員也這樣覺得的話，后續就會導致會計檔案的不真實和不完整；也有另外一種情形：會計檔案借出后，檔案管理人員不及時要求借閱人歸還，時間久了，造成會計檔案丟失或主要的附件丟失；在崗的專責人員一身多職，不會很重視檔案管理，沒有時間去理會計檔案，有時只是應付一下而已。

2、對會計檔案管理過程中存在的問題進行思考

2.1統一認識，加強領導，提高檔案管理重要性的意識，規范管理。各企業必須加強對會計檔案管理工作的領導，保證會計檔案妥善保管、有序存放，完整歸檔，嚴防毀損、散失和泄密。各單位的領導一定要提高依法加強會計檔案管理的意識，從法律的高度來依法加強管理，切實把會計檔案管理列入領導工作的日程中，使會計檔案管理走上法制化的軌道。領導還應加強對會計檔案設備的更新，完善檔案庫，推進會計檔案保管和利用的信息化體系建設。

2.2建立健全會計檔案管理的規章制度。必須將檔案管理工作納入日常化工作，促進會計檔案的規范化、有序化、合理化，明確要求、責任，制定檔案工作管理目標，并建立健全一套檔案管理制度，規范會計檔案的收集、整理、歸檔、保存、利用等各項工作程序，使會計檔案管理工作有章可循，有據可依。

2.3提高會計工作人員和會計檔案管理工作人員的業務素質和職業道德素質。提高會計檔案的案卷質量，會計人員是會計檔案整理的第一責任人。會計人員對會計檔案規范化、完整性、真實性整理的熟知、熟練程度決定了會計檔案案卷質量的高低。會計檔案管理工作人員應當忠于職守，遵守紀律，具備業務知識和職業道德素養。因此，各企業應加強對會計工作人員和會計檔案管理工作人員的培訓，樹立職業責任心和科學管理意識，強化會計檔案管理知識和操作技能作為會計工作人員和會計檔案管理工作人員崗前培訓的重要內容，從而提升會計檔案管理質量水平，對企業的穩健發展起到重要作用。

2.4不定期抽查檔案的保管情況。公司財務負責人或審計負責人應不定期對會計檔案進行抽查，包括會計檔案是否裝訂好，擺放整齊，按類別放好；檔案柜上貼的檔案清單是否與實質存放的會計檔案一致、完整，看有沒丟失憑證或賬簿，擺放是否有規律，是否按時間順序擺放，發現問題要當場指正并避免類似情況發生。

3、結語

總之，會計檔案的收集、征集、整理、保管、保護、鑒定與利用、制度建設都是不容忽視的。提高會計檔案重要性的認識程度，做好會計檔案的保管工作，使得企業規范化、科學化生產經營，記錄著企業真實完整的經濟活動。

參考文獻：［1］陳會改.基層國土所檔案管理存在問題與思考［J］.檔案與建設，2013（8）

［2］杜江華.檔案管理存在的問題和解決途徑［J］.時代報告：學術版，2013（1）

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一，招投標檔案管理面臨的實際問題

我們通過實際調查發現，目前我國企業的招投標檔案管理依然存在著以下幾個方面的問題。

問題一：招投標檔案的數量龐大，給企業造成嚴重的管理負擔。目前企業主要是依據《中華人民共和國招投標法實施條例》(以下簡稱《實施條例》)的五十六條所規定的“招標人或者其委托的招標機構應當妥善保管招標過程中的文件資料，存檔備查，并至少保存十五年”之要求，來確定本企業的招投標檔案的保管期限。由于每個項目所形成的招投標歸檔文件資料較多，尤其是那些未中標單位的標書數量很多，加之缺乏細化的保管期限劃分，已經給許多企業的檔案庫房造成了巨大的壓力。如果不能及時地解決這一問題，必然會給企業帶來沉重的管理負擔，增加企業的檔案管理成本，影響企業的經營效益。

問題二：招投標檔案的完整性不夠。一般來說，招投標檔案應該是每個招投標項目活動的完整的、系統的歷史記錄，是企業圍繞著招投標項目的準備、開標、評標和中標等一系列業務活動形成的各種有保存價值文件材料構成的有機體系。但是，從目前一些企業的招投標檔案管理的實際情況看，不完整的問題還是比較嚴重的。

問題三：招投標檔案的管理模式落后，管理手段的信息化水平不高。據筆者的調查發現，一些企業的招投標檔案管理依然延續較落后的手工管理模式，缺乏必要的檢索工具，隨意存放現象嚴重。所以，在查找利用時，只能憑管理人員的記憶，在庫房里翻找。

問題四：招投標檔案的管理規范和管理制度不健全。從調查的企業情況來看，招投標檔案的管理基本上是無相關的制度可循，管理人員一般只是憑經驗在管理。這種情形的存在，在一定程度上表明企業的檔案管理制度建設還存在“死角”和“空白”，亟待清理和完善。

二、招投標檔案管理問題的成因分析

1　法規制度規定的模糊性和粗放性

我國招投標檔案管理的直接法律和法規依據就是《中華人民共和國招投標法》(以下簡稱《招投標法》)和《實施條例》，但這兩個法律法規文件對招投標檔案的管理所提出的要求和具體規定都比較粗放和模糊，甚至在這兩個法律法規文件中都沒有出現“招投標檔案”的字樣。這可以在一定程度上表明這兩個法律法規文件的制定者的“檔案管理意識”是比較淡薄的。《招投標法》只是在第二十八條中提到“招標人收到投標文件后，應當簽收保存，不得開啟”；在第三十六條中提到“開標過程應當記錄，并存檔備查”。《實施條例》也只是在第三十三條中規定“招標人應當如實記載投標文件的送達時間和密封情況，由接收人簽字并存檔備查”，在第五十六條中規定“[存檔及書面報告]招標人或者其委托的招標機構應當妥善保管招標過程中的文件資料，存檔備查，并至少保存十五年”。這樣的規定，只是給招投標檔案的管理提供了一個非常模糊的框架，并且存在著較大的主觀隨意性。

企業在招標過程中形成的文件資料不一定都具有保存價值，所以沒有必要也沒有可能保存所有的文件資料，否則就會陷入“有文必檔”所造成的檔案管理“陷阱”，大大增加企業的檔案管理成本，降低企業檔案管理的效益。按照一個招標項目至少有三方參與的法律規定，企業要為保存所有沒有中標單位提交的“投標書”負擔高額的管理費用，十五年以上的保管期限的規定，也會使企業難以克服檔案庫房空間不足的實際問題。同時，數量龐大的“招投標檔案”也會使企業難以用相同的成本投入來切實提高企業檔案的管理質量，招投標檔案的信息化管理水平的提高，更會變得舉步維艱。因此，這種粗放式的法律法規規定，是必須加以改變的現實，否則將會給有關企業造成更為嚴重的問題。

2　招標業務工作流程中關鍵性節點缺乏控制、歸檔范圍不清

就目前而言，一些企業的招標項目檔案之所以存在“掛一漏萬”的問題，就是因為它們沒有明確的全程管理思想，沒有把握住招投標過程中的關鍵性“節點”，缺乏必要的流程控制，致使一些有保存價值的招投標過程文檔沒能及時“捕獲”，并最終造成招標項目檔案不齊全、不完整的不良后果。另外，一些企業缺乏對招標項目歸檔文件范圍的必要制度規定，也是造成招投標檔案完整性受損的重要原因。如果一個企業在開展招標活動中注意把握好招標活動過程的關鍵點，如登記、預審、開標、評標和中標等“節點”，注意做好相關文件資料的備案管理，確保招投標歸檔文件資料齊全、系統和完整的控制目標，還是可以順利實現的。

3　招投標檔案管理缺乏必要的理論支持和指導

在目前的檔案學應用理論研究成果中，我們只能零星地找到一些研究招投標檔案管理的文章，而且多數都是業務經驗介紹層次的研究成果，很難對目前的國家政策制定和相關法律法規及管理制度的完善產生實質性的推動作用。有鑒于此，我國企業的招投標檔案管理失范也就不奇怪了。缺乏科學檔案管理理論指導的實踐，包括法律法規、標準制度的建設，都會是相對盲目的。為此，強化檔案管理理論的建設，充實能夠指導企業招投標檔案管理方面的思想內容，是我國檔案學研究者必須直面的一個現實性問題。

4　缺乏成本控制意識，信息化管理水平低

成本／收益比，是每個企業在經營管理活動中都必須要考慮到的一個非常實際的問題。如果沿用現在的招投標檔案管理的粗放式、高成本、低效益的管理模式，就無疑會給企業造成較大的管理壓力，如若長期持續下去，也會造成有關企業管理積極性的下降，粗會最終損害國家利益、企業利益。但是，目前的“一竿子插到底”的管理規定，以及落后的文檔管理理念和制度要求，不僅會造成招投標檔案管理的整體質量下降，而且也會給目后的招投標檔案資源的開發利用帶來不良影響。

基于上述認識，筆者認為目前必須采取切實的改進策略，積極行動起來，才能真正找到解決問題的出路。各有關企業與其采取消極觀望的態度和被動的行動方案，毋寧率先變革，積極探索招投標檔案的科學、合理、有效的管理方式，并努力通過自身的管理實踐加以驗證。

三、解決招投標檔案管理問題的基本對策建議

通過研究和分析目前現有的成功經驗和有關新的政策和規定，我們提出以下幾個方面的解決問題的對策和建議，供企業在管理招投標檔案的實踐中參考。

1　治標不如治本，國家有關部門應當立即著手修訂《實施辦法》，通過總結各部門和地區比較成功的經驗、規定和做法，

進一步明確規定各種招投標檔案的保管期限。目前，我國中央和地方又陸續出臺了一些與招投標檔案管理相關的政策、行政規章，其中的一些規定可以作為我們進行《實施辦法》修訂工作的重要依據。例如，《國家電子政務工程建設項目檔案管理暫行辦法》中所規定的國家電子政務工程建設項目招投標文件歸檔范圍和保管期限，就比較明確具體。該文件規定：招標文件、委托招標文件的保管期限為30年，評標文件、評分標準及打分表、評標報告、中標通知的保管期限為10年；中標的投標文件(正本)的保管期限為永久；未中標的投標文件，終驗后保存2年。政府采購文件保存10年。再如，《水利工程建設項目檔案管理規定》規定的水利工程建設項目招投標文件材料歸檔范圍與保管期限為：招標文件、招標修改文件、招標補遺及答疑文件長期保存，投標書、資質資料、履約類保函、委托授權書和投標澄清文件、修正文件保存期限為永久；開標、評標會議文件及中標通知書長期保存。《公路工程竣工文件材料立卷歸檔管理辦法》規定“招標、投標、租賃文件：由建設單位永久保存”。此外，《吉林省建筑工程招投標檔案管理辦法》規定：“大型基礎設施、市政工程、公共建筑和市級以上重點工程的招投標檔案保管至工程竣工后五年，其他建筑工程招投標檔案保管至工程竣工后三年。未中標單位的投標文件保管期限為半年(自開標之日起計算)”。《湖北省建設工程招投標交易檔案管理辦法》規定：“招投標檔案管理人員應遵守國家《保密法》，合理劃分招投標檔案密級和保管期限。原則上一般工程招投標檔案應保存五年，重大工程項目招投標檔案應保存五至十年，投標文件副本可保存半年至一年時間”。還有揚州市、寧波市、河北省、遼寧省等地都在投標檔案管理辦法中做了相應的規定。

根據上述有關規定的精神，企業的招投標檔案的保管期限可以做如下劃分規定：招標文件、委托招標文件的保管期限為30年；評標文件、評分標準及打分表、評標報告、中標通知的保管期限為10年，中標的投標文件(正本)的保管期限為永久，未中標的投標文件，可保存6個月到2年。

2　梳理招投標工作的業務流程，明確招投標檔案的形成節點，實現對招投標檔案的全程控制。各有關企業可以根據自己的招標工作的業務活動特點，認真梳理招標工作的業務工作流程，明確招投標檔案形成的重要節點，標明各節點需要形成的文件種類，并實行全程管理控制，確保招投標文件資料的有序形成、積累和歸檔，避免缺失和失控，維護每個項目尤其是重大招標項目檔案的完整性。

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【關鍵詞】醫院;科研檔案管理;意義;方法

醫院科研工作作為衡量醫院整體水平的一項重要指標，其對于促進醫院醫療水平的發展，尤其是解決臨床疑難病癥，提高整體醫療水平具有重要價值[1]。故加強醫院科研工作，尤其對于大型三級甲等醫院，在促進“科教興院”方面意義非常。科研檔案是科研活動實施過程的文字記錄與實驗依據，作為醫院研發和開展新技術的重要形式，在一定意義上促進醫院自有知識產權成功地轉化。實際工作中如何更好地加強科研檔案管理統計工作，對于提高醫院科研效率，推動醫院整體發展意義重大[2]。本研究結合我院近年在醫院科研檔案管理統計分析中的經驗，提出相應管理對策，現報告如下。

一、科研檔案統計管理在促進醫院科研新項目申報中的價值

醫院科研新項目申報作為醫院科研管理中的一個重要環節，越來越受到醫院領導及衛生主管部門的重視。尤其在科學技術是第一生產力的今天，隨著科學事業的發展，本院近年來申報的國家級、省級和市級科研項目逐漸增多，且所獲得的科研立項等級、數量和支助金額檔次升高，以上指標作為醫院科研事業發展的標志，在提高醫院科研項目申報質量及水平，提升醫院影響力等方面具有十分重要的作用，而有效地做好科研檔案的統計管理在提升科研課題申報質量，促使課題按時按質按量完成上具有重要作用。首先，科研檔案統計管理能在醫院科研項目的選題可行性方面提供參考價值[3]。其科研選題是科研立項的敲門磚，明確可行性及社會價值的科研選題，是科研項目是否獲得立項的關鍵。有效的科研檔案統計管理措施，有利于研究人員對本院既往或前期研究課題的了解，獲得醫院相關研究成果，了解本院研究條件及研究優勢，為科研選題提供參考。

二、科研檔案統計管理在科研項目實施過程中的價值

獲得立項的科研課題多數研究周期在2到4年之間，某些重大項目或國家級項目研究周期更長。做好科研項目研究過程中所有數據、資料的歸總，對于促使項目研究的順利進行、成果獲得、項目的順利結題具有重要作用。首先，針對項目實施過程中所形成的檔案資料，如中期檢查報告、階段性成果（階段與專利等）以及項目變更情況及資料，本科項目參與人員的變更情況、項目研究內容的調整以及經費預算、使用情況等。確保項目實施過程中原始記錄的真實性和可靠性。以上材料作為項目必須材料，其對項目的完整性，確保項目的順利進行和驗收意義重大。其次，科研檔案統計管理，在促進項目成果轉化過程有積極促進意義。因醫院科研成果形成均需要通過大量的數據收集，其中最主要的是病例資料的收集與總結，其中原始數據和資料作為第一手資料，在科研論文撰寫中的作用無可取代。

三、醫院科研檔案統計管理措施

（一） 提高科研人員加強科研資料歸檔處理意識。針對科研資料與檔案的統計管理意識是，科研人員針對科研檔案科學認識及對檔案管理結構充分信任的過程。對于醫院科研項目，醫院科研人員需在日常工作中，加強與科研檔案管理部門的溝通，另外，檔案管理工作人員則應積極為科研人員提供全面的可供參考的資料，并增進相互之間的信任感，促使科研人員認識到對科研檔案進行科學規范化統計管理的價值與意義。

（二）建立健全醫院科研檔案統計管理制度。通過健全的科研檔案管理制度，可嚴格約束檔案管理過程，進而確保科研檔案管理規范化和程序化，從而更好地發揮科研檔案管理的價值。針對醫院科研資料的管理，在制定醫院科研檔案管理制度時需結合本院實際情況、科研能力及所立項項目檔次，明確檔案管理制度中工作人員職責，建立科研檔案資料借閱保密制度，同時為有需要的人員提供便捷借閱檔案資料的途徑。

（三）明確科研檔案歸檔范圍。鑒于多數科研機構科研檔案歸檔困難或不明確問題，為促進檔案歸檔過程的有序性及重點突出，需明確醫院檔案管理范圍，及時進行所需歸檔檔案分類。

四、總結

醫院科研聲譽和能力是醫院發展、提高醫院知名度的重要組成方面，其作為臨床實踐、醫學研究依據，并可為教學提供幫助。其中有效的科研檔案統計管理，對于評價科研成果、衡量醫院科技管理水平，提高醫療水平具有重要價值。

（項目名稱：醫院科研檔案管理統計分析與管理對策研究 項目編號：2014RKX065 管理部門：濰坊市科學技術局，研究起止年限：2014年12月至2015年12月）

【參考文獻】

[1]谷士鵬.試析醫院科研檔案管理工作.黑龍江檔案，2014，13（2）：143.

[2]高偉偉，時鋼.建立科學的醫院科研檔案管理機制初探.大家健康，2014，8（5）：313-314.

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關鍵詞：檔案管理；部門立卷；實物展示；檔案宣傳；開放利用

中圖分類號：G647.24 文獻標識碼：A 文章編號：1674-7712 (2012) 06-0171-01

一、研究目的和意義

國家教育部令第27號《高等學校檔案管理辦法》（2008年9月1日起施行）中規定“高校檔案機構應當采用先進的檔案保護技術，防止檔案的破損、褪色、霉變和散失。對已經破損或者字跡褪色的檔案，應當及時修復或者復制。對重要檔案和破損、褪色修復的檔案應當及時數字化，加工成電子檔案保管（第三章檔案管理中第二十一條）”、“高校檔案機構的管理職責是……編制檢索工具，編研、出版檔案史料，開發檔案信息資源……組織實施檔案信息化建設和電子文件歸檔工作……利用檔案開展多種形式的宣傳教育活動，充分發揮檔案的文化教育功能……(第二章機構設置與人員配備第八條)”。

要達到上述規定要求，傳統的檔案管理技術與模式已經呈現出很大局限性，不能充分適應當今時代檔案管理人員對信息的展示、處理、查詢、維護等信息管理習慣和公眾接受信息的習慣。縱觀目前各大高校檔案館或檔案室，在部門立卷、實物展示、檔案宣傳、開放利用等方面，多媒體管理技術或者難覓蹤跡，或者僅起到少部分展示功能，這完全與信息時代不相匹配。隨著信息化技術的飛速發展，檔案信息越來越多地涵蓋了更多內容，由原來單一的文字之外，還包含了圖像、聲音、視頻等多媒體信息。但是，縱觀各大高校檔案館或檔案室，對多媒體技術的應用仍然主要停留在對多媒體檔案的初步采集上，尚缺乏更深層次的應用。因此，在檔案管理中如何充分利用多媒體技術，使檔案管理利用進入到更高層次的發展階段是高等院校的迫切任務。

二、研究計劃和主要內容

（一）研究計劃：整個實施過程計劃經歷三個相互銜接而又交叉進行的階段：通過調研分析、理論探索，確定研究目標和內容，規劃和設計信息化時代基于多媒體技術的高校檔案管理模式階段；在高校檔案管理實踐中檢驗并不斷改進管理模式階段；項目總結及形成基于多媒體技術的高校檔案管理模式階段。具體實施計劃如下：1.項目的規劃和設計階段。主要進行項目的總體規劃與設計；調研分析我國各高校檔案管理工作的現狀、存在的問題，梳理、總結已有的工作經驗；初步規劃和設計基于多媒體技術的高校檔案管理工作模式等。2.高校檔案管理工作模式實踐、評價和完善階段。主要完成高校檔案管理工作模式的實踐；高校檔案管理工作模式形成性評價與改進；高校檔案管理工作模式的總結性評價與修訂。3.確立高校檔案管理工作模式和項目總結階段。主要進行總結項目研究取得的經驗和成果，形成項目研究報告；形成有推廣價值的高校檔案管理工作模式。

（二）研究的主要內容：主要歸納為以下四個方面。

1.部門立卷。在當前的部門立卷工作中，各大高校普遍使用培訓班或者說明書的方式。但是，無論采用哪一種培訓方式，效果都不佳。因此，利用多媒體技術制作視頻向導軟件開展培訓，能有效地解決以上問題，提高工作效率。多媒體技術制作視頻向導軟件，能快速指導檔案員進行文件的立卷，能達到一定的效果。步驟如下：(1)制作：利用攝像機將各種類別的立卷過程分別拍成多媒體視頻。再利用多媒體后期制作軟件premiere或edius、after effects進行后期處理制作成美觀大方，簡潔方便的視頻軟件，若視頻內容較多，可借助于office軟件中的powpoint進行各視頻內容鏈接，生成.exe文件，實現點播。同時，在制作視頻時，可將符合立卷要求的與不符合要求的操作進行對比示范，加深檔案員的印象，能在一定范圍內提高歸檔的質量。(2)使用：利用校園網，將多媒體視頻檔案向導掛接到校園網上，無需安裝其它播放軟件，也可使校內人員觀看。這樣使用起來十分的簡單方便。另外，利用多媒體QQ群，在線交流交答疑，可提高檔案員歸檔的效率和質量。2.實物展示。目前，由于實物檔案的載體各有不同，形狀不一，很多檔案館(室)都沒有充裕的空間和足夠的裝具來陳列，不得不將實物檔案放之高閣，導致實物檔案的利用率不高。針對這種情況，可利用多媒體技術用音頻、視頻等多媒體的表現形式，展示各種實物檔案及其背景信息。同時，通過網絡，利用者可以簡易地了解到整個實物檔案庫存的信息，為利用者提供便利。3.檔案宣傳。高校檔案是學校歷史發展的見證[1]。是學校管理與教學的真實歷史記錄，是豐富的資源庫。一般來說，現在各高校檔案管理都進入了信息化；也使用了檔案管理軟件。或此軟件是網絡版的，不僅僅檔案員可查看，其它校內教師或工作人員也可查看。但是查看的內容有限，只可查看常規的內容，不能看全貌。因此，充分利用多媒體技術，可將一些靜態的典型事例加工制作成動態的多媒體視頻。方便查詢者了解相關檔案信息。除此之外，也可購置多媒體的電子展廳，按不同主題將歷史印記用虛擬的參觀功能再現現實。進而擴大了檔案宣傳，增強了檔案的渲染力。4.開放利用。多媒體強大的網絡交互功能，提高了館藏信息的輸出力，為進一步規范高校檔案管理的服務體創造了條件。(1)充分利用多媒體技術，實現信息檢索技術個性化。針對不同類目的標識和索引，可以充分利用多媒體技術進行實現操作的便捷化。(2)利用QQ在線聊天視頻，實現檔案員之間強有效的交互功能。檔案員之間通過語音或視頻，能快速地解決檔案管理之間出現的問題。

三、研究的學術價值、應用價值及社會影響

（一）以石家莊學院檔案管理為例，探討在高校檔案管理中如何廣泛運用多媒體技術，改善檔案工作管理手段和信息環境，拓寬高校檔案管理服務功能等問題，因此研究工作在構建新型檔案管理模式方面有一定的理論價值。（二）本課題的研究實踐和成果推廣，不僅僅對石家莊學院的檔案建設與管理有促進作用，而且對高校檔案管理領域提高多媒體技術應用深度和層次方面具有較強的實踐推廣價值，并促進高校管理信息化進程。

四、研究遇到的問題及尚需深入研究之處

（一）人員的配備。因檔案員的工作較繁瑣，人員太少導致檔案管理效率不高，影響正常的運轉。（二）人員的綜合素質。檔案管理要經常實施、維護、內容更新，若檔案員的綜合素質跟不上，檔案管理的運作也會陷入尷尬的局面。（三）經費問題。利用多媒體技術制作各類音頻、視頻、向導軟件等需要投入較多的資金，若經費不到位，也會影響檔案管理的使用效果，降低檔案管理的使用檔次。

參考文獻：

[1]呂杏.信息化時代基于多媒體技術的高校檔案管理改革與創新.文史博覽(理論),2010(3):55-56