檔案綜合管理分類方案范文

導語：如何才能寫好一篇檔案綜合管理分類方案，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公文云整理的十篇范文，供你借鑒。

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研究內容

根據調研已有的標準和學術研究項目來看，對于電子文件和電子檔案元數據的分類研究表現出以下3個特點：一是概念涉及內容范圍廣；二是電子文件和電子檔案元數據的種類和層級繁多；三是電子文件和電子檔案元數據隨著保管和利用而不斷增加。可以說，現有成果對于電子檔案真實性、憑證性保障及長期保存有效利用并不都是最佳選擇。設計電子文件和電子檔案元數據的最佳分類方案是關于電子文件和電子檔案元數據研究的重點和關鍵。北京市檔案局根據北京市電子文件和電子檔案管理的基本現狀，專題攻關電子文件和電子檔案的元數據分類方法，以及各類型電子文件和電子檔案的元數據項最優集合，破解當前元數據分類不夠清晰、項目繁雜難以落地執行的難題。該課題設計并構建了“對象元數據”和“事件元數據”兩分法，探索設計了當前常見的文本類、圖像類、影像類、聲音類電子文件和電子檔案的對象元數據項和事件元數據項，形成了重要的科研成果《北京市電子文件和電子檔案元數據分類方案》。

方案統一了國內電子文件和電子檔案元數

據在分類方法和管理模式上的爭議，填補了圖像類、影像類和聲音類3類電子文件和電子檔案元數據方案的空白，優化了《文書類電子文件元數據方案》（DA/T46）在實踐中存在執行不便的元數據項選擇。1.元數據兩分法基礎理論研究元數據是電子文件和電子檔案管理工作重心之一，這是毋庸置疑的。目前，國內檔案界對元數據的概念邊界、分類思路、管理方法等方面的認知和理論并不統一，各地區的具體實踐也各有特點。如何科學設計和解釋電子文件和電子檔案元數據的基礎理論，逐步形成統一的理論體系和一致的認知，進而快速推動電子文件和電子檔案管理工作又好又快發展，是我國檔案界當前一項重要的工作。在課題組組長陶水龍發表的《電子檔案元數據分開管理研究》論文的指導下，課題明確了對象元數據和事件元數據的兩分法，界定了它們的概念與主要作用。(1)對象元數據對象元數據是指電子文件形成過程中產生的，由信息系統自動生成且不可人工干預的，直接關系電子文件和電子檔案憑證性的元數據項，對象元數據應封裝在電子檔案身份證中。可以看出，①對象元數據的基本特征：是電子文件形成過程中產生的，由信息系統自動生成且不可人工干預的元數據項；②對象元數據的核心功用：直接關系電子文件和電子檔案的憑證價值和真實性，在這里談到的憑證價值和真實性主要聚焦在文件的依法合規問題；③對象元數據的管理原則：封裝在電子檔案身份證中，與電子檔案身份證一體化管理。(2)事件元數據事件元數據是指電子文件歸檔和電子檔案管理過程中產生的，對電子檔案溯源起重要作用的，由信息系統自動生成或人工錄入的元數據項，事件元數據以結構化的數據形式存儲在數據庫中，并通過電子檔案目錄與電子檔案的內容信息和電子檔案身份證進行有效關聯。可以看出，①事件元數據的基本特征：是電子文件歸檔和電子檔案管理過程中產生的，由信息系統自動生成或人工錄入的元數據項，事件元數據的產生階段和允許由人工干預是其與對象元數據最主要的特征區別；②事件元數據的核心功用：對電子檔案溯源起重要作用，這就意味著事件元數據的選擇不應聚焦那些對電子文件和電子檔案起到憑證性保護作用的項目；③事件元數據的管理原則：以結構化的數據形式存儲在數據庫中，并通過電子檔案目錄與電子檔案的內容信息和電子檔案身份證進行有效關聯，為了避免電子檔案身份證在元數據不斷增加的管理過程中重復封裝，事件元數據采取在數據庫中單獨管理并與電子文件和電子檔案內容信息掛接的管理方式，不再做封裝一體化管理。2.元數據分類方案設計(1)分類方案支持更多的數據類型《文書類電子文件元數據方案》（DA/T46）僅僅局限于文書類電子文件的元數據。鑒于目前我國黨政機關公文處理的特點，能夠通過信息系統正式簽發文書類電子文件的單位并不多，因而當前產生的真正意義的電子文件和電子檔案可能更多地集中在圖像、影像和聲音等部分，DA/T46并未覆蓋這三部分的電子文件和電子檔案，所以各地區在實踐中往往使用內部暫定的元數據方案執行。課題明確了電子文件和電子檔案元數據分類方案的邊界，形成了重要的科研成果《北京市電子文件和電子檔案元數據分類方案》。元數據分類方案分別按照文本類、圖像類、影像類和聲音類4大常見類型的電子文件和電子檔案進行了元數據的方案設計。(2)分類方案的設計更加易于落地《文書類電子文件元數據方案》（DA/T46）中羅列了88項文書類電子文件所需要留存的元數據項，涵蓋了電子文件形成階段、電子文件歸檔階段、電子檔案在檔案室的管理階段、電子檔案移交接收階段和電子檔案在檔案館的管理階段等電子文件和電子檔案全生命周期的5個主要階段。但在國內各地區的實踐過程中，普遍反饋DA/T46的執行存在一些不便之處，有些是因為各黨政機關和國有企事業單位信息系統先于該標準建設完成，如嚴格按標準執行會出現地區性的信息系統二次開發行為，總體成本投入巨大，檔案行政管理部門難以硬性推動；還有一些是因為在深入研究DA/T46之后，結合本地區、本單位、本系統、本行業實際，認為其中的某些必選和可選項目并不會實際產生，或并沒有保存的必要。基于元數據的兩分法理論，《北京市電子文件和電子檔案元數據分類方案》在設計過程中充分考慮可操作性、便于執行性和科學合理性，力爭使其具備更好的易用性。其中，文本類對象元數據共計22項、圖像類對象元數據共計23項、影像類對象元數據共計19項、聲音類對象元數據共計7項；文本類、圖像類、影像類、聲音類事件元數據共計14項；必選的元數據項總計約40項、可選的元數據項總計約39項，新定義了一般為可選、在特定條件下為必選的元數據項總計約7項。在課題研究過程中，注重聯系實際，將《北京市電子文件和電子檔案元數據分類方案》納入北京數字檔案館（北京電子文件中心）項目建設體系進行驗證，并作為項目建設所需遵循的核心制度使用，為項目建設提供設計藍圖。

主要創新

1.理論創新該課題首創性地提出了電子文件和電子檔案元數據按兩分法（即對象元數據、事件元數據）進行分開管理的基礎理論，結合電子文件和電子檔案管理的特點、聯系北京數字檔案館（北京電子文件中心）項目建設實際，提出了對象元數據和事件元數據的核心功用和管理原則。2.全面性創新該課題的研究成果《北京市電子文件和電子檔案元數據分類方案》充分考慮電子文件和電子檔案的形成和管理現狀，對文本類、圖像類、影像類和聲音類4類最常見的電子文件和電子檔案進行了深入分析，結合各類型電子文件和電子檔案的形成環境、技術特點，分別梳理了特點鮮明、專業對口的對象元數據和事件元數據項，使《北京市電子文件和電子檔案元數據分類方案》覆蓋了目前黨政機關和國有企事業單位普遍形成的主要電子文件和電子檔案的類型，方案的指導性更強、參考意義更大。3.實踐創新該課題根據對北京市和各區檔案移交單位、市和區檔案館現行信息系統的調研結果，充分考慮《北京市電子文件和電子檔案元數據分類方案》的可操作性、便于執行性和科學合理性，在保障元數據項可充分表達對象元數據、事件元數據含義時，對元數據項進行了合理優化，最終選定的項目既滿足現行信息系統的基本現狀，又兼顧未來一段時期的發展需要，降低了各單位信息系統的改造量，使《北京市電子文件和電子檔案元數據分類方案》在實際工作中更易于落地，也更易于被文件和檔案管理人員及技術人員所接受。

應用前景

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檔案分類是檔案建設與管理的一項重要內容，“27號令”中的第十五條列出了高等學校11種檔案類型（黨群類、行政類、學生類、教學類、科研類等）它們構成了高等學校檔案一級類目框架。至于歸檔范圍，可以根據學校實際情況確定。檔案的二級類目是對一級類目的細分。細分的標準是根據該類檔案的形成規律和特點，結合檔案記述和反映的內容、性質進行設置。如《高等學校教學文件材料歸檔范圍》中規定，教學類檔案歸檔范圍包括綜合性教學文件材料、學籍管理材料、教學計劃和教學大綱與教學改革方案、教學實習與生產實習材料、畢業論文（畢業設計）等17個方面。在1995年頒布的行業標準《高等學校檔案實體分類法》中，將教學檔案分為綜合、學科與實驗室建設等8個二級類目，或劃分為綜合、研究生教育、全日制本科和專科教育、成人教育4個二級類目。可見，在教學檔案二級類目的劃分上，學校可根據自己的具體情況，予以選擇。對此，檔案管理人員一是要認真學習有關檔案分類的規定性文件，領會好精神實質，把握好操作要點。二是要對本單位的教學情況有較為全面的了解。對教學活動的類型、形成材料的數量與質量、保存狀況等做到心中有數，并據此采用與本單位具體教學材料情況吻合度更高的、二級類目教學檔案分類法。三是對是否進行三級類目的擴展和標識，應酌情而定。筆者認為，對于教學材料較多的高等學校，最好擴展到三級類目，如專業教學計劃或人才培養方案、課程教學大綱或課程標準、精品課程建設、教學督導、學生評教、工學結合等，這些重要性較高的教學材料，應作為三級類目來歸檔。

三則———強化管理

其一，要完善教學檔案管理制度。包括教學檔案的歸檔制度，教學檔案的收集、分類、整理制度，教學檔案的檢查和監督制度等，以便在制度層面上杜絕管理的盲區和混亂。制度名稱、內容、數目可視具體情況而定。關鍵是要做到對教學檔案建設、管理的全覆蓋，并在有章可循的同時，做到有章必循。其二，要界定系（部）、教研室對教學檔案建設與管理的職責。這是避免由于職責不清、管理不到位，致使教學材料重復歸檔、不歸檔、漏歸檔現象發生的必要舉措。此外，要定期或不定期地對系（部）、教研室教學檔案建設與管理予以指導，有針對性地開展對檔案管理人員的業務培訓，不斷提高他們的檔案專業能力和信息化手段應用能力，提高教學檔案建設與管理的效率。其三，對立卷工作要精益求精。

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一領導的重視與大力支持，保證了檔案工作的順利開展。

自從教育中心成立以來，原單位的職能擴大，職能處室增多，需要歸檔的材料猛增。中心領導及時調配人員，成立了以1名綜合檔案員、14名兼職檔案員為主的檔案管理機構。并積極鼓勵、支持檔案人員參加區檔案局組織的各項專業培訓。其中綜合檔案員還參加了上崗證的培訓且取得了上崗資格證書。對于合并后的檔案工作，中心分管領導多次與區檔案局領導協商，重新確立了《教育中心檔案分類試行方案》、《教育中心編研工作實施方案》、《教育中心2004年檔案工作試行方案》。并牽頭召開了中心檔案工作會議。組織檔案人員學習了《歸檔文件整理標準》，分析了當前中心檔案工作的形勢，布置了《2004年檔案工作的計劃》。在工作中，不論中心的資金多么緊張，保證為檔案人員訂閱檔案雜志，對檔案工作使用設備及裝具的購買也從來都是大力支持。為了促進中心檔案工作現代化的進程，中心領導還專門為檔案室配備了兩臺專用電腦、一臺復印機、一臺激光打印機;考慮到現在中心兩院辦公的不便，還特意購買了兩套《今易》檔案管理軟件。

二加強培訓，不斷提高檔案人員的專業知識水平。

中心成立以后，新成立的檔案工作機構中，有不少人員從來沒接觸過檔案工作。而且隨著天津市檔案工作的不斷發展，檔案工作又出臺了一系列新的法規、制度及實施方案，這就要求全體檔案人員緊跟形勢，不斷學習，不斷更新自己的專業知識，提高自己的專業技能。為此，我單位堅持從兩個渠道對檔案人員進行培訓。一是積極組織檔案人員參加區檔案局組織的所有培訓，讓檔案人員不斷獲取新的檔案工作相關信息，不斷更新自己的觀念。二是結合本單位的實際，制定我單位的學習計劃，定期組織檔案人員學習。先后學習了《歸檔文件整理標準》、《文書檔案保管期限表》、《機關文件材料歸檔和不歸檔的范圍》、《2004年檔案工作要點》、《教育局檔案工作制度、歸檔范圍及保管期限表、分類編號方案》等等材料，同時還對所有檔案人員進行了使用《今易》軟件的培訓。通過這些培訓，提高了所有檔案人員的專業知識水平。從而保證了入庫檔案的質量，為檔案的開發利用打下了堅實的基礎。

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一、加強對檔案管理整改

檔案是開展業務活動的原始記錄，目前，在一些企、事業單位普遍存在管理不規范的問題，如案卷缺少卷內目錄、案卷標題及檔號不規范、組卷混亂，而且檔案利用利低、資源整合能力弱。針對這些薄弱環節，我們首先做到加強工作力度，認真梳理管理存在的問題，認真編研材料編撰，、突出全宗卷完善、計算機輸入三個重點，花大力氣進行認真整改。編研材料無論在數量上還是內容上都得到了不斷充實；其次，制定達標方案，落實責任人，我們要在對照檢查的基礎上，對需要改進和完善之處，逐條以書面形式列表分解，落實責任人員，并確定了完成期限；第三要重視建章立制，促進長效管理。我們要建立一系列檔案管理制度，涉及歸檔范圍、立卷要求、分類標準，移交手續、借閱、記錄、統計等各個方面，形成了一整套比較完整的檔案管理制度，同時，檔案員加強對達標方案落實情況的檢查，督促有關科室及時完成達標方案布置的工作。

二、加快數據準備推進檔案現代化管理進程

首先，要分清輕重緩急，循序漸進。檔案管理的重要目的是為社會所有，而實現計算機管理檔案的目的是為了提高檔案的利用率。檔案作為一個企業、一個部門特有的信息資源，具有獨特的應用價值。同時，綜合性檔案館在推行計算機管理的過程中，應先根據各全宗的重要程度，是否開放的情況對所有全宗進行排隊，將那些可以開放的核心檔案和社會利用率較高的檔案進行優先加工整理。這樣就可以加快檔案管理計算機的進程和提高社會利用率。其次，對于那些建館時間比較藏案卷多，不僅著錄工作量大而且復雜，如果沒有一整套規范化和科學化的工作程序與方法，會使計算機因數據準備不足而無法使用，甚至直接影響檔案管理工作現在花的進展速度。第三，分門別類，充分利用檔案原有基礎對于那些案卷基礎較好又具備全引目錄的案卷在著錄時可以直接在全引目錄上面分類標引而對那些特殊形式的檔案。如“房檔” “案件”等則可用計算機程序將人名.地址.時間用案卷目錄直接錄入，然后用計算機統一給出分類號。這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎可以減少著錄環節，大大提高著錄速度。

三、高標準強化檔案管理工作

首先，檔案管理是我國各項事業管理工作的重要組成部分，是做好各項管理工作的基礎和關鍵。同時，隨著信息化的迫切要求及飛速發展，對檔案部門提出了更高的要求和一些可待解決的問題。因此，我們要對檔案管理工作給予高度重視，必須強化檔案管理標準化。其次，隨著我國高新技術的發展文件檔案的計算機管理提上了議事日程，文件檔案的計算機管理克服了以往工作環節，工作程序的重復雷同將文件和檔案作為統一的系統工程加強文件檔案管理的超前控制保證了檔案的質量從而充分發揮了檔案作用。檔案工作者提前介入文件的生命周期從信息源頭做起的思想在世界范圍內受到一致歡迎這種思想主要來源于為解決文檔分離使電子時代檔案工作從根本上動搖而提出的也是解決現實文檔分離的根本辦法。第三，當今世界已經進入信息時代，辦公自動化已經成為不可爭議的現實。在這種情況下，檔案部門要知難而上，積極參與企業信息化建設，使檔案管理成為企業信息化的一個重要組成部分。目前，國外檔案管理很多已使用計算機，就是在國內，使用計算機輔助管理檔案的也越來越多。實現檔案計算機輔助管理勢在必行。另外，各種新型載體檔案的儲備技術已經應用到檔案管理領域，數字化檔案館也已開始啟動。為了適應時展需要，使我國檔案管理工作與各項工作有效銜接，我們確立了檔案管理工作的網絡化、數字化目標，并制定了詳細的工作方案，為最終實現檔案自動查詢和檔案資源共享做好充分的準備。

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關鍵詞：檔案；管理；研究

中圖分類號：U673.2 文獻標識碼：A

An Integrated Management Mode of Archives

CHEN Weiguang ， JIN Qinmei

（Guangzhou Marine Engineering Corporation ， Guangzhou 510250）

Abstract： In today’s global economic integration development environment， effective archive management is the key to law-abiding of enterprises. By analyzing the situation and main problems of archives work of our company， this paper puts forward an integrated archives management mode including main measures to improve the archive management work.

Keyword： Archive；Management；Research

1 國內檔案工作發展現狀

在當今全球經濟一體化的發展形勢下，檔案不僅具有記錄信息資源和知識資產的價值，也是單位資產與產權的法律憑證依據。有效的檔案管理是單位法規遵從的關鍵，也是管理控制的根本。因此，有效的檔案管理是為單位的發展服務、能夠創造經濟效益的重要工作。在推行現代企業制度“產權清晰、權責明確、管理科學”的環境下，無論是企業還是科研院所，對檔案工作的作用和意義的認識都在不斷提高，投入也顯著增加。

國家對檔案管理工作的法規建設非常重視。2009年，國家檔案局頒布了新的《企業檔案工作規范》，規定企業檔案工作應以企業資產關系為紐帶，實行統一領導、統一管理、統一標準。近年來，中船集團公司內的企事業單位檔案工作發展很快，如708所、上海船廠、文沖船廠、黃埔船廠、廣船國際及龍穴造船等單位，都先后引進了檔案管理系統，實現了檔案管理信息化，檔案綜合管理水平不斷提高。

2 廣船院檔案工作基本情況和存在的主要問題

2.1 基本情況

我院自1974年建院至今已經歷了四十多年的發展，其中組織機構也發生多次的變化和調整，但檔案工作基本維持著初創時期的以產品技術檔案管理為中心的分門類、分部門歸口管理的模式。截止2014年，科技檔案室作為院二級管理機構設于科技部門下，主要承擔產品技術檔案管理工作；公文、財務、黨群和勞資檔案，則由相應的職能部門分管。

2.2 存在的主要問題

分門類、分部門歸口的分散式管理模式存在比較多的問題，主要表現為：分散式的檔案管理造成較多的管理漏洞和真空地帶；各部門檔案管理人員變動大，工作無法有效傳承；沒有建立起全院統一的檔案管理制度和考核機制；檔案法規執行力不足。

（1）分散式管理模式形成很多檔案工作真空區，分類、分部門、各自為政的管理模式帶來兩方面的突出問題：第一，工作界面過于清晰，使檔案收集工作僅在公文、人事、財務和科技檔案方面開展，而在經營、質量體系、基本建設及規劃、信譽證照、投資和子公司管理等方面，檔案不完整，甚至缺失；第二，分類管理模式，導致部分檔案從產生、收集到管理均在同一部門內部運行，缺乏監管機制，存在一定的管理風險，特別是在文書檔案、財務檔案和黨群、勞資檔案方面的管理。

（2）缺乏全院統一的檔案管理制度，科技檔案室作為院檔案工作的業務歸口部門，由于沒有在制度上對其管理權限和職責予以明確，因此缺乏監管依據和管理的權威性。檔案工作沒有明確的管理定位和與各項工作同計劃、同落實。

（3）長期以來，檔案工作沒有系統地納入院總體發展規劃中給予重視和安排，在推動檔案信息化發展方面缺乏具體措施和資金投入，檔案基礎設施的建設、更新和改造缺乏條件，檔案保管的八防技術要求很難達到，不利于檔案的長期保管。

3 檔案綜合管理模式的建設

為改變廣船院原有檔案管理模式，通過對國家有關檔案管理法律、法規的深入研究，結合廣船院實際對檔案綜合管理模式開展研究，提出以下建設方案：

3.1 檔案工作組織體系建設

建設綜合檔案管理體系，首先要建立檔案工作組織體系，包括檔案工作領導機構、專業管理機構的設置和兼職管理員隊伍的建立。同時需要調動全體員工在檔案工作中的積極性，發揮主觀能動性作用。

（1）建立檔案工作委員會 ，由主管院領導任主任，相關部門中層領導和專家組成的專門工作委員會，是院檔案工作組織體系的頂層，對院的檔案工作行使領導權和決策權。

檔案工作委員會的主要職責包括但不限于：審定本院檔案工作發展規劃；審核本院檔案工作制度；審批檔案工作年度工作計劃；審批檔案鑒定工作小組工作方案；討論決定有關檔案工作的重要事項等。

（2）建立綜合檔案室，對全院科研設計和管理等各項工作中形成的檔案實行統一管理。根據我院機構設置和運行的實際情況，綜合檔案室的建立可以在目前檔案管理業務相對成熟的科技檔案室的基礎上，通過對其職能的擴充和硬件條件的適當補充，組建成立我院綜合檔案室，實現全院檔案的綜合管理。

2015年5月，按廣船院〔2015〕33號文的通知，信息管理處下設綜合檔案室，把公文、科研、產品、質量、財務、資產、黨群以及實物等檔案納入綜合檔案室統一管理。綜合檔案室檔案業務管理范圍涉及全院的各個業務部門，其中職工人事檔案由于其特殊性，按照國家有關的法規仍由人事處獨立管理，其他部門（包括子公司）均需把工作中形成的檔案提交綜合檔案室管理。

（3）建立兼職檔案員系統，目的是為了使我院產品設計和管理各項工作的檔案能夠有效的收集和歸檔，落實《企業檔案工作規范》中管理檔案工作三納入、四參加、四同時要求。兼職檔案員的主要職責包括：直接參與所在部門或項目的檔案收集和歸檔工作；監督檔案制度的落實；承擔所在部門和項目的歸檔檔案預組卷工作等。

2015年8月完成了部門兼職檔案員的報備工作，并組織了一次部門兼職檔案員的內部培訓工作。

（4）調動全員參與檔案工作，依據國家檔案法賦予每個員工的檔案工作義務和責任，制定相應的措施，在企業內部通過宣貫使員工了解檔案工作是一項全員參與的工作，不僅局限于檔案部門和專職人員，從而落實全體員工的檔案工作職責。

本院檔案工作組織體系示意圖如圖1所示：

3.2 綜合檔案管理制度體系建設

制度建設是開展綜合檔案管理的基石，我院現有的檔案管理制度是由各個分管部門分別編制，例如：科技方面的有《科技檔案管理制度》；公文管理方面的有《辦公室公文檔案管理的有關規定》、《文書、檔案管理規則》；人事管理方面的有《干部人事檔案管理辦法》等。這些制度管轄范圍以外的其他檔案，則缺乏收集和管理制度依據，尚未形成統一標準下的、完整的管理制度體系。而現有的部分管理制度編制年代距今已久，存在一些與現行標準規范不相適應的問題，應按照國家相關法律法規的要求，結合本院的實際情況進行全面的修改和完善。

2015年5月，我院頒布了《廣船院檔案工作管理制度》及《廣船院檔案工作規范》兩份文件，規定了檔案形成者、檔案管理者及檔案利用者的工作要求和責任，使我院的綜合檔案管理工作能夠依據制度體系順利開展。其中：《廣船院檔案工作管理制度》規定了我院各層級檔案工作的責任、工作界面、借閱管理及檔案工作考核獎懲措施；《廣船院檔案工作規范》則依據DA/T42-2009《企業檔案工作規范》，并結合我院各項業務開展的實際情況制定，《規范》首先規定了黨群工作、行政、經營管理、生產技術管理、產品、科研、基建、設備、會計、職工管理等類別文件的歸檔范圍、歸檔責任部門和保管期限，然后對各門類文件的形成與積累、整理與歸檔、歸檔時間、歸檔交接、檔案整理、檔案保管、檔案鑒定、檔案統計、開發利用等業務流程作出了詳細規定，對文件收集責任部門與檔案管理部門在檔案工作各個環節中所承擔的責任進行了細致劃分，有效避免了互相推諉、推卸責任等情況的發生，更好地保障了檔案工作的順利開展，《規范》同時對檔案信息化建設、檔案工作設施設備等工作提出了具體要求。

3.3 綜合檔案管理基礎設施建設

在基礎設施建設方面，我院根據綜合檔案管理需要，增加檔案庫房面積，配備相適應的檔案密集架。近兩年新增庫房面積共88.425 m2，新增檔案排架長度453 m。同時對溫濕度控制、安全警報監控等設施進行了改造，更好地滿足防盜、防火、防潮、防蟲等“八防”管理要求。

4 結論

當今，檔案的知識資產和信息資源屬性已逐步被大家認識，質量體系審核時有一句話“沒有記錄的事件等于沒有發生”，這句話近乎苛刻卻又是基本原則。沒有檔案記錄，就沒有了以史為鑒的發展記錄，沒有了企業的知識資產和信息資源。一個單位的檔案工作開展情況，很大程度上反應了單位的管理水平，因此對檔案工作加以重視，把檔案工作搞好，是本院發展的需要，目前我院已經按照研究方案開展綜合檔案管理工作，成效顯著。

參考文獻

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1.1電子商務中檔案工作內容發生了變化

電子商務是指商品貿易的整個過程都通過電子手段來完成。它強調的是利用計算機網絡把賣家、買家、合作方和廠商在企業外部網、企業內部網和因特網相結合的應用。貿易活動是通過網絡來進行的，如查詢原材料、定購、展示產品、成品儲運和電子支付等活動，其核心內容是互相交流和溝通信息。隨著新計算機網絡的發展和應用，為企業檔案工作者提出了新挑戰，檔案人員不僅要保管和收集好企業檔案資源，還要了解更多的企業需求，設法使服務內容擴大。第一，要構建企業信息資料庫，通過選取一些有價值的信息資源上網，該資源既能樹立企業形象，又能體現企業優勢，來展示和宣傳自己，從而達到占領市場和吸引客戶的目的。第二，要多方獲取有效信息，構建一套高效的、科學的、靈活的、多功能的緊盯市場的企業檔案信息管理體系，為企業的領導決策、經營生產全程主動地提供多層次的信息服務。

1.2企業檔案載體發生變化

企業信息技術的應用，使信息數據的遠近交換、傳遞、處理得到了適時的實現，企業在經營、生產、管理等各項活動中形成的紙質文件逐漸減少，取而代之的是電子文件，電子文件不僅辦公進度快捷，而且具有極快的傳遞速度。電子圖紙也在大量出現，其優勢也是手工繪制所無可比擬的。計算機輔助設計能夠對產品圖紙的設計進行隨意修改、查詢和存儲，既方便又快捷。比如開發或生產一項相對較大的產品項目可能需要產生上萬份圖紙，同時有些還要繼承原產品的許多成果，因此電子圖紙的生命力更加旺盛，而且電子圖紙的保存比底圖的保存更有意義，還省力、省時、方便。變化了的載體形式深刻影響著傳統的檔案管理模式。

1.3企業檔案分類發生變化

企業電子文件的大量出現，大大沖擊了傳統的分類方案，如人事檔案、基建檔案、產品檔案、會計檔案、科技檔案、文書檔案等分類方案，逐漸被企業信息化集成系統流程的設置、各個管理模塊所取代。一份完整的檔案信息計算機依據工作需要隨時進行調整或設立相應類目，雖然不同企業檔案信息有著不同的分類方法，但不容置疑的是計算機的管理使檔案分類與企業的管理、經營、生產等各種狀況更加貼近，具有更加規范、科學和詳細的檔案分類。

1.4檔案信息利用方式發生變化

為了使企業信息化和電子商務進一步發展，構建企業完善的信息管理系統，必須加強企業信息資源的開發利用，在企業經營、生產的各環節充分開發和利用信息資源，使企業經濟效益和競爭能力增強。檔案既是企業的無形資產，又是重要的企業信息，應充分利用信息技術，加大資源開發力度，來滿足企業各方面的需要。企業檔案工作人員要始終圍繞企業經營生產這個中心，及時把握信息開發和集成系統中的產品信息，找準檔案服務企業的切入點，實現正確信息的正確傳遞，使檔案信息達到高層次的處理要求。

二、基于電子信息技術的企業檔案管理

2.1檔案數字化做好統籌規劃

要實現大量檔案信息技術化、數字化，就必須做好統籌規劃。首先對館藏情況進行詳細調查，如檔案的信息利用狀況、館藏數量、檔案的類型、載體狀態等基本情況。然后制訂科學規劃，包括數字化處理規劃、硬件的購置計劃等。檔案數字化不可能一蹴而就，也不可能一步到位，應從實際出發制度一個長遠計劃和打算，無論是購置硬件設施，還是數字化過程，都是如此，要使其擁有較強的擴展能力和支撐能力。檔案數字化處理規劃的制定應遵循“重點突出，分步進行”的原則，先數字化那些利用率高的檔案資源和館藏重點，盡早使大多數利用者的需求獲得滿足。

2.2檔案數字化必須做好選擇

館藏的檔案資源數不勝數，達到件件數字化是不可能的，也是沒有必要的。檔案工作人員應該依據一定的原則進行劃分和選擇，分清需要數字化的檔案和不需要數字化的檔案以及需要優先數字化的檔案，然后再進行數字化。現實工作中，常常對以下檔案首先進行優先數字化，如特色檔案、重點檔案、珍貴檔案和利用率高的檔案。因此，凡是能成為數字化的檔案信息資源一般都是高利用率、標準、有序、有特色、高價值的信息資源。

2.3優化設置掃描參數，提高數字化質量

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1煤炭資源整合，需要對資源整合礦井進行探礦權、采礦權的變更，需要進行礦區勘查和礦井的擴能技改。這就必然形成大量的地質勘測資料和煤炭基本建設資料，如何管理好這些檔案資料，是我們當前檔案管理工作的新課題。

2引進外資及對外投資合作建設新項目，企業的資產結構逐漸形成了多元化格局。企業資產結構的多元化格局，帶來了企業檔案管理工作的多元化。企業檔案工作內容、檔案管理體系均發生了新的變化。檔案工作如何適應新形勢、新任務的要求，成為目前檔案工作者的當務之急。

面對新形勢，我認為應從以下幾方面予以關注和重點解決。

3煤炭資源整合后礦井的檔案管理問題

由于煤炭資源整合的需要，*集團要向新整合礦井委派大批礦井管理人員和技術人員，對整合礦井辦理探礦權、采礦權變更手續，對礦井進行改擴建。由于煤炭地下作業的特殊性以及五大自然災害隱患（瓦斯、煤塵、頂板、水、火），決定了煤炭檔案對煤炭生產安全有著特別的重要性。所以，整合礦井檔案管理工作應當做在其他工作的前面，即從雙方開始簽定合作協議之日起，就應指定專門領導負責此項工作，設立檔案室，配備檔案管理人員負責對檔案資料的收集整理。這樣，才能保證資料的齊全完整，科學規范，為今后礦井順利通過竣工驗收打好基礎，為礦井投產后的安全生產和可持續發展提供有效的參考依據。

4外國投資企業、出資參股企業的檔案管理問題

*（集團）公司引進外資、對外投資，合作項目不斷擴大，范圍涉及文化事業、煤炭資源、電力、建材、醫療衛生、高科技產品開發等多個領域，形成了跨地區、跨行業的以煤炭為主業、多種產業并存的大企業集團。隨之而來，集團公司的檔案管理門類、檔案全宗，也將體現多載體、多專業行業。如與美國合資建設的2×135MW綜合利用熱電廠，檔案分類就要按照電力行業的分類方案進行整理。檔案門類的新構成，檔案分類規則的不同，事實上已形成了煤礦企業檔案管理的“一企兩制”。即：按照國家電力行業分類大綱整理電廠檔案。這就要求我們學習、掌握電力行業的分類方案，使檔案管理工作更加適應電廠的生產建設。又如*四礦與泰國萬浦集團合資組建的中泰公司，在組建過程中，簽定了一系列的中、英、泰三種文字對照的合同、協議、章程等，檔案工作者應及時收集整理好這些資料。中泰公司成立后，泰方委派專人入駐公司，公司的生產經營狀況均受泰方監管，在今后的生產經營過程中，這些資料都是雙方友好合作的前提和基礎。再如，出資參股豫鶴同力水泥有限公司日產5000噸水泥熟料工程項目，由于*不是控股方，檔案管理就以合作方為主要管理部門，作為參股方面的檔案管理人員應積極與對方溝通，及時收集有關生產經營方面的檔案資料，確保集團公司投資的根本利益。以往國有企業占主導地位，現在煤炭企業實施戰略重組，與外資企業、其他行業企業合作，建立了控股參股、投資主體多元化的股份公司，其結果必將決定著公司的檔案所有制（檔案的有形資產和無形資產）形式的多元化，即從以往獨有的國有企業檔案，逐步新增了國有企業與其他行業企業、外國企業合資的聯營經濟檔案、國有控股經濟檔案、參股經濟檔案等門類。檔案所有制發生的改變，客觀上決定著檔案工作性質發生的變化。比如：檔案部門在改制后的隸屬關系、檔案的形成和歸檔、檔案的科學管理、檔案信息資源開發、改制前后企業檔案管理的新舊銜接、檔案人員專業素質的再培訓等。

二、新時期*（集團）公司生產經營格局的顯著變化

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一、勘察設計單位工程設計檔案的特點

1.工程設計檔案具有綜合性。

綜合性主要指的是一個工程項目設計形成的材料以及載體的多樣性，在建設項目中，設計檔案的主要內容包括有設計過程中的報告、方案以及項目建設相關專業的計算書等文件材料以及各種圖紙。地質勘查工程項目的設計檔案，還產生著大量的專業電子文件，這些都是在施工的過程中形成的，是整個施工過程的重要原始記錄。

2.工程設計檔案具有階段性。

根據不同的設計階段形成的設計檔案，分為設計依據以及設計成果。設計前期，項目的批文、任務書、合同書以及設計過程中相應的條件和要求、地勘報告等文件，都是設計依據。而在設計過程中形成的方案設計、初步設計以及相應的設計計算書、概算書、預算書、圖紙校審資料和施工設計圖等都是設計成果。

3.工程設計檔案具有專業性。

在項目建設的過程中，每個階段的設計文件都是和相應的專業相連接的，可以說，設計工作是一項專業化的活動，而設計文件資料則既具有項目建設總體特點，又具有本專業的特點。在設計的過程中，每個專業之間是相互獨立的，但又存在著必然的聯系。

4.工程設計檔案數目多。

通常情況下，項目建設前期的準備階段較長，但是形成的檔案數量較少。在設計階段會產生較多數量檔案，尤其是大型的工程項目，圖紙會多達幾百張。因此，在進行檔案管理的過程中必須要認真，不允許出現錯誤。同時需要注意，一個工程項目在設計的時候會由不同的人接手，有時會出現幾個設計人員共同設計的情況，這樣在設計檔案的收集和整編過程中就會出現一定程度的混亂，加之數目較多，會容易出現問題，要引起注意。

二、勘察設計單位工程設計檔案管理措施

1.實現工程設計檔案的網絡化管理。

勘察設計單位的工程設計檔案對項目的建設有著重要的意義，是日后項目設計的重要參考。由于工程設計檔案的年度跨度較大，且規格不一，加之數量較多，在管理過程中難免會出現疏漏。為了提升管理質量和管理效率，需要實現網絡化和自動化管理。為此，勘察設計單位內部需要提供檔案自動化和網絡化管理的硬件設備，滿足工程設計檔案管理要求的計算機設備和輔助設備作用的發揮。同時，要有符合工程設計檔案信息化管理的相關軟件，并保證軟件運行的安全性。為了提升管理質量，軟件需要具備數據管理、視頻管理、實體管理、檢索查詢以及系統維護等基本功能，并要能夠覆蓋工程設計檔案管理的接收、管理、鑒定以及應用的整個環節。為了更好地實現網絡化和自動化管理，還需要建立起工程設計檔案信息管理數據庫，構建起設計檔案的目錄庫、原件庫以及多媒體信息庫等基礎性的數據庫，便于更好地管理。同時，在基礎數據庫建成之后，還需要在此基礎上實現數據的整合，形成各種專題數據庫，便于各種專業設計方案的管理，提升工程設計檔案信息的利用效率。

2.實現工程設計檔案的延續性管理。

在工程設計檔案管理的過程中，要想更好地突出檔案的作用，必須要實現延續性管理。這就要求管理人員在實際操作的過程中要提前介入到工程設計檔案文件的管理工作中，根據文件的具體情況并結合實際應用狀況制定出每個層面工程設計檔案的文件夾，分類別對文件的形成、收集歸檔以及應用進行全過程的監督和控制，確保文件的完整性和延續性。為了確保工程設計檔案的延續性，在管理的過程中還需要做好與項目相關的檔案信息的分析與整合工作，使其能夠有效地應用。

3.做好工程設計檔案后續歸檔工作。

由于建設工程項目的施工周期長、分項較多，會形成很多的設計檔案，對檔案進行管理，必須要做好后續的歸檔工作，否則檔案容易出現混亂。工程設計檔案不僅在項目建設的過程中會產生，在項目竣工之后也會有后續的相關檔案產生。在管理的過程中不能夠忽視這些檔案，要根據其特性進行分類管理，并確保檔案之間的聯系，做好歸檔工作，在歸檔的時候需要注明這些檔案和相關檔案的參見號。

4.實現檔案管理工作的創新，提升管理意識。

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林業生產建設是塞罕壩機械林場作為“全國科技興林示范林場”、“全國森林經營示范國有林場”的支撐，在全國、全省起到帶頭示范作用，林場先后在全省了《云杉育苗技術規程》、《云杉造林技術規程》、《容器育苗技術規程》等地方育苗、造林技術標準。同時林場還制定了《樟子松經營技術規程》、《落葉松經營技術規程》以指導全場的營林生產。塞罕壩機械林場40多年林業生產技術管理經驗實用性較強。對于同類地區的育苗、造林和生產管理，具有重要的借鑒意義。鑒于此，國家重點工程項目“再建三個塞罕壩林場”項目得以立項并實施。場與場、場與鄉銜接，常常引發林權糾紛問題，檔案中的原始材料就是作為林場生產經營活動的最有利證據，能充分證明林場是林地的林權所有者，確保了林場的合法權益。

林業技術檔案的分類及歸檔范圍

為了更好的對技術檔案進行管理及便于查閱，根據塞罕壩林業生產的作業項目特點主要分為4大類：育苗技術檔案、工程造林技術檔案、營林技術檔案、森林病蟲害防治檔案。

育苗技術檔案。對育苗材料整理歸檔可以提高育苗管理水平，積累育苗技術經驗，掌握各樹種苗木生長規律、合理制定育苗管理辦法、實施細則，為重點工程造林項目提供優質壯苗。其檔案歸檔范圍：各林場苗圃年度施工設計方案，全場年度計劃、完成面積及產成苗量、存苗量統計表、施工卡片。

工程造林技術檔案。工程造林特別是重點工程項目造林（生態防護林工程、“再造三個塞罕壩林場”項目）是國家重點投資項目，工程建設要求高標準、高質量。為確保工程造林出精品，充分發揮塞罕壩在工程建設中的示范帶頭作用，必須加強工程造林技術檔案的管理。其歸檔范圍包括以下幾方面。對工程有指導性的文件。主要包括：領導講話、會議材料、項目規劃、實施計劃、上級下達的文件等。主要包括工作總結、典型材料、簡報、進度報表等。主要包括可行性研究報告、立項申請書、項目批復文件、施工設計方案、擴初設計、施工卡片、承包合同、成活率調查報告、竣工報告、管護措施、工程規劃圖、竣工圖、聲像、照片等資料。項目申請書、科技成果、成果鑒定等。世行貸造林、跡地更新、首都綠化工程造林檔案整理分年度進行裝訂，包括年度施工設計方案、竣工報告、施工驗收卡片等。

營林技術檔案。營林檔案的建立健全目的是掌握森林資源的消長、土地變更的動態數據依據，監測、控制消耗蓄積，掌握間伐次數、畝次、產材量、產材率等，以便更好地為森林經營服務，實現可持續發展。其歸檔范圍：按年度、作業類別（間伐、次改（撫）、經采、修枝）進行整理。主要包括上級批復的年度施工設計方案、竣工報告、林權證等。

病蟲害防治檔案。森林病蟲害是一種嚴重危害森林的無煙火災，嚴重地危害著林木生長。近些年由于自然氣候因素的影響，蟲種逐年增加，不僅危害成林，而且也危害幼林地。因此近幾年來林場對各蟲種的發生發展規律及防治方法、防治效果進行了搜集整理，形成了一整套完整、系統的防治體系。這些經驗和材料的積累在指導病蟲害防治方面起到了巨大作用。歸檔范圍包括年度防治施工設計方案、竣工報告、防治效果、“四率”評比材料、上級來文以及年度預測預報資料。同時將防治規劃圖、蟲種種類、形態特征、發生、發展規律圖及主要蟲種發生面積分布圖制成圖板上墻，做到清晰、完整，一目了然。

林業技術檔案的歸檔與管理

按照林業生產建設項目，按年度、類別逐卷進行，編制檔案歸檔號、檔案卷內目錄，然后加備考表、裝盒。同時在微機的檔案軟件中錄入案卷檔號、題名、責任者、文件開始和結束時間、總頁數、保管期限、歸檔日期，形成電子檔案。檔案整理完畢后，分項目建立一個清晰、明了的索引，索引中包括類別（項目類、指導類、綜合類、科技類）、歸檔號、題名、材料的起止年度及各類別的卷內目錄各一份。歸檔存放時按其性質分長期、短期、永久3種形式保管。將編制好的檔案放在專室、專櫥、專柜或兼室專柜中，并設專人進行保管，同時定期對檔案進行防潮、防塵、防日曬、蟲蝕等的檢查和技術處理；對檔案中需進行更改、殘缺不全或字跡不清的及時進行整理、修補、復制，保證檔案的清楚、完整、準確和有價值性；建立健全檔案的移交、借閱、使用制度；履行制度規定、手續，借閱人員按期歸還借閱檔案，如有丟失，追查借閱人的責任；各類技術檔案在管理中實行雙重管理，建立文書檔案和微機檔案。

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1．1山東建筑大學工程檔案管理現狀

山東建筑大學新校區于2002年9月動工興建，占地156．72hm2，分一、二期和續建工程，包括27座單體工程，總工程量約為39．62萬m2，持續建設周期為兩年，續建工程根據發展需要適時推進。新校區工程檔案共分為23項，500余卷，分為JJ11綜合、JJ12－1設計基礎、JJ12－2設計文件、JJ12－3工程管理文件、JJ12－4施工、JJ12－6竣工驗收等六個類目，涵蓋了所有單體工程從前期規劃設計、中期施工建設及后期竣工驗收和管理運行的全過程，如表1所示。山東建筑大學在新校區建設之始，就制定了系統的工程檔案建設與管理方案，主動引入物聯網理念，著力克服檔案載體多樣化、建檔不及時不系統、檔案數據共享差等問題，在工程檔案信息化管理方面進行了頗見成效的探索和實踐，有效提高了工程檔案的歸檔準確率、完整率和使用效率。

1．2基于物聯網的工程檔案信息化管理系統功能設計

文章在研究國內外文獻及實例的基礎上，以工程項目建設的生命周期為依據，針對山東建筑大學新校區工程檔案管理的需要，基于物聯網的技術，設計了信息化管理系統的主要功能，如圖1所示。(1)紙質工程檔案電子化功能目前，尚有很多工程檔案的管理仍為紙質檔案與電子檔案分離，并以人工查詢檢索為主。基于物聯網的工程檔案信息化管理體系要求全部工程檔案以電子化數據的形式存入既定的數據庫系統。山東建筑大學在工程檔案建檔過程中，已對規劃設計、管線等功能設計圖在存檔規劃設計藍圖的同時，一并存儲CAD文件;驗收材料在存檔驗收報告及支撐材料的同時，一并存儲工程建設的實時監測或記錄電子數據。(2)工程檔案智能識別調取功能工程項目的實施是一個動態過程，從動議報批、立項審批、勘察設計、生產準備、施工建設、監理驗收、運行管理等各個階段都會產生檔案信息［9］。工程檔案存在于工程項目的整個生命周期內。基于物聯網的工程檔案信息化管理體系要求對工程項目自始至終的全過程、各階段、各環節和節點的檔案數據進行分類處理，建立電子識別碼或二維碼標簽，在利用檔案數據時可以通過直接掃描標簽的方式自動調取。山東建筑大學對各單體建筑建設全過程檔案進行了數據編碼，并分類登記入庫，為利用物聯網進行工程檔案信息管理建立了堅實的基礎。(3)工程檔案數據全時分析功能在工程項目提出后，關于工程的可行性和必要性、綜合設計和建設方案等都要進一步的科學論證。基于物聯網的工程檔案信息化管理體系通過對國內外相同性質、相近體量的工程進行對比，并運用云數據和相關算法，對工程項目數據進行基于現實環境的分析，得出工程項目建設的前期相關數據預測，從而為工程項目的穩步實施提供技術依據。這是工程檔案信息化建設的核心領域［10］。目前，工程檔案數據全時分析功能尚處在框架設計階段。(4)工程檔案數據實時更新功能工程項目建設過程中以及在某一單項工程的全壽命周期內，由于方案優化修改、運行維修改造、功能提升等原因，工程檔案的數據處在動態變化中，前后數據的更新或實時化顯現尤為重要。基于物聯網的工程檔案信息化管理體系將所有檔案數據均存儲于服務器中，能夠根據項目進展，實時更新數據，特別是當項目復雜、分期任務繁多時，更會根據時間節點和項目進展階段將檔案數據快速調閱，并能夠通過編輯插件調入文件等形式統一將同一批數據進行實時更新，有效保證了工程檔案數據的即時性、完整性和準確性。(5)工程檔案業內數據交流功能工程項目在實施過程中不同階段產生的檔案數據不同，但彼此間又是相互聯系、互為一體的。基于物聯網的工程檔案信息化管理體系將項目進展中所涉及的不同行業的數據進行交流和轉換，從而為下一步決策提供有效的資料，并輔助工程項目決策。山東建筑大學在新校區工程建設中，以綜合分析工程檔案為基礎，對新建工程進行設計方案優化，例如運用綠色校園理念，建成了國內第一棟太陽能綜合利用學生公寓;而采用B/S+C/S架構，自主設計運行了節約型校園建筑節能監管平臺。不同行業和項目間的工程檔案數據交流和分析，為學校綠色建筑、節能建筑及監管體系的成功案例提供了重要的支撐。(6)工程檔案項目間數據共享功能如今建筑形式越來越多、建筑功能和用途愈來愈呈現多樣性，特別是對于商業、辦公等相對造價、出售價格比較高的建設項目，在其決策立項、規劃設計等進度中，如果可以參照相似位置、類似環境下不同項目的建設情況，其設計、施工過程中出現的各類技術難題也將迎刃而解，項目造價、工程組織等也將更為有序和高效。基于物聯網的工程檔案信息化管理體系通過建立項目間的數據共享，實現數據比對，建立相同工程項目一體化的施工進度、技術方案和質量控制體系，提高管理效率和水平。山東建筑大學在新校區工程建設過程中，將各項目單體或施工標段分類管理，以工程檔案為支撐，提出統一的人員工作規范、技術和施工標準，實現了新校區建設“工程優質、人員優秀、投資優化”的目標。

2工程檔案信息化管理系統對策

2．1工程檔案信息化管理系統的架構

射頻識別和無線傳感網WSN(WirelessSensorNetwork)是物聯網的兩大核心技術。射頻識別技術是利用無線射頻方式對實物目標進行非接觸式識別，簡而言之，即能夠通過讀取物品上的電子標簽(條形碼、二維碼等)進行數據識別和相應的處理。而無線傳感網技術是由部署在區域內的微型傳感節點組成，以無線網絡通信的形式，構成一個自組織網絡系統，其目的是協作感知、采集和處理信息，發送給網絡中樞［11］。通過將物聯網的射頻識別技術和無線傳感網技術應用到工程檔案管理中，即構成了一個由無數檔案條目節點組成的在線數據庫，管理者或用戶可以通過遠程終端登錄互聯網，繼而實現對工程檔案的信息化管理。從技術架構上來看，物聯網分為感知層、網絡層和應用層［12］。基于這種標準的層次，搭建工程檔案信息化管理系統的基本架構，如圖2所示。基于物聯網的工程檔案信息化管理系統的基本工作流程為:每一個工程檔案都有一個電子標簽，檔案庫房中有多個傳感器節點，這些節點相互組成無線傳感網。單一檔案條目的插卷、修改、更新都將通過無線傳感網在數據庫中實時更新，并自主形成一個工程檔案云數據平臺。

2．2工程檔案信息化管理系統的實現策略

物聯網為工程檔案的信息化管理提供了技術上的保障。但是，為有效利用基于物聯網的工程檔案管理系統，仍需要從管理上進一步規范相應的管理模式與管理制度。(1)規范檔案歸檔標準規范的檔案歸檔標準是實現檔案信息化管理的基礎。為了基于物聯網的射頻識別技術采集到標準的數據，在新的檔案入館前，需要制定檔案編目的標準，包括列別、年份、密級等信息，并將這些信息寫入RFID條形碼或二維碼標簽。當將檔案信息調入系統時，需要設立規范的審核制度，保證入庫信息的規范和準確。(2)規范檔案使用標準規范的檔案使用標準既是實現檔案信息化管理的基礎，也是實現檔案信息化管理的保障。在物聯網背景下，實現檔案的信息化管理，確定電子檔案相關檔案的查閱權限范圍;當需要借出或還回實體檔案時，必須掃描檔案的條形碼，記錄檔案的轉移情況。(3)強化部門間協調溝通部門間的協調溝通決定了檔案信息化管理的深度。相關部門間不定時的進行業務和技術上的溝通和交流，才能擴大檔案信息化的范圍，全面實現工程檔案管理的信息化水平和服務水平。(4)強化檔案管理人員技術培訓管理人員的技術水平決定了信息化背景下檔案服務的質量［14］。要定期對檔案管理人員進行技術和理念的培訓，提高他們對信息技術和信息化管理理念的理解。

3結語